Tiempo estimado de lectura 10 minutos

Seminario PM Office @ SFIC’08

0. Introducción y contenidos Gestión de proyectos para Pymes Soluciones y herramientas ágiles que funcionan
Gestión de proyectos en Pymes: soluciones ágiles que funcionan © 2010 Cynertia Consulting. Barcelona - www.cynertiaconsulting.com

1

Contenidos

1.

La problemática de las Pymes en la gestión de proyectos
Las pymes tienen un contexto específico que requiere de soluciones sencillas y ágiles, tanto en lo referente a las personas, a los procesos y en las herramientas.

2.

¿Cómo aportar soluciones efectivas de manera ágil?
Las soluciones deben mejorar el rendimiento de los proyectos y de la organización, con una visión global más allá de instalar herramientas y sin usar métodos ni estándares aplicables a organizaciones grandes con más recursos.

3.

Como Cynertia puede ayudarle
Podemos escuchar su caso, realizar unas recomendaciones de alto nivel sin compromiso y si lo cuentra adecuado, realizar un estudio más detallado para poder ofrecerle una propuesta totalmente personalizada que detalle cómo podríamos ayudarle.

Gestión de proyectos en Pymes: soluciones ágiles que funcionan

© 2010 Cynertia Consulting. Barcelona - www.cynertiaconsulting.com

2

1. La problemática de las Pymes en la gestión de proyectos
Existe una problemática más o menos habitual en la manera que las Pymes suelen realizar la gestión de los proyectos. Algunos problemas están centrados en la gestión: La coordinación entre proyectos y la gestión financiera son costosos y difíciles
Los recursos no pueden dedicarse en exclusiva a un único proyecto. Con soluciones manuales puede ser complicado obtener los datos y generar los informes que permitan controlar el proyecto y realizar actividades como la facturación. No existe una visión objetiva que permita balancear los recursos entre los proyectos “que van bien” y los “que van mal”, y se dificulta la anticipación de nuevas oportunidades o la toma de decisiones comerciales en función de la rentabilidad de proyectos existentes o disponibilidad de recursos.

Procesos y herramientas poco uniformes y excesivamente manuales
En una proporción relativamente alta, no existen unos procesos (sencillos o complejos) que se sigan de manera común a nivel de actividades o entregables, por falta de definición, formació o control. Aunque no es necesario disponer de herramientas muy sofísticadas, las que esten en uso deben ser efectivas para evitar la dispersión de la información (p.e. Múltiples carpetas y hojas de cálculo inconexas)

El control de los proyectos y la administración se vuelven complicados
Con soluciones manuales puede ser complicado obtener los datos y generar los informes que permitan controlar el proyecto y realizar actividades como la facturación. El informe puntual de las dedicaciones puede ser irregular e inexacto.
Gestión de proyectos en Pymes: soluciones ágiles que funcionan © 2010 Cynertia Consulting. Barcelona - www.cynertiaconsulting.com

3

1. La problemática de las Pymes en la gestión de proyectos (2)
... Y otros en las personas: Competencias de los project managers
Muchos gestores de proyecto son autodidactas y no han recibido formación completa en las técnicas (estimación de esfuerzo y plazos, realización de un plan de proyecto) o en los procesos habituales en la gestión de proyectos.

Los proyectos se vuelven poco predecibles y minan la moral de los equipos
Tener proyectos poco predecibles obliga a los equipos a hacer un excesivo esfuerzo de manera repetitiva, hecho que reduce la motivación del personal y aumenta la tasa de rotación. El hecho de atender excesivamente a problemas dificulta un trabajo estable que produzca entregables de calidad para el cliente y que sean reaprovechables para siguientes proyectos.

No existe una responsabilidad y liderazgo claros para mejorar el método de trabajo
La falta de una oficina de proyectos, que tenga una interlocución efectiva con la dirección y la responsabilidad de optimizar el método de trabajo puede hacer muy difícil que se produzcan mejoras

Gestión de proyectos en Pymes: soluciones ágiles que funcionan

© 2010 Cynertia Consulting. Barcelona - www.cynertiaconsulting.com

4

1. La problemática de las Pymes en la gestión de proyectos (3)
El siguiente diagrama explica cómo una organización con una gestión poco madura de sus proyectos, tanto a nivel individual como organizativo, sufre de una problemática habitual por la interconexión de los factores implicados.

La complejidad de los entornos multiproyecto
Gestión de proyectos en Pymes: soluciones ágiles que funcionan © 2010 Cynertia Consulting. Barcelona - www.cynertiaconsulting.com

5

2. ¿Cómo aportar soluciones efectivas de manera ágil?
• Definir los roles de la organización, unos procesos y herramientas sencillos pero efectivas.
• • Los procesos pueden ser sencillos, pero todos deben conocerlos y cumplirlos. Instaurar plantillas, bien pensadas, para la documentación entregable al cliente y la documentación interna de gestión.

• Dar formación efectiva a los project managers y a los equipos de proyecto
• • • • Explicar claramente cuales son los procesos y las actividades de cada rol en ellos. Estar muy ligada a las actividades, herramientas y plantillas que usarán los roles. Justificar el porqué de las actividades, plantillas y herramientas mediante las mejores prácticas de gestión de proyectos (PMBOK, CMMI, Prince2, Métrica 3, etc.) No suele funcionar la formación genérica que no puede ponerse en práctica.

• Dejarse guiar por un experto con conocimientos sólidos pero que:
• • • Entienda profundamente las necesidades y el contexto de la organización. Que sepa encontrar la combinación más efectiva de proceso y herramientas y adaptarlas totalmente al uso habitual en la organización. Que no aplique “a rajatabla” sus experiencias en otras organizaciones o lo que dicen los estándares de gestión de proyecto.

• Estar preparado para el cambio gradual
• • No se puede pretender dedicar un esfuerzo muy importante en recursos internos y externos para una organización reducida. La mejora debe producir mejoras tangibles desde el primer momento.
© 2010 Cynertia Consulting. Barcelona - www.cynertiaconsulting.com

Gestión de proyectos en Pymes: soluciones ágiles que funcionan

6

Como Cynertia puede ayudarle
Ayudamos a gestionar los proyectos de manera más efectiva
Nuestros servicios y herramientas para empresas que realizan proyectos incluyen: • Formación
• • Formación en los estándares PMBOK y Prince2 Formación a medida sobre los procesos estándares Revisión de los procesos y sistemas de información Identificación de oportunidades de mejora Auditoría, planificación del programa de mejora Certificación en CMMI (desarrollo de producto, adquisición o gestión del servicio) Identificación de oportunidades de mejora para Project Managers Desarrollo de las habilidades del profesional para hacer más efectiva su función Identificación, diseño y despliegue de la organización, procesos y herramientas Software que distribuimos (Metafuse e IBM) o mejoras en el existente en la organización.

Auditoría
• •

Proyectos de mejora de procesos y certificación
• •

Coaching a Project Managers
• •

• •

Despliegue de oficinas de proyectos
• •

Implantaciones de software de soporte a la gestión de proyectos

Gestión de proyectos en Pymes: soluciones ágiles que funcionan

© 2010 Cynertia Consulting. Barcelona - www.cynertiaconsulting.com

7

Para más información...
Estaremos encantados de informarle sin ningún compromiso.

Alex Ballarin Cynertia Consulting Valencia 63, CN Agora. Barcelona. www.cynertiaconsulting.com

Gestión de proyectos en Pymes: soluciones ágiles que funcionan

© 2010 Cynertia Consulting. Barcelona - www.cynertiaconsulting.com

8

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful