Informtica II Ingeniera Industrial

Facultad Regional Avellaneda

AO 2011
INFORMTICA II
ACCESS Parte Terica
PROFESORES: Guillermo Reina
RICARDO FILIPIC

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AO 2011
ACCESS: BASES DE DATOS TABLAS
Microsoft Access es un sistema interactivo de administracin de base de datos que pone al
alcance del usuario la capacidad de organizar, buscar y presentar informacin.
Tambin es:
1-grfico: Porque aprovecha al mximo la potencia grfica del entorno Windows, ofreciendo
mtodos visuales de acceso a sus datos y proporcionando maneras simples y directas de
presentar y trabajar con su informacin.
2-Idneo para la administracin de datos: Las potentes posibilidades de consulta pueden
ayudar a encontrar rpidamente la informacin deseada, cualquiera que sea su formato o lugar
de almacenamiento. Puede usarse una consulta para trabajar con datos almacenados en
diferentes bases de datos y en diferentes lugares de una red. Puede modificarse una consulta
en cualquier momento y ver diferentes diseos de datos simplemente con un clic del Mouse.
3-Es ideal para la publicacin de datos: Las herramientas de diseo ayudan a producir
formularios e informes sofisticados y efectivos que obedecen a sus especificaciones exactas.
Puede trazarse grficos, combinar diferentes formularios en un solo documento y presentar los
resultados con la calidad de una publicacin.
Concepto de Base de Datos
Una base de datos es una recopilacin de informacin que est relacionada con un tema o
con un propsito en particular. El secreto para una recuperacin y almacenamiento eficiente
est en el proceso de planificacin, donde debemos identificar inicialmente la tarea que
deseamos que realice la base de datos por nosotros, a partir de ese momento debemos ser
capaces de crear un diseo prctico que ofrezca como resultado una herramienta de gestin
ms precisa y ms rpida.
Planificar la Base de Datos
Cuando debemos disear una base de datos, el primer paso en el proceso de planificacin es
el de identificar la tarea o aplicacin que la base de datos debe realizar y a que sectores
brindar informacin (Definir el alcance) y luego veremos cual ser la informacin que
necesitamos gestionar (Entidades y Atributos).
Antes de comenzar con el diseo de la base de datos, debemos considerar las siguientes
preguntas:
1-Qu datos deseo almacenar y cual es la mejor forma de organizarlos?. Con esto se
determina qu tablas (Entidades) van a ser necesarias.
2-De que forma puedo ingresar los datos a la aplicacin?. Con eso se determina cuales van a
ser los formularios que van a necesitarse (Diseo de las entradas).
3-Qu datos de la aplicacin deseo conocer?. Con esta pregunta se plantean las distintas
respuestas que debe brindar la base de datos por medio de las consultas o los informes
(Diseo de las salidas).

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4-Cmo se relacionan los distintos datos de la aplicacin, que se encuentran alojados en las
distintas tablas?. Con esta pregunta, se plantea la definicin de las relaciones existentes, que
nos permiten resolver todas las consultas que podamos necesitar.

Diseo de una base de datos

Los pasos bsicos para disear una base de datos son los siguientes:
1 Determinar las tablas que son necesarias en la base de datos.
2 Determinar los campos que van a ser necesarios en cada una de las tablas.
3 Verificar que no haya campos con valores repetidos en tablas distintas
4 Determinar las relaciones existentes entre las tablas.
Una base de datos es un conjunto de informacin relacionada con un asunto o con una
finalidad, tal como el seguimiento de los pedidos de clientes o una coleccin de msica. Con mucha
frecuencia trabajamos con bases de datos que no estn informatizadas y no nos darnos cuenta de
ese detalle, por ejemplo: una gua de telfonos, o el catlogo de una biblioteca, la informacin de
nuestros clientes o proveedores, etc. Sin embargo, estas bases de datos manuales pueden ser
difciles de gestionar y modificar, porque en una gua de telfonos no es posible encontrar el
telfono de un individuo si no sabemos su apellido (Porque est ordenada alfabticamente por
apellido), aunque conozcamos su domicilio, del mismo modo, en un archivo de clientes en el que la
informacin est ordenada por el nombre de los mismos, ser una tarea bastante engorrosa
encontrar todos los clientes que vivan en una zona determinada (Por ejemplo Avellaneda).
Todos estos problemas podramos solucionarlos informatizando las bases de datos. Un
Administrador de Bases de Datos es un programa que nos permite controlar el acceso y la
utilizacin de una base de datos, para agregar, modificar, recuperar o eliminar informacin.
Si utiliza Microsoft Access, puede administrar toda la informacin desde un nico archivo de
base de datos, ese archivo tendr la extensin MDB (Microsoft Data Base). Dentro de este archivo,
los datos se dividen en contenedores de almacenamiento separados en filas y columnas y muy
parecidos a una hoja de Excel, denominados tablas
Los formularios permiten poder ver la informacin, agregar nuevos datos o actualizar las
informacin existente en las distintas tablas, pero por pantalla.
Las consultas permiten recuperar informacin de las tablas en forma selectiva, pudiendo elegir de
las mismas algunos datos como puede ser por ejemplo todos los alumnos que vivan en una misma
localidad o tambin puede ser que necesitemos mostrar solamente de los clientes la razn social, el
domicilio y el nmero de telfono y ningn otro dato mas.
Es importante saber que las consultas no modifican la informacin de las tablas solamente
muestran la parte que nosotros seleccionamos y en el orden que hemos establecido.
Para mostrar la informacin en una consulta y para que la misma sea presentada de forma distinta
a la tradicional podemos utilizar los formularios, de otra manera los datos se vern como en una
hoja de Excel.
Los informes nos permiten imprimir las tablas, agregando muy pocos parmetros para lograr el
listado deseado.

Objetos de una base de datos

Bsicamente en cada base de datos podemos utilizar los siguientes componentes

TABLAS

Determinar las tablas que son necesarias en la base de datos

Determinar las tablas es el paso ms complicado del proceso de diseo de la base de datos.
Esto se debe a que los resultados que se desea obtener de la base de datos (los informes a

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imprimir, los formularios a utilizar, etc.) no proporcionan pistas necesariamente acerca de la

estructura de las tablas que los producen.
No es necesario disear las tablas mediante Microsoft Access. De hecho, posiblemente sea
ms conveniente realizar un boceto en papel de la base de datos y trabajar sobre el diseo primero.
Al disear las tablas, hay que dividir la informacin teniendo en cuenta los siguientes principios de
diseo fundamentales:
1-Una tabla no debe contener informacin duplicada y la informacin no debe duplicarse entre las
distintas tablas. Cuando cada elemento de informacin est almacenado en una tabla, se actualiza
en un solo lugar. Esto resulta ms eficiente y elimina la posibilidad de que existan entradas
duplicadas que contengan informacin diferente. Por ejemplo, probablemente desee almacenar la
direccin y el nmero de telfono de cada cliente una sola vez en una sola tabla.
2-Cada tabla debe contener informacin sobre un tema. Cuando cada tabla contiene hechos slo
sobre un tema, puede mantener la informacin acerca de cada tema independientemente de los
otros. Por ejemplo, puede almacenar las direcciones de los clientes en una tabla diferente de los
pedidos de los clientes, de modo que pueda eliminar un pedido y conservar a la vez la informacin
sobre el cliente que efectu el pedido.
Una tabla es un conjunto de datos sobre un tema especfico, como pueden ser los productos
que comercializamos o los proveedores que nos entregan la mercadera, al utilizar una tabla
independiente para cada tema se evita la duplicacin de datos en las mismas, lo que hace que la
base de datos sea ms eficiente, porque se evita la redundancia de datos y tambin se reducen los
errores de entrada de datos.
Las tablas tienen los datos organizados en una tabla de doble entrada, similar a una hoja de Excel,
la diferencia es que a las columnas las denominamos campos y a las filas las denominamos
registros
Por ejemplo si tenemos una tabla con los productos, cada campo de esa tabla va a contener el
mismo tipo de informacin para cada producto como, por ejemplo, el nombre del producto, va a
estar ubicado siempre en la misma columna y de esa forma cada registro de la tabla Productos va a
contener toda la informacin sobre un producto determinado, como por ejemplo, el nombre de
producto, el cdigo del proveedor, las unidades en stock. Hay que tener en cuenta que cada tabla
debe tener un campo denominado id (Es la clave nica de acceso), ese campo es siempre el dato
que identifica de forma unvoca los distintos registros de una tabla y no debe permitirse que existan
repeticiones, porque debe ser nico e irrepetible.
Para cada proveedor de la tabla Proveedores se introduce un Id. de proveedor, un nombre de la
empresa, etc. La tabla Productos tambin incluye el campo IdProveedor, de forma que cuando
debamos relacionar la tabla de los Proveedores con la tabla de los Productos, tengamos un dato
en comn para poder realizarlo, este dato nos va a permitir identificar el proveedor de cada producto

Determinar los campos que van a ser necesarios

Cada tabla contiene informacin acerca de un nico tema, y cada campo de una tabla contiene
hechos individuales sobre el tema de la tabla. Por ejemplo, la tabla de Clientes puede incluir los
campos del nombre de la empresa, la direccin, la provincia, el cdigo postal y el nmero de
telfono. Al realizar bocetos de los campos para cada tabla, tenga en cuenta estas sugerencias:
1-Relacione cada campo directamente con el tema de la tabla.
2-No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una expresin).
3-Incluya toda la informacin que necesite. sobre ese tema

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4-Almacene informacin en sus partes lgicas ms pequeas como podra ser por ejemplo,
Nombres por un lado y Apellidos en otro campo, en lugar del Nombre completo.

Determinar las relaciones entre las tablas

Una vez que se ha dividido la informacin en tablas y que ha identificado los campos que se
van a utilizar como clave principal, se necesita una forma de indicar a Microsoft Access cmo volver
a reunir toda la informacin relacionada de un modo significativo. Para ello, deben definirse
relaciones entre las tablas. Siempre resulta til ver como estn establecidas las relaciones de una
base de datos que funcione correctamente.

Crear una base de datos

Desde el cuadro de dilogo de Inicio puede crearse una nueva base de datos o bien recuperar
una ya existente. Microsoft Access proporciona dos mtodos para crear una nueva base de datos.
Puede crearse una base de datos en blanco utilizando la opcin Base de datos en blanco, y
agregarle en forma posterior, las tablas, los formularios, los informes y otros objetos que deseemos
agregarle; ste es el mtodo ms flexible pero requiere que cada elemento de la base de datos sea
definido de forma separada por el usuario.
El segundo mtodo consiste en usar un Asistente de pginas, que crea en una sola
operacin las tablas, formularios e informes necesarios para el tipo de base de datos elegido por el
usuario; sta es la forma ms sencilla de empezar a crear una base de datos, el inconveniente que
esto nos presenta, es que hay que revisar en las tablas todos los campos para verificar que se
adecuen a lo que necesitamos nosotros.
En ambos casos, despus de haber creado su base de datos podrn modificarse los campos
de las tablas o agregar los que pudieran faltar sin ningn tipo de inconvenientes.
Hay que tener presente que cuando se busca la informacin en la computadora, lo que se muestra
siempre es el nombre de la base de datos, cuando en realidad nosotros tenemos presente siempre
los nombres de las tablas, de las consultas o los formularios, por ejemplo la cosa podra ser as,
existe una base de datos que contiene en una tabla llamada ALUMNOS los datos de los alumnos,
en otra llamada NOTAS las notas obtenidas y as todas las dems, pero la base de datos se
llamar UNIVERSIDAD. Si nosotros buscamos la tablas ALUMNOS o NOTAS no la vamos a poder
encontrar nunca, a no ser que por medio de ACCESS abramos la base de datos UNIVERSIDAD.

