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Microsoft Excel 2013

Avanzado

CompuEducacin, S. A. de C.V.

EXCEL 2013
Avanzado
CONTENIDO
SECCIN 1. ANLISIS DE HIPTESIS..................... 1
Funciones Avanzadas ................................. 1

SECCIN 3. TABLAS Y GRFICOS DINMICOS.. 51


Tablas dinmicas ...................................... 51

Auditora .................................................... 5

Diseando una tabla dinmica ................ 53

Validacin de celdas ................................ 10

Opciones de tabla dinmica .................... 60

Escenarios ................................................ 14

Tabla dinmica recomendada.................. 68

Buscar objetivo ........................................ 16

Estilo de tabla dinmica ........................... 69

Solver ....................................................... 17

Actualizando una tabla dinmica............. 71

Tablas de datos de una y dos variables ... 23

Segmentacin de datos ........................... 71

Edicin de una Tabla de Datos................. 26

Escalas de tiempo en tablas dinmicas ... 72

Consolidar ................................................ 27

Grficas Dinmicas................................... 74

Macros automticas o Complementos .... 28

Actualizando una grfica dinmica .......... 78

SECCIN 2. OBTENER DATOS EXTERNOS ..........33


Importar datos ......................................... 33

El complemento PowerPivot ................... 79

Agrupar y esquema .................................. 41

SECCIN 4. VISUALIZACIN DE LA HOJA Y


COMPARTIR EL LIBRO ........................................... 89
Trabajar con varios libros ........................ 89

Funcionalidad de tablas ........................... 44

Comparar libros en paralelo .................... 92

Segmentacin de datos en Tablas ....... 47

Vistas Personalizadas ............................... 93

Texto en columnas ................................... 37

Personalizar la Barra de herramientas de


acceso rpido. ......................................... 94
Crear y personalizar Cintas de opciones . 95
Uso compartido de archivos ................... 97
Control de Cambios ................................. 98
SECCIN 5. FORMULARIOS .............................. 105
Formularios en Excel ............................. 105
Tipos de controles ................................. 106
Proteger Hojas....................................... 118
Otros controles...................................... 119
SECCIN 6. AUTOMATIZACIN DE TAREAS ... 123
Introduccin .......................................... 123
Grabar Macro ........................................ 124
Ejecutar una macro ............................... 126
Manipulacin de Macros....................... 127
Uso de referencias relativas y absolutas al
grabar macros ....................................... 129
Seguridad............................................... 131
Firmas digitales...................................... 134

II

SECCIN 1. ANLISIS DE HIPTESIS

En esta seccin:
El participante trabajar con Funciones avanzadas.
Conocer el uso de la validacin de celdas.
Utilizar Buscar objetivo para encontrar la solucin a un problema simple.
Utilizando el Solver encontrar solucin a problemas complejos con
restricciones.
Administrar escenarios utilizando el Administrador de Escenarios.
Utilizar las tablas como un mtodo de anlisis de datos.
Generar una tabla con una y dos variables.
Consolidar informacin que se encuentra en diferentes hojas o libros de
trabajo, en una sola.
Instalar y desinstalar macros automticas o complementos.

Funciones Avanzadas
Uso de la funcin lgica SI()
La funcin SI() es utilizada para evaluaciones de una slo celda. Devuelve un valor si la condicin
especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.
Es posible utilizar SI() para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas.

SECCIN 1. ANLISIS DE HIPTESIS


Sintaxis
SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Prueba_lgica:

Es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO o


FALSO.

Valor_si_verdadero:

Es el valor que se devolver si prueba_lgica es VERDADERO. Si


prueba_lgica es VERDADERO y se omite el argumento valor_si_verdadero,
la funcin devuelve VERDADERO. Valor_si_verdadero puede ser otra
frmula.

Valor_si_falso:

Es el valor que se devolver si prueba_lgica es FALSO. Si prueba_lgica es


FALSO y se omite el argumento valor_si_falso, la funcin devuelve FALSO.
Valor_si_falso puede ser otra frmula.

En el siguiente ejemplo se utiliza la


funcin SI() condicional para saber
quin paga con tarjeta bancaria o
en efectivo
Cuando se pague con tarjeta se
cobrara un recargo del 5%
En el caso que sea en efectivo no
habr ningn recargo

Funcin SI() Anidada


Es posible anidar hasta 64 funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para
construir pruebas ms elaboradas.
Revise
el
ejemplo.

siguiente

En el ejemplo anterior, la
segunda instruccin SI
representa tambin el
argumento valor_si_falso
de la primera instruccin
SI.

SECCIN 1. ANLISIS DE HIPTESIS


De manera similar, la tercera instruccin SI es el argumento valor_si_falso de la segunda instruccin SI.
Por ejemplo, si el primer argumento prueba_lgica (Promedio>89) es VERDADERO, se devuelve el valor
"A". Si el primer argumento prueba_lgica es FALSO, se evala la segunda instruccin SI y as
sucesivamente.
Uso de la funcin BUSCARV
La funcin BUSCARV(), localiza un valor especfico en la columna ms a izquierda de una matriz y
devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla. La V de BUSCARV significa
"Vertical".
Sintaxis
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)
Valor_buscado:

Es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado


puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.

Matriz_buscar_en:

Es la tabla de informacin donde se buscan los datos. Utilice una referencia


a un rango o un nombre de rango, como por ejemplo Base_de_datos o Lista.

Indicador_columnas: Es el nmero de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe


devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual
a 1, la funcin devuelve el valor de la primera columna del argumento
matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2,
devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y as
sucesivamente.
Si indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV devuelve el valor de error
#VALOR!; si indicador_columnas es mayor que el nmero de columnas de
matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de error #REF!
Ordenado:

Es un valor lgico que especifica si BUSCARV debe localizar una coincidencia


exacta o aproximada. Si se omite o es VERDADERO, devolver una
coincidencia aproximada. En otras palabras, si no localiza ninguna
coincidencia exacta, devolver el siguiente valor ms alto inferior a
valor_buscado. Si es FALSO, BUSCARV encontrar una coincidencia exacta.
Si no encuentra ninguna, devolver el valor de error # N/A.

Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna


del argumento matriz_buscar_en deben colocarse en orden ascendente: ...; 2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-Z; FALSO; VERDADERO. De lo contrario, BUSCARV podra
devolver un valor incorrecto.
Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en pueden ser texto,
nmeros o valores lgicos.
El texto en maysculas y en minsculas es equivalente.

SECCIN 1. ANLISIS DE HIPTESIS


En el siguiente ejemplo se muestra la bsqueda
del precio de determinado artculo.

Uso de la funcin PAGO()


La funcin Pago() pertenece a la categora Financieras, calcula el pago de un prstamo basndose en
pagos constantes y en una tasa de inters constante.
Sintaxis
PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)
Tasa:

Es el tipo de inters del prstamo.

Nper:

Es el nmero total de pagos del prstamo.

Va:

Es el valor actual o lo que vale ahora la cantidad total de una serie de pagos futuros,
tambin se conoce como el principal.

Vf:

Es el valor futuro o un saldo en efectivo que desea lograr despus de efectuar el ltimo
pago. Si el argumento Vf se omite, se asume que el valor es 0 (es decir, el valor futuro
de un prstamo es 0).

Tipo:

Es el nmero 0 (cero) o 1 e indica el vencimiento de los pagos. Defina tipo como 0 u


omitido, Si los pagos vencen Al final del perodo y 1 Al inicio del perodo

El pago devuelto por PAGO incluye el capital y el inters, pero no incluye


impuestos, pagos en reserva ni los gastos que algunas veces se asocian con
los prstamos.
Mantenga uniformidad en el uso de las unidades con las que especifica los
argumentos tasa y nper. Si realiza pagos mensuales de un prstamo de cuatro
aos con una tasa de inters anual del 12 por ciento, use 12%/12 para el
argumento tasa y 4*12 para el argumento nper. Si efecta pagos anuales del
mismo prstamo, use 12 por ciento para el argumento tasa y 4 para el
argumento.

SECCIN 1. ANLISIS DE HIPTESIS

En el siguiente ejemplo se ha determinado


el pago a realizarse al final del periodo,
considerando el periodo a 24 meses y el
inters anual de 23.5% dividido entre 12.

Auditora
En ocasiones deseamos identificar las celdas a las cuales hace referencia una frmula. Tambin es
posible que deseemos distinguir en donde se origina un error en caso de que exista. Para esto
utilizamos los comandos de Auditora de frmulas.
Los comandos de Auditora permiten encontrar precedentes, dependientes y errores relacionados con
cualquier celda en una hoja de clculo. Estos comandos hacen que Excel 2013 dibuje una flecha de la
celda activa hasta sus precedentes, sus dependientes o hasta el origen probable del error en la celda
activa.
Estas opciones de Auditora se encuentran en el grupo Auditora de frmulas de la ficha Frmulas.

La funcin de cada uno de estos comandos la veremos a continuacin.


Se utiliza para ver los valores precedentes o que conforman su
frmula o funcin utilice esta opcin.
Cuando una frmula depende de los valores obtenidos por otra
frmula o por alguna celda se pueden verificar utilizando esta
opcin.
Las opciones anteriores generan una serie de flechas que nos
indican en qu lugar nos encontramos. Esta opcin las elimina.
Muestra en las celdas la frmula, en lugar del valor resultado

SECCIN 1. ANLISIS DE HIPTESIS


Cuando se tiene una frmula y el resultado no es el esperado se
puede seleccionar esta opcin para verificar que no haya errores
en ella.
Inicia el Evaluador de frmulas.
Despliega la pantalla de Inspeccin.

Rastrear precedentes
Dibuja flechas desde todas las celdas que
proporcionan valores y directamente hasta la
frmula en la celda activa (precedentes).

Las puntas de las flechas, muestran las celdas a


las que la frmula hace referencia. En caso de
que existe alguna referencia a otra celda de otra
hoja u otro libro muestra el siguiente smbolo:

Si la celda activa no est contenida en ninguna frmula en ningn libro de trabajo,


seleccionar este botn no tendr ningn efecto.

SECCIN 1. ANLISIS DE HIPTESIS


Rastrear dependientes
Dibuja flechas de la celda activa hasta las celdas
con frmulas que usan los valores de sta. Las
celdas que sealan las flechas son las
dependientes.
Si ninguna frmula se refiere a la celda activa o
si los dependientes de la celda activa estn en
un libro de trabajo externo que est
actualmente cerrado, este botn no tendr
ningn efecto.

Quitar flechas
Para quitar las flechas de rastreo de la hoja se utiliza
este comando. Nos ofrece tres opciones para quitar
las flechas que se han agregado.
Quitar flechas (quita todas las flechas)
Quitar un nivel de precedentes
Quitar un nivel de dependientes

Quitar flechas, quita todas las flechas, tanto de precedentes como de dependientes. Quitar un nivel de
precedentes, quita nivel por nivel de precedentes. Quitar un nivel de dependientes, quita nivel por nivel
de dependientes.
Las flechas de rastreo no se guardan cuando se cierra el libro de trabajo.
Las flechas de rastreo se imprimen.

SECCIN 1. ANLISIS DE HIPTESIS


Rastrear error
Dibuja flechas desde los valores de error en la celda activa hasta las celdas que pueden haber provocado
el error.

Las flechas rojas o punteadas apuntan hacia la siguiente frmula de nivel precedente que contiene el
error. Las flechas azules o de un solo color apuntan hacia las celdas que contienen valores de nivel
precedente de la primera frmula que contiene un error.
La celda activa debe contener un valor de error o este comando no tendr ningn
efecto.

Cuando se rastrea un error, se mostrar la


etiqueta inteligente de error en la frmula
, esta etiqueta presente varias opciones
mediante el siguiente men.

Las opciones son:


Error en Valor:

Despliega el tipo de error que se est cometiendo. Esta opcin cambia


dependiendo del error en la frmula.

Ayuda sobre este


error:

Despliega la ayuda de Office con ms detalles sobre la posible causa del error.

SECCIN 1. ANLISIS DE HIPTESIS


Mostrar pasos de
clculo

Abre la caja de dialogo Evaluar frmula, donde la frmula se desarrollar paso


a paso

Omitir Error

Indica que no se debe tomar en cuenta ese resultado como un error sino como
un valor que se toma como vlido. Lo que har esta opcin es quitar la
sealizacin de Error.

Modificar en la
barra de
herramientas

Permite entrar a modo de edicin de celda, directamente sobre la barra de


frmulas para modificar las celdas involucradas y rescribir la frmula.

Opciones de
comprobacin de
errores

Despliega la caja de dilogo en la cual se pueden indicar las condiciones de


verificacin de una frmula.

SECCIN 1. ANLISIS DE HIPTESIS


Validacin de celdas
La validacin de celdas nos sirve para restringir la entrada de datos a las celdas, es importante utilizar
la validacin de celdas cuando resulta necesario capturar informacin precisa en las celdas.
Para validar celdas se siguen los siguientes pasos:

1)

Seleccione las celdas que desee validar.

2)

En la ficha Datos, grupo Herramientas de


datos, haga clic en el comando Validacin.
De las opciones que muestra una vez ms clic
en Validacin de datos.

3)

Se mostrar la siguiente caja de


dialogo:

4)

Especifique el tipo de validacin que


desee.

Nmero entero
Decimal
Lista
Fecha
Hora
Longitud de texto
Personalizada

5)

Dependiendo del tipo de validacin que haya seleccionado, agregue el resto de los datos que
se le solicita, por ejemplo: Valores Mximo y Mnimo; Rango de origen; Fecha inicial y Fecha
final, etc.

6)

Especifique si la celda se puede dejar en blanco: Si desea permitir valores en blanco (nulos),
active la casilla de verificacin Omitir blancos.

7)

Si desea evitar la entrada de valores en blanco (nulos), desactive la casilla de verificacin Omitir
blancos.
Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y
existe una celda en blanco en el rango, la configuracin de la casilla de verificacin
Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede
decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante frmulas de validacin: si

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SECCIN 1. ANLISIS DE HIPTESIS


una celda est en blanco, la configuracin de la casilla de verificacin Omitir blancos
permite escribir cualquier valor en la celda validada.

Tipos de validacin
Permitir valores de una lista:
1) En el cuadro Permitir, haga clic en Lista.

2)

Haga clic en el cuadro Fuente:


a) Para definir la lista localmente, escriba los valores separados por comas.
b) Para utilizar un rango de celdas con un nombre definido, escriba el signo igual (=) seguido
del nombre del rango.
c) Para utilizar referencias de celda, seleccione las celdas en la hoja de clculo y presione
ENTRAR.
d) Asegrese de que est activada la casilla de verificacin Celda con lista desplegable.
Las referencias a celdas tienen que encontrarse en la misma hoja de clculo. Si
necesita hacer una referencia a otra hoja o libro, utilice un nombre definido y
asegrese de que el libro est abierto.

Permitir nmeros dentro de los lmites


1) En el cuadro Permitir, haga clic en Nmero entero o Decimal.

2)

En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restriccin que desee. Por ejemplo, para definir los
lmites superior e inferior, haga clic en entre.

3)

Escriba el valor mnimo, mximo o especfico que desee permitir.

Permitir fechas y horas dentro de un perodo concreto


1) En el cuadro Permitir, haga clic en Fecha u Hora.

2)

En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restriccin que desee. Por ejemplo, para permitir
las fechas posteriores a un da determinado, haga clic en mayor que.

3)

Escriba la fecha o la hora inicial, final o especfica que desee permitir

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SECCIN 1. ANLISIS DE HIPTESIS


Permitir texto de una longitud especfica
1) En el cuadro Permitir, haga clic en Longitud del texto.

2)

En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restriccin que desee. Por ejemplo, para permitir
un nmero mximo de caracteres, haga clic en menor o igual que.

3)

Escriba la longitud mxima, mnima o especfica que desee permitir.

Utilizar una frmula para calcular lo que se permite


1) En el cuadro Permitir, haga clic en Personalizada.

2)

En el cuadro Frmula, escriba una frmula que calcule un valor lgico (VERDADERO para las
entradas vlidas o FALSO para las no vlidas). Por ejemplo, si desea permitir el valor de la
celda de la cuenta de la comida campestre slo si no se ha presupuestado nada para la cuenta
discrecional (celda D6) y si el presupuesto total (D20) tambin es menor que los 40,000 pesos
asignados, podra escribir la frmula personalizada =Y(D6=0,D20<40000).

Mensajes de entrada
Para mostrar un mensaje de entrada opcional
cuando se seleccione la celda haga clic en el
separador Mensaje de entrada, asegrese de
que est activada la casilla de verificacin
Mostrar mensaje al seleccionar la celda y
escriba el ttulo y el texto del mensaje:

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SECCIN 1. ANLISIS DE HIPTESIS


Mensaje de Error

Especifique cmo desea que Excel responda


cuando se escriban datos no vlidos:
Haga clic en el separador Mensaje de error y
asegrese de que est activada la casilla de
verificacin Mostrar mensaje de error si se
escriben datos no vlidos.

1)

2)

Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:


a)

Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificacin de datos no vlidos,


haga clic en Informacin.

b)

Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificacin de datos no vlidos,


haga clic en Advertencia.

c)

Para evitar la especificacin de datos no vlidos, haga clic en Detener.

Escriba el ttulo y el texto del mensaje (mximo 225 caracteres).


Si no escribe un ttulo o un texto, de forma predeterminada el ttulo ser "Microsoft
Excel" y el mensaje ser: "Valor no vlido. El usuario slo puede escribir ciertos valores
en esta celda."

Rodear con Crculos datos no vlidos


El comando Rodear con un crculo datos no vlidos
nos permite marcar dentro de un crculo de
color rojo aquellos datos que son invlidos en nuestra celdas. Se utiliza una vez que las celdas con los
datos que se desee verificar han sido validadas.
Para eliminar estos crculos utilizamos el comando Borrar crculos de validacin

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SECCIN 1. ANLISIS DE HIPTESIS


Escenarios
Cuando se estn analizando datos y se quiera crear una suposicin en los datos para observar el
movimiento de los resultados finales, podemos utilizar el Escenarios.
El Escenarios tiene la caracterstica de
contar con los datos previamente
grabados con situaciones especficas.
El Escenarios crea y guarda diferentes
conjuntos de datos como escenarios
separados.
Tambin puede crear informes que
muestran los valores de celda
cambiantes y los valores de celda
resultantes para cada escenario.

Para utilizar esta herramienta emplee el comando Anlisis de Hiptesis del grupo Herramientas de
datos, en la ficha Datos, seleccione la opcin de Administrador de escenarios. Al seleccionar esta
opcin aparece la siguiente caja de dilogo:
Aqu se enumeran los Escenarios existentes en la hoja activa con sus Celdas cambiantes y sus
Comentarios.
Puede usar cualquier celda que tenga datos como una celda cambiante para un escenario. Si define o
crea nombres para las celdas cambiantes usando el comando Asignar nombre de la ficha Frmulas, los
nombres aparecern en el cuadro de dilogo Agregar escenario, que se encuentra junto a los datos
contenidos en la celda.
Agregar un Escenario
Al presionar la opcin Agregar aparece la
siguiente caja de dilogo:

1)

2)

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Lo primero es asignar un Nombre del


escenario que es un texto de hasta 255
caracteres acorde a la situacin que se
quiera simular.
En el cuadro Celdas cambiantes van a
estar las referencias de las celdas que se
desea variar en el escenario, las celdas
se pueden ir seleccionando con el ratn
de la misma forma en que se
seleccionan celdas con los mtodos

SECCIN 1. ANLISIS DE HIPTESIS


previamente descritos en el curso
bsico.

3)
4)

En el cuadro Comentarios se presenta la fecha en que se cre o se edit el escenario y el


nombre del usuario que cre o modific el escenario. Tambin puede agregar sus propios
comentarios (hasta 255 caracteres) y editar el texto.
Activar la Proteccin de la hoja le permite impedir que otras personas editen un escenario y
tambin le permite ocultarlo. Evitar cambios impide que otros usuarios del mismo grupo de
trabajo realicen cambios en su escenario. Ocultar impide que el nombre del escenario
seleccionado aparezca en la caja de dilogo Escenarios.

Al Aceptar el escenario se muestra una caja de


dilogo similar a la siguiente, donde se
especifican los valores de las celdas que se hayan
especificado como cambiantes.

Combinar
Al seleccionar Combinar, de la caja de dialogo
Administrador de Escenarios, aparece la siguiente
caja de dilogo:
Con esta opcin se permite combinar escenarios de
cualquier hoja de cualquier libro de trabajo abierto.
En Libro se enumeran todos los libros de trabajo
abiertos. En Hoja aparecen listadas todas las hojas
del libro de trabajo seleccionado. El mensaje que
aparece en la parte inferior del cuadro de dilogo
indica la cantidad de escenarios que hay en la hoja
seleccionada.

Resumen
Al seleccionar Resumen se muestra la siguiente
caja de dilogo:
Con esta opcin se presenta la caja de dilogo
del escenario que le permite crear un informe de
Resumen o de Tabla dinmica en una hoja
separada en el libro de trabajo actual.
En Celdas de resultado se pueden incluir celdas que contienen frmulas que dependen de las celdas
cambiantes, seleccione esas celdas con el ratn directamente sobre la hoja o escriba las referencias o
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SECCIN 1. ANLISIS DE HIPTESIS


los nombres de las celdas. Si escribe ms de una referencia, separe cada referencia con una coma. El
informe incluye el resultado de las frmulas para cada escenario. Especificar las celdas resultantes es
opcional para las tablas de resumen pero es obligatorio para las tablas dinmicas.

