Está en la página 1de 31

Reglamento Interno de Correspondencia RI- C

CAPTULO I
ASPECTOS GENERALES

Artculo 1.- Concepto.


El Reglamento Interno de Correspondencia de la Caja Petrolera de Salud, se
constituye en un instrumento de carcter administrativo y procedimental, destinado a
organizar la correspondencia desde la recepcin, registro, manejo, despacho,
custodia hasta su Archivo.

Artculo 2.- Objetivo.


Tiene por objetivo Normar el manejo de la correspondencia recibida y despachada en
sus diferentes etapas a nivel nacional, estableciendo funciones y responsabilidades
del personal involucrado en el mismo.

Artculo 3.- mbito de Aplicacin.


El Reglamento Interno de Correspondencia, es de cumplimiento obligatorio por todas
las reas y niveles organizacionales de la Caja Petrolera de Salud a nivel nacional.

Artculo 4.- Aprobacin, Vigencia y Difusin del Reglamento.


El Honorable Directorio, en el marco de sus atribuciones establecidas en el Estatuto
Orgnico, tiene la facultad de aprobar el presente Reglamento Interno de
Correspondencia.
Posterior a su aprobacin, el documento entrar en vigencia a Nivel Nacional a los
diez das de su difusin. Por lo que la socializacin estar a cargo de la Unidad
Nacional de Gestin y Planificacin, dependiente de la Direccin Nacional de Gestin
de Calidad, conjuntamente la Direccin Nacional Administrativa Financiera.

Artculo 5.- Sanciones por Incumplimiento.


Los funcionarios de la Caja Petrolera de Salud que incumplieran o aplicarn de forma
incompleta o incorrecta lo establecido en el presente Reglamento Interno de
Correspondencia, sern pasibles a sanciones y responsabilidades, en funcin a lo
establecido en el Captulo V Responsabilidad por la Funcin Pblica de la Ley 1178
de Administracin y Control Gubernamentales, D. S. N 23318 A, Reglamento de la
Responsabilidad por la Funcin Pblica y D. S. N. 26237 modificatorio y Reglamento
Interno de Personal.
Direccin Nacional de Gestin de Calidad
Unidad de Gestin y Planificacin

Reglamento Interno de Correspondencia RI- C


Asimismo, ser sancionado el deterioro, prdida o sustraccin de la correspondencia
u otra documentacin de propiedad de la Institucin.

Artculo 6.- Marco Legal.


El presente Reglamento Interno de Correspondencia, se encuentra enmarcado en las
siguientes normas y disposiciones legales:
Ley 1178 de Administracin y Control Gubernamentales de 20 de Julio 1990,
en su Artculo 27.
D. S. N 23318 A, Reglamento de la Responsabilidad por la Funcin Pblica.
D. S. N. 26237 modificatorio del D. S. N 23318 A.

Artculo 7.- Revisin y Actualizacin del Reglamento Interno de


Correspondencia.
La Direccin Nacional de Gestin de Calidad a travs de la Unidad de Gestin y
Planificacin, tiene la responsabilidad de revisar, actualizar y ajustar el presente
Reglamento Interno producto de la dinmica administrativa o a solicitud de los
operadores de la correspondencia.

CAPTULO II
VENTANILLA DE RECEPCIN Y MANEJO DE LA
CORRESPONDENCIA (V.R.M.C.)
Artculo 8.- De la Ventanilla de Recepcin y Manejo de la
Correspondencia.
Instancia administrativa de reciente creacin o denominacin, es responsable de
recepcionar, registrar y encaminar la correspondencia en la Institucin, denominada
Ventanilla de Recepcin y Manejo de la Correspondencia (V.R.M.C.), dependiente
de la Direccin Nacional Administrativa Financiera y a Nivel Desconcentrado de las
Jefaturas Administrativas Financieras.

Direccin Nacional de Gestin de Calidad


Unidad de Gestin y Planificacin

Reglamento Interno de Correspondencia RI- C


Toda documentacin externa obligatoriamente debe ser ingresada por la V.R.M.C.,
quedando prohibida la recepcin por secretara de reas u otras Unidades
Operativas.

Artculo 9.- Objetivo de la V.R.M.C.


Prestar un servicio de con calidad y responsabilidad en la Caja Petrolera de Salud, a
travs de la recepcin y despacho de la correspondencia sea externa o interna a nivel
nacional.

Artculo 10.- Responsable de la V.R.M.C.


El Departamento Nacional de Recursos Humanos en Administracin Nacional y, a
Nivel Desconcentrado las Jefaturas y/o Responsables de Recursos Humanos,
designarn al responsable (s) de la Ventanilla de Recepcin y Manejo de la
Correspondencia.
Labor que ser desarrollada de acuerdo a lo establecido en el Manual de
procedimientos del manejo de la correspondencia, debiendo cumplir las funciones
establecidas en el Manual de Funciones.
El personal responsable de la V.R.M.C. y otro personal involucrado en el manejo de la
correspondencia, deber tener conocimiento en manejo y archivo de
correspondencia.

Artculo 11.- Horario de Atencin de la V.R.M.C.


El horario de atencin de la Ventanilla de Recepcin y Manejo de la Correspondencia
a Nivel Nacional en la Institucin, ser: desde el inicio de actividades hasta media
hora antes de concluir la jornada laboral establecida.
Excepcionalmente la V.R.M.C., recepcionar correspondencia hasta el trmino de la
jornada laboral, cuando existan notificaciones, impugnaciones u otra documentacin
que tenga el rtulo de urgente y establezca plazos perentorios.

Direccin Nacional de Gestin de Calidad


Unidad de Gestin y Planificacin

Reglamento Interno de Correspondencia RI- C

CAPTULO III
DE LA CORRESPONDENCIA
Artculo 12.- Concepto.
La correspondencia es un medio de comunicacin escrita importante para la
Institucin, que permite comunicarse a Nivel Nacional tanto intrainstitucional como
interinstitucional.

Artculo 13.- Clasificacin de la Correspondencia.


La correspondencia en la Caja Petrolera de Salud, ser clasificada segn su
procedencia en:
Correspondencia Externa
Correspondencia Interna

Artculo 14.- Correspondencia Externa.


Es la correspondencia originada fuera de la Institucin, su tratamiento y atencin
estar en funcin al asunto o informacin requerida por el usuario externo.
Toda correspondencia u otro documento que ingrese a la Caja Petrolera de Salud, es
de propiedad de la Institucin y ser considerado como documento oficial.
La correspondencia externa por su tratamiento se subdivide en:
1.

Corriente.- Representa la correspondencia que habitualmente recibe la


Institucin del usuario externo sea; persona natural o jurdica, misma que debe
ser atendida en los plazos previstos en el presente Reglamento Interno de
Correspondencia.

2.

Urgente.- Es la correspondencia originada fuera de la Institucin e


identificada con el rotulo de urgente, estas pueden ser notificaciones,
impugnaciones u otra documentacin que tenga plazo perentorio y
determinado para la Institucin, su atencin ser inmediata.

Artculo 15.- De la Correspondencia para su atencin.


De acuerdo a la estructura organizativa de la Institucin, a nivel nacional se establece
los niveles de atencin de la correspondencia:
Direccin Nacional de Gestin de Calidad
Unidad de Gestin y Planificacin

Reglamento Interno de Correspondencia RI- C


a) Primer Destinatario

Se constituyen las siguientes autoridades:


Nivel Nacional
Direccin General Ejecutiva
Direcciones Nacionales.
Nivel Desconcentrado
Administraciones Departamentales, Regionales,
zonales.
Jefaturas Administrativas Financieras.
Directores de Hospitales.
Directores de Clnicas u Hospitales
Responsables de Policonsultorios.

Zonales y Sub-

b) Segundo Destinatario.

Nivel Nacional:
Direcciones Nacionales, cuando el primer destinatario sea la Direccin
General Ejecutiva.
Jefaturas de Departamentos
Unidades Operativas.
Directores de Hospitales y Clnicas.
Responsables de Policonsultorios.
Nivel Desconcentrado:
Jefaturas Administrativas Financieras.
Directores de Hospitales y Clnicas.
Responsables de Policonsultorios.
Unidades Operativas.

Artculo 16.- Correspondencia Interna.


Es la correspondencia originada al interior de la Caja Petrolera de Salud a nivel
nacional en sus distintos niveles organizacionales, sea ejecutivo, de asesora,
mandos medios u operativos y que tiene como destino otra rea o unidad operativa
de la misma Institucin o en su defecto al usuario externo, sea persona natural o
jurdica.
Direccin Nacional de Gestin de Calidad
Unidad de Gestin y Planificacin

Reglamento Interno de Correspondencia RI- C


La correspondencia interna por su importancia se clasifica en:
a.

Corriente.- Es la correspondencia que habitualmente se emite, respetando


los plazos sealados en el presente Reglamento Interno de Correspondencia.

b.

Urgente.-

Representa a la correspondencia que requiere atencin


inmediata, (Instructivos, Circulares, Fax, Memorndums y otros) que ameriten
plazos determinados de cumplimiento, no as aquella que haya sufrido demora
en su atencin, ya sea por negligencia y/o descuido por parte de los
funcionarios.

Artculo 17.- Documentos Oficiales de Comunicacin


Se constituye documentos oficiales de comunicacin en la Caja Petrolera de Salud,
para la correspondencia interna el estilo informe y en lo referente a lo
interinstitucional, el estilo carta, que contenga obligatoriamente los siguientes datos:
a.

Cite. Toda correspondencia emitida, obligatoriamente deber llevar en un


lugar visible registro de nmero de Cite. Por tanto en Oficina Nacional las
Direcciones, Departamentos, Unidades y Divisiones, y tambin a nivel
desconcentrado establecern una nica sigla de identificacin (Cite), en el
marco de lo establecido en el presente reglamento, queda prohibida la
conformacin o utilizacin de siglas personales.
Todo funcionario operativo o de apoyo que requiera emitir correspondencia,
deber utilizar el Cite de la unidad de la que depende.

b. Fecha. Insertar la fecha en que se esta emitiendo el documento.


c.

Destinatario. Al emitir correspondencia interna, deber respetar los canales


de comunicacin y orden jerrquico establecido en la estructura orgnica de
Administracin Nacional como del Nivel Desconcentrado, tanto en orden
ascendente como descendente.

d.

Descendente.- De los Niveles Ejecutivos hacia los Niveles Operativos.

Ascendente.- De los Niveles Operativos al Nivel Ejecutivo.

Referencia. Debe establecer claramente la referencia respecto al contenido


del documento, con letra mayscula, subrayado y en negrillas.

Direccin Nacional de Gestin de Calidad


Unidad de Gestin y Planificacin

Reglamento Interno de Correspondencia RI- C


e. Firma. Toda correspondencia emitida, cualquiera sea su caracterstica, debe

consignar necesariamente la firma de la autoridad o funcionario responsable


de su elaboracin.
Cuando la correspondencia interna tenga destino al exterior de la Institucin,
necesariamente deber llevar la firma de la Mxima Autoridad Ejecutiva y
Director de rea.
A Nivel Desconcentrado contemplara del Administrador Departamental,
Regional, Zonal o Sub-zonal.
Las Unidades Operativas por cuenta propia, no podrn remitir
correspondencia o ninguna otra documentacin administrativa fuera de la
Institucin, ya sea a persona natural o jurdica.
f.

De las Inciales en la Correspondencia.


Toda correspondencia emitida, al final del documento, debe consignar en letra
mayscula las iniciales del funcionario responsable de la elaboracin del
documento. De la misma forma en letra minscula el nombre e iniciales del
(la) funcionario (a) responsable de la transcripcin del texto.

g.

Numero de Copias. Describir en iniciales las direcciones, departamento,


unidades o divisiones donde sern distribuidas las copias.

i.

Adjuntos.- Detalle de la documentacin u otros que acompaa la nota.

Articulo 18.- Tiempo


Correspondencia.

Establecido

para

la

Atencin

de

la

Toda correspondencia recibida que amerite respuesta debe ser atendida y


despachada por los diferentes niveles organizacionales de la Caja Petrolera de Salud,
dentro las 48 horas de su recepcin y excepcionalmente cuando la documentacin
lleve el rtulo de urgente, sta deber ser atendida al momento.
Cuando la correspondencia o nota recibida no sea atendida en el plazo citado, esta
debe ser justificada.

Articulo 19.- De la Correspondencia Va FAX


Todo documento recepcionado va FAX por secretara de los niveles jerrquicos,
mandos medios u operativos debe ser remitido a la V.R.M.C., para su registro y
asignacin de Hoja de Ruta.
Direccin Nacional de Gestin de Calidad
Unidad de Gestin y Planificacin

Reglamento Interno de Correspondencia RI- C


Se enviar y recepcionar correspondencia y otra documentacin por medio del FAX,
que sea identificada como urgente.
En consecuencia queda prohibido, la remisin de correspondencia de rutina y toda
otra documentacin por va FAX que tenga plazo perentorio de presentacin.
Ej. (Informes, Hoja de Vida, etc.)

Articulo 20.- De la Utilizacin de Va en la Correspondencia.


Se utilizara la firma de VIA en la correspondencia interna emitida, ser cuando la
misma vaya dirigida de una instancia a otra de similar jerarqua o superior, de otra
rea.
La correspondencia interna no debe llevar ms de dos firmas de va, una de la
autoridad Jerrquica inmediata superior del rea funcional y la otra de la autoridad
Jerrquica que recibir la informacin. Esta ltima viabilizar la correspondencia para
su atencin.
Toda correspondencia que no amerite la utilizacin de va, deber ser dirigida a la
jefatura inmediata superior y sucesivamente. QUEDA PROHIBIDO DIRIGIR NOTAS
E INFORMES A MS DE UN DESTINATARIO EN EL MISMO DOCUMENTO.
La correspondencia que consigne VIA, debe ser atendida dentro las 24 horas de
recepcionada la misma.
El incumplimiento al tiempo determinado estar sancionado de acuerdo a la
aplicacin del Art. 5 del presente Reglamento Interno de Correspondencia.

Artculo 21.- Archivo y custodia temporal de la Correspondencia.


Las secretaras del los niveles ejecutivos, asesora, mandos medios u operativos,
archivaran toda la documentacin, constituyndose en custodios temporales de la
correspondencia u otros documentos hasta su transferencia al Archivo General.

Artculo 22.- Instrumentos de Registro de la Correspondencia


Toda correspondencia interna y externa debe ser registrada en los instrumentos
habilitados para este fin, a objeto de dejar constancia del proceso administrativo
realizado y para efectuar el seguimiento adecuado.
Los instrumentos de registro considerados para este efecto son la Hoja de Ruta, Libro
de Registro y Hoja de Comunicacin Interna.

Direccin Nacional de Gestin de Calidad


Unidad de Gestin y Planificacin

Reglamento Interno de Correspondencia RI- C


a. Ruta FORM. HR-001.

Es un instrumento de control de INICIO de trmite de correspondencia


externa, identificado como FORM. HR-001, preimpreso y de uso exclusivo de
la V.R.M.C., formulario que se antepondr a toda documento recibido.
b. Libro de Registro.

Es otro instrumento de control, que deber ser utilizado por la V.R.M.C. y


Secretara de todos los niveles y/o reas de la Caja Petrolera de Salud, de fcil
manejo, debiendo habilitar un libro para la correspondencia recepcionada y
otro libro para la despachada.
Con el fin de estandarizar el uso del Libro de Registro, se ha diseado un
modelo bsico estndar del instrumento citado, de existir algn dato importante
que sea necesario reflejar en este instrumento de registro, se adicionar
columnas sobre el modelo base.
c. Hoja de Comunicacin Interna FOR - HCI 002

Es un instrumento de control del manejo de la correspondencia generada al


interior de la Institucin, en consecuencia a la correspondencia interna, debe
anteponerse de forma obligatoria el FORM-HCI 002 Hoja de Comunicacin
Interna.

Direccin Nacional de Gestin de Calidad


Unidad de Gestin y Planificacin

Reglamento Interno de Correspondencia RI- C

PROCEDIMIENTOS PARA EL
MANEJO DE
CORRESPONDENCIA

Direccin Nacional de Gestin de Calidad


Unidad de Gestin y Planificacin

10

Reglamento Interno de Correspondencia RI- C

CORRESPONDENCIA EXTERNA

PASO

UNIDAD

01

DESCRIPCION
Revisa la correspondencia a ser recepcionada y verifica lo siguiente:

1.

Que este dirigida a la institucin o funcionarios que trabajan en la


misma.

Que el asunto sea competencia de la institucin.

Que los documentos estn firmados autogrficamente


autorizados con huella digital por el remitente.

Que la fecha de los documentos sea actual

Si en el documento menciona la remisin de anexos, stos


acompaen a la nota, ya sea adheridos o por separado, de
observarse la no existencia, se har notar a quien entrega la
documentacin asentndose en el documento las aclaraciones
pertinentes. Si la documentacin tiene caractersticas legales, se
levantar un acta que haga constar la anomala.

V.R.M.C.

02

2.

Recibe y Sella la correspondencia en el original y copias; sello que


debe consignar los siguientes datos:
a. Fecha, anotar da, mes y ao en la cual se recibe el documento.
b. Hora, Registrar de hora y minutos en el documento original y
copia.

V.R.M.C.

Direccin Nacional de Gestin de Calidad


Unidad de Gestin y Planificacin

c. Sello y firma, el documento debe llevar firma del responsable

11

Reglamento Interno de Correspondencia RI- C


de la V.R.M.C.
d. Adjuntos, anota otra documentacin que acompaa a la
correspondencia.
Si la correspondencia se encuentra en orden proceder a la
recepcin.

3.

Organiza y clasifica la correspondencia u otros documentos


recepcionados.

4.

Registra, asigna Hoja de Ruta FOM -HR-001.

03

- Registra los datos de recepcin y de origen del FOR. HR-001 y


Libro de Registro de acuerdo al
orden de recepcin.
El Libro de Registro de correspondencia debe consignar
bsicamente los siguientes datos:
a) Nmero de Hoja de Ruta, que constar de cuatro dgitos.
b) Fecha en la cual se recepciona el documento.
c) Detalle de adjuntos.
d) Destinatario.
e) Datos del Remitente.
f) Referencia o asunto.
g) Identifica al primer destinatario.
h) Firma del destinatario.

V.R.M.C.

5. Despacha la correspondencia al primer destinatario.


04

V.R.M.C...

6. Recaba Sello fecha y firma de constancia de recepcin del primer

destinatario

05

PRIMER
DESTINATARIO

1. Secretara: Revisa, recibe, organiza, clasifica la documentacin

deja en despacho de la jefatura para su conocimiento.


2. Jefatura: Atiende la correspondencia.
3. Deriva la Hoja de Ruta FORM. HR-001 mas los antecedentes al

segundo destinatario e instruye su atencin.

06

SEGUNDO
DESTINATARIO

1.

Recibe y ejecuta lo instruido por primer destinatario.

2.

Si el caso amerita identifica a un tercer destinatario, en cuyo efecto


deriva la Hoja de Ruta FORM. HR-001 mas los antecedentes para su

Direccin Nacional de Gestin de Calidad


Unidad de Gestin y Planificacin

12

Reglamento Interno de Correspondencia RI- C


atencin.

07

TERCER
DESTINATARIO

1.

Recibe y atiende lo instruido dentro del tiempo preestablecido.

2.

Remite al inmediato superior adjunto a la Hoja de Ruta o FORM.-HR001 la respuesta.


Formulario que llegarn al primer destinatario para posteriormente
ser remitido a la Ventanilla de Recepcin y Manejo de la
Correspondencia.

1.

Recibe, revisa y registra la correspondencia a ser entregada, en los


instrumentos habilitados para tal efecto.

2.

Conservar adecuadamente la documentacin que reciba para su


despacho.

3.

La V.R.M.C., recepcionar y revisar si la Hoja de Ruta y/o Hoja de


comunicacin Interna, contempla la informacin requerida por el
usuario externo.

4.

El funcionario responsable de la V.R.M.C., entrega al usuario externo


la correspondencia que va dirigida al interesado y que tiene que ver
con el ltimo actuado.

5.

Para el efecto, la correspondencia debe ser sellado por la V.R.M.C.


previa entrega al usuario externo.

6.

Entregada la correspondencia al usuario externo.

7.

Posteriormente, devolver a la Direccin, Departamento, o Unidad


responsable del ltimo actuado el FORM. HR-001 Hoja de Ruta, mas
las copias y antecedentes para su respectivo archivo.

