Master em Produo de Eventos

2014

MDULO 02
ORGANIZAO DE CONGRESSOS, FEIRAS E EVENTOS
CULTURAIS
JOO ABREU, OUTUBRO/NOVEMBRO 2014

Parte 2 Eventos plenrios

CONCEO E GESTO DE CONGRESSOS, CONVENES E

EXPOSIES

So ferramentas cada vez mais importantes

para os objetivos da comunicao
empresarial, do ponto de vista institucional
e de gerao de negcios.

TIPOS DE EVENTOS
Palestra Mtodo de discusso mais antigo e tradicional. Pressupe uma preleo
acompanhada de intenso perodo de perguntas e debates com a plateia, em busca
de concluses.

TIPOS DE EVENTOS
Conferncia Exposio feita por autoridade em determinado assunto para grande
nmero de pessoas. mais formal que a palestra e exige a presena de um
presidente de mesa para conduo dos trabalhos, afinal so feitas perguntas
identificadas.

TIPOS DE EVENTOS
Vdeo-Conferncia
Conferncia atravs de tecnologia que permite o contacto visual e sonoro entre pessoas que esto em
lugares diferentes
Dando a sensao de que os interlocutores se encontram no mesmo local
Permite no s a comunicao entre intra e inter-grupos, mas tambm a comunicao pessoa-a-pessoa
Essa comunicao feita em tempo real e existem vrios sistemas interpessoais de videoconferncia
que possibilitam isso
Alm da transmisso simultnea de udio e vdeo, esses sistemas oferecem ainda recursos de
cooperao entre os utilizadores, compartilhando informaes e materiais de trabalho

TIPOS DE EVENTOS
Workshop Tambm promove o aprendizado, mas o termo (loja de trabalho) indica
a proposta de idias e como concretiz-las. mais voltado para o experimental.

TIPOS DE EVENTOS
Debate Discusso exclusiva entre dois oradores devidamente comprometidos a
defender um ponto de vista em torno de determinado assunto, participando a
audincia somente com aplausos ou protestos no formais.

TIPOS DE EVENTOS
Mesa redonda Difere do debate pelo fato de ter mais participantes.

TIPOS DE EVENTOS
Frum Reunio baseada na tentativa/desafio de participao intensa da plateia,
preferencialmente numerosa. A ideia sensibilizar a opinio pblica sobre
determinados problemas sociais.

TIPOS DE EVENTOS
Conveno Pode ser de vendas, lanamento de produto/servio, congraamento e
comemoraes. Reunio de profissionais da mesma rea.

TIPOS DE EVENTOS
Seminrio uma sequncia concentrada de atividades com o fim especfico de
desenvolver capacidades, conhecimento e aprendizagem por meio do trabalho de
formadores, oradores especializados.

TIPOS DE EVENTOS
Master Class is a class given to students of a particular discipline by an expert of
that disciplineusually music, but also painting, drama, any of the arts, or on any
other occasion where skills are being developed (WIKIPDIA)

TIPOS DE EVENTOS
Simpsio uma reunio de especialistas de alto renome, sob a direo de um
moderador para apresentao de tema de grande interesse e geralmente de
carter cientfico, a uma audincia selecionada.

TIPOS DE EVENTOS
Congresso Restrito a ambientes associativos com discusses de assuntos de
interesse especfico de um segmento profissional.

TIPOS DE EVENTOS
Painel Reunio essencialmente questionadora em que resumido para um grande
grupo o teor de apresentaes feitas por pequeno grupo.

TIPOS DE EVENTOS
Ciclo Sesso ou sequncia de sesses de eventos, com uma determinada lgica
temtica e distribudas por tempos, horrios, distintos. Pode combinar
vriastipologias de eventos.

TIPOS DE EVENTOS
Cimeira uma reunio em que so expostos e debatidos vrios assuntos
(normalmente pr-definidos), mais comumente realizada entre chefes de
Estado e/ou de governo ou entre lderes de organizaes

TIPOS DE EVENTOS
Reunio - encontro de duas ou mais pessoas com propsito de discutir algum tema
ou realizar alguma atividade; Uma reunio tem geralmente como tema de
discusso negcios ou assuntos comunitrios. Nas organizaes as reunies so
importantes eventos para contato pessoal e comunicao entre os coparticipantes; As
reunies tambm podem ser feitas distncia mediante uso de computadores
conectados a redes ou equipamentos de telepresena.

TIPOS DE EVENTOS
Assembleia pode ser o conjunto de representantes de uma comunidade que
possuem poderes de legislao; reunio de pessoas para determinado fim; rgo
deliberativo mximo das associaes e sociedades.

EVENTO DE/COM CONCEITO

PASSOS ESSENCIAIS - IDEIAS PARA INSPIRAR UM CONCEITO DE UM EVENTO DE

SUCESSO
1. Pesquisas - Dificilmente uma boa ideia surge do nada.
2. Referncias - Base em algo j existente, como aspetos visuais e temticos.
3. Colaboraes - Aproveite parcerias para se inspirar no momento de definir o conceito de um
evento.

4. Marketing adequado - imprescindvel recorrer a um marketing apropriado.

5. Mistrio - Muitas pessoas gostam de ser surpreendidas, de pequenas surpresas, de algo
intrigante, sem que os segredos sejam to grandes a ponto de deixar o conceito confuso;
6. Liberdade para a expresso de opinies Deve-se considerar o feedback do pblico.

PASSOS ESSENCIAIS - IDEIAS PARA INSPIRAR UM CONCEITO DE UM EVENTO DE SUCESSO

7. Experincias imersivas - Oferecer pacotes e preos alternativos para pessoas interessadas em acompanhar
tudo de perto, seja para conhecer os bastidores do evento ou para participar em encontros/reunies.

8. Adaptao e fuso de ideias - Um conceito eficaz pode ser estabelecido a partir da adaptao de ideias
de outros eventos. O mesmo vale para a fuso de ideias - misturar elementos de sucesso pode assegurar o
xito de um evento.

9. Customizao - Outra ideia prtica e que aumenta a probabilidade de conquistar os eventuais

participantes customizar o evento de acordo com as caractersticas do pblico. Para tanto, utilizem-se
plataformas como redes e media sociais.
10. Acessibilidade Pensar em conceitos capazes de aumentar a procura, atravs de promoes, descontos e
at por estratgias que no estabelecem preos fixos.

Conceitos, objetivos e justificativas

Questes importantes para o processo de desenvolvimento da

organizao de um evento.
Qual a razo de fazermos o evento? Razes que confirmem a importncia e a viabilidade de se produzir um evento.
Quais sero os parceiros do evento? Parceiros internos e externos.
Quando ser realizado?
Onde ser montado? O local deve representar a melhor escolha para o pblico e para o promotor do evento.
Qual o contedo do evento? Deve corresponder s necessidades, desejos, expectativas do pblicoe deve estar

alinhado com as questes anteriores.

Estratgias de Comunicao e Marketing

Marketing
Na gesto de marketing de eventos devem-se :

a.

Analisar as necessidades do mercadoalvo

b.

Estabelecer padres exclusivos - diferenciao;

c.

Prever o pblico que assistir;

d.

Calcular o valor que o pblico est disposto a pagar;

e.

Determinar as atividades promocionais usadas para comunicar com o;

f.

Definir condio lucrativa ou de gratuitidade do evento

Estratgias de Comunicao e Marketing

Os 8 Ps de Marketing de Eventos
a.

Produto

b.

Preo

c.

Promoo

d.

Ponto de acontecimento / local

e.

Pessoas

f.

Programao

g.

Pacote apresentado (venda e distribuio de ingressos / combinaes possveis)

h.

