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ABRIL JUNIO 2004

INFORME

Nuevo rgimen de

facturacin
MENOS DE UN MES ES EL TIEMPO QUE HAN TENIDO EMPRESAS Y PROFESIONALES PARA PREPARAR SUS NUEVAS FACTURAS, Y POR ESO A MUCHOS LES HA PILLADO DESPREVENIDOS EL
NUEVO RGIMEN DE FACTURACIN QUE ENTR EN VIGOR EL

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DE DICIEMBRE DE

2003. EN ESTA MATERIA, EN LA QUE LAS OBLIGACIONES FORMALES TIENEN TANTO PESO
COMO LOS EFECTOS JURDICOS DE ELLA DERIVADOS, SE HACE NECESARIA UNA VISIN CLARA Y COMPRENSIBLE DE LA MISMA, TAREA QUE VAMOS A ABORDAR EN ESTAS PGINAS.

a correcta emisin de una factura es

trascendental desde el punto de vista del Impuesto sobre el Valor Aadido (IVA), del Impuesto General
Indirecto Canario (IGIC) y del
Impuesto sobre la Produccin,
los Servicios y la Importacin (IPSI), ya que mediante la factura se realiza la
repercusin y se logra,
por tanto, el adecuado
funcionamiento de su
tcnica impositiva.

La normativa comunitaria si-empre ha

sido muy parca en
materia de facturacin, limitndose
a establecer una
serie de requisitos mnimos
que los Estados
miembros
deban exigir
a toda factura. Afortunadamente
esta situacin cambi
en
2001 con
la aprobacin de la
Directiva

2001/115, de 20 de diciembre, que simplifica y armoniza la expedicin de facturas en

el mbito del IVA. La Directiva sealaba los
supuestos en los que la expedicin de factura era obligatoria para los empresarios o
profesionales; estableca las menciones
obligatorias en toda factura, e impona a
los Estados miembros la obligacin de
admitir el uso de las nuevas tecnologas,
tanto en la remisin de facturas como en
su conservacin.
La Directiva era de obligada transposicin
antes del 1 de enero de 2004, y por eso a
finales del pasado 2003, con las prisas
habituales, se modificaron los correspondientes artculos de la Ley del IVA y se
public el Real Decreto 1496/2003, de 28
de noviembre, por el que se aprueba el
Reglamento que regula las nuevas obligaciones de facturacin.

NUEVA NORMATIVA
Como acabamos de mencionar, la Directiva 2001/115, del Consejo estableci criterios comunes en materia de facturacin.
Esta Directiva se divida en cuatro grandes
bloques:
1. Menciones obligatorias de las facturas.
2. Facturacin telemtica.
3. Conservacin de facturas.
4. Subcontratacin de servicios de
facturacin.
La norma encargada de trasponer esta Directiva ha sido el Real Decreto 1496/2003,

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INFORME

de 28 de noviembre, aunque en lo relativo

a la facturacin telemtica se mantiene en
vigor la Orden HAC/3134/2002, de 5 de
diciembre, en tanto no se dicte otra norma
que la sustituya.
Debemos recordar, por tanto, que el Real
Decreto 2402/1985, por el que se regula el
deber de expedir y entregar factura que
incumbe a los empresarios y profesionales queda derogado, sin perjuicio del rgimen transitorio previsto en la Disposicin Transitoria nica del Real Decreto
1496/2003.

OBLIGACIONES DE LOS
EMPRESARIOS
Y PROFESIONALES
Con carcter general, y tal y como dispone
el artculo 1. del Reglamento, los empresarios y profesionales estn obligados a expedir y entregar factura por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional, as como
a conservar copia o matriz de la factura.
Obligacin de expedir factura: Segn el
artculo 2. los empresarios y profesionales
estn obligados e expedir y entregar factura por todas las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en el
ejercicio de su actividad, incluidas las no
sujetas y las exentas, y por los pagos recibidos con anterioridad a la realizacin de dichas entregas o prestaciones.
Toda obligacin tiene siempre sus excepciones, que en este caso son muy similares

ABRIL JUNIO 2004

a las recogidas en la normativa anterior.

As, segn el artculo 3., no existir obligacin de expedir factura por las operaciones
exentas del IVA en virtud de lo establecido
en el artculo 20 de la Ley del IVA (aunque
s ser obligatorio emitirla en algunas actividades exentas, como los servicios mdicos o las entregas de terrenos rsticos), ni
por las operaciones a las que sea de aplicacin el recargo de equivalencia, ni las realizadas por profesionales acogidos al rgimen simplificado del IVA, ni por las operaciones en las que as lo autorice el Departamento de Gestin Tributaria de la AEAT, ni
por las actividades acogidas al rgimen especial de la agricultura, ganadera y pesca.
Como novedad importante incorporada
por el artculo 5. del Reglamento, encontramos la posibilidad de que la obligacin
material de expedir factura pueda ser
cumplida por los destinatarios de las operaciones o por terceros, aunque, en ltimo
trmino, el responsable de que esta obligacin se cumpla siempre ser el empresario
o profesional.
Los requisitos que deben cumplirse son: la
existencia de un acuerdo previo por escrito entre ambas partes; la aceptacin de cada factura por el empresario o profesional
que haya realizado la operacin; la remisin de copia de la factura al empresario y
la mencin en la propia factura de que la
misma ha sido expedida en nombre y por
cuenta del empresario o profesional que
haya realizado la operacin correspondiente.

Obligacin de remisin de facturas: Los

originales de las facturas expedidas debern remitirse a los destinatarios en el momento de su expedicin o en el plazo mximo de un mes cuando el destinatario sea
un empresario o profesional que acte como tal. En cuanto a la forma de remisin
podr utilizarse cualquier medio, aunque
el legislador ha querido fomentar la remisin electrnica, asunto que trataremos un
poco ms adelante.
Obligacin de conservacin de facturas:
Tal como seala el artculo 19, que se
remite a la Ley General Tributaria (y sta, a
su vez, a la legislacin mercantil), los
empresarios o profesionales debern conservar durante seis aos las facturas y
documentos sustitutivos recibidos, las
copias o matrices de las facturas y documentos sustitutivos expedidos y los recibos. La forma de hacerlo podr ser cualquiera que permita el acceso a ellos por
parte de la Administracin tributaria, aunque lo preferible sera su conservacin
electrnica.

DOCUMENTOS
SUSTITUTIVOS
La obligacin de expedir factura puede
sustituirse por la expedicin de un tique y
copia de l en las siguientes operaciones,
siempre y cuando el importe de las mismas no exceda de 3.000 euros:
- Ventas al por menor.
- Ventas o servicios en ambulancia.
- Ventas o servicios a domicilio del
consumidor.
- Transporte de personas.
- Servicio de hostelera y restauracin.
- Servicios prestados por salas de baile
o discotecas.
- Servicios telefnicos prestados por
cabinas de uso pblico.
- Servicios de peluquera y belleza.
- Uso de instalaciones deportivas.
- Revelado de fotografas.
- Aparcamiento de vehculos y utilizacin de autopistas de peaje.
- Alquiler de pelculas.
- Servicios de tintorera.
No podr expedirse el documento sustitutivo en los supuestos previstos en los apartados 2 y 3 del artculo 2. (emisin obligatoria de factura e inversin del sujeto

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ABRIL JUNIO 2004

pasivo), ni en el del artculo 13.2 (relativo

a facturas rectificativas).
Muy importante es la aclaracin que se
efecta en el artculo 4. in fine, que establece que los tiques no permiten la deduccin de las cuotas soportadas, ya que nunca van a tener la consideracin de facturas
a efectos de lo dispuesto en el artculo 97.1
de la Ley del IVA, regulador del derecho a
deduccin.

Uno de los objetivos de la Directiva

2001/115 fue, precisamente, homogeneizar y armonizar los requisitos que venan
exigiendo los Estados miembros en el
tema de la facturacin. Para lograrlo fij
una serie de exigencias que los Estados
podan suavizar en determinados casos.
El captulo II del Reglamento es el encargado de sealar los requisitos que debern
cumplir estos documentos, y que ataen al
contenido, a los medios de expedicin, al
plazo y a la moneda y lengua en que se
expresen las facturas.
Contenido: El artculo 6. relaciona una
serie de datos con los que debe contar la
factura, una especie de contenido mnimo,
sin perjuicio de que pueda incluirse cualquier otra mencin.
El contenido general es el siguiente:
1. Nmero y, en su caso, serie.
2. Fecha de expedicin.
3. Nombre y apellidos o razn social
completa, tanto del obligado a expedir la factura como del destinatario
de la misma.
4. Nmero de identificacin fiscal del
empresario o profesional y, en algunos casos, del destinatario.

Puertas Calabuig
Flipe II, 25
25008 Murcia
NIF: A - 25022563

MOMPA
FACTURA N.

2141

FECHA

25/5/2004

NIF: A-25000141
C/ Gracia, 560
8900 Barcelona

Concepto

Inscrita en el Registro Mercantil de Cadiz, Tomo 90 General, Libro 26, hoja551, Folio 19, Seccin 2.

REQUISITOS FORMALES
DE LAS FACTURAS
Y DOCUMENTOS
SUSTITUTIVOS

INFORME

Cantidad

Precio

Importe bruto

% dto.

Importe dto.

Importe neto

Puerta Saln. Oriental

1.500

3.000

3.000

Tirador. Oriental

120

240

240

Perfiles. Oriental

50

300

300

Base imponible

3.540
Forma de pago

IVA
tipo

cuota

16%

566,4

Recargo equivalencia
tipo
cuota

Entregado a cuenta

TOTAL FACTURA

4106,4

S/Referencia

N. Bultos

Enviado por

N. Certificado

Puertas Calabuig

5. Domicilio de ambas partes.

6. Descripcin de las operaciones.
7. Tipo/s impositivo/s aplicado/s a las
operaciones.
8. Cuota tributaria que se repercuta.
9. Fecha en que se han realizado las
operaciones, siempre que no coincida con la fecha de expedicin.
Adems, pueden ser exigibles algunos
requisitos de carcter especial, dependiendo del tipo de operacin que se lleve a cabo:
En las copias de las facturas se indicar tal condicin de copia.
Cuando se trate de operaciones exen-

tas o no sujetas se har una referencia al

precepto de la Ley del IVA que establezca
la correspondiente exencin.
En las entregas de medios de transporte nuevos se incluirn todas sus caractersticas y la fecha de su primera puesta
en servicio.
En las operaciones triangulares o en
cadena tal situacin deber hacerse constar en la factura.
Existe la posibilidad de expedir facturas simplificadas cuando as lo permita el
Departamento de Gestin Tributaria de la
AEAT, aunque siempre deber aparecer la
fecha de expedicin, la identidad del obligado, la identificacin de los bienes entregados o servicios prestados y la cuota tributaria.
Los tiques, por su parte, debern incorporar el nmero y, en su caso, la serie; el NIF,
nombre y apellidos o razn social del obligado a su expedicin; tipo impositivo aplicado o la expresin IVA incluido y la
contraprestacin total; as lo establece el
artculo 7.

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ABRIL JUNIO 2004

INFORME

Medios de expedicin: Tanto las facturas

como los documentos sustitutivos podrn
expedirse por cualquier medio (ya sea papel
o soporte electrnico) que permita la constatacin de la fecha de expedicin, su consignacin en el Libro Registro de facturas
expedidas y su adecuada conservacin; as
lo dispone el artculo 8. del Reglamento.
Plazo de expedicin: Como norma general se establece que las facturas y documentos sustitutivos se expedirn en el
momento en que se realice la operacin;
sin embargo, cuando el destinatario de la
operacin sea, a su vez, un empresario o
profesional que acte como tal, podrn
expedirse en el plazo de un mes desde que
se realiz la operacin, entendiendo por
fecha de realizacin de la operacin aquella en que se ha producido el devengo del
impuesto correspondiente.

Moneda e idioma: El artculo 10 permite

que los importes puedan expresarse en
cualquier moneda, si bien el importe del
impuesto que se repercute debe ir expresado en euros. Por lo que se refiere al idioma,
tambin puede utilizarse cualquier lengua,
aunque la Administracin tributaria
podr exigir una traduccin al castellano o
a cualquier otra lengua oficial de Espaa
en sus labores de comprobacin de la
situacin tributaria del empresario o profesional.

RECTIFICACIN DE
LAS FACTURAS
O DOCUMENTOS
SUSTITUTIVOS
Qu ocurre cuando se incumple alguno
de los requisitos de contenido o cuando se

da alguna circunstancia que obliga a modificar la base imponible? En estos casos, tal
como dispone el artculo 13, hay que expedir una factura rectificativa de la original
tan pronto como el obligado a expedirla
tenga constancia de tales hechos. Hay que
recordar que slo tendrn carcter de rectificativas las facturas que se emitan por
estas dos causas.
La rectificacin se realizar mediante la
emisin de una nueva factura en la que se
harn constar los datos identificativos de la
factura rectificada, la rectificacin efectuada, as como la causa de la misma, y la condicin de factura rectificativa.

FACTURACIN TELEMTICA
La facturacin electrnica ha sido considerada por algunos sectores como la piedra
angular de la reforma llevada a cabo por la

CONSULTAS A LA AGENCIA ESTATAL DE ADMINISTRACIN TRIBUTARIA

Consulta 2395, de 20 de enero de
2004:

En qu casos hay que

expedir factura?
Los empresarios o profesionales estn obligados, en todo caso, a expedir factura por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que
realicen, incluidas las no sujetas y las
exentas: A) Si el destinatario es empresario o profesional o cuando as
lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria; B) En las entregas intracomunitarias; C) En las ventas a distancia localizadas en Espaa; D) Exportaciones, salvo tiendas libres de impuestos; E) Entregas de bienes con instalacin previa; F) Destinatario persona jurdica no empresario, o una Administracin pblica G) Cuando el
sujeto pasivo es el destinatario por
inversin.
Consulta 2396, de 20 de enero de
2004:

En qu supuestos expide obligatoriamente la

factura el destinatario?
Desde el 1 de enero de 2004 la expedicin obligatoria de una factura
por parte del destinatario, unindola al justificante contable de la operacin, se limita a los supuestos siguientes: A) Inversin del sujeto pasivo; B) Persona jurdica que no acte como empresario y sea destina-

tario de una operacin triangular o

de determinados servicios prestados por no establecidos; C) Destinatario de las entregas de oro de
inversin gravadas por haber renunciado a la exencin.

tos, slo tiene la consideracin de

factura original aquella que contenga todos los requisitos de los
apartados 1 a 7 del art. 16 del Real Decreto 1496/2003.
Consulta 2405, de 20 de enero de
2004:

Consulta 2402, de 20 de enero de

2004:

En qu supuestos puede expedirse tique?

Salvo en las operaciones en las que
es obligatorio expedir una factura
(ver consulta 2395 reproducida anteriormente), puede expedirse un
tique en las operaciones de cuanta
inferior a 3.000 euros enumeradas
en el art. 4 del Real Decreto
1496/2003, as como cuando lo autorice la AEAT. En ningn caso puede expedirse un tique cuando el
sujeto pasivo sea el destinatario de
la operacin, ni cuando haya que
expedir una factura de rectificacin.
Consulta 2403, de 20 de enero de
2004:

Sirve el tique como

documento justificativo
para practicar la
deduccin del IVA?
La deduccin de las cuotas soportadas exige, entre otros requisitos,
estar en posesin del documento
justificativo, que, por regla general,
es la factura original. A estos efec-

Pueden agruparse varias operaciones en una

sola factura?
Si el destinatario es empresario o
profesional, pueden agruparse en
una nica factura todas las operaciones realizadas en distintas fechas
de un mes natural.
En idnticos trminos puede realizarse la agrupacin en una nica
factura de las diversas operaciones
realizadas con el mismo proveedor
cuando el obligado a la expedicin
sea el sujeto pasivo.
Consulta 2413, de 20 de enero de
2004:

Qu documentos de
facturacin tienen que
conservar los empresarios o profesionales?
Los empresarios y profesionales
tienen que conservar los documentos recibidos y las copias de
los expedidos, tanto si son facturas
como tiques. Asimismo, deben
conservarse las facturas expedidas
por el destinatario que tenga la
condicin de sujeto pasivo del IVA,

los documentos acreditativos del

pago del impuesto a la importacin, as como el original (por el
expedidor) y la copia (por el destinatario) de los recibos expedidos
en aplicacin del rgimen especial
de la agricultura, ganadera y pesca.
La obligacin de conservar los documentos es independiente del rgimen especial del IVA que aplique el
empresario o profesional.
Consulta 2414, de 20 de enero de
2004:

Qu requisitos son
necesarios para poder
conservar las facturas
fuera de Espaa?
La obligacin de conservacin de
los documentos por parte de los
empresarios, profesionales o sujetos pasivos del IVA puede realizarse en cualquier lugar que permita
poner, de forma inmediata, a disposicin de la Administracin tributaria la documentacin o informacin
requerida.
Si la conservacin va a ser llevada a
cabo fuera de Espaa se requiere
comunicarlo previamente a la AEAT
y realizar la conservacin por medios electrnicos que permitan el acceso en lnea, as como la carga remota y utilizacin por parte de la
Administracin tributaria.

