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Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento.

La Gestin de Compras

UNIDAD 1
GESTIN DE COMPRAS

La gestin de compras es el conjunto de operaciones destinadas a la


adquisicin, en las condiciones ms adecuadas, de bienes y servicios que la
empresa necesita para su funcionamiento. Por regla general, se desarrollan
dentro del Departamento de Compras de la empresa.
Para estudiar cmo se realiza la gestin de compras vamos a partir de una empresa,
Fersoprivi, S. L, dedicada a la distribucin de bebidas.
Para desarrollar su actividad de distribucin, Fersoprivi, S. L., debe adquirir
previamente los bienes y servicios necesarios para su funcionamiento. Estas compras se
van a producir de forma puntual a lo largo del ejercicio econmico.
Para el ejercicio de su actividad, Fersoprivi, debe comprar de forma habitual y continua
a lo largo del ejercicio econmico los productos que va a comercializar.
Todas las compras deben hacerse en las mejores condiciones econmicas, de calidad, de
plazo de entrega, de impuestos, de plazo de pago, etc., que a Fersoprivi S.L. le sea
posible y haciendo hincapi en conseguir las mejores condiciones en la compra de
bebidas (zumos), al ser las compras ms habituales e importantes para la actividad
econmica de esta empresa.

Bienes
Equipos y programas informticos.
Mobiliario para la oficina o el almacn.
Elementos de transporte, etc.

Servicios
Asesoramiento legal.
Asesoramiento contable.
Asesoramiento fiscal, etc

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Para gestionar correctamente las compras de la empresa, es necesario alcanzar los


siguientes objetivos:
Conocer previamente las distintas funciones que podemos distinguir en la empresa y
en qu departamentos se localiza cada una, dependiendo de cmo se organice la
empresa por departamentos.
Identificar los objetivos de la funcin de compras, para poder cumplirlos.
Dominar todas las fases del proceso de compras:






Analizar y planificar las necesidades de aprovisionamiento.


Identificar los boletines o requisiciones enviados por otros
departamentos.
Buscar y seleccionar los proveedores adecuados manejando documentos
como la peticin de ofertas, la ficha de proveedores, etc.
Negociar con los proveedores las condiciones de compra o prestacin de
servicios.
Formalizar el correspondiente contrato de compraventa.
Emitir y controlar los pedidos mediante el modelo de pedido y el registro
de pedidos.

Fersoprivi es una empresa comercial cuyo objeto social es la


distribucin de bebidas: refrescos, cervezas, zumos. Etc.
Pablo Piornal es un joven que actualmente se encuentra matriculado
en el primer curso del Ciclo de grado superior de Administracin y
Finanzas. Pablo realiz prcticas en la empresa Fersoprivi, S.L y ahora
han vuelto a contactar con l, esta vez para hacerle una oferta de
trabajo.
Rosa Iglesias es la responsable del Departamento de Compras. Acaba
de recibir un informe del Departamento Comercial en el que se
establece que algunas empresas de la competencia estn
comercializando un nuevo producto: zumo de cerezas, que ya est
siendo demandado por los clientes de Fersoprivi, S.L. (bares,
restaurantes, supermercados, etc.).

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Datos de Fersoprivi:
Denominacin o Razn Social:
Fersoprivi, S.L
Domicilio: Polgono Industrial
Las Cumbres de Don Benito
(Badajoz)
CIF: B-06254664

Fersoprivi quiere contratar a Pablo para desempear funciones de apoyo en los


departamentos de compras y gestin de almacn.

En el informe se comunica que en breve recibirn el boletn de compras o


requisicin con el objeto de que vayan preparando las operaciones dirigidas a la
compra de este producto, la recepcin del mismo y la posterior comercializacin o
venta. Rosa Iglesias le pide a Pablo que se encargue de gestionar la compra de
zumo de cereza, es decir, de realizar todas las operaciones necesarias para que el
zumo de cereza se adquiera en las mejores condiciones posibles para Fersoprivi.

Para cumplir con su objetivo, y desarrollar perfectamente la tarea que le han


encomendado, Pablo debe hacer lo siguiente:

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Los temas relacionados con la gestin de compras son:

Tema 1: Funciones y organizacin interna de la empresa.


Tema 2: Objetivos de la funcin de compras.
Tema 3: Planificacin de la compra.
Tema 4: Relaciones con los proveedores.
Tema 5: Formalizacin de la compra.

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Tema 1
Funciones y Organizacin interna de la empresa
Pablo necesita comprender cul es su funcin (compras) y dnde se localiza
(Departamento de Compras de Fersoprivi) para que pueda desarrollar su tarea de forma
eficiente y eficaz.
Es importante que conozca que en la empresa, como unidad econmica, se pueden
identificar distintas funciones (financiera, administrativa, de personal, comercial, de
compras, de almacn, etc.), localizadas en los diferentes departamentos en que se
organiza o estructura internamente.
Esta organizacin interna depende del volumen de actividad, del tipo de actividad, e
incluso de la forma jurdica de la empresa.
Para poder llegar a ese conocimiento es recomendable que Pablo realice estos pasos:
Paso 1.1. Conocer los diferentes tipos de empresa que pueden existir.
Paso 1.2. Determinar las funciones de la empresa.
Paso 1.3. Investigar sobre la estructura interna de la empresa.

Paso 1.1. Tipos de empresas


Tipos de Empresas
Segn el sector de actividad podemos distinguir:
Sector Primario: Empresas Extractivas (Pesquera, Agrcola, etc.)
Sector secundario: (Fbrica de Zapatos, Muebles, Coches, etc.)
Sector Terciario: Empresas de Servicios.


Comerciales:
Al por mayor (almacenes mayoristas)
Al por menor (comercios)
Otros Servicios (consultora jurdica y contable, entidades
financieras, etc.)

Otros Servicios (consultora jurdica y contable, entidades financieras,


etc.)

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Tipos de empresa segn su tamao


En funcin del tamao se distinguen dos tipos de empresas, teniendo en cuenta el
criterio fiscal y el contable:
Grandes:



Segn el criterio fiscal, basado en el volumen de operaciones (ventas y


prestaciones de servicios), las empresas son grandes cuando superen la
cifra de 6.010.121,04 .
Segn el criterio contable, basado en el nmero de empleados, las
empresas son grandes cuando superen los 250 trabajadores.

Medianas y pequeas: las llamadas pymes, pequeas y medianas empresas, que


constituyen el resto de empresas no encuadradas en el concepto de grandes.

1. EMPRESARIO INDIVIDUAL: Persona fsica que realiza en nombre propio y


por medio de una empresa una actividad comercial, industrial o profesional. Es
una forma empresarial idnea para el funcionamiento de empresas de muy
reducido tamao.
Caractersticas:
No tiene una regulacin legal especfica y est sometido en su actividad
empresarial a las disposiciones generales del Cdigo de Comercio, en
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materia mercantil y a lo dispuesto en el Cdigo Civil en materia de
derechos y obligaciones.
Control total de la empresa por parte del propietario, que dirige su
gestin.
La personalidad jurdica de la empresa es la misma que la de su titular
(empresario), quien responde personalmente de todas las obligaciones
que contraiga la empresa.
No existe diferenciacin entre el patrimonio mercantil y su patrimonio
civil.
No precisa proceso previo de constitucin. Los trmites se inician al
comienzo de la actividad empresarial.
La aportacin de capital a la empresa, tanto en su calidad como en su
cantidad, no tiene ms lmite que la voluntad del empresario.

2. SOCIEDADES NO MERCANTILES:
a)

Comunidad de Bienes: Contrato por el cual la propiedad de una cosa o de un


derecho pertenece pro indiviso varias personas.
Caractersticas:
La comunidad de bienes no tiene personalidad jurdica propia, se
rige por el Cdigo de Comercio en materia mercantil y por el Cdigo
Civil en materia de derechos y obligaciones.
Para ejercer la actividad se requiere la existencia de un contrato
privado, en el que se detalle la naturaleza de las aportaciones, y el
porcentaje de participacin que cada comunero tiene en las prdidas
y ganancias de la comunidad de bienes.
No se exige aportacin mnima. Pueden aportarse solamente bienes,
pero no puede aportarse slo dinero o trabajo.
La Comunidad se constituir mediante escritura pblica cuando se
aporten bienes inmuebles o derechos reales.
Se exige un mnimo de dos socios.
La responsabilidad frente a terceros es ilimitada.

b)

Sociedad Civil: Contrato por el que dos o ms personas ponen en comn capital,
con el propsito de repartir entre s las ganancias.
Caractersticas:
Puede haber dos tipos de socios: socios capitalistas y socios
industriales.
El capital est formado por las aportaciones de los socios, tanto en
dinero como en bienes o industria.
No existe capital mnimo legal para su constitucin.
El nmero mnimo de socios ser de dos.
La responsabilidad de los socios es ilimitada.

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Podr tener o no personalidad jurdica propia, en funcin de que sus
pactos sean pblicos o secretos.
Cuando los pactos sean secretos se regirn por las disposiciones
relativas a la comunidad de bienes.
Pueden revestir todas las formas reconocidas por el Cdigo de
Comercio, segn el objeto a que se destinen.

3. SOCIEDADES MERCANTILES:
a)

Sociedad Colectiva: Sociedad mercantil, de carcter personalista, en la que todos


los socios, en nombre colectivo y bajo una razn social, se comprometen a
participar, en la proporcin que establezcan, de los mismos derechos y
obligaciones, respondiendo subsidiaria, personal y solidariamente de las deudas
sociales.
Caractersticas:
Se rige por las disposiciones del Cdigo de Comercio.
Funciona o gira bajo un nombre colectivo o razn social.
Todos los socios participan en la sociedad en plano de igualdad
(mnimo, dos socios).
La sociedad tiene autonoma patrimonial y responde de sus deudas con
su propio patrimonio, aunque los socios tambin respondan de las
deudas sociales subsidiaria, ilimitada y solidariamente.
Al socio colectivo, que aporta 'bienes' a la sociedad se le denomina
'socio capitalista', y al que solamente aporta 'industria' (trabajo,
servicios o actividad en general) 'socio industrial'.
No existe un mnimo legal para el capital social.

b) Sociedad Comanditaria Simple: Sociedad mercantil, de carcter personalista,


que se define por la existencia de socios colectivos, que aportan capital y trabajo y
responden subsidiaria, personal y solidariamente de las deudas sociales; y, de
socios comanditarios, que solamente aportan capital, y cuya responsabilidad
estar limitada a su aportacin.
Caractersticas:
La sociedad comanditaria o en comandita est regulada por el Cdigo
de Comercio. Es esencial la existencia de dos clases de socios:


Socios colectivos, bajo cuyo nombre girar la razn social, que


aportan capital y trabajo, y responden personal y solidariamente
de los resultados de la gestin social, sean o no gestores de la
sociedad.
Socios comanditarios, que solamente aportan capital y su
responsabilidad est limitada a su aportacin, careciendo de
derecho a participar en la gestin social

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Constituye una comunidad de trabajo en la que no participan los socios
comanditarios y tiene plena autonoma patrimonial.
La preponderancia que en la sociedad tienen los socios colectivos
permite considerarla como una sociedad de carcter personalista. No
existe mnimo legal para el capital social y se puede constituir a partir de
dos socios.
c)

Sociedad Comanditaria por acciones: Sociedad de carcter mercantil cuyo


capital social est dividido en acciones, que se formar por las aportaciones de los
socios, uno de los cuales, al menos, se encargar de la administracin de la
sociedad, y responder personalmente de las deudas sociales como socio
colectivo, mientras que los socios comanditarios no tendrn esa responsabilidad.
Caractersticas:
Se aplicar la Ley 19/1989 de Sociedades Annimas, salvo en lo que resulte
incompatible con determinadas disposiciones, especficas para estas sociedades,
establecidas en el Cdigo de Comercio. En la sociedad comanditaria por acciones
existen dos categoras de accionistas:



Socios colectivos, que responden personal y solidariamente de las


deudas sociales y han de ser necesariamente administradores de la
sociedad.
Socios comanditarios, que carecen de responsabilidad personal y
participan en la organizacin de la sociedad a travs de la Junta
General.

Mnimo, dos socios, de los cuales uno al menos ser socio colectivo. El capital
social, dividido en acciones, no podr ser inferior a 60.101,21 , debiendo estar
desembolsado al menos el 25% en el momento de la constitucin, y el resto
cuando se establezcan los Estatutos.
d) Sociedad limitada Nueva Empresa: Sociedad de carcter mercantil en la que el
capital social, que estar dividido en participaciones sociales y sus socios no
responden personalmente de las deudas sociales.
Caractersticas:
La Ley 7/2003, de 1 de abril, de la sociedad limitada Nueva empresa, es una
especialidad de la S. L., que modifica la Ley 2/1995, de 23 de marzo, de
Sociedades de responsabilidad limitada, mediante la adicin de un nuevo
captulo, n XII, en el que se recoge dicha figura.
La denominacin social estar formada por los dos apellidos y el nombre de
uno de los socios fundadores, acompaado de un cdigo alfanumrico que la
identifique. Asimismo, deber figurar la indicacin 'Sociedad Limitada Nueva
Empresa', o su abreviatura 'SLNE'.
El capital social no podr ser inferior a 3.012 , ni superior a 120.202 . La
cifra de capital mnimo indicada slo podr ser desembolsada mediante
aportaciones dinerarias.

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El nmero mnimo de socios es uno, y el mximo, en el momento de la
constitucin, es de cinco, que adems debern ser personas fsicas. No
obstante, por transmisin de las participaciones, dicho nmero puede
incrementarse sin lmite. Asimismo, no podrn constituir ni adquirir la
condicin de socio nico de una sociedad Nueva empresa quienes ya ostenten
la condicin de socios nicos de otra sociedad Nueva empresa, recogindose
dicha circunstancia en la escritura.
El objeto social es genrico (para permitir mayor flexibilidad en el desarrollo
de actividades empresariales distintas sin tener que modificar los estatutos).
e)

Sociedad de Responsabilidad Limitada: Sociedad mercantil en la que el capital


social, que estar dividido en participaciones sociales, indivisibles y acumulables,
se integrar por las aportaciones de todos los socios, quienes no respondern
personalmente de las deudas sociales.
Caractersticas:
La Ley 2/1995 de 23 de marzo regula las sociedades de responsabilidad
limitada, a partir de la cual se pueden constituir sociedades limitadas.
unipersonales. Carcter mercantil, cualquiera que sea la naturaleza de su
objeto y personalidad jurdica propia. En la denominacin deber figurar la
indicacin 'sociedad de responsabilidad limitada', 'sociedad limitada' o sus
abreviaturas 'S. R. L.' o 'S. L.'.
El capital social, constituido por las aportaciones de los socios, no podr ser
inferior a 3.005,06 . Deber estar ntegramente suscrito y desembolsado en
el momento de la constitucin.
Slo podrn ser objeto de aportacin social los bienes o derechos
patrimoniales susceptibles de valoracin econmica, en ningn caso trabajo o
servicios.
Las participaciones sociales no tendrn el carcter de valores, no podrn estar
representadas por medio de ttulos o de anotaciones en cuenta, ni
denominarse acciones.
La transmisin de las participaciones sociales se formalizar en documento
pblico.

f)

Sociedad Annima: Sociedad de carcter mercantil en la que el capital social,


que estar dividido en acciones, indivisibles y acumulables, se integrar por las
aportaciones de los socios, quienes no respondern personalmente de las deudas
sociales.
Caractersticas:
El Real Decreto Legislativo 1564/1989, de 22 de diciembre, aprueba el texto
refundido de la Ley de Sociedades annimas.
Personalidad jurdica propia y carcter mercantil, cualquiera que sea su objeto.
Constitucin formalizada mediante escritura pblica y posterior inscripcin en
el Registro Mercantil.
En la denominacin deber figurar necesariamente la expresin 'Sociedad
Annima' o su abreviatura 'S. A.'.
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El capital social, constituido por las aportaciones de los socios, no podr ser
inferior a 60.101,21 .
Deber estar totalmente suscrito en el momento de la constitucin de la
sociedad y, desembolsado en un 25% al menos el valor nominal de cada una
de sus acciones.
g)

Sociedad Laboral: Sociedades annimas o sociedades de responsabilidad


limitada en las que la mayora del capital social es propiedad de los trabajadores
que prestan en ellas servicios retribuidos en forma personal y directa, cuya
relacin laboral es por tiempo indefinido.
Caractersticas:
Estn reguladas por la Ley 4/1997, de 24 de marzo, y en lo no previsto por las
normas correspondientes a las Sociedades Annimas o de Responsabilidad
Limitada, segn la forma que ostenten.
En la denominacin deber figurar la indicacin 'Sociedad annima laboral' o
'Sociedad de responsabilidad limitada laboral' o sus abreviaturas S. A. L o S.
L. L.
El capital social estar dividido en acciones nominativas o en participaciones
sociales.



Cuando se trate de sociedades annimas laborales, el capital social


mnimo ser de 60.101,21 , desembolsado al menos en un 25% en el
momento de la constitucin.
Si se trata de sociedades limitadas laborales el capital social mnimo ser
de 3.005,06 , desembolsado en el momento de la constitucin.

Las acciones y participaciones de las sociedades laborales se dividen en:





Clase laboral: las que son propiedad de los trabajadores cuya relacin
laboral es por tiempo indefinido.
Clase general: las restantes.

Ningn socio podr poseer acciones que representen ms de la tercera parte


del capital social, salvo que se trate de sociedades laborales participadas por el
Estado, comunidades autnomas, entidades locales o de sociedades pblicas
participadas por cualquiera de tales instituciones, en cuyo caso la participacin
en el capital social podr llegar hasta el 50%. Igual porcentaje para las
asociaciones u otras entidades sin nimo de lucro.
El nmero de horas/ao trabajadas por el personal contratado por tiempo
indefinido no socio, no podr ser superior al 15% del total horas/ao
trabajadas por los socios trabajadores, salvo que la sociedad tenga menos de
25 socios trabajadores, en cuyo caso dicho porcentaje ser del 25%.
La responsabilidad de los socios frente a terceros estar limitada a sus
aportaciones.
Adems de las reservas legales o estatutarias que procedan, las sociedades
laborales estn obligadas a constituir un fondo especial de reserva, que se
dotar con el 10% del beneficio lquido de cada ejercicio. Este fondo, slo

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podr destinarse a la compensacin de prdidas en el caso de que no existan
otras reservas disponibles suficientes para este fin.
h) Sociedades Cooperativas: Sociedad constituida por personas que se asocian, en
rgimen de libre adhesin y baja voluntaria, para realizar actividades
empresariales, encaminadas a satisfacer sus necesidades y aspiraciones
econmicas y sociales, con estructura y funcionamiento democrtico.
Caractersticas:
Las sociedades cooperativas estn reguladas por la ley 2/1998, de 26 de
marzo, de Sociedades Cooperativas de Extremadura y por la Ley 27/1999, de
16 de julio, para cooperativas de mbito estatal.
La sociedad cooperativa se constituir mediante escritura pblica, que deber
ser inscrita en el Registro de Sociedades Cooperativas, con lo que adquirir
personalidad jurdica.
Los Estatutos fijarn el capital social mnimo con que puede constituirse y
funcionar la cooperativa, que deber estar totalmente desembolsado desde su
constitucin, siendo su cifra de al menos 3.005,06 .
El capital social estar constituido por las aportaciones de los socios,
pudindose establecer una aportacin mnima, y se realizarn en moneda de
curso legal. Si lo prevn los estatutos o lo acordase la Asamblea General,
tambin podrn consistir en bienes y derechos susceptibles de valoracin
econmica.
En las cooperativas de primer grado el importe total de las aportaciones de
cada socio no podr exceder de un tercio del capital social, excepto cuando se
trate de sociedades cooperativas, entidades sin nimo de lucro o sociedades
participadas mayoritariamente por cooperativas.
La responsabilidad de los socios por las deudas sociales estar limitada a las
aportaciones al capital social suscrito, estn o no desembolsadas en su
totalidad.
Socios de las cooperativas: en funcin de la actividad cooperativizada, podrn ser
socios tanto las personas fsicas como las jurdicas, pblicas o privadas y las
comunidades de bienes.
Nmero de socios:
Tres socios como mnimo, en las cooperativas de primer grado.
Dos cooperativas como mnimo en las de segundo grado.
i)

Sociedad de Garanta Recproca: Sociedad mercantil cuyo objetivo social es el


otorgamiento de garantas personales por aval o por cualquier otro medio
admitido en derecho distinto del seguro de caucin, a favor de sus socios para las
operaciones que stos realicen dentro del giro o trfico de las empresas de que
sean titulares.

j)

Agrupacin de inters econmico: Sociedad mercantil, sin nimo de lucro, que


tiene por finalidad facilitar el desarrollo o mejorar los resultados de la actividad de
sus socios. Su objetivo se limitar exclusivamente a una actividad econmica
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auxiliar a la que desarrollen sus socios, quieres respondern subsidiaria, personal
y solidariamente entre s por las deudas de la agrupacin.
En el mbito comunitario desempea la misma funcin la figura de la Agrupacin
Europea de Inters Econmico, regulada por el Reglamento (CEE) 2137/1985 del
Consejo de 25 de julio, que en diversos puntos remite o habilita a la legislacin de
los Estados miembros para el desarrollo o concesin de sus propias previsiones.
k) Sociedad de inversin mobiliaria: Sociedades annimas, de capital fijo o
variable, que tienen por objeto exclusivo la adquisicin, tenencia, disfrute,
administracin en general y enajenacin de valores mobiliarios y otros activos
financieros, para compensar, por una adecuada composicin de sus activos, los
riesgos y los tipos de rendimiento, sin participacin mayoritaria econmica o
poltica en otras sociedades.

Paso 1.2. Funciones de la empresa


La empresa, para el desarrollo de su actividad, necesita que se ejecuten un conjunto de
funciones.

1. Funcin financiera y funcin administrativa.


Suelen ir unidas y localizarse bajo un Departamento Financiero, FinancieroAdministrativo o de Administracin.
Actividades:

Gestin de cobros y pagos.


Estudio seleccin y rentabilidad de inversiones.
Obtencin de recursos financieros.
Registro contable y administrativo de todas las operaciones realizadas en la empresa.

2. Funcin productiva
Se da en las empresas industriales y se localiza en el Departamento de Produccin.
Actividades:
La fabricacin o transformacin de las materias primas en productos terminados.
En las empresas industriales, la gestin de almacn suele ser parte de la funcin
productiva y, por lo tanto, estar localizada en el Departamento de Produccin.

3. Funcin comercial o de ventas


Suele estar localizada en el Departamento Comercial o de Ventas.
Actividades:
Las distintas actuaciones dirigidas a la venta o comercializacin de los productos o
servicios que constituyen el objeto de la actividad de la empresa.

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4. Funcin social o gestin de recursos humanos


Suele estar localizada en el Departamento de Recursos Humanos, aunque en las
empresas cuyo nmero de trabajadores no exige la existencia de este departamento, se
suele llevar a cabo, en parte, por la propia Direccin General y, en parte, por el
Departamento de Administracin.
Actividades:
Seleccin, contratacin y formacin del laboral.
Negociacin con el personal en materia de convenios (retribucin salarial, jornada,
vacaciones, etc.).

5. Funcin informtica
Se localiza en el Departamento de Informtica. Suelen existir en empresas cuyo
volumen de actividad exige un servicio inmediato, y un control directo por parte de la
empresa.
Las dems empresas suelen contratar estos servicios a otras empresas o profesionales
independientes.
Actividades:
Programacin.
Resolucin de problemas informticos del da a da.
Gestin de la informacin, etc

6. Funcin de I+D+I (Investigacin, Desarrollo e Innovacin)


Se localiza en el Departamento de Investigacin. Suele darse en empresas
industriales, en las que estar al da o ir un paso por delante en tecnologa sea
fundamental para su funcionamiento y crecimiento econmico (por ejemplo, una
empresa qumica).
Actividades:
Estudio de nuevos proyectos.
Proyectos pilotos, etc...

7. Funcin de aprovisionamiento
La funcin de aprovisionamiento est formada por:
La funcin de compras.
Se suele localizar en el Departamento de Compras, que en muchas empresas puede a
vez depender de:
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El Departamento Financiero o de Administracin, como una funcin ms de este
departamento.
El Departamento de Produccin.
La Direccin General.
Actividades:
La recepcin de solicitudes de las materias primas, mercaderas, bienes y servicios
necesarios para el funcionamiento de la empresa.
La solicitud de ofertas a los proveedores y seleccin de los mismos.
La negociacin con proveedores y la realizacin de las gestiones oportunas para que
los productos y servicios lleguen a los distintos departamentos de la empresa y al
almacn.
Las funciones que va a desempear Pablo en Fersoprivi S.L. va a ser
concretamente en el Departamento de Compras.

La funcin de gestin de almacn.


En las empresas industriales, la gestin de almacn suele ser parte de la funcin
productiva, y, por lo tanto, est localizada en el Departamento de Produccin, ya sea
dentro del mismo, o a travs de un Departamento de Gestin de Almacn.
En las empresas no industriales suele localizarse en el Departamento de Compras,
aunque tambin puede ubicarse en un Departamento de Gestin de Almacn aparte del
Departamento de Compras.
Actividades:
Valoracin de existencias.
Conseguir que las existencias en almacn sean las mnimas necesarias para que:


En primer lugar:
En las empresas industriales, la produccin no carezca de materias
primas y dems suministros.
Las empresas comerciales no carezcan de mercaderas para su
comercializacin.

En segundo lugar:
Los costes de oportunidad sean los mnimos.

Minimizar los costes de almacenamiento, tanto los relativos a los recursos humanos
utilizados, como los relativos a las prdidas por daos, obsolescencia y por artculos
perecederos.

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Paso 1.3. Estructura interna de la empresa


La organizacin o estructura interna de los distintos departamentos de la empresa se
realiza de la manera que resulte ms conveniente a cada tipo de empresa, en base a
circunstancias como:
Volumen.
Actividad.
Forma jurdica.
Y en base a criterios como:

El estilo de direccin.
La funcionalidad.
El control.
La responsabilidad, etc.

Un organigrama empresarial que recoja cada funcin de la empresa en un departamento


distinto, puede ser el siguiente:

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Algunos ejemplos de organigramas pueden ser los siguientes:
Empresa industrial: empresa de gran dimensin dedicada a la elaboracin y venta
de productos agrcolas.

En esta empresa la funcin de aprovisionamiento est localizada en los departamentos


de Compras y de Gestin de Almacn, los cuales dependen del Departamento
Financiero y de Produccin respectivamente.
Empresa comercial: pyme dedicada a la venta de muebles de oficina.

En esta empresa la funcin de aprovisionamiento est localizada en el Departamento de


Compras del que depende el de Gestin de Almacn, y ambos estn bajo el
Departamento de Administracin.

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Empresa de servicios: pyme dedicada a la consultora contable y fiscal.

En esta empresa la funcin de aprovisionamiento est localizada en el departamento de


compras, que gestionar tanto las compras de productos y servicios, como la gestin de
almacn, que en las empresas de servicios no suele requerir una atencin preferencial,
ya que los servicios no se almacenan, y por tanto el almacn se compondr de material
de oficina principalmente.
Hay que tener en cuenta que la empresa es un ente nico, integrado por departamentos
en los que se localizan las distintas funciones, y, por lo tanto, las distintas actuaciones o
decisiones que se den en cada uno de stos afectarn a los dems en mayor o menor
medida. Por ello, tales actuaciones y decisiones deben estar perfectamente coordinadas,
a fin de que la empresa cumpla sus objetivos.
As, en una empresa comercial, cuando el Departamento Comercial o de Ventas realiza
una venta de mercaderas, supondr, por una parte, una entrada de dinero presente o
futura (dependiendo del momento del cobro), por otra, una disminucin de existencias
en el almacn, que, a su vez, generar necesidades de compra que conllevarn una
salida de dinero. Todas estas operaciones debern ser registradas contable y
administrativamente y sern realizadas por los recursos humanos de la empresa.
Es decir, podemos observar cmo esa venta afecta a todos los departamentos de la
empresa, por lo cual, la falta de coordinacin o transmisin de informacin entre ellos
puede generar un desequilibrio en la empresa, que reduzca la eficacia y efectividad de la
misma.
En las siguientes pginas web puede ver la estructura interna de empresas de diversa
ndole:
Setur.
Tritech Consulting, S. A.
Algor.
Kagema.

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Estructura de Fersoprivi
Una vez estudiada esta materia, Pablo se plantea cmo se distribuyen las distintas
funciones entre los departamentos de Fersoprivi, para lo que accede al organigrama de
la empresa que se encuentra expuesto junto al despacho del director.