Participaes (parceiros na produo do evento)

Servios de
Apoio logstico

SERVIOS
DE
APOIO
TCNICO
Servios
especializados

GESTO DE RECURSOS LOGSTICOS

Servios de Apoio Tcnico

Apoio logstico (Exemplo Making of Sensation 2007 | Amsterdam
Arena HD http://www.youtube.com/watch?v=WBsMXpXCbzY)
1. Montagens
(http://www.youtube.com/watch?v=gMv7KMRbLyo&feature=related)
2. Telecomunicaes
3. Segurana
4. Limpeza
5. Servios mecnicos
6. Servios informticos

GESTO DE RECURSOS LOGSTICOS

Servios de Apoio Tcnico

Servios especializados
(http://www.youtube.com/watch?v=okKAruNE6t8)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Audiovisuais
Recepcionismo
Traduo simultnea
Secretariado
Catering
Decorao
Sinalctica

GESTO DE RECURSOS LOGSTICOS

CATERING
Organizao do (s) coffee-break
Servios associados

Apoio aos conferencistas

Organizao das refeies

Almoo de trabalho
Self service

Jantar volante
Jantar sentado
Jantar de gala (http://www.youtube.com/watch?v=-SI2OmDSk6E)

Garantia do servio
Confirmao dos participantes
48/24 horas

Lembrar organizao, motoristas, recepcionistas, etc.

Margem de segurana 5%
200 210 a 220

GESTO DE RECURSOS LOGSTICOS

CATERING
Oramentao (encargos base)

Compras
Montagens
Servios
Limpezas
Consumos de energia
Aluguer de cozinhas
Margens de negociao

GESTO DE RECURSOS LOGSTICOS

CATERING
Oramentao (encargos base)

Manual de ementas
Ementas especiais
Mnimo de pessoas para preos em vigor
Tempos de servio (cocktails)
Suplementos de servio (servio sentado)
Decorao associada
Animao
Equipamentos de som, luz
IVA includo

GESTO DE RECURSOS LOGSTICOS

Catering

Nmero e tipo de participantes

Almoos, jantares, coffee-breaks
Adequao ao tipo de intensidade dos trabalhos
Sortido de oferta
Doces, salgados, bebidas
guas, cafs, sumos, bebidas alcolicas (no!)
Servio profissional
Produtos locais

GESTO DE RECURSOS LOGSTICOS

Salas e apoios
Salas de reunies / disposies
reas de servio

Mobilirio e equipamento
Apoio logstico interno
Servios especializados

GESTO DE RECURSOS LOGSTICOS

Salas e apoios
O aluguer do espao inclui?
Inventrio de material disponvel
Quantidade tipo dimenses

Quadro
Cavalete
Plpito
Cadeiras e mesas
Estrado
Bandeiras

GESTO DE RECURSOS LOGSTICOS

Salas e apoios
Mobilirio

Cadeiras
Tipo com braos,palas
Conforto
Quantidade necessria

Mesas
Standard
Check in
Redondas
Quantidade necessria

GESTO DE RECURSOS LOGSTICOS

Salas e apoios
Equipamento
Plpito
Iluminao
Colocao
Altura do orador

Estrados

Medidas
Mesa da presidncia
Relao com o plpito e cran
Distncia da plateia (2 metros)

Cavaletes / trips
Quadro de mensagens ou apresentaes
Localizao
Quantidade necessria

GESTO DE RECURSOS LOGSTICOS

Montagens e Desmontagens
Dirio de Gesto do espao

Acompanhamento de montagens
Afixao decorao
Transporte armazenamento
Horrios de trabalho

GESTO DE RECURSOS LOGSTICOS

Servios de electricidade e electrnica

Condies do aluguer da sala

Fornecimento especial de energia
Material elctrico suplementar
Disponibilidade da assistncia tcnica (pr, durante e ps evento)
Identificar e comunicar necessidades
Audiovisuais, secretariado, sala VIP, hardware, software

