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TEMA 7: EL SUBSISTEMA

DE APROVISIONAMIENTO

Juan Manuel Cepeda Prez


Antonio Pizarro Gmez

SISTEMA DE DECISIN (Factor Dispositivo)

ENTRADAS

Subsistema de Administracin (Nivel Estratgico)

Informacin

Factores
Informacin

SALIDAS

Subsistema de Administracin (Nivel Tctico)

Imagen
Cultura

SISTEMA DE OPERACIN (Factores Elementales)


Factores
Fsicos

Subs. De
Aprovisionamiento

Subs. De
Produccin

Subs. De
Comercializacin

(Captacin de
Inputs)

(Transformacin de
inputs en outputs)

(Colocacin de
outputs)

Productos
Bienes
Servicios

SUBSISTEMA FISICO O REAL


(FACTORES FSICOS)

Factores

Subs. De Financiacin

Subs. De Inversin

Rentas

(Captacin de Recursos
Financieros)

(Aplicacin de Recursos
Financieros)

Impuestos

Financieros

Factores
Humanos

Inversiones

SUBSISTEMA FINANCIERO
(FACTORES FINANCIEROS)
Subs. De

Subs. De

Subs. De

Subs. De

Seleccin

Formacin

Aplicacin

Mantenimiento

(Captacin

(Desarrollo

(Asignacin

(Captacin

de RRHH)

de RRHH)

de RRHH)

de RRHH)

SUBSISTEMA DE RECURSOS HUMANOS


(FACTORES HUMANOS)

Personas
Valores
Know-how

CAPTULO 7. EL SUBSISTEMA DE APROVISIONAMIENTO

OBJETIVOS DIDCTICOS

La funcin de aprovisionamiento dentro del subsistema fsico


y sus relaciones con el subsistema de produccin
El proceso de compra, importancia y fases
Elementos de un cdigo de procedimientos
Las actividades de un sistema de administracin del
aprovisionamiento
Algunos modelos elementales de gestin de stocks
Los componentes del sistema logstico y sus interrelaciones

7.1. EL SUBSISTEMA DE APROVISIONAMIENTO DE LA EMPRESA

La empresa necesita disponer de unos almacenes


La funcin del subsistema de aprovisionamiento consiste en adecuar
un flujo de entrada de productos a un flujo de utilizacin, empleo o
salida.
Los inventarios actan como reguladores entre los ritmos de salida de
unas fases y los de entrada de las siguientes:
Provisin,
Produccin y
Ventas
Subsistema de aprovisionamiento: Se encarga de la planificacin,
organizacin, ejecucin y control de todas las operaciones relativas al
aprovisionamiento, y est integrado por la gestin de compras, la
gestin de inventarios y la logstica

7.1. EL SUBSISTEMA DE APROVISIONAMIENTO DE LA EMPRESA


Planificacin del aprovisionamiento
Qu comprar? Calidad, productos alternativos, precios s/ calidad
En qu cantidad? Necesidades, descuentos, lote econmico
Cmo comprarlo? Procedimiento y poltica de compra, normas
internas
Cundo comprar? Necesidades del mercado, de la produccin
A quin comprar? Eleccin de proveedores, comprar o fabricar

Organizacin del aprovisionamiento


Estructuracin y definicin de procesos administrativos y captacin
informacin
Definir la finalidad, responsabilidad, autoridad, funciones y
relaciones de los diferentes puestos del departamento para permitir
la realizacin de las tareas y obtencin de documentos para la
gestin del abastecimiento

7.1. EL SUBSISTEMA DE APROVISIONAMIENTO DE LA EMPRESA

Stocks, existencias o inventarios: Conjunto de artculos acumulados o


almacenados en espera de una posterior utilizacin para atender una cierta
demanda (bien del mercado, bien interna)
Aunque suponen una carga, reportan a la empresa una gran utilidad:
Cantidad
Oportunidad: en el momento y lugar deseado
Calidad: seguridad de calidad
Precio