Buscar objetivo
Cuando deseamos cambiar el valor de una celda que contiene una frmula, podemos hacerlo variando
el valor de la celda que tiene referencia a esta frmula, es decir si conoce el resultado que desea de
una frmula, pero no del valor de entrada que necesita la frmula para obtener dicho resultado, puede
utilizar la funcin Buscar objetivo.
Esta herramienta se encuentra dentro del comando Anlisis de
hiptesis del grupo Herramientas de datos de la ficha Datos.

Al seleccionar esta opcin aparece la siguiente caja de dilogo:


Con esta herramienta se puede ajustar el valor de una celda
especfica hasta que una frmula dependiente de dicha celda
alcanza el resultado especificado.

En Definir la celda se especifica la celda que debe contener una frmula para la cual se desea encontrar
una solucin. Puede escribirse una referencia de celda o un nombre en este cuadro. Con el valor
contiene el nuevo valor al que se desea llegar. Para cambiar la celda determina la celda cuyo valor
Excel 2013 cambia a fin de lograr el resultado deseado. La frmula para la cual se desea encontrar una
solucin debe referirse, directa o indirectamente, a esta celda. Aqu tambin puede ingresarse una
referencia de celda o un nombre.
En el ejemplo que se muestra a continuacin, supongamos que tenemos los siguientes datos:

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SECCIN 1. ANLISIS DE HIPTESIS


Deseamos saber cunto se necesita dar de
enganche para obtener pagos mensuales de
$2,550, en un plazo de 12 meses. Por lo tanto,
asignamos los datos de la siguiente forma:
Al aceptar los valores, aparece la siguiente caja
de dilogo:
En esta caja de dilogo indica el Estado de la
bsqueda de objetivo. Al terminar la bsqueda,
se indica si hall una solucin o no la ha
encontrado. Si se presiona el botn Pausa
durante las iteraciones de la bsqueda, permite
Continuar o ejecutar las iteraciones Paso a paso.
Al final de este proceso la tabla del ejemplo
anterior, quedara como se muestra a
continuacin:
En la celda ya se encuentra el objetivo o valor
que se estaba buscando.

Solver
La bsqueda de objetivos es limitada, es por esto que para realizar tareas ms complejas se cuenta con
la herramienta del Solver. Con Solver, puede encontrar un valor ptimo (mnimo o mximo) para una
frmula en una celda, denominada la celda objetivo, sujeta a restricciones o limitaciones en los valores
de otras celdas de frmula en una hoja de clculo. Solver trabaja con un grupo de celdas llamadas
celdas de variables de decisin o simplemente celdas de variables, que participan en el cmputo de
frmulas en las celdas objetivo y de restriccin. Solver ajusta los valores en las celdas de variables de
decisin para cumplir con los lmites en las celdas de restriccin y producir el resultado deseado para
la celda objetivo.

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SECCIN 1. ANLISIS DE HIPTESIS


Para utilizar Solver seleccione la ficha
Datos, en el grupo de Anlisis
encontrar el comando Solver,
aparece la siguiente caja de dilogo:

En esta caja de dilogo se define el


problema que se desea resolver. Con
el Solver de Excel 2013, se pueden
resolver problemas complejos creando
un modelo de hoja de clculo con
mltiples celdas cambiantes. Tambin
pueden aplicarse restricciones al
problema, que deben satisfacerse
antes de poder llegar a una solucin.

1)

Lo primero es definir la celda o celdas en la caja Establecer objetivo: cuyo valor se desea
maximizar, minimizar o fijar en un valor determinado. Esta celda se puede seleccionar con un
clic sobre la celda o escribiendo la referencia de la misma. Despus se especifica si el Valor del
objetivo va a ser Maximizado, Minimizado o Valor de un valor determinado.

2)

En la caja Cambiando las celdas de variables se especifican las celdas cambiantes. Estas celdas
cambian hasta que se satisfagan las restricciones del problema y el Objetivo sea alcanzado.

Restricciones
Sujeto a las restricciones, enumera las restricciones activas del problema. Una restriccin es una
condicin que la solucin debe satisfacer, por ejemplo Ventas >= 0. Las restricciones estn listadas
como una celda o como un rango de celdas que normalmente contiene una frmula dependiente de
una o ms celdas cambiantes y cuyo valor debe caer dentro de ciertos lmites, o satisfacer un objetivo.
Inicialmente el problema no contiene restricciones. Se pueden agregar restricciones dando clic sobre
el botn Agregar.

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SECCIN 1. ANLISIS DE HIPTESIS

Al hacerlo aparece la siguiente caja de


dilogo:

En esta caja se determina la Referencia de celda que se quiere restringir, puede ser una sola celda o un
rango. Tambin la Restriccin, que tiene dos partes, la lista de operadores que se pueden elegir: <=, =,
>=, o ent. Si elige ent para indicar que la variable debe ser un nmero entero, la palabra entero
aparece en el cuadro de la derecha. La segunda parte es la restriccin en s misma, que puede ser un
nmero, una referencia de celda, una referencia de rango o una frmula. Si especifica un rango de
celdas, debe ser del mismo tamao que el rango de celdas en el cuadro Referencia de la celda.
Al presionar Agregar ya queda incluida la restriccin para ser tomada en cuenta para la solucin del
problema. Para regresar a la caja de dilogo de Parmetros de Solver se debe presionar Cancelar.
Las restricciones tambin se pueden Cambiar con la misma mecnica o en dado caso Eliminar.
Con el botn Restablecer todo se borran las configuraciones actuales del problema de Solver y
restablece todas las opciones a las configuraciones predeterminadas.
Resolver

Al presionar Resolver se inicia el proceso de


resolucin del problema definido. Al terminar
el Solver muestra la siguiente caja de dilogo:

Aqu se muestran los resultados del ltimo


clculo utilizando los valores de las celdas
cambiantes que ms se aproximan a la
solucin deseada.

Cuando Solver termina el proceso de resolucin, muestra un mensaje de conclusin en la parte superior
del cuadro de dilogo Resultados de Solver, que puede ser Solver ha hallado una solucin. Se han
satisfecho todas las restricciones y condiciones o Solver no ha encontrado una solucin vlida.
Conservar solucin de Solver acepta la solucin que el Solver hall y coloca estos valores en las celdas
cambiantes. Restaurar valores originales restaura los valores originales en las celdas cambiantes.

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SECCIN 1. ANLISIS DE HIPTESIS


Guardar escenario permite guardar el problema para ser utilizado con el Administrador de Escenarios
de Excel 2013.
Informes crea el tipo de informe especificado. Cada informe se inserta en una hoja distinta del libro de
trabajo.

Responder

Confidencialidad
Proporciona
informacin
sobre
la
sensibilidad de una solucin a pequeos
cambios en la frmula del cuadro Celda
objetivo y en las restricciones. Para los
modelos no lineales, el informe proporciona
valores dobles (gradientes reducidos y
multiplicadores Lagrange). Para los modelos
lineales, el informe incluye costos reducidos,
precio sombra, coeficiente objetivo (con
aumento o disminucin permisible) y
restriccin lado derecho.

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SECCIN 1. ANLISIS DE HIPTESIS


Lmites
Indica la celda nombrada en el cuadro Celda
objetivo y las celdas cambiantes con sus
respectivos valores, lmites mximos y
mnimos y el valor objetivo. El lmite mnimo
es el valor mnimo que puede tolerar una
celda cambiante manteniendo fijas todas las
otras celdas cambiantes y sin dejar de
satisfacer las restricciones. El lmite mximo
es el valor mximo. El resultado objetivo es el
valor de la celda en el cuadro Celda objetivo
cuando la celda cambiante alcanza su lmite
mnimo o mximo.

Solver incluye un nuevo EvolutionarySolver, basado en algoritmos genticos, que controla los modelos
con cualquier funcin de Excel, nuevas opciones de optimizacin global, una programacin lineal y
mtodos de optimizacin no lineal mejorados. Adems, el complemento Solver ahora est disponible
en una versin de 64 bits.

Opciones
Con el botn Opciones se muestra la caja de dilogo
Opciones, donde se pueden controlar las caractersticas
avanzadas del proceso de resolucin y cargar o guardar las
especificaciones, tales como las selecciones y restricciones
de celda, para un problema en particular en la hoja de
clculo.
En esta caja de dilogo pueden definirse parmetros para
problemas lineales y no lineales. Todas las opciones de
este cuadro de dilogo tienen una configuracin
predeterminada que es adecuada para la mayora de los
problemas.

Tiempo mximo (segundos) limita el tiempo que demora Solver en solucionar un problema. El valor
debe ser un nmero entero, el valor predeterminado de 100 (segundos) es adecuado para la mayora
de los problemas pequeos, pero se puede especificar un valor de hasta 32767. Iteraciones limita el
21

SECCIN 1. ANLISIS DE HIPTESIS


nmero de iteraciones que usar el Solver en solucionar un problema restringiendo el nmero de
clculos internos. El valor debe ser un nmero entero, el valor predeterminado de 100 es adecuado
para la mayora de los problemas pequeos, pero se puede especificar un valor de hasta 32767.
Se puede controlar la Precisin de restricciones de las respuestas que Solver encuentra. El nmero
ingresado en el cuadro se utiliza para determinar si el valor de celda con restriccin satisface un
objetivo, o un lmite mnimo o mximo especificado. Este valor debe ser una fraccin entre (pero no
incluyendo) 0 y 1, tiene un valor predeterminado de 0.000001 e indica menor precisin si se ingresa
con menos lugares decimales, por ejemplo, 0.0001. Por lo general, cuanto mayor sea la precisin
especificada (un nmero ms pequeo), ms tiempo tardar Solver en dar con las soluciones. Si
especifica un valor tentativo que se aproxime a la solucin, los mtodos que el Solver utiliza pueden
mejorar la precisin ms rpidamente.
Los problemas que involucran celdas cambiantes limitadas a valores de nmeros enteros pueden tardar
mucho tiempo en resolverse debido a que requieren la solucin de muchos subproblemas, cada uno
de los cuales es un problema sin restricciones de nmeros enteros. Se puede ajustar la cifra en el cuadro
Optimalidad de entero (%), que representa un porcentaje de error permitido en la solucin ptima
cuando una restriccin de enteros se utiliza en algn elemento del problema. Un nivel de tolerancia
alto (porcentaje de error permitido) tiende a acelerar el proceso de resolucin. La configuracin del
cuadro Optimalidad de entero (%) no funciona cuando no existen restricciones de nmeros enteros.
Si el valor del cambio relativo en la celda objetivo es menor que el nmero introducido en el cuadro
Convergencia para las ltimas cinco iteraciones, Solver se detendr. La Convergencia se aplica
nicamente a los problemas no lineales (Evolutionary) y debe indicarse mediante una fraccin entre 0
(cero) y 1. Cuantos ms decimales tenga el nmero que se introduzca, menor ser la Convergencia; por
ejemplo, 0,0001 indica un cambio relativo menor que 0,01. Cuanto menor sea el valor de convergencia,
ms tiempo se tardar en encontrar una solucin.
Adoptar modelo lineal acelera el proceso de resolucin, slo se puede utilizar si todas las relaciones
en el modelo son lineales (GRG Nonlinear). Mostrar resultados de iteraciones interrumpe Solver y
muestra los resultados despus de cada iteracin. Usar escala automtica activa el uso de sta, que es
til cuando los valores de entrada (Cambiando la celda) y de salida (Celda objetivo y Restricciones)
tienen gran diferencia de magnitud.
Las opciones del cuadro Derivadas especifican diferenciaciones progresivas o centrales para las
estimaciones de derivadas parciales de las funciones de objetivo y restriccin.
Las diferencias Centrales requieren la realizacin de ms clculos en la hoja pero pueden ser tiles para
problemas en los cuales se obtiene un mensaje indicando que Solver no pudo mejorar la solucin. Una
diferencia entre estas dos opciones es el comportamiento frente a las funciones cuyas
representaciones grficas no son uniformes y continuas. Con estas funciones se debe utilizar la opcin
Centrales.
Las opciones del Solver, se pueden guardar con la opcin Cargar/Guardar. Esta opcin muestra la
siguiente caja de dilogo:

22

SECCIN 1. ANLISIS DE HIPTESIS

En esta caja de dilogo se especifica la referencia donde se desea guardar el modelo. Elija esta opcin
slo cuando desee guardar ms de un modelo de Solver con la hoja de clculo. El primer modelo de
Solver se guarda automticamente con la hoja de clculo. Para utilizar un modelo est la opcin Cargar
modelo y de la misma forma que se guard, se indica la referencia.

Tablas de datos de una y dos variables


Al haber utilizado frmulas en una hoja de clculo, se puede proceder a realizar un anlisis ms
detallado. Esto lo podemos realizar creando una tabla de datos. Una tabla de datos es un rango de
celdas que muestra cmo el cambio de una o dos variables en las frmulas afectar a los resultados de
las mismas. Las tablas de datos constituyen un mtodo rpido para calcular varios resultados en una
operacin y una forma de ver y comparar los resultados de todas las variaciones diferentes en la hoja
de clculo.
Para usar esta herramienta, utilice de la ficha Datos,
en el grupo Herramientas de datos y dentro de
Anlisis de hiptesis, el comando Tabla de datos. Al
hacerlo aparece la siguiente caja de dilogo:

Ya sea en la fila o en la columna, se especifican la Celda de entrada (fila) o la Celda de entrada


(columna).
Tabla de Datos de Una sola Variable
Tomemos el siguiente ejemplo, en donde se
adquirir un bien realizando pagos mensuales
segn los siguientes datos:

23

SECCIN 1. ANLISIS DE HIPTESIS


Se desean calcular los pagos segn un
nmero determinado de periodos. Se
puede realizar de la siguiente forma:

La celda B15 contiene la frmula =PAGO(B9/12,B8,-B6) para determinar el pago mensual segn el
inters y nmero de periodos.
Una vez creada la frmula, ya se puede llenar la tabla de la siguiente forma:

Cabe sealar que cuando los datos variables se colocan en una columna se debe colocar la referencia
en Celda variable columna, de la misma manera cuando los datos variables se colocan en una fila se
debe de colocar la referencia en Celda variable fila.
El resultado ser el siguiente:

Del clculo original, vara la celda a la cual se hizo referencia para simular todas las posibilidades.

24

SECCIN 1. ANLISIS DE HIPTESIS


Si deseramos incluir una columna ms, por
ejemplo considerando los intereses generados
para cada nmero de perodos:
Donde en la celda C15 est la frmula =B6B15*B8 que contiene el total de intereses para
los periodos determinados.

Para incluir estos nuevos valores en la tabla, se


vuelve a realizar el mismo procedimiento. Se
selecciona toda el rea y se determina la celda
variable que en este caso es la misma.
El resultado sera como se muestra a
continuacin:

Tabla de Datos de Dos Variables


Del ejemplo anterior, supongamos ahora que deseamos variar el plazo y adems el porcentaje de
enganche para determinar que pagos mensuales se tendran que realizar en caso de contar con un
enganche menor o mayor.
Para esto tendramos los siguientes datos:

En la celda E3 estara la misma frmula de pagos que se utiliz en la tabla anterior =PAGO(C9/12,C8,C6).
La tabla se llenara de la misma forma que la anterior pero ahora con las dos variables:

25

SECCIN 1. ANLISIS DE HIPTESIS

El resultado ser el siguiente:

Edicin de una Tabla de Datos


Para eliminar, encimar o mover una tabla de datos es necesario que se seleccione completamente.
Todas estas operaciones se realizan de la misma forma que con celdas normales.

26

SECCIN 1. ANLISIS DE HIPTESIS


Consolidar
Cuando se tienen datos separados
fsicamente dentro de una hoja, un libro u
otros libros, pero que se refieren o
forman parte de un mismo grupo y
deseamos realizar operaciones globales
con ellos utilizamos el comando
Consolidar del grupo Herramientas de
datos de la ficha Datos. Con esta opcin
se recopilan los datos de una o ms reas
fuente y se muestran en una tabla en un
rea determinada. Al seleccionar esta
opcin aparece la siguiente caja de
dilogo:
Para consolidar datos, primero se define un rea destino en donde la informacin recopilada pueda
aparecer. Esta rea puede estar en la misma hoja de clculo que los datos fuente, en otra hoja de
clculo o en otro libro de trabajo.
Despus, seleccione las fuentes de los datos que desea consolidar. Las fuentes pueden estar en una
hoja de clculo, en varias hojas de clculo o en varios libros de trabajo. Las fuentes se indican en el
cuadro Referencia, se da un clic en ste y despus se van seleccionando los rangos directamente en las
hojas y libros deseados. Una vez que se estableci una referencia se utiliza el botn Agregar y dado el
caso Eliminar. Se puede analizar otra fuente de datos con el comando Examinar para abrir otra hoja de
clculo. Pueden especificarse hasta 255 reas fuente para consolidar. Las hojas de clculo que
contienen las reas fuente no necesitan estar abiertas durante la consolidacin. Aunque puede usar
hojas de clculo que no fueron guardadas como fuentes de datos, se recomienda guardar las hojas de
clculo fuente antes de consolidar.
Despus se especifica la Funcin que debe usar Excel 2013 al consolidar los datos.

27

SECCIN 1. ANLISIS DE HIPTESIS


Cuando varias reas fuente contienen datos similares pero estn dispuestos de manera diferente, este
comando puede consolidar los datos por categora al Usar rtulos en. Aqu se especifica si deben usarse
los rtulos de la Fila superior de las reas fuente, de la Columna izquierda, ambos o ninguno. Estas
casillas de verificacin slo tienen aplicacin cuando se consolidan datos por categora. Varias reas
fuente deben presentarse y estar rotuladas de manera idntica para que esta opcin funcione
adecuadamente.
Cuando consolida datos por categora, asegrese de incluir los rtulos de la categora en las reas
fuente que selecciona para la consolidacin. Excel 2013 transfiere estos rtulos al rea de destino
automticamente.
Crear vnculos con los datos de origen establece vnculos desde el rea de destino a las reas fuente
cuando consolida datos para que el rea de destino se actualice automticamente siempre que
cambien los datos fuente, Excel 2013 crea una frmula de vinculacin para cada celda e inserta filas o
columnas en el rea de destino para que contengan las frmulas de vinculacin para cada parte de los
datos fuente. Despus, el rea de destino se agrupa con las frmulas de vinculacin ubicadas en las
filas o columnas ocultas subordinadas a posiciones o a categoras en el rea de destino.

Macros automticas o Complementos


Existen varias macros previamente creadas para Excel 2013. Estn disponibles en las Opciones de Excel
de la ficha Archivo. Dentro de la categora de Complementos. Al seleccionar esta categora aparece la
siguiente caja de dilogo:

Con esta opcin se especifican las macros que estn disponibles y listas para usarse al iniciarse Excel
2013. Se pueden instalar o eliminar las macros automticas que vienen con Excel 2013, o las que se
hayan creado.
De la lista Administrar, seleccione Complementos de Excel, presione el botn Ir.

28

SECCIN 1. ANLISIS DE HIPTESIS

Aqu se muestran las Complementos disponibles. Pueden seleccionarse o borrarse las casillas de
verificacin de las macros automticas a fin de instalar o eliminar las mismas en Excel 2013. Con el
botn Examinar se muestra una caja de dilogo similar a la de Abrir archivo donde puede seleccionarse
una macro automtica o complemento para ser instalada en Excel 2013.

Realice la Prctica # 1 del Cuaderno de Ejercicios.

29

SECCIN 1. ANLISIS DE HIPTESIS


Preguntas de repaso

1)

Cul es la utilidad de la
funcin SI()

2)

Para qu sirve la funcin


BURCARV()?

3)

Qu es la validacin de
celdas?

4)

Qu es una tabla de
datos?

5)

Cmo se crea una tabla


de datos de dos
variables?

6)

Qu utilidad tiene la
herramienta Bsqueda
de objetivo?

30

SECCIN 1. ANLISIS DE HIPTESIS


7)

Qu diferencia existe
entre la bsqueda de
objetivo y el Solver?

8)

Cmo se establece una


restriccin dentro del
modelo de Solver?

9)

Qu funcin tienen los


Escenarios?

10)

Qu pasos se deben
seguir para consolidar un
conjunto de datos?

11)

Qu son los
complementos?

12)

Qu funcin tiene la
herramienta de Auditora
de frmulas?

13)

Qu informacin
podemos obtener sobre
una celda en la auditora?

31

SECCIN 1. ANLISIS DE HIPTESIS


Pgina de Notas

32

SECCIN 2. OBTENER DATOS EXTERNOS

En esta seccin:
El participante al finalizar la seccin importar datos de distintos orgenes.
Colocar texto en columnas con ayuda de un Asistente.
Agrupar y esquematizar informacin.
Conocer y utilizar las herramientas de Creacin de tablas.

Importar datos
Microsoft Excel 2013 cuenta con una serie de herramientas que facilitan importar datos de diversas
fuentes.
Para importar datos basta con utilizar los comandos del grupo Obtener datos externos de la ficha
Datos.

Excel 2013 cuenta con la facilidad de obtener datos externos de diferentes fuentes, ya sea importando
datos, de consultas en el Web o consultando Bases de Datos. En lo referente a bases de datos las
fuentes de las cuales podemos obtener informacin, pueden ser desde MS Access Database, web, hasta
XML, entre otras.

