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UNIVERSIDAD NACIONAL DE ANCASH

SANTIAGO ANTUNEZ DE MAYOLO

ESCUELA DE POSTGRADO

SISTEMATIZACIN DE UN PROCESO DE
MATRCULA

Resumen de Tesis para optar el grado de Maestro en


Ciencias e Ingeniera
Mencin en Computacin e Informtica

PRESENTADA POR:
Bach. JOHNY ANTONIO LZARO GONZLEZ

Asesor: Msc. Csar Augusto Narro Cachay

HUARAZ PERU
2006
N Registro: T0070

CONTENIDO

I.

ASPECTO METODOLGICO

II

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

23

III

OBJETIVOS

26

IV HIPTESIS

27

28

BREVE REFERENCIA AL MARCO TERICO

VI CONCLUSIONES

29

VIII BIBLIOGRAFA

31

I ASPECTO METODOLGICO
METODOLOGA
CICLO DE VIDA

LEVANTAMIENTO DE INFORMACIN
- MUESTREO
El muestreo se realizo a 74 alumnos de la Facultad de Ciencias - UNASAM,
con el objetivo de conocer las necesidades de informacin acadmica.

Sabe que lugar ocupo en el Cuadro de Orden de mritos del ltimo semestre
2003 I?
No Contes taron
7,1%

No
92,9%

Porcentaje de Alumnos segn las razones por las que no sabe su Orden de
Mrito.

Otras Razones
5,7%
No le interes a

No Contes to
7,1%

5,7%

No es Public ado
40,0%
No s abe que existe
41,4%

Porcentaje de Alumnos segn la procedencia de la informacin que recibieron


acerca de los cursos que se ofertan.

N o C ontes to
Otros
5,4%
Los C om paeros

2,7%
El C onsejero
13,5%

18,9%

La D irec cin de Esc u


29,7%
La Public acion
29,7%

Porcentaje de Alumnos segn el momento en que recibe el Consolidado de


Notas de las Direcciones de Escuelas.

Otro Momento
2,9%

No Contes to
7,1%
Al Termino del Ciclo
14,3%

En la Siguiente Matr
44,3%
Una Semana despus
20,0%

02 Semanas des pus


11,4%

Porcentaje de Alumnos que han tenido problemas durante el proceso de


matrcula.

No Contes to
7,1%

Si
No
51,4%

41,4%

Porcentaje de Alumnos segn el tipo de Problema durante el proceso de


matrcula.

Otros
10,3%
Rec tif icacin de Mat
3,4%

Dem ora en llenado de


27,6%

F ata de Consejeria
58,6%

ANLISIS DE DOCUMENTOS CUANTITATIVOS


Dentro de los documentos cuantitativos que se han analizado estn:
El Consolidado de Notas
Las Actas Parciales
Listado general de los cursos dentro de un periodo acadmico.
Historial Acadmico del Alumno
Formulario de los costos del proceso de matricula
Recibos por concepto de matricula y otros
Recibo de pago de Derecho de Centro Federado
Ficha de Prematricula
Ficha de Matricula.

ANLISIS DE DOCUMENTOS CUALITATIVOS


Dentro de los documentos cualitativos que se han analizado estn:

El Reglamento de Estudios de la UNASAM y todas sus rectificaciones o sus


modificaciones

El Diagrama Secuencial de los Currculos de Estudio de Escuela Profesional.

Resoluciones de Convalidacin.

Certificado de culminacin de Estudios .

Resoluciones de Reincorporacin.

Ficha de Servicio Mdico.

Ficha de Inscripcin por cobertura.

Formulario de Prcticas Pre Profesionales.

OBSERVACIN DE LA TOMA DE DESICIONES


Aqu se describen las observaciones de las actividades relacionadas con la
informacin en la Direccin de Escuela:
Solicitan informacin acadmica de un Alumno y el Solicitante solo conoce el
nombre el alumno.
Solicitan la fecha en que ingreso un alumno y en cuantos semestres se ha
matriculado.
La Secretaria va a los archivos y revisa el file del alumno y empieza a
tomar la relacin de los semestres en los cuales se ha matriculado el alumno, la
obtencin de la informacin toma un poco de tiempo.
Solicitan el nmero de cursos aprobados y el ciclo en el que se encuentra un
alumno.

La Secretaria hace un clculo aproximado del ciclo en que se debe


encontrar un alumno.
La Secretaria determina con el nmero de cursos aprobados el ciclo al cual
pertenece el alumno.

