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SGC - VAF

Procedimiento de Control de
Documentos y Registros

Vicerrectora Administrativa y
Financiera
UNIVERSIDAD DE SANTANDER
SGC VAF

Sistema de Gestin de la Calidad VAF


Vicerrectora Administrativa y Financiera
PROCEDIMIENTO CONTROL
DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
VAF-PR-002-UDES

Fecha: 16/07/2014
Versin: 02

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1. PROPSITO
Establecer los parmetros generales para la elaboracin de documentos, su
codificacin, emisin, revisin, aprobacin, modificacin, actualizacin, control
de cambios, distribucin, eliminacin, manejo e identificacin de documentos
obsoletos, en el marco de SGC-VAF con el fin de facilitar su presentacin,
utilizacin y disposicin final
2. ALCANCE
El Procedimiento aplica para todos los procesos, subprocesos y/o actividades
que han adoptado el Sistema de Gestin de la Calidad VAF1, en las sedes de
Bucaramanga, Ccuta y Valledupar.
El medio de soporte puede ser papel, disco magntico, ptico o electrnico,
fotografa o muestra patrn o una combinacin de stos.
3. RESPONSABLES
Coordinador Oficina de Gestin Documental
Lderes de Procesos y/o subprocesos
4. DESAROLLO
4.1 CONDICIONES GENERALES
Para el adecuado manejo y control de los documentos y
Institucionales se tendrn en cuenta las siguientes consideraciones:

registros

Quien elabora un documento,


documento.

Corresponde al lder de proceso y/o subproceso asegurar el trmite


adecuado de las solicitudes de elaboracin, modificacin o eliminacin
de documentos.

Para las solicitudes de aprobacin de documentos por elaboracin,


modificacin o eliminacin, se debe contemplar lo dispuesto en el
presente procedimiento, tener en cuenta la simplificacin (eliminacin
de actividades que no agregan valor) y las oportunidades de mejora,
para el proceso y/o subproceso al que este asociado el documento.

Si se trata de actualizacin de documentos del SGC-VAF, se sigue los


lineamientos del numeral 4.2.2 para la aprobacin del documento.

no podr revisar y/o aprobar el

Vicerrectora Administrativa y Financiera


ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental

REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin

APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera

Sistema de Gestin de la Calidad VAF


Vicerrectora Administrativa y Financiera
PROCEDIMIENTO CONTROL
DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
VAF-PR-002-UDES

Fecha: 16/07/2014
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La oficina de Gestin Documental realiza la revisin, en forma, de los


documentos solicitados para elaboracin o modificacin, teniendo en
cuenta este procedimiento, numeral 4.2.1

Es responsabilidad de los lderes de proceso y/o subproceso, informar


sobre la documentacin vigente para cada proceso y/o subproceso y
socializar el uso del documento.

Cuando un proceso y/o subproceso en ejercicio de su actividad, deba


publicar en pginas web, documentacin controlada, es responsabilidad
del lder del proceso y/o subproceso y del administrador de dichos sitios
que sta, sea coherente con los lineamientos institucionales vigentes y
la normatividad interna y externa.
La solicitud de publicacin de
informacin en la web, se realiza mediante el envo de un correo
electrnico a Web master.

Gestin documental debe asegurar que los procesos y/o subprocesos


cuenten con los documentos aprobados, actualizados, controlar que los
obsoletos no estn en circulacin, informar los nuevos documentos
elaborados y establecer los mecanismos que permitan verificar el uso
adecuado de los mismos.

Es responsabilidad del lder del proceso y/o subprocesos y del


funcionario encargado del uso del documento, verificar que se utilice la
versin vigente. El utilizar documentos desactualizados puede ocasionar
desvos al objetivo de un proceso.

El lder del proceso y/o subproceso debe controlar los documentos


externos, garantizar el uso adecuado de las versiones e informar a
Gestin Documental de las novedades, para proceder a realizar las
actualizaciones de los listados respectivos.

En el caso de documentos derivados de Leyes, Decretos, Ordenanzas, es


responsabilidad del lder del proceso y/o subproceso verificar los
requisitos y cambios que apliquen, as como solicitar los conceptos
requeridos al superior directo y a la Oficina Jurdica e informar
oportunamente a Gestin Documental, si es necesario realizar ajustes a
los procedimientos del proceso y/o subproceso.

Para dar cumplimiento a la directriz de la Institucin cero papel los


documentos pueden mantenerse en el sitio de uso en forma electrnica.
Los documentos utilizan la fuente Spranq eco sans, tamao 11 y deben
imprimirse en estas condiciones, en caso de ser necesario.

ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
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Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin

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DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
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4.2 CONTROL DE DOCUMENTOS


Para garantizar la adecuada elaboracin, revisin, aprobacin, distribucin,
actualizacin y eliminacin en la documentacin de la Institucin a
continuacin se detalla las actividades que describen el procedimiento para la
elaboracin y control de documentos
4.2.1 Elaboracin de documentos
La estructura general de un documento de La Universidad de Santander, est
compuesta:
ENCABEZADO

CONTENIDO

PIE DE PGINA

Los requisitos para la identificacin y elaboracin de los diferentes documentos


de la Institucin se determinan en el Instructivo de Correspondencia y
Comunicaciones GED-IN-003-UDES y el Instructivo de Documentos Acadmico
Administrativos GED-IN-004-UDES
4.2.1.1 Encabezado
Los documentos del SGC-VAF se identifican con un encabezamiento que
contiene, los siguientes elementos:

Logo Institucional
Nombre del Sistema de Gestin
Nombre del documento
Cdigo del Documento
Fecha de aprobacin del Documento
Versin del Documento
Nmero de Pgina
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CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
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Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
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Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
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Descripcin grfica de los elementos, ejemplo:


NOMBRE DEL
SISTEMA DE
GESTION

FECHA DE
APROBACIN

Sistema de Gestin de la Calidad VAF


Vicerrectora Administrativa y Financiera
PROCEDIMIENTO DE AUDITORAS
XXXYY-000-NN

Fecha: 25/06/2013
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NOMBRE DEL
DOCUMENTO Y
CDIGO

LOGO
INSTITUCIONAL

En el encabezado no debe incluirse ningn elemento diferente al formulado.


El encabezado se aplicar a los siguientes documentos:

Manuales
Procedimientos
Formatos
Instructivos, Protocolos, Ficha Tcnica, Gua

Para la identificacin de los documentos el logo no debe hacer referencia a


dependencias.
Las versiones se identifican numricamente y se inician con 00; en la medida
en que se generen cambios o modificaciones sustanciales, se asignar el
nmero consecutivo que describe la versin a que corresponde el nuevo
documento.
Fecha, indica el da, mes y ao en que se aprueba y entra en vigencia el
documento.
La fecha del encabezamiento corresponde a la de aprobacin del documento y
no debe confundirse con la fecha de diligenciamiento o registro del formato.

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CP. Patricia Pinzn Barn
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4.2.1.2 Codificacin
La codificacin de los documentos del SGC-VAF, se realiza de manera
alfanumrica y manualmente de la siguiente forma:

VAF O NOMBRE
DEL PROCESO Y/O
SUBPROCESO

CONSECUTIVO

XXXYY-000-NN

TIPO
DE DOCUMENTO

SEDE EN LA QUE APLICA


EL DOCUMENTO

PARAMETROS DEL CAMPO DE CDIGO


El lder del proceso y/o subproceso realiza la codificacin de los documentos, la
cual es verificada por la Coordinacin de Gestin Documental en la revisin en
forma.

Primer campo XXX (alfabtico)

Corresponde al nombre del proceso y/o subproceso que gener el documento.


Para efectos de la documentacin exigida por la norma ISO 9001:2008 para el
Sistema de Gestin de Calidad se utilizara la sigla VAF.
La asignacin del cdigo alfabtico se construye, as:
Si el nombre del proceso y/o subproceso es una palabra: Se construye con las 3
primeras letras
Si el nombre del proceso y/o subproceso es de dos palabras: Se construye con
las 2 primeras letras de la primera palabra y con la primera de la segunda.
Si el nombre del proceso y/o subproceso es de ms de dos palabras: Se
construye con la primera letra de cada palabra, siendo el mximo 3 letras.

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CP. Patricia Pinzn Barn
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VAF-PR-002-UDES

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En caso de presentarse coincidencias en la construccin se dejar a criterio del


coordinador de gestin documental la definicin del cdigo.
Tabla de cdigos alfabticos de los procesos y sub/procesos del SGC-VAF

PROCESO Y/O SUBPROCESO

CDIGO

ACTIVOS FIJOS

ACF

ADMISIONES Y REGISTRO ACADMICO

ARA

COMPRAS

COP

CONTABILIDAD

CON

CRDITO Y CARTERA

CRC

DIRECCIN ADMINISTRATIVA

DIA

DIRECCION FINANCIERA

DIF

DIRECCION TIC

DIT

GESTIN DOCUMENTAL

GED

INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA

IFT

LOGISTICA

LOG

MERCADEO INSTITUCIONAL

MEI

PLANTA FISICA

PLF

PRESUPUESTO

PRE

SEGURIDAD INFORMATICA

SEI

SERVICIO AL USUARIO

SEU

SISTEMAS DE INFORMACION

SII

TALENTO HUMANO

TAH

TESORERIA

TES

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Segundo Campo YY (alfabtico)

Corresponde a la descripcin del tipo de documento, a este campo se asignan


dos letras, as:
TIPO DE DOCUMENTO

CDIGO

MANUALES

MN

CARACTERIZACIONES DE PROCESOS

CP

PROCEDIMIENTOS

PR

FORMATOS

FT

INSTRUCTIVOS

IN

PROTOCOLOS

PC

PROGRAMAS

PG

GUIA

GU

FICHA TCNICA

FI

Tercer campo ZZZ (numrico)

Los tres nmeros siguientes corresponden al consecutivo del documento,


teniendo en cuenta los generados en cada tipo.

Cuarto campo (alfabtico)

Corresponde a la identificacin de la sede en la que se aplica el documento o si


corresponde a un documento nico de utilizacin institucional.
COBERTURA DEL DOCUMENTO
INSTITUCIONAL

CDIGO
UDES

SEDE BUCARAMANGA

BUC

SEDE CUCUTA

CUC

SEDE VALLEDUPAR

VAL

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Ejemplo de codificacin, de un instructivo de tesorera sede Bucaramanga:


TES - IN-001-BUC

Ejemplo de codificacin de un procedimiento de Gestin Documental,


institucional
GED- PR - 002 - UDES
4.2.1.3 Contenido
La redaccin de los documentos debe ser clara, concisa y coherente para la
fcil comprensin, la utilizacin de diagramas de flujo o imgenes es de
carcter flexible preservando los criterios enunciados.
Contenido de los documentos:

Alcance: establece la influencia de modo, tiempo, lugar y poblacin


objeto del documento y de su contenido.

Anexos: documentos complementarios que son soporte del contenido del


documento. Los anexos no se controlan.

Condiciones Generales: agrupan los requisitos generales, del manejo


operativo para la ejecucin del contenido del documento.

Descripciones: caractersticas propias del documento, tales como:


Definiciones: palabras, siglas o conceptos utilizados en el documento,
para tener claridad y unicidad en el criterio
Desarrollo del Contenido: establece la informacin necesaria a
documentar y se amplia de acuerdo a cada tipo de documento.

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A continuacin se presenta cuadro, resumen, de los requisitos de cada uno de


los tipos de documentos segn criterio institucional:

MANUAL

CARACTERIZACIN

PROCEDIMIENTO

FORMATO

INSTRUCTIVO

PROTOCOLO

PROGRAMAS

FICHA TCNICA

GUIA

TIPO DE DOCUMENTO

ALCANCE

N/A

N/A

ANEXOS

N/A

CONDICIONES DE USO

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

CONDICIONES GENERALES

N/A

N/A

N/A

N/A

CONTROL DE CAMBIOS

DEFINICIONES

N/A

N/A

N/A

DESARROLLO CONTENIDO

N/A

DOCUMENTOS DE
REFERENCIA

N/A

N/A

N/A

ENCABEZADO

ESPECIFICACIONES
TCNICAS

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

INDICADOR DEL PROCESO


Y/O SUBPROCESO

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

NORMATIVIDAD Y/O
REQUISITOS

N/A

N/A

N/A

N/A

PROPSITO

N/A

N/A

N/A

RECURSOS

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

RESPONSABLE

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

TTULO DE LA FICHA
TCNICA

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

USOS

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

CONTENIDO DEL
DOCUMENTO

PIE DE PGINA

A: aplica

ELABORO
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TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental

N/A: no aplica

O: opcional

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4.2.1.4 Pie de pgina


Identifica la validez del documento y se ubica en la parte final del mismo.
Aplica para los siguientes documentos:

Manuales
Procedimientos
Instructivos
Protocolos
Programas
Ficha Tcnica
Gua

Representacin grfica del contenido del pie de pgina:

ELABORO
NOMBRE Y CARGO

REVISO
NOMBRE Y CARGO

APROBO
NOMBRE Y CARGO

4.2.2 Responsables de la elaboracin, revisin y aprobacin de los documentos

Responsable de la elaboracin:

Los documentos para asegurar la eficaz planificacin, operacin y control de


los procesos y/o subprocesos, sern elaborados por el responsable de la
ejecucin del procedimiento al cual est asociado el documento.
Las facilitadoras del Sistema de Gestin de la Calidad VAF sern responsables
de la elaboracin de los documentos del Sistema.

Responsable de la revisin:

Los responsables de la revisin de los documentos elaborados, son el Lder del


proceso y/o subproceso, en cuanto al contenido del documento y de Gestin
Documental, en cuanto a forma del documento.
Los Documentos Obligatorios del SGC-VAF y sus formatos, sern revisados por
la Representante de la Direccin.

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Responsable de Aprobar:

La Alta Direccin ser la responsable de aprobar los documentos obligatorios


del Sistema de Gestin de Calidad de la VAF y sus formatos
Los dems documentos sern aprobados por la Representante de la Direccin,
en las sedes de Bucaramanga, Ccuta y Valledupar.
4.2.3 Distribucin de los documentos
Gestin Documental, comunica la aprobacin y vigencia de los documentos a
los lderes de los procesos y/o subprocesos, quienes a su vez debern realizar
la socializacin y/o retroalimentacin con los usuarios internos y externos.
Los lderes de procesos y/o subprocesos son responsables de mantener
actualizadas, archivadas y disponibles las copias de los documentos para
consulta, conocimiento y aplicacin por el personal responsable del
procedimiento.
No est permitida la distribucin de documentacin y datos externamente sin
autorizacin del lder del proceso y/o subproceso y en los casos que sea
requerido la instancia superior del proceso y/o subproceso.
El formato de Lista de Distribucin de Documentos cdigo GED-FT-010-UDES,
ser responsabilidad de cada lder de proceso y/o subproceso para efectos de
difusin y distribucin de documentos.
4.2.4 Modificacin de Documentos
La documentacin que requiera ser modificada debe cumplir las siguientes
condiciones:

Solicitud escrita por parte de la persona o personas que intervienen en el


proceso y/o subproceso, mediante el diligenciamiento del formato de
Solicitud Documental cdigo GED-FT-004-UDES anexando el documento
de la solicitud avalado por el lder del proceso y/o subproceso quien
justificar o validar el requerimiento.

La solicitud se presenta ante la Coordinacin de Gestin Documental.

Si es pertinente la modificacin se procede a crear la nueva versin del


documento siguiendo las especificaciones para revisin y aprobacin del
numeral 4.2.2 del presente documento.

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Se actualiza el listado maestro de documentos cdigo GED-FT-001-UDES


indicando la nueva versin

Se realiza la socializacin de la modificacin a los que intervienen en el


proceso y/o subproceso y se deja fuera de circulacin el documento
anterior.

