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CAPTULO 6
6. VERIFICACION Y ACCIONES CORRECTIVAS
6.1.

Monitoreo y Medicin.

El objetivo de est clusula, es definir las instrucciones necesarias, para


asegurar que todas las actividades significativas, los objetivos ambientales
establecidos y los requisitos legales aplicables contenidos dentro del
Sistema de Gestin Ambiental disponen de procedimientos para su
seguimiento y medicin, de forma que se conozca y se garantice que el
sistema opera permanentemente dentro de los lmites prefijados.

Cada organizacin debe establecer y mantener sistemas para monitorear y


medir regularmente su rendimiento ambiental.
Estos sistemas deben servir para medir:
Los parmetros claves de las operaciones y actividades que puedan
tener un potencial impacto significativo sobre el medioambiente,

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El progreso en la implementacin de los objetivos y metas


acordadas,
La conformidad con los procedimientos, instrucciones de trabajo y
criterios de operacin definidos,
La conformidad con la legislacin aplicable,

El registro de esta informacin deber ser suficiente para permitir la


identificacin de una accin preventiva y correctiva apropiada.
Cualquier equipo de monitoreo que se utilice debe ser calibrado, sometido
a mantenimiento y se deben conservar los registros de los resultados de
las calibraciones y del mantenimiento de cualquier equipo. Es a travs del
monitoreo y medicin que una organizacin puede evaluar su avance en el
cumplimiento de objetivos y metas ambientales establecidos. Un programa
de monitoreo y medicin es un proceso continuo de parmetros
especificados.

Las principales caractersticas claves que este manual presenta y pueden


ser parte de un programa de monitoreo y medicin son:
Establecer sistemas para monitorear y medir el desempeo
ambiental de la Empresa.
Garantizar que los resultados de las mediciones se registren en
forma adecuada.

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Es necesario que cualquier equipo de monitoreo sea calibrado y


sometido a mantenimiento

Conformidad del Monitoreo con las Normas Legales e Internas de la


Organizacin.

Es necesario que las organizaciones establezcan y mantengan un


programa regular y especfico de monitoreo para las descargas al
ambiente, con el propsito de garantizar su conformidad con la legislacin
y para revisar su progreso de acuerdo con las metas. Las emisiones y
parmetros que se van a monitorear son determinados por:

Las emisiones asociadas con potenciales aspectos ambientales


significativos,
Los parmetros de rendimiento crtico utilizados por la organizacin
Los indicadores de rendimiento ambiental utilizados por la
organizacin.

Probablemente, este programa es adicional a cualquier monitoreo


realizado por las autoridades reguladoras apropiadas. Adems de evaluar
la conformidad legislativa, tambin se debe realizar el monitoreo para
evaluar el rendimiento segn la mejor prctica o la prctica recomendada y

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para determinar si la nueva planta o las modificaciones a la planta


existente se realizan segn las indicaciones.
Es necesario establecer un sistema para monitorear la eliminacin de
desechos (tanto peligrosos como no peligrosos) y registrar las cantidades
y la documentacin pertinente (hojas de ruta) para la eliminacin de
desechos peligrosos junto con los detalles de los programas de registro de
desechos.

La frecuencia y la extensin de las mediciones sern determinadas por:


Los requerimientos legales o de la autoridad
La facilidad con la que se pueden realizar muestreos y anlisis
La importancia de los parmetros en trminos del impacto
ambiental y la proximidad a los niveles de consentimiento
La exactitud requerida, por ejemplo, para indicadores de
rendimiento
La necesidad de evaluar cargos por eliminacin
El costo de muestreos y anlisis
Adjunto aspectos ms frecuentes que se deben de considerar en un
Monitoreo de Aspectos e Impactos Ambientales, de acuerdo a lo que indica
el Decreto 3516, Tabla 6.1.

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TABLA 6.1
ANLISIS Y CONTROL DE MONITOREOS AMBIENTALES
ASPECTO

PARAMETROS

CONTROL

FRECUENCIA

Emisin de gases en fuentes


fijas

CO2
SO2
NO
NOx
Material Particulado

Decreto 3516

Semestral

Emisin de gases en
motores de combustin
interna

SO2
NO
NOx
Material Particulado

Decreto 3516

Anual

Emisin de aguas
Residuales

Caudal
Carga contaminante
PH
Temperatura
Aceites y grasas
DBO5
DQO
TDS
SST
(Fosfatos)
(Nitratos)
Detergentes*
Cloruros*
Sulfatos*

Decreto 3516

Cuatrimestral

Parmetros
Hidrocarburos
Aceites y grasas
Plomo
Nquel

Decreto 3516

Cuando exista
una
contaminacin
del suelo

Nivel sonora
equivalente

Decreto 3516

Anual

Decreto 3516

Al momento de
llenarse el
depsito de cada
desecho

Suelos*

Ruido Ambiental

Desechos

Basura
Cartn
Plstico
Tierra Filtrante
Pacas
Desechos Lquidos
Desechos Slidos

* Solamente en casos de contaminacin y o requerimientos de parmetros que la organizacin


necesite sean determinados.

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Progreso del Monitoreo segn los Objetivos y las Metas

Se recomienda que el progreso segn las objetivos y metas sean


revisados con una frecuencia apropiada para la organizacin. Idealmente,
se debe realizar en forma mensual o trimestral y se puede hacer a travs
de una diversidad de medios tales como, reuniones regulares del equipo
de empleados, reuniones semanales/mensuales de gerencia, comits
medioambientales internos, etc.

Evidentemente, mientras ms frecuentes sean las revisiones que se hagan


al progreso segn las metas, ms probable es que las medidas de control
sean efectivas, en trminos de lograr un mejoramiento continuo.

En

efecto,

muchas

organizaciones

revisan

sus

cargas

de

desechos/efluentes y el consumo de servicios pblicos segn la referencia,


como parte de sus controles operacionales habituales. Adems, a menudo
se demuestra el progreso a los trabajadores por medio del uso de pizarras
de informacin y reuniones regulares de produccin.

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Conformidad del Monitoreo con las Instrucciones de Trabajo y los


Procedimientos

Con el propsito de comprobar la conformidad con los procedimientos,


instrucciones

de

trabajo

criterios

de

operacin

definidos,

es

recomendable que las organizaciones implementen un programa de


inspecciones.

Inspecciones Fsicas

Es recomendable que se realicen regularmente inspecciones fsicas. Las


inspecciones planeadas

se

centran

especialmente

en

los temas

relacionados con el medio ambiente para garantizar que se estn


implementando las prcticas y procedimientos recomendados y que se
cumple con ellas.

Estas inspecciones deben ser realizadas a intervalos regulares y deben


incluir una evaluacin de la condicin general de los equipos, medidas de
control, administracin interna, etc. Se deben conservar registros y
establecer

disposiciones

de

seguimiento

implementan los mejoramientos requeridos.

para

asegurar

que

se

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Se debe definir la responsabilidad individual para la ejecucin de los


mejoramientos junto con el plazo de la finalizacin de stos.
Algunas partes discretas de la organizacin tambin deben estar sujetas a
inspecciones planeadas regulares. Estas inspecciones pueden tener
diferentes niveles de detalle, desde inspecciones a la administracin
interna general, hasta visitas a todas las condiciones fsicas.

Es necesario que la organizacin determine el tipo de inspeccin y la


frecuencia con la que se llevarn a cabo, tomando en cuenta los riesgos
involucrados y los plazos requeridos para garantizar que no ocurra ningn
deterioro en el rendimiento. Se deben establecer las responsabilidades
para la ejecucin de cualquier accin identificada a partir de lo descrito
anteriormente y las acciones se deben finalizar en el tiempo especificado.

Mantenimiento de Equipos de Monitoreo

Es necesario que la calibracin de los equipos de monitoreo utilizados en


la recoleccin de esta informacin est sujeta a verificaciones regulares de
la calibracin, segn lo recomienden los fabricantes. Los equipos tambin
deben estar incluidos en un programa de mantenimiento preventivo.
Adjunto un Programa de Mantenimiento Preventivo, Figura 6.1.

194

FIGURA 6.1
PROGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO

195

6.2.

No Conformidades y Acciones Correctivas y Preventivas.

El objetivo de est clusula, es definir el procedimiento mediante el cual se


detectan no conformidades o incumplimientos con el Sistema de Gestin
Ambiental establecido; debe asegurar la aplicacin de las acciones
correctoras adecuadas para restablecer el funcionamiento del sistema
dentro de los lmites previstos, y la implantacin de las acciones
preventivas que eviten la repeticin sistemtica de las circunstancias que
producen las no conformidades detectadas en la operatividad del Sistema
de Gestin Ambiental.

Cada organizacin debe establecer y mantener sistemas para:


Informar e investigar no conformidades, incluyendo aquellas que
surjan de incidentes ambientales,
Tomar accin para mitigar cualquier consecuencia que surja de tales
hechos,
Iniciar y finalizar acciones preventivas y correctivas,
Confirmar la efectividad de las acciones preventivas y correctivas
que se han tomado.

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Cualquier accin preventiva y/o correctiva tomada debe ser adecuada a la


magnitud del problema y proporcional a la importancia de los aspectos
ambientales identificados.

La palabra No Conformidad como se usa en este manual, es cualquier


desviacin de los procedimientos, instrucciones de trabajo, criterios de
operacin, legislacin aplicable o normas internas de las Organizaciones,
etc., que podra dar como resultado, directa o indirectamente un impacto
significativo sobre el medio ambiente.

Las principales caractersticas claves que se implementan para cumplir


con est manual son:
Informar e investigar las no conformidades, incluyendo aquellas
que surjan de incidentes ambientales,
Elaborar acciones correctivas

(por

ejemplo,

basadas en

resultados de las investigaciones)


Capacitacin de personal
Confirmar la eficacia de las acciones correctivas (por ejemplo,
proceso de seguimiento)

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Investigacin de Incidentes y Accin Preventiva y Correctiva

En el caso de que ocurra un incidente en o fuera de la Empresa, por


ejemplo,

que

involucre

una

descarga

accidental

de

materiales

potencialmente peligrosos al medio ambiente, es necesario establecer un


sistema para investigar el incidente y determinar la(s) causa(s) bsica(s).
Se debe realizar un informe de seguimiento que documente las acciones
necesarias para evitar que vuelva a ocurrir esta situacin.

Se debe definir el sistema y las responsabilidades para iniciar una


investigacin y una accin correctiva, en el caso de no-conformidad con
los requerimientos especficos, por ejemplo, las normas para descarga.
Adems, tambin se deben especificar las responsabilidades individuales
por las acciones y los plazos para su finalizacin. Los progresos de las
acciones se deben revisar regularmente.

No-conformidad del Sistema de Gestin Ambiental

Es necesario contar con un sistema para corregir cualquier deficiencia


identificada en los elementos del Sistema de Gestin Ambiental. Este
sistema debe garantizar que se investiga el problema, la(s) causa(s)
bsica(s) identificada(s) y que se identifican, implementan y registran las

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acciones correctivas.

Una vez que se han implementado las acciones

preventivas o correctivas, es necesario verificarlas para confirmar su


efectividad y modificarlas si es necesario.

La

no-conformidad

incluye

todo

aquello

que

no

satisfaga

los

requerimientos segn se definen en el Sistema de Gestin Ambiental.


Puede incluir, pero no est limitado a, no-conformidad con respecto a la
poltica, objetivos y metas; estructura y responsabilidades; planes de
capacitacin; requerimientos operacionales; programas de calibracin de
equipos; mantenimiento de registros; control de documentos; preparacin
para

emergencias

procedimientos

de

respuesta

prcticas

programadas; monitoreo y medicin de planes; auditorias del Sistema de


Gestin Ambiental; y revisin de documentacin administrativa y la puesta
en prctica de mejoras del Sistema.

Se adjunta un ejemplo de una Solicitud de Accin Correctiva y Preventiva,


Figura 6.2, adems un formato de gua para la respectiva descripcin de
las Acciones a tomar, Apndice N.

199

FIGURA 6.2.
SOLICITUD DE ACCION CORRECTIVA / PREVENTIVA.

200

6.3.

Registros.

