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GPY051 Curso de Preparacin para la Certificacin (PMI- RMP)

Sesin 08 Material de Lectura v1

SESIN
MONITOREAR Y CONTROLAR LOS
RIESGOS

PROPSITO Y OBJETIVOS DEL PROCESO MONITOREAR Y


CONTROLAR LOS RIESGOS
FACTORES
CRTICOS
DE
XITO
DEL
PROCESO
MONITOREAR Y CONTROLAR LOS RIESGOS
HERRAMIENTAS
Y
TCNICAS
DEL
PROCESO
MONITOREAR Y CONTROLAR LOS RIESGOS
DOCUMENTAR
LOS
RESULTADOS
DEL
PROCESO
MONITOREAR Y CONTROLAR LOS RIESGOS
ANEXO D.6 TCNICAS, EJEMPLOS Y PLANTILLAS PARA
MONITOREAR Y CONTROLAR LOS RIESGOS
MONITOREAR Y CONTROLAR LOS RIESGOS

8. MONITOREAR Y CONTROLAR LOS RIESGOS


La efectividad de la Gestin de Riesgos del Proyecto depende de la manera en que
se lleven a cabo los planes. Estos planes deben ser correctamente ejecutados,
revisados, y actualizados regularmente. Si esto se realiza correctamente, el
esfuerzo invertido ser recompensado y los futuros proyectos se beneficiarn de la
experiencia del proyecto actual.
8.1 PROPSITO Y OBJETIVOS DEL PROCESO MONITOREAR Y CONTROLAR
RIESGOS
Los objetivos primarios de monitorear y controlar los riesgos son rastrear los
riesgos identificados, monitorear los riesgos residuales, identificar nuevos riesgos,
asegurar que los planes de respuesta a riesgos se ejecuten en el momento
apropiado, y evaluar su efectividad a travs del ciclo de vida del proyecto.
Adems de rastrear y gestionar las acciones de respuesta a riesgos, la efectividad
de todos los procesos de Gestin de Riesgos del Proyecto se deben revisar para
proveer mejoras a la gestin del proyecto actual as como de los proyectos futuros.
Para cada riesgo o conjunto de riesgos para los cuales se ha definido una respuesta
de contingencia, se debe haber especificado un correspondiente conjunto de
condiciones llamados disparadores (triggers). Es la responsabilidad del propietario
de accin asegurar que estas condiciones sean monitoreadas efectivamente y que
las acciones correspondientes se lleven a cabo como se definieron, de una manera
oportuna.
Una vez que el proceso Planificar Respuestas a Riesgos se termina, todas las
acciones incondicionales de respuesta que han sido aprobadas se deben incluir y
definir en el actual Plan para la Direccin del Proyecto. La primera accin del
monitoreo y control de riesgos es verificar si ste es el caso y tomar cualquier
accin apropiada que sea necesaria, tal como invocar el proceso de gestin de
cambios con respecto a cualquier accin omitida. Esto asegurar que las acciones
acordadas se llevarn a cabo dentro del marco normal de ejecucin del proyecto.
Los propietarios de riesgo y los propietarios de accin de riesgo necesitan ser
informados de cualquier cambio que pudiera afectar sus responsabilidades. Se
necesita mantener una comunicacin efectiva entre ellos y el Director del Proyecto
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de manera que los interesados designados acepten responsabilidad por controlar


los potenciales resultados de riesgos especficos, para que apliquen su mejor
esfuerzo al rastreo de las condiciones llamadas disparadores (triggers) asociadas y
para que lleven a cabo las respuestas acordadas de una manera oportuna.
Adems de las acciones de respuesta y las condiciones de los disparadores, el
proceso Monitorear y Controlar Riesgos provee un mecanismo para medir la
efectividad de la respuesta. El propietario de accin de riesgo debe mantener al
propietario de riesgo informado sobre el estado de las acciones de respuesta de
manera que el propietario de riesgo puede decidir si el riesgo ha sido manejado
efectivamente, o si se necesita planificar e implantar acciones adicionales.
A medida que el proyecto avanza, se hace disponible informacin adicional, el
ambiente del proyecto puede cambiar, as como tambin algunos riesgos pueden
ocurrir, previstos o imprevistos, y otros se pueden hacer relevantes o dejar de
existir. Por lo tanto el planeamiento se debe mantener actualizado y el Director del
Proyecto debe asegurar que se repitan a intervalos razonables o en respuesta a
eventos del proyecto (sin generar excesivo costo indirecto) las evaluaciones
peridicas de riesgos, incluyendo identificacin de riesgos, anlisis, y planificacin
de respuestas. Las razones tpicas para re-evaluaciones de riesgos son:
Ocurrencia de riesgos de gran magnitud o riesgos inesperados.
Necesidad de analizar una solicitud de cambio compleja.
Revisin de fin de fase.
Re-planificacin de proyecto o elaboracin de un plan principal.
Revisiones peridicas para asegurar que la informacin
actualizada.

permanece

En el caso de grandes cambios organizacionales se necesita revisar el planeamiento


de gestin de riesgos antes de re-evaluar los riesgos.
Adems de revisiones regulares de estado, se deben ejecutar auditoras peridicas
para determinar fortalezas y debilidades en el manejo de riesgos dentro del
proyecto. Esto debe implicar la identificacin de cualquier barrera a la efectividad o
de claves para el xito de la gestin de riesgos, y el reconocimiento de qu es lo
que puede llevar a mejoras en la gestin de riesgos del proyecto actual o proyectos
futuros.
Al final del proyecto, se debe realizar un anlisis integrado del proceso de gestin
de riesgos con un enfoque de mejoras a largo plazo. Este anlisis consolida los
resultados de las auditoras peridicas para identificar lecciones que pueden ser
aplicables en general a una gran proporcin de los proyectos de la organizacin en
el futuro, tales como los niveles apropiados de recursos, el tiempo adecuado para el
anlisis, el uso de herramientas, nivel de detalle, etc.
Al cierre del proyecto, el Director del Proyecto debe asegurar que se proporcione
una descripcin del cierre de cada riesgo en el registro de riesgos, por ejemplo: (a)
no ocurri; (b) ocurri y se invoc un plan de contingencia; (c) ocurri e impact el
alcance del proyecto (o el tiempo, costo, o calidad).
Los resultados de las auditoras del proceso de gestin de riesgos se deben
consolidar con informacin especfica respecto a la experiencia de riesgos ocurrida
en el proyecto, y cualquier gua de aplicacin general para la organizacin debe ser
resaltada y se deben proponer acciones potenciales para su aplicacin. Esto puede
llevar a una actualizacin de los correspondientes activos de los procesos de la
organizacin.
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En la Figura 1 se proporciona un panorama de los pasos involucrados en el proceso


Monitorear y Controlar Riesgos.

Figura 1: Representacin Esquemtica del proceso Monitorear y Controlar


los Riesgos.

8.2 FACTORES CRTICOS DE XITO PARA EL PROCESO MONITOREAR Y


CONTROLAR RIESGOS
Los factores crticos de xito estn relacionados con mantener la consciencia de los
riesgos a travs del proyecto e incluye las caractersticas y capacidades detalladas
en las Secciones 8.2.1 a 8.2.3.
8.2.1 Integrar el Control y
Monitoreo y del Proyecto

Monitoreo de Riesgos con el Control y

Desde el inicio, el Plan para la Direccin del Proyecto debe incluir las acciones
requeridas para monitorear y controlar el riesgo del proyecto. Esto se debe
establecer tempranamente en el ciclo de planeamiento del proyecto, y luego ser
ajustado en vista de las decisiones del planeamiento de respuesta a riesgos,
adicionando por ejemplo, las acciones asociadas con el monitoreo de condiciones o
mtricas especficas. Una vez que el planeamiento de respuestas a riesgos se h0a0
llevado a cabo, el cronograma del proyecto debe incluir todas las acciones
acordadas que estn relacionadas con respuestas, de manera que puedan ser
efectuadas como una parte normal de la ejecucin del proyecto y rastreadas
adecuadamente.

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8.2.2 Monitorear Continuamente las Condiciones de los disparadores de


Riesgos
El planeamiento de respuestas a riesgos definir un conjunto de acciones a ser
ejecutadas como parte del cronograma del proyecto as como tambin acciones
cuya ejecucin depender de condiciones de los disparadores pre-definidas.
Verificar riesgos especficamente definidos que pueden disparar respuestas
condicionales es la responsabilidad del propietario de accin de riesgo, en estrecha
colaboracin con el propietario de riesgo y bajo la autoridad general del Director del
Proyecto.
8.2.3 Mantener la Conciencia de los Riesgos
Los reportes de gestin de riesgos deben ser un tem regular en la agenda de todas
las reuniones de estado para asegurar que todos los miembros de equipo
permanecen conscientes de la importancia de la gestin de riesgos y para asegurar
que est totalmente integrada en todas las decisiones del proyecto.
El auspiciador de alto nivel del proyecto debe requerir reportes regulares sobre los
riesgos y las respuestas planeadas, para asegurar que los interesados estn
conscientes de la importancia de mantener el foco en los riesgos. La
retroalimentacin del auspiciador tambin motiva al equipo de proyecto
demostrando el inters de la alta direccin en la Gestin de Riesgos del Proyecto.
La percepcin de los interesados sobre la efectividad de la gestin de riesgos est
condicionada en parte por la manera en que se manejan los riesgos a medida que
ocurren, y por la cantidad y caractersticas de estos eventos. Por lo tanto es crucial,
cuando un riesgo ocurre, que la informacin acerca del evento as como sobre el
progreso y efectividad de las respuestas, se comunique a intervalos regulares de
una manera honesta y adaptada a las necesidades de los interesados. Esto debe ser
soportado por un plan de comunicaciones bien ejecutado.
8.3 HERRAMIENTAS Y TCNICAS PARA EL PROCESO MONITOREAR Y
CONTROLAR LOS RIESGOS
En adicin a las capacidades estndar de monitoreo y control de la gestin de
proyectos, el monitoreo y control de riesgos requiere un foco en la herramientas
que soportarn sus factores crticos de xito para rastrear el riesgo total as como
los riesgos individuales.
8.3.1 Gestionar las Reservas de Contingencia
Las reservas se pueden haber asignado separadamente para cubrir riesgos
relacionados al tiempo y riesgos relacionados al costo. Se requieren tcnicas para
permitir al Director del Proyecto evaluar en cualquier punto del proyecto si estas
proveen el nivel requerido de confianza en el xito del proyecto.
Las herramientas para gestionar los colchones de tiempo deben estar
estrechamente integradas con las tcnicas de programacin del proyecto, mientras
que aquellas para gestionar costos deben ser compatibles con las prcticas
financieras. Se requieren herramientas para identificar tendencias y pronosticar
resultados futuros, para determinar si las reservas sern suficientes. Tambin se
requieren herramientas para rastrear progreso y gastos de una manera
consolidada.
8.3.2 Rastrear las Condiciones de los Disparadores (Triggers)
Las condiciones de los disparadores y sus correspondientes mtricas se definen
durante el proceso Planificar Respuestas a Riesgos. Se requieren herramientas para
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evaluar y rastrear estas condiciones contra la lnea base del proyecto o umbrales
especificados, basndose en el estado real del proyecto. Estas herramientas pueden
escogerse para proveer informacin de riesgos relacionada con entregables, tales
como rendimiento, as como tambin con caractersticas del proyecto, tales como
tiempo y costo.
8.3.3 Rastrear el Riesgo Total
Se requieren herramientas para determinar, a medida que progresa el proyecto, si
las respuestas estn teniendo el efecto esperado en el nivel de riesgo total del
proyecto.
8.3.4 Rastrear el Cumplimiento
Para monitorear la calidad de la ejecucin de los planes y procesos relacionados a
riesgos, se deben rastrear y registrar un conjunto de mtricas de calidad tales
como el grado de variacin con relacin a lnea base. Estas mtricas se definirn
normalmente en el Plan de Gestin de Riesgos.
8.4 DOCUMENTAR LOS
CONTROLAR RIESGOS

RESULTADOS

DEL

PROCESO

MONITOREAR

La accin final de control de monitorear y controlar riesgos es el registro de datos


reales para usos futuros. Esto incluye toda la informacin relevante relacionada a la
gestin de proyectos desde el inicio hasta el final del proyecto. La definicin de qu
informacin se debe incluir, as como el mecanismo de almacenamiento, debe
haber sido especificada previamente en el plan de gestin de riesgos.
La meta es asegurar que la informacin significativa de gestin de riesgos se
registre para proveer datos concretos al proceso de lecciones aprendidas, para
inclusin en reportes o documentos de lecciones aprendidas u otros vehculos de
comunicacin. La informacin tpica incluye lo siguiente:
Para cada riesgo identificado o tipo de riesgo, si este ocurri, y si fue as,
cuando y cuan frecuentemente. Todos los datos relevantes se deben
registrar: impacto, efectividad de la deteccin y de la respuesta, y cualquier
accin adicional no planificada que se llev a cabo.
Efectividad de las acciones de evitamiento o explotacin.
Efectividad de las acciones de transferencia o compartimiento.
Riesgos inesperados o indocumentados que ocurrieron, y datos sobre ellos.
Efectividad de las acciones de mitigacin o mejora.
Ocurrencia de riesgos u oportunidades aceptadas.
Se debe proporcionar informacin consolidada sobre el nivel de esfuerzo realizado.
Tambin se debe proporcionar los costos y beneficios de las actividades de gestin
de riesgos.
Esta informacin necesita archivarse e indexarse de una manera que facilite la
recuperacin para una fcil revisin durante el proyecto, en el cierre del proyecto, y
para futuros proyectos, cuando surja la necesidad.

