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Implementacin de un Sistema de Gestin del Flujo de Trabajo de los Procesos Administrativos

del rea de Promocin y Afiliacin de la Sociedad Nacional de Industrias SNI sede Lambayeque.

METODOLOGIA MEIDAW
Metodologa Evolutiva Incremental para Desarrollo de
Aplicaciones de Workflow (MEIDAW) 1.
Esta propuesta metodolgica fusiona elementos de la
Metodologa Evolutiva Incremental, como esquema de
trabajo (enfocada al proceso), y el soporte de los estndares
metodolgicos de Workflow Management Coalition, para
obtener la calidad del producto.
Esta metodologa surge como respuesta a la necesidad,
para desarrollar los distintos tipos de sistemas de Workflow.

LA ORIENTACION AL PROCESO
IMCREMENTOS PLANIFICATORIOS
Se recomienda que los incrementos planificatorios tengan
una duracin de quince (15) das. La metodologa sigue el
esquema general de las metodologas tradicionales de
desarrollo:

anlisis,

diseo,

implementacin,

pruebas,

documentacin e implantacin. Estas etapas se encuentran


levemente solapadas, es decir, la parte final de una etapa se
realiza en paralelo con el comienzo de la prxima, lo cual se
ajusta bastante a la realidad ya que generalmente cuando se
comienza a disear se descubren aspectos de anlisis por
definir, de igual forma ocurre con la implementacin y el
diseo, las pruebas y la implementacin, etc. Esta es una
metodologa muy sistmica lo cual permite una mayor
adaptabilidad a los cambios y descubrimientos que ocurran
sobre la marcha, permitiendo as mayores posibilidades de
lograr una alta efectividad. Adems, permite reducir el
tiempo de finalizacin si se aumentan los recursos, esto la
hace adaptable inclusive al tiempo.
1

Mendoza, L., Reynoso, W. (2001). MEIDAW: Una propuesta metodolgica para mejorar el proceso de desarrollo de
sistemas de workflow. 1ras Jornadas Iberoamericanas de Ingenieras de Software e Ingeniera del Conocimiento,
Buenos Aires, Argentina

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PLAN DEL PROYECTO


Considerado el primer aspecto importante dentro de la
metodologa.
Este abarca las siguientes especificaciones del proyecto:
Identificacin

de

requerimientos

generales

del

proyecto.
Herramientas a utilizar en el desarrollo.
Objetivos del Proyecto.
Estructura del Proyecto.
Establecer las fechas de inicio y culminacin de
actividades.
Esta es una macro - planificacin ya que luego se planifica
cada incremento ms en detalle. Precisamente por la
imprecisin que puede tener una planificacin para varios
meses, se utilizan los incrementos planificatorios, los cuales
son ms pequeos y acertados, ajustndose ms al tiempo y
la realidad.
Dentro de las etapas de anlisis, diseo, implementacin,
pruebas e implantacin se definirn los incrementos de 15
das; dentro de los incrementos se aplica lo que se llama el
timebox o caja de tiempo, es decir, dentro de los quince
das se incluye todas las actividades que se estime que se
puedan realizar, siguiendo la estructura general de las
etapas.
DOCUMENTOS DE ALCANZE Y REQUERIMIENTOS
En toda metodologa evolutiva incremental es importante
tener claro el objetivo utpico: los requerimientos. Siguiendo
un esquema de trabajo bsico, basado en la realizacin de
entrevistas, reuniones y encuestas, con los diferentes grupos

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de usuarios involucrados en el proceso, se recopilan los


datos que sirven de base para la realizacin del documento
de Alcance y Requerimientos del sistema.
En el documento de Alcance y Requerimientos es donde se
define el problema, los requerimientos que se pretenden
cubrir con el sistema y el alcance del desarrollo. Este
documento no slo promueve la calidad del proceso sino
tambin del producto, especificando las funcionalidades ms
importantes y sus caractersticas.
INCREMENTOS
Una vez definido el objetivo utpico se tiene claro el fin pero
no el camino, por lo cual interviene el aspecto ms
caracterstico de la metodologa: los incrementos, para
establecer y lograr las metas a corto plazo. Dentro de los
incrementos existen dos procesos de suma importancia:

Planificacin: En este proceso se pretende estimar


cuales actividades se realizaran dentro del prximo
incremento, aqu es muy importante la administracin
de los recursos tanto cronolgicos como psquicos. Las
premisas para la estimacin de tiempo y esfuerzo de
los incrementos se deben basar en los requerimientos
mnimos de todo sistema desarrollado bajo la filosofa
de

flujos

de

trabajo,

tales

como

asignaciones,

escalaciones, notificaciones, permisologas, as como


tambin registro de datos, actualizacin, consulta, y
reportes bsicos. Adicionalmente se debe contemplar el
tiempo dedicado al seguimiento y administracin de los
recursos provistos por la arquitectura para optimizar el
uso de los mismos.