El objetivo de est clusula, es definir el procedimiento que asegura la


evidencia de los resultados de todas las actividades que afectan la
operatividad del Sistema de Gestin Ambiental, as como el archivo de
dicha documentacin.

Cada organizacin debe establecer y mantener un sistema para la


identificacin, ubicacin, almacenaje y recuperacin de registros con el
medio ambiente, incluyendo los resultados de auditorias, revisiones del
sistema de administracin y rendimiento.

Las principales caractersticas claves de la Administracin de Registros


son:

Definir responsabilidades para la custodia y el mantenimiento de los


registros
Identificar los registros que deben ser conservados
Indicar el lugar y la forma del registro (papel o electrnico)
Establecer por cunto tiempo se deben guardar los registros
Establecer un sistema eficaz de recuperacin

201

Los registros ambientales proporcionan evidencia de que el Sistema de


Gestin Ambiental est funcionando en forma eficaz y se est
implementando de la manera como se dise.

Es conveniente, primero decidir qu registros se deben conservar,


concentrndose en los registros que agregan valor y evitan la burocracia.
Al disear los sistemas de administracin de registros, es necesario que la
organizacin considere:

Quin necesita acceso?


A qu registros?
En qu circunstancias?

Es posible que las organizaciones deseen considerar utilizar un sistema


electrnico para la Administracin de los Registros. La ubicacin de los
registros en forma electrnica puede proporcionar un excelente medio para
recuperar rpidamente los mismos, como tambin para controlar el acceso
a los registros confidenciales.

Por lo tanto, se deben hacer respaldos

regularmente, si se usan sistemas electrnicos.

202

Las organizaciones pueden tomar en cuenta la combinacin de procesos


de Administracin de Registros para registros de Seguridad & Salud y
Medio Ambiente. Mientras se establece una Poltica de Administracin de
Registros, es necesario que las organizaciones garanticen que el sistema
implementado considera los requerimientos de ubicacin de registros,
especificados

en

las

regulaciones

ambientales

aplicables

los

requerimientos de la organizacin.

Ms adelante se muestran ejemplos de los tipos de registros ambientales


que se deben conservar como parte de un Sistema de Gestin Ambiental:

Informacin sobre la legislacin ambiental aplicable u otros


requerimientos.

Consentimientos que abarquen la descarga de las emisiones al


medio ambiente y la eliminacin de desechos junto con los permisos
/ autorizaciones apropiadas.

Datos sobre emisiones

Informes de accin correctiva por no-conformidad

Correspondencia / reuniones con las autoridades

Registro de reclamos

Registro de capacitacin

203

Informacin del proceso

Informacin del producto

Formacin y calificacin del personal

Consumo de servicios pblicos

Registros de inspeccin, mantenimiento y calibracin

Informacin del proveedor y del contratista pertinente

Informes de incidentes

Informacin sobre respuesta y preparacin para emergencia

Informacin sobre aspectos ambientales significativos

Revisiones de la administracin

Actas de las inspecciones ambientales

Informes de Auditoria Ambientales tanto externa / interna

El mantener registros ambientales es un elemento clave de un sistema de


Administracin Ambiental. Estos registros permiten que una organizacin
demuestre conformidad con la Norma ISO 14001, as como rastrear el
progreso hacia la consecucin de objetivos y metas. Los registros deben
mantenerse de manera que sean fcilmente recuperables y estn
protegidos contra daos, deterioros o prdidas. Se adjunta ejemplos de
registros, Figuras 6.3 y 6.4, adems unos formatos de gua para la

204

Identificacin de Registros Internos y/o Externos (Municipales), Apndices


O, P respectivamente

205

FIGURA 6.3.
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS

205

FIGURA 6.4.
LISTADO DE REGISTROS EXTERNOS AMBIENTALES

206

6.4.

Auditorias.

El objetivo de esta clusula, es definir el procedimiento que asegura la


realizacin de las auditorias peridicas del Sistema de Gestin Ambiental,
para verificar que todas las actividades relativas al SGA cumplen las
condiciones pre-establecidas, asegurando la efectividad del mismo.

Cuando la organizacin lo requiera, debe garantizar que su Sistema de


Gestin Ambiental est sujeto a una auditora independiente, con el
propsito de determinar si este sistema de administracin, cumple con las
disposiciones planeadas para la Gestin sobre el cuidado del medio
ambiente.

Las recomendaciones claves que surgen de estas auditorias deben ser


presentadas a la administracin superior de la organizacin.
El programa de administracin de la organizacin debe ampliarse de
manera que incluya las acciones que surjan de las recomendaciones de la
auditora.

El perodo entre las auditorias al Sistema de Gestin Ambiental debe estar


relacionado con el grado de riesgo comercial percibido, pero no debe
exceder los tres aos.

207

Una auditoria ambiental independiente, es aquella realizada por una


persona externa a la organizacin especfica que est siendo auditada.
Alternativamente, las personas que trabajan para la organizacin pueden
realizar una auditoria ambiental, pero en estas circunstancias las
auditoras deben ser verificadas por una persona externa a la organizacin
especfica.

Es necesario que el programa de Auditoria Ambiental de cada


Organizacin garantice que se realicen auditorias independientes, por lo
menos cada tres aos.
Es conveniente que el protocolo de auditoria garantice que el Sistema de
Gestin Ambiental:

Cumple con las disposiciones planeadas para la Administracin


del cuidado del medio ambiente

Ha sido implementado y se ha mantenido en forma apropiada

Es eficaz en el cumplimiento con los objetivos y la poltica de la


organizacin

Es necesario que las recomendaciones de la auditoria se


presenten a la administracin superior

Es necesario incorporar en el programa de administracin del


medio ambiente las acciones que surjan de las auditorias.

208

Es necesario que la organizacin consulte con el Representante de la


Direccin para determinar si se requieren o no auditorias independientes al
Sistema de Administracin del Medio Ambiente de la Organizacin.

Si el representante lo solicita, es necesario que la organizacin garantice


que recibe una auditoria independiente a su Sistema de Gestin
Ambiental. Es conveniente que las auditorias y el programa de auditoria
sean capaces de determinar si el Sistema de Gestin cumple o no con las
disposiciones planeadas, si ha sido implementado en forma apropiada y si
es eficaz en el cumplimiento de los objetivos y polticas.

El proceso de auditora debe abordar el alcance, frecuencias, metodologa,


competencias, responsabilidades y requerimientos para llevar a cabo las
auditoras y el informe de los resultados.

Protocolo de Auditora

Es necesario que las auditorias consideren:

La poltica ambiental, los procedimientos y sistemas,

su implementacin en el lugar de trabajo

las prcticas y condiciones en el lugar de trabajo

209

Se debe usar un protocolo de auditoria ambiental apropiado que permita


que estos temas sean evaluados en forma sistemtica.

Un protocolo de auditoria es un cuestionario y/o checklist, a menudo con


notas explicatorias, que gua de una manera consistente y estructurada a
los auditores que realizan las auditorias.

La organizacin debe elegir, de preferencia un protocolo de auditoria


adecuado a sus necesidades. Puede ser un protocolo patentado de una
organizacin externa o un protocolo ideado dentro de la misma Empresa.
En el futuro, sin embargo, es probable que las organizaciones encuentren
ms beneficioso utilizar un protocolo de auditoria cuya estructura sea
consistente con la estructura de las Norma ISO - 14001.

Cooperacin y apoyo administrativo

La administracin superior debe demostrar compromiso con la auditoria al


Sistema de Gestin Ambiental y su implantacin eficaz. Se debe informar
al personal pertinente los propsitos y beneficios de las auditorias.
debe incentivar al personal para que coopere totalmente.

Se

210

La

administracin

superior

debe

abordar

los

descubrimientos

recomendaciones de la auditoria y tomar la accin apropiada dentro de un


plazo adecuado.

Calificaciones del Auditor

Los auditores necesitan tener habilidades, conocimientos y experiencia


adecuada en los Sistemas de Gestin Ambiental y auditorias, por lo tanto,
es necesario que se les proporcione capacitacin cuando sea necesario.
Los auditores independientes que certifican para ISO 14001 deben cumplir
con ISO 14012; Normas para Auditoria Ambiental Criterios de
Calificacin para Auditores Ambientales.

