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ARQUIVO FOTOGRFICO DA CP

A CP em imagem, setembro - dezembro de 2000,


estudo descritivo sobre a descrio e preservao de
fotografias da CP

Octvio Flix Francisco Afonso

Relatrio
de Estgio de Mestrado em Cincias de Informao e
da Documentao -Arquivstica

Setembro, 2012
i

Relatrio de Estgio apresentado para cumprimento dos requisitos necessrios


obteno do grau de Mestre em Cincias da Informao e da Documentao
Arquivstica realizado sob:

Orientao Cientfica
Professora Doutora Maria Lurdes Rosa

Co-Orientadora
Dr. Snia Casquio

Orientadora de estgio
Dr. Ana Paula Sousa

ii

AGRADECIMENTOS

Aos meus orientadores do curso de Mestrado, a Professora Doutora Maria de


Lurdes Rosa e a Dr. Snia Casquio, os meus sinceros agradecimentos pelas suas
orientaes, disponibilidade, pacincia e conselhos enriquecedores, para a elaborao
deste trabalho.

minha orientadora de estgio, a Dr. Ana Paula Sousa, pela orientao e


esclarecimento sobre o Arquivo Fotogrfico da CP, que permitiu o acesso s
informaes necessrias.

minha famlia, pelo apoio e incentivo ao longo de todo trajeto acadmico. Em


especial minha me pela fora que deu para que eu tivesse a coragem de empreender
mais este desafio.

iii

RESUMO
O relatrio de estgio apresentado descreve e avalia as actividades
desenvolvidas no Arquivo Fotogrfico da CP, bem como desenvolve uma anlise e faz
algumas recomendaes de preservao e disponibilizao das espcies fotogrficas.
O objeto do trabalho foi a srie Acontecimentos setembro/dezembro 2000.
Efectuou-se o estudo do plano de classificao da CP e da norma utilizada
(ISAD(G)). Alm disso, foi proposta a aplicao de algumas recomendaes do projeto
SEPIA a fim de colmatar as carncias da norma ISAD(G) em relao descrio de
fotografias.
Foram realizadas as fundamentais operaes de reconhecimento, ordenao,
cotao e descrio. Avaliou-se o estado de conservao e o acondicionamento.
A efectivao deste estgio permitiu pr em prtica a informao adquirida ao
longo da frequncia do mestrado em Cincias da Documentao e Informao/Arquivos
terminando na execuo do relatrio que aqui se apresenta.
PALAVRAS-CHAVE: Arquivstica, Arquivos, Arquivos Histricos, CP,
Descrio arquivstica de fotografia.

ABSTRACT
The present internship report, describes and evaluates the activities performed in
the Photographic Archive of the Portuguese Railways (CP). It also develops an analysis
and makes some recommendations regarding to the preservation and diffusion of the
photographic documents.
The object of study was the series Events September/December 2000.
An analysis of the CP classification plan and ISAD(G) standards was carried
out. Furthermore, it is propose to apply the recommendations of the project SEPIA in
order to overcome some weaknesses of the ISAD(G) standards in the description of
photographic documents.
The fundamental operations of identification, arrangement, the attribution of
localization parameters and description were made. An assessment of the conservation
conditions and storage units was completed.

iv

This internship provided the opportunity to put into practice the knowledge
acquired during the Master Program on Sciences of Documentation and Information /
Archives, finishing by the writing of this report.
KEYWORDS: Archival science, Archives, Historical Archives, CP, Archival
description of photographs.

ndice
AGRADECIMENTOS .................................................................................................... iii
RESUMO ........................................................................................................................ iv
ABSTRACT .................................................................................................................... iv
ndice de figuras e anexos .............................................................................................. vii
Lista de abreviaturas ........................................................................................................ ix
Introduo ......................................................................................................................... 1
Captulo I - Estgio ........................................................................................................... 2
I.1. - Objetivo do Estgio ............................................................................................. 2
I.2. - Caractersticas da Instituio ............................................................................... 3
I.3. - Metodologia utilizada .......................................................................................... 5
I.4. - Calendarizao das atividades ............................................................................. 6
I.5. - Caractersticas da tarefa ....................................................................................... 6
I.5.1. - Identificao das espcies fotogrficas da CP .................................................. 7
I.5.2. - Classificao ..................................................................................................... 9
I.5.2.1. - Quadro de Classificao da CP .................................................................... 11
I.5.2.2. - Anlise critica ao Quadro de Classificao da CP ....................................... 12
I.5.3. - Ordenao ....................................................................................................... 15
I.5.4. - Cota ................................................................................................................. 17
I.5.5. - Descrio......................................................................................................... 18
I.5.5.1. - Os princpios mais importantes.................................................................... 18
Captulo II - Normas e orientaes tcnicas de gesto e descrio ................................ 22
II.1. - ISAD(G): Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica .................... 22
II.1.1. - Os quatro principais objetivos ..................................................................... 23
II.1.2. - Tem como princpios basilares .................................................................... 24
II.1.3. - Tem como regras ......................................................................................... 24
II.1.4. - Problemas de aplicao da ISAD(G) aos arquivos ........................................ 25
II.2. - SEPIA Safeguarding European Photographic Images for Access ................. 26
II.2.1. - Proposta ao arquivo fotogrfico da CP de elementos de descrio do projeto
SEPIA ......................................................................................................................... 28
Captulo III - Preservao ............................................................................................... 30
III.1. - O Planeamento ................................................................................................ 31
III.2. - O estudo de fundos .......................................................................................... 32
III.2.1. - Sala de depsito ............................................................................................ 33
III.2.2. - Acondicionamento ....................................................................................... 35
III.2.2.1. - Sala de depsito de arquivo fotogrfico da CP ......................................... 39
III.2.2.2. - Recomendaes de Preservao da sala de deposito e acondicionamento
do arquivo fotogrfico da CP...................................................................................... 40
III.3. - Condies ambientais de preservao ............................................................. 42
III.4. - A temperatura e a humidade relativa............................................................... 43
III.4.1. - Recomendaes ............................................................................................ 44
III.5. - Iluminao ....................................................................................................... 45
III.5.1. - Iluminao no arquivo fotogrfico da CP .................................................... 47
III.5.1.1. - Recomendaes ......................................................................................... 47
III.6. - A poluio atmosfrica.................................................................................... 48
III.6.1. - Recomendaes ............................................................................................ 50
III.7. - Os agentes biolgicos ...................................................................................... 51
III.7.1. - Preveno contra infestaes por insectos e pragas .................................... 53
III.7.2. - Preveno contra a ecloso de bolores ....................................................... 54
vi

III.7.3. - Recomendaes ............................................................................................ 55


Captulo IV - Acesso e Disponibilizao da Documentao .......................................... 55
IV.1. - Condies de manuseamento e acesso a consulta........................................... 55
IV.2. - Condies de manuseamento e acesso a consulta do arquivo fotogrfico da CP
.................................................................................................................................... 57
IV.3. - Recomendaes das condies de manuseamento e acesso a consulta no
arquivo fotogrfico da CP. ......................................................................................... 58
Concluso ....................................................................................................................... 60
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS ........................................................................... 62
ANEXOS ........................................................................................................................ 65

ndice de figuras e anexos


Figura 1 - Descrio no exterior do envelope, prova e nmero de negativo da prova da
Unidade de Transporte de Mercadorias e Logstica (UTML) na semana em
Pontevedra ................................................................................................................... 21
Figura 2 - Tabela de processos fotogrficos formatos e quantidades ............................. 33
Figura 3 - Tabela com as vantagens e desvantagens das embalagens de papel em
relao as embalagens de plstico .................................................................................. 37
Figura 4 - Tabela com vantagens das embalagens de plstico em relao as embalagens
de papel ........................................................................................................................... 38
Figura 5 - Tabela com processos fotogrficos e o tipo de embalagens recomendadas .. 38
Figura 6 - Planta das salas do Arquivo Fotogrfico da CP ............................................ 39
Anexo 1 - Cronograma de atividades ............................................................................. 65
Anexo 2 - A srie Acontecimentos 023 .......................................................................... 65
Anexo 3 - Assuntos e quantidade de provas fotogrficas ............................................... 66
Anexo 4 - Quadro de Classificao do Arquivo Fotogrfico da CP .............................. 66
Anexo 5 - Quadro de Classificao do Arquivo Fotogrfico do Banco Nacional
Ultramarino da Caixa Geral de Depsitos ..................................................................... 68
Anexo 6 - Exemplo de caixa de conservao da CP com envelopes e provas antes de ser
ordenado ......................................................................................................................... 88
Anexo 7 - Descrio realizada no exterior do envelope da Presidncia Aberta ........ 89
Anexo 8 - Prova da Presidncia Aberta ..................................................................... 90
Anexo 9 - Verso da prova com o nmero do negativo da prova da Presidncia Aberta
........................................................................................................................................ 90
Anexo 10 - Descrio da prova da Presidncia Aberta na aplicao informtica
Arq/Gest .......................................................................................................................... 91
Anexo 11 - Registo efetuado no exterior de um envelope ............................................. 93
Anexo 12 - Descrio da prova Unidade de Transporte de Mercadorias e Logstica
(UTML) na semana em Pontevedra no exterior do envelope ...................................... 93
Anexo 13 - Descrio da prova da Unidade de Transporte de Mercadorias e Logstica
(UTML) na semana em Pontevedra na aplicao informtica Arq/Gest...................... 95
Anexo 14 - Todos os conjuntos descritos (incluindo a quantidade de provas
fotogrficas), os ttulos, os cdigos atribudos, e a localizao das provas na aplicao
informtica InfoGest/ArqGest......................................................................................... 97
Anexo 15 - Comparao das sete zonas de informao arquivstica da ISAD(G) e dos
respectivos elementos de descrio que as comportam com a descrio efectuada no
arquivo fotogrfico da CP com a aplicao Arq/Gest, tendo como exemplo o documento
1Ministro visita o Ramal de Sines ............................................................................ 99

vii

Anexo 16 - Janela Arq/Gest onde descrito o documento 1 Ministro visita o Ramal de


Sines ........................................................................................................................... 103
Anexo 17 - Descrio no exterior do envelope, prova e nmeros de negativos das provas
1 ministro visita o Ramal de Sines ......................................................................... 106
Anexo 18 - Elementos de descrio do modelo SEPIA ................................................ 108
Anexo 19 - lbuns da CP amarelecimento acentuado ao nvel da imagem ................. 111
Anexo 20 - Armrios da sala de depsito da CP .......................................................... 113
Anexo 21 - Sala de depsito da CP num local de passagem ........................................ 113
Anexo 22 - Cho de madeira ........................................................................................ 114

viii

Lista de abreviaturas
CP Comboios de Portugal
EMEF Empresa de Manuteno e Equipamento Ferrovirio S.A.
FMNF Fundao do Museu Nacional Ferrovirio Ginestal Machado
ISAD(G) International Standard of Archival Description (General)
Microns micromilmetros
ODA Orientaes para a Descrio Arquivstica
REFER Rede Ferroviria Nacional E.P.
SEPIADES - Safeguarding European Photographic Images for Access Data Element
UMAT- Unidade de Material de Traco
USGL Unidade Suburbana da Grande Lisboa
USGP Unidade de Suburbanos do Grande Porto
UTEs Unidades Triplas Elctricas
UTML Unidade de Transportes de Mercadorias e Logstica
UVIR Unidade de Viagens Inter-regionais

ix

Introduo

A fotografia regista factos, imagens, costumes, monumentos, personalidades,


enfim, uma representao da expresso cultural dos povos.
[] Nos ltimos anos, a fotografia deixou definitivamente de ser um mero
instrumento ilustrativo da pesquisa para assumir o status de documento, uma matriaprima fundamental na produo do conhecimento sobre determinados perodos da
histria, acontecimentos e grupos sociais. 1
A evoluo de processos fotogrficos abriu inmeras possibilidades de anlise
de problemas histricos, fornecendo dados que os documentos textuais no registavam.
A fotografia tem merecido cada vez mais ateno e o processo de preservao e
valorizao de documentos fotogrficos configura-se como uma rea de atividade
relativamente nova dentro de arquivos, bibliotecas e instituies pblicas.
Presentemente, contamos j com princpios elementares e gerais, estudados,
estabelecidos e, muitas vezes, adaptados realidade dos arquivos, que podem orientar
na conservao de uma ampla variedade de materiais, tanto dos suportes quanto dos
elementos formadores da imagem, com o objetivo de uma longa preservao da
fotografia.
Assim, sob a perspectiva da preservao, imprescindvel entender a dinmica
dos materiais fotogrficos e seguir a evoluo dos novos processos ao longo da histria.
Atravs da fotografia visualizamos o passado, suas caractersticas de testemunho direto
da realidade, e isto que a diferencia em essncia da representao pictrica, e lhe
confere um valor documental incomparvel.
Com vista a responder problemtica do Arquivo Fotogrfico da CP, fez-se uma
breve caracterizao da instituio, seguindo-se a apresentao das atividades
1

FILIPPI, Patrcia de, LIMA, Solange Ferraz de, CARVALHO, Vnia Carneiro de Como tratar de
coleces de Fotografias, coleco Como fazer, 2 ed., So Paulo, Arquivo do Estado/Imprensa Oficial
do Estado, 2002, p 11

desenvolvidas durante o estgio, para depois abordar os temas selecionados para um


maior desenvolvimento.

Os temas que se desenvolveram dizem respeito: aos processos empregues na


preservao e conservao das fotografias; s metodologias sobre o sistema informtico
utilizado na descrio das espcies fotogrficas; aos campos para a descrio e por fim
anlise da forma como os utilizadores podem aceder documentao da CP.
Ao longo de cada etapa foram realizadas leituras exploratrias de produo
terica acerca de cada anlise proposta, registando todas as formas e fontes utilizadas
para resolver os problemas propostos, finalizando com uma interpretao crtica dos
dados e um conjunto de sugestes a colocar disposio da CP.

Captulo I - Estgio
I.1. - Objetivo do Estgio

O objetivo deste trabalho foi de contribuir para melhorar a forma de tratamento,


preservao e disponibilizao dos documentos fotogrficos, tendo em conta a misso
da CP.
Desta

forma

descreveu-se

avaliou-se

srie

Acontecimentos

setembro/dezembro 2000, da CP. Para a concretizao dos objetivos propostos foi


necessrio efetuar pesquisa bibliogrfica, reviso da literatura baseada nas
especificidades do Arquivo, consulta bibliogrfica especifica na rea de caminhos-deferro, consulta do Boletim da CP do ano de 2000, e recorrer ainda ao auxlio dos
colaboradores da empresa na identificao das fotografias.

ODA: Orientaes para a Descrio Arquivstica, 2 verso Srie: Conjunto de documentos


organizados de acordo com um sistema de arquivarem e conservados como uma unidade, por resultarem
de um mesmo processo de acumulao, do exerccio de uma mesma actividade, por terem uma tipologia
particular, ou devido a qualquer outro tipo de relao resultante do processo de produo, recepo ou
utilizao Lisboa, 2007 p.305

Pretendeu-se tambm desenvolver novas propostas sobre a descrio,


preservao e formas para os utilizadores poderem aceder documentao fotogrfica
da CP.

I.2. - Caractersticas da Instituio

A CP Comboios de Portugal a empresa herdeira da Companhia Real dos


Caminhos-de-ferro Portugueses, constituda em 20 de junho de 1860, que comeou por
construir e explorar as linhas do Leste e do Norte.

Era uma das Companhias que

atuava em Portugal, visto existirem outras responsveis pela construo e explorao de


linhas frreas, em diferentes pontos do pas. Em 1927, amplia a sua rede ao arrendar a
explorao das Linhas do Estado as redes do Minho e Douro e Sul e Sueste.
Em 1947, publicada a Lei 2008 lei da Coordenao dos Transportes
Terrestres, que tem como consequncia a fuso da rede ferroviria. Em 1951 assinado
o contrato de Concesso nica entre a CP e o Estado, para a explorao de toda a rede
ferroviria nacional com a excepo da Linha de Cascais.4
Perante o novo enquadramento poltico da Unio Europeia, em 1997 d-se a
diviso da empresa, e surge a empresa responsvel pela gesto da infra-estrutura
ferroviria REFER, ficando a CP responsvel pela explorao da rede.5
A CP possui um vasto acervo documental e fotogrfico, testemunho das
diferentes atividades desenvolvidas numa empresa centenria. constitudo por um
acervo bibliogrfico e documental de informao cientfica e tcnica especializada de
mbito ferrovirio, incluindo monografias, peridicos, legislao e fotografias.
O arquivo formado por um conjunto de documentos de diversas tipologias que
mostram as diferentes atividades ferrovirias e suas repercusses na economia, na
sociedade e na cultura.
No existia na empresa a poltica de um arquivo central e nico, tendo cada
direo/servio organizado o seu prprio arquivo que alimentava com os documentos
3

Caminho (O) de Ferro revisitado, coord. GOMES, Gilberto, A construo das linhas de leste e norte,
1860/1865, Ed. CP, Lisboa, 1996 p. 14
4
Caminhos (Os) de Ferro em Portugal 1856 -2006, coord. Gabinete de Histria e Museologia, GOMES,
Gilberto, GOMES, Rosa Maria, Ed. Comboios de Portugal, [Lisboa], 2006 p. 3
5
Ibidem p. 203

necessrios s tarefas de gesto/deciso. Nos anos oitenta do sculo XX, formou-se de


um modo informal um grupo de trabalho que se dedicou ao apoio de trabalhos de
consulta e organizao do arquivo. Este grupo encontrava-se dependente do Servio
de Relaes Pblicas. 6
Em dezembro de 20037, o servio de arquivo foi integrado na Secretaria-Geral e
passou a designar-se de Acervo Documental e Fotogrfico. Em 2004, foi dotado de
instalaes prprias localizadas no edifcio da antiga cantina, local emblemtico para os
ferrovirios pela ndole social dos servios que a funcionaram durante largos anos. Em
maio de 20058, o Arquivo Histrico e o Arquivo Fotogrfico so integrados no Servio
de Museologia que passou a denominar-se de Gabinete de Histria e Museologia.
Em 2007, o patrimnio ferrovirio com valor histrico foi transferido para a
Fundao do Museu Nacional Ferrovirio (FMNF) com sede no Entroncamento.9 O
servio de arquivo integrado novamente na Secretaria-Geral tendo sido reunido com o
Centro de Documentao, constituindo-se a Documentao e Arquivo Fotogrfico.
O patrimnio fotogrfico da CP, constitudo por um valioso esplio10 que
documenta as diferentes atividades da Empresa ao longo da sua existncia.
Durante muito tempo a CP e a sua antecessora (Companhia Real dos Caminhosde-ferro Portugueses), no tinha no seu quadro de pessoal um fotgrafo. Por isso,
sempre que necessrio recorria a fotgrafos exteriores para procederem ao registo dos
momentos cruciais da vida da empresa, bem como ao registo de novas infra-estruturas
ou modernizao de material circulante. S assim se percebe a existncia no Arquivo de
imagens de nomes importantes da fotografia como J. Benoliel, Bobone e Emlio Biel,11
que foram colocados pela empresa para a produo de reportagens fotogrficas
especficas.
Na dcada de 70, do sculo XX, a CP admitiu um fotgrafo com o nome de
Gonalves Pedro, que iniciou a sua actividade do arquivo fotogrfico.

Informao interna da CP no publicada. Cedida pela orientadora de estgio Dr Ana Paula Sousa
Deliberao do Conselho de Administrao da CP. Coleco de deliberao do Conselho de
Administrao da CP
8
Ibidem
9
Acta do Conselho de Administrao de 17. 04. 2008
10
ALVES, Ivone e tal. Esplio - conjunto de documentos de diversa natureza (de arquivo,
bibliogrficos, museolgicos, papeis, pessoais) que pertenceram a uma pessoa singular ou colectiva
1993 p. 44
11
Informao interna da CP no publicada. Cedida pela orientadora de estgio Dr Ana Paula Sousa
7

As fotografias aqui referidas, ainda em tratamento arquivstico, encontram-se


organizadas por grandes assuntos, na sua maior parte, so da autoria dos funcionrios/
fotgrafos da Empresa. Contudo, este acervo tem sido enriquecido com aquisies de
outros autores, cujas imagens representam diversos temas da sociedade portuguesa e
internacional, relacionados com os transportes, aspetos econmicos, sociais e culturais
uma vez que, o caminho-de-ferro no existe isoladamente.12 Segundo a orientadora de
estgio, estas compras, so feitas de forma espordica no existindo uma poltica de
aquisio formalmente estabelecida.
No que diz respeito ao patrimnio iconogrfico, para alm dos documentos
fotogrficos, existem ainda, desenhos, gravuras e postais comemorativos dos caminhosde-ferro e de material circulante.

I.3. - Metodologia utilizada

A metodologia adoptada para o desenvolvimento do estgio centrou-se numa


anlise com quatro etapas principais:
A primeira etapa teve como objetivo a anlise da srie em tratamento, e as
respetivas tipologias;
A segunda visou a anlise metodolgica sobre o sistema informtico utilizado na
descrio das espcies fotogrficas, avaliou-se a adequao do sistema para o
tratamento das fotografias, sugerindo mtodos mais adequados em caso de se verificar a
sua necessidade;
A terceira disse respeito s metodologias empregues na preservao e
conservao das fotografias;
A ltima referiu-se forma como os utilizadores podem aceder documentao
da CP.

12

Ibidem

I.4. - Calendarizao das atividades

O estgio realizado decorreu durante 120 horas obrigatrias, numa periodicidade


de 3 horas dirias, totalizando 40 dias. O trabalho iniciou-se no dia 23 de maro de 2012
e terminou a 22 de maio de 2012. Em relao ao cronograma apresentado anteriormente
no Plano de Atividades, verificaram-se alguns desvios.
Em ANEXO 1 apresentado o cronograma final, de forma a clarificar a
sequncia das actividades.

I.5. - Caractersticas da tarefa

A instituio que acolheu a realizao do estgio, a CP Comboios de Portugal


E.P.E., props a anlise de um conjunto de imagens de diferentes atividades da
empresa.
Visto que o estgio apresentava um nmero limite de horas (120), foi decidido
trabalhar a srie Acontecimentos no perodo de setembro/dezembro de 2000. Esta
srie com o cdigo de referncia FI/FF/A/01/23 (Fundo iconogrfico/F. Fotogrfico/
Arquivo CP/Fotografias/ Acontecimentos) formada por um vasto conjunto de
fotografias demonstrativas das atividades desenvolvidas pela CP , e constitudo por 12
subsries 13 a identificar posteriormente.
Das tarefas desenvolvidas, destacam-se a identificao das provas fotogrficas;
classificao de acordo com o Quadro de Classificao da CP; ordenao; atribuio
duma cota topogrfica para a instalao fsica das provas; descrio; introduo das
unidades descritas, segundo a norma ISAD(G) na base de dados da aplicao
informtica InfoGest/ ArqGest.

13

De acordo com o Plano de Classificao definido pela instituio

I.5.1. - Identificao das espcies fotogrficas da CP

A identificao a operao que consiste em individualizar ou reconhecer um


documento (ou qualquer outra unidade arquivstica ou unidade de instalao) atravs de
caractersticas, normalmente pr-determinadas ou da atribuio de um cdigo que
permita distingui-la dos restantes. 14
No acervo fotogrfico da CP, encontravam-se j organizadas 84 caixas
estruturadas pelas diferentes sries documentais. Estas caixas so isentas de cido e
servem para preservar as caractersticas e integridade das provas fotogrficas.
O conjunto de provas que constituem a srie em estudo, no se encontravam
todo em caixas isentas de cido, algumas delas estavam ainda nas caixas originais dos
servios produtores. Logo que higienizadas e tratadas arquivisticamente, foram de
imediato integradas nas caixas de conservao.
A srie Acontecimentos 023 composta por 12 subsries 15 , VIDE ANEXO 2.
Do total de 279 provas fotogrficas a tratar durante o estgio, identificaram-se
20 documentos. O processo de identificao teve como ponto de partida o registo
efetuado pelo fotgrafo no momento em que realizou a reportagem e que se encontra no
exterior dos envelopes onde o prprio guardou as provas.
No ANEXO 3 apresentam-se os assuntos tratados e a respetiva quantidade de
provas fotogrficas.
Este conjunto de provas, o resultado de reportagens efetuadas no perodo de
setembro a dezembro de 2000, assim verificou-se que os assuntos representados eram os
seguintes:16

Material circulante. (ex: Carruagens Corail/projeto de reconverso; Abertura


de propostas para aquisio de material Diesel; Assinatura de contrato de
remodelao dos 57 UTEs);

14

ALVES, Ivone e tal. Dicionrio de terminologia Arquivstica, Lisboa: Instituto da Biblioteca


Nacional e do Livro, 1993. pp. 55-56
15
ODA: Orientaes para a Descrio Arquivstica, 2 verso Subsries -Subdiviso da srie Lisboa,
2007 p. 306
16
Informao retirada do exterior dos envelopes (ttulos) e dos Boletins da CP.

Relacionamento da empresa com os meios de comunicao. (ex: Almoo com


jornalistas espanhis; Almoo com jornalistas sobre a Unidade Suburbana da
Grande Lisboa - USGL; Conferncia de imprensa do Conselho de Gerncia;
Filmagens para a RTP2 na Gare do Oriente; Programa iniciativa de vdeo
RTP2; Filmagens da RTP na linha de Cascais);

Relacionamento com os caminhos-de-ferro espanhis. (ex: Unidade de


Transporte de Mercadorias e Logstica UTML, na semana em Pontevedra);

Relacionamento com instituies de soberania. (ex: Presidncia Aberta);

Desenvolvimento de servios e linhas frreas. (ex: 1 Ministro visita o Ramal de


Sines);

Aes no mbito da responsabilidade social. (ex: Campanha de material escolar


para Timor);

Divulgao da marca CP em diferentes contextos. (ex: Frum Estudante;


Quando eu for grande);

Associao e apoio a diferentes iniciativas da sociedade civil. (ex: Comboio da


literatura; Dia Europeu sem Carros);

Servios ao cliente. (ex: Rampa de acesso a pessoas com mobilidade reduzida;


Assinatura de protocolo entre a CP e a Liga para a Proteco da Natureza);

Reconhecimento da carreira profissional. (ex: De operador a chefe de Brigada).


A captao das imagens tratadas foi resultado de trabalhos solicitados aos

fotgrafos da empresa, Jos Manuel Ribeiro (j aposentado) e Viriato Passarinho. Esses


fotgrafos recebiam os pedidos quer diretamente do Conselho de Gerncia, passando
pelas diferentes unidades de negcio como a Unidade de Transportes de Mercadorias e
Logstica (UTML) e Unidade Suburbana da Grande Lisboa (USGL), quer dos diferentes
servios, em especial o de Comunicao e Marketing, responsvel pela imagem da
empresa e pela publicao de informao interna atravs do Boletim, onde muitas das
imagens da srie ilustraram os diferentes artigos publicados.

I.5.2. - Classificao

O Plano de Classificao traduz-se por um documento de arquivo que regista um


sistema de classes pr definidas e as respetivas notas de aplicao, nomeadamente
quanto ao mbito das classes e a ordenao das unidades arquivsticas abrangidas por
cada uma, de modo a determinar toda a estrutura do arquivo.17
O objetivo da classificao , essencialmente, dar evidncia s funes e s
atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligaes entre os
documentos. 18
Nenhum

documento

de

arquivo

pode

ser

plenamente

compreendido

isoladamente e fora dos quadros gerais de sua produo ou, expresso de outra forma,
sem o estabelecimento de seus vnculos orgnicos.19
A existncia de uma hierarquia entre as classes e subclasses um ponto
essencial no plano de classificao.
Assim, um sistema de classificao usualmente hierrquico e reflete o processo
analtico, como se mostra de seguida: 20

O primeiro nvel representa habitualmente funes;

O segundo nvel expressa as atividades que constituem a funo;

O terceiro e subsequentes nveis so refinamentos das actividades ou grupos de


transaes que decorrem no mbito de cada actividade.
Neste sentido, para um bom entendimento da documentao de arquivo, tanto

para quem pesquisa como para quem organiza necessrio a sua classificao

21

. Deste

modo, o acesso com xito a documentao est intimamente ligado sua rpida e
precisa localizao, o que pressupe uma boa ordenao.
17

ODA: Descrio arquivstica Orientaes para a Descrio Arquivstica, Direco Geral de


Arquivos, Programa de normalizao de descrio em arquivo, grupo de trabalho de normalizao da
descrio em arquivo, 2 verso, Lisboa, 2007, p. 304
18
GONALVES, Janice Como classificar e ordenar documentos de arquivo, coleco Como fazer, 2
ed., So Paulo, Arquivo do Estado/Imprensa Oficial do Estado, 1998, p 12
19
Ibidem p. 13
20
NP 4438-2: Informao e documentao - Gesto de documentos de arquivo Parte 2: Recomendaes
de aplicao. Lisboa: Instituto Portugus da Qualidade, 2005. p. 18
21
NP 4438-1: Gesto de documentos de arquivo. Classificao: Identificao sistemtica e organizao
de actividades e/ou documentos de arquivo em classes, de acordo com convenes logicamente
estruturadas, mtodos e regras representados num sistema de classificao Lisboa, 2005. p.9

Para entender o modo de produo dos documentos de arquivo, conveniente


conhecer a histria, estrutura e funcionamento do organismo produtor dos mesmos,
principalmente no campo das actividades e funes por ele desenvolvidas.
O desenvolvimento de uma anlise funcional implica identificar e analisar: 22

os objectivos e estratgias de organizao;

as funes da organizao que suportam a persecuo desses objectivos e


estratgias;

as actividades em que cada funo se desdobra;

os processos que levam a cabo actividades especificas;

todas as etapas de cada processo;

todas as transaes que ocorram em cada etapa;

os grupos de transaes que se repetem em cada processo ou actividade;

os documentos de arquivo existentes na organizao.


Como ponto de estudo do organismo produtor de documentos de arquivo, so
23

criados grupos, categorias e classes

genricas, que dizem respeito s

funes/atividades detectadas.
No levantamento dos dados, ser importante, para uma boa organizao dos
documentos de arquivo, detectar com lucidez quais as funes fundamentais adoptadas
pelo

organismo

produtor.

conjunto

de

funes

identificadas,

envolver

inevitavelmente, funes que devem cumprir de forma direta funes-fim que se


traduzem por conjunto de actividades especficas desenvolvidas por um organismo ou
instituio no quadro geral do projecto

24

, bem como funes que lhe servem como

suporte funes-meio que compreende um conjunto de actividades desenvolvidas por

22

NP 4438-2: Informao e documentao -,Gesto de documentos de arquivo Parte 2: Recomendaes


de aplicao. Lisboa: Instituto Portugus da Qualidade, 2005. p. 17
23
NP 4041: Terminologia arquivstica: conceitos bsicos. Classe: Designao genericamente aplicada
aos conceitos que abrangem conjuntos no singulares nem vazios, no mbito de uma classificao,
independentemente da sua hierarquia Lisboa, 2005, p.15
24
ALVES, Ivone e tal. Dicionrio de terminologia Arquivstica, Lisboa: Instituto da Biblioteca
Nacional e do Livro, 1993. p. 51

10

um organismo no quadro de gesto interna

25

, como por exemplo: gesto de pessoal;

gesto financeira; gesto da informao e gesto patrimonial, etc.


Segundo Janice Gonalves, a construo de um plano no pode estar desligada
da sua aplicao prtica. Assim para um plano ser exequvel ter que ter trs
caractersticas bsicas: simplicidade, flexibilidade e expansibilidade, que permitiro a
sua adaptao a circunstncias no previsveis tais como, o aparecimento de novas
actividades ou a incorporao de novos documentos a classes anteriormente definidas. 26
Em suma um plano de classificao deve espelhar com nitidez o conjunto de
actividades do organismo produtor do arquivo, sem ser no entanto rgido e esttico.

I.5.2.1. - Quadro de Classificao da CP

NA CP existe um documento, designado por Quadro de Classificao da CP


VIDE ANEXO 4, neste o fundo fotogrfico encontra-se dividido em duas classes a
saber, Fotografias e Postais e Gravuras. A classe Fotografias contm 42 sries. A sua
estrutura, baseou-se na ordem original das fotografias, atribuda pelo fotgrafo. Este, no
decorrer das suas funes

27

estruturou o arquivo fotogrfico por grandes

assuntos/atividades para poder responder, em tempo til, s diversas solicitaes, visto


fazer parte de um servio (as Relaes Pblicas) que recebia um grande nmero de
pedidos de imagens quer pelos servios internos da empresa quer pelo exterior, em
especial da comunicao social.
Estas

sries,

atividades/assuntos

como
e

retratam

foi
as

mencionado,
vrias

correspondem

tipologias

de

material

grandes
circulante,

acontecimentos relevantes associados ferrovia, recursos humanos, diferentes servios


existentes na empresa ao longo do tempo, bem como atividades sociais, infra-estrutura e
outros equipamentos que passam pela sinalizao e segurana da explorao ferroviria,
e tambm uma coleo de fotografias (reproduo de desenhos de material circulante,
projetos de construo de linhas, estaes e outras infraestruturas ferrovirias) e ainda
diversos documentos (ex: portarias; memrias descritivas; cartas).
25

Ibidem p. 51
GONALVES, Janice Como classificar e ordenar documentos de arquivo, coleco Como fazer, 2
ed., So Paulo, Arquivo do Estado/Imprensa Oficial do Estado, 1998, pp. 23-24
27
Segundo dados fornecido pela CP, Jos Manuel Ribeiro exerceu a atividade na empresa no incio da
dcada de 80 at 2006.
26

11

Pelo fotgrafo apenas tinham sido criadas 39 sries, havendo um conjunto de


provas que no estavam descritas nem classificadas, pelo que, houve necessidade de
acrescentar outras sries ao designado Quadro de Classificao. Essas sries,
adicionadas pelos tcnicos do arquivo aps anlise das imagens foram: reprodues de
desenhos; reprodues de documentos e ambientes urbanos.
Conforme a orientadora de estgio afirmou, o tipo de classificao que o arquivo
possui temtica, porque foi adaptada da descrio inicial feita pelo fotgrafo, que no
era arquivista, por isso organizava simplesmente de acordo com os assuntos das
reportagens, tendo em vista a futura pesquisa. Em 2004, a partir desta classificao do
fotgrafo e segundo a orientadora de estgio, comeou a ser feito pelas tcnicas Maria
Andrade, Ana Sousa e Slvia Ferreira o documento denominado Quadro de
Classificao da CP.
O cdigo de classificao atribudo ao fundo fotogrfico alfanumrico.
FI Fundo iconogrfico
FI /FF Fundo Fotogrfico
FI /FF /A Arquivo CP
FI / FF / A / 01 Fotografias
FI / FF / A / 01 / 23 Acontecimentos

I.5.2.2. - Anlise critica ao Quadro de Classificao da CP

Foi realizada uma anlise comparativa entre o quadro de classificao do


arquivo fotogrfico da CP e do arquivo fotogrfico do BNU. A escolha como termo de
comparao entre o quadro de classificao do arquivo fotogrfico da CP e do arquivo
fotogrfico do BNU, foi motivada pelo fato de este ltimo ter tambm uma diviso
temtica e as suas classes estarem melhor estruturadas. Divididas em 10 classes
temticas, tenta reflectir as principais reas de atividade do BNU (comercial/financeira,
social e arquitetnica, etc).
O mesmo no se pode dizer em relao ao arquivo Fotogrfico da CP, por no
existir uma separao ntida entre classes temticas de uma forma coerente. Apenas

12

existe uma hierarquia, como material circulante, acontecimentos relevantes associados


ferrovia, recursos humanos, patrimnio e diferentes servios existentes na empresa.
Segundo as palavras de Rui Miguel Costa do arquivo fotogrfico do BNU. 28
[]No existindo qualquer organizao prvia, considerou-se que a criao de
seces temticas relacionadas com a atividade do banco em Portugal e nas ex-colnias,
traduziria de uma forma coerente a vivncia ao longo dos anos..
[]Efetivamente no possuindo todas as informaes disponveis e havendo
algumas lacunas de informao das prprias fotografias e de estrutura do prprio banco,
a diviso temtica foi sem dvida a opo mais coerente.
[]A diviso hierrquica das Classes foi delineada quando todas as fotografias
foram visionadas e tratadas. Tendo assim um conhecimento total do esplio foi
possvel, dividir e organizar as Classes do quadro fotogrfico.
Em ANEXO 5 apresenta-se o Quadro de Classificao do Arquivo Fotogrfico
do Banco Nacional Ultramarino da Caixa Geral de Depsitos.
No quadro de classificao do Arquivo Fotogrfico do BNU faz uma distino
hierrquica entre os diversos servios no colocando tudo na mesma hierarquia:
Ex:
01AC- Acontecimentos
02AG - Agncias e Filiais
03RF- Residncia de Funcionrios
04AS- Atividades Sociais
05BA Bancos Filiados e Adquiridos
06DC Documentos do BNU
07EC Empresas e Companhias
08PE Pessoal
09AM Ambientes Urbanos e Rurais
10CM Comunicaes

28

Entrevista realizada via email [consultado em 25-09-2012] Rui Miguel Costa GPH - Gabinete do
Patrimnio Histrico Tel: 218 160 645 Ext: 216475 Email: rui.lopes.costa@cgd.pt.

13

No Arquivo Fotogrfico da CP no se faz uma distino hierrquica: entre o tipo


de transporte; acontecimentos; recursos humanos e diferentes servios, colocando tudo
na mesma hierarquia:
Ex:
FI / FF / A / 01 /01. Acontecimentos
FI / FF / A / 01 /01. Pessoal
FI / FF / A / 01 /01. Servios
FI / FF / A / 01 /01. Patrimnio museolgico
FI / FF / A / 01 /01. Locomotivas a vapor de via larga
FI / FF / A / 01 /01. Locomotivas a vapor de via estreita
FI / FF / A / 01 /01. Locomotivas diesel via larga
FI / FF / A / 01 /01. Locomotivas diesel via estreita
O documento do Arquivo Fotogrfico da CP no tem as caractersticas bsicas
de flexibilidade e expansibilidade, que permite a sua adaptao as circunstncias no
previsveis, no d muita possibilidade de expanso, tais como o aparecimento de novas
atividades (sries) pelo facto de existir um cdigo sequencial FI / FF / A / 01 /01 a FI /
FF / A / 01 /42 .
S permite a incorporao de novos documentos nas subsries, como foi o caso
da Srie Acontecimentos onde foram inseridos vrios documentos nas subsries.
Da anlise realizada foram identificadas as funes-fim e funes-meio
reconhecidas pela CP.
Funes-fim, que se traduz por um conjunto de actividades especficas
desenvolvidas pela CP no quadro especfico do projecto dos diferentes tipos de
transporte e vias ferrovirias como:

Locomotivas a vapor de via larga; Locomotivas a vapor de via estreita;


Locomotivas diesel via larga; Locomotivas diesel via estreita; Locotratores;
Locomotiva elctricas via larga; Automotoras diesel de via larga; Automotoras
diesel de via estreita; Automotoras elctrica de via larga; Automotoras a
gasolina/dreseines e quadriciclos; Ambulncias postais; Carruagens; Vages;
Furges; Gruas e guindastes; Composies ferrovirias; Pontes; Tneis;
14

Viadutos; Estaes e apeadeiros; Azulejos; Depsito e oficinas; Sinalizao e


Segurana; Portos; Reprodues de desenhos; Ambientes Urbanos.
Funes-meio que compreende um conjunto de actividades desenvolvidas pelo
arquivo da CP no quadro de gesto interna traduz-se por:

Pessoal; Servios; Acontecimentos; Patrimnio Museolgico; Actividades


Sociais.
Deveria haver mais ramificaes dentro da hierarquia, ao exemplo do quadro de

classificao do Arquivo Fotogrfico do Banco Nacional Ultramarino da Caixa Geral de


Depsitos. 29
I.5.3. - Ordenao

A fase de ordenao baseia-se na utilizao de uma disposio metdica


(alfabtica, cronolgica, hierrquica, numrica, etc.) para efeitos de instalao,
arquivagem de registo ou de descrio arquivstica.

30

No caso do Arquivo Fotogrfico

da CP foi respeitada a ordenao original das fotografias.


Um pormenor importante deste relatrio foi a convenincia de procurar relaes
entre documentao textual j identificada e as fotografias. Foi identificada a relao
entre a documentao fotogrfica com os Boletins da CP. Procurou-se tambm analisar,
com alguma mincia, o contedo visual, dando uma especial ateno ao verso da prova,
visto que na srie Acontecimentos existiam, inscritas pelo fotgrafo, as referncias aos
negativos, assim como ttulos e datas no exterior dos envelopes onde guardou as provas.
Constatou-se que as provas da Srie Acontecimentos se encontravam numa
caixa, e no seu interior grande parte, estava arrumada em diversos envelopes. As provas
j se encontravam devidamente higienizadas e em bom estado de conservao.
O ANEXO 6 mostra um exemplo do contedo duma caixa do arquivo da CP
com envelopes e provas antes de ser ordenado.
Numa segunda fase, foi necessrio retirar todas as fotografias dos envelopes para
uma melhor compreenso do contedo intelectual representado, verificar a sua
29

Arquivo Fotogrfico do BNU - Quadro de Classificao. [Em linha][consultado em 30-06-2012]


disponvel em www:<.cgd.pt/Institucional/.../Arquivo-Fotografico-BNU_QC.pdf>
30
ALVES, Ivone e tal. Dicionrio de terminologia Arquivstica, Lisboa: Instituto da Biblioteca
Nacional e do Livro, 1993. p. 70

15

dimenso e o processo fotogrfico, tendo sempre o cuidado de respeitar a sua ordem


original.
Todas as provas fotogrficas tinham a dimenso 10x15 cm e eram fotografias a
cor cromognea em papel plastificado.
Da anlise acima descrita verificou-se o seguinte:
1- Existncia de um conjunto de provas fotogrficas sem referncias 31 no Boletim
da CP;

Almoo com jornalistas sobre USGL Unidade Suburbana da Grande Lisboa


Assinatura de protocolo entre a CP e a Liga para a Proteco da Natureza
Campanha de material escolar para Timor
Conferncia de imprensa com o Conselho de Gerncia
Filmagens da RTP na linha de Cascais
Filmagens para a RTP2 na Gare do Oriente
Frum Estudante

2 - Provas fotogrficas que no tinham envelope;

Comboio da literatura
Presidncia Aberta
Quando eu for grande

3- Provas fotogrficas que no tinham n de negativo no verso.

De operador a chefe de Brigada


Rampa de acesso a pessoas com mobilidade reduzida

31

NP.4041: Terminologia arquivstica: conceitos bsicos, Referncia: conjunto de elementos


seleccionados para identificar dados, informaes, documentos, unidades arquivsticas Lisboa, 2005
p.17

16

Aps esta anlise e constatao foi necessrio organizar o conjunto de provas,


onde se procurou associar a cada envelope a cota das 12 subsries existentes e introduzir
o cdigo de referncia no exterior do envelope original.

I.5.4. - Cota

Outro aspeto importante foi a atribuio de uma cota topogrfica para a


localizao fsica das provas fotogrficas. Na categoria de dados administrativos, h um
conjunto de informaes que dizem respeito situao fsica da fotografia. O cdigo
numrico ou alfanumrico que identifica a localizao das unidades de instalao,
tambm designada referncia de localizao. 32
No caso das fotografias a cota serve para identificar os negativos das provas pelo
facto cada um dos matrias necessitar de acondicionamentos especficos e encontraremse em locais diferentes.
Exemplo de uma cota topogrfica da prova da Presidncia Aberta:
Cdigo de referncia FI/FF/A/01/23- 02/ DS 045
FI-Fundo iconogrfico;
FF-Fundo Fotogrfico;
A- Arquivo CP;
01-Fotografias;
23 - Srie Acontecimentos;
02- Subsrie Visitas Oficiais;
045 - Localizao da prova na aplicao informtica ArqGest com o cdigo DS 045.

O negativo correspondente tem o cdigo 31A/16.


Nos ANEXOS 7, 8 e 9 apresentam-se a descrio no exterior do envelope, a
prova e o verso da prova da Presidncia Aberta.

32

ODA: Descrio arquivstica Orientaes para a Descrio Arquivstica, Direco Geral de


Arquivos, Programa de normalizao de descrio em arquivo, grupo de trabalho de normalizao da
descrio em arquivo, 2 verso, Lisboa, 2007 p. 299

17

No ANEXO 10 apresenta-se a descrio da prova da Presidncia Aberta na


aplicao informtica Arq/Gest

I.5.5. - Descrio

A descrio arquivstica entende-se como a elaborao de uma representao


exata de uma unidade de descrio e das partes que a compem, atravs da recolha,
anlise, organizao e registo de informao que sirva para identificar, gerir, localizar e
explicar a documentao do arquivo, assim como o contexto e o sistema de arquivo que
a produziu. 33 Perante esta definio pode-se constatar que a descrio no uma tarefa
esttica, mas passa por vrias fases da gesto documental.
A publicao Rules for Archives Description,34 produzido pelo Comit
Canadiano para a Descrio Arquivstica em 2008, define os princpios tericos nos
quais a descrio arquivstica se fundamenta.

I.5.5.1. - Os princpios mais importantes

Os princpios mais importantes so os seguintes:

O respeito pelo fundo constitui a base da organizao e descrio em


arquivo;

A descrio arquivstica deve ser aplicada a todo o tipo de documento


independentemente da sua forma e suporte;

A descrio deve aplicar-se igualmente a documentao criada por entidades


colectivas, famlias e indivduos;

A descrio deve reflectir a classificao da documentao;

Nveis de classificao e descrio devem estar subordinados a um sistema


hierrquico;

33

ISAD(G): Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica: adoptado pelo Comit de Norma de
Descrio, Estocolmo: Sucia, 19-22 de Setembro de 1999, Conselho Internacional de Arquivos; Trad.
Grupo de Trabalho para a Normalizao da Descrio Arquivstica, 2 ed. Lisboa: Instituto dos Arquivos
Nacionais. Torre do Tombo, 2002 p. 13
34
PLANNIG COMMITTEE ON DESCRITIVE STANDARDS Rules for Archival Description, edio
revista. Ottawa: Bureau of Canadian Archivists, 2008.

18

A descrio vai do geral para o particular;

A informao fornecida em cada nvel de descrio deve ser apropriada a esse


nvel;

A ligao entre as descries deve ser claramente indicada.


Perante isto, seguem as definies dos pontos anteriores referentes aos princpios

tericos nos quais a descrio arquivstica se fundamenta:35

O respeito pelo fundo constitui a base da organizao e descrio em


arquivo.
Segundo este princpio a documentao produzida por um indivduo ou por uma
instituio deve ser mantida na sua ordem original, no deve ser misturada com
documentao proveniente de outra instituio ou indivduo.
Assim este princpio composto por duas partes: princpio de provenincia e
o princpio do respeito pela ordem original.
O primeiro determina que deve ser respeitada a autonomia de cada arquivo, no
misturando os seus documentos com os dos outros,36 e o segundo estabelece
que os documentos de um mesmo arquivo devem conservar a organizao
estabelecida pela entidade produtora, a fim de preservar as relaes entre eles e,
consequentemente, a sua autenticidade, integridade e valor probatrio.37

A descrio arquivstica deve ser aplicada a todo o tipo de documentos


independentemente da sua forma e suporte .
Significa que nenhum documento de arquivo deve ficar excludo da descrio
por possuir caractersticas diferentes. Ou seja, para diferentes meios devem ser
criadas regras especficas de descrio que certifiquem as caractersticas nicas
dos materiais.

A descrio deve aplicar-se igualmente a documentao criada por entidades


colectivas, famlias e indivduo.

35

Ibidem. pp. XXIII-XXV


NP 4041: Informao e Documentao - Terminologia arquivstica: conceitos bsicos, Lisboa:
Instituto Portugus da Qualidade, 2005. p.16
37
Ibidem p. 16
36

19

Significa que os princpios de classificao e descrio devem ser aplicados


igualmente a documentao criada por indivduos, famlias e organizaes.

A descrio deve refletir a classificao da documentao.


Significa que os nveis de descrio so estabelecidos pelos nveis de
classificao. o processo intelectual e / ou fsico de identificao / acumulao
de documentos de acordo com os princpios arquivsticos. Envolve a criao de
representaes precisas da documentao de arquivo.

Nveis de classificao e descrio devem estar subordinados a um sistema


hierrquico.
Significa que a classificao dos documentos de arquivo constitui um sistema de
nveis hierrquicos que reflectem a ordem original dos documentos. Esta norma
reconhece os seguintes nveis de organizao: fundo; srie; coleo; e
documento. Cada nvel de classificao tem a sua correspondncia com o nvel
de descrio

A descrio vai do geral para o particular.


Significa que a representao dos diversos nveis dos registos descritos devem
vir do geral para o especfico. A descrio do nvel mais alto deve ser indicado
antes do nvel mais baixo. Donde se pode deduzir que os nveis de descrio
inferiores no devem ser apresentados sem serem apresentados os nveis de
maior agregao.

A informao fornecida em cada nvel de descrio deve ser apropriada a esse


nvel .
Significa que, a informao fornecida num determinado nvel de descrio deve
ser adaptado ou adequado a esse nvel. Por exemplo, no apropriado fornecer
informao detalhada do contedo de um fundo ou de uma srie. Da mesma
forma desaconselhvel repetir informao dada em nveis mais elevados de
descrio.

As relaes entre as descries devem ser claramente indicadas.


Significa que numa descrio multinvel, o todo e as partes que o compem
devem ser representadas de modo a indicar a natureza das relaes existentes

20

entre eles. Cada nvel de descrio deve estar reconhecido e ligado ao elemento
imediatamente superior, tornando clara a sua posio na hierarquia.
A primeira fase da descrio da srie Acontecimentos do Arquivo Fotogrfico da
CP, consistiu em escrever no exterior dos envelopes os elementos que so apresentados
no ANEXO 11.
As regras de catalogao auxiliam na recuperao dos documentos pelos
utilizadores, assim como no intercmbio de registos arquivsticos. As provas foram
descritas no exterior de cada envelope, registando as personalidades e os
acontecimentos representados como se refere no ANEXO 12, tendo como exemplo a
prova com o ttulo Unidade de Transporte de Mercadorias e Logstica (UTML) na
semana em Pontevedra.
No ANEXO 13 apresenta-se a descrio da prova da Unidade de Transporte
de Mercadorias e Logstica (UTML) na semana em Pontevedra na aplicao
informtica Arq/Gest.

Figura 1 - Descrio no exterior do envelope, prova e nmero de negativo da prova da Unidade de


Transporte de Mercadorias e Logstica (UTML) na semana em Pontevedra

Exterior do envelope

Prova

Verso da prova

Na sequncia da primeira fase da descrio manual das unidades descritas no


exterior dos envelopes, seguiu-se uma outra etapa que foi a introduo dos dados na
aplicao informtica InfoGest/ArqGest, utilizada para a gesto da descrio
documental, segundo a norma ISAD(G).
A aplicao InfoGes/ArqGest permite efetuar o registo dos documentos e
mantm a sua informao permanentemente disponvel, quer para uso interno, quer para

21

uso externo. Foi criada em conformidade com as normas internacionais de descrio


arquivstica ISAD(G), tendo sido acrescentados elementos especficos para a fotografia.
Durante a fase da introduo das unidades descritas na base de dados, foi
tambm colocada a localizao dos negativos que tenham correspondncia com as
provas.
Para desenvolver a tarefa da descrio, deu-se ateno s seguintes informaes:
a provenincia38; a origem; o contexto de produo; a poca; o autor; os objetivos de
produo; o espao; o tempo; mbito e contedo; o objeto fsico; o processo fotogrfico;
o formato; o estado de conservao; a utilizao em diferentes contextos como por
exemplo, as publicaes internas da empresa, publicaes externas e exposies.
Em todas as fases do trabalho procurou-se sempre, respeitar o princpio de
provenincia salientado por Rousseau e Couture (1998), como sendo a base da
disciplina arquivstica, e que um dos aspetos mais salientes a ser considerado no
tratamento das fotografias do Arquivo Fotogrfico da CP.
No ANEXO 14 passa-se ento a indicar todos os conjuntos descritos (incluindo
a quantidade de provas fotogrficas), os ttulos, os cdigos atribudos, e a localizao
das provas na aplicao informtica InfoGest/ArqGest.

Captulo II - Normas e orientaes tcnicas de gesto e descrio

II.1. - ISAD(G): Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica

A CP optou pela Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica ISAD(G)


para a descrio dos seus fundos.
A ISAD(G) resulta do compromisso assumido pelo Comit de Normas de
Descrio do Conselho Internacional de Arquivos (CIA) em criar um instrumento capaz
de normalizar e padronizar a descrio da documentao em arquivo, numa estrutura
multinvel, com o objectivo de tornar mais fcil a troca de informao.
38

ODA: Orientaes para a Descrio Arquivstica, Provenincia - relao entre os documentos de


arquivo e as pessoas colectivas ou singulares que os produziram, acumularam e/ou conservaram e os
utilizaram no decurso das suas actividades 2007 p. 304

22

de salientar que a partir desta norma, surgem em diversos pases as orientaes


criadas pelos rgos directores de arquivos, respeitantes a descrio arquivstica.
Em Portugal, foi criada e desenvolvida pelo Grupo de Trabalho de Normalizao
da Descrio em Arquivo da Direco-Geral de Arquivos (DGARD), s Orientaes
para a Descrio Arquivstica (ODA), ligada a Norma Geral de Descrio Arquivstica.
A ISAD(G) contm regras gerais para a descrio arquivstica que podem ser aplicadas
independentemente da forma ou suporte dos documentos. As regras nela contidas, no
fornecem orientaes especficas para a descrio de documentos especiais, tais como
selos, registos sonoros ou desenhos tcnicos.

39

Necessita, contudo, ser articulada com

orientaes especficas, desenvolvidas por outras entidades nacionais e internacionais,


como por exemplo a SEPIA e a Norma de Descripcin Arquivstica de Catalua
(NODAC) que se adapta a espcies fotogrficas.
A estrutura da norma ISAD(G) - 2 verso encontra-se organizada em sete zonas
40

, sendo cada uma

dividida em elementos de informao, que na sua totalidade

perfazem vinte e seis elementos. Cada elemento de informao indica a respetiva


matria.

II.1.1. - Os quatro principais objetivos

41

A norma ISAD(G) baseia-se nos seguintes objetivos:

Garantir a produo de descries slidas, adequadas e auto-explicativas;

Auxiliar na recuperao e intercmbio de informao sobre documentao de


arquivo;

Facultar a partilha de dados de autoridade;

Tornar possvel a integrao de descries provenientes de diferentes entidades,


num sistema unificado de informao.

39

ISAD(G): Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica: adoptado pelo Comit de Norma de
Descrio, Estocolmo: Sucia, 19-22 de Setembro de 1999, Conselho Internacional de Arquivos; Trad.
Grupo de Trabalho para a Normalizao da Descrio Arquivstica, 2 ed. Lisboa: Instituto dos Arquivos
Nacionais. Torre do Tombo, 2002 p.9
40
Ibidem. p.11
41
ODA: Descrio arquivstica Orientaes para a Descrio Arquivstica, Direco Geral de
Arquivos, Programa de normalizao de descrio em arquivo, grupo de trabalho de normalizao da
descrio em arquivo. 2 verso, Lisboa, 2007 p. 20

23

II.1.2. - Tem como princpios basilares

42

Para promover o cumprimento dos objectivos so mencionados os seguintes


princpios:

Respeito pela provenincia e pela ordem original;

A descrio arquivstica o espelho da organizao da documentao;

A estrutura da documentao de arquivo organiza-se em nveis de classes tendo


uma relao entre si;

Os nveis de descrio so determinados pelos nveis de organizao. Ex: Fundo,


subfundo, srie, subsrie;

A toda a documentao de arquivo aplica-se a descrio arquivstica,


independentemente do seu suporte e da sua forma;

aplicada a descrio arquivstica independentemente da documentao ser


produzida por uma pessoa coletiva, pessoa singular ou por uma famlia, em
todas as fases de vida da documentao do arquivo.

II.1.3. - Tem como regras

43

Adoptar e aplicar a norma ISAD(G) envolve pr em execuo a parte mais


importante da norma, a descrio multinvel que assenta em quatro regras essenciais:

Descrever do geral para o particular de modo a representar a composio e a


organizao hierrquica do fundo e das partes que o compem, no qual o sistema
multinvel possibilita descrever as unidades documentais sem o risco de perda da
sua relao orgnica com o fundo do qual faz parte;

Representar com rigor o contedo e o contexto da unidade de descrio,


selecionando somente a informao adequada para o nvel de descrio;

42

Ibidem p. 20
ISAD(G): Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica: adoptado pelo Comit de Norma de
Descrio, Estocolmo: Sucia, 19-22 de Setembro de 1999, Conselho Internacional de Arquivos; Trad.
Grupo de Trabalho para a Normalizao da Descrio Arquivstica, 2 ed. Lisboa: Instituto dos Arquivos
Nacionais. Torre do Tombo, 2002 pp.16-17
43

24

Tornar explicita a ligao entre descries, de modo a tornar clara a posio da


unidade de descrio na hierarquia;

Evitar a repetio de informao, nomeadamente em descries arquivsticas


hierarquicamente relacionadas.
A deciso adotada no mbito deste estgio incidiu na descrio arquivstica ao

nvel do documento simples ou seja, a prova fotogrfica.


Procedeu-se de seguida comparao das sete zonas de informao arquivstica
da ISAD(G) e dos respetivos elementos de descrio que as comportam com a descrio,
efectuada no arquivo fotogrfico da CP com a aplicao Arq/Gest, tendo como exemplo
o documento 1 ministro visita o Ramal de Sines. Ver ANEXO 15.
Como se pode verificar, a estrutura no comporta os 26 elementos de
informao, visto que a ISAD(G) foi adaptada s necessidades da instituio.
Em cada elemento de informao houve a necessidade de delimitar o tipo de
informao a constar, de modo a evitar a redundncia da informao.
Convm sempre referir que a Zona de Identificao e o elemento Nome de
produtor so de preenchimento obrigatrio,

44

assim como caractersticas fsicas e

requisitos tcnicos.
No ANEXO 16 apresenta-se janela Arq/Gest onde descrito o documento 1
ministro visita o Ramal de Sines.
No ANEXO 17 apresentam-se a descrio no exterior do envelope, prova e
nmero de negativo da prova da 1 ministro visita o Ramal de Sines.

II.1.4. - Problemas de aplicao da ISAD(G) aos arquivos

Perante certos esforos de coordenar e disciplinar as experincias e prticas de


diversos pases ou at mesmo de organismo para organismo, so indicadas certas
insuficincias ISAD(G).

44

RUNA, Luclia, SOUSA, Joana Braga - Normalizar a descrio em arquivo: questionar, reflectir e
aplicar: In Cadernos de Biblioteconomia, Arquivstica e Documentao, nmero 002, Lisboa: Associao
Portuguesa de Bibliotecrios, Arquivistas e Documentalistas, 2003 p. 90

25

Um dos problemas reside na falta de um modelo nico na apresentao da


terminologia. Os termos utilizados devem ser precisos e corresponder de forma unvoca,
a um determinado conceito. Existem conceitos e termos cuja aplicao determinante.
Um dos principais o conceito de fundo. O que chamar a esses conjuntos orgnicos:
fundos, arquivos, ncleos ou sistemas de arquivo?

45

Como resultado desta situao, as

diferentes instituies nacionais e internacionais atribuem diferentes significados a


termos que devem ser precisos e corresponder a uma nica terminologia, o que leva a
no haver uma uniformidade no vocabulrio utilizado.
Uma questo pertinente tem a ver com os diversos nveis de descrio. A
ISAD(G) apresenta como nveis mnimos, globalmente aceites, o fundo, a srie e o
documento, que no nos bastam para descrever realidades arquivsticas complexas. Mas
h outras experincias que incluem o ncleo, o macroprocesso, o processo, a pea, o
itemPe-se esta questo, estaremos a cair no risco ao empregar expresses diferentes
para designar a mesma realidade? 46
Uma outra dificuldade de utilizao da norma, tem a ver com o tipo de
informao que dada aos utilizadores. Ser necessrio lembrar que s uma pequena
parte da norma de preenchimento obrigatrio? E que a descrio arquivstica no
literatura, e o que o utilizador procura informao exacta e concisa?47 O que origina
dvidas na exibio formal dos dados.
A todas estas questes ter que haver uma articulao entre a ISAD(G) e as
diferentes normas nacionais, que apesar de moldadas a diferentes realidades, tm
marcas em comum, que podem facilitar as trocas de informao entre diferentes
instituies a nvel nacional e internacional de modo a superar as lacunas citadas.

II.2. - SEPIA Safeguarding European Photographic Images for Access

As recomendaes no mbito do projeto SEPIA so os resultados de pesquisa


realizada pelo grupo de trabalho SEPIA em modelos descritivos para acervos

45

Ibidem. p. 84
Ibidem. pp. 85-86
47
Ibidem p. 87
46

26

fotogrficos,

48

e podem ajudar a preencher as insuficincias da norma ISAD(G),

nomeadamente na descrio de documentos fotogrficos .


As recomendaes - SEPIA no tm o propsito de constituir um conjunto
rigoroso e inflexvel de elementos descritivos. Contm um grande nmero de elementos,
dos quais se destacam processos fotogrficos, formatos e avaliao do estado de
conservao.
As recomendaes - SEPIA permitem que os catalogadores descrevam as
colees apenas ao nvel de agrupamento e / ou nvel de coleo e no sejam forados a
descrever ao nvel de item (documento). Este tem sido um dos requisitos bsicos do
modelo SEPIA desde o seu incio.

49

Esta preocupao motivada pelo facto dos

catalogadores serem defrontados com grandes colees ou sries e disporem de um


tempo limitado para a sua descrio.
Em relao ao pargrafo anterior, entende-se como uma coleo um conjunto de
documentos reunidos artificialmente em funo de qualquer caracterstica comum,
independentemente da sua provenincia. Podem existir colees a diferentes nveis de
descrio, nomeadamente a nvel do fundo e da srie. 50
Tal como na ISAD(G), na SEPIA a estrutura da hierarquia determinada pelo
catalogador, o que permite uma utilizao ilimitada de nveis e subnveis. 51
No modelo SEPIA, cada imagem registada na fotografia fica ligada a todas as
suas diversas manifestaes fsicas como impresso, negativo, slide ou arquivo digital.
52

48

SEPIADES: Recommendations for cataloguing photographic collections. Draft version 3.0, SEPIA
Working Group Descriptive Models for Photographic Collections. Amsterdam: European Commission on
Preservation and Access, 2003. p. 7
49
Ibidem p. 8
50
ODA: Descrio arquivstica Orientaes para a Descrio Arquivstica, Direco Geral de
Arquivos, Programa de normalizao de descrio em arquivo, grupo de trabalho de normalizao da
descrio em arquivo, 2 verso, Lisboa, 2007 p.297
51
SEPIADES: Recommendations for cataloguing photographic collections. Draft version 3.0, SEPIA
Working Group Descreptive Models for Photographic Collections. Amesterdam: European Commission
on Preservation and Access, 2003. p. 8
52
Ibidem p. 9

27

II.2.1. - Proposta ao arquivo fotogrfico da CP de elementos de descrio do


projeto SEPIA

Na comparao entre a ISAD(G) e a SEPIA foram considerados somente os


elementos aplicveis ao arquivo fotogrfico da CP.
Foi elaborada uma proposta com os elementos descritivos do modelo SEPIA que
respondam s necessidades da descrio do Arquivo Fotogrfico da CP.
Basicamente, a proposta contm certos elementos do modelo SEPIA que se
referem ao processo fotogrfico e formato e avaliao do estado de conservao.
No quadro do ANEXO 18 so apresentados os elementos de descrio do
modelo SEPIA.
Perante a tabela do ANEXO 18 e em virtude de no existirem os seguintes
elementos na norma ISAD(G) utilizada pela CP, so aconselhados os elementos do
projeto SEPIA abaixo indicados:

Elemento formato:
Dimenses unidade de medida. Identificao tcnica E.3.2.4.1.5.3.3.
.Indica informaes sobre as medidas padro para as provas e os negativos.
Alguns formatos padronizados:
- Provas: 4.5x6 / 6x9 / 9x12 6.5x9 / / 9x13 / 9 x14 / 10x15 / 12x16, 5 / 13x18
/

18x24

24x30

/30x40

40x50

50x60

outro

tamanho

- Negativos / transparncias: 35 mm / 4,5x6 / 4x7 / 6x7 6x9 9x12 / / 4x5 /


10x15 / 13x18/ 8x10 /18x24 / 24x30 / outro tamanho.
Orientao e forma. Identificao tcnica E.3.2.4.1.5.1.
Fornece a descrio da forma como um trabalho foi concebido para ser visto
ou exibido.
Aconselha um dos seguintes formatos: horizontal; vertical; quadrado; oval;
forma circular; irregular ou outra.
Dimenses Especficas. Identificao tcnica E.3.2.4.1.5.4.
Fornece informao sobre o dimetro da prova.

28

Sugere a escolha dum dos seguintes dimetros da prova: forma circular ou


oval. Se a imagem fsica tem uma forma circular, so registadas as
dimenses do seu dimetro. Se a imagem tem uma forma oval, so
registados os eixos maior e menor.

Elemento processo fotogrfico


Cor monocromtica ou policromtica. Identificao tcnica E.3.2.4.1.1.1.
Recomenda a escolha de um dos seguintes processos: monocromtica ou
policromtica. A cor da imagem fsica monocromtica (imagem a preto e
branco) ou policromtica (imagem a cor).
Polaridade negativa ou positiva. Identificao tcnica E.3.2.4.1.1.2
Indica uma das seguintes polaridades: negativa ou positiva. Os negativos
contm valores tonais opostos da realidade e os positivos tm valores tonais
que so semelhantes com a realidade.
Suporte. Identificao tcnica E.3.2.4.1.1.4.
Indica a base ou suporte principal da imagem fsica.
Recomenda a escolha entre papel, vidro, plstico, metal ou outro.

Elemento avaliao do estado de conservao

Condio do objecto fsico. Identificao tcnica E.3.2.4.1.6.


Indica a condio do objecto fsico: bom estado; com pequenos sinais de
deteriorao; necessrio tratamento de conservao; tratamento de
conservao urgente.
Sugere a escolha duma das quatro categorias:
o bom estado, imagens em bom estado, sem sinais de danos ou em
deteriorao em curso;
o com pequenos sinais de deteriorao, as imagens apresentadas neste
grupo, devem ser observadas ou reavaliadas antes da sua utilizao;

29

o necessrio tratamento de conservao, imagens com sinais evidentes


de deteriorao;
o tratamento de conservao urgente, imagens com sinais bvios de
deteriorao to avanado que deve ser dada a mxima prioridade de
preservao.
So estas as recomendaes que se apresentam ao Arquivo Fotogrfico da CP
para colmatar as lacunas da norma ISAD(G) em relao a fotografia.

Captulo III - Preservao


Na opinio de Lus Pavo pode haver opinies muito divergentes em muitos
aspectos de conservao. H contudo um ponto em que a maioria dos conservadores
esto de acordo: o aspecto mais importante do trabalho a actividade de preservao.53
A preservao consiste num conjunto de medidas de gesto tendentes a
neutralizar potenciais factores de risco dos documentos.54
As fotografias como objectos frgeis, so muito vulnerveis ao do tempo, s
condies ambientais e biolgicas, ao manuseamento pelos utilizadores, pelos prprios
materiais componentes, como por exemplo, os sais de prata ou o tipo de corantes que
eram aplicados. A adopo de procedimentos correctos permite evitar, ou pelo menos
retardar, a deteriorao das espcies fotogrficas, garantindo assim uma maior
permanncia dos originais.
A preservao da documentao tem vrias vertentes. Por um lado, criar as
condies em termos de depsito e em termos ambientais, para que a documentao
mantenha a sua estabilidade fsico-qumica.
Conscientes do valor atribudo s imagens fotogrficas, surge a necessidade da
sua preservao para interpretao do passado e evoluo futura. Duas das formas de

53

PAVO, Lus - Conservao de Coleces de Fotografia. Lisboa: Dinalivro, 1997 p. 195


ALVES, Ivone e tal. Dicionrio de terminologia Arquivstica, Lisboa: Instituto da Biblioteca
Nacional e do Livro, 1993 p. 76
54

30

preservao so a microfilmagem e a digitalizao, que permitem a salvaguarda dos


originais a longo prazo, pois deixam de ser consultados directamente.
Relativamente ao acervo do Arquivo Fotogrfico da CP a digitalizao no
feita de forma sistemtica, mas de acordo com as necessidades de utilizao, em
resposta a pedidos de imagens por parte dos utilizadores.

III.1. - O Planeamento

Na conservao de materiais fotogrficos podem incidir diversos factores em


simultneo: 55

A qualidade intrnseca dos materiais fotogrficos utilizados no procedimento


fotogrfico;

A qualidade do tratamento no processo tcnico de obteno da imagem;

As condies ambientais;

As prticas de manipulao;

Os desastres naturais, furto e o vandalismo.


A exigncia de criar um plano de preservao justifica-se principalmente por

razes de custo econmico e pela possibilidade de evitar urgncias imprevistas


derivadas do estado de conservao dos fundos. Temos que estar conscientes que uma
deteriorao dificilmente pode ser detida, mas podemos retarda-la com um correcto
plano de preservao.
Na convico de Lus Pavo, a preservao tem de ser realizada de uma forma
permanente e global, de nada servem embalagens de boa qualidade se a humidade
relativa permanecer elevada; as fotografias continuaro a deteriorar nos envelopes e
caixas sofisticadas. 56

55

BOADAS, Joan, CASELLAS, Llus-Esteve, SUQUET, M. Angels para la gestin de fondos y colleciones fotogrficas, Girona: CCG Ediciones, 2001. p.277
56
PAVO, Lus - Conservao de Coleces de Fotografia. Lisboa: Dinalivro, 1997 p. 195

Manual

31

Segundo Joan Boadas, necessrio definir estratgias de carcter preventivo,


que saem mais baratas, do que ter que levar a cabo aes reparadoras e correctivas
sempre mais dispendiosas. 57

III.2. - O estudo de fundos

Planear em preservao significa ter um clculo da deteriorao dos materiais,


observando todas as possibilidades, bem como uma anlise do seu valor intelectual e
econmico. 58
Segundo Joan Boadas para conhecer as condies de um fundo: imprescindvel
quantificar os objectos fotogrficos, a identificao dos materiais (suportes e formatos),
e por ultimo o estado de conservao em que se encontram. 59
Reportando ao pargrafo anterior, o acervo do arquivo fotogrfico da CP tem
cerca de 137.660 espcies fotogrficas, em vrios suportes e formatos e que ocupam
cerca de 28 m.l. no depsito60. constitudo por processos fotogrficos datados desde
1890 at 2005, tais como negativos de gelatina em prata e vidro, negativos cromogneos
em pelcula; provas cromogneas e diapositivos cromogneos em pelcula. Os processos
fotogrficos posteriores ao ano de 2005 encontram-se a guarda do Gabinete de
Comunicao da CP. Segundo dados fornecidos pela CP, a fotografia mais antiga
datada de 1890.
De seguida apresenta-se uma tabela com os processos fotogrficos, formatos e
quantidades existentes no arquivo fotogrfico da CP.

57

BOADAS, Joan, CASELLAS, Llus-Esteve, SUQUET, M. Angels - Manual


para la gestin de fondos y colleciones fotogrficas, Girona: CCG Ediciones, 2001. p. 278
58
Ibidem. p. 281
59
Ibidem. p. 281
60
Em relao ao nmero de espcies fotogrficas esses dados foram fornecidos pela orientadora local,
sendo a medio em metros lineares das estantes da sala de depsito executado pelo prprio estagirio.

32

Tabela de processos fotogrficos, formatos e quantidades.

61

Figura 2 - Tabela de processos fotogrficos formatos e quantidades

Processos

Formatos e quantidades

Fotogrficos

35m

6x6

Diapositivo

ca.

ca.

Cromogneos 7000

10x15 15x20 18x24 20x25 30x40 50x60

500

(Caixilho de
plstico)
Negativo em
pelcula
p&b

ca.

ca.

120000 3000

e cor
Provas p&b

ca.

ca.

ca.

ca.

ca.

ca.

e cor

5500

1500

50

50

30

30

Total

de 137.660 espcies fotogrficas

espcies
fotogrficas

As fotografias do Arquivo Fotogrfico da CP, dependendo das tipologias e da


sua provenincia, encontram-se razoveis ou em bom estado de conservao. As
espcies em pior estado de conservao so as provas monocromticas e policromticas
que foram coladas s pginas dos lbuns e que apresentam um amarelecimento
acentuados ao nvel da imagem.
O ANEXO 19 lbuns da CP com um amarelecimento acentuados ao nvel da
imagem.

III.2.1. - Sala de depsito

A Sala de depsito constitui o elemento nmero um de proteo de uma coleo


segundo Lus Pavo.
61

62

O controlo das condies ambientais dos depsitos,

Existe um pequeno conjunto de negativos e diapositivos em vidro que no esta contabilizado.

33

nomeadamente da humidade relativa, da temperatura, da luz, da poluio e das poeiras,


crucial para a preservao das espcies.
Um armazenamento realizado de forma certa pode prolongar o perodo da vida
das

espcies,

um

descuidado

armazenamento,

com

arrumao

negligente,

desorganizao e falta de espao, depressa resulta em danos para as colees. 63


A Sala de depsito deve ocupar somente as funes de armazenamento e no
funes mistas de sala de leitura e de trabalho. Caso a coleo fotogrfica no tenha
grandes dimenses, pode alojar outras espcies, tais como documentos manuscritos e
impressos, mas tem de se ter sempre em conta as caractersticas fsicas e qumicas das
espcies fotogrficas em guarda, de forma a no entrar em incompatibilidade com as
espcies instaladas na sala de depsito.
Com o objectivo de proteger as colees das oscilaes trmicas, aconselhvel
que a localizao da sala de depsito num espao interior, que no se situe num local de
passagem, sem janelas e que tenha as portas calafetadas, a fim de no afetar a
estabilidade das espcies fotogrficas e as suas caractersticas fsicas e qumicas.
Ao instalar uma sala de depsito, deve-se ter em conta a estrutura da sala, se
suficientemente robusta para aguentar o peso das estantes, com o seu contedo (papel e
outras espcies fotogrficas, como os de suporte em vidro) e fazer uma previso do
crescimento do acervo que venha a receber a mdio e a longo prazo.
O uso de mobilirio e cho de madeira na sala de depsito, desaconselhvel
devido a sua ao nefasta sobre as espcies fotogrficas, pela libertao de gases
oxidantes, sendo indicado mobilirio metlico nos depsitos. 64
Na opinio de Lus Pavo, madeiras laminadas ou aglomerados de madeira so
ainda mais nocivos do que a madeira, no s porque se encontram desfeitos, como pelo
facto de as colas usadas no seu fabrico contriburem nefastamente para o ambiente do
arquivo. 65

62

PAVO, Lus - Conservao de Coleces de Fotografia. Lisboa: Dinalivro, 1997 p 196


CABRAL, Maria Luisa e tal. Directrizes da IFLA para a conservao e o manuseamento de
documentos de biblioteca, Publicaes Tcnicas sobre P&C:2, Lisboa: Instituto da Biblioteca Nacional e
do Livro, 2004. p. 80
64
PAVO, Lus - Conservao de Coleces de Fotografia. Lisboa: Dinalivro, 1997 p 198
65
Ibidem. p 217
63

34

As estantes devem estar afastadas cerca de 10 cm do cho 66 com o objectivo de


promover uma melhor circulao de ar e prevenir o contacto com a humidade.
O mobilirio destinado a conter negativos em placa de vidro deve garantir a
resistncia adequada para o peso previsto.67
A sala de depsito deve estar munida de aparelho de ar condicionado e
desumidificadores e torna-se aconselhvel a substituio dos filtros do aparelho de ar
condicionado anualmente, assim como o despejo da gua dos reservatrios dos
desumidificadores diariamente a fim de prevenir a reproduo de microrganismos.
.
III.2.2. - Acondicionamento
O acondicionamento um dos aspectos fundamentais para a preservao. Deve
obedecer a determinados critrios, nomeadamente o agrupamento em funo do
processo fotogrfico e do formato.
importante que todas as espcies fotogrficas estejam separadas fisicamente de
acordo com o processo fotogrfico e formato para que determinada espcie fotogrfica
no prejudique outra, reduzindo a hiptese de dano, assegurando-lhes proteo e apoio
fsico.
Os materiais fotogrficos so normalmente agrupados pelo factor suporte;
suporte em papel; suporte em plstico; suporte em vidro e suporte em metal. E, depois
dessa seleo, deve-se dividir os subconjuntos em emulses a preto e branco ou
coloridas e em negativos ou positivos. 68
Os materiais de proteo directa e as caixas que renam os requisitos bsicos de
conservao contribuem em grande medida para a estabilidade das fotografias, porque
actuam como barreira amortecedora das variaes ambientais de temperatura e
humidade. 69

66

BOADAS,
Joan,
CASELLAS,
Llus-Esteve,
SUQUET,
M.
Angels
Manual
para la gestin de fondos y colleciones fotogrficas, Girona: CCG Ediciones, 2001 p. 298
67
Ibidem p. 298
68
FILIPPI, Patrcia de, LIMA, Solange Ferraz de, CARVALHO, Vnia Carneiro de Como tratar de
coleces de Fotografias, coleco Como fazer, 2 ed., So Paulo, Arquivo do Estado/Imprensa Oficial
do Estado, 2002 p. 45
69
BOADAS,
Joan,
CASELLAS,
Llus-Esteve,
SUQUET,
M.
Angels
Manual
para la gestin de fondos y colleciones fotogrficas, Girona: CCG Ediciones, 2001 p. 301

35

Na opinio de Maria Lusa Cabral, todos os materiais de acondicionamento


devem passar no teste de actividade fotogrfica (PAT Photographic Activity Test), tal
como descrito na norma ANSI IT.2 1988. Este teste rigoroso avalia o efeito dos
materiais de acondicionamento sobre os suportes fotogrficos. 70
Pelculas, sejam negativos ou diapositivos devem ser arrumados em envelopes
individuais, de acordo com o formato normalizado, e por sua vez em caixas ou gavetas,
e depois em prateleiras ou armrios metlicos.
A embalagem individual o primeiro e o mais influente elemento de proteo,
pois fica em contacto com a espcie que guarda. Ela permite proteger do p e do
manuseamento, evita que as espcies se risquem entre si, impede a contaminao cida
e um auxiliar na organizao, numerao e arrumao da coleo, pois permite
uniformizar formatos. O seu desenho deve ser adequado ao tipo de espcie e ao uso que
venha a ter. 71
Muitos arquivos, por questes econmicas no utilizam protees adequadas
para a salvaguarda das suas colees fotogrficas, utilizando resguardos inadequados,
com consequncias nefastas a nvel de preservao a mdio e a longo prazo.
Os materiais destinados ao acondicionamento de fotografias dividem-se
essencialmente em dois grupos: papel, carto e plstico.
O papel e o carto devem respeitar as seguintes condies:72

Elevado teor em celulose (acima de 87%);

pH neutro (cerca de 6,5 -7,5);

Baixo e no detectvel teor em enxofre;

Isento de lenhina, de reserva alcalina, de partculas de metal, de cidos, de


perxidos, de formaldedos e de colas ou gomas.
Os acondicionamentos de plstico devem obedecer aos seguintes critrios:73

70

CABRAL, Maria Luisa e tal. Directrizes da IFLA para a conservao e o manuseamento de


documentos de biblioteca, Publicaes Tcnicas sobre P&C:2, Lisboa: Instituto da Biblioteca Nacional e
do Livro, 2004. p. 100
71
PAVO, Lus - Conservao de Coleces de Fotografia. Lisboa: Dinalivro, 1997 p 231
72
CABRAL, Maria Luisa e tal. Directrizes da IFLA para a conservao e o manuseamento de
documentos de biblioteca, Publicaes Tcnicas sobre P&C:2, Lisboa: Instituto da Biblioteca Nacional e
do Livro, 2004. p. 101
73
. Ibidem p. 101

36

Ser isentos de plastificantes;

Apresentar uma superfcie sem brilho;

Se o ambiente for estvel, recomenda-se o uso de polister para a maioria dos


acondicionamentos. excepo destinadas a espcies fotografias com
superfcies delicadas ou j deteriorados, a materiais base de vidro, a ferrotipos
e a filmes antigos.
Baseado na obra de Lus Pavo Conservao de Coleces de Fotografia74,

apresenta-se em baixo uma tabela com as vantagens e desvantagens das embalagens do


papel em relao as embalagens de plstico em arquivos fotogrficos:

Figura 3 - Tabela com as vantagens e desvantagens das embalagens de papel em relao as


embalagens de plstico

Desvantagens do plstico

Vantagens do papel

No absorve as poeiras, riscando Absorve as poeiras que se encontram


sempre que as espcies so retiradas sobre os negativos ou provas, operando
do invlucro.

como filtro.

No permite trocas com o exterior; poroso, possibilita trocas de humidade


conserva a humidade provocando com
condensaes.

exterior;

funciona

como

moderador das oscilaes ambientais


bruscas

Retm os gases emitidos das pelculas Possibilita que sejam libertados os gases
de acetato e nitrato de celulose

emitidos das pelculas de acetato e nitrato


de celulose

No resguarda da luz

Protege da luz

mais caro

mais barato

S recebe escrita a tinta, que nociva Pode-se escrever a lpis; no nefasto


para as espcies.

para as espcies.

Pode ser riscado

No se risca

74

PAVO, Lus - Conservao de Coleces de Fotografia. Lisboa: Dinalivro, 1997 Lisboa, 1997, pp.
223-224

37

Baseado na obra de Lus Pavo Conservao de Coleces de Fotografia,75


apresenta-se em baixo uma tabela com as vantagens das embalagens do plstico e
desvantagens das embalagens de papel em arquivos fotogrficos:

Figura 4 - Tabela com vantagens das embalagens de plstico em relao as embalagens de papel

Desvantagens do papel

Vantagens do plstico

A prova tem que ser retirada da transparente; pode ser usado em


embalagem

para

ser

aumenta o manuseamento.

observada; embalagens de prova consulta do


pblico.

Pode ser rasgado; no aguenta muito Tem maior resistncia fsica.


uso.
As colas empregues no papel so selado a quente; no necessita de colas.
higroscpicas

Higroscpicas = capacidade de atrair gua 76


Em resumo, podemos dizer que o papel de boa qualidade um material mais
seguro, excelente para arquivo com utilizao moderada, nomeadamente um arquivo de
negativos e espcies no frio. O plstico torna-se mais adequado para provas e
diapositivos que necessitem de ser observados regularmente. 77
Baseado na obra de Lus Pavo Conservao de Coleces de Fotografia

78

tabela em baixo so indicados os processos fotogrficos e o tipo de embalagens


recomendadas:

Figura 5 - Tabela com processos fotogrficos e o tipo de embalagens recomendadas

Processos fotogrficos

Tipo de embalagens

Pelcula rgida e negativo em vidro Envelope de quatro abas


Negativos em chapa

Envelope de quatro abas

Diapositivos e provas

Embalagens em polister, polipropileno e

75

Ibidem. p.224
CABRAL, Maria Luisa e tal. Directrizes da IFLA para a conservao e o manuseamento de
documentos de biblioteca, Publicaes Tcnicas sobre P&C:2, Lisboa: Instituto da Biblioteca Nacional e
do Livro, 2004, p. 56
77
PAVO, Lus - Conservao de Coleces de Fotografia. Lisboa: Dinalivro, 1997 p 224
78
Ibidem. pp. 231-235
76

38

polietileno

Provas fotogrficas

Bolsas de polister

Provas muito frgeis

Carto passe-partout e suspenso com rebaixo

Outra opo so os lbuns, que permitem reunir as fotografias com o mesmo


formato ou aproximado, auxiliam na organizao, arrumao e protegem do p. Devem
ser guardados em caixas de conservao isentas de cido e de formato apropriado s
suas dimenses.

III.2.2.1. - Sala de depsito de arquivo fotogrfico da CP

Figura 6 - Planta das salas do Arquivo Fotogrfico da CP

Figura 6 - Planta das instalaes da CP, Calada do Duque n 20, em Lisboa. 1 andar
da Secretaria-Geral, onde se encontram as salas do Arquivo Fotogrfico: 1) sala de
consulta; 2) gabinetes higienizao e digitalizao; 3) depsito fotogrfico; 4) gabinete
do responsvel do Arquivo
Foi feita uma avaliao sala de depsito com vista a identificar as necessidades
de preservao em que medida os conjuntos documentais se encontram em risco, e quais
os fatores que esto a contribuir, para a degradao da documentao de forma a aferir
prioridades de actuao.
No se apresentam registos dos vrios fatores ambientais por no terem sido
disponibilizados instrumentos de medio da temperatura, humidade relativa e da
qualidade do ar no perodo que decorreu o estgio.

39

No que diz respeito segurana em relao ao furto e aos atos de vandalismo,


apesar de existir vigilncia no exterior do edifcio, no se verificou a existncia de
qualquer cmara de vdeo vigilncia nem de sistema de alarme dentro da sala de
depsito.
Quanto preveno de incndios, verificou-se a existncia de extintor e detector
de fumo dentro do depsito. Segundo os dados fornecidos pela CP o extintor em p,
tipo ABC

79

, que utiliza Monofosfato de Amnia siliconizado como agente extintor. O

agente p ABC isola quimicamente os materiais combustveis de classe A , derretendo e


aderindo superfcie o material em combusto. Atua abafando e interrompendo a
reao em cadeia de incndios da classe B. No condutor de eletricidade.
No que diz respeito ao tipo de estanteria utilizada, a documentao encontra-se
maioritariamente arrumada em armrios metlicos ANEXO 20.

III.2.2.2. - Recomendaes de Preservao da sala de deposito e acondicionamento


do arquivo fotogrfico da CP

Estabelecer um plano de limpeza peridica.


Assegurar a limpeza da zona de depsito, quer do cho, quer das unidades de

armazenamento. A limpeza deve ser feita com pano hmido, sem utilizar detergentes,
como amonaco e cloro. Evitar varrer, para no dispersar a poeira no ambiente. Todas as
prateleiras devem ser limpas com pano hmido (com mistura de gua e de lcool) para
no levantar p. No esquecer de limpar as superfcies por cima, atrs e por baixo dos
armrios.

79

Extintores em p ABC: Protege [Em linha] [consultado em 20-08-2012] disponvel em

www: <protege.ind.br/subProdutos.php?titulo...titulo>

40

Deve-se fazer periodicamente uma inspeco ao depsito para verificar se


existem acumulao de sujidades e possveis focos de infestao do espao, armrios e
documentos80.

Vedar a sala de depsito.


Deve-se proceder calafetagem das portas de entrada do depsito para vedar a

intromisso de animais e evitar a entrada de poeiras81, devido ao facto do depsito do


arquivo fotogrfico da CP se localizar num espao de passagem ANEXO 21.

Medio das condies ambientais. 82


Deve-se proceder periodicamente a uma medio de nveis de poluentes no

interior do depsito.
Devem ser filtrados os gases poluentes do ar do exterior (ozono, dixido de
azoto, perxidos de hidrognio).

Substituio do pavimento.
Deve ser substitudo o cho de madeira por material inerte, devido a sua ao

nefasta sobre as espcies fotogrficas pela libertao de gases oxidantes. 83 ANEXO 22

Acondicionamento.
Para o conjunto de provas cromogneas, deve-se proceder ao acondicionamento

individual. Recomenda-se a utilizao de bolsas plsticas, nomeadamente bolsas em


polister ou polipropileno, que alm de serem livre de cidos, no contm plastificantes.
84

A acrescentar ainda que o polister no amarelece, no quebra, no interfere


com as espcies que protege, alm de ser bastante resistente e suportar o manuseamento
frequente.

Sala de depsito.
Segundo Bertrand Lavdrine recomenda-se para colees de pequenas

dimenses uma arca frigorfica, ou seja, frigorifico domstico adaptado a depsito. A


temperatura aconselhvel de 2C com a humidade relativa entre 20% a 30% .
80

PAVO, Lus - Conservao de Coleces de Fotografia. Lisboa: Dinalivro, 1997, p.199


Ibidem. p.196
82
Ibidem. p. 215
83
Ibidem. p. 197
84
Ibidem. p 227
81

41

Ter em conta que as caixas de acondicionamento no podem ser colocadas


directamente. Cada caixa tem de ser colocada num saco de polietileno para evitar a
exposio a humidade relativa excessiva, pois nestes frigorficos por vezes difcil de
controlar a HR.85
Com as seguintes sugestes, pretende-se sensibilizar os responsveis da
instituio que acolheu o estgio, quanto ao tipo de procedimento mais adequado para o
armazenamento, preservao e conservao da documentao fotogrfica.
III.3. - Condies ambientais de preservao

As condies ambientais devem ser sempre controladas, uma vez que as


condies desfavorveis da luz, temperatura, poluio do ar e da humidade relativa, so
condies determinantes que aceleram os processos biolgicos e qumicos de
degradao dos materiais de um arquivo fotogrfico.
Segundo o conselho de Lus Pavo, um bom investimento em ar condicionado e
um planeamento cuidadoso da instalao e manuteno do arquivo so investimentos
sempre frutuosos e de que nunca nos arrependeremos.86
Para que este controlo seja possvel, semanalmente necessrio verificar os
nveis de temperatura e humidade atravs de termohigrgrafos que sejam colocados em
todas as salas do depsito. Um termohigrgrafo um instrumento mecnico ou
electrnico que regista a temperatura e a humidade relativa. Por vezes chamado
higrotermgrafo. 87
Apesar do funcionamento dos sistemas mecnicos recomendado ser constante ao
longo do ano, mas em virtude do contexto econmico, muitos arquivos optam por
desligar o ar condicionado durante o perodo noturno, feriados e fins-de-semana, o que
ir trazer graves consequncias s espcies fotogrficas a mdio e a longo prazo, devido
as tenses e deformaes que os materiais sofrem motivado pela humidade relativa
flutuante, causando tenses entre as varias camadas, que se encurvam, ondulam e

85

LAVDRINE, Bertrand - A Guide to the Preventive Conservation of Photograph Collections. Los


Angeles: The Getty Conservation Institute, 2003, p. 63
86
PAVO, Lus - Conservao de Coleces de Fotografia. Lisboa: Dinalivro, 1997 p 201
87
CABRAL, Maria Lusa e tal. Directrizes da IFLA para a conservao e o manuseamento de
documentos de biblioteca, Publicaes Tcnicas sobre P&C:2, Lisboa: Instituto da Biblioteca Nacional e
do Livro, 2004 p. 14

42

deformam. Nos suportes no flexveis, como o vidro e carto de montagem das provas,
d-se a descolagem da emulso. 88
No caso preciso do Arquivo Fotogrfico da CP, esta instalado ar condicionado,
mas no se encontra ligado ininterruptamente e apenas controla a temperatura. Assim
fazem falta, outros aparelhos como desumidificadores para controlar a humidade
relativa (HR).
Como j foi afirmado as condies essenciais a ter em conta em qualquer
poltica de preservao so:

A temperatura e a humidade relativa;

A luz;

A poluio atmosfrica;

Os agentes biolgicos.

III.4. - A temperatura e a humidade relativa

Uma boa gesto da humidade relativa e da temperatura so fundamentais para a


preservao dos arquivos fotogrficos.
Para que a preservao dos materiais se mantenha estvel por um longo perodo
de tempo torna-se necessrio que os valores da temperatura e da humidade se situam
dentro das cotas recomendveis durante os 365 dias do ano.
Uma humidade relativa superior a 50% causa danos de todos os materiais
utilizados nas fotografias: provoca a separao da gelatina; a prata oxida; o papel sofre a
hidrlise cida; a albumina amarelece; a pelcula de nitrato de celulose decompe e a
pelcula de acetato de celulose acidifica. A manuteno da temperatura e humidade
relativa altas tambm provocam a formao de colnias de fungos nos documentos,
sejam estes em couro, papel, tecido ou outros materiais orgnicos.

89

Uma humidade relativa inferior a 20% desencadeia tenses nos materiais


adelgaados, como a descolagem da emulso e o encurvamento das provas.
88
89

PAVO, Lus - Conservao de Coleces de Fotografia. Lisboa: Dinalivro, 1997 p 203


Ibidem. pp. 202-203

43

As oscilaes de temperatura e humidade relativa do ar so muito mais nocivas


do que os valores superiores de temperatura e humidade relativa do ar considerados
normais. O efeito destas flutuaes numa prova de gelatina o enrolamento do papel
para fora quando a humidade relativa alta, e no sentido contrrio quando a humidade
relativa baixa. Nos suportes de vidro ou carto d-se a descolagem da emulso, ou
seja, as flutuaes provocam uma grande instabilidade. 90
Numa coleo de fotografias que contenha uma grande diversidade de materiais
como o caso do arquivo da CP, a humidade relativa deve situar-se entre os 30% e 40%
com flutuaes inferiores a 5%. Estes valores, determinados experimentalmente e
recomendados pela ISO (International Standards Organization) so adequados para
todos os materiais fotogrficos em geral.91 Quanto temperatura, recomendvel
mant-la o mais prximo dos 18 e 20 graus centgrados.
Quando h um emprstimo de materiais fotogrficos ou outro tipo de
documentao deve-se evitar uma troca brusca de temperatura que pode provocar
distores qumicas e alterao das dimenses dos materiais. O perodo de adaptao
depende das diferenas climticas do local de origem e do seu destino.
No caso preciso, o Arquivo Fotogrfico da CP tem emprestado diverso tipo de
material a outras instituies, como a Fundao do Museu Nacional Ferrovirio, Refer,
Cmaras Municipais e ao Museu da Presidncia, mas no grave, porque as espcies
fotogrficas no esto acondicionadas no arquivo frio.

III.4.1. - Recomendaes

Utilizao de instrumentos de medio;


recomendvel a utilizao de instrumentos de medio de humidade relativa e

temperatura (termohigrgrafo/ higrotermgrafo), de forma a saber exactamente os


valores ambientais na sala de depsito.

Utilizao de desumidificadores.
Dado a inexistncia de desumidificadores no arquivo da CP, recomenda-se o uso

de desumidificadores em complemento com aparelhos ar condicionado (para equilibrar


90
91

Ibidem. p. 203
Ibidem. p 202

44

a temperatura) a fim de controlar os nveis de humidade relativa dentro dos parmetros


recomendveis para a preservao das espcies fotogrficas.

III.5. - Iluminao

Toda a fonte da luz, seja ela natural ou artificial, emite radiao nociva aos
materiais de acervo, provocando considerveis danos atravs da oxidao,92 e tem
efeitos cumulativos sobre os mesmos. Segundo Lusa Cabral, a maioria dos
comprimentos de onda de luz - visveis, ultravioletas (UV) e infravermelhos - fomentam
a decomposio qumica das substncias orgnicas, atravs da oxidao.93
As deterioraes provocadas por um excesso de iluminao sobre os materiais
fotogrficos so, a fragilidade das fibras de celulose, os suportes quebradios, o
amarelecimento, a descolorao e o escurecimento da imagem. 94
Na opinio de Joan Boadas, temos que ter um especial cuidado com as espcies
que so mais sensveis a luz, como as albuminas, os aristotipos, os daguerotipos e
ambrotipos coloridos, os calotipos, as provas de papel salgado e todos os processos de
fotografias a cor. Neste lote de cuidados especiais tambm esto includas todas as
espcies fotogrficas do sculo XIX.

95

Esta fragilidade o resultado dos materiais

usados como meio ligante ou dos formadores da imagem (corantes).


imprescindvel medir e registar os nveis de luz e de radiao ultravioleta, pois
os valores vo alternando de acordo com a estao. A intensidade da luz pode ser
registada a partir da leitura que oferece um luxmetro, que mede a intensidade da luz
visvel em luxes. Tambm pode ser usada uma cmara munida de fotmetro para medir
nveis de luz indirectamente. A medio da radiao ultravioleta, deve ser registada com
outros aparelhos especficos que registam a quantidade de radiao ultravioleta

92

CASSARES, Nora Cianflone, MOI, Cludia - Como fazer conservao preventiva em arquivos e
bibliotecas, coleo Como fazer, 5 ed., So Paulo, Arquivo do Estado/Imprensa Oficial do Estado, 2000
p. 15
93
CABRAL, Maria Luisa e tal. Directrizes da IFLA para a conservao e o manuseamento de
documentos de biblioteca, Publicaes Tcnicas sobre P&C:2, Lisboa: Instituto da Biblioteca Nacional e
do Livro, 2004 p.56
94
BOADAS,
Joan,
CASELLAS,
Llus-Esteve,
SUQUET,
M.
Angels
Manual
para la gestin de fondos y colleciones fotogrficas, Girona: CCG Ediciones, 2001. p. 288
95
Ibidem. p. 288-289

45

(comprimento de onda inferior a 400 nanmetros) em unidades de microwatt de


radiao ultravioleta por lmen. 96
Os nveis de luz aconselhados so os seguintes: 97

Nveis entre 200 e 300 lux so considerados aceitveis para a sala de leitura;

Em estantes e reas de armazenamento suficiente um nvel de iluminao entre


50 e 200 lux;

As fontes de iluminao emissoras de radiao ultravioleta superior a 75


microwatt por lmen requerem colocao de filtros.
Os nveis de luz para documentos grficos em exposio: 98

Para materiais sensveis luz recomendado no exceder nveis entre 50 e 70


lux durante oito horas por dia e num mximo de 60 a 90 dias;

Esto neste caso papis coloridos, papel de jornal, encadernaes (em tecido),
manuscritos e aguarelas.
Os nveis de luz considerados seguros para expor provas fotogrficas so os

seguintes:99

Provas em albumina, papel salgado, ciantipos, provas coloridas mo e provas


de cor cromogneas, devem ser iluminadas no mximo com 50 lux;

Provas a preto e branco contemporneas podem suportar at 100 lux.


Lux a unidade de intensidade de iluminao (1 lux = 1 lmen por metro

quadrado). Quando se consideram os nveis de iluminao adequados para a leitura e


para o trabalho sem danificarem o material, mais importante quantificar a luz que
incide sobre um objecto do que a potncia (expressa em watt) gerada por uma
lmpada.100

96

CABRAL, Maria Luisa e tal. Directrizes da IFLA para a conservao e o manuseamento de


documentos de biblioteca, Publicaes Tcnicas sobre P&C:2, Lisboa: Instituto da Biblioteca Nacional e
do Livro, 2004. p. 58
97
Ibidem. p. 58
98
Ibidem. p. 59
99
PAVO, Lus - Conservao de Coleces de Fotografia. Lisboa: Dinalivro, 1997 pp. 243-244
100
CABRAL, Maria Luisa e tal. Directrizes da IFLA para a conservao e o manuseamento de
documentos de biblioteca, Publicaes Tcnicas sobre P&C:2, Lisboa: Instituto da Biblioteca Nacional e
do Livro, 2004. p. 13

46

A utilizao de filtros nas lmpadas, um primeiro passo para proteger as


colees fotogrficas das radiaes. Esta proteo dever ser complementada com
cortinas e persianas de material neutro.
A utilizao de sistemas de iluminao indirecta, que oferea uma luz ambiental
tnue, em combinao com a luz focalizada nos pontos de trabalho e de consulta, resulta
num bom sistema de preservao. Nas zonas de depsito e de armazenamento deve
optar-se por uma iluminao de baixa intensidade. 101
Segundo Joan Boadas, as lmpadas de tungstnio emitem menor quantidade de
radiao UV. Mas, estas lmpadas tm um inconveniente, que irradiam grande
quantidade de calor, podendo causar o desprendimento da emulso.102
A exposio das provas deve ser evitada nos casos em que o suporte se encontra
fragilizado. Outros elementos das provas, como os corantes e pores de meio ligante
devem ser verificados antes de serem apresentados ao leitor ou expostos ao pblico.
Como j foi referido neste relatrio, na consulta ou exposio, o original pode
ser sempre substitudo por uma cpia digitalizada ou por microfilme, e deste modo
contribui para salvaguardar e preservar a espcie fotogrfica.

III.5.1. - Iluminao no arquivo fotogrfico da CP


A iluminao no arquivo fotogrfico da CP, apesar de ser luz artificial
(fluorescente), inadequada, pois est directamente focada na documentao, mas na
sala de depsito, todos os documentos de arquivo esto acondicionados em caixas de
carto canelado livre de cidos, evitando assim a penetrao da luz. Apenas os lbuns
mais antigos esto no exterior dos armrios, sem nenhuma proteo.

III.5.1.1. - Recomendaes

Ao nvel das salas de trabalho e sala de leitura prope-se que sejam aplicados
filtros ultravioletas nas luzes florescentes;

101

BOADAS, Joan, CASELLAS, Llus-Esteve, SUQUET, M. Angels - Manual


para la gestin de fondos y colleciones fotogrficas, Girona: CCG Ediciones, 2001. pp. 289-290
102
Ibidem. p. 290

47

Recomenda-se a utilizao de filtros nas janelas da sala de leitura, sala de


trabalho e sala do depsito, pois estas deixam entrar luz, tornando-as numa
potencial fonte de destruio das espcies fotogrficas, assim como do restante
material de arquivo existente;

Sugere-se a utilizao de sistemas de iluminao indirecta, que oferea uma luz


ambiental tnue, em combinao com a luz focalizada nos pontos de trabalho e
de consulta;

Por ltimo recomenda-se que a iluminao da sala de depsito seja regulada por
clulas fotoelctricas com temporizadores que minimizam os efeitos danosos
produzidos pela luz. 103

III.6. - A poluio atmosfrica


A qualidade do ar ambiente tem uma incidncia directa sobre os materiais
fotogrficos. Nveis elevados de poluio, significam o incio e acelerao dos
processos de acidificao dos suportes em papel motivados pela presena de gases
nocivos da atmosfera.104
Baseado na obra de Lus Pavo, podemos afirmar que os gases especialmente
prejudiciais para os acervos fotogrficos so os gases oxidantes como: dixido de
nitrognio, ozono e perxidos, que em condies de humidade relativa alta, causam a
destruio dos corantes das imagens cor e a oxidao da prata nas imagens a preto e
branco.

105

A m qualidade do ar, afeta os processos fotogrficos mais antigos, levando

a oxidao da prata, o amarelecimento da imagem e a fragilidade do suporte.


Os poluentes existentes nos arquivos podem ser de dois tipos: gasosos e slidos.
A sua provenincia tanto pode ter origem no meio interno como exterior ao arquivo. 106

103

BOADAS, Joan, CASELLAS, Llus-Esteve, SUQUET, M. Angels - Manual


para la gestin de fondos y colleciones fotogrficas, Girona: CCG Ediciones, 2001. p. 297
104
Ibidem. p. 290
105
PAVO, Lus - Conservao de Coleces de Fotografia. Lisboa: Dinalivro, 1997 p. 215
106
CASSARES, Nora Cianflone, MOI, Cludia, Como fazer conservao preventiva em arquivos e
bibliotecas, coleo Como fazer, 5 ed., So Paulo, Arquivo do Estado/Imprensa Oficial do Estado, 2000
p. 16

48

Poluentes gasosos: 107

O ozono dentro da sala de arquivo um gs nocivo, uma vez que um agente


oxidante muito activo. Pode ser produzido pelos sistemas de filtragem
electrosttica, utilizados nalguns sistemas de ar condicionado, bem como pelas
mquinas fotocopiadoras electrostticas;

Os perxidos so compostos que tm uma grande percentagem de oxignio,


sendo muito activos quimicamente. Reagem com os materiais que esto mais
prximo destruindo-os. Os cartes de m qualidade e madeiras so materiais
activos que se encontram em decomposio e so fonte de libertao de
perxidos;

Dixido de azoto. muito difcil de ser destrudo. Caso no exista filtragem do


ar do depsito de arquivo, os nveis de dixido de nitrognio em zonas de
poluio podem tornar-se muito elevados tanto no interior como no exterior do
arquivo. O dixido de azoto tambm libertado pelas pelculas de nitrato de
celulose, que deixa escapar um cheiro caracterstico;

Enxofre. Em presena de humidade, o dixido de enxofre pode transformar-se


quimicamente em cido sulfrico. A deteriorao do plstico e do papel rpida
pela absoro do cido.

Poluentes slidos: 108

Os poluentes slidos, como fuligem, as poeiras e o p, sujam os documentos


grficos. Uma boa parte das poeiras so higroscpicas (susceptveis de atrair
gua) e esta tendncia pode encorajar a formao de bolores, bem como
aumentar a corrosividade dos sais, a hidrlise e a libertao de cidos. As
partculas poluentes tambm podem ajudar na formao de bolores.

107

PAVO, Lus - Conservao de Coleces de Fotografia. Lisboa: Dinalivro, 1997 pp. 215-216
CABRAL, Maria Lusa e tal. Directrizes da IFLA para a conservao e o manuseamento de
documentos de biblioteca, Publicaes Tcnicas sobre P&C:2, Lisboa: Instituto da Biblioteca Nacional e
do Livro, 2004 pp. 55-56
108

49

Para evitar a entrada de poeiras, as portas e janelas devem ser calafetadas,


reduzindo a acumulao de p, bem como a utilizao de filtros da absoro de poeiras
nos sistemas de ar condicionado.
Os armrios oferecem vantagem em relao as estantes na luta contra o p e para
uma preservao a mdio e a longo prazo das espcies fotogrficas.
A utilizao de filtros nas salas de depsitos contribui para um ambiente
saudvel das espcies dos arquivos.
O processo de separao de gases poluentes na sala de depsito pode ser
realizado por intermdio desses dois filtros abaixo indicados: 109

Os filtros vaporizadores de gua;


Com o uso destes filtros remove do ar cerca de 50% de enxofre e do dixido de
azoto. Este sistema no eficaz em relao ao ozono.

Os filtros de carvo activado;


O carvo retm a superfcie os gases poluentes. A eficincia do filtro aumenta se
o ar da sala de arquivo for forado a passar vrias vezes atravs do filtro. O
dixido de enxofre parcialmente absorvido por este tipo de filtros. O ozono
destrudo por eles, mas o dixido de nitrognio no afectado por este sistema
de filtros.
As emisses provenientes das fotocopiadoras, impressoras a laser, tabaco,

determinados tipos de pintura, maquetas com tratamento qumico e produtos de limpeza


tm uma influncia negativa sobre os processos fotogrficos.
A madeira, particularmente o carvalho, a btula e a faia, emitem cido actico e
outros cidos, e a borracha vulcanizada liberta sulfuretos volteis, que so
particularmente prejudiciais aos materiais fotogrficos.

III.6.1. - Recomendaes

Uma primeira medida, com o objectivo de evitar a entrada de poeiras na sala do


depsito, sugere-se o isolamento das portas, diminuindo desta maneira a
necessidade de limpeza;

109

PAVO, Lus - Conservao de Coleces de Fotografia. Lisboa: Dinalivro, 1997 p.216

50

Os filtros do aparelho de ar condicionado necessitam de ser limpos regularmente


e substitudos dentro dos prazos estabelecidos;

Por ltimo recomenda-se na sala de depsito um dos seguintes filtros:


vaporizadores de gua ou filtro de carvo activado, para evitar a introduo de
gases txicos.

III.7. - Os agentes biolgicos


Entende-se por agentes biolgicos de deteriorao dos acervos, qualquer tipo de
microrganismo, insecto ou roedor, e os seus efeitos sobre as fotografias so, o
desaparecimento parcial ou total dos elementos que compem as fotografias. 110
Os agentes biolgicos necessitam de conforto ambiental e alimentao para a sua
proliferao sobre os documentos. O conforto ambiental para praticamente todos os
seres vivos est na temperatura e humidade relativa elevadas e pouca circulao de ar.111
Habitualmente a batalha contra os agentes biolgicos o resultado de aes
combinadas de controlo ambiental, limpeza e monitorizao constante, para evitar-se
chegar desinfestao e desratizao.
Segundo o Dicionrio de Terminologia Arquivstica, a desinfestao, traduzse por uma medida de preservao que visa a destruio, por processos qumicos
(geralmente, exposio ao gs) das espcies da vida animal e vegetal que danificam os
documentos. 112 Presentemente as operaes so menos agressivas e mais selectivas em
funo do tipo de praga a prevenir e a controlar.
A estratgia contra os parasitas passa em dar uma ateno particular as limpezas
minuciosas, que envolvam removerem objectos, caixas e materiais fotogrficos das
prateleiras e estantes. Estas limpezas incidiro sobre o p acumulado e outros resduos
que possam ser um factor de atrao dos microrganismos, roedores e insectos com a
utilizao dos aspiradores.

110

BOADAS,
Joan,
CASELLAS,
Llus-Esteve,
SUQUET,
M.
Angels
Manual
para la gestin de fondos y colleciones fotogrficas, Girona: CCG Ediciones, 2001. p. 291-292
111
CASSARES, Nora Cianflone, MOI, Cludia, Como fazer conservao preventiva em arquivos e
bibliotecas, coleo Como fazer, 5 ed., So Paulo, Arquivo do Estado/Imprensa Oficial do Estado, 2000
p. 17
112
ALVES, Ivone e tal. Dicionrio de terminologia Arquivstica, Lisboa: Instituto da Biblioteca
Nacional e do Livro, 1993. p. 32

51

Remover os bolores somente com um aspirador especial munido de um filtro de


aspirao de partculas do ar de alta eficcia (HEPA) capaz de reter 99, 97% de todas as
partculas at 0,3 microns (micromilmetros). Os aspiradores convencionais apresentam
inconvenientes: medida que o saco se enche diminui a eficcia; o saco pode estar
contaminado por partculas finas, redistribuindo-as pela sala.113

As caractersticas e os efeitos dos agentes biolgicos sobre o acervo:114

Peixes de prata, a sua existncia est relacionada com uma humidade relativa
superior a 75% ou 80%. Consomem gelatina e amido;

Baratas, as condies essenciais para a reproduo das baratas esto


relacionadas com os locais onde haja calor e gua. A fim de prevenir o seu
aparecimento, recomenda-se uma humidade relativa baixa, aes de limpeza.
Desaconselha-se o consumo de bebidas e ingesto de alimentos nas zonas de
trabalho e reas de arquivo. Consomem amido, colas e gelatina;

Trmitas, abundam nos pases tropicais, penetram pela traseira dos armrios e
estantes introduzindo-se no interior da madeira para consumir os livros e as
provas fotogrficas. Alimentam-se basicamente de celulose, presente nas
madeiras, nos livros e nas provas fotogrficas;

Piolhos dos livros, desenvolvem-se com temperatura superior a 25 graus


centgrados. Caso haja uma limpeza, arejamento e ambiente seco so fatores
para os expulsar. Alimentam-se de amido e gelatina;

Colepteros (carunchos ou escaravelhos), reproduzem em condies ideais de


humidade e temperatura. Alimentam-se de tecidos, peles, madeira e papel;

Roedores, vivem escondidos em caves e stos, e os seus dejetos so corrosivos


para a documentao do arquivo;

113

CABRAL, Maria Lusa e tal. Directrizes da IFLA para a conservao e o manuseamento de


documentos de biblioteca, Publicaes Tcnicas sobre P&C:2, Lisboa: Instituto da Biblioteca Nacional e
do Livro, 2004 p. 61
114
PAVO, Lus - Conservao de Coleces de Fotografia. Lisboa: Dinalivro, 1997, pp. 218-221

52

Ratos, podem surgir em locais onde exista resto de comida, lixo e gua. Uma das
maneiras de prevenir o seu aparecimento com a calafetagem das portas e redes
nas janelas. Corroem carto, papel e couro;

Insectos, encontram-se geralmente nas estantes, no interior das caixas, entre as


folhas de dossiers e livros. Em relao, aos prejuzos causados, salienta-se as
emulses rodas, rea do papel e carto comidos e excrementos.

III.7.1. - Preveno contra infestaes por insectos e pragas 115

Controlo regular do edifcio relativamente presena de insectos e pragas;

Utilizar armadilhas pegajosas. Estas armadilhas apresentam vantagem de


capturar insectos antes mesmo de estes serem vistos, sendo eficazes para uma
grande variedade de espcies. Podem ser colocadas em pontos difceis de
inspecionar;

Compreender a biologia e os ciclos de vida dos insectos e pragas. Este


conhecimento ajudar a compreender quando e onde os mesmos so susceptveis
de se desenvolver, de que se vo alimentar e onde iro viver;

Eliminar ou tentar efetuar a conteno de todas as fontes de infestao.


Idealmente, no deve ser permitido comer nem beber no interior das instalaes.
Flores e plantas tambm sero proibidas no edifcio;

Manuteno de um ambiente no propcio ao desenvolvimento de pragas e


insectos, isto , diariamente limpo, fresco, seco e bem ventilado;

Evitar a entrada de pragas e insectos no edifcio, assegurando que as portas se


fecham adequadamente, instalando malhas de rede em portas e janelas;

Usar iluminao exterior apropriada, como o gs de sdio, que atrai menos os


insectos.

115

CABRAL, Maria Lusa e tal. Directrizes da IFLA para a conservao e o manuseamento de


documentos de biblioteca, Publicaes Tcnicas sobre P&C:2, Lisboa: Instituto da Biblioteca Nacional e
do Livro, 2004 p. 66-67

53

Em relao aos fungos:


Os fungos so seres vivos rudimentares, que subsistem base de matria
orgnica em decomposio. O bolor o fungo que mais pode prejudicar as bibliotecas e
arquivos.
Quando o fungo se aloja sobre substncias orgnicas, como negativos, papel,
gelatina e diapositivos criam colnias que se desenvolvem velozmente. 116
Numa fase inicial, com um aspirador ou com um pano, os fungos podem ser
tirados do exterior das caixas, das embalagens e das capas dos lbuns. No que diz
respeito aos negativos e provas necessitam de ser tirados com algodo seco.
Se desenvolverem manchas esverdeadas sinal que j esto a comer o material
de suporte ou a imagem, e ento a remoo do bolor difcil. Quando agredida por
bolores, a gelatina pode descolar-se do suporte. Nesta situao, recomenda-se efetuar
uma duplicao mas salvaguardar e estabilizar sempre o original.

III.7.2. - Preveno contra a ecloso de bolores 117

Verificar se as novas remessas e as novas colees que ingressam na instituio


apresentam sinais de bolor;

Manter a temperatura moderada (abaixo de 20 graus centigrados/68 graus


Fahrenheit) e a humidade relativa abaixo de 65%;

Manter a circulao do ar;

Aspirar regularmente;

No autorizar plantas no interior do edifcio;

Inspeccionar regularmente as colees no que diz respeito ao desenvolvimento


de fungos, por forma a detectar qualquer vestgio de infestao antes que a
mesma seja grave.

116

PAVO, Lus - Conservao de Coleces de Fotografia. Lisboa: Dinalivro, 1997 p. 222


CABRAL, Maria Lusa e tal. Directrizes da IFLA para a conservao e o manuseamento de
documentos de biblioteca, Publicaes Tcnicas sobre P&C:2, Lisboa: Instituto da Biblioteca Nacional e
do Livro, 2004 p. 63-64
117

54

III.7.3. - Recomendaes
Prope-se como aplicao prtica no que diz respeito a preveno da ecloso de
bolores e a luta contra infestaes de insectos e pragas as seguintes recomendaes:

O controlo de humidade relativa e temperatura so imprescindveis. Manter a


temperatura moderada (abaixo de 20 graus centigrados/68 graus Fahrenheit) e a
humidade relativa abaixo de 65%;

A realizao de limpezas regulares, mesmo em locais mais ocultos, em armrios


e estantes com uso de aspiradores;

Inspeccionar regularmente as colees no que diz respeito ao desenvolvimento


de fungos, de forma a detectar qualquer vestgio de infestao antes que a
mesma seja grave;

Utilizar armadilhas pegajosas. Estas armadilhas apresentam vantagem de


capturar insectos antes mesmo de estes serem vistos, sendo eficazes para uma
grande variedade de espcies. Podem ser colocadas em pontos difceis de
inspeccionar;

Compreender a biologia e os ciclos de vida dos insectos e pragas. Este


conhecimento ajudar a compreender quando e onde os mesmos so susceptveis
de se desenvolver, de que se vo alimentar e onde iro viver;

Eliminar ou conteno de todas as fontes de infestao. Idealmente, no deve ser


permitido comer nem beber no interior das instalaes. Flores e plantas tambm
sero proibidas no edifcio.

Captulo IV - Acesso e Disponibilizao da Documentao

IV.1. - Condies de manuseamento e acesso a consulta


O manuseio inadequado dos documentos uma causa da deteriorao em
qualquer tipo de acervo.
55

O manuseio abrange todas as aes de tocar no documento, sejam elas durante a


higienizao pelos funcionrios da instituio, na remoo das estantes ou arquivos para
consulta, nas foto-reprodues e na pesquisa pelo usurio.118
Para uma boa preservao das espcies fotogrficas obrigatrio o uso de luvas
de algodo, durante a higienizao, consulta pelo leitor ou na digitalizao. Os tcnicos
de cmara escura, quando manuseiam negativos necessitam de utilizar luvas de nylon
ou algodo, sendo desaconselhvel o uso de luvas de borracha, porque os dedos quando
sujos muitas vezes so portadores de revelador que deixa a longo prazo marcas mais
escuras do que a cor envolvente, e o fixador deixa marcas amarelas de sulfureto de
prata. 119
Porm, no caso das caixas de acondicionamento com negativos de vidro, pelo
seu peso elevado, existe a exceo do uso de luvas, para prevenir que as caixas
escorreguem das mos.
Os danos que as impresses digitais podem causar so certamente familiares a
todos ns; as marcas de dedos podem aparecer como manchas de gorduras incolores,
que mais tarde produzem amarelecimento e espelho de prata. Esta gordura produz
alteraes bem evidentes no brilho das provas.120
Um outro aspecto muito importante o modo de manusear directamente as
provas e os negativos. Uma maneira adequada segurar as provas com as duas mos
com luvas caladas, evitando que as provas se dobrem ou vinquem.
O ideal seria que os originais nunca fossem consultados pelos leitores,
visionando apenas as cpias dos originais, sob a forma de digitalizao e de microfilme.
Mas devido a questes financeiras, muitas instituies optam por pr consulta do
pblico os originais das colees fotogrficas, mas tambm existem investigadores que
preferem consultar os originais.
O manuseamento realizado pelos tcnicos e pelos leitores prejudica directamente
a vida til da coleo. Sem um processo de digitalizao gradual, a consulta permanente
da documentao produzir uma deteriorao gradual e cumulativa.

118

CASSARES, Nora Cianflone, MOI, Cludia, Como fazer conservao preventiva em arquivos e
bibliotecas, coleo Como fazer, 5 ed., So Paulo, Arquivo do Estado/Imprensa Oficial do Estado, 2000
p. 22
119
PAVO, Lus - Conservao de Coleces de Fotografia. Lisboa: Dinalivro, 1997 p 239
120
Ibidem. p 238

56

No que diz respeito consulta na sala de Leitura:

Para documentos frgeis e raros, os apoios de espuma desenhados por


Christopher Clarkson, proporcionam a maneira mais cmoda de suportar tanto volumes
com lombada colada como oca. 121
Caso sejam executadas as sugestes aqui expostas, o arquivo poder progredir
claramente no sentido de melhorar o estado de conservao dos seus documentos.

IV.2. - Condies de manuseamento e acesso a consulta do arquivo


fotogrfico da CP
O Arquivo Fotogrfico Comboios de Portugal (CP) assume como a sua principal
misso servir as necessidades internas da empresa. A consulta por parte do pblico
efectuada atravs da consulta de um documento designado de inventrio, mas na
verdade, trata-se de um dossier composto pelo quadro de classificao do arquivo
fotogrfico, organizao das fotos das estaes, lista de estaes por nmero da subsrie
e localizaes, lbuns, provas fotogrficas, negativos e lista de descritores. Como j foi
mencionado, o Arquivo tambm possui uma base de dados interna (arq/gest) para a
descrio de fotografias, mas est acessvel apenas aos colaboradores internos da CP.
As fotografias esto descritas de forma multi-nvel, do geral para o particular, seguem a
norma ISAD(G). O Arquivo no possui outros tipos de instrumentos de descrio mais
pormenorizada, tais como catlogos.
Todas as unidades de instalao esto acessveis ao pblico. O manuseamento de
todo o esplio fotogrfico feito atravs de luvas de algodo.
A divulgao da existncia do arquivo fotogrfico feita atravs do site, da
intranet, e pela participao de exposies organizadas por entidades exteriores, pela
cedncia de imagens para as publicaes da CP e atravs de trabalhos de investigao.
Contudo, o esplio fotogrfico da CP no est acessvel on-line.

121

CABRAL, Maria Luisa e tal. Directrizes da IFLA para a conservao e o manuseamento de


documentos de biblioteca, Publicaes Tcnicas sobre P&C:2, Lisboa: Instituto da Biblioteca Nacional e
do Livro, 2004. p. 77

57

Em relao a exposies, a ltima foi realizada em 2010 com o ttulo O


Caminho-de-ferro 1910-2010, associada s comemoraes do centenrio da Repblica.

IV.3. - Recomendaes das condies de manuseamento e acesso a consulta


no arquivo fotogrfico da CP.
Na sala de leitura, e antes de efectuarem qualquer contacto com os originais,
alm do fornecimento das luvas de algodo, os leitores devem ser sensibilizados, pelos
tcnicos, para as regras do que NO podem efetuar:122

Beber, comer ou fumar, excepto nas reas designadas para o efeito;

Manusear documentos grficos sem lavarem as mos;

Usar qualquer tipo de tinta;

Usar correctores ou marcadores;

Anotar textos ou escrever em folhas de papel colocadas sobre as folhas de um


livro aberto;

Apoiar-se sobre os documentos grficos;

Tocar em iluminuras, imagens pintadas, manuscritos ou nas manchas


tipogrficas;

Inserir marcadores ou notas nas margens de um documento;

Deixar os documentos sob a ao directa da luz solar;

Abandonar as obras que no esto a ser utilizadas;

Ter mais do que um determinado nmero de documentos;

Empilhar os documentos.
Deve ser fornecida uma nica unidade de instalao de cada vez para evitar a

desorganizao da mesma.

122

CABRAL, Maria Lusa e tal. Directrizes da IFLA para a conservao e o manuseamento de


documentos de biblioteca, Publicaes Tcnicas sobre P&C:2, Lisboa: Instituto da Biblioteca Nacional e
do Livro, 2004 p. 78

58

Quando as espcies fotogrficas se encontram acondicionadas em lbuns


devero ser fornecidos, ao leitor, suportes adequados para o apoio de lombadas (suporte
em V) ou almofadas para apoiar a capa e a contracapa, evitando desta forma o esforo
de abertura.
Por fim, recomenda-se que o acervo fotogrfico da CP esteja acessvel via online, para que o pblico interessado tenha acesso e de forma a contribuir para a sua
divulgao e valorizao.

59

Concluso
Atualmente os arquivos tendem a ser espaos abertos, j no so apenas lugares
restritos a um grupo de utilizadores onde se conservam e guardam os documentos. Os
arquivos alcanaram uma dinmica cientfica e social que tem como principal finalidade
a divulgao do acervo documental. Mas para que isso acontea imprescindvel que se
proceda sua organizao.
A estrutura da documentao passa por diversas etapas como a classificao,
ordenao, cotao e instalao dos documentos. Para organizar fundamental conhecer
a documentao, descrev-la, para depois criar os instrumentos de descrio
documental. sobretudo por intermdio da descrio que o arquivista faculta aos
leitores o acesso informao contida nos documentos, de forma clara e precisa.
S desta maneira se pode assegurar que um arquivo se acha efectivamente
organizado e com capacidade para comunicar e divulgar o seu acervo documental.
tambm verdade que, com auxlio da normalizao, se torna possvel o
intercmbio de informao a nvel nacional e internacional de documentos electrnicos
e digitais.
O estgio desenvolvido na CP, no mbito do Mestrado em Cincias da
Documentao e da Informao, permitiu aprofundar e consolidar os conhecimentos
tericos, atravs da sua aplicao prtica na srie Acontecimentos setembro/dezembro
2000.
No tratamento tcnico da srie Acontecimentos, ps-se em execuo os
conhecimentos

tericos

adquiridos.

Esta

componente

permitiu

consolidar

conhecimento terico e tcnico sobre a organizao arquivstica.


Foi necessrio, primeiro que tudo, organizar as subsries, da srie
Acontecimentos setembro/dezembro 2000, lembrando que a funo da organizao
arquivstica no se fecha em si mesma. O trabalho incidiu sobre a identificao das
provas fotogrficas, a classificao de acordo com o Quadro de Classificao da CP, a
ordenao, a atribuio duma cota topogrfica para a instalao fsica das provas, e a
descrio da srie Acontecimentos nos envelopes.
A segunda etapa recaiu sobre a normalizao e os esforos internacionais que
esto em curso nesse domnio. Constou da introduo de dados na aplicao informtica
60

InfoGest/ArqGest, segundo a norma ISAD(G). As regras nela contidas no fornecem


orientaes especficas para a descrio de documentos especiais, como o caso da
documentao fotogrfica. Foram sugeridos elementos descritivos do modelo SEPIA
para completar a norma ISAD(G) como resposta s necessidades da descrio do
Arquivo Fotogrfico da CP.
Uma terceira etapa foi a anlise das necessidades da preservao em relao ao
acervo da CP, com recomendaes em cada subcaptulo respeitante temperatura e
humidade relativa, luz, poluio atmosfrica e agentes biolgicos.
Por ltimo, foram analisadas as condies de manuseamento e o acesso
consulta por parte dos leitores, levando a um conjunto de recomendaes.
Tenho a dizer que foi muito positivo o estgio na componente prtica, uma vez
que tive oportunidade de estar em contacto com as instalaes, o acervo e o modo de
acondicionamento dos diversos processos fotogrficos, o que permitiu ter uma outra
noo da realidade. Essa proximidade foi fundamental para a formulao de
recomendaes no mbito da preservao, de acordo com os recursos disponveis da
empresa.
Outro aspecto positivo que quero sublinhar o protocolo existente entre a CP e a
Faculdade de Cincias Scias e Humanas, no mbito do Mestrado em Cincias da
Informao e da Documentao. Ele torna possvel o estudo e a preservao do acervo
da CP, com benefcio mtuo para a empresa e para a Faculdade, em particular para os
estudantes daquele curso.
No quero terminar sem relevar o enorme valor do acervo fotogrfico da CP,
nico no seu gnero, uma memria dos caminhos-de-ferro e do pas, que merece ser
preservada e divulgada para que as futuras geraes possam usufruir desse bem to
precioso que de todos ns.

61

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
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2000.
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Lisboa: Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro, 2004.
Caminho (O) de Ferro em Portugal de 1856 a 1996,coord. GOMES, Gilberto, Ed. CP,
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COUTURE, Carol, ROUSSEAU, Jean Yves Os Fundamentos da Disciplina
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Extintores em p ABC: Protege [Em linha] [consultado em 20-08-2012] disponvel em
www: <protege.ind.br/subProdutos.php?titulo...titulo>.

62

FILIPPI, Patrcia de, LIMA, Solange Ferraz de, CARVALHO, Vnia Carneiro de
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GASTAMINZA, Flix del Valle - Manual de Documentacin Fotogrfica. Editorial


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NP 4041: Informao e Documentao - Terminologia arquivstica, conceitos bsicos.
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RUNA, Luclia, SOUSA, Joana Braga - Normalizar a descrio em arquivo:
questionar, reflectir e aplicar: In Cadernos de Biblioteconomia, Arquivstica e
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63

SENA, Antnio - Histria da Imagem Fotogrfica em Portugal (1839-1997). Porto:


Porto Editora, 1998.
SEPIADES: Recommendations for cataloguing photographic collections. Draft version
3.0, SEPIA Working Group Descreptive Models for Photographic Collections.
Amesterdam: European Commission on Preservation and Access, 2003.

64

ANEXOS
Anexo 1 - Cronograma de atividades

Semana

Actividades

1 semana 23 abril

Anlise arquivstica do acervo

2 semana 26 a 30 de abril

Anlise arquivstica do acervo

3 semana 02 a 05 de abril

Descrio em suporte papel da


documentao fotogrfica

4 semana 09 a 13 de abril

Descrio em suporte papel da


documentao fotogrfica

5 semana 16 a 20 de abril

Descrio em suporte informtico da


documentao fotogrfica

6 semana 23 a 27 de abril

Estudo comparativo das normas


orientadoras para a descrio arquivstica

7 semana 02 a 04 de maio

Descrio da norma ISAD(G) e SEPIA

8 semana 07 a 11 de maio

Analise dos processos empregues na


preservao e conservao das fotografias
na CP

9 semana 14 a 18 de maio

Descrio dos processos empregues na


preservao e conservao das fotografias
na CP

10 semana 21 a 22 de maio

Recomendaes/Propostas

Anexo 2 - A srie Acontecimentos 023

Srie
Subsries

PT/CP/FI / FF / A / 01 / 23
PT/CP/FI / FF / A / 01 / 23 / 01
PT/CP/FI / FF / A / 01 / 23 / 02
PT/CP/FI / FF / A / 01 / 23 / 03
PT/CP/FI / FF / A / 01 / 23 / 04
PT/CP/FI / FF / A / 01 / 23 / 05

PT/CP/FI / FF / A / 01 / 23 / 06
PT/CP/FI / FF / A / 01 / 23 / 07
PT/CP/FI / FF / A / 01 / 23 / 08
PT/CP/FI / FF / A / 01 / 23 / 09

Acontecimentos
Inauguraes / Aniversrios
Visitas Oficiais
Concursos, Exposies e Mostras de MC
Eventos organizados ou com participao
da CP /Prmios / Golf / Almoos/Pin's
Congressos/Conferncias de
Imprensa/Programas
televisivos/Documentrios/Entrevistas
Tomadas de Posse
Reunies
Assinatura de Contratos
Viagens de personalidades e outras
entidades

65

PT/CP/FI / FF / A / 01 / 23 / 10 Catstrofes Naturais


PT/CP/FI / FF / A / 01 / 23 / 11 Greves / Reunies Sindicais
PT/CP/FI / FF / A / 01 / 23 / 12 Acidentes e descarrilamentos

Anexo 3 - Assuntos e quantidade de provas fotogrficas

Titulo original (informao retirada de exterior dos


envelopes)

Quantidade provas
fotogrficas

Abertura de propostas para aquisio de material Diesel


Almoo com jornalistas espanhis
Almoo com jornalistas sobre USGL Unidade Suburbana da
Grande Lisboa
Assinatura de contrato de remodelao dos 57 UTEs
Assinatura de protocolo entre a CP e a Liga para a Proteo
da Natureza
Campanha de material escolar para Timor
Carruagens Corail/Projecto de Reconverso
Comboio da literatura
Conferncia de imprensa com o Conselho de Gerncia
De operador a chefe de Brigada
Dia Europeu sem Carros
Filmagens da RTP na linha de Cascais
Filmagens para a RTP2 na Gare do Oriente
Frum Estudante
Presidncia Aberta
Programa iniciativa de vdeo RTP2
Quando eu for grande
Rampa de acesso a pessoas com mobilidade reduzida
Unidade de Transporte de Mercadorias e Logstica (UTML)
na semana em Pontevedra
1 Ministro visita o Ramal de Sines

8
27
8
26
6
6
29
4
5
6
37
7
11
33
1
11
1
5
21
27

Anexo 4 - Quadro de Classificao do Arquivo Fotogrfico da CP

FI.

FUNDO ICONOGRFICO.

FI/FF.

FUNDO FOTOGRFICO

FI / FF / A.

CP

FI / FF / A / 01.
FI / FF / A / 01 / 01.

FOTOGRAFIAS
LOCOMOTIVAS A VAPOR DE VIA
LARGA
LOCOMOTIVAS A VAPOR DE VIA

FI / FF / A / 01 / 02.

66

FI / FF / A / 01 / 03.
FI / FF / A / 01 / 04.
FI / FF / A / 01 / 05.
FI / FF / A / 01 / 06.
FI / FF / A / 01 / 07.
FI / FF / A / 01 / 08.
FI / FF / A / 01 / 09.
FI / FF / A / 01 / 10.

FI / FF / A / 01 / 11.
FI / FF / A / 01 / 12.
FI / FF / A / 01 / 13.
FI / FF / A / 01 / 14.
FI / FF / A / 01 / 15.
FI / FF / A / 01 / 16.
FI / FF / A / 01 / 17.
FI / FF / A / 01 / 18
FI / FF / A / 01 / 19.
FI / FF / A / 01 / 20.
FI / FF / A / 01 / 21.
FI / FF / A / 01 / 22.
FI / FF / A / 01 / 23.
FI / FF / A / 01 / 24.
FI / FF / A / 01 / 25.
FI / FF / A / 01 / 26.
FI / FF / A / 01 / 27.
FI / FF / A / 01 / 28.
FI / FF / A / 01 / 29.
FI / FF / A / 01 / 30.
FI / FF / A / 01 / 31.
FI / FF / A / 01 / 32.
FI / FF / A / 01 / 33.
FI / FF / A / 01 / 34.
FI / FF / A / 01 / 35.
FI / FF / A / 01 / 36.
FI / FF / A / 01 / 37.
FI / FF / A / 01 / 38.
FI / FF / A / 01 / 39.

ESTREITA
LOCOMOTIVAS DIESEL VIA LARGA
LOCOMOTIVAS DIESEL VIA
ESTREITA
LOCOTRACTORES
LOCOMOTIVAS ELCTRICAS VIA
LARGA
AUTOMOTORAS DIESEL DE VIA
LARGA
AUTOMOTORAS DIESEL DE VIA
ESTREITA
AUTOMOTORAS ELCTRICAS DE
VIA LARG
AUTOMOTORAS A
GASOLINA/DRESEINES E
QUADRICICLOS
AMBULNCIAS POSTAIS
SALES
CARRUAGENS
VAGES
FURGES
GRUAS E GUINDASTES
COMPOSIES FERROVIRIAS
AUTOCARROS
BARCOS
TRANSPORTES NO FERROVIRIOS
MODELISMO
PATRIMNIO MUSEOLGICO
ACONTECIMENTOS
PESSOAL
SERVIOS
ACTIVIDADES SOCIAIS
ASSOCIAES
CAMINHOS DE FERRO
ESTRANGEIROS
PUBLICIDADE
PONTES
TNEIS
VIADUTOS
ESTAES E APEADEIROS
AZULEJOS
DEPSITOS E OFICINAS
OUTRAS INSTALAESE
EQUIPAMENTOS FERROVIRIOS
VIA E OBRAS
SINALIZAO E SEGURANA
PORTOS

67

FI / FF / A / 01 / 40.
FI / FF / A / 01 / 41.
FI / FF / A / 01 / 42.
EM ANLISE
EM ANLISE
FI / FF / A / 02.
EM ANLISE

REPRODUES DE DESENHOS
REPRODUES DE DOCUMENTOS
AMBIENTES URBANOS
PEDREIRAS
SRIE : FERBRITAS
POSTAIS E GRAVURAS
REPRODUES DA REVISTA
OCIDENTE

Anexo 5 - Quadro de Classificao do Arquivo Fotogrfico do Banco Nacional Ultramarino da Caixa


Geral de Depsitos
CGCGD CAIXA GERAL DE DEPSITOS
Fundo BNU
AF
FOTOFOTOGRFICO

ARQUIVO
PT/CGD/BNU/AF

01AC - Acontecimentos
02AG - Agncias e Filiais
03RF - Residncia de Funcionrios
04AS - Actividades Sociais
05BA - Bancos Filiados e
Adquiridos
06DC - Documentos do BNU
07EC - Empresas e Companhias
08PE - Pessoal
09AM - Ambientes Urbanos e
Rurais
10CM - Comunicaes
N
Seco

srie

Srie

Subsrie

01AC - Acontecimentos
01

Assembleias Gerais
Sede do Banco Nacional Ultramarino 1973

01.01
02
02.01

Centenrio do BNU / 1964


Cabo Verde

68

02.02

Guin Bissau

02.03

Macau

02.04

Moambique

02.05

So Tom e Prncipe

02.06

Santiago do Cacm

02.07

Sede

03

Eventos

03.01

Rossio Totobola - 1966

03.02

Rali Internacional da Madeira - 1971


II Rali Internacional do BNU - Loureno
Marques - 1972
Torneio de Tiro. 1 Classificado, Nuno
Henriques - 1972
Grupo Desportivo. Distribuio de
Prmios do Torneio Inter-Bancrio de
Tiro - 1972
III Rali Internacional do BNU Loureno Marques - 1973
7 Sorteio Conta Premiada / Conta
Contigo - 1990
Coral do BNU "Andamento Musical na
Caixa Geral de Depsitos" - 1992

03.03
03.04

03.05
03.06
03.07
03.08
03.09
03.10

Feira Universal de Sevilha/Expo - 1992


Prmio Produtividade aos Balces Hotel Tivoli - 1992

03.11

Volta a Portugal em Bicicleta - 1993

04
04.01
04.02
04.03

04.04
04.05
04.06
04.07
04.08
04.09
04.10
04.11
04.12
04.13
04.14

Exposies
Exposio realizada pelo Centenrio do
BNU - 1964
Exposio dos Servios Culturais - 1964
Exposio na Feira Internacional de
Loureno Marques - 1965
Exposio comemorativa dos 40 anos de
actividade do Governador Vieira
Machado - 1966
Exposio no Fuji Bank de Tquio 1968
Exposio na Feira Internacional de
Loureno Marques - 1969
Exposio na Feira Internacional de
Loureno Marques - 1971
Exposio na Feira Internacional de
Loureno Marques - 1972
Exposio na Feira Internacional de
Loureno Marques - 1973
Exposio na feira da Covilh - 1973
Exposio na FIL de notas do BNU 1975
Exposio do BNU em Loures - 1978
Exposio do BNU na feira de Alcobaa
- 1978
Exposio na feira de Vila Real - Dia de
Cames 1979

69

04.15
04.16
04.17
04.18
04.19
04.20
04.21

04.22
04.23
04.24
04.25
04.26

04.27
04.28

04.29

04.30

04.31
04.32
04.33

Exposio do 5 aniversrio do Banco de


Cabo Verde. So Vicente 1981
Exposio realizada no Palcio da Bolsa.
Porto - 1981
1 Exposio Nacional de Numismtica.
Casa do Infante. Porto 1982
Exposio realizada na 2 Feira Renacex
1982
Exposio Portex Lar 1982
Exposio Portex Primavera/Vero
1983
Exposio no Palcio de Cristal "
Semana de Macau". Porto 1984
Exposio realizada no Leal Senado de
Macau - Comemoraes do 80
aniversrio da Agncia.
Ver tb 80 anos do BNU Macau - 1984
Exposio permanente em Hong Kong e
Macau 1984
Exposio na Fundao Gulbenkian
1988
Exposio na agncia da Rua Augusta
1990
Exposio na Gulbenkian sobre Macau
1990
Exposio de Pintura na agncia da Rua
Augusta sobre o pintor Correia Pinto
1990
Exposio de Pintura na agncia da Rua
Augusta do Dr. Jorge Veigas 1991
Exposio dos 130 anos do Banco
Nacional Ultramarino. Sede - Av. 5 de
Outubro 1994
Exposio dos 130 anos do Banco
Nacional Ultramarino. Rua Augusta
1994
Exposio dos 130 anos do Banco
Nacional Ultramarino. Sede - Praa da
Liberdade, Porto 1994
Exposio no Hospital Garcia da Horta
em Almada 1994
Exposio comemorativa dos 75 anos da
agncia de Torres Vedras 1995

04.36

Exposio na agncia da Rgua 1995


Exposio na agncia de Barcelos/ 75
anos 1995
Exposio na agncia de Campo de
Ourique/ 25 anos da agncia 1995

04.37

Exposio na agncia de Chaves 1995

04.38
04.39

Exposio na agncia de Elvas 1995


Exposio na agncia de Extremoz
1995

04.40

Exposio na agncia de Ovar 1995

04.41
04.42

Exposio na agncia de Panafiel 1995


Exposio na agncia de Portimo
1995

04.43

Exposio na agncia de Tavira 1995

04.34
04.35

70

Exposio na agncia de Viseu 1995


Exposio dos 150 anos do Banco de
Portugal 1996

04.44
04.45
05

05.01

05.02

05.03

05.04

05.05

05.06

05.07

05.08

05.09

05.10

05.11
05.12

05.13

05.14

05.15
05.16
05.17
05.18
05.19
05.20

Festas/Comemoraes
Festa do 25 Aniversrio da Inspeco
das Dependncias do BNU no Pais e
Ilhas 1945
Festa e jantar de Confraternizao dos
Empregados do BNU e dos que
completaram 40 anos de Servio 1956
Festa dos Empregados do BNU e dos
que completaram 40 anos de Servio
1957
Festa dos Empregados do BNU e dos
que completaram 40 anos de Servio
1958
Festa dos Empregados do BNU e dos
que completaram 40 anos de Servio
1959
Festa dos Empregados do BNU e dos
que completaram 40 anos de Servio
1960
Festa de Confraternizao entre o
Pessoal da Inspeco e das
Dependncias. Leiria 1960
Festa dos Empregados do BNU e dos
que completaram 40 e 50 anos de
Servio 1961
Festa dos Empregados do BNU e dos
que completaram 40 e 50 anos de
Servio 1962
Festa dos Empregados do BNU e dos
que completaram 40 e 50 anos de
Servio 1963
Festa dos Empregados do BNU e dos
que completaram 40 e 50 anos de
Servio 1964
Festas de Crianas. Ilha de Moambique.
1964
Festa dos Empregados do BNU e dos
que completaram 40 e 50 anos de
Servio 1965
Festa de Natal / Ano Novo
Prspero.Procuradoria dos Estudantes
Ultramarinos. Documentrio Fotogrfico
- 1965/1966
Festa dos Empregados com 40 e 50 anos
de Servio e exposio de Homenagem
ao Governador Vieira Machado 1966
Festas do Grupo Desportivo -1967
Festa Anual de Confraternizao dos
Empregados e Jantar 1968
Festa na Agencia do Funchal Confraternizao - 1968-1969
Festa do 50 Aniversrio da Agncia do
Cais de Sodr 1969
Festa Anual de Confraternizao dos
Empregados e Jantar 1969

71

05.21

05.22
05.23
05.24
05.25

05.26

05.27
05.28
05.29

05.30
05.31
05.32
05.33

05.34

05.35

05.36

05.37

05.38

05.39
05.40
05.41

05.42
05.43

Festa dos Empregados com 40 e 50 anos


de Servio. Estao Martima de
Alcntara 1970
Festa e confraternizao anual aos
Empregados com 40 e 50 anos de
Servio - Hotel Ritz 1971
Festa do Cinquentenrio e do fim de ano
da Agncia de Elvas 1970
Festa na dependncia de Espinho 1970
Festa do Cinquentenrio da Agncia de
Elvas - 1970
Festas do Servio de Pessoal. Teatro "
Breve Experincia para a Teoria do
Quotidiano" 1970
Festa de Natal dos Filhos dos
Empregados.BNU Loureno Marques.
Merenda. 1971
Festa e almoo de Confraternizao.
Loureno Marques. Natal 1971
Festa de Natal dos Filhos dos
Empregados. BNU Porto 1971
Festa dos Empregados do BNU e dos
que completaram 40 e 50 anos de
Servio 1972
Festa de Natal. Grupo Desportivo dos
Empregados do BNU Porto 1972
Festa de Natal em S. Tom 1972
Festas do Servio de Pessoal. Jantar no
Restaurante D.Maria 1972
Festa de Natal do Grupo Desportivo. 1
Festa de Natal, realizada pelo Grupo.
Teatro Monumental 1973
Comemoraes do 49 Aniversrio do
Grupo Desportivo Festa do Campo, na
Casa Agricola "Francisco Ribeiro"
1973
Festa do 49 Aniversrio do Grupo
Desportivo. Sarau Desportivo.Ginsio do
Liceu Pedro Nunes 1973
Festa dos Empregados que completaram
50,40 e 25 anos de Servios. Casino
Estoril -1973
Festa dos 25, 40 e 50 anos dos
Funcionrios do BNU. Restaurante
Panormico de Monsanto 1981
Festa Comemorativa dos 117 anos da
fundao do BNU realizada na Sede
1981
Festa de Empregados BNU. 40 e 25
anos. Castelo de So Jorge 1982
Festa de Empregados BNU. 40 e 25
anos. Castelo de So Jorge 1983
Festa realizado no Hotel Infante de
Sagres. Transferncia de Lisboa para o
Porto do Departamento Operacional da
Regio Norte 1983
Festa dos Empregados do BNU. 25 e 40
anos . 1984

72

Festa de Despedida do Arq. Alzina de


Meneses. Departamento de Obras 1985

05.44
05.45

Festa de Natal - 1989


Festa dos 25 anos da Agncia de
Merceana 1991

05.46

Festa dos Empregados do BNU 1996


Festa anual de Confraternizao dos
Empregados do BNU - s.d.

05.47
05.48
06

Homenagens
Homenagem e almoo de despedida ao
gerente da filial do Porto, Jos Faria.
Bodas de Prata da agncia 1942
Homenagem e almoo de despedida do
Sr. lvaro Sousa, Gerente - Loureno
Marques 1943
Homenagem ao Governador Vieira
Machado, pelo Vice-Presidente e depois
Presidente do Brasil, Dr. Caf Filho
1953
Homenagem ao Governador Vieira
Machado, quando completou 30 anos de
Banco 1956
Homenagem dos empregados do BNU
em Moambique ao Governador Vieira
Machado 1966
Homenagem do BNU aos astronautas
James Lovell e Stuart Roore - 1971 *ver
tb recepes
Homenagem em casa do Dr. Vieira
Machado pelos corpos directivos do
BNU 1972
Homenagem ao Dr. Vieira Machado pelo
Grmio dos Bancos e Casas Bancrias
1972
Homenagem ao Dr. Vieira Machado
pelos corpos gerentes do BNU 1972
Homenagem da Banca Portuguesa ao
Governador BNU, Dr. Vieira Machado
1972
Homenagem de despedida do Dr. Castro
Fernandes, Vice Governador do BNU
1973
Homenagem e almoo oferecido pelo
BNU ao Governador de Macau,
comandante Almeida e Costa, Castelo de
So Jorge 1982
Homenagem ao Presidente do Conselho
de Administrao, Dr. Oliveira Marques
e outras individualidades. BNU Macau
1982
Homenagem e almoo oferecido ao Sr.
Alexandre Dias - Sede. 14. Piso 1992

06.01

06.02

06.03

06.04

06.05

06.06

06.07

06.08
06.09

06.10

06.11

06.12

06.13
06.14
07

Inauguraes

07.02

BNU/gueda 1968
BNU/Alto Ma - Loureno Marques
(novas instalaes) 1964

07.03

BNU/Beira 1954

07.01

73

07.04

BNU/Bragana ( novas instalaes)


1964

07.05

BNU/Carregado 1992

07.06

BNU/Castelo Branco 1969

07.07

BNU/Centro de Documentao e
Informao de Loureno Marques - 1973
( ver agncia Loureno Marques)
BNU/Centro Electrnico 1969
BNU/Coimbra ( novas instalase)
1965

07.08
07.09

07.11

BNU/Espinho 1970
BNU/Famalio( novas instalaes) 1958

07.12

BNU/Felgueiras 1955

07.13

BNU/Funchal 1936

07.14

07.15

BNU/Loul 1955
BNU/Loureno Marques ( novas
instalaes) - 1964 (ver tb centenrio
do BNU)

07.16

BNU/Macedo de Cavaleiros 1966

07.17

BNU/Manteigas 1974

07.18

BNU/Maxixe 1968

07.19

BNU/Montepuez 1973

07.20

BNU/Penafiel (novas instalaes) 1968

07.21
07.22

BNU/Ponta Delgada 1963


BNU/Quelimane ( novas instalaes) 1972

07.23

BNU/Rio de Janeiro 1953

07.24

07.25

BNU/S. Joo da Madeira 1966


BNU/Sede ( novas instalaes) - 1964
ver tb centenrio do BNU e agncia do
BNU/Sede

07.26

BNU/Sert ( novas instalaes)- 1972

07.27

BNU/Vizela 1964
BNU/Sucursal Financeira Exterior
"OAFshore Madeira" 1990

07.10

07.28

BNU/Torres Vedras 1972


Banco Ultramarino Brasileiro, SA/
Edificio Matriz -1957
Banco Ultramarino Brasileiro, SA/
Manaus 1954

07.29
07.30
07.31
08

Protocolos
Assinatura de Protocolo entre o BNU e a
Universidade do Porto 1989
Assinatura de Protocolo entre o BNU e a
Universidade de Aveiro 1989
Assinatura de Protocolo entre o BNU e a
Universidade do Minho 1989
Assinatura Protocolo com a UNISYS
1991

08.01
08.02
08.03
08.04
09

Recepes

74

09.07

L. Sanford, Vice Presidente do Federal


Reserve Bank of New York, no Hotel
Aviz 1960
Cmara do Comrcio de Birmingham
1970
Cmara do Comrcio Luso Belga.
Homenagem ao Dr. Amaro de Matos,
Presidente do Fundo de Fomento de
Exportao 1970
Misso Comercial Japonesa. Visita da
Misso Comercial Japonesa 1970
Banquete Franco-Portugais. Hotel Ritz
Paris 1970
Misso da Cmara C. Indstria de
Osaka na C. Comrcio de Lisboa 1970
Astronautas Norte Americanos - 1971 *
ver tb homenagens

09.08

Comisso Dinamarquesa 1971

09.09

Miss Moambique 1971

09.10

09.12

Miss Moambique - 1972


Cmara de Comrcio e Industria
Japonesa 1972
Mr. A.G.C. Bingham, do National
Westmister Bank Ltd 1972

09.13

Misso Comercial Austriaca 1972

09.14

Gerentes, no Hotel Sheraton 1981


Escritrio de representao de Londres.
Tomada de posse do Dr. Rui Santos
1990
Recepo a individualidades chinesas em
Portugal - s.d.

09.01
09.02

09.03
09.04
09.05
09.06

09.11

09.15
09.16
10

Reunies/Conferncias
Reunio de Objectivos ( na rota do
futuro) 1987

10.01

10.03

Reunio de Objectivos 1988


Reunies de Gerentes, Objectivos
Operacionais (centro) 1989

10.04

Reunio de Objectivos 1989

10.05

Reunio de Objectivos 1990

10.06

Reuinio/ Programa de Actuao 1991

10.07

Reunio de Objectivos 1991

10.08

Reunies BLI no BNU e Almoo 1991


Conferncia - Bolsa um futuro diferente
1992
Reunio Objectivos - Pvoa de Varzim
1992
Reunio de Objectivos - Hotel Estoril
Sol - 1993
Reunio Quadros - Auditrio CCB e
Auditrio CGD 1994

10.02

10.09
10.10
10.11
10.12
10.13

Reunio de Objectivos - s.d.


Reunio com a Cmara do Comrcio e
Indstria Luso-Africana - s.d.

10.14
11

Visitas Oficiais

75

Visita do Governador Dr. Ulrich ao


Ultramar 1921
Visita do Governador Dr. Vieira
Machado a Dili 1966
Visita do Governador Dr. Vieira
Machado a Macau 1966
Visita do Dr. Cimourdain de Oliveira
Guin Bissau 1970
Visita do Dr. Samuel Sanches a Mocuba
1971
Visita do Dr. Samuel Sanches a Macau
1971

11.01
11.02
11.03
11.04
11.05
11.06
12

79 Anos BNU Macau -1982

12.01

Vrias festividades

02AG - Agncias e Filiais


01

Angola

01.01

Benguela

01.02

Cabinda

01.03

Lobito

01.04

Luanda

01.05

Malange

01.06

Mossmedes

02

Brasil

02.01

Campos

02.02

Cidade Nova

02.03

Filial de Manaus

02.04

Par

02.05

Parahyba do Norte

02.06

Pernambuco

02.07

Rio de Janeiro

02.08

Santos

02.09

So Paulo

03

Cabo Verde
Praia Santiago

03.01
03.02
04

So Vicente
Congo

04.01
05

Kinshassa
Frana

05.01
06

Paris
Guin Bissau

06.01

Bissau

06.02

Bolama

07

Ilhas

07.01

Angra do Herosmo

07.02

Funchal

76

07.03

Ponta Delgada

07.04

Porto Santo

08

ndia

08.01

Bombaim

08.02

Margo

08.03

Mormugo

08.04

Nova Goa

09

Inglaterra

09.01
10

Londres
Lisboa

10.01

Alcntara

10.02

Algs

10.03

Alvalade

10.04

Arco do Cego

10.05

Arquivo Histrico - Rua Augusta

10.06

Armazm do Arco Carvalho

10.07

Av. Almirante Reis

10.08

Av. Berna

10.09

Av. Fontes Pereira de Melo

10.10

Benfica

10.11

Cabo Ruivo

10.12

Cais do Sodr

10.13

Campo de Ourique

10.14

Doca Pesca

10.15

Marqus Pombal

10.16

Morais Soares

10.17

Praa da Figueira

10.18

Praa da Liberdade

10.19

Praa de Londres

10.20

Praa Luis de Cames

10.21

Rato

10.22

Rossio

10.23

Av. Igreja

10.24

Sede

10.25

Sede - Av. 5 de Outubro

11

Macau

11.01
12

Macau
Moambique

12.01

Alto Ma - Loureno Marques

12.02

Antnio Enes

12.03

Beira

12.04

Chinde

12.05

Ibo

12.06

Ilha de Moambique

77

12.07

Ilha de Moambique Armazm

12.08

Inhambane

12.09

Joo Belo

12.10
12.11

Loureno Marques
Loureno Marques - Delegao de So
Jos

12.12

Machava

12.13

Malema

12.14

Maxaquene

12.15

Maxime

12.16

Mocuba

12.17

Motarara

12.18

Namaacha - Posto de Trocos

12.19

Nampula

12.20

Polama

12.21
12.22

Porto Amlia
Posto de Trocos Aerogare - Loureno
Marques

12.23

Posto de Trocos de Macuti Beira

12.24

Posto de Trocos de Ressano Garcia

12.25

12.27

Posto de Trocos de Trigo Morais


Posto de Trocos do Acampamento da
Praia - Loureno Marques
Posto de Trocos do Hotel Turismo Loureno Marques

12.28

Quelimane

12.29

Servio de Obras - Loureno Marques

12.30

Tete

12.31

Vila Cabral

12.32

Vila Pery

12.33

Vila Salazar ( Motola)

12.34

Vila Trigo de Morais

12.26

13

Outras Agncias do
Continente

13.01

Abrantes

13.02

gueda

13.03

Albufeira

13.04

Alccer do Sal

13.05

Alcobaa

13.06

Almada

13.07

Almodvar

13.08

Alvito

13.09

Amadora

13.10

Aveiro

13.11

Baixa da Banheira

13.12

Barcelos

78

13.13

Barroca Grande

13.14

Barroselas

13.15

Batalha

13.16

Beja

13.17

Benavente

13.18

Braga

13.19

Bragana

13.20

Brito

13.21

Caia

13.22

Caldas de Vizela

13.23

Campo Maior

13.24

Cantanhede

13.25

Caranguejeira

13.26

Cartaxo

13.27

Cascais

13.28

Castelo Branco

13.29

Chaves

13.30

Coimbra

13.31

Coruche

13.32

Costa da Caparica

13.33

Covilh

13.34

Elvas

13.35

Espinho

13.36

vora

13.37

Extremoz

13.38

Faro

13.39

Felgueiras

13.40

Fies

13.41

Figueira da Foz

13.42

Fundo

13.43

Gis

13.44

Gouveia

13.45

Grndola

13.46

Guarda

13.47

Guimares

13.48

Idanha-a-Nova

13.49

Lagos

13.50

Lamego

13.51

Leiria

13.52

Loul

13.53

Loures

13.54

Lourinh

13.55

Macedo de Cavaleiros

13.56

Mafra

79

13.57

Maia

13.58

Malveira

13.59

Mangualde

13.60

Manteigas

13.61

Marinha Grande

13.62

Massam

13.63

Matosinhos

13.64

Mealhada

13.65

Merceana

13.66

Mirandela

13.67

Monchique

13.68

Monte Gordo

13.69

Montijo

13.70

Mrtagua

13.71

Nelas

13.72

Nisa

13.73

Odemira

13.74

Odivelas

13.75

Oeiras

13.76

Olho

13.77

Ovar

13.78

P. Salgadas

13.79

Paredes

13.80

Pedroos

13.81

Penafiel

13.82

Peniche

13.83

Pero Pinheiro

13.84

Pevdem

13.85

Ponte da Barca

13.86

Ponte de Sor

13.87

Portalegre

13.88

Portimo

13.89

Praia da Rocha

13.90

Quintanilha

13.91

Ramalde

13.92

Rgua

13.93

Rio Maior

13.94

S.Antnio dos Cavaleiros

13.95

S. Joo da Madeira

13.96

S. Joo da Pesqueira

13.97

S.Bartolomeu de Messines

13.98

Santarm

13.99

Santiago do Cacm

13.100

Seixal

80

13.101

Sert

13.102

Sesimbra

13.103

Setbal

13.104

Silves

13.105

Sines

13.106

Sintra

13.107

Sobral de Monte Agrao

13.108

Tavira

13.109

Terras de Bouro

13.110

Tocha

13.111

Tomar

13.112

Tondela

13.113

Torre de Moncorvo

13.114

Torres Novas

13.115

Torres Vedras

13.116

Trancoso

13.117

Viana do Castelo

13.118

Vila Franca de Xira

13.119

Vila Ma

13.120

Vila Nova de Famalico

13.121

Vila Nova de Gaia

13.122

Vila Nova de Ourm

13.123

Vila Real

13.124

Vila Real de Santo Antnio

13.125

Vila Vioca

13.126

Viseu

13.127

Vizela

14

Porto

14.01

Arquivo Central Norte. Av. Frana

14.02

Av. Julio Dinis

14.03

Av. Liberdade

14.04

Foz do Douro

14.05

Praa 9 de Abril

14.06

Rua Santos Pousada

14.07

Santa Catarina

15

S. Tom e Prncipe

15.01

Prncipe

15.02

S.Tom

16
16.01

Timor
Dli

03RF - Residncia de
FuncioFuncionrios

81

01

Angola

01.01
02

Cabinda
Brasil

02.01
03

Manaus
Continente

03.01

Bragana

03.02

Cartaxo

03.03

Elvas

03.04

Posto de Caia Elvas

03.05

Silves

03.06

Viana do Castelo

03.07

Vila Nova de Famalico

04

Guin Bissau

04.01
05

Bissau
Ilhas

05.01
06

Ponte Delgada
Moambique

06.01

Antnio Enes

06.02

Beira

06.03

Chinde

06.04

Mocuba

06.05

Porto Amlia

06.06

Quelimane

06.07

Tete

06.08

Vila Pery

06.09

Loureno Marques

07

So Tom e Prncipe

07.01
08

S.Tom
Timor

08.01

Dli

04AS - Actividades Sociais


01

Lazer
Colnia de Frias de Figueir dos
Vinhos

01.01
02

02.01
02.02

Formao
Sesso de Abertura da Acco de
Formao na Beira, realizada na
Associao Comercial 1974
Micro informtica para filhos de
empregados - Rua Augusta 1994

05BA - Bancos Filiados e


AQAdAdquiridos

82

01

Anglo-Portuguese Bank, Ltd

01.01
02

Londres
Banco de Angola

02.01

Cabinda

02.02

Lobito

02.03

Malange

02.04

Mossmedes

02.05

Museu de Angola

02.06

Novo Redondo

02.07

S da Badeira

02.08

Silva Porto

03

Banco Ferreira Alves e Pinto


Leite

03.01
04

Lisboa
Banco Ultramarino Brasileiro,
SA

04.01

Manaus

04.02

Rio de Janeiro

04,03
05

So Paulo
Bank of Lisbon & South
Africa

05.01
06

Pretria
Banque Franco-Portugaise
D`Outre Mer

06.01

07

Paris
Manufactures Trust Company
- New York (correspondente
do BNU)

07.01

Nova York

06DC - Documentos do BNU

01

Documentos relativos
fundao do BNU

01.01

1s Livros do Banco Nacional


Ultramarino

01.02

Aces

01.03

Actas

01.04

Arquitectura

01.05

Cartas

01.06

Concursos

01.07

Correspondncia

01.08

Escrituras

01.09

Estatutos

01.10

Legislao

01.11

Publicidade

83

07EC - Empresas e Companhias


01

Participadas ou Associadas

01.01

CAPA - Companhia Agricola Pecuria


de Angola

01.02

Companhia de Diamantes de Angola

01.03

Cooperativa do BNU

01.04

SOCAJU
Sociedade de Safaris de Moambique,
SARL

01.05
02

Outras Empresas

02.01

Companhia Portuguesa de Bordados

02.02

Fbrica de Cermica Figueirense

02.03

Pedreira de Extremoz

02.04

Fbricas CEL-CAT

08PE - Pessoal

01

Profissionais do Banco
Nacional Ultramarino

01.01

Administrao

01.02

Angra do Herosmo

01.03

Aveiro

01.04

Beira

01.05

Beja

01.06

Bragana

01.07

Brasil

01.08

Extremoz

01.09

Funchal

01.10

Guarda

01.11

Lamego

01.12

Loureno Marques

01.13

Mirandela

01.14

Ponta Delgada

01.15

Portimo

01.16

Setbal

01.17
02

Viana do Castelo
Profissionais de Outras
Entidades
Banco Ferreira Alves e Pinto Leite
Banco Ultramarino Brasileiro, SA
South African Portuguese Economic
Institute

09AM - Ambientes Urbanos e


RuraisRurais

84

01

Continente

01.01

Almada

01.02

Alvito

01.03

Barcelos

01.04

Barroselas

01.05

Batalha

01.06

Braga

01.07

Bragana

01.08

Chaves

01.09

Coimbra

01.10

Coruche

01.11

Elvas

01.12

Funchal

01.13

Lamego

01.14

Lisboa

01.15

Macedo de Cavaleiros

01.16

Mafra

01.17

Mirandela

01.18

Montijo

01.19

Mortgua

01.20

Pedras Salgadas

01.21

Penafiel

01.22

Porto

01.23

Quintanilha

01.24

Rgua

01.25

Rio Maior

01.26

Santarm

01.27

Tondela

01.28

Viana do Castelo - Armazns do Minho

01.29

Vila Nova Ourm

01.30

Vila Real

01.31

Vila Viosa

02

Guin Bissau

02.01

Bofot

02.02

Bolama

03

India

03.01
04

Goa
Macau

04.01
05

Macau
So Tom e Prncipe
Banco Internacional de So Tom e
Prncipe

05.01
06
06.01

Moambique
Cabora Bassa

85

06.02

Ilha de Moambique

06.03

Loureno Marques

06.04

Reserva de Caa de Inhacoso

06.05

Tete

07

Timor

07.01

Dli

10CM - Comunicaes
01

Telefones

01.01

Telefones de Parede

01.02

Telefones de Mesa

01.03

Telefones Automticos

01.04

Comutadores Automticos

01.05

Telefone Bell
1 Telefone usado nas 1s experincias em
Portugal

01.06
02
02.01

Listas Telefnicas
The Anglo-Portuguese Telephone

86

Organograma do Quadro de Classificao da CP

Fundo Iconogrfico

Fundo
Fotogrfico
CP

Fotografias

Locomotivas a
Vapor de Via
Larga

Inauguraes/
Anivers
rios

Visitas
oficiais

Locomotivas a
Vapor de Via
Estreita

Concursos,
Exposies
e Mostras
de MC

Eventos
organizados
ou com
participao
da CP
/Prmios /
Golf /
Almoos/Pin'
s

Postais e Gravuras

Sinalizao e
Segurana

Acontecimentos

...

Congressos/
Conferncias
de
Imprensa/Pro
gramas
televisivos/
Documentrios/Entrevistas

...

Tomadas
de Posse

Reunies

Assinatura
de
Contratos

Viagens
de
personalidades e
outras
entidades

Catastrofes
Naturais

Greves /
Reunies
Sindicais

Acidentes
e
descarrila
-mentos

87

Anexo 6 - Exemplo de caixa de conservao da CP com envelopes e provas antes de ser ordenado

88

Anexo 7 - Descrio realizada no exterior do envelope da Presidncia Aberta

89

Anexo 8 - Prova da Presidncia Aberta

Anexo 9 - Verso da prova com o nmero do negativo da prova da Presidncia Aberta

90

Anexo 10 - Descrio da prova da Presidncia Aberta na aplicao informtica Arq/Gest

91

92

Anexo 11 - Registo efetuado no exterior de um envelope

ISAD(G)

Designao

Descrio (colocada no envelope)

Elementos Cdigo da srie

023 Acontecimentos

de

Cdigos das subsries

01-12

descrio

Titulo

Ttulo original ou Ttulo atribudo

Data

Data de produo ou acumulao

mbito e contedo

Descrio do assunto exposto

Localizao

dos Nmero da correspondncia dos negativos

originais
Localizao

Nmero da caixa onde se encontram os


documentos fotogrficos

Fontes e bibliografia

Boletins da CP

Anexo 12 - Descrio da prova Unidade de Transporte de Mercadorias e Logstica (UTML) na


semana em Pontevedra no exterior do envelope

Designao

Descrio (colocada no envelope)

93

Elementos

Cdigo da srie

023 Acontecimentos

Cdigo da subsrie

023- 04 Eventos organizados ou com a


participao da CP

Titulo

Unidade de Transporte de Mercadorias e


Logstica

(UTML)

na

semana

em

Pontevedra.
Data da produo

2000-10-20

mbito e contedo

A CP atravs da UTML foi uma das 17


empresas portuguesas que se apresentaram na
Feira Internacional da Galiza

Localizao das provas Cdigo da correspondncia com as provas


DS 58 10 provas
na aplicao informtica
InfoGest/ ArqGest
Localizao

Nmero da caixa onde se encontram os


documentos fotogrficos Cx 50

Unidades de descrio 2/57; 4/57; 18A/56;19A/56; 20A/56: 21A/56;


relacionadas

22A/56; 23A/56; 24A/56; 25A/56

Fontes e bibliografia

Boletim da CP novembro de 2000 n 38

94

Anexo 13 - Descrio da prova da Unidade de Transporte de Mercadorias e Logstica (UTML) na


semana em Pontevedra na aplicao informtica Arq/Gest

95

96

Anexo 14 - Todos os conjuntos descritos (incluindo a quantidade de provas fotogrficas), os ttulos,


os cdigos atribudos, e a localizao das provas na aplicao informtica InfoGest/ArqGest

Titulo original

Cdigo de referncia da subsrie

Localizao das provas na aplicao informtica

Quantidade provas
fotogrficas

InfoGest/ArqGest.

1-Titulo original
2-Cdigo de referncia da subsrie
3- Localizao das provas na
InfoGest/ArqGest.

Quantidade
aplicao

informtica

1-Abertura de propostas para aquisio de material Diesel


2-Subsrie- 23-03
3- DS 40 2p; DS 41 3p; DS 42 1p; DS 43 2p.
1-Almoo com jornalistas espanhis
2-Subsrie 23-04

provas
fotogrficas
8

27

97

3-DS 85 2p; DS 84 5p; DS 83 2p; DS 82 1p; DS 81 4p;


DS 80 1p; DS 79 1p; DS 78 2p; DS 77 3p; DS 76 Ip; DS
75 1p; DS 74 4p.
1-Almoo com jornalistas sobre USGL Unidade Suburbana da
Grande Lisboa
2-Subsrie 23-04
3-DS 37 4p; DS 38 1p; DS 39 3p.
1-Assinatura de contrato de remodelao dos 57 UTEs
2-Subsrie 23-08

26

3-DS 24 6p; DS 23 1p; DS 22 1p; DS 21 2p; DS 20 5p; DS


19 1p; DS 18 9p; DS 17 1p.
1-Assinatura de protocolo entre a CP e a Liga para a 6
Proteco da Natureza
2-Subsrie 23-08
3-DS 12 3p; DS 13 1p; DS 14 1p; DS 15 1p.
1-Campanha de material escolar para Timor
2-Subsrie 23-04

3-DS 42 3p; DS 41 1p; DS 40 2p.


1-Carruagens Corail/Projecto de Reconverso
2-Subsrie 23.03

29

3-DS 46 2p; DS 45 26p.


Prova 3 /11 vinha no envelope no foi catalogado: rvore do
Natal
1-Comboio da literatura
2-Subsrie 23-04

3-DS 86 4p.
1-Conferncia de imprensa com o Conselho de Gerncia
2-Subsrie 23-05

3-DS 23 1p; DS 24 1p ; DS 25 3p.


1-De operador a chefe de Brigada
2-Subsrie 23-05

3-DS 35 6p.
1-Dia Europeu sem Carros
2-Subsrie 23-04

37

3-DS 55 1p; DS 54 2p; DS 53 2p; DS 52 1p; DS 51 2p;


DS 50 3p; DS 49 8p; DS 48 3p; DS 47 1p; DS 46 5p;
DS 45 5p; DS 44 2p; DS 43 2p.
1-Filmagens da RTP na linha de Cascais
2-Subsrie 23-05

98

3-DS 30 2p; DS 29 3p; DS 28 1p; DS 27 1p.


1-Filmagens para a RTP2 na Gare do Oriente
2-Subsrie 23-05

11

3-DS 34 6p; DS 33 5p.


1-Frum Estudante
2-Subsrie 23-04

33

3-DS 73 3p; DS 72 3p; DS 71 2p; DS 70 3p; DS 69 1p;


DS 68 1p; DS 67 2p; DS 66 1p; DS 65 5p; DS 64 5p; DS 63
Ip; DS 62 1p; DS 61 1p; DS 60 4p.
1-Presidncia Aberta
1
2-Subsrie 23-02
3- DS 45 1p
1-Programa iniciativa de vdeo RTP2
2-Subsrie 23-05

11

3- DS 32 11p.
1-Quando eu for grande
2-Subsrie 23-05

3-DS 39 1p.
1-Rampa de acesso a pessoas com mobilidade reduzida
2-Subsrie 23-01

3-DS 97
1-Unidade de Transporte de Mercadorias e Logstica (UTML)
na semana em Pontevedra
2-Subsrie 23-04
3-DS 59 1p; DS 58 10p; DS 57 2p; DS 56 8p.
1-1 ministro visita o Ramal de Sines
2-Subsrie 23-09

21

27

3-DS 31 2p; DS 30 1p; DS 29 1p; DS 28 1p; DS 27 1p;


DS 26 1p; DS 25 1p; DS 24 1p; DS 23 2p; DS 22 5p; DS
21 9p; DS 20 1p; DS 19 1p.
Total de 279 provas catalogadas
Anexo 15 - Comparao das sete zonas de informao arquivstica da ISAD(G) e dos respectivos
elementos de descrio que as comportam com a descrio efectuada no arquivo fotogrfico da CP
com a aplicao Arq/Gest, tendo como exemplo o documento 1Ministro visita o Ramal de Sines

Zonas e elementos Descrio na aplicao informtica InfoGest/ ArqGest


de

descrio

de

ISAD(G)

99

1.Zona

de Contm a informao essencial para identificar a unidade de

identificao 123
1.1.Cdigo
referncia

descrio.
de Permite identificar a unidade de instalao.

124

Exemplo do cdigo de referncia do documento 1 ministro


visita o Ramal de Sines
Cdigo de referncia: PT/ACP/FI/FF/A/01/23/09/DS31
(ACP-Arquivo
Fotogrfico/

CP
A-

CP/FI-Fundo
Arquivo

Acontecimentos/ 09 subsrie

iconogrfico/FF-Fundo

/01-Fotografias/23-

srie

Viagens de personalidades e

outras entidades/ DS 31 Localizao das provas na aplicao


informtica Arq/Gest).
1.2.Titulo

125

Titulo formal: quando da sua existncia atribuiu-se o ttulo


formal.
Titulo atribudo: quando no existe, atribui-se um ttulo, de
forma clara, concisa, sem subjectividade e que transmita a
informao fundamental. Esse ttulo deve estar entre parentes
rectos.
.Ex:1 ministro visita o Ramal de Sines (titulo formal).

1.3. Data 126

Data de produo: atribu-se uma data quando os documentos de


arquivo foram criados ou produzidos.
Data de acumulao: atribuu-se a data em que os documentos
de arquivo foram acumulados, reunidos, mantidos pela CP no
exerccio das suas actividades, ou seja, integrados num sistema
de arquivo.
.Ex: (1 Ministro visita o Ramal de Sines) 2000-10-30 data de
produo.

1.4.Nivel
descrio 127

de Diz respeito ao nvel de unidade descrita numa estrutura, cujo


nvel superior o fundo.

123

ISAD(G): Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica: adoptado pelo Comit de Norma de
Descrio, Estocolmo: Sucia, 19-22 de Setembro de 1999, Conselho Internacional de Arquivos; Trad.
Grupo de Trabalho para a Normalizao da Descrio Arquivstica, 2 ed. Lisboa: Instituto dos Arquivos
Nacionais. Torre do Tombo, 2002 p. 17
124
Ibidem. p. 17
125
Ibidem. p. 18
126
Ibidem. p. 19-20
127
Ibidem. p. 21

100

O nvel de descrio realizado neste estgio foi o documento


simples (prova).
Exemplo: documento simples/prova DS 45. (1 ministro visita o
Ramal de Sines).
1.5.Dimenso

e Indicar a dimenso da unidade descrita bem como o tipo de

suporte 128

material, como seja, o suporte.


Orientaes gerais: Deve-se evitar o registo da dimenso da
unidade descritiva em metros cbicos.
Ex: 10x15cm/prova cromognea.

2 Zona de contexto

Contm a informao sobre a origem e custdia da unidade de

129

descrio.

2.1.Nome
produtor

do Registar o nome da pessoa colectiva, pessoa singular ou a

130

famlia, responsvel pela produo, acumulao e conservao


das espcies fotogrficas, com o estabelecimento de ligaes a
ficheiros de autoridade.
Ex: CP.

2.2 Nome do autor

Ex: Viriato Passarinho

3.Zona de contedo Contm informao sobre o assunto e organizao da unidade de


e estrutura 131

descrio.

3.1.mbito

e o campo de maior interesse para qualquer pesquisador, onde

contedo 132

inserida a informao visual usando uma linguagem objectiva,


concisa, precisa, simples sem uso de subjectividade ou juzos de
valor da parte do arquivista, ou seja temos que ser imparciais e
contidos quando descrevemos uma fotografia.
Ex: Automotora VIP, Locomotiva diesel.

4.ZONA

DAS Contm informao sobre a comunicabilidade e a acessibilidade

CONDIES

DE de unidade de descrio.

ACESSO

DE

UTILIZAO 133

128

Ibidem. p. 22-23
Ibidem. p. 23
130
Ibidem p. 23
131
Ibidem p. 29
132
Ibidem. p. 29
133
Ibidem. p. 34
129

101

4.4.Caractersticas

Indica-se qualquer caracterstica fsica relevante que afecte e

fsicas e requisitos restringe a utilizao da unidade de descrio, nomeadamente


tcnicos 134

por razes de preservao e que pode obrigar a consulta de


cpias, caso exista.
Caractersticas fsicas e requisitos tcnicos um elemento de
informao obrigatrio ao nvel do documento.
Ex: Bom estado de conservao. Cor.

5.ZONA

DA Destina-se informao sobre a documentao com uma relao

DOCUMENTAO importante com a unidade de descrio.


ASSOCIADA

135

5.1.Existncia

e :Ex:4A/82; 5A/82.

localizao
originais

de

136

5.2.Unidades

de Regista-se a localizao das provas que tenham correspondncia

descrio

com os negativos.

relacionadas 137

No arquivo fotogrfico da CP o elemento 5.2 unidade d


descrio relacionada esta localizado no elemento 5.1
localizao dos originais.
No caso particular de documentao desmembrada ou de fundos
dispersos, essa informao de fundamental importncia.

Fontes e bibliografia
138

Deve-se indicar somente as publicaes que fundamentem ou se


baseiem no estudo, analise ou utilizao da unidade de
descrio.
Ex: Boletim da CP de novembro de 2000 n 38.

7.ZONA
CONTROLO
DESCRIO

DO Contm informao sobre como, quando e por quem foi


DA
elaborado a descrio arquivstica.
139

7.1.Nota
arquivista

do Nome por quem foi elaborada a descrio.


140

Regista-se a informao sobre as fontes consultadas e o(s)

134

Ibidem pp. 36-37


Ibidem. p. 38
136
Ibidem. p. 38
137
Ibidem. p. 40
138
IIbidem. p. 41
139
Ibidem . p. 42
140
Ibidem. p. 42
135

102

responsvel(eis) pela elaborao da descrio.


Ex: Octvio Afonso
7.2.Regras

ou Regista-se as regras ou convenes internacionais, nacionais ou

convenes

141

locais utilizadas na elaborao da descrio.


Ex: ISAD(G): Norma Geral Internacional de Descrio
Arquivstica.

7.3.Data
descrio

da Indica-se a data em que a descrio foi elaborada e/ou revista.


142

Ex: 2012-04-03

Anexo 16 - Janela Arq/Gest onde descrito o documento 1 Ministro visita o Ramal de Sines

141
142

Ibidem. p. 43
Ibidem. p. 44

103

104

105

Anexo 17 - Descrio no exterior do envelope, prova e nmeros de negativos das provas 1


ministro visita o Ramal de Sines

106

107

Anexo 18 - Elementos de descrio do modelo SEPIA

Modelo SEPIA
Elementos relativos ao Processo fotogrfico e formato
E3..2.4.1.5.
Definio: descrio da forma como um trabalho foi concebido
para ser visto ou exibido.
Dimenses
E.3.2.4.1.5.1.
Melhor prtica: escolher entre o horizontal, vertical, quadrado,
oval, forma circular, irregular ou outra
Orientao e forma
143

E.3.2.4.1.5.2
Usando formatos 144

Comentrio: esse elemento pode ser til para verificar se uma


cpia digital tem a mesma orientao que o original.
Definio: formatos padronizados para uso especfico
Melhor prtica: escolher o formato duma lista controlada
Comentrio: estes tamanhos no so valores absolutos, podem
diferir de pas para pas ao longo dos anos. Pode haver grandes
diferenas de formatos entre os padres americanos, ingleses e
franceses.

E.3.2.4.1.5.3.
Dimenses
E.3.2.4.1.5.3.1.
Dimenses da parte
considerada

para

medio
E.3.2.4.1.5.3.2.
Dimenses valor de
medida 145
E.3.2.4.1.5.3.2.1
Dimenses valor de
medida altura 146

Definio: altura da parte considerada para medio


Melhor prtica: escolher o formato padro da lista controlada
ou definir prprio formato.

E.3.2.4.1.5.3.2.2
Dimenses valor de
medida largura 147

Definio: largura da parte considerada para medio


Melhor prtica: escolher o formato padro da lista controlada
ou definir prprio formato.

E.3.2.4.1.5.3.3.
Definio: unidade de medida nas medies mencionadas sob
Dimenses- unidade E.3.2.4.1.5.3.2.
de medida 148
Melhor prtica: escolher entre cm, mm, polegadas ou outro, a
saber. recomendado dar as medidas em milmetros ou
centmetros, dependendo das utilizaes das instituies.
143

SEPIADES: Recommendations for cataloguing photographic collections. Draft version 3.0, SEPIA
Working Group Descreptive Models for Photographic Collections. Amesterdam: European Commission
on Preservation and Access, 2003.. pag. 197
144
Ibidem. p. 197
145
Ibidem. p. 197
146
Ibidem. p. 197
147
Ibidem. p. 198
148
Ibidem. p. 198

108

Excees a essa regra mtrica so alguns tamanhos padro de


negativos e transparncias que so dadas em polegadas.
recomendado o uso de listas controladas para as dimenses.

E.3.2.4.1.5.4.
Dimenses Especificaes 149

E.3.2.4.1.1.
Identificao
tcnica 150

Alguns
formatos
padronizados:
- Provas: 4.5 x6 / 6x9 / 9x12 6.5x9 / / 9x13 / 9 x14 / 10x15 /
12x16, 5 / 13x18 / 18x24 / 24x30 /30x40 / 40x50 / 50x60 /
outro
tamanho
- Negativos / transparncias: 35 mm / 4,5x6 / 4x7 / 6x7 6x9
9x12 / / 4x5 / 10x15 / 13x18/ 8x10 /18x24 / 24x30 / outro
tamanho.
Definio:
informaes
adicionais
Melhor prtica: registar informaes adicionais sobre as
dimenses
da
imagem
fsica.
Exemplo: se a imagem fsica tem uma forma circular, o
dimetro fornece informaes sobre as suas dimenses.
Se a imagem tem uma forma oval, os eixos maior e menor so
registados.
Definio: a cor da imagem fsica; negativo ou positivo.
transparncia ou refletiva; base ou suporte principal da imagem
fsica.

Definio: a cor da imagem fsica.


Melhor prtica: escolher entre monocromtico e policromtico.
Cor:
Exemplo: imagem a preto e branco monocromtico;
monocromtico ou Imagem a cor policromtica.
E.3.2.4.1.1.1.

policromtico
E.3.2.4.1.1.2.
Polaridade:
negativo ou
positivo

E.3.2.4.1.1.3.
Tipo:
transparncia ou
refletivo

E.3.2.4.1.1.4.

149
150

Comentrio: imagem monocromtica significa uma s cor;


enquanto imagem policromtica significa mais que uma cor.
Definio: polaridade da imagem fsica.
Melhor prtica: escolher entre positivo e negativo.
Comentrio: a fotografia negativa ou positiva;
Negativos contm valores tonais opostos da realidade. Por
exemplo o cu, a luz do dia num negativo tem os piores valores
tonais.
Positivo tem valores tonais que so semelhantes com a realidade.
Definio: tipo de imagem fsica
Melhor prtica: escolher entre transparente e refletivo.
Comentrio: uma fotografia ou um meio que reflete a luz ou um
meio que permite que a luz passa. O primeiro tipo de imagem
chamado de refletivo e o segundo tipo de imagem chamado de
transparente
Definio: base ou suporte principal da imagem fsica
Melhor prtica: escolher entre papel, vidro, plstico, metal ou

Ibidem. p. 198
Ibidem. p. 185

109

Suporte 151

outro.

E.3.2.4.1.6.
Condio 152

Definio: condio de objeto fsico


Melhor prtica: escolher uma destas quatro categorias
0 - bom
estado

Imagens em bom estado, sem sinais de danos ou em


deteriorao em curso
Exemplos: Prova em perfeito estado, sem sinais de
deteriorao.
-No tem danos fsicos (arranhes, fissuras, emulso
danificada ou montagem solta etc.)
-A imagem no tem descolorao, branqueamento,
desvanecimento nem espelho de prata.
1 - com Imagem com alguns pequenos sinais de deteriorao.
pequenos
As imagens apresentadas neste grupo devem ser
sinais de observadas ou reavaliadas antes da sua utilizao.
deteriora Por exemplo: copiar (negativos); exibir (filmes);
o
expor (impresses) ou digitalizar (todos os materiais).
Exemplo:
- necessrio copiar ou digitalizar antes da
exposio.
- Danos fsicos ligeiros (riscos, rachas etc.)
- Espelho de prata ligeiro ao longo dos bordos da
impresso.
2Imagens com sinais evidentes de deteriorao (por
necessrio exemplo: degradao do suporte; rachas; dissoluo
tratamento ou separao da camada de emulso e / ou
de
descolorao, desvanecimento ou branqueamento da
conserva imagem).
o
Exemplos:
- Imagens montadas em lbuns onde o adesivo
branqueia a imagem;
- Danos fsicos (riscos, rachas, canto quebrado ou
dobrado, suporte de papel frgil, montagem frgil)
que iro danificar as imagens quando manuseadas;
-Descolorao, branqueamento, desvanecimento por
processos qumicos;
- Imagens montadas num suporte cido que j causa
descolorao e branqueamento;
- Ataque biolgico.
3
tratamento
de
conserva
o urgente
151
152

Imagens com sinais bvios de deteriorao como no


ponto dois, mas de um estado to avanado que deve
ser dada a mxima prioridade de preservao. Alm
disso, esta categoria tambm inclui imagens que
necessitam de tratamento imediato (por exemplo,

Ibidem. p. 185
Ibidem. p. 201

110

imagens molhadas e imagens com


biolgica.)
Exemplo:
Imagens molhadas e / ou queimadas
Fita-cola, clips, etc.

atividade

Anexo 19 - lbuns da CP amarelecimento acentuado ao nvel da imagem

111

112

Anexo 20 - Armrios da sala de depsito da CP

Anexo 21 - Sala de depsito da CP num local de passagem

113

Anexo 22 - Cho de madeira

114