Creacin de una tabla

En Microsoft Access, el proceso de creacin de una tabla es sencillo, y hay que tener en cuenta que
debe ser el primer proceso que se realiza.
Cuando comenzamos a crear o a trabajar con una tabla nos aparecen las siguientes opciones
que se refieren a los distintos objetos con los cuales podremos trabajar, esos son los siguientes:
1-Abrir (Vista Hoja de Datos): Aparece la misma pantalla que si estuviramos en la opcin Hoja
de Datos, en esta pantalla podemos ver varios registros en forma simultanea, en una disposicin
de filas y columnas, como si estuviramos trabajando con una hoja de clculo de Excel, aqu
podemos agregar registros (Filas) a la tabla, modificar los datos existentes o tambin eliminar los
que consideremos que estn mal cargados o no los necesitemos mas. En esta disposicin de la
informacin, se muestra los nombres de los campos como ttulo de las columnas y el contenido de
las mismas en las filas, dentro de esta opcin no es posible modificar la estructura de la tabla, pero
si podemos modificar el contenido de la misma.
2-Vista Diseo; Esta opcin es fundamental porque dentro de la misma definimos todos los
parmetros que van a tener las tablas como son el nombre de cada uno de los campos, el tipo de

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campo que vamos a utilizar, su longitud y todos los dems elementos de control que podamos
considerar necesarios agregar en la misma.
3-Nuevo: Esta opcin, tiene cuenta con 5 alternativas que son las siguientes:
3.1.Vista Hoja de Datos es igual a lo que se explic en el punto 1 y tambin es igual a la opcin
Crear una Tabla Introduciendo Datos
3.2. Vista Diseo es igual a la que se explic en el punto 2. y tambin es igual a la opcin Crear
una Tabla en Vista Diseo
3.3. Asistente: Dentro de esta opcin podemos utilizar un asistente que nos sirve como ayuda para
el diseo de la tabla, nos permite seleccionar los campos que vamos a utilizar de listas armadas
previamente en las cuales figuran los datos que mas se utilizan en tablas similares a las que vamos
a definir, tambin podemos asignarle un nombre a la tabla o as mismo podemos ver con que
tablas de las existentes podemos relacionar la tabla. Esta opcin es igual a la opcin Crear una
Tabla usando el Asistente
3.4. Importar: Esta opcin nos permite tomar datos de tablas existentes, as mismo podemos
importar formularios, consultas, etc. En caso de importar alguna tabla se agrega a la base de datos
tanto los datos como la estructura que los contiene.
3.5. Vincular tabla: Esta opcin crea una tabla que va a estar vinculada con un archivo que no va a
pertenecer a la base de datos con la cual estamos trabajando.
En el caso de ingresar a la opcin Vista Diseo, aparecer una especie de tabla, con tres columnas
que son las siguientes:
1-Nombre del Campo: en esta columna debemos asignarle un nombre al campo que vamos a
utilizar, tratando que en el nombre del mismo quede bien claro cual va a ser la informacin que va a
contener. Por ejemplo si en ese campo vamos a guardar el cdigo del cliente, y para no utilizar
CODIGODELCLIENTE como nombre del campo, podemos usar CODCLIE, CODICLIE, CLIE u otro
que se nos ocurra pero que nos indique que corresponde a ese dato.
Tener en cuenta siempre los siguientes puntos:
1.1.No puede haber 2 (DOS) campos con el mismo nombre en la misma tabla, aunque pueden
existir campos con nombres iguales en tablas distintas.
1.2.La cantidad mxima de caracteres que pueden utilizarse en un nombre es de 64, aunque se
sugiere que el nombre sea lo mas corto posible.
1.3.Pueden utilizarse espacios en blanco y caracteres especiales en los nombres, aunque se
sugiere la utilizacin solamente de letras y nmeros.
2-Tipo de Datos: en esta columna definimos el tipo de dato que vamos a utilizar, hay que tener
definido previamente que dato vamos a ubicar en cada campo, porque en algunos casos cambiar el
tipo de dato no acarrea ningn problema, pero en otros casos esto puede producir la prdida de la
informacin almacenada en los mismos y no hay que olvidarse que cada campo slo puede
contener datos de un nico tipo.. Los distintos tipos de datos que podemos asignar pueden ser los
siguientes:
1-Texto Estos campos se utilizan para almacenar cualquier carcter, incluyendo letras, nmeros,
caracteres especiales o espacios en blanco siempre que esta informacin no sea requerida para
realizar operaciones matemticas, La longitud de un campo de texto puede variar entre 1 y 255
caracteres. dependiendo de la longitud que se haya indicado en la propiedad Tamao del campo
(Siempre se va a tomar el menor de los dos valores).
2-Memo: En estos campos podemos almacenar textos y nmeros largos, como pueden ser notas
aclaratorias o descripciones muy extensas, utilizando un formato libre, de longitud variable y hasta
un mximo de 65.535 caracteres. Se sugiere no imprimir este campo porque al no tener una
longitud fija, descalibra la impresora.

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3-Numrico: Slo puede contener datos numricos para clculos matemticos, (excepto clculos
de dinero), la coma decimal, el punto separador de miles, y el signo menos, aunque el signo
separador de miles no se ingresa nunca.
Existen distintos tipos de datos numricos, la diferencia fundamental entre todos ellos, est dada en
el espacio que ocupan en la base de datos y si pueden llegar a llevar decimales o no. Los distintos
tipos de datos son los siguientes:
3.1. Byte Almacena nmeros entre 0 y 255, no admite fracciones, solamente valores enteros y
positivos. Ocupa solamente 1 Byte
3.2. Decimal Almacena nmeros entre -10^38 -1 y 10^38 -1 (.ADP) y entre -10^28 -1 y 10^28 -1
(.MDB), la precisin decimal puede llegar hasta los 28 dgitos. No se utiliza para valores enteros.
Ocupa solamente 123 Bytes.
3.3. Entero: Almacena solamente nmeros enteros entre el -32.768 y 32.767, no admite valores
decimales y ocupa 2 bytes
3.4.Entero largo: Es el valor predeterminado por defecto. Almacena nmeros entre el
(2.147.483.648) y el +2.147.483.647, no admite decimales y ocupa 4 bytes
3.5.Simple: Almacena nmeros entre el -3,402823E38 y el -1,401298E-45 para valores
negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos, puede llegar a tener
hasta 7 dgitos en valores decimales, y ocupa 4 bytes
3.6.Doble: Almacena nmeros entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para
valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para los valores
positivos, admite hasta 15 caracteres decimales y ocupa 8 bytes
3.7.Id. de rplica: Es un campo identificador global nico, no admite valores decimales y ocupa
16 bytes
4. Fecha/Hora: Este campo se utiliza para almacenar fechas u horas,. Nos permite cargar valores
de fecha y hora para los aos del 100 al 9999. Existen distintos formatos tanto de fecha como de
hora. Ocupa.8 bytes.
5. Moneda: Puede contener valores de moneda que representan cantidades en pesos o dlares y
datos numricos utilizados en clculos matemticos, todos van a trabajar con una precisin
mxima de 15 dgitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dgitos a la derecha, este tipo de campo
ocupa 8 bytes.
6.Autonumrico: Son nmeros secuenciales nicos, que pueden generarse con incrementos de
uno en uno, o tambin pueden ser nmeros aleatorios que se insertan automticamente cuando se
agrega un registro y su valor no resultar de sumarle uno al anterior. Resultan de gran utilidad
cuando quiere asignarse un valor nico a los registros de la tabla (Como podra ser la clave de
acceso). Estos campos no pueden ser actualizados por los usuarios. Ocupa 4 Bytes
7.S/No: Este tipo de campo representa un campo lgico que slo acepta uno de dos valores: S o
No, Verdadero o Falso, Activado o Desactivado, ocupa solamente 1 bit.
8. Objeto OLE: Puede contener un objeto tal como puede ser una hoja de clculo de Microsoft
Excel, un documento de Word, algn grfico, imgenes o cualquier sonido dependiendo de la
informacin que se ubique en ese campo puede soportar hasta 1 gigabyte aunque esto estar
limitado por el espacio disponible en disco, aunque no es recomendable alojar informacin que
ocupe tanto espacio porque al tratar de recuperar la misma va a demorarse mucho tiempo.

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9 Hipervnculo Este campo puede contener un texto o combinacin de texto y nmeros

almacenada como texto y que va a ser utilizada como direccin de hipervnculo que puede estar
establecida con un documento de cualquiera o una pgina de la World Wide Web.
Una direccin de hipervnculo puede tener hasta tres partes que son las siguientes
9.1.texto: el texto que aparece en el campo o control.
9.2.direccin: ruta de acceso para ver la informacin de un archivo o para poder ver una
pgina.
9.3.subdireccin: posicin dentro del archivo o pgina.
9.4.sugerencia: el texto que aparece como informacin sobre herramientas.
La forma ms sencilla de insertar una direccin de hipervnculo en un campo o control es hacer
clic en el comando Hipervnculo del men Insertar. Cada una de las tres partes del tipo de
datos hipervnculo puede contener hasta 2048 caracteres.
10.Asistente para bsquedas: Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de
una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado, cuyos valores hemos
ingresado nosotros.
Al hacer clic en esta opcin se inicia el Asistente para bsquedas, que crea un campo de
bsqueda y lo carga en este campo. Al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de
datos basndose en los valores seleccionados en l, el tamao que ocupa este campo es igual
al del campo clave principal utilizado para realizar la bsqueda pero habitualmente es de 4
bytes.
En la definicin de los campos hay que tener en cuenta lo siguiente:
1- Los campos de tipo Memo, Hipervnculo y Objeto OLE no pueden ser utilizados como
ndices.
2-Al cambiar el tipo de dato de un campo despus de haber ingresado informacin en una tabla
puede provocar un largo proceso de conversin de datos al guardar la misma y si el tipo de
datos de un campo est en conflicto con el valor de la propiedad Tipo de datos cambiada
puede ser posible que se pierdan algunos
3-Si cambia un valor de Tamao del campo por otro ms pequeo para un campo que ya
contiene datos, es posible que pierda informacin. Por ejemplo, si un campo de tipo Texto tiene
el valor 30 en Tamao del campo y lo cambia por 20, los ltimos 10 caracteres de ese campo
se perdern (los 10 que estn a la derecha).
En cambio si los datos de un campo de tipo Numrico no caben con un nuevo valor de
Tamao del campo, los nmeros fraccionarios se van a redondear, o pueden dar por resultado
un valor Nulo. Por ejemplo, si se cambia el tamao de campo de Simple a Entero, los valores
fraccionarios se redondearn al nmero entero ms cercano, y los superiores a 32.767 o
inferiores a -32.768 sern reemplazados por valores nulos.
4-Siempre se recomienda especificar el valor ms pequeo posible que pueda definirse para la
propiedad Tamao del campo, pues los tamaos ms pequeos pueden procesarse ms
rpidamente y requieren menos memoria.
5-No se pueden deshacer los cambios en los datos provocados por una modificacin de la
propiedad Tamao del campo despus de haberlos guardado.