33

SECCIN 2. OBTENER DATOS EXTERNOS


Utilice este comando para importar datos de una base de datos de Microsoft
Access. Al dar clic en el comando abrir una caja de dialogo similar a Abrir, para
poder seleccionar el archivo.

Utilice este comando para importar datos desde una pgina WEB. Abrir la caja
de dialogo de Nueva consulta Web, donde deber de escribir la direccin de la
pgina web que desea importar.

Para importar la informacin se seleccionan las tablas dando clic sobre el icono. Al hacerlo cambia de
color
indicando que ha sido seleccionada esa tabla. Al dar clic sobre el botn
informacin seleccionada se importa a la hoja de clculo.
34

la

SECCIN 2. OBTENER DATOS EXTERNOS


Si desea importar datos desde un archivo de texto, este es el comando que debe
de utilizar, al dar clic en l, mostrar la caja de dialogo similar a Abrir, para poder
seleccionar el archivo desde el cual se desea realizar la importacin de los datos.
Una vez seleccionado el archivo, se mostrar la siguiente caja de dialogo, donde
se muestran los datos contenidos en el archivo de texto.

La caja del Asistente para importar archivos de texto, tiene la opcin Comenzar a importar en la fila
que slo va a tomar el archivo original a partir de la fila que se especifica. El rango que se ha de convertir
puede tener cualquier cantidad de filas de alto, pero slo una columna de ancho. Origen del archivo
determina el tipo de archivo de texto del que se est importando. Los pasos subsecuentes se describen
en el siguiente tema.

Microsoft Office facilita controladores que pueden utilizarse para recuperar


datos de los siguientes orgenes de datos:

Microsoft SQL Server Analysis Services (proveedor OLAP)


Microsoft Office Excel
Oracle
SQL Server
Datos XML

Tambin pueden utilizarse controladores ODBC o controladores de origen de datos de otros fabricantes
para recuperar informacin de orgenes de datos que no figuran en esta lista, incluidos otros tipos de
bases de datos OLAP.

35

SECCIN 2. OBTENER DATOS EXTERNOS


Puede utilizar el Asistente para la
conexin de datos para conectar con
un origen de datos externos que ya
haya sido definido. Para abrir el
Asistente para la conexin de datos,
en la ficha Datos, en el grupo Obtener
datos externos, haga clic en De otras
fuentes y luego en Desde el Asistente
para la conexin de datos.

La ventaja principal de conectarse con datos externos consiste en que puede


analizar peridicamente estos datos en Microsoft Office Excel sin tener que
copiar repetidamente los datos. Tras conectarse con los datos externos,
tambin puede actualizar automticamente los libros de Excel desde el origen
de datos original siempre que el origen de datos se actualice con informacin
nueva.

En la caja de dialogo de Conexiones existentes,


se muestran las conexiones disponibles, nos es
posible agregar ms conexiones.

36

SECCIN 2. OBTENER DATOS EXTERNOS


Texto en columnas
Cuando se necesite importar texto de algn archivo que lo contenga o simplemente se est reubicando
un texto ya contenido en la hoja se puede utilizar esta herramienta para acomodar el texto en
columnas.

Con el comando Texto en columnas del grupo Herramientas de datos de la ficha Datos se inicia el
Asistente para convertir texto en columnas. Este asistente permite la distribucin de texto de una
columna a varias columnas.
Paso 1
Esta caja de dilogo aparece cuando se utiliza
este comando.
El Asistente para texto muestra los datos en
la parte inferior de la caja de dilogo. En Tipo
de los datos originales se especifica el tipo
de formato de los datos.
De ancho fijo significa que cada columna
tiene un nmero fijo de caracteres,
independientemente de los caracteres que
tengan escritos.

37

SECCIN 2. OBTENER DATOS EXTERNOS


Si se est importando un archivo de texto, la
caja de dilogo que aparece es la siguiente:
Esta caja de dilogo es casi idntica a la
anterior y es la nica que vara con respecto
a la conversin de texto.
Delimitado significa que los elementos de
cada lnea que deben ir en columnas
diferentes van separados por caracteres
especficos, por ejemplo: comas, punto y
comas o espacios. Es posible que los
elementos ubicados en filas diferentes no
queden alineados.

La caja de importar archivos de texto, tiene adems la opcin Comenzar a importar en la fila que slo
va a tomar los datos originales a partir de la fila que se especifica. El rango que se ha de convertir puede
tener cualquier cantidad de filas de alto, pero slo una columna de ancho. Origen del archivo
determina el tipo de archivo de texto del que se est importando.

Paso 2
Si en el Paso 1 se eligi De ancho fijo, la caja
de dilogo muestra la colocacin sugerida
para las separaciones de las columnas. En
esta muestra es posible volver a ajustarlas
arrastrando con un clic sostenido las lneas
de separacin.

38

SECCIN 2. OBTENER DATOS EXTERNOS


Si en el Paso 1 se elige Delimitado aparecer
la siguiente caja de dilogo:

Con estas opciones se pueden cambiar los


caracteres considerados como Separadores.
Es posible seleccionar ms de un separador
(Tabulacin, Punto y coma, Coma o Espacio)
y/o escribir un separador personalizado en
Otro.

Con la opcin Considerar separadores consecutivos como uno solo dos separadores sin contenido
alguno entre ellos sern interpretados como una sola separacin de columna. Por ejemplo, si esa
opcin es seleccionada y el separador especificado es una coma(,), "Jimnez,,Toms" tendr dos
columnas, una con "Jimnez" y la otra con "Toms". Si la misma opcin es desactivada, significa que
"Jimnez,,Toms" tendr tres columnas: "Jimnez", una columna en blanco y "Toms."
En algunos datos se utilizan comillas sencillas o dobles para indicar que todos los caracteres entre
comillas deben ser tratados como texto, incluso los caracteres que normalmente seran tratados como
separadores. Las comillas que se vayan a utilizar se determinan en Calificador de texto. Por ejemplo, si
selecciona la coma como separador y las comillas dobles como calificadores de texto, el ejemplo
siguiente tendr dos columnas. Si selecciona "{ninguno}" como calificador de texto, los datos en el
ejemplo siguiente tendrn tres columnas.
Jimnez,"Gerente, Ventas"
Jimnez

Gerente, Ventas

Jimnez

Gerente

Ventas

39

SECCIN 2. OBTENER DATOS EXTERNOS


Paso 3
En este paso es posible cambiar la
forma en que el Asistente interpreta
los datos de cada columna. Para
seleccionar una columna basta con dar
un clic sobre la columna deseada para
que se sombree.
En Formato de los datos en columnas
es posible seleccionar General, Texto o
Fecha. La opcin No importar columna
(saltar) impide que los datos de la
columna seleccionada sean incluidos
en la hoja de clculo.

Dando clic en el botn de Avanzadas


nos aparece la siguiente pantalla.
Es aqu donde podemos definir un
formato para aquellas columnas que
sern de tipo numricos, tales como el
Separador decimal y el Separador de
miles; con el botn de Restablecer los
separadores
regresan
a
la
configuracin establecida en la
Configuracin Regional del Panel de
Control.

Los datos convertidos comienzan en la columna que est convirtiendo y luego llena las celdas ubicadas
a la derecha. Si utiliza la opcin Texto en columnas, es posible introducir una referencia en una parte
diferente de la hoja, en el lugar donde desea colocar los datos convertidos.

40

SECCIN 2. OBTENER DATOS EXTERNOS

Si est importando un archivo Excel 2013 automticamente nos crea un nuevo libro, de una sola hoja,
que recibe el nombre del archivo que se est importando.
En el caso de que est Convirtiendo Texto en Columnas, si ya hay datos en el rango
de destino, aparecer un mensaje preguntando si desea que los datos convertidos se
escriban sobre los datos existentes. Asegrese de tener suficientes celdas en blanco
a la derecha de la columna que est convirtiendo para acomodar los datos.

Agrupar y esquema
Cuando se estn manejando una gran cantidad de datos en una hoja, es posible que lleguen a estorbar
al moverse dentro de la misma. Es por eso que existe una forma de agrupar bloques de columnas y/o
filas para aparecerlos o desaparecerlos dentro de la visualizacin de la hoja. Para esto existen una serie
de comandos dentro del grupo Esquema de la ficha Datos utilizando los comandos Agrupar y
Desagrupar.

Con esta opcin se define como grupo, las filas o las columnas de detalle seleccionadas. Este comando
crea un esquema de los datos seleccionados, si es que todava no ha creado uno. Tambin se puede
ejecutar con la combinacin de teclas <Alt> + <Mays> + <>. Al seleccionarla aparece la siguiente
caja de dilogo:

41

SECCIN 2. OBTENER DATOS EXTERNOS


Para crear el esquema, seleccione las columnas o filas que desea incluir en el esquema, tenga en cuenta
que la ltima columna o fila, servir para mostrar u ocultar el detalle del esquema.

Si selecciona un conjunto de celdas y hace clic en el comando Agrupar, Excel mostrar la siguiente caja
de dialogo para que le indiquemos si el esquema se crear en Filas o Columnas.

La accin contraria se realiza con el comando Desagrupar o con la combinacin de teclas <Alt> +
<Mays> + <>.

Mostrar y Ocultar detalle


Una vez creado el esquema, aparecen algunos botones ya sea en la parte superior de la hoja

o al

lado izquierdo
, segn se hayan agrupado en filas o columnas los datos. Con estos botones se
muestra la cantidad de niveles que existen en el esquema y dando un clic en cada uno de estos se puede
expandir o contraer todo un nivel para mostrarlo o esconderlo.

42

SECCIN 2. OBTENER DATOS EXTERNOS


Adems de estos botones aparecen
y
que sirven para Mostrar detalle y Ocultar detalle
respectivamente. Estos expanden o contraen los niveles del esquema al igual que las opciones del
men.
Otra forma de expandir o contraer grupo es empleando los comando
Mostrar detalle y Ocultar detalle, con los cuales es posible ocultar o
mostrar los grupos tanto de filas como de columnas. Estos comandos
tambin se localizan en el grupo Esquema de la ficha Datos.

Autoesquema
Esquematiza automticamente el rango seleccionado o toda la hoja de
clculo, basado en las frmulas y la direccin de las referencias. Todas las
referencias en las frmulas deben apuntar en la misma direccin. Por
ejemplo, las frmulas ubicadas siempre debajo o a la derecha de los datos
detallados se refieren a las celdas ubicadas encima o a la izquierda. Este
comando se encuentra en

Borrar esquema
Con esta opcin se elimina el esquema del rango seleccionado o de la hoja
de clculo si todas las celdas estn seleccionadas. Cuando se elimina el
esquema, desaparecen los smbolos del esquema. Esta accin equivale a
seleccionar todo el esquema y desagruparlo. Este comando se encuentra
dentro de Desagrupar.

43

SECCIN 2. OBTENER DATOS EXTERNOS


Configuracin
Se puede crear un esquema para cada hoja de clculo y asignar hasta ocho niveles por esquema. Para
establecer las opciones usadas durante la creacin de un esquema en una hoja de clculo o en un rango,
despliegue la siguiente caja de dialogo. Haga clic en la flecha en la parte inferior derecha del grupo
Esquema.

Filas de resumen debajo del detalle debajo de detalle especifica la ubicacin de las filas de ttulos en
el esquema. Columnas resumen a la derecha del detalle especfica la ubicacin de las columnas de
ttulos en el esquema. Estilos automticos aplica modelos de celda incorporados para las filas y las
columnas de ttulos en un esquema. Los modelos se aplican a filas y columnas enteras.
Crear asigna automticamente niveles de esquema basados en las frmulas de la hoja de clculo. Si
est seleccionada la opcin Estilos automticos, Excel 2013 aplica los modelos de celda incorporados.
Aplicar estilos aplica modelos de nivel de fila y de columna a la parte seleccionada del esquema.

Funcionalidad de tablas
Excel 2013 permite crear tablas en las hojas de clculo para agrupar datos relacionados y actuar sobre
ellos. Puede crear una tabla a partir de datos existentes o crear una tabla en un rango vaco. Al
especificar un rango como una tabla, puede administrar y analizar fcilmente los datos, con
independencia de los datos externos a la tabla. Adems, puede compartir la informacin contenida en
una tabla con otras personas mediante integracin con Microsoft Windows SharePoint Services.

44

SECCIN 2. OBTENER DATOS EXTERNOS


Las tablas tienen las siguientes caractersticas:

1)
2)
3)

Cada tabla de la columna tiene habilitado el Filtro de manera predeterminada en la fila de


encabezado, lo que permite filtrar u ordenar rpidamente los datos.
Puede agregar una fila Total a la tabla. Si hace clic en una celda de la fila Total podr elegir
una de las funciones agregadas de la tabla desplegable.
Puede modificar el tamao de la tabla arrastrando el controlador de tamao de la esquina
inferior derecha del borde de la tabla.

Creacin de una tabla


Para crear una tabla se siguen los pasos a continuacin descritos:

1. Selecciones el rango de datos que desea convertir en una tabla.


2. En la ficha Insertar, grupo Tablas, elija el comando Tabla.

45

SECCIN 2. OBTENER DATOS EXTERNOS


Tambin puede seleccionar el rango de celdas que desea especificar como una tabla
en el cuadro de dilogo Crear tabla.
Si los datos seleccionados tienen encabezados, active la casilla de verificacin La tabla
tiene encabezados y haga clic en Aceptar.
3. Cuando la tabla es creada de adiciona una banda de opciones ms Herramientas de tabla
Diseo con las funcionalidades ms comunes para tablas.

Agregar fila de total en una tabla


En la ficha Herramientas de tabla Diseo, grupo Opciones de estilo de tabla, seleccione la casilla de
verificacin Fila de totales. Esta fila siempre se insertar debajo de la ltima fila, por lo que al agregar
ms datos a la tabla los totales se actualizarn automticamente.

Otra forma de hacerlo es utilizando Fila de


totales del comando Tabla del men
contextual.

46

SECCIN 2. OBTENER DATOS EXTERNOS


Una vez que se ha agregado la fila total, es
posible seleccionar el tipo de funcin que
deseamos utilizar, la cual puede ser: Suma,
Promedio, Cuenta, Max, Min, Desvest, Var.,
en cualquiera de las columnas integrantes de
la tabla.

Convertir una tabla en rango


Puede quitar la funcionalidad de tablas a una tabla de la hoja de clculo; para ello, convierta la tabla en
un rango estndar de Excel.
La manera de hacerlo es la siguiente: en el comando
Convertir en rango del grupo Herramientas de la
ficha Herramientas de tabla Diseo.
Excel confirmar esta accin por medio de un
mensaje, en el cual se selecciona el botn de S.

Si la tabla est vinculada a una tabla de SharePoint, se quitar el vnculo y no se


reflejarn los cambios pendientes en la tabla de SharePoint.

Segmentacin de datos en Tablas


La segmentacin de datos puede filtrar datos en tablas de Excel, tablas de consultas y otras tablas de
datos. Ms sencilla de configurar y de usar, la segmentacin de datos muestra el filtro actual para que
pueda saber exactamente qu datos est mirando.
Por ejemplo, en la ficha Herramientas de tabla Diseo, se muestra esta nueva herramienta:

47

SECCIN 2. OBTENER DATOS EXTERNOS


Su uso es muy sencillo y sus beneficios amplios al presentar mediante un pequeo panel las opciones
de filtro que deseamos aplicar a una determinada columna de datos de nuestra tabla. Una vez que
tenga un Tabla, realice las siguientes acciones para agregar una segmentacin de datos:

1. Seleccione una celda dentro de la Tabla con la que desea trabajar (no es necesario seleccionar
la Tabla completa).
2. En la ficha Herramientas de Tabla Diseo, seleccione la opcin Insertar segmentacin de
datos.
3. Seleccione el campo al cual desea aplicar los filtros, haga clic en Aceptar.

Realice la Prctica # 2 del Cuaderno de Ejercicios.

48

SECCIN 2. OBTENER DATOS EXTERNOS


Preguntas de repaso

1)

De dnde se pueden
obtener datos
externos?

2)

Qu utilidad tiene el
acomodar el texto en
columnas?

3)

Cmo se acomoda un
texto en columnas?

4)

Qu funcin tiene el
agrupar los datos y
formar un esquema?

5)

Cul es la utilidad de
trabajar con Tablas?

6)

De qu manera se
agrega una fila de
totales a la Tabla?

49

SECCIN 2. OBTENER DATOS EXTERNOS


Pgina de Notas

50

SECCIN 3. TABLAS Y GRFICOS DINMICOS

En esta seccin:
El participante utilizar las tablas dinmicas como un mtodo de anlisis de
datos.
Generar una tabla dinmica y la utilizar para obtener resultados sobre los
datos de la base de datos.
Insertar segmentacin de tablas dinmicas.
Crear una grfica dinmica a partir de los datos de una tabla dinmica.
Trabajar con el complemento PowerPivot.

Tablas dinmicas
Una tabla dinmica es una tabla interactiva creada a partir de un conjunto de datos de una hoja de
clculo en la mayora de los casos, que tiene la capacidad de resumirlos utilizando un formato y un
mtodo de clculo determinado. El potencial de las tablas dinmicas es muy grande y se puede utilizar
de diferentes formas.
Para la creacin de las tablas dinmicas, seleccione la ficha de Insertar,
en el grupo Tablas encontrar la opcin Tabla.
Al utilizar el comando Insertar tabla dinmica, se desplegar la
siguiente caja de dialogo:

51

SECCIN 3. TABLAS Y GRFICOS DINMICOS


En esta caja de dialogo se determinan
los datos a partir de los cuales se va a
crear la tabla dinmica. Disponemos
de dos opciones para seleccionar estos
datos: Tabla o rango (cualquiera de
estas
opciones
se
emplea
seleccionando el rango en la hoja de
clculo, del libro actual o cualquier
otro libro) o bien utilizar una fuente de
datos externa, es decir se puede crear
usando datos creados en una
aplicacin, un sistema de base de
datos o cualquier otra Fuente de datos
externa a Excel. Esta opcin inicia el
MS Query para permitir consultar la
fuente de datos.
Tambin se define dnde se desea colocar el informe de tabla dinmica, se dispone de dos opciones:
Nueva hoja de clculo o en una Hoja de clculo existente (la cual puede ser de un libro distinto al
actual). Una vez que se han definido tanto los datos como la ubicacin de la tabla dinmica, presione
el botn Aceptar.
En la hoja de clculo se mostrar el diseo de la tabla dinmica. En la parte derecha de la pantalla se
muestra panel de tareas de Lista de campos de tabla dinmica, dentro de este panel se concentran
enlistados los nombres de campos de los datos que hemos seleccionado previamente.

52

SECCIN 3. TABLAS Y GRFICOS DINMICOS


Diseando una tabla dinmica
Para disear una tabla dinmica se emplea la
parte inferior del panel de tareas de Lista de
campos de tabla dinmica, en ella se
encuentran definidos distintos espacios:
Como se indica, pude seleccionar el campo de la
lista y arrastrarlo hasta el espacio donde se
desea: Filtro de informe (Campos de pgina),
Rtulos de columna (Campos de columna),
Rtulos de fila (Campos de fila) y Valores
(Datos).
Para cambiar de lugar un campo, simplemente arrstrelo a la nueva posicin. Para eliminarlo arrstrelo
fuera del rea.

Si desea disear la tabla dinmica directamente en la hoja de clculo realice lo siguiente:

1)
2)
3)
4)

En la ficha Herramientas de tabla dinmica - Analizar, grupo Tabla dinmica, seleccione el


comando Opciones.
Dentro de la caja de dialogo Opciones de tabla dinmica, separador Mostrar, active la casilla
de seleccin Diseo de tabla dinmica clsica (permite arrastrar los campos en la cuadrcula).
En el panel de tareas de Lista de campos de tabla dinmica, seleccione el campo. Con un clic
sostenido arrstrelo al rea deseada (Campos de fila, Campos de columna, Campos de pgina,
Datos). Debe de existir por lo menos un campo de datos.
El resultado obtenido ser el mismo que en la forma anterior.

53

SECCIN 3. TABLAS Y GRFICOS DINMICOS


Personalizar los campos
Todas las opciones de personalizacin de un campo de la tabla dinmica, se pueden modificar aun
cuando la tabla ya haya sido creada o terminada.
Para personalizar un campo, siga cualquiera de estas opciones:
Haga clic con el botn derecho del mouse sobre
el campo, del men contextual seleccione la
opcin Configuracin de campos
Seleccione el resumen, dentro de la tabla
dinmica que desee personalizar. En la ficha
Herramientas de tabla dinmica Analizar,
grupo Campo activo, seleccione el comando
Configuracin de campo.
En el panel de campos de tabla dinmica, haga
clic en el campo, del men seleccione la opcin
Configuracin de campo de valor...

Cualquiera de las acciones anteriores,


abre la caja de dilogo Configuracin de
campos de datos
En esta caja de dilogo, dentro del
separador Resumir valores por se
definen las funciones de resumen
usadas para calcular los valores en el
campo de datos seleccionado. Tambin
puede crear un clculo personalizado o
cambiar el nombre del campo de datos
(Nombre personalizado).
En Nombre del origen se muestra el nombre del campo tal como aparece en los datos fuente. Nombre
personalizado muestra el nombre del campo de datos tal como aparece en la tabla dinmica, para dar
un nuevo nombre al campo, escriba sobre este. Resumir campo de valor por son las posibles funciones
que Excel 2013 puede usar para resumir los valores en el campo de datos.
Formato de Nmero asigna un formato a los valores en el campo de datos utilizando uno de los
formatos numricos incorporados o utiliza un formato personalizado que usted crea, el formato que se
aplica se mantiene aun cuando se mueven los datos a la tabla dinmica.

