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LEY 594 DE 2000

(Julio 14)

Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras


disposiciones.

El Congreso de Colombia
DECRETA:

TITULOI

OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS


GENERALES
ARTCULO 1. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios
generales que regulan la funcin archivstica del Estado.
ARTCULO 2. Ambito de aplicacin. La presente ley comprende a la administracin pblica en
sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones pblicas y los dems
organismos regulados por la presente ley.
ARTCULO 3. Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos, as:
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso
de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a
la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la gestin administrativa,
la informacin, la investigacin y la cultura.

Archivo pblico. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se


deriven
de
la
prestacin
de
un
servicio
pblico
por
entidades
privadas.
Archivo privado de inters pblico. Aquel que por su valor para la historia, la investigacin, la
ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado como tal por el legislador.

Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo
vital.
Documento de archivo. Registro de informacin producida o recibida por una entidad pblica o
privada en razn de sus actividades o funciones.
Funcin archivstica. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico, que
comprende desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin
permanente.
Gestin documental. Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la
planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.

Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histrico o cultural.


Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los materiales
empleados. Adems de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotogrficos,
flmicos, informticos, orales y sonoros.
Tabla de retencin documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales,
a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Documento original. Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas
que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
ARTCULO 4. Principios generales. Los principios generales que rigen la funcin archivstica son
los siguientes:
a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la
documentacin organizada, en tal forma que la informacin institucional sea recuperable para
uso de la administracin en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia;
Por lo mismo, los archivos harn suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir
a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en
la Constitucin y los de facilitar la participacin de la comunidad y el control del ciudadano en las

decisiones

que

los

afecten,

en

los

trminos

previstos

por

la

ley;

b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administracin y la cultura,
porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones
basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del
patrimonio cultural y de la identidad nacional;
c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones
administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestin
administrativa, econmica, poltica y cultural del Estado y la administracin de justicia; son
testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las
instituciones. Como centros de informacin institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y
secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano;

d) Responsabilidad. Los servidores pblicos son responsables de la organizacin, conservacin,


uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante las autoridades por el
uso de los mismos.
e) Direccin y coordinacin de la funcin archivstica. El Archivo General de la Nacin es la
entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la funcin archivstica para coadyuvar a la
eficiencia de la gestin del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral
de la riqueza cultural de la Nacin, cuya proteccin es obligacin del Estado, segn lo dispone el
ttulo I de los principios fundamentales de la Constitucin Poltica;
f) Administracin y acceso. Es una obligacin del Estado la administracin de los archivos
pblicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que
establezca la ley;
g) Racionalidad. Los archivos actan como elementos fundamentales de la racionalidad de la
administracin pblica y como agentes dinamizadores de la accin estatal. As mismo,
constituyen
el
referente
natural
de
los
procesos
informativos
de
aqulla;

h) Modernizacin. El Estado propugnar por el fortalecimiento de la infraestructura y la


organizacin de sus sistemas de informacin, estableciendo programas eficientes y actualizados
de administracin de documentos y archivos;
i) Funcin de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una funcin
probatoria, garantizadora y perpetuadora;
j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos
informativos de archivo responden a la naturaleza de la administracin pblica y a los fines del
Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra prctica sustitutiva;

k) Interpretacin. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos reglamentarios se


interpretarn de conformidad con la Constitucin Poltica y los tratados o convenios
internacionales
que
sobre
la
materia
celebre
el
Estado
colombiano.

