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Implementacin de un Sistema de Gestin del Flujo de Trabajo de los Procesos Administrativos

del rea de Promocin y Afiliacin de la Sociedad Nacional de Industrias SNI sede Lambayeque.

I. DATOS INFORMATIVOS
1.1Titulo del Proyecto de Investigacin
Implementacin de un Sistema de Gestin del Flujo de Trabajo de los
Procesos Administrativos del rea de Promocin y Afiliacin de la
Sociedad Nacional de Industrias SNI sede Lambayeque
1.1.1 Personal Investigador
1.1.1.1 Autores
Nombre:

Jorge Javier

Apellidos:

Rufino Carhuajulca

Direccin:

Urb. Aviente Mz A Lote 11

Lugar de Nacimiento:

Cayalti

Fecha de Nacimiento:

06/05/82

DNI: 42752405
COD UNI:

2031402950

Nombre:

Daniel Sandro

Apellidos:

Flores Garca

Direccin:

Las Brisas Psj Los Suspiros N 148

Lugar de Nacimiento:

Lima

Fecha de Nacimiento:

20/12/81

DNI: 41330556
COD UNI:

2021001203

1.1.1.2 Asesor
Nombre:

ING. Cesar Augusto

Apellidos:

Guzmn Valle

Direccin:

Antonio Arenas # 344 Urb. Remigio Silva

Email:

cagv51@hotmail.com

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1.1.2 Tipo de Investigacin


Descriptiva Aplicada
1.1.3 Facultad y Escuela Profesional
Facultad de Ingeniera.
Escuela Acadmico Profesional de Ingeniera de Sistemas.
1.1.4 Localidad e Institucin donde se Desarrolla el Proyecto
Localidad: Per Lambayeque Chiclayo.
Institucin: Sociedad Nacional de Industrias SNI sede
Lambayeque.
1.1.5 Duracin estimada del Proyecto
10 meses
1.1.6 Fecha de Inicio
4 de Septiembre del 2006
1.1.7 Fecha de Finalizacin
6 de julio del 2007

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1.1.8 Presentado por:

Daniel Sandro Flores Garca

Jorge Javier Rufino Carhuajulca

DNI : 41330556

DNI: 42752405

ING. Cesar Augusto Guzmn Valle


ASESOR
1.1.9 Aprobado por:

MG. Christian Dios Castillo

ING. Julissa Reyna Gonzles

Presidente

Secretario

ING. Lus Snchez Salazar


Vocal

II. PROBLEMTICA DE LA INVESTIGACIN

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2.1Realidad Problemtica
2.1.1 Resea Histrica.
La Sociedad Nacional de Industrias (SNI), es la institucin
que agrupa a las empresas industriales privadas del Per.
Es una persona jurdica de derecho privado que no
persigue fines de lucro, ni desarrolla actividad poltica
partidaria alguna.
Esta institucin en su

poltica de descentralizacin de

sedes regionales ubica polos emergentes en todo el Per y


es as como se inicia la labor en el SNI Sede Lambayeque.
La sociedad nacional de industrias sede - Lambayeque,
inicio sus actividades institucionales oficialmente el 06 de
mayo del 2004, con una ceremonia de juramentacin el
cual se cont con los altos directivos de la institucin los
cuales se muestra a continuacin.
Sra. Lupe Graciela Fernndez Castillo
Presidenta
Ing. Jos Pino Vera Portocarrero
Vicepresidente
Ing. Ivn Orrego Jess
Secretario
Carlos Alberto Quiroz Orrego
Vocal
Gonzalo Snchez Caldern
Tesorero

2.1.2 Polticas Institucionales.


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2.1.2.1

Misin1.
Promover

el

desarrollo

de

la

industria

manufacturera privada para lograr el progreso de


la Regin Lambayeque.
2.1.2.2

Visin2
Es una institucin representativa de los intereses
de

las

empresas

que

la

integran;

est

cohesionada en torno a sus principios; es lder de


opinin

del

participacin

sector
de

empresarial,
sus

con

asociados

activa
y

con

profesionales altamente especializados.