Cuestin central del aprovisionamiento: Decisin sobre el nivel de


existencias que debe mantenerse, tanto de productos terminados (demanda
no controlada), como de materias primas (depende del proceso productivo)
Disponer de los elementos necesarios
Reducir las existencias para disminuir los costes de almacenamiento

7.1. EL SUBSISTEMA DE APROVISIONAMIENTO DE LA EMPRESA


Disponer de los elementos necesarios
Reducir las existencias para disminuir los costes de almacenamiento
Determinar volmenes de existencias que cubriendo las necesidades
minimizan la funcin de costes totales de abastecimiento
Condiciones de certeza: Modelos deterministas
Condiciones de riesgo: Modelos probabilsticos
Tipos de problemas de las decisiones de inventario:
De orden econmico: cantidad ptima a almacenar, inmovilizaciones
financieras y su administracin
De orden tcnico: conservacin y manipulacin
Compras
Transporte
Almacenamiento
Gestin de inventarios

Funcin logstica

Organizacin del desplazamiento


y manutencin de los materiales,
en interior o exterior, localizacin
de departamentos y distribucin
fsica de los locales

7.2. LA GESTIN COMPRAS

Gestin de compras: Elemento clave de la competitividad por su


repercusin en los resultados a travs del margen de beneficio, plazos
de entrega, calidad producto, satisfaccin cliente, etc. Las compras
representan entre el 25 y 80% de la cifra de ventas
Ciclo de compras: actividades o etapas relacionadas que se inician con
la expresin de una demanda interna y culmina con la satisfaccin de la
misma y el pago al proveedor
Emisin de una requisicin de compra y anlisis de la misma
Seleccin de fuentes de aprovisionamiento
Emisin y seguimiento del pedido
Recepcin e inspeccin del pedido
Verificacin y pago de la factura
Control de resultados

7.2. LA GESTIN COMPRAS


Para una gestin eficaz de las compras:
Poltica de compras: enunciado de principios y reglas que definen la
responsabilidad y actividades de la empresa en materia de aprovisionamiento.
Cdigo de procedimientos: gua que define las responsabilidades del rgano
gestor y fija los mtodos a los que recurrir para las actividades de compra.

Oportunidades de TIC para mejorar gestin de compras


Reduccin de los precios de adquisicin por facilidades tecnolgicas y de
comunicacin de Internet
Disminucin de los costes de los procesos por facilidad de interactividad,
colaboracin e integracin en cadena de valor
Reduccin de costes de compra reduciendo intermediarios
Ampliacin del nmero de proveedores potenciales y disminucin tiempo
de localizacin
Reduccin del tiempo de aprovisionamiento
Mejoras en la gestin de stocks y disminucin de niveles inventario
Mayor aprovechamiento de recursos humanos del rea de compra
Informacin precisa y en tiempo real sobre proceso de compra

7.2. LA GESTIN COMPRAS


Para aprovechar estas ventajas:
e- marketplaces son sitios en Internet donde se encuentran compradores y
vendedores que interactan entre ellos y con el sitio web. Ofrecen servicios
como compra-venta, intercambio informacin, subastas, catlogos, etc.

Retos gestin de compras por Internet: Redefenir procesos integrando


proveedores en cadena de valor, formacin del personal, integrar cultura
empresarial y sistema de gestin con restantes actores de estos procesos
Mayor conciencia de los problemas medioambientales. Incorporacin de
normas medioambientales a la poltica de compras

7.3. LA GESTIN DE INVENTARIOS: CONCEPTOS Y COSTES

La planificacin y el control de los inventarios es una cuestin fundamental


de la produccin por su incidencia en flujos de operaciones y en los costes
Objetivo de gestin de inventarios: mantener stocks necesarios para
actividad en unos niveles ptimos que permitan disponer de ellos en
cantidad, calidad, momento y todo ello con el mnimo coste
Segn naturaleza fsica: materias primas, productos terminados,
repuestos, embalajes y envases

Segn la funcin: stock activo, de seguridad, sobrantes, de anticipacin


y stock medio

7.3. LA GESTIN DE INVENTARIOS: CONCEPTOS Y COSTES

Volumen en
almacn

T1 : Punto de aprovisionamiento
T1-t : Punto de pedido (Tiempo)
t:

Plazo de entrega o reposicin

Punto de pedido

t
T1-t

T1

Tiempo

7.3. LA GESTIN DE INVENTARIOS: CONCEPTOS Y COSTES

Volumen en
almacn

Stock de seguridad o de proteccin: volumen de existencias


por encima del normal para hacer frente exceso demanda y
retrasos en la entrega

T0

T1

Tiempo

T0 : Punto de ruptura de stock


T1 : Punto de aprovisionamiento

7.3. LA GESTIN DE INVENTARIOS: CONCEPTOS Y COSTES

T : Plazo de reaprovisionamiento

Volumen en
almacn

Stock de
seguridad

T
T1

T2

Tiempo

7.3. LA GESTIN DE INVENTARIOS: CONCEPTOS Y COSTES

Stock sobrante: Artculos en buen estado que dejan de necesitarse y hay


que dar salida (para otro fin, devolucin o vendindolo si hay ocasin)
Stock de anticipacin: Conveniencia de aprovisionarse en el nico
momento en que se encuentran disponibles o con precios ms bajos

El Stock medio es el volumen promedio de existencias del almacn


durante un periodo de tiempo

7.3. LA GESTIN DE INVENTARIOS: CONCEPTOS Y COSTES

Control de inventarios: mantener un seguimiento de los elementos y


asegurar que se mantengan unos registros precisos.
Mantener un registro actualizado de las existencias
Controlar el nivel de existencias y sealar cundo y cunto pedir
Alertar de situaciones anmalas: exceso inventario, ruptura frecuente
Elaborar informes para direccin y responsables de inventarios
Mtodo ABC de control de inventarios
Se basa en el examen de stocks bajo dos aspectos:
Nmero de artculos que lo componen
Valor del stock medio de cada uno
El Mtodo ABC propugna la divisin del almacn en tres grupos de
existencias, segn el nmero de unidades almacenadas de cada categora
y el importe relativo del capital invertido en las mismas

7.3. LA GESTIN DE INVENTARIOS: CONCEPTOS Y COSTES


Mtodo ABC

Valor invertido
en porcentaje
del total

Existen otros criterios de clasificacin


Valor del artculo y grado de utilidad

100

8%
92

Grupo C: Menor valor absoluto y volumen ms


numeroso. No control exhaustivo

17%
75

Grupo B: Valor intermedio. Menor control


75%

Grupo A: Mayor porcentaje de valor del almacn y reducido


nmero de artculos. Mayor vigilancia y mtodos de gestin
apropiados
15

15%

35

20%

Nmero de artculos
en porcentaje del
total
100

65%

7.3. LA GESTIN DE INVENTARIOS: CONCEPTOS Y COSTES

Procedimientos de administracin de inventarios


Mtodo por cantidades fijas o mtodo de relajamiento
Mtodo por periodos
Costes de gestin de inventarios
Coste de adquisicin = P x D
Coste de posesin:
Costes de almacenamiento = A x (Q/2 + Se)
Costes financieros = P x (Q/2 + Se) x i
Coste de reaprovisionamiento = E x n = E x D/Q
Coste de ruptura

7.4. MODELOS DE GESTIN DE ALMACENES


Modelos deterministas
Modelos probabilsticos, aleatorios o estocsticos

7.4.1. Modelos deterministas


Modelo del volumen econmico de pedido o Modelo de Wilson
Coste total = Coste adquisicin + Coste reaprovisionamiento + Coste posesin

CT = D P + E
Mnimo

d CT
=0
dQ

D
Q
+ [A + P i ]
Q
2

E D
A + P i
+
= 0
2
2
Q

ED A + Pi
2E D
=
Q2 =
2
2
A + Pi
Q

Q=

2 E D
A + P i

7.4.1. Modelos deterministas

Coste total = Ca + Cr + Cp

COSTES

Cp = (A + P x i) Q/2

Ca= P x D
Ce = E x D/Q
VOLUMEN DE
PEDIDO Q

Q*

10

7.4.1. Modelos deterministas

Los precios son una funcin discontinua del lote: P = f (Q)


