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BIOGRAFA

JOHN MILNER

AUTOR Y COLABORADOR
Socio de consultora financiera especialista en
servicios de auditora interna, due diligence,
estrategia financiera y compra-venta de empresas.
Es especialista en temas de control interno, riesgos
y prevencin y deteccin de fraudes.
Obtuvo puestos de direccin de auditora interna
en Mxico y a nivel regional para empresas internacionales como Unisys y Waldos.
As como puestos de direccin de finanzas para
distintas empresas como AstraZeneca, en la cual
llev a cabo en forma exitosa la fusin en la parte
financiera, legal y fiscal, como su Director de
Finanzas Corporativo.
Ha trabajado en forma extensiva en Europa,
Mxico y Estados Unidos y es asesor financiero y
miembro de consejo para varias empresas.
Ha llevado a cabo procesos de levantamiento de
capital y de due diligence para empresas como
Masisa y Qualita.

LA AUDITORA INTERNA Y LA PREVENCIN DEL FRAUDE

BIOGRAFA
MARTN GHIRARDOTTI

AUTOR Y COLABORADOR
Socio de Lisicki, Litvin & Asociados firma miembro
de Kreston Internacional, CEO de Resguarda,
Miembro del Comit Ejecutivo del Instituto de Auditores Internos de Argentina, Vicepresidente de
INICIA, Miembro de la A.C.F.E. (Association of
Certified Fraud Examiners - U.S.A.).
Ha participado como panelista invitado en temas
de Lavado de Dinero, fraude, lneas de denuncias,
auditora en Pymes en numerosos Consejos Profesionales de Ciencias Econmicas, Universidades
Pblicas y Privadas, eventos empresariales, Foros
(Prensa Econmica, IDEA, FORUM, ABBAPRA,
etc.).
En la prensa ha escrito notas de opinin en los
principales peridicos y revistas de la Repblica
de Argentina; La Nacin, Clarn, Ambito Financiero, Cronista Comercial, Revista Prensa Econmica, Revista Apertura, Revista IDEA, etc.

LA AUDITORA INTERNA Y LA PREVENCIN DEL FRAUDE

BIOGRAFA
ENRIQUE PASTOR

PRLOGO Y CORRECCIN DE ESTILO


Ha realizado diversas especialidades y mantenido su actualizacin profesional a lo largo de toda su trayectoria.
Es Socio del Colegio de Contadores Pblicos de Mxico y
del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos. Cuenta
con la Certificacin como Contador Pblico y como Especialista en Impuestos por el propio. Asimismo, est registrado como Dictaminador ante la Administracin General de Auditora Fiscal Federal, ante el IMSS, el INFONAVIT,
la Tesorera del Estado de Mxico, del Distrito Federal y del
Estado de Veracruz.
Ha sido expositor en diversos eventos tcnicos de carcter
fiscal tanto en la Ciudad de Mxico como en otros estados
del pas.
Participa con el Consejo de Administracin de diversas
empresas en su carcter de Comisario. Es Tesorero Nacional de la Cmara Nacional de la Industria Electrnica, de
Telecomunicaciones y de Tecnologa de Informacin
(CANIETI), as como Consejero de la Cmara de Comercio Sueco Mexicana.
Fue becado por la Japan International Cooperation
Agency para acreditarse como Consultor JICA asesor de
negocios en 2009.
Actualmente es socio de Kreston CSM.

LA AUDITORA INTERNA Y LA PREVENCIN DEL FRAUDE

BIOGRAFA
MIGUEL DEL OLMO
COLABORADOR

Miguel es Socio de Auditora y Gobierno Corporativo de Kreston CSM. Es miembro del Consejo de
Auditora de Kreston Internacional representando
a Latinoamrica.
Ha participado como auditor en materia financiera y fiscal en procesos nacionales e internacionales por ms de veinticinco aos.
Tambin ha actuado como visitador conforme a la
Ley de Concursos Mercantiles y ha desempeado
asesora en SOX (Sarbanes-Oxley).
Es miembro independiente de Comit de Auditora
de varios organismos y corporativos.
Ha expuesto sobre Prctica de Negocios y Auditora en Estados Unidos, Sudfrica, Argentina,
Brasil, Panam, Nicaragua y Guatemala.
Cuenta con certificacin de Auditor Interno en ISO
9001 Versin 2000 expedido por el Instituto Latinoamericano de Calidad, A.C. (INLAC).

LA AUDITORA INTERNA Y LA PREVENCIN DEL FRAUDE

NDICE
INTRODUCCIN:

...............................

PRLOGO:

...............................

CASO 1
SOBREPRECIO EN TRANSPORTE DE CARGA

...............................

10

CASO 2
DESVIACIN DE FONDOS DE LA CAJA Y VALORES

...............................

13

CASO 3
MANIPULACIN DE FECHAS EN LOS REGISTROS
CONTABLES Y CHEQUES EXPEDIDOS

...............................

15

CASO 4
ABUSO DE PODER POR PARTE DEL DIRECTOR GENERAL

...............................

18

CASO 5
FALSIFICACIN DE CHEQUES

...............................

20

CASO 6
PROVEEDOR FANTASMA Y ESTILO DE VIDA

...............................

22

LA AUDITORA INTERNA Y LA PREVENCIN DEL FRAUDE

NDICE
CASO 7
FALSIFICACIN DE ESTADOS FINANCIEROS

...............................

24

CASO 8
INTENTO DE FALSIFICAR INGRESOS

...............................

26

CASO 9
USO DE REPORTES DE ANALISIS PARA DETECTAR
FRAUDES

...............................

28

CASO 10
DUE DILIGENCE A PROVEEDORES

...............................

31

CASO 11
DETECCIN DE MANTENIMIENTOS FICTICIOS
A TRAVS DEL SISTEMA DE DENUNCIAS

...............................

34

CASO 12
PAGOS A EMPLEADOS FANTASMA

...............................

36

CASO 13
IMPUTACIN INDEBIDA DE COBRANZAS

...............................

38

LA AUDITORA INTERNA Y LA PREVENCIN DEL FRAUDE

NDICE
CASO 14
DETECCIN DE ABUSOS POR DENUNCIA ANNIMA

...............................

40

CASO 15
MANIPULACIN DE COBRANZA

...............................

42

CASO 16
PROVEEDOR FANTASMA

...............................

44

CASO 17
DESVIO DE COBRANZA

...............................

47

CASO 18
FRAUDE A LA CAJA DETECTADO A TRAVS DE
SISTEMA DE DENUNCIA

...............................

49

CONCLUSIONES

...............................

52

LA AUDITORA INTERNA Y LA PREVENCIN DEL FRAUDE

INTRODUCCIN
La coleccin de casos que presentamos pretende darnos una idea de lo cer-

cano que puede estar ocurriendo una situacin de fraude dentro de la organizacin en la que nos desenvolvemos cada uno de los lectores de este compendio y recordarnos que el mantenimiento de buenas polticas, controles y
la ejecucin y vigilancia de su cumplimiento, pueden significar grandes ahorros para la empresa en la que colaboramos.
Esta entrega la hemos conformado con casos que algunas de las firmas
miembro de Kreston han recogido para celebrar la presentacin de nuestra
firma en Mxico y que con gusto compartimos.
Kreston cuenta con una gran experiencia global en la prctica de auditora
interna, tanto en outsourcing como en cosourcing, lo cual nos permite brindar estos servicios al ms alto nivel.
Algunos casos de deteccin y prevencin.
Dr. Martn Ghirardotti y CP John Milner.
Colaboracin de CP Enrique Pastor y CP Miguel del Olmo.
Publicado por Kreston CSM
D.R. 2013. "Kreston CSM ".
Todos los derechos reservados. Se prohibe la reproduccin parcial o total sin
el consentimiento escrito del titular de los derechos.

LA AUDITORA INTERNA Y LA PREVENCIN DEL FRAUDE

PRLOGO
En todas las estructuras sociales que ha inventado el hombre ha existido el riesgo de que se
cometan fraudes. Esto ha sucedido siempre y seguir sucediendo. No importa si la estructura
es un establecimiento de un par de personas o una corporacin o inclusive un estado o Confederacin. El potencial de Fraude est siempre presente.
Existen mltiples formas de maquinar los fraudes, normalmente, son pensadas aprovechando
fallas de operacin que permiten simular o evadir controles existentes. Es comn que para
llevarlos a cabo el diseador del mismo se haga de diversos recursos para ejecutarlo, desde,
la colaboracin de otras personas, hasta los ms sofisticados, en los que se utilizan sistemas
tecnolgicos que permiten engaar o distraer la atencin en los indicadores de los sistemas de
control.
Aunque para efectos acadmicos se pueden hacer tipificaciones o clasificaciones de tipos de
fraude, la verdad es que enlistarlos sera una pretensin ociosa, pues son interminables. La
creatividad de las mentes que los disean los convierte en retos personales. Ocasionalmente
la falta de estructuras en las organizaciones son verdaderas invitaciones a que se tome ventaja
de la situacin o se abuse de las atribuciones que el personal tiene, pero tambin lo es que, los
valores, la tica y hasta la moral del personal, son los verdaderos catalizadores para la maquinacin y ejecucin de las actividades fraudulentas.
Las organizaciones deben trabajar en todos los mbitos de control para prevenirlos desde las
estructuras ms altas en la toma de decisiones como los Comits de Auditora, hasta la ltima
estructura de operaciones de la empresa, que normalmente es la ms lejana del control.
Kreston cuenta con una gran experiencia global en la prctica de auditora interna, tanto en
outsourcing como en cosourcing, lo cual nos permite brindar estos servicios al ms alto nivel.
La coleccin de casos que presentamos pretende darnos una idea de lo cercano que puede
estar ocurriendo una situacin de fraude dentro de la organizacin en la que nos desenvolvemos cada uno de los lectores de este compendio y recordarnos que el mantenimiento de
buenas polticas, controles y la ejecucin y vigilancia de su cumplimiento, pueden significar
grandes ahorros para la empresa en la que colaboramos. Esta entrega la hemos conformado
con casos que algunas de las firmas miembro de Kreston han recogido para celebrar la presentacin de nuestra firma en Mxico y que con gusto compartimos.

LA AUDITORA INTERNA Y LA PREVENCIN DEL FRAUDE

CASO 1. SOBREPRECIO EN TRANSPORTE DE CARGA


ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
Empresa subsidiaria mexicana, de capital alemn, productora y distribuidora de productos de
maquinaria industrial. Facturacin anual 84 M USD

HALLAZGOS
El rea de Operaciones le haba solicitado al rea de Auditoria Interna una auditoria detallada
al rea de Transporte.
Auditora Interna revis detalladamente la base de datos de la Compaa haciendo un anlisis
de los gastos hecho por cliente, ruta y con el detalle correspondiente de volumen transportado.
El anlisis arroj variaciones importantes en el comportamiento del gasto por concepto de
transporte. Una revisin ms profunda revel lo siguiente:
El cobro excesivo de kilmetros. El proveedor cobraba las distancias segn una tabla de
kilmetros por destino. La informacin de kilmetros y distancias en las facturas coincida con
la tabla. El personal de transporte de la Compaa comparaba la cantidad de kilmetros en
las facturas y si coincidan las cantidades con la tabla de distancias. Sin embargo, haba una
diferencia muy importante entre la distancia que sealaba la tabla y las distancias reales, segn
la lista publicada por la CAPUFE (Caminos y Puentes Federales), una entidad gubernamental.
Por ejemplo, la distancia entre las ciudades de San Luis Potos y Quertaro segn la tabla era
de 364km cuando la distancia segn la CAPUFE es de 215km, una diferencia que representa
un sobreprecio del 69%.
El proveedor cobraba rutas en exceso. Por ejemplo tena dos entregas en la misma ruta,
empezando en punto A y terminando en puntos B y C, pero cobraba las dos rutas completas de
punto A al punto B y del punto A al punto C, aunque nada ms haca un solo viaje. Esto contravena el acuerdo que tena escrito con la Compaa.
Cobraba la ruta ida y vuelta, aunque su camin regresaba vaco sin mercanca, en contravencin de su acuerdo con la Compaa.

LA AUDITORA INTERNA Y LA PREVENCIN DEL FRAUDE

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CASO 1. SOBREPRECIO EN TRANSPORTE DE CARGA


IMPACTO
Hubo desviacin de fondos por $1,243,298 USD.

Como resultado de la revisin, se detect abuso en la mayora de las facturas emitidas por el
proveedor a nombre de la Compaa.
Se compar el kilometraje facturado por el proveedor con las distancias, de las mismas rutas,
publicadas por CAPUFE. Se detect que en la mayora de los casos el kilometraje cobrado por
el proveedor fue superior al kilometraje segn la lista de CAPUFE. El monto del sobrecargo
est dividido por ao:

AO 1

AO 2

TOTAL

Kilmetros cobrados por el proveedor

$1,973,828

$1,376,884

$3,350,712

Kilmetros reales segn CAPUFE

$1,088,443

$750,412

$1,838,855

Kilmetros cobrados de ms

$885,385

$626,472

$1,511,857

Importe cobrado de ms (USD)

$717,162

$526,236

$1,243,398

COSTO EN USD

Este desfalco ocurri por las siguientes situaciones:


Falta de revisin de las distancias de las rutas por parte del personal del rea de
Operaciones.
Falta de una revisin documental de las facturas de los transportistas con la
documentacin soporte (remisiones, acuerdos de ruta, etc.), y las remisiones de los
clientes, por parte del personal de Operaciones de la Compaa.
Falta de una revisin por parte de las Direcciones de Finanzas y Operaciones de los
gastos de Transporte.

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CASO 1. SOBREPRECIO EN TRANSPORTE DE CARGA


CONSECUENCIA
La Compaa suspendi los pagos a su proveedor y empez una negociacin de recuperacin de
los montos en exceso. Empez a reducir su operacin de transporte con el proveedor y cuando
haba recuperado el monto negociado, termin su relacin con l.
La Compaa decidi no terminar la relacin laboral con su personal del rea de Operaciones, concluyendo que fue un descuido de su parte en la revisin documental. Se implementaron medidas
que incluan una revisin ms profunda de distancias, tarifas y volmenes transportados por parte de
todos sus proveedores de carga.

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CASO 2.

DESVIACIN DE FONDOS DE LA CAJA


Y VALORES

ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
Empresa importadora y productora de insumos para la industria elctrica en el rubro de la construccin. Facturacin anual 150 M USD

HALLAZGOS
La Tesorera de la empresa desviaba fondos de la caja y valores a depositar. Al recibir las
cobranzas en efectivo y cheques (valores al cobro) de los cobradores parte de dicho dinero y
de los cheques recibidos los desviaba a cuentas propias y de terceros ajenos a la organizacin.
Esto era posible gracias a la ausencia de controles ya que exista oposicin de intereses entre
personal de las reas de Tesorera y de Crditos y la baja supervisin de Auditoria Interna.
La Tesorera mantena los fondos sustrados en los saldos de caja y cheques de terceros en cartera y cuando se realizaban los arqueos de auditoria interna solicitaba fondos prestados a una
financiera que devolva cuando el procedimiento se terminaba (los arqueos no eran sorpresivos).
Asimismo el Departamento de (sector) crdito no realizaba adecuados controles sobre las cuentas corrientes y no circularizaba a los clientes para verificar los saldos.
Con este procedimiento de control abierto, era fcil para la cajera, evadir el tema diciendo que
haba un error de aplicacin de registro, el cual en ese estado de la revisin, no era validado.
El Departamento de Contabilidad y Finanzas no realizaba adecuados controles sobre el
cash-flow de la Compaa y por este motivo no adverta el excedente constante en los saldos
de caja.

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CASO 2.

DESVIACIN DE FONDOS DE LA CAJA


Y VALORES

IMPACTO
Hubo desviacin de fondos por $230,000 USD.
Este desfalco ocurri por las siguientes situaciones que se dieron en forma concomitante:
Ausencia de adecuados procedimientos de control. Los arqueos de Auditoria Interna eran
avisados y programados junto con la Tesorera.
Ausencia de controles adecuados por la oposicin de intereses interdepartamentales.
El sector de Crditos no realizaba circularizaciones a los clientes para corroborar los saldos.
Cuando detectaba un error no profundizaba el anlisis y le peda asistencia a la cajera (persona a la que deberan controlar) quien rpidamente ocultaba su accionar.
Ausencia de ambiente de control y controles de razonabilidad. La gerencia financiera no
adverta que los saldos de disponibilidades estaban abultados y que la empresa mantena ms
caja y valores de los habituales para su operacin.
Las investigaciones posteriores detectaron anomalas en la conducta de la Tesorera.
Al revisar ciertos registros informticos se detect que la misma era adicta a los juegos de azar.
Incluso en su Desk Top se descubri que haba descargado juegos y otros archivos para realizar
apuestas en horario laboral. Esto dej en evidencia que los procesos de seleccin de personal
deban ser revisados ya que esta tendencia adictiva hacia el juego no haba sido detectada en
el proceso de seleccin.