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Ejecucin: En este proceso se llevan a cabo las


actividades segn lo planificado, se debe ser muy
estricto en este sentido. La inversin de recursos
empleados en una ejecucin permite realizar una
prxima planificacin ms exacta, esta es una razn
para que los primeros incrementos sean ms difciles
de planificar. La metodologa va mejorndose a s
misma por lo cual es tambin una meta-metodologa.

Figura N 1: Esquema de la Orientacin al Proceso de la Metodologa.

Fuente: http://www.lisi.usb.ve/ (Consulta el 25/04/07)

CONTROL DE INCREMENTOS
Esta metodologa contiene dos aspectos muy importantes
para el control en los incrementos:

Feedback:

Permiten

desfavorables

evitar

(-feedback

las

negativo-),

desviaciones
as

como

promover las favorables (-feedback positivo-).

Feedforwards:

Son

de

utilidad

para

evitar

los

obstculos, permitiendo cambiar el rumbo (-plan-) en


cualquier momento (-incremento-).

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INFORME DE AVANCES
La planificacin y las actividades de los incrementos
planificatorios se deben registrar en los informes de avance,
indicando:

Estado Actual del Sistema: Permite describir la


situacin del sistema y dar coherencia a las
actividades abajo descritas.

Actividades Completadas: En este aspecto se


registran las actividades completadas en el perodo y
los aspectos ms importantes de la realizacin de la
actividad.

Actividades Retrasadas: Se utiliza para describir las


actividades que no pudieron ser concretadas y las
causas del retraso. Es de gran utilidad para mejorar
las estimaciones.

Actividades Pautadas para los Prximos 15 das:


Este aspecto nos permite realizar la planificacin
como tal; este es el aspecto ms importante del
documento, ya que una planificacin mal realizada
puede causar descontrol.

Estos elementos definen la metodologa bajo la orientacin


al proceso, definiendo cmo es el proceso de desarrollo. Los
productos que se deben lograr en este proceso se definen a
continuacin.

LA ORIENTACION AL PRODUCTO
Para lograr la calidad de un sistema de Workflow existen
muchos aspectos que se deben tomar en cuenta. WfMC
especifica una serie de actividades que ayudan a establecer

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definiciones y reglas para explotar el potencial del Workflow


cuando se aplica a un caso particular. Los aspectos de
mayor importancia en este enfoque son los distintos
productos que se obtienen en cada una de esas macroetapas

(para

diferenciarlas

de

los

incrementos

planificatorios), los cuales se describen a continuacin:


Figura N 2: Esquema de la Orientacin al Producto de la Metodologa.

Fuente: http://www.lisi.usb.ve/ (Consulta el 25/04/07)

ANALISIS DEL SISTEMA


Actividades realizadas en esta FACE:
Lista de unidades del negocio.
Lista de roles.
Lista de procesos de negocios.
Anlisis de procesos de negocio.
Diagramas de procesos de negocio.
Rutas.
Reglas.
Roles implicados.
Polticas.
Eventos.

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El producto final de la fase de anlisis es el Documento de