4.2.5 Seguimiento y Control de Cambios


Los documentos se revisan peridicamente y actualizan segn las necesidades
con el fin de asegurar que continen siendo aplicables o deban ser
modificados.
El control de los documentos se encuentra bajo la responsabilidad de Gestin
Documental y los Lderes de Proceso y/o Subproceso, deben asegurar su
aplicacin e informar de los que estn obsoletos, fuera de uso o vigencia. Al
final del documento en una hoja exclusiva se registra el cuadro de control de
cambios, en el cual se identifican los siguientes elementos:

VERSION

DESCRIPCION DEL CAMBIO

RESPONSABLE

FECHA DE APROBACION

00

Versin de Prueba

Equipo Facilitador
del SGC-VAF

22/01/2014

El rea de control de cambios del documento no debe imprimirse. Gestin


Documental realiza el control de documentos mediante los listados maestros
de documentos.
4.2.6 Documentos Anulados y Obsoletos
Cualquier funcionario, avalado por el lder del proceso y/o subproceso, puede
solicitar que un documento sea anulado, el manejo de los documentos
anulados es igual al de los obsoletos.
El Coordinador de Gestin Documental al distribuir una nueva versin del
documento se encarga de retirar y destruir las copias obsoletas,
identificndolas para evitar posibles errores y prevenir su uso no intencionado.
Se conservar el original del documento obsoleto hasta 10 versiones, para
evidenciar las mejoras, identificndolo con el sello copia obsoleta. En el
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Listado Maestro de Documentos cdigo


vigencia.

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GED-FT-01-UDES, se registrar la

4.2.7 Documentos Externos


En cada proceso y/o subproceso se identifican los documentos externos que
pueden incidir o afectar la calidad de los procesos y/o servicios de la
Institucin. Igualmente identifica el (los) responsable(s) del (los) proceso(s) y/o
subproceso(s) que puede(n) verse afectado(s) y evala el impacto potencial del
documento en la prestacin de los servicios, comunicando su percepcin, para
que se tomen las acciones o medidas correspondientes. De los documentos
externos se llevan registros en el Listado Maestro de Documentos Externos
cdigo GED-FT-002-UDES.
4.2.8 Documentos de Referencia
Son aquellos que sirven como base, soporte o que guardan relacin directa con
un proceso y/o subproceso o procedimiento. Ejemplo:

Norma ISO 9001:2008,


Ley General de Archivo
Acuerdos de Consejo Acadmico

4.3 CONTROL DE REGISTROS


Los registros son documentos que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia objetiva de actividades desempeadas.
Como los registros suministran evidencia no pueden ser modificados.
Para obtener evidencia de las actividades efectuadas, todos los registros del
Sistema de Gestin de la Calidad VAF, se elaboran, revisan y aprueban segn
las indicaciones dadas en el presente documento.
Se consideran tipos de registros:

Correspondencia de entrada
electrnicos)
Notas internas
Listados, Listas
Actas de reunin
Formatos diligenciados
Formularios

ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental

salida

REVISO
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Representante de la Direccin

(incluye

faxes

correos

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Contratos
Informes
Fotografas
Grabaciones
Bases de datos de los software que operen en la UDES
Otros
Registros externos necesarios para evidenciar cumplimiento
requisitos

de

Siguiendo los lineamientos del presente documento, para los registros se tiene
en cuenta:
Encabezado
Los documentos de los registros del SGC-VAF se identifican con un
encabezamiento que debe contener los siguientes elementos:

Logo Institucional
Nombre del Sistema de Gestin
Nombre del documento
Cdigo del documento
Versin del documento
Fecha de aprobacin

Descripcin grfica de los elementos del encabezado de los documentos de


registro, ejemplo:

NOMBRE DEL
SISTEMA DE
GESTION

FECHA DE
APROBACIN

Sistema de Gestin de la Calidad VAF


Vicerrectora Administrativa y Financiera
FORMATO DE

Fecha: 25/06/2013

XXXYY-000-NN

Versin: 00

LOGO
INSTITUCIONAL
NOMBRE DEL
DOCUMENTO Y
CDIGO
ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental

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Representante de la Direccin

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DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
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La fecha del encabezado


corresponde a la fecha de aprobacin del
documento, y no debe confundirse con la fecha del diligenciamiento del mismo
Los formatos solo deben llevar encabezado y son los nicos documentos que
no llevan pie de pgina.
El encabezado aplica a los formatos que se generen a partir de la aplicacin del
SGC-VAF, la modificacin de los existentes se dar una vez se requiera una
nueva emisin o un cambio en la estructura del mismo.
Los registros generados de las bases de datos del software que operen en la
UDES y de los cuales se generen documentos, ser opcional la aplicacin del
encabezado. Est bajo la responsabilidad de los lderes de procesos y sub
procesos tanto la elaboracin de los documentos como la recoleccin y la
informacin que se incluye.
Todos los registros de la Universidad se encuentran relacionados e
identificados en el Formato Listado Maestro de Registros cdigo GED-FT-003UDES.
Los registros pueden ser elaborados y presentados en:

Medio Magntico y/o unidades de almacenamiento: son elaborados y


mantenidos en computador, discos, servidores, etc. y cuya
responsabilidad recae principalmente en las personas que los
diligencian, as como los responsables del proceso de Direccin de TIC.

Registros Fsicos: emitidos en cualquier medio como papel, fotografas u


otro, y cuya responsabilidad recae en las personas que los diligencian y
archivan

El Lder del proceso y/o subproceso tendr en cuenta el Instructivo de


Organizacin de Archivos GED-IN-002-UDES para el almacenamiento de sus
registros.
4.3.1 Consideraciones del Control de Registros

Cuando sea necesario crear, modificar o anular un formato, se debe


cumplir los lineamientos establecidos en el presente Procedimiento. El
formato de Solicitud Documental a diligenciar es el formato
cdigo GED-FT-004-UDES.

El lder de proceso y/o subproceso debe garantizar la proteccin de los


registros impresos o electrnicos de factores que alteren sus condiciones

ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental

REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin

APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera

Sistema de Gestin de la Calidad VAF


Vicerrectora Administrativa y Financiera
PROCEDIMIENTO CONTROL
DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
VAF-PR-002-UDES

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fsicas tales como polvo, humedad, elevadas temperaturas, entre otros;


as como la seguridad de la informacin que contienen. Lo anterior no
exime la responsabilidad que le es inherente a cada funcionario en el
cargo que desempea.

La informacin que aparezca en el Listado Maestro de Registros cdigo


GED-FT-003-UDES debe coincidir con el manejo de Registro de cada
dependencia de la institucin.

Los registros deben conservarse legibles, fcilmente identificables y


recuperables y sin enmendaduras.

Los registros en medio impresos deben diligenciarse con bolgrafo, est


prohibido el uso de lpiz.

Los registros externos, que sean necesarios para el cumplimiento de las


funciones, deben incluirse en el Listado Maestro de Registros cdigo
GED-FT-003-UDES, sin ser necesario asignar un cdigo.

Con el fin de resguardar y garantizar la seguridad y recuperacin de los


registros en medio electrnicos, el lder de Proceso/subproceso se
apoyar con el subproceso Seguridad Informtica para realizar
almacenamiento en servidores y copias de seguridad como un
mecanismo de soporte, teniendo en cuenta las directrices establecidas
para tal fin.

Para el acceso a los registros informticos debe generarse mecanismos


de control para el ingreso de personal autorizado, cada usuario
responder por el uso de claves o contraseas y las acciones que de
ellas se deriven.

La recuperacin de los registros informticos se realiza mediante los


procedimientos desarrollados para cada caso.

Los
Lderes de Procesos con el apoyo de la Oficina de Gestin
Documental, son responsables de administrar sus registros, de actualizar
el Listado Maestro de Registros cdigo GED-FT-003-UDES y vigilar que se
cumplan los tiempos de retencin y disposicin final establecidos.

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CP. Patricia Pinzn Barn
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4.4 CONDICIONES DE ARCHIVO, CONSERVACION Y DISPOSICION FINAL DE


DOCUMENTOS Y REGISTROS
La Universidad de Santander atender las directrices emanadas por el Archivo
General de la Nacin, entidad encargada de orientar y coordinar la funcin
archivstica, en busca de la eficiencia y eficacia en la consulta de la
informacin. Se toma como referencia lo estipulado en el Acuerdo 042 del
2002, por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos
de gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones
pblicas, se regula el Inventario nico Documental y se desarrollan los artculos
21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000, que hacen
referencia a:

Programa de Gestin Documental


Formacin de Archivos
Procesos Archivsticos
Inventario nico Documental

Los documentos y registros resultantes de las actividades son conservados en


archivo por lo responsables designados en cada dependencia.
La Institucin proporciona los elementos necesarios para garantizar la
integridad fsica y la conservacin de la informacin consignada en los
registros y los lineamientos estn a cargo de la Oficina de Gestin Documental.
El responsable de archivar cada tipo de registro asegura las condiciones
ambientales o de seguridad que minimicen el riesgo por deterioro o prdida.
En el Instructivo Organizacin y Transferencia de Archivos GED-IN-002-UDES, se
describen las actividades necesarias para ordenar, conservar, consultar los
registros fsicos o magnticos de tal forma que evidencie el desarrollo normal
de los trmites y garanticen su ubicacin y consulta.
El acceso a los registros est controlado por el lder del proceso y/o subproceso
quien garantiza el cumplimiento de los lineamientos de consulta, teniendo en
cuenta lo estipulado por la ley y la institucin con respecto a la reserva de la
informacin.
Los documentos y registros se conservan en cada dependencia para cumplir
los objetivos de su creacin, luego de cumplido su trmite se mantendrn el
tiempo determinado para consultas, segn lo establecido en los Listados
Maestros.
Cumplido el tiempo de vigencia en el archivo de Gestin, los documentos y
registros se remitirn al Archivo Central mediante el diligenciamiento del
Formato de Inventario Documental
GED-FT-005-UDES, atendiendo las
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orientaciones del Instructivo Organizacin de


Transferencias Documentales GED-IN- 002-UDES

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Archivos

de

Pgina 19 de 36

Gestin

Una vez trascurrido el periodo de conservacin consignado en los Listados


Maestros, se debe cumplir lo all dispuesto a efecto de determinar la
disposicin final de los documentos segn Instructivo de Organizacin de
Archivo Central y Disposicin Final de Documentos GED-IN-005-UDES.
5. FLUJOGRAMAS
5.1 CONTROL DE DOCUMENTOS