T I T U L O II
SISTEMA
NACIONAL
DE
COORDINADORES Y EJECUTORES

ARCHIVOS,

ORGANOS

ASESORES,

ARTCULO 5. El Sistema Nacional de Archivos:


a) Es un conjunto de instituciones archivsticas articuladas entre s, que posibilitan la
homogenizacin y normalizacin de los procesos archivsticos, promueven el desarrollo de estos
centros de informacin, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos
a la informacin y a los documentos;
b) Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nacin, los archivos de las
entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organizacin administrativa, territorial y por
servicios.
Los archivos privados podrn hacer parte del Sistema Nacional de Archivo. Las entidades del
Sistema actuarn de conformidad con las polticas y planes generales que para el efecto adopte
el Ministerio de la Cultura;
c) El Sistema Nacional de Archivos se desarrollar bajo los principios de unidad normativa,
descentralizacin administrativa y operativa, coordinacin, concurrencia y subsidiariedad;

d) El Sistema Nacional de Archivos buscar esencialmente la modernizacin y homogenizacin


metodolgica de la funcin archivstica y propiciar la cooperacin e integracin de los archivos.
As mismo, promover la sensibilidad de la administracin pblica y de los ciudadanos en general
acerca de la importancia de los archivos activos, como centros de informacin esenciales para la
misma, y de los histricos, como partes fundamentales de la memoria colectiva;

e) Los proyectos y programas archivsticos de las instituciones que conformen el Sistema


Nacional de Archivos se acordarn, ejecutarn y regularn siguiendo los principios de
participacin, cooperacin, descentralizacin y autonoma;
f) El Archivo General de la Nacin orientar y coordinar el Sistema Nacional de Archivos.
ARTCULO 6. De los planes y programas. Las entidades integrantes del Sistema Nacional de
Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarn a cabo los procesos de planeacin y
programacin y desarrollarn acciones de asistencia tcnica, ejecucin, control, seguimiento y
coordinacin, as:
a) La planeacin y programacin la formularn las instituciones archivsticas de acuerdo con el
Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades
territoriales;

b) La asistencia tcnica estar a cargo del Archivo General de la Nacin, los consejos territoriales
de archivos, los comits tcnicos, las entidades de formacin de recurso humano, las
asociaciones
y
las entidades pblicas
y privadas
que
presten este
servicio;
c) La ejecucin, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo sern
responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas
directas e indirectas del Estado;
d) La coordinacin corresponde al Archivo General de la Nacin, de conformidad con lo dispuesto
en la presente ley y sus normas reglamentarias.
T I T U L O III

CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS


ARTCULO 7
Archivos desde el punto de vista de su jurisdiccin y competencia. Los archivos, desde el punto
de vista de su jurisdiccin y competencia, se clasifican en:
a) Archivo General de la Nacin;
b) Archivo General del Departamento;
c) Archivo General del Municipio;
d) Archivo General del Distrito.
PARGRAFO. El Archivo General de la nacin tendr las funciones sealadas en la Ley 80 de
1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las incorporadas en la presente ley.
ARTCULO 8. Archivos territoriales. Los archivos, desde el punto de vista territorial, se
clasifican en:
a) Archivos de entidades del orden nacional;
b) Archivos de entidades del orden departamental;
c) Archivos de entidades del orden distrital;
d) Archivos de entidades del orden metropolitano;
e) Archivos de entidades del orden municipal;
f) Archivos de entidades del orden local;
g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley;
h) Archivos de los territorios indgenas, que se crearn cuando la ley los desarrolle.

ARTCULO 9. Los archivos segn la organizacin del Estado.

a) Archivos de la Rama Ejecutiva;


b) Archivos de la Rama Legislativa;
c) Archivos de la Rama Judicial;

d) Archivos de los rganos de Control;


e) Archivos de los Organismos Autnomos.

ARTCULO 10. Obligatoriedad de la creacin de archivos. La creacin de los archivos


contemplados en los artculos 8o. y 9o. de la presente ley, as como los archivos de los
organismos de control y de los organismos autnomos ser de carcter obligatorio.

