INFORMATIVO DERECHO TRIBUTARIO

APUNTE TRIBUTARIO
Implementacin del Registro de Ventas y Registro
de Compras electrnicos - Gua Prctica
Autor: Javier Pazos Pingo
El presente apunte pretende mostrar en lneas generales el sistema de
Libros electrnicos considerando las modificatorias introducidas, los
plazos que se tienen para su presentacin a la SUNAT, otros tipos de
obligaciones formales, entre otros temas. Sin perjuicio de lo mencionado, daremos un especial nfasis al registro de compras y registro
de ventas, abordando los principales puntos a tener en cuenta para
la elaboracin de los archivos y posterior envo a travs del Programa
de Libros Electrnicos (PLE).

I. Antecedentes
A travs de la Resolucin de Superintendencia N 286-2009/SUNAT,
se dict el marco general para pasar de un sistema contable fsico a uno
electrnico, pero lo cierto es que la Resolucin de Superintendencia N
234-2006/SUNAT fue vital para este gran paso, debido que esta ltima
norma fue la que logr estandarizar los diferentes formatos que se utilizaban hasta ese entonces, y una vez logrado ello adecuarlo a un sistema
electrnico; pero para llegar hasta donde nos encontramos, la misma
SUNAT ha tenido que repensar varias veces lo que quera de este nuevo
sistema, cuestin que se ve reflejada en las constantes modificaciones a
las Tablas y anexos, situacin que ha sido necesaria, por un lado por el
nivel de diversificacin y casustica existente y por otro el afn fiscalizador,
tan es as que por ejemplo el anexo dos (2) que contiene las estructuras
e informacin de los Libros Electrnicos ha sido modificado en cuatro (4)
oportunidades, lo que ha generado a algunas empresas estar cambiando
o ajustando el software a los nuevos requerimientos exigidos, esperemos
pues que no haya ms modificaciones de este tipo para poder asegurar
as una aplicacin ptima por parte de los contribuyentes.

II. Libros Electrnicos

2.1. Qu es el Programa de Libros Electrnicos - PLE?

Inicialmente muchos pensaban que la SUNAT iba a desarrollar un
software como el Programa de Declaracin Telemtica (PDT) para
el llevado de los Libros Contables, incluso a la fecha existen algunas personas que mantienen este concepto, pero lo cierto es que el
Programa de Libros Electrnicos (en adelante PLE) es ms bien un
programa que verifica si el archivo que gener su software contable
est de acuerdo a unas instrucciones impartidas a travs de estructuras y anexos aprobados por Resolucin de Superintendencia, y
una vez que su archivo pase por estos filtros, el aplicativo genera
un resumen que contiene adems un algoritmo matemtico denominado hash que permite verificar la autenticidad del libro, todo
ello es enviado a travs de internet, y una vez recibida por SUNAT
est entidad entrega una constancia de recepcin la que incluye un
mecanismo de seguridad que garantiza la autenticidad e integridad
de la informacin y que la transaccin se ha generado con xito. En
ese sentido, queda claro que se hace vital contar con un Sistema

Contable que permita la generacin de archivos, de lo contrario no

podremos iniciar el procedimiento.
De manera grfica se pasa a describir el proceso:

Software
Contable
Genera archivos

Registro de
Compras

LE20102420706201212000
80100001111.txt

Registro de
Ventas

LE2010242070620121200
140100001111.txt

Proceso de
Validacin

PLE

Si pasa las validaciones genera un resumen

(Determinada Informacin del Archivo + Hash), el mismo
que es remitido a SUNAT a travs del mismo PLE

SUNAT posteriormente genera una constancia
de recepcin la que contiene una firma digital
Esta informacin debe ser guardada
junto al archivo validado

2.2. Qu es un libro electrnico?

El libro electrnico est conformado por el archivo que ha sido
validado en el PLE ms la constancia de recepcin que nos entreg SUNAT al momento del envo, por ello es importante guardar
esta informacin no slo en la computadora donde procesamos la
informacin sino tambin en un lugar distinto por seguridad, recomendacin que resulta obligatoria en el caso de los Principales
Contribuyentes (en adelante PRICOS) y cuya direccin adicional
debe ser informada a travs de SUNAT Operaciones en Lnea (SOL).
2.3. Para quines es obligatorio los Libros Electrnicos?

Eventualmente los Libros Electrnicos son obligatorios para los PRICOS a partir del 01 de enero de 2013, con excepcin de aquellos
que, por primera vez, hubieran sido designados como tales en la
modificacin de directorios establecida por la Resolucin de Superintendencia N 309-2012/SUNAT, en cuyo caso se encontrarn
afiliados al sistema a partir del 01 de marzo del 2013, en virtud a lo que
dispone la Resolucin de Superintendencia N 008-2013/SUNAT.
En el siguiente esquema mostramos la obligacin de implementar
los Libros Electrnicos, en virtud a las normas emitidas:

(*) Contador Pblico por la Universidad Nacional de Piura. Ex-servidor pblico de la SUNAT.

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N 750, Primera quincena, ENERO 2013

REVISTA DE ASESORIA ESPECIALIZADA

Informativo
Caballero Bustamante

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Si por primera vez adquiere la condicin de PRICO

Antes de 01/01/2013

Despus del
01/01/2013(*)

Incorporacin al
sistema de
libros
electrnicos
a partir
del
Libros
periodo
obligatorios

Enero 2013

Marzo 2013

A partir de 06/2013

CDIGO

Registro de
Compras y
Ventas

Registro de
Compras y
Ventas

Libro Mayor, Libro Diario Libro Mayor, Libro Diario

o Libro Diario de formato o Libro Diario de formato
simplificado de ser el caso simplificado de ser el caso

(*) Fecha de entrada en vigencia de la Resolucin de Superintendencia N 3092012/SUNAT

Cabe manifestar que para los contribuyentes no nombrados

como Principales, sigue siendo opcional la afiliacin.

2.4. Si me incorporaron al sistema de Libros Electrnicos, estoy

obligado a llevar todos los libros va electrnica?

No, los siguientes libros opcionalmente pueden ser llevados en
forma electrnica:

NOMBRE O DESCRIPCIN

LIBRO CAJA Y BANCOS

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

LIBRO DE RETENCIONES INCISOS E) Y F) DEL ARTICULO 34 DE LA

LEY DEL IMPUESTO A LA RENTA

REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS

REGISTRO DE CONSIGNACIONES

10

REGISTRO DE COSTOS

12

REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE EN UNIDADES FSICAS

13

REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE VALORIZADO

2.5. Existe un plazo para la presentacin de los Libros electrnicos?

A travs de la Resolucin de Superintendencia N 008-2013/
SUNAT (12.01.2013) se ha establecido un cronograma vinculado
al plazo mximo de atraso de los libros de acuerdo al perodo

de obligacin que corresponda.

ANEXO: FECHA MXIMA DE ATRASO DEL REGISTRO DE COMPRAS Y DEL REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS
FECHA MXIMA DE ATRASO SEGN EL LTIMO DGITO DEL RUC

MES(*) / RUC
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Setiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre

24.05.2013

06.06.2013

05.06.2013

04.06.2013

03.06.2013

31.05.2013

30.05.2013

29.05.2013

28.05.2013

27.05.2013

24.06.2013

05.07.2013

04.07.2013

03.07.2013

02.07.2013

01.07.2013

28.06.2013

27.06.2013

26.06.2013

25.06.2013

23.07.2013

06.08.2013

05.08.2013

02.08.2013

01.08.2013

31.07.2013

30.07.2013

26.07.2013

25.07.2013

24.07.2013

23.08.2013
24.09.2013
24.10.2013
25.11.2013
24.12.2013
24.01.2013

06.09.2013
07.10.2013
07.11.2013
06.12.2003
08.01.2014
06.02.2014

05.09.2013
04.10.2013
05.11.2013
05.12.2013
07.01.2014
05.02.2014

04.09.2013
03.10.2013
05.11.2013
04.12.2015
06.01.2014
04.02.2014

03.09.2013
02.10.2013
04.11.2013
03.12.2013
03.01.2014
01.02.2014

02.09.2013
01.10.2013
31.10.2013
02.12.2013
02.01.2014
31.01.2014

29.08.2013
30.09.2013
30.10.2013
29.11.2013
31.12.2013
30.01.2014

28.08.2013
27.09.2013
29.10.2013
26.11.2013
30.12.2013
29.01.2014

27.08.2013
26.09.2013
28.10.2013
27.11.2013
27.12.2003
28.01.2014

26.08.2013
25.09.2013
25.10.2013
26.11.2013
26.12.2013
27.01.2014

(*) En el caso del Registro de Compras se refiere al mes al que corresponde el registro de operaciones segn las normas de la materia.
En el caso del Registro de Ventas e ingresos se refiere al mes en que se emite el comprobante de pago respectivo.

