Artculo Tcnico

SISTEMAS DE GESTION
INTEGRADOS
Jaime Cspedes Muoz

Ingeniero Civil Qumico, Magster en Gestin Integrada Medio Ambiente, Riesgos Laborales y Responsabilidad Social, Universidad de Concepcin. Coach Ontolgico,
The Newfield Network.

INTRODUCCIN
Los sistemas de gestin son las herramientas con las cuales cuentan
las organizaciones para poder administrar los temas que son
relevantes.
Existen distintos estndares para administrar la calidad, el medio
ambiente, la Seguridad y Salud Ocupacional, la Responsabilidad
Social, los recursos humanos o la gestin financiera, lo que se
muestra en la tabla N1.
Tema a administrar
Calidad
Medio Ambiente
Seguridad y Salud Ocupacional

ISO 9001
ISO 14001
OHSAS 18001

Responsabilidad Social

ISO 26000

Estndar

RIESGO DEL NEGOCIO

Amenaza de que un suceso no deseado afecte negativamente las
habilidades o capacidades de la organizacin para lograr sus
objetivos, compromisos o el desarrollo de sus estrategias, en forma
satisfactoria.

Un sistema de gestin lo que hace es que los resultados de una

organizacin se logren debido a un trabajo sistemtico y racional, y
no por el azar.
Los Sistemas de gestin deben estar implementados con el objetivo
de disminuir el riesgo del negocio.
Actualmente tenemos ejemplos en el pas de cierres de planta por una
mala gestin ambiental, en el caso de la Salud y Seguridad Ocupacional,
la Ley de Subcontratacin indica que frente a un accidente grave se
deben detener las faenas, es decir, por una mala gestin de S&SO
tambin podemos colocar en riesgo nuestro negocio, con la nueva
reforma de la legislacin laboral y los tribunales laborales se espera
que aumenten los casos de juicios laborales, por lo que una mala
gestin de recursos humanos, tambin coloca en riesgo el negocio.
Dems est decir que por una deficiente gestin de calidad es posible
perder los clientes y finalmente afectar seriamente los resultados de
las empresas.
Definiciones de Sistema de Gestin
Estructura organizacional, responsabilidades, procedimientos,
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procesos y recursos para la implementacin de la gestin.

Sistema para establecer la poltica y los objetivos, y para lograr
dichos objetivos.
Sistema de gestin para dirigir y controlar una organizacin
respecto de la calidad.
HERRAMIENTAS PARA INTEGRAR SISTEMAS DE GESTION
Para implementar integradamente estos distintos temas existen varias
herramientas, entre ellas:
DNV PROSPER es una herramienta para mejorar las reas de
Salud, Seguridad, Medio Ambiente y Calidad. La misma mide las
actividades del Sistema de Gestin, el alcance y la calidad del
control gerencial.
DNV PROSPER conduce a la administracin a identificar,
implementar y mejorar los Sistemas de Gestin y las prcticas
operativas de SHEQ, de acuerdo con una evaluacin de sus
necesidades. DNV PROSPER incluye adems prcticas del Sistema
de Gestin para integrar y reforzar nuevas actividades dentro del
Sistema de Gestin SHEQ en general.
DNV PROSPER est dirigido a los requerimientos de las normas
ISO 9001, ISO 14001, EMAS, BS 8800 y OHSAS 18001 y
es compatible con el resto de los Sistemas de Clasificacin
Internacional de Seguridad, (ISRS), Medio Ambiente (IERS) y
Calidad (IQRS) de DNV. Los usuarios actuales de estos Sistemas
de Clasificacin pueden utilizar DNV PROSPER para mejorar su
Sistema de Gestin y transformarlo en un Sistema de Gestin
Integrado de Salud, Seguridad, Medio Ambiente y Calidad.
DNV PROSPER organiza las actividades del sistema en 17
elementos en total. Dichos elementos han sido desarrollados de
acuerdo a la estructura de las normas existentes, estableciendo
una metodologa de medicin para alcanzar la mejora continua.
Poltica
Planeamiento
Implementacin
Monitoreo y Medicin
Revisin

