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Comunicacin

Presentaciones Efectivas
La presentacin oral de un tema frente a un grupo puede hacerse en
forma individual o colectiva Hay diferentes maneras de realizar una
actividad de comunicacin oral, siguiendo procedimientos diversos:
Formales e informales que facilitan el proceso, dependiendo del
objetivo del tema y el pblico. Entre otros estn las Presentaciones, las
cuales queremos resaltar como un recurso importante en la vida
Profesional y productiva.

Descripcin general
Lo que se oye tiende a olvidarse,
lo que se ve queda en nuestra
memoria,
lo que se hace se aprende.

Lo que se escucha, se observa y se realiza, se domina.

Para tener control sobre la realizacin de una exposicin, el


hecho de argumentar en pblico una idea, un proyecto, una
propuesta de solucin a un problema o simplemente compartir
informacin, es necesario que cumpla con los estndares de
calidad, atributos y caractersticas que lleven a efectuar el
propsito para el que fue diseada, es decir, que logre el
xito.
EL MTODO EXPOSITIVO :
consiste en la declaracin de un tema lgicamente
estructurado, en donde el recurso principal es el lenguaje oral,
es uno de los ms antiguos y probablemente es el recurso de
enseanza, capacitacin y promocin ms utilizado.
De esta manera, la exposicin como mtodo provee de
estructura y organizacin de temas complejos pero tambin
permite extraer los puntos importantes de esa amplia gama
de informacin. Para realizarla, es preciso lograr que nuestros
interlocutores reciban un mensaje claro, concreto, especfico y
acorde a los objetivos trazados.
La posibilidad de contar con el tiempo y la atencin de un
grupo de personas, muchas veces con poder de decisin, es
una oportunidad estratgica que puede aprovecharse al
mximo si se cuenta con los conocimientos y tcnicas
adecuadas.
Mientras que el trabajo duro y las buenas ideas son esenciales
para el xito, la habilidad para expresar esas ideas y
conseguir que otros se sumen a ellas es igual de importante.
Cuando el discurso es uno a uno, en grupos pequeos,
depende mucho de la expresin verbal y no-verbal del orador,
pero en discursos ms formales como un examen de grado o

la venta de un proyecto, o una conferencia ante pblicos


numerosos, lo primero que se requiere es capacitarse, ya que
en el mundo actual frecuentemente se producen situaciones
en las que es necesario exponer un tema determinado ante
pblicos especficos.
En la actualidad, con las facilidades que ofrecen las nuevas
tecnologas de la informacin y las posibilidades de mayor
acceso a la misma, este recurso ha ido variado sus
caractersticas originales al integrar herramientas de diversa
ndole para que el expositor pueda estructurar y organizar un
determinado material para hacerlo ms accesible a su
audiencia. Actualmente el discurso oral se ha visto
enriquecido hasta convertirse en verdaderas experiencias
multimedia; la principal virtud de las presentaciones digitales
es que permiten integrar fcilmente informacin de diferentes
fuentes y tipos (texto, imagen, sonido, vdeo, interaccin).
Esta gua profundiza aquellos aspectos que se refieren a la
preparacin, forma
y ejecucin de las exposiