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MINISTERIO DE HACIENDA

VICEMINISTERIO DE PRESUPUESTO Y CONTADURA


UNIDAD EJECUTORA PROGRAMA MAFP
PROGRAMA DE MODERNIZACIN DE LA ADMINISTRACIN FINANCIERA
PBLICA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION


Y MODERNIZACION

MANUAL DE USUARIO DE ADMINISTRACION DE


ALMACENES
(ADMINISTRACIN CENTRAL Y DESCENTRALIZADA,
MUNICIPIOS GRANDES Y PREFECTURAS)

Versin 1

La Paz, septiembre de 2006

Propiedad del
Ministerio de Hacienda
Viceministerio de Presupuesto y Contadura
Programa MAFP
No puede reproducirse total ni parcial el contenido del
presente manual, por procedimientos electrnicos o
mecnicos como fotocopias, discos o cualquier otra forma.

Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA

TABLA DE CONTENIDO
1 GENERALIDADES DE OPERACIN DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION DE ALMACENES ...... 1
1.1
1.2
1.3

OBJETIVO ................................................................................................................................. 1
INTRODUCCIN.......................................................................................................................... 1
FLUJOGRAMA DE PROCESOS ..................................................................................................... 3

2 REQUERIMIENTOS INDISPENSABLES PARA LA IMPLANTACIN DEL MDULO DE


ALMACENES ........................................................................................................................................... 5
3 OPERACIN DEL MODULO DE ALMACENES .................................................................................. 7
3.1
REGISTRO DE TABLAS DE DEFINICIN......................................................................................... 7
3.2
REGISTRO DE INGRESOS DE BIENES A ALMACENES ..................................................................... 8
3.3
APROBAR DOCUMENTOS DE INGRESOS AL ALMACN ................................................................. 15
3.4
INGRESOS DE BIENES: COMPRAS Y CONTRATACIONES .............................................................. 16
3.5
APROBAR DOCUMENTOS DE INGRESOS AL ALMACN ................................................................. 17
3.6
INGRESOS DE BIENES: INGRESO MANUAL .................................................................................. 18
3.7
APROBAR DOCUMENTOS DE INGRESOS AL ALMACN ................................................................. 19
3.8
SALIDAS DE BIENES DEL ALMACN ........................................................................................... 20
3.8.1 Solicitud de bienes al Almacn por parte de Unidades Ejecutoras.................................. 20
3.8.2 Aprobacin de Solicitudes de bienes al Almacn por parte de Unidades Ejecutoras ..... 23
3.8.3 Atencin de Solicitudes de Bienes en Almacenes Entrega de Bienes ......................... 24
3.9
ANULACIN DE VALES DE ALMACN.......................................................................................... 27
3.10
APROBAR DOCUMENTOS DE SOLICITUD DE ANULACIN DE VALES DE ALMACN ........................... 28
3.11
BAJAS DE ALMACENES ............................................................................................................. 29
3.12
APROBAR DOCUMENTOS DE BAJAS DE ALMACN ...................................................................... 31
3.13
RECUENTOS FSICOS DE ALMACN ........................................................................................... 31
3.14
APROBACIN DE RECUENTOS FSICOS ..................................................................................... 33
4 REPORTES DEL MODULO DE ALMACENES .................................................................................. 35
4.1
4.2
4.3
4.4

OBTENCIN DE REPORTES DESDE EL ALMACN ........................................................................ 35


CONSULTA DE DOCUMENTOS DESDE EL ALMACN ..................................................................... 38
OBTENCIN DE REPORTES DESDE LA UNIDAD EJECUTORA ........................................................ 39
CONSULTA DE DOCUMENTOS DESDE LA UNIDAD EJECUTORA ..................................................... 41

Manual del Usuario de Administracin de Almacenes

Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA

GENERALIDADES

DE

OPERACIN

DEL

SISTEMA

DE

ADMINISTRACION DE ALMACENES
1.1

Objetivo

El presente manual tiene como finalidad proveer una gua para el usuario operador y
responsable del registro de los movimientos de bienes en Almacenes, en el Sistema
Integrado de Gestin y Modernizacin Administrativa SIGMA.

1.2

Introduccin

Un Almacn es un lugar o espacio fsico, donde se resguardan bienes recibidos,


antes de ser distribuidos para su utilizacin en otras Unidades Ejecutoras de la
institucin.

En el enfoque del SIGMA, el Almacn es una parte de la institucin pero no es


concebida como una Unidad Ejecutora, sin embargo pertenece a una determinada
Direccin Administrativa. En el Almacn se mantienen stocks de los bienes de uso
frecuente que cada institucin defina segn sus necesidades y caractersticas.

El Almacn, debe tener un Responsable encargado de su administracin,


asegurando la continuidad de los suministros de la entidad y la verificacin de control
de stocks.

La tendencia moderna del manejo de Almacenes se orienta a que estos mantengan


stocks mnimos de seguridad de aquellos bienes de consumo de uso comn, tales
como material de escritorio, material de limpieza, etc. Sin embargo debe observarse
en cada institucin el estricto cumplimiento de lo que prev la norma en torno a la
relacin entre las Compras y Almacenes.

Todas las Unidades Ejecutoras, podrn solicitar y obtener bienes del o los
Almacenes de su Direccin Administrativa, no as de Almacenes de otras Direcciones
Administrativas.

Cada Almacn manejar independientemente sus saldos para

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atender los requerimientos de las Unidades Ejecutoras solicitantes pertenecientes a


una Direccin Administrativa.

El o los Almacenes sern codificados secuencialmente en relacin a su pertenencia


a una Direccin Administrativa.

La cantidad de Almacenes que tenga una institucin, depender de sus


caractersticas y necesidades, y ser determinada por la propia institucin. Puede
haber ms de un Almacn como indica el Art. 99, Prrafo II de las Normas SABS.
Las Unidades Ejecutoras realizarn la compra imputando a su propio presupuesto y
los tems sern ingresados en el Almacn.