Es reconocida por su indiscutible contribucin al
desarrollo del pas y al bienestar de sus
ciudadanos

industria manufacturera

travs
privada.

de
Goza

la
del

respeto y respaldo de la poblacin y es sustento


prioritario de la labor gubernamental, influyendo
activamente en las decisiones.
Agrupa al 80% de la industria manufacturera
instalada en el Per y sus miembros generan
el 35% del empleo total.
Trabajando para alcanzar esta Visin, la SNI
contribuir a que el Per se renueve de la
siguiente manera:
El Per se ha convertido en una nacin que parte
una visin de futuro de desarrollo sostenible. El
Estado es eficiente, tiene un tamao reducido,

Fuente: Plan Estratgico Regional 2005


Fuente: Plan Estratgico Regional 2005

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promueve la inversin, el desarrollo industrial y


fomenta la exportacin.
La industria manufacturera es competitiva y
tecnificada. Representa ms del 35% del PBI y
mantiene un crecimiento anual de 8%.
Las cadenas productivas estn bien articuladas.
La informalidad y el desempleo se ubican por
debajo de estndares internacionales.
2.1.2.3

Principios3
Creemos en el respeto a la dignidad humana, el
estado de derecho, la propiedad privada, la libre
empresa, la economa social de mercado y la
libertad de comercio.

Consideramos que la industria manufacturera es


un patrimonio nacional que debemos defender,
promoviendo la mejora de las condiciones en que
acta y su desarrollo tecnolgico, como va de
progreso del pas.

Fomentamos el establecimiento de condiciones


competitivas y priorizamos la generacin de valor
agregado nacional.

Promovemos el bien comn y actuamos con


responsabilidad social, resaltando la importancia
de propiciar la formalidad, la generacin de
empleo,

la

educacin,

la

salud,

los

comportamientos solidarios y la conservacin del


medio ambiente.

Creemos que la cooperacin y la concertacin


entre los actores del sector privado y el gobierno

Fuente: Plan Estratgico Regional 2005

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son fundamentales para alcanzar el desarrollo


sostenible de nuestro pas.
Estamos al servicio de los asociados y de la
industria manufacturera de manera oportuna y
eficiente, y

buscamos con

nuestro

trabajo

contribuir al bienestar econmico de la nacin.


2.1.3 Organigrama4
Figura N 1: Organigrama de la SNI Sede Lambayeque

Consejo Directivo

Gerente

Coordinador
Regional
Asistente
Administrativo

AREA
DE
TALENTO
HUMANO

AREA
DE
PROMOCION

AREA
DE
NUEVAS
TECNOLOGIAS

2.2Planteamiento del Problema


4

Fuente: Plan Estratgico Regional 2005

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La sociedad nacional de industrias sede - Lambayeque, actualmente


cuenta con 37 empresas asociadas

de los diferentes

sectores

industriales.
La informacin de cada uno de sus asociados, no se encuentra
estructura; carece de un sistema que les permita gestionar

sus

procesos administrativos.
La sociedad nacional de industrias sede - Lambayeque cuenta con el
rea de promocin y afiliacin el cual es el
promover y difundir

encargado directo de

eficientemente sus acciones de ndole

empresarial de la sociedad Nacional de Industrias Sede- Lambayeque


y la vinculacin con instituciones pblicas y privadas e incorporacin
de nuevos asociados.
Los requerimientos brindados por los asociados, carece

de un

seguimiento respectivo, dando como resultado un atraso de servicio a


las empresas asociadas. Esto genera una desazn puesto que para
ser asociado tiene que cancelar una cuota mensual.
Las fichas tcnicas, ficha de requerimiento de asociado, las solicitudes
de afiliacin, etc.

no cuentan con proceso establecido el cual se

pueda optimizar el seguimiento, que realiza el rea de promocin y


afiliacin, originando una demora en el servicio.
2.3Formulacin del Problema
De que manera se puede mejorar la Gestin del Flujo de Trabajo de
los Procesos Administrativos del rea de Promocin y Afiliacin de la
Sociedad Nacional de Industrias SNI sede Lambayeque?

2.4Justificacin del Problema


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2.4.1 Relevancia Tecnolgica e Institucional.


La Sociedad Nacional de Industrias Sede- Lambayeque es
la institucin que promueve el desarrollo industrial de las
MYPES en el departamento de Lambayeque. Teniendo
como eje central sus asociados los cuales presentan un
crecimiento exponencial cada vez mayor. Por consiguiente
es de suma importancia contar con un sistema que permita,
una buena agestin del flujo del trabajo de los procesos
administrativos en el rea de promocin y afiliacin.
El Sistema de Gestin de Flujo de Trabajo es una solucin
tecnolgica que permite gestionar de manera eficiente los
procesos administrativos de cualquier rea en que se le
implemente. Y as entregar un servicio rpido y de calidad a
sus asociados.
2.4.2 Relevancia Social
Hoy, La Sociedad Nacional de Industrias SNI sede
Lambayeque, est tomando en cuenta el auge de las
tecnologas Informacin en las

empresas Industriales,

teniendo bien en claro su importancia dentro de las mismas


como sistema.
2.4.3 Relevancia del Investigador
Debido que en la Sociedad Nacional de Industrias SNI sede
Lambayeque no se ha desarrollado ningn sistema de
gestin, se propondr la implementacin de un sistema de
gestin de flujo de trabajo que mejore la gestin de los
procesos

administrativos

del

rea

de

Promocin

Afiliacin. Siendo un reto para los investigadores y la


Sociedad Nacional de Industrias SNI sede Lambayeque
2.5Objetivos
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2.5.1 Objetivo General


Implementar un Sistema de gestin del Flujo de Trabajo de
los Procesos Administrativos del rea de Promocin y
Afiliacin de la Sociedad Nacional de Industrias SNI sede
Lambayeque.
2.5.2 Objetivos Especficos
a) Diagnosticar la situacin actual del rea de Promocin y
Afiliacin.
b) Analizar los Procesos Administrativos del rea de
Promocin y Afiliacin.
c) Analizar las plataformas de Flujo de Trabajo existentes
en el mercado.
d) Determinar la mejor plataforma que ayude a mejorar la
gestin del Flujo de Trabajo.
e) Desarrollar una aplicacin para la gestin del Flujo de
Trabajo del rea de Promocin y Afiliacin.
f) Realizar un estudio econmico para el desarrollo de la
aplicacin.

III. MARCO TERICO.

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3.1Antecedentes de la Investigacin.
3.1.1 En EL Mundo.
a) En la Universidad Autnoma de Manizales de la ciudad de
Manizales se desarroll la Tesis denominada Realizar un
workflow bajo la red de rea local intranet de la
Universidad Autnoma de Manizales, en el cual se
automaticen dos procesos administrativos de la misma,
utilizando el mtodo OMT e implementndolo en el
lenguaje orientado a objetos Java. 5. Este proyecto
pretende desarrollar especficamente el software necesario
para la creacin de un workflow que permita manejar los
procesos mencionados, teniendo en cuenta niveles de
seguridad,

prioridades

de

documentos

incluso

prioridades de usuarios.
3.1.2 En la Regin.
En la actualidad a nivel regional no se ha desarrollado tesis
de tipo workflow, sin embargo se han encontrado tesis con
aplicaciones que usan este tipo de patrones para realizar
sus tareas.

3.2Base Terica.

Fuente: EVELIO TONUZCO, Lus. Realizar un workflow bajo la red de rea local intranet de
la Universidad Autnoma de Manizales. Tesis Profesional. Escuela Profesional de
Ingeniera de Sistemas. Universidad Autnoma de Manizales. 2006.

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3.2.1 Informacin6.
En sentido general, la informacin es un conjunto
organizado de datos, que constituyen un mensaje sobre un
determinado ente o fenmeno. De esta manera, si por
ejemplo organizamos datos sobre un pas (nmero de
habitantes, densidad de poblacin, nombre del presidente,
etc.) y escribimos por ejemplo, el captulo de un libro,
podemos decir que ese captulo constituye informacin
sobre ese pas.
Imagen N 2: Proceso de la Informacin

3.2.1.1.- Funcin de la Informacin.

Aumentar el conocimiento del usuario.

Proporcionar a quien Toma las decisiones la


materia prima fundamental para el desarrollo de
soluciones y la eleccin.

Proporcionar una serie de reglas de evaluacin y


reglas de decisin para fines de control.

3.2.1.2.- Canal de Informacin.- Canales son los medios


por los cuales se da la comunicacin. Pueden ser
personales o masivos.

Fuente: Teora General de la Informacin. Balbuena de la Fuente Felicsimo. Noesis, Madrid,


1997. 625 Pag. ISBN: 84-87462-41-3.

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Personales.- Donde la comunicacin es


directa. voz a voz. Puede darse de uno a
uno o de uno a varios.
Masivos.- Pueden ser escritos, radiales,
televisivos e informticos.
3.2.1.3.- Compresin de Datos.- La compresin consiste
en la reduccin del volumen de informacin a
tratar (procesar, transmitir o grabar). En principio,
con la compresin se pretende transportar la
misma informacin, pero empleando la menor
cantidad de espacio.
A la hora de hablar de compresin hay que tener
presentes dos conceptos:
1. Redundancia: Datos que son repetitivos o
previsibles.
2. Entropa: La informacin nueva o esencial
que se define como la diferencia entre la
cantidad total de datos de un mensaje y su
redundancia.
3.2.1.4.- Informacin que Trasmiten los Datos.
Redundante:

Informacin

repetitiva

predecible.
Irrelevante: Informacin que no podemos
apreciar y cuya eliminacin por tanto no
afecta al contenido del mensaje.
Bsica: La relevante. La que no es ni
redundante ni irrelevante. La que debe ser

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transmitida para que se pueda reconstruir la


seal.
3.2.2 Sistema de Informacin7.
Se puede definir como un conjunto de funciones o
componentes interrelacionados que forman un todo, es
decir, obtiene, procesa, almacena y distribuye informacin
(datos manipulados) para apoyar la toma de decisiones y el
control en una organizacin.
Imagen N 3: Componentes de un Sistema de Informacin

3.2.2.1.- Actividades de un Sistema de Informacin.- Un


sistema de informacin realiza cuatro actividades
bsicas:
Imagen N 4: Actividades de un Sistema de Informacin

Fuente: Administracin de los Sistemas de Informacin, Organizacin y Tecnologa.


Kaneth c. Laudon; Jane P. Laudon. Tercera edicin, 2001. Pretince Hall. ISBN: 0-02368121-7.

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3.2.2.2.- Sistema de Informacin Transaccionales.


A travs de stos suelen lograrse ahorros significativos
de mano de obra, debido a que automatizan tareas
operativas de la organizacin.
Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de
Informacin que se implanta en las organizaciones. Se
empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la
organizacin.
Son intensivos en entrada y salida de informacin.
Tienen la propiedad de ser recolectores de informacin,
es decir, a travs de estos sistemas se cargan las
grandes bases de informacin para su explotacin
posterior.
Son fciles de justificar ante la direccin general, ya que
sus beneficios son visibles y palpables.
3.2.3 Gestin de Procesos.
La Gestin de Procesos percibe la organizacin como un
sistema interrelacionado de procesos que contribuyen
conjuntamente a incrementar la satisfaccin del cliente.
La Gestin de Procesos coexiste con la administracin
funcional, asignando "propietarios" a los procesos clave.
Determina qu procesos necesitan ser mejorados o
rediseados, establece prioridades y provee de un contexto

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para iniciar y mantener planes de mejora que permitan


alcanzar objetivos establecidos.
Otros trminos relacionados con la Gestin por Procesos:
a) Proceso:

Conjunto

interrelacionados

que

de

recursos

transforman

actividades

elementos

de

entrada en elementos de salida. Los recursos pueden


incluir

personal,

finanzas,

instalaciones,

equipos,

tcnicas y mtodos.
Imagen N 5: Diagrama de Proceso segn ISO 9000

b) Proceso clave: Son aquellos procesos que inciden de


manera significativa en los objetivos estratgicos y son
crticos para el xito del negocio.
c) Subprocesos: son partes bien definidas en un proceso.
Su identificacin puede resultar til para aislar los

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problemas

que

pueden

presentarse

posibilitar

diferentes tratamientos dentro de un mismo proceso.


d) Indicador: es un dato o conjunto de datos que ayudan
a medir objetivamente la evolucin de un proceso o de
una actividad.
e) Actividad: es la suma de tareas, normalmente se
agrupan en un procedimiento para facilitar su gestin.
La secuencia ordenada de actividades da como
resultado un subproceso o un proceso. Normalmente se
desarrolla en un departamento o funcin.

3.2.3.1.- Filosofa REDER8.


a) Determinar los Resultados que quiere lograr
como parte del proceso de elaboracin de su
poltica y estrategia.
b) Planificar y desarrollar una serie de Enfoques
solidamente fundamentados e integrados que la
lleven a obtener los resultados requeridos ahora
y en el futuro.
c) Desplegar los enfoques de manera sistemtica
para asegurar una implantacin completa.
d) Evaluar

Revisar

los

enfoques

utilizados

basndose en el seguimiento y anlisis de los


resultados alcanzados y en las actividades
continuas de aprendizaje. En funcin de todo ello,
identificar, establecer prioridades, planificar e
implantar las mejoras que sean necesarias.
Imagen N 6: Esquema lgico REDER
8

Fuente: FILOSOFIA REDER. Gestin de Procesos [en lnea]. 2005. Disponible en WWW:
http://web.jet.es/amozarrain/Gestion_procesos.htm.

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3.2.4 Flujo de Trabajo9 (Work Flow)


Un Flujo de Trabajo o Work Flow es una representacin de
los estados posibles en los que podr hallarse un proceso
determinado y las acciones requeridas para que el proceso
cambie de un lugar a otro.
Veamos

un

ejemplo

sencillo:

El

Proceso

para

la

Aprobacin de un Contenido para su Publicacin.


Por contenido se entiende cualquier objeto que se pueda
guardar en el sistema (un documento, una imagen, un
archivo, etc.). Inicialmente, actualmente los estados que
puede tener un contenido son tres: En curso, Pendiente,
o Aprobado. El cambio de uno a otro sigue un
procedimiento previsto, conocido como flujo de trabajo.
Cuando el contenido tiene el estado En curso, significa
que el usuario que ha creado el contenido (usuario
propietario) esta en proceso de elaboracin del documento.
9

EVELIO TONUZCO, Lus. Proyecto WorkFlow para la Universidad Autnoma de Manizales


[en lnea]. 2005. Disponible en WWW:
http://yupana.autonoma.edu.co/publicaciones/yupana/004/workflow/workflow.html.

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Este mismo usuario debe cambiar el estado del contenido a


Pendiente cuando quiera indicar que el contenido esta en
espera de ser revisado por otro usuario (usuario revisor).
Tras examinar el contenido, el usuario revisor debe realizar
una revisin en la que puede:
a) Volver a cambiar el estado del contenido a En
curso para que el usuario propietario siga
trabajando atendiendo a los comentario de la
revisin, o bien,
b) Cambiar el estado del documento a Aprobado,
con lo que la actual versin del documento queda
autorizada para que otros usuarios lo visualicen
(Publicacin).

Figura N 7: Work Flow bsico para la


Aprobacin de un documento
Propietario: finaliza documento
En
Curso

Revisor: visto bueno al documento

Pendiente

Aprobado

Revisor: pide cambios al argumento

3.2.5 Patrones de Flujo de Trabajo10 (Work Flow)


3.2.6.1.- Patrones de Bsicos.
a) Secuencia.- ejecuta las actividades en orden.
b) Paralelo Partido.- ejecuta las actividades en
paralelo.

10

Fuente: WORKFLOW, PATTERNS. Patrones de Workflow. [en lnea]. 2006. Disponible en


WWW:www.workflowpatterns.com.

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c) Sincronizacin.- sincronizar dos hilos paralelos


de ejecucin.
d) Opcin Exclusiva.- elegir una alternativa de la
ejecucin de muchas alternativas.
e) Fusin

Simple.-

combinar

dos

trayectorias

alternativas de la ejecucin.
3.2.6.2.- Patrones Avanzados.
a) Opcin Mltiple.- elegir varias trayectorias de la
ejecucin de muchas alternativas.
b) Sincronizando la Fusin.- combina muchas
trayectorias de la ejecucin.
a. Sincroniza

si

se

toman

muchas

trayectorias.
b. Fusin simple si se toma una sola
trayectoria de la ejecucin.
c) Fusin Mltiple.- combinar muchas trayectorias
de la ejecucin sin sincronizar.
d) Discriminador.- combinar muchas trayectorias
de la ejecucin sin sincronizar. Ejecutar la
actividad subsiguiente solamente una vez.
e) N - hacia fuera de - Join.- combinar muchas
trayectorias

de

la

ejecucin.

Realizar

la

sincronizacin parcial y ejecutar la actividad


subsiguiente solamente una vez.
3.2.6.3.- Patrones estructurales.
a) Ciclos arbitrarios.-

ejecutar el grafico del

workflow sin ninguna descripcin estructural en


lazos.
b) Terminacin Implcita.- terminar si no hay nada
mas que hacer.
3.2.6.4.- Patrones que implican casos mltiples.
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a) MI sin la sincronizacin.- generar muchos


casos de una actividad sin sincronizarlos.
b) MI con a priori conocimiento sabido del
tiempo de diseo.- generar muchos casos de
una actividad, cuando el numero de casos se
sabe en el tiempo del diseo (sincronizacin).
c) MI con conocimiento runtime sabido a priori.generar muchos casos de una actividad cuando
el numero de casos pueda ser determinado.
d) MI son conocimiento runtime a priori.- generar
muchos casos de una actividad cuando el
numero de casos no pueda ser determinado.
3.2.6.5.- Patrones estado-basados.
a) Opcin diferida.- ejecutar uno de los dos hilos
de las alternativas. Debe ser implcita.
b) Encaminamiento

paralela

interpolado.-

ejecutar dos actividades en orden al azar, pero no


en paralelo.
c) Jaln.- permite una actividad hasta que se
alcance un jaln.
3.2.6.6.- Patrones de la Cancelacin.
a) Actividad de la cancelacin.- cancelar
(inhabilitar) una actividad permitida.
b) Caso de la cancelacin.- cancelar (inhabilitar) el
proceso.
3.2.6 Sistema de Flujo de Trabajo11 (WorkFloW).
A continuacin se hace mencin a los elementos ms
importantes que componen un sistema Workflow

11

EVELIO TONUZCO, Lus. Proyecto WorkFlow para la Universidad Autnoma de Manizales


[en lnea]. 2005. Disponible en WWW:
http://yupana.autonoma.edu.co/publicaciones/yupana/004/workflow/workflow.html

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Las caractersticas claves de un sistema workflow son las


tareas, personas, herramientas y datos que dependen de
varios elementos modulares crticos para poder llegar a su
expresin final. Estos elementos se conocen como las tres
"Rs" (Rutas, Reglas y Roles) y las tres "Ps" (Procesos,
Polticas y Prcticas) de la arquitectura workflow. Cuando
se cambian las rutas, reglas y roles adecuado con los
procesos, polticas y prcticas adecuadas, la tecnologa
workflow se convierte en un potente medio para el
desarrollo de aplicaciones.
Esta tecnologa se expresa por lo general en tres mdulos
de aplicacin workflow que tienen por base el proceso
cliente/servidor.
a) Basado

en

correo

electrnico,

toda

la

funcionalidad workflow reside en el cliente y es


ejecutada por ste, y solo las funciones de
mensajera propiamente dichas tienen lugar en el
servidor. Aunque este modelo soporta usuarios
remotos, mltiples sistemas operativos de red y
mltiples plataformas clientes, las reglas que lo
gobiernan son difciles de controlar.
b) El modelo de base de datos compartida es similar
al modelo basado en correo electrnico en que todo
el proceso se realiza en el cliente. Sin embargo, los
documentos se almacenan en una base de datos
compartida en la red, en lugar de ser trasladados de
un lado para otro a travs del sistema de correo
electrnico. Sus puntos fuertes son su acceso
continuo a documentos y sus fciles capacidades de
gestin, mientras que su principal limitacin es la
necesidad de que est conectado a la base de
datos.

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c) El modelo cliente/servidor es una extensin al


modelo de base de datos compartida al almacenar y
ejecutar reglas en el servidor. El servidor ejecuta
procesos o agentes que determinan el paso
siguiente a realizar en el proceso workflow, y
adems se puede monitorizar el status workflow y
alertar a alguien si una tarea se retrasa. El punto
fuente principal del modelo cliente/servidor es su
capacidad de controlar el workflow desde el servidor,
mientras que el punto dbil ms notable es su
necesidad de acceder a la red, lo cual puede ser una
carga para los usuarios remotos.
3.2.8.- Caractersticas del Proceso WorkFlow
a) Tareas. Una aplicacin workflow automatizada est
formada por diferentes tareas o actividades que
deben ser realizadas para alcanzar un determinado
objetivo comercial.
b) Personas. Las tareas son realizadas siguiendo un
orden especfico, por personas especficas o por
agentes automatizados que asumen el papel de
personas

en

base

condiciones

reglas

comerciales.
c) Herramientas.

El

proceso

de

la

informacin

propiamente dicho dentro de cada tarea como una


comprobacin de crdito o la redaccin de una carta
no lo realiza la aplicacin workflow, sino que
generalmente estas tareas las realizan herramientas
tales como aplicaciones de productividad personal y
aplicaciones de lnea-de-negocio, por ejemplo un
sistema de informacin de contabilidad llamado por

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la aplicacin workflow o invocado explcitamente por


el usuario cuando se necesita.
3.2.9.- Las Rs y las Ps del WorkFlow
Aunque hay gran cantidad de funciones y caractersticas
que forman parte del workflow, los atributos que identifican
a una aplicacin workflow pueden simplificarse en forma de
tres "Rs" y tres "Ps".
a) Rutas. Los primeros productos workflow eran en
realidad routers inteligentes. En el mundo del
tratamiento de imgenes, compaas como FileNet o
Recogniton International permitan a vendedores o
revendedores ( y ms adelante a los clientes ) definir
el orden en el que deberan fluir las imgenes. Hoy,
es necesario especificar el flujo de cualquier tipo de
objeto

como

documentos,

formularios,

datos,

aplicaciones, entre otros. Estos objetos deben ser


capaces de moverse a travs de cualquier cantidad
de

rutas

secuenciales

diferentes

despus

reconciliarse formando una nica ruta en un punto


especificado.
Adems, los objetos debern poder ser enviados en
modalidad de transmisin o en cualquier orden
descrito por el usuario o en el momento del proceso.
Un ejemplo de esto es el correo electrnico, en el
que todo el mundo recibe inmediatamente el objeto
en cuestin.
b) Reglas. Una caracterstica ms avanzada de la
automatizacin workflow, y que hace que sea tan
valiosa, es su capacidad de definir las reglas que
determinan que informacin debe dirigirse a travs
de la ruta y a quin. Esto se conoce a veces como

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routing condicional o tratamiento de situaciones de


excepcin. El routing condicional permite al sistema
manejar una mayor proporcin de la transmisin
automtica de objetos, para enviarla al receptor
apropiado. Recoger las normas y supuestos que
describen

como

funciona

verdaderamente

una

empresa es incluso ms valioso que definir reglas


workflow, sin embargo, definir las reglas de un
proceso comercial puede resultar difcil, ya que
pueden ser complejas y elaboradas, con mltiples
opciones, variaciones y excepciones.
c) Roles. Es importante definir roles o funciones
independientemente de las personas o de los
procesos especficos que desempeen ese rol.
d) Procesos. Los procesos establecidos, que controlan
y dirigen la actividad de una empresa, son tan
variados y tan personales como las personas que
participan en ellos. Con frecuencia, los procesos no
son diseados, sino que se identifican despus del
hecho en cuestin y se extraen del uso o la actividad
comn.
e) Polticas. Las normas o polticas son expresiones
redactadas formalmente, que indican la forma en
que deben manejarse ciertos procesos. As, cuando
los empleados inician un nuevo trabajo, se les
comunican las normas de la compaa sobre
vacaciones, beneficios asistenciales y pagos en
caso de enfermedad. Aunque las compaas deben
mantener una poltica formal sobre cmo manejar
cada proceso comercial automatizado, muchas no la
tienen.

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f) Prcticas. Las prcticas son aquellas cosas que


verdaderamente suceden en las empresas, y que
pueden considerarse como actos que "infringen las
reglas" y que hacen que el proceso funcione
realmente.

3.3Hiptesis
Mediante la Implementacin de un Sistema de Gestin del Flujo de
Trabajo se lograr la mejora de los Procesos Administrativos del rea
de Promocin y Afiliacin de la Sociedad Nacional de Industrias SNIsede Lambayeque.
3.4Variables
3.4.1 Variable Independiente
Sistema de gestin del Flujo de Trabajo
3.4.2 Variable Dependiente
Mejora de los Procesos Administrativos
Tabla N 1: Variable Dependiente

Indicador

Frmula

Valor
actual

Tiempo de Proceso
(# de horas) x (ficha de requerimiento)
de respuesta de
72 horas
(ficha de requerimiento)
requerimiento de
asociado.

Tiempo de Proceso

(# de horas) x (# de fichas tcnicas)


(ficha tcnica)

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26

24 horas

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Valor
deseado

24 horas

12 horas

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Indicador

Frmula

Valor
actual

Valor
deseado

de verificacin de
ficha de solicitud de
afiliacin

Costo de Proceso
de visitas a
empresas

Nivel de
satisfaccin de
asociado.

(# de empresas visitadas) x (costo de


visita por empresa)

# total de reclamos x 100


#total de requerimientos

S/
50.00 S/ 30.00
soles
soles
semanales semanales

60 %

20 %

IV. MARCO METODOLGICO


4.1Poblacin y Muestra
La poblacin que se tomara es la cartera de clientes que maneja el SNI,
as como el personal en general del SNI-sede Lambayeque.
Clientes = 37 Mypes
Personal = 10 empleados.
Poblacin = Clientes + Personal = 45 personas jurdicas y
naturales
Muestra n = 35

Universo o Poblacin N = 45

Coeficiente de Confianza Z = 2

Probabilidad de xito Q = 0.5

Probabilidad de Fracaso P = 0.5

Error E = 0.08

Mediante la formula:

n=

(2)2 (0.5) (0.5) (200)

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27

= 35
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(200 - 1)(0.08)2 + (2)2 (0.5)(0.5)

El tamao de la muestra es 35 de personas naturales y jurdicas.


Al ser la muestra un valor numrico tan prximo a valor de la
Poblacin se ha optado por seleccionar a toda la poblacin como
muestra.

4.2Materiales, Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos


4.2.1 Tcnicas:

Encuesta: se utilizara en las empresas afiliadas


(clientes) y el personal del SNI.

Cuestionario: para las empresas afiliadas y el


personal de SNI.

Observacin: Utilizado para todo el entorno del SNI,


externo e interno.

4.2.2 Materiales:

Papel

Bond

A4

80gr

para

encuestas,

cuestionarios y otros. 1 millar

Lpiz Mongol = para el llenado de la encuestas,


formulario y otros. 50 unidades

Cmara digital Sony Cybershot = se utilizara en la


observacin de campo. 1 unidad

4.3Mtodos y Procedimientos para la Recoleccin de Datos

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4.3.1 En la Empresa

Promocin Y Afiliacin = encuestas, cuestionarios y


observacin.

Nuevas

Tecnologas

encuestas,

cuestionario

observacin.

Gestin del Talento Humano = encuestas, cuestionario y


observacin.

Asistente Administrativo = encuestas y observacin.

Coordinacin Regional = encuestas, observacin y


entrevista.