Cargo
Aplica para todo
el personal de la
VAF

GED-FT-004UDES

Lder de proceso / Subprocesos de


la VAF

GED-FT-004-UDES

REGISTRO

Dependencia

DESCRIPCION

Todos los
Procesos
/Subprocesos de
la VAF

ACTIVIDAD

Todos los Procesos /Subprocesos de


la VAF

RESPONSABLES

INICIO

Identificacion
Necesidad
Documental

Cualquier funcionario, en la
ejecucin de sus funciones y en
pro del mejoramiento identifica
la necesidad de elaboracin,
modificacin o eliminacin de un
documento que se utilice dentro
del proceso y/o subproceso.
El
funcionario
presenta
la
elaboracin,
modificacin
o
eliminacin
del
documento
mediante el diligenciamiento del

formato de solicitud documental


Presentacin de la cdigo GED-FT-004-UDES, se
solicitud del
documento.

debe anexar el documento


objeto de la solicitud, avalado
por el lder del proceso y/o
subproceso quin justificar o
validara el requerimiento. El
formato se presenta ante la
Coordinacin
de
Gestin
Documental.

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GED-FT-004-UDES, Correo
Electrnico
GED-FT-004UDES

Coordinador Gestin
Documental

Gestin Documental

Lista de
Asistencia y
registros
fotogrficos.

Lder
del
proceso
y/o
subproceso:
Evidencia
el
registro de la novedad en el
historial del documento.

GED-FT-001-UDES/GEDFT-003-UDES

Control
documentos y
registros

Coordinador
Gestin
Documental

Gestin Documental, actualiza:


El
listado
maestro
de
documentos, tabla de retencin
documental,
Instructivo
Produccin de Documentos

Lder de Proceso
/ Subprocesos de
la VAF

Socializacin de
novedades

El lder de cada proceso y/o


subproceso deber realizar la
socializacin
y/o
retroalimentacin
con
los
usuarios internos y externos.

Lder de Proceso /
Subprocesos de la VAF

No hay lugar ajustes continua el


procedimiento normal.

Pgina 20 de 36

Gestin
Documental

Decisin

Versin: 02

Todos los
Procesos
/Subprocesos de
la VAF

Revisin y
Aprobacin del
documento

Gestin Documental revisa el


documento,
en
forma,
de
acuerdo
al
Instructivo
Produccin
de
documentos
dando respuesta mximo en 3
das hbiles despus de recibido
el documento para revisin. Y
comunica la
aprobacin y
vigencia de los documentos a
los lderes de proceso y/o
subproceso.
Si existe algn ajuste debe
validarse con el lder del
proceso y/o subproceso que
planteo la solicitud.

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Todos los Procesos


/Subprocesos de la VAF

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DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
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5.2 CONTROL DE REGISTROS

REGISTRO

ACTIVIDAD

Cargo

RESPONSABLES

Dependencia

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GED-FT-003-UDES/GEDFT-004-UDES
GED-FT-005-UDES
GED-FT-007-UDES

Aplica para todo el


personal de la VAF
Aplica para todo el
personal de la VAF

Consulta y/o
Prstamo

Identifique en el Listado Maestro


de Registros el nivel y los cargos
de acceso a los registros.
El
personal
no
autorizado
realizar las consultas de los
registros a travs del personal
facultado.

Lder del proceso y


Responsable del manejo
del archivo

Almacenamiento

Todos los
Procesos/Subprocesos
de la VAF

Determine
el
lugar
de
almacenamiento de acuerdo al
Instructivo
Organizacin
de
Archivos cdigo GED-IN-002UDES
para
su
adecuada
disposicin y conservacin.

Todos los
procesos/Subprocesos de la
VAF

Identificacion de
Registros

Identificar los registros que


pertenecen al proceso y/o
subproceso, si se requiere crear,
modificar o eliminar un formato,
se
deben
seguir
las
orientaciones del procedimiento
de control de Documentos y
Registros de la VAF.

Todos los
Procesos/Subprocesos de
la VAF

INICIO

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Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
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Vicerrectora Administrativa y Financiera
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Gestin documental

GED-FT-003-UDES

Socializacin de
novedades

Listados de
Asistencia y
registros
fotogrficos

El lder de cada proceso y/o


subproceso deber realizar la
socializacin
y/o
retroalimentacin
con
los
usuarios internos y externos.

Lder de Proceso /
subproceso

Actualizacin

Lder de Proceso /
Subproceso de la
VAF

Actualizar el Listado Maestro de


Registros cuando se requiera e
informar a Gestin Documental
los cambios realizados.

Todos los
Procesos/Subproces
os de la VAF

Tiempos de
Retencin

Determinar la disposicin a
aplicar a cada registro una vez
haya culminado el periodo de
retencin del archivo,

Todos los
Procesos/Subproces
os de la VAF

Establecer en el Listado Maestro


de Registros el tiempo de
retencin de los registros, de
acuerdo a los requerimientos
internos o legales externos.

Pgina 22 de 36

Coordinador de Gestin
Documental

Versin: 02

GED-FT-003-UDES

PROCEDIMIENTO CONTROL
DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
VAF-PR-002-UDES

FIN

6. FORMATOS

Listado Maestro de Documentos GED-FT-001-UDES


Listado Maestro de Documentos Externos GED-FT-002-UDES
Listado Maestro de Registros GED-FT-003-UDES
Solicitud Documental GED-FT-004-UDES
Inventario nico Documental GED-FT-005-UDES
Control Prstamo de Documentos GED-FT-007-UDES
Lista de distribucin de Documentos GED-FT-010-UDES

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CP. Patricia Pinzn Barn
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7. DEFINICIONES
APROBACIN: Actividad emprendida para certificar la conveniencia y la
adecuacin del documento previamente revisado.
ARCHIVO DE GESTIN: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha,
su forma y soporte material que se encuentran en uso, acumulados en
un proceso natural en el desarrollo de las actividades de los programas
y/o dependencias, de la Universidad de Santander UDES.
ARCHIVO CENTRAL: Lugar donde se agrupan los documentos transferidos
de los distintos archivos de gestin de la Institucin, una vez finalizado
su trmite, pero siguen siendo objeto de consulta por las oficinas y los
particulares en general.
CARACTERIZACIN DE PROCESOS Y/O SUBPROCESOS: Documento que
describe las caractersticas generales del proceso y/o subproceso.
DISPOSICIN:
Destino o fin que se le da a un registro, una vez
terminado el tiempo de retencin en un archivo.
DIFUSIN: Utilizacin de cualquier medio de comunicacin para dar a
conocer informacin.
DOCUMENTO:
Datos que poseen significado y su medio de soporte.
El tipo de soporte puede ser papel, disco magntico, ptico o
electrnico, fotografa o muestra patrn o una combinacin de stos.
DOCUMENTO EXTERNO: Son aquellos documentos relevantes que son
necesarios para el funcionamiento eficaz de la Institucin y son
generados por entidades diferentes a esta (Leyes, decretos, Normativas
Gubernamentales, entre otros).
DOCUMENTO INTERNO:
Son aquellos documentos relevantes que
definen los servicios que presta la institucin, son necesarios para su
funcionamiento y se generan al interior de la institucin, pueden
modificarse de manera independiente, incluye los documentos propios
de los programas o dependencias de la universidad.
DOCUMENTO OBSOLETO: Es aquel documento que derivado de un
cambio o de su eliminacin, pierde su vigencia.
FORMATO: Documento impreso o digital destinado al registro de
informacin de un proceso.

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CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
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Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin

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FICHA: Documento que define caractersticas y/o controles especficos


para algunas actividades, seguimiento a indicadores y equipos.
IDENTIFICACIN: Es todo aquello nombre y cdigo que se le asigna a
cada documento que lo diferencia de cualquier otro.
INSTRUCTIVO: Documento que brinda una secuencia clara de
indicaciones que tienen como finalidad desarrollar una actividad para
llegar a una meta o a un objetivo.
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS: Formato donde cada
proceso y/o subproceso registra los documentos internos y externos
para controlar sus versiones, almacenamiento, proteccin, recuperacin,
retencin y disposicin final.
MANUAL:
Documento gua que transmite de forma explcita, sencilla,
ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin, sobre
objetivos, polticas, atribuciones y procedimientos; se indican las
actividades y la forma en que estas debern ser realizadas por los
miembros de la organizacin, teniendo como referente los propsitos de
la Institucin.
MANUAL DE CALIDAD: Documento que especifica el Sistema de Gestin
de la Calidad de la Institucin.
PROCESO Y/O SUBPROCESO: Conjunto de actividades relacionadas entre
s para generar valor y que convierte las entradas en resultados
PROCEDIMIENTO: Documento que describe la forma especfica para
llevar a cabo una actividad que comunica los mtodos establecidos para
el desempeo y administracin del trabajo e identifica el responsable
por el desarrollo de cada etapa y las evidencias producto de las
actividades.
PROTECCIN: Actividad tendiente a garantizar el estado de un registro y
definir los niveles de acceso.
RECUPERACIN: Facilidad para consultar un registro
dependiendo del tipo de archivo en el que se encuentre.

almacenado

REGISTRO: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona


evidencia de actividades desempeadas, pueden ser formatos
diligenciados, cartas, notas internas, actas de reunin, contratos y otros.

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CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental

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Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin

APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
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Vicerrectora Administrativa y Financiera
PROCEDIMIENTO CONTROL
DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
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Fecha: 16/07/2014
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RESPONSABLE: Personal dentro de la institucin encargado del


almacenamiento, ubicacin, recuperacin y estado de los documentos y
registros en cualquier tipo de soporte.
REGLAMENTO: Conjunto de reglas y conceptos ya establecidos a fin de
establecer parmetros para realizar una tarea dentro de las actividades
previamente establecidas en la institucin.
REVISIN: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la
adecuacin del documento objeto de la revisin, para alcanzar el
objetivo establecido.
TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL: Listado de series con sus
correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna el tiempo
de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los registros.
TIPO DE SOPORTE: Cualquier tipo de material susceptible de vehicular
informacin, como papel, cintas, discos magnticos, fotografas, etc.
VERSIN: Indica la cantidad de actualizaciones que ha tenido el
documento.

ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental

REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin

APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera

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Vicerrectora Administrativa y Financiera
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Versin: 02

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8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSION

00

DESCRIPCION DEL
CAMBIO

Versin de Prueba

Se incluye gua como


tipo de documento
Inclusin del Campo
Pgina en
Encabezado

01

Se determina como
opcional el
encabezado para los
formatos
Se elimina en
responsable de la
revisin el
Coordinador de
Calidad y se incluye el
responsable de la
aprobacin de
documentos fuera del
SGC-VAF

ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental

RESPONSABLE

Patricia Pinzn
Barn
Facilitadora SGCVAF
Esperanza Rojas
Rojas
Coordinadora de
Gestin Documental

FECHA DE APROBACION

Enero 15 de 2014

Gloria Liliana Osorio


Representante de la
Direccin
Carmen Guerrero
Gonzlez
Coordinadora de
Calidad
18/06/2014
Liliana Naranjo
Amelia Gonzlez
Patricia Pinzn
Facilitadoras
SGC-VAF

REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin

APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera

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Vicerrectora Administrativa y Financiera
PROCEDIMIENTO CONTROL
DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
VAF-PR-002-UDES

Se modifica el
encargado de dar
apoyo a la
conservacin de
registros electrnicos

01

Se incluye nombres
de Instructivos de
Gestin Documental
Se actualizan
flujogramas de
acuerdo a los cambios
realizados en
documento

Modificacin del
alcance, se limita a
los procesos y/o
subprocesos de la
VAF.

02

Se incluye aplicacin
del Instructivo de
Documentos
Acadmico
Administrativos GEDIN-005-UDES
Modificacin del
numeral 4.2.2
Responsable de
elaboracin, revisin
y aprobacin de los
documentos
Modificacin tabla de
cdigos , se limita a
los cdigos de los
procesos y/o
subprocesos de la
VAF

ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental

Fecha: 16/07/2014
Versin: 02

Pgina 27 de 36

Gloria Liliana Osorio


Representante de la
Direccin
Carmen Guerrero
Gonzlez
Coordinadora de
Calidad

18/06/2014

Liliana Naranjo
Amelia Gonzlez
Patricia Pinzn
Facilitadoras
SGC-VAF

Gloria Liliana Osorio


Representante de la
Direccin
Carmen Guerrero
Gonzlez
Coordinadora de
Calidad
Esperanza Rojas
Rojas
Coordinadora de
Gestin Documental

16/07/2014

Patricia Pinzn
Barn
Facilitadora SGCVAF

REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin

APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera

Sistema de Gestin de la Calidad VAF


Vicerrectora Administrativa y Financiera
PROCEDIMIENTO CONTROL
DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
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Fecha: 16/07/2014
Versin: 02

Pgina 28 de 36

Se incluye la
responsabilidad del
lder de proceso y/o
subproceso sobre la
elaboracin de la
codificacin en
documentos
Se modifica tabla de
resumen del
contenido mnimo de
documentos
Inclusin de
Descripcin del
Encabezado del
Formato

02

Especificaciones
sobre la actualizacin
de formatos, as como
los registros
provenientes de
software
Institucionales
Modificacin de
consideraciones sobre
el control de registros
Se elimina de los
formatos asociados,
el Formato de Tabla
de Retencin

Gloria Liliana Osorio


Representante de la
Direccin
Carmen Guerrero
Gonzlez
Coordinadora de
Calidad
Esperanza Rojas
Rojas
Coordinadora de
Gestin Documental

16/07/2014

Patricia Pinzn
Barn
Facilitadora SGCVAF

Se incluye la
aplicacin del
Instructivo de
Organizacin de
Archivo Central y
Disposicin final de
los documentos GEDFT-005-UDES

ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental

REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin

APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
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Vicerrectora Administrativa y Financiera
PROCEDIMIENTO CONTROL
DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
VAF-PR-002-UDES

Fecha: 16/07/2014
Versin: 02

Pgina 29 de 36

ANEXOS

ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental

REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin

APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
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Vicerrectora Administrativa y Financiera
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DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
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Fecha: 22/01/2014
Versin: 02

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ANEXO 1. Formato Listado Maestro de Documentos GED-FT-001-UDES

ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental

REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin

APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
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Vicerrectora Administrativa y Financiera
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Fecha: 22/01/2014
Versin: 02

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ANEXO 2. Formato Listado Maestro de Documentos Externos GED-FT-002-UDES

ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental

REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin

APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera

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Vicerrectora Administrativa y Financiera
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DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
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Fecha: 22/01/2014
Versin: 02

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ANEXO 3. Formato Listado Maestro de Registros GED-FT-003-UDES

ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental

REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin

APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera

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Vicerrectora Administrativa y Financiera
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DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
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Fecha: 22/01/2014
Versin: 02

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ANEXO 4. Formato Solicitud Documental GED-FT-004-UDES

ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental

REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin

APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera

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Vicerrectora Administrativa y Financiera
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DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
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Fecha: 22/01/2014
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ANEXO 5. Formato de Inventario nico Documental GED-FT-005-UDES

ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental

REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin

APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera

Sistema de Gestin de la Calidad VAF


Vicerrectora Administrativa y Financiera
PROCEDIMIENTO CONTROL
DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
VAF-PR-005-UDES

Fecha: 22/01/2014
Versin: 02

Pgina 35 de 36

ANEXO 6. Formato Control Prstamo de Documentos GED-FT-007-UDES

ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental

REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin

APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera

Sistema de Gestin de la Calidad VAF


Vicerrectora Administrativa y Financiera
PROCEDIMIENTO CONTROL
DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
VAF-PR-005-UDES

Fecha: 22/01/2014
Versin: 02

Pgina 36 de 36

ANEXO 7. Formato Listado de Distribucin de Documentos GED-FT-010-UDES

ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental

REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin

APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera