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Procdure Qualit

Matrise Documentaire

PR-MX-01
Version :
Date :JJ/MM/AA
Page : 1 / 3

1. Structure des documents qualit

Les documents du SMQ sont identifis par leur titre. Les procdures sont rdiges avec les
lments suivants :

En-tte Qualit dans lequel sont prciss :

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TYPE DE DOCUMENT

Titre du document

PR-Mx-xx
Version :
Date :JJ/MM/AA
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Le code est constitu de 3 parties permettant lidentification du document :

PR - Mx - xx
1re

2me

3me

1re partie : initiales du type de document :

PO : processus
PR : procdure
IN : instruction
MO : mode opratoire
FO : formulaire
2me partie : type + n du processus
M : management
R : ralisation
S : support

3me partie : le numro dordre du document est gnr automatiquement par SOURCE.

Plan de prsentation :

Page 1 :
OBJET
VOCABULAIRE
DIFFUSION
Page 2, : Descriptif du document sous forme de tableau, logigramme (le mme formalisme doit
tre utilis par type de document).

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PR-MX-01
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2. Gestion des documents qualit

Rdaction des documents
Tout le personnel a la possibilit de rdiger un document qualit afin de proposer sa mise en uvre. Le
nom du rdacteur apparat sur les procdures.
Approbation des documents
Les documents sont approuvs par le pilote du processus et le manuel qualit par le directeur de lUnit.
Le nom de l'approbateur apparat sur les procdures et instructions.
Diffusion des documents
Les documents en vigueur sont ceux disponible dans SOURCE.
Un exemplaire papier sign des documents du SMQ en vigueur est disponible dans un classeur chez le
responsable du SMQ.
Les impressions et copies ne sont ni gres ni archives les personnes utilisant une version
imprime doivent vrifier quelle correspond la version en vigueur.
Revue des documents
Lutilisation quotidienne et les audits sont les moyens privilgis pour raliser la revue des documents.
Cette revue peut dboucher sur des besoins de modifications.
Modification des documents
La modification d'un document suit le mme cheminement que sa cration.
Un document modifi voit son numro de version augmenter dune unit lors de sa diffusion et la date
dapplication est mise jour.
La prise en compte des modifications est assure dans le paragraphe NATURE DES
MODIFICATIONS et par la diffusion de la nouvelle version dans SOURCE.
Retrait des versions primes
Les utilisateurs sont chargs de retirer les versions primes de leurs dossiers. Les versions primes
sont conserves automatiquement dans SOURCE avec un accs restreint.
Lensemble de la documentation du Systme de Management est rfrenc sur la liste des documents
en vigueur .

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3. Gestion des enregistrements

Les enregistrements constituent les preuves tangibles des activits effectues ou des
rsultats obtenus.
Ils peuvent tre sous la forme dun formulaire complt soit de donnes consignes sur divers
supports.
Les lments de matrise des enregistrements sont enregistrs automatiquement dans SOURCE, ils
sont spcifis dans le tableau suivant :

Rfren
ce

Libell

Gestionnai
res

Lieu

Classement
Mode de
Dure
classemen
t

Lieu

Archivage
Mode
Dure
d'archiva
ge

Lien

Rfrence

Chaque enregistrement est identifi dans le tableau de gestion des enregistrements par son code sil
en a un.

Libell

Chaque enregistrement est galement identifi par son nom.

Gestionnaire

Cest la personne qui garde et qui a la responsabilit de lenregistrement.

Classement / Archivage

Pour le classement et ensuite larchivage sont spcifis le lieu, la dure et le mode de

classement/archivage pour pouvoir les retrouver facilement si besoin.
Le lieu de stockage de chaque enregistrement est indiqu dans le tableau de gestion des
enregistrements. Il peut varier en fonction de la dure de conservation : un enregistrement peut se
trouver un emplacement pendant une certaine priode, puis en changer. Chacun des lieux de
stockage utiliss tout au long de la conservation de lenregistrement devra figurer dans le tableau.

Lien

Si lenregistrement est un document informatique, insrer le lien pour y accder directement.