1.

Recibe, ordena y efecta la filiacin de la correspondencia y otros


documentos para su archivo.

08

V.R.M.C.

09

SECRETARA DE
PRIMER, SEGUNDO O
TERCER
DESTINATARIO.

Direccin Nacional de Gestin de Calidad


Unidad de Gestin y Planificacin

Toda correspondencia para su archivo, deber contener los


siguientes documentos:
a.

FORM. HR-001 Hoja de Ruta mas los antecedentes hasta el


ltimo actuado.

b.

Copia originales de la correspondencia.

c.

FORM.- HCI-002 Hoja de Comunicacin Interna, con la


correspondencia emitida en original y documentos
respaldatorios.

13

Reglamento Interno de Correspondencia RI- C


d.

Libros de Registro.

e.

Otros documentos.

Las secretarias de Direcciones, Administraciones, Departamentos,


Unidades y Divisiones, etc., son responsables de la custodia temporal
de la documentacin, hasta su remisin al Archivo General.
Previo del envo de los documentos al Archivo General, la
correspondencia debe ser ordenada y foliada por el responsable de la
custodia temporal. Posteriormente deber elaborar el acta de
remisin de la documentacin.

Las Unidades que no cuenten con secretara, son responsables


directos de la custodia hasta su remisin al Archivo General, para su
empaste y conservacin.
Es importante mantener un archivo organizado, conservado y de fcil
acceso, tareas que recaen como responsabilidad en las personas
encargadas del control de la correspondencia de cada oficina.

Restricciones de la V.R.M.C.
10

El responsable de la Ventanilla de Recepcin y Manejo de la


Correspondencia, queda prohibido de:

h.

Recepcionar
correspondencia
u
otra
documentacin
estrictamente personal.
Remitir documentacin Institucional en calidad de personal.
Recepcionar documentacin que no est clara y correctamente
identificada.
Reservar nmeros en el correlativo del FORM HR-001 Hoja de
Ruta y Libro de Registro.
Repetir nmeros en el FORM.- (H.R.- 001) Hoja de Ruta y Libro
de Registro.
Recepcionar y asignar Hoja de Ruta a la correspondencia con el
rtulo de confidencial y/o personal.
Enviar correspondencia particular de los funcionarios, a las
Administraciones Desconcentradas u otros destinos.
Hacer abandono de sus funciones.

i.

Permitir el ingreso de personas ajenas a dependencias del rea.

a.
b.
c.
V.R.M.C

d.
e.
f.
g.

Direccin Nacional de Gestin de Calidad


Unidad de Gestin y Planificacin

14

Reglamento Interno de Correspondencia RI- C

CORRESPONDENCIA INTERNA

PASO

NIVEL, AREA O
UNIDAD

PROCEDIMIENTO
1.

Toda correspondencia deber ser emitida en papel membretado.


La correspondencia interna ser emitida en un original y dos copias
como mnimo, de acuerdo al siguiente orden:

2.

a) Original al destinatario.
01

ORIGEN

b) 1ra. Copia para la carpeta o archivo correlativo.


c) 2da. Copia para el archivo de la V.R.M.C.
d) Copias adicionales de acuerdo a la necesidad operativa.

02

Direcciones, Jefaturas de
Departamento, Unidades,
Divisiones y Personal
Operativo.

1.

Emite documento (Informe o nota), de acuerdo a requerimiento de


las autoridades o cumpliendo un proceso administrativo.

2.

Registra en la correspondencia el nmero de


procedimientos a seguir:

los siguientes

ADMINISTRACION NACIONAL
a) Registrar la sigla que identifique a Administracin Nacional.
b) A continuacin y separado con barra inclinada y/o guin,

identificar la Direccin de rea de dependencia, para


posteriormente registrar el Departamento, Unidad o Divisin
que corresponda.
c) Asignar nmero correlativo correspondiente de tal forma que
permita identificar la correspondencia; numeracin que
contemplar cuatro dgitos.
d) Al final se registrar el ao en vigencia.
Direccin Nacional de Gestin de Calidad
Unidad de Gestin y Planificacin

15

Reglamento Interno de Correspondencia RI- C


Ejemplificacin del procedimiento:
Direccin General Ejecutiva
La sigla deber ser conformada por tres letras que representan las
iniciales del nivel jerrquico:
Sigla.

D Direccin

General

Ejecutiva

DGE = Direccin General Ejecutiva

OFN

DGE

0001

2009

Correlativo
Numrico
Identificacin
Particular

Identificacin de la
Administracin

Gestin
Guin

Barra
Inclinada

Barra Inclinada

Direcciones Nacionales de reas.


La composicin de la sigla que identifique a las Direcciones
Nacionales contemplar cuatro letras.
Ejemplificacin del procedimiento:
Sigla.

Direccin N

Nacional

Administrativa

Financiera

DNAF = Direccin Nacional Administrativa Financiera.

