EDUCACIN MEDIA TECNOLGICA EN ADMINISTRACIN Y SERVICIOS

BASES DOCUMENTARIAS
PLAN 2004

AO 2009

UNIDAD 1
LA EMPRESA
No importa el tamao de la empresa o la escala en la cual se mueva, todas las empresas se comportan de la
misma manera. La direccin de una empresa, su administracin y su contabilidad poseen prcticamente las mismas
bases.
Una empresa cuenta con la conjuncin de habilidades personales, de motivaciones, de dinero, y de un
equipo humano, an en el caso de la empresa unipersonal, en la que seguro detrs del empresario est la familia
integrada al desarrollo de la misma.

Podemos definir una empresa como:

Un sistema integrado por un equipo humano, en donde se emprenden distintas acciones con
el cometido de cumplir objetivos, que satisfagan una necesidad existente dentro de la
sociedad, proporcionando en sta servicios y/o productos por medio del intercambio y
obteniendo de esta forma retribuciones que le permiten a ese grupo humano satisfacer sus
necesidades fsicas y socioculturales.

La empresa es una unidad social donde se producen bienes y

servicios, combinando factores productivos y se trata de una
agrupacin social. Existen dentro de ella muchos individuos en
constante interaccin y persiguen un fin al desempear algn rol
dentro de la organizacin.
Ricardo Solanas
Organizacin
La empresa es la unidad de productos bsica. Contrata
trabajo y compra otros factores con el fin de hacer y vender
bienes y servicios que satisfagan necesidades para la comunidad.
Francisco Mochn
Economa
Toda empresa existe por que satisface alguna necesidad existente dentro de la sociedad, la empresa no est
aislada de sta, por lo que todo lo que sucede en la misma, afectar de alguna manera a la empresa.
La naturaleza, el trabajo y el capital constituyen los factores de
produccin de los bienes econmicos, entendiendo como tales que son
escasos y que requieren un esfuerzo para la satisfaccin de las
necesidades humanas. Aquellos bienes econmicos pueden ser materiales
(productos) e inmateriales, intangibles (servicios)
Antonio M. Beas
En general se dice que el objetivo de toda empresa es maximizar las ganancias, el que es muy importante, pero
no es el nico. En el momento actual, segn la economa moderna, se puede decir que el entorno (la situacin del
pas) y el contexto tienen una gran influencia en la empresa. Tambin tienen influencia los mayores controles
estatales que se han establecido sobre la misma, y la importancia de las tendencias de sus clientes. Todo esto ha
determinado que el empresario deba cambiar su meta de solo obtener ganancias, por el objetivo de que, adems de
realizar su actividad comercial, la empresa deba brindar algn beneficio a la comunidad.
Si bien, uno de los objetivos de la empresa cuando se crea, es obtener ganancias, tambin deben definirse como
objetivos la satisfaccin del cliente, y su medio ambiente.
La empresa en su ciclo operativo se determina la emisin de un comprobante de la operacin a realizar,
basndonos en dos hechos uno la justificacin de la operacin para la empresa y otra la justificacin a nivel fiscal.

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En la vida real de una empresa es dinmica por excelencia, la iniciacin y finalizacin de cada ciclo
operativo constituyen superposiciones constantes y reiterativas.

IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIN EN EL
FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA.
La documentacin tiene un rol muy importante en la organizacin pues es la prueba de su funcionamiento
desde varios puntos de vista: comercial, fiscal, contable, financiero, es uno de los puntos fundamentales que darn la
informacin necesaria para la toma de decisiones dentro de la empresa.

FUNCIONES BSICAS PARA LA ORGANIZACIN DEL ARCHIVO DE LA

DOCUMENTACIN
La persona encargada de realizarlo debe tener en cuenta varios aspectos,
se debe destacar:
el costo de la instalacin
DOCUMENTOS
el mobiliario que debe tener relacin con los documentos a
tratar.

Proporcionar un servicio a los usuarios con referencia a la

RECOPILAR
informacin que transmiten dicho documentos.
La forma de depuracin que se realizar en su
SELECCIONAR
funcionamiento.
Una clara clasificacin de los documentos guardados
Fcil la consulta de los mismos.
CLASIFICAR
La empresa en su ciclo operativo se determina la emisin de un
comprobante de la operacin a realizar, basndonos en dos hechos uno la
CONSERVAR
justificacin de la operacin para la empresa y otra la justificacin a nivel
fiscal.
En la vida real de una empresa es dinmica por excelencia, la iniciacin
DIFUNDIR
y
finalizacin de cada ciclo operativo constituyen superposiciones
constantes y reiterativas.
Los archivos deben estar estructurados segn la documentacin a guardar y el tiempo que deber
permanecer en el mismo.
Las condiciones mnimas que debe reunir el local sern:

el piso tendr buena resistencia

Humedad relativa del 40%

tener luz natural de ser posible

Instalacin elctrica protegida

no tener humedad ambiental o goteras

Mobiliario adecuado.

buena ventilacin

Espacio suficiente para el desplazamiento

temperatura ambiente de 18-20 C

del usuario.
FUNCIONES BSICAS EN LA
ORGANIZACIN DE UN ARCHIVO

El archivo debe ser puesto al da permanentemente de forma que la informacin no se convierta obsoleta.
Para la correcta utilizacin del mismo, no debe extraerse slo el documento del fichero, sino toda la carpeta,
para evitar que se extrave. Siempre que se retire un documento debe quedar asentado, as podemos recordarle a la
persona que lo retir, si no lo devuelve en tiempo y forma.
Los archivos se pueden clasificar de diferentes formas:

ARCHIVO ACTIVO

Correspondencia de entrada
Cartas de informacin
Cartas de documentacin
Cartas de gestin
Cartas personales
Correspondencia de salida
Cartas contestadas
Cartas pendientes de
respuesta

ARCHIVO SEMIACTIVO

Correspondencia
Documentos del departamento
personal
Contratos de compraventa,
arrendamientos, etc.
Facturas (de venta y de
compra)
Documentos contables
Documentos fiscales
Documentos bancarios

ARCHIVO PASIVO

Documentos finales
Archivo histrico

TRATAMIENTO DE LA DOCUMENTACIN

La documentacin sufre una serie de etapas en la empresa:

RECEPCIN: el ingreso a la empresa de los diferentes documentos.
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MANEJO: dicha documentacin se deber seleccionar, clasificar en documentos o comprobantes que

justifiquen Actos Administrativos o Hechos Econmicos, segn su clasificacin determinar el inicio del
ciclo operativo.
CONTROL: Es toda operacin que determina si la documentacin cumple con las normas vigentes para
su posterior manejo. Este sistema de control deber ser dinmico y ser el adecuado a la estructura de la
empresa.
ORIENTACIN: se dirigir al sector de la empresa que sea de su competencia.
ARCHIVO. Es el lugar donde se guardar dicha documentacin, deber de tener fcil acceso, para
consultarlo en el momento oportuno de su requerimiento. El archivo puede ser tambin realizar el
Backup informtico o la microfilmacin de los archivos correspondientes.

TIEMPO DE ARCHIVO Y PERIODO DE PRESCRIPCIN DE LOS MISMOS SEGN LAS

NORMATIVAS DE NUESTRO PAS:

TIPO DE DOCUMENTO

PERIODO

Libros de comercio y correspondencia de la finalizacin de la empresa o actividad

comercial

VEINTE AOS

Los recibos y dems documentos que justifiquen el pago de deudas o el cumplimiento

de obligaciones que puedan ser exigidas mediante accin personal

Los contratos, facturas y otros documentos referidos a actos o negocios de los que

DIEZ AOS

CINCO AOS

CUATRO AOS

DOS AOS

puedan resultar por cobro de pesos o indemnizaciones

Las planillas de contribucin inmobiliaria y dems recaudos que prueban el pago de
impuestos que gravan la propiedad del inmueble
Los documentos que prueban el pago de impuestos, tasas, aportes jubilatorios y
asignaciones familiares. El plazo se computa a partir del ao en que se produjo el
hecho gravado. En el caso de impuestos de carcter anual sobre ingresos o utilidades,
el trmino correr a partir del cierre econmico.
Documentos referidos a operaciones aduaneras (exportacin e importacin).
El trmino de prescripcin de los tributos se ampla a 10 aos cuando el contribuyente
o responsable haya incurrido en defraudacin, no cumpla con la obligacin de
inscribirse, de denunciar el hecho generador, de no presentar las declaraciones
juradas, etc. (Cdigo Tributario, artculo 38)
Recibos que comprueben el pago de arrendamientos, de intereses de dinero prestado y
de toda prestacin econmica que deba pagarse por aos y perodos ms cortos.

Los recibos de pagos de honorarios de abogados, escribanos y procuradores.

DOCUMENTACIN COMERCIAL
DOCUMENTO:

Segn el diccionario SALVAT, DOCUMENTO es cualquier escrito que ilustra sobre algn hecho,
especialmente histrico, escrito en que constan declaraciones de voluntad o, simplemente hechos o derechos.
Cualquier cosa, especialmente escrita, dibujada, etc. que ilustra o sirve para comprobar algo.
Segn el Dr. Eduardo J. Couture es: Instrumento; objeto normalmente escrito, en cuyo texto se consigna o
representa alguna cosa, apta para esclarecer un hecho o se deja constancia de una manifestacin de voluntad que
produce efecto jurdico
Por lo tanto podemos decir que es todo elemento que contiene informacin. El soporte puede ser de cualquier
material como ser papel, plstico, una pelcula, una foto, etc. Dependiendo de la utilizacin de los mismos podemos
hablar de Documentos Generales y Documentos Comerciales.

DOCUMENTOS GENERALES:

Son utilizados por los individuos en sus relaciones personales, por ejemplo el contrato de alquiler que
establece una relacin entre dos personas, o la Cdula de Identidad y el Pasaporte que identifican, frente a terceros, al
titular de los mismos, etc.

DOCUMENTOS COMERCIALES
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Son los diferentes formularios que manejan las empresas. Estos contienen informacin tanto de hechos
econmicos como de actos administrativos. Habitualmente a estos documentos se los denomina COMPROBANTES.
Luego de efectuada la registracin de los comprobantes se da curso a su tramitacin y archivo, lo que debe
hacerse en forma ordenada, conservndolos en buenas condiciones y fundamentalmente que se tenga acceso a cada
comprobante en particular en la forma ms rpida posible.

FUNCIONES DE LOS COMPROBANTES

Entre las funciones caractersticas de los comprobantes se destacan:
Proporcionar los datos de las operaciones para proceder a su registracin.
Permitir establecer la relacin jurdica entre las partes intervinientes, marcando los derechos y
obligaciones de cada una de ellas.
3.
Constituir el medio de prueba de las operaciones, teniendo validez las registraciones en los libros en
funcin de la existencia y veracidad de los mismos.
4.
Constituir un elemento fundamental para el control posterior y respaldo de las registraciones en los
procedimientos que aplica el Estado para sus funciones de recepcin y fiscalizacin de impuestos.
1.
2.

Los comprobantes por su parte, son formularios pre-impresos, diseados de forma tal que puedan resear
todos los datos de cada tipo de operacin en particular.

RECURSOS DE LA EMPRESA
La financiacin de los recursos de la empresa puede ser:
Aportes de los propietarios: cuando se han comprado bienes con las diferentes cuota-parte de los socios
en caso de ser una sociedad.
Crdito otorgado por el vendedor del recurso (obligaciones) cuando se han adquirido bienes o materias
primas a ser pagadas posteriormente a los proveedores segn se haya convenido o sean deudas
documentadas en Ttulos de Crditos.
Crditos otorgados por otros terceros pero que no financian la adquisicin de bienes sino que nos
referimos a la financiacin de dinero, o sea, lo que se obtiene con un prstamo. Dichos prstamos
generalmente se solicitan con el fin de incrementar diferentes recursos en la empresa.
El resultado de las propias operaciones de la empresa

RECURSOS QUE LA EMPRESA UTILIZA

Todo conjunto de elementos con qu la empresa opera puede denominarse globalmente recursos. Se
distinguen como recursos:

materiales e inmateriales

humanos: plantel directivo y laboral encargado de llevar a cabo las actividades de la empresa.
Los recursos, segn el grado de permanencia de su relacin con la empresa, pueden ser:

recursos de rpida movilidad son :

el efectivo que se disponga en cualquier momento
los bienes objeto de compraventa en caso de actividades comerciales
los importes a cobrar surgidos por la venta de bienes o servicios.
inversin de algn dinero excedente en la empresa como: depsito a plazo fijo, compra de ttulos y
acciones.

recursos de carcter permanente son:

Edificios, equipos, mquinas, motores y otros elementos utilizados en el proceso productivo.
Mobiliario
Derechos de uso de patentes, marcas.
Elementos intangibles que la empresa ha logrado en el transcurso de su actividad como: prestigio,
posicin en el mercado y clientela.

PATRIMONIO

El conjunto de los recursos y de las obligaciones contradas por la adquisicin de los mismos conforman el
patrimonio de la empresa.
Desde el punto de vista contable el conjunto de recursos se identifica o denomina activo (bienes y derechos de
la empresa) y al conjunto de obligaciones se los denomina pasivo.
La diferencia entre ambos (activo y pasivo) conforma el patrimonio neto que es el derecho de los propietarios
sobre el exceso de los recursos sobre las obligaciones.

ECUACION PATRIMONIAL
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BIENES + DERECHOS - OBLIGACIONES = PATRIMONIO NETO

CONCEPTOS:
BIENES:

Elementos materiales que tienen medida de valor y pueden ser objeto de propiedad. Como
bienes de uso y de cambio.
Son los importes a cobrar, que surgen de los crditos que otorga la empresa.
Son los importes a pagar que surgen de los crditos que le otorgan los proveedores a la
empresa.

DERECHOS:
OBLIGACIONES:

En toda empresa se realizan diferentes acciones que pueden tener incidencia o no, en la conformacin de lo
que la empresa posee.
Aquellas acciones que no tienen incidencia en la empresa se las denomina Actos o hechos administrativos.
Aquellas acciones que inciden en la empresa se las denomina Hechos econmicos.
Los Actos o hechos administrativos son preparatorios de los Hechos econmicos y se deja constancia de los
mismos en diferentes tipos de documentos o formularios como puede ser una carta en el caso de un pedido de precios
o el presupuesto de un servicio.
Los Hechos econmicos pueden modificar el Patrimonio tanto en calidad como en cantidad y se deja
constancia de ellos en documentos o formularios preimpresos que son considerados por la Contabilidad.
Cuando lo modifican en calidad se los denomina Permutativos (por ejemplo la compra de bienes para la venta
o pago de un crdito), cuando lo modifican en cantidad se los denomina Modificativos (por ejemplo el pago de
salarios o cobro de intereses por mora) y si lo modifican tanto en calidad como en cantidad se los denomina Mixtos
(por ejemplo la venta de mercaderas o la compra de mercaderas con descuento).
Bienes +Derechos
Aumenta Disminuy
e

Ejemplos
P
E
R
M
U
T
A
T
I
V
O
M
O
D
F
I
C
A
T
I
V
O

Compra al contado de mercaderas

x
x

Pago de una deuda

Pago de gastos al contado

Un acreedor nos liquida intereses

Un acreedor
descuento

nos

hace

=
=
=
=

x
x

Cobro de alquiler al contado

Capital
Aumenta Disminuye

Firma conforme a un acreedor

x
x

un

Venta al contado con ganancia

Venta al contado con prdida
Compra a crdito con intereses
M
I
X
T
O

x
x

Compra a crdito simple

Obligaciones
Aumenta Disminuy
e

Compra a crdito con descuento

Pago de deuda con recargo
Pago de deuda con descuento

x
x
x

>
<
x
x

x
x
>
<

x
x

Se firma conforme con descuento

Se firma conforme con recargo

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