En relacin con todo lo descrito existen dos perfiles propios del Almacn:

El funcionario con el perfil asignado de Almacenero realiza elaboracin y


verificacin de documentos que representan movimientos de almacn

El funcionario con el perfil de Jefe de Almacn realiza las aprobaciones de los


registros de documentos que representan movimientos de almacn.

Sin embargo, el perfil Director Administrativo el cual ejecuta tareas ejecutivas con
los dems mdulos del SIGMA, realiza la definicin de tablas de control y relacin en
el Mdulo de Almacenes

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1.3

Flujograma de Procesos

Proceso Inicial a nivel de Director Administrativo

DIRECCION ADMINISTRATIVA
Director Administrativo
Asignacin de Almacenes y Usuarios

Relaciona Unidades Ejecutoras con


Unidades Organizacionales
RELACIONA LAS Us DE LA

APERTURA ALMACENES Y

FORMULACION

HABILITA EL ACCESO DE LOS

PRESUPUESTARIA, CON LAS

USUARIOS DE ALMACENES A

UNIDADES

CADA UNO

ORGANIZACIONALES QUE DE
ACUERDO AL ORGANIGRAMA,
PERTENECEN A DICHAS UEs

Procesos en Almacenes

DIRECCION ADMINISTRATIVA
Almacenes
Almacenero

Jefe de Almacn

REGISTRA Movimientos de
Almacn

APRUEA Movimientos de
Almacn

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Procesos en las Unidades Ejecutoras

DIRECCION ADMINISTRATIVA
Unidad Ejecutora

Encargado Administrativo

Jefe de Unidad

REGISTRA Solicitudes
de Bienes al Almacn

APRUEBA Solicitudes
de Bienes al Almacn

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REQUERIMIENTOS INDISPENSABLES PARA LA IMPLANTACIN


DEL MDULO DE ALMACENES

Para la implantacin del Mdulo de Administracin de Almacenes es imprescindible


que la entidad cumpla con los siguientes requerimientos:

1) Definicin de la cantidad de Almacenes por Direccin Administrativa

2) Definicin de Usuarios y perfiles correspondientes

3) Homologacin de los cdigos de tems de almacenes propios de la entidad a


los cdigos del Catlogo de Bienes y Servicios del SIGMA.

4) Respecto al punto 3, inventario fsico valorado de tems en almacn el


MOMENTO DE LA IMPLANTACIN. Se debe identificar la pertenencia de
los bienes en almacn en trminos de UNIDAD EJECUTORA.

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OPERACIN DEL MODULO DE ALMACENES

A continuacin se describen los procedimientos a efectuar en el sistema para


introducir registros en el mismo.

3.1

Registro de Tablas de Definicin

1) Perfil de operacin: DIRECTOR ADMINISTRATIVO

2) Desde

el

ingresar

Men
las

principal
siguientes

opciones:

Almacenes

Asignacin de Almacenes
y Usuarios

Registrar

los

almacenes

correspondientes; para cada

Figura 3-1

almacn registrado el posicionarse en el mismo en la parte superior, permite


relacionar los usuarios con acceso a l en la parte inferior, ver figura 3-1. De
ser necesario, el usuario podr eliminar un usuario relacionado y/o un
almacn creado con el icono de eliminacin

3) Desde el Men principal ingresar a las siguientes opciones:

Almacenes

Unidades Organizacionales

Relacionar Unidades Ejecutoras a Unidades Organizacionales.

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Las unidades ejecutoras podrn


ser recuperadas mediante la lista
, ver figura 3-2.

de valores:

Una

vez

obtenida

la

unidad

ejecutora de la lista de valores,


deber registrarse manualmente la
denominacin

de

la

unidad

organizacional

que

se

desea

Figura 3-2

relacionar a la UE seleccionada, el cdigo de la unidad organizacional ser


asignado por el sistema. Cuando la relacin haya sido establecida, para que la
misma est en vigencia, deber habilitarse mediante el botn correspondiente:

Si se requiere deshabilitar la relacin cuando la misma ya se encuentra en estado


habilitado y se cumple la condicin de que la unidad organizacional relacionada
no se encuentra en NINGUNA solicitud de bienes al almacn, el usuario deber
posicionarse en dicha unidad y presionar el botn correspondiente:

De ser necesario, el usuario podr eliminar una relacin existente, para ello
inicialmente deber comprobar que la relacin se encuentre en estado
elaborado, de ser as ejecutar la accin mediante el icono de eliminacin:

3.2

Registro de Ingresos de bienes a Almacenes

1) Perfil de operacin: ALMACENERO.

2) EL PRIMER INGRESO Y PRIMER REGISTRO DE ALMACEN DEBERA


SER SIEMPRE EL INVENTARIO INICIAL.

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3) Desde el Men principal ingresar a las siguientes opciones:

Almacenes

Ingresos al Almacn

Inventario Inicial

Para efectuar un nuevo registro presionar el icono insertar

Registre los datos que requiere el formulario de ingreso, desplazarse con la


tecla tabulador, ver figura 3-3.

En los campos que cuente con


esta opcin, utilice las listas de
valores,

representan

ayudas

para registrar la informacin en


forma

adecuada,

estn

representados por el icono:

.
Figura 3-3

En el caso de la pestaa tems

, en la columna tem, el icono

de la lista de valores representa un vnculo con el Catlogo de Bienes y


Servicios del SIGMA, desde el cual, se deben importar los tems a ingresar.

Los tems marcados como genricos de acuerdo al Catlogo de Bienes y


Servicios del SIGMA, requieren informacin adicional por Almacn para su
mejor identificacin.

Vase, es un tem genrico de acuerdo al CABS del SIGMA, ver figura 3-4.
El campo Desc Almacn es exclusivo del Mdulo de Almacenes, se trata
de una descripcin adicional por Almacn, que permite el momento en que

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las unidades solicitantes requieran bienes del almacn tener un mejor


detalle de los mismos, cuando se trata de tems genricos.