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Todos los campos tienen propiedades, estas propiedades deben ser establecidas en la etapa
de diseo, pero pueden modificarse o agregarse una vez cargados los datos, pero lo que
siempre hay que tener presente es que no todos los campos tienen las mismas. Las
propiedades disponibles para cada uno de los campos, estn determinadas por el tipo de dato

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que hayamos seleccionado. Estas propiedades se usan generalmente para personalizar la

forma en que los datos pueden guardarse o mostrarse.
Las propiedades se establecen en la opcin Vista Diseo.
A continuacin se enumeran las propiedades mas comunes que pueden agregarse indicando a
que tipo de campo pueden agregarse:
1-Tamao del campo: Esta propiedad puede utilizarse para definir el tamao mximo de cualquier
campo. Al asignarse esta propiedad en ese campo no podr cargarse (Ingresarse) informacin que
exceda la cantidad de dgitos (Caracteres) definidos como longitud mxima. Puede usarse por
ejemplo para establecer el tamao mximo del apellido de una persona o su nmero de legajo. Se
usa en campos Texto, Numricos o Autonumricos solamente
.
2-Formato Permite personalizar la forma en que los nmeros, las fechas, las horas y el texto puede
mostrarse o imprimirse, nunca van a afectar la forma en que esos datos van a almacenarse, para
definir el formato podemos utilizar alguno de los formatos predefinidos, o tambin podemos crear un
formato personalizado utilizando los smbolos disponibles.
Por ejemplo, si en un campo definimos que vamos a guardar un dato numrico, en el cual vamos a
dejar almacenado el precio de un artculo, el tamao del campo va a ser establecido como Simple
porque vamos a utilizarlo con decimales, sI en la propiedad Formato le ponemos Moneda., adems
de los decimales y la parte entera el valor va a mostrar el signo $(Pesos).
Si escribimos el valor 1234,567 en el campo, el nmero va a mostrarse como 1234,57$, pero si
tenemos que realizar algn clculo con ese valor la parte decimal ser 0,567.
Esta opcin aparece en todos los tipos de campo excepto Objeto OLE, aunque dependiendo del
tipo de dato que estemos utilizando, sern las distintas alternativas que podamos modificar
3-Lugares decimales: Nos permite indicar la cantidad de lugares decimales que podemos utilizar,
tanto en los campos numricos como moneda, pero la forma en la que podremos ver esos datos
va a estar directamente relacionada con el formato que le hayamos aplicado a los nmeros
4-Mscara de entrada Facilita la entrada de los datos y permite controlar los valores que los
usuarios pueden ingresar. Por ejemplo, se puede crear una mscara de entrada para un campo que
puede ser el Nmero de telfono y que muestre exactamente cmo debe introducirse un nmero
nuevo: (___) (___)-(____)
En el caso del ejemplo anterior (el del nmero de telfono), el usuario ingresar solamente los
valores que quedan comprendidos dentro de los parntesis, y el cursor se va ubicando de forma tal
que permite solamente el ingreso de esos valores.
La propiedad mscara de entrada puede llegar a estar formada por hasta 3 secciones, que van a
estar separadas por el smbolo (;) punto y coma. Las secciones que podemos definir sern las
siguientes:
Primera seccin: En esta se define la mscara que vamos a utilizar, seleccionando los distintos
caracteres, dependiendo de la funcin que decidamos nosotros va a cumplir cada uno de ellos.
(Cuando se finalice con la explicacin de las distintas secciones se volcar una tabla explicando el
uso de los mismos)
Segunda Seccin Esta es opcional, solamente se ingresar uno de dos valores, o puede dejarse
directamente en blanco. Si se ingresa un valor este deber ser 0 (Cero) o 1(Uno). Tomando como
ejemplo el nmero del telfono, si se ingresa el 0 (Cero), cuando se guarde la informacin en la
tabla, en la misma se guardarn tambin los caracteres especiales de la mscara como son los
guiones y los parntesis, en cambio si el valor ingresado es el 1(Uno) o se ha dejado ese espacio
en blanco, al guardarse la informacin, lo nico que va a grabarse en la tabla va a ser la
informacin ingresada, de esa forma se almacena menor cantidad de informacin.