Gerencia = Entrevista y Observacin

4.4.2 En los Socios

Encuestas, Entrevistas, Cuestionarios

4.4Anlisis Estadsticos de los Datos


Para el anlisis de los datos se usara el software: Office 2003 Excel
2003, SPSS 12 para WinXP.
Con estos datos se podr establecer estadsticas como: Cantidad de
Procesos existentes en el rea de Promocin y Afiliacin, informacin
que contiene cada proceso, tiempos de inicio y finalizacin de los
procesos, etc.

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V. PROYECCIN ADMINISTRATIVA
5.1Cronograma de Actividades

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5.2Presupuesto
Tabla N 3: Presupuesto
Cantidad
Recursos Humanos
Asesor de Tesis

Descripcin

Costo

S/.15.00 por hora se

S/.300.00

estima un aproximado
de 20 hrs.
Materiales de Oficina
2millares

Papel

bond

Rec

A4 S/. 52.00

75grs.
Fotocopias
5 unidades de CDS
5 Ejemplares
Comunicaciones
20 Unidades
Movilidad

S/.75.00
S/. 10.00
de S/. 15.00

CDS
Empastados
Informes de tesis
Tarjetas telefnicas
Flderes Manila

S/.45.00
S/. 10.00
S/.200.00
Costo total
707.00

5.3Financiamiento
Este proyecto de tesis tiene el siguiente financiamiento:

El 85% de desarrollo de este proyecto es autofinanciado por el


tesista.

El 15% es financiado por la Universidad Seor de Sipn.

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VI. REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS


Libros

Metodologa formal de la investigacin cientfica. Tamayo Vargas


Mario. Primera edicin, 1989.

Editorial Limusa S.A. ISBN:

9681811860.

Administracin de los Sistemas de Informacin, Organizacin y


Tecnologa. Kaneth c. Laudon; Jane P. Laudon. Tercera edicin,
2001. Pretince Hall. ISBN: 0-02-368121-7.

El Desarollo en La Era de La Informacin. John Howkins .


Noviembre 2003. Grupo Editorial Norma. ISBN: 0889368376.

Sistemas WorkFlow: Funcionamiento y Metodologa de la


implantacin. Gonzles Lorca, Jess.

Enero 2006. 222 Pg.

Editorial Gijn.
Tesis

EVELIO TONUZCO, Luis. Realizar un workflow bajo la red de


rea local intranet de la Universidad Autnoma de Manizales..
Tesis Profesional. Escuela Profesional de Ingeniera de Sistemas.
Universidad Autnoma de Manizales. 2006.

GIBSON SILVA, Ricardo. Anlisis y Propuesta de un Sistema de


Gestin Documentaria Administrativa en la Entidad Prestadora de
Servicios de Saneamiento de Lambayeque S.A.-EPSEL S.A..
Tesis Profesional. Escuela Profesional de Ingeniera de Sistemas.
Universidad Seor de Sipn. 2005

Diaz Castillo, Mario y Suclupe Alamas Danny. Sistema de


Informacin y el Plan de Tecnologa de clasificacin y bsqueda
de expedientes del Archivo Regional de Lambayeque.
Profesional.

Escuela de Ingeniera de Sistemas.

Universidad

Particular Catlica Santo Toribio de Mogrovejo. 2004.

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Tesis

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Linkografa:

FILOSOFIA REDER. Gestin de Procesos [en lnea]. 2005.


Disponible en WWW:
http://web.jet.es/amozarrain/Gestion_procesos.htm.
[Consulta: 15 octubre 2006]

EVELIO TONUZCO, Lus. Proyecto WorkFlow para la


Universidad Autnoma de Manizales [en lnea]. 2005. Disponible
en WWW:
http://yupana.autonoma.edu.co/publicaciones/yupana/004/workflo
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[Consulta: 15 octubre 2006]

WORKFLOW, PATTERNS. Patrones de Workflow. [en lnea].


2006. Disponible en WWW:
www.workflowpatterns.com.
Consulta: 15 octubre 2006]

VEGA BRICEO, Edgar Armando. Los Sistemas de Informacin


y su importancia para las organizaciones y empresas [en lnea].
2005. Disponible en WWW:
http://www.monografias.com/trabajos24/tics-empresas/ticsempresas.shtml
[Consulta: 15 noviembre 2006]

MORALES TORRES, Hilda.


LA IMPORTANCIA DE LOS
DOCUMENTOS EN LOS SISTEMAS DE ARCHIVO MANUALES
Y COMPUTADORIZADOS [en lnea]. Abril 2000. Disponible en
WWW:
http://sistemasdeoficina.com/impdoc.htm
[Consulta: 15 noviembre 2006]

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