CITE:

OFN

DNAF

0001

2009

Jefaturas de Departamentos.
Los Departamentos Nacionales, para determinar su sigla, tomarn
cinco letras de las cuales las tres primeras debern ser relacionadas
con el cargo JDN Jefatura de Departamento Nacional y las dos
siguientes las que identifiquen al Departamento en si.
Ejemplificacin del procedimiento

Sigla:
Direccin Nacional de Gestin de Calidad
Unidad de Gestin y Planificacin

16

Reglamento Interno de Correspondencia RI- C


J

Jefatura D

Humanos

JDNRH

Departamento

Nacional

Recursos

= Jefatura Departamento Nacional de Recursos Humanos

CITE: OFN

DNAF

/ JDNRH

0001

2009.

Nota: En el caso de los Departamentos cuyas iniciales consignen un


mayor o menor nmero de letras a las establecidas, debern
adecuar su sigla.
Unidades.
Las Unidades conformarn su sigla de la misma forma que en los
ejemplos anteriores con cuatro letras, de las cuales la primera
deber ser U de Unidad, la segunda N de Nacional y las dos
siguientes identificarn a la Unidad.
El Cite deber contemplar necesariamente el rea de dependencia y
posteriormente insertar su propia sigla.
Ejemplificacin del procedimiento:
Sigla:

Unidad

Nacional

GP

Gestin y Planificacin

UNGP = Unidad Nacional de Gestin y Planificacin


La Unidad Nacional de Gestin y Planificacin, depende de la
Direccin Nacional de Gestin de Calidad, por tanto su sigla ser:

CITE: OFN /

DNGC

UNGP

0001

/ 2009

Divisiones
Las Divisiones Nacionales de igual forma conformarn su sigla con
cuatro letras, siendo las dos primeras letras DV necesariamente y
las restantes identificarn el nombre de la Divisin, anteponiendo la
sigla de la Direccin de rea de la cual dependen.
Otras Dependencias
Direccin Nacional de Gestin de Calidad
Unidad de Gestin y Planificacin

17

Reglamento Interno de Correspondencia RI- C


Todas las dems Unidades Operativas conformarn su sigla de
acuerdo a los lineamientos anteriores con un contenido mximo de
cinco letras que las identifiquen, sin embargo no podrn iniciar con las
mismas letras ya establecidas en los incisos a, b, c, d y e, debiendo
anteponer siempre las siglas que identifiquen la Direccin de rea de
la cual dependen.
NIVEL DESCONCENTRADO
A Nivel Desconcentrado la utilizacin de las siglas deber ser
realizada de la siguiente forma:

a.
b.

c.

d.

Se identificar la administracin donde se emite u origina la


correspondencia.
Registrar el rea, Nivel Jerrquico que corresponda,
siguiendo el orden de dependencia del Departamento,
Unidad, Divisin, Responsables y/o Encargados segn
corresponda.
Posteriormente, asignar el nmero correlativo que identifique
la correspondencia, numeracin que contemplar cuatro
dgitos.
Al final registrar el ao en vigencia.

Ejemplificacin del procedimiento:


Administraciones Departamentales
Las Administraciones Departamentales de La Paz, Cochabamba y
Santa Cruz, conformarn la composicin de la sigla de la siguiente
forma; las dos primeras letras de AD, seguidamente hacer referencia
a la sigla del rea o Departamento, Unidad, Encargado o Responsable
de la que depende.
Ejemplificacin del procedimiento:
Sigla:
A

Administracin

Departamental

LP

La Paz

ADLP = Administracin Departamental La Paz

AD

ADM. DEPTAL..

LP

Identificacin
Departamental

Barra Inclinada

Direccin Nacional de Gestin de Calidad


Unidad de Gestin y Planificacin

ADM

0001

Sigla del rea,


Jefatura, etc.

2009

Gestin

Guin

Barra
Inclinada

18

Reglamento Interno de Correspondencia RI- C

Administracin Departamental Cochabamba: ADCB

Administracin Departamental Santa Cruz : ADSC

Administraciones Regionales
Las Administraciones Regionales contarn con una sigla de cuatro
letras que identifique la regin, las dos primeras ser AR y las
otras dos restantes identificara la localidad, para posteriormente
hacer referencia la sigla del rea, Unidad, Encargado o
Responsable de la que depende.

Ejemplificacin del procedimiento:


Sigla:
A

Administracin

Regional

CM

Camiri

ARCM= Administracin Regional Camiri


CITE= ARCM

ADM

- 0001

2009

Administracin Regional Tarija :

ARTJ

Administracin Regional Sucre :

ARSR

Administraciones Zonales.
Las Administraciones Zonales contarn con una sigla de cuatro
letras, de las cuales las dos primeras debe ser AZ que la
identifique como Zonal, presidida de las siguientes que harn
referencia a la localidad, para posteriormente insertar la sigla del
rea, Unidad, Encargado o Responsable de la que depende.
Ejemplificacin del procedimiento:
Sigla:
A

Administracin

Zonal

OR

Oruro

AZOR = Administracin Zonal Oruro

CITE: AZOR

Direccin Nacional de Gestin de Calidad


Unidad de Gestin y Planificacin

ADM -

0001

Administracin Zonal Trinidad :

2009

AZTD.

19

Reglamento Interno de Correspondencia RI- C


Administraciones Sub- zonales.
Las Administraciones Sub-zonales conformarn su sigla de la
misma forma que en los ejemplos anteriores, con cuatro letras, las
dos primeras identificaran a la administracin AS, presidida de las
siguientes que hacen referencia a la localidad y posteriormente
insertar la sigla del rea, Unidad, Encargado o Responsable de la
que depende.
Estructuralmente las Sub-zonales dependen de Administraciones
Regionales Zonales, en consecuencia, deben contemplar en la
composicin de la sigla a la administracin de dependencia.

