Lic.

J av ierLozanoAlar cn
SecretariodelRamo
Dr.lv aroCastroEstrada
SubsecretariodelTrabajo,SeguridadyPrevisinSocial
Lic.Patric iaEs pinos aTorres
SubsecretariodeDesarrolloHumanoparaelTrabajoProductivo
Dr.J aim eDomin goL pezBuitrn
SubsecretariodeEmpleoyPolticaLaboral
Lic.LorenzoMartnezGarza
OficialMayor
DirectorGeneraldeCapacitacin
Lic.BeatrizPuli doCampos
DirectoradeCapacitacinTcnica

GuadeCapacitacin

Lic.MaraGuadalu peGarcaMercado
Lic.BetziNarahMoralesMartnez
Investigacin,escrituraydiseopedaggico

Diagnsticode
necesidadesde
capacitacin

Lic.BeatrizPuli doCampos
Ing.RafaelEs calanteMartnez
Revisintcnica
Lic.Dian aMargaritaRiv eraOrtega
Lic.Dian aOliv aLp ez
DiseoGrfico
GuadecapacitacinDiagnsticodenecesidadesdecapacitacin
Segund aedi cin:2008.
ISBNentrmite
Este programa est financiado con
recursos pblicos aprobados por la
Cmarayquedaprohibidosuusopara
fines partidistas, electorales o de
promocin
personal
de
los
funcionarios
Queda rigurosamente prohibida, sin
autorizacin escrita de los titulares de
Copyright bajo las sanciones
establecidas en las leyes, la
reproduccin parcial o total de esta
obra por cualquier medio
o
procedimiento,
comprendidos
la
reprografa
y
el
tratamiento
informtico.

SECRETARA DEL
PREVISINSOCIAL

TRABAJO

DireccinGeneraldeCapacitacin
Blvd. Adolfo Ruiz Cortnez 3313, Col.
San Jernimo Aculco, C.P. 10400
Mxico,D.F.
Tel.(55)30003500
www.stps.gob.mx
ImpresoenMxicoD.F.

SubsecretaradeDesarrolloHumanoparael
TrabajoProductivo
DireccinGeneraldeCapacitacin

D
D EN
DI A
AGN
GN
ST
ST I CO
COD
EN E
ECE
CE SI
SI D
DA
AD
DE
ESD
SD E
CA
CA P A
ACI
CI T
TA
ACI
CI
N
N
G
G
uua
dde
C
aap
ppa
aac
cciitta
aac
ccii
n
nn
Gu
ad
eC
Ca

ndice
Presentacin

Objetivo

1.Ejerciciodeautoevaluacin(inicial)

11

2.Consideracionesprevias

15

3.Definicinyclasificacin

23

4.Planeacindeldiagnsticodenecesidades

27

5.Metodologa

28

6.Mtodosytcnicasauxiliares

42

Consideracionesfinales

49

Anexos

50

Bibliografa

59

Guade
Capacitacin

Guade
Capacitacin

Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

P resentacin
La Direccin General de Capacitacin y Productividad ha
elaborado la gua tcnica Diagnstico de necesidades de
capacitacin, con la finalidad de proporcionar una
metodologaque facilitelaidentificacin delas necesidades
queenmateriadecapacitacinexistenenlasempresas.
El diagnstico de necesidades de capacitacin es el factor
orientadorquepermiteprincipalmente:

Laestructuracinydesarrollodeplanesyprogramas.

El establecimiento de las acciones de seguimiento y

evaluacindelprocesocapacitador.

Esta gua tcnica cuenta con las caractersticas necesarias

para que el usuario pueda llevar su autoaprendizaje en
forma simple y clara. El documento incluye informacin
sobre: la definicin de necesidades de capacitacin,
actividades previas, tipos de necesidades, metodologa,
tcnicas y herramientas auxiliares. Con la informacin
anteriorelusuariopodraplicarladeteccindenecesidades
decapacitacinensuempresa.

Guade
Capacitacin

Guade
Capacitacin

Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Objetivo

Proporcionarloselementostcnicos
necesariosparalaaplicacindela
metodologaeinstrumentosutilizadosenel
diagnsticodecapacitacin.

10

Guade
Capacitacin
Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Ejerciciodeautoevaluacin(inicial)

INSTRUCCIONES: Lea los siguientes enunciados y conteste

en forma clara, precisa y breve. Al
concluir,reviselahojaderespuestas.

1.Cundosepuedehablardelaexistenciadenecesidades
decapacitacinenunaorganizacin?

2.Cul es el propsito del diagnstico denecesidadesde

capacitacin?

3.Qu resultados concretos debe arrojar la investigacin

sobrenecesidadesdecapacitacin?

4.Por qu es importante determinar el nmero y

caractersticas de los trabajadores que requieren
capacitacin?

11

Guade
Capacitacin
Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Respuestas

4.Porquebrinda criterios paradecidir laformade impartir

lacapacitacin,comobaseparaestimarelcostoposible
delacapacitacin por eltiempoy cantidaddepersonal,
permite tomar decisiones en cuanto a la amplitud del
contenido del programa, la seleccin de tcnicas de
instruccinydematerialesdidcticos.Adems,permite
planearlaorganizacindeloseventosencuantoaritmo
detrabajo.

Autoevaluacininicial

1.Elpuntodepartidaparaladeterminacindenecesidades
decapacitacin es laexistenciadeproblemaspresentes
y futuros en la empresa, que se suscitan por la
modificacin de estrategias, procedimientos y
tecnologas, inadecuada administracin, polticas
inoperantes, o cuando los problemas se deben a
deficiencias en los conocimientos, en las destrezas
manualesoactitudesinadecuadasdelpersonal.

Algunas delascaractersticasimportantes quese deben

conocerson:edad,escolaridad,experiencialaboral.

2.Conocerconexactitudtantolasdeficienciasactualesdel
personalcomosusnecesidadesfuturas.

3.Nmero exacto
capacitacin.

de

trabajadores

que

Guade
Capacitacin

necesitan

Caractersticasdelostrabajadoresquenecesitanser
capacitados.
Descripcinprecisaycompletadelasactividadesen
quenecesitansercapacitados.

Estos datos constituyen los antecedentes indispensables

paralaelaboracindecualquierprogramadecapacitacin
y su importanciaradicaen queslo partiendodeellos se
puedeplanear,elaboraryaplicarconxitounprograma.

13

14

Guade
Capacitacin
Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

I . Consideracionesprevias

Guade
Capacitacin

Es evidente que existe una estrecha vinculacin entre la

capacitacinyeladecuadodesempeodelasfuncionesque
se realizan en una empresa, y en este sentido es
importantedestacarquelacapacitacin esuna inversiny
no un gasto de operacin, ello se debe a que sus efectos
sondelargaduracin.

La capacitacin genera procesos de cambio, los cuales se

enfocan al mejoramiento de la calidad de los recursos
humanos y por lo tanto al logro de los objetivos de la
empresa.

El DNC, como de ahora en adelante se referir al

diagnstico de necesidades de capacitacin, forma parte
fundamental del proceso tcnico delacapacitacin,el cual
essecuencialycclicocompuestopordiferentesfases.Cada
faseasuvezestcompuestaporprocesos,metodologasy
caractersticasparticulares.

La tarea del especialista en capacitacin es analizar y

enfrentar la problemtica de su entorno, determinar
alternativas de solucin, as como adelantarse y orientar
susesfuerzosalasnecesidadespresentesyfuturas.

Los responsables de capacitacin actan como agentes de

cambio, ya que al contar con los medios adecuados
moldean la conducta de los trabajadores, con el propsito
deincrementar susconocimientos,habilidadesy actitudes
de esta manera se busca la excelencia de las
organizacionesparacontribuiralcrecimientodelpas.

P rocesodelacapacitacin

A nlisissituacionaldelaorganizacin

Objetivosempresariales

A fin dedirigir el proceso decapacitacin con efectividad,

oportunidadycalidad,sehaceimprescindiblesatisfacerlas
necesidades existentes en la empresa que contribuya al
logrodelosobjetivosestablecidos.

Procesoproductivo
Estructuraorganizacional
Estrategias

Por ello, el diagnstico de necesidades de capacitacin se

consideralapartemedulardelproceso.Lainformacinque
brinda constituir los antecedentes indispensables para
planear, elaborar y aplicar con xito los programas
correspondientes.

Recursosdisponibles
Clientesyproveedores
Fuerzasydebilidades

15

16

Guade
Capacitacin
Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Guade
Capacitacin

Ejecucindeplanesyprogramas

Organizacinylogstica
Organizacionales.
Coordinacinysupervisin
Ocupacionales.
Seleccindeinstrumentosdeevaluacin
Individuales.
Seleccinyformacindeinstructores
Mtodosytcnicas.
Procedimientoseinstrumentos.

Evaluacinyseguimiento
Elaboracindeplanesyprogramas

Aplicacindeinstrumentosdeevaluacin
Evaluacindelosresultadosdecapacitacin

Objetivosdeaprendizaje.

Anlisiseinforme

Seleccindecontenidos.

Propuestas

Evaluacindeaprendizaje.
A nlisissituacionaldelaorganizacin

Materialdeapoyodidctico.
Tcnicasdeenseanza.

Laclavedelxitodeunabuenaadministracinempresarial
loconstituyeunaadecuadaplaneacinoperanteyefectiva,
para ello se tendr que partir del conocimiento pleno y
sistematizado de la realidad interna y externa esto es,
reconocer problemas y necesidades, recursos disponiblesy
caractersticas del medio que favorecen acciones o que
entorpecenyfrustranobjetivos.

Tcnicasgrupales.
Evaluacindelaprendizaje.

17

18

Guade
Capacitacin
Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Guade
Capacitacin

Elrealizarunanlisissituacionaldelaempresaimplicauna
investigacin sobre la productividad de la misma, a travs
destaseanalizanproblemas,carenciasolimitaciones,as
comolascausasquelasoriginan,paraestarenposibilidad
desubsanarlas.

Algunas de las tcnicas ms conocidas para realizar el

anlisis situacional es la ley de Pareto, y el anlisis de la
relacin causa efecto de problemas denominado modelo
Ishikawa. Estas tcnicas bien aplicadas son efectivas y se
usan en combinacin con otras como son: lluvia de ideas,
corrillos,encuestas,etc.

Se entiende por productividad al aprovechamiento

inteligentedelosrecursosdisponiblesparaproducirunbien
ounserviciodeterminado,atravsdeunprocesoordenado
ysistemticodetrabajo.1

Elanlisissituacionalpermitedeterminarsicadaunodelos
problemas que se detectan son posibles de ser resueltos
con capacitacin, y entonces realizar un anlisis ms
detalladoparasuclasificacin,priorizacinytratamiento.
A travs de l se definen reas, secciones, niveles y/o
puestosocupacionalesdeatencinprioritariaylosaspectos
(contenidos) que apoyen las estrategias corporativas para
ellogrodelosobjetivospropuestos.

Reconocer que la productividad en las empresas se ve

influida por tres factores fundamentales: ambientales,
humanos y tecnolgicos, permite determinar el tipo de
problemas y deficiencias que las limitan, con base en ello
realizarun anlisis comparativo delasmetas planteadas y
losresultadosobtenidosporlaorganizacin.

Sntomasposiblesquepuedanindicaro
sugerirunanecesidaddecapacitacin
I ndicador

El anlisis situacional debe ser realizado por personal

especializado que analice a la organizacin en conjunto,
tome decisiones, evale objetivos y establezca estrategias
deatencin.

Se puede realizar a travs de distintos procedimientos e

instrumentos elaborados para ese fin, como son:
entrevistas, cuestionarios, anlisis de informes y
expedientes,observacinquebusqueidentificarlasituacin
deproductividad,procesosdecalidad,climaorganizacional,
forma de impacto de cualquier cambio estructural, y
analizarlaplaneacinestratgicaplanteadaporlaempresa.

SecretariadelTrabajoyPrevisinSocial.ProgramaNacionalde
CapacitacinyProductividad.1991.

19

20

P roblema

Bajaodecreciente

Produccin, normas de
rendimiento, utilizacin de
mquinasyequipo.

Altaocreciente

Tasa
de
accidentes,
rotacin
de
personal,
ausentismo,desperdicio.

Excesivooenaumento

Demoras, disputas, quejas

de clientes, problemas de
reclutamiento.

Prolongado

Tiempo para ejecutar los

trabajos
o
para
la
utilizacin de maquinas y
equipo.

Guade
Capacitacin
Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Guade
Capacitacin

La capacitacin que surja de los problemas anteriores se

reconoce como capacitacin reactiva, ya que proviene de
hechosydificultadespresentes.

Las caractersticas del diagnstico de la empresa permiten

flexibilidadensuaplicacin,yaquesepuederealizarcomo
unarevisinperidica,semestraloanualbuscandosiempre
la calidad y confiabilidad de los resultados, los cuales
dependern sustancialmente de la veracidad de la
informacin.

Factoresqueprovocannecesidadesdecapacitacin.

Expansindelaempresaeingresodenuevos
empleados.
Trabajadorestransferidosoascendidos.
Implantacin o modificacin de mtodos y
procesosdetrabajo.
Actualizacin
de
tecnologa,
equipos,
instalacionesymaterialesdelaempresa.
Produccin y comercializacin de nuevos
productososervicios.

Los cambios que efecte la empresa provocarn futuras

necesidades de capacitacin, a sta se le reconoce como
capacitacinproactiva,yaqueseadelantaalosproblemas
y trata de prever los resultados que fortalecern a la
organizacin.

21

22

Guade
Capacitacin
Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

2.

Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Guade
Capacitacin

Unanecesidaddecapacitacinesladiferencia
cuantificableomediblequeexisteentrelosobjetivosde
unpuestodetrabajoyeldesempeodelapersonaque
loocupa.

DEFI N I CI N Y CLASI FI CA CI N

Definicin

El DNC, proporciona informacin completa sobre el estado

enqueseencuentraelpersonalrespectoasushabilidades,
actitudes y conocimientos, lo que permite establecer
objetivosyaccionesconcretasenelplandecapacitacin.

Es un estudio especfico que se realiza en cada

puesto de trabajo para establecer la diferencia
entrelosnivelespreestablecidosdeejecucinyel
desempeorealdeltrabajador,siempreycuando
tal
discrepancia sea
de
conocimientos,
habilidades,destrezasyactitudes.

LosproductosquearrojanelDNCson:

El DNC es uno de los temas de mayor complejidad del

proceso de capacitacin, en verdad no es tarea fcil
investigarculessonlasnecesidadesrealesyprioritariasde
capacitacinqueserequierensatisfacer.

Enqucapacitar:Objetivosgeneralesycontenidos.

Es claro que el punto de partida para la determinacin de

necesidades de capacitacin es la existencia de problemas
presentes y prever necesidades futuras. Ello permite
determinarlasnecesidadesaresolverenuncorto,mediano
ylargoplazo.

Para que una empresa alcance con xito sus objetivos, es

necesario que su personal realice al nivel de eficiencia
requeridalastareasquelesonencomendadas.

Aquin:

Identificacin clara y precisa del

universo a capacitar y sus
caractersticas.

Cunto:

Conqucantidadyprofundidadse
darnlosconocimientos.

Cundo:

Con qu urgencia/ prioridad es

necesarialacapacitacin.

Es importante enfatizar que la efectividad deun programa

decapacitacinnodependeexclusivamentedelacalidadde
los cursos, sino tambin de la forma en que se satisfacen
las necesidades de capacitacin determinadas con
anterioridad.

Las necesidades de capacitacin se traducen en

conocimientos, habilidades o actitudes que deben ser
adoptados, desarrollados o modificados para mejorar la
calidad del trabajo y la preparacin integral del individuo,
(veranexo1).

Engeneral,unanecesidaddecapacitacinserepresenta:
Exigencia
delcargo

23

24

Menos

Desempeo
del
ocupante

Igual
a

Necesidades
de
capacitacin

Guade
Capacitacin
Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Guade
Capacitacin

Porsucircunstancia

Clasificacindenecesidadesdecapacitacin
Porsuorigen
Organizacional

Anlisis
situacional
dela
empresa.

Debilidadesgenerales,
se identifica en dnde
es ms necesaria la
capacitacin.

Ocupacional

anlisisdel
puesto

Individual

evaluacin
del
trabajador

Lo que es necesario
en
trminos
de
capacidad,
conocimiento,
habilidades
y
actitudes.
La
persona
que
necesita capacitacin
yenqulanecesita.

Presentes

Problemticas en torno a
elementos que componen la
organizacin en el momento en
que se efecta el diagnstico de
necesidadesdecapacitacin.

Futuras

Todo cambio que decide realizar

laorganizacin acorto,mediano
y
largo
plazo
provocar
necesidades futuras pues las
transformaciones
provocan
modificacinenlashabilidadesy
conductasdelostrabajadores.

Porlaformaenquesepresentan

Manifiestas

Surgen
de
problemas
evidentes porque se dan de
un proceso de cambio:
mtodos,tcnicas,etc.,ycon
personaldenuevoingreso.

Encubiertas

Los problemas y necesidades

que surgen de stos no se
observan fcilmente, pueden
ser de carcter moral,
organizacional
y
de
procedimientos.

25

26

Guade
Capacitacin
Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Guade
Capacitacin

3.P laneacindeldiagnsticodenecesidades

4. M etodologa

Con lafinalidaddellevaracabo sistemticamenteel DNC,

se requiere organizar un plan de trabajo bsico que tome
encuentalossiguienteselementos:

El diagnstico de necesidades de capacitacin es una

investigacin sistemtica, que se realiza a travs de una
metodologa especfica que permite obtener e integrar la
informacin necesaria para guiar la elaboracin de los
programas decapacitaciny establecer eltipodeacciones
aseguir.

Necesidadesdecapacitacin
Identifica

- problemas a resolver
mediodecapacitacin.

por

Localiza

- reas,personas.

Prioriza

- las necesidades por orden de

urgencia.

Unavez que el anlisis situacional dela empresa indica el

lugaryelmomentodeefectuarunDNC,entoncesseaplica
lametodologadeinvestigacincorrespondiente.
ElDNCserealizaen5fasesfundamentales:
Establecimiento dela situacinideal.Situacindelas
necesidadesocupacionales.

Plandeaccin

Definicin de la situacin real, tambin conocidas

comonecesidadesindividualesyevaluacinindividual.

1.Determinar el objetivo del DNC: todas las

reas crticas localizadas, algunas de ellas o
unasola.
2.Hacer el inventario delos puestos personas
queabarcarelDNC.
3.Precisar los recursos humanos, materiales,
financierosytiempoconquesecuentaparala
investigacin.
4.Definir la metodologa y tcnicas para
recopilarinformacin.
5.Elaborar el programa de actividades y
responsablesdesucumplimiento.
6.Elaborar instrumentos de control formatos,
para: registrar las actividades, los recursos y
laduracinprevista.
7.Capacitar a los recursos humanos que
fungirncomoinvestigadores.
8.Sensibilizar y comprometer a los jefes en el
proyecto.

Anlisiscomparativodelasituacinidealyreal.
Establecimientodeestrategias.
Informederesultados.
M etodologa

Situacin
ideal

Situacin
real

- Anlisis
comparativo
- Estrategias
- Informe

27

28

Elaboracinde
programas
Plan
instruccional
Tcnicas
grupales y de
enseanza
Recursos
didcticos
Evaluacindela

Guade
Capacitacin
Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Situacinideal

La especificacin del puesto se realiza considerando las

mejores condiciones de funcionamiento y desarrollo de la
empresa respecto a sus recursos humanos, materiales e
instalaciones,entreotros.

Descripcindelpuesto

Es aquella en la que los recursos materiales son los

adecuadosysuficientes,optimizadosensuutilizacinylas
actividades laborales se desarrollan de manera eficiente
paraobtenerelmximodeproductividad.

Existen dos procedimientos para recopilar la informacin

quedefinelasituacinideal.Esrecomendableaplicarambos
a fin de contar con la mayor cantidad de datos acerca del
puesto.

Situacinideal.

a) Revisin deladocumentacin administrativa, enrelacin

a:

Recopilacindeinformacindocumental.
Tcnicaseinstrumentosdeinvestigacin.

Descripcindelpuesto.
Requerimientos
puesto.

de

capacitacin

del

DuranteelDNCesfundamentalobservarlasdiscrepancias
entreloqueseesperaquehagaeltrabajador,situacin
ideal,yloquehace,situacinreal,lasdesviaciones
resultantessedenominannecesidadesdecapacitacin.

Descripcindepuestos.
Manualesdeprocedimientosydeorganizacin.
Planesdeexpansindelaempresa.
Registrodecontratacin.
Necesidadesdeproduccin(planes).

b) Recopilar informacin correspondiente del puesto por

parte del jefe inmediato, supervisores y personal
involucrado estratgicamente con el puesto. Estas
personas debern aportar datos actualizados y de
relevancia acerca de la situacin ms deseada que
esperan del puesto, deben ser datos verdicos y
viables.

Parahacerestacomparacinprimerosedefinelasituacin
ideal,estoes:(veranexo2).

Guade
Capacitacin

En el primer procedimiento se realiza una revisin

documental y resulta sencillo obtener anotaciones,
conclusiones e informacin que defina el puesto o
aportedatoscomplementariosparaste.

Especificar las funciones que debe desempear un

trabajador y los requerimientos de capacitacin
(conocimientos, habilidades y actitudes) que se
requierenparapoderdesarrollarlaseficientemente.

29

30

Guade
Capacitacin
Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Elsegundoprocedimientoesunpocomscomplicado,
por lo que se sugiere seleccionar y aplicar tcnicas
apropiadassegnlascircunstanciasque existan ylos
recursosconquesecuente.

Guade
Capacitacin

Cualquieradelastcnicaseinstrumentosseleccionados,o
bien,lacombinacindestosdebernpermitirrevisary
analizarlasiguienteinformacin:
Actividadesfundamentalesysecundarias.
Contenidos de capacitacin requeridos, en
trminos de: conocimientos, habilidades y
actitudes.

Asimismo, es indispensable contar con instrumentos

(formatos) donde se vace la informacin recopilada
que permita una mayor organizacin, clasificacin y
homogenizacindeladefinicindelpuesto.

Recursosmateriales.
Condicionesdeequipodehigieneyseguridad.

Tcnicaseinstrumentosdeinvestigacinpara
determinarlasituacinideal.

Tcnicas

Requisitosgeneralesdelperfilquehadecubrirel
aspirante:idioma,escolaridadyexperiencia.
Situacinreal

I nstrumentos

Entrevista

Guadelaentrevista.

Encuesta

Cuestionario.

Anlisispordiscusindegrupos

Lluviadeideas.

Evaluacindelindividuo
implica investigar lo que es y se hace en la empresa
actualmente, esto es,definir a cadatrabajador en su puesto.
Una vez que se han determinado las necesidades
organizacionales y ocupacionales, se determina qu persona
necesitaquecapacitacin.2

Binas(2personas).
Corrillos(4).
Grupos
pequeos
(5).
Phillip66(6).
Observacinyanlisisdetareas

Escalaestimativa.
Registroanecdtico.
Listadecotejo.

Formatoparadescripcindelperfilideal(veranexo2)
2

31

PintoVillatoro,Roberto.Procesodecapacitacin.Mxico.1992.pp.26

32

Guade
Capacitacin
Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Situacinreal

Guade
Capacitacin

La identificacin de necesidades individuales se le conoce

tambincomoevaluacin.

Revisindeinformacin.
Tcnicaseinstrumentosdeevaluacin

Es importante que en esta identificacin se determinen

caractersticasindividualescomo:

Evaluacinindividual.
Identificacindelpersonalparacapacitacin.

Edad.

Formacindegruposconnecesidadessimilares
decapacitacin.

Escolaridad.
Experiencialaboral.
Cualquier otro elemento importante para elaborar un
programadecapacitacin.
Para determinar las necesidades de cada trabajador, se
requiere evaluar su actuacin en los aspectos descritos en
lasituacinidealodescripcindelpuesto.
Si un trabajador no realiza adecuadamente una funcin o
actividaddesupuesto,onocuentaconlosconocimientos,
habilidades y actitudes que se requiere, se sugiere no
solamente especificar las deficiencias sino precisar en qu
medidanoloscumple.
(Veranexo3)
Laevaluacindeldesempeodeltrabajadorsellevaacabo
apartirdelarevisindeprocedimientosydeusaralgunas
delastcnicaseinstrumentosqueseaplicanparadefinirla
situacin ideal. Se seleccionan aqullos que resulten ms
convenientesdeacuerdoa:
Nivel ocupacional al que se va evaluar: directivo,
gerenciamedia,administrativo,operativo.
Cantidad de personal al que se aplicarn los
instrumentos.

33

34

Guade
Capacitacin
Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Guade
Capacitacin

Tcnicaseinstrumentosdeinvestigacinparadeterminarla
situacinreal.

Recursos con los que cuenta el administrador de la

capacitacin:materiales,financierosyhumanos.
Se puede agregar ala lista detcnicas e instrumentos los
siguientes:

Seleccionar

Elaborar

Encuantoaladocumentacinadministrativa:
Tcnicas

Evaluacindedesempeo

Anlisisdeexpedientes.

Encuantoalarecopilacindirecta:

Exmenesdeconocimientosyhabilidades.

Autoanlisis.

Centrodeevaluacin.

Inventariodehabilidades.

I nstrumentosde
evaluacin

Entrevista

Guadeentrevista

Encuesta

Cuestionario

Anlisis/evaluacin
discusindegrupos

por Binas(2).
Corrillos(4).
Grupospequeos(6).

Observacin y anlisis y Escalaestimativa.

evaluacindetareas
Registroanecdticoocarta
descriptiva.

Losresultadosquedebenobtenerseenestaetapason:

Nmero
de
capacitacin.

trabajadores

Caractersticas
capacitados.

de

los

que

Lista de cotejo o de
verificacin.
Autoanlisis

requieren

trabajadores

Inventariodehabilidades.
Cuestionario,
autoanlisis.

ser
Evaluacin
conocimientos
habilidades

Descripcin de actividades: conocimientos,

habilidadesyactitudesenquesecapacitarn.

35

36

de Examen
y prctico.

gua

terico

de

y/o

Guade
Capacitacin
Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Anlisiscomparativo

Situacin ideal
puesto

Guade
Capacitacin

Es evidente que en el perfil ideal, algunas funciones son

ms importantes que otras de acuerdo a su impacto en la
productividad del rea o de la empresa, as como de otros
factoresigualmenteimportantescomo:

Situacin real
individuo

Influenciaenellogrodelosobjetivosdelaempresa.
Imagendelaempresa.
Apoyo aotrasreas o puestos por cargas detrabajo,
etc.

Elanlisiscomparativoeselprocedimientopararealizaruna
confrontacinentrelasituacinidealylareal.Secompara
lo que se debe realizar en el puesto y lo que realiza el
individuo.

Porello,seestudianlasdiversasfuncionesporseparado.
Se recomienda determinarla prioridad que tienela funcin
paraelpuestoatravsdesmbolosalfabticosonumricos
queresaltensuimportanciaporejemploA,ByCo1,2y3.

Susprocedimientosson:
Despus de realizarlo se decide qu funciones requieren
capacitacinyenqumedida.
Situacinideal

Situacinreal

Clasificar y ordenar
informacin obtenida
delperfildelpuesto

Clasificar y ordenar
informacin obtenida
del trabajador en su
puesto

Al trabajar sobre las funciones prioritarias o crticas

comprende otro aspecto importante, ya que determina la
secuencia adecuada de la capacitacin. Desarrollar
programas estratgicos y/o intensivos en reas crticas o
prioritarias.Concentrarlainformacinenelanexo4.

Establecimientodeestrategias.

Relacionarlainformacindecadaunodelos
elementosdelperfildelpuestoconlosperfiles
delostrabajadoresqueloocupan.

LosresultadosdelDNCpermitenconocerconobjetividad:
Establecerlasdiferenciasporcadatrabajador

Centrarenunamatrizlosresultados
delasnecesidadesdetodoslos
trabajadoresdeunmismopuesto.

37

38

Quinrequierecapacitacin.
Enqusecapacitary
Cundo se debe capacitar a los trabajadores:
prioridadyorden.

Guade
Capacitacin
Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

La especificacin de las acciones clave que se desprenden

del DNC y la coordinacin de las mismas constituyen las
estrategias:

Guade
Capacitacin

ApartadosaconsiderarenelinformedeDNC:

Ttulo: Diagnstico de necesidades de capacitacin

deldepartamentooseccindelaempresa.
Elabor:Nombredelapersona(s) que lo realiz,el
puestoqueocupadentrodelaempresayfechadela
investigacin.

Establecerlasprioridadesdecapacitacin,deloms
alomenosurgente.
Definirloscontenidosdecapacitacin.

ndice: Lista de contenidos o captulos del informe,

incluyendolapaginacindecadauno.

Los contenidos de aprendizaje deben subsanar las

necesidadesdecapacitacindetectadas.

Determinarlastareasyactividadesqueserealizarn
parallevaracabolacapacitacin.

Introduccin o antecedentes: Permite una

comprensin global de lo que va a exponer. Es
importante que se incluya una justificacin de los
motivos que dieron origen a la investigacin, en l
tambin se debenespecificar lastcnicasymtodos
de investigacin aplicados, el universo que cubri el
diagnstico (puestos y/o niveles ocupacionales) y el
proceso estadstico manejado (global, muestreo,
controldevariables,etc.).

Establecer los recursos humanos (perfil y funciones)

y financieros (presupuesto) que se necesitan para
desarrollarlasaccionesdecapacitacin.
(veranexo5).

Resumen o sumario: Proporciona una rpida y

sinttica visin del resultado de la investigacin.
Abarca una explicacin breve de la investigacin
efectuadaysuresultado.

Los contenidos junto con las caractersticas de los

participantes
se
desprenden
aspectos
tan
importantes como la duracin del evento y la
determinacin de las tcnicas de enseanza y
grupalesqueseaplicarn.

Desarrollo de la investigacin (cuerpo del informe):

Aparecerlainvestigacin clasificada por materiaso
puntos analizados, los ttulos de stos deben ser
seleccionados deacuerdo con el temacontenido.Se
recomienda que los captulos o puntos contenidos
seanlossiguientes:

Informe
El informe es el documento quepresentael resultado de la
investigacin. Sirve de gua para tomar las decisiones que
msconvengan.

39

40

Guade
Capacitacin
Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

- Datos generales: es conveniente partir de

informacin general del departamento,
seccin o rea donde se realiz el D.N.C.,
comoson:

a)Definicin del personal que presenta

necesidades de capacitacin, datos
administrativosycaractersticas.
b)Descripcin
de
los
conocimientos,
habilidades y actitudes para efectuar
eficientementelasactividadesdelpuesto.

a)Nmero de empleados por nivel y puesto

ocupacional.

c)Presentacin de las evidencias que

justifiquen las necesidades (exmenes,
evaluacin del desempeo, cuestionarios,
etc.).

b)Escolaridadclasificacinpornivel.
c)Antigedadenelpuesto(promedio).
d)Poblacinmasculinayfemenina.

d)Jerarquizacin de las necesidades por

prioridad de atencin al puesto y a los
objetivos organizacionales, segn sea el
caso.

- Evaluacin de los objetivos presentes del

departamentoydelaorganizacin,lospuntos
aanalizaryaevaluarpuedenser:causasdel
incumplimiento
de
los
objetivos
organizacionales y de los puestos (problemas
presentes).
a)Repercusin
del
incumplimiento
objetivospresentes.

Guade
Capacitacin

Conclusiones y recomendaciones: Se incluyen

deducciones desprendidas de la investigacin
efectuada, descubrimientos logrados, polticas a
seguirenelfuturo.Supone:

de
Propuestasdecambioomodificacinalasituacin
administrativa y de proceso de la empresa,
departamentooseccinestudiada.

b)Previsiones del sistema para alcanzar

objetivos futuros (causas de problemas
futuros y estimacindel incumplimiento de
stos).
c)Clasificacinyjerarquizacindelascausas.

Definir el plazo en que se llevar a cabo la

capacitacin y las estrategias a seguir en el
desarrollodelasacciones.

- Evaluacin de los individuos respecto a su

puesto: Es la poblacin objetivo para
capacitacin, de la cual se definirn las
actividades o funciones requeridas y
prioridades.
Los
puntos
que
deben
especificarseson:

41

Enlistar las causas de los problemas que no se

solucionan mediante capacitacin y encauzarlos a
lasreasresponsablesparasusolucin.

42

Guade
Capacitacin
Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

5.

Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Guade
Capacitacin

Capacidadoconocimientosadesarrollar.
Actitudesanteelcambio.

M todosytcnicasauxiliares

Para aplicar la metodologa descrita o cualquier otra, es

necesario auxiliarse de mtodos, tcnicas e instrumentos
que permitan recopilar informacin duranteladeteccin de
necesidadesdecapacitacin.

Anlisisdeproblemas.
La deteccin de necesidades puede surgir del
anlisis de un problema operacional es decir, que
no se tenga la informacin suficiente y necesaria
para manejar una situacin imprevista por lo que
serequierepreguntar:

M todos para la deteccin de necesidades de

capacitacin.
Anlisisdeunaactividad
Una actividad es un conjunto de operaciones o
tareas productivas, educativas, recreativas, etc.
que desarrolla una persona, grupo de personas,
empresas e instituciones de acuerdo a un plan de
trabajo preestablecido. De ah que una forma para
incrementar la productividad, es establecer un
mnimo de pasos que deban realizar para producir
un artculo deservicio,llevaracabo unafuncin o
efectuar un proceso determinado entre otros,
procurandominimizartiempoyesfuerzo.

Cul es exactamente el problema? y Quines

estnimplicados?

Anlisisdelcomportamiento
Consisteenanalizarconductasnotpicasdelindividuoodel
grupo,talescomo:

Bajaeficienciayproduccin.
Elevadonmerodeaccidentes.
Altogradodeausentismo.
Desperdiciodematerial.
Faltadecooperacin.
Resistenciaaladireccineinstruccin.

Anlisisdeunequipoutilizado
La renovacin, actualizacin o mantenimiento del
equipotraeconsigolanecesidaddedesarrollaruna
nuevacapacidadmanualoadquirirtambinnuevos
conocimientos por parte del supervisor y de los
trabajadores,porloquesedebeconsiderar:

Anlisisdelaorganizacin
Los defectos de la organizacin afectan la adecuacin del
individuoydelosgruposcuando:

Caractersticasdelnuevoequipo.

43

44

Guade
Capacitacin
Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Existefaltadeplaneacinadecuada.
Delegacindeautoridadconfusa.
Vaguedaddeobjetivos.

Guade
Capacitacin

Listadeverificacin

Evaluacindeltrabajo

Se sugiere realizar una evaluacin formal y

peridica de la actuacin individual en el trabajo,
con base en procedimientos especficos y
determinando los puntos ptimos de la realizacin
de las tareas que sern usadas como puntos de
comparacin.

Consiste en descomponer una tarea, proceso,

programa,
actividad
o
rea responsable,
efectundose una lista detallada de sus partes o
pasoslgicos.

Anlisisydescripcindepuestos

El anlisis de puestos es el procedimiento que

permite
obtener,
ordenar
y
analizar
sistemticamente informacin de un puesto
determinado.

Anlisisgrupalesoparticipativos
Seprecisaparasurealizacin:

La descripcin de puestos es una exposicin

detallada que describe el trabajo desarrollado, las
responsabilidades involucradas, la habilidad y
capacitacin requerida, las condiciones bajo las
cualessellevaacaboeltrabajo,lasrelacionescon
otrospuestosylosrequisitospersonalesdelmismo.

Reunir un grupo homogneo (Ejecutivos,

superiores,
ingenieros,
oficinistas,
obreros
calificados).
Escribir en el pizarrn una pregunta de inters
comn.
Pedir a los miembros del grupo que contesten
cualquiercosaqueselesocurra.

Elementos que debe contener la descripcin de

puestos:

Anotar sus respuestas junto a la pregunta en el

ordenquesurjan.

Identificacindelpuesto.
Datossobresuelaboracin.
Descripcingenricadelasactividades.
Descripcin especifica de las actividades del
puesto.

Estableceruntiempolmite.
Cuando termine el tiempo asignado, enumerar la
listaeidentificarlos puestos que requieren nuevos
conocimientos.

45

46

Guade
Capacitacin
Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Guade
Capacitacin

Los secretarios tomarn nota de las conclusiones.

Terminado el tiempo establecido, cada grupo se
reintegrar y cada moderador presentar sus
resultados. El conductor anotar las conclusiones
obtenidas,lasclasificar,ordenaryprocederadarlas
aconoceralgrupo.

Tcnicasparaladeteccindenecesidades
Entrevista

Conversacincaraacaraconunpropsitodefinidoque
involucrauncontinuointercambiodeinformacin.

Tormentadeideas

Sus objetivos son obtener informacin, investigar y

diagnosticarabordarun problema,motivosyconciliar.
Laentrevistapuedeserdirigidaynodirigida.

Esta tcnica permite la expresin libre de ideas

posibilitando que un tema y/o problemas se analicen
desdediferentespuntosdevista.

Laentrevistadirigida:enellaelentrevistadorelabora
preguntas previamente, para las cuales se esperan
respuestasfirmesdelentrevistado.
En la entrevista no dirigida, se exige un mayor
dominio, ya que el entrevistador no elabora
preguntas cerradas y, por tanto, el entrevistado
puede proporcionar informacin ms amplia que
deberestructurarseposteriormente.

Las ideas ms sobresalientes se anotan a fin de

rescatar los aspectos ms importantes del problema
encuestin.

Inventariodehabilidades

Eslapresentacinordenadadeunaseriedeactitudes
en extrema conexin que permite determinar la
secuenciaenlacualsedesarrollan.

Corrillos.

Elobservadorcolocaelordendelasaccionesconforme
las ejecuta el trabajador en el desempeo de su
puesto.

Consiste en dividir al grupo en pequeos equipos de

cuatroocincopersonas.Senombraaunmoderadorya
un secretario y se le entrega por escrito las
instrucciones de la tarea a realizar por el grupo, sto
tambinpuedehacerseverbalmenteyenalgunoscasos
auxiliarsededocumentosqueproporcioneninformacin
sobreeltemaatratar.

Lasntesisdelasaccionesocaractersticasregistradas
servirn de base para corregir al trabajador en los
procedimientosrealizadosporste.
Para su elaboracin se deberntomaren cuentados
situaciones:

Seestableceuntiempodeterminadoparalarealizacin
delatarea,serecomiendade10a50minutos.

47

48

Guade
Capacitacin
Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Incluir el desglose general, con la probable

secuencia de las actividades que se quieren
observar.
Anotar acciones que se consideren como
negativas ya que esto permitir informar de lo
correcto o incorrecto de las acciones ejecutadas
porelobservador.

Guade
Capacitacin

CONSI DERA CI ONESFI NA LES.

Los siguientes aspectos permitirn realizar un adecuado
diagnsticodenecesidadesdecapacitacin:
Enfocartodoslosesfuerzosenreascrticas,endondese
puedan obtener resultados efectivos yunfuerteimpacto
enfuncindelosobjetivosdelaempresa.
Evaluarlosrecursos,stopermitirmedirelalcanceylas
posibilidadesdeaccin.

Observacionesyanlisisdetareas

Esta tcnica tiene como objeto estudiar y prestar

atencin a la forma como se realiza un trabajo, para
ello se utiliza una gua de observacin o lista de
verificacin.

Analizar cuidadosamente el (las) rea (s) en donde se

aplicar el DNC, lo que facilitar definir las estrategias
factiblesyconcretasdeaplicar.
La participacin directa de supervisores y jefes, quienes
debern diagnosticar y determinar las necesidades de
capacitacin, ya que son stos quienes ms conocen los
requerimientosyproblemasdelasreasdetrabajo.

Cuestionario.

Esta tcnica es la ms utilizada para determinar

necesidades, su diseo y aplicacin requiere
experiencia.
Las preguntas deben formularse de tal manera que
puedan dirigirse alos puntos que se desean conocer
se requiere de claridad y precisin en los conceptos.
Se debe contar con criterios de medicin que le den
validez.
Autoanlisis.

Debe dirigirse al personal que por su formacin

acadmicay nivel jerrquico enlaorganizacin posea
la capacidad de analizar sus propios recursos y
necesidadeslaborales.
49

Establecer y preparar reuniones con las ms altas

autoridades de la organizacin para efectuar una ardua
labor de sensibilizacin, hasta convencerlos de los
beneficios redituables que les aportar la capacitacin.
Estas reuniones debern arrojar el consenso general
sobrelaorientacinyalcancedelplandecapacitacin.
Invertirsuficientetiempoenelplandeaccin,endefinir
la metodologa que servir de gua, as como en la
elaboracin de instrumentos, esto evitar errores,
confusiones y desperdicio de recursos. Si es posible, es
recomendable realizar una prueba piloto con los
instrumentosqueseutilizarnenelDNC.

50

Guade
Capacitacin
Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

A NEXOS
N o.1

Paramodificar
actividades

Prctico

Conceptual

Sentimental

Poderhacer

Saberhacer

Sentimental

Manual

Intelectual

Actitud

51

52

ACTIVIDADESYOPERACIONESQUEREALIZA:

Paraincrementar
conocimientos

DESCRIPCINGENRICA:

Paradesarrollar
habilidades

AREAOCUPACIONAL:

ACTITUDES
AFECTIVO

PUESTODETRABAJO:

CONCIMIENTOS
COGNOSCITIVOS

PERFILDELPUESTO

HABILIDADES
PSICOMOTRIZ

No.2

REASODOMI NI OSDELAP RENDI ZA JE

Guade
Capacitacin

53
54

OTROS:

SEXORECOMENDABLE:

ESCOLARIDAD:

Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

EXPERIENCIA:

CONDICIONESFSICAS:

EDADRECOMENDABLE:

REQUISITOS:

Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

CONDICIONESYEQUIPODEHIGIENEYSEGURIDAD:

RECURSOSMATERIALES:(MAQUINARIA,HERRAMIENTA,MATERIAPRIMA,ETC.)

ACTITUDES:(SER)

HABILIDADES:(HACER)

CONOCIMIENTOS:(SABER)

Guade
Capacitacin
Guade
Capacitacin

55
56

ACTITUDES:(SER)

AREAOCUPACIONAL:

Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

HABILIDADES:(HACER)

CONOCIMIENTOS:(SABER)

ACTIVIDADESYOPERACIONESQUEREALIZA:

DESCRIPCINGENRICA:

PUESTODETARBAJO:

PERFILDELTRABAJADORENELPUESTO

No.3

Guade
Capacitacin
Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Guade
Capacitacin

57
58

ESCOLARIDAD:

Actividades Conocimientos Habilidades

Actitudes

Condiciones
Recursos
Principales
dehigieney Requisitos
materiales
necesidades
seguridad

M ATRI ZDERESULTADOSDENECESI DA DES

N o.4

SEXORECOMENDABLE:

Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Trabajador

reaopuesto:

OTROS:

EXPERIENCIA:

CONDICIONESFSICAS:

EDADRECOMENDABLE:

REQUISITOS:

CONDICIONESYEQUIPODEHIGIENEYSEGURIDAD:

RECURSOSMATERIALES:(MAQUINARIA,HERRAMIENTA,MATERIAPRIMA,ETC.).

Guade
Capacitacin
Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Guade
Capacitacin

Guade
Capacitacin
Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Recursoshumanos

Bibliografa

Cinterfor.Proyecto130. Determinacindenecesidadesde
formacinprofesional.Montevideo.Ed.Mc.Gehec.
1980.223pp.
ColeccinEjecutivaExpansin.Compilacin.Cmodiseary
aplicar un programa interno de capacitacin.
Mxico.Ed.Expansin.1993.217pp.

Accinde
capacitacin

ESTA BLECI M I EN TODEESTRATEGI AS

Chiavenato, Idalberto. Iniciacin a la administracin de

personal.
Mxico.
Ed.
McGraw
Hill

Iberoamericana.1993.152pp.

Necesidaddetectada

Ince,

Venezuela.
Desarrollo de programas de
adiestramiento: identificacin de necesidades de
adiestramiento.Caracassf15pp.

PintoVillatoro,Roberto. Procesodecapacitacin.Mxico.
2.ed.Diana.1992.199pp.
Siliceo, Alfonso. Capacitacin y desarrollo de personal.
Mxico.1991.52pp.

Trabajador

reaopuesto:

N o.5

Guade
Capacitacin

59

60

Guade
Capacitacin
Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

61