Partiendo del organigrama de Fersoprivi, S. L., Pablo saca las siguientes conclusiones
respecto de la localizacin de las funciones:
La funcin de aprovisionamiento se localiza entre los departamentos de Compras y
de Gestin de Almacn, en los que se localizan respectivamente las funciones de
compras y de gestin de almacn.
La funcin comercial o de ventas, se localiza en el Departamento Comercial.
La funcin financiera y administrativa se localiza en el Departamento
Administrativo-Financiero, que, a su vez, debe coordinar, segn marca el
organigrama, a los departamentos que dependen de l, como son el de Compras, el de
Gestin de Almacn, y el Comercial.
El director general lleva a cabo la funcin social o de recursos humanos, y adems,
coordina y controla las dems funciones (financiera y administrativa, de compras, de
gestin de almacn, comercial o de ventas).
Por otra parte, Pablo observa que en Fersoprivi, no se desarrollan las siguientes
funciones:
La funcin productiva, ya que es una empresa comercial, y no fabrica o 'produce'
nada. La funcin de I+D+I, ya que, ni fabrica ni transforma ningn producto, con lo
cual no necesita investigar ni innovar sobre ellos, ni se trata de una empresa en la que
la tecnologa sea fundamental.
Lo que s le interesa a Fersoprivi, en relacin con la innovacin, es estar al da sobre
los gustos en bebidas de los consumidores, y esa labor de investigacin la realiza el
Departamento Comercial.
La funcin informtica, ya que como hemos dicho no se trata de una empresa
tecnolgica, ni de una gran empresa, en la que sea necesario mantener sus propios
informticos, y, por lo tanto, los servicios de informtica se contratan en este caso
concreto a una empresa externa denominada Informtica Las Cruces, S. L. L.

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Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras

Tema 2
Objetivos de la funcin de compra
Pablo conoce, en general, cules son las funciones de una empresa y en qu
departamentos pueden localizarse dependiendo de su estructura u organizacin interna.
Tambin, en particular, para Fersoprivi S.L. S.L., ha identificado las distintas funciones
y las ha localizado siguiendo su estructura departamental.
Una de las funciones de la empresa es la de compras, que es la que le interesa conocer
principalmente a Pablo para poder desarrollar su trabajo. Esta funcin, en general, se
localiza en el Departamento de Compras, aunque en ocasiones pueda agruparse en otros
departamentos (Administracin), y en el caso particular de Fersoprivi S.L., se centraliza
en el Departamento de Compras, del que Pablo forma parte.
Para que Pablo alcance los objetivos de la funcin de compras, debe seguir estos
pasos:
Paso 2.1. Seleccionar al mejor proveedor en funcin de las condiciones de compra
pretendidas por la empresa.
Paso 2.2. Conseguir las mejores condiciones al mejor precio en la negociacin con
el proveedor.
Paso 2.3. Analizar la evolucin y las tendencias del mercado para anticiparse a los
movimientos del mismo, y comprar en el momento adecuado.

Objetivos de la funcin de compras


Comprar en las mejores condiciones posibles respecto de la calidad de los productos
y servicios, de los plazos de entrega de los mismos, servicio posventa, formacin,
etc.
Conseguir las mejores condiciones al mejor precio.
Realizar las compras en el momento mas adecuado para la empresa, en funcin de las
perspectivas del mercado.

Paso 2.1. Seleccionar el mejor proveedor


Antes de realizar la compra, la primera tarea es buscar al proveedor ms adecuado,
funcin de la que se encarga el Departamento de Compras, teniendo en cuenta las
condiciones de compra pretendidas por la empresa.
Estas condiciones se refieren a aspectos como calidad, plazos de pago, servicio
posventa, formacin o adiestramiento de los empleados, etc., y dependiendo del
producto o servicio de que se trate, la empresa dar ms importancia a unas u otras
condiciones:
En el caso de mercaderas, materias primas o servicios, existen dos cuestiones
principales, como:

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Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras




La calidad de los productos o servicios.

La calidad es fundamental para la elaboracin de los productos terminados en el caso de


las materias primas, y para la satisfaccin de los clientes y de la propia empresa en el
caso de las mercaderas o de los servicios.


El plazo de entrega de los mismos.

El plazo de entrega es fundamental para evitar que el proceso productivo o el comercial


se paren.

En el caso de bienes de inversin, es importante la calidad y el plazo de entrega


tambin, pero en algunos de ellos es tan importante o ms an:



La formacin o adiestramiento que d el proveedor a los empleados de


la empresa para ensearles su uso.
El servicio de mantenimiento de los mismos.

Aspectos a tener en cuenta:


Es habitual llevar un registro de proveedores con los que trabajamos habitualmente.
Estas fichas nos facilitarn con rapidez los datos de los proveedores.
Tambin es habitual llevar fichas de productos, de forma que en cada una tengamos
los nombres de ms de un proveedor de un mismo producto.
Con el uso generalizado de los ordenadores, lo ms normal es que este registro se
lleve por ordenador.
Ficha Registro de Proveedores:

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Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras


Ficha Registro de producto.

Mercaderas de Fersoprivi S.L.


La calidad de los zumos de cereza que quiere adquirir Fersoprivi S.L., es fundamental
para que sus clientes los demanden, y el plazo de entrega es fundamental para que el
suministro a sus clientes sea el adecuado, y no se den retrasos en dicho suministro
Bienes de inversin de Fersoprivi S.L.
Si Fersorprivi adquiere un paquete informtico para la gestin global de la empresa
(contabilidad, facturacin, almacn, impuestos, nminas, etc.) es importante la calidad
del mismo a la hora de desarrollar sus utilidades, pero tan importante como esto es que
el proveedor forme al personal de Fersoprivi S.L., para su correcto uso, as como el
mantenimiento y actualizacin de dichos programas. En este caso la formacin y el
servicio posventa, sern ms importantes que el plazo de entrega.

Paso 2.2. Conseguir las mejores condiciones al mejor precio


A la hora de seleccionar a un proveedor, hay que tener en cuenta:
Que ofrezcan a nuestra empresa las mejores condiciones de compra en funcin de
nuestras pretensiones.
Que estas condiciones se oferten al menor coste global posible.
Siempre se intentar seleccionar al proveedor que cumpla estos requisitos.
Una vez seleccionado el proveedor, y a lo largo de nuestra relacin con l, hay que
tratar de mejorar las condiciones econmicas mediante la negociacin, es decir, es
preciso negociar con ellos el precio del bien o servicio, as como otros aspectos
relacionados con el coste econmico global de dicho bien o servicio, como son:

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Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras


Los gastos adicionales (el transporte, los seguros, los gastos de instalacin y montaje
en el caso de bienes de inversin, etc.).
Los descuentos (comerciales, por volumen de compra, financieros y por pronto
pago).
Las facilidades de pago o plazo de pago. Es decir, retrasar en la medida de lo posible
el momento del pago, siempre que esto no suponga un coste adicional en forma de
intereses, o que ese coste sea mnimo.
El objetivo final es disminuir el coste total de la compra.

Tipos de mercados
El mercado est constituido por vendedores que ofrecen sus productos y servicios y
compradores que necesitan adquirir esos bienes y servicios (la oferta y la demanda).
En funcin del nmero empresas, vendedores y compradores, se distinguen los
siguientes tipos de mercado:

Competencia Perfecta: Un gran nmero de proveedores y compradores. El precio


se establece por el juego de la oferta y la demanda.
Oligopolio de demanda: Un pequeo grupo de demandantes controla la mayor parte
de la oferta.
Monopolio de demanda: Un solo comprador, sin competencia, demanda la oferta
del producto.
Oligopolio bilateral: La comercializacin de un producto est controlada por un
pequeo grupo de oferentes y un pequeo grupo de demandantes.
Oligopolio: Un pequeo grupo de oferentes controla la mayor parte de la oferta.

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Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras


Monopolio: Un solo vendedor, sin competencia, lo que le permite controlar los
precios para alcanzar el mximo beneficio.
Monopolio Bilateral: Un solo oferente y un solo demandante controlan el mercado
de determinado producto.

Compra de un paquete informtico de Fersoprivi S.L.


En la compra por Fersoprivi S.L. de un paquete informtico de gestin global,
seleccionaremos al proveedor que oferte las mejores condiciones de calidad, de
formacin o adiestramiento, de mantenimiento y actualizacin y de plazo de entrega, y
todo ello al menor coste econmico posible, es decir, en las mejores condiciones
econmicas.
Una vez seleccionado el proveedor que rena estos requisitos, debemos negociar con l
tratando de mejorar las condiciones econmicas:
Reducir los gastos adicionales.
Aumentar los descuentos.
Conseguir un plazo de pago ms largo sin intereses, etc.

Paso 2.3. Analizar la evolucin y las tendencias del mercado


El objetivo de una empresa es posicionarse y anticiparse a los cambios de los precios.
De manera que, cuando se observe que la tendencia es al alza:
Se almacenen los productos.
Se realicen compras:



Previa seleccin del proveedor ms adecuado en caso de no estar ya


seleccionado.
Previa negociacin con los proveedores de las condiciones econmicas.

De esta forma, se estar comprando a un nivel de precios ms bajo que el que exista en
un futuro prximo, y adems se tratar de mejorar las condiciones econmicas a travs
de la negociacin.
Para conseguir estos objetivos, es preciso que el Departamento de Compras trabaje en
coordinacin con los dems departamentos de la empresa, por varios motivos:
Para conocer las necesidades de los dems departamentos.
Para analizar las tendencias del mercado respecto a los productos o servicios
necesarios.
Para que, en caso de decidir comprar en previsin a una subida de precios, no
suponga un problema en la estructura financiera de la empresa, ni tampoco en los
aspectos relativos a la gestin del almacn.
Este mismo planteamiento se debe seguir en el caso de que a la empresa le oferten
promociones de un determinado producto, que supongan un menor coste econmico

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Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras


global del mismo, derivado de un menor precio, mayores descuentos, menores gastos
adicionales, etc.
En las siguientes pginas web podrs ampliar informacin sobre los estudios de
tendencias del mercado:
Andago.
PBBPolisur.
AOPEB.org.
Gorrin.com.

Anlisis de tendencias del mercado de Fersoprivi S.L.


El Departamento de Compras de Fersoprivi S.L., a travs del anlisis de las tendencias
del mercado del mes de mayo, ha llegado a las siguientes conclusiones:

Una fuerte subida de la demanda del refresco Poca Cola en los seis ltimos meses,
del que la empresa fabricante, Poca Cola, S. A., est realizando, adems, una fuerte
campaa de publicidad, con lo que se prev que la demanda siga aumentando.
Poca Cola suele subir sus precios en junio, y por los datos con que se cuenta, este ao
se prev una subida mayor que otros aos.
Este refresco constituye para Fersoprivi S.L. el producto estrella de sus ventas.
A partir de estos datos, la responsable del Departamento de Compras, Rosa Iglesias, se
pone en contacto con el Departamento Comercial para saber cules son las previsiones
de ventas de Poca Cola, segn los pedidos realizados por los clientes.
La respuesta del Departamento Comercial es que las ventas seguirn creciendo en la
medida que lo estn haciendo en los ltimos tres meses, es decir, al 10%
aproximadamente.
Rosa Iglesias tambin se pone en contacto con el Departamento de Gestin de
Almacn y consulta con su responsable qu cantidad de Poca Cola hay en almacn y el
espacio material existente para adquirir ms cantidad de este producto. El responsable le
responde que las existencias son de 200 cajas, y que hay espacio material para 1.000
cajas ms.
Rosa Iglesias consulta finalmente con el Departamento Financiero-Administrativo si
la situacin financiera les permite adquirir 1.000 cajas de Poca Cola, y en qu
condiciones, a lo que el responsable del departamento le responde que s es posible, y le
indica una serie de condiciones econmicas que sera conveniente alcanzar en la
compra.
Entonces, Rosa Iglesias, asigna a uno de los trabajadores del Departamento de Compras
la negociacin con Poca Cola de la compra de 1.000 cajas, ya que se prev que el precio
vaya a subir, y, por lo tanto, ste ser el momento de precio ms bajo en el futuro
prximo, y adems no existe ningn impedimento para adquirir el producto.

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Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras

Tema 3
Planificacin de la compra
Pablo ya conoce cules son los objetivos generales de la funcin de compras. Su jefa,
Rosa Iglesias, le ha dado la responsabilidad de trabajar en la adquisicin del zumo de
cereza. Pablo sabe que es un buen momento para demostrarle su vala pero desconoce
cmo debe ejecutar su funcin.
Para que Pablo pueda realizar bien su trabajo, debe seguir estos pasos:
Paso 3.1. Recoger los boletines de compras o requisiciones.
Paso 3.2. Analizar y planificar las compras.

Paso 3.1. Recoger los boletines de compras o requisiciones


Las empresas necesitan aprovisionarse de recursos ajenos (productos y servicios) para
poder ejercer su actividad, y por lo general es el Departamento de Compras el que
asume esta responsabilidad.
El boletn de compras o requisicin es un documento interno que se genera por
los distintos departamentos de la empresa cuando tienen necesidades de
productos o servicios exteriores.

Los boletines de compras se dirigen al departamento desde donde se gestiona el pedido.


Los boletines de compras o requisiciones no siguen un modelo estndar, sino que cada
empresa lo adapta a sus necesidades (Departamento de Compras).
Hay algunos aspectos que debe incluir siempre:

Nombre del departamento o persona que lo emite.


Nmero del boletn de compras.
Fecha de emisin.
Descripcin del producto o servicio que se solicita. Especificacin de las
caractersticas del mismo, como modelo o cdigo, color, dimensiones, vida til, etc.
Cantidad solicitada.
Plazo de entrega o prestacin requerida.
Lugar de entrega.
Firma del responsable del departamento que lo solicita.
Observaciones: proveedores propuestos, garantas y servicios posventa solicitados,
etc.

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Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras

Recogida de requisiciones de Fersoprivi S.L.


En el informe inicial que el Departamento Comercial enva al Departamento de
Compras acerca de la futura compra de zumo de cereza, se indicaba que con
posterioridad se enviara un boletn de compras o requisicin en el que se estableciesen
los requisitos solicitados para ejecutar la compra de este producto.
Este boletn llega al Departamento de Compras con fecha 20 de enero de 2005, y Rosa
Iglesias se lo entrega a Pablo.
Pablo observa lo siguiente:
Que se solicita un plazo de entrega de 20 das para estas 100 cajas de zumo de
cereza, pero que, a su vez, se indica que para compras posteriores de este producto se
solicite a los posibles proveedores un plazo de entrega de siete das a partir de la
emisin del correspondiente pedido por el Departamento de Compras.
Que se solicita alta calidad garantizada en el zumo de cereza, y en su defecto la
posibilidad de indemnizacin y la asuncin por el proveedor de la retirada del
producto y de los costes que acarree.
Que el Departamento Comercial recomienda dos posibles proveedores: Solzumo, S.
L., y Zumos Don Ramn, que son los proveedores con los que Fersoprivi S.L., S. L.,
mantiene relaciones comerciales respecto de los dems zumos de fruta.

Necesidades de productos y servicios segn el tipo de empresa


Las necesidades de productos y servicios son distintas en funcin del tipo de empresa,
as podemos distinguir:
Empresa industrial.



Productos.
Servicios.

Empresa comercial.



Productos.
Servicios

Empresa de servicios.



Productos.
Servicios

De las relaciones anteriores podemos deducir que las necesidades de adquirir


determinados bienes, como los de inversin o los suministros, y determinados servicios,
como los de mantenimiento, asesora, auditora, y publicidad, no se van a plantear con
mucha frecuencia, ya que suelen tener una duracin a largo plazo.

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Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras


Por otra parte, las necesidades de adquirir otros bienes y servicios, como materias
primas, mercaderas, material de oficina, servicios subcontratados en las empresas de
servicios, etc., se van a plantear con mayor frecuencia, y son los que van a generar
mayor actividad en el Departamento de Compras.

Productos de la empresa industrial


Materias primas: materias que sern transformadas para obtener los productos
terminados cuyo destino es la venta.
Envases y embalajes: recipientes y cubiertas utilizados para la conservacin,
transporte de los productos terminados.
Otros materiales:



Relacionados con la produccin, como pueden ser el aceite para las


mquinas, las piezas de repuesto, etc.
Relacionados con la administracin, como el material de oficina
(bolgrafos, folios, tinta, archivadores, etc.).

Bienes de inversin o bienes del inmovilizado:









Inmuebles para el desarrollo de la actividad empresarial.


Maquinaria necesaria para la produccin, o transformacin de las
materias primas en productos terminados.
Mobiliario y equipos de oficina: estanteras, mesas, sillas,
fotocopiadoras, telfonos, redes telefnicas, etc.
Equipos informticos: ordenadores, impresoras, escner, etc.
Programas informticos necesarios para la gestin de la empresa:
aplicaciones de contabilidad, de gestin de almacn, etc.
Instalaciones tcnicas (instalaciones elctricas, calefaccin y aire
acondicionado, seguridad, etc.)
Elementos de transporte como camiones o furgonetas para el transporte
de mercancas, o los turismos para uso comercial.

Suministros: como pueden ser la electricidad, el gas, el telfono, el agua, etc.

Servicios de la empresa industrial


Servicios de transporte realizados por otras empresas o profesionales.
Servicios de mantenimiento de la maquinaria y el resto de las instalaciones.
Servicios de publicidad y promocin (vallas publicitarias, campaas en medios de
comunicacin, artculos de publicidad, etc.).
Servicios de asesora o consultora contable, fiscal y legal.
Servicios de auditora.
Etc.

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Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras

Productos de la empresa comercial


Mercaderas: se trata de los productos que la empresa compra y vende sin necesidad
de transformacin.
Envases y embalajes: que generalmente forman parte de las mercaderas, aunque en
ocasiones existe la posibilidad de devolucin a los proveedores.
Otros materiales relacionados con la Administracin, como el material de oficina
(bolgrafos, folios, tinta, archivadores, etc.).
Bienes de inversin o bienes del inmovilizado:







Inmuebles para el desarrollo de la actividad empresarial.


Mobiliario y equipos de oficina: estanteras, mesas, sillas,
fotocopiadoras, telfonos, redes telefnicas, etc.
Equipos informticos: ordenadores, impresoras, escner, etc.
Programas informticos necesarios para la gestin de la empresa:
aplicaciones de contabilidad, de gestin de almacn, etc.
Instalaciones tcnicas (instalaciones elctricas, calefaccin y aire
acondicionado, seguridad, etc.)
Elementos de transporte, como los turismos para uso comercial.

Suministros: como pueden ser la electricidad, el gas, el telfono, el agua, etc.


Etc.

Servicios de la empresa de comercial


Servicios de transporte realizados por otras empresas o profesionales, (transporte de
mercancas, mensajera, etc.).
Servicios de mantenimiento de las instalaciones.
Servicios de publicidad y promocin: servicios que tienen por objeto dar a conocer
nuestra empresa o mejorar su imagen. (vallas publicitarias, campaas en medios de
comunicacin, artculos de publicidad, etc.).
Servicios de asesora o consultora contable, fiscal y legal.
Servicios de auditora.
Etc.

Productos
Otros materiales:


Relacionados con la Administracin, como el material de oficina


(bolgrafos, folios, tinta, archivadores, etc.).

Bienes de inversin o bienes del inmovilizado.






Inmuebles para el desarrollo de la actividad empresarial.


Mobiliario y equipos de oficina: estanteras, mesas,
fotocopiadoras, telfonos, redes telefnicas, etc.
Equipos informticos: ordenadores, impresoras, scaner, etc.

sillas,

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Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras






Programas informticos necesarios para la gestin de la empresa:


aplicaciones de contabilidad, de gestin de almacn, etc.
Instalaciones tcnicas: instalaciones elctricas, calefaccin y aire
acondicionado, seguridad, etc.
Elementos de transporte, como los turismos para uso comercial.

Suministros, como la electricidad, el gas, el telfono, el agua, etc.

Servicios
Servicios subcontratados a otras empresas con el fin de prestrselos a sus clientes
(por ejemplo, un hotel que subcontrata servicios de animacin a una empresa
externa, con el fin de que realice dichas actividades de animacin para los clientes
del hotel).
Servicios de transporte realizados por otras empresas o profesionales (mensajera,
etc.).
Servicios de mantenimiento de las instalaciones.
Servicios de publicidad y promocin: para dar a conocer nuestra empresa o mejorar
su imagen (vallas publicitarias, campaas en medios de comunicacin, artculos de
publicidad, etc.).
Servicios de asesora o consultora contable, fiscal y legal.
Servicios de auditora, etc.

Paso 3.2. Analizar y planificar las compras


El Departamento de Compras ser el encargado de analizar y planificar las necesidades
de compras de la empresa, para ello puede partir de dos situaciones:

Planificacin de las necesidades de aprovisionamiento segn las


requisiciones recibidas
Cuando el Departamento de Compras recibe las requisiciones o boletines de compra,
debe ordenarlos adecuadamente, con objeto de poder planificar el aprovisionamiento en
funcin de circunstancias como las siguientes:
Si se trata de productos o servicios que se adquieren con asiduidad, lo normal es
acudir a los proveedores habituales y negociar con ellos una mejora de las
condiciones anteriores. No obstante, tambin se pueden pedir ofertas a otros posibles
proveedores y compararlas con las de los proveedores habituales, seleccionando la
ms adecuada y negociando posteriormente una mejora de las condiciones. El
proceso de compras suele ser ms rpido.
Si se trata de productos o servicios que se adquieren por primera vez, el proceso es
ms largo, ya que primero es preciso buscar los proveedores, ya que nunca antes la
empresa ha adquirido ese producto. Posteriormente se debern analizar las ofertas
presentadas por los proveedores elegidos inicialmente, para despus seleccionar a los
ms adecuados.
Cuando el Departamento de Compras se encuentre con boletines de compras que
solicitan la compra de distintos bienes o servicios que pueden ser todos ellos

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Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras


suministrados por el mismo proveedor, lo lgico ser negociar con los proveedores
que puedan suministrarlos conjuntamente, de forma que a mayor volumen de pedido,
se puedan obtener mejores condiciones de compra.
Cuando el producto solicitado en una requisicin o boletn de compras no sea muy
urgente, y el Departamento de Compras sepa que va a recibir otras requisiciones de
productos o servicios que nos pueda suministrar el mismo proveedor, esperaremos a
su recepcin para negociar con los proveedores mejores condiciones basadas en un
mayor volumen de pedido.
Se dar mayor prioridad a los boletines de compras cuyo plazo de entrega solicitado
sea menor, es decir, los que sean ms urgentes, y dentro de stos los que sean ms
importantes para el buen funcionamiento de la empresa (ante dos pedidos de
productos con igual plazo de entrega solicitado, se dar prioridad al producto cuyas
existencias en almacn sean menores en proporcin a la utilizacin del mismo en la
empresa desde el momento de la emisin del boletn de compras hasta el momento
de la entrega solicitada al proveedor).
Tambin existen sistemas de gestin integral de empresas, como Yedra que disponen de
un mdulo especfico de gestin de compras.

Requisicin de zumo de pia


El Departamento de Compras de Fersoprivi S.L., recibe una requisicin del
Departamento de Ventas en la que se solicita la compra de 200 cajas de zumo de pia.
Sabiendo que Fersoprivi S.L. comercializa el zumo de pia de Solzumo, S. L., y de
Zumos Don Ramn, S. A., lo normal en este caso ser que el Departamento de Compras
solicite ofertas a estos dos proveedores habituales, si bien, tambin podra solicitar
adems ofertas a otros proveedores potenciales como Zumos Luver, S. L., o Zumos
Xerte, S. A., y seleccionar el proveedor que ms le interese.

Requisicin de zumo de cereza


Para Fersoprivi S.L., S. L., el zumo de cereza constituye un producto nuevo, por lo que
Pablo, como encargado de la compra de zumos, deber realizar necesariamente todas las
fases del proceso de compras, desde la requisicin hasta el pedido:

Bsqueda de proveedores.
Peticin de ofertas.
Seleccin de proveedores.
Negociacin con proveedores.
Elaboracin del contrato de compraventa.
Solicitud del pedido.

Sin embargo, en el caso anterior de la compra de zumo de pia, no es estrictamente


necesario, ya que podemos partir de los proveedores previamente seleccionados y
mantener las condiciones existentes o negociarlas nuevamente.

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Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras

Requisicin de zumo de pia y de zumo de naranja


El Departamento de Compras de Fersoprivi S.L., recibe dos boletines de compras del
Departamento Comercial, solicitando, uno de ellos, 100 cajas de zumo de pia y, el
otro, 50 cajas de zumo de naranja.
Pablo, como responsable de la compra de zumos dentro del Departamento de Compras,
debe saber que estos dos productos se los pueden suministrar cualquiera de los dos
proveedores habituales de zumos de frutas con los que trabaja, Solzumo, S. L., y Zumos
Don Ramn, S. A., con lo cual, lo lgico es que la compra se gestione de forma
conjunta para las 150 cajas de zumo, lo que va a suponer un mayor volumen de pedido,
y, por lo tanto, es lgico que tambin suponga mejores condiciones en la compra.

Requisicin de un ordenador
El Departamento de Compras de Fersoprivi S.L., S. L., recibe un boletn de compras
procedente del Departamento de Administracin en el que se le solicita la compra de un
ordenador con la ltima tecnologa, solicitando un plazo de entrega no superior a un
mes.
Ante esta situacin, el responsable de la compra de inmovilizado o bienes de inversin
en el Departamento de Compras, don Marcelo Prieto, partiendo de la informacin que
posee, sabe que uno de los ordenadores del Departamento Comercial se est quedando
obsoleto y ser necesario renovarlo en breve. Marcelo corrobora esta informacin con el
responsable del Departamento Comercial, que le comunica que en el plazo de 15 das
tendr sobre la mesa una requisicin en la que se le solicite un nuevo ordenador.
Partiendo de todo esto, Marcelo comienza las gestiones dirigidas a la compra de dos
ordenadores en lugar de uno, lo que va a suponer la posibilidad de negociar mejores
condiciones con los proveedores, al ser el volumen de pedido mayor.

Distintos plazos de entrega y diferentes prioridades


El Departamento de Compras de Fersoprivi S.L., recibe dos boletines de compra con las
siguientes condiciones:
120 cajas de cervezas sin alcohol, requiriendo un plazo de entrega de siete das.
30 cajas de Poca Cola, requiriendo un plazo de entrega de tres das.
Siendo el nivel de existencias en almacn similar para los dos productos en funcin de
las ventas de los mismos, el Departamento de Compras dar prioridad, lgicamente, a la
compra de Poca Cola.
Sin embargo, el Departamento de Compras de Fersoprivi S.L., recibe dos boletines de
compra con las siguientes condiciones:
120 cajas de cervezas sin alcohol, requiriendo un plazo de entrega de siete das.
30 cajas de Poca Cola, requiriendo un plazo de entrega de siete das.
Siendo el nivel de existencias en almacn inferior para las cervezas sin alcohol que para
la Poca Cola, en funcin de las ventas de los mismos, el Departamento de Compras dar
prioridad lgicamente a la compra de las cervezas sin alcohol.

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Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras

Planificacin del aprovisionamiento basada en las tendencias del


mercado y en las necesidades previsibles de los distintos departamentos
de la empresa
Tambin puede ocurrir que el Departamento de Compras planifique el
aprovisionamiento antes de recibir los boletines de compras o requisiciones basndose
en el conocimiento que tiene de las necesidades de los distintos departamentos de la
empresa, derivado de la coordinacin que mantiene con los mismos.
El objeto de esta planificacin anterior a la recepcin de las requisiciones, es cumplir
uno de los objetivos de la funcin de compras: anticiparse a las tendencias del mercado
en materia de precios.
El Departamento de Compras de la empresa identificar los bienes y servicios que la
empresa necesita adquirir para su funcionamiento, y, una vez identificados, cuantificar
las necesidades de los mismos. Para ello es importante que el Departamento de
Compras conozca:
Las previsiones de ventas y las campaas publicitarias previstas por el Departamento
Comercial as como el grado de satisfaccin respecto de los servicios de publicidad
(para, en su defecto, contratar otros nuevos).
El plan de produccin que tiene el Departamento de Produccin as como el estado
de la maquinaria y el grado de satisfaccin respecto al mantenimiento de la misma.
El grado de satisfaccin del Departamento Financiero o de Administracin, o incluso
la Direccin General, respecto de los servicios de asesora contable, fiscal, y legal,
as como de auditora.
El momento de amortizacin en que se encuentran los distintos bienes del
inmovilizado material e inmaterial, y, por lo tanto, las necesidades de renovacin de
los mismos.
La poltica seguida por el Departamento de Gestin de Almacn respecto de los
stocks mnimos de materias primas, productos terminados o mercaderas en su caso,
y la situacin en que se encuentren los mismos.
Una vez ms observamos que el Departamento de Compras debe estar perfectamente
coordinado con los dems departamentos de la empresa.