54

SECCIN 3. TABLAS Y GRFICOS DINMICOS


El separador de Mostrar valores como, crea un
clculo personalizado para el campo de datos.
Los clculos personalizados comparan,
tpicamente, un conjunto de datos con otro
conjunto de datos relacionados en la tabla
dinmica. El resultado puede expresarse como
una diferencia, un porcentaje o algn otro tipo
de funcin.

Mostrar valores como contiene una lista de funciones disponibles para clculos personalizados.
Algunas de las funciones se muestran a continuacin:
Funcin

Resultado

Diferencia de

Muestra los datos como una diferencia entre un campo base y un elemento base
especificado.

% de

Muestra los datos en el rea de datos como un porcentaje de un campo base y un


elemento base especificado.

%
de la Muestra los datos en el rea de datos utilizando el mismo mtodo de la funcin
diferencia de
Diferencia de, pero muestra la diferencia como un porcentaje de los datos base.
Total en

Muestra los datos de elementos sucesivos como un total actual. Debe seleccionar
el campo cuyos elementos se mostrarn en un total actual.

% de la fila

Muestra los datos en cada fila como un porcentaje del total de la fila.

% de la columna

Muestra los datos de cada columna como un porcentaje del total de la columna.

% del total

Muestra los datos en el rea de datos como un porcentaje del total general de
todos los datos en la tabla dinmica.

ndice

Muestra los datos usando el siguiente algoritmo:


((valor en la celda) x (Total general)) / ((Total general de la fila) x (Total general de
la columna))

55

SECCIN 3. TABLAS Y GRFICOS DINMICOS


Campo base muestra los campos que aparecen en la tabla dinmica. Despus de seleccionar uno de
los clculos personalizados, seleccione un campo base que sirva como los datos base para el clculo
personalizado, si fuera necesario. De la misma forma el Elemento base muestra los elementos dentro
del campo base seleccionado. Despus de elegir un clculo personalizado y un campo base, seleccione
un elemento que sirva de elemento base del clculo personalizado, tambin si fuera necesario. Cuando
seleccione elementos para un campo base, pueden incluirse los elementos anteriores y siguientes.

La opcin (anterior) se utiliza cuando


se desea que cada clculo use el valor
que precede el elemento actual en el
campo base. La opcin (siguiente) se
utiliza cuando desea que cada clculo
use el valor que sigue del elemento
actual en el campo base.

Filtros
Los datos filtrados slo muestran el subconjunto de datos que cumplen los criterios especificados y
ocultan los datos que no se desea mostrar.
En el informe de tabla o de grfico dinmicos, haga clic en la
flecha
del rea de columnas (campo de serie) o del rea de
filas (campo de categora).
En la lista de valores de texto, active o desactive uno o ms
valores de texto por los que filtrar. Si la lista es grande, desactive
(Seleccionar todo) en la parte superior y a continuacin,
seleccione los valores de texto concretos por los que desea
filtrar.
Para quitar todos los filtros, en la ficha Opciones, en el grupo
Acciones (informe de tabla dinmica), o en la ficha Analizar, en
el grupo Datos (informe de grfico dinmico), haga clic en Borrar
y, a continuacin, en Borrar filtros.
Para quitar los filtros de un campo especfico, haga clic en la
flecha del rtulo de fila o de columna y, a continuacin, haga
clic en Borrar filtro de <Nombre de campo>.

Creacin de frmulas
Si las funciones de resumen y los clculos personalizados no proporcionan los resultados que desea,
puede crear sus propias frmulas en campos calculados y elementos calculados.

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SECCIN 3. TABLAS Y GRFICOS DINMICOS

Campo calculado. Utilice un campo


calculado si piensa utilizar los datos de
otro campo en la frmula.
En la ficha Herramientas de tabla
dinmica - Analizar, en el grupo
Clculos, haga clic en Campos,
Elementos y Conjuntos y a continuacin,
haga clic en Campo calculado.

En el cuadro Nombre, escriba un nombre para el campo. En el cuadro Frmula, escriba la frmula para
el campo. Para utilizar los datos de otro campo en la frmula, haga clic en el campo en el cuadro
Campos y, a continuacin, haga clic en Insertar campo. Finalmente de un clic en el botn de Aceptar.
Elemento calculado. Utilice un elemento
calculado si desea que la frmula emplee
datos de uno o ms elementos
especficos dentro de un campo. Haga
clic en el campo donde desee agregar el
elemento calculado.
En la ficha Herramientas de tabla
dinmica - Analizar, en el grupo
Clculos, haga clic en Campos,
Elementos y Conjuntos y a continuacin,
haga clic en Elemento calculado.

En el cuadro Nombre, escriba un nombre para el elemento calculado. En el cuadro Frmula, escriba la
frmula para el elemento. Para utilizar los datos de un elemento de la frmula, haga clic en el elemento
en la lista Elementos y a continuacin, en Insertar elemento (el elemento debe ser del mismo campo
que el elemento calculado).

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SECCIN 3. TABLAS Y GRFICOS DINMICOS

Orden de resolucin. Presentar dentro de la


caja de dialogo el orden en que se resuelven las
distintas frmulas de los campos y elementos
calculados. Es posible cambiar el orden de
resolucin, empleando los botones de Subir y
bajar, con la frmula seleccionada. Otra opcin
es eliminar la frmula que se tiene seleccionada.

Crear lista de frmulas. Al utilizar


este comando Microsoft Excel
inserta una hoja de clculo ms
donde genera el resumen con las
frmulas que se han creado.

Agrupar
Estas opciones se encuentran en la ficha de Herramientas de tabla dinmica Opciones, dentro del
grupo Agrupar.
Agrupar seleccin, es posible agrupar los elementos de un
campo de forma personalizada con el fin de aislar el
subconjunto de los datos que necesita para trabajar y que no
puede agrupar de otro modo.
Es posible agrupar elementos numricos, de fecha y hora o
elementos seleccionados.
Agrupar elementos numricos. Debe seleccionar el
campo numrico de la tabla dinmica que desea
agrupar. En la ficha Analizar de las Herramientas de
tabla dinmica, utilice el comando Agrupar campos,
mostrar la siguiente caja de dialogo donde se deber
de establecer en el cuadro Comenzar en, el primer
elemento que desee agrupar. En el cuadro Terminar
en, el ltimo elemento que desee agrupar. En el
cuadro Por, escriba un nmero que represente el
intervalo incluido en cada grupo.

58

SECCIN 3. TABLAS Y GRFICOS DINMICOS


Agrupar elementos de fecha y hora. Debe seleccionar
el campo numrico de la tabla dinmica que desea
agrupar. En la ficha Analizar de las Herramientas de
tabla dinmica, utilice el comando Agrupar campos,
mostrar la siguiente caja de dialogo donde se deber
de escribir la primera hora o fecha que desee agrupar
en el cuadro Comenzar en y la ltima en el cuadro
Terminar en.
En el cuadro Por, haga clic en uno o ms perodos de
tiempo para los grupos. Para agrupar los elementos
por semanas, haga clic en Das en el cuadro Por,
asegrese de que Das es el nico perodo de tiempo
seleccionado y, despus, haga clic en 7 en el cuadro
Nmero de das. A continuacin, puede hacer clic en
otros perodos de tiempo por los que desee agrupar,
como Mes.

Agrupar elementos seleccionados. Seleccione los elementos del informe de tabla dinmica que desea
agrupar; haga clic en los elementos y arrstrelos o presione la tecla CTRL o MAYS mientras hace clic
en los elementos. En la ficha Opciones de las Herramientas de tabla dinmica, utilice el comando
Agrupar seleccin. En ese momento se crear la agrupacin correspondiente.

Para los campos organizados en niveles, slo pueden agruparse los elementos que
tengan el mismo elemento en el siguiente nivel. Por ejemplo, si el campo tiene los
niveles Pas y Ciudad, no podr agrupar ciudades de pases diferentes.

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SECCIN 3. TABLAS Y GRFICOS DINMICOS


Desagrupar elementos. Para desagrupar seleccione los elementos que desea desagrupar.
En la ficha Analizar de las Herramientas de tabla dinmica, en el grupo Agrupar, haga clic en
Desagrupar.
En una seleccin de grupo, slo se desagrupan los elementos seleccionados. En un campo numrico o
de fecha u hora, se desagrupan todos los grupos del campo.
Agrupar campos. Nos ayudar a crear las agrupaciones que requiramos en campos de tipo numrico o
de fecha y hora como se ha explicado anteriormente.
Ordenar
Estas opciones se encuentran en la flecha del filtro.
Puede ordenar datos por texto (A a Z o Z a A),
nmeros (de menor a mayor o de mayor a menor)
y fechas y horas (de ms antiguos ms recientes y
de ms recientes a ms antiguos).

Seleccione un campo de columna o de fila de un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico o


seleccione un rtulo de fila o columna de un informe de tabla dinmica
El comando
ordena en forma ascendente: texto de la A a la Z, nmeros de menor al mayor o fechas
y horas de ms antiguos a los ms recientes.
El comando
ordena en forma descendente: texto de la Z a la Z, nmero del mayor al menor, fechas
y horas de los ms recientes a los ms antiguos.

Opciones de tabla dinmica


Las opciones de tabla dinmica, nos ofrecen diversos comandos para modificar, actualizar o cambiar la
disposicin de los datos. Todos los comandos que se revisaran a continuacin se encuentran ubicados
dentro de la ficha Herramientas de tabla dinmica Analizar.

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SECCIN 3. TABLAS Y GRFICOS DINMICOS


Grupo Acciones
Comando
Descripcin
Borrar

Con este comando podemos borrar toda la tabla dinmica, de modo que podemos
iniciar el diseo de una nueva tabla o grfico con el mismo origen de datos.
Tambin nos da la posibilidad de borrar los filtros que se hubieran aplicado a la
tabla o grfico dinmico.

Seleccionar

Nos ofrece distintas opciones para seleccionar dentro de la tabla dinmica, como
pueden ser los valores, etiquetas, rtulo o todo.

Mover tabla Abre la caja de dialogo siguiente, donde podemos cambiar la ubicacin de la tabla
dinmica
dinmica actual.

Grupo Mostrar
Comando
Lista de campo

Descripcin
Muestra u oculta el panel de tareas de Lista de campos de tabla dinmica.

61

SECCIN 3. TABLAS Y GRFICOS DINMICOS


Comando

Descripcin

Botones +/-

Muestra u oculta los botones para Expandir o Contraer el campo.

Mostrar
encabezados
campo

Muestra u oculta los encabezados de los campos de fila y columna de la tabla


de dinmica

Grupo Tabla dinmica


Nombre de la tabla dinmica
Microsoft Excel asigna a cada tabla dinmica un nombre, por definicin es Tabla dinmica y un nmero
consecutivo. Con este comando podemos cambiar este nombre y de esta manera identificar el informe
de una manera precisa.
Opciones
Este comando nos ayudar a cambiar distintas opciones de la tabla dinmica, en distintas maneras, aun
cuando la tabla se encuentre concluida.

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SECCIN 3. TABLAS Y GRFICOS DINMICOS

Separador de Diseo y formato.


Comando
Descripcin
Combinar y centrar
celdas con etiquetas.

Active esta casilla de verificacin para combinar celdas de elementos de


columna y fila externos de manera que pueda centrar los elementos
horizontal y verticalmente.

Sangra de etiquetas
de filas en forma
compacta.

Para aplicar una sangra al rea de rtulos de filas si el informe de tabla


dinmica tiene un formato compacto, seleccione un nivel de sangra de 0
a 127.

Mostrar campos en
rea de filtro de
informe.

Seleccione Hacia abajo, luego horizontalmente para mostrar primero los


campos del rea del filtro del informe de arriba a abajo, segn se agregan
los campos, antes de mostrar otra columna. Seleccione Horizontalmente,
luego hacia abajo para mostrar primero los campos en el rea de filtro de
informe de izquierda a derecha, segn se agregan a l los campos, antes
de continuar con otra fila.

Para valores errneos,


mostrar.

Active esta casilla de verificacin y escriba el texto que desea que


aparezca en la celda en lugar de un mensaje de error, como por ejemplo
"No vlido".

Para celdas vacas,


mostrar.

Active esta casilla de verificacin y a continuacin, escriba un texto que


desea que aparezca en la celda en lugar de la celda en blanco, como por
ejemplo, "Vaca"

Autoajustar anchos de
columnas al actualizar.

Active esta casilla de verificacin para ajustar las columnas de la tabla


dinmica automticamente al tamao del texto o valor de nmero ms
extenso.

63

SECCIN 3. TABLAS Y GRFICOS DINMICOS


Comando

Descripcin

Mantener el formato
de la celda al
actualizar.

Active esta casilla de verificacin para guardar el formato y el diseo del


informe de la tabla dinmica de manera que se utilice cada vez que realice
una operacin.

Separador Totales y filtros.

Comando

Descripcin

Mostrar totales generales


de las filas

Active o desactive esta casilla de verificacin para mostrar u ocultar


la columna Total general situada junto a la ltima columna.

Mostrar totales generales


de las columnas

Active o desactive esta casilla de verificacin para mostrar u ocultar


la fila Total general situada en la parte inferior del informe de la tabla
dinmica.

Subtotales de elementos
filtrados de pgina

Active o desactive esta casilla de verificacin para incluir o excluir


elementos filtrados de informes en subtotales.

Permitir varios filtros por


campo

Active esta casilla de verificacin para insertar todos los valores,


incluidos los que estn ocultos por un filtro, cuando Microsoft Office
Excel calcula los subtotales y el total general. Desactvela para incluir
slo los elementos mostrados cuando Excel calcula los subtotales y el
total general.

64

SECCIN 3. TABLAS Y GRFICOS DINMICOS


Comando

Descripcin

Usar listas personalizadas


al ordenar

Active o desactive esta casilla de verificacin para habilitar o


deshabilitar el uso de listas personalizadas cuando Excel ordena
listas. Si desactiva esta casilla de verificacin mejorar el rendimiento
al ordenar grandes cantidades de datos.

Separador mostrar

En este separador podemos establecer qu es lo que se desea mostrar o no, de las distintas
herramientas de la tabla dinmica, como pueden ser: Mostrar botones para expandir y contraer,
Informacin contextual sobre herramientas, Ttulos de campo y filtrar listas desplegables, Diseo de
tabla dinmica clsica, Elementos sin datos en las filas y las columnas, Etiquetas de los elementos.
Adems de definir cmo se desea establecer el orden, de A a Z o segn el origen de datos.
Separador de Impresin

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SECCIN 3. TABLAS Y GRFICOS DINMICOS


Comando

Descripcin

Imprimir botones para Active o desactive esta casilla de verificacin para mostrar u ocultar los
expandir o contraer al botones para expandir y contraer al imprimir un informe de tabla
mostrarlos en una tabla dinmica.
dinmica
Repetir etiquetas de fila Active o desactive esta casilla de verificacin para repetir los rtulos del
en cada pgina impresa
elemento actual del rea de rtulos de fila en todas las pginas de un
informe de tabla dinmica impreso.
Imprimir ttulos

Active o desactive esta casilla de verificacin para habilitar o deshabilitar


la repeticin de encabezados de campos de filas y columnas y de rtulos
de elementos de columna en todas las pginas impresas de un informe
de tabla dinmica.

Para poder imprimir los rtulos, todava necesita especificar los valores de los cuadros
Repetir filas en extremo superior o Repetir columnas a la izquierda, en la seccin
Imprimir ttulos, en la ficha Hoja del cuadro de dilogo Configurar pgina (en la ficha
Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, haga clic en la opcin Imprimir
ttulos).

Separador Datos.

66

SECCIN 3. TABLAS Y GRFICOS DINMICOS


Comando

Descripcin

Guardar datos de
origen con el archivo

Active o desactive esta casilla de verificacin para guardar los datos del
origen de datos externo con el libro.

Habilitar mostrar
detalles

Active o desactive esta casilla de verificacin para habilitar la informacin


detallada del origen de datos y a continuacin, mostrar los datos en una
nueva hoja de clculo.

Actualizar al abrir el
archivo

Active o desactive esta casilla de verificacin para actualizar los datos al


abrir el libro de Excel que contiene este informe de tabla dinmica.

Nmero de
Para especificar el nmero de elementos de cada campo que se
elementos que se van almacenarn temporalmente con el libro en la cach, seleccione una de
a recuperar por
estas opciones:
campo
Automtico. El nmero predeterminado de elementos nicos para cada
campo.
Ninguno. Ningn elemento nico para cada campo.
Mx. El nmero mximo de elementos nicos para cada campo. Puede
especificar hasta un mximo de 1.048.576 elementos.

Esta configuracin no est disponible para un origen de datos OLAP.

Grupo Campo activo


En este grupo encontraremos opciones para expandir o contraer todo el campo, as como la
Configuracin del campo, tema que se explic con anterioridad.
Grupo Herramientas
Comando

Descripcin

Grfico dinmico

Inserta una grfica dinmica basada en los datos de la tabla dinmica que
se tiene seleccionada.

Herramientas OLAP

En caso de haber una fuente de datos de cubo de procesamiento analtico


en lnea (OLAP). Este origen de datos externos se conecta al libro a travs
de una conexin de datos, que es un conjunto de informacin que
describe cmo localizar, iniciar una sesin y tener acceso al origen de
datos externo.

67

SECCIN 3. TABLAS Y GRFICOS DINMICOS


Comando

Descripcin

Anlisis de hiptesis

Mediante el uso de herramientas de anlisis de hiptesis, puede probar


con varios conjuntos de valores diferentes en una o ms frmulas y as
explorar los diversos resultados. Estas herramientas de anlisis se
encontrarn disponibles, si el origen de datos de la tabla dinmica es de
cubo de procesamiento analtico en lnea (OLAP)

Tabla dinmica recomendada


La seleccin de los campos adecuados para resumir sus datos en un informe de tabla dinmica puede
resultar una ardua tarea. Ahora puede recibir ayuda. Cuando crea una tabla dinmica, Excel recomienda
varias maneras de resumir sus datos y le muestra una vista previa rpida de los diseos de campo para
que pueda elegir las impresiones que est buscando.
Poder analizar todos los datos puede ayudarle a tomar mejores decisiones empresariales. Pero a veces
es difcil saber por dnde empezar, especialmente cuando tiene muchos datos. Excel puede ayudarle
recomendndole y, a continuacin, creando automticamente tablas dinmicas, que son una gran
forma de resumir, analizar, explorar y presentar los datos.
1. Asegrese de que los datos tienen encabezados de columna o encabezados de tabla y que no
hay ninguna fila en blanco.
2. Haga clic en cualquier celda del rango de celdas o la tabla.
3. Haga clic en Insertar y en Tablas dinmicas recomendadas.

4. En el cuadro de dilogo Tablas dinmicas recomendadas, haga clic en cualquier diseo de tabla
dinmica para obtener una vista previa y, a continuacin, seleccione el que muestra los datos
en la forma que desea.

68

SECCIN 3. TABLAS Y GRFICOS DINMICOS

5. Haga clic en Aceptar.


Excel coloca la tabla dinmica en una nueva hoja de clculo y muestra la Lista de campos para que
pueda reorganizar los datos de la tabla dinmica segn sea necesario.

Estilo de tabla dinmica


El estilo de tabla dinmica incluye distintos elementos para la presentacin del informe, entre otros:
subtotales y totales generares, distintos diseos de informe y una amplia galera de estilos. Todos los
comandos que se revisarn a continuacin se encuentran en la ficha de Herramientas de tabla
dinmica Diseo.
Grupo Diseo
Comando

Descripcin

Subtotales

Nos ofrece tres maneras de presentar los subtotales: En la parte inferior


del grupo. En la parte superior del grupo. No mostrar subtotales para los
grupos.

Totales generales

Nos ofrece tres opciones para los totales generales de la tabla dinmica:
Desactivados para filas y columnas. Activados para filas y columnas.
Activado slo para filas. Activado slo para columnas.

69

SECCIN 3. TABLAS Y GRFICOS DINMICOS


Comando

Descripcin

Diseo de informe

Cambia la forma de presentar el informe de tabla dinmica de tres formas:


Mostrar de forma compacta.- Se usa para evitar que los datos
relacionados se salgan horizontalmente de la pantalla y minimizar la
necesidad de desplazarse por ella. Los campos del lado estn en una
columna y tienen aplicada sangra para mostrar la relacin de la columna
anidada.
Mostrar en formulario esquemtico.- Se usa para esquematizar los datos
al estilo clsico de tabla dinmica.
Mostrar en formulario tabular.- Se usa para ver todos los datos en un
formato de tabla tradicional y para copiar celdas en otra hoja de clculo
con facilidad.

Filas en blanco

Podemos incluir o excluir dentro de la tabla dinmica, las filas en blanco


que se encuentren en el origen de datos

Grupo Opciones de estilo de tabla dinmica


En este grupo se definirn las
opciones que servirn para el estilo de
la tabla. Podemos definir si deseamos
destacar los encabezados de fila o
columna y si aplicar un tono distinto
de color a las filas o a las columnas.

Estilos de tabla dinmica

Nos ofrece la galera de estilos que podemos


aplicar al informe de tabla dinmica, basta con
seleccionar cualquiera de ellos. Si deseamos
cambiar el estilo, se selecciona cualquier otro.

En esta opcin tambin podremos borrar el


estilo que se ha aplicado o guardar un estilo
personalizado.

70

SECCIN 3. TABLAS Y GRFICOS DINMICOS


Actualizando una tabla dinmica
Los comandos descritos a continuacin se localizan dentro de la ficha Herramientas de tabla dinmica
Analizar, en el grupo Datos
Actualizar
Si el origen de datos en la que se ha basado una tabla o un grfico dinmico
sufre alteraciones, bastar con utilizar el comando Actualizar para que la
tabla o grfico se modifiquen de acuerdo con los nuevos datos.

Cambiar origen de datos


Al utilizar este comando, podemos cambiar el origen de los datos en que se ha basado la tabla o grfico
dinmico. Abrir una caja de dialogo similar a la empleada al momento de crear la tabla o grfico, donde
podemos seleccionar un rango o tabla distinto o cambiar la fuente de datos externa, segn sea el caso.

Segmentacin de datos
Cuando se inserta una segmentacin de datos, se usan botones para segmentar y filtrar rpidamente
los datos para mostrar nicamente lo que se necesita. Adems, cuando se aplica ms de un filtro a la
tabla dinmica, ya no es necesario abrir una lista para ver cules son los filtros que se aplican a los
datos, se muestra justo en la pantalla. Es posible aplicar formato a la segmentacin de datos para que
coincida con el formato del libro y usarla de nuevo fcilmente en otras tablas dinmicas, grficos
dinmicos y funciones de cubo.

71

SECCIN 3. TABLAS Y GRFICOS DINMICOS


Para crear una segmentacin de datos, realice lo siguiente:

1) Haga clic en cualquier lugar del informe de tabla


dinmica para el cual desea crear una segmentacin de
datos.

2) De esta forma, se mostrarn las Herramientas de tabla


dinmica y se agregarn las fichas Analizar y Diseo.

3) En el grupo Filtrar de la ficha Analizar, haga clic en


Insertar Segmentacin de datos.

4) En el cuadro de dilogo Insertar Segmentacin de


datos, active la casilla de verificacin de los
campos de la tabla dinmica para los cuales desea
crear una segmentacin de datos.

5) Haga clic en Aceptar.

Escalas de tiempo en tablas dinmicas


Una escala de tiempo hace ms sencilla la comparacin de los datos de tablas dinmicas o de grficos
dinmicos en perodos de tiempo diferentes. En lugar de agrupar por fechas, basta con que filtre fechas
de manera interactiva o se mueva por los datos en perodos de tiempo secuenciales, como el buen
rendimiento mes a mes, en solo un clic.

72

SECCIN 3. TABLAS Y GRFICOS DINMICOS

En lugar de investigar con los filtros para mostrar las fechas, ahora puede usar una escala de tiempo de
tabla dinmica. Consiste en un cuadro que puede agregar a su tabla dinmica y que permite filtrar por
tiempo y acercar el perodo que desee.

1. Haga clic en cualquier lugar de una tabla


dinmica para mostrar las Herramientas
de la tabla dinmica.
2. Haga clic en Analizar y en Insertar escala
de tiempo.
3. En el cuadro de dilogo Insertar escalas
de tiempo, active las casillas de los
campos de fecha que desee y haga clic en
Aceptar.

Al igual que una segmentacin de datos que crea para filtrar datos, puede insertar una escala de tiempo
una vez y mantenerla con su tabla dinmica para cambiar el perodo de tiempo sobre la marcha.
Con la escala de tiempo implementada, est listo para filtrar por un perodo de tiempo en uno de los
cuadro niveles de tiempo (aos, trimestres, meses o das).
1. Haga clic en la flecha junto al
nivel de tiempo mostrado y elija
el que desee.

73

SECCIN 3. TABLAS Y GRFICOS DINMICOS


2. Arrastre
la
barra
de
desplazamiento de escala de
tiempo al perodo de tiempo que
desee analizar.

3. En el control de intervalo de
tiempo, haga clic en un mosaico
de perodo y arrstrelo para
incluir mosaicos adicionales para
seleccionar el intervalo de
fechas que desee, Use los
controladores de intervalo de
tiempo para ajustar el intervalo
de fechas en cualquiera de los
lados.
4. Para quitar una escala de
tiempo, haga clic en el botn
Quitar filtro.

Grficas Dinmicas
Una vez terminada la Tabla Dinmica se puede dar paso a la realizacin del grfico dinmico, esto se
hace por medio del comando Grfico dinmico del grupo Herramientas de la ficha Analizar de las
Herramientas de tabla dinmica.

74

SECCIN 3. TABLAS Y GRFICOS DINMICOS


Un grfico dinmico tambin puede ser creado por medio del comando Grfico dinmico, del grupo
Grficos de la ficha Insertar, aun cuando se solicite la creacin de un grfico dinmica, se crear la tabla
dinmica correspondiente.
Herramientas del grfico dinmico
Ficha Diseo
Las herramientas de grfica dinmica proporcionan los comandos necesarios para modificar y
personalizar el grfico que se tenga seleccionado en el momento. A continuacin se revisan los
comandos de la ficha Diseo.
Cambiar tipo
de grfico

Permite seleccionar otro tipo de grfico distinto al establecido.

Mover grfico

Este comando tiene la funcin de cambiar la ubicacin del grfico seleccionado, ya


sea en cualquier hoja de clculo, inclusive en un libro distinto o colocarlo en una
hoja de grfico nueva. La siguiente imagen muestra la caja de dialogo donde se
establece la posicin del grfico.

Diseo rpido

Presenta la galera de diseos disponibles, que nos


ayudaran a establecer el diseo que deseamos
aplicar al grfico, incluye mostrar ejes, lneas de
divisin, posicin de leyenda, ttulos, tabla de
valores, entre otros.

75

SECCIN 3. TABLAS Y GRFICOS DINMICOS


Estilos de
diseo

Presenta la galera de estilos disponibles para aplicar al grfico. Incluye distintas


combinaciones de colores para las series, los ejes y los distintos elementos del
grfico.

Cambiar
colores

Una vez aplicado el estilo a la grfica, utilice el


comando Cambiar colores.
Las opciones mencionadas tambin pueden ser
utilizadas empleando los controles aledaos a la
grfica seleccionada. Para agregar de una manera
fcil un estilo o cambiar la combinacin de colores
a toda la grfica, utilice el botn

Las distintas opciones de estilo se muestran


mediante una galera, de donde podremos
seleccionar el estilo que deseamos aplicar a la
grfica.

76

SECCIN 3. TABLAS Y GRFICOS DINMICOS


Agregar
elementos de
grfico

En este comando encontrar todos los


elementos que puede agregar a un
grfico, incluyendo las lneas de
tendencia o las Barras ascendente o
descendentes.
Los elementos que puede incluir en la
grfica pueden ser:

Ejes
Ttulos de los ejes o del grfico
Tablas de datos
Leyenda
Etiquetas de datos
Lneas de cuadrcula

Algunas de las opciones muestran


submens
para
seleccionar
especficamente lo que se requiere
agregar al grfico.

Ficha Formato
En esta ficha se encuentran los comandos necesarios para personalizar los distintos elementos del
grfico.
Elementos de
grfico

Selecciona el elemento del grfico que desea personalizarse.

Aplicar formato
a la seleccin

Abre el panel de tareas Formato de , con las opciones correspondientes al


elemento que se encuentra seleccionado.

Restablecer
para hacer
coincidir el
estilo

Eliminar el formato que se haya establecido al elemento seleccionado, para


hacerlo coincidir con el estilo predeterminado.

77

SECCIN 3. TABLAS Y GRFICOS DINMICOS


Insertar formas

Permite insertar formas, cuadros de texto e imgenes

Estilos de forma

Muestra la galera de estilos disponibles de acuerdo al tema seleccionado en el


libro. Adems de los comandos para personalizar el Relleno de forma, Contorno
de forma y Efectos de Forma.

Estilos de Word
Art.

Contiene la galera de estilos para aplicar al texto de los distintos elementos de la


grfica, adems de las herramientas para personalizar el formato de los mismos.

Actualizando una grfica dinmica


Los comandos descritos a continuacin se localizan dentro de la ficha Herramientas del grfico
dinmico Analizar, en el grupo Datos
Actualizar

78

Si el origen de datos en la que se ha basado una tabla o un


grfico dinmico sufre alteraciones, bastar con utilizar el
comando Actualizar para que la tabla o grfico se modifiquen
de acuerdo con los nuevos datos.

SECCIN 3. TABLAS Y GRFICOS DINMICOS


Borrar

Puede emplearse de dos maneras distintas, para


borrar la grfica dinmica que se tenga
seleccionada o para borrar los filtros aplicados al
grfico.

El complemento PowerPivot
Si necesita analizar grandes cantidades de datos, puede descargar el complemento de Microsoft SQL
Server PowerPivot para Excel y trabajar con datos dentro de los libros de Excel, donde puede explorar
y realizar clculos en los datos. Cuando se trabaja con datos, el tiempo de respuesta es ligeramente
ms rpido, tanto si trabaja con cientos de filas como con cientos de millones de filas.

Mediante PowerPivot para Excel, puede recopilar y combinar datos de varios orgenes con rapidez,
incluidas bases de datos corporativas, hojas de clculo, informes y fuentes de datos. Una vez que tiene
los datos en Excel, puede explorarlos, calcularlos y resumirlos de manera interactiva mediante tablas
dinmicas, segmentacin de datos y otras caractersticas tpicas de Excel.

79

SECCIN 3. TABLAS Y GRFICOS DINMICOS


Realice los siguientes pasos para acceder a un origen de datos y visualizar las tablas dentro de la
ventana de PowerPivot.

Puede conectar a diferentes orgenes


de datos: SQL Server, Access, Analysis
Services.

Otros tipos de orgenes de datos son:


Oracle, Teradata, Sybase, Informix, IBM
DB2, Archivos de texto, hojas de clculo
de Excel.

80

SECCIN 3. TABLAS Y GRFICOS DINMICOS

Seleccione el origen de datos del cual


desea obtener las tablas. Dependiendo
del origen de datos que haya
seleccionado, la caja de dialogo
muestra distintas opciones.
Presione el botn Siguiente para
continuar con los siguientes pasos del
Asistente para importacin de tablas.

Seleccionar en lista de tablas y vistas


para elegir datos para importar.- Otra
opcin es emplear el modo grfico de
PowerPivot,
mediante
el
cual
seleccionaremos de una lista de tablas y
consultas (en su caso), disponibles en el
origen de datos. En este manual se
revisar el modo grfico de PowerPivot
Escribir una consulta para especificar
los datos que de importarn.- Las
consultas para obtener las tablas que
requiere, puede realizarlas por medio
de una secuencia de comandos, el cul
contendr las sentencias necesarias.
Seleccione la opcin que requiera y
presione el botn Siguiente.

81

SECCIN 3. TABLAS Y GRFICOS DINMICOS

Seleccione las tablas y consultas que


requiere para generar el resumen de
tabla dinmica.
Basta con activar la casilla de
verificacin que se localiza al lado
izquierdo del nombre de cada tabla o
consulta, puede seleccionar todas las
tablas que requiera.

Una
vez
que
ha
seleccionado las tablas y
consultas
que
desea
importar, utilice el botn
Vista previa y Filtrar para
quitar los campos que no se
requieran de cada tabla y si
lo requiere filtrar los
registros contenidos.
Presione el botn Aceptar.
Realice la misma operacin
para el resto de las tablas
que desea importar.
Presione el botn Finalizar
en la caja del Asistente para
la importacin de tablas.

82

SECCIN 3. TABLAS Y GRFICOS DINMICOS

Si ya hemos filtrado las tablas y consultas


seleccionadas, lo siguiente es esperar a
que se realice el proceso de importacin.

De ser necesario, establezca las


relaciones entre las distintas tablas.
Emplee el comando Crear relacin, del
grupo Relaciones, en la ficha Diseo, de
la ventana de PowerPivot o visualice las
relaciones ya creadas de origen, con el
comando Administrar relaciones

83

SECCIN 3. TABLAS Y GRFICOS DINMICOS


Finalmente, cree el informe
de
tabla
dinmica,
empleando cualquiera de
las
distintas
opciones
disponibles dentro del
comando PivotTable, de la
ficha Pgina principal de la
ventana de PowerPivot.

Realice la Prctica # 3 del Cuaderno de Ejercicios.

84

SECCIN 3. TABLAS Y GRFICOS DINMICOS


Preguntas de repaso

1)

Qu es una tabla
dinmica?

2)

En sus labores diarias


qu aplicacin le
encuentra a las tablas
dinmicas?

3)

Cmo se crea una


tabla dinmica?

4)

Se pude crear una


tabla dinmica a partir
de datos externos?
Cmo?

5)

Cmo se crea una


grfica dinmica?

6)

Cmo se puede
modificar una tabla
dinmica una vez
creada?

85

SECCIN 3. TABLAS Y GRFICOS DINMICOS

86

7)

Qu es el
complemento
PowerPivot y para qu
sirve?

8)

Escriba cinco tipos de


orgenes de datos para
PowerPivot

SECCIN 3. TABLAS Y GRFICOS DINMICOS


Pgina de Notas

87

SECCIN 4. VISUALIZACIN DE LA HOJA Y COMPARTIR


EL LIBRO

En esta seccin:
El participante conocer las distintas opciones para la visualizacin de la
hoja.
Insertar hipervnculos en las hojas de clculo.
Personalizar la barra de herramientas de acceso rpido.
Personalizar la Cinta de opciones.
Mediante las Vistas Personalizadas, crear Vistas de su hoja.
Compartir el libro.
Utilizar el Control de Cambios para revisar su Libro de Excel.

Trabajar con varios libros


Visualizar diversas hojas
En ocasiones es necesario trabajar con varios libros a la vez o con distintas hojas del mismo libro. Para
facilitarnos este tipo de trabajo, Excel nos permite visualizar varias hojas de clculo al mismo tiempo, a
continuacin se describe la manera de realizarlo.

1)

Para ver mltiples hojas dentro del mismo libro, es necesario crear las ventanas donde se
mostrarn las distintas hojas de clculo.
a) Haga clic en el comando Nueva ventana del grupo Ventana de la ficha Vista
b) Cambie a la nueva ventana
c) A continuacin, haga clic en la hoja que desee ver.
d) Repita este procedimiento para cada hoja que desee ver.

89

SECCIN 4. VISUALIZACIN DE LA HOJA Y COMPARTIR EL LIBRO

2)

Utilice el comando Organizar todo del grupo Ventana de la ficha Vista.

a)

En la caja de dialogo Organizar ventanas,


seleccione la forma que desee para organizar.

b) Para ver las hojas slo en el libro activo, active


la casilla de verificacin Ventanas del libro
activo.

90

SECCIN 4. VISUALIZACIN DE LA HOJA Y COMPARTIR EL LIBRO


Si lo que se desea es organizar las ventanas de distintos libros:

1)
2)
3)

Abra los libros que desee ver.


En el grupo Ventana de la ficha Vista, haga clic en Organizar todo.
Bajo Organizar, haga clic en la opcin que desee.

Para restaurar el tamao completo de la ventana de un libro, haga clic en Maximizar


en la esquina superior derecha de la ventana del libro.

Dividir ventana
Al dividir la ventana, se obtienen dos o cuatro paneles, los cuales se mueven en conjunto: los dos
paneles verticales y los paneles horizontales.
Para visualizar las primeras filas, que estn en la parte superior de la hoja de clculo, al mismo tiempo
que algunas filas que se encuentran a cierta distancia se utilizar el comando Dividir ventana. Dividiendo
la hoja de clculo, puede deslizarse hacia abajo en el panel inferior y continuar viendo las filas
superiores en el panel superior.
Es posible dividir la ventana utilizando el
comando Dividir, del grupo Ventana de la ficha
Vista.

91

SECCIN 4. VISUALIZACIN DE LA HOJA Y COMPARTIR EL LIBRO


Inmovilizar paneles
La inmovilizacin de paneles permite seleccionar los datos que permanecen visibles al desplazarse en
una hoja. Por ejemplo, permite mantener visibles los rtulos de las filas y las columnas mientras se
desplaza.
Para inmovilizar un panel, siga uno de estos procedimientos:
Panel horizontal superior: Seleccione la fila situada debajo de donde desee que aparezca la
divisin.
Panel vertical izquierdo: Seleccione la columna situada a la derecha de donde desee que
aparezca la divisin.
Paneles superior e izquierdo: Haga clic en la celda situada debajo y a la derecha de donde
desee que aparezca la divisin.
En el grupo Ventana de la ficha Vista, haga clic en el comando Inmovilizar paneles.
Presentar tres opciones a escoger:

Comparar libros en paralelo


Utilizar un libro para ver los cambios realizados por varios usuarios puede resultar difcil, pero ahora
hay un enfoque nuevo para comparar libros: Comparar libros en paralelo. La comparacin de libros en
paralelo permite ver de forma ms clara las diferencias entre dos libros, sin tener que combinar todos
los cambios en un libro. Puede desplazarse por los dos libros a la vez para identificar las diferencias
entre ellos.
Abra los libros que desee comparar en paralelo, en el grupo Ventana de la ficha Vista, haga clic en el
comando Ver en paralelo.
Si desea desplazarse por los libros al mismo tiempo, haga clic en Desplazamiento sincrnico.
Si desea restablecer las ventanas de los libros a sus posiciones iniciales antes de la comparacin,
haga clic en Restablecer posicin de la ventana.
Haga clic en Ver en paralelo

92

para detener la comparacin de libros.

SECCIN 4. VISUALIZACIN DE LA HOJA Y COMPARTIR EL LIBRO


Vistas Personalizadas
Una vista provee una manera fcil de ver los datos con diferentes opciones de presentacin. Puede
presentar, imprimir y almacenar diferentes vistas sin guardarlas como hojas separadas. Al crear una
vista, se le da un nombre y puede guardar las configuraciones de impresin actuales con la vista.
Tambin puede guardar filas y columnas ocultas con la misma. El comando que se utiliza es Vistas
Personalizadas del grupo Vistas de libro de la ficha Vista
La vista que se crea siempre incluye tamao y posicin de la ventana, secciones o ttulos inmovilizados,
esquemas, porcentaje de ampliacin o reduccin, celda activa, rea de impresin entre otras.
Al seleccionar el comando Vistas Personalizadas
aparece la siguiente caja de dilogo:
En el rea Vistas: se presenta una lista de todas
las vistas definidas para el libro de trabajo activo.

Con el botn Mostrar se muestra la vista


seleccionada. Agregar presenta la siguiente caja
de dilogo:
En esta se especifica un Nombre nico para
crear una nueva vista. En el rea Incluir en la
vista se especifican las opciones que se desean
guardar como parte de la vista, se pueden incluir
la Configuracin de impresora y las
Configuracin de Filas, columnas y filtros
ocultos.

Cualquier rea de impresin definida previamente siempre se guarda con la vista. Si no define ninguna
rea de impresin, se imprimir toda la hoja de clculo.

93

SECCIN 4. VISUALIZACIN DE LA HOJA Y COMPARTIR EL LIBRO


Personalizar la Barra de herramientas de acceso rpido.
La barra de herramientas de acceso rpido
proporciona un acceso instantneo a las
herramientas y comandos de uso ms frecuente.
Podr personalizar esta barra aadiendo o
eliminando botones.
Los comandos ms usuales se pueden agregar
presionando el botn
que se encuentra al final
de la barra de herramientas. Desplegar la lista de
comandos:
En esta lista basta con dar clic en el comando que
desea que aparezca en la barra de herramientas para
que se incorpore.

El resto de los comando se encuentran en la opcin Ms comandos que abrir la caja de dialogo de
Opciones de Excel en la categora de Barra de herramientas de acceso rpido.

En la lista de Comando disponibles en, seleccione la lista de comandos que requiera. A continuacin
seleccione dando clic sobre el comando que desea incorporar a la barra de herramientas. Haga clic en
el botn de Agregar, si desea incorporar varios comandos, seleccione cada uno de ellos y presione
Agregar cada vez. Al final haga clic en el botn Aceptar.

94

SECCIN 4. VISUALIZACIN DE LA HOJA Y COMPARTIR EL LIBRO


Cambiar de posicin la barra de herramientas de acceso rpido.
Existen dos posiciones para la barra de herramientas de acceso rpido: Encima de la cinta de opciones
o Debajo de la cinta de opciones. Dentro de la lista de comandos para incorporar en la barra, tambin
se localiza la opcin para cambiarla de posicin: Mostrar encima de la lista de opciones o Mostrar
debajo de la lista de opciones, segn sea el caso.

Crear y personalizar Cintas de opciones


Use Personalizaciones para personalizar la cinta de opciones, que es parte de la interfaz de usuario de
Microsoft Office Fluent, de la forma en que desee. Por ejemplo, puede crear Fichas personalizadas y
grupos personalizados para que contengan los comandos que usa con ms frecuencia.
Agregar una Ficha personalizada y un grupo personalizado
Para agregar una Ficha personalizada y un grupo personalizado, realice las siguientes acciones:

1)

Haga clic en la
ficha Archivo.

2)

Haga clic
Opciones.

