Anexo 11.1. Subsistema de Agendamiento de citas mdicas Web.

En la actualidad una persona de estrato 1,2 o 3 afiliada a rgimen subsidiado de

salud del municipio de Bucaramanga, debe esperar un promedio de 4 horas para
poder obtener una cita mdica, con el desarrollo de este subsistema pretendemos
reducir a 5 minutos como mximo, teniendo en cuenta mejorar la oferta de
posibilidades para acceder al sistema de salud (Internet, Mensajes de Texto) ya
que hoy en da solo esta la opcin presencial.
Para el desarrollo de este subsistema el proponente desarrollar las siguientes
actividades con su respectiva metodologa.
Diagnostico situacin actual.
En esta etapa se desarrollara una encuesta de satisfaccin a usuarios y
prestadores del servicio de agendamiento de citas mdicas en 24 centros de
atencin con el objeto de determinar, tiempos de espera, niveles de satisfaccin,
inventario tecnolgico y de conectividad de cada centro. Esta encuesta tomar
como referencia el estudio colgado en la web del Instituto de salud de
Bucaramanga denominado " RESULTADOS ENCUESTA GENERAL DE
CALIDAD EN LA PRESTACION DEL SERVICIO E INVENTARIO TIC" y el Plan
de Desarrollo Municipal, la poblacin objetivo sern los usuarios que se
encuentren en el proceso de asignacin de citas mdicas en el momento de
realizacin de la encuesta y los funcionarios directamente relacionados con el
proceso (Enfermeras, auxiliares), se utilizaran como criterios de inclusin a
personas mayores de edad que se acerquen a tomar el servicio y como criterio de
exclusin : personas con evidencia de enfermedad psiquitrica o retardo que
respondan la encuesta.
Se utilizar una encuesta dividida en 2 partes una la de datos demogrficos y otra
compuesta por las preguntas a realizar, como instrumentos de recoleccin se
platea la realizacin de la encuesta al personal en las filas de espera para la
obtencin de citas mdicas y al personal que esta otorgando las mismas.
Al personal encargado de la realizacin de la encuesta se le capacitar y
contextualizar sobre el problema planteado y los resultados esperados por la
encuesta, de igual manera se supervisarn la informacin en diferentes das a la
semana con el objeto de no crear sesgos.
Adquisicin de Infraestructura para implementacin y puesta en Marcha del
sistema.
De a cuerdo a los resultados obtenidos y corroborados en la etapa anterior se

proceder a realizar la caracterizacin y cuantificacin de los equipos que se van

a adquirir, que a su vez contribuirn con el desarrollo del entregable. En esta fase
del proyecto se dotar a la institucin con servidores en la nube (Servidores
dedicados), para alojar la aplicacin, la respectiva base de datos y para proveer el
servicio a los usuarios externos (poblacin favorecida estratos 1,2 y 3) y usuarios
internos (Personal administrativo y mdico de la institucin).
Estos servidores deben cumplir con las especificaciones tcnicas y de seguridad
plateadas en el Anexo 11.4. Caracterstica Tcnicas Infraestructura y
Subsistemas.
Por otra parte dotaremos de 378 equipos de cmputo y 60 tabletas en todos y
cada uno de los centros de atencin del municipio, estos equipos servirn para
que el personal encargado del agendamiento de citas mdicas, pueda
parametrizar las agendas de los mdicos, para que el personal mdico acceda a
las historias clnicas y pueda prestar los servicios de salud y para que el personal
administrativo acceda a las estadsticas del sistema.
Estos equipos deben cumplir con las especificaciones tcnicas y de seguridad
plateadas en el Anexo 11.4. Caracterstica Tcnicas Infraestructura y
Subsistemas.
Otro elemento importante para que sea posible la iteracin de estos componentes
es la conectividad, esta permitir que los usuarios internos y externos del sistema
utilicen las aplicaciones propuestas en este proyecto en cada uno de los 25
centros de atencin del municipio.
Esta conectividad debe cumplir con las especificaciones tcnicas y de seguridad
plateadas en el Anexo 11.4. Caracterstica Tcnicas Infraestructura y
Subsistemas.
Por ltimo se contar con el alquiler del servicio de cdigo corto, el cual consiste
en el alquiler de un cdigo de cuatro nmeros (por ejemplo 2020) al cual los
usuarios enviarn los mensajes de texto desde su celular (No importa el tipo de
celular) , desde cualquier operador , el cual recibe estos mensajes y permite que
los mismos interacten con la plataforma y den como respuesta la asignacin de
la cita ms cercana al usuario final, este componente se constituye como una
herramienta fcil, rpida y asequible por toda la poblacin favorecida con esta
iniciativa.
Este cdigo corto debe cumplir con las especificaciones tcnicas y de seguridad
plateadas en el Anexo 11.4. Caracterstica Tcnicas Infraestructura y
Subsistemas.
Aplicativo Web.