T I T U L O IV

ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
ARTCULO 11. Obligatoriedad de la conformacin de los archivos pblicos. El Estado est
obligado a la creacin, organizacin, preservacin y control de los archivos, teniendo en cuenta
los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad
archivstica.
ARTCULO 12. Responsabilidad. La administracin pblica ser responsable de la gestin de
documentos y de la administracin de sus archivos.
ARTCULO 13. Instalaciones para los archivos. La administracin pblica deber garantizar los
espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los
casos de construccin de edificios pblicos, adecuacin de espacios, adquisicin o arriendo,
debern tenerse en cuenta las especificaciones tcnicas existentes sobre reas de archivos.
ARTCULO 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos pblicos. La
documentacin de la administracin pblica es producto y propiedad del Estado, y ste ejercer
el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos pblicos, por ser un bien de uso
pblico, no son susceptibles de enajenacin.
PARGRAFO 1 La administracin pblica podr contratar con personas naturales o jurdicas los
servicios de custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo.

PARGRAFO 2 Se podr contratar la administracin de archivos histricos con instituciones de


reconocida solvencia acadmica e idoneidad.
PARGRAFO 3 El Archivo General de la Nacin establecer los requisitos y condiciones que
debern cumplir las personas naturales o jurdicas que presten servicios de depsito, custodia,
organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo o administracin de archivos
histricos.
ARTCULO 15. Responsabilidad especial y obligaciones de
servidores pblicos, al desvincularse de las funciones titulares,
archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las
establezca el Archivo General de la Nacin, sin que ello
responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.

los servidores pblicos. Los


entregarn los documentos y
normas y procedimientos que
implique exoneracin de la

ARTCULO 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estn los archivos de las entidades
pblicas. Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior
jerarqua, pertenecientes a las entidades pblicas, a cuyo carga estn los archivos pblicos,
tendrn la obligacin de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la
informacin de los documentos de archivo y sern responsables de su organizacin y
conservacin, as como de la prestacin de los servicios archivsticos.

ARTCULO 17. Responsabilidad general de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de


archivo trabajarn sujetos a los ms rigurosos principios de la tica profesional, a lo dispuesto
en la Constitucin Poltica de Colombia, especialmente en lo previsto en su artculo 15, a las
leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarn siempre guiados por los valores de una
sociedad democrtica que les confe la misin de organizar, conservar y poner al servicio de la

comunidad la documentacin de la administracin del Estado y aqulla que forme parte del
patrimonio documental de la Nacin.
ARTCULO 18. Capacitacin para los funcionarios de archivo. Las entidades tienen la obligacin
de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y reas relacionadas con su
labor.

PARGRAFO. El Archivo General de la Nacin propiciar y apoyar programas de formacin


profesional y de especializacin en archivstica, as como programas de capacitacin formal y no
formal, desarrollados por instituciones educativas.
ARTCULO 19. Soporte documental. Las entidades del Estado podrn incorporar tecnologas de
avanzada en la administracin y conservacin de su archivos, empleando cualquier medio
tcnico, electrnico, informtico, ptico o telemtico, siempre y cuando cumplan con los
siguientes requisitos:
a) Organizacin archivstica de los documentos;
b) Realizacin de estudios tcnicos para la adecuada decisin, teniendo en cuenta aspectos como
la conservacin fsica, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad
y reproduccin de la informacin contenida en estos soportes, as como el funcionamiento
razonable del sistema.
PARGRAFO 1 Los documentos reproducidos por los citados medios gozarn de la validez y
eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes
procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la informacin.

PARGRAFO 2 Los documentos originales que posean valores histricos no podrn ser
destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.
ARTCULO 20. Supresin, fusin o privatizacin de entidades pblicas. Las entidades pblicas
que se suprimen o fusionen debern entregar sus archivos a las entidades que asuman sus
funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
PARGRAFO. Las entidades pblicas que se privaticen debern transferir su documentacin
histrica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
TITULOV
GESTION DE DOCUMENTOS

ARTCULO 21. Programas de gestin documental. Las entidades pblicas debern elaborar
programas de gestin de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y
soportes, en cuya aplicacin debern observarse los principios y procesos archivsticos.

