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ESTUDIO DE CASO

FASE 1 PRELIMINAR
PRECIOUS JEWELS DIAMOND CENTERS
Precious Jewels Diamond Centers es una joyera especializada en diamantes y otras piedras
preciosas, que realiza encargos seleccionados por y para sus clientes. Las piedras preciosas se
engastan en anillos, pendientes y otras joyas. Precious Jewels tambin acta como agente
comercial, y suministra piedras preciosas a otras joyeras y tiendas poseedoras de la oportuna
licencia. El envo de estas piedras preciosas se hace segn aceptacin previa. Las tiendas tienen
la opcin de adquirir1as o de devolver1as.
Escena: Frank Bumside, un consultor de sistemas que trabaja para Precious Jewels, mantiene
una reunin con Jeff Kassels, vicepresidente de la empresa. Ambos discuten la posibilidad de
que Frank sea contratado por esta empresa para encargarse del desarrollo de mejoras en los
sistemas de informacin de sus microcomputadores IBM y Compaq.

Jeff:

Por dnde empiezo? Veamos, hace dos aos decidimos comprar dos
microcomputadores. Por recomendacin de la tienda de informtica, tambin
adquirimos algunos paquetes de software.
Frank: Qu paquetes?
Jeff:
Excel, Paradox y Word para Windows. Por desgracia, no tenamos la formacin
suficiente para aprovecharlos debidamente, en especial el de base de datos Paradox. As
que contratamos a algunos estudiantes que saban algo de computadores; t
probablemente dirs que eran principiantes. Es verdad que no tenan mucha
experiencia.
Frank: Y qu sucedi?
Jeff:
Escribieron algunos programas en Paradox y varas macros en Excel para la gestin de
ventas y el control de inventarios. Aparentemente, los programas funcionaban.
Introdujimos gran cantidad de datos en el sistema, y obtuvimos varios informes. Ms
tarde nos dimos cuenta de que necesitbamos hacer ms informes y consultas.
Intentamos generarlas nosotros mismos, pero no conocamos el funcionamiento del
gestor de informes de Paradox. Los estudiantes ya no estaban disponibles, de forma que
contratamos a una mujer que se encarg de hacer los programas en Paradox. Pero no
fue capaz de generar informes a partir de los datos. Yo s que los datos estn ah,
porque nosotros los pusimos y porque aparecen en los informes originales. No puedo
comprender cmo es posible poder meter los datos y luego no ser capaces de volver a
recuperar1os.
Frank: No es un hecho infrecuente. Es, en realidad, bastante habitual. Los analistas sin
experiencia -mejor dicho, incluso muchos analistas ya experimentados- suelen disear
sistemas que responden a las necesidades del momento. Pero con ello cometen un fallo,
porque no se dan cuenta de que, ms adelante, puede ser difcil o incluso imposible
adaptar la estructura de los datos almacenados ante el cambio permanente de las
situaciones y las necesidades. Probablemente, estos datos tienen una mala organizacin.
Los archivos informticos deficientemente diseados no son muy diferentes de los
archivos manuales mal diseados.
Jeff:
An no te he contado todo. Cada vez aparecen ms problemas con los datos que estn
dentro del sistema. Examinando los informes originales, puede verse que registros que
deberan haber sido borrados hace tiempo an existen. Por ejemplo, he encontrado
registros de rdenes de compra de piedras preciosas que fueron saldadas y pagadas hace
un ao. Para empeorar las cosas, tambin he visto registros para los que no he sido
capaz de encontrar una orden de compra. Necesito esa orden de compra para comparar

Frank:

Jeff:
Frank:

Jeff:
Frank:

Jeff:
Frank:

Jeff:

Frank:

mis valoraciones y precios con las valoraciones y precios que cargu a mis
proveedores.
Es una situacin tpica de una base de datos mal diseada. Antes de construir una base
de datos, hay que invertir mucho esfuerzo en comprender sus datos y las complejas
relaciones de empresa que se dan entre los diferentes conjuntos de datos. Hay que
intentar comprender cundo es necesario crear los datos, cundo hay que cambiarlos y
cundo deben borrarse o mantenerse. Por ejemplo, supongo que tienes datos de tus
clientes. Seguro que nunca me pedirs que borrara clientes que tuvieran una facturacin
importante, no es as? Estudiando tus datos, podra llegar a conocer sus valores, sus
requisitos, sus necesidades y sus limitaciones acordes con las normas.
Puedo aadir nuevos campos a archivos ya existentes? La segunda consultora me dijo
que para ello tendra que reescribir muchos de los programas existentes.
Por desgracia, probablemente tiene razn. Mira, los archivos de datos estn ligados
demasiado estrechamente a los programas que los usan. Los programas esperan datos
de archivos especficos. Si ahora te das cuenta de que necesitas datos que estn en otros
archivos diferentes, habr que modificar los programas originales para poder as reflejar
la nueva situacin.
Me ests diciendo que es algo inevitable cuando se usan computadores? Si es as, me
parece que voy replantearme la idea desde el principio.
Ni mucho menos! Los datos pueden estructurarse independientemente de los
programas que los usan. Es posible, y bastante fcil, reducir al mnimo la probabilidad
de tener que hacer modificaciones generales en los programas.
Bien, Pero cmo resolver este problema? Estoy sacando informes del sistema que
muestran datos que no coinciden entre s. No entiendo cmo ha podido suceder.
Es otro fallo de diseo de la base de datos. Sospecho que muchos atributos de datos
estn guardados de forma redundante en diferentes archivos. Cuando se guardan datos
en ms de un sitio, aumenta la posibilidad de que se modifiquen en un lugar y se olvide
hacerla en otros. En consecuencia, pueden producirse conflictos entre los datos en
informes generados a partir de archivos diferentes. La redundancia de datos debera
reducirse al mnimo siempre que sea posible,
Es muy interesante. Cuando disearon nuestro sistema, los estudiantes simplemente
tomaron asiento y empezaron a dibujar una especie de diagrama de flujo basado en los
informes que necesitbamos. Nunca tuvieron en cuenta la posibilidad de partir de los
datos en bruto.
Si piensas en ello, tiene bastante sentido. Si pudiera llegar a entender tus datos, ayudar
a mantener el control de dichos datos, capturarlos y organizarlos en una forma ms
flexible y adaptable, veras que obtendramos dos ventajas principales. Primero, que
sern capaces de generar los informes que precisan, y segundo, que siempre podrn
crear nuevos informes cuando lo necesiten. Despus de todo, los datos habran sido
capturados y almacenados en un formato flexible. Creo que an podemos arreglar este
sistema. Dame la oportunidad redemostrarte cmo!

FASE 2 ANALISIS Y PROBLEMAS DETECTADOS


Se orienta a los estudiantes para que desarrollen posibles soluciones frente al caso y las
preguntas orientadas por responder frente al caso, posteriormente de la discusin se deben sacar
de los grupos de trabajo las mejores respuestas para posteriormente en mesa redonda con todo el
grupo se puedan socializar y llegar a un consenso.
Preguntas para discutir
1. En qu se diferencia el enfoque de Frank para identificar las necesidades, del clsico
planteamiento dime qu salidas quieres?
2. En su opinin, qu ventajas pueden obtenerse si se estudian los datos antes que las
necesidades de las salidas de un sistema y los requisitos de sus tratamientos?

3. Desde su punto de vista, por qu los consultores -y muchos analistas con experienciaignoran con tanta frecuencia, o no consideran del modo adecuado, las implicaciones futuras
de los sistemas que disean?
4. Identificar los problemas presentados en el caso identificando procesos que se pueden
mejorar y realizar en Modelo de bases de datos adecuado.
5. Con lo anterior mencionado proponga una solucin tecnolgica para la empresa, que de una
solucin eficiente, eficaz y de calidad a todos los procesos y problemas de la misma.

FASE 3 SOLUCIONES, CONCLUCIONES Y RECOMENDACIONES


Debido a que es trabajo colaborativo se debe hacer una buena consulta sobre los conceptos
debatidos y aquellos que salen de la actividad, de los cuales los ms relevantes deben ser: bases
de datos, incluyendo los cuatro niveles de normalizacin y el desarrollo de un modelo entidad
relacin adecuado para dar una solucin inicial, lo que luego llevara a dar un mejor diagnstico
y algunas recomendaciones de la actividad.
Se debe buscar identificar siempre las fuentes primarias de la cual se est extrayendo la
informacin y como esta incide en el normal desempeo de los procesos de la empresa.
Se debe buscar que la empresa pueda orientar y organizar las reas involucradas en la misma
para que manejen la misma informacin y que se puedan organizar
Finalmente con todas las opiniones y los acuerdos por parte de todo el grupo se dan
recomendaciones de solucin al problema planteado con el objetivo de llegar a acuerdos
fundamentados en los conceptos tcnicos tericos, orientando las acciones a desarrollar en el
desempeo que nos permitan llegar a una solucin con un producto ms real y que resuelva las
necesidades de la empresa, sea con un software nuevo o con el arreglo del existente.

RUBRICA DE EVALUACIN.

INDICADORES
Criterios

Superior 100%

Bsico 50%

Bajo 1 0%

Ideas y
Contenido

El escrito es claro,
enfocado e
interesante. Mantiene
la atencin del lector.
El tema o historia
central se enriquece
con ancdotas,
conocimientos
tcnicos y detalles
relevantes.

El escrito es claro y
enfocado; sin embargo, el
resultado general puede no
captar la atencin. Hay un
intento por sustentarlo,
pero puede ser limitado,
irreal, muy general o fuera
de contexto

El escrito esta desordenado


carece de una idea central o
propsito. El lector se ve
forzado a hacer inferencias
basndose en detalles muy
incompletos.

El lector puede inferir lo


que va a suceder en la
historia, pero en general,
la organizacin puede ser
en algunos casos
inefectiva o muy obvia.

La organizacin es casual y
desarticulada. La escritura
carece de direccin, con
ideas, detalles o eventos que
se encadenan unos con otros
atropelladamente.

El problema aparece
directamente al lector
en forma directa,
expresiva y que lo
compromete con el
relato. El escritor se
involucra
abiertamente con el
texto y lo escribe para
ser ledo.

El escritor parece sincero,


pero no est
completamente
involucrado en el tema. Se
deben hacer ajustes
conceptuales. El resultado
es ameno, aceptable y a
veces directo, pero no
compromete.

El escritor parece
completamente indiferente,
no involucrado o
desapasionado. Como
resultado, la escritura es
plana, sin vida, rgida o
mecnica. Y dependiendo
del tema, resulta
abiertamente tcnica o
incoherente.

Resolucin de Las palabras


los problemas transmiten el mensaje
y/o preguntas. propuesto en forma
interesante, natural y
precisa, suscita el
debate y bsqueda de
soluciones a la luz de
los conocimientos del
lector. La escritura es
completa y concisa.

El lenguaje es totalmente
corriente, pero transmite el
mensaje. Es funcional,
aunque carece de
efectividad.
Frecuentemente, el
escritor decide por
comodidad o facilidad de
manejo, producir una
especie de documento
genrico, colmado de
frases y palabras
familiares.

El escritor hace esfuerzos


con un vocabulario
limitado, buscando a ciegas
las palabras que transmitan
el significado.
Frecuentemente, el lenguaje
es tan vago y abstracto o tan
redundante y carente de
detalles, que solamente el
mensaje ms amplio y
general llega a la audiencia.

Organizacin La organizacin
resalta y focaliza la
idea o tema central.
El orden, la estructura
o la presentacin
compromete y mueve
al lector a lo largo del
texto.
Manejo
Conceptual.