SEDE: COSOLEACAQUE

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS DE
COMPRAS

Contenido
1.

OBJETIVO.- ............................................................................................................................................................. 3

2.

ALCANCE.- ............................................................................................................................................................. 3

3.

RESPONSABILIDADES.- ...................................................................................................................................... 3

4.

ENTRADAS.- ........................................................................................................................................................... 4

5.

SALIDAS.- ............................................................................................................................................................... 4

6.

DIAGRAMA DE FLUJO.- ....................................................................................................................................... 5

7.

DESARROLLO.- ..................................................................................................................................................... 8
7.1 EVALUACIN PROVEEDOR ............................................................................................................................. 8
7.1.1 CLASIFICACIN DE PROVEEDORES............................................................................................................ 8
7.2 COMPRAS ............................................................................................................................................................. 9
7.2.1. COMPRA DE MATERIAL ............................................................................................................................ 9
7.2.2 COMPRA DE EQUIPOS/SERVICIOS. ........................................................................................................ 10
7.3 VERIFICACIN DE MATERIALES/EQUIPOS EN RECEPCIN, DEL ..................................................... 10
SERVICIO PRESTADO Y SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES. ................................................................... 10

8.

ARCHIVO.- ............................................................................................................................................................ 11

9.

DEFINICIONES.- .................................................................................................................................................. 11

10.

FORMATOS.- ................................................................................................................................................... 12

Bibliografa ..................................................................................................................................................................... 17

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

1.

KITCHA

OBJETIVO.-

En este procedimiento se describe la sistemtica a seguir para llevar a cabo la formalizacin de

las solicitudes de necesidades de material, equipos o servicios, as como de la posterior tramitacin
de los pedidos, teniendo como resultado final la entrada de productos/servicios que cumplen todo
lo requerido por la organizacin.
Tambin se establecern las pautas a seguir para la seleccin y evaluacin de proveedores de
productos y servicios con incidencia en el Sistema de Gestin de Calidad.

2.

ALCANCE.-

El proceso engloba todas las actividades asociadas a la identificacin y definicin de necesidades

de compras de materiales, equipos y/o contratacin de servicios, as como la tramitacin de los
pedidos/contratos a los proveedores, finalizando con la recepcin de los mismos en la organizacin
y la seleccin y evaluacin de aquellos proveedores de productos y servicios que incidan en la
calidad de los servicios prestados por la organizacin.

3.

RESPONSABILIDADES.-

Personal de la empresa.
Deteccin de necesidades de material, equipos y/o servicios.
Comunicacin de las necesidades al responsable de administracin.
Revisin de las coincidencias de parmetros tcnicos definidos en el pedido.

Responsable administracin
Registro de la informacin del solicitante.
Solicitud de aprobacin de presupuestos.
Aprobacin y realizacin del pedido.
Revisin de las coincidencias de parmetros econmicos definidos en el pedido.

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

KITCHA

Responsable del rea de Recepcin

Realizar el seguimiento a proveedores.

Comunicar al Responsable de Calidad las posibles incidencias detectadas durante la
inspeccin en recepcin de productos comprados o servicios contratados, y la
catalogacin de los mismos.

Responsable de Calidad

Realizar la evaluacin de los proveedores en relacin con el Gerente y recoger

los resultados de la evaluacin en la ficha de proveedor.

Conservar los registros relativos a la evaluacin de los proveedores

Realizar el anlisis anual de los resultados de calidad de los proveedores recogidos
en las correspondientes hojas de seguimiento
Emitir los informes correspondientes a la evaluacin y seguimiento de proveedor

Gerencia

4.

Aprobacin de pedidos.
Aprobar, evaluar y aceptar a los proveedores.
Rechazar, en su caso, a los proveedores.

ENTRADAS.-

Necesidad de compra de un material, equipo o contratacin de un servicio por parte de cualquier

persona de la organizacin, y comprobacin de que el proveedor es capaz de suministrar los
materiales o servicios solicitados conforme a unos requisitos que son previamente definidos por la
organizacin.

5.

SALIDAS.-

Recepcin de los materiales, equipos o servicios por parte del personal de almacn y/o persona de
la organizacin que solicit el mismo y mantenimiento por parte del proveedor de una regularidad
en la calidad de los productos y servicios solicitados.

6.

DIAGRAMA DE FLUJO.-

1 EVALUACIN INICIAL
PROVEEDOR.

LISTA DE
PROVEEDORES.