Alcance, Requerimientos y Glosario debe ir enfocado a
conocer en detalle las necesidades de los usuarios, por tal
razn la intervencin de los mismos es esencial en esta
etapa.
Este documento determina adecuada y completamente el
flujo de trabajo y los requerimientos funcionales del sistema,
contiene toda la informacin necesaria para producir
posteriormente un Diseo Detallado del sistema.
DISEO DETALLADO DEL SISTEMA
Consiste en la aplicacin de especializados conceptos de
diseo de sistemas de Workflow al resultado del anlisis de
requerimientos. El propsito del mismo es determinar el
diseo especfico del sistema, para facilitar que el sistema
satisfaga los requerimientos de los procesos de negocio
involucrados y de las interfaces de usuario.
Actividades realizadas en esta fase:
Diseo de Datos.
Diseo de Procesos.
Diseo de flujos de trabajo.
Seleccin de plataforma.
Desarrollo Propio.
Adquisicin de un entorno de desarrollo de
aplicaciones de WorkFlow.
Elementos de referencia: numero de aplicaciones
a integrar y tecnologa sobre las que se sustenta.
Identificacin de actividades.
Mdulos que deben lanzar.
Acciones automatizadas a realizar.
Informacin a presentar al usuario.
Diseo de pantalla.

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Identificacin de eventos.
Mdulos que deben originar eventos.
Anlisis de eventos automticos.
Aspectos de seguridad.
Herramientas de control y umbral de escalado.
Ficha de Procesos.
Identificacin del proceso.
Objetivo.
Responsabilidad.
Diagrama de flujo de actividades.
Informacin asociada a la instancia del proceso.
Elemento de informacin.
Descripcin.
Atributo, tabla y base de datos asociadas.
Ficha de Actividad.
Cdigo de actividad.
Descripcin.
Periodicidad.
Roles que la llevan a cabo.
Informacin visualizar.
Mdulos a lanzar.
Aplicacin.
Identificacin del modulo.
Mtodo de llamada.
Parmetros a pasar.
Rutas.
Identificador de rutas.
Tipo de ruta: Automtica, Manual o Escalado.
Condicin para enrutamiento automtico.
Condicin necesaria para poder enrutar el
proceso.
Acciones a ejecutar al enrutar el proceso.
Estado destinatario.

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En el documento del Diseo Detallado se define el


comportamiento y la estructura del sistema en los siguientes
tpicos:

Reglas del Negocio: Identificacin de las polticas


organizacionales que controlan los procesos de
negocio.

Flujo de Trabajo: Descripcin de los procesos de la


organizacin involucrados. Para el caso de la
descripcin grfica, se utiliza la notacin propuesta
por WfMC.

Roles: Determinacin de las personas y/o unidades


responsables de las diferentes actividades que
conforman los procesos de negocio; esta descripcin
se realiza por medio de la Tabla de Roles.

Estados y Transiciones de un tem de Trabajo:


Nombre y significado de cada estado y diagrama de
transicin de estados. Estos elementos se muestran
en una tabla llamada Tabla de Transiciones.

Escalaciones: Definicin de las condiciones que


deben ser chequeadas peridicamente y/o que
requieren la intervencin de unidades superiores.

Notificaciones: Mensajes que enva el sistema a los


usuarios, estos se basan generalmente en el
incumplimiento de condiciones normales de flujo.

Interfaces: Pantallas del sistema y su interaccin con


los usuarios.

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Reportes: Definicin de documentos generados por


el sistema para fines estadsticos y de control.

Figura N 2: Elementos grficos de la notacin Propuesta por WFMC.

Fuente: http://www.lisi.usb.ve/ (Consulta el 25/04/07)

Una vez finalizado el diseo detallado del sistema se inicia el


desarrollo del mismo.
DESARROLLO DEL SISTEMA
Consiste en la realizacin de las actividades necesarias para
construir el sistema propiamente dicho. La primera actividad
del desarrollo es la instalacin y configuracin de la
Arquitectura de desarrollo en la plataforma requerida. Luego
cada uno de los requerimientos, reglas de negocio y
elementos funcionales del sistema identificados en las
etapas de Anlisis de Requerimientos y Diseo Detallado, se
implementan siguiendo la planificacin fijada al comienzo de
cada incremento.
Las actividades del desarrollo se realizan en el siguiente
orden:

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1. Configuracin de la Arquitectura de Desarrollo:


Consiste

en

la

instalacin

configuracin

de

herramientas

de

desarrollo

del

servidor

de

con

la

desarrollo

para

poder

comenzar

implementacin en s.
2. Implementacin de la Arquitectura de datos: Se
crean las tablas en las bases de datos, as como
tambin los stored procedures, strings de conexin y
dems elementos necesarios para interactuar con la
misma.
3. Desarrollo de Componentes y Servicios:

