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Acuerdo Gubernativo 3 70

PALACIO NACIONAL Acuerdo Gubernativo Nmero M. De E. 3-70 EL


PRESIDENTE CONSTITUCIONAL DE LA REPBLICA, CONSIDERANDO: Que
los archivos de los establecimientos educativos oficiales y privados se encuentran
en su mayora desorganizados situacin que ha afectado sensiblemente el
desarrollo de las actividades administrativas de los propios establecimientos, de
las autoridades educativas y los intereses de las personas que consultan los
archivos o solicitan constancias legales de sus documentos; CONSIDERANDO:
Que adems de las funciones especficas de los archivos escolares, sus fondos
documentales son una expresin importante de la actividad educativa en dichos
centros a travs del tiempo; un testimonio de su evolucin docente; la historia
misma de la vida de la escuela; constituyendo por estas circunstancias un valioso
material para el investigador de la historia de nuestra educacin;
CONSIDERANDO: Que por tales motivos es urgente proceder a la organizacin
cientfica y tcnica de los archivos escolares, mediante sistemas modernos de
catalogacin, clasificacin y registro, que los hagan ms funcionales y tiles; que
asimismo es urgente dictar las normas jurdicas que regulen esta organizacin y
su funcionamiento con iguales propsitos; CONSIDERANDO: Que la organizacin
y funcionamiento de los archivos escolares debela armonizarse con lo
preceptuado en el Decreto del Congreso N 1,768, del de julio de 1968, que crea
el Archivo General de Centroamrica como una Institucin del Estado y una
dependencia del Ministerio de Educacin; POR TANTO, A C U E R D A: El
siguiente: REGLAMENTO SOBRE ORGANIZACIN Y FUNCIONAMIENTO DE
LOS ARCHIVOS ESCOLARES. CAPTULO I
ARCHIVOS ESCOLARES ARTCULO 1. Los archivos escolares son instituciones
administrativas y fuentes de investigacin, destinadas a la conservacin cientfica
y tcnica de los fondos documentales relacionados con la actividad administrativa
y docente de los establecimientos educativos oficiales y particulares. CAPTULO II
ORGANIZACIN Y FUNCIONAMIENTO ARTCULO 2. Todos los
establecimientos educativos que se encuentren funcionando o se crearen en el
futuro, de acuerdo a lo preceptuado en la Ley Orgnica de Educacin, estn
obligados a organizar su archivo y a velar porque cumplan con las funciones que
le son propias. ARTCULO 3. Los archivos que se encuentren funcionando a la
fecha y los que se funden en lo sucesivo en cada centro educativo, debern
organizar sus respectivos archivos de acuerdo a sistemas modernos de
catalogacin, clasificacin y registro, a efecto, de que presente servicios eficientes
y cumplan integralmente con sus funciones. ARTCULO 4. Para Los efectos de
los artculos 2 Y 3 Los directores, secretarios o maestros encargados del archivo,
podrn solicitar la asesora necesaria al Archivo General de Centroamrica o de

personas o instituciones, nacionales o extranjeras, versadas en la materia.


ARTCULO 5. Es responsable directo del archivo escolar el Director del
establecimiento; en los centros de educacin media, su organizacin y
funcionamiento queda a cargo del secretario u oficial y en los establecimientos del
nivel de educacin primaria estar a cargo del director. ARTCULO 6. La consulta
de los documentos existentes en los archivos escolares solo podrn verificarse
mediante permiso concedido por el Director y durante horas hbiles. La extensin
de certificaciones y obtencin de fotocopias, fotografas o microfilms, deber
sujetarse a las mismas prescripciones. ARTCULO 7. Los archivos escolares
funcionarn en locales especiales que renan las condiciones necesarias para la
conservacin de los fondos documentales; pero en los establecimientos en donde
no existan estos locales podrn funcionar en la Direccin o Secretara. CAPTULO
III DE LOS FONDOS DOCUMENTALES DE LOS ARCHIVOS ESCOLARES:
ARTCULO 8. Son los fondos documentales de los archivos escolares los
siguientes: a) Los acuerdos de nombramiento del Director, personal docente,
administrativo y de servicio;
b) Nmina del personal conteniendo los siguientes datos: Ttulo, clase
escalafonaria, registro, nivel, rea, fecha de toma de posesin, nacionalidad,
nmero de cdula de vecindad, direccin y dems datos que contribuyan a su
identificacin; c) Nmina de sueldos devengados por el personal docente,
administrativo y de servicios; d) Nmina de los alumnos inscritos; e) Acuerdos de
creacin de los centros privados; f) Actas de revalidacin de los mismos centros;
g) Cuadros de exmenes parciales; h) Cuadros de exmenes de promocin y
recuperacin, empastados por quinquenios; i) Actas y cuadros de exmenes
extraordinarios y dems contemplados en el reglamento respectivo; j) Cuadros de
resumen general; k) Los ejemplares impresos, mimeografiados o a mquina de los
seminarios realizados por los alumnos de los distintos ciclos, especialmente los
realizados por los alumnos de los ltimos grados de los ciclos diversificados; l)
Actas de calificaciones de exmenes finales en los centros de educacin media;
m) Actas de exmenes de graduacin, seminarios y otros documentos de esta
naturaleza. n) Correspondencia recibida de las autoridades de educacin, de otros
ramos, padres de familia, instituciones oficiales o particulares y agencias o
miembros de la Comunidad; ) Copia de la correspondencia enviada por la
Direccin, la Secretara o los maestros, relacionada con la actividad docente; o)
Libros de actas, inscripcin, inventario, cuentas, actas de la direccin y cuerpo de
profesores, registro estadstico, movimiento de personal, conocimientos, asistencia
de maestros; p) Expedientes fenecidos que, por su propia naturaleza deben
quedar en el establecimiento; q) Documentos de exalumnos que por cualquier
circunstancia no hayan sido recogidos en su oportunidad; r) Leyes, decretos,

acuerdos, reglamentos, circulares y disposiciones del Ministerio de Educacin o de


otros ministerios que se relacionen con la actividad educativa;
s) Cualquier documento que a juicio del Director o encargado del Archivo tenga
inters educativo y merezca conservarse. ARTCULO 9. Los test ya utilizados
debern conservarse debidamente clasificados por espacio de seis meses en el
Archivo, transcurridos los cuales el Director y encargado del Archivo debern
proceder a su incineracin, levantando acta. CAPTULO IV DE LA INSPECCIN
DEL ARCHIVO ESCOLAR ARTCULO 10. Corresponde al Director del Archivo
General de Centroamrica, como lo prescribe el Artculo 18 del Decreto del
Congreso N 1,768, la inspeccin de los archivos escolares. Esta funcin puede
ser delegada por la Direccin General de Educacin en los Supervisores
Administrativos. ARTCULO 11. La inspeccin ordinaria de los archivos escolares
deber verificarse durante los primeros meses del ciclo escolar y la extraordinaria
cuando la Direccin General de Educacin as lo disponga. ARTCULO 12. De las
visitas de inspeccin a los archivos escolares el Director del Archivo de
Centroamrica, o los supervisores de educacin en su caso, levantarn acta
circunstanciada, dando normas y orientacin para su mejor organizacin y
funcionamiento. CAPTULO V DISPOSICIONES GENERALES ARTCULO 13.
Cuando un establecimiento educativo deje de funcionar o sea clausurado, sus
fondos documentales pasarn directamente al Archivo General de Centroamrica.
Los establecimientos educativos clausurados o que a la fecha de emisin del
presente Reglamento, hayan dejado de funcionar debern entregar sus fondos
documentales al Archivo General de Centroamrica en un trmino de treinta das a
partir de la fecha de su publicacin. ARTCULO 14. La entrega de la
documentacin a que se contrae el artculo anterior deber hacerse dentro de los
treinta das siguientes a la fecha en que haya sido resuelta su clausura o
suspensin por el Director del establecimiento al Director del Archivo General de
Centroamrica, con la intervencin de un Supervisor Administrativo de Educacin;
de la entrega deber levantarse acta circunstanciada. ARTCULO 15. La falta de
cumplimiento de los artculos 13 Y 14 Del presente reglamento, da lugar a que el
Ministerio de Educacin deduzca las responsabilidades legales correspondientes a
los Directores o propietarios de los centros suspendidos o clausurados, por la
retencin u ocultacin de los documentos. ARTCULO 16. De la falta de
cumplimiento de los artculos citados, tomarn razn la Direccin de Personal y
Estadstica y Escalafn, a efecto de no autorizar a los directores que no llenen
este requisito para que en el futuro puedan dirigir centros educativos privados, ni
ocupar cargos docentes.
ARTCULO 17. Para la revalidacin anual de los establecimientos privados de
Educacin, ser requisito indispensable la existencia del archivo en la forma y

circunstancia que establece el presente reglamento. ARTCULO 18. El presente


reglamento entrar en vigor el primero de enero de mil novecientos setenta.
C O M U N Q U E S E: MNDEZ MONTENEGRO El Viceministro de Educacin,
Encargado del Despacho FELIX HERNNDEZ ANDRINO

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