NO
1.A
APROBACIN

SI

1.A PROVEEDOR APROBADO.

1.B CLASIFICACIN DE
PROVEEDORES

FIN

LISTA DE
PROVEEDORES
ACEPTADOS.

FICHA DE PROVEEDOR.

2 COMPRAS

2.2 COMPRAS DE
EQUIPOS/SERVICIOS.

2.1 COMPRA DE MATERIAL.

E-MAIL

2.1 A DETECCIN DE

2.2.A DETECCIN DE
NECESIDADES.

NECESIDADES.

2.1.A
EXISTENCIA EN
EL ALMACN

FIN

SI

PRESUPUESTO.

2.2.B SOLICITUD DE
PRESUPUESTO.

2.2.C APROBACIN DEL

PRESUPUESTO.

NO
2.2.D COMUNICACIN AL
PROVEEDOR.

2.1 B COMUNICACIN A
RESPONSABLE DE
ADMINISTRACIN.

2.1.C ELABORACIN DEL

PEDIDO.

2.1.D APROBACIN DEL

PEDIDO.

E-MAIL

HOJA DE
SERVICIOS
CONTRATADOS

E-MAIL
FIN
PEDIDO DE
COMPRA.

E-MAIL

2.1.E ENVI DEL PEDIDO.

FIN

KITCHA
VERIFICACIN DE MATERIALES/EQUIPOS EN RECEPCIN, SERVICIO PRESTADO Y
RECHAZO DE PROVEEDORES.

3 RECEPCIN
MATERIAL/EQUIPO/SERVICIO

FIN

3.A EXISTEN
INCIDENCIAS?

ALBARN.
3.A COMUNICACIN Y REGISTRO.
INCIDENCIAS

3.B EVALUACIN Y SEGUIMIENTO

PROVEEDORES.

FICHA DE
PROVEEDOR.

HOJA DE SEGUIMIENTO
DE PROVEEDORES.

3.B RECHAZO
PROVEEDOR?

3.C COMUNICACIN RECHAZO

AL PROVEEDOR.

NO

SI

CONTINUACIN PROCESO DE
COMPRAS.

KITCHA

7.

DESARROLLO.-

7.1 EVALUACIN PROVEEDOR.

El proceso de evaluacin de proveedores es realizado conjuntamente por la Gerencia y el
Responsable de Calidad. Se divide en dos fases diferenciadas, cada una con su
correspondiente finalidad:
Evaluacin inicial. Se da la aprobacin inicial a un proveedor o la continuidad en la
compra de suministros a proveedores habituales.
Seguimiento continuo de proveedores. Se desarrolla una comprobacin efectiva de que el
proveedor mantiene regularmente la calidad de los productos y servicios solicitados.
Para la aprobacin de los nuevos proveedores se realiza un seguimiento en los tres primeros
pedidos (en el caso de material), o del primer pedido (en el caso de servicios), indicando los
nmeros de las rdenes de compra o servicios contratados en el formato "Lista de
proveedores". Si en este seguimiento no hay ninguna incidencia, se pasar al formato "Lista
de proveedores aceptados". (Gonzlez C. D., 2003)

7.1.1 CLASIFICACIN DE PROVEEDORES.

Los criterios de seleccin y valoracin que se han expuesto se utilizarn para catalogar al
proveedor como aceptado o rechazado. Los proveedores aceptados, es decir, a los que se
puede comprar, se incluirn en el formato "Lista de proveedores aceptados", que ser
firmada por el Responsable de Calidad. (Coln, 2007)
Adems, para cada Proveedor aceptado, se abrir una ficha de Proveedor, segn el formato
"Ficha de Proveedor" (aprobada por la Gerencia) donde vendrn indicados:
Datos del proveedor.
Producto/servicio suministrado.
Observaciones.
Requisitos exigibles.
Tipo de proveedor.
Perodo de validez de evaluacin.
Forma de evaluacin.
Visto Bueno del Gerente.
Reclasificacin del Proveedor.

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

KITCHA

En caso de rechazo del proveedor se indicar en la Ficha del Proveedor el motivo y alcance
del rechazo. El criterio a seguir por parte del Responsable de Calidad para rechazar a un
proveedor ser que se hayan abierto 10 partes de no conformidad, en caso de incidencias
graves o 1 parte de no conformidad, en caso de incidencias inaceptables, habiendo
determinado previamente qu se considera incidencia grave y qu inaceptable, segn el
procedimiento.