Los aplicativos son generadores de demanda dentro del ecosistema digital

planteado y que sirve de base en gran medida al desarrollo de esta solucin, por
tal motivo se plantea la adquisicin de una herramienta que le facilite a las
instituciones prestadoras de servicios de salud manejar, optimizar y administrar la
informacin, a travs de una plataforma Web que admite la asignacin sincrnica
de citas mdicas. La misma permitir que las entidades y sus usuarios accedan
de una forma gil a la informacin por medio de computadores y dispositivos
mviles con conexin a Internet, por medio de celulares corrientes a travs de
mensajes de texto y por supuesto a travs de llamadas telefnicas y
presencialmente, permitiendo un mejoramiento en la calidad de vida de los
afiliados al sistema, quienes recibirn un rpido y oportuno servicio en salud y la
posibilidad de agendar citas mdicas desde cualquier lugar con acceso a Internet,
proporcionando al usuario una reduccin en los gastos de transporte y tiempo.
Este aplicativo ser utilizado por la poblacin objetivo del sistema, personas de
estratos 1,2 y 3, quienes se vern beneficiados al contar con alternativas 24/7 que
les permitan acceder al sistema de salud, se espera que con el uso de las
mismas, logremos incentivar la apropiacin de las TIC en este pblico objetivo, y
logremos cambiar la cultura referente al uso del internet y los celulares para algo
ms que comunicacin y entretenimiento.
A continuacin nombramos algunos de los problemas que se buscan solucionar con
la implementacin de este aplicativo:

Organizar el sistema de citas mdicas a partir de la herramienta proporcionada,

al igual que los tiempos de atencin y la administracin del recurso humano.

Descongestionar los centros de atencin.

Brindar una alternativa ms cmoda a la hora de solicitar citas mdicas.

Reducir los costos de desplazamiento de los pacientes al centro asistencial.

Reducir a un mnimo las filas e incomodidades que estas conllevan en los

centros mdicos.

Controlar el flujo de medicamentos proporcionado un ahorro significativo para

el municipio.

Evitar demandas contra el estado argumentadas sobre la base de vulneracin

del acceso a la salud dignamente.

Posicionar de esta forma al Municipio y a Colombia como el nico pas en

Latinoamrica que cuenta con una solucin en salud pblica de este nivel.

Para el desarrollo de la misma se tendrn en cuenta las siguientes sub-etapas,

que nos permitirn poner a punto el aplicativo y lograr el resultado esperado:

Valoracin: Se efecta una valoracin al prototipo actual.
Ajustes: Se realiza el rediseo de la base de datos que soportara cada aplicativo
y que debe ser escalable y adaptada a un todo y se realiza el rediseo de las
diferentes interfaces graficas.
Pre-alfa: En esta etapa se publica la aplicacin web, pero con caractersticas
incompletas con el objeto de probar la plataforma, el diseo y la estabilidad del
mismo en el servidor.
Alfa: En esta etapa se publica la aplicacin web con todas las caractersticas
resultado del diseo de la aplicacin, se empiezan a depurara errores y realizar
las pertinente pruebas de laboratorio.
Beta: En esta etapa se realiza el lanzamiento de la aplicacin web al pblico
en general, ya aqu estn todas las caractersticas definidas en el diseo y se
pretenden depurar pequeos errores pero no agregar nuevas caractersticas al
sistema.
Estable: En esta etapa se lanza la aplicacin al pblico con cero errores y en
plena produccin.
Capacitacin: En esta etapa se capacita al personal de los centros de
atencin directamente relacionado con el proceso de asignacin y
agendamiento de citas mdicas (Enfermeras, auxiliares y vigilantes) en el
manejo del aplicativo, de tal manera que se conviertan en agentes promotores
y replicadores del uso de esta nueva herramienta dentro de la poblacin
favorecida, Esta capacitacin ser realizada en el puesto de trabajo de cada
uno de los actores del proceso dentro de la institucin y en cada uno de los
centros de atencin del municipio, se contar con ayudas multimedia como
videos y animaciones que nos permitan de una manera didctica y prctica
capacitar al personal, por otra parte se opta por este tipo de ayudas porque el
personal capacitado contar con la posibilidad de acceder a las mismas antes,
durante y despus de la capacitacin presencial, garantizando de esta manera
una ayuda permanente y actualizada.
Adicional a esto el sistema debe estar en capacidad de:

Posibilidad de ingreso via web con los siguientes roles de usuarios:

o Administrador centro.
o Mdico Especialista.
o Consultor.
o Asistente.
o Usuario del rgimen subsidiado. (No logeado)

Posibilidad de creacin de mltiples centros de atencin dentro de la

misma plataforma.