Ejemplo:
Sigla:
A

Administracin

Sub-zonal

BJ

Bermejo

ASBJ = Administracin Sub-zonal Bermejo


La Sub-zonal Bermejo, depende de la Administracin Regional
Tarija, entonces su Cite deber conformar de la siguiente manera:
CITE: ARTJ

ASBJ

/ ADM - 0001 / 2009

Sub-zonales

Administracin Sub-zonal Villamontes :

ASVM

Administracin Sub- zonal Potos

AZPT

Administracin Sub-zonal Yacuiba

ASYC

Administracin Sub-zonal Guayaramern : ASGY


Administracin Sub-zonal Riberalta

ASRB

Toda correspondencia emitida por las Sub-zonales, a


Administracin Nacional u otras Administraciones Desconcentradas
e Instituciones, necesariamente debern cursar una copia a la
Administracin de la cual dependen, para su conocimiento.

1.

Direccin Nacional de Gestin de Calidad


Unidad de Gestin y Planificacin

Recibe la correspondencia, documento o nota.

20

Reglamento Interno de Correspondencia RI- C

03

2.

Sella y registra la fecha y hora de recepcin del documento, firma las


copias del documento y el Libro de Registro del emisor, en
constancia de la recepcin.

Secretara de primer 3.
destinatario

A la correspondencia recepcionada, le asigna la HOJA de


COMUNICACIN INTERNA (FORM-HCI- 002), en cuyo efecto debe
llenar los datos que requiere este instrumento.

4.

Asigna nmero correlativo a la Hoja de Comunicacin Interna, de


acuerdo al registro de correspondencia interna recibida.

5.

Identifica la procedencia y el destinatario.

6.

Si existiera otros adjuntos, registra en el formulario de Comunicacin


Interna.

7.

Si la correspondencia es atendida por esta instancia, entonces dar


respuesta.

8.

Si el documento amerita ser derivado a otra instancia para su


atencin, esta accin estar insertada en la misma Hoja de
Comunicacin Interna, debiendo la autoridad indicar la tarea o
instruccin que el segundo destinatario debe realizar.

Direccin Nacional de Gestin de Calidad


Unidad de Gestin y Planificacin

21

Reglamento Interno de Correspondencia RI- C

MANUAL DE FUNCIONES

1.

CODIGO
AN-02

N de PAG.

1-2

2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O


CARGO.

VENTANILLA DE RECEPCION Y MANEJO DE


CORRESPONDENCIA

DIRECTOR NACIONAL ADMINISTRATIVO FINANCIERO

DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR

4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL


CUAL DEPENDE

Direccin Nacional de Gestin de Calidad


Unidad de Gestin y Planificacin

DIRECCIN NACIONAL ADMINISTRATIVA


FINANCIERO

22

Reglamento Interno de Correspondencia RI- C


5. NIVEL JERARQUICO
OPERATIVO

6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO


Prestar un servicio de con calidad en la Caja Petrolera de Salud, a travs de la recepcin y
despacho de la correspondencia sea externa o interna a nivel nacional.

7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO.


1. Desempear sus funciones con responsabilidad y eficiencia.
2. Cumplir la aplicacin de la Ley 1178 Administracin y Control Gubernamentales, Reglamentos y
Normas Institucionales; as como manuales, instructivos, resoluciones, circulares y otra
normativa legal, emanados por autoridades competentes
3. Brindar trato cordial y amable a los asegurados, beneficiarios y pblico usuario en general.
4. Proporcionar informacin a los asegurados sobre los servicios que la Caja petrolera de Salud
presta y procedimientos a seguir respecto a la correspondencia.
5. Recepcionar la correspondencia de procedencia tanto interna como externa, identificando la
hora y fecha de recepcin.
6. Organizar y clasificar adecuadamente la correspondencia.
7. Registrar en el Libro o Libro de Registro, la correspondencia para un control y seguimiento
adecuado de la documentacin.
8. Asignar Hoja de Ruta a la correspondencia externa e ingresada a la Institucin,
9.

Identificar al primer destinatario

Direccin Nacional de Gestin de Calidad


Unidad de Gestin y Planificacin

23

Reglamento Interno de Correspondencia RI- C


10. Remitir la correspondencia al primer destinatario para su debida atencin.
11. Recepcionar la correspondencia interna para su despacho o entrega al usuario externo de la
Institucin.
12. Revisar que la correspondencia emitida por las reas y/o Unidades Operativas internas, lleve
las firmas correspondientes.
13. Registrar la correspondencia interna en el libro habilitado para este efecto, antes de ser
entregado o enviado al usuario externo, sea persona natural o jurdica, debiendo hacer firmar la
recepcin del documento.
14. Cumplir los horarios de atencin al pblico, establecidos en el presente Reglamento Interno.
15. Utilizar, sellos u otro tipo de material afn, que exige la actividad.
16. Atender notas e informes cuando as lo requieran las autoridades superiores.
17. Emitir informes sobre las tareas propias del puesto, cuando la autoridad competente lo solicite.
18. No permitir el acceso al personal propio o ajeno a la institucin al rea de informaciones.
19. Resguardar los activos fijos bajo su custodia.
20. Realizar otras actividades inherentes al cargo que la Jefatura Medica y autoridades
Departamentales le asignen.