Para una cantidad inferior a Q1 el precio es de P1
Para una cantidad entre Q1 y Q2 el precio es de P2
Para una cantidad igual o superior a Q2 el precio es de P3
P1 > P2 > P3
Se obtiene el volumen econmico para el precio P3, (Q*3). Si cumple las
condiciones ese es el lote econmico: Q* = Q*3
Si no cumple, se calcula el lote econmico para P2 ( Q*2) y se
comprueba. Se compara el coste para Q*2 con el coste de pedir la
cantidad Q2 . Se elige la de menor coste
Si no cumple, se calcula el volumen econmico de P1 (Q*1) y se repite
el proceso anterior

7.4.1. Modelos deterministas

COSTES

Coste total
Cp

Ca = f (Q)
Ce
Q1

Q2

VOLUMEN DE
PEDIDO Q

11

7.4.2. Modelos estocsticos


7.4.2.1. Demanda aleatoria y plazo de entrega conocido
Se pueden hacer estimaciones para la distribucin de la demanda aleatoria
Distribucin normal, Ley de Poisson, Binomial
x = Variable aleatoria demanda
Se trata de constituir stock de seguridad (Se) tal que la probabilidad de ruptura
stock sea inferior a una probabilidad (Pe) que se considere satisfactoria
Se tratar de determinar, para un valor dado de
f(x) = Pe , el punto de pedido:

_
x = x + Se

Para tipificar variable:

_
z=(x-x)/

Z = Variable tipificada
X = Variable real
_
x = Media
= Desviacin estndar

Para cuantificar el stock de seguridad (Se), se restar del punto de pedido (x) la
demanda media durante el plazo de reposicin:

_
Se = x - x

MODELO DE CFP CON DEMANDA ALEATORIA (DISTRIBUCION NORMAL)

Suponiendo que la demanda se distribuye segn una normal de media 1.200 y


desviacin tpica 200.
a) Qu stock de seguridad ser necesario mantener para dar un nivel de servicio del
90 por ciento?
Tendremos que calcular la demanda que, durante el tiempo de suministro, no ser
superada en un 90 % de perodos. Buscando en las tablas, el valor de la variable
tipificada que ms se aproxima a este es z = 128, luego como:

z =

(x

xx

P( X x ) = P Z
= 0,9

= x + . z = 1 . 200

Se

= x x = 1 . 456

+ 200

1 , 28

1 . 200

= 256

= 1 . 456

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MODELO DE CFP CON DEMANDA ALEATORIA (DISTRIBUCION NORMAL)

b) Qu riesgo de ruptura se tendra con Stock de seguridad de 500 unidades?


El stock de seguridad de 500 equivale a decir que el punto de pedido utilizado
es

x = Pp = x + Se = 1.200 + 500 = 1.700


es decir, que se podr soportar una demanda mxima de 1.200 unidades durante
el TS.
Tipificndola y buscando en tablas tendremos:

1.700 1.200

P ( X 1.700 ) = P Z
= P (Z 2'5 ) = 0'9938
200

Este sera, en tanto por uno, el nivel de servicio obtenido, lo que hace que se
produzca un riesgo de ruptura de 100 9938 = 062 %

MODELO DE CFP CON DEMANDA ALEATORIA (DISTRIBUCION NORMAL)

Ejercicio:
La empresa Lotes SA se dedica a la distribucin de lmparas.
Su proveedor es un fabricante que le entrega un pedido a comienzo
de cada mes. Actualmente se va a realizar un pedido que se recibir
maana a primera hora.
En el almacn hay 400 lmparas y se esperan unas ventas para el
prximo mes de 4.500 unidades con una desviacin tpica de 300.
Se desea conocer el volumen de pedido que hay que hacer de
forma que la probabilidad de que el tamao de la ruptura sea
superior a 500 lmparas sea slo del 15%

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7.4.2.2. Demanda conocida y plazo de entrega aleatorio

Una posible solucin es hacer una estimacin del plazo de reposicin.


Para esa estimacin se pueden aplicar los siguientes criterios:
Criterio optimista: plazo de reposicin del pedido que menos tiempo ha
tardado
Criterio pesimista: plazo de reposicin del pedido que ms tiempo ha
tardado
Criterio de la media aritmtica o de la moda
Criterio del margen de seguridad: considera el plazo de reposicin como
la suma del plazo de entrega ms un lapso de tiempo complementario
estimado como margen de seguridad

7.4.2.2. Demanda conocida y plazo de entrega aleatorio

Cuando se conoce la distribucin estadstica se puede estimar el plazo


de reposicin en trminos de probabilidad.
Determinado el plazo de reposicin, para obtener el punto de pedido
basta con multiplicar el plazo por la demanda por unidad de tiempo.
El stock de seguridad se obtendra multiplicando la demanda por unidad
de tiempo por el nmero de das que comprendiera este plazo de
recuperacin por encima de lo normal.

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MODELO DE CFP CON DEMANDA CONOCIDA Y PLAZO DE REPOSICIN


ALEATORIO
El procedimiento a emplear es similar al anterior, pues la variable fundamental
sigue siendo la demanda durante el tiempo de suministro, por lo que el Pp se
definir de la misma forma:

x = Pp = x + Se

la diferencia es que, ahora, el Pp, o demanda mxima aceptable durante el Tiempo


de suministro TS, se definir como:

x = d TS max

siento TSmax el valor mximo de TS que la empresa aceptar cubrir con su stock
de seguridad. Por tanto:

Pp = x = x + Se x = d TS + Se

Se = d TS max TS

Resumiendo, si antes, para dar un cierto nivel de servicio, se calculaba una


demanda que no fuera superada un determinado nmero de veces, ahora se
buscar un tiempo de suministro que cumpla las mismas condiciones, pues es
ste el que introduce la aleatoriedad en DTS

MODELO DE CFP CON DEMANDA CONOCIDA Y PLAZO DE REPOSICIN


ALEATORIO
Ejemplo: el tiempo de suministro de un determinado item, que tiene una demanda
diaria de 250 unidades, se distribuye segn una normal de media 10 das y
desviacin tpica 2. Se desea conocer cul ser el punto de pedido y el stock de
seguridad necesario para poder ofrecer un nivel de servicio del 93 %.
Se procede a localizar en las tablas el valor de z que tiene una probabilidad del 93%
de no ser superado, y que corresponde aproximadamente a 148.
Dado que la variable aleatoria es TS, podemos poner:

z =

(TS

max TS

TS max == TS + z = 10 + 2 1 ' 48 = 12 '96


Pp = x = d TS max = 250 12 '96 = 3 . 240

Se = d TS max TS = 250 (12 '96 10 ) = 740

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7.4.2.2. Demanda conocida y plazo de entrega aleatorio


Determinar el nivel del stock de seguridad ms conveniente desde el
punto de vista del coste. El coste total del Se est integrado por el coste
de mantenimiento y el coste de ruptura
C = Se . p . g + k . f (Ss) . m

p = precio unitario
g = coste mantenimiento en porcentaje
k = coste medio de ruptura
f (Ss) = Probabilidad ruptura
m = n de veces que se puede dar ruptura o de
intervalos de tiempo que integran el periodo de
gastos considerado

El nivel del stock de seguridad ser ptimo cuando este coste total sea
mnimo
Ca . P (x > dr) = Cr [ 1 P (x > dr) ]
Ca = coste de mantener una unidad en almacn
Cr = coste de ruptura
dr = consumo real

p( x > d r ) =

Cr
Cr + Ca

EQUIVALENTES

P (x > d r ) =

Cr
Ca + Cr

p (d r > x) =

Ca
Cr + Ca

Supongamos que el perodo de reaprovisionamiento de una empresa es de quince das. El volumen


de pedido es de 10.000 unidades y la demanda anual (300 das productivos) es de 140.000 unidades.
El coste de almacenamiento de una unidad durante un ao es de 5 , su precio es 100 y el tipo de
inters aplicable es el 10%; el coste de oportunidad de no disponer del producto cuando lo demandan
los clientes se estima en la prdida de beneficios que hubiera devengado la venta, cifra estimada en
10 euros. Determinar el stock de seguridad que debe mantener si las probabilidades de que se tengan
diferentes demandas quincenales son las siguientes:
Demanda superior a