III. Gua Prctica

3.1. Nomenclatura del Libro Electrnico

Lo primero que debemos tener en cuenta en la generacin de un
libro electrnico es el nombre con el cual se identifica, el mismo
que est compuesto por diferentes nmeros y letras los cuales
pasamos a explicar:
1. LE: Es un indicador Fijo, el mismo que indica al PLE que se
trata de un Libro Electrnico
2. RUC: Es el Nmero del RUC del generador del libro, con ello
se identifica a la empresa que est realizando el envo.
3. Perodo: Es el perodo por el cual estoy realizando el envo
del libro, se expresa en ao (2013) y aplica a todos libros; Mes
(De 01 a 12, slo aplica a los libros de periodicidad mensual a
los dems es 00) y da (Slo aplica da para el Libro de Inventarios y balances, para los dems es 00).
4. Identificador del Libro: Es el nmero por el cual el PLE reconoce de que libro se trata, est compuesto por 6 nmeros, los
dos primeros caracteres representan el libro, los siguientes el

Informativo
Caballero Bustamante

Sub Libro y los dos finales el Sub- Sub Libro, as por ejemplo
tenemos: El libro Caja Bancos es cdigo 01, pero dentro de ese
libro existen dos Sub libros: El Libro caja y Bancos Detalle de
los Movimientos del Efectivo y el Libro Caja y Bancos-Detalle de
los Movimientos de la Cuenta Corriente, y para reconocer a cada
uno de ellos existe el cdigo sub libro 01 y 02 respectivamente,
y considerando que no existe sub-sub libro el cdigo final es 00;
as pues si unimos todos los cdigos sealados, determinamos
que el nombre para el Libro caja y Bancos Detalle de los Movimientos del Efectivo es 010100 y para el Libro Caja y BancosDetalle de los Movimientos de la Cuenta Corriente es 010200.
Procede precisar que el nico libro que posee sub - sub libro es el Libro de inventarios y balances, el cual posee el
DETALLE DEL SALDO DE LA CUENTA 50 - CAPITAL Cdigo: 031601 y el libro de la ESTRUCTURA DE LA PARTICIPACIN ACCIONARIA O DE PARTICIPACIONES SOCIALES
cdigo: 031602, todos los Cdigos nombres han sido aprobados mediante el anexo 2 de la Resolucin de Superintendencia N 286-2009/SUNAT y modificatorias. Para el caso
del ejemplo, se ha colocado el nombre del Registro de
Ventas, 140100.
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LE 20516317494 20130100140100 00 1 1 1 1.TXT
1

Libro
Electrnico
(fijo)

RUC del
Generador

Periodo
Ao Mes Da

A continuacin los principales Cdigos de los libros:

Libro Electrnico

Cdigo

Libro Diario
5.1

LIBRO DIARIO

050100

Libro Diario de Formato Simplificado

5.2

LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO

050200

Libro Mayor
6.1

LIBRO MAYOR

060100

Registro de Compras
8.1

REGISTRO DE COMPRAS

080100

5 6 7 8 9

Identificador del
Libro 14.1 OportuPLE (fijo)
nidad
Moneda
(solo
Con informacin
LIB)
Operacin
(cierre)

8. Indicador de Moneda: Es la Moneda con la cual se est informando el libro, si esta en soles el cdigo es 1 si esta en
Moneda Extranjera el cdigo es 2 (previa autorizacin expresa
de la SUNAT).
9. Indicador de Libro Electrnico: Nmero que permite identificar que estamos enviando un Libro Electrnico, es de carcter fijo y siempre es 1.
3.2. Generacin del Libro Electrnico

Como se sealaba en los aspectos generales el PLE es un programa que verifica que se cumplan las estructuras y tablas aprobadas por Resolucin de Superintendencia N 286-2009/SUNAT, las
mismas que tienen su origen en la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT, y que varan bsicamente en la posicin
de los campos y en dos columnas: Perodo y estado.

Registro de Ventas e Ingresos

14.1

REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS

LIBROS ELECTRNICOS

140100

5. Oportunidad: Slo aplica para el caso del libro Inventarios y

Balances, en los dems libros se coloca 00 y el cdigo depende del momento de presentacin del referido libro. Existen
los siguientes cdigos:
01 Al 31 de diciembre

PERIODO ENERO 2013

LIBROS FSICOS

Periodo
Periodo

Col 1

Col 2

Col 3

Col 4

...

Col n

20130100

002

55

xx

xx

200

20130100

001

56

xx

xx

100

20130100

001

57

xx

xx

250

20130100

001

58

xx

xx

150

Libre

Estado
Estado

02 Al 31 de enero o 30 de abril, por modificacin del porcentaje

03 Al 30 de junio o 31 de julio, por modificacin del porcentaje
04 Al 30 de junio o 31 de julio, por modificacin del coeficiente
Al da anterior a la entrada en vigencia de la fusin, escisin y
dems formas de reorganizacin de sociedades o empresas o
05 extincin de la persona jurdica
A la fecha del balance de liquidacin, cierre o cese definitivo
06 del deudor tributario
07 A la fecha de presentacin para libre propsito

6. Operacin: Es un indicador que busca verificar si la empresa

est operativa (Cdigo 1) o cerrada (Cdigo 2) o si va dar baja
de operaciones por baja del RUC (Cdigo 0).
7. Contenido: A travs de este indicador se puede verificar si la
entidad generadora posee informacin (Cdigo 1) o no posee
(Cdigo 2)

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El campo perodo est

conformado por el ao
(2013), mes (De 01 hasta
12) y da (Que slo aplica
para el Libro de Inventarios y balances, para los
dems es 00),

El estado es uno de los

campos esenciales de los
libros electrnicos, pues
estos reflejan la operacin
que se est informando.