7.2 COMPRAS
7.2.1. COMPRA DE MATERIAL
A. Deteccin de necesidades.
EXISTENCIAS DE ALMACN.
Tras la deteccin de necesidades de material, el personal demandante del mismo
comprobar si se dispone de stock en almacn.
B. Comunicacin al responsable de administracin.
El personal que detecte la necesidad de compra comunicar, a travs de la va estipulada, al
responsable de administracin las necesidades de material, especificando la cantidad y
referencia a pedir.
C. Elaboracin del pedido.
El responsable de administracin introduce toda la informacin del solicitante en el
programa de gestin de pedidos de almacn y genera la hoja de "Pedido de Compra", segn
el formato, que revisar.
D. Aprobacin del pedido.
En caso de que el importe supere los $1500 MN, requiere la aprobacin de la Gerencia, en
caso contrario se limita a la aprobacin del Responsable de administracin.
E. Envo del pedido.
Siempre se transmite el pedido al proveedor mediante va e-mail.

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

KITCHA

7.2.2 COMPRA DE EQUIPOS/SERVICIOS.

A. Deteccin de necesidades.
El personal demandante de un equipo/servicio comunicar va e-mail al responsable de
administracin todas las caractersticas del mismo.
B. Solicitud de presupuesto.
Se requerirn la solicitud de ofertas a por lo menos tres proveedores aprobados, previo envo
por e-mail de las especificaciones del equipo/servicio requerido.
C. Aprobacin del presupuesto.
Una vez recibidos los presupuestos, sern analizados desde dos puntos de vista:
Por parte del demandante, quien revisar el cumplimiento de los requisitos tcnicos.
Por parte del responsable de administracin, quien revisar los requisitos econmicos.
En funcin del anlisis realizado por ambas partes, el responsable de administracin decidir
la aprobacin o rechazo del presupuesto.
D. Comunicacin al proveedor.
La aceptacin del presupuesto se llevar a cabo, bien emitiendo una "Hoja de servicios
contratados" o bien remitiendo el presupuesto firmado por parte del responsable de
administracin.
7.3 VERIFICACIN DE MATERIALES/EQUIPOS EN RECEPCIN, DEL
SERVICIO PRESTADO Y SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES.

A. Recepcin material/equipo/servicio.
En el momento de entrega se proceder a revisar la coincidencia de los parmetros definidos
en el pedido con el producto/servicio recibido:
Material: El personal del almacn comprueba la coincidencia entre la cantidad,
referencias, plazos y estado del producto.
Servicios: El usuario comprueba que la ejecucin del servicio se realiza segn las
condiciones pactadas.

KITCHA
El albarn/nota de entrega siempre estar firmado, indicando la fecha de recepcin.
INCIDENCIAS DETECTADAS
En caso de existir algn tipo de incidencia, sta ser registrada en el albarn, que se remitir
al responsable de administracin, quien proceder a tramitarlo como no conformidad y a
resolverlo con el proveedor. Asimismo, se seguir lo establecido en el Apdo. 7.3 Evaluacin
y Seguimiento de Proveedores.
B. Evaluacin y Seguimiento de Proveedores
Esta etapa se lleva a cabo con el fin de comprobar que el proveedor mantiene regularmente
la calidad de sus suministros. Para esto, el Responsable de Calidad recopilar todas las
"Hojas de Seguimiento de Proveedores" registradas mediante la aplicacin informtica de
Gestin, anualmente, para analizar y estudiar todos los problemas existentes con los
proveedores utilizando la siguiente informacin:
Las incidencias reflejadas por el responsable de recepcin del material en las rdenes de
compra segn lo descrito en el Apdo. 7.3A de este procedimiento "Recepcin del
Material/Producto/Servicio".
Las desviaciones recogidas en los partes de no conformidad segn lo descrito en el
procedimiento "Gestin de incidencias, acciones correctivas y acciones preventivas".
ACEPTACIN/RECHAZO DEL PROVEEDOR
Cada ao la Gerencia y el Responsable de Calidad analizarn y estudiarn las incidencias
detectadas a travs del seguimiento de proveedores realizado por el Responsable de Calidad,
teniendo en cuenta todos los registros anteriormente citados. La Gerencia ser quien
apruebe o rechace a los proveedores, mediante su firma en el apartado observaciones del
formato "Seguimiento de proveedores".
Proveedor Aprobado: cuando las desviaciones detectadas, en su mayora, son leves o poco
importantes, por lo que no se descalifica al proveedor para compras futuras.
Proveedor Rechazado: Cuando se hayan abierto 10 partes de no conformidad, en el caso
de incidencias graves, o 1 parte de no conformidad, en el caso de incidencias inaceptables.