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8.5 ANEXO D.6 TCNICAS, EJEMPLOS Y PLANTILLAS PARA MONITOREAR Y


CONTROLAR LOS RIESGOS
Monitorear y Controlar los Riesgos proporciona la seguridad de que las respuestas a
los riesgos son bien aplicadas, verifica si son efectivos y segn sea necesario inicia
las acciones correctivas.

D.6.1 Tcnicas para el proceso Monitorear y Controlar los Riesgos


Tcnicas para Monitorear y Controlar los Riesgos se muestran en la Tabla D6 y
D.6.1.1 hasta D.6.1.6.
TABLA D6. Ejemplo de Monitorear y Controlar los Riesgos
Tcnica

Cadena
Critica de la
Gestin del
Proyecto
(CCPM)
Observar
Sesin 7

Reserva de
Anlisis

Fortaleza

Debilidades

El
uso
de
insercin
de
colchones (buffer)
para
desencadenar
acciones
tales
como
el ajuste de la
prioridad relativa
de tareas.

Proporciona
un
medio
de
seguimiento
sucedido y libera
cantidades
de
contingencias
como
riesgos
expirados; puede
ser aplicado para
programar
las
reservas
del
mismo modo.

Podra conducir a un
enfoque no deseado
en dimensin de
costo.

Prioridad
a
planificacin
detallada
reservas.

Atencin a todas las


medidas
de
reduccin
de
reservas
puede
ocultar
riesgos
detallados.

Precisa el tamao
de la reserva de
contingencia
de
tiempo o costo en
relacin con el
riesgo total a la
fecha
de
terminacin
del
proyecto
y
el
presupuesto.

Puede
ser
perjudicial para el
proyecto y puede
ser
demasiado
crtico
para
el

El Plan de Gestin
de Riesgos bien
especificado.

Brinda
alertas
tempranas de la
necesidad
de
comunicarse
con
el
Patrocinador.
Auditoras
de Riesgos

CSFs (Factores
Crticos de xito)
para efectiva
aplicacin

Proporcionar una
evaluacin formal
de la conformidad
con
el
criterio
especificado en el

Sensibilidad

la
de

la

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Tcnica

Fortaleza

Debilidades

CSFs (Factores
Crticos de xito)
para efectiva
aplicacin

Plan de Gestin de
Riesgos.

equipo del proyecto.

carga
que
coloca
el
equipo
proyecto.

Revaluacin
de riesgos

Obliga
a
una
revisin
de
los
riesgos del
proyecto cuando
llegan
a
ser
necesarios a fin
de que el registro
de
riesgos
de
mantenga al da.

Toma
tiempo
esfuerzo.

Proyecto
bien
mantenido y el
sistema
de
documentacin de
los riesgos.

Reuniones
de estado

Proporcionar
un
medio
para
verificar
la
informacin sobre
el estado de los
riesgos
(activo,
ocurrido, retirado)
y
el
mantenimiento de
comprensin
del
equipo.

Puede
parecer
innecesaria
para
algunos
participantes.

Buena preparacin
de reuniones y
disciplina.

Anlisis de
tendencias

Proporciona
un
indicativo de la
eficacia
de
las
respuestas
anteriores.

Requiere
comprensin
de
la
variacin
significativa frente a
la
variacin
no
significativa.

Presentacin
peridica
de
informes y anlisis
de
los
valores
crticos.

No
muestra
relacin
con
datos anteriores.

Definiciones
realistas
previas
realistas
de
umbrales
para
Variacin
significativa.

Puede
proporcionar
condiciones
disparadores
(triggers)
para
las respuestas

Anlisis de
Variacin

se
en
del

de
de

Permite
la
comparacin
entre
las
proyecciones
e
impactos
reales
de riesgo.

Los
valores
se
pueden tomar fuera
de contexto.

Puede
proporcionar
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Tcnica

Fortaleza

Debilidades

CSFs (Factores
Crticos de xito)
para efectiva
aplicacin

condiciones
de
disparadores para
respuestas.
Proporciona datos
para realizar el
Anlisis de Valor
Ganado que se
pueden comparar
con los resultados
del
anlisis
cuantitativos
de
riesgos

D.6.1.1 Anlisis de Reserva


Una tcnica analtica para determinar las caractersticas esenciales y las relaciones
de los componentes en el Plan para la Direccin del Proyecto para establecer una
reserva para la duracin del cronograma, presupuesto, costo estimado, o fondos
para un proyecto. El seguimiento del estado de la reserva a travs de la ejecucin
del proyecto proporcionar un resumen de informacin en cuanto a la evolucin de
la situacin de los riesgos correspondientes. Esta informacin puede ser til cuando
se informa de la organizacin a los responsables de muchos proyectos. Adems,
una vez que el riesgo correspondiente ocurre o deja de ser actual (es decir, cuando
ya no pueda impactar el proyecto), la reserva correspondiente necesita ser revisada
con el fin de comprobar si ste sigue ofreciendo el nivel establecido de confianza.
Colchones (Buffers) de tiempo pueden ser utilizados de dos maneras diferentes:
Para hacer frente a riesgos de cronograma aceptados, como se describi
anteriormente o
Como tcnica de programacin relacionada con la gestin del proyecto de la
cadena crtica. (CCPM).
En contraste con la reserva de contingencia para los riesgos identificados, los
tiempos de holgura en CCPM proporcionan un mecanismo compartido para
acomodar la variabilidad natural de duracin de las actividades sobre una secuencia
(o cadena) de actividades. El seguimiento de la velocidad que se usa cada colchn
durante la ejecucin del proyecto proporciona valiosa informacin en un punto dado
en el tiempo como el nivel de riesgo del cronograma a lo largo de la cadena, y se
utiliza en CCPM para adaptar el enfoque prioritario o de gestin para el anlisis
adicional y como algo necesario para desencadenar otras actividades de gestin de
riesgos.
No hay plantillas o ejemplos que se presentan.
D.6.1.2 Auditorias de Riesgos
Las Auditoras de riesgo se llevan a cabo con el fin de evaluar:
Son las reglas de gestin de riesgos llevadas a cabo segn lo especificado?

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Son las reglas de gestin de riesgos adecuadas para controlar el proyecto?


No hay plantillas o ejemplos que se presentan.

D.6.1.3 Reevaluacin de Riesgos


El objetivo de la revaluacin de riesgo es para asegurar que el ciclo completo de la
gestin de riesgos se repite segn sea necesario para garantizar un control eficaz.
Observe la Figura 2.

Figura 2: El Proceso de Reevaluacin del Riesgo.


D.6.1.4 Reuniones de Estado
Los riesgos pueden y deben estar en la agenda del da en todas las revisiones del
proyecto. Por lo general, los elementos de la agenda deben cubrir lo siguiente:
Riesgos de mxima prioridad en la actualidad.
Hay algn cambio?
Los riesgos o condiciones desencadenantes (triggers) que se han producido.
Cul es el estado de las acciones?
Riesgos respondidos en el ltimo perodo.
Eficacia de las medidas adoptadas.
Hay acciones adicionales que se requieren?
Riesgos cerrados en el ltimo perodo.
Impacto en los planes.
Enseanzas que se
Organizacin.

aadirn a

los

Activos

de

los

Procesos

de

la

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D.6.1.5 Anlisis de Tendencias


La evolucin de los valores de la varianza en el tiempo deben ser analizados con el
fin de evaluar como el perfil del riesgo est cambiando, si las acciones anteriores
estn teniendo el efecto esperado y si las acciones adicionales son requeridas. Las
frmulas del valor ganado del "ndice de rendimiento hasta la conclusin " se
pueden utilizar para evaluar los cambios con respecto al tiempo y coste. No hay
plantillas o ejemplos que se presentan.
D.6.1.6 Anlisis de Variacin
Las frmulas en el Anlisis del Valor Ganado (CV, SV, CPI, SPI) puede ser usado
para fijar los umbrales de accin, e indicar cuando el proceso de riesgo puede ser
ineficaz. Los Sistemas de Gestin de Valor Ganado (EVMS) hacen uso de varianza
del plan como la base de las proyecciones o extrapolaciones del costo a la
terminacin. Las proyecciones hechas usando EVMS se ha demostrado por la
experiencia ser fiable al principio del proyecto, por ejemplo, 20% en la ejecucin.
No hay plantillas o ejemplos que se presentan.

