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proposta de Segurana
Por Anthony L. Gentile (ISS)
ndice analtico
Sumrio Executivo
Introduo
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2011
Sumrio Executivo
Por varias razes, as organizaes consideram fazer uma nova concorrncia
para os contratos existentes de servio de segurana, ou decidem substituir
os seus prprios servios de guarda de propriedade com os de um prestador.
Embora as razes variem de acordo com a organizao, muitas vezes esto
enraizadas questes como: baixos nveis de desempenho, alto custo,
exposio passiva, falta de flexibilidade, baixa escalabilidade, questes de
compliance, etc. No entanto, qualquer que seja o motivo, a administrao
concluiu que a substituio por um novo prestador de servio de segurana
vai oferecer maior valor para a organizao. Posteriormente, a administrao
orienta tanto o desenvolvimento de uma RFP (Request for Proposal) como a
subsequente aplicao de um processo de concorrncia para localizar e
selecionar um prestador de servios de segurana apropriado.
Este artigo explica brevemente o que uma RFP, e como ela pode funcionar
para melhorar o processo de concorrncia; identifica os tipos de informao
necessria para escrever uma RFP eficaz e, sugere quatro estgios bsicos para
construir, revisar e publicar uma RFP e posteriormente avaliar as propostas.
Ele tambm inclui alguns exemplos bsicos de itens que normalmente aparecem
em uma RFP para os servios de segurana e tambm um esboo de RFP.
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Introduo
As organizaes que buscam substituir seus servios de segurana existentes
normalmente querem se alinhar com um prestador experiente e bem qualificado,
um que ir proporcionar-lhes a prestao do servio de segurana com melhor
gesto econmica e confivel. A principal razo que leva uma organizao a
preparar uma RFP melhorar suas chances de adquirir "a organizao de melhor
servio" com
o melhor preo, ou seja, obtendo o "melhor negcio".
Ns acreditamos que uma RFP bem construda possibilita o convite a uma ampla
gama de prestadores a ofertar o servio, dando s organizaes melhores
oportunidades de encontrar os melhores prestadores e, talvez, outras opes.
Alm disso, como uma RFP descreve claramente o servio, a capacidade do
fornecedor de antecipar corretamente os custos otimizada. Isso leva a uma
maior preciso no custeio das propostas, e muitas vezes, pode resultar em
condies mais favorveis de contrato para a organizao......................................
A elaborao de uma RFP, a solicitao e avaliao das propostas so importantes
e exigem algum tempo extra e muito trabalho para serem assertivas. Bem feitas,
no entanto, as RFP's no so to difceis de preparar, e posteriormente, as
propostas dos fornecedores se tornam mais fceis para solicitar e avaliar. Ainda,
no final, uma RFP pode economizar para a organizao tempo e dinheiro, e evitar
uma potencial insatisfao com o seu novo fornecedor.........................................
Quem gerencia o processo RFP
Obviamente um nico indivduo que tenha o conhecimento da organizao e suas
necessidades deve ser a principal pessoa para montar o documento RFP, solicitar
as propostas e gerir o processo. A pessoa mais propensa a ter conhecimento e
habilidades para montar a RFP o Diretor de Segurana (CSO) da organizao ou
o gerente dele. Outras pessoas com maior probabilidade de cumprir com sucesso
esta tarefa so o Gerente de Facility, Gerente de Operaes, Chefe de Recursos
Humanos, Gestor de Riscos, ou talvez at mesmo o Controler da organizao.
medida que a organizao tenha uma expanso, seja em complexidade, disperso
ou tamanho, pode ser vantajoso incluir outras pessoas com conhecimentos
especficos em um pequeno e temporrio grupo de trabalho.................................
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Estgio 1
Contrato assinado
Contratante Identifica e
documenta a prestao
de servios
a. Adquirir informaes
b. Preparando para escrever uma RFP, 1
c. Preparando para escrever uma RFP, 2
d. Preparando para escrever uma RFP, 3
e. Escrevendo a RFP
Estgio 2
Comprador procura
prestadores alterantivos
a. Publicando o edital
Estgio 3
Comprador revisa, analisa
e seleciona proposta
a. O Processo de concorrncia
b. Avaliao das ofertas
Estgio 4
Prestador selecionado
a. Tomada de deciso
Estgio 5
Processo de Avaliao
Time
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A fim de tornar uma RFP atrativa e motivar os fornecedores certos para participar,
a RFP deve ser bem construda, definir e descrever claramente o trabalho e permitir
ao fornecedor a capacidade de antecipar corretamente os custos e possveis
redues. Isto levar a uma maior preciso na precificao e proporcionar um
nvel de conforto aos concorrentes. Os concorrentes podem ser ainda mais
motivados quando percebem um "valor agregado ao benefcio adquirido na
manuteno de um cliente. Em alguns casos, ganhar uma concorrncia
permite-lhes a entrada em um novo segmento de trabalho ou nova rea
geogrfica. Alm disso, ter uma associao com uma organizao bem conhecida
e respeitada aumenta sua reputao e credibilidade. Um novo cliente tambm
apresenta-lhes a oportunidade de alavancar sua presena em outras reas e
funes dentro da organizao. Finalmente, se o prestador tem clientes semelhantes
no mesmo segmento, pode lhes proporcionar algumas economias de escala e
maior flexibilidade em termos de pessoal e superviso..............................................
Primeiro Estgio: Contratante identifica e documenta a prestao de servios
a. Adquirir informaes sobre o que necessrio
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anexa A- Objetivo, Servios e Orientaes. essencial que a RFP seja a mais clara
possvel para explicar o que se quer. Alm disso, a organizao deve definir um
conjunto de "orientaes para o servio", que estabelecem as expectativas de
interao do fornecedor de segurana com a organizao. Por exemplo, abrange
temas como aparncia, uniformes e equipamentos, treinamento de pessoal,
continuidade dos servios, nveis de superviso, elaborao de relatrios, horas
de operao, e a natureza de suas polticas vigentes sobre o controle de acesso,
etc. Embora estes itens informem aos concorrentes os servios que eles precisam
realizar, a organizao deve tomar cuidado para no dizer-lhes como devem
faz-lo. de responsabilidade do fornecedor propor a forma como eles planejam
atender as diretrizes, alcanar o objetivo e prestar os servios solicitados............
c. Preparando para escrever uma RFP, segundo passo
importante para a organizao compreender as qualificaes e capacidades de
seus contratados. A aptido do fornecedor com a gesto e a capacidade da equipe
precisa ser claramente examinada, juntamente com os fatos de sua condio
operacional, financeira e jurdica, bem como sua histria e reputao. Na RFP, os
concorrentes devem ser obrigados a responder a perguntas especficas sobre a sua
organizao, fornecer documentao seletiva para validar suas afirmaes, e enviar
currculos do pessoal de apoio responsvel pelo contrato. Devem ser obrigados a
apresentar referncias especficas com a indicao, incluindo nomes de contato
com endereos e nmeros de telefone. Por exemplo, veja o anexo Lista B Capacidades, licenas e seguros do contratado...................................................
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e. Escrevendo a RFP
Uma vez que o acordo sobre o que necessrio obtido, e os dados relevantes so
recolhidos, a organizao agora est pronta para escrever a RFP. O melhor ponto de
partida analisar RFP's anteriores emitidas pela prpria organizao. Elas devem ser
consideradas como modelo, uma vez que j foram revistas pela organizao. As
organizaes devem considerar a reutilizao desses modelos apenas se estes tiveram
produzido um contrato de sucesso, e somente se, estes modelos possam ser
adaptados para informar com relevncia as necessidades atuais. Caso contrrio,
sugere-se que seja adquirido um modelo padro de RFP publicada na web ou um
texto de referncia de negcios e este seja atualizado com as informaes atuais da
organizao. Em todos os casos, a RFP deve ser revisada independentemente da
clareza, preciso, e contedo. Por exemplo, veja a lista D - Esboo do modelo de RFP.
Eventualmente, muitas propostas de fornecedores (que so estruturadas para
coincidir com a RFP) se tornam parte do contrato final de servios, e so efetivamente
o prprio contrato. Por isso, importante que uma reviso jurdica no documento de
RFP seja feita antes da distribuio do documento. Isso verdade porque existem
algumas consideraes muito importantes e garantias adicionais que devem ser
adicionadas RFP, que podem variar dependendo da indstria, do local e rgos
regulamentadores. Em particular, quando a proposta da empresa para o setor
pblico, ou para um agente de servios de um rgo ligado ao governo, existem
orientaes muito especficas sobre o destacamento de notificaes, prazos, seguros,
entre outros requisitos.............................................................................................
Segundo Estgio: Comprador solicita concorrentes alternativos
a. Publicando a Oferta
Conforme o ambiente da organizao, indstria, localizao, tempo e natureza do
negcio da organizao, deve-se anunciar a RFP em mdias direcionadas e tambm
fazer contato direto com os fornecedores com quem a organizao pode ter pr
disposio em fazer negcios, devido a uma excelente reputao, experincia
anterior, etc. Quando a RFP indica que uma ou mais reunies de esclarecimento com
os fornecedores vo ser realizadas antes dos prazos de apresentao, sensato
deixar tempo necessrio para os fornecedores se familiarizarem com a RFP para que
os questionamentos sejam reduzidos aos pontos mais relevantes.
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Quando o processo de avaliao est reduzido para as fases finais (short list), cada
um dos dois ou trs ltimos concorrentes em disputa deve ser convidado a fazer
uma apresentao de sua proposta. Depois, os principais membros da equipe
indicados para lidar com o contrato devem ser entrevistados. Nesse momento, as
negociaes finais sobre preos e prazos dentro do contrato so normalmente
finalizadas, e um contrato elaborado com a assistncia de um advogado
competente em contratos empresariais. A seleo final de um concorrente ento
feita e o contrato concedido.
Quinto Estgio: Avaliao de processo
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Especifique o tempo
24h7365 ou conforme indicado por orientao do site
Indique as condies de trabalho
Dentro das instalaes do escritrio, escola, faculdade;
Dentro e fora de shoppings, centros comerciais etc.
Sites perigosos construo, refinaria, siderrgicas, linhas de produo, estivas, etc.;
Terminal de trnsito com alta densidade, aeroporto, metr, terminal de trem ou nibus, etc.;
Locais de Esportes, etc.;
reas isoladas, distritos com alta criminalidade, zona rural, zona de guerra;
Condies meteorolgicas extremas;
Indique as condies de trabalho
Edifcio principal, campus, locais de garagem, laboratrio, piscina, edifcio de apoio, estacionamento, etc.;
Cidade 1, Cidade 2, Escritrio no andar x, y, z etc.;
Estdio principal, campo de prova, porta do estdio, sala de exposies, bilheteria, rea de servios
bancrios, berrio, enfermaria, etc.
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4. Seguros e vnculos
5. Plano de transio
6. Computador de gerenciamento de sistemas
7. Proposio de valor
8. Os concorrentes devem ser devidamente licenciados e ter a capacidade de executar
o trabalho de acordo com todas as autoridades de governo locais, ou seja, cumprir todas
as regras em matria de treinamento e contratao.
9. Os concorrentes devem estar em conformidade com as leis e regulamentos aplicveis nos
nveis municipais, estaduais e federais.
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Indique o necessrio;
a. Formato, estrutura, mdia e limites de tempo para apresentao da proposta;
b. Tipo de dados financeiros necessrios, incluindo o perodo associado a
estes dados;
c. Seguros, ttulos, etc., politicas, nome dos agentes, nome e endereo da
seguradora e os dados da aplice. Indicar os tipos de cobertura e nveis
de benefcio
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Todos os dias, os funcionrios da ISS criam valor, trabalhando como integrantes de nossos
clientes. Um componente-chave da estratgia de RH da ISS desenvolver funcionrios
capazes em todas as funes. Esprito de equipe e auto-gesto so incentivados, como
tambm a participao voluntria em treinamento adicional e fluxos de trabalho
multidisciplinares. Alm do desenvolvimento de nossos funcionrios, a ISS garante a
conformidade com os regulamentos de sade, segurana e meio ambiente (SSMA).
Demonstramos nosso compromisso tico e social atravs do Cdigo de Conduta da ISS, a
nossa filiao UN Global Compact e honrando os princpios estabelecidos no acordo do
Union International Network (UNI).
Para mais informaes sobre o Grupo ISS, por favor visite www.issworld.com