4) Una vez que haya concluido


el registr presione el icono
de verificacin

Esta accin puede ejecutarla


tambin mediante el botn
Verificar.

Vase: es un tem
Figura 3-4

El registro queda en estado VERIFICADO.

5) Si no concluy el registro y requiere efectuar una pausa, puede grabarlo con


.

el icono correspondiente,

6) El sistema asignar un nmero de registro al documento.

7) El

momento

completar

el

que

desee

registro

efectuar una modificacin


recupere

el

documento

siguiendo la misma ruta de


acceso, para recuperar el
documento emplee el icono
de

bsqueda,

figura 3-5.

ver
Figura 3-5

Introduzca el nmero de documento y ejecute la consulta con el mismo


icono.

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Para completar o modificar el registro, presione el icono de modificacin

Concluido el documento podr verificar el registro,

NOTA.- MODALIDADES DE INGRESOS A ALMACENES.-

El Mdulo de Almacenes prev ingresos de bienes bajo las modalidades de:

Inventario Inicial

Donaciones y Transferencias

Ingreso Manual

Compras y Contrataciones

En los tres primeros casos el registro de los tems de almacn se hace en forma
manual, es decir, se introducen manualmente los tems obtenindolos del Catlogo
de Bienes y Servicios del SIGMA mediante la lista de valores.

En las siguientes figuras, se expondrn algunas diferencias en cada caso cuya


finalidad es que sirvan de introduccin antes de explicar la forma de operar cada
modalidad en el sistema.

Si bien el formulario de ingreso es similar en cada caso, existen alguna informacin o


registro que es particular de cada modalidad de ingreso.

El acceso a cada modalidad es excluyente entre s y se llega siguiendo la ruta de


mens sealada en el punto 3.2, sin embargo debe seleccionarse entre inventario
inicial o los otros tipos de ingreso.

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En el cuarto caso, la informacin de los bienes es recuperada o importada de la


Orden de Compra o Contrato generados en el Mdulo de Compras Menores del
SIGMA.

El dato del nmero de Orden de Compra o Contrato, se constituye en el documento


de respaldo del formulario de ingreso, ver figura 3-6, mediante la lista de valores, el
sistema recuperar nicamente rdenes de compra en estado ENTREGADO.

La

informacin

recuperada

de

los

pulsando

tems
el

es

botn:

Ante dicha accin, el sistema desplegar


los tems que se encuentren inmersos en
la

Orden

de

compra

Contrato

seleccionado, en este caso, los tems que


el sistema detecte que son genricos de

Figura 3-6

acuerdo al Catlogo de Bienes y Servicios del SIGMA, requieren del registro de


informacin adicional por Almacn para su mejor identificacin.

El campo Desc Almacn es exclusivo del Mdulo de Almacenes, se trata de una


descripcin adicional por Almacn, que permite el momento en que las unidades
solicitantes requieran bienes del almacn tener un mejor detalle de los mismos,
cuando se trata de tems genricos.

En el caso de la Modalidad de Ingreso Manual, debe necesariamente, relacionarse el


formulario de ingreso con un comprobante C-31 con imputacin presupuestaria de la
clase de gasto 3. Para ello, en la pestaa Docs Asoc, seleccionar el Concepto de
relacin mediante la lista de valores, el cual se denomina Recepcin Almacn C31 Compras.

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Luego de ello deber presionar la tecla


tabulador e inmediatamente, mediante
la

lista

de

valores,

recuperar

el

comprobante C-31 que se relacionar


con el ingreso, dicho documento se
obtiene por el nmero de preventivo, ver
figura 3-7.

En el caso de ingresos por donaciones

Figura 3-7

o transferencias el formulario tiene una variante, se habilita una pestaa denominada


Donacin / Trf (Figura 3-8) en la cual el usuario debe registrar manualmente el
nombre o razn social de la persona
natural

jurdica

que

efecta

la

donacin, estos datos se obtienen del


convenio que seguramente existe.

Sin

embargo,

adems

existe

una

diferencia sustancial, el momento en


que

el

verificado,

ingreso
el

almacenes

sistema

genera

es
un

registro en especie, es decir, un

Figura 3-8

comprobante de gasto C-31 sin imputacin presupuestaria de regularizacin


afectando la cuenta contable de inventario de materiales y suministros en estado
verificado, asimismo, genera un comprobante C-21 sin imputacin presupuestaria,
en estado elaborado, ver figura 3-8.

El registro en especie generado, particularmente el C-21, puede ser visualizado


ingresando con el icono de consulta una vez que el formulario de ingreso est en
estado verificado, el nmero de documento podr ser consultado en la pestaa
Docs Asoc, como se muestra en la figura.

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Asimismo, se puede consultar

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directamente el comprobante C-21 mediante el icono de consulta que aparece en


dicha pestaa.

El comprobante C-21 es generado en estado elaborado ya que debe ser


completado por el usuario de Contabilidad con la informacin de la cuenta contable;
una vez completado el C-21 se procede a su verificacin. Luego de este
procedimiento el usuario asignado deber aprobar el formulario de ingreso por
Donacin/Transferencia con cuya accin el sistema aprobar el registro en especie.

Cuando la entidad tenga la informacin presupuestaria correspondiente, deber


revertir el registro en especie y capturar uno nuevo con imputacin presupuestaria.
Para ello, el usuario con el perfil JEFE UNIDAD, deber ingresar al sistema por los
mens de aprobacin y recuperar el formulario de ingreso manual mediante las
opciones de consulta.

Una vez recuperado el formulario de ingreso deber presionar el botn


correspondiente

, lo cual permitir desligar el registro en especie del

formulario de ingreso; este ltimo quedar en estado Inconsistente.

El departamento correspondiente capturar manualmente un registro en especie con


imputacin presupuestaria. Luego de ello, el usuario con el perfil JEFE UNIDAD,
deber ingresar al sistema por los mens de aprobacin y recuperar el formulario
de ingreso manual mediante las opciones de consulta.

Una vez recuperado el formulario de ingreso deber presionar el botn


correspondiente

, lo cual permitir ingresar en el formulario y, en la

pestaa Docs Asoc, deber relacionar al nuevo registro en especie con imputacin
presupuestaria.

Esto permitir que el formulario de ingreso vuelva al estado

Aprobado.

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La re-asociacin con un registro en especie con imputacin presupuestaria, es


imprescindible para fines de cumplimiento normativo, en trminos de comprobantes
que ejecuten presupuesto, lo cual tiene relacin con la contabilidad integrada.

NOTA.- En todos los casos o modalidades de ingresos, cuando el formulario se


encuentra en estado Verificado y, por algn motivo es necesario efectuar alguna
modificacin, existe la posibilidad de retroceder un paso atrs, esta accin se efecta
mediante el procedimiento de desverificacin, el cual se efecta recuperando y
posicionndose en el formulario de ingreso que, al encontrarse verificado, permitir
y habilitar el botn correspondiente:

Cuando se haya presionado la desverificacin y confirmada con el mismo icono, el


estado del documento volver a ser elaborado, en dicho estado, el registro es
susceptible de modificaciones, para efectuar dicho proceso el usuario recuperar el
documento mediante el icono de bsqueda y al posicionarse en el mismo, podr
realizar modificaciones empleando para ello el icono correspondiente

3.3

Aprobar documentos de ingresos al Almacn

1) Conectarse con el perfil: JEFE DE ALMACEN

2) Desde el Men Principal ingresar a las siguientes opciones:

Almacenes

Ingresos al Almacn

Inventario Inicial

3) Buscar

el

documento

de

ingreso al Almacn con el

Figura 3-9

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icono de bsqueda:

, ver figura 3-9.

Esta tarea debe efectuarse con el nmero de documento generado en el


registro inicial.

4) Aprobar el documento.

5) Revise el documento y confirme la aprobacin con el mismo icono.

El

sistema actualizar el krdex del o los tems inmersos en el documento.

3.4

Ingresos de bienes: Compras y Contrataciones

1) Perfil de operacin: ALMACENERO

2) Desde el Men principal ingresar a las siguientes opciones:

Almacenes

Ingresos al Almacn

Compras y Contrataciones
Para efectuar un nuevo registro presionar el icono, insertar

Registre los datos que requiere el formulario de ingreso, desplazarse con


la tecla tabulador.

En los campos que cuente con esta opcin, utilice las listas de valores,
representan ayudas para registrar la informacin en forma adecuada, estn
representados por el icono:

En el caso de ingresos por compras el documento de respaldo es Orden de


Compra o Contrato, dichos documentos, provienen del Mdulo de Compras,
esta informacin se registra en la pestaa Documento Respaldo.

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En la pestaa tems, la informacin de los bienes a ingresar debe


importarse mediante el icono:

En la dicha pestaa, al presionar el botn indicado, el sistema recuperar


los tems inmersos en la Orden de Compra o Contrato seleccionado.

Los tems marcados como genricos de acuerdo al Catlogo de Bienes y


Servicios del SIGMA, requieren informacin adicional por Almacn para su
mejor identificacin

El usuario debe registrar manualmente la cantidad que efectivamente


ingresa en el Almacn, si corresponde, la informacin adicional de tems
genricos

Si el registro est completo verifique con el icono correspondiente,


podr imprimir el nmero de documento de ingreso.

3.5

Aprobar documentos de ingresos al Almacn

1) Conectarse con el perfil: JEFE DE ALMACEN

2) Desde el Men Principal ingresar a las siguientes opciones:

Almacenes

Ingresos al Almacn

Compras - Contrataciones

3) Buscar el documento de ingreso al Almacn con el icono de bsqueda,

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Debe efectuarse esta tarea con el nmero de documento generado en el


registro inicial.

4) Aprobar el documento.

5) Revise el documento y confirme la aprobacin. El sistema actualizar el


krdex del o los tems inmersos en el documento.

3.6

Ingresos de bienes: Ingreso Manual

1) Perfil de operacin: ALMACENERO

2) Desde el Men principal ingresar a las siguientes opciones:

Almacenes

Ingresos al Almacn

Ingreso Manual
Para efectuar un nuevo registro presionar el icono insertar

Registre los datos que requiere el formulario de ingreso, desplazarse con


la tecla tabulador.

En los campos que cuente con esta opcin, utilice las listas de valores,
representan ayudas para registrar la informacin en forma adecuada, estn
representados por el icono:

En el caso de ingresos manuales, el documento de respaldo debe ser definido


por el usuario que efecta el registro.

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En la pestaa tems

, la informacin de los bienes a ingresar debe

registrarse en forma manual obtenindolos del Catlogo de Bienes del SIGMA


cuyo acceso se efecta en la columna correspondiente.

Los tems marcados como genricos de acuerdo al Catlogo de Bienes y


Servicios del SIGMA, requieren informacin adicional por Almacn para su
mejor identificacin.

En la pestaa docs asociados, deber relacionarse el ingreso con un


formulario C-31 de gastos, del cual se obtendrn los datos de la clase de
gasto 3.

Si el registro est completo verifique con el icono correspondiente

, podr

imprimir el nmero de documento de ingreso.

3.7

Aprobar documentos de ingresos al Almacn

1) Conectarse con el perfil: JEFE DE ALMACEN

2) Desde el Men Principal ingresar a las siguientes opciones:

Almacenes

Ingresos al Almacn

Ingreso Manual

3) Buscar el documento de ingreso al Almacn con el icono de bsqueda,

Debe efectuarse esta tarea con el nmero de documento generado en el


registro inicial.

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4) Aprobar el documento.

5) Revise el documento y confirme la aprobacin. El sistema actualizar el


krdex del o los tems inmersos en el documento.