OBSERVACIN DEL AMBIENTE FSICO DE LA DIRECCIN


Respecto al Ambiente fsico de la Institucin se determino que tiene
influencia sobre los trabajadores y tomadores de decisiones, se observa que el
escenario para el intercambio de informacin debe presentar mayor iluminacin,
paredes con colores clidos, grficos agradables; no hay muchas de fuentes de
informacin externa; tambin se ha observado que el procesamiento de la
informacin se hace con la ayuda de las computadoras, calculadoras, que estn
disponibles, as mismo se hace uso de archiveros y estantes para almacenar
informacin; se ha observado que los escritorios de la oficina son usados como
barreras, dando polco espacio para el visitante; el personal de la oficina utiliza
trajes convenientes, la oficina de la Direccin de Escuela es fcilmente accesible.

ANLISIS DEL SISTEMA


El Anlisis es uno de los puntos ms importantes dentro del desarrollo de
un sistema.
El anlisis del presente proyecto se realiz mediante reuniones con el
Director de Escuela, para identificar las metas globales, analizar las perspectivas,
necesidades y requerimientos sobre puntos que ayudaron en la identificacin y

desarrollo del proyecto.Tambin se realizo el anlisis de los diferentes procesos en


la gestin acadmica haciendo uso de los Diagramas de Flujo.

DISEO DEL SISTEMA


El Diseo es la nica manera de materializar con precisin los
requerimientos del cliente.
El Diseo del Software es un proceso y un modelado a la vez y debe
proporcionar una completa idea de lo que es el Software.
En el diseo del proyecto se ha tratado de implementar todos los requisitos
explcitos contenidos en el modelo de anlisis y los requisitos implcitos que
deseaba la institucin. Tambin se ha hecho uso del Diccionario de Datos.

PROGRAMACIN
Para la elaboracin del software como herramienta del sistema se ha hecho
uso del Lenguaje de Programacin Visual Basic 6.0 Edicin Empresarial. Para el
diseo de los reportes de ha usado el Crystal Report 7.0.
Para el manejo Base de Datos se ha utilizado el motor de Base de Datos de
Microsoft jet, que puede ser ejecutado en Visual Basic como tambin en
Microsoft Access, tambin se ha implementado sentencias SQL para bsquedas
de informacin.

PROTOTIPO
El desarrollo de los prototipos de aplicacin tiene dos usos principales:
primero para aclarar los requerimientos de los usuarios, describir las
caractersticas y los requerimientos que debe satisfacer la aplicacin; segundo

10

para verificar la factibilidad del diseo del sistema, experimentar diferentes


caractersticas de aplicacin y evaluar la reaccin y respuesta por parte del
usuario.

REQUERIMIENTOS FUNCIONALES Y NO FUNCIONALES


REQUERIMIENTOS FUNCIONALES
Ingreso al sistema de forma personalizada y segura.
Informacin integrada de los alumnos, profesores, cursos y dems entidades.
Proceso automatizado de la matrcula de alumnos.
Seguimiento del proceso de matrcula.
Control y asignacin de notas en cada perodo acadmico.
Control de la informacin econmica de la Escuela.
Toma de decisiones sobre la base de informacin generada por el sistema.

REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES
TIPO

DESCRIPCIN

Funcional

Pre matrcula en lnea por internet

Funcional

Matrcula en lnea por internet

Funcional

Sistema de informacin de pronsticos

Funcional

Generacin automtica de horarios curriculares

Funcional

Asignacin de notas parciales por curso

Tcnico

Hardware necesario para las PCs

Tcnico

Licencia de software base necesario para las PCs

Tcnico

Implementacin de intranet interna

ANLISIS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA: FLUJOGRAMA DE OPERACIONES

MATRICULA
CARGA
ACADEMICA

PRE
MATRICULA

AUDITORA

USUARIO

SIMA

REPORTES
BASE DE DATOS

DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS:


DIAGRAMA DE FLUJO CONTEXTUAL.

Respuesta a la
solicitud del alumno

ALUMNO
ALUMNO

0
Solicitud del
alumno

SISTEMA
DIRECCIN
DE ESCUELA

DE
GESTIN

Respues
ta a la
informa
cin.
requeri
da

ACADEMICA
DIRECCIN
DE ESCUELA
Solicitud de informacin

GRAFICO N 4. DIAGRAMA DE FLUJO DE FLUJO DE DATOS NIVEL SUPERIOR

2
SITEM
A DE
MATRI
CULA

Solicitud de matricula

Guarda pre matricula

MAESTRO DE
MATRICULA

Actualiza
Matricula

Guarda matricula

Solicitud del
alumno

Informe de
requerimientos para
la matricula

Matricula Rectificada

4
MANTENI
MIENTO
DE
MATRICU
LA

Informe para Rectificacin de matricula

Resultados de la solicitud del alumno

Informe para mantenimiento,


(actualizacin de matricula)

Solicitud de requerimiento del alumno

3
GESTIO
NA
INFORM
ACIN
DE
B.D

DIRECCIN
Resultados de la peticin del alumno
Resultados de la peticin de la direccin

Solicitud de requerimientos de la direccin

Autorizar
actualizacin
de sistema

5
ACTUA
LIZAR
BASES
DE
DATOS

Datos de Alumnos actualizados

MAESTRO DE
ALUMNOS

Cursos actualizados

Calificaciones actualizados

MAESTRO DE
CURSOS

Autoriza
actualizacin de
alumnos
Autoriza actualizacin de cursos
Autorizar actualizacin de calificaciones
Autorizar actualizacin de datos de docentes

ARCHIVO DE
CALIFICACIONES

Datos de docentes actualizados

MAESTRO DE
DOCENTES

Matricula actualizada

ALUMNO

Informar pre matricula

1
COMPRO
VAR
PETICI
N DEL
ALUMNO

ANLISIS DE LA BASE DE DATOS DEL ACADSYS

La informacin ha sido analizada con la Data del ACADSYS, sistema que


se usa para la Gestin Acadmica, La informacin est cargada en Tablas de
DBASE y FOX PRO 2.6.
Las tablas que utiliza el Acadsys son:
TABLA DOCENTES: Relacin nica y General de Docentes
Nombre del Archivo: "DOCENTES.DBF"

TABLA ALUMNOS: Relacin nica y General de Alumnos


Nombre del Archivo: "ALUMNOS.DBF

TABLA CURSOS: Relacin nica y General de Cursos


Nombre del Archivo: "CURSOS.DBF"

TABLA MAESTRO: Asignacin de Carga Acadmica a los


Docentes: estos son archivos que se crean por cada periodo acadmico que se
registra en el sistema.
Nombre del Archivo: "Mase"+"Ao"+"Periodo.dbf

TABLA

DE

MATRICULA

DEL

ALUMNO:

Estos

generan automticamente en el desarrollo cada perodo acadmico,


Semestre Regular y Ciclos de Nivelacin.
Nombre del Archivo: "Fich"+"Ao"+"Periodo"

archivos

se

15

TABLA DE HISTORIAL DEL ALUMNO : se guarda la relacin de todos los


cursos que ha llevado el alumno durante la permanencia dentro de la Institucin.
Nombre del Archivo:historia.dbf

TABLA DE SEMESTRES :
Nombre del Archivo: SEMESTRE.dbf

16

INTERFAZ DEL SISTEMA PROPUESTO SIMA

MODULO DE ADMINISTRACIN DEL SISTEMA

17

MODULO DE MANTENIMIENTO

MODULO DE MATRCULA

18

MDULO MATRICULA: DEFINICIN DE PERODO

MDULO MATRICULA: DEFINICIN DE HORARIO

19

MDULO MATRICULA: PROCESO DE MATRCULA

MDULO MATRICULA: ASIGNACIN DE NOTAS

20

MDULO MATRICULA: MODULO DE PAGOS

MDULO MATRICULA: MODULO DE REPORTES

21

MODULO DE REPORTES: REGISTRO DE NOTAS FINALES PARA


CADA HORARIO DE UN PERODO ACADMICO.

MODULO DE REPORTES; LISTA GENERAL DE MATRICULADOS


POR HORARIOS DE UN PERODO ACADMICO.

22

MODULO DE REPORTES: SALDOS DE PAGOS ACADMICOS POR


ALUMNO.

23

II PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Los presupuestos de las universidades pblicas han sido harto voltiles a


travs de las ltimas dos dcadas. Pese a esa inestabilidad, se puede distinguir
cierta tendencia declinante en la asignacin de recursos para el conjunto de las
universidades pblicas, menos dramtica que la detectada para los niveles bsicos
educativos. Si se considera la expansin de la matrcula, sin embargo, la cada
generalizada en la capacidad de gasto de dichas instituciones se hace mucho ms
clara.
Las Facultad de Ciencias, en la actualidad ha presentado dificultades en el
proceso de Gestin Acadmica, la falta de la sistematizacin del proceso de
matricula y dems procesos involucrados en la Gestin Acadmica. Teniendo en
cuenta lo mencionado anteriormente, se hace necesario establecer sistemas de
informacin capaz de medir de alguna manera, la evolucin tecnolgica de una
universidad y en particular de la Universidad Santiago Antnez de Manolo.
Durante los ltimos aos hemos observado la gran aceptacin de la que
han gozado los Sistemas de Informacin en los centros de trabajo, tomando en
cuenta que por las computadoras de las empresas fluye informacin valiosa, que
las personas encargadas recopilan, clasifican, analizan y reportan, manteniendo
esta informacin veraz, confiable y oportuna en el menor tiempo posible. , es por
ello que haciendo uso de las tecnologas de informacin se presenta una propuesta
de un nuevo Sistema de Informacin de Gestin Acadmica denominado SIMA.

24

FORMULACIN DEL PROBLEMA


Es posible implementar un software para la sistematizacin de matrcula y
control acadmico compatible en todas las facultades de la Universidad
Nacional Santiago Antnez de Maylo?

IDENTIFICACION DEL PROBLEMA, FORTALEZAS Y DEBILIDADES

FORTALEZAS: Los campos a ser considerados son:


1. Buscar la Visin y Marco Mental de la Universidad en las autoridades,
administrativos, docentes y estudiantes.
2. Calidad de Profesionales que se forma y posicionamiento de imagen de la
Universidad.
3. Evaluar la Calidad de Procesos
4. Capacidades de Aprendizaje creados
5. Recursos.

DEBILIDADES

Superposicin, vacos y contradicciones en los instrumentos de Gestin


Administrativa.

Predominio de procedimientos administrativos manuales.

Falta de actualizacin e incumplimiento de normas administrativas y


acadmicas.

Aislamiento de la universidad respecto a las dinmicas de las empresas y


del desarrollo regional.

25

JUSTIFICACIN DEL PROBLEMA

Con el sistema ya implementado se pretende mejorar las actividades


involucradas en materia de Gestin Acadmica de la Direccin de Escuela,
debindose adaptar a los usuarios y a quienes tienen la responsabilidad de
conducir la Escuela, a nuevas formas de realizar las actividades producto del
mejoramiento en el proceso de las mismas.

26

III OBJETIVO DE LA INVESTIGACIN


Implementar Un sistema de gestin para el proceso de matrcula en la
UNASAM.
OBJETIVOS ESPECFICOS
1. Implementar un sistema de gestin del proceso de matricula mediante la
creacin y manejo de bases de datos por un lenguaje visual.
2. Manejar y optimizar la informacin

referido a cursos, horarios, carga

acadmica de docentes carga acadmica de alumnos, control de notas, control


de certificados, convalidaciones de cursos.
3. Brindar informacin detallada referida a todo proceso de matricula desde la
pre matrcula de alumnos hasta la emisin desertificados.
4. Reportar a las instancias respectivas las bases de datos actualizadas
5. Reducir los tiempos empleados en los procesos de matricula, control de notas,
emisin de certificados.
6. Facilitar el proceso de matricula (alumno-Consejero) mediante el uso
Adecuado del sistema.
7. Sistematizar el sistema de gestin de matrcula enlazada con las diferentes
dependencias de la universidad de tal forma que la integracin del sistema de
matrcula sea una realidad..
8. Optimizar el tiempo empleado para que el estudiante pueda conseguir su
Certificado de Estudios, una vez concluido los mismos.
9. Generar Informacin Estadstica de los Procesos involucrados en el Sistema.
10. Garantizar la Integridad de la informacin acadmica.

27

IV HIPTESIS
Si se implementa un Sistema de gestin para el proceso de matrcula en
las Escuelas Profesionales de la Facultad e Ciencias de la Universidad
Nacional Santiago Antnez de Mayolo, entonces, la informacin requerida
por las Direcciones de Escuelas ser oportuna y las decisiones que se tomen
sern las convenientes.

28

V BREVE REFERENCIA AL MARCO TERICO


PLANTEAMIENTO TEORICO ANTIGENTES

BASES TEORICAS
Desde los comienzos de la civilizacin, el hombre siempre se ha esforzado
por crear todo tipo de mecanismos que le ayuden a resolver las complicadas
tareas que se le han presentado.
El enfoque sistmico tiene por objetivo representar, de forma comprensiva y
objetiva, el medio en el que tiene lugar la toma de decisiones, toda vez que la
toma de decisin ser mucho ms fcil si se cuenta con una descripcin concreta y
objetiva del sistema dentro del cual debe ser tomada.

29

VI CONCLUSIONES

1. La implementacin de un Sistema de Informacin, nos da el soporte de la


informacin necesaria para llevar a cabo una mejor Gestin y Administracin
de los Procesos Acadmicos.
2. Es importante la descripcin, evaluacin y documentacin de los Procesos que
se dan dentro del desarrollo de las Actividades Acadmicas y Administrativas.
3. La implementacin del SIMA Sistema de Administracin y Gestin
Acadmica, pone a la Institucin en vanguardia de la utilizacin de las
herramientas tecnolgicas de Gestin.
4.

SIMA, ayuda a mejorar la Toma de Decisiones dentro de la Institucin,


dando informacin requerida de manera oportuna para los usuarios del
Sistema de Informacin.

30

VIII BIBLIOGRAFA

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