Resultados y Seguimiento de la Auditora

El resultado de las auditorias debe incluir:

Evaluaciones detalladas de la efectividad de los sistemas y


procedimientos de gestin ambiental, que incluyan idealmente
informacin sobre su idoneidad

Nivel de conformidad con procedimientos y prcticas

Identificacin de acciones correctivas y reas para el mejoramiento

211

Informe

claro

oportuno

que

registre

las

actividades,

descubrimientos, resultados y recomendaciones de la auditoria

Los resultados de las auditorias del Sistema de Gestin Ambiental deben


comunicarse rpidamente a todas las partes correspondientes, de manera
que se ajusten a las necesidades de la Organizacin. Especficamente, es
necesario presentar a la Administracin Superior de la organizacin las
recomendaciones claves que surjan de las auditorias.

Por lo tanto, ser necesario que el programa de gestin de la organizacin


se ample con el propsito de incluir las acciones que surjan de las
recomendaciones de la auditora. Se debe elaborar un plan de accin de
medidas reparadoras acordadas junto con personas responsables
designadas, fechas de finalizacin y requerimientos de informe.

Se debe establecer un monitoreo de seguimiento para verificar la


implementacin del plan de accin. Se adjunta ejemplos de un Plan,
Programa y Lista de Chequeo de una Auditoria, Figuras 6.5, 6.6, 6.7,
adems se incluyen formatos guas para los diferentes requerimientos de
esta clasula, Apndices Q, R, S respectivamente.

212

FIGURA 6.5.
PLAN DE AUDITORIAS

213

FIGURA 6.6.
PROGRAMA DE AUDITORIA

214

FIGURA 6.7.
LISTA DE CHEQUEO PARA AUDITORIA

215

TCNICAS DE AUDITORIA Y PREGUNTAS DEL AUDITOR

Son herramientas del auditor y se clasifican en:

1) Lista de verificacin o chequeo: Tcnicas que requieren ser


desarrolladas por el auditor hasta conseguir habilidad y experiencia
2) Tcnicas de verificacin:

Entrevistas

Muestreo

Rastreo

Comprobacin.

a) Entrevistas: Preguntas improvisadas

El auditor tiene que pensar la forma de estructurar las preguntas, las


cuales:
-

deben requerir respuestas que contengan la informacin deseada

no deben sugerir la respuesta

no deben contener palabras emotivas

216

En la prctica de auditar se usan tres categoras de preguntas:


-

preguntas abiertas

preguntas cerradas y directas

preguntas aclaratorias

Preguntas abiertas: Son aquellas para las que las respuestas no pueden
ser si o no, sino que tienen forma de una explicacin. Ej.: Quin?,
Qu?, Cundo?, Cmo?, Por qu?, Dnde?, Mustreme.

Preguntas cerradas y directas:

Las preguntas cerradas pueden

contestarse s o no. Las preguntas directas pueden contestarse con


pocas palabras. Pueden utilizarse para obtener informacin especfica.
Las preguntas cerradas y directas deben utilizarse con cuidado dado que
no obtienen demasiada informacin.

Ejemplos de preguntas cerradas:


-

Firma siempre este documento?

Enva todas las notas de despacho a contadura?

Ejemplos de preguntas directas:


-

Qu procedimiento se aplica a esta actividad?

Dnde se pueden encontrar las tolerancias?

217

Preguntas aclaratorias: Se utilizan para obtener informacin completa,


ayudar a evitar malos entendidos y aclarar los puntos planteados. Son
sumamente tiles al auditar dado que permiten al auditor comprender el
panorama completo del proceso.

Ejemplos:
-

Aydeme a entender cmo se procesan los pedidos de informacin

Cmo sabe el personal de bodega que se puede mover el material a

lugares designados?
-

Me podra explicar que significa GRV?

Las preguntas aclaratorias llevan mucho tiempo y si no dispone de tiempo


para escuchar explicaciones adicionales, no las formule.

b) Muestreo:

Al realizar el muestro considerar lo siguiente:


-

No pida que le muestren los documentos, le darn lo mejor

Solicite ver la lista de documentos para seleccionar las muestras que

desea verificar
-

Tome muestras de diferentes pasos del proceso

218

Cuando encuentre desviaciones tome algo del mismo tipo, para

comprobar si es algo genrico.

c) Rastreo:

Tcnica

de

auditoria

Punto

Profundo:

Seleccione

un

rea

aparentemente dbil y efecte una auditoria de sistema. Esto pondr de


manifiesto si existe una implantacin incompleta del sistema de calidad.

Tcnica de auditoria Seguimiento: Haga un seguimiento desde un


documento hasta los documentos asociados de referencia, vaya de los
procedimientos a los reportes, de los reportes a los procedimientos.

d) Comprobacin:

Tcnica Control de proceso: Verificar si se siguen las secuencias de


operaciones, revisar los documentos para evaluar el cumplimiento con las
especificaciones aplicables.

Tcnica Revisin de documentos y registros:

Verificar que cada

paso se efecte como se describe en el documento. Verificar que cada


espacio es llenado, firmado y fechado si as es requerido.

219

REALIZACION DE LA AUDITORIA:

Independientemente de los mtodos que se utilicen, los auditores deben


asegurar que la auditoria sea global. Deben examinar minuciosamente
todas las partes del sistema. Cuando realizan una revisin de documentos,
deben examinar todos los niveles de documentacin, desde el manual
hasta los procedimientos y por ltimo los registros. En las observaciones
deben mirar todas las partes de la empresa, no solo los procesos claves.
En lo que respecta a las entrevistas, los auditores deben entrevistar a todo
el personal pertinente y no solo a los gerentes.

Los auditores no tienen tiempo de revisar todos los documentos, sin


embargo, deben ver muestras representativas. Tome por lo menos siete
registros. El auditor debe mantener el control del proceso de muestreo, no
se debe permitir al auditado que seleccione registros para evaluacin. Una
muestra se debe seleccionar de forma que ofrezca una representacin de
las actividades, si en un rea dada hay pocos registros, el auditor puede
revisarlos todos.

Adems de controlar el contenido de documentos y registros, los auditores


deben ver como se controlan. Estn disponibles los documentos
correspondientes en los lugares correctos? Estn actualizados?

Los

220

auditores deben examinar los registros para determinar si el sistema ha


funcionado correctamente en el pasado.

Los registros pueden revelar

fallas sistemticas en la gestin.

Tomar notas:

A medida que el auditor realiza la auditoria es esencial que tome notas


para no confiar en la memoria. Las notas deben incluir referencias a
procedimientos, registros, etc. De manera que si fuera necesario, la
muestra que se haya tomado pueda ser ubicada y verificada.

COMO AUDITAR LOS PROCESOS:

Los sistemas de gestin constan de varios procesos interactivos.

Los

auditores deben saber que los procesos interactan y que las salidas de
ellos son entradas en otros y tambin pueden controlarlos.
La auditoria del Sistema de Gestin Ambiental debe dar respuesta a varias
preguntas, como:

a) Describen los procedimientos correctamente las actividades?


b) S documentan, mantienen y se implantan todos los procedimientos?

221

c) Se definen, controlan y gestionan las interacciones entre las


actividades del Sistema?
d) Conducen algunas actividades al mejoramiento continuo?
e) Se cumplen la poltica, los objetivos y metas?

Al auditar procesos tomar en consideracin lo siguiente:


-

Identificar las entradas

Identificar las salidas

Establecer el flujo de actividades

Estn identificados todos los procesos?

Qu recursos son empleados?

Cules son los controles?

Cmo es monitoreado?

Siga el proceso completo

Seleccione los registros pertinentes

Fueron ejecutadas todas las actividades?

Fueron los controles efectivos?

Confirma el monitoreo la capacidad del proceso para cumplir el

propsito propuesto?
-

Qu equipos fueron usados?

Necesitan ser calibrados?

Fueron calibrados?

222

OBSERVACIONES EN LA AUDITORIA:

Las observaciones que se hagan durante la auditoria llevan a la obtencin


de evidencia fsica. En el caso de las auditorias ambientales busque en
particular evidencia de algo que podra tener un impacto ambiental
negativo y que no est bajo control, examine las caeras, canales de
drenaje, reas de almacenamiento, cualquier equipo que podra causar
emisiones al aire o descargas al agua.