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Contenido
Introduccin................................................................................................................ 2
Anlisis de procedimientos......................................................................................... 3
Procedimiento Administrativo..................................................................................... 3
Caractersticas de los Procedimientos........................................................................3
Clasificacin de los Procedimientos............................................................................ 4
Control De Formularios............................................................................................... 4
Diseo del formulario................................................................................................. 5
Fases del Diseo del formulario................................................................................. 5
Fase pre diseo:...................................................................................................... 5
Fase del diseo:....................................................................................................... 6
Fase del Post-diseo:............................................................................................... 7
Conclusin.................................................................................................................. 9
Bibliografa............................................................................................................... 10

Introduccin
El presente proyecto de investigacin tiene por finalidad el de dar a
conocer un poco ms a fondo lo que son los Anlisis de Procedimientos,
adems veremos que es un procedimiento administrativo algunas
caractersticas, ejemplos, tambin vamos a abarcar la clasificacin de
procedimientos ya que estos son aspectos fundamentales en una empresa
para llegar a su objetivo. Este trabajo tambin pretende informarnos ms
del control de formularios y el diseo de los mimos adems nos dar a
conocer algunas de las fases y preguntas que se realizan en cada una de
ellas.

Anlisis de procedimientos
Estudia las operaciones o pasos que se llevan a cabo internamente en una
empresa que permiten alcanzar los objetivos de la misma.

Procedimiento Administrativo
Es la secuencia de operaciones o pasos concatenados entre s y que
ordenados en forma lgica permiten alcanzar con un objetivo
predeterminado.
Ejemplo de procedimientos:
Apertura de un Centro Educativo Privado.
Otorgamiento de Pensin Provisional de Cesanta.
Inscripcin de ttulos y/o grados pedaggicos.

Caractersticas de los Procedimientos


Los procedimientos se pueden identificar a travs de ciertas caractersticas
comunes que los diferencien de las dems acciones que desarrolla una
entidad, tales como:
Un procedimiento requiere de ms de un paso hacia el mismo
objetivo.
El resultado de un paso compromete o da origen al siguiente; es
decir, los pasos son secuenciales.
El paso que inicia el procedimiento (por ejemplo la presentacin de la
solicitud o formulario) y aquel que lo concluye (por ejemplo, la
entrega de resolucin, certificados, autorizacin, licencia, permiso,
etc.) son identificables. En consecuencia y en aplicacin a la
caracterstica secuencial, este ltimo paso del procedimiento puede
dar origen a un nuevo procedimiento.
Los pasos de un procedimiento son rutinarios y repetitivos.
Un procedimiento se realiza dentro de un marco organizacional
establecido.
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Clasificacin de los Procedimientos


Se recomienda clasificar los procedimientos de acuerdo a la estructura
orgnica de la institucin, as hay:
Procedimientos de Lnea:
Son los que estn relacionados con las funciones principales que
desarrollan los rganos de una institucin y que estn referidos a su
objetivo ocupacional.
A estos procedimientos se les denomina tambin procedimientos
sustantivos o hacia afuera porque estn relacionados con los servicios que
solicita o requiere el pblico usuario. Ejemplo: Autorizacin de
funcionamiento de un centro educativo, evaluacin de subsanacin de
asignatura, etc.
Procedimientos Internos:
Son los procedimientos que estn relacionados con las funciones
complementarias o de staff (asesoramiento y apoyo) que desarrolla una
institucin. A estos procedimientos se les denomina tambin
procedimientos adjetivos y estn relacionados con las reas de Personal,
Contabilidad, Tesorera, Abastecimiento, etc. Ejemplo: Otorgamiento de
Licencia por Salud.

Control De Formularios
En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un
programa de control como poltica de la empresa y la comprensin de los
factores que componen el problema. Debe existir relacin entre el control
y, los sistemas y procedimientos. Los componentes bsicos de este
programa deben ser la funcin que efecta la forma, el tema principal de la
forma y el tema secundario.

Diseo del formulario


El proceso de elaboracin del formulario comienza con el diseo del
mismo

Fases del Diseo del formulario


Fase pre diseo:

En esta fase se debe realizar una lista de comprobacin y


determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. Para
cumplir con los requerimientos de esta fase, se realiza una serie de
preguntas para comprobar la efectividad del pre-diseo y proceder a
realizar la fase del diseo.
Se determin la necesidad de la existencia del impreso?
Son necesarios todos los elementos recogidos por el mismo?
Son necesarias todas las copias previstas?
Es lgica la secuencia de los datos?
La cantidad de escritura requerida para registrar los datos esta reducida
al mnimo?
Est autorizado el diseo del formulario?
Cul es el departamento origen?
Cul es la finalidad del formulario?
Tienen relacin el nombre del formulario con la finalidad?
Es necesario un subttulo?
Est la cantidad a imprimir, relacionada con el uso que se va a hacer del
formulario?
Cul es el tiempo de entrega solicitado al impresor?
Con qu frecuencia se va a usar el formulario?
Debe tener el formulario un nmero de serie?
Este formulario elimina la necesidad de algn otro?
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Puede afectar de alguna forma previsible, la aparicin de este formulario


a los ya existentes?

Fase del diseo:

En esta fase se busca ordenar lgicamente los datos fijos


en la hoja, se comienza por la cuenta de espacio, que se refiere a que
sobre el esquema debe contar en las casillas 2,5 mm por carcter, para las
entradas que se van a hacer con mquinas de escribir, y 4mm para
caracteres que se introducirn a mano. Calcular el espacio necesario para
cada entrada de los datos.
Determinar el tamao, la anchura del impreso vendr determinada por la
lnea de mayor longitud; de acuerdo con el resultado de la cuenta de
espacios. El mayor nmero de lneas en sentido vertical, determinar la
altura del formulario. Aadir los tamaos de los mrgenes necesarios para
tener el tamao total.
Ajuste, decidir el tamao del papel que se va a utilizar empleando medidas
estndar y realizando los ajustes necesarios para que encaje en el mismo.
Trazado, dibujar todas las lneas que crucen completamente el impreso de
arriba abajo. Completar la red dibujando todas las reglas incompletas,
tanto verticales como horizontales.
Letras, introducir a mano todo el texto de datos fijos, incluyendo las
instrucciones a un tamao aproximado al real.
Instrucciones, una vez realizado el diseo, se debe hacer o preparar las
instrucciones de impresin. Si es necesario, dar especificaciones
adicionales para el impresor.
Lista de comprobacin del diseo: El formulario debe responder
afirmativamente a alas siguientes preguntas, para poder pasar a la
prxima fase:
Indica el titulo claramente la naturaleza y funcin del formulario?
Se encuentra en una posicin adecuada?
Los datos fijos se comprenden fcilmente?
El lenguaje es claro?
Estn las instrucciones especficas prximas al lugar de los datos a que
se refieren?
Estn las instrucciones generales ubicadas adecuadamente?
Las lneas son las adecuadas?
Se han aplicado las lneas adecuadamente?
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Se han aprovechado por completo todas las posibilidades de las casillas?


Los datos fijos se encuentran el ngulo superior izquierdo?
Se identifican todas las copias del formulario?
Est el formulario identificado mediante un cdigo numrico?
Posterior a esto, se debe realizar una lista de comprobacin del
cumplimiento del formulario, donde se deben responder afirmativamente
las siguientes preguntas:
Se ha reducido al mnimo la cantidad de escritura necesaria?
Se encuentran los datos fijos en el orden ms lgico?
Se dispone de espacio suficiente para cada dato variable?
Son correctos los espaciados horizontales y verticales?
Se han especificado correctamente los mrgenes?
Los ttulos, nmeros y colores facilitan el seguimiento, despacho y
manejo del formulario?
Viene el formulario identificado con un nmero impreso?
Estn identificadas las copias del impreso para hacer posible su auto
seguimiento?
Se usan casillas "A" y "Desde"?
Se debe prestar mucha atencin al formulario y comprobar que no
aparezca el nombre de la empresa en un formulario usado por personas
ajenas externas a la misma, al igual que el nombre del departamento de
origen no debe aparecer en un impreso externo.
Fase del Post-diseo:

Para completar esta fase se debe tener en cuenta


tipo, peso y color del papel, color de la tinta, papel carbn total o parcial,
perforaciones, para el archivo, tipos de impresin por una o ambas caras;
de ser el caso, direccin de datos, mrgenes, numeracin, nmero de
ejemplares, fecha de entrega e impresin continua.
Partes de un instructivo
Todo formulario debe ir acompaado de su respectivo instructivo, el cual
agiliza la implementacin de forma eficaz. Debe estar elaborado en un
lenguaje claro y preciso.
El instructivo est divido en:
- Titulo del formulario
- Objetivos (razn de la situacin)
- Generalidades
- Modo de llenado (maquina o a mano)
- Medio de obtencin
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- Tiempo estimado

Caractersticas de impresin:
- Nmero de copias
- Papel (color, marca y base del original y copias)
- Tinta, color de tinta.
- Mrgenes (lado y ancho para archivar)
- Indicar si lleva perforaciones.
- Encuadernacin (hojas sueltas o cosidas)
- Juego (desglosables o sueltos)
- Encolados
- Indicar lado
- Lomo abierto o cubierto
- Tapas de papel o cartulina, sujetas con tornillo u otro
- Instrucciones de cmo llenar los espacios en blanco

Conclusin
Como conclusin del presente trabajo sobre el anlisis de los
procedimientos y el control y diseo de formularios, podemos obtener
como resultado lo importante que es tener un adecuado estudio u anlisis
de los procedimientos en una empresa para lograr el xito en la misma y
que todos sus objetivos se puedan cumplir, adems tener un adecuado
manejo de los procedimientos nos brinda orden y un ambiente de armona
en la empresa. Por otra parte nos da a conocer lo importante de realizar
bien el control de los formularios y el diseo, nos indica que realizar las
preguntas correctas en cada fase es fundamental para poder obtener la
informacin que se tena previsto y con esto sacarle provecho a los datos
que se obtienen de los formularios para sus respectivos anlisis.

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Bibliografa
http://www.monografias.com/trabajos37/procedimientosadministrativos/procedimientos-administrativos.shtml#ixzz2YEoEEM7S
http://www.monografias.com/trabajos37/procedimientosadministrativos/procedimientos-administrativos.shtml
http://www.monografias.com/trabajos90/formulario/formulario.shtml#conclu
sioa

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