Lista de Chequeo Talento Humano

INFORME DE DIAGNSTICO
LISTA DE CHEQUEO
MACROPROCESO: Gestin del Talento Humano
Fecha:
PERSONAL DE LA SE ENTREVISTADO (Nombre y Cargo):

FUNCIONARIO MEN QUE REALIZA EL DIAGNSTICO:
REQUISITOS MODELO(S) REFERENCIAL(ES): Reglamento Tcnico de los macroprocesos a evaluar.
ALCANCE: Evaluacin del cumplimiento de los requisitos de Especificacin Tcnica Gestin del Talento HumanoM-DS-EB-AP-00-05
DOCUMENTACIN CONSULTADA: Registros de cumplimiento, procedimientos internos, documentacin interna y externa.
HALLAZGOS
PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR
GESTIN DEL TALENTO HUMANO
C
NC
OBSERVACIONES
Los cargos incluidos en el sistema de informacin Humano Web,
se encuentran acordes a la nomenclatura establecida para los
diferentes regimenes de personal?
No se evidencia que los cargos

incluidos
en
el
sistema
de
Evidencia
a
presentar:
REPORTE:
informacin
Humano
Web,
se
FUNCIONARIOS EN PLANTA se verifica la
encuentran
acordes
a
la
nomenclatura DAFP
nomenclatura establecida para los
diferentes regimenes de personal
Se evidencia el documento de viabilizacin de la planta otorgada

por el Ministerio de Educacin, de acuerdo con el estudio tcnico
presentado?
No se evidencia el documento de
Presentar estudio tcnico de la planta
viabilizacin de la planta otorgada
actual de la SE enviado al MEN
por el Ministerio de Educacin, de
Presentar respuesta del MEN viabilizando
acuerdo con el estudio tcnico
la planta propuesta por la SE
presentado
Se evidencia el decreto de adopcin de planta de acuerdo a la

viabilizacin otorgada por el MEN?
No se evidencia el decreto de
adopcin de planta de acuerdo a la
viabilizacin otorgada por el MEN
(Revisar los cargos docentes del decreto 1278 de 2002 y decreto

2277 de 1979 y nomenclatura DAFP decreto 785 de 2005)
Presentar Decreto de Adopcin de Planta

Solicitar estudio de modificacin
planta docente y directivo docente
Se evidencia el estudio tcnico, anlisis o comparativo de la

proyeccin de la planta de personal docente y administrativo (si la
secretara lo adelanta al momento de la Visita)?
de
No se evidencia el estudio tcnico,

anlisis
o
comparativo
de
la
proyeccin de la planta de personal
en caso de que la secretara manifieste
docente y administrativo
que no se ha presentado la necesidad de
hacer estudio tecnico, se les califica
como conforme
verificar el boletin de matricula mnima
Se evidencia el informe de proyeccin de planta de personal y su

aprobacin en Comit Directivo, Reunin o acto administrativo?
Se evidencia la comunicacin escrita de envo al MEN del estudio

tcnico?
Presentar acto administrativo donde se

aprueba el estudio tecnico a enviar al
Ministerio
ok
No se evidencia el informe de
proyeccin de planta de personal y
su aprobacin en Comit Directivo,
Reunin o acto administrativo
No se evidencia la comunicacin
escrita de envo al MEN del estudio
tcnico
No se evidencia la actualizacin
oportuna de la informacin de planta
de personal en el SINEB, con el
Verificar a travs del SINEB, el anexo 3a
registro de las novedades generadas
y anexo 31 oficializado, sin errores a la
en
el
periodo
(ltimo
mes
fecha
oficializado en Sineb Archivos 3.1 nmina mensual
y 3A Planta
semestralmente)
Presentar: REPORTE Novedades de

Vinculacin generado mensualmente en
medio
fsico,
magnetico,
correo
electronico
Se verifica periodos de validacin de planta de personal

trimestralmente o semestralmente (cronograma, actividades,
agenda, circular o acto administrativo)?
Presentar cronograma y actividades; y

evidencias de las visitas.
No se evidencia validacin de planta
de
personal
trimestralmente
o
Esta verificacin se debe realizar en sitio semestralmente
por funcionarios de la SE
Se encuentra evidencia de los reportes de novedades de

personal, y necesidades por EE?
Se evidencia la actualizacin oportuna de la informacin de

planta de personal en el SINEB, con el registro de las novedades
generadas en el periodo (ltimo mes oficializado en Sineb
Archivos 3.1 - nmina mensual y 3A Planta semestralmente)?
Se encuentra evidencia de la informacin, listados informes

reportes generados desde el Sistema de Informacin acerca del
tipo de novedades cargadas mensualmente por numero de
empleados y tipo de novedad?
C: CUMPLE. NC: NO CUMPLE
No se evidencia la informacin,
listados informes reportes generados
desde el Sistema de Informacin
acerca del tipo de novedades
cargadas mensualmente por numero
de empleados y tipo de novedad
No se evidencia de los reportes de

novedades
de
personal,
y
Presentar Reporte Ocupacin Planta de
necesidades por EE
Personal y verificar que este por EE por
sede, que no tengan excendentes ni
muchas vacantes definitivas
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Se cuenta y se verifica con listado de vacantes por cubrir
generado por el sistema de informacin, especificando su carcter
(temporal o definitiva)?
HALLAZGOS
Presentar Reporte Ocupacin Planta de
Personal yOBSERVACIONES
verificar que este por EE por
NC
sede, que no tengan excendentes ni
No se evidencia listado de vacantes
muchas vacantes definitivas
por cubrir generado por el sistema
X
de informacin, especificando su
carcter temporal o definitiva
Se encuentra evidencia fsica de las solicitudes y soportes que

dan lugar al analisis y gestin de Novedades de personal?
Se Generan actos admininistrativos de las diferetes novedades

de personal en el Sistema de Gestin de Recursos Humanos?
Existe evidencia de la protocolizacin, comunicacin y

ejecutoriedad
del
Acto
Administrativos
(comunicacin,
notificacin, edictos, constancias ejecutorias, entre otros)?
Se envia al MEN, discriminando por reas el reporte de vacantes

definitivas?
Se envia al CNSC el listado de vacantes por rea?
Se publica en un medio de amplia circulacin y consulta los

resultados del Concurso pblico de mritos?
se cuenta con registros y/o Actas de las audiencias pblicas de