8. ELABORADO POR: ..

11. FECHA DE ELABORACIN:

9. REVISADO POR:

12. FECHA DE REVISIN Y VALIDACIN: ..

10. APROBADO POR:

13. FECHA DE APROBACIN:

OFICINA CENTRAL
Direccin Nacional de Gestin de Calidad
Unidad de Gestin y Planificacin

24

Reglamento Interno de Correspondencia RI- C


HOJA DE COMUNICACIN INTERNA
FORM-HCI- 002
N

FECHA

. N DE FOJAS .

HORA ADJUNTOS
DE

A:

..

.. .
INSTRUCCIONES

SECRETARA

PROYECTAR RESPUESTA

DAR CURSO

ARCHIVO

FECHA DE SALIDA

FECHA

././............

FIRMA Y SELLO

. N DE FOJAS .

HORA ADJUNTOS
DE

.....................................................

A:

..

.. .
INSTRUCCIONES

SECRETARA

PROYECTAR RESPUESTA

DAR CURSO

ARCHIVO

FECHA DE SALIDA

././............

FIRMA Y SELLO

.....................................................

SEGUNDO DESTINATARIO
Direccin Nacional de Gestin de Calidad
Unidad de Gestin y Planificacin

25

Reglamento Interno de Correspondencia RI- C


FECHA

. N DE FOJAS .

HORA ADJUNTOS

..

INSTRUCCIONES
DIRECCIN NAL. DE SALUD

DIRECCIN NAL. DE CALIDAD

DIRECCION ADMINISTRATIVA FINANCIERA

DEPARTAMENTOS NACIONALES

JEFATURAS DEPTALES ADM. FINANCIERAS


UNIDADES NACIONALES, DEPARTALES,
REGIONALES Y ZONALES

FECHA DE SALIDA

././............

FIRMA Y SELLO

.....................................................

TERCER DESTINATARIO

FECHA

. N DE FOJAS .

HORA ADJUNTOS

..

INSTRUCCIONES
DEPARTAMENTOS NACIONALES

UNIDADES NACIONALES, DEPTALES,


EGIONALES, ZONALES

DIVISIONES NACIONALES, DEPTALES,


REGIONALES Y ZONALES

FECHA DE SALIDA

././............

FIRMA Y SELLO

.....................................................

CUARTO DESTINATARIO
Direccin Nacional de Gestin de Calidad
Unidad de Gestin y Planificacin

26

Reglamento Interno de Correspondencia RI- C

FECHA

. N DE FOJAS .

HORA ADJUNTOS

..

INSTRUCCIONES

DIVISIONES NACIONALES, DEPTALES,


REGIOANALES Y ZONALES

PERSONAL OPERATIVO NACIONAL


DEPARTAMENTAL, REGINAL
ZONAL Y SUBZONALES

..

FECHA DE SALIDA

././............

FIRMA Y SELLO

.....................................................

HOJA DE RUTA

Direccin Nacional de Gestin de Calidad


Unidad de Gestin y Planificacin

27

Reglamento Interno de Correspondencia RI- C


FORM-HR- 001
N

DATOS DE RECEPCIN
N DE CITE DEL DOC.

N DE FOJAS.

FECHA DE INGRESO

ADJUNTOS

..

HORA DE RECEPCIN

REMITENTE

REFERENCIA

FECHA DE SALIDA

././............

FIRMA Y SELLO

.....................................................

PRIMER DESTINATARIO
FECHA

N DE FOJAS .

HORA

ADJUNTOS

..

INSTRUCCIONES
DIRECTORIO

..

DIRECCIN EJECUTIVA

..

DIRECCIN DE SALUD

..

DIRECCIN DE GESTIN DE CALIDAD

.....

DIR. ADMINISTRATIVA FINANCIERA

FECHA DE SALIDA

././............

Direccin Nacional de Gestin de Calidad


Unidad de Gestin y Planificacin

FIRMA Y SELLO

.....................................................

28

Reglamento Interno de Correspondencia RI- C


FECHA

N DE FOJAS .

HORA

ADJUNTOS

..
..

INSTRUCCIONES
SECRETARIA

..

PROYECTAR RESPUESTA

..

DAR CURSO

..

ARCHIVO

.....

FECHA DE SALIDA

././............

FIRMA Y SELLO

.....................................................

FECHA

N DE FOJAS .

HORA

ADJUNTOS
A

..
..

INSTRUCCIONES
SECRETARIA

..

PROYECTAR RESPUESTA

..

DAR CURSO

..

ARCHIVO

.....

FECHA DE SALIDA

././............

Direccin Nacional de Gestin de Calidad


Unidad de Gestin y Planificacin

FIRMA Y SELLO

.....................................................

29

Reglamento Interno de Correspondencia RI- C

Direccin Nacional de Gestin de Calidad


Unidad de Gestin y Planificacin

30

Reglamento Interno de Correspondencia RI- C

Direccin Nacional de Gestin de Calidad


Unidad de Gestin y Planificacin

31