Se

implementan los elementos de la capa intermedia que


interactan sobre la base de datos y los repositorios
de datos externos, para hacer llegar los datos a los
programas clientes.
4. Programacin de Pantallas, Filtros y Enlaces
Activos: Se construye el front-end del sistema y se
implementa la interfaz con todos sus elementos y
disparadores user-centric (acciones cuya condicin de
ejecucin o disparador es dada por el usuario del
sistema, p.e. click sobre un botn) que constituyen
parte del flujo de trabajo.
5. Programacin de Notificaciones, Escalaciones y
Reportes: Se implementan los elementos servercentric (acciones cuya condicin de ejecucin o
disparador es dada por el motor de Workflow, p.e. la
verificacin de datos ingresados por el usuario) y
time-centric (acciones cuya condicin de ejecucin o
disparador es dada por el paso del tiempo, p.e.
aumentar la prioridad de un tem con tres horas sin
procesar) que constituyen el sistema. Tambin se

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implementan los reportes del sistema, segn lo


establecido en el diseo detallado del sistema.
Una vez implementados todos estos componentes, se
realizan las pruebas.
PRUEVAS DEL SISTEMA
Las pruebas constituyen la verificacin de que los procesos
y actividades del sistema cumplen con las reglas del negocio
establecidas segn el diseo. Tambin sirven para verificar
la interaccin con otros sistemas y la carga de datos. Los
tipos de pruebas que se realizan son:

Pruebas Funcionales: Verifican que los elementos


de interfaz y las actividades, transiciones y clculos
que

realiza

funcionalidades

el

sistema,

cumplen

preestablecidas.

La

con

las

tabla

de

transicin de estados es de gran utilidad para la


realizacin de estas pruebas, ya que muestra el flujo
de los tems en detalle.

Pruebas de Carga de Datos: Verifican la correcta


operacin de los elementos de enlace con las bases
de datos.

Una vez probado el sistema es posible que sea necesario


volver a las etapas anteriores, dependiendo de los
resultados que arrojen los mismos. Despus de que las
pruebas sean satisfactorias se procede a realizar la
documentacin formal del sistema.
DOCUMENTOS FORMALES DEL SISTEMA

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En esta etapa se elaboran los documentos que contienen las


especificaciones de uso y administracin del sistema. Los
productos de esta etapa son los siguientes manuales.

Manual de Usuario: Presenta a los usuarios los


procedimientos necesarios para registrar, procesar y
dar seguimiento a cada uno de los flujos que provee
el

sistema.

Este

contempla

funcionalidades

especficas para cada rol, describiendo las actividades


a las cuales tienen permisologa cada grupo de
usuarios.

Manual del Administrador del Sistema: Presenta


toda la informacin tcnica referente a la aplicacin.
En l se incluye la descripcin general del sistema
donde se describe brevemente el propsito general
del sistema. Luego se describe la Arquitectura de
Datos, Arquitectura Funcional, Consideraciones de
Seguridad, Instalacin del sistema, etc.

IMPLANTACION DEL SISTEMA


Envuelve la realizacin de las actividades requeridas para la
transicin del sistema, una vez desarrollado y probado, al
ambiente de produccin.
Los aspectos claves de la implantacin y las diferentes
estrategias a seguir se deben discutir con los usuarios, para
la seleccin del mtodo ms ptimo basado en las
necesidades

del

ambiente

de

negocio.

Adems,

el

entrenamiento de usuarios y administradores tambin forma


parte de la implantacin. La puesta en marcha del ambiente
de produccin abarca el siguiente orden de actividades:

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1. Configuracin del Servidor de Produccin y de la


Base de datos: Se instalan los programas de
operacin de los servidores de operacin y bases de
datos, una vez instalados se configura y se levantan
los servicios de los mismos.
2. Migracin del Sistema: Se transfiere la aplicacin
desde el servidor de desarrollo al servidor de
produccin, cuando estos servidores sean diferentes
3. Pruebas

del

Sistema

en

el

Ambiente

de

Produccin: Consiste en la realizacin de las


pruebas funcionales y de carga de datos pero en el
ambiente de produccin.
4. Entrenamiento de los Usuario: Las estrategias para
el entrenamiento de los usuarios tambin deben
discutirse con los mismos, de manera de seleccionar
el mtodo ms apropiado para que el mismo no
interfiera con la realizacin de las actividades del
negocio.