Probabilidad

5.000

0,9

5.500

0,8

6.000

0,7

6.500

0,6

7.000

0,5

7.500

0,4

8.000

0,3

8.500

0,2

9.000

0,1

9.500

0,01

El riesgo de ruptura que le interesa asumir a la empresa es el


siguiente:

p(d r > x) =

5 + 100 * 0.1
0,1
10 *14.000 / 10.000 + 5 + 100 * 0.1

Las existencias que tiene que mantener durante una


quincena para no superar ese riesgo son de 9.000 unidades.
Como la demanda prevista para la quincena es de 7.000
unidades (140.000/300*15), el inventario de seguridad ser de:

Ss = 9.000 - 7.000 = 2.000 unidades

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7.4.2.2. Demanda conocida y plazo de entrega aleatorio


El mtodo por periodos consiste en determinar momentos fijos para
hacer pedidos:

Q 1 2 E D
=
D D A + P i
La cantidad a pedir C depender de las existencias e en ese
momento y de la demora o no de t das en la entrega

C=Q-e

Co
n

C = Q e + t . Cm
De
m
or

Cm = Consumo medio diario


t = das de demora en la entrega

Sin Demora

7.5. INTEGRACIN DE FUNCIONES: LA LOGSTICA


Logstica: Organizacin del desplazamiento y de la manutencin de los materiales,
materias primas y productos, ya sea en el interior o exterior de la empresa. Vigila la
eficacia de las redes de distribucin y abastecimiento, de los modos de manutencin y
transporte y de la localizacin de los departamentos y distribucin fsica de los locales

Factores

Planificacin de la produccin
Administracin de inventarios

Fuentes de abastecimiento
Red de distribucin
Costes
Modo de transporte

Localizacin
Acondicionamiento
Manutencin

Sistema
logstico

Distribucin fsica
Transporte
Tratamiento de pedidos

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7.5.1. Localizacin, distribucin fsica, acondicionamiento y


empaquetado
Localizacin: reducir coste de transporte
Distribucin fsica: repercute en la eficacia del sistema de produccin
Manutencin de materiales: integracin. Con estudio distribucin fsica
Acondicionamiento: facilitar empaquetado. Espacio ocupado

7.5.2. Planificacin de la produccin y administracin de los


inventarios
Para planificar la produccin es esencial conocer las previsiones de
demanda, el nivel de servicios a los clientes y el nivel de inventarios

La planificacin y el control de la produccin deben garantizar en la


cantidad requerida y momento oportuno la alimentacin de la red de
distribucin e informar sobre necesidades de materiales

7.5.3. Distribucin fsica


Se compone de actividades interdependientes
Recepcin:Antes
Antesde
desu
sualmacenamiento
almacenamientoaamenudo
menudose
seguarda
guardaen
enzona
zona
Recepcin:
decontrol
controlen
enespera
esperade
deinspeccin
inspeccinyyverificacin.
verificacin.
de
Transporte:Conocer
Conoceralternativas
alternativasde
detransporte,
transporte,capacidad
capacidadyycostes.
costes.
Transporte:
Tratamientode
delos
lospedidos:
pedidos:recepcin
recepcindel
delpedido,
pedido,aprobacin,
aprobacin,
Tratamiento
preparacinyyexpedicin
expedicinmercanca,
mercanca,facturacin,
facturacin,transmisin
transmisinde
de
preparacin
documentosyyelelregistro
registrode
dequejas.
quejas.
documentos

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Volumen en
almacn

T : Plazo de reaprovisionamiento

PP

x
Ts

Ts
Ts
T

Relacin entre Ts y T

Ts < T
T < Ts < 2T
nT< Ts < (n+1) T

Valor de x

X = Ts
X = Ts - T
X = Ts n T

Punto de pedido

PP = d Ts
PP = d (Ts T)
PP = d (Ts n T)

TABLA DE
DISTRIBUCIN
NORMAL
TIPIFICADA
N(0,1)

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