CONSECUENCIAS
Se separ a la Tesorera y se le iniciaron acciones penales tendientes a recuperar los montos sustrados. Se revisaron los procedimientos de los departamentos de Tesorera, Crdito, Seleccin
de Personal Clave y el tablero de comando financiero de la Compaa. Asimismo se separ al
Gerente de Auditoria Interna por no realizar arqueos sorpresivos sobre la Tesorera.

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CASO 3.

MANIPULACIN DE FECHAS EN LOS


REGISTROS CONTABLES Y CHEQUES EXPEDIDOS

ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
Empresa chilena, de capital extranjero, importadora de maquinaria para industria especializada.
Facturacin anual 110 M USD

HALLAZGOS
Auditoria Interna encontr un reembolso efectuado al Director General por importe de $45,456
USD, originado por la devolucin de una camioneta blindada que adquiri de la Compaa el
31 de octubre de 2012 mediante descuento va nmina. El 31 de octubre de 2012, el vehculo
siendo propiedad de la Compaa, fue vendido al Director General a un precio de $38,781 USD.
(El Director General tena la opcin para adquirir el vehculo a un precio predeterminado.)
En noviembre de 2012 el Director General regres el vehculo y lo vendi a la Compaa a un
precio mayor de $45,456 USD. Se le haba emitido un cheque de la Compaa a nombre del
Director General el mismo da (fecha 11 de noviembre de 2012).
Al examinar la documentacin de apoyo, se constat que el registro de fecha 11 de noviembre
de 2012, fue hecho en diciembre de 2012. La entrada de diario para elaborar el cheque fue
realizada en el sistema SAP, el 16 de diciembre de 2012 y el comprobante que se firm de entrega
de cheque, era del 23 de diciembre de 2012. Este es el nico cheque que tiene fecha de noviembre en este perodo. Todas las comprobaciones anteriores y posteriores tienen fechas de diciembre . La emisin del cheque sucedi en el mes de diciembre pero se registr en el sistema con
fecha de noviembre . La fecha en el cheque fue deliberadamente manipulada por lo que la
operacin aparece que el vehculo fue readquirido por la compaa el 11 de noviembre de 2012,
cuando en realidad fue un mes despus.
En el periodo en el cual el vehculo fuera propiedad del Director General, sufri un accidente y se
le devolvi a la Compaa en mal estado. Esto aparentemente fue la razn por la cual el Director
General no quiso quedarse con el vehculo.
Tambin Auditoria Interna haba observado que el cheque fue elaborado por un empleado del
departamento de Contralora. Segn la Poltica Corporativa el rea de Tesorera era la responsable de mantener la custodia de todas las chequeras y tena la responsabilidad exclusiva de la
expedicin e impresin de cheques, lo anterior no ocurri.

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CASO 3.

MANIPULACIN DE FECHAS EN LOS


REGISTROS CONTABLES Y CHEQUES EXPEDIDOS

HALLAZGOS
La segregacin de funciones no se observ en la emisin del cheque y se manipul deliberadamente la fecha y los registros contables.
El sistema registra la transaccin con fecha en noviembre , cuando en realidad el cheque fue
elaborado en diciembre.
A la fecha de la emisin del informe por parte de Auditoria Interna, la empresa desconoca el
paradero del vehculo.

IMPACTO
El Director General no tena la autoridad para representar a la Compaa en venta y compra
de activos fijos con l mismo, sin el consentimiento escrito de la casa matriz.
Esta situacin ocurri por las siguientes situaciones que se dieron en forma paralela:
Falta de segregacin de funciones. El rea de Contabilidad tena acceso a los
cheques y al mismo tiempo el registro contable. El rea de Tesorera no tena el
control de la emisin de los cheques.
Manipulacin deliberada de un cheque. El rea de Contabilidad puso la fecha de
noviembre a un cheque cuando se emiti un mes despus.
Falta de control en el sistema. Se permiti el registro de un documento en diciembre
con fecha de noviembre.
Abuso de poder. El Director General no tena autorizacin de venta y compra de
activos fijos con l mismo.
Falta de control interno. El rea de Contralora llev a cabo una operacin incorrecta
por instrucciones verbales del Director General. Debi haber consultado la
operacin con la casa matriz.

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CASO 3.

MANIPULACIN DE FECHAS EN LOS


REGISTROS CONTABLES Y CHEQUES EXPEDIDOS

CONSECUENCIA
La casa matriz despidi al Director General y al Contralor. El rea de Tesorera tom el control
fsico de las chequeras y se hicieron modificaciones en el sistema para que no se pudiera registrar documentos con una fecha que no fuera el da del registro.

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CASO 4.

ABUSO DE PODER POR PARTE


DEL DIRECTOR GENERAL

ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
Empresa dedicada a la fabricacin de buques abastecedores y remolcadores integrada por
5,000 empleados y con operaciones principales en Mxico, Colombia y Brasil. Facturacin
anual 280 M USD.

HALLAZGOS
La Compaa dentro del plan de expansin decidi comprar una empresa en Brasil para iniciar
sus operaciones por la cual pag una cifra de 45 M USD para hacerse de su control.
Durante el proceso de integracin de las dos empresas, se detect el faltante fsico de dos vehculos que integraban el activo de la compaa vendedora de acuerdo a la informacin reportada
entre las partes.
Se realiz una investigacin y se descubri que desde algunos aos anteriores, la casa matriz de
la empresa vendedora haba otorgado al Director General amplios poderes legales (de dominio,
administracin, pleitos y cobranza) y durante el proceso de compra el Director General realiz a
s mismo el endoso de dos automviles de lujo cuyo valor en mercado en ese momento eran de
$70,000 USD y $65,000 USD, respectivamente (Se haba hecha la compra de ambos vehculos
en los 6 meses anteriores). Las operaciones de endoso se valuaron a 10 centavos de dlar cada
una. La propiedad de los vehculos se transmiti de la compaa vendedora al Director General.
Se sostuvieron reuniones posteriores con el Director General de la compaa solicitando la devolucin de los vehculos

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CASO 4.

ABUSO DE PODER POR PARTE


DEL DIRECTOR GENERAL

IMPACTO
Abuso de confianza por parte del Director General con dao patrimonial por $135,000 USD.
Este desfalco ocurri por el abuso de poder por parte del Director General. Los lineamientos
de poder estaban correctamente definidos en la PDA (Poltica de Delegacin de Autoridad) y en
la Poltica de Vehculos de la Compaa en la cual sealaba que el Director General tena una
opcin de compra a un precio preferencial despus de una antigedad de tres aos del auto.

CONSECUENCIAS
La Compaa compradora le dio el puesto de Director General a la persona que vena ocupando el puesto en su empresa y demand penalmente al otro Director General de la empresa
vendedora por abuso de confianza.

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CASO 5. FALSIFICACIN DE CHEQUES


ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
Una empresa dedicada a la venta de refacciones automotrices con 335 sucursales en 20
ciudades de los Estados Unidos. Facturacin anual 115 M USD.

HALLAZGOS
La compaa, para realizar el pago a sus proveedores, tena la prctica de elaborar cheques de
manera manual y de enviar los mismos por correo para que fueran cobrados por el proveedor.
Haba elaborado cheques a dos proveedores por importes de $145,000 USD y $183,000 USD
respectivamente.
En la elaboracin de la conciliacin bancaria del mes, los cheques emitidos fueron
identificados como cobrados en el estado de cuenta.
Dos meses despus los dos proveedores llamaron a la compaa solicitando el pago de las
facturas por sus servicios, ya que presentaban vencimiento de ms de 60 das. Se verificaron
los libros y se tena registrado el pago a estos proveedores.
Se solicit informacin bancaria a la institucin correspondiente y la documentacin proporcionada revel que los cheques enviados a los proveedores fueron falsificados en la seccin
relativa al beneficiario y fueron cobrados por personas no identificadas.

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CASO 5. FALSIFICACIN DE CHEQUES


IMPACTO
Prdida de $328,000 USD por falsificaciones de cheques en el pago a proveedores.

CONSECUENCIAS
La mejor prctica recomienda evitar la utilizacin de cheques para pago a proveedores, as
como no elaborarlos de manera manual y utilizar medios impresos (impresoras) para su elaboracin y que los mismos sean recogidos en las instalaciones de la compaa por personal
autorizado del proveedor. Las transferencias electrnicas son una opcin ms segura para
realizar el pago a proveedores.
La Compaa cambi sus polticas y procedimientos en la elaboracin de cheques y limit el
uso de los mismos para pagos especficos y situaciones excepcionales y migraron sus operaciones de pagos al sistema de banca electrnica, con sus debidos controles.
La Compaa inform a la Polica y las autoridades correspondientes para poder encontrar los
culpables del desfalco. La Polica inici una investigacin pero no fue exitosa.