Previsin de compra de bienes de inversin


En Fersoprivi S.L., la persona encargada de la compra de inmovilizado o bienes de
inversin, D. Marcelo Prieto, detecta, tras conversaciones mantenidas con el
responsable del Departamento de Gestin de Almacn y tras la comprobacin de las
fichas de amortizacin en el Departamento de Administracin, que la carretilla
elevadora se est quedando obsoleta, adems, su vida til o plazo de amortizacin
concluye a finales del ao 2005.
Partiendo de esta informacin, D. Marcelo Prieto comienza a planificar la compra de
una carretilla nueva, aunque an no ha recibido ninguna requisicin por parte del
Departamento de Gestin de Almacn.

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Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras


Comienza a pedir ofertas para una carretilla elevadora de ltimo modelo, y uno de los
posibles proveedores le hace una oferta especial que mejora en mucho a las dems, por
encontrarse en una campaa promocional de sus productos.
Ante esta situacin, D. Marcelo Prieto se pone en contacto con el responsable del
Departamento de Gestin de Almacn, tras consultarlo con los responsables financieros
de Fersoprivi S.L., que son el director general y el director financiero-administrativo,
deciden aprovechar esa oferta y adquirir la nueva carretilla elevadora anticipndose:
Por una parte, a las necesidades futuras de la empresa.
Y por otra parte, a la evolucin del mercado cuyos precios van en alza, aprovechando
para ello el precio especial que uno de los proveedores ha ofertado a Fersoprivi S.L..

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Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras

Tema 4
Relaciones con los proveedores
Una vez planificada la compra, Pablo debe continuar con su funcin de compras. Ahora
le toca buscar y seleccionar a los proveedores ms adecuados para despus negociar con
ellos las condiciones de compra.
Para ello ha de seguir estos pasos:
Paso 4.1. Buscar a los proveedores y realizar la peticin de ofertas.
Paso 4.2. Analizar las ofertas y seleccionar a los proveedores.
Paso 4.3. Iniciar la negociacin con los proveedores.

Paso 4.1. Comenzar la bsqueda de proveedores y peticin de ofertas


Una vez que el Departamento de Compras planifica adecuadamente la compra, debe
proceder a la bsqueda de posibles proveedores para adquirir los productos o servicios
necesarios para el funcionamiento de la empresa.
En los casos de productos o servicios adquiridos anteriormente, el Departamento de
Compras ya conoce algunos de los posibles proveedores, y actualizar la informacin
que tiene de los mismos relativa a la compra anterior, pudiendo adems incluir
informacin de algn proveedor potencial nuevo.
En los casos de productos o servicios que se adquieren por primera vez, el
Departamento de Compras deber buscar posibles proveedores, para lo cual partir
de fuentes de datos como revistas especializadas, personas relacionadas con el sector,
Internet, etc.
Ocasionalmente estos proveedores son recomendados por el departamento emisor del
boletn de compras.
Cuando ya se conocen los proveedores potenciales, se procede a la peticin de ofertas
para su anlisis. El objeto de la peticin de ofertas es disponer de un conjunto de
propuestas comparables, de manera que la empresa pueda seleccionar posteriormente
aquel proveedor que mejor se adecue a sus necesidades.
La peticin de ofertas se puede hacer por distintos medios: fax, carta, telfono, correo
electrnico o personalmente, si bien en todo caso es conveniente que, adems, se realice
por escrito y por duplicado (una copia para el Departamento de Compras y otra para el
posible proveedor), para evitar malentendidos.

35

Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras

Calidad

Calidad del producto.


Caractersticas tcnicas.
Garanta.
Formacin de los usuarios.
Servicio de posventa y asistencia tcnica.

Condiciones econmicas

Precio por unidad.


Descuento comercial.
Rappels (descuentos por volumen de compra).
Forma y plazos de pago.
Precios de envases y embalajes.
Pago de portes y seguros.
Recargos por aplazamiento del pago

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Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras

Otras condiciones

Periodo de validez de la oferta.


Causas de rescisin del contrato.
Circunstancias que pueden dar lugar a revisin en los precios.
Plazos de entrega.
Devolucin de mercanca no vendida

En el documento de peticin de ofertas contendr al menos los siguientes apartados:


Presentacin y persona de contacto dentro del departamento de compras.
Condiciones de presentacin de la oferta por parte del proveedor:




Soporte (papel, correo electrnico, fax, etc.).


Personas de contacto por parte del proveedor.
Plazo de presentacin de las ofertas.

Condiciones econmicas:








Precio (unitario, por lote, global).


Descuentos (comerciales, por volumen, financieros, de temporada, de
promocin, etc).
Gastos de envases, embalajes y otros servicios.
Transportes y seguros (Clusulas Incoterms).
Forma de pago (en caso de aplazamiento con o sin intereses).
Gastos de instalacin y montaje (en el caso de bienes de inversin).
Moneda en que deben venir expresados los conceptos anteriores.

Condiciones de Servicio:



Plazo de entrega del producto o de prestacin del servicio.


Adiestramiento o no de los empleados.
Servicio posventa ofrecido por el proveedor.

Caractersticas del producto:






Calidad del producto.


Condiciones de embalaje.
Periodo de garanta.

Aspectos administrativos:



Documentacin necesaria para formalizar la operacin.


Legislacin aplicable.

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Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras


Una vez que el Departamento de Compras est en posesin de las ofertas de los posibles
proveedores, proceder a valorarlas y analizarlas para seleccionar aquella que mejor se
adapte a sus necesidades, sabiendo que esta actuacin constituye un paso esencial para
una buena poltica de compras.
En Internet hay empresas que disponen en sus pginas web de formularios o apartados y
hasta programas de peticin de ofertas:
Cosinor.
Ibrica de Aparellajes, S. A.
Arktec.com.

Seleccin de proveedores de Fersoprivi S.L.


Pablo partiendo del boletn de compras enviado por el Departamento Comercial de
Fersoprivi S.L., con fecha 20 de enero de 2005, debe comenzar la bsqueda de posibles
proveedores para posteriormente solicitarles las correspondientes ofertas en base a una
serie de requisitos.
En la requisicin, el Departamento Comercial recomendaba dos posibles proveedores
para el zumo de cereza: Solzumo, S. L., y Zumos Don Ramn, S. A., en los que este
departamento confa porque son los proveedores habituales de otros zumos de fruta y su
calidad ya est contrastada para Fersoprivi S.L.. No obstante, Pablo considera que es
conveniente buscar otros posibles proveedores y ampliar el abanico de seleccin, para lo
que obtiene informacin de Internet, y de revistas especializadas en consumo.
Partiendo de todo esto, Pablo, con fecha 22 de enero, decide finalmente escoger como
posibles proveedores a los siguientes:

Solzumo, S. L.
Zumos Don Ramn, S. A.
Zumos Luver, S. A.
Zumos Xerte, S. L.

A partir de este momento, Pablo debe solicitar a los proveedores potenciales que le
enven sus ofertas para la posible compra inicial de 100 cajas de zumo de cereza (segn
requisicin del Departamento Comercial), cumpliendo una serie de requisitos, que en el
caso que nos ocupa son los siguientes:
La presentacin de la oferta por parte del proveedor ha de ser por correo
electrnico o fax, y adems se debe enviar una copia por correo ordinario.
El plazo de presentacin de las ofertas ser de seis das a partir de la fecha de
emisin de la carta de solicitud de oferta.
En la oferta se debe indicar claramente la persona de contacto por parte del
proveedor, y el cargo que ocupa.
Tras consultarlo con el responsable del Departamento Financiero-Administrativo,
Pablo establece las siguientes condiciones econmicas que debe contener la oferta:

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Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras










Precio de la caja de zumo (24 botellines de 33 cl.).


Descuentos (comerciales, por volumen y financieros).
Gastos de envases y embalajes.
Gastos de transportes y seguros y por cuenta de quien corren (Fersoprivi
S.L. o el proveedor).
Coste unitario de cada caja de zumo derivado de los aspectos anteriores.
Forma de pago (en caso de aplazamiento con o sin intereses).
(Todos los datos econmicos deben venir expresados en euros.)

Partiendo del boletn de compras:





El plazo de entrega solicitado es como mximo de siete das a contar


desde la fecha de emisin del pedido.
La calidad del producto debe ser alta, solicitando al proveedor que en
caso de zumos de cereza en mal estado u otros defectos de calidad, nos
indique si se comprometera a la retirada de los mismos corriendo con
todos los gastos, adems de indemnizar por daos y perjuicios a
Fersoprivi S.L., S. L.
Las condiciones de envasado sern: cajas de 24 unidades de botellines de
33 cl de zumo de cereza cada uno.

Tambin se indica que la operacin de compra se deber formalizar por escrito


mediante un contrato de compraventa, por si existe algn inconveniente por parte
del proveedor.
Luego, las cartas de peticin de oferta que Pablo enviara a los proveedores potenciales
tendran las siguientes formas:
1. Para los proveedores potenciales nuevos: Zumos Luver, S. A., y Zumos Xerte, S. L.
2. Para los proveedores potenciales con los que Fersoprivi S.L., ya mantiene relaciones
comerciales: Zumos Don Ramn, S. A., y Solzumo, S. L.

Paso 4.2. Analizar las ofertas y seleccionar a los proveedores


En la valoracin de las ofertas y la seleccin de proveedores, adems del Departamento
de Compras, y el departamento solicitante, es conveniente que participen en su caso
otros departamentos como pueden ser: Financiero, Administracin o Gestin de
Almacn.
Es importante valorar la calidad del producto o del servicio, las garantas que ofrezca,
los plazos de entrega, el precio, los costes de transporte y de seguros, los descuentos, la
forma de pago o financiacin, la asistencia tcnica, el servicio posventa, la formacin, la
solvencia y experiencia del proveedor, etc.
Las ofertas, por tanto, se valoran asignando una puntuacin a cada uno de los factores
anteriores o combinaciones de los mismos, que vayan a ser tenidos en cuenta para la
seleccin de un determinado proveedor, en funcin de la importancia que se le asigne a
cada uno de estos factores.

39

Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras


Por ejemplo, en una oferta podemos asignar al coste total 50 puntos a las condiciones
econmicas, a la calidad 10 puntos, al plazo de entrega 15 puntos, al servicio posventa
10 puntos, a la forma de pago 10 puntos y a la solvencia 5 puntos, llegando a una
valoracin total en el mejor de los casos de 100 puntos.
Dependiendo del tipo de producto o servicio objeto de la compra, se valorarn ms unos
aspectos que otros, pero siempre es conveniente tenerlos en cuenta a todos.
El Departamento de Compras puede tener documentos u hojas de clculo preparadas
para la valoracin de ofertas.

Determinar los puntos asignados a cada factor valorado


Para determinar los puntos asignados a cada factor valorado de la oferta, se suele
utilizar el siguiente sistema:
Supongamos que al coste total por unidad o coste unitario (precio + gastos descuentos), se le asigna una importancia de 50 puntos y se estima, partiendo de los
conocimientos del departamento solicitante y de los informes del Departamento
Financiero, que el coste adecuado es de 1.000 .
Oferta del Proveedor 1: Coste unitario = 1.500
Oferta del Proveedor 2: Coste unitario = 1.200
Oferta del Proveedor 3: Coste unitario = 1.000

.
.
.

Para calcular la puntuacin utilizamos reglas de tres inversas:


Proveedor 1: 1.000 50/1500 = 33,33 puntos.
Proveedor 2: 1.000 50/1.200 = 41,67 puntos.
Proveedor 3: 1.000 50/1.000 = 50 puntos

Clculo del coste unitario de cada producto o servicio


Cuando se solicitan a los posibles proveedores ofertas en las que nos den las
condiciones para varios productos o servicios de forma conjunta, se suele dar el caso de
que, en estas ofertas, aparece el precio unitario de cada uno de los productos o servicios,
pero existen otras condiciones econmicas que suelen aparecer de forma conjunta para
la totalidad de los productos o servicios ofertados, como son algunos descuentos, los
embalajes, los gastos de transporte y los gastos de seguro.
Es habitual que al Departamento de Compras le interese conocer el coste unitario de
cada producto o servicio para valorar convenientemente la oferta, ya que una oferta
puede ser la mejor globalmente, pero no por ello implica que todos y cada uno de los
40

Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras


productos o servicios relacionados en la misma ofrezcan las mejores condiciones a la
empresa, es decir, que puede haber productos o servicios que a la empresa le resulte ms
conveniente adquirirlos a otro proveedor por separado.
Para poder obtener el coste unitario de cada producto o servicio, lo podemos hacer
mediante reglas de tres directas, o bien para ahorrar tiempo y clculos, mediante la
denominada "constante de proporcionalidad (k)".

K= Coste total de la Oferta/Importe bruto oferta

Siendo,
Cj = cantidad ofertada del artculo j.
Pj = precio de compra del artculo j.
Tenemos que el Importe bruto de la oferta es:
C1 P1 + C2 P2 + + Cn Pn
El Coste total de la oferta sera:
Coste total oferta = Importe bruto de la oferta - Descuentos comerciales + Portes +
Seguros + Embalajes +
Una vez calculada K, el coste unitario del producto j, sera:
Coste unitario del artculo j = K P
Una vez valoradas las ofertas, se proceder a la eleccin de un proveedor para el
producto o servicio que se desea adquirir, dejando constancia mediante el documento de
valoracin de ofertas y seleccin de proveedores visto anteriormente de los motivos que
han llevado a seleccionar a dicho proveedor.

Fichero de proveedores
El Departamento de Compras deber adems llevar un fichero de proveedores, con los
proveedores seleccionados en cada proceso de seleccin, de manera que la localizacin
de cualquier dato relacionado con cada uno de los proveedores actuales de la empresa
tenga fcil acceso.
La ficha del proveedor debe contener al menos la siguiente informacin:
Identificacin del proveedor:



Nombre o razn social.


DNI o CIF.

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Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras







Direccin.
Telfono y fax.
Correo Electrnico.
Cdigo o clave de identificacin en la empresa, que puede ir relacionada
con el nmero de cuenta contable que se le asigne.

Productos o servicios que comercializa y nos suministra.


Caractersticas de la oferta emitida en su momento.
Observaciones: normalmente se suele indicar aspectos relacionados con la
seleccin, y con el servicio ofrecido a partir de la misma.
De igual forma es conveniente que el Departamento de Compras elabore un fichero para
los dems proveedores que participan en los procesos de seleccin, para poder acceder a
los mismos en el momento en que vayan a renovarse las condiciones de compra de cada
producto o servicio, o para la compra de otros productos o servicios que dichos
proveedores tambin ofrezcan.
Las fichas para estos proveedores pueden ser iguales a las utilizadas para los
proveedores seleccionados, o tambin se puede suprimir en ellas el apartado referido a
las caractersticas de la oferta.