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PROSPER
DNV Prosper es una herramienta para realizar una mejora
continua en el desempeo del Sistema de Gestin de SHEQ.
Permite a las empresas tener un enfoque cabal para la integracin
de las reas de Salud, Seguridad, Medio Ambiente y Calidad en
un slo Sistema de Gestin.
DNV Prosper cuantifica las actividades del Sistema de Gestin
de SHEQ a travs de protocolos de auditoras y la gerencia puede
determinar si el Sistema de Gestin se desarrolla conforme a sus
expectativas.
DNV Prosper puede ayudar a la gerencia a obtener un mejor
Control de sus Prdidas no intencionales; como por ejemplo
heridas, enfermedades, prdidas relativas al medio ambiente,
dao a la propiedad y prdidas en procesos.
DNV Prosper hace referencia a los requerimientos de ISO 9001
(Calidad), ISO 14001 (Medio Ambiente) y OHSAS 18001 (Salud
y Seguridad), con la misma metodologa de SCIS y a diferencia
de ste, posee 17 elementos a implementar. Este manual debe ser
adaptado a las necesidades detectadas dentro de la empresa.
15 Estndares HSEC de BHPBilliton (Salud Ocupacional, Seguridad,
Medio Ambiente y Comunidades). (ver tabla 2)
BHP Billiton tiene y opera una amplia variedad de negocios
en distintos pases y culturas en el mundo, los cuales, por su
naturaleza, podran afectar la salud y seguridad de la gente, del
medio ambiente o de las comunidades.
Estos estndares forman la base para el desarrollo y aplicacin
de los sistemas HSEC de administracin en todo nivel en BHP
Billiton.
El alcance de estos Estndares cubre todos los aspectos y
actividades operacionales que tienen el potencial para afectar, en
forma positiva o negativa, a la salud y seguridad de personas,
al medio ambiente, o a la comunidad. Cubren el ciclo de vida
completo de la operacin desde la exploracin y planificacin a la
operacin, cierre, fuera de servicio, solucin y rehabilitacin.
Los objetivos de estos estndares son:
entregar un marco para el sistema de administracin HSEC en
base de riesgos, consistente con la Poltica de Administracin de
Riesgos para toda la empresa de BHP Billiton, y con el ISO 14001,
OHSAS 18001, SA 8000 y otros estndares internacionalmente

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reconocidos, que apoyan la implementacin de la Carta y la

Poltica HSEC en todo BHP Billiton;
establecer y formalizar las expectativos para el desarrollo
e implementacin progresivo de sistemas de administracin
e implementacin de sistemas de administracin HSEC ms
especficos y detallados en todos los niveles de BHP Billiton;
entregar criterios que se puedan auditar, contra los cuales se
puede evaluar los sistemas de administracin HSEC en todo BHP
Billiton; y
entregar una base desde la cual se pueda fomentar un
mejoramiento continuo hacia las mejores prcticas en la
industria.
Tabla n 2: 15 Estndares BHPBilliton