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Tercera Seccin: En este lugar se especifica que carcter va a aparecer en los lugares donde el
usuario deber ingresar la informacin y en esta seccin puede utilizarse cualquier carcter.. Si se
quiere que el espacio quede en blanco deber ingresarse un espacio pero este deber estar entre
comillas como se muestra a continuacin ( ).
Para el ejemplo del telfono habr que escribir lo siguiente:
(000)-(0000)-(0000);0;_
Lo que estamos indicando con esta mscara es que cuando el usuario vaya a ingresar el nmero
de telfono en la pantalla va a aparecer lo siguiente (___)-(____)-(____); y el cursor va a ir
posicionndose en los guiones bajos que representan cada dgito del nmero de telfono.
Para definir una mscara de entrada pueden utilizarse alguno de los siguientes caracteres, teniendo
en cuenta que algunos hacen que el ingreso del dato sea obligatorio y otros lo hacen opcional:
0 (Cero): Se utiliza para datos numricos, permite el ingreso de valores que estn
comprendidos entre el 0 y el 9, su ingreso es obligatorio, y no admite los signos ms [+] y
menos [-].
9 (Nueve): Tambin se utiliza para datos numricos, pueden ingresarse nmeros o espacios, y
su ingreso no es obligatorio y tampoco admite los signos ms y menos.
# (Numeral): Sirve para datos numricos, permite el ingreso de nmeros o espacios, la entrada
no es obligatoria; los espacios quedan en blanco en el modo de Edicin, pero se eliminan
cuando se guardan los datos; admite los signos ms y menos.
L (Ele MAYSCULA) : Permite el ingreso de letras desde la Letra A hasta la letra Z, la entrada
es obligatoria.
? (Signo de pregunta): Permite el ingreso de letras desde la letra A hasta la Z, en este caso la
entrada es opcional.
A (MAYSCULA): Permite el ingreso tanto de letras como de nmeros, aunque no sirve para
campos definidos como numricos, solamente en campos texto. Su entrada es obligatoria.
A(Minscula): Permite tambin el ingreso tanto de letras como de nmeros, aunque no sirve
para campos definidos como numricos, solamente en campos texto. Su entrada es opcional.
& : Sirve para cualquier tipo de carcter o tambin para los espacios. Su entrada es obligatoria.
C (Ce MAYSCULA): Permite el ingreso de cualquier carcter o un espacio en blanco . La
entrada es opcional.
. , : ; - / (Punto, Coma, Punto y coma, Dos puntos, Guin medio y Barra) : Estos caracteres
se utilizan como marcadores de posicin decimal y tambin como separadores de miles, hora y
fecha (el carcter que va a utilizarse depende fundamentalmente del valor asignado en el
cuadro de dilogo Propiedades de Configuracin regional en el Panel de control de
Windows).
< (Menor) :Hace que todos los caracteres ingresados se conviertan a caracteres en letras
minsculas.
> (Mayor) : Hace que todos los caracteres ingresados se conviertan a letras en mayscula.
! (Signo de admiracin de cierre): Hace que los datos que van a ingresarse, se muestren de
derecha a izquierda, en lugar de mostrarse de izquierda a derecha. Los caracteres introducidos
en la mscara siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puede incluir el signo de
exclamacin en cualquier lugar de la mscara de entrada.
5-Ttulo Permite definir un ttulo que quedar como campo predeterminado, puede utilizarse tanto
al ingresar la informacin en la vista hoja de datos, como as tambin en formularios e informes.
Puede usarse en todos los tipos de campos. Si no se hace uso de esta opcin, se tomar como

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ttulo para los distintos datos el nombre que se le haya asignado a cada uno de los campos. Puede
agregarse en algunos campos y en otros puede no ingresarse.
6-Valor predeterminado: Esta propiedad nos permite especificar un valor que va a cargarse
automticamente en un campo cada vez que se crea un nuevo registro. Por lo general es utilizada
esta propiedad cuando en un campo puede aparecer muchas veces el mismo valor Por ejemplo,
en la tabla de datos de los alumnos de un colegio, es muy posible que la mayora de los alumnos
viva en la localidad donde queda ubicado el mismo, entonces en el campo cdigo postal y localidad
pueden ingresarse valores por defecto, si el alumno vive en otra zona debern ingresarse los
mismos, pero sino pueden usarse los valores predeterminados de cada uno de los campos. Cuando
los usuarios agregan un registro a la tabla, pueden aceptar estos valores o introducir los nuevos
valores. Esta propiedad puede utilizarse en todos los tipos de campo excepto Autonumrico y
Objeto OLE
7-Regla de validacin: Permite escribir una condicin de filtro que deben satisfacer los datos
introducidos para ser aceptados. Esta propiedad admite una expresin que se evala cuando se
agregan o cambian los datos. En el caso que se ingrese un nmero o un texto o cualquier otro valor
que no sea correcto (Que no pase la regla de validacin), puede utilizarse la propiedad Texto de
Validacin, para emitir un mensaje de alerta.
Por ejemplo podemos escribir algo como lo siguiente:
<> 0,El valor ingresado deber ser distinto de cero.
> 1000, El valor ingresado deber ser mayor que 1000.
Esta propiedad puede utilizarse para todo tipo de campo exceptuando los tipos Autonumrico y
Objeto OLE
8-Texto de validacin: Esta propiedad se utiliza cuando se ingresan datos que infringen el valor de
la propiedad Regla de Validacin. Dentro de este campo puede especificarse el mensaje de error
que podr mostrarse al usuario. Puede mostrarse solamente un mensaje de error, como tambin
puede indicarse cual es el rango dentro del cual debe ingresarse el dato, para que no quede fuera
de la regla de validacin. En el caso de que se haya establecido la propiedad Regla de Validacin,
pero no as la propiedad Texto de Validacin, Access muestra un mensaje de error , pero sin
aclarar cual es el error que se ha producido.
Esta propiedad puede usarse en todos los tipos de campo excepto Autonumrico y Objeto OLE
9-Requerido: Esta propiedad se puede usar para especificar si es necesario que exista un valor
dentro de este campo. Admite 2(DOS) posibles valores que son SI y NO. En el caso de haber
optado por la opcin SI, dentro del campo deber ingresarse siempre un valor, y el mismo nunca
podr ser un valor nulo, pero si en la propiedad requerido ponemos la opcin NO, dentro de este
campo podremos ingresar valores o no. Su ingreso ser opcional.
Por ejemplo podemos poner requerido igual a SI, en el caso del apellido de una persona, porque
a todas las personas debemos ingresarles un apellido, en cambio la propiedad requerido igual a
NO, la podemos usar en el Campo telfono, porque una persona puede tener o no un telfono. Esta
propiedad la podemos utilizar en todos los campos, excepto Autonumrico
10-Permitir longitud cero Puede usar la propiedad Permitir longitud cero para especificar si una
cadena de longitud cero (" ") es una entrada vlida para un campo de una tabla. Como esta
propiedad se aplica solamente a los campos del tipo Texto, Memo e Hipervnculo, y todos son
campos en los cuales pueden ingresarse letras y nmeros y como tambin estn dentro de los
caracteres vlidos los espacios en blanco (Se ingresan presionando la barra espaciadora), hay que

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determinar si el ingreso de espacios en blanco o la sola presin de la tecla ENTER es un ingreso

vlido.
Esta opcin por lo general se usa, en combinacin con la propiedad requerido, porque puede
suceder que algn dato sea requerido, pero que no se tenga el mismo en el momento de ingresar
los datos, en ese caso puede realizarse la carga de la totalidad de los datos aunque no se tenga
ese.
11-Indexado: Esta propiedad define si un campo puede ser utilizado como ndice (campo clave de
acceso).Utilizar campos como ndices, hace que las consultas que se basen en campos indexados
sean mas rpidas y tambin aceleran la operaciones de agrupamiento y de ordenamiento de los
datos. Hay que tener en cuenta que en las tablas podemos asignar campos que los vamos a utilizar
como ndices antes de cargar los datos o despus de cargarlos, una vez que comenzamos a utilizar
la misma.
Esta propiedad puede tomar tres posibles valores:
1-No: Es el valor predeterminado, esto significa que este campo no va a utilizarse como ndice de la
tabla.
2-Si (Con Duplicados) : esto significa que el campo que decidamos que vamos a utilizar como
ndice podr tener valores repetidos. Por ejemplo podemos tomar como ndice la zona a la cual
pertenecen los clientes, varios clientes pueden pertenecer a la misma.
3-Si (Sin duplicados): En este caso, el campo que decidamos que va a funcionar como ndice, no
podr tener ningn dato que est repetido en otro registro. Como ejemplo en este caso podemos
tomar como ndice el campo Nmero de Documento. Dos registros no podrn tener el mismo
nmero, porque es nico.
No es posible utilizar como campo ndice los campos definidos como S/No, Objeto OLE, Memo e
Hipervnculo
Pueden crearse tantos ndices como se los considere necesarios, se crean al guardar la tabla y se
actualizan cuando se agregan o cuando se modifican los registros. En caso de no ser necesario
algn ndice, este puede eliminarse en cualquier momento.
Si al crear una tabla, definimos en la misma un campo como clave principal, automticamente en
ese campo va a establecerse a la propiedad indexado, Si (Sin Duplicados)

CONSULTAS
Las consultas se usan para poder ver y analizar los datos de distintas maneras. Tambin se
pueden usar como origen de registros para formularios e informes. El tipo de consulta ms comn
es la consulta de seleccin.
Una consulta de seleccin recupera datos de una o varias tablas, la condicin fundamental
para que esto pueda suceder es que las distintas tablas deben tener datos que las relacionen, eso
significa que debe haber al menos un dato en comn en las tablas que deben vincularse.
Se entiende que un dato es comn en ambas tablas cuando el mismo es del mismo tipo y
longitud en las distintas tablas
Cuando se est realizando una consulta, deben seleccionarse los distintos campos que vamos
a mostrar, como puede ser Cdigo de cliente, Razn Social, Telfono y Zona, adems podemos
especificar si habr que filtrar algunos datos como puede ser por ejemplo mostrar todos los clientes
de la zona 10 o por el contrario el filtro puede ser mostrar todos los clientes que no pertenezcan a la
zona 10, y tambin podemos indicar si queremos que estos datos aparezcan ordenados por algn
campo como podra ser por Nmero de cliente o Razn Social, en forma ascendente o
descendente.

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FORMULARIOS
Los formularios pueden utilizarse para diversos fines: como pueden ser fundamentalmente,
para ingresar datos en una tabla o para mostrar los resultados por medio de consultas.
Si existieran o no los formularios, el funcionamiento del utilitario sera el mismo, la principal ventaja
de trabajar con los stos est dada en que la labor se realiza de manera mucho mas amigable para
el usuario, porque la informacin no aparece en forma de una tabla de doble entrada, sino que cada
uno de nosotros puede disear el formato que desee para mostrar los datos por la pantalla,
asignando los distintos datos en el lugar que crea conveniente (Independientemente del lugar que
ocupen en la tabla) y resaltando los mismos con los colores que quiera.
Hay que tener en cuenta que la informacin que determinemos que se va a mostrar en los
formularios siempre ser vista solamente por la pantalla.

INFORMES
Un informe es una forma muy particular y efectiva de presentar los datos en formato para ser
impreso. Como tiene control sobre el tamao y el aspecto de todos los elementos de un informe,
puede presentarse la informacin en la forma en que el usuario desee verla, dentro de eso lo que
podemos hacer es obtener totales tomando como base un determinado item, o sino otra alternativa
que podemos utilizar es la de agrupar los datos por una determinada categora.
OBTENER DATOS EXTERNOS (Importar informacin). 1-Desde ACCESS, 2-Desde EXCEL
Los archivos a importar pueden ser de distintas configuraciones como por ejemplo a) ACCESS, b)
DBASE, c) LOTUS, d) EXCEL, e) PARADOS, f) OUTLOOK.
1-Desde ACCESS. Debe indicarse la base de datos. Luego debe definirse:
1.1. IMPORTAR TABLAS. a) Definicin y Datos, b) Solo Datos
1.2. IMPORTAR CONSULTAS a) Como consulta, b) como tabla
2-Desde EXCEL. Pide indicar cierta informacin de los datos que van a importarse como son:
2.1. Indicar si la primera fila es la de los ttulos de las columnas
2.2.Almacenar datos en a) Tabla Nueva, b) Tabla existente
2.3.Pide opciones para cada uno de los campos como son:
2.3.1. Nombre del campo
2.3.2. Si el campo puede ser tomado como ndice de la tabla
2.3.2.1. Si (Sin duplicados)
2.3.2.2. Si (Con duplicados)
2.3.2.1. No va a ser utilizado como clave principal de la tabla
2.3.3. Indicar si el campo va a utilizarse o si puede saltearse.
2.4. Si el campo pudiera se clave principal debe indicarse si:
2.4.1. Permitir que la clave la agregue ACCESS
2.4.2. El usuario define cual va a ser la clave principal
2.4.3. No se define clave principal
2.5. Indicar el nombre de la tabla donde va a importarse la hoja de clculo.
EXPORTAR INFORMACIN: Como primer paso debe seleccionarse la tabla a exportar, una vez
hecho esto se indica a que formato se convertir la informacin si ser ACCESS, EXCEL u otro
formato.
1-Si fuera ACCESS, el formato seleccionado, deber seleccionarse la base de datos a la cual se le
agregar como tabla la informacin a exportar, una vez hecho esto, se deber indicarse si se
exporta:
1.1 La definicin de los datos y los datos