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CASO 6. PROVEEDOR FANTASMA Y ESTILO DE VIDA


ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
Empresa colombiana, prestadora de Servicios de Tecnologa de la Informacin.
Facturacin anual 48 M USD.

HALLAZGOS
El Auxiliar de Cuentas Por Pagar dio de alta a un proveedor fantasma en el sistema por el concepto de desarrollo de sistemas. Cada semana procesaba facturas ficticias con la firma falsificada del Director de Desarrollo de Sistemas. Al mismo tiempo, debido a la falta de segregacin de funciones y supervisin efectiva en el rea de Tesorera, el Auxiliar de Cuentas por
Pagar cada semana elaboraba cheques por montos entre $500 y $600 USD. l se encontraba
en el octavo piso de la empresa. El procedimiento de pago a los proveedores era que otra persona bajara los cheques a la planta baja, a la Caja, todos los viernes para que llegaran los
proveedores a recogerlos. El Auxiliar desviaba el proceso y l mismo bajaba los cheques. En
ese momento se entregaba a si mismo los cheques en lugar de entregarlos al supuesto proveedor y posteriormente los cobraba en el banco, el cual no presentaba un problema por los
montos bajos de los cheques.
Debido a los cambios en su nivel de vida (Ropa, automvil, viajes) llam la atencin de la
administracin de la Compaa ya que no corresponda al sueldo que perciba; por ende; se
orden una investigacin.

IMPACTO
Prdidas financieras ya que se determin que el monto defraudado por el empleado durante
dos aos ascenda a ms de $90,000 USD. Este desfalco fue causado por las siguientes situaciones:
Falta de segregacin de funciones en que el rea de sistemas no controlaban el alta
de proveedores en el sistema. La misma rea de Cuentas Por Pagar poda dar de alta
a un proveedor nuevo.
Falta de control en permitir un volumen tan alto de cheques.

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CASO 6. PROVEEDOR FANTASMA Y ESTILO DE VIDA


IMPACTO
Poca supervisin por el Tesorero y Gerente de Cuentas Por Pagar.
Falta de segregacin de funciones que permita al Auxiliar controlar la entrega de los
cheques.

CONSECUENCIAS
La Compaa despidi el Auxiliar de Cuentas Por Pagar y procedi a recuperar la mayora del
dinero desviado. La Compaa implement los siguientes cambios:
Mayor supervisin por parte del Tesorero y Gerente de Cuentas Por Pagar.
La nica rea autorizada para dar de alta a un proveedor en el sistema era Sistemas
con la firma del rea de Compras.
Reduccin significativa al volumen de cheques.
Mayor apego al Control Interno.
Mayor revisin por parte de Auditoria Interna.

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CASO 7. FALSIFICACIN DE ESTADOS FINANCIEROS


ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
Empresa argentina, subsidiaria de un corporativo ingls, importadora y distribuidora de productos para la industria automotriz. Facturacin anual 223 M USD.

HALLAZGOS
La alta direccin falsific los resultados de la empresa por una combinacin de manipulaciones
en los libros contables:
Difera los fletes cargados por los proveedores externos y los amortizaba por un
periodo de 6 meses, en lugar de reflejarlos en el Estado de Resultados en el momento
de incurrir el gasto. Esto tuvo un efecto negativo de 3.6 M USD.
Gastos de Importacin. La empresa tena un promedio de das de inventarios de
60 das. Difera los Gastos de Importacin por un periodo de 180 das, lo cual resultaba
en una sobre valuacin de la cuenta, que result en un ajuste negativo de 6.4 M USD.
Publicidad Diferida. La Compaa esperaba tener buenos resultados en el mes hasta
reflejar el gasto real incurrido en Publicidad. El ajuste tuvo un efecto negativo de
2.8 M USD.
Merma de inventarios. La Compaa reservaba 0.8% de las ventas de la empresa por
el concepto de merma de inventarios cuando la tasa real era de 3.2%.
Se tuvo que ajustar la diferencia por la cantidad de 5.8 M USD.
Estos acontecimientos fueron descubiertos por el rea de Auditoria Interna, los cuales llevaron
a la empresa a tener prdida en el ao fiscal en lugar de una ganancia. La Compaa impact
a su resultado final por el total de 18.6 M, siendo la suma de los cuatro rubros. Estos ajustes
fueron revisados y aprobados por el Auditor Externo, como parte de su dictamen anual.

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CASO 7. FALSIFICACIN DE ESTADOS FINANCIEROS


IMPACTO
La Compaa tuvo que impactar su resultado anual por $18.6 M USD, por un tema de
manipulacin en sus prcticas contables. La situacin se dio por diversos factores:
Falta de seguimiento a las Normas Contables Generalmente Aceptadas.
Falta de seguimiento con las Polticas y Procedimientos de la Compaa.
Colusin entre la Alta Direccin y la Direccin de Finanzas.
Manipulacin de los resultados financieros de la Compaa.

CONSECUENCIAS
La casa matriz en Inglaterra tom la decisin de terminar los contratos laborales del Director
General y del Director de Finanzas, por falsificacin de la informacin financiera.
Revis las Polticas y Procedimientos de las normas contables y llev a cabo talleres de difusin
con las reas correspondientes para asegurar el debido cumplimiento de las mismas.

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CASO 8. INTENTO DE FALSIFICAR INGRESOS


ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
Empresa americana, subsidiaria de un corporativo suizo, importadora y fabricante de productos
qumicos. Facturacin anual 418 M USD.

HALLAZGOS
La alta direccin trat de falsificar la cantidad de ingresos reconocidos por el monto de
18 M USD en un mes especfico. La operacin fue detenida por el Director de Finanzas de la
empresa y no procedi. Los hallazgos detallados son:
En la junta mensual para la revisin de los resultados preliminares de la operacin del
mes, la alta direccin se dio cuenta que no iba a llegar ni a la meta presupuestada de
ventas ni a la cifra de utilidad.
La Compaa tena pedidos de clientes por la cantidad de 18 M USD, de los cuales
todava no haba comenzado el proceso de manufactura de los productos
correspondientes.
A unos das del cierre mensual, se prevea que la produccin de los productos iba a
comenzar unos 15 das despus del cierre mensual. No haba certeza que la empresa
poda cumplir con el envo del producto en el transcurso del mes siguiente.
El Director General le dio la instruccin al Director de Finanzas que creara una
provisin de ingresos por la cantidad de 18 M USD.
El Director de Finanzas aclar que el ingreso no cumpla con los requerimientos de
Revenue Recognition (Reconocimiento de Ingresos) bajo el US GAAP, las normas
contables americanas.
Se hizo una conferencia con el Director de Finanzas regional de NAFTA (TLCAN) y el
mismo estuvo de acuerdo con la instruccin dada por el Director General.

LA AUDITORA INTERNA Y LA PREVENCIN DEL FRAUDE

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CASO 8. INTENTO DE FALSIFICAR INGRESOS


HALLAZGOS
El da siguiente el Director de Finanzas de la Compaa envo un correo electrnico
solicitando autorizacin escrita al Director de Finanzas regional para contabilizar la
provisin de Ingresos por 18 M USD, copiando al Director General.
En forma inmediata, recibi una respuesta del Director de Finanzas regional negando
cualquier conocimiento de la operacin y dando instrucciones de no procesar la
provisin de ingresos.
No se registr la provisin de ingresos.
Se tens la relacin entre el Director de Finanzas de la unidad de negocios con su jefe
directo, el Director General, el segundo alegando que el primero no estaba
trabajando en equipo para lograr las metas de la Compaa.

IMPACTO
No hubo impacto, porque no se llev a cabo el registro de la provisin de ingresos.
El intento de falsificacin de los estados financieros por parte de la alta direccin (management
fraud) no prosper por el profesionalismo del Director de Finanzas de la unidad.

CONSECUENCIAS
Fue el primero y nico intento de manipular los resultados de la unidad de negocios. Aunque
se tensaron las relaciones, el Director General y el Director de Finanzas de la unidad lograron
trabajar en harmona despus, cuando prevaleci su profesionalismo y apego a las normas de
la Compaa y a las mejoras prcticas (best practices).

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CASO 9.

USO DE REPORTES DE ANLISIS


PARA DETECTAR FRAUDES

ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
Una empresa canadiense, de capital francs, en la industria refresquera.
Facturacin anual 214 M USD.

HALLAZGOS
El rea de Auditoria Interna utiliz reportes financieros para detectar patrones en la incidencia del
gasto que lo llev a la deteccin de un fraude. Este desfalco se explica abajo:
Auditoria Interna tena a su disposicin una aplicacin que le ayudaba a accesar las
bases de datos de la Compaa.
En una auditoria de compras, acces a la informacin histrica de compras de
material de empaque: etiquetas, botellas, cajas de cartn, tapas etc. Detect que existan
variaciones muy fuertes en el comportamiento del costo de estos productos sobre un
periodo de tiempo. Gener grfica que mostraban las variaciones por rubro como
porcentaje de la venta.
Como resultado de esta primera conclusin, solicit y recibi de la casa matriz detalle
de los costos reales contra los costos de otras plantas y las variaciones contra sus
estndares.
La informacin arrojada fue la siguiente (precios en USD para una muestra de algunos
productos):

COSTO EN USD

PRECIO
ESTNDAR

PRECIO
ACTUAL

ETIQUETAS

0.87

1.14

31

BOTELLAS

1.21

1.46

21

CAJAS DE CARTN

15.41

23.47

52

TAPAS

0.42

0.66

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LA AUDITORA INTERNA Y LA PREVENCIN DEL FRAUDE

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CASO 9.

USO DE REPORTES DE ANLISIS


PARA DETECTAR FRAUDES

HALLAZGOS
Con el intercambio de informacin, Auditora Interna empez a revisar en mayor
detalle y encontr:
Relacin entre varios de estos proveedores, siendo de distintos sectores.
Relacin familiar entre compradores de la Compaa y los proveedores.
Falta de transparencia en el proceso de seleccin de proveedores.
La falta de un proceso de buscar y obtener cotizaciones alternas de otros
proveedores.
Auditoria Interna concluy que hubo un desfalco por una cantidad de 3.6 M USD por
el sobreprecio que pag la Compaa.
Concluy que exista colusin entre el Director de Compras, dos compradores y los
proveedores.
La Compaa sufri una prdida de 3.6 M USD por las siguientes razones:
Falta de un proceso de licitacin transparente en el proceso de compras.
Falta de seguimiento a las normas de la Compaa en no tener cotizaciones alternas.
.
Desviacin del Cdigo de tica que no permita relacin familiar con proveedores de
la Compaa.
Descuido por la Administracin local en no poder detectar las desviaciones en sus
costos estndares.

LA AUDITORA INTERNA Y LA PREVENCIN DEL FRAUDE

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CASO 9.

USO DE REPORTES DE ANLISIS


PARA DETECTAR FRAUDES

CONSECUENCIAS
La Compaa tom las siguientes acciones:
Despedir al Director de Compras y dos compradores.
Terminar su relacin con cinco proveedores.
Rehacer su poltica de compras para reforzar la institucionalidad y transparencia en el
proceso.
Logr reducir sus costos anuales por ms de 5 M USD por la bsqueda, seleccin y
nombramiento de nuevos proveedores.

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CASO 10. DUE DILIGENCE A PROVEEDORES


ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
Una empresa mexicana dedicada al negocio de comedores industriales.
Facturacin anual 63 M USD.

HALLAZGOS
Se encontraron varias desviaciones en el sistema de
control interno a travs de un due diligence que llev a
cabo una empresa externa, contratada por la
Compaa:
La Compaa tena operaciones con sus clientes por
varias regiones del pas.
Se detectaron proveedores de pollo que no tenan
refrigeracin para almacenar el producto.
Contrat proveedores en Reynosa cuando tena mejores
opciones en Monterrey, cerca de sus comedores.
Estos proveedores transportaban comida por carretera
en unidades sin refrigeracin.
La empresa externa evidenci entregas a horarios
extraos, 2am y 10pm, a los comedores, los cuales no
fueron horarios permitidos en la Compaa.
Compraba producto de agentes o brokers en lugar de ir
directamente con productores.
La Compaa no tena estndares de calidad escritos.
Usaba proveedores pequeos y no institucionales.

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CASO 10. DUE DILIGENCE A PROVEEDORES


HALLAZGOS
La empresa externa cotiz con proveedores alternos y al comparar cotizaciones
descubri los siguientes sobreprecios:
CARNE

22%

POLLO

27%

EMBUTIDOS

17%

ABARROTES

15%

La empresa externa llev a cabo un estudio de estilo de vida al Gerente de Compras:


Le hicieron una entrevista extensa, donde explic el Gerente de Compras, que posea
una casa de nivel modesto, que haba comprado con el apoyo de un crdito bancario.
Al mismo, contando con su autorizacin, se le hizo un estudio crediticio, donde se
concluy que no tena ningn crdito bancario.
Tena una casa a su nombre, cuyo valor no estaba en proporcin a su nivel de ingresos.
Accedi a entregar sus estados de cuenta bancarios para comprobar sus ingresos y
egresos pero nunca los entreg.
Se concluy que hubo un desfalco por la cantidad de 2.4 M USD.

IMPACTO
El desfalco por la cantidad de 2.4 M USD se caus por las siguientes razones:
Falta de un proceso de monitoreo de la integridad moral de sus ejecutivos de
compras.
Ausencia de estndares de calidad con los proveedores de alimentos.
Negligencia por parte del rea de Auditoria Interna.
Trabajar con proveedores pocos institucionales.

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CASO 10. DUE DILIGENCE A PROVEEDORES


CONSECUENCIAS
La Compaa implement las siguientes acciones:
Implement un programa de transparencia bajo el cual los funcionarios de confianza
(incluyendo los de compras) tenan que entregar un estado patrimonial una vez al
ao.
Todos los gerentes, directivos y gente de compras tenan que firmar un nuevo Cdigo
de Conducta una vez al ao, declarando que no participaban en ninguna actividad
ilcita.
Implement un programa de calidad con sus proveedores, bajo el cual llevaba a cabo
una auditoria estricta a las instalaciones y los camiones de los proveedores.
El Gerente de Compras firm su renuncia sin que le pagara una liquidacin, con el
acuerdo de que la empresa no hiciera una investigacin profunda del caso.

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CASO 11.

DETECCIN DE MANTENIMIENTOS FICTICIOS


A TRAVES DEL SISTEMA DE DENUNCIAS

ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
Empresa prestadora de servicios mdicos (servicios de urgencias) mediante el uso de ambulancias. Cuenta con ms de 700 ambulancias y 3000 empleados. Facturacin anual 80 M USD.

HALLAZGOS
Uno de los principales costos de la empresa son las refacciones y mantenimiento de las ambulancias. Para gestionarlos la empresa cuenta con un software donde a cada ambulancia se le
identifica por un nmero al cual se le cargan todas las refacciones y mantenimientos realizados
a las mismas. Todo repuesto utilizado deba tener asignada una unidad o caso contrario deba
mediar la autorizacin de un gerente de taller.
El personal de auditoria hacia recuentos fsicos peridicos con el objeto de verificar existencias
de faltantes de stock, los mismos siempre eran satisfactorios ya que el inventario fsico siempre
coincida con el terico arrojado por el sistema.
Ahora bien, un grupo de mecnicos advirtieron que si bien el sistema funcionaba correctamente no haba controles que consideraran la razonabilidad ni de detalle sobre las refacciones
y mantenimientos realizados a las distintas unidades. De esta forma comenzaron a realizar
arreglos ficticios con el objeto de sustraer repuestos y venderlos en el mercado paralelo. Es
as que se identificaron casos que a una misma unidad se le cambiaron dos y hasta tres veces
al ao las cubiertas y/o la batera. Esta situacin se daba en mayor medida en algunas
unidades donde los mecnicos haban llegado a un arreglo con los choferes para que ellos
presenten las solicitudes de reparacin o cambios de piezas y de esta forma viabilizar la irregularidad. Esta situacin irregular se advirti por una denuncia annima utilizando el sistema de
denuncias implementado por la Compaa.

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CASO 11.

DETECCIN DE MANTENIMIENTOS FICTICIOS


A TRAVES DEL SISTEMA DE DENUNCIAS

IMPACTO
La prdida anualizada rond los 430.000,- U$D.
Este desfalco ocurri por las siguientes situaciones que se dieron en forma concomitante:
Ausencia de adecuados procedimientos de control para la aprobacin del uso de
los repuestos. Ausencia de supervisin por parte del jefe de repuestos.
Ausencia de adecuados controles por oposicin de intereses. Nadie de otros
sectores realizaba controles de razonabilidad sobre los consumos de repuestos de
las ambulancias.
Ausencia de ambiente de control. La falta de un ambiente de control facilit la
comisin de las irregularidades ya que los mecnicos al verificar que nadie estaba
controlando los consumos de repuestos vieron facilitado su accionar delictivo.

CONSECUENCIAS
Al detectarse la situacin por una denuncia annima se realiz una auditoria de todos los
repuestos cambiados a las unidades con un costo mayor a 200 Dlares y se verific la vida til
normal de cada tipo de repuesto y asiduidad de los cambios por unidad. Asimismo se verific
que haba cambios de repuestos no autorizados por el gerente pero estaban
asignados a las distintas unidades. Esta falla del sistema permita que muchos cambios
realizados no sean aprobados por el gerente.
A partir de esta situacin la empresa tom las siguientes medidas:
Separ a 5 mecnicos y 16 choferes.
Todo comprobante de solicitud de reparacin que termine involucrando repuestos
de ms de 300 USD son aprobado por el Gerente de taller.
Se incorporaron reportes automticos y alertas al sistema que informan cuando los
cambios realizados a una unidad son atpicos y de esta forma ya a partir de la

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CASO 12. PAGOS A EMPLEADOS FANTASMA


ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
Empresa prestadora de servicios de emergencias mdicas. Facturacin anual de USD 200 M.
Nmina de personal de 700 empleados.

HALLAZGOS
Se detect que fueron pagando sueldos a empleados que se haban separado de la empresa.
La irregularidad fue detectada por auditora externa. Se identific que en el caso de uno de los
empleados que haba renunciado en el cuarto mes del ejercicio existan liquidaciones de sueldo
por el ejercicio completo. Posteriormente, al solicitar las cuentas bancarias donde se efectuaban los depsitos de sueldos se identificaron cuentas repetidas para distintos empleados, de
los cuales todos se haban separado de la Compaa, excepto uno. Esto permiti identificar a
quien perpetr el fraude y su metodologa, la cual consista en ingresar al sistema de altas,
bajas y modificaciones de nmina de personal y reemplazar los datos de la cuenta bancaria del
separado por la propia sin darlo de baja. La investigacin se extendi a los ltimos 5 aos y se
identificaron un total de 23 casos similares, todos llevados a cabo por el mismo sujeto, cuya
metodologa consista en reemplazar los datos de la cuenta bancaria de los separados, recibir
el pago del sueldo y mantener el esquema por unos meses, luego de los cuales daba la baja
definitiva del empleado. Asimismo, esta persona, que trabajaba dentro del sector de Recursos
Humanos, tena acceso a las tarjetas magnticas de asistencia y, en el caso de las personas que
salan no las destrua, y realizaba el registro de reloj checador de las mismas para no generar
inasistencias llamativas en el circuito de novedades.

IMPACTO
Las prdidas se cuantificaron en USD 621.000.- USD, las cuales incluyen no solo el sueldo
cobrado por el sujeto, sino tambin las cargas sociales que la empresa continuaba liquidando
y pagando a los organismos de la seguridad social.

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CASO 12. PAGOS A EMPLEADOS FANTASMA


CONSECUENCIAS
La persona implicada fue despedida y se iniciaron acciones judiciales tendientes al cobro de los
montos involucrados. Se identificaron las debilidades de control que permitieron indirectamente
la existencia del ilcito y se tomaron las siguientes acciones:
1

Debilidad: Inexistencia de controles de acceso al sistema de altas, bajas y


modificaciones de datos del sistema de gestin de nmina.
Accin a tomar: Asignacin de un responsable de altas bajas y modificaciones
de personal con acceso va password y log de sistema.

Debilidad: Falta de controles que permitan su deteccin.


Accin a tomar: Controles detectivos a partir de un listado de bajas recientes contra las
liquidaciones posteriores.

Debilidad: Falta de controles posteriores de asistencia con reporte de


liquidaciones.
Accin a tomar: Implementacin de controles de asistencia sorpresivos.

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CASO 13. IMPUTACIN INDEBIDA DE COBRANZAS


ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
Empresa distribuidora de productos de librera con ms de 20 sucursales en distintas ciudades
del pas. Facturacin anual 100 M USD

HALLAZGOS
El tesorero de la empresa se apropiaba de fondos de la caja y valores a depositar. Esta persona
tena acceso a registros contables debido a que se le asign la responsabilidad de imputar las
cobranzas que l mismo reciba y por otra parte en la empresa era habitual la existencia de
numerosas cobranzas sin identificar que se reciban sin informar de que cliente provenan.
Quedaban pendientes en las conciliaciones bancarias, siendo estas muchas veces, recibidas de
otras sucursales. Cuando el Tesorero detectaba que una cobranza sin identificar no era
reclamada por ningn cliente por un plazo prudencial, este imputaba estos cobros antiguos en
uno de los clientes que ese da realizaba pagos en efectivo o cheques al portador y se quedaba
con estos valores y anulaba el recibo. Esto era posible debido a una inadecuada separacin de
funciones debido que el tesorero adems del manejo de fondos tena acceso a los registros
contables y por otra parte los controles eran dbiles sobre las conciliaciones bancarias y cuentas corrientes.

IMPACTO
Hubo desviacin de fondos por 120.000,- USD.
Este desfalco ocurri por las siguientes situaciones que se dieron en forma concomitante:
Inadecuada asignacin de funciones incompatibles debido a que el tesorero tena
acceso a los registros contables.
Ausencia de adecuados controles por oposicin de intereses. El sector de Crditos
consideraba incobrables a los clientes que superaran determinada antigedad y no
profundizaba el anlisis de estas cuentas. Habitualmente las cobranzas no
identificadas provenan de clientes pequeos que haban dejado de operar con
la empresa.

LA AUDITORA INTERNA Y LA PREVENCIN DEL FRAUDE

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CASO 13. IMPUTACIN INDEBIDA DE COBRANZAS


IMPACTO
Ausencia de adecuados procedimientos de control. Los recibos de las cobranzas que
reemplazaba eran anulados por el propio tesorero, situacin que no fue detectada
por Auditora Interna.
Ausencia de ambiente de control y controles de razonabilidad. La gerencia financiera
no adverta que se acumulaban saldos incobrables mayores a los razonables para el
tipo de actividad.

CONSECUENCIAS
Se separ al Tesorero y se le iniciaron acciones penales tendientes a recuperar los montos sustrados. Al nuevo tesorero se le inhabilit la posibilidad de imputar cobranzas y tener acceso a
los registros contables.
Se revisaron los procedimientos del sector Tesorera, Cuentas por cobrar y el Tablero de
Comando financiero de la Compaa.

LA AUDITORA INTERNA Y LA PREVENCIN DEL FRAUDE

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CASO 14.

DETECCIN DE ABUSOS POR


DENUNCIA ANNIMA

ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
Empresa distribuidora de productos electrodomsticos con ms de 100 sucursales en todo el
pas. Facturacin anual 1000 M USD

HALLAZGOS
El gerente de una de las sucursales otorga descuentos por encima de los mximos establecidos
para compras personales, familiares y amigos. Esta irregularidad la vena cometiendo durante
ms de 5 aos pero durante el ltimo ao los montos y frecuencia haban aumentado notoriamente. Debido a la ausencia de otros controles adecuados, esta irregularidad fue detectada a
partir de una denuncia annima de otro empleado de la sucursal a la lnea de denuncias implementada por la empresa. Esta situacin fue posible debido a que no se realizaron controles
adecuados sobre los descuentos otorgados ni anlisis de productos vendidos por debajo del
costo. Adems por cuestiones de supuesta eficiencia operativa se autorizaba a los gerentes de
las sucursales a realizar descuentos por encima de los ofrecidos al pblico en general.

IMPACTO
Hubo prdidas por 50.000,- USD.
Este fraude ocurri por las siguientes situaciones que se dieron en forma concomitante:
Ausencia de ambiente de control y controles de razonabilidad. La gerencia financiera
no adverta que los descuentos promedio de esa sucursal, especialmente en el ltimo
ao, eran superiores al promedio de las otras sucursales. Tampoco se analizaron los
numerosos casos de ventas por debajo del costo que generaban estos descuentos.
Ausencia de adecuados controles por oposicin de intereses. El Gerente poda
aprobar los descuentos sin ningn tipo de aprobacin por parte de otro responsable
en la empresa.

LA AUDITORA INTERNA Y LA PREVENCIN DEL FRAUDE

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CASO 14.

DETECCIN DE ABUSOS POR


DENUNCIA ANNIMA

IMPACTO
Al analizar la conducta del Gerente y revisar ciertos registros informticos se detect
que este ofreca en un sitio on-line los productos que obtena de la empresa a precios
menores a los de mercado. Se demostr que un usuario de ese sitio de ventas en
lnea, era precisamente el Gerente y este registraba ms de 3.500 ventas.

CONSECUENCIAS
Se separ al Gerente y se le iniciaron acciones penales tendientes a recuperar los montos
sustrados. Se revisaron los procedimientos de otorgamiento de descuentos para todas las
sucursales y se establecieron por sistema porcentajes y montos mximos que podan aprobar
los gerentes de sucursal. Asimismo se separ al Gerente de Auditora Interna por no realizar
procedimientos adecuados para que hubieran detectado en forma oportuna esta irregularidad.

LA AUDITORA INTERNA Y LA PREVENCIN DEL FRAUDE

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CASO 15. MANIPULACIN DE COBRANZA


ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
Empresa que se dedica a la Elaboracin, transformacin e industrializacin de productos
qumicos. Facturacin anual 40 M USD.

HALLAZGOS
El Gerente de Ventas autoriza ventas a un cliente, cuyo uno de sus propietarios es ex empleado
de la empresa de hace algunos aos, y las ventas realizadas a ese cliente se realizaban por un
monto que luego era cobrado y registrado correctamente. Hasta all no habra anomala
alguna, salvo que con contubernio entre el mencionado Gerente y un empleado de la empresa,
con acceso al registro de los recibos de cobro, modificaban los valores de los mismos a un
importe mayor. Esta situacin generaba que contablemente, la empresa mantuviera un pasivo
con ese cliente y de esa forma exista la obligacin de pagarle, o compensarle con la entrega
de mercanca, misma que nunca se factur y que tampoco fue cobrada.
Asimismo, los cobros que se reciban de este cliente, eran con valores diferidos a un plazo
mucho mayor que el habitual para el resto y adems, debido a la delicada situacin financiera
de la empresa, esta, se vea obligada a descontarlos en el Banco antes de su vencimiento con
el detrimento econmico que eso conlleva.

LA AUDITORA INTERNA Y LA PREVENCIN DEL FRAUDE

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CASO 15. MANIPULACIN DE COBRANZA


IMPACTO
Existieron salidas de mercaderas no facturadas por 130.000 USD y prdida por descuentos de
documentos que alcanzaron los 20.000 USD.
Esto pudo ocurrir por las siguientes situaciones que se dieron en forma conjunta:
Ausencia de procedimientos de control, incluyendo la ausencia de una auditora
interna.
Inexistencia de adecuados controles por oposicin de intereses. El sector de crditos no
circularizaba a los clientes para corroborar saldos segn sistema.
Ausencia de controles de razonabilidad. La gerencia financiera no adverta que el
saldo de ese cliente era inusual, dado que por la operacin de la empresa no suelen
tener saldo acreedor y menos an que sea tan importante.
La gerencia financiera tampoco adverta que los valores de cobro recibidos eran por
un perodo mayor al habitual de la operacin y al resto de los clientes.
No realizacin de inventarios peridicos en planta. Al efectuarlo slo una vez al ao y
para el cierre de ejercicio y al determinar el costo por el sistema de diferencia de
inventario, las diferencias se imputaban al costo del ejercicio.
Estas situaciones dadas en conjunto, afectaban los saldos de clientes y el stock de la
empresa.

CONSECUENCIAS
Se separ al Gerente de Ventas de la empresa y al empleado que modificaba los importes de
los recibos. Se revis el procedimiento de autorizacin de crditos por ventas de la compaa
y se realiz una auditoria de sistemas para evitar la posibilidad de realizar modificaciones en la
informacin cargada en el mismo.

LA AUDITORA INTERNA Y LA PREVENCIN DEL FRAUDE

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CASO 16. PROVEEDOR FANTASMA


ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
Empresa comercializadora de medicamentos. Facturacin anual estimada 300 M USD anual.

HALLAZGOS
Dos aos atrs la empresa realiz una reestructuracin de sus esquemas de pagos
previendo la posibilidad de automatizar gran parte de este proceso que debido al
proceso del negocio retrasaba la entrega de pedidos.
La reestructuracin estableci la implementacin de un nuevo sistema de pagos en
donde se prioriz la realizacin de pagos por transferencias bancarias para ciertos
proveedores en forma automticas.
El nuevo esquema gener una gran cantidad de problemas debido a que la empresa
no haba capacitado correctamente a todos los empleados del sector que deban
procesar las facturas y los pagos a proveedores.
A raz de una denuncia annima haciendo eco de las quejas de los empleados del
sector respecto de los problemas comentados anteriormente y solicitando una
mejora sustancial del proceso, la empresa envi un auditor a revisar dicho circuito y
verificar la existencia de cuellos de botella y problemas de implementacin.
En una intervencin de auditora, se detectaron varios aspectos de segregacin de
funciones dentro del personal de cuentas a pagar, el auditor detect proveedores
con facturas correlativas de servicios no convencionales y por importes redondos
(vg. $4,000, $5,000, $ 3,000) en forma mensual.
Al investigar al proveedor, el auditor detect que la cuenta bancaria donde se
enviaba el pago de las facturas presentadas se corresponda con la cuenta de uno de
los empleados del rea de Cuentas por Pagar.

LA AUDITORA INTERNA Y LA PREVENCIN DEL FRAUDE

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CASO 16. PROVEEDOR FANTASMA


HALLAZGOS
El empleado del rea de Cuentas por Pagar haba generado el alta de un proveedor
falso y consign en el sistema que a ese proveedor, se deba pagar a travs de
transferencia bancaria, asimismo cargaba mensualmente una factura emitida por el
mismo y la liberaba para su pago.

IMPACTO
El esquema comentado anteriormente permita desviar fondos por aproximadamente 60.000,USD en un ao.
Las oportunidades de brechas de control que permitieron la realizacin del esquema mencionado fueron las siguientes:
Los perfiles de sistemas de los usuarios del personal del rea de cuentas por pagar
no se encontraban adecuadamente parametrizados.
El proceso concentraba incorrectamente una gran cantidad de funciones en poco
personal, Alta de un proveedor, ingreso de facturas al sistema de informacin y
liberacin al pago.
El esquema de pagos fue implementado y revisado por personal de administracin
sin ningn tipo de consultora por parte del rea de auditora interna.
La liberacin de los pagos no contemplaba una escala de autorizaciones de acuerdo
al monto de los mismos.

LA AUDITORA INTERNA Y LA PREVENCIN DEL FRAUDE

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CASO 16. PROVEEDOR FANTASMA


CONSECUENCIAS
Se realiz un seguimiento de todas las facturas involucradas y se document con un notario
el circuito fraudulento del empleado.
Posteriormente se presentaron todas las pruebas ante el empleado, quien confes los hechos
realizados y renunci a la firma previa restitucin de los fondos sustrados.

LA AUDITORA INTERNA Y LA PREVENCIN DEL FRAUDE

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CASO 17. DESVIO DE COBRANZA


ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
Grupo de concesionarios de automviles y maquinaria agrcola. Facturacin anual estimada
120 M USD anual.

HALLAZGOS
A travs de una acumulacin de funciones y de gran cantidad de errores
administrativos, el tesorero de la casa central de un grupo de concesionarias de
automviles y maquinaria agrcola, gener un desfalco de aproximadamente
80.000 USD.
El tesorero era el encargado de recibir los fondos en efectivo de las cobranzas
generadas por la venta de vehculos y maquinarias, es de destacar que en el interior
del pas tales operaciones se materializan en efectivo por lo que las sumas son
realmente significativas.
Conjuntamente tena las funciones de controlar y entregar tales cobranzas a la
empresa de transporte de valores, quien depositaba las mismas en las cuentas
bancarias indicadas por el tesorero.
El tesorero sustraa un cierto monto de las cobranzas en forma diaria para su
beneficio personal y entregaba el resto al transporte de valores, posteriormente
registraba en el sistema de la empresa el monto total de la cobranza recibida
originalmente.
El fraude se encontraba cubierto ya que el tesorero tenia a cargo la realizacin de
las conciliaciones bancarias por lo que mantena el control de las partidas
pendientes de conciliacin que se iban acumulando.
Debido a que el tesorero tena como hbito el juego, una persona conocida de la empresa lo
vi apostando sumas importantes en el casino de la zona y dio aviso al Gerente General de
las Concesionarias quien inici una auditora interna.