3)

En la seccin
izquierda,
seleccione
Personalizar la
cinta
de
opciones.

en

En la lista de Fichas personalizadas, active o desactive las casillas de verificacin que se encuentran
hacia la parte izquierda del nombre de la ficha para mostrar u ocultar las fichas.
Utilice los botones Flecha arriba y Flecha abajo, que se muestran en la parte derecha de la lista de
Fichas principales para reubicar las fichas.
Para agregar una nueva ficha

1)

En la lista Fichas principales, seleccione una de las fichas.

2)

Presione el botn Nueva ficha.

3)

Seleccione la nueva ficha creada y presione el botn Cambiar nombre.

95

SECCIN 4. VISUALIZACIN DE LA HOJA Y COMPARTIR EL LIBRO


Para crear un nuevo grupo

1)

Seleccione la ficha donde desea crear el nuevo grupo.

2)

Presione el botn Nuevo grupo.

3)

Seleccione el nuevo grupo y presione el botn Cambiar nombre.

Agregar comandos a los grupos

1)

Seleccione la ficha y grupo donde desea agregar el comando.

2)

De la lista Comandos disponibles en, seleccione el comando que desea agregar. Si el comando
que requiere no se encuentra en la lista de Comandos ms utilizados, cambie la lista a Todos
los comandos o cualquier otra disponible.

3)

Haga clic en el botn Agregar, situado entre las listas de comandos y fichas.

Para eliminar una ficha, un grupo o un comando

1)

Seleccione la ficha o el grupo que desea eliminar.

2)

Presione el botn Quitar.

Consideraciones
No puede agregar nuevos comandos a los grupos establecidos, nicamente a
los nuevos grupos.
No puede eliminar un solo comando de un grupo establecido, nicamente
podr eliminar todo el grupo
Si elimin todo un grupo de una ficha establecida, puede restaurar su forma
original presionando el botn Restablecer.

96

SECCIN 4. VISUALIZACIN DE LA HOJA Y COMPARTIR EL LIBRO


Uso compartido de archivos
MS Excel 2013 permite que varios usuarios trabajen en un mismo libro siempre y cuando se encuentren
trabajando en un ambiente de red o multiusuario. Para activar esta funcin seleccione del grupo
Cambios de la ficha Revisar el comando Compartir libro.

Al hacerlo aparece la siguiente caja de Compartir libro


dilogo:

En el primer separador muestra a los usuarios que se


encuentran utilizando el libro junto con su hora y fecha
de apertura. Para eliminar un usuario, seleccinelo y
presione Quitar usuario. Si deseamos que otros
usuarios puedan modificar el libro, seleccionamos
Permitir la modificacin por varios usuarios a la vez.

Para controlar la forma en la que los usuarios podrn


hacer modificaciones seleccionamos el separador Uso
avanzado que muestra la siguiente caja de dilogo:
En este separador es donde se activa la opcin de
Control de cambios. Al seleccionar que guarde el
historial de cambios, podemos indicar cuantos Das
deber hacerlo. Los cambios podrn actualizarse Al
guardar el archivo o Automticamente cada x
minutos. Podremos definir que nos muestre Solo los
cambios de otros usuarios o mis cambios y los de
otros usuarios. Tambin se puede activar la bsqueda
de conflictos, indicando que debe Preguntar cules
prevalecen o que Prevalecen los cambios guardados.
La vista personal nos permite almacenar en nuestra
copia del libro compartido, la Configuracin de
impresora y la Configuracin de filtro.

Al compartir libros, algunas funciones de MS Excel 2013 no estn disponibles. Entre las no disponibles
se encuentran: formatos condicionales, validacin de datos, eliminar hojas de clculo, insertar, etc. Por
esto, es recomendable completar en la medida de lo posible la hoja de clculo y entonces compartirla
para su revisin.

97

SECCIN 4. VISUALIZACIN DE LA HOJA Y COMPARTIR EL LIBRO


Control de Cambios
Una vez que hemos compartido un libro es necesario conocer los cambios que se van realizado en el
mismo. Para poder llevar control de los cambios es necesario haber habilitado el Historial de cambios
al compartir el libro. Para poder revisar los cambios seleccionamos del grupo Cambios de la ficha
Revisar, el comando Control de Cambios.
Al hacerlo aparecen dos opciones donde
podremos seleccionar Resaltar cambios o
Aceptar o Rechazar cambios. Antes de poder
aceptar o rechazar un cambio es necesario ver
los cambios, seleccionando la opcin Resaltar
cambios, que muestra la siguiente caja de
dilogo:

En esta caja indicamos los cambios que deseamos ver:


Comando

Descripcin

Cundo:

Podemos ver Todos, Desde la fecha, Desde la ltima vez que se guard o
los cambios Sin revisar.

Quin:

Quien hizo los cambios: Todos, Todos excepto yo o por usuarios


especficos.

Dnde:

En qu lugar de la hoja se realizaron los cambios. Junto a esta opcin


tenemos el icono
, que permite reducir la caja de dilogo para que
aparezca de la siguiente forma:

Pudiendo sealar las celdas dnde queremos ver los cambios para regresar
a la caja de dilogo completa damos un clic sobre el icono

Una vez definidos el cundo quin y dnde, podemos Resaltar los cambios en pantalla o Mostrar los
cambios en una hoja nueva.
Si seleccionamos la opcin Resaltar los
cambios en pantalla, cada una de las
celdas modificadas tomar el siguiente
aspecto:

98

SECCIN 4. VISUALIZACIN DE LA HOJA Y COMPARTIR EL LIBRO


Para poder ver el cambio, cundo y
quin lo realiz, basta con acercar el
cursor a la celda. Al hacerlo aparece un
globo con la informacin, como se
muestra a continuacin:

Si seleccionamos Mostrar los cambios en una hoja nueva, aparecer una nueva hoja similar a la que
se muestra a continuacin:

En esta hoja que se llama Historial, muestra por columnas la informacin referente a los cambios y la
fecha a la que est actualizado.
Los cambios en cualquiera de los dos casos sern impresos cuando imprimamos la hoja de clculo.
Aceptar o rechazar los cambios
Una vez que revisamos los cambios podemos rechazarlos o aceptarlos. Para realizar estas operaciones
seleccione del grupo Cambios de la ficha Revisar el comando Control de cambios, de las opciones que
aparecen seleccione Aceptar o rechazar cambios. Esta opcin muestra la siguiente caja de dilogo:

99

SECCIN 4. VISUALIZACIN DE LA HOJA Y COMPARTIR EL LIBRO


Una vez ms debemos definir el Quin, Cundo y Dnde. Al dar clic en Aceptar aparecer la siguiente
caja de dilogo:

Cada una de las celdas con cambios aparecer marcadas y nos mostrar el listado de cambios. Podemos
Rechazar o Aceptar un cambio o Todos. Una vez que terminamos de revisar los cambios podemos
Cerrar la caja de dilogo.

Realice la Prctica # 4 del Cuaderno de Ejercicios.

100

SECCIN 4. VISUALIZACIN DE LA HOJA Y COMPARTIR EL LIBRO


Preguntas de repaso

1)

Describa la forma de
mostrar dos hojas de
clculo en distintas
ventanas

2)

Describa la diferencia
entre Dividir ventana e
Inmovilizar paneles.

3)

Describa la forma de
personalizar la barra de
herramientas de acceso
rpido.

4)

Describa la forma de
personalizar las cintas
de opciones

5)

Qu utilidad tiene el
comparar libros en
paralelo?

6)

Qu utilidad tienen las


Vistas personalizadas?

101

SECCIN 4. VISUALIZACIN DE LA HOJA Y COMPARTIR EL LIBRO

102

7)

Cmo compartimos un
Libro?

8)

Para qu podemos
utilizar el Control de
Cambios?

SECCIN 4. VISUALIZACIN DE LA HOJA Y COMPARTIR EL LIBRO


Preguntas de repaso

103

SECCIN 5. FORMULARIOS

En esta seccin:
El participante conocer los distintos tipos de formularios que maneja Excel.
Revisar los controles de formularios.
Crear diseos de formularios sencillos.
Validar el contenido de las celdas.
Proteger las hojas de clculo.

Formularios en Excel
Microsoft Excel funciona con varios tipos de informes. Puede utilizar los formularios que se
proporcionan con Excel para escribir datos en rangos, listas o en otras bases de datos. Se pueden
disear formularios para imprimirlos o utilizarlos en pantalla, as como para abrirlos en Excel o incluirlos
en pginas Web. Para capturar y organizar los datos en los formularios en pantalla, se puede utilizar un
libro de Excel u otro programa o base de datos.

Formularios integrados para datos de Excel


Para los rangos o listas en hojas de clculo de Excel, puede mostrar un formulario de datos que permite
escribir nuevos datos, buscar filas basndose en el contenido de las celdas, actualizar los datos y
eliminar filas del rango o de la lista.
105

SECCIN 5. FORMULARIOS
Formularios predefinidos para tareas de oficina comunes
Excel proporciona Soluciones de hoja de clculo: plantillas predefinidas que le ayudarn a crear
informes de gastos, facturas y pedidos. Estas plantillas tambin permiten almacenar la informacin que
se escribe en los formularios de una base de datos.
Disear un formulario propio en Excel
Puede crear formularios de Excel para imprimirlos o utilizarlos en pantalla. Los formularios en pantalla
pueden incluir controles, como botones de opcin y listas desplegables. Puede proteger un formulario
en pantalla de modo que slo estn disponibles ciertas celdas para la entrada de datos, y tambin
puede validar los datos para asegurarse de que los usuarios slo escriben los tipos de datos que
requiere el formulario. Los formularios pueden facilitarse desde Excel, en pginas Web o desde
programas de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA).

Tipos de controles
Los controles son objetos grficos que se colocan en un formulario para mostrar o introducir datos,
realizar una accin o facilitar la lectura del formulario. Estos objetos incluyen cuadros de texto, cuadros
de lista, botones de opciones, botones de comandos y otros elementos. Los controles ofrecen al usuario
opciones para seleccionar botones en los que hacer clic para ejecutar macros.
Microsoft Excel tiene dos tipos de controles.
Los controles ActiveX: Como una casilla de verificacin o un botn, que ofrece opciones a los usuarios
o ejecuta macros o scripts que automatizan una tarea. Puede escribir macros para el control en
Microsoft Visual Basic para Aplicaciones o scripts en Microsoft Script Editor. Son apropiados para la
mayor parte de las situaciones y funcionan con las macros y secuencias de comandos Web de Microsoft
Visual Basic para Aplicaciones.
Los controles de formulario: Son compatibles con versiones anteriores de Excel, comenzando por Excel
5.0, y pueden utilizarse en hojas de macro XLM.
Controles de formulario
Utilice un control de formulario cuando desee grabar todas las macros de un formulario pero no desee
escribir o modificar ningn cdigo de macro en VBA. Los controles de Formularios tambin pueden
utilizarse en hojas de grfico.
Lo que pueden hacer los controles
Estos controles estn diseados para utilizarlos en formularios de hojas de clculo que otros usuarios
cumplimentarn desde Microsoft Excel. Se puede vincular una macro existente a un control o escribir
o grabar una macro nueva. Cuando un usuario del formulario hace clic en el control, ste ejecuta la
macro.
Lo que no pueden hacer los controles
No se pueden utilizar para controlar eventos como lo hacen los controles ActiveX. Tampoco se pueden
utilizar para ejecutar secuencias de comandos Web en pginas Web.

106

SECCIN 5. FORMULARIOS
Dnde encontrar los controles
Los controles formularios estn situados en la ficha Programador, en el grupo Controles, comando
Insertar Controles de formulario.

Controles disponibles
Control

Descripcin

Etiqueta

Texto que proporciona informacin sobre un control, de la hoja de


clculo o de un formulario.

Cuadro de grupo

Agrupa los controles relacionados, como los botones de opcin o las


casillas de verificacin.
Propiedades del cuadro de grupo
Sombreado 3D. Muestra un cuadro de grupo con un efecto de
sombreado tridimensional.

Botn

Ejecuta una macro cuando se hace clic en l.

107

SECCIN 5. FORMULARIOS
Control

Descripcin

Casilla de
verificacin

Activa o desactiva una opcin. Puede activarse ms de una casilla de


verificacin a la vez en una hoja o en un grupo.
Propiedades de la casilla de verificacin

Botn de opcin

Valor

Determina el estado de la casilla de verificacin; es


decir, si est activada (Activado), desactivada (Sin
activar) o ninguna de las dos (Mixto).

Vincular con la
celda

Una celda que devuelve el estado de la casilla de


verificacin. Si la casilla de verificacin est
activada, la celda del cuadro Vincular con la celda
contiene VERDADERO. Si la casilla de verificacin
est desactivada, la celda contiene FALSO. Si la
casilla de verificacin es mixta, la celda contiene
#N/A. Si la celda est vaca, Excel interpreta que el
estado de la casilla de verificacin es FALSO.

Sombreado 3D

Muestra la casilla de verificacin con un efecto de


sombreado tridimensional.

Selecciona una de las opciones de un grupo contenido en un cuadro de


grupo. Utilice los botones de opcin para permitir solamente una de
varias posibilidades.
Propiedades de los botones de opcin

108

Valor

Determina el estado inicial del botn de opcin; es


decir, si est activado (Activado) o desactivado
(Sin activar).

Vincular con la
celda

Devuelve el nmero del botn de opcin


seleccionado en el grupo de opciones (el primer
botn de opcin es el nmero 1). Utilice la misma
celda Vincular con la celda para todas las opciones
de un grupo. Despus podr utilizar el nmero
devuelto en una frmula o macro para responder
a la opcin seleccionada.

Sombreado 3D

Muestra el botn de opcin con un efecto de


sombreado tridimensional.

SECCIN 5. FORMULARIOS
Control
Cuadro de lista

Descripcin
Muestra una lista de elementos.
Propiedades del cuadro de lista
Rango de
entrada

Hace referencia al rango que contiene los valores


que se mostrarn en el cuadro de lista.

Vincular con la
celda

Devuelve el nmero del elemento seleccionado en


el cuadro de lista (el primer elemento de la lista es
1). Este nmero puede utilizarse en una frmula o
macro para que devuelva el elemento real del
rango de entrada.
Por ejemplo, si un cuadro de lista est vinculado a
la celda C1 y el rango de entrada de la lista es
D10:D15, la siguiente frmula devolver el valor
del rango D10:D15, basndose en la seleccin que
se haya realizado en la lista:
=INDEX(D10:D15,C1)

Tipo de
seleccin

Especifica el modo en que pueden seleccionarse


los elementos de la lista. Si se define el tipo de
seleccin como Mltiple o Extendida, la celda
especificada en el cuadro Vincular con la celda no
se tendr en cuenta.

Sombreado 3D

Muestra el cuadro de lista con un efecto de


sombreado tridimensional.

109

SECCIN 5. FORMULARIOS
Control
Cuadro combinado

Descripcin
Un cuadro con una lista desplegable. El elemento que se seleccione en
el cuadro de lista aparecer en el cuadro de texto.
Propiedades del cuadro combinado
Rango de
entrada

Hace referencia al rango que contiene los valores


que se mostrarn en la lista desplegable.

Vincular con la
celda

Devuelve el nmero del elemento seleccionado en


el cuadro combinado (el primer elemento de la
lista es 1). Este nmero puede utilizarse en una
frmula o macro para que devuelva el elemento
real del rango de entrada.
Por ejemplo, si un cuadro combinado est
vinculado a la celda C1 y el rango de entrada de la
lista es D10:D15, la siguiente frmula devolver el
valor del rango D10:D15, basndose en la
seleccin que se haya realizado en la lista:
=INDEX(D10:D15,C1)

110

Lneas de unin
verticales

Especifica el nmero de lneas que aparecer en la


lista desplegable.

Sombreado 3D

Muestra el cuadro combinado con un efecto de


sombreado tridimensional.

SECCIN 5. FORMULARIOS
Control

Descripcin

Barra de
desplazamiento

Sirve para desplazarse a travs de un rango de valores cuando se hace


clic en las flechas de desplazamiento o cuando se arrastra el cuadro de
desplazamiento. Puede moverse a travs de una pgina de valores
haciendo clic entre el cuadro de desplazamiento y una flecha de
desplazamiento.
Propiedades de la barra de desplazamiento
Valor actual

La posicin relativa del cuadro de desplazamiento


dentro de la barra de desplazamiento.

Valor mnimo

La posicin del cuadro de desplazamiento ms


prxima a la parte superior de una barra de
desplazamiento vertical o al extremo izquierdo de
una barra de desplazamiento horizontal.

Valor mximo

La posicin del cuadro de desplazamiento ms


lejana a la parte superior de una barra de
desplazamiento vertical o al extremo derecho de
una barra de desplazamiento horizontal.

Incremento

El tamao del espacio que se desplazar el cuadro


de desplazamiento cuando se haga clic en la flecha
situada en cualquier extremo de la barra de
desplazamiento.

Cambio de
pgina

El tamao del espacio que se desplazar el cuadro


de desplazamiento cuando se haga clic entre el
cuadro de desplazamiento y una de las flechas de
desplazamiento.

Vincular con la
celda

Devuelve la posicin actual del cuadro de


desplazamiento. Este nmero puede utilizarse en
una frmula o macro para responder a la posicin
del cuadro de desplazamiento.

Sombreado 3D

Muestra la barra de sombreado con un efecto de


sombreado tridimensional.

111

SECCIN 5. FORMULARIOS
Control

Descripcin

Control de giro

Aumenta o disminuye un valor. Para aumentar el valor, haga clic en la


flecha arriba; para disminuir el valor, haga clic en la flecha abajo.
Propiedades del control de giro
Valor actual

La posicin relativa del control de giro dentro del


rango de valores permitidos.

Valor mnimo

El valor ms bajo permitido para el control giro.

Valor mximo

El valor ms alto permitido para el control giro.

Incremento

La cantidad de aumento o disminucin del control


de giro cuando se hace clic en las flechas.

Vincular con la
celda

Este nmero puede utilizarse en una frmula o


macro para que devuelva el valor real que el
control de giro debe seleccionar.

Sombreado 3D

Muestra el control de giro con un efecto de


sombreado tridimensional.

Asignar una macro a un botn de opcin


Para crear un botn de opcin y asignarle una macro, siga estos pasos:

1) En Excel 2013, haga clic


en Botn de opcin
(control de formulario),
dibuje el contorno del
botn en la hoja.

2) Seleccione

cualquier
celda de la hoja de
clculo.

3) Haga clic con el botn


secundario del mouse
en el botn de opcin, a
continuacin haga clic
en Asignar macro.

4) En el cuadro de dilogo Asignar macro, haga clic en el nombre de la macro que desee asignar
al botn de opcin y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

5) Al hacer clic en el botn de opcin, la macro se ejecutar.

112

SECCIN 5. FORMULARIOS
Listas Desplegables (o Cuadros Combinados)
Cuando armamos un reporte con mucha informacin, resulta muy til tener listas desplegables (o
cuadros combinados) como vemos en la pantalla.
En este manual veremos la forma fcil de
hacerlo en Excel 2013, SIN MACROS que
requieren programacin as como un
ejemplo el cual permita traer un valor
asociado a la eleccin a la celda que
necesitemos.

Para hacer ms fcil la explicacin, vamos a seguir un ejemplo. Supongamos que tenemos en Excel
como el de la figura de abajo donde queremos poder seleccionar un pas (a partir de una lista
desplegable que tendremos en la celda B2) y nos devuelva el valor de las ventas en la celda B4

Tenemos por otro lado en la columna F los nombres de los pases y en la columna G las ventas
correspondientes ha dicho pas.

1) Insertar el control de lista desplegable


Con esta tabla lista, vamos a la ficha Programador, seleccionamos Insertar y luego Cuadro
Combinado dentro de Controles de formulario.
Al mover el mouse sobre el Excel, el cursor
habr cambiado de una cruz gruesa, a una
delgada. Esto nos permite dibujar el
cuadro donde necesitemos. Por ejemplo,
en la celda B2. Es importante recordar
que el cuadro est dibujado encima de la
celda B2. No est dentro. Es decir, en B2
puede haber un valor o una frmula y el
tener la lista desplegable sobre ella no la
afectar.

113

SECCIN 5. FORMULARIOS
2) Indicarle al control dnde estn los datos de la lista

Ahora necesitamos decirle al


control dnde estn los valores que
queremos que despliegue. Estos se
encuentran en las celdas F2 a F7.
Si acercamos el puntero al cuadro
combinado sobre B2, veremos que
el cursor se transforma en una
mano. Haciendo clic con el botn
secundario, despliega un men del
cual debemos seleccionar Formato
del control

Al seleccionar el separador Control encontraremos dos campos que debemos configurar:


Rango de entrada
Vincular con la celda
En rango de entrada, indicamos dnde se encuentran los valores que queremos de desplieguen
en la lista. En nuestro archivo de trabajo, son los pases que se encuentran en las celdas F2:F7
por lo tanto ingresamos este rango. Alternativamente, si habas nombrado el rango como
pases, solo hace falta escribir este nombre.
Vincular con la celda: Realmente Excel no distingue cul es el contenido seleccionado (es decir
si el pas es Argentina o Mxico). Solo sabe la ubicacin del elemento seleccionado.

114

SECCIN 5. FORMULARIOS
Es decir, si seleccionamos Brasil, Excel sabe que elegimos el elemento nmero 2. Si
seleccionamos Colombia, para Excel es un 4.
Para simplificar entender este punto, se agreg el nmero de posicin en la columna E, al lado
de cada nombre, para saber en qu posicin est cada uno. Esta numeracin no es necesaria
para que el control funcione.
Para el ejemplo, vamos a poner en este campo la celda D2 para que podamos verlo. En la
prctica, lo ms til es ubicarlo debajo del control (es decir, en la celda B2).

3) Asociar la seleccin del cuadro con el valor a devolver


Ahora, debemos indicarle a Excel qu hacer con el valor que nos devuelve en la celda que
vinculamos en el paso anterior.
Es decir, cuando selecciono un pas, nos devuelva en la celda B4 el valor de las ventas que le
corresponden.
Para esto utilizaremos la funcin INDICE
matriz: G2:G7 (una sola columna)
nmero de fila: D2 (valor de la posicin que devuelve la lista desplegable)
nmero de columna: 1. Solo tenemos una columna.
La frmula de la celda B4 quedara:
=INDICE(G2:G7;D2;1)

Botn de opciones.
Es muy comn en distintos tipos de formularios donde hay un nmero de alternativas fijas, pero solo
se debe optar por una nica opcin. El ejemplo ms claro: las respuestas de una encuesta o examen.
En este manual veremos un ejemplo muy sencillo para entender el funcionamiento.
Tendremos dos botones: uno que diga SI, otro NO y en otra celda nos dir Usted eligi y la opcin
que hayamos elegido.

115

SECCIN 5. FORMULARIOS
1) Insertar el control de Botn de Opcin.
En la ficha Programador, grupo Controles,
en el comando Insertar, seleccionamos de
Controles de Formulario el control Botn
de Opcin.
En este ejemplo, dibujaremos el control
donde se encuentra la celda A2.
Borramos en contenido y escribimos
SI.
Tambin podemos modificar el
tamao del control.

Si en algn momento llegamos a perder el control del mismo (es decir, si hacemos clic y
solamente nos marca el botn), con botn derecho del mouse podemos elegirlo nuevamente.
De la misma forma (o simplemente copiando y pegando el primero), armamos el botn para la
opcin NO.
Debemos tener dos botones ahora tal como figuran en el primer grfico de este tutorial.

2) Vincular la opcin elegida con una celda


Una vez que la eleccin est hecha (en este caso entre S y NO), necesitamos que nos muestre
la eleccin para poder operar sobre ella (elegir un dato a mostrar de una lista, indicar el nmero
de fila o columna donde se encontrar el dato, etc.).
El resultado de los botones es un nmero que nos indica cul de todos los botones est
seleccionado.
En nuestro caso, ser 1 si est elegido el botn SI y 2 si est seleccionado el botn NO.
Para ver este resultado, debemos vincular los botones con alguna celda donde nos mostrar
el resultado.
Para esto, hacemos clic derecho sobre uno de los botones, vamos a Formato de control. En
esta caja de dialogo, vamos al separador Control y dentro de Vincular con la celda,
introducimos la celda donde queremos nos muestre el valor. En nuestro caso: B2.

116

SECCIN 5. FORMULARIOS

Ahora, cada vez que seleccionemos alguno de los botones, ir cambiando la celda B2 por los
valores 1 o 2 segn la opcin elegida.

3) Para terminar este ejemplo, haremos algo con ese valor. Solamente que muestre el texto
Usted eligi y la opcin seleccionada.
Podra hacerlo usando la funcin SI: =SI(B2=1;Usted eligi SI;Usted eligi NO), pero para
este ejemplo se emplear la funcin Elegir, que pertenece a la categora de Bsqueda y
referencias.
En la celda A5 introducimos la frmula:
=Usted eligi &ELEGIR(B2;SI;NO)
Esto es, estamos uniendo dos cadenas de texto a travs del operador &, que es equivalente a
usar la funcin Concatenar.
La primera cadena es Usted eligi . La segunda es el resultado de la funcin ELEGIR. Si B2
contiene el valor 1, el resultado ser el primero de los valores definidos en los argumentos de
la funcin (SI) mientras que si el valor es 2, traer el segundo valor (NO).

117

SECCIN 5. FORMULARIOS
Proteger Hojas
Para poder proteger una celda es necesario proteger la hoja o el libro. Realice cualquiera de las
siguientes opciones para abrir la caja de dialogo Proteger hoja.

1)

En la ficha Revisar, dentro del grupo Cambios, seleccione el comando Proteger hoja.

2)

En la ficha Inicio, grupo Celda, el comando Formato, en la seccin correspondiente a


Proteccin, seleccione la opcin Proteger hoja

Proteger hoja muestra la siguiente caja de


dilogo:

Se puede escribir una Contrasea pero es


opcional. Las opciones de Contenido, Objetos y
Escenarios, permiten proteger una o todas
estas opciones. Despus de realizar esta accin,
las celdas que se hayan marcado como
bloqueadas no se podrn modificar. Las que se
hayan marcado como ocultas, no aparecern.

118

SECCIN 5. FORMULARIOS
Otros controles
Control

Descripcin

Cuadro de edicin

No disponible en libros de Microsoft Excel. Este control se proporciona


para que pueda trabajar con las hojas de dilogo de Excel versin 5.0.

Crear cuadro
combinado de lista

No disponible en libros de Microsoft Excel. Este control se proporciona


para que pueda trabajar con las hojas de dilogo de Excel versin 5.0.

Crear cuadro
combinado desplegable

No disponible en libros Microsoft Excel. Este control se proporciona para


que pueda trabajar con las hojas de dilogo de Excel versin 5.0.

Realice la Prctica # 5 del Cuaderno de Ejercicios.

119

SECCIN 5. FORMULARIOS
Preguntas de repaso

120

1)

Cules son los tipos de


formularios que maneja
Excel?

2)

Dnde se encuentran
los controles de
formulario?

3)

Cmo asignamos una


macro al control
Botn?

4)

Para qu nos sirve el


control Cuadro
combinado?

5)

Describa los pasos para


proteger una hoja

SECCIN 5. FORMULARIOS
Pgina de Notas

121

SECCIN 6. AUTOMATIZACIN DE TAREAS

En esta seccin:
El participante automatizar tareas a travs del uso de las macros.
Grabar, ejecutar y manipular macros.
Revisar y manipular el Nivel de Seguridad de las Macros.

Introduccin
Las operaciones tradicionales que se pueden realizar en Excel 2013 las podemos automatizar, de
manera que se mantenga un registro que las contenga y posteriormente hacer referencia a ellas para
la simplificacin de tareas.
Para esto Excel 2013 cuenta con dos herramientas bsicas: las macros y los mdulos. En esta seccin
se revisarn las macros.
Para explicar lo que es una macro, vamos a hacer una analoga entre un micrfono y una grabadora de
audio con la computadora y la grabadora de macros.

La grabadora de macros funciona de manera similar a una grabadora. Una graba lo que la persona dice,
otra graba lo que el usuario hace.

123

SECCIN 6. AUTOMATIZACIN DE TAREAS


Grabar Macro
Si hay tareas de Excel que realiza reiteradamente, puede grabar una macro para automatizarlas. Una
macro es una accin o un conjunto de acciones que se puede ejecutar todas las veces que desee.
Cuando se crea una macro, se graban los clics del mouse y las pulsaciones de las teclas. Despus de
crear una macro, puede modificarla para realizar cambios menores en su funcionamiento.
Para grabar una macro seleccione de la ficha Vista, en el grupo Macros el comando Macro, de las
opciones que presenta seleccione Grabar macro. Tambin puede utilizar el botn ubicado en la parte
izquierda de la barra de estado

1)

. Al hacerlo aparece la siguiente caja de dilogo:

Se debe asignar un Nombre de la macro junto con una Descripcin, aunque Excel 2013 siempre
asigna nombres predeterminados.
Consideraciones para el nombre de la macro.
El primer carcter del nombre de la macro debe ser una letra. Los caracteres posteriores
pueden ser letras, nmeros o caracteres de subrayado.
No pueden usarse espacios en un nombre de macro; puede utilizarse un carcter de
subrayado para separar palabras.
Si utiliza un nombre de macro que tambin es una referencia de celda, puede aparecer un
mensaje de error indicando que el nombre de la macro no es vlido.

124

SECCIN 6. AUTOMATIZACIN DE TAREAS


2)

Mtodo abreviado permite asignar una combinacin de teclas con la tecla <Ctrl> y una ms,
para ejecutar esta macro.

La tecla de mtodo abreviado suplantar a cualquier tecla de mtodo abreviado


predeterminada equivalente en Excel mientras est abierto el libro que contiene la
macro. Para obtener una lista de teclas de mtodo abreviado que utilicen la tecla CTRL
que ya estn asignadas en Excel, consulte el tema Teclas de funcin y de mtodo
abreviado de Excel en la ayuda del programa.

3)

Guardar en son los posibles lugares donde se puede alojar la macro que se est grabando, ya
sea en Este libro, en un Libro Nuevo o en el Libro de macros personal.
Excel crea un libro oculto de macros personal (Personal.xlsb) en caso de no existir uno
previamente, y guarda la macro en este libro. En Windows Vista, el libro se guarda en la carpeta
C:\Usuarios\nombre de usuario\AppData\Local\Microsoft\Excel\XLStart. En Microsoft
Windows XP, el libro se guarda en la carpeta C:\Documents and Settings\nombre de
usuario\Datos de programa\Microsoft\Excel\XLStart. Los libros ubicados en la carpeta XLStart
se abren automticamente siempre que se ejecuta Excel. Si desea que se ejecute
automticamente una macro del libro de macros personal en otro libro, tambin debe guardar
ese libro en la carpeta XLStart, de forma que ambos libros se abran cuando se inicie Excel.

4)

Al presionar Aceptar la grabacin se inicia. En este momento, todas las acciones que realice se
estarn registrando por Excel 2013.

5)

Para finalizar la grabacin seleccione de la ficha Vista, grupo Macros la opcin Detener
grabacin, esta se encuentra incluida en el comando Macros o presione el botn
Barra de estado.

de la

El lenguaje es la forma en que se va a codificar la macro, Excel 2013 codifica las Macros en Visual Basic
para Aplicaciones.

125

SECCIN 6. AUTOMATIZACIN DE TAREAS


Ejecutar una macro
Existen varias maneras de ejecutar una macro en Microsoft Excel. Para ejecutar una macro:
a) Se hace clic en el comando Macros de la ficha Vista, grupo Macro.

Mostrar la caja de dialogo Macro.


Seleccione dentro de la lista, la macro
que desee ejecutar.
Presione el botn Ejecutar.
Se puede ejecutar Paso a paso para
revisar los procedimientos que va
realizando.

b) En funcin de cmo se haya asignado la ejecucin de una macro, para ejecutar la macro
tambin se podr usar un mtodo abreviado de combinacin con la tecla CTRL.
c) Se podr hacer clic en la barra de herramientas de acceso rpido o en un grupo personalizado
de la cinta de opciones.
En las Opciones de Excel, dentro de la categora de Personalizar, seleccione de la lista
Comandos disponibles en:, la opcin Macros.

Se mostrar un comando de Macro por cada macro que se haya grabado, incluya cualquiera de
stos en la barra de herramientas de acceso rpido o dentro de algn grupo personalizado en
cualquier cinta de opciones, por medio del botn Agregar.

126

SECCIN 6. AUTOMATIZACIN DE TAREAS


A continuacin puede personalizar este
nuevo botn.
Seleccione de la lista de comando
de la barra de herramientas, el
comando recin incluido y
presione el botn Modificar
Seleccione
del
grupo
personalizado, el comando recin
incluido y presione el botn
Cambiar nombre.
Cualquiera de las dos opciones anteriores
mostrar la siguiente caja de dialogo
donde podremos cambiar la forma del
botn y el texto que mostrar al
seleccionarlo.

d) Se podr hacer clic en un rea de un objeto, grfico o control. Adems, una macro se puede
ejecutar automticamente al abrirse un libro.
En una hoja de clculo, haga clic con el botn secundario en el objeto, grfico o control al
que desea asignar una macro existente, haga clic en Asignar macro.
En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea asignar.

Manipulacin de Macros
Antes de modificar una macro, deber familiarizarse con el Editor de Visual Basic. Puede utilizar el
Editor de Visual Basic para escribir y modificar macros adjuntas a los libros de Microsoft Excel.

1)

En la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Macros.

2)

En el cuadro Nombre de la macro, de la caja de dialogo Macro, haga clic en la macro que desea
modificar.

3)

Haga clic en Modificar.

127

SECCIN 6. AUTOMATIZACIN DE TAREAS


Modificar abre la Macro en el mdulo de Visual Basic para poder realizar ediciones del cdigo que se
gener, hay que recordar que este cdigo est en Visual Basic para Aplicaciones.

Eliminar una macro


En la caja de dialogo Macro, tambin podemos Eliminar la macro o el procedimiento seleccionado, para
hacerlo seleccionamos la macro a eliminar y presionamos el botn de Eliminar. Excel nos pedir la
confirmacin de su eliminacin, si no deseamos eliminarla basta con presionar el botn de NO.

128

SECCIN 6. AUTOMATIZACIN DE TAREAS


Uso de referencias relativas y absolutas al grabar macros
De forma predeterminada, las macros grabadas utilizan hace referencia a celda absoluta, lo que
significa que se registran ubicaciones exactas de la celda en la macro. La macro slo funciona con las
direcciones de celdas exactas que utiliza para grabar la macro.
Cuando grabe una macro con la referencia de celda relativa, las acciones registradas en la macro son
relativas a la ubicacin inicial de la celda.

En ficha Vista, grupo Macros, seleccione el


comando Macros, una de las opciones que
presenta es Usar referencias relativas. Cuando
el botn tiene una apariencia tridimensional
hundida o no presionada, se inici la grabacin
relativa.

Grabacin con referencias de celda absoluta


Para grabar un ejemplo de macro con la referencia de celda absoluta, siga estos pasos:

1)

Cree un libro nuevo en Microsoft Excel, seleccione la celda C1 en la hoja de clculo.

2)

En la ficha Vista, grupo Macros, haga clic en Grabar macro.

3)

En el cuadro Nombre de la macro, escriba Ejemplo_Grabacion_Absoluta, haga clic en Aceptar.

4)

En la ficha Vista, grupo Macros, compruebe la apariencia del botn Referencia relativa. Si
aparece presionado el botn Referencia relativa, haga clic en l para desactivar la grabacin
relativa.

5)

Escriba PRUEBA, haga clic en ENTRAR

6)

En la ficha Inicio, grupo Portapapeles, haga clic en Copiar, seleccione la celda C3. En la ficha
Inicio, grupo Portapapeles haga clic en Pegar.

7)

En la ficha Vista, grupo Macros, haga clic en Detener grabacin.

8)

Borre el contenido de la celda C3 y seleccione cualquier otra celda

9)

Ejecute la macro

, de la barra de frmulas.

129

SECCIN 6. AUTOMATIZACIN DE TAREAS


Si desea puede seleccionar el botn Modificar, de la caja de dialogo Macro, para revisar el cdigo de
Visual Basic para Aplicaciones. Esta opcin inicia el Editor de Visual Basic.
Sub Ejemplo_Grabacion_Absoluta ()
'
' Ejemplo_Grabacion_Absoluta Macro
' Macro recorded 12/17/09 by <your username>
'
'
ActiveCell.FormulaR1C1 = "PRUEBA"
Selection.Copy
Range("C3").Select
ActiveSheet.Paste
End Sub

Esta macro inserta la palabra "PRUABA" (sin las comillas) en la celda activa. A continuacin, la macro
copia y pega la entrada escrita en la celda C3 independientemente de la ubicacin de la celda activa al
iniciar la macro.
Cuando termine de ver la macro, haga clic en Cerrar y volver a Microsoft Excel en el men Archivo.

Grabacin con referencias de celda relativa


Para grabar una macro con la referencia de celdas relativas, siga estos pasos:

1)

Cree un libro nuevo en Microsoft Excel y seleccione la celda C1 en la hoja de clculo.

2)

En la ficha Vista, grupo Macros, haga clic en Grabar macro.

3)

En el cuadro Nombre de macro, escriba Ejemplo_Grabacion_Relativa, haga clic en Aceptar.

4)

En la ficha Vista, grupo Macros, compruebe la apariencia del botn Referencia relativa. Si
aparece presionado el botn Referencia relativa, haga clic en l para desactivar la grabacin
relativa.

5)

Escriba PRUEBA, haga clic en ENTRAR

130

, de la barra de frmulas.

SECCIN 6. AUTOMATIZACIN DE TAREAS


6)

En la ficha Inicio, grupo Portapapeles, haga clic en Copiar, seleccione la celda C3. En la ficha
Inicio, grupo Portapapeles haga clic en Pegar.

7)

En la ficha Vista, grupo Macros, haga clic en Detener grabacin.

8)

Borre el contenido de la celda C3 y seleccione cualquier otra celda

9)

Ejecute la macro

Si desea puede seleccionar el botn Modificar, de la caja de dialogo Macro, para revisar el cdigo de
Visual Basic para Aplicaciones. Esta opcin inicia el Editor de Visual Basic.

1. Sub Ejemplo_Grabacion_Relativa ()
2. '
3. ' Ejemplo_Grabacion_Relativa Macro
4. ' Macro recorded 12/17/09 by <your username>
5. '
6. '
7.

ActiveCell.FormulaR1C1 = "PRUEBA"

8.

Selection.Copy

9.

ActiveCell.Offset(2,0).Range("A1").Select

10.

ActiveSheet.Paste

11. End Sub

Esta macro inserta la palabra "PRUEBA" (sin las comillas) en la celda activa. A continuacin, la macro
copia y pega la entrada escrita a una ubicacin de celda situada dos filas hacia abajo de la celda activa.
Cuando termine de ver la macro, haga clic en Cerrar y volver a Microsoft Excel en el men Archivo.

Seguridad
En Microsoft Office Excel puede elegir la configuracin de seguridad de macros para controlar qu
ocurre cuando se abre un libro que contiene macros.
En todas las configuraciones, si se tiene instalado software antivirus que funciona con 2010 Microsoft
Office system y si el libro contiene macros, el libro se analiza para buscar virus conocidos antes de
abrirlo.

131

SECCIN 6. AUTOMATIZACIN DE TAREAS


La configuracin de seguridad de macros se puede cambiar en el Centro de confianza al cual se accede
por medio de la ficha Archivo, en Opciones, dentro de la categora Centro de confianza localice el botn
Configuracin del Centro de confianza en la categora Configuracin de macros.
O bien, en la ficha Programador, en el grupo Cdigo, botn Seguridad de macros.

En la siguiente tabla se describe brevemente que funcin tiene cada una de las opciones para la
configuracin de macros.
Configuracin de macros

Funcin

Deshabilitar todas las


macros sin notificacin

Utilice este ajuste si no confa en las macros. Se deshabilitan todas las


macros contenidas en los documentos, as como todos los avisos de
seguridad que informan de que las macros estn deshabilitadas. Si hay
documentos con macros sin firmar que considera de confianza, puede
colocar esos documentos en una ubicacin de confianza. Se permite la
ejecucin de los documentos situados en ubicaciones de confianza sin
que los compruebe el sistema de seguridad del Centro de confianza.

Deshabilitar todas las


macros con notificacin

sta es la configuracin predeterminada. Utilcela si desea deshabilitar


las macros pero desea recibir avisos de seguridad si existen macros. De
esta manera, puede elegir cundo habilitar las macros caso por caso.

Deshabilitar todas las


macros excepto las
firmadas digitalmente

Este ajuste es el mismo que el de la opcin Deshabilitar todas las macros


con notificacin, a excepcin de que, si la macro est firmada
digitalmente por un editor de confianza, podr ejecutarse si ya confa en
el editor. Si el editor no es de confianza, se le notifica este hecho para
que, de esa manera, pueda elegir si desea habilitar las macros firmadas
o confiar en el editor. Todas las macros no firmadas digitalmente se
deshabilitan sin ninguna notificacin.

132

SECCIN 6. AUTOMATIZACIN DE TAREAS


Configuracin de macros

Funcin

Habilitar todas las


macros (no
recomendado, puede
ejecutarse cdigo
posiblemente peligroso)

Utilice esta configuracin para permitir temporalmente la ejecucin de


todas las macros. Puesto que con este ajuste el equipo es vulnerable a
cdigo posiblemente peligroso, no es recomendable utilizarlo de
manera permanente.

Confiar en el acceso al
modelo de objeto de
proyectos de VBA

Esta configuracin est dirigida slo a los programadores.

Cualquier cambio de configuracin de macros que realice en Excel, dentro de la


categora Configuracin de macros, slo se aplicar a Excel y no afectar a los dems
programas de Office.

Cuando es abierto un libro que contiene macros y si se encuentra habilitada la opcin de Deshabilitar
todas las macros con notificacin (predeterminada), se mostrar el siguiente mensaje:

Al dar clic en el botn de Habilitar contenido, el contenido del Libro, incluyendo las macros se
habilitarn.
Haga clic sobre el texto Las macros se han deshabilitado, para mostrar la informacin de Advertencia
de seguridad dentro de la vista BackStage Informacin.

133

SECCIN 6. AUTOMATIZACIN DE TAREAS


El comando Habilitar contenido, presenta dos opciones:
Habilitar el contenido

Convierte el contenido en confiable, permitiendo el uso de las macros


almacenadas en el Libro. Si confa en el archivo, utilice esta opcin.