Paso 4.3. Iniciar la negociacin con los proveedores


Una vez que en la empresa se ha seleccionado el proveedor con el que se quiere trabajar
para la obtencin de un producto o servicio, es habitual que el Departamento de
Compras en colaboracin con otros departamentos, como puede ser el Financiero, inicie
un proceso de negociacin con el proveedor seleccionado con objeto de mejorar las
condiciones de la oferta, principalmente las econmicas, como son el precio, los
posibles descuentos, los gastos y condiciones de transportes, los seguros, los envases y
embalajes, el plazo de pago, etc.
Tambin se pueden negociar otros aspectos de la oferta, por ejemplo, quin se hace
cargo de los gastos de instalacin, montaje, mantenimiento y formacin o
adiestramiento para su uso (en algunos bienes de inversin).
1.

42

Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras

1. El precio y los descuentos


Partiendo del precio que se marca en la oferta, la empresa cliente, intentar que el
proveedor seleccionado mejore el mismo, ya sea directamente, o bien a travs de un
incremento en los descuentos establecidos en dicha oferta.
Los descuentos pueden realizarse en base a diferentes criterios, nosotros nos vamos a
centrar en los siguientes:
Descuento comercial: se trata de un porcentaje que se aplica sobre el precio
ofertado, y la finalidad buscada por el proveedor es mejorar las condiciones
frente a otros proveedores o premiar a los buenos clientes. Por ejemplo, un
fabricante de zapatos (empresa proveedor), que marca para sus zapatos un
precio de venta al pblico por par de zapatos de 100 , pero que establece un
descuento comercial para los mayoristas (empresa cliente) del 10%, con lo
que el coste para dicho mayorista sera de 90 por par de zapatos.
Bonificaciones: tienen la misma finalidad que el descuento comercial, slo
que en lugar de aplicar un porcentaje sobre el total de la compra, el proveedor
entrega gratuitamente unidades de producto o servicio al cliente. Por ejemplo,
una empresa fabricante de zumos (proveedor), que oferta a uno de sus clientes
una unidad gratis por la compra de cada tres (4 x 3).

Descuento por volumen o rappels: se conceden cuando la compra supera en


importe o en cantidad un volumen determinado, y la finalidad buscada por el
proveedor es fomentar un mayor volumen de compras mediante el premio que
supone una rebaja en el precio final de la compra. En estos descuentos el
volumen puede referirse:


A un periodo de tiempo: por ejemplo, un proveedor ofrece un


descuento del 5% si las compras anuales son superiores a 100.000
, o si durante un trimestre las compras de dicho producto
ascienden a 20.000 . En ambos casos los descuentos se
realizaran al final del ao y al final del trimestre
respectivamente.
A un solo pedido: por ejemplo, un proveedor ofrece un
descuento del 2%, si las compras en un pedido superan los 10.000
, y un descuento del 5% si superan los 15.000 .

Descuento por pronto pago: son descuentos de carcter financiero, y con


ellos el proveedor busca adelantar el momento del pago por parte de la
empresa (cliente). Se conceden por realizar el pago al contado, por
adelantar el pago. Por ejemplo: un fabricante oferta sus productos con
pago a 60 das, si bien, establece que si el comprador paga al contado le
ofrece un descuento del 10%, o si paga a 30 das del 4%.

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Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras

Descuentos de los proveedores a Fersoprivi S.L.


Pablo considera, partiendo de las tres ofertas analizadas de los posibles proveedores,
que para el proveedor seleccionado, Zumos Xerte, S. L., el precio unitario no se puede
mejorar excesivamente, ya que era el menor de los tres ofertados, aunque se puede
intentar. Si bien, cree que lo que s se puede mejorar son los descuentos comerciales, y
conseguir otros descuentos, como son los derivados del volumen de pedido o rappels, o
los descuentos por pronto pago, aunque estos ltimos tras consultar con el
Departamento Financiero-Administrativo, deciden no negociarlos y esperar a que sea el
propio proveedor el que los oferte en su caso, ya que a Fersoprivi S.L., le interesa pagar
a 90 das como se indica en la oferta.
Por lo tanto, Pablo va a negociar con Zumos Xerte, S. L., una mejora del precio
unitario, un aumento del descuento comercial, y un posible descuento por volumen de
pedido o rappel.
Como consecuencia de la negociacin de Pablo, Zumos Xerte, S. L., ofrece a Fersoprivi
S.L., un incremento del descuento comercial del 5% al 10%, y un rappel del 5% para
pedidos superiores a 200 cajas de zumo de cereza. El precio unitario se mantiene como
se ofert inicialmente.

2. Los gastos de transporte y seguros


Los gastos de transporte son los que se producen con motivo del traslado de los
productos o servicios desde el domicilio del proveedor o lugar de origen, hasta el
domicilio del cliente o lugar de destino.
Es frecuente que en el transporte de mercancas, junto a los gastos de transporte,
aparezcan otros gastos como los de carga y descarga o los derivados del seguro que
cubre el riesgo de deterioro o prdida de las mismas.
Como es lgico, el cliente o comprador, tratar de minimizar todos estos gastos
mediante la negociacin con el proveedor.
En las compras internacionales para establecer quin (proveedor o cliente) debe soportar
los gastos del transporte y dems gastos mencionados en este epgrafe se utilizan las
'Clusulas Incoterms', que veremos en el contrato de compraventa singulares.
Retomando el ejemplo de Fersoprivi S.L. en la oferta de Zumos Xerte S.L., los gastos
de transporte ascienden a 60 , y los gastos de seguro corren por cuenta de Zumos Xerte
S.L.. Pablo intenta rebajar los mencionados gastos de transporte, consiguiendo que sean
de 50 .
Consulta las siguientes pginas web sobre los Incoterms.
Caja Espaa: Incoterms 2000.
Incoterms 2000.
ICEX, Incoterms 2000..
44

Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras

3. Envases y embalajes
Normalmente, el comprador negociar con el proveedor el coste de envases y
embalajes, cuando tengan la condicin de retornables, como, por ejemplo:
Envases: botellines de zumo.
Embalajes: cajas de plstico que contienen los botellines de zumo.
Y tambin cuando sea necesario un embalaje especial para un determinado producto por
razones de seguridad o fragilidad del mismo.
De nuevo, retomando el ejemplo de Fersoprivi S.L., en el caso de la compra de zumo de
cereza, los gastos de envases y embalajes van incluidos en el precio unitario, con lo que
Pablo no los negociara aparte, sino dentro de la posible mejora del precio unitario.

4. Portes y seguros
Los portes son gastos que origina el traslado de la mercanca hasta el
lugar indicado por el comprador.
Los seguros son un gasto que est unido al transporte para cubrir el riesgo
que pueda sufrir la mercanca en caso de siniestro durante su traslado.

5. Plazo de pago
El plazo de pago es el periodo de tiempo que se concede al comprador para pagar al
proveedor el importe de la compra realizada.
Al comprador o cliente le interesa negociar el plazo de pago para alargarlo todo lo
posible, ya que, de esta forma:
En ese periodo de aplazamiento no se utilizan recursos financieros por ese
motivo.
El aplazamiento del pago supondr para el comprador una herramienta con
la que poder negociar un descuento por pronto pago de los que ya hemos
visto anteriormente.
Normalmente, en esta negociacin, el vendedor o proveedor buscar conseguir el plazo
ms corto posible de pago (cobro para l), y si es posible al contado, mientras que el
comprador o cliente, buscar el plazo ms largo posible de pago.
En el caso de Fersoprivi S.L., la oferta presentada por Zumos Xerte S.L. establece un
plazo de pago de 90 das, plazo que el Departamento de Compras de Fersoprivi S.L. en
consenso con el Departamento Financiero-Administrativo establecieron como ptimo;
con lo cual, Pablo no debe dedicar tiempo en la negociacin con el proveedor a este
aspecto, sino centrar sus esfuerzos negociadores en otros, como el precio o los
descuentos.

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Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras

Tema 5
La formalizacin de la compra
Una vez que Pablo ha seleccionado al proveedor ms adecuado, y ha negociado con l
las condiciones de la compra, ambos debern plasmar esta negociacin en el contrato de
compraventa, y partiendo de este contrato Pablo realizar los pedidos que necesite de
zumo de cereza a su proveedor.
Para poder realizar lo anteriormente indicado, es conveniente que Pablo siga estos
pasos:
Paso 5.1. Formalizar los contratos de compraventa.
Paso 5.2. Emitir el pedido y realizar un seguimiento del mismo.

Paso 5.1. Formalizacin del contrato de compraventa


Una vez que la empresa, a travs generalmente de los Departamentos de Compras y
Financiero, ha negociado con el proveedor seleccionado para tratar de mejorar las
condiciones ofertadas, el resultado de esta negociacin es conveniente que quede
reflejado en un documento.
As, por ejemplo:
Cuando se trate de una compra el documento utilizado en la prctica habitual ser el
contrato de compraventa, aunque, cuando el contrato no se formalice por escrito,
los documentos que justifican el mismo sern la factura o el recibo.
Cuando se trate de una prestacin de servicios, el documento utilizado ser el
contrato de arrendamiento o prestacin de servicios, aunque, al igual que en el
caso anterior, cuando el contrato no se formalice por escrito, los documentos que
justifican el mismo sern la factura o el recibo.

El contrato de compraventa
Un contrato es un acuerdo de voluntades entre dos o ms personas fsicas o
jurdicas que obliga a las mismas.
La regulacin con carcter general de los contratos se recoge en los artculos 1.254 a
1.314 del Cdigo Civil.
Segn el Cdigo Civil, arts. 1.254 y 1.255, "el contrato existe desde el momento en que
una o varias personas consienten en obligarse, respecto de otra u otras, a dar alguna
cosa o prestar algn servicio", pudindose establecer entre las partes contratantes, "los
pactos, clusulas y condiciones que tengan por conveniente, siempre que no sean
contrarios a las leyes, a la moral ni al orden pblico".

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Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras


La regulacin del contrato de compraventa con carcter especfico se recoge en el Ttulo
IV del Cdigo Civil, arts. 1445 a 1537, y en los arts. 325 a 345 del Cdigo de Comercio.
El contrato de compraventa es el documento en el que se hace constar el
acuerdo alcanzado entre dos partes, el comprador y el vendedor, y por el cual
el primero se obliga a adquirir el producto o servicio que el segundo se obliga a
vender, de acuerdo a las condiciones pactadas por ambos.

Tipos de contrato de compraventa


1. La compraventa civil
Segn el Cdigo Civil, "por el contrato de compraventa uno de los contratantes
se obliga a entregar una cosa determinada y el otro a pagar por ella un precio
cierto, en dinero o signo que lo represente" (art. 1.445).

Un ejemplo de contrato de compraventa civil es la compra un vehculo de turismo en el


concesionario Citren de su localidad. En este caso se trata de una compraventa civil, ya
que el comprador es una persona fsica y adquiere el bien para su uso.
Algunas condiciones de los contratos de compraventa civil son que las partes
contratantes estn capacitadas para firmar dicho contrato, que el objeto de ste sea
lcito, que no est fuera de comercio, etc.

2. La compraventa mercantil
Segn el Cdigo de Comercio: "ser mercantil la compraventa de cosas
muebles para revenderlas, bien en la misma forma que se compraron, o bien en
otra diferente, con nimo de lucrarse en la reventa" (art. 325).

Un ejemplo de compraventa mercantil es la compra, por parte de una zapatera a una


fbrica de calzados, de 60 pares de zapatos. En este caso estamos ante un contrato de
compraventa mercantil, ya que ambos sujetos son empresas o personas jurdicas y el
comprador adquiere la mercanca con nimo de revenderla y obtener un beneficio con
dicha reventa.
Por tanto, una vez que Pablo ha seleccionado al proveedor de zumo de cereza, Zumos
Xerte, S. L., y ha negociado con l una mejora de las condiciones ofertadas
inicialmente, deber plasmar el resultado de la negociacin en un contrato de
compraventa mercantil, o que tambin podemos llamar en este caso contrato de
aprovisionamiento.

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Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras


a)

Caractersticas del contrato:

Partiendo del art. 325 del Cdigo de Comercio, un contrato de compraventa mercantil
debe cumplir las siguientes caractersticas:
Naturaleza mueble de la cosa vendida, es decir, que se trate de un bien mueble,
por ejemplo, la compraventa de mercaderas, materias primas, mobiliario,
maquinaria, elementos de transporte, equipos informticos, etc. No obstante,
algunas ventas de bienes inmuebles se pueden considerar mercantiles, como, por
ejemplo, la venta de pisos que realiza una constructora a una empresa inmobiliaria
dedicada a la compraventa de pisos, ya que existe nimo de lucro e intencin de
reventa.
Que exista intencin de reventa, as, el Cdigo de Comercio no considera
mercantil la compra de bienes destinados al consumo del comprador o de las
personas por cuyo cargo se adquieren, por ejemplo, no ser objeto del contrato de
compraventa mercantil, la compra de un ordenador que un empresario individual
(autnomo) realiza para su domicilio particular, ya que no existe intencin de
reventa.
Que exista nimo de lucro en la reventa, es decir, que cuando se revenda se
busque obtener un beneficio.
Como ejemplo de estas caractersticas, siguiendo el curso de nuestra situacin inicial,
veremos que cuando Fersoprivi S.L. compra los zumos de cereza, est comprando
bienes muebles (mercaderas), los compra con nimo de reventa, es decir, los
compra para venderlos posteriormente a sus clientes, y en esta venta pretende obtener
un beneficio o lucro, ya que constituye el objeto de su actividad empresarial.
b)

Excepciones del contrato:

El Cdigo de Comercio, en su artculo 326, establece algunos casos de compraventas


que, aun cumpliendo las condiciones anteriores, nunca sern consideradas como
mercantiles, como son:
Las compras de bienes destinados al consumo del comprador o de la personas por
cuyo cargo se adquieren.
Las ventas que hicieren los propietarios y labradores y ganaderos de los frutos o
productos de sus cosechas o ganados, o de las especies en que se les paguen las
rentas.
Las ventas que de los objetos construidos o fabricados por los artesanos hicieren
stos en sus talleres.
La reventa que haga cualquier persona "no comerciante" de los dems bienes que
compr para su consumo.
c)

Regulacin del contrato:

Segn el artculo 50 del Cdigo de Comercio, "los contratos mercantiles en todo lo


relativo a sus requisitos, modificaciones, excepciones, interpretacin y extincin, y a
la capacidad de los contratantes, se regirn en todo lo que no se halle expresamente

48

Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras


en este Cdigo o en las leyes especiales, por las reglas generales del Derecho
Comn". Es decir, el contrato de compraventa mercantil se regula por el Cdigo de
Comercio y las Leyes especiales, y en su defecto por el Cdigo Civil.
d)

Elementos del contrato:

Elementos personales del contrato de compraventa mercantil


El vendedor (proveedor), o persona fsica o jurdica que entrega la cosa o presta el
servicio objeto del contrato, y recibe a cambio dinero o signo que lo represente.
El comprador (cliente), o persona fsica o jurdica que recibe la cosa o servicio
objeto del contrato a cambio de la entrega de dinero o signo que lo represente.
Estn capacitados para celebrar un contrato de compraventa segn el Cdigo Civil (arts.
1.457 a 1.459) todas las personas a quienes este Cdigo autoriza para obligarse.
El Cdigo Civil, en el art. 1.263, establece que no pueden prestar consentimiento, y por
tanto, no pueden obligarse, los menores no emancipados ni los incapacitados, si bien
tambin establece que los menores pueden contratar a travs de sus representantes
legales.
El Cdigo Civil en su artculo 1.459, establece una serie de excepciones a la capacidad
de celebrar contratos de compraventa.
No podrn adquirir por compra, aunque sea en subasta pblica o judicial, por s ni por
persona alguna intermedia:
1. Los que desempeen algn cargo tutelar, los bienes de la persona o personas que
estn bajo su guarda o proteccin.
2. Los mandatarios, los bienes de cuya administracin o enajenacin estuviesen
encargados.
3. Los albaceas, los bienes confiados a su cargo.
4. Los empleados pblicos, los bienes del Estado, de los municipios, de los pueblos
y de los establecimientos tambin pblicos, de cuya administracin estuviesen
encargados.
Esta disposicin regir para los jueces y peritos que de cualquier modo
intervinieren en la venta.
5. Los magistrados, jueces, individuos del Ministerio Fiscal, secretarios de
tribunales y juzgados y oficiales de justicia, los bienes y derechos que estuviesen
en litigio ante el tribunal, en cuya jurisdiccin o territorio ejercieran sus
respectivas funciones, extendindose esta prohibicin al acto de adquirir por
cesin.
Se exceptuar de esta regla el caso en que se trate de acciones hereditarias entre
coherederos, o de cesin en pago de crditos, o de garanta de los bienes que posean.
La prohibicin contenida en este nmero 5 comprender a los abogados y procuradores
respecto a los bienes y derechos que fueren objeto de un litigio en que intervengan por
su profesin y oficio.

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Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras

Elementos formales del contrato de compraventa mercantil


Con carcter general, y siguiendo el Cdigo de Comercio, sern vlidos tanto los
celebrados verbalmente como por escrito, si bien, para determinados contratos de
compraventa es obligatorio que se celebren por escrito, como ocurre con el contrato de
compraventa a plazos, o el contrato de compraventa de bienes inmuebles.
En todo caso, es conveniente que los contratos de compraventa mercantil se celebren
por escrito, para evitar posibles discrepancias futuras.
Para que el contrato de compraventa mercantil sea vlido deber tener los siguientes
requisitos establecidos en el Cdigo Civil:
Consentimiento. Es la declaracin de voluntades de las partes, y supone el
perfeccionamiento del contrato. El consentimiento se manifiesta por el concurso de
la oferta y de la aceptacin sobre la cosa y la causa que han de constituir el contrato.
El objeto. Que en el caso del contrato de compraventa ser el producto que se
compra y vende.
La causa. Que en el caso del contrato de compraventa es la entrega de la cosa a
cambio de una contraprestacin en dinero o signo que lo represente.
Los elementos reales necesarios para la existencia del contrato de compraventa son la
cosa y el precio.
La cosa. Es el bien, el derecho o la mercanca objeto de la compraventa.
El Cdigo Civil establece respecto de la cosa que debe ser lcita, posible y
determinada:

 Lcita. Pueden ser objeto de contrato todas las cosas que no estn fuera
del comercio de los hombres y todos los servicios que no sean contrarios
a las leyes y las buenas costumbres (art. 1271).
 Posible. No podrn ser objeto de contrato las cosas o servicios
imposibles (art. 1272).
 Determinada. El objeto de todo contrato debe ser una cosa determinada
en cuanto a su especie (art. 1273).
El precio. Es la cantidad de dinero que el comprador se obliga a pagar al vendedor a
cambio de los bienes derechos o servicios adquiridos.
El Cdigo Civil dice que "el precio fijado entre los contratantes ha de ser cierto y
expresado en dinero o signo que lo represente" (art. 1.445).

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Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras

e)

Efectos del contrato:

El contrato de compraventa mercantil supone obligaciones y derechos para ambas


partes contratantes, comprador y vendedor, y el Cdigo Civil, en su art. 1124.,
establece que: "La facultad de resolver las obligaciones se entiende implcita en las
recprocas, para el caso de que uno de los obligados no cumpliere lo que le incumbe.
El perjudicado podr escoger entre exigir el cumplimiento o la resolucin de la
obligacin, con el resarcimiento de daos y abono de intereses en ambos casos.
Tambin podr pedir la resolucin, aun despus de haber optado por el cumplimiento,
cuando ste resultare imposible "
Obligaciones del vendedor (captulo IV del Cdigo Civil, arts. 1.461 a 1.499; arts. 327
a 345 del Cdigo de Comercio). :
Entregar la cosa vendida. La entrega se debe realizar en el lugar y plazo pactados
en el contrato. En la compraventa mercantil, la entrega supone poner la cosa a
disposicin del comprador, que difiere del concepto de entrega en la compraventa
civil, que supone poner la cosa vendida en posesin del comprador.
Conservar y cuidar la cosa vendida. Debe conservar y cuidar la cosa vendida hasta
el momento de la entrega, (por esto es importante el matiz de la entrega visto
anteriormente). Ser responsabilidad del vendedor conservar en perfecto estado los
bienes objeto del contrato de compraventa, asumiendo el los riesgos hasta el
momento de la entrega.
Sanear y reparar los defectos de la cosa vendida. El vendedor responde ante el
comprador por eviccin (posesin legal de la cosa vendida) o por los vicios ocultos
que esta pudiera tener. En todo caso, es conveniente que en la compra de bienes
duraderos del activo circulante (por ejemplo, mercaderas o materias primas que no
sean perecederas, como pueden ser ordenadores en una empresa de distribucin de
equipos informticos y piezas de ordenadores en una empresa de fabricacin de
ordenadores, respectivamente) y bienes de inversin del activo fijo (por ejemplo,
maquinaria, mobiliario, elementos de transporte, etc.), se formalice una garanta por
escrito donde se indiquen, entre otros aspectos, el objeto de la garanta, el garante, el
titular de la garanta, lo que cubre la garanta, y el plazo de duracin de la garanta.
Obligaciones del comprador (captulo V del Cdigo Civil, arts. 1500 a 1505; Cdigo
de Comercio, arts. 327 a 345):
Pagar el precio convenido. Segn el art. 1500 del Cdigo Civil, "el comprador est
obligado a pagar el precio de la cosa vendida en el tiempo y lugar fijados por el
contrato. Si no se hubieren fijado, deber hacerse el pago en el tiempo y lugar en que
se haga la entrega de la cosa vendida".
Recibir la cosa comprada. El comprador debe recibir la cosa objeto del contrato,
siempre que cumpla las condiciones pactadas en el mismo.

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Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras

f)

Estructura del contrato:

Cuando el contrato de compraventa mercantil se formalice por escrito, lo normal es que


siga la siguiente estructura:
Encabezamiento. Se indicar el lugar y fecha en que se celebra el contrato.
Cuerpo. Donde podemos distinguir los siguientes puntos:


Reunidos: Aqu se indican los datos que identifican a las partes


contratantes:
En caso de una persona fsica: nombre y apellidos, NIF y domicilio.
En caso de una sociedad: razn social, CIF, domicilio, datos
registrales, datos de constitucin de la sociedad, datos del
representante (nombre, apellidos y NIF), etc.

Intervienen: Donde se har constar la capacidad de celebrar el contrato


por las distintas partes del mismo, indicando si intervienen en nombre
propio o en representacin

Exponen o manifiestan. En este punto se indican los motivos que dan


lugar al contrato de compraventa, detallando el bien objeto del contrato,
y la voluntad de las partes de celebrar el contrato.

Clusulas. Aqu se establecen los derechos y obligaciones que se


derivan del contrato para las partes, siendo las clusulas ms habituales
que aparecen en el contrato de compraventa las siguientes:






Duracin del compromiso de compra entre


comprador y vendedor.
Precio, que el comprador se obliga a pagar al
vendedor, perfectamente especificado.
Forma y plazo de pago.
Lugar y fecha de entrega del bien objeto del
contrato.
Gastos derivados del contrato y por cuenta de
quin corren (carga y descarga, transporte,
seguros, aranceles, etc.).
Tribunales a cuya jurisdiccin se someten las
partes en el caso de que se produzcan
discrepancias acerca del contrato.

Se pueden incluir distintas clusulas partiendo de la regulacin que del


contrato de compraventa mercantil se hace en el Cdigo de Comercio,
as, por ejemplo:

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Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras


El art. 327 recoge la venta sobre muestras, segn la cual si la venta se
hace sobre muestras y la cosa entregada cumple las condiciones de
calidad de las muestras, el comprador no podr negarse a recibirla.
El art. 328 recoge la venta en la que el comprador se reserva la facultad
de examinar o probar los gneros, reservndose el derecho a rescindir
libremente el contrato si el resultado del examen o de la prueba no es el
esperado.
En todo caso, debemos tener en cuenta que no ser vlido el contrato que
recoja clusulas no admitidas por la ley. Adems, la redaccin de las
clusulas ser clara y concreta para que la interpretacin de las mismas,
no de lugar a dudas.
Pie. Donde figuran las firmas de las partes contratantes, dando consentimiento al
contenido de dicho contrato.
El contrato se hace al menos por duplicado y las partes deben firmar en todos y cada
uno de los folios que forman parte del mismo.
Tambin se puede indicar en este punto del contrato las copias que se hallan en poder
de cada una de las partes.
g)

Contratos de compraventa singulares:

1. Contrato de prestacin de servicios


Este contrato tiene por objeto la prestacin de un servicio por un empresario o
profesional.
En nuestro caso podemos poner como ejemplo la contratacin por la empresa de
servicios de asesora contable y fiscal, abogados, auditora, etc.

2. Contrato de compraventa internacional de mercancas


En los contratos compraventa celebrados entre personas fsicas o jurdicas de
diferentes pases, para evitar las posibles discrepancias en su interpretacin derivadas
de la aplicacin de las distintas legislaciones, se utilizan una serie de reglas
internacionales para la interpretacin de los trminos comerciales conocidos como
Incoterms.
Los Incoterms han sido recopilados por la Cmara de Comercio Internacional (CIC),
y aunque no tienen fuerza normativa, suponen que comprador y vendedor estn
tranquilos a la hora de interpretar los contratos.
Para aplicar los Incoterms, debern incluirse en el contrato.
La ltima recopilacin de los Incoterms los agrupa en cuatro categoras y 13
modalidades distintas

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Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras

3. El contrato de compraventa de inmuebles


Este contrato tiene por objeto la compraventa de un bien inmueble (solar, inmueble,
etc.), y debe celebrarse por escrito.
La compraventa de inmuebles debe inscribirse en el Registro de la Propiedad, y debido
a que los contratos privados no pueden ser inscritos, deber elevarse a escritura pblica
ante notario, para su posterior inscripcin en el mencionado Registro, previa liquidacin
de los impuestos correspondientes (IVA o ITP y AJD).

4. El contrato de compraventa de bienes muebles a plazos


La compraventa a plazos tiene las siguientes caractersticas:
El objeto de este contrato es un bien mueble, corporal, no consumible.
El vendedor tiene que ser un empresario o profesional, y el comprador adquirir el
bien para su uso.
El comprador recibir el bien en el momento de la compra, tras la entrega de parte
del precio convenido (no es obligatorio la realizacin de un desembolso inicial), y
aplazando el resto de los pagos de acuerdo a lo convenido en el contrato.
El precio debe ser aplazado por ms de tres meses.
El contrato de compraventa a plazos se regula por la Ley de Venta a Plazos de Bienes
Muebles de 28/1998 de 13 de julio, donde se excluyen expresamente entre otras las
siguientes operaciones:
1. Las ventas de aquellos bienes que, con transformacin o sin ella, se destinen a la
reventa.
2. Las ventas garantizadas con hipoteca o prenda sin desplazamiento sobre bienes
objeto del contrato.
3. Las ventas ocasionales efectuadas sin nimo de lucro.
El contrato de venta a plazo debe celebrarse por escrito, y se debe inscribir en el
Registro de Ventas a Plazos de Bienes Muebles de la provincia donde se celebre. Los
contratos se formalizan en modelos oficiales aprobados por la Direccin General de los
Registros y del Notariado, los cuales son necesarios para su inscripcin en el Registro.
Los modelos para estos contratos deben contener al menos la siguiente informacin:

Fecha y lugar de celebracin del contrato.


Datos de identificacin de las partes.
Identificacin del bien objeto del contrato.
El precio del producto al contado.
El importe inicial entregado a cuenta y la cantidad aplazada.
El importe y la periodicidad de los pagos.
El tipo de inters nominal.
El TAE (Tasa Anual Equivalente).

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Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras


Clusula de reserva de dominio y prohibicin de enajenar sin la autorizacin por
escrito del vendedor mientras no se haya pagado el total del precio. Estas clusulas
suponen una garanta de cobro a favor del vendedor, ya que el comprador no podr
vender, disponer o embargar el bien hasta que no lo pague en su totalidad.
Tasacin del bien para caso de subasta.
Especificar el coste total del crdito.

5. El contrato de suministro
Es un contrato por el cual una parte (compaa suministradora), se obliga a cambio de
un precio a realizar prestaciones con carcter continuo y peridico y generalmente por
tiempo indefinido a favor de otra parte (usuario) que paga ese precio.
Ejemplos de ste son los contratos de agua, luz, gas, etc

6. El contrato de transportes
Es aquel que se utiliza tanto para el traslado de personas como de mercancas.
Las partes que intervienen en este contrato son:
El transportista, persona fsica o jurdica que ofrece el servicio.
El cargador, persona fsica o jurdica que contrata al transportista.
El destinatario, persona fsica o jurdica que recibe la mercanca.
El contrato de transporte no es obligatorio celebrarlo por escrito, salvo que as lo solicite
alguna de las partes, en cuyo caso el documento en el que se plasma se denomina "carta
de portes", y deber contener al menos los siguientes datos:
Identificacin de las partes: transportista, cargador y destinatario.
El precio, o porte, indicando si se trata de "portes pagados", cuando se pagan antes de
prestar el servicio de transporte (normalmente por el vendedor), o "portes debidos",
cuando se pagan en el momento de la recepcin de la mercanca (normalmente por el
comprador)
El lugar y fecha de salida y destino de la mercanca.
El lugar y fecha de carga y descarga de la mercanca

7. El contrato de leasing
El contrato de leasing, o tambin denominado "de arrendamiento con opcin de
compra", es una forma de financiacin ajena muy utilizada en la empresa para financiar
inversiones en inmovilizado, sobre todo en bienes de equipo, que se caracteriza entre
otras cosas por:
En el contrato de leasing, el arrendador o prestamista, pondr a disposicin del
arrendatario o prestatario, el inmovilizado objeto del arrendamiento financiero, a
cambio, el arrendatario pagar al arrendador una cuota peridica, que se integrar por
una cuota de amortizacin, destinada a reembolsar al arrendador el valor del
inmovilizado, y una cuota de inters, comprensiva de los intereses generados por el
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Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras


valor del inmovilizado pendiente de reembolso. Ambas cuotas deben figurar
perfectamente diferenciadas en el contrato. Adems, en el caso del leasing, la cuota
peridica lleva tambin incluidos los impuestos indirectos derivados de la
adquisicin del inmovilizado (IVA). Los mtodos de amortizacin ms utilizados en
los contratos de leasing son el francs y el alemn.
En el contrato de leasing, la propiedad del inmovilizado arrendado corresponde al
arrendador, y el arrendatario adquiere solo el uso del mismo, si bien, en el contrato
debe figurar una clusula de "opcin de compra" a favor del arrendatario, el cual,
ejerciendo este derecho, obtendr la propiedad del inmovilizado al finalizar el
contrato, a cambio de un precio o valor residual, que suele coincidir con la ltima
cuota o anualidad del contrato de leasing, y cuyo importe debe figurar claramente
establecido en el contrato.

Sociedades de leasing
Las sociedades de leasing son entidades financieras, y necesitan para operar como tales
la autorizacin del Ministerio de Economa, deben estar inscritas en el registro especial
para este tipo de sociedades que controla el Banco de Espaa.
Normalmente suelen ser las entidades de depsito, bancos, cajas de ahorro o
cooperativas de crdito, o filiales de dichas entidades de depsito, principalmente de los
bancos, aunque tambin puede haber sociedades cuyo objeto de actividad sea el leasing,
como ocurre en el caso del leasing operativo.

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Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras

CLASES DE LEASING
Segn el elemento sobre el que recae la operacin Leasing inmobiliario(bienes
inmuebles). Leasing mobiliario (bienes muebles).
Segn el arrendador
Leasing financiero.
Leasing operativo.
Leasing apalancado.
Lease-back.
a) Leasing financiero: Es el leasing propiamente dicho, e intervienen en l tres
elementos personales:
1. El arrendatario; tendr el derecho de uso sobre el bien arrendado.
2. El arrendador o sociedad de leasing; la entidad que adquiere el bien
que necesita el arrendatario y se lo cede en arrendamiento a cambio de
unas cuotas. En este tipo de leasing, las sociedades de leasing suelen ser
entidades de depsito o filiares de las mismas.
3. El proveedor; que provee el bien a la sociedad de leasing o al
arrendatario directamente.
En este tipo de arrendamiento es el arrendatario el encargado del
mantenimiento del inmovilizado.
La duracin del contrato de arrendamiento financiero debe ser como
mnimo de dos aos para bienes muebles y de diez aos para bienes
inmuebles.
b) Leasing Operativo: En este tipo de leasing es el fabricante o distribuidor el que
ofrece al usuario la posibilidad del arrendamiento del bien, con opcin de compra al
trmino del contrato.
Los plazos suelen ser ms cortos que en el leasing financiero y no se suele ejercitar
la opcin de compra, sino que se suele renovar, se suele dar para elementos del
inmovilizado sujetos a fuerte obsolescencia tecnolgica, y se realiza por las
empresas fabricantes o distribuidoras, siendo stas las encargadas del
mantenimiento.
Este tipo de leasing es similar al renting (los diferencia la opcin de compra), y de
hecho est casi totalmente sustituido por el renting.
c) Leasing apalancado: Se da en operaciones de alto importante, y se caracteriza por
que adems de los intervinientes normales en el leasing interviene una entidad
financiera que concede un prstamo a largo plazo para financiar un porcentaje
elevado de la operacin, teniendo a cambio un derecho preferente sobre el bien
arrendado como garanta del prstamo.

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Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras


d) Lease-back: Se trata de otra frmula de financiacin a la que tambin suele acudir
las empresas, y se caracteriza por lo siguiente: la empresa que necesita financiacin
(arrendatario) vende a la sociedad de leasing (arrendador) un inmovilizado, con lo
que obtiene los recursos financieros que necesita, y al mismo tiempo la sociedad de
leasing formaliza un contrato de arrendamiento financiero con la empresa
vendedora, de manera que al final del mismo la empresa vendedora recuperar de
nuevo el inmovilizado inicialmente vendido, y se habr financiado mientras tanto.

8. El renting
Es el arrendamiento de un bien sin opcin de compra. En un principio se consideraba
como una variable del leasing, sin embargo, las diferencias son notables, por lo que se
le ha considerado como una figura independiente.

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Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras

Paso 5.2. Emisin y seguimiento del pedido


El pedido u orden de compra es un documento por el cual el Departamento de
Compras solicita en firme a los proveedores los productos o servicios que la
empresa necesita para su funcionamiento.

Una vez que se han negociado las condiciones de compraventa y que se han plasmado
en el correspondiente contrato, se procede a solicitar en firme la cantidad de producto o
servicio necesaria.
El pedido puede hacerse por escrito o verbalmente:
Verbalmente: por telfono o personalmente. En este caso, es conveniente que
adems de esta comunicacin verbal se haga tambin por escrito, ya que de otra
manera no existe nada en base a lo que poder reclamar por parte del Departamento de
Compras si el producto o servicio recibido no se ajusta a lo solicitado en el pedido, ni
tampoco el proveedor tendr nada en base a lo que poder rebatir una posible
reclamacin.
Por escrito: fax, correo electrnico, papel. El pedido debe contener todos los datos
necesarios para evitar errores o desviaciones entre lo que el departamento de
compras quiere y lo que el proveedor le enve posteriormente.
Los datos se pueden plasmar en el modelo de pedido utilizado por el Departamento de
Compras, o bien mediante una carta.
El pedido debe contener al menos los siguientes datos
Datos del proveedor: nombre, direccin, telfono, fax, departamento y persona a la
que se dirige.
Datos del cliente: nombre, direccin, telfono, fax, correo electrnico, y
departamento y persona que lo emite.
Nmero de pedido.
Referencia al contrato de compraventa en el que se encuadra el pedido.
Fecha del pedido.
Identificacin del producto o servicio a comprar: nombre, modelo o cdigo, etc.
Cantidad necesaria.
Condiciones econmicas:



Precio.
Otras condiciones econmicas: descuentos, transportes, seguros, envases
y embalajes, etc.

Aspectos relacionados con la entrega:





Fecha de entrega.
Lugar de entrega.

Forma de pago.
Otras condiciones pactadas: instalacin, mantenimiento, etc.

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Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras


Firma del responsable del Departamento de Compras, autorizando la emisin del
pedido.
En las pequeas empresas en las que no exista un Departamento de Compras especfico,
el documento de pedido puede ser facilitado por el propio proveedor, para que la
empresa compradora lo rellene.

Confirmacin del pedido


Es conveniente, sobre todo en los pedidos realizados verbalmente si no se acompaan
de un documento escrito, que el proveedor confirme la cantidad, precio y condiciones
solicitadas, identificando el pedido a que se refiera, para lo que se utilizar un
documento escrito (modelo predefinido o carta).
La comunicacin del documento de confirmacin se recibe normalmente por fax,
aunque tambin puede recibirse por correo ordinario, por correo electrnico o
personalmente.

Seguimiento o control de pedidos


Al Departamento de Compras tambin le corresponde realizar el seguimiento del
pedido, es decir, una vez realizado y confirmado el pedido, debe mantener la
comunicacin con el proveedor para asegurarse de que el producto o servicio adquirido
se reciba en la fecha y condiciones pactadas.
Con el fin de facilitar esta labor, se suele llevar un libro de seguimiento de pedidos

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Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras

En esta unidad se han estudiado los distintos aspectos relacionados con las actividades
que se deben desempear en la empresa a la hora de gestionar las compras.
Recordemos
Tema 1:
Las funciones que se pueden encontrar en una empresa.
Los departamentos segn sea la estructura interna de la empresa.
Tema 2:
Los objetivos generales de la funcin de compras:




Seleccionar al mejor proveedor en funcin de las condiciones


pretendidas por la empresa.
Obtener las mejores condiciones al mejor precio.
Comprar en el momento ms adecuado, anticipndose a las tendencias
del mercado.

Tema 3:
La planificacin de la compra:



Los boletines de compra o requisiciones.


El anlisis y planificacin de las compras en la empresa, que puede
hacerse basndose en los boletines de compras o en las tendencias del
mercado y las necesidades previsibles de los distintos departamentos de
la empresa.

Tema 4:

La realizacin de la bsqueda de proveedores y la peticin de ofertas.


El anlisis de las ofertas.
La seleccin del proveedor ms adecuado.
La negociacin de las condiciones econmicas.

Tema 5:
La formalizacin de la compra mediante el contrato de compraventa mercantil, que
recoge las condiciones pactadas entre las partes.
El pedido o documento por el cual el Departamento de Compras solicita en firme a
los proveedores los productos o servicios que la empresa necesita para su
funcionamiento.
Confirmacin y seguimiento del pedido.

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Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras

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Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras

Actividad 1
Gestin de compras. Seleccin de proveedores
Tiempo estimado
60 minutos.
Objetivo
Seleccionar al proveedor mas adecuado para Fersoprivi.
Medios o informacin necesaria
El Departamento de Ventas, enva a Pablo una requisicin en la que se solicita 50 cajas
de zumo de maracuy, cada caja debe contener 24 botellines de zumo de 33 cl. cada
uno. Se trata de un producto que nunca antes se ha comercializado en la empresa.
Ha solicitado ofertas a varios proveedores para la compra de zumo de maracuy, y
recibe dichas ofertas en los plazos previstos, y en los siguientes trminos:
Datos de las ofertas de los posibles proveedores:

Los criterios de valoracin que Pablo va a seguir para seleccionar la mejor oferta han
sido previamente consensuados con el departamento financiero-administrativo
(condiciones econmicas), as como con el departamento comercial y el de gestin de

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Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras


almacn (plazo de entrega, calidad y garanta de calidad), llegando a la siguiente
conclusin en trminos de puntuacin:
Coste Unitario: 30 puntos, siendo el coste unitario ideal de 6 euros/caja.
Plazo de pago: 15 puntos, siendo el plazo ideal de 60 das.
Plazo de entrega: 25 puntos, siendo el plazo de entrega ideal de 2 das.
Calidad: 20 puntos, siendo los criterios de puntuacin:

Alta: 20 puntos.
Media: 10 puntos.
Baja: 0 puntos.

Solvencia y experiencia del proveedor (datos que nos facilitar el


Departamento Financiero-Administrativo): 10 puntos, siendo el criterio de puntuacin:

Muy buena: 10 puntos.


Buena: 5 puntos.
Baja: 0 puntos.

Se excluirn los proveedores que no cumplan las siguientes condiciones:

Plazo de entrega mximo: 7 das.


Garanta de calidad con indemnizacin por daos y perjuicios.
Formalizacin de las condiciones ofertadas mediante contrato de
compraventa.

Secuencia o desarrollo
1. Imagina que t eres Pablo. Tras recibir las ofertas de los proveedores potenciales
y realizar los clculos oportunos, debers seleccionar al proveedor ms
adecuado, utilizando el documento de valoracin de ofertas que tiene elaborado
el Departamento de Compras de Fersoprivi, y debers explicar las conclusiones
derivadas de la seleccin de proveedores efectuada.
2. Una vez seleccionado el proveedor, debes rellenar la correspondienteficha de
proveedores, de acuerdo con el modelo que utiliza Fersoprivi, S.L.
Contenidos
Relaciones con los proveedores.

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Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras

Actividad 2
Gestin de compras. Elaboracin del pedido
Tiempo estimado
60 minutos.
Objetivo
Elaborar un pedido.
Medios o informacin necesaria
Partimos de la actividad "Seleccin de proveedores", y de que en la posterior
negociacin con el proveedor seleccionado, se consigue aumentar el descuento
comercial un 2%.
Secuencia o desarrollo
Imagina que t sigues siendo Pablo. Ahora debes elaborar el pedido segn el modelo
utilizado por Fersoprivi y enviarlo al proveedor seleccionado.
Tienes que elaborar el documento de confirmacin del pedido que recibirs, teniendo en
cuenta que el proveedor confirma todo lo solicitado.
Contenidos
Relaciones con los proveedores.
Formalizacin de la compra.

Actividad de foro.
Debatir sobre las diferencias entre las relaciones previas a la compra de un producto con
un proveedor y la compra de un ordenador personal.
Pasos a los que corresponde
4.1. Comenzar la bsqueda de proveedores y peticin de ofertas.
4.2. Analizar las ofertas y seleccionar a los proveedores.
4.3. Iniciar la negociacin con los proveedores.
Tiempo estimado
60 minutos.
Objetivo

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Unidad 1. Gestin de Aprovisionamiento. La Gestin de Compras


Comparar e identificar las relaciones con los proveedores anteriores a la compra de un
producto o servicio por una empresa, y la compra de un ordenador personal (por
ejemplo) por cualquiera de nosotros.
Medios necesarios
Conocimiento de cmo se establecen las relaciones con los proveedores, y experiencia o
supuesto de los pasos a dar para la compra de un ordenador personal.
Secuencia o desarrollo
Responde a la siguiente pregunta:
Consideras que para la compra de un ordenador personal realizamos los siguientes
pasos?

Una bsqueda de proveedores y posterior peticin de ofertas.


Anlisis de las ofertas y seleccin de proveedores.
Negociacin con los proveedores seleccionados.

Si es as, compara e identifica unos con otros con tus compaeros.


Contenidos
Tema 4. Relaciones con los proveedores.

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