Posibilidad de crear Especialidades por centro y validar si requieren o no

autorizacin, para la asignacin de citas mdicas.

Posibilidad de seleccionar los especialistas de un listado para proceder a

editar o modificar datos y horarios de trabajo.

Posibilidad de crear y editar Mdicos Especialistas y configurarles los

datos demogrficos, adems de mltiples horarios de trabajo en el da, y
horarios para atencin de teleconsultas. Por ejemplo el Especialista 1
atiende el da Lunes de 6:00 a.m. a 10:00 a.m. medicina convencional, de
1:00 p.m. a 03:00 p.m. Telemedicina y de 8:00 p.m. a 10:00 p.m. medicina
convencional.

Posibilidad de agendamiento de citas mdicas web, con el nmero de

documento, nmero del mvil y un campo de validacin anti spam, por
parte del usuario final, validar si el usuario pertenece al centro de atencin.

Posibilidad de indicar zonificacin y configurar la misma por parte del

usuario final.

Posibilidad de agendar las prximas 5 o la siguiente cita del especialista,

esto con el objeto de optimizar el trabajo de los especialistas y no dejar
huecos en las agendas, representados en altos costos para la entidad.
Validacin del centro de zonificacin y los especialistas por centro, as
como mostrar un historial de citas mdicas.

Posibilidad de cancelar citas mdicas desde el usuario final y desde el

administrador del centro.

Posibilidad de Autorizar citas mdicas en especialidades que requieran

autorizacin.

Posibilidad de agendar citas mdicas de control o a futuro en cualquier

fecha y con cualquier especialista, pero solo por el administrador del
centro.

Posibilidad de ver agenda de sus citas, al ingresar al sistema el rol de

especialista y posibilidad de atencin con redireccin a la historia clnica
del paciente.

Posibilidad de agendar citas mdicas desde un celular con internet, con

solo ingresar el nmero de documento. El sistema debe a travs de un
mecanismo (algoritmo, web service, etc) buscar el especialista con la hora

ms cercana dentro de los especialistas inscritos en esta especialidad, en

el respectivo centro de zonificacin del usuario.

Posibilidad de asignacin de citas mdicas a travs de mensajes de texto

desde cualquier operador a un cdigo corto compuesto por 4 nmeros (ej.
2020). El usuario enva el mensaje de texto con su nmero de
identificacin al cdigo corto y como respuesta recibir un mensaje con la
cita asignada.

Posibilidad de ayudas en video y en lnea para orientar tanto a los usuarios

finales y usuarios del sistema en el uso de la herramienta.

Este aplicativo debe cumplir con las especificaciones tcnicas y de seguridad

plateadas en el Anexo 11.4. Caracterstica Tcnicas Infraestructura y
Subsistemas.
Este aplicativo debe ser un subsistema de un sistema nico de informacin.
Campaas de sensibilizacin.
Su objetivo principal es promocionar y dar a conocer las nuevas alternativas
con que cuenta la poblacin favorecida, para acceder al sistema de salud, se
pretende sensibilizar al personal que se acerca al centro de atencin a solicitar
citas o a cumplir con agendas ya programadas. Se espera que los usuarios
sensibilizados, se conviertan en usuarios activos del sistema, se apropien de
las TIC y sirvan como replicadores en sus hogares y entornos de convivencia
de estas nuevas alternativas y la forma como deben usarlas para acceder a la
red de salud del municipio. Para esto se comprarn 32 televisores, los cuales
se ubicarn en las salas de espera de cada centro de atencin y los cuales
repetirn videos informando las nuevas opciones de acceso al sistema a travs
de internet, de los mensajes de texto e indicarn los pasos a seguir para la
consecucin de las citas mdicas. De igual manera se implantaran 32
pendones en todos los centros con el objeto de dar a conocer la iniciativa al
igual que 500 avisos ubicados en los principales caf Internet de cada barrio y
centros de atencin, indicando los pasos a seguir por internet y mensaje de
texto para la solicitud de citas mdicas y por ultimo se har uso del portal web
del municipio como plataforma para informar sobre las nuevas posibilidades y
la forma de hacerlo a partir de videos interactivos sobre el uso de la plataforma.
Estas campaas deben cumplir con las especificaciones tcnicas y de seguridad
plateadas en el Anexo 11.4. Caracterstica Tcnicas Infraestructura y
Subsistemas.