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1.2. Solamente la definicin de los datos.

2-Si el formato seleccionado fuera EXCEL, solamente deber indicarse el nombre que se le
asignar a la tabla.
Si estamos trabajando en ACCESS, podemos ejecutar acciones tanto sobre la base de datos,
seleccionando alguna tabla y estando la misma cerrada o abriendo alguna e ingresando a la opcin
Hoja de Datos, la diferencia de los resultados que podemos obtener es muy grande ya que en un
caso las si copias los datos se copiar la totalidad de la tabla seleccionada, en cambio si se
seleccionan algunos registros y se copian solamente se copiarn los que se hayan seleccionado.
Trabajando con la tabla cerrada:
EDICIN COPIAR PEGAR
1-Genera una nueva tabla, con otro nombre o el mimo nombre agregndole el nmero 1 (UNO) y
realiza una de las siguientes acciones
1.1. Copia la estructura
1.2. Copia la estructura y la totalidad de los datos
1.3. No genera una nueva tabla y nos da la opcin de pegar los datos anexados al final de la tabla
existente
2-Crear un acceso directo a la tabla
3-Eliminar la tabla
4-Cambiarle el nombre a la tabla
Trabajando con la tabla abierta en la opcin HOJA DE DATOS
EDICIN COPIAR PEGAR
Podemos usar alguna de las siguientes opciones
1-Pegar datos anexados, si se han seleccionado registros y se eligi la opcin copiar y luego
pegar datos anexados, los mismos sern agregados al final de la tabla.
2-Eliminar: Borra definitivamente de la tabla todos los registros que hayan sido seleccionados. Hay
que tener en cuenta que deben marcarse todos los campos del registro que quiere borrarse, sino
esta opcin no aparece activada.
3-Eliminar registros: Cumple la misma funcin que la opcin eliminar, nada mas que en este caso
no debe marcarse la totalidad del registro, con darle un clic solamente a un campo de la tabla,
puede eliminarse la totalidad del registro.
4-Eliminar columna: Elimina un dato de todos los registros, en los casos anteriores se quitaba la
informacin en forma horizontal, uno o varios registros, con esta opcin no se reduce la cantidad de
registros de la tabla, sino que todos los registros pasarn a tener uno o varios campos menos en su
diseo.
5-Buscar Reemplazar: Estas opciones, como sus nombres lo indican, permiten buscar y tambin
reemplazar datos en cualquiera de las columnas donde estn ubicados los datos. Puede
seleccionarse la columna donde desea buscarse la informacin, o sino tambin puede dejarse ese
tema abierto y se buscar en la totalidad de la tabla. Tambin puede buscarse o reemplazarse el
campo entero o solamente una parte del mismo.
6-Ir a: Permite desplazarse dentro de la tabla en ambos sentidos, ya sea hacia delante o hacia atrs
dependiendo de la opcin elegida. Las mismas pueden ser las siguientes:
6.1. Primer Registro
6.2. ltimo registro
6.3. Siguiente

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6.4. Anterior
6.5. Nuevo Registro
Trabajando con la tabla cerrada: INSERTAR
1- Autoformulario: Agrega un formulario para cargar los datos de la tabla que se haya
seleccionado.
2- Autoinforme: Genera un informe con los datos de la tabla que se haya seleccionado.

ACCESS: BASES DE DATOS - INFORMES

La opcin INFORME, nos permite presentar la informacin en forma de listado, con esta opcin se
tiene un control total sobre el diseo que vamos a aplicar a los datos de salida, ya sea que
provengan de tablas o consultas. La informacin que va a proporcionar el informe podemos dividirla
en las siguientes secciones:
1-Encabezado del informe: Es un ttulo que aparece una sola vez, al comienzo del mismo.
Podemos utilizarla para agregar un ttulo genrico, un logotipo u otro dato que queramos que
aparezca solamente en la primera hoja.
2-Encabezado de Pgina: Es un ttulo que va a aparecer en el comienzo de todas las pginas
y por lo general se utiliza para mostrar los ttulos de los datos que van a encolumnarse debajo
de los ttulos
3-Seccin Detalle: Esta seccin contiene el cuerpo principal del informe, en este lugar van a
estar todos los datos variables del listado. Esta seccin se repite tantas veces como registros
tenga la tabla o lneas tenga la consulta que da origen al informe.
4-Pie de Pgina: Aparece en la parte inferior de cada hoja del informe y es muy til para
mostrar por ejemplo el numero de las pginas
5-Pie del Informe: Se utiliza por nica vez al finalizar el listado en la ltima pgina del informe.
Puede utilizarse para mostrar los totales del informe y se imprime antes del pie de pgina de la
ltima pgina
Tener en cuenta que para que el reporte (Informe) agrupe los datos de determinada manera
(Por determinados campos), el origen de los datos debe estar ordenado en relacin con los
grupos que quieren formarse.