UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIOSA

DEPARTAMENTO DE LETRAS E ARTES

SEC300 ARQUIVSTICA
Maria Fernanda Godinho Sereno 76110
SCHELLENBERG (1974) Arquivos Modernos: princpios e tcnicas
Os arquivos como instituio, tiveram origem na Grcia Antiga. Os atenienses
guardavam seus documentos de valor no templo da me dos deuses junto corte de
justia na praa pblica em Atenas.
Durante a revoluo francesa, tentou-se apagar qualquer vestgio do odiado antigo
regime. Desapareceram os direitos de propriedade e os privilgios. Ento, no incio da
Revoluo, em 1789, a Assembleia Nacional criou um arquivo para que fossem
guardados documentos que traduzissem conquistas e glrias da Nova Frana. Foi o
primeiro arquivo nacional criado no mundo. Os documentos antigos foram guardados para
defender interesses pessoais e culturais; os da nova sociedade para proteo dos direitos
pblicos.
Em 1838, na Inglaterra, foi criado um arquivo central como ordem prtica e cultural.
O motivo no era resguardar os direitos bsicos e privilgios do povo ingls, pois isso j
estava firmado em registros.
Em 1934, o governo americano criou um arquivo nacional. Com diversos papeis
pblicos em desordem e expostos de forma insegura, foi nomeada uma comisso para
investigar as condies que os documentos eram guardados j que aconteceram diversos
incndios.
Em suma, possvel perceber que as razes para a instituio de arquivos
pblicos foram pela necessidade prtica de incrementar a eficincia governamental; de
ordem cultural e de interesse pessoal: proteo de direitos individuais.
Para definir a palavra arquivo autor tenta distinguir entre a instituio e os
materiais de que se ocupa j que a definio da mesma pelo Oxford English Dictionary
ambgua. Dessa forma, arquivo designa a instituio e material de arquivo ou
arquivos designa o material que objeto da instituio.
Analisando definies de arquivistas de vrios pases, podemos perceber que eles
se relacionam tanto a fatores concretos e fatores abstratos. Os fatores concretos no so

essenciais caracterizao do material do arquivo j que os arquivos podem ter vrias

formas, vir de vrias fontes e serem guardados em vrios lugares. Os elementos relativos
abstratos so elementos essenciais. Devemos tambm considerar outro terceiro
elemento.
Para serem considerados arquivos, os documentos devem ter sido criados e
acumulados com algum objetivo. A razo pela qual os materiais foram produzidos o
primeiro elemento essencial.
Os valores pelos quais os arquivos so preservados o segundo dos elementos
essenciais. Deve haver outra razo para a preservao alm daquela pela qual ele foi
produzido, serviro para uso de outros alm de seus prprios criadores. As razes para o
arquivamento podem ser oficiais quanto culturais. O arquivo deve ser mantido caso haja a
necessidade de outra pessoa o consultar futuramente.
A custdia o terceiro elemento essencial caracterstica dos arquivos. Para
Jenkinson, os documentos so arquivos se o fato da custdia ininterrupta puder ser
estabelecido, ou, se ao menos, se puder estabelecer uma presuno razovel do
mesmo. Essa presuno seria a diferena entre um documento que e um documento
que no considerado material de arquivo. Os documentos modernos existem em grande
volume e, muitas vezes, so criados de forma casual, no podendo essa custdia
ininterrupta tomada como um teste de caracterizao dos arquivos.
O arquivista moderno aspira a ter a integridade dos documentos, ele se interessa
em resguardar a qualidade dos documentos que recebe de um rgo do governo. Eles
entendem que os documentos de um determinado rgo devem ser conservados num
todo como documentos desse rgo; devem tambm ser guardados sob o arranjo que
lhes foi dado pelo rgo no curso de suas atividades oficiais; e, ainda, devem ser
guardados na sua totalidade, sem mutilao, modificao ou destruio no autorizada de
uma parte deles.
No h uma definio exata do que arquivo. Cada pas a modifica de acordo com
suas necessidades peculiares, deve ser uma definio que corresponda observao e
realidade.
Para Schellenberg, a definio de documentos a seguinte: Todos os livros,
papeis, mapas, fotografias ou outras espcies de documentarias, independentemente de
sua apresentao fsica ou caractersticas, expedidos ou recebidos por qualquer entidade

pblica ou privada no exerccio de seus encargos legais ou em funo das suas

atividades e preservados ou depositados para preservao por aquela entidade ou por
seus legtimos sucessores como prova de suas funes, sua poltica, decises, mtodos,
operaes ou outras atividades, ou em virtude do valor informativo dos dados neles
contidos.
E o termo arquivos pode ser definido como: Documentos de qualquer instituio
pblica ou privada que hajam sido considerados de valor, merecendo preservao
permanente para fins de referncia e de pesquisa e que hajam sido depositados ou
selecionados para deposito, num arquivo de custodia permanente.
PAES (2004) Arquivo: teoria e prtica
O autor inicia o livro mostrando a evoluo da escrita desde os primrdios da terra
e tambm comentando sobre os materiais nos quais eram gravados.
Aps, ele expe que as noes de arquivo, biblioteca e museu eram muito
confundidas e que comearam a ser delimitadas com a evoluo histrica da
humanidade. Apensar de terem a funo de guardar, seus objetivos so bem diferentes
ficando ento definidas como:
Arquivo a acumulao ordenada dos documentos, em sua maioria textuais criados por
uma instituio ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo
de seus objetivos, visando utilidade que podero oferecer no futuro.
Biblioteca o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente
para estudo, pesquisa e consulta.
Museu uma instituio de interesse pblico, criada com a finalidade de conservar,
estudar e colocar disposio do pblico conjuntos de peas e objetos de valor cultual.
Pode se perceber que a finalidade das bibliotecas e museus cultural, enquanto a
dos arquivos funcional mesmo que exista o valor cultural j que constitui a base para o
conhecimento da histria.
A rapidez do progresso cientifico e tecnolgico somado ao aparecimento de novas
profisses organizaes e atividades de pesquisa contribuiu muito para o aumento da
complexidade dos documentos. Hoje temos vrios tipos fsicos de documentos, como
relatrios, desenhos, discos, fitas magnticas, disquetes, microfilmes, entre outros.
Passaram a existir vrias tcnicas de registro e, ento, a essncia da documentao
deixou de ser o documento, para ser a informao em si mesma. (Centro Interamericano
de Pesquisa e Documentao em Formao Profissional, 1970).

De acordo com os propsitos fundamentais de sua criao, o rgo de

documentao varia na sua finalidade. Os documentos devem receber tratamento distinto,
adequado a cada caso, de acordo com suas caractersticas fsicas e significao de seu
contedo.
Aps, o autor estabelece um paralelo entre biblioteca e arquivo, ele distingue um
do outro conforme as caractersticas de gnero de documentos, origem, aquisio ou
custdia, mtodo de avaliao, mtodo de classificao, mtodo descritivo. Ao fim, podese dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais e a arquivstica, de
conjuntos de documentos.
As definies antigas de arquivo acentuavam o aspecto legal e tendo relao com
os direitos das instituies ou indivduos. Serviam somente para reivindicar direitos e
eram transferidos para museus e bibliotecas quando no eram mais necessrios. Surge
ento a ideia de arquivo administrativo e histrico. J o conceito moderno de acordo com
Solon Buck diz que arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e
recebidos por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades,
arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros (Souza, 1950)
A partir desse conceito, possvel deduzir trs caractersticas bsicas que
distinguem os arquivos: exclusividade de criao e recepo por uma repartio, firma ou
instituio; origem no curso de suas atividades; carter orgnico que liga o documento
aos outros do mesmo conjunto.
O termo arquivo tambm pode se referir ao conjunto de documentos; mvel para
guarda de documentos; local onde o acervo documental dever ser conservado; rgo
governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a
documentao; ttulos de peridicos. Sua principal finalidade servir administrao
tornando-se ao passar do tempo, em base do conhecimento da histria. A principal
finalidade tornar disponveis as informaes contidas no acervo documental sob sua
guarda.
Os arquivos podem ser classificados dependendo do estudo em entidades
mantenedoras; estgios de evoluo, extenso de atuao e natureza dos documentos.
As entidades mantenedoras podem ser pblicas, institucionais, comerciais e
familiares ou pessoais. Os estgios de sua evoluo podem ser arquivos de primeira
idade ou corrente; arquivo de segunda idade ou intermedirio e arquivo de terceira idade
ou permanente. Cada uma dessas fases tem uma forma diferente de arquivar, conservar
e tratar os documentos.

Tambm podem ser classificados quanto sua extenso de atuao, podem ser
arquivos setoriais ou gerais/centrais.
Quanto natureza dos documentos eles podem ser especiais ou especializados.
Os arquivo especial mantm documentos de diversas formas fsicas como fotos, discos,
slides, cds e devem ser arquivados de um modo especial bem como devem ser
registrados, acondicionados, controlados e conservados de uma outra forma. Os arquivos
especializados guardam documentos resultantes da experincia humana como arquivos
mdicos, de engenharia, de imprensa, entre outros.
Quanto terminologia arquivstica, o Conselho Nacional de Arquivos criou uma
Comisso Especial de Terminologia Arquivstica para examinar as propostas existentes,
definir e aprovar uma terminologia arquivstica brasileira. Ento, apresentado termos
adotados pela comunidade arquivstica brasileira.
Os tipos de arquivamentos se do de acordo com a forma em que esto
arquivados, podem ser horizontais e verticais. O horizontal mais utilizado para mapas,
desenhos, documentos do arquivo permanente pois, mais difcil de consult-lo nessa
disposio. O vertical permite uma consulta mais rpida j que os documentos ficam
dispostos uns atrs dos outros. Muitas instituies no detm de um servio de
arquivamento organizado, separados por corrente, intermedirio e permanente, o que
causa uma grande de dificuldade de encontrar certo documento quando requisitado. Esse
mau armazenamento tambm pode causar a perca da qualidade do documento, extravio
quando h emprstimo e, at mesmo, a extino.
Os documentos podem ainda ser classificados segundo gnero e natureza do
assunto conforme suas caractersticas, forma e contedo. Sobre a natureza do assunto,
os documentos podem ser considerados ostensivos ou sigilosos. Uma boa organizao e
controle do arquivo evita que pessoas no autorizadas tenham acesso documentos
sigilosos que podem causar danos gravssimos empresa como, por exemplo, a frmula
de um produto.
Correspondncia toda e qualquer forma de comunicao escrita, produzida e
destinada a pessoas jurdicas ou fsicas. A classificao e a caracterizao da
correspondncia so os dois fatores de maior importncia no desenvolvimento de tarefas
de registro e protocolo. Podem ser externa ou interna; oficial ou particular. Um registro e
protocolo bem feito tambm evita a perda ou extravio de documentos.