Hideki Anagusko

COMO CONTROLAR AS FINANAS DA

SUA EMPRESA - AS FERRAMENTAS
DE CONTROLE FINANCEIRO
11/02/2015
Hideki Anagusko

Voc finalmente venceu a barreira do medo e das burocracias e agora

vai comear um novo negcio.
Liberdade, oh liberdade!
O sonho de ser o prprio patro, de ficar rico, de construir algo que far
diferena na vida das pessoas.
O orgulho de atravessar o Vale das Incertezas e proclamar o Veni, vidi, vici.
Voc prepara tudo, aposta no seu talento e naquilo que mais gosta.
Mas eis que ento surge um problema:
Deus! Eu nem sei por onde comear o meu caixa! O que devo fazer?

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Calma gafanhoto, no criemos pnico.
No quero aqui ter a pretenso de responder no lugar do homem l de cima,
mas talvez eu possa te ajudar um pouco mais rpido.
Minha misso neste artigo mostrar a voc o essencial do que precisa
saber sobre Controle Financeiro.
Irei apresentar as 7 principais ferramentas para voc manter o controle dirio
sobre seu negcio.
A partir daqui voc conseguir entender todo o resto.
Pronto para comear?
Ento sigam-me os bons!

COMEANDO PELO COMEO GERANDO

INFORMAES

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Quando o assunto gesto financeira, sempre se fala muito em Demonstrao
do Fluxo de Caixa, Demonstrao de Resultado do Exerccio e Demonstrativo
do Balano Patrimonial.
E com razo, afinal esses so os principais Demonstrativos Financeiros,
ferramentas essenciais na Gesto de Negcios.
A questo que esses so instrumentos um pouco mais avanados no
processo gerencial, e para poder chegar at eles, precisamos passar ainda por
uma outra etapa.
E aqui que as pessoas se confundem tanto:
Por onde comear?
Bem, a resposta muito simples:
Pelas informaes.
O acompanhamento dirio dos negcios a primeira etapa para que se
consiga estabelecer o controle sobre as finanas.
Vendas a vista, vendas a prazo, compras, emprstimos, giro de estoque,
movimentaes bancrias... Todo dia as atividades da empresa geram novas
informaes.
Ento o que voc precisa fazer registrar essas informaes.
Ok, mas registrar aonde?
Primeiro, eu imagino que voc j saiba, mas no custa nada lembrar que so
MUITAS informaes.
Informaes o suficiente para tornar a ideia de escrev-las em um nico
caderninho, no mnimo invivel.
Por isso, existem ao menos 7 ferramentas de controle financeiro para voc
registrar as informaes geradas diariamente.
Por que sete?

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Sete porque para manter o controle adequado, preciso separar as
informaes em categorias diferentes.
Voc ir entender melhor quando eu explicar cada uma dessas ferramentas,
mas por hora pense assim:
Quando se faz uma venda a prazo, o dinheiro a no ser que voc tome um
calote ainda vai entrar sim, no futuro. Portanto uma Conta a Receber.
J no caso de uma venda a vista, o dinheiro entra na hora. Portanto um
movimento do Caixa.

AS SETE FERRAMENTAS BSICAS DE

CONTROLE FINANCEIRO

Antes de falar quais so essas ferramentas bsicas para voc utilizar no dia a
dia, preciso explicar um detalhe importante sobre o Fluxo de Caixa.

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A expresso Fluxo de Caixa um tanto sugestiva e acaba criando uma
baguna que confunde muita gente. Isso porque a expresso uma coisa, mas
as ferramentas para gerenciar o Fluxo de Caixa podem ser diferentes. Voc
deve entender o seguinte:
Existe o Controle de Caixa, a Projeo do Fluxo de Caixa e a
Demonstrao do Fluxo de Caixa.
Grosso modo, a diferena essa:
No comeo do perodo de tempo escolhido para a anlise que pode ser a
semana, o ms, trimestre, semestre, ano; depende das suas necessidades fazemos a Projeo do Fluxo de Caixa. Ou seja, uma previso da entrada e
sada de dinheiro, baseada em informaes passadas e projees futuras.
Ao final do perodo, fazemos ento a Demonstrao do Fluxo de Caixa. Nela
so indicadas as entradas e sadas de dinheiro ocorridas durante o tempo
determinado.
Mas a ferramenta que se utiliza para registrar os movimentos do Caixa em si,
no dia a dia, na hora em que acontece, o Controle de Caixa - ou
Movimento do Caixa.
Ele vai fornecer as informaes para se elaborar o Fluxo de Caixa.
Na verdade, o Fluxo de Caixa diz respeito a todo o Fluxo Financeiro da
empresa, e no apenas ao caixa propriamente dito. Ou seja, tambm
envolve entradas e sadas via cheque, depsito bancrio e carto de crdito,
por exemplo.
Atualmente existem vrias planilhas e sistemas de Gesto Financeira onde
voc pode gerenciar todas as informaes necessrias para ter o controle do
Fluxo de Caixa. Nelas j so inclusas as prximas sete ferramentas que irei
apresentar.
Entretanto, voc tambm pode utilizar cada uma dessas ferramentas
separadamente, em forma de livro ou planilha especfica. Mas independente da

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forma como preferir usar, entenda que so elas que iro fornecer as
informaes para o seu Fluxo de Caixa, e por isso so to importantes.
Elas so as Ferramentas de Controle Financeiro.

1. CONTROLE DE CAIXA (MOVIMENTO DO CAIXA)

Nele voc registra tudo o que entrou e saiu de dinheiro no dia, e confere em
tempo real o saldo existente no caixa.

Sabe aquela famosa expresso que diz que no final do dia hora de Fechar o
Caixa? Bem, isso quer dizer que no final do expediente, voc precisa apurar
os registros a fim de verificar se no existem erros ou desvios.
O funcionamento bem simples. O caixa abre o dia com um saldo o que
fechou no dia anterior e a durante o decorrer do dia, os movimentos ocorrem
e devem ser registrados. Ao fim do expediente, voc verifica se todas as
entradas e sadas batem com o que tem no caixa.
s vezes pode haver erros nos registros, como se esquecer de anotar uma
entrada, ou registrar duplicado. E s vezes voc pode constatar desvios
infelizmente e a quer dizer que algum espertinho est te sacaneando.
Como eu j disse, a ferramenta pode ser utilizada em forma de livro como o
mostrado na foto ou de planilha. Ou ento diretamente dentro de um software
gerencial.

2. CONTROLE BANCRIO
Aqui onde voc registra diariamente toda a movimentao bancria da
empresa.
Nele constam as entradas via depsito, transferncia, recebimentos por carto
de dbito ou crdito, assim como os pagamentos realizados por meio bancrio,
e outros dbitos, como tarifas e juros por exemplo.

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Funciona basicamente como o controle do caixa, s que controla a conta do
banco.

3. CONTROLE DIRIO DE VENDAS

Nesta ferramenta, como o nome j sugere, so registradas as vendas dirias
da empresa.
mais um instrumento de suma importncia, pois atravs dele se pode
verificar tanto as vendas dirias como o total acumulado em certo perodo de
tempo, o que fundamental quando se trabalha com metas.
Mas ainda vai alm.
Hoje em dia, oferecer ao cliente facilidades no pagamento deixou de ser uma
vantagem de poucos e passou a ser uma obrigao a todos. Por isso, nem
todas as vendas significam dinheiro a vista.
O Controle Dirio de Vendas possibilita gerenciar as informaes no apenas
das vendas dirias, como tambm de seus respectivos prazos de recebimento.
E obviamente, ele ainda fornece dados para voc conferir se os valores das
vendas a vista foram registrados no caixa, e tambm se as sadas de
mercadorias conferem com o estoque.

4. CONTROLE DE CONTAS A RECEBER

Como eu disse l em cima, quando se faz uma venda a prazo, o dinheiro a
no ser que voc tome um calote ainda vai entrar sim, no futuro. Portanto
uma Conta a Receber.
Na verdade essa uma atividade que merece ateno especial da empresa,
dada a delicadeza do assunto.
Infelizmente, nessa modalidade voc sempre estar sujeito inadimplncia.
Mas pode - e deve tomar aes para reduzir os riscos.

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Entretanto, as respectivas anlises e planejamentos so tratadas na
Administrao de Duplicatas a Receber.
Falando especificamente desta quarta ferramenta que estou apresentando, sua
funo controlar os valores a receber, oriundos das vendas a prazo da
empresa.
Atravs dela, se pode estimar quanto dinheiro entrar para a empresa em
determinados prazos, como dali a 30, 60 ou 90 dias por exemplo.
Voc tambm pode verificar as contas com atrasos, para tomar as devidas
providncias, alm de verificar quais clientes pagam em dia, e quais no.
Novamente, assim como as outras ferramentas apresentadas, o Controle de
Contas a Receber pode ser utilizado por meio de um livro/caderno, planilha ou
dentro de um Software gerencial. E ainda h aquelas pessoas que preferem
utilizar pastas.
Tambm como nas outras, as informaes geradas aqui alimentam o Fluxo de
Caixa.

5. CONTROLE DE CONTAS A PAGAR

bem provvel que, de alguma forma, voc j tenha em casa esse tipo de
controle para as suas contas pessoais.
gua, luz, telefone, internet, carto, televiso...
O controle sobre essas contas um tipo de cuidado que devemos tomar para
sabermos o quanto de nossos rendimentos estar comprometido, alm de no
correr o risco de atrasar e perder mais dinheiro pagando juros.
Na sua empresa no diferente. Alis, sim, os valores geralmente so
maiores.
Mas o que quero dizer que a ideia a mesma. preciso saber quais so as
obrigaes financeiras que a empresa assume para poder se planejar de forma
a nunca dar um passo maior que a perna.

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Atravs desta ferramenta, voc consegue organizar os totais a pagar, de
acordo com seus perodos de vencimento, ou seja: dia, semana, quinzena,
ms, etc.
Com isso, possvel estabelecer prioridades de pagamento em tempos de
vacas magras.
Sua forma de utilizao tambm pode ser atravs de caderno/livro, planilha,
pasta ou software. Assim como suas informaes tambm so fundamentais
para elaborar o fluxo de caixa.

6. CONTROLE DE DESPESAS (CONTROLE DE CUSTOS)

Para ser rentvel, no basta para a empresa apenas obter receitas, ela
tambm precisa controlar suas despesas. Quando os custos so muito altos, a
margem de lucro torna-se, consequentemente, muito baixa. Isso, alis, deixa a
empresa vulnervel e fcil de ser batida pelos concorrentes.
Na ferramenta Controle de Despesas tambm chamada de Controle de
Custos - voc deve registrar todas as despesas contradas pela empresa
(compra de mercadorias, luz, internet, salrios, etc...).
Esse controle serve para acompanhar os gastos mensais e avaliar se as
despesas so razoveis e acessveis.
Desta forma, sempre que necessrio pode-se verificar maneiras de cortar
custos, identificando quais despesas podem ser reduzidas; por exemplo,
trocando fornecedores, migrando para planos de servios mais baratos ou
mesmo enxugando a folha salarial.
Alm disso, com esse controle voc pode calcular o seu Ponto de Equilbrio, e
avaliar qual o preo ideal para a sua mercadoria.

7. CONTROLE DE ESTOQUES
Por fim, mas no menos importante, temos tambm o controle de estoque.

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Alis, essa outra atividade que requer ateno especial da administrao,
pois uma gesto inadequada do estoque pode gerar de pequenos a enormes
prejuzos para a empresa.
Entretanto, as respectivas anlises e planejamentos so tratadas na Gesto
de Estoques, uma temtica da Logstica.
O que posso adiantar aqui que o controle se aplica a todos os itens que voc
usa para produzir um produto ou servio, desde a matria-prima at o produto
acabado.
Digamos que o Controle de Estoque seja um rastreamento contbil dos itens
que voc vende, usa ou fabrica.
O controle eficiente permite que voc tenha a quantidade certa de estoque na
hora certa e no lugar certo. Ele garante que o capital no seja empregado
desnecessariamente e protege a produo se ocorrerem problemas com a
cadeia de abastecimento.
Mas como eu disse, esse um assunto que deve ser aprofundado na Gesto
de Estoques.
Falando especificamente da ferramenta, o Controle de Estoque onde voc
registra todo o movimento de entradas e sadas do estoque.
Os principais tipos de estoque so os de (1) matria prima; (2) produtos em
fabricao; (3) produtos acabados (4) consumveis.
O sistema de estoque que voc deve utilizar depende do tamanho do seu
negcio e do material que voc tem.
Esse controle particularmente eu considero o menos indicado para voc fazer
manualmente.
Procure utilizar um programa que se adapte ao tipo e tamanho do seu negcio.

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CONCLUSO RECAPITULANDO

H uma frase do Renato Russo em que ele dizia:

Todos sonham, poucos acreditam e quase ningum corre atrs.
Bem, se voc chegou at aqui gafanhoto, um timo sinal de voc corre atrs.
Parabns!
Como j sabe, a gesto financeira eficiente imprescindvel para o sucesso
nos negcios. No adianta apenas sonhar e esperar as coisas carem do cu.
Os Controles Financeiros so essenciais na Gesto de Negcios e fazer o
acompanhamento dos seus nmeros no dia a dia pode ser a diferena entre
sonhar e conquistar.

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VAMOS REVER ENTO QUAIS SO AS 7 FERRAMENTAS DE

CONTROLE FINANCEIRO
1. Controle Dirio de Caixa registra as entradas e sadas de dinheiro em
caixa
2. Controle Bancrio registra as entradas e sadas de dinheiro no banco
3. Controle Dirio de Vendas registra todas as vendas realizadas
4. Controle de Contas a Receber registra os valores de vendas a prazo e
seus respectivos vencimentos
5. Controle de Contas a Pagar registra os valores de contas a serem
quitadas e seus respectivos vencimentos
6. Controle de Despesas registra os valores das despesas contradas
7. Controle de Estoque registra as entradas e sadas de itens no estoque

No esquea que:
As formas de utilizao dessas ferramentas variam de acordo com o tamanho e
tipo de negcio da empresa.
Em geral podem ser usadas a partir de livros/cadernos, planilhas ou software.
Sistemas de computador para a gesto do Fluxo de Caixa normalmente j
compreendem todas essas ferramentas.
Essas ferramentas geram as informaes necessrias para elaborao do
Fluxo de Caixa.
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Eu espero que esse artigo seja muito til para voc. Se gostou e acredita que
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