Adjudicacin de cargos?
No se evidencia las solicitudes y

Presentar solicitudes de novedades en
soportes que dan lugar al analisis y
fsico
gestin de Novedades de personal
ok
No
se
generan
actos
admininistrativos de las diferetes
novedades de personal en el Sistema
de Gestin de Recursos Humanos
No se evidencia la protocolizacin,
Realizar muestreo aleatorio sobre un comunicacin y ejecutoriedad del
informe de novedades y verificar los Acto Administrativos (comunicacin,
respectivos soportes en las HV
notificacin,
edictos,
constancias
ejecutorias, entre otros)?
AVERIGUAR A QUIEN SE LE DEBE
ENVIAR ESTE INFORME
Presentar correo electrnico
No se envia al MEN, discriminando

por reas el reporte de vacantes
definitivas
Se envia al CNSC el listado de
vacantes por rea?
Web de la CNSC y web de la secretara
Se verifica cubrimiento de vacantes temporales usando la lista

de elegibles en orden estricto?
Se genera en el Sistema de Informacin el Acto administrativo

de nombramiento y se registra las etapas que debe surtir para
que quede en firme, con base en los formatos disponibles en el
sistema (comunicacin, notificacin, posesin y constancia
ejecutoria)?
No se publica en un medio de amplia

circulacin y consulta los resultados
(si la convocatoria lleva mucho tiempo se
del Concurso pblico de mritos
verifica en la web de la CNSC)
ok
Solicitar lista de elegibles y verificar

cubrimiento de vacantes temporales
(tener presente que NO es obligatorio
por ley que esto se realice)
ok
Se encuentra evidencia de la revisin de lista de elegibles,

comparado con el perfil necesario para el cargo para provisin de
vacantes temporales?
Solicitar lista de elegibles y verificar

cubrimiento de vacantes temporales
(tener presente que NO es obligatorio
por ley que esto se realice), verificar que
el perfil se ajuste al cargo
Se evidencia que los nombramientos cumplen con los requisitos

necesarios para desempear el cargo, tanto a nive de
documentos como de perfil?
Se verifica si se cuenta con manual de funciones perfiles y cargo

en la SE?
Se verifica y el manual de funciones, se encuentra actualizado de

acuerdo a la particularidad de la SE y los procesos que le aplican?
Los actos administrativos de nombramiento, cuentan en el

archivo fsico de hojas de vida con los soportes requeridos
legalmente en el proceso de seleccin?
(verficar una muestra)
No se cuenta con registros y/o Actas

de las audiencias pblicas de
Adjudicacin de cargos
No se verifica cubrimiento de
vacantes temporales usando la lista
de elegibles en orden estricto
No se genera en el Sistema de
Informacin el Acto administrativo
de nombramiento y se registra las
etapas que debe surtir para que
quede en firme, con base en los
formatos disponibles en el sistema
(comunicacin, notificacin, posesin
y constancia ejecutoria)
No se encuentra evidencia de la
revisin de lista de elegibles,
comparado con el perfil necesario
para el cargo para provisin de
vacantes temporales
No
se
evidencia
que
los
Sobre los nombramientos realizados en
nombramientos cumplen con los
la convocatoria, solicitar aleatoriamente
requisitos
necesarios
para
HV y veficiar requisitos y documentacin
desempear el cargo, tanto a nive
aportada en la HV
de documentos como de perfil
Solicitar manual de funciones de
administrativos de los EE (del ente o de
la SE)
Se verifica si se cuenta con manual

de funciones perfiles y cargo en la
SE?
Debe ser especficas las funciones y

responsabilidades de los funcionarios
administrativos de los EE
Se verifica y el manual de
funciones, se encuentra actualizado
de acuerdo a la particularidad de la
SE y los procesos que le aplican?
Los
actos
administrativos
de
nombramiento, cuentan en el archivo
Solicitar HV aleatoriamente y verificar la fsico de hojas de vida con los
existencia de este documento
soportes requeridos legalmente en el
proceso de seleccin?
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HALLAZGOS
Existen actos administrativos de encargo del personal

administrativo, han sido comunicados y surten efecto en nmina?
Se verifica resolucin u otro acto administrativo sobre encargos

realizados?
NC
OBSERVACIONES
nota: Encargo no es lo mismo que

Comisin. Comisin es fuera del colegio y
encargo es como un reemplazo
verificar
en
esta
encargos
de
administrativos
Se evidencia en las hojas de vida, revisadas en forma aleatoria,

de personal con
encargo y si cumplen requisitos para
desempear el cargo?
Se encuentra evidencia del cronograma de induccin para

funcionarios nuevos?
Se encuentran en el sistema de Informacin evidencias del la

realizacin de la induccin?
Se encuentra evidencia de asistencia e invitacin a la induccin?
Se evidencia en las hojas de vida de los Funcionarios si se

encuentra certificados o registros de resultados del proceso de
induccin o en el sistema de informacin?
Se evidencia la realizacin de las evaluaciones de periodo de

prueba para los docentes nombrados bajo el decreto 1278 de
2002?
verificar el acto administrativo (dado que

ya se verific para administrativos,
realizarla para docentes y directivos
docentes)
verificar en esta de docentes
Verificar en la HV el cumplimiento de
requisitos (nombrado en propiedad y que
cumpla el perfil definido para el cargo
que va a suplir)
Existen actos administrativos de

encargo del personal administrativo,
han sido comunicados y surten
efecto en nmina?
Se verifica resolucin u otro acto

administrativo sobre
encargos
realizados?
Se evidencia en las hojas de vida,

revisadas en forma aleatoria, de
personal con encargo y si cumplen
requisitos
para
desempear
el
cargo?
Se
encuentra
evidencia
del
Presentar esta evidencia. Si el personal
cronograma
de
induccin
para
es antiguo se solicita reinduccion
funcionarios nuevos?
Se encuentran en el sistema de
ok
Informacin
evidencias
del
la
realizacin de la induccin?
Se
encuentra
evidencia
de
asistencia e invitacin a la induccin?
ok
Presentar en
certificados
HV
aleatoriamente
los
Se evidencia en las hojas de vida

de los Funcionarios si se encuentra
certificados o registros de resultados
del proceso de induccin o en el
sistema de informacin?
Se evidencia la realizacin de las

evaluaciones de periodo de prueba
para los docentes nombrados bajo el
Solicitar HV aleatoriamente y verificar la
decreto 1278 de 2002?
existencia de este documento
(Realizar revisin aleatoria de casos para los docentes aplicables

al 1278)
(Realizar revisin aleatoria de casos

para los docentes aplicables al 1278)
Se evidencia el conocimiento y
dominio de la normatividad vigente
para desarrollar el proceso de
evaluacin tanto a personal docente
como administrativo?
Se encuentra evidencia del acto
administrativo por medio del cual se
informa sobre la evaluacin del
desempeo?
Se encuentra evidencia de las
evaluaciones y sus resultados y se
cargan
en
el
sistema
de
Informacin?
Se
encuentra
evidencia
de
capacitacin sobre evaluacin de
desempeo
para
personal
administrativo?
Se
encuentra
evidencia
de
capacitacin sobre evaluacin de
desempeo para personal docente y
directivo?
Se evidencia el conocimiento y dominio de la normatividad

vigente para desarrollar el proceso de evaluacin tanto a personal
docente como administrativo?
Se encuentra evidencia del acto administrativo por medio del

cual se informa sobre la evaluacin del desempeo?
Se encuentra evidencia de las evaluaciones y sus resultados y se

cargan en el sistema de Informacin?
Verificar que se cuente con 100% de las

evaluaciones de desempeo y que esten
en HUMANO
Se encuentra evidencia de capacitacin sobre evaluacin de

desempeo para personal administrativo?
Presentar citacin, lista de asistencia,

actas y evaluaciones
Se encuentra evidencia de capacitacin sobre evaluacin de

desempeo para personal docente y directivo?
Presentar citacin, lista de asistencia,

actas y evaluaciones
Presentar evidencia donde

explcitamente se identifique esta
entrega (puede ser en el objeto de la
reunin que aparece en la lista de
asistencia)
Se encuentra evidencia de entrega

de los lineamientos, documentos,
formatos y cronogramas para la
evaluacin a los directivo docentes
evaluadores?
se verifica en las evaluciones de

desempeo de rectores, supervisores o
directores de nucleo que haga el
secretario de educacin
se verifica en las evaluciones de
desempeo de rectores, supervisores o
directores de nucleo que haga el
secretario de educacin
Presentar evaluaciones de desempeo
fsicas bien diligenciadas, sin espacios en
blanco y firmadas,
Se
encuentran
evidencias
de
reuniones, actas, comunicaciones
escritas de concertacin de objetivos
en evaluacin de desempeo, al
inicio del periodo a evaluar?
Se
encuentra
evidencias
del
seguimiento del logro de objetivos y
las acciones correctivas necesarias
para su cumplimiento?
No se evidencia que se encuentran
todas
las evaluaciones de
desempeo en las historias laborales
Se encuentra evidencia de entrega de los lineamientos,

documentos, formatos y cronogramas para la evaluacin a los
directivo docentes evaluadores?
Se encuentran evidencias de reuniones, actas, comunicaciones

escritas de concertacin de objetivos en evaluacin de
desempeo, al inicio del periodo a evaluar?
Se encuentra evidencias del seguimiento del logro de objetivos y

las acciones correctivas necesarias para su cumplimiento?
Se encuentran evidencias de las evaluaciones finales realizadas

al personal?
ok
no tiene que ser solo resolucin puede

ser circular u oficio
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HALLAZGOS
NC
Se encuentran evidencias de consolidacin de evaluaciones de

desempeo cragadas en el Sistema de Informacin?
Se encuentra evidencias de notificacin del resultado de

evaluacin final al empleado y su remisin al rea de nmina?
Se encuentran
nombramientos,
desempeo?
actos administrativos de insubsistencia de

como consecuencia de una evaluacin del
OBSERVACIONES
Se
encuentran
evidencias
de
consolidacin de evaluaciones de
desempeo cragadas en el Sistema
de Informacin?
los resultados de las evaluaciones de
Se
encuentra
evidencias
de
desempeo de administrativos se envian notificacin
del
resultado
de
a Nomina para el pago de la prima
evaluacin final al empleado y su
tecnica
remisin al rea de nmina?
Solicitarlos en caso que se hayan
Se
encuentran
actos
presentado
administrativos de insubsistencia de
nombramientos, como consecuencia
en el evento de no presentarse estos
de una evaluacin del desempeo?
casos se califica como "conforme"
Se
evidencian,
registros,
estadsticas,
anlisis
de
la
ok
consolidacin de las fortalezas y las
debilidades en las evaluaciones de
No
se evidencian
informes de
desempeo
de administrativos?
ok
resultados de las evaluaciones de
desempeo de docentes
Se encuentra evidencia escrita en
actas de Comit Directivo u otro acto
administrativo, que den cuenta de la
ok
conformacin,
funciones
y
responsabailidades del Comit de
Capacitacin, Bienestar e Incentivos?
OK
Se evidencian, registros, estadsticas, anlisis de la consolidacin

de las fortalezas y las debilidades?
Se evidencian informes de resultados de las evaluaciones de

desempeo?
Se encuentra evidencia escrita en actas de Comit Directivo u

otro acto administrativo, que den cuenta de la conformacin,
funciones y responsabailidades del Comit de Capacitacin,
Bienestar e Incentivos?
Se encuentra en evidencia del funcionamiento del comit de

Bienestar, como actas de reuniones peridicas y/o documentos
producidos con destino a funcionarios?
ok
No se encuentra en evidencia del

funcionamiento
del
comit
de
Bienestar
Se identifica y verifican los resultados de actividades de

formacin, bienestar y de capacitacin en el sistema de
informacin?
nota: las capacitaciones para estre

numeral tambien contemplan aquellas
encaminadas a temas relacionados con
stress, familia, etc. (que son dicatadas
por cajas de compensacin y el
prestadorr del servicio de salud)
No se ingresan las actividades de

formacin,
bienestar
y
de
capacitacin en el sistema de
informacin Humano
Se evidencia un plan anual de estimulos e incentivos

institucionales aprobado por AA o acta de comit (Pecunarios o
no, ascensos, promociones, becas, proyectos, reconocimientos
pblicos)?
ok
No se evidencia un plan anual de

estimulos e incentivos institucionales
aprobado por AA o acta de comit
Se encuentra evidencia de una programacin y presupuesto de

capacitacin y bienestar?
ok
No se encuentra evidencia de una

programacin y presupuesto de
capacitacin y bienestar
Se evidencia la identificacin de las necesidades de bienestar y

capacitacin que den lugar a la conformacin un plan anual de
formacin y capacitacin?
Se encuentra evidencia de la inclusin en el Sistema de

Informacin de Gestin de Recursos Humanos de los documentos
radicados a travs del SAC con los cuales se pueda estudiar y
sustanciar la solicitud del proceso de escalafn bien sea
inscripcin o ascenso?
Se encuentra en el sistema de Informacin evidencia del estudio

de las solicitudes de ascenso o inscripcin?
Se evidencia existencia de resoluciones de aprobacin del

tramite, de negacin o de insubsitencia en el sistema y/o historia
laboral?
Se evidencia protocolizacin y/o ejecutoriedad de la resolucin

de ascenso o negacin del mismo (Comunicacin, Notificaciin y
constancia ejecutoria)?
Se encuentra en el SAC evidencia del estado del trmite, se

evidencia el cdigo del trmite y el numero consecutivo de
radicacin?
Se evidencia el anlisis, sustantacin y liquidacin de la

prestacin social?
No se evidencia la identificacin de
Pueden ser: Encuestas, Resultados de
las necesidades de bienestar y
trabajo
realizado
con
Cajas
de
capacitacin que den lugar a la
Compensacin, Prestadoras de Salud,
conformacin un plan anual de
entre otras
formacin y capacitacin
Se encuentra evidencia de la
inclusin
en
el
Sistema
de
Informacin de Gestin de Recursos
Humanos
de
los
documentos
revisar que esten radicados por SAC y
radicados a travs del SAC con los
que esten en el humano
cuales
se
pueda
estudiar
y
sustanciar la solicitud del proceso de
escalafn
bien en
sea elinscripcin
o
Se
encuentra
sistema de
ascenso?
revisar una muestra aleatoria en el
Informacin evidencia del estudio de
humano
las
solicitudes
de
ascenso
o
inscripcin?
Se
evidencia
existencia
de
resoluciones de aprobacin del
deben estar expedidas en el sistema
tramite,
de
negacin
o
de
humano
insubsitencia en el sistema y/o
historia laboral?
Se evidencia protocolizacin y/o
ejecutoriedad de la resolucin de
revisar la notificacin
ascenso o negacin del mismo
(Comunicacin,
Notificaciin
y
constancia ejecutoria)?
No se estan finalizando en el SAC las
prestaciones
econmicas
cuando
radicadas en sac las solicitudes de
este
lista
la
resolucin
para
prestaciones econmicas
notificacin
Se
evidencia
el
anlisis,
sustantacin y liquidacin de la
ok
prestacin social?
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HALLAZGOS
Se evidencia , proyeccin de la resolucin, y envo a la

fiduciaria?
NC
OBSERVACIONES
Se evidencia , proyeccin de la
resolucin, y envo a la fiduciaria?
X
ok
Se evidencia control de tiempos al envio a la fiduciaria y

posterior recibo?
Se evidencia tiempos de revisin de la resolucin y posterior

aprobacin del Secretario de Educacin?
Se evidencia organizacin documental del proceso?
Se evidencia constitucin por medio de acto administrativo del

Comite Regional de Prestaciones Sociales?
Se evidencia el funcionamiento y periodicidad de reuniones del

Comit Regional de Prestaciones Sociales?
Se evidencia anlisis y respuesta al trmite de la reclamacin?
ok
Se evidencia informe escrito de solicitud de auditoria a la

fiduprevisora?
Se evidencia recibo de informe de la fiduciaria?
seguir
de
la
auditoria
de
la
Existe evidencia de un cronograma socializado del proceso de

nmina, y sus implicaciones en el proceso de liquidacin?
Existe evidencia de que se respetan los tiempos establecidos en

el cronograma de nmina?
Se evidencia los reportes de nmina (consolidado nmina,

embargos, libranzos, pagos etc) generados en el sistema, que
sirvan de insumo para la revisin de la prenmina ?
organizacin
archivo
de
No se evidencia constitucin por

medio de acto administrativo del
Comite Regional de Prestaciones
Sociales
No se evidencia el funcionamiento y
periodicidad de reuniones del Comit
Regional de Prestaciones Sociales
ok
No se presenta acto administrativo

de las conclusiones del Comit
No se evidencia informe escrito de
solicitud
de
auditoria
a
la
fiduprevisora
ok
No se evidencia recibo de informe de

la fiduciaria
ok
No se evidencian acciones a seguir

de la auditoria de la reclamacion
No
se
evidencia
cronograma
socializado del proceso de nmina, y
socializar a las otros subprocesos y a los sus implicaciones en el proceso de
rectores y libranzas
liquidacin
Verificar cmo se verifica el cumplimiento

sobre algunas etapas contempladas en el Existe evidencia de que se respetan
cronograma: p. ej. Recepcin de
los tiempos establecidos en el
novedades, presentacin de nmina
cronograma de nmina?
final, entrega a tesorera, entre otras.
Se evidencia los reportes de

nmina
(consolidado
nmina,
embargos, libranzos, pagos etc)
generados en el sistema, que sirvan
de insumo para la revisin de la
prenmina ?
ok
Se encuentra evidencia del proceso de solicitud de disponibilidad
y registro presupuestal?
Se encuentra evidencia de los reportes firmados por el

ordenador del gasto una vez finalizado el proceso de liquidacin?
Se encuentra evidencia de los reportes enviados a las reas de

presupuesto y tesorera una vez generada la nmina?
Se encuentra evidencia de los reportes generados de la nomina,

Pago seguridad social, liquiacin de terceros, entre otros?
Se encuentran soportes de la nmina liquidada, debidamente

archivada?
No
se
evidencia
documental
del
prestaciones
ok
ok
Se evidencia tiempos de revisin de

la resolucin y posterior aprobacin
del Secretario de Educacin?
No se evidencia en el Comit,
anlisis y respuesta al trmite de la
reclamacines por los servicios
mdicos
acciones
indicador h05001
revisar la organizacin del archivo de
prestaciones
Revisar que se cuente con un lugar
adecuado de almacenamiento.
ok
Se presenta acto administrativo de las conclusiones del Comit?
Se evidencian
reclamacion?
indicador h05001
Se evidencia control de tiempos al

envio a la fiduciaria y posterior
recibo?
ok
ok
ok
ok
soportes son AA, libranzas
Revisar que se cuente con un lugar
adecuado de almacenamiento.
Se encuentra evidencia del proceso

de solicitud
de disponibilidad y
registro presupuestal?
Se encuentra evidencia de los
reportes firmados por el ordenador
del gasto una vez finalizado el
proceso de liquidacin?
reportes enviados a las reas de
presupuesto y tesorera una vez
generada la nmina?
reportes generados de la nomina,
Pago seguridad social, liquiacin de
terceros, entre otros?
Se encuentran soportes de la
nmina
liquidada,
debidamente
archivada?
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HALLAZGOS
C
Existe evidencia de la publicacin en Web de desprendibles de
pago?
Se evidencia que las certificaciones solicitadas por el personal
docente y administrtivo se expiden a atravs del Sistema de
Informacin?
NC
OBSERVACIONES
ok
X
ok
Se evidencia que los datos generados en el certiicado son

consistentes con la historia laboral y actualizar la base de datos
en caso de requerirlo para cada funcionario?
Se evidencia que la copia de los certificados solicitados se

encuentran archivados en la hoja de vida?
Se evidencia la oportunidad en que se trmita el trmite de

generacin de certificados?
deben estar en los expedientes de

escalafon y en el de prestaciones
Se evidencia la existencia de los siguientes documentos en la

Historia Laboral: Formato Unico HV, soportes de trabajo, acto
administrativo de nombramiento, acta de posesin, acta de inicio
de labores, actos administrativos de novedades de personal, actas
de insubsistencia, actos escalafn, evaluacin del desempeo,
certificacin de induccin y capacitacin, reconocimiento de
incentivos, solicitud de certificados y trmites de prestaciones
sociales?
verificar cumpimiento por SAC
Veficar aleatoriamente en las HV
Se evidencia que las certificaciones

solicitadas por el personal docente y
administrtivo se expiden a atravs
del Sistema de Informacin?
Se
evidencia
que
los
datos
generados en el certiicado son
consistentes con la historia laboral y
actualizar la base de datos en caso
de requerirlo para cada funcionario?
Se evidencia que la copia de los

certificados solicitados se encuentran
archivados en la hoja de vida?
Se evidencia la oportunidad en que
se trmita el trmite de generacin
de certificados?
se
evidencia
faltantes
de
documentacin en las historias
laborales
no se ha actualizado en el sistema
humano las historias laborales
Se evidencia la promocin y coordinacin con los prestadores de

salud para la realizacin de programas de salud ocupacional del
personal docente y adminsitrativo de los EE?
RESULTADOS
CUMPLIMIENTO
NO CUMPLIMIENTO
TOTAL
en el exportar del sac escogemos

solicitudes de certificaciones en estado
finalizado, generamos el certifcado pro
humano y verificamos que el certificado
tenga la informacin consistente con la
historia laboral
Existe evidencia de la publicacin

en Web de desprendibles de pago?
#
0
85
85
Evidenciar los programas de salud

ocupacional para cada EE(panorama de
riesgo, puestos de trabajo, actividades
programadas)
No se evidencia la promocin y
coordinacin con los prestadores de
salud
para
la
realizacin
de
programas de salud ocupacional del
personal docente y adminsitrativo de
los EE
%
0%
100%
100%
Auditor
Auditor Proyecto de Modernizacin
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MINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL

PROYECTO DE CERTIFICACIN DE PROCESOS
FORMULACIN PLAN DE ACCIN
Secretara de Educacin de
Fecha de elaboracin:
No
PROCESO
DESCRICPIN DEL HALLAZGO
Gestin del
Talento
Humano
No se evidencia que los cargos incluidos en el

sistema de informacin Humano Web, se
encuentran acordes a la nomenclatura establecida
para los diferentes regimenes de personal
Gestin del
Talento
Humano
No se evidencia el documento de viabilizacin de la

planta otorgada por el Ministerio de Educacin, de
acuerdo con el estudio tcnico presentado
Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano
No se evidencia la informacin, listados informes

reportes generados desde el Sistema de
Informacin acerca del tipo de novedades cargadas
mensualmente por numero de empleados y tipo de
novedad
11
12
13
14
15
16
17
18
19
Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano
ACCIONES DE
MEJORAMIENTO
AC/AP
DESCRIPCIN
DE LAS METAS
FECHA
UNIDAD DE DIMENSI
FECHA
INICIACIN
MEDIDA DE
N DE LA
TERMINACIN RESPONSABLES DEPENDENCIA
DE LAS
LAS METAS
META
DE LAS METAS
METAS
No se evidencia la comunicacin escrita de envo al

MEN del estudio tcnico
10
CAUSAS
No se evidencia el estudio tcnico, anlisis o

comparativo de la proyeccin de la planta de
personal docente y administrativo
No se evidencia el informe de proyeccin de planta
de personal y su aprobacin en Comit Directivo,
Reunin o acto administrativo
No se evidencia la actualizacin oportuna de la

informacin de planta de personal en el SINEB, con
el registro de las novedades generadas en el
periodo (ltimo mes oficializado en Sineb Archivos
3.1
nmina
mensual
y
3A
Planta
semestralmente)
Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano
FUENTE
No se evidencia el decreto de adopcin de planta

de acuerdo a la viabilizacin otorgada por el MEN
Gestin del
Talento
Humano
NIVEL
DE
IMPA
CTO
No se evidencia validacin de planta de personal

trimestralmente o semestralmente
No se evidencia de los reportes de novedades de
personal, y necesidades por EE
No se evidencia listado de vacantes por cubrir
generado por el sistema de informacin,
especificando su carcter temporal o definitiva
No se evidencia las solicitudes y soportes que dan
lugar al analisis y gestin de Novedades de
personal
No se generan actos admininistrativos de las
diferetes novedades de personal en el Sistema de
Gestin de Recursos Humanos
No se evidencia la protocolizacin, comunicacin y
ejecutoriedad
del
Acto
Administrativos
(comunicacin, notificacin, edictos, constancias
ejecutorias, entre otros)?
No se envia al MEN, discriminando por reas el
reporte de vacantes definitivas
Se envia al CNSC el listado de vacantes por rea?
No se publica en un medio de amplia circulacin y
consulta los resultados del Concurso pblico de
mritos
No se cuenta con registros y/o Actas de las
audiencias pblicas de Adjudicacin de cargos
No se verifica cubrimiento de vacantes temporales
usando la lista de elegibles en orden estricto
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NIVEL
DE
IMPA
CTO
No
PROCESO
20
Gestin del
Talento
Humano
No se genera en el Sistema de Informacin el Acto

administrativo de nombramiento y se registra las
etapas que debe surtir para que quede en firme,
con base en los formatos disponibles en el sistema
(comunicacin, notificacin, posesin y constancia
ejecutoria)
21
Gestin del
Talento
Humano
No se encuentra evidencia de la revisin de lista de

elegibles, comparado con el perfil necesario para el
cargo para provisin de vacantes temporales
22
Gestin del
Talento
Humano
No se evidencia que los nombramientos cumplen

con los requisitos necesarios para desempear el
cargo, tanto a nive de documentos como de perfil
23
Gestin del
Talento
Humano
Se verifica si se cuenta con manual de funciones

perfiles y cargo en la SE?
24
Gestin del
Talento
Humano
Se verifica y el manual de funciones, se encuentra

actualizado de acuerdo a la particularidad de la SE
y los procesos que le aplican?
25
Gestin del
Talento
Humano
26
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31
Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano
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Gestin del
Talento
Humano
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Talento
Humano
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Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano
FUENTE
CAUSAS
ACCIONES DE
MEJORAMIENTO
AC/AP
DESCRIPCIN
DE LAS METAS
FECHA
UNIDAD DE DIMENSI
FECHA
INICIACIN
MEDIDA DE
N DE LA
DE LAS
LAS METAS
META
DE LAS METAS
METAS
Los actos administrativos de nombramiento,

cuentan en el archivo fsico de hojas de vida con
los soportes requeridos legalmente en el proceso
de seleccin?
Existen actos administrativos de encargo del
personal administrativo, han sido comunicados y
surten efecto en nmina?
Se verifica resolucin u otro acto administrativo
sobre encargos realizados?
Se evidencia en las hojas de vida, revisadas en
forma aleatoria, de personal con encargo y si
cumplen requisitos para desempear el cargo?
Se encuentra evidencia del cronograma
induccin para funcionarios nuevos?
de
Se encuentran en el sistema de Informacin

evidencias del la realizacin de la induccin?
Se encuentra evidencia de asistencia e invitacin
a la induccin?
Se evidencia en las hojas de vida de los
Funcionarios si se encuentra certificados o
registros de resultados del proceso de induccin o
en el sistema de informacin?
Se evidencia la realizacin de las evaluaciones de
periodo de prueba para los docentes nombrados
bajo el decreto 1278 de 2002?
(Realizar revisin aleatoria de casos para los
docentes aplicables al 1278)
Se evidencia el conocimiento y dominio de la
normatividad vigente para desarrollar el proceso
de evaluacin tanto a personal docente como
administrativo?
Se encuentra evidencia del acto administrativo
por medio del cual se informa sobre la evaluacin
del desempeo?
Se encuentra evidencia de las evaluaciones y sus
resultados y se cargan en el sistema de
Informacin?
Se encuentra evidencia de capacitacin sobre
evaluacin
de
desempeo
para
personal
administrativo?
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No
PROCESO
38
Gestin del
Talento
Humano
39
Gestin del
Talento
Humano
40
Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano
Se encuentra evidencia de capacitacin sobre

evaluacin de desempeo para personal docente y
directivo?
Se encuentra evidencia de entrega de los
lineamientos,
documentos,
formatos
y
cronogramas para la evaluacin a los directivo
docentes evaluadores?
Se encuentran evidencias de reuniones, actas,
comunicaciones escritas de concertacin de
objetivos en evaluacin de desempeo, al inicio del
periodo a evaluar?
Se encuentra evidencias del seguimiento del logro
de objetivos y las acciones correctivas necesarias
para su cumplimiento?
No se evidencia que se encuentran todas
las
evaluaciones de desempeo en las historias
laborales
Se encuentran evidencias de consolidacin de
evaluaciones de desempeo cragadas en el
Sistema de Informacin?
Se encuentra evidencias de notificacin del
resultado de evaluacin final al empleado y su
remisin al rea de nmina?
45
Gestin del
Talento
Humano
Se
encuentran
actos
administrativos
de
insubsistencia
de
nombramientos,
como
consecuencia de una evaluacin del desempeo?
46
Gestin del
Talento
Humano
Se evidencian, registros, estadsticas, anlisis de

la consolidacin de las fortalezas y las debilidades
en
las
evaluaciones
de
desempeo
de
administrativos?
47
Gestin del
Talento
Humano
No se evidencian informes de resultados de las

evaluaciones de desempeo de docentes
48
Gestin del
Talento
Humano
Se encuentra evidencia escrita en actas de

Comit Directivo u otro acto administrativo, que
den cuenta de la conformacin, funciones y
responsabailidades del Comit de Capacitacin,
Bienestar e Incentivos?
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Talento
Humano
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Talento
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Talento
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Talento
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Talento
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Gestin del
Talento
Humano
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Talento
Humano
NIVEL
DE
IMPA
CTO
FUENTE
CAUSAS
ACCIONES DE
MEJORAMIENTO
AC/AP
DESCRIPCIN
DE LAS METAS
FECHA
UNIDAD DE DIMENSI
FECHA
INICIACIN
MEDIDA DE
N DE LA
DE LAS
LAS METAS
META
DE LAS METAS
METAS
No se encuentra en evidencia del funcionamiento

del comit de Bienestar
No se ingresan las actividades de formacin,
bienestar y de capacitacin en el sistema de
informacin Humano
No se evidencia un plan anual de estimulos e
incentivos institucionales aprobado por AA o acta
de comit
No se encuentra evidencia de una programacin y
presupuesto de capacitacin y bienestar
No se evidencia la identificacin de las necesidades
de bienestar y capacitacin que den lugar a la
conformacin un plan anual de formacin y
capacitacin
Se encuentra evidencia de la inclusin en el
Sistema de Informacin de Gestin de Recursos
Humanos de los documentos radicados a travs del
SAC con los cuales se pueda estudiar y sustanciar
la solicitud del proceso de escalafn bien sea
inscripcin o ascenso?
Se encuentra en el sistema de Informacin
evidencia del estudio de las solicitudes de ascenso
o inscripcin?
Se evidencia existencia de resoluciones de
aprobacin del tramite, de negacin o de
insubsitencia en el sistema y/o historia laboral?
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No
PROCESO
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Gestin del
Talento
Humano
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Talento
Humano
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Talento
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Talento
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Talento
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Talento
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Talento
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Talento
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Talento
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Talento
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Talento
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Talento
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Talento
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Talento
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Talento
Humano
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Talento
Humano
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Talento
Humano
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Talento
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NIVEL
DE
IMPA
CTO
FUENTE
CAUSAS
ACCIONES DE
MEJORAMIENTO
AC/AP
DESCRIPCIN
DE LAS METAS
FECHA
UNIDAD DE DIMENSI
FECHA
INICIACIN
MEDIDA DE
N DE LA
DE LAS
LAS METAS
META
DE LAS METAS
METAS
Se evidencia protocolizacin y/o ejecutoriedad de

la resolucin de ascenso o negacin del mismo
(Comunicacin,
Notificaciin
y
constancia
ejecutoria)?
No se estan finalizando en el SAC las prestaciones
econmicas cuando este lista la resolucin para
notificacin
Se evidencia el anlisis, sustantacin y liquidacin
de la prestacin social?
Se evidencia , proyeccin de la resolucin, y envo
a la fiduciaria?
Se evidencia control de tiempos al envio a la
fiduciaria y posterior recibo?
Se evidencia tiempos de revisin de la resolucin
y posterior
aprobacin del
Secretario
de
Educacin?
No se evidencia organizacin
archivo de prestaciones
documental del
No se evidencia constitucin por medio de acto

administrativo del Comite Regional de Prestaciones
Sociales
No se evidencia el funcionamiento y periodicidad
de reuniones del Comit Regional de Prestaciones
Sociales
No se evidencia en el Comit, anlisis y respuesta
al trmite de la reclamacines por los servicios
mdicos
No se presenta acto
conclusiones del Comit
administrativo
de
las
No se evidencia informe escrito de solicitud de

auditoria a la fiduprevisora
No se evidencia recibo de informe de la fiduciaria
No se evidencian acciones a seguir de la auditoria
de la reclamacion
No se evidencia cronograma socializado del
proceso de nmina, y sus implicaciones en el
proceso de liquidacin
Existe evidencia de que se respetan los tiempos
establecidos en el cronograma de nmina?
Se evidencia los reportes de nmina (consolidado
nmina,
embargos,
libranzos,
pagos
etc)
generados en el sistema, que sirvan de insumo
para la revisin de la prenmina ?
Se encuentra evidencia del proceso de solicitud
de disponibilidad y registro presupuestal?
Se encuentra evidencia de los reportes firmados
por el ordenador del gasto una vez finalizado el
proceso de liquidacin?
Se encuentra evidencia de los reportes enviados
a las reas de presupuesto y tesorera una vez
generada la nmina?
Se encuentra evidencia de los reportes generados
de la nomina, Pago seguridad social, liquiacin de
terceros, entre otros?
Se encuentran soportes de la nmina liquidada,
debidamente archivada?
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No
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PROCESO
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Humano
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CTO
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CAUSAS
ACCIONES DE
MEJORAMIENTO
AC/AP
DESCRIPCIN
DE LAS METAS
FECHA
UNIDAD DE DIMENSI
FECHA
INICIACIN
MEDIDA DE
N DE LA
DE LAS
LAS METAS
META
DE LAS METAS
METAS
Existe evidencia de la publicacin en Web de

desprendibles de pago?
Se evidencia que las certificaciones solicitadas por
el personal docente y administrtivo se expiden a
atravs del Sistema de Informacin?
Se evidencia que los datos generados en el
certiicado son consistentes con la historia laboral y
actualizar la base de datos en caso de requerirlo
para cada funcionario?
Se evidencia que la copia de los certificados
solicitados se encuentran archivados en la hoja de
vida?
Se evidencia la oportunidad en que se trmita el
trmite de generacin de certificados?
se evidencia faltantes de documentacin en las
historias laborales
no se ha actualizado en el sistema humano las
historias laborales
No se evidencia la promocin y coordinacin con
los prestadores de salud para la realizacin de
programas de salud ocupacional del personal
docente y adminsitrativo de los EE
RESULTADOS
HALLAZGO CRITICO
HALLAZGO MODERADO
HALLAZGO LEVE
TOTAL
AC/AP: Accin correctiva/Accinpreventiva

C:
Conveniencia
A:
Adecuacin.
Elaborado por:
Firma:
Nombre:
Revisado y validado por:

Firma:
Nombre:
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Lista de Chequeo Talento Humano

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INFORME DE DIAGNSTICO

PERSONAL DE LA SE ENTREVISTADO (Nombre y Cargo):

No se evidencia que los cargos

Se evidencia el documento de viabilizacin de la planta otorgada

Se evidencia el decreto de adopcin de planta de acuerdo a la

(Revisar los cargos docentes del decreto 1278 de 2002 y decreto

Presentar Decreto de Adopcin de Planta

Se evidencia el estudio tcnico, anlisis o comparativo de la

No se evidencia el estudio tcnico,

Se evidencia el informe de proyeccin de planta de personal y su

Se evidencia la comunicacin escrita de envo al MEN del estudio

Presentar acto administrativo donde se

Presentar: REPORTE Novedades de

Se verifica periodos de validacin de planta de personal

Presentar cronograma y actividades; y

Se encuentra evidencia de los reportes de novedades de

Se evidencia la actualizacin oportuna de la informacin de

Se encuentra evidencia de la informacin, listados informes

C: CUMPLE. NC: NO CUMPLE

No se evidencia de los reportes de

Se encuentra evidencia fsica de las solicitudes y soportes que

Se Generan actos admininistrativos de las diferetes novedades

Existe evidencia de la protocolizacin, comunicacin y

Se envia al MEN, discriminando por reas el reporte de vacantes

Se envia al CNSC el listado de vacantes por rea?

Se publica en un medio de amplia circulacin y consulta los

se cuenta con registros y/o Actas de las audiencias pblicas de

No se evidencia las solicitudes y

No se envia al MEN, discriminando

Web de la CNSC y web de la secretara

Se verifica cubrimiento de vacantes temporales usando la lista

Se genera en el Sistema de Informacin el Acto administrativo

No se publica en un medio de amplia

Solicitar lista de elegibles y verificar

Se encuentra evidencia de la revisin de lista de elegibles,

Solicitar lista de elegibles y verificar

Se evidencia que los nombramientos cumplen con los requisitos

Se verifica si se cuenta con manual de funciones perfiles y cargo

Se verifica y el manual de funciones, se encuentra actualizado de

Los actos administrativos de nombramiento, cuentan en el

C: CUMPLE. NC: NO CUMPLE

No se cuenta con registros y/o Actas

Se verifica si se cuenta con manual

Debe ser especficas las funciones y

Existen actos administrativos de encargo del personal

Se verifica resolucin u otro acto administrativo sobre encargos

nota: Encargo no es lo mismo que

Se evidencia en las hojas de vida, revisadas en forma aleatoria,

Se encuentra evidencia del cronograma de induccin para

Se encuentran en el sistema de Informacin evidencias del la

Se encuentra evidencia de asistencia e invitacin a la induccin?

Se evidencia en las hojas de vida de los Funcionarios si se

Se evidencia la realizacin de las evaluaciones de periodo de

verificar el acto administrativo (dado que

Existen actos administrativos de

Se verifica resolucin u otro acto

Se evidencia en las hojas de vida,

Se evidencia en las hojas de vida

Se evidencia la realizacin de las

(Realizar revisin aleatoria de casos para los docentes aplicables

(Realizar revisin aleatoria de casos

Se evidencia el conocimiento y dominio de la normatividad

Se encuentra evidencia del acto administrativo por medio del