Outros servios

GESTO DE RECURSOS LOGSTICOS

Telecomunicaes
Telefone (fixo, mvel), fax, correio electrnico
Internet / hot spot/ rede wireless
Rdio porttil
Instalao de linhas
Custo
Demora
Perodo de utilizao

Linhas da organizao
Identificar extenses, com antecedncia
Telefone vermelho

Servio aos participantes

GESTO DE RECURSOS LOGSTICOS

Limpeza
Servios standard
Limpeza de salas / espaos comuns
Limpeza entre sesses

Previso de tempo para limpeza e reposies

Manual de instrues claras

Custos e oramento
Seleco de fornecedores

Incluso no aluguer

GESTO DE RECURSOS LOGSTICOS

Segurana

Contratao especial de servios

Servios standard de segurana
Controlo
Identificao / acesso de pessoas
Horrios de acontecimentos
Normas para transporte de material

Custos
Segurana pblica vs. privada

GESTO DE RECURSOS LOGSTICOS

Servios Especializados / Secretariado
Recursos humanos

Competncia profissional
Informtica
Gesto de informao, arquivo
Idiomas
Apresentao

Material

Espao (mesas, equipamento, material)

Computadores, impressoras, scanner, internet
Fotocopiadora
Telecomunicaes

GESTO DE RECURSOS LOGSTICOS

Centro de comunicaes / mensagens
Transmisso de informao
Rapidez e eficincia

Requisitos base
Localizao central
Visibilidade dos quadros

Suportes indispensveis

Telefones, papel, esferogrficas

Listas telefnicas
Mapas, informaes sobre servios
Envio de mensagens

GESTO DE RECURSOS LOGSTICOS

Recepcionismo
Servio sub contratado
Conhecimento / competncias locais e especficas

Principais responsabilidades
Inscries / acreditaes
Informao
Venda / entrega de vouchers
Controlo de acesso sala e das portas
Apoio mesa de oradores
Apoio s sesses de debate
Salas VIP, imprensa, oradores
Recepcionismo de partcipantes
Bengaleiros
Distribuio de documentao
Distribuio de auriculares
Montras / demonstraes
Avaliao / questionrios

GESTO DE RECURSOS LOGSTICOS

Recepcionismo
Alocao dos recursos
Tarefas e competncias

Agenda
Prever substituio
Refeies / pausas

Briefing
Viso global do evento
Informao geral
Exposies (objectivos da empresa)

Oramento
Custo e qualidade
Afectao e quantidade de recursos
qualificao

GESTO DE RECURSOS LOGSTICOS

Traduo simultnea
Sistema
N de cabines e de canais

Tradutores

N de tradutores / lngua
Disponibilizar comunicaes
Informao de alteraes
Conforto
Visibilidade para a sala

Auriculares
Distribuio
Identificao dos utilizadores

GESTO DE RECURSOS LOGSTICOS

Florista / Decorao
Objectivos e oramento
Decorao geral da sala

Consultar
Manual de decoraes do local
(flores, plantas, arranjos)
Pessoal disponvel (no local) para manuteno
Antecedncia e sazonalidade das opes
Fornecimentos extra - jantares, ofertas, quartos

GESTO DE RECURSOS LOGSTICOS

Fotografias / Filmagens

Foto reportagem
Reportagem VIP
Filmagem integral
Gravao audio (actas)
DVD

Briefing
Objectivo do trabalho final
Descrio dos operadores

Servio aos participantes

Comunicao prvia do servio

Servio 24 horas
Ala de exposio das fotos
Mesa de encomendas
Servio imprensa
Sesses especiais
Guio da sesso

GESTO DE RECURSOS LOGSTICOS

Sinalctica
Identificao do local
Posicionamento relativo
Identificao das salas
Outros espaos
Orientao dos participantes
Servios
Actividades paralelas

GESTO DE RECURSOS LOGSTICOS

Sinalctica
Lettering maisculas
Logo do evento
Colocao visvel (cavaletes, suspensos)
Material e dimenses
De proximidade
De informao/acesso

GESTO DE RECURSOS LOGSTICOS

Exposies
Objectivos
Informao / formao
Troca de experincias
Experimentao
Contacto com o mercado
Programa social paralelo / actividade cultural

Dependendo de
Interesses comerciais
Programa do congresso e seus horrios
Disposio fsica do evento
Instalaes
Oramento

GESTO DE RECURSOS LOGSTICOS

Exposies

Seleco do espao
Acessibilidade s salas e zonas comuns
E s zonas de catering
Facilidade de acesso portas e montagem de equipamentos
Abastecimento de energia e iluminao
Decorao
Mobilirio

Fonte de rendimento
Stand
Espao
Servios de

Energia
Plantas
Mobilirio
Sinalctica
Telecomunicaes
Servios grficos e audiovisuais

GESTO DE RECURSOS LOGSTICOS

Programa Social (Moda)

Jantar de moda (EXEMPLO)

Agncia de manequins
Som e luz
Produo do evento
Coordenao de moda
Empresas presentes /criadores
Finalidade social associada
Comunicao grfica
Escolha do local espao de lazer (diferente do local do congresso)

GESTO DE RECURSOS LOGSTICOS

Programa Social
Visita turstica

Definio do tempo disponvel

Percurso
Elementos de interesse patrimonial e de diverso
Visitas diurnas ou nocturnas
Intercaladas com trabalhos
Inqurito preliminar sobtre gostos
Associada ao jantar social
Transportes
Preo de inscrio

GESTO DE RECURSOS LOGSTICOS

Jantar Social

Local aprazvel
Jantar tradicional ou em local turstico
Passeio de barco (Douro, Sena, Tamisa)
Convvio
Informalidade
Quebra da rotina dos trabalhos
Estabelecimento de redes de contactos
Guia turstico
Ofertas
Apoios de autarquias, empresas, outras entidades (IVP)

GESTO DE RECURSOS LOGSTICOS

Programas culturais
Agenda cultural da cidade ou concelho
Operadores culturais (teatros, cinemas, casas de msica auditrios, casas de fados,
museus)
Rotas patrimoniais (castros, romnico, Caminhos de Santiago)
Festividades (festas, feiras e romarias)
Exposies

GESTO DE RECURSOS LOGSTICOS

Programas paralelos

Acompanhantes e familiares
Actividades de animao
Baby sitters e animadores
Parques temticos e infantis (ex.) / Feira Popular
Circo
Jogos (tnis, minigolf)
Jogos aquticos
Jogos de sala
Parques naturais
Bicicletas

GESTO DE RECURSOS LOGSTICOS

Programas paralelos
Baby sitters e animadores
Parques temticos e infantis (ex.) / Feira Popular
Circo
Ateliers
Msica e dana
Teatro

GESTO DE RECURSOS LOGSTICOS

Transportes
Acessibilidade / centralidade do local (aeroporto, caminho de ferro TGV, autocarros,
metro, taxis)
Servios complementares (rent a car)
Servio de transfer (privativo)
Informaes / mapas / horrios

GESTO DE RECURSOS LOGSTICOS

Logstica no local

rea de acreditaes / inscries dos expositores

Incio das montagens
Identificao das equipas de controlo e manuteno
Controlo das pr-inscries
Entrega de cartes de acesso, credenciais, documentao
Previso das horas de ponta

GESTO DE RECURSOS LOGSTICOS

Logstica no local
Central de Servios

Requisio dos servios

Coordenao das encomendas, transporte e entrega do material
Superviso das montagens, abastecimento e desmontagem de cada expositor
check list do fluxo de tarefas

GESTO DE RECURSOS LOGSTICOS

Sistema de controlo de acesso

Objectivo de segurana
Objectivo comercial
Sistema informatizado
Carto magntico
Relatrio de participantes e/ou visitantes
Carto para fotocpias
Crdito telefnico
vouchers

GESTO DE RECURSOS LOGSTICOS

Organizao
Transmisso de informao requisies directivas

Compilar notas, correspondncia, acordos, contratos, reclamaes

Consultar e monitorar programas e requisitos de oradores e participantes
Informao geral e sumrio do evento
Desenhar plantas e colocar material

Identificar e numerar espaos

Enviar requisies de servios para o local do evento, com antecedncia (15 d)
Rever instrues de servio montagem e servios de operacionalizao do congresso
Anotar alteraes durante o evento
Fazer a conferncia de factores
Proceder auto-avaliao

GESTO DE RECURSOS LOGSTICOS

Agenda de instrues
Briefing pr evento
O que / quem define responsabilidades
Como / onde: comunicar tarefas
Quando: agendas individuais

Informao geral sobre o evento

Programa, horrios, espaos

Briefing durante o evento

Gerir / comunicar alteraes

GESTO DE RECURSOS LOGSTICOS

Manual de operaes
Responsveis e contactos

Coordenador do evento
Coordenador da exposio
Recepo / inscries
Apoio tcnico montagens
Audio visuais / fotografias
Telecomunicaes e informtica
Catering
Secretariado e recepcionismo
Traduo simultnea
Sinalctica
Florista decoraes
Segurana
limpeza

GESTO DE RECURSOS LOGSTICOS

Manual de operaes
Servios externos

Hotis com room list

Restaurantes de apoio
Locais a visitar
Gesto do programa social
Organizao dos transportes
Informao turstica

Agenda de actividades
Por ordem cronolgica
Espaos, actividades, responsveis, contacto
Controlo e gesto de espaos

EXPOSIES

Formular por escrito uma

plataforma-memorandum
para exposies

De longa durao,
temporrias e itinerantes.

Utilizar conhecimento
multidisciplinar para o
desenvolvimento de
exposies.

Ter uma poltica para

exposies, com objetivos
a curto e longo prazos

Definir o objetivo da
exposio e o seu pblicoalvo, planeando o
contedo e a forma de
apresentao adequados
a cada pblico.

Garantir a segurana
dos objetos e do pblico
nas exposies

Garantir que as
informaes sejam
exatas e que levem em
conta diferentes pontos
de vista

Maximizar o acesso e as
oportunidades de
aprendizagem para
pessoas de todas as
idades, condies fsicas
e formaes culturais.

Avaliar as exposies

condutoras

inovadoras

inspiradoras

PAPEL DO LAY OUT

Exposies
temporrias, com
oramento limitado
em museus dirigidos
por voluntrios

Exposies de longa
durao em grandes
museus

Exposies itinerantes

Reestruturao de
exposies

Definir a funo das

exposies

Definir, por escrito, a

plataforma bsica
das exposies

Um plano de ao
para exposies com
objetivos de curta e
longa durao

Utiliza expertises
diversas na
organizao de
exposies

Quem vai estar

envolvido com o
planeamento da
exposio?

Qual ser o tema e

a finalidade da
exposio? Definiu
o seu pblico-alvo?

Quais os recursos
financeiros, humanos
e de espao fsico
disponveis?

Cronograma
apropriado e
realista?

O contedo e o design
da exposio tm em
vista o pblico ao qual
dirigida?

Est redigido o projeto

de exposio, garantida
a segurana dos objetos
e visitantes? E os seguros?

Como maximizar o
acesso exposio?
Como maximizar as
oportunidades de criar
novos pblicos?

Est garantido que as

informaes sobre a
exposio sejam precisas
e levem em conta
diferentes pontos de
vista?

Como promover,
monitorar e avaliar?

RESIDNCIAS ARTSTICAS - RETIROS

BIENAIS - TRIENAIS