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ABRIL JUNIO 2004

Directiva 2001/115, la cual admite plenos

efectos fiscales a las facturas expedidas en
formato electrnico, siempre y cuando se
garantice la autenticidad del origen y la
integridad de su contenido.
A falta de un desarrollo normativo en esta
materia, el nuevo Reglamento de Facturacin mantiene en vigor la Orden
HAC/3134/2002, sobre desarrollo del rgimen de facturacin telemtica, que se basa
en la utilizacin de sistemas de firma electrnica avanzada o de cualquier otro sistema de intercambio electrnico de datos
(EDI).
La autenticidad del origen y la integridad
de su contenido se garantizan de la
siguiente forma:
1. Cuando el sistema de intercambio
electrnico de datos se basa en un sistema
de firma electrnica de datos, sta deber
estar fundamentada en la utilizacin de un
certificado electrnico y generada por un
dispositivo de produccin de firma de
entre los admitidos por la AEAT.
2. Cuando se trate de otros sistemas de
intercambio electrnico de datos, mediante los elementos propuestos para este fin
por el contribuyente una vez que sean
autorizados por la Administracin Tributaria.
En lo relativo a la conservacin de este tipo
de facturas, deber realizarse de tal forma
que quede garantizado el acceso en lnea a

INFORME

ellas, as como su carga remota y utilizacin

sin demora por parte de cualquier rgano
de la Administracin tributaria que est
realizando una comprobacin tributaria.
As, estar permitida la conservacin

mediante equipos electrnicos de tratamiento, incluida la comprensin numrica

y almacenamiento de datos, utilizando
medios pticos u otros medios electromagnticos.

RECUERDE
A continuacin mostramos un cuadro comparativo entre el contenido exigido por la
normativa anterior y el exigido por el nuevo Reglamento de facturacin que resultar muy
til para realizar, si procede, la oportuna adaptacin de facturas y documentos sustitutivos:

Facturas
Real Decreto 2402/1985

Real Decreto 1496/2003

Nmero y, en su caso, serie.

Nmero y, en su caso, serie.

Nombre y apellidos o denominacin social,

tanto del expedidor como del destinatario.

Nombre y apellidos o denominacin social,

tanto del expedidor como del destinatario.

Nmero de identificacin fiscal del

expedidor.

Nmero de identificacin fiscal del

expedidor.

Nmero de identificacin fiscal del

destinatario.

Nmero de identificacin fiscal del

destinatario slo en determinados casos.

Domicilio del expedidor y del destinatario.

Domicilio del expedidor y del destinatario y

lugar fijo de negocios en que se realice la
operacin.

Descripcin de la operacin y consignacin

de los datos necesarios para determinar la
base imponible.

Descripcin de las operaciones y

consignacin de los datos necesarios para
determinar la base imponible.
Precio unitario de cada operacin y
cualquier descuento o rebaja que no est
incluido en el precio unitario.

Tipo tributario.

Tipo tributario.

Cuota tributaria repercutida o expresin

IVA incluido cuando la cuota del IVA se
repercuta dentro del precio.

Cuota tributaria consignada por separado.

Lugar y fecha de emisin.

Fecha de expedicin y fecha en que se

hayan efectuado las operaciones o en que
se haya efectuado el pago anticipado.

En caso de operaciones exentas o no

sujetas se mencionar el precepto en el que
se basa la exencin o la no sujecin.

Documentos sustitutivos
Real Decreto 2402/1985

Real Decreto 1496/2003

Nmero y, en su caso, serie.

Nmero y, en su caso, serie.

Nmero de identificacin fiscal del

expedidor.

Nmero de identificacin fiscal, nombre y

apellidos o razn social completa del
obligado a su expedicin.

Tipo impositivo aplicado o la expresin

IVA incluido.

Tipo impositivo aplicado o la expresin

IVA incluido.

Contraprestacin total.

Contraprestacin total.