Estndar
1
2
3

Liderazgo y Responsabilidad para Decisiones

Requerimientos Legales y Control de Documentos
Administracin de Riesgo y Cambios

Planificacin y Metas

Conciencia, Competencia y Comportamiento

Salud e Higiene

Comunicacin, Consulta y Participacin

8
9

Comportamiento Comercial, Derechos

Humanos y Asuntos Indgenas
Diseo, Construccin y Puesta en Marcha

10

Operaciones y Mantencin

11

Proveedores, Contratistas y Socios

12

Pericia en el Manejo del Producto

13

Informe e Investigacin de Incidentes

14

Administracin de Crisis y Emergencias

15

Monitoreo, Auditoria y Revisin

En el sistema NOSA se debe auditar la efectividad del sistema

implementado, tenindose en cuenta especialmente, la frecuencia de
ocurrencia de los distintos tipos de incidentes, lo cual otorgar a la
empresa una calificacin de entre 0 y 5 estrellas, mientras que, con
OHSAS18.001 o ISO 14001 o ISO 9001 una organizacin slo tiene
que probar la implementacin del sistema y no se califica la eficacia
de cumplimiento de cada uno de sus elementos.
El resultado de la auditora de certificacin en el caso de OHSAS ser
que la organizacin certifica o no certifica, en tanto que-de acuerdo
al sistema NOSA, podr merecer 0 estrellas en cuyo caso no certifica;
1, en cuyo caso se considera la certificacin baja; 2 estrellas, o sea
una calificacin de sistema dbil, 3 estrellas, un sistema bueno,
4 muy bueno, 5 excelente y la certificacin NOSCAR supone un
reconocimiento especial.
En el caso de NOSA, respecto del sistema de gestin S&SO si la
organizacin tiene un caso fatal pierde la estrellas y debe comenzar de
nuevo el proceso de certificacin, adems el Indice de Frecuencia (IF)
limita la cantidad de estrellas que puede obtener. Es decir, la certificacin
va asociada fuertemente al desempeo de la organizacin.
CONCEPTOS BASICO EN LA ARQUITECTURA DE SISTEMAS
DE GESTION
1.- Ciclo de Mejoramiento Continuo
Para entender de mejor como manera operan los sistemas de gestin,
es preciso conocer el ciclo de mejoramiento continuo. El cual tiene 4
componente:
- PLANIFICACION (PLAN)
- IMPLEMENTACION (DO)
- MONITOREO Y CONTROL (CHECK)
- ACCION PARA MEJORAR (ACT)
Planificar

Tambin en la minera existe el estndar NOSA (National Occupational

Safety Association, Sudfrica), el cual da las pautas para implementar
sistemas HSEQ (Salud Ocupacional, Seguridad, Medio Ambiente y
Calidad)
5 Secciones
72 Elementos
300 Estndares mnimos
2000 Estndares mnimos detallados

Revisar y Actuar

Implementar

Medir y Controlar

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2.- Modelo de Proceso

Uno de los principales aportes de la ISO 9001:2000 es el concepto
de Modelo de Proceso, el cual define que la mejor manera de
administrar un sistema de gestin es por procesos.
La nica restriccin que tiene un proceso es que la salida debe ser
distinta de la entrada, por lo tanto en una organizacin se pueden
definir procesos muy pequeos o muy grandes. La clave est en
definir el tamao adecuado del proceso para gestionarlo.

proceso para establecer las acciones correctivas/preventivas/mejora

adecuadas con el fin de alcanzar los objetivos y metas establecidos.
ISO 9001 pide como requisito describir la red e interaccin de
procesos de una organizacin.
RED DE PROCESOS DE UNA ORGANIZACION

Caractersticas de un proceso bien gestionado:

El enfoque de procesos significa dar una visin global a un rea

- identificando las entradas/salidas del proceso,
- estableciendo las interrelaciones con otros procesos,
- estableciendo los elementos de control y medicin para el desempeo
del proceso,
- El dueo del proceso.
- El Objetivo del proceso
El objetivo de un proceso determina la forma de gestionarlo y operarlo,
es muy distinto si el objetivo de un proceso de almacenamiento es
tener 0 stock a prestar un servicio de almacenaje just in time,
ambas filosofas son completamente distintas, por esto es clave
determinar claramente cules son los objetivos de los procesos de
una organizacin.

Tener los lmites bien definidos.

Tener una misin claramente definida.
Identificar todas las partes interesadas.
Conocer las expectativas y necesidades de las partes
interesadas, los riesgos.
Disponer de objetivos e indicadores.
Tener asignados recursos suficientes.
Incorporar un sistema de medida.
Identificar las interrelaciones con otros procesos.
Estar documentado y auditado.

ESQUEMAS DE PROCESO DE LOS SISTEMAS DE GESTION

ISO 14001

4.2 Poltica

4.6 Revisin por

la Gerencia

4.6 Planificacin

Una vez desarrollado el enfoque de procesos, se debe aplicar el Ciclo

de Mejoramiento Continuo a cada proceso:
P: describir y poner en prctica los elementos de la planificacin del
proceso,
D: los elementos de operacin en la rutina diaria del proceso,
C: los elementos para el seguimiento, medicin y control y,
A: describir y poner en prctica los elementos para el anlisis crtico del
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4.5 Verificacin y
Accin Correctiva

4.5 Implementacin
y Operacin

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MODELO SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL

MODELO SISTEMA DE GESTION S&SO

OHSAS 18001
REQUISITOS ISO 9001:2000
4.2 Poltica

4.6 Revisin por

la Gerencia

4.5 Verificacin y
Accin Correctiva

MODELO SISTEMA DE GESTION S&SO

4.6 Planificacin

4.5 Implementacin
y Operacin

Requisitos Sistema de Gestin

- Manual
- Control de Documentos
- Control de Registros
Responsabilidad de la Direccin
- Poltica
- Planificacion de la Calidad
- Responsabilidad y Autoridad
- Revisin por la Direccin
Gestin de los Recursos
- Capacitacin y Competencia
- Infraestructura
- Ambiente de Trabajo

Realizacin del producto

- Planificacin de la produccin
- Ventas
- Diseo y Desarrollo
- Compras
- Control de la Produccin
- Identificacin y Trazabilidad
- Propiedad del Cliente
- Preservacin del Producto
- Control de Equipos de seguimiento
y medicin
Medicin, Anlisis y Mejora
- Satisfaccin del Cliente
- Monitoreo Proceso
- Monitoreo Producto
- Auditoras Internas
- Control producto No Conforme
Accin Correctiva y Preventiva

PORQUE INTEGRAR LOS SISTEMAS DE GESTION?

Porque tienen muchos requisitos en comn:

Polticas
Manejo de la Documentacin
Manejo de los Registros
Objetivos y Metas
Programas de Gestin
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Capacitacin
Comunicaciones
No Conformidades, acciones correctiva y preventivas
Monitoreo
Auditoras Internas
Revisin gerencial
Sistema Legal
Estructura y Responsabilidad
Todos los elementos nombrados anteriormente se pueden integrar
desde la perspectiva de la Seguridad, la Calidad y el Medio
Ambiente.
En el control operacional se puede escribir la documentacin en forma
integrada, ya que los operarios deben hacer las cosas con seguridad,
con calidad y con cuidado por el medioambiente, por lo tanto no hay
dobles discursos, ni discursos confusos donde se plantee que un
tema es ms importante que otros.
En la administracin de riesgos se puede integrar identificando los
peligros y evaluando los riesgos tanto para la calidad, la seguridad y
el medioambiente.
Se reduce la duplicacin o superposicin de funciones en los 3
sistemas.
Es ms fcil de monitorear y administrar por la gerencia.
Si se hace un sistema apegado al negocio se logra aumentar la
rentabilidad del negocio, debido a un mejor anlisis de lo que sucede
(mejor tratamiento de las desviaciones).

Este Business Plan debe ser coherente con las directrices corporativas
(si existe una casa matriz), con las necesidades de los clientes y con
las exigencias legales. De esta manera existe un solo sistema de
Gestin en la organizacin.
Aplicar fuertemente el modelo de procesos de ISO 9001:2000. Basar
toda la gestin en los procesos y sus interacciones. Los procesos
pueden analizarse desde los puntos de vista de la Seguridad, la
Calidad y/o el Medioambiente.
Aplicar concepto del ciclo de mejoramiento continuo (PDCA) a cada
proceso.
Aplicar concepto del ciclo de mejoramiento continuo (PDCA) al
Sistema de Gestin Integrado como un gran proceso. Como es el
caso de la ISO 14001 y la OHSAS 18001 donde su esquema base es
el Ciclo de Mejoramiento Continuo.
Todo Sistema de Gestin puede ser diseado de acuerdo al ciclo
PDCA.
Elementos de Planificacin
Elementos de Operacin
Elementos de Verificacin y Control
Herramientas de Mejoramiento
De esta manera nos independizamos de las normas y slo tenemos
un SGI propio de nuestra organizacin, el cual puede responder a
cualquier norma que est en el mercado.

El objetivo es que el SGI funcione permanentemente y pueda se

auditado bajo cualquier estndar en cualquier momento, y no haya
que estar preparando la auditora, que ante la aparicin de un nuevo
IDEAS PARA EL DISEO DE UN SISTEMA DE GESTION estndar, ste rpidamente puede ser ingresado al SGI de acuerdo a
INTEGRADO
la lgica PDCA.

Elaborar un Sistema Integrado de Gestin apegado al negocio, donde

los objetivos, metas y Programa sean simplemente el Business Plan.
Si fuera as cada jefe seguira mensualmente el desempeo del SGI
sin problemas. Normalmente los programas de gestin ambiental
y de S&SO van por caminos distintos que los del Plan Operativo
o Presupuesto de las organizaciones, por lo que tienen menor
importancia en su seguimiento y control.
Esto significa que las variables crticas para la Calidad, la Seguridad y
el Medio Ambiente, son aquellas que se definen desde la planificacin
estratgica del negocio, y finalmente estn en el Business Plan de la
organizacin.
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Se deben definir los objetivos y metas de los procesos, y estos deben

ser coherentes con los objetivos corporativos y con las necesidades
del proceso, as se tiene una planificacin top-down, y tambin downtop, lo cual enriquece el mejoramiento continuo de los procesos.
Enfatizar en la Gestin del Cambio, lo que define que ante cualquier
cambio, antes de hacerlo, se evale los riesgos y se analice las
consecuencias que tiene sobre todo el sistema de gestin, de esta
forma se puede planificar mejor y aumenta la productividad de la
organizacin.

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IDEAS PARA EL DISEO DE UN SISTEMA DE GESTION INTEGRADO

Como hemos visto existen las herramientas tcnica para poder desarrollar Sistemas de gestin Integrados. Ahora bien la pregunta que surge
es si en nuestras organizaciones existen las mentes que puedan hacer una gestin integrada en el d a da de las operaciones.
Nomalmente en las organizaciones nos encontramos con distintos problemas que impiden la gestin integrada, algunos son:
- Prdida o Ganancia de Poder. Cuando se define migrar hacia un sistema d egestin integrado, surgen conflictos en las organizaciones por
saber quin o qu rea ser la que administrar el sistema de gestin y por lo tanto surgen pugnas entre los equipos de calidad, medio ambiente
y seguridad por tomar el control del sistema.
- Dbil planificacin. Cuando no se planifica adecuadamente una actividad o proceso, a la hora de la operacin normalmente el usuario debe
optar por la caldad, la seguridad el medio ambiente, cuando esto sucede nromalmente primar la calidad o la produccin. Para evitar esto,
las tareas deben ser planificadas con todos los elementos de calidad, productividad, seguridad, medio ambiente y responsabilidad social.
- Dbil participacin de los trabajadores. Tratamos de imponer un cambio cultural en la organizacin y lo hacemos en forma jerrquica utilizando
el concepto de comando y control. La debilidad es que aqu estamos trabajndo en cambio que tiene que ver con los valores de las personas,
por lo que un valor slo un valor cuando se adopta voluntariamente. Esto produce mucha inercia y mucha resistencia en la organizaciones, y
algunas veces producen el fracaso de la implementacin de los Sistemas de Gestin Integrados. Por lo tanto a mi juicio el cambio cultural es
un desafo mayor que debe ser abordado correctamente para lograr tener un Sistema de Gestin Integrado de excelencia.
Si quieres construir un barco, no empieces por buscar madera, cortar tablas o distribuir el trabajo. Evoca primero en los hombres y las mujeres el anhelo del mar libre y ancho.
(Antoine de Saint-Exupery).

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