3.3. Estados en un Registro de Ventas

En el registro de Ventas se pueden presentar los siguientes
estados:
1. Estado 1 cuando la operacin (ventas gravadas, exoneradas, inafectas y/o exportaciones) corresponde al periodo,
as como a las Notas de Crdito y Dbito emitidas en el
periodo. Ejemplo: Operacin de ventas del mes de enero
del 2013, cuyo comprobante de pago tiene el mismo mes
de emisin.

Informativo
Caballero Bustamante

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3. Estado 2 cuando el documento ha sido inutilizado durante
el periodo previamente a ser entregado, emitido o durante su
emisin. . Ejemplo: Operacin de ventas del mes de enero del
2013, cuyo comprobante de pago es anulado.
4. Estado 8 cuando la operacin (ventas gravadas, exoneradas,
inafectas y/o exportaciones) corresponde a un periodo anterior y NO ha sido anotada en dicho periodo. . Ejemplo: Operacin de ventas del mes de enero el 2013, cuyo comprobante
de pago no fue informado en su momento y lo inform en
febrero del 2013.
5. Estado 9 cuando la operacin (ventas gravadas, exoneradas,
inafectas y/o exportaciones) corresponde a un periodo anterior y que SI ha sido informado en dicho periodo. Ejemplo:
Operacin de ventas del mes de enero del 2013, cuya operacin original era en dlares y se inform en soles. En este
caso se consignar como periodo enero 2013 para efectos del
envo de la informacin as como el importe correcto.
3.4. Estados en el Registro de Compras
1. Estado 1 cuando se anota el Comprobante de Pago o documento en el periodo que se emiti o que se pag el impuesto, segn corresponda. Ejemplo: Operacin de enero que es
informado en el mismo perodo.
2. Estado 6 cuando la fecha de emisin del Comprobante de
Pago o de pago del impuesto, por operaciones que otorguen
derecho a crdito fiscal, es anterior al periodo informado y
esta se produce dentro de los doce meses siguientes a la
emisin o pago del impuesto, segn corresponda. Ejemplo:
Factura de febrero 2013 que es informada en marzo 2013.
3. Estado 7 cuando la fecha de emisin del Comprobante de
Pago o pago del impuesto, por operaciones que otorgaban
derecho a crdito fiscal, es anterior al periodo informado y
este se produce luego de los doce meses siguientes a la emisin o pago del impuesto, segn corresponda. Ejemplo: Factura de enero 2013 informada en febrero del 2014.
4. Estado 9 cuando se realice un ajuste o rectificacin en la
informacin de una operacin registrada en un periodo anterior. Ejemplo: el nmero de comprobante era el 222 y lo
registre como 22.
3.5. Libros electrnicos utilizando el Software Contable

A continuacin mostramos la implementacin de Libros Electrnicos a travs del Sistema Contable ECB-CONT, tanto para el Registro de Ventas como para el Registro de Compras electrnicos
que permite su generacin y posterior envo a travs del PLE. Los
pasos a seguir son los siguientes:
1. Registre la operacin (Compra o venta) de forma habitual en
el Sistema ECB-CONT
2. Para generar los libros electrnicos realice un clic en Utilitarios y seleccione la opcin Libros Electrnicos, Generar Libros
Electrnicos.

3. Seleccione el Libro y mes a generar:

4. El sistema le consultar si est seguro de generar el archivo,

el mismo que luego ser enviado a la SUNAT, le recomendamos verificar la informacin que ha sido ingresada al sistema,
antes de la generacin.

5. De estar de acuerdo en generar el archivo este se generar

en la unidad C:/ECBWIN de su computadora y adicionalmente una Copia de seguridad en la misma ruta sealada
anteriormente, esto para efectos de que recupere la informacin en caso de prdida o eliminacin indebida; se recomienda guardar la informacin en otra computadora o en
una memoria porttil para su seguridad, para el caso de los
PRICOS es obligatoria que se guarde en un lugar adicional
al domicilio fiscal.

3.6. Envo a travs de PLE

Una vez generado el archivo, debe ingresar al PLE con su clave
SOL y proceder al envo, es importante guardar la constancia de
recepcin y el archivo validado. n

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