Documento de Requerimientos de

Usuario
Soporte y Control de Logstica
LogiCo

1. Introduccin
Hoy en da las empresas que trabajan con el objetivo de hacer llegar productos a
los consumidores presentan problemas asociados a la gestin del reparto o
tambin llamado procesos de distribucin de pedidos, lo cual consiste en hacer
llegar fsicamente el producto al cliente. En la que algunas empresas no tienen
normalizadas sus actividades que realizan desde la captura del pedido del cliente
hasta el origen al punto de consumo.
Este proyecto se enfoca en presentar una alternativa de solucin en los procesos
de distribucin de despachos a domicilio para la empresa Discopro Ltda., cuyas
actividades son prestar servicios a farmacias Cruz Verde para el despacho de
productos farmacuticos y de salud a domicilio por medio de motoristas.
Discopro Ltda. es una empresa que solo usa plantillas Excel como medio de
administracin y gestin de datos. No posee un control sobre la informacin en el
marco de los servicios de distribucin de pedidos a domicilio, lo que tiene como
consecuencia una prdida de tiempo al momento de gestionar los datos.
La presente tesis elabora un anlisis en el rea de distribucin para detectar los
problemas y automatizar, a travs del desarrollo de una aplicacin Web, los
procesos de distribucin que facilitan el acceso a la informacin y reportes de
actividad para tener mayor capacidad empresarial en todos los niveles del ciclo de
vida de pedidos y distribucin.

1.1 Sistema WEB

Ante las exigencias del mundo de hoy, existe una necesidad constante de aplicar
tecnologas de informacin a los procesos de las organizaciones en general. El
rea de las distribuciones o despachos a domicilios no est exenta de esto, existe
una gran cantidad de empresas que requieren contar con excelente soporte de
sistemas de informacin que permitan que la administracin, el control y la gestin
estn a un nivel de mejoramiento de sus procesos, ya que si es bien gestionado el
ciclo de la gestin de pedidos puede llegar a ser relevante para el futuro
crecimiento de la empresa.
En la actualidad, la empresa Discopro Ltda., realiza gran parte de sus actividades
de forma manual, de esta forma se produce una dificultad al momento de realizar
una bsqueda de informacin, dado que esta se encuentra archivada en carpetas
o en plantillas Excel, siendo este el motivo por el cual se pierde tiempo al
momento de tener acceso a la informacin.
De acuerdo a lo anterior, se desarrolla un proyecto para automatizar y mejorar el
proceso de gestin y distribucin de pedidos a domicilio segn las actividades
realizadas por Discopro Ltda. La administracin comprende el manejo de la
informacin en el rea de gestin de logstica, reporte de las actividades, reportes
estadsticos segn criterios y estados de entrega del producto en pedido. Lo que
ofrece oportunidades para mejorar las operaciones y crear nuevas ventajas
competitivas en la organizacin.
.

1.3 Objetivos
1.3.1 Objetivo General
Desarrollar una aplicacin web, capaz de automatizar los procesos de distribucin
de despachos a domicilio de la empresa Discopro Ltda., esto con el objetivo de
mejorar tanto la atencin al cliente, como los tiempos de entrega y los procesos de
flujo de informacin. El software mencionado debe ser capaz de entregar informes
que permitan asistir a la toma de decisiones por parte del equipo de gerencia.

2.2.1 Descripcin General

El contexto actual de la problemtica de distribucin de despachos a domicilio
entre el cliente, la farmacia y la empresa externa, se ilustra en la Figura N II.1

Figura N II.1: Proceso General entre: Cliente, Farmacia y Empresa

La secuencia de pasos descrita en la Figura N II.1 se describe a continuacin:

Proceso General:

El cliente realiza la compra y la solicita para ser despachada a su domicilio,

indicando direccin, telfono y datos personales.

La Farmacia Central obtiene el pedido y los datos del despacho y los emite
a una de muchas farmacias, basado en un sistema predefinido de
jurisdiccin de cada local con capacidades de despachar pedidos.

El local de despacho recibe la orden y confecciona el pedido. El local le

entrega al motorista el pedido e indica los datos del despacho.

El motorista informa a Control de despachos acerca del despacho y sus

datos de entrega y se dirige a la direccin del Cliente.

El motorista entrega su pedido al Cliente.

El motorista informa a Control de despachos que el pedido fue entregado

exitosamente.

La central de control de despacho analiza el trabajo efectuado por locales y

emite reportes diarios para posteriormente ser entregados a la farmacia
central.

Condiciones y Excepciones del Despacho a Domicilio va Telefnica:

El cliente puede realizar la compra tanto por internet o por medio de

contacto telefnico.

El local de despacho podra no tener el o los productos solicitados y tendra

que instruir al motorista a que los obtenga en otro local previo a visitar al
Cliente.

Otro local puede requerir un producto que se encuentre en un local de

despacho y solicitar que le sea enviado en la prxima ruta del motorista.
Por lo tanto el motorista tendra que realizar esa visita durante la visita al
cliente.

 Puede que el cliente, por diversos

motivos, no se encuentre en la ubicacin indicada y el despacho tenga que
ser anulado o reenviado posteriormente.

Se pueden realizar varias visitas en una sola ruta.

En el caso de que los medicamentos del cliente estn sujetos a receta

mdica retenida, implica que el motorista tiene el deber de realizar una
visita con la finalidad de retirar la receta previa a la visita de entrega.

Puede que el mtodo de pago sea en efectivo por lo que el motorista debe
salir con la boleta correspondiente, la bitcora de despacho, el pedido y el
cambio o mquina de pago POS.

2.2.2 Problemas Especficos

Dentro del problema de distribucin de repartos a domicilio se presentan los
distintos problemas que a continuacin se mencionan:

Parte de los datos registrados son ilegibles, debido a que cada persona
tienen una forma distinta de escribir.

El anlisis de los datos diariamente es imposible debido a la cantidad de

registros que se realizan a diario (3000 en promedio). Solo para el registro
de datos se dispone de 4 personas y genera exceso de tiempo para
analizar la eficiencia del servicio.

Alta replicacin de datos ya que los datos escritos a mano para ser
enviados a Cruz Verde, son volcados en una planilla Excel.

Falta de integridad de los datos, ya que la comprensin del mismo est

sujeta a la persona que interpreta los datos desde el borrador.

Debido a que para registrar la informacin se utilizan borradores y para el

posterior almacenamiento estos son fotocopiados, se genera una doble
prdida econmica tanto en el fotocopiado como en la necesidad de contar
con una cantidad mayor de personal para el registro de datos.

Dificultad para la modificacin de un registro escrito en el borrador, ya que

el formato del borrador no contempla esta funcin.

Problemas para asistir a la farmacia en sus controles internos, debido 7a la

incapacidad de poder informar a la farmacia a tiempo.

Falta de centralizacin de la informacin dificulta un flujo de datos ms

claros.

La informacin carece de respaldos a nivel de seguridad, esto es uno de los

focos de mayor inestabilidad dentro del proceso.

La farmacia exige informacin detallada de los movimientos del da a da al

final de la jornada y debido a que la informacin se pasa a papel, esto tiene
un gran costo en tiempo y dinero.

Incapacidad de responder a tiempo una consulta acerca de los registros de

un local A, en un motorista B hacia el cliente C.