8.6 MONITOREAR Y CONTROLAR LOS RIESGOS


8.6.1 Descripcin General del Proceso
En esta Sesin, vamos a cerrar el crculo de los procesos de gestin de riesgos,
cubriendo el proceso Monitorear y Controlar los Riesgos. El proceso Monitorear y
Controlar los Riesgos es el proceso final del rea de Conocimiento de Gestin de
Riesgo del Proyecto, y el nico proceso no planificado del grupo. Despus que la
primera ola de esfuerzo de planificacin se ha completado, y la obra se pone en
marcha, es el momento para monitorear los riesgos de cerca y estar alerta por
nuevos riesgos. Esto incluye mantener una estrecha relacin
Como parte de este proceso, los dueos de riesgo implementarn planes de
respuesta al riesgo segn sea necesario. El equipo de gestin del riesgo llevar a
cabo auditoras de riesgos para garantizar que los resultados de las respuestas a los
riesgos sean eficaces, y que los procesos de riesgo se lleven realmente a cabo
tambin.
Riesgos desconocidos y los riesgos pasivamente aceptados que se
materializan se tratarn a travs del uso de soluciones. Una solucin es una
respuesta planificada a un riesgo negativo que ha ocurrido.
Durante todo el ciclo de vida del proyecto, el equipo de gestin de riesgos
documentar las lecciones aprendidas y documentar las versiones finales del
registro de riesgos y el plan de gestin de riesgos al final del ciclo de vida. Los
riesgos resultantes estn documentados en el registro de riesgos.
Tenga en cuenta que como parte de este proceso, el equipo de gestin del riesgo
est realizando actividades que son comunes en otros procesos relacionados de
monitoreo y control: comparando y midiendo el progreso real y planeado.

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Figura 3: Proceso de Monitoreo y Control.

8.6.2 Entradas
Hay cuatro entradas utilizadas en este proceso, dos de los cuales son nuevos en
esta rea del conocimiento.

Registro de Riesgos
Registro de riesgos proporciona toda la informacin de los riesgos identificados,
incluyendo sus planes de respuesta y la lista de seguimiento.
Plan para la Direccin del Proyecto
El Plan para la Direccin del Proyecto contiene el plan de gestin de riesgos, que
documenta cmo el proceso se llevar a cabo. Adems de su plan, el equipo
tambin tenga acceso a otros planes, as como lneas base.
Informacin de Rendimiento del Trabajo
Otra entrada es la informacin de rendimiento del trabajo, que proporciona
informacin sobre el progreso del trabajo. La Informacin del desempeo del
trabajo incluye los datos brutos del proyecto que proporciona informacin sobre
el progreso del proyecto. Esto incluye el estado de resultados, el progreso
previsto y los gastos de costos totales.
Informes de Rendimiento
Los informes de rendimiento incluyen todos los informes del proyecto,
incluyendo los resultados del anlisis de varianza, datos de valor ganado, y las
proyecciones del proyecto.
8.6.3 Herramientas y Tcnicas
Muchas herramientas y tcnicas se utilizan dentro de este proceso. Mientras que
algunos pueden aparecer como repeticiones de otros procesos de monitoreo y
control que figuran en la Gua PMBOK, tenga en cuenta que los procesos se llevan
a cabo desde un punto de vista de la gestin de riesgos. La Figura 4 organiza las
herramientas y tcnicas de una manera que hace que la memorizacin sea ms
fcil.

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Figura 4: Organiza las Herramientas y Tcnicas de Manera ms Fcil.


Revaluacin de Riesgos
En primer lugar tenemos la reevaluacin de riesgos, que se deben regular. La
revaluacin de riesgos implica la identificacin de nuevos riesgos, reevaluando los
riesgos existentes, y cerrando los riesgos que ya no se consideran activos. Aqu los
riesgos identificados se evalan para cualquier cambio en su estado. Recuerda la
lista de vigilancia? Qu contiene los riesgos de baja prioridad? En este caso,
tendremos que mantener nuestros ojos en ellos para cualquier cambio, porque en
cualquier momento, el estado puede cambiar y tendremos que sacarlos de la lista
de vigilancia, analizarlos y generar una respuesta. La evaluacin de riesgos tambin
incluye la identificacin de cualquier nuevo riesgo.
Auditoras de Riesgos
Hay dos cosas que estamos interesados en la auditora: la eficacia de los planes de
respuesta a los riesgos y la eficacia de los procesos de gestin de riesgos. En
cuanto a los procesos, vamos a querer determinar lo que sali bien y lo que no sali
bien, y registrar los resultados.
Cuando las auditoras de riesgos se producen, las respuestas a los riesgos se
examinan para determinar si eran eficaces en el tratamiento de los riesgos
identificados y sus causas, as como los resultados de las auditoras se documentan,
lo mismo para examinar y documentar la eficacia de los procesos de gestin de
riesgos.
La responsabilidad de garantizar que las auditoras de riesgos se realizan
peridicamente o cuando sea necesario recae en el proyecto y gestores de riesgos.
Por lo general, la frecuencia, el formato, los objetivos de las auditoras de riesgos
se documentan en el plan de gestin de riesgos. Por lo general, las auditoras de
riesgos se programarn en los puntos ms importantes del proyecto, como a los
hitos del proyecto, mientras que algunos pequeos proyectos o los proyectos que
no son de naturaleza compleja o repetida pasan por auditoras al final del proyecto.
En la medicin de la eficacia de las respuestas a los riesgos, el equipo de gestin
del riesgo, o el equipo que participa en la auditora, podran preguntar:
Las respuestas bajaron los niveles de probabilidad e impacto de los riesgos
a un nivel que sea aceptable para la organizacin?

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Fueron las respuestas eficaces para hacer frente a los riesgos globales?
Cuntas reservas de contingencia se utilizaron?
Basndose en las respuestas, Cunto se salv?
Hubieron muchas soluciones temporales necesarias?
Y en el otro extremo, en la medicin de los procesos, las preguntas sern ms
amplias y centradas alrededor de la eficacia de los procesos reales en la realizacin
de actividades de gestin de riesgos.
Anlisis de Tendencias y Varianza
El anlisis de Tendencias y varianza compara los resultados previstos con los
resultados reales, a continuacin, se analizan las tendencias actuales. En otras
palabras, La varianza y Anlisis de Tendencias incluye analizar el progreso del
proyecto existente para detectar cualquier seal de riesgo nuevo, y el impacto de
los riesgos existentes. Gestin del valor ganado se puede usar cuando sea
apropiado para medir el progreso del proyecto existente y previsto, y para evaluar
si existe algn riesgo. Una vez ms, todos estos datos pueden revelar informacin
sobre el riesgo existente o posible riesgo nuevo.
Conozca los siguientes trminos sobre EVM:
Valor Planificado es el valor estimado del trabajo a ser completado.
El Valor Ganado es el valor estimado del trabajo que ya ha sido completado.
El Costo Real es la cantidad de fondos gastados en el trabajo ya realizado.

Usted puede ver un mximo de dos preguntas en el examen que te


piden recordar una frmula de EVM.
TIP
Basndose en esta informacin, se puede calcular lo siguiente:
Variacin del Cronograma indica si el cronograma del proyecto est
adelantado o atrasado. Aqu buscamos un nmero positivo. Nmero
Negativo significa un retraso del cronograma.
Variacin del Costo indica si el presupuesto del proyecto est por debajo o
por encima. Del mismo modo que aqu estamos buscando un nmero
positivo para indicar que estamos debajo del presupuesto.
ndice del rendimiento del Cronograma menciona cmo el proyecto est
progresando de acuerdo con el cronograma. > = 1 es buena, <1 es malo.
Y el ndice de rendimiento del costo, explica cmo el proyecto est
avanzando de acuerdo con el presupuesto. > = 1 es buena, <1 es malo.

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Figura 5: Frmula para cada Valor de Estado EVM.

Medicin del Rendimiento Tcnico


Medicin del desempeo tcnico implica comparar los logros reales de desempeo
tcnico planificado. La varianza puede revelar el riesgo tcnico o pronosticar el nivel
en que el proyecto pueda cumplir con sus objetivos de alcance. Es similar al
propsito del proceso Controlar el Alcance, aunque en este caso, el equipo de
gestin del riesgo est interesado en esta informacin en trminos de riesgos.
A travs de esta tcnica podemos descubrir cualquier desviacin que pueda existir,
tales como funcionalidades diferentes, el cual puede incluir ms o menos
funcionalidad que lo planeado. A travs de este propsito, los equipos de gestin de
proyectos y gestin de riesgos pueden identificar y pronosticar el grado de xito en
lograr el alcance del proyecto. Si alguno de los riesgos relacionados con estos
logros tcnicos existe, estos pueden ser expuestos a travs de esas acciones.
Esta informacin luego permitir al equipo de gestin de riesgos pronosticar el
grado de xito en el logro del alcance del proyecto. Naturalmente, el proyecto debe
mantenerse dentro del alcance para tener xito, por lo que esta es una de las
herramientas y tcnicas que ayudan a asegurar que esto ocurra. Para utilizar esta
tcnica, usted necesitar tener objetivos cuantificables que se puedan medir en un
nivel tcnico. Los ejemplos proporcionados por la Gua PMBOK incluye:
Peso.
Numero de Defectos.
Y capacidad de almacenamiento.

Anlisis de Reserva
En el proceso Planificar la Respuesta a los Riesgos, se guard una reserva de
contingencia para afrontar la incertidumbre. Como las respuestas son
implementadas, el trabajo del proyecto se pone en marcha, y los planes de
contingencia tambin se ejecutan cuando se necesita, es necesario controlar las
reservas utilizadas para los riesgos existentes.
A continuacin, el equipo de gestin del riesgo plantea la siguiente pregunta
importante: Es suficiente la reserva para riesgos restantes? Si el equipo de gestin
de riesgos no tena experiencia en el clculo de reservas de contingencia
necesarios, o estaban muy lejos de la marca de trabajo por cualquier razn, usted
puede imaginarse lo importante que sera realizar un anlisis de reserva para salvar
el proyecto. Las reservas estn destinadas a hacer frente a los resultados de los
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riesgos emergentes, y los riesgos de alto impacto sin reservas disponibles pueden
ser perjudiciales para un proyecto.
Este tipo de anlisis debe ocurrir regularmente a lo largo del proyecto.
Reuniones de Estado
A los gerentes de riesgos se les anima a participar en las reuniones de estado, y
para aadir riesgo a la agenda. Esto hace que haya un uso eficiente de los tiempos
del equipo del proyecto, y asegura que los riesgos estn dirigidos sobre una base
regular. A menudo, las revaluaciones de riesgo se producen parcialmente a travs
de estas reuniones de estado.
A menudo ms riesgos son direccionados, y ser ms fcil identificar y hacer frente
a una mayor cantidad de riesgos. La gestin del riesgo est en curso, no slo
trimestralmente, o algo que ocurre una o dos veces dentro de un proyecto.
Desafortunadamente, eso es a menudo el caso en el mundo real. Si usted es un
gerente de riesgos, es muy probable que conozca por experiencia de primera mano
cmo la gestin de riesgo puede ser tratada como ignorada o como de baja
prioridad. Se trata de educar al equipo del proyecto y los interesados en la
importancia de la gestin de riesgos, y cmo se permite al equipo controlar el
resultado del proyecto, aprovechar las oportunidades y cumplir con los objetivos de
programacin y presupuesto. Reuniones de estado son una gran manera de no slo
gestionar el riesgo, sino tambin educar al equipo sobre la importancia del riesgo.
Todo esto, por supuesto, debe hacerse de manera eficientemente y teniendo en
cuenta su audiencia.

Solucin Temporal
Aunque una solucin temporal no es una herramienta tcnica oficial, es un trmino
importante para el examen. Una solucin temporal es una respuesta planificada a
un riesgo negativo que ha ocurrido. Esto puede ser el resultado de un riesgo
desconocido negativo que se ha materializado, sino que tambin puede ser un
riesgo negativo pasivamente aceptado que se ha producido.
stos son algunos puntos y caractersticas resaltadas de soluciones temporales:
Son respuestas no planificadas a riesgos negativos
Normalmente, un resultado de los riesgos desconocidos o riesgos aceptados
Son implementados para hacer frente a las consecuencias del riesgo
Son similares a los planes de contingencia, con la excepcin de que los
planes de contingencia son las respuestas que se han programado, mientras
que las soluciones temporales no son planificadas.
Se utilizan cuando no hay otro plan de respuesta al riesgo existente
Por lo general son ms costosos que las respuestas planificadas,
simplemente porque se ponen en movimiento cuando se necesita una
respuesta en el lugar. Por lo tanto, puede haber menos tiempo para
considerar las opciones ms baratas.
Ellos son parte del proceso monitorear y controlar los riesgos.
Ellos son parte de la fase monitoreo y control del proyecto

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8.6.4 Salidas
Este proceso contiene mltiples salidas:
Actualizacin a los Registros de Riesgos
La actualizacin de registro de riesgos incluye documentacin de los resultados
actuales de los riesgos y de las respuestas al riesgo, as como los resultados de
las reevaluaciones, auditoras de riesgo y revisiones de riesgos. Cualquier nuevo
riesgo tambin est documentado.
Solicitudes de Cambio
Las solicitudes de cambio incluyen las acciones correctivas recomendadas, como
la ejecucin de planes de contingencia y soluciones temporales, acciones
preventivas recomendadas.
Actualizaciones de los Activos de los Procesos de la Organizacin
Actualizaciones de los activos de los procesos de la organizacin incluyen
archivo de los documentos que se pueden utilizar como plantillas (como por
ejemplo, el plan de gestin de riesgo, probabilidad y matriz e impacto, registro
de riesgos, y la estructura de desglose del riesgo), as como las lecciones
aprendidas documentadas.

Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto


Actualizaciones al plan para la direccin del proyecto incluye actualizaciones a los
planes o lneas base que son necesarias como consecuencia de la realizacin de
este proceso.
Actualizaciones a los Documentos de Proyecto
Incluye actualizaciones de los planes o lneas base que sean necesarios como
consecuencia de la realizacin de este proceso.

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Figura 6: Registro de Riesgos.

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