LA AUDITORA INTERNA Y LA PREVENCIN DEL FRAUDE

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CASO 17. DESVIO DE COBRANZA


IMPACTO
El esquema comentado anteriormente permiti desviar fondos por aproximadamente
80.000,- USD.
Las oportunidades de brechas de control que permitieron la realizacin del esquema mencionado fueron las siguientes:
Exista una incorrecta segregacin de funciones considerando las que le
correspondan al tesorero de la firma.
Se observ que los arqueos de control de fondos que se realizaban peridicamente
por el rea de administracin, controlaban solamente el efectivo en caja, sin
considerar la cobranza depositada en el da, por lo que se llevaban adelante en
forma incorrecta.
El rea contable no controlaba las conciliaciones bancarias, ms all de la
asignacin incorrecta de las funciones.

CONSECUENCIAS
Los abogados de la firma documentaron a travs de un perito el faltante de dinero proveniente de las cobranzas y de los registros contables falsos realizados por el imputado.
Se inici una demanda penal contra el tesorero que fue separado de sus funciones, y tambin
se iniciaron las acciones tendientes a verificar la posibilidad de recuperar los fondos sustrados.
Se segregaron las funciones de la tesorera conforme a las mejores prcticas de control interno y se dise un esquema de control peridico sobre las operaciones de tesorera.

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CASO 18.

FRAUDE A LA CAJA DETECTADO A TRAVS


DE SISTEMA DE DENUNCIA

ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
Grupo gastronmico con 50 locales a la calle. Facturacin anual estimada 72 M USD anual.

HALLAZGOS
En uno de los locales de mayor venta al pblico de la Ciudad de Buenos Aires, el
Gerente del establecimiento, en confabulacin con un encargado y un cajero del
mismo local, desviaban una gran cantidad de fondos provenientes de ventas al
pblico a travs de un esquema simple, pero muy efectivo, de facturacin parcial de
rdenes de entrega.
Este local se encuentra ubicado en un Centro Comercial cercano a una zona de
escuelas secundarias, por tal razn recibe una gran cantidad de estudiantes, cuyo
perfil se encuentra orientado a la falta de solicitud de facturas o comprobante de las
compras realizadas.
En horarios de alta demanda de comensales, estos empleados utilizaban
documentacin interna para realizar los pedidos, a efectos de no utilizar el sistema
operativo de pedidos provisto por la empresa. De esta manera desviaban
operaciones en forma muy simple, a razn de una cada cuatro, las cuales no se
encontraban mapeadas en el sistema de informacin que sostena la operacin y
consecuentemente no eran registradas.
Por otra parte, la caja del local operaba un sistema por el cual, solamente el cajero
poda abrirla fsicamente con la emisin de la factura y cobro de la misma (en caso
de cobro en efectivo).
A efectos de entregar el cambio a los clientes que pagaban estas operaciones, los
empleados facturaban productos de muy bajo precio, o porcentajes mnimos de los
mismos (vg. 0.01 plato de pastas, 0.002 men ejecutivo) y no entregaban el
comprobante de la operacin (comentado anteriormente), de esta forma entregaban
el cambio y dejaban la diferencia en caja hasta el fin del servicio.

LA AUDITORA INTERNA Y LA PREVENCIN DEL FRAUDE

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CASO 18.

FRAUDE A LA CAJA DETECTADO A TRAVS


DE SISTEMA DE DENUNCIA

HALLAZGOS
Al finalizar la jornada el gerente y el cajero separaban el sobrante de efectivo
proveniente de las operaciones fraudulentas y realizaban el cierre correspondiente
al da.
El faltante de productos de inventario era falseado en el stock semanal que el
gerente del establecimiento enviaba al rea de gestin de Stock de la empresa,
para los pedidos semanales y asimismo en la declaracin falsa de Scrap diaria.
Cabe destacar que el rea de Auditoria Interna no realizaba en forma peridica y sorpresiva,
arqueos de cajas ni tampoco inventarios ni anlisis de rotacin de stock.
El esquema fue detectado por una denuncia annima, realizada por un empleado del mismo
establecimiento a travs de la lnea tica contratada por parte de la empresa, cansado de
observar este tipo de actividades.

IMPACTO
El esquema comentado anteriormente permita desviar fondos por aproximadamente
360.000,- USD en forma anual.
Las oportunidades de brechas de control que permitieron la realizacin del esquema mencionado fueron las siguientes:
El sistema permita facturar porcentajes de artculos que en la prctica no son
divisibles,
El rea de auditoria interna no mantena como rutina analizar la unidades
facturables, ni tampoco el rea de control de operaciones que consideraba error
excusable la facturacin de porcentajes de unidades

LA AUDITORA INTERNA Y LA PREVENCIN DEL FRAUDE

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CASO 18.

FRAUDE A LA CAJA DETECTADO A TRAVS


DE SISTEMA DE DENUNCIA

IMPACTO
No se realizaban acciones sorpresivas que pudieran detectar este tipo de desfalco,
o generar mayor ambiente de control interno, tales como: Un arqueo de caja
sorpresivo o una revisin in situ del inventario informado por parte del gerente de
rea.
El personal involucrado no se tomaba vacaciones haca ms de 24 meses, lo cual
nunca fue detectado, ni llam la atencin del rea de RRHH ni de Auditoria interna.
El Scrap de los locales se declaraba de manera informal y no era sometido a ningn
tipo de control especfico ni gerencial.

CONSECUENCIAS
A partir de la denuncia por la lnea tica de la empresa, se inici una investigacin que involucr a las reas Legales, Auditoria Interna y RRHH.
Se efectu un procedimiento documentado de cliente encubierto (shoppers) por el cual un
auditor simul realizar una compra en efectivo por la cual no se recibi comprobante.
Posteriormente se efectu un arqueo de caja ante la presencia de dos testigos los cuales
certificaron la existencia de una gran cantidad de dinero sobrante en caja proveniente de
estas actividades.
Se certificaron las acciones descubiertas y se separ de la empresa a las personas involucradas. Se les iniciaron acciones penales tendientes a recuperar los montos sustrados.
Se bloque la posibilidad de realizar facturas por porcentajes de productos no divisibles.

LA AUDITORA INTERNA Y LA PREVENCIN DEL FRAUDE

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CONCLUSIONES
Hemos analizado algunas de las formas ms creativas que se desarrollan dentro de las corporaciones para realizar fraudes; si bien estos son efmeros ejemplos de la capacidad de la
mente humana para obrar en beneficio propio y sin tica, consideramos que en la mayora de
los negocios, los hombres y mujeres que laboran en los mismos usan esa misma creatividad
para la innovacin y crecimiento de sus negocios.
Ahora bien para aquellos que buscan la forma de beneficiarse de manera fraudulenta es que
constituye nuestra responsabilidad la implementacin de controles y sobre todo el aprendizaje
de los errores y fraudes pasados, para identificar nuevas formas y tcnicas de realizar fraude
as como imputar responsabilidades sobre los mismos.
Es nuestra misin como asesores de negocios y especialistas en auditoria interna, gobierno
corporativo y promotores de mejores prcticas; estar al lado de nuestros clientes al identificar
y analizar permanentemente los riesgos de errores y fraudes dentro de sus negocios, coadyuvar a la mejora continua de los controles y establecer el tone at the top con un complemento tico.
El nfasis aadido en esta misin es que en Kreston siempre buscamos las mejores herramientas tecnolgicas al alcance, tales como la lnea de denuncias annimas, software de anlisis
y tendencias, minera de datos y lo que el futuro nos depare, todo enfocado hacia encontrar
los principales elementos de mejora de control a nuestros clientes.
Esperamos que esta obra sea una adecuada herramienta para revisar hacia adentro de nuestra organizacin que tantos estos fraudes pueden o no llegar a suceder.
O ya habrn sucedido?
LA AUDITORA INTERNA Y LA PREVENCIN DEL FRAUDE.

Kreston CSM

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KRESTON INTERNACIONAL:
jon@kreston.com
KRESTON MXICO:
John Milner
jmilner@krestoncsm.com
KRESTON ARGENTINA:
Martn Ghirardotti
mghirardotti@llyasoc.com.ar
AUTORES:
John Milner
Martin Ghirardotti
REDACTOR DE ESTILO:
Enrique Pastor
Miguel del Olmo
CONCLUSIONES:
Miguel del Olmo
DISEO:
Alejandra Jimnez.
PUBLICADO POR:
Digital Army.

Nota legal:
Kreston International (Kreston) es una red
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que brindan servicios profesionales a sus clientes. Cada firma es miembro de Kreston International (Kreston International), una compaa
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de sus miembros. Los miembros de Kreston
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