10

KITCHA
C. Comunicacin de rechazo al Proveedor
Cuando el resultado de esta evaluacin sea rechazado, el Responsable de Calidad podr
informar al Proveedor de la necesidad de corregir y/o mejorar ciertos aspectos del servicio o,
en casos extremos, de la suspensin de acciones comerciales en un futuro prximo, si no
acta correctamente (Plan de acciones correctivas, etc.).
En este sentido, si el Proveedor resultase rechazado y fuera imprescindible, por diversos
motivos, que continuara suministrando, la Gerencia deber cumplimentar la "Ficha de
Proveedor" aprobando las compras al proveedor para el siguiente perodo e indicando el
motivo de tal aprobacin.
Cualquier consideracin acerca de los proveedores de la organizacin se ver reflejada en el
informe anual que realizar el Responsable de Calidad para su revisin y aprobacin por la
Gerencia. Este informe se llevar a "Revisin del Sistema de Gestin y Calidad", segn el
procedimiento.

8.

ARCHIVO.-

Toda la documentacin generada: pedido de compra, hoja de servicios contratados,

presupuestos, contratos, ofertas, albaranes/notas de entrega, facturas; sern archivadas por el
rea de Administracin.
En cuanto a los proveedores, las hojas de seguimiento y la lista de proveedores aceptados se
archivarn en las reas de Recepcin y Administracin; el cuestionario de evaluacin inicial y
los informes de evaluacin, sern archivados por el Responsable de Calidad.

9.

DEFINICIONES.Albarn.- Es un documento mercantil que acredita la entrega de un pedido. El

receptor de la mercanca debe firmarlo para dar constancia de que la ha recibido
correctamente.

11

KITCHA
10. FORMATOS.LISTA DE PROVEEDORES.
PROVEEDORES

SUMINISTROS

NO. DE ORDEN DE COMPRA/

NO. SERVICIO CONTRATADO.

APROBADO POR:

RECEPCIN E INSPECCIN:

FECHA Y FIRMA:

FECHA Y FIRMA:

12

KITCHA

LISTA DE PROVEEDORES ACEPTADOS.

PROVEEDORES

SUMINISTROS

NO. DE ORDEN DE COMPRA/

NO. SERVICIO CONTRATADO.

APROBADO POR:

RECEPCIN E INSPECCIN:

FECHA Y FIRMA:

FECHA Y FIRMA:

13

KITCHA
FICHA DE PROVEEDOR.

PROVEEDOR

PRODUCTO/SERVICIO
SUMINISTRO

OBSERVACIONES

REQUISITOS
EXIGIBLES.

APROBADO POR:

RECEPCIN E INSPECCIN:

FECHA Y FIRMA:

FECHA Y FIRMA:

VALIDES

14

KITCHA
PEDIDO DE COMPRA
NMERO DE PEDIDO:
FECHA:
SOLICITADO POR:

CONCEPTO

CANTIDAD

PROVEEDOR:
IMPORTE:
PLAZO:

OBSERVACIONES:

APROBADO POR:

RECEPCIN E INSPECCIN:

FECHA Y FIRMA:

FECHA Y FIRMA:

15

HOJA DE SERVICIOS CONTRATADOS.

EL NMERO DE PEDIDO DEBER APARECER

RELACIONADOS: CERTIFICACIONES, FACTURAS, ETC.

NO. PEDIDO
PROVEEDOR:
NOMBRE:
DIRECCIN:
TELFONO:

EN

LOS

DOCUMENTOS

C.P.
EMAIL

TRABAJO A REALIZAR:

FECHA PREVISTA
FINALIZACIN:

CANTIDAD

PRECIO

DESCRIPCIN

TRABAJO REALIZADO:

FECHA EJECUCIN:

CANTIDAD

PRECIO

DESCRIPCIN

TOTAL

TOTAL

APROBADO POR:

RECEPCIN E INSPECCIN:

FECHA Y FIRMA:

FECHA Y FIRMA:

16

Bibliografa
Coln, J. G. (2007). Contabilidad de Costos. Mxico: McGraw-Hill.
Gonzlez, C. D. (2003). Costos I. Mxico: Thompson.

17