PARGRAFO. Los documentos emitidos por los citados medios gozarn de la validez y eficacia
de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el
cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.
ARTCULO 22. Procesos archivsticos. La gestin de documentacin dentro del concepto de
archivo total, comprende procesos tales como la produccin o recepcin, la distribucin, la
consulta, la organizacin, la recuperacin y la disposicin final de los documentos.
ARTCULO 23. Formacin de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los
archivos se clasifican en:
a) Archivo de gestin. Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin
y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o
trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados;
b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de
gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo
vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
c) Archivo histrico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de
archivo de conservacin permanente.
ARTCULO 24. Obligatoriedad de las tablas de retencin. Ser obligatorio para las entidades del
Estado
elaborar
y
adoptar
las
respectivas
tablas
de
retencin
documental.

ARTCULO 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a


travs del Archivo General de la Nacin y el del sector correspondiente, de conformidad con las
normas aplicables, reglamentarn lo relacionado con los tiempos de retencin documental,
organizacin y conservacin de las historias clnicas, historias laborales, documentos contables y
documentos notariales. As mismo, se reglamentar lo atinente a los documentos producidos por
las entidades privadas que presten servicios pblicos.

ARTCULO 26. Inventario documental. Es obligacin de las entidades de la Administracin


Pblica elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de
manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases

T I T U L O VI
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS

ARTCULO 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a
consultar los documentos de archivos pblicos y a que se les expida copia de los mismos,
siempre que dichos documentos no tengan carcter reservado conforme a la Constitucin o a la
ley.

Las autoridades responsables de los archivos pblicos y privados garantizarn el derecho a la


intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y dems derechos
consagrados en la Constitucin y las leyes.
ARTCULO 28. Modificacin de la Ley 57 de 1985. Modifcase el inciso 2o. del artculo 13 de la
Ley 57 de 1985, el cual quedar as: "La reserva legal sobre cualquier documento cesar a los
treinta aos de su expedicin. Cumplidos stos, el documento por este solo hecho no adquiere el
carcter histrico y podr ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que est en su
posesin adquiere la obligacin de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo".
ARTCULO 29. Restricciones por razones de conservacin. Cuando los documentos histricos
presenten deterioro fsico manifiesto tal que su estado de conservacin impida su acceso directo,
las instituciones suministrarn la informacin contenida en estos mediante un sistema de
reproduccin que no afecte la conservacin del documento, certificando su autenticidad cuando
fuere del caso.
T I T U L O VII
SALIDA DE DOCUMENTOS

ARTCULO 30. Documentos administrativos. Slo por motivos legales las entidades del Estado
podrn autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.
ARTCULO 31. Documentos histricos. En los archivos pblicos de carcter histrico se podr
autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan y en tal
evento el jefe del archivo deber tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la
seguridad, la conservacin o el reintegro de los mismos. Proceder dicha autorizacin en los
siguientes trminos:
a) Motivos legales;
b) Procesos tcnicos;
c) Exposiciones culturales.
PARGRAFO. Slo el Archivo General de la Nacin autorizar, por motivos legales, procesos
tcnicos especiales o para exposiciones culturales, la salida temporal de documentos de un
archivo fuera del territorio nacional.
T I T U L O VIII
CONTROL Y VIGILANCIA

ARTCULO 32. Visitas de inspeccin. El Archivo General de la Nacin podr, de oficio o a


solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspeccin a los archivos de las
entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y
sus normas reglamentarias. Advertida alguna situacin irregular, requerir a la respectiva
entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o dar traslado, segn el caso, a los
rganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las
medidas pertinentes.
ARTCULO 33. rgano competente. El Estado, a travs del Archivo General de la Nacin,
ejercer control y vigilancia sobre los documentos declarados de inters cultural cuyos
propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurdicas de carcter privado.
ARTCULO 34. Normalizacin. En desarrollo de lo dispuesto en el artculo 8o. de la Constitucin
Poltica, el Archivo General de la Nacin fijar los criterios y normas tcnicas y jurdicas para
hacer efectiva la creacin, organizacin, transferencia, conservacin y servicios de los archivos
pblicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta ley y sus disposiciones.
ARTCULO 35. Prevencin y sancin. El Gobierno Nacional, a travs del Archivo General de la
Nacin, y las entidades territoriales, a travs de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrn a
prevencin facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo sealado en la
presente ley y sus normas reglamentarias, as:
a) Emitir las rdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prcticas que
amenacen o vulneren la integridad de los archivos pblicos y se adopten las correspondientes
medidas preventivas y correctivas.
Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las rdenes impartidas
conforme al presente literal ser sancionado por la autoridad que las profiera, con multas
semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, segn el
caso, de hasta veinte (20) salarios mnimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que
persista el incumplimiento;
b) Las faltas contra el patrimonio documental sern tenidas como faltas gravsimas cuando
fueren realizadas por servidores pblicos, de conformidad con el artculo 25 de la Ley 200 de
1995;

c) Si la falta constituye hecho punible por la destruccin o dao del patrimonio documental o por
su explotacin ilegal, de conformidad con lo establecido en los artculos 218 a 226, 349, 370,
371 y 372 del Cdigo Penal, es obligacin instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere
flagrancia, poner inmediatamente el retenido a rdenes de la autoridad de polica ms cercana,
sin perjuicio de las sanciones patrimoniales previstas;
d) Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos histricos pblicos,
stos sern decomisados y puestos a rdenes del Ministerio de la Cultura. El Estado realizar
todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extrados
ilegalmente del territorio colombiano.
T I T U L O IX
ARCHIVOS PRIVADOS

ARTCULO 36. Archivo privado. Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o


jurdicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestacin de sus servicios.
ARTCULO 37. Asistencia a los archivos privados. El Estado estimular la organizacin,
conservacin y consulta de los archivos histricos privados de inters econmico, social, tcnico,
cientfico y cultural. En consecuencia, el Archivo General de la Nacin brindar especial
proteccin y asistencia a los archivos de las instituciones y centros de investigacin y enseanza
cientfica y tcnica, empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los
partidos polticos, as como a los archivos familiares y de personalidades destacadas en el campo
del arte, la ciencia, la literatura y la poltica.
ARTCULO 38. Registro de archivos. Las personas naturales o jurdicas propietarias, poseedoras
o tenedoras de documentos o archivos de cierta significacin histrica, debern inscribirlos en el
registro que para tal efecto abrir el Archivo General de la Nacin. Los propietarios, poseedores
o tenedores de los archivos privados declarados de inters cultural, continuarn con la
propiedad, posesin o tenencia de los mismos y debern facilitar las copias que el Archivo
General de la Nacin solicite.

ARTCULO 39. Declaracin de inters cultural de documentos privados. La Junta Directiva del

Archivo General de la Nacin, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el


procedimiento que se establezca para el efecto, podr declarar de inters cultural los
documentos privados de carcter histrico. Estos formar parte del patrimonio documental
colombiano y en consecuencia sern de libre acceso.

ARTCULO 40. Rgimen de estmulos. El Gobierno Nacional establecer y reglamentar un


rgimen de estmulos no tributarios para los archivos privados declarados de inters cultural,
tales
como:
premios
anuales,
asistencia
tcnica,
divulgacin
y
pasantas.
ARTCULO 41. Prohibiciones. Se prohbe a los organismos privados y a las personas naturales o
jurdicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de inters cultural:

a) Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorizacin del Archivo General de la
Nacin. Esta falta dar lugar a la imposicin de una multa de cien salarios mnimos legales
mensuales vigentes.
Los documentos y archivos histricos privados declarados de inters cultural, objeto de la
exportacin o sustraccin ilegal, sern decomisados y puestos a orden del Ministerio de la
Cultura. El Estado realizar todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos
que hayan sido extrados ilegalmente del territorio colombiano.
b) Transferir a ttulo oneroso o gratuito la propiedad, posesin o tenencia de documentos
histricos, sin previa informacin al Archivo General de la Nacin. Esta falta dar lugar a la
imposicin de una multa de cincuenta salarios mnimos legales mensuales vigentes.

PARGRAFO. El desconocimiento de estas prohibiciones dar lugar a la investigacin


correspondiente y a la imposicin de las sanciones establecidas en la ley.
ARTCULO 42. Obligatoriedad de la clusula contractual. Cuando las entidades pblicas
celebren contratos con personas naturales o jurdicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar
proyectos de investigacin cultural, cientfica, tcnica o industrial, incluirn en los contratos una
clusula donde se establezca la obligacin de aqullas de entregar copias de los archivos
producidos en desarrollo de dichos proyectos, siempre y cuando no contraren las normas sobre
propiedad intelectual y no se vulneren los derechos otorgados a dichas personas por el artculo
15 de la Constitucin Poltica.
PARGRAFO. Las personas jurdicas internacionales con sedes o filiales en Colombia, en
relacin con sus documentos de archivo, se regularn por las convenciones internacionales y los
contratos suscritos. En todo caso, el Archivo General de la Nacin podr recibir los documentos y
archivos que deseen transferir.

ARTCULO 43 Protocolos notariales. Los protocolos notariales pertenecen a la Nacin. Los que
tengan ms de treinta aos debern ser transferidos por la correspondiente notara al Archivo
General Notarial del respectivo crculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesora del
Archivo
General
de
la
Nacin,
tomar
las
medidas
pertinentes.

TITULOX
DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION

ARTCULO 44. Donaciones. El Archivo General de la Nacin y los archivos histricos pblicos
podrn recibir donaciones, depsitos y legados de documentos histricos.
ARTCULO 45. Adquisicin y/o expropiacin. Los archivos privados de carcter histrico
declarados de inters pblico, podrn ser adquiridos por la Nacin cuando el propietario los
ofreciere en venta.
Declrase de inters pblico o de inters social, para efectos de la expropiacin por va
administrativa a la que se refiere la Constitucin Poltica, la adquisicin de archivos privados de
carcter histrico-cultural que se encuentren en peligro de destruccin, desaparicin, deterioro o
prdida.

T I T U L O XI
CONSERVACION DE DOCUMENTOS

ARTCULO 46. Conservacin de documentos. Los archivos de la Administracin Pblica debern


implementar un sistema integrado de conservacin en cada una de las fases del ciclo vital de los
documentos.
ARTCULO 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales o copias,
debern elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas
nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la
Nacin.

PARGRAFO. Los documentos de archivo de conservacin permanente podrn ser copiados en


nuevos soportes. En tal caso, deber preverse un programa de transferencia de informacin para
garantizar la preservacin y conservacin de la misma.
ARTCULO 48. Conservacin de documentos en nuevos soportes. El Archivo General de la
Nacin dar pautas y normas tcnicas generales sobre conservacin de archivos, incluyendo lo
relativo a los documentos en nuevos soportes.

ARTCULO 49. Reproduccin de documentos. El pargrafo del artculo 2o. de la Ley 80 de 1989
quedar as: "En ningn caso los documentos de carcter histrico podrn ser destruidos,
aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio".
T I T U L O XII
ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL DE LA NACION

ARTCULO 50. Estmulos. El Gobierno Nacional establecer premios y estmulos no tributarios


para las personas o instituciones que con sus acciones y trabajos tcnicos, culturales o
cientficos contribuyan a la salvaguarda, difusin o incremento del patrimonio documental del
pas, as como a los autores de estudios histricos significativos para la historiografa nacional
elaborados con base en fuentes primarias. Tales premios y estmulos podrn consistir en: becas,
concursos, publicaciones, pasantas, capacitacin y distinciones honorficas.

T I T U L O XIII
DISPOSICIONES FINALES

ARTCULO 51.Apoyo de los organismos de control. La Procuradura General de la Nacin y la


Contralora General de la Repblica prestarn todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo
General de la Nacin, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta ley.

ARTCULO 52. Vigencias y derogatorias. Esta ley rige a partir de la fecha de su publicacin y
deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.