Opciones avanzadas

Si slo desea habilitar cierto contenido y nicamente por la sesin actual,


emplee esta opcin. Muestra la siguiente caja de dialogo:

Firmas digitales
Una firma digital es un sello de autenticacin electrnico cifrado en informacin digital, como mensajes
de correo electrnico, macros o documentos electrnicos. La firma confirma que la informacin
proviene del firmante y no se ha modificado.
Para crear una firma digital, necesita un certificado de firma, que es prueba de identidad. Cuando enva
una macro o un documento firmado digitalmente, tambin enva su certificado y su clave pblica. Los
certificados son emitidos por una entidad emisora de certificados y, al igual que una licencia de
conducir, pueden ser revocados. Normalmente, un certificado es vlido durante un ao, al trmino del
cual, el firmante debe renovarlo u obtener un nuevo certificado de firma para establecer su identidad.
Una entidad emisora de certificados es una entidad similar a un notario pblico. Emite certificados
digitales, firma certificados para comprobar su validez y realiza un seguimiento de qu certificados se
han revocado o han caducado.

134

SECCIN 6. AUTOMATIZACIN DE TAREAS


La versin Office 2013 utiliza la tecnologa Authenticode de Microsoft para permitir a los creadores de
macros firmar digitalmente un archivo o un proyecto de macro.
Despus de instalar su certificado digital, puede firmar archivos y proyectos de macro.

Garantas de la firma digital


Los siguientes trminos y definiciones muestran las garantas que proporcionan las firmas digitales.
Configuracin de Funcin
macros
Autenticidad

Confirmacin del firmante como persona que firma el documento.

Integridad

La firma digital permite garantizar que el contenido no se ha cambiado ni se ha


manipulado desde que se firm digitalmente.

No rechazo

Prueba a todas las partes el origen del contenido firmado. Por rechazo se
entiende el acto de un firmante de negar cualquier asociacin con el contenido
firmado.

Certificacin

Las firmas en archivos de Microsoft Word 2010, Excel 2013 o PowerPoint 2010,
que reciben una marca de tiempo de un servidor seguro, tienen, en
determinadas circunstancias, la validez de una certificacin.

Para dar estas garantas, el contenido debe ser firmado digitalmente por su creador usando una firma
que cumpla los siguientes criterios:

La firma digital es vlida.


El certificado asociado a la firma digital es actual (no caducado).
La persona u organizacin que firma, conocida como editor, es de confianza.
El certificado asociado a la firma digital ha sido emitido para el editor firmante por una entidad
emisora de certificados acreditada.
Se considera que los documentos firmados, que cuentan con una fecha vlida, tienen
firmas vlidas, sin importar en qu momento fue emitido el certificado de firma.

135

SECCIN 6. AUTOMATIZACIN DE TAREAS


Crear una lnea de firma

1)
2)
3)

4)

En la hoja de clculo, coloque el puntero en el lugar donde desee crear una lnea de firma.
En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en la lista Lnea de firma y despus haga clic en
Lnea de firma de Microsoft Office.
En el cuadro de dilogo Configuracin de firma, escriba la informacin que desee que aparezca
bajo la lnea de firma:

Firmante sugerido Nombre completo del firmante.


Ttulo del firmante sugerido Ttulo del firmante, si corresponde.
Direccin de correo electrnico del firmante sugerido Direccin de correo electrnico del
firmante, si corresponde.
Instrucciones para el firmante Agregue instrucciones para el firmante.
Active una o las dos casillas siguientes:
Permitir que el firmante agregue comentarios en el cuadro de dilogo Firmar Permitir
que el firmante escriba una razn para firmar.
Mostrar la fecha en la lnea de firma La fecha de la firma se mostrar junto a la firma.

Al finalizar se agregar la lnea de firma en el lugar que previamente haba seleccionado.

136

SECCIN 6. AUTOMATIZACIN DE TAREAS


Firmar la lnea de firma en Excel
Cuando firma en una lnea de firma, agrega una representacin visible de su firma y una firma digital.

1)
2)

En el archivo, haga clic con el botn secundario en la lnea de firma.


Desde el men, seleccione Firmar.
Para agregar una versin impresa de su firma, escriba su nombre en el cuadro situado junto
a la X.
La lnea de firma
Para seleccionar una imagen de su firma escrita, haga clic en Seleccionar imagen. En el
cuadro de dilogo Seleccionar imagen de la firma, busque la ubicacin del archivo de
imagen de su firma, seleccione el archivo que desee y despus haga clic en Seleccionar.

Realice la Prctica # 6 del Cuaderno de Ejercicios.

137

SECCIN 6. AUTOMATIZACIN DE TAREAS


Preguntas de repaso

138

1)

En sus propias palabras


cmo define la funcin
de una macro? A qu
lo puede comparar?

2)

Qu pasos debe seguir


para grabar una macro?

3)

Cules son las formas


de ejecutar una macro?

4)

Cmo se edita una


macro?

5)

Cmo se elimina una


macro?

6)

Para qu nos sirve la


seguridad en las
macros?

SECCIN 6. AUTOMATIZACIN DE TAREAS


Pgina de Notas

139

Cuaderno de ejercicios

Ejercicio 1
Abra un archivo nuevo
En la Hoja1, capture la siguiente informacin:
En la columna C, calcule el Enganche
para cada uno de los automviles,
empleando como referencia la celda
B2.

En la columna F, calcule el Descuento


que se aplicar a cada automvil,
teniendo en cuenta lo siguiente:
Modelos 2014, descuento de 4 %
Modelos 2013, descuento de 6%
Modelos 2012, descuento de 8%
Agregue la siguiente tabla a partir de la celda H3

Empleando la funcin BUSCARV(), inserte las frmulas


correspondientes para obtener la informacin
correspondiente del costo de contado, enganche, marca
y modelo cuando escriba el nombre del auto que desea.
En la celda I12, calcule el Pago mensual, si la tasa es de
16% anual y el plazo de 28 meses.
Seleccione la celda B2, de la Hoja1 y rastree las celdas
dependientes
Seleccione la celda I13 y rastree las celdas precedentes
Seleccione la celda F6 y utilice la herramienta Evaluar frmula para conocer el desarrollo de la
operacin.
Agregue a la ventana de inspeccin las celdas I5, I10; I13
Borre todas las flechas

141

CUADERNO DE EJERCICIOS
Seleccione el rango A6:A12, asigne el nombre de Autos.
Valide la celda I5, con el criterio de validacin Lista, en el origen de los datos, emplee el nombre
Autos, que acaba de crear. Asigne como mensaje de entrada el texto Lista de autos y como
mensaje de error de estilo Detener, el texto Automvil fuera de lista.
Guarde el archivo con el nombre Ejercicio Excel Avanzado -1

Seleccione la Hoja2, del libro Ejercicio Excel Avanzado -1, si es necesario inserte la hoja. Capture la
siguiente informacin:
Guarde un escenario con el
nombre Proyeccin
Original, considerando las
celdas B8, B9 y B10 como
celdas cambiantes.

Cree un escenario nuevo con el nombre Proyeccin 1. Las celdas cambiantes sern B8, B9 y B10. Las
cantidades sern las siguientes:
Alquiler: 13,500
Servicios: 1,200
Gastos administrativos: 2,800
Cree un escenario nuevo con el nombre Proyeccin 2. Las celdas cambiantes sern B8, B9 y B10. Las
cantidades sern las siguientes:
Alquiler: 12,800
Servicios: 1,100
Gastos administrativos: 2,650
Verifique que los datos sean correctos en cada uno de los escenarios, mostrando cada uno de ellos.
Genere un informe de tipo resumen, donde la celda resultado sea la B13.
Guarde el archivo

142

CUADERNO DE EJERCICIOS
Seleccione la Hoja3 del libro Ejercicio Excel Avanzado -1, si es necesario inserte la hoja. Capture la
siguiente informacin:

Responda a las siguientes preguntas:


Cuntas unidades se necesitan vender para obtener una venta neta de $ 400,000?
Cuntas unidades se necesitan vender para obtener una venta neta de $ 320,000?

Seleccione la Hoja4 del libro Ejercicio Excel Avanzado -1, si es necesario inserte la hoja. Capture la
siguiente informacin:

Empleando Solver, busque una solucin para el Presupuesto del Ao 2, obteniendo un porcentaje de
utilidades de 7.5%.
Las cantidades variables sern: Ventas, Aportaciones, Gastos produccin y Costos fijos.
143

CUADERNO DE EJERCICIOS
Las cuales se sujetarn a las siguientes restricciones:

Costos fijos: mayor o igual que 17, 000 y menor o igual que 20,000.
Ventas: mayor o igual a 39,000 y menor o igual a 55,000.
Aportaciones: mayor o igual 15,500 y menor o igual a 17,000.
Gastos de produccin: mayor o igual a 37,000 y menor o igual a 40,000.
Activar la casilla de Convertir variables sin restriccin en no negativas.

Guarde el resultado en un escenario con el nombre Solucin 1.


Restaure los valores.
Guarde el libro

Seleccione la Hoja5 del libro Ejercicio Excel Avanzado -1, si es necesario inserte la hoja. Capture la
siguiente informacin:
A partir de la celda B13 cree la tabla de una
sola variable utilizando los datos sealados.

Guarde el archivo.

Seleccione la Hoja6 del libro Ejercicio Excel Avanzado -1, si es necesario inserte la hoja. Capture la
siguiente informacin a partir de la celda C5:

144

CUADERNO DE EJERCICIOS

Copie la Hoja5, empleando el comando Mover o Copiar. Cambie el nombre de la hoja de clculo
Hoja5 por Datos 1 y el nombre de la hoja de clculo nueva por Datos 2.
Inserte una hoja de clculo nueva, cambie el nombre de la hoja de clculo a Ejemplo consolidacin
En la hoja de clculo Ejemplo consolidacin, consolide los datos de la hoja Datos 1 y la hoja Datos 2.
Emplee la funcin Suma.
Incluya los rtulos en la fila superior y en la Columna izquierda.
Establezca vnculos con los datos de origen.
Guarde el archivo

Ejercicio 2
Escriba la siguiente informacin en un archivo de texto y gurdelo con el nombre de PRODUCTOS.TXT

Abra el libro Ejercicio Excel Avanzado -1.

145

CUADERNO DE EJERCICIOS
Seleccione la Hoja6 del libro Ejercicio Excel Avanzado -1, si es necesario inserte la hoja.
Importe los datos del archivo PRODUCTOS.TXT:

Tipo de archivo Delimitado


Origen Windows (ANSI)
Desde la fila 1
En la celda destino B5

Inserte una hoja de clculo con el nombre Hoja7. A partir de la celda A1, importe datos vinculados de
los Principales indicadores de la pgina www.banxico.com.mx.

Inserte una hoja de clculo con el nombre Hoja8.


Capture los siguientes datos, realice las operaciones correspondientes y cree el siguiente esquema de
acuerdo con la imagen que se presenta a continuacin:

Inserte una hoja de clculo con el nombre Hoja9.


Seleccione la Hoja1, copie el rango de A5:F12. En la Hoja9, a partir de la celda A1, pegue nicamente
los valores.
Cree una Tabla con el rango A1:F8 de la Hoja9. Aplique un estilo de tabla Medio.
146

CUADERNO DE EJERCICIOS
Agregue un nuevo registro a la tabla
Inserte la Fila de totales, calculando la suma para la columna Contado, el promedio para la columna
Enganche y el valor mximo para la columna Descuento.
Guarde el libro con el nombre Ejercicio Excel Avanzado -2.

Ejercicio 3
Cree un Libro de trabajo nuevo. Asignen el nombre de Datos a la Hoja1. Capture la siguiente
informacin a partir de la celda A1.
#
Factura

Fecha de
Venta

101

02/01/2010 Sergio Lpez

Nios

300.00

600.00

102

02/01/2010 Patricia Ramrez

Damas

1,500.00

1,500.00

103

02/01/2010 Sergio Lpez

Nios

300.00

600.00

104

02/01/2010 Patricia Ramrez

Damas

1,500.00

1,500.00

105

03/01/2010 Laura Gutirrez

Damas

800.00

1,600.00

106

03/01/2010 Laura Gutirrez

Damas

800.00

1,600.00

107

04/01/2010 Juan Prez

Elctricos

250.00

250.00

108

04/01/2010 Claudia Martnez

Nias

45.00

135.00

109

04/01/2010 Juan Prez

Elctricos

250.00

250.00

110

04/01/2010 Claudia Martnez

Nias

45.00

135.00

111

05/01/2010 Patricia Ramrez

Damas

480.00

960.00

112

05/01/2010 Patricia Ramrez

Damas

480.00

960.00

113

08/01/2010 Juan Prez

Elctricos

1,375.00

1,375.00

Vendedor

Departament
o

Cantida
d

Precio
Unitario

Venta
Total

147

CUADERNO DE EJERCICIOS
114

08/01/2010 Sergio Lpez

Nios

29.90

119.60

115

08/01/2010 Juan Prez

Elctricos

1,375.00

1,375.00

116

08/01/2010 Sergio Lpez

Nios

29.90

119.60

117

10/01/2010 Luis Gutirrez

Caballeros

499.00

1,497.00

118

10/01/2010 Roberto
Gutirrez

Nios

390.00

390.00

119

10/01/2010 Luis Gutirrez

Caballeros

499.00

1,497.00

120

10/01/2010 Roberto
Gutirrez

Nios

390.00

390.00

121

11/01/2010 Juan Prez

Elctricos

540.00

540.00

122

11/01/2010 Patricia Ramrez

Damas

800.00

1,600.00

123

11/01/2010 Claudia Martnez

Nias

190.00

380.00

124

11/01/2010 Juan Prez

Elctricos

540.00

540.00

125

11/01/2010 Patricia Ramrez

Damas

800.00

1,600.00

126

11/01/2010 Claudia Martnez

Nias

190.00

380.00

127

12/01/2010 Jos Prez

Caballeros

2,990.00

5,980.00

128

12/01/2010 Ricardo Martnez

Elctricos

3,860.00

3,860.00

129

12/01/2010 Luis Gutirrez

Caballeros

350.00

1,400.00

130

12/01/2010 Jos Prez

Caballeros

2,990.00

5,980.00

131

12/01/2010 Ricardo Martnez

Elctricos

3,860.00

3,860.00

132

12/01/2010 Luis Gutirrez

Caballeros

350.00

1,400.00

133

13/01/2010 Juan Gonzlez

Deportes

280.00

560.00

134

13/01/2010 Juan Gonzlez

Deportes

280.00

560.00

135

14/01/2010 Roberto Gonzlez Nios

29.90

59.80

148

CUADERNO DE EJERCICIOS
Con los datos capturados, cree un resumen de tabla dinmica en una hoja de clculo nueva.
Vendedor en filas y Departamento en columnas. El resumen ser la suma de Venta Total.
Agregue a la tabla dinmica un campo calculado en el nombre Comisin, calcule el 7% del
campo Venta total.
Cree un resumen de tabla dinmica, en una hoja de clculo nueva, con el mismo rango de datos.
Vendedor en filas y Departamento en columnas. El resumen ser la cuenta de productos
vendidos.
Inserte el grfico dinmico de tipo comparativo, que represente la tabla dinmica que ha creado
Filtre los datos de la grfica dinmica para mostrar 4 empleados.
Oculte los botones de campo de filtro, los botones de campo de leyenda, los botones de campo
de eje y los botones de campo de valor.
Cree un resumen de tabla dinmica, en una hoja de clculo nueva, con el mismo rango de datos.
Vendedor y Fecha de ventas en filas y Departamento en columnas. El resumen ser la suma de
Venta total.
Agregue un estilo Oscuro, muestre los Subtotales en la parte inferior del grupo. Agregue Filas
con bandas y columnas con bandas.
Cambie el diseo del informe, mostrando en forma de esquema y repitiendo las etiquetas de los
elementos. Inserte lneas en blanco despus de cada elemento.
Guarde el libro con el nombre Ejercicio Excel Avanzado -3.

Ejercicio 4
Abra el libro Ejercicio Excel Avanzado -3.
Seleccione la hoja Datos. Muestre esta hoja en Vista Normal, Vista Diseo de pgina, Vista Ver salt. De
Pg. Observe las diferencias entre ellas.
Cree una nueva ventana y muestre en ella la Hoja5. Organice las ventanas, slo del libro Ejercicio Excel
Avanzado -3, en forma vertical.
Cierre la ventana dos. En la hoja datos divida la ventana, tanto vertical como horizontalmente.
Quiete las divisiones. Inmovilice paneles para mantener fija la fila 1 y la columna A.

149

CUADERNO DE EJERCICIOS
En la hoja Datos, en la celda J1, inserte un hipervnculo dirigido a la Hoja5. En la Hoja5, inserte una
Forma y agregue a dicha forma un hipervnculo hacia la hoja Datos.

En la hoja Datos, configure la pgina con las siguientes caractersticas:

Tamao de hoja: Carta


Orientacin: Vertical
Mrgenes: 3 cm o 1.5 para todos los lados.
Encabezado centrado: Primera Vista
Pie de pgina Izquierda: Nmero de pgina

Guarde la vista personalizada con el nombre Primera vista


Configure la pgina con las siguientes caractersticas:

Tamao de hoja: Oficio


Orientacin: Horizontal
Mrgenes: 3 cm o 1.5 para todos los lados. Centrada Vertical y Horizontalmente
Encabezado Derecha: Segunda Vista
Pie de pgina Centrado: Nmero de pgina y total de pginas

Guarde la vista personalizada con el nombre Segunda vista


Muestre las vistas creadas en la hoja Datos.

En el libro Ejercicio Excel Avanzado -3, agregue el icono Correo electrnico a la barra de herramientas
de acceso rpido y cambie la barra a la parte inferior de la Cinta de opciones.
Cree una nueva ficha con el nombre Ejercicio, Agregue dos grupos con los nombres Primero y
Segundo. Incorpore tres comandos (los que usted decida) a cada grupo.

150

CUADERNO DE EJERCICIOS
Comparta el libro Ejercicio Excel Avanzado -3 y active el control de cambios.
En la hoja Datos, agregue 3 registros ms.
Actualice la tabla dinmica de la Hoja4.
En la Hoja6, agregue el texto Resumen de Ventas, en la celda F2.
Acepte o rechace algunos de los cambios que ha realizado.
Muestre los cambios realizados en la hoja de Historial.
Desactive el control de cambios y deje de compartir el libro.
Guarde el libro con el nombre Ejercicio Excel Avanzado -4.

Ejercicio 5
Abra un libro nuevo, en la Hoja1 agregue el siguiente formato.

Vincule el Cuadro combinado con la celda C6, Agregue 5 estados de la Repblica Mexicana, para
mostrar en la lista del Cuadro combinado.
Vincule los dos botones de opcin a la celda C8
Vincule la casilla de verificacin Celular, con la celda C10 y la casilla de verificacin Casa con la celda
E10.
Cambie el nombre de la hoja de clculo a Ingreso datos.

151

CUADERNO DE EJERCICIOS
Proteja la hoja, permitiendo la escritura en las celdas C4, C6, C8, C10 y E10.
Guarde al archivo con el nombre Ejercicio Excel Avanzado -5.

Ejercicio 6
Abra el archivo Ejercicio Excel Avanzado -5.
En la Hoja2, capture la siguiente informacin:

Grabe la siguiente macro de referencia absoluta. La macro deber de crear un grfico con el mismo
rango siempre.
Antes de la grabacin, seleccione una hoja distinta a la Hoja2
Inicie la grabacin de la macro.
Nombre: Crear_Grafico
Guardar: En este libro
Verifique que se encuentre desactivado el icono de Referencias relativas.
Haga clic en la etiqueta de la Hoja2

152

CUADERNO DE EJERCICIOS
Seleccione el rango A3:D10
Haga clic en la ficha Insertar, en el grupo Grficos, en el tipo de grfica Columna, seleccione
el tipo de grfico cilindro agrupado.
En la ficha Herramientas de grfico Diseo, en el grupo Diseos de grfico, seleccione de
la galera el Diseo 3.
Dentro del grfico, seleccione el Ttulo del grfico y escriba Reporte primer trimestre.
Seleccione la celda A1
Finalice la grabacin.

Ejecute la macro y verifique el cdigo credo en la ventana de Visual Basic.

Grabe la siguiente macro de referencia relativa. La macro deber asignar un formato a la tabla de la
hoja donde se encuentra.
Antes de la grabacin, seleccione la Hoja2.
Inicie la grabacin de la macro.
Nombre: Asignar_Formato.
Guardar: En este libro
Verifique que se encuentre activado el icono de Referencias relativas.
Presione las teclas Ctrl+Inicio.
Seleccione el rango A3:D3.
Aplique el siguiente formato:
Fuente Cambria 14 puntos negrita.
Alineacin centrada.
Bordes dobles.
Seleccione el rango A4:D10.
Aplique el siguiente formato.
Fuente Calibro 10 puntos.
Alineacin derecha.
Bordes simples, internos y externos
En el rango B4:D10, aplique formato de Contabilidad.
Autoajuste las columnas.
Presione las teclas Ctrl+Inicio.
Finalice la grabacin
Ejecute la macro y verifique el cdigo credo en la ventana de Visual Basic.

153

CUADERNO DE EJERCICIOS
En la ficha Ejercicio previamente creada, agregue un grupo nuevo con el nombre Macros.
Incorpore los iconos de las dos macros creadas
Personalice los comandos de macros que se han integrado, cambiando la imagen del icono.
Verifique el nivel de seguridad en el Centro de confianza.
Guarde al archivo con el nombre Ejercicio Excel Avanzado -6, como Libro de Excel habilitado para
macros (*.xlsm).

154