3.8

Salidas de Bienes del Almacn

3.8.1 Solicitud de bienes al Almacn por parte de Unidades Ejecutoras

1) Perfil de operacin: ENCARGADO ADMINISTRATIVO O SOLICITANTE DE


LA UE AL ALMACEN.

Los perfiles ENCARGADO ADMINISTRATIVO Y JEFE UNIDAD, tienen


restriccin de acceso a la unidad ejecutora a la que estn asignados.

2) Desde el Men principal ingresar a las siguientes opciones:

Almacenes

Solicitud de Bienes al Almacn


Para efectuar un nuevo registro presionar el icono

Registre los datos que requiere el formulario de solicitud, desplazarse con la


tecla tabulador, ver figura 310.

La

pestaa

tems

del

formulario, cuenta con una


columna denominada tem,
al consultar la lista de valores
con

el

icono

correspondiente
Figura 3-10

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, efectuara un vnculo con el stock de almacn, nicamente


del Almacn seleccionado y para la Unidad Ejecutora que registra la
solicitud.

La consulta que se efecta mediante la lista de valores en la columna tem,


despliega la pantalla que se aprecia con el detalle del stock.

Deber seleccionar los tems


uno por uno marcando en la
columna Sel., ver figura 3-11.

La columna Desc. Almacn


(figura 3-11), hace referencia a
la descripcin adicional que se
registra en el momento de
efectuar ingresos a almacn.
Dicha descripcin nicamente

Figura 3-11

se aplica a los bienes genricos de acuerdo al Catlogo de Bienes y


Servicios; en el caso en que usuarios de almacn registren ms de una
descripcin para tems genricos, se desplegarn todas las descripciones
registradas. Se deber seleccionar la que es requerida. Esta informacin se
constituye en un elemento que permite precisar el tem solicitado cuando el
mismo es genrico.

Si requiere hacer bsquedas de tems en el listado que se despliega, deber


efectuarlas mediante el icono correspondiente.

Una vez que haya elegido el tem a solicitar y lo haya marcado, deber
presionar el icono que permite insertar el mismo en la solicitud de bienes.

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Deber registrar la cantidad solicitada, y luego seleccionar la Unidad


Solicitante.

En el botn de Unidad Solicitante deber relacionar y/o especificar la unidad


organizacional solicitante, ntese que la relacin de unidades ejecutoras con
unidades organizacionales se defini en el primer punto del presente manual,
por cada tem deber registrarse la o las unidades organizacionales
solicitantes.

El acceso a este registro se efecta mediante el icono correspondiente


que se encuentra en la parte derecha, al final de cada rengln.

Al ingresar se desplegar una


pantalla, figura 3-12, en la
que deber registrar la unidad
organizacional

solicitante,

para dicho cometido se tienen


.

las listas de valores.

Deber

registrar

la

informacin del funcionario

Figura 3-12

solicitante, as como tambin la cantidad o unidades requeridas por la


unidad organizacional seleccionada.

El sistema nicamente habilitar la (s) unidad (es) organizacional (es)


relacionadas a la unidad ejecutora registrada al inicio de la captura de la
solicitud.

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Ntese

que

el

sistema

permite

el

registro

de

varias

unidades

organizacionales, de esta manera, la cantidad total de unidades solicitadas


por la unidad ejecutora, puede dividirse en ms de una unidad
organizacional, debiendo alcanzar el total.

Concluido el registro, el usuario deber presionar el botn Grabar


, y luego Salir

, esta operacin concluye el registro de la

Solicitud de Bienes al Almacn.

3) Una vez que haya concluido el registr presione el icono de verificacin

Esta accin puede ejecutarla tambin mediante el botn Verificar


El registro queda en estado VERIFICADO.

3.8.2 Aprobacin de Solicitudes de bienes al Almacn por parte de Unidades


Ejecutoras

1) Perfil de operacin: JEFE UNIDAD O APROBADOR SOLICITUD UE AL


ALMACEN.

Los perfiles ENCARGADO ADMINISTRATIVO Y JEFE UNIDAD, tienen


restriccin de acceso a la unidad ejecutora a la que estn asignados.

2) Desde el Men principal ingresar a las siguientes opciones:

Almacenes

Solicitud de Bienes al Almacn

3) Buscar el documento de Solicitud de Bienes al Almacn con el icono de


bsqueda.

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23

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Debe efectuarse esta tarea con el nmero de documento generado en el


registro inicial.

4) Aprobar el documento.

5) Revise el documento y confirme la aprobacin. Al presionar nuevamente el


icono de aprobacin, el sistema alertar acerca de la necesidad de recoger
los tems solicitados del almacn, en un plazo mximo de 5 das hbiles,
caso contrario, la solicitud quedar anulada.
6) La Solicitud de bienes deber imprimirse mediante el icono correspondiente.
.

7) El sistema actualizar el krdex del o los tems inmersos en el documento,


registrar una RESERVA de tems solicitados, hasta que los mismos sean
retirados del almacn y se registre en el sistema dicho retiro. Cuando se
marque en el sistema la entrega de los bienes, la reserva de bienes se
convierte en SALIDAS de bienes de almacn.

Este hecho tiene la finalidad de que los bienes solicitados queden reservados
hasta su retiro, y de esta forma disminuir el saldo disponible de bienes para
otros posibles solicitantes que perteneciendo a la misma unidad ejecutora,
capturen su solicitud despus del registro que ocasion la reserve.
3.8.3 Atencin de Solicitudes de Bienes en Almacenes Entrega de Bienes

El momento de ser aprobadas, las solicitudes de bienes al Almacn generan vales de


salida de almacn, en este sentido:

24

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El momento en que se aprueba una solicitud de bienes, el sistema genera en forma


automtica un vale de almacn pendiente de entrega, es decir, el vale se encuentra
en estado GENERADO, dicho documento puede ser consultado por la unidad
ejecutora pero nicamente entregado en almacenes.

Para consultarlo, una vez aprobada la solicitud, ingrese a la misma con el icono de

consulta.

Una vez que haya ingresado a la solicitud, en la pestaa Docs. Asociados podr
encontrar el nmero de vale generado,
ver figura 3-13.

El nmero de Vale, el nmero de


Unidad

Ejecutora

Solicitante

el

nmero de Solicitud de Bienes al


Almacn,

sern

imprescindibles

con

los
los

datos
cuales

el

usuario encargado en el Almacn,


efectuar el siguiente procedimiento:

Figura 3-13

Entrega de bienes:

1) Perfil de operacin: ALMACENERO

2) Desde el Men principal ingresar a las siguientes opciones:

Almacenes

Vales de Almacn

Entrega

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Buscar

el

Vale

de

Almacn

generado empleando el icono de


, ver figura 3-14

bsqueda

Los criterios de bsqueda son el


nmero de Solicitud de Bienes y
la Unidad Ejecutora solicitante.
Deber buscarse los vales que
se

encuentren

en

estado

Figura 3-14

GENERADO.

Luego de registrarlos ejecute la consulta con el mismo icono

Deber posicionarse en el vale a entregar y presionar el botn de entrega,


tanto el icono en la parte superior

o el botn en la parte inferior

, ejecutan la misma accin.

Luego de revisar los tems solicitados, la cantidad solicitada, debe confirmar


la entrega con el mismo botn.

3) El Vale de Almacn deber imprimirse mediante el icono correspondiente


.

4) De

ser

necesario,

podr

consultar la salida de bienes


de almacn empleando el
Mtodo PEPS (Primeros en
Entrar - Primeros en Salir).
Esta consulta puede hacerse
Figura 3-15

26

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ingresando con el icono correspondiente.

Luego, en la pestaa tems Entregados, se podr observar la salida de


bienes, ver figura 3-15.
3.9

Anulacin de vales de Almacn.

1) Perfil de operacin: ENCARGADO ADMINISTRATIVO O SOLICITANTE DE


LA UE AL ALMACEN

2) Desde el Men principal ingresar a las siguientes opciones:

Almacenes

Vales de Almacn

Anulacin de Vales
Para efectuar un nuevo registro presionar el icono insertar

Desde el campo Almacn, ver figura 3-16, deber registrar el dato de la


Unidad Ejecutora solicitante de anulacin de vale y del almacn al cual le
hizo la solicitud.

Tambin,
para

es

este

imprescindible
procedimiento,

conocer el nmero de vale


generado, ya que este dato
debe

ser

registrado

en

la

cabecera del formulario.

El sistema identificar los tems


inmersos

mediante

la

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Figura 3-16

27

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identificacin del nmero de vale de almacn. Registre los datos que


requiere el formulario de anulacin, desplazarse con la tecla tabulador. Al
encontrarse en la pestaa tems, para incluir los tems inmersos en la
solicitud que ocasion la generacin del vale, se debe presionar el botn
correspondiente.

Se debe registrar la cantidad a anular, podr ser el total solicitado o efectuar


la anulacin de forma parcial, esta informacin ser incluida en la columna
correspondiente.

Una vez registrada la cantidad


a anular, se pulsar el icono
correspondiente

que

permitir el registro de las


observaciones que motivan la
anulacin, figura 3-17.
Figura 3-17

3) Una vez que haya concluido el registr presione el icono de verificacin

Esta accin puede ejecutarla tambin mediante el botn Verificar

El registro queda en estado VERIFICADO. Anote el nmero de solicitud de


anulacin de vale.

3.10 Aprobar documentos de Solicitud de anulacin de vales de Almacn

1) Perfil de operacin: JEFE UNIDAD O APROBADOR SOLICITUD UE AL


ALMACEN

2) Desde el Men Principal ingresar a las siguientes opciones:

28

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Almacenes

Vales de Almacn

Anulacin de Vales

3) Buscar el documento de ingreso al Almacn con el icono de bsqueda,

Debe efectuarse esta tarea con el nmero de documento generado en el


registro inicial.

4) Aprobar el documento.

5) Revise el documento y confirme la aprobacin.

El sistema actualizar el krdex del o los tems inmersos en el documento.

El procedimiento descrito tiene relacin con anulaciones de vales que se


efectan desde la Unidad Ejecutora.

El mismo procedimiento de anulacin de vales puede efectuarse desde el


Almacn mismo, en tal caso la ruta de mens es la misma lo que cambia
son los perfiles, es decir, registra la solicitud de anulacin de vale el perfil
Almacenero. La aprobacin de las solicitudes est a cargo del perfil Jefe
de Almacn.

3.11 Bajas de Almacenes

1) Perfil de operacin: ALMACENERO.

2) Desde el Men principal ingresar a las siguientes opciones:

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Almacenes

Bajas del Almacn


Para efectuar un nuevo registro presionar el icono

Registre los datos que requiere el formulario de baja, desplazarse con la


tecla tabulador.

Es

imprescindible

tener

conocimiento del nmero de


formulario

de

ingreso

almacn, ver figura 3-18, por el


medio del cual se recepcion
en almacn el o los tems a
darse de baja.

En los campos que cuente con

Figura 3-18

esta opcin, utilice las listas de valores, representan ayudas para registrar la
informacin en forma adecuada, estn representados por el icono,

El respaldo del documento de baja es el informe tcnico cuyo nmero se


registra por cada tem.

El campo permite cualquier tipo de

carcter sea letra o nmero

Asimismo se debe seleccionar la causal de baja con la ayuda de la lista de


valores

, la misma se encuentra certificada y/o refrendada en

el informe tcnico

30

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Finalmente y en caso de ser necesario, se registrarn las observaciones


correspondientes relacionadas a la baja en el icono habilitado para dicho
.

cometido.

Si el registro est completo verifique y anote el nmero de documento de


ingreso.

3.12 Aprobar documentos de Bajas de Almacn

1) Conectarse con el perfil: JEFE DE ALMACEN

2) Desde el Men Principal ingresar a las siguientes opciones:

Almacenes

Bajas del Almacn

3) Buscar el documento de baja de Almacn con el icono de bsqueda,

Debe efectuarse esta tarea con el nmero de documento generado en el


registro inicial.

4) Aprobar el documento.

Revise el documento y confirme la aprobacin. El sistema actualizar el


krdex del o los tems inmersos en el documento.

3.13 Recuentos fsicos de Almacn

1) Conectarse con el perfil: JEFE DE ALMACEN

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2) Desde el Men Principal ingresar a las siguientes opciones:

Almacenes

Recuento de Inventarios
Para efectuar un nuevo registro presionar el icono

Debe especificar en el
campo que corresponde,
el Almacn para el cual se
efectuar
fsico

el

recuento

inventario,

ver

figura 3-19.

Registre los datos que


requiere el formulario de

Figura 3-19

recuento fsico, desplazarse con la tecla tabulador.

Debe especificarse en el campo correspondiente si se trata de un inventario


o si se trata del cierre de gestin

Al llegar a la pestaa tems, deber habilitar al almacn seleccionado para


que se efecte el recuento

, dicha habilitacin representa la

instruccin en el sistema de que transitoriamente y, hasta concluir el


recuento, el almacn seleccionado no puede efectuar transacciones de
ingreso, salida o solicitud de bienes.

Una vez pulsada la opcin de habilitacin, el sistema efectuar un conjunto


de validaciones referentes a la conclusin de transacciones antes de iniciar
el recuento.

32

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Una vez subsanadas las validaciones, deber presionarse el botn


CARGAR, el sistema mostrar todos los tems en stock para el registro del
saldo recontado. nicamente deber registrarse la cantidad recontada por
cada tem.

Cuando se haya concluido esta tarea, el usuario deber pulsar el botn


FINALIZAR, lo cual pondr en disposicin del Contador para revisin y
aprobacin. El recuento fsico queda en estado FINALIZADO.

3.14 Aprobacin de Recuentos Fsicos

1) Conectarse con el perfil: CONTADOR

2) Desde el Men Principal ingresar a las siguientes opciones:

Almacenes

Recuento de Inventarios

3) Buscar el documento de recuento fsico con el icono de bsqueda.

Debe efectuarse esta tarea con el nmero de documento generado en el


registro inicial.

4) Aprobar el documento.

5) Revise el documento y confirme la aprobacin.

La aprobacin del recuento permite que en el almacn nuevamente se


puedan efectuar las transacciones o movimientos habituales.

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33

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34

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REPORTES DEL MODULO DE ALMACENES

A continuacin se presentan las formas de obtener los reportes que tiene disponible
el Mdulo de Almacenes.

Cada reporte requiere de la captura y/o seleccin de parmetros, es decir, antes de


obtener cada reporte, se tienen pantallas de parmetros que exigen su llenado con la
finalidad de que el reporte, emita la informacin con las caractersticas que el usuario
requiera.

4.1

Obtencin de reportes desde el Almacn

1) Conectarse con el perfil: ALMACENERO O JEFE DE ALMACEN

2) Desde el Men principal ingresar a las siguientes opciones:

Almacenes

Reportes y Consultas

Reportes

A continuacin se desplegarn diferentes opciones de reporte, cada una de


las cuales exige parmetros especficos de acuerdo justamente al tipo de
reporte, se explicar brevemente la informacin que brinda cada reporte:

a) Stock Existente.- Emite informacin para los almacenes seleccionados


del stock existente al momento de su generacin.

Pueden

parametrizarse los tems de los que se requiere informacin.

b) Krdex.- Uno de los reportes ms importantes, el krdex es un reporte


que muestra todos los movimientos valorados de cada tem por cada

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35

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unidad solicitante (ingresos, salidas, cambios, reservas por generacin


de vales).

Es decir, se trata de un reporte que identifica el propietario del o los


tems seleccionados, el propietario es la unidad ejecutora que efectu la
adquisicin ejecutando su presupuesto, y que luego, ingres los bienes
en almacn. Este reporte es emitido en formato una hoja por tem y por
propietaria. Pueden parametrizarse las unidades solicitantes, los tems
de los cuales se requiere el reporte y las fechas entre las cuales se
quiere emitirlo.

c) Salidas.- Es un reporte que muestra los movimientos de salida de uno o


varios tems. Puede parametrizarse por almacn, por DA o por UE, etc,
dicho reporte puede ser generado en un rango de fechas.

d) Ingresos.- Es un reporte que muestra los movimientos de ingreso de


uno o varios tems. Puede parametrizarse por almacn y por DA, dicho
reporte puede ser generado en un rango de fechas.
e) Donaciones Recursos.- Es un reporte que muestra la relacin de un
formulario de ingresos con comprobantes C-21s de especie, cuando
los ingresos a almacenes se producen por donaciones o transferencias.

f) Bienes Perecederos.- Es un reporte muy importante cuando en los


formularios de ingreso, el usuario de almacenes toma la precaucin de
registrar una fecha de vencimiento para aquellos tems marcados como
perecederos en el Catlogo de Bienes del SIGMA, cuya marca se
refleja tambin en el formulario de ingreso.

Puede obtenerse en un rango de fechas, para un tem o varios y con otros


parmetros.

36

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g) Vales pendientes de entrega.- Permite obtener la informacin de vales


generados por solicitudes, cuyos tems inmersos no fueron entregados
a la unidad solicitante. Es un reporte que puede generarse para un
almacn y unidad ejecutora determinados.

Los vales pendientes de entrega generan reservas de tems que


pueden encontrarse en los krdex de los mismos.

Mediante este

reporte puede tomarse la decisin de eliminarse solicitudes que liberen


reservas de bienes.

h) Consumos por Unidad Ejecutora.-

Como su nombre lo indica, es un

reporte que muestra las salidas de uno o varios tems para una o varias
unidades ejecutoras en un rango de fechas. Mediante el mismo puede
obtenerse la informacin del consumo de bienes de una unidad
ejecutora.

i) Salidas de Almacn por Unidad Solicitante.- Al inicio de la operacin


del Mdulo de Almacenes, se define relaciones de unidades
organizacionales con unidades ejecutoras, es decir, se registran en una
tabla aquellas unidades organizacionales que se encuentran o
pertenecen a una unidad ejecutora.

Este reporte permite obtener informacin de salidas o consumos por


unidad solicitante dentro de una UE.

Puede obtenerse para una o

varias unidades solicitantes dentro de una UE seleccionada.

Puede parametrizarse un rango de almacenes, tems y fechas.

Manual del Usuario de Administracin de Almacenes

37

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j) Resumen Fsico Valorado de Materiales.- Como su nombre lo indica


es un resumen de los movimientos de uno o varios tems en un o varios
almacenes seleccionados.

Es un resumen que cuenta con informacin de ingresos y salidas en


trminos fsicos y valorados en un rango de fechas. Se tiene la opcin
de obtener totales por tem o por unidad ejecutora.

k) Consumo Comparativo de tems por UE.- Es un reporte que muestra el


consumo o salidas de uno o varios tems en uno o varios almacenes, en
trminos de porcentaje sobre el total del consumo de dicho (s) tem (s)
de todas las unidades ejecutoras. Puede ser generado en un rango de
fechas y para una o varias unidades ejecutoras.

l) Existencia de tems por Unidad Ejecutora y Almacn.- Este documento


genera informacin para una Unidad Ejecutora de su Direccin
Administrativa.

Dicha informacin tiene que ver con el stock existente de uno o varios
tems en l o los almacenes seleccionados para la Unidad Ejecutora
seleccionada, es decir, lo que la misma tiene como disponibilidad de
bienes. El sistema controla la pertenencia de los bienes en relacin a la
Unidad Ejecutora que efectu la compra y que, consiguientemente,
realiz el ingreso de los bienes de consumo adquiridos, en el almacn.

4.2

Consulta de documentos desde el Almacn

A travs de esta opcin los usuarios de almacn, con ambos perfiles, podrn
consultar todos los diferentes documentos registrados y/o generados por los
movimientos o procedimientos que se ejecutan en almacenes a travs del sistema.

38

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1) Conectarse con el perfil: ALMACENERO O JEFE DE ALMACEN

2) Desde el Men principal ingresar a las siguientes opciones:

Almacenes

Reportes y Consultas

Consultas y documentos

Una vez en dicha opcin, se desplegar la posibilidad de hacer consultas de


documentos de los diferentes procedimientos o movimientos de almacn:
Ingresos, Bajas, Anulacin de Vales, Solicitud de Almacn, Avalos Tcnicos,
Entrega de Vales.

Adicionalmente, se tiene la opcin de obtener informacin del Resumen de


Almacenes. Esta pantalla es susceptible de impresin y muestra un resumen
diario de los movimientos que se generan en almacn, es decir, diariamente
se genera un resumen de esta naturaleza.

Dicho documento se constituye en el respaldo de los asientos contables que


en lote diario son generados, es decir, el sistema consolida diariamente todos
los movimientos y genera un asiento por cada tipo de movimiento, cuyo
respaldo es el resumen mencionado.

4.3

Obtencin de reportes desde la Unidad Ejecutora

Las unidades ejecutoras, se constituyen en solicitantes de bienes a ser retirados del


Almacn, justamente, los tems de consumo adquiridos por las mismas, son
ingresados en el mismo en cumplimiento a las normas SABS.

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En relacin a lo sealado en el prrafo anterior, desde las unidades ejecutoras


pueden obtenerse reportes relacionados a almacenes habilitados para cuatro perfiles
de usuario:

1) Conectarse con el perfil: ENCARGADO ADMINISTRATIVO, SOLICITANTE


DE LA UE AL ALMACEN, JEFE UNIDAD O APROBADOR SOLICITUD UE
AL ALMACEN.

Los perfiles ENCARGADO ADMINISTRATIVO Y JEFE UNIDAD, tienen


restriccin de acceso a la unidad ejecutora a la que estn asignados.

2) Desde el Men principal ingresar a las siguientes opciones:

Almacenes

Reportes y Consultas

Reportes

A continuacin se desplegarn diferentes opciones de reporte, cada una de las


cuales exige parmetros especficos de acuerdo justamente al tipo de reporte, se
explicar brevemente la informacin que brinda cada reporte:

a) Vales pendientes de entrega.- Permite obtener la informacin de vales


generados por solicitudes, cuyos tems inmersos no fueron entregados a la
unidad solicitante. Es un reporte que puede generarse para un almacn y
unidad ejecutora determinados.

Los vales pendientes de entrega generan reservas de tems que pueden


encontrarse en los krdex de los mismos. Mediante este reporte puede
tomarse la decisin de eliminarse solicitudes que liberen reservas de
bienes.

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Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP-SIGMA

b) Consumos por Unidad Ejecutora.- Como su nombre lo indica, es un reporte


que muestra las salidas de uno o varios tems para una o varias unidades
ejecutoras en un rango de fechas. Mediante el mismo puede obtenerse la
informacin del consumo de bienes de una unidad ejecutora.

4.4

Consulta de documentos desde la Unidad Ejecutora

A travs de esta opcin los usuarios de las unidades ejecutoras, podrn consultar
documentos relacionados con el Mdulo de Almacenes.

1) Conectarse con el perfil: ENCARGADO ADMINISTRATIVO, SOLICITANTE


DE LA UE AL ALMACEN, JEFE UNIDAD O APROBADOR SOLICITUD UE
AL ALMACEN.

Los perfiles ENCARGADO ADMINISTRATIVO Y JEFE UNIDAD, tienen


restriccin de acceso a la unidad ejecutora a la que estn asignados.

2) Desde el Men principal ingresar a las siguientes opciones:

Almacenes

Reportes y Consultas

Consultas de documentos

A continuacin se desplegarn diferentes opciones de consulta: Anulacin de Vales,


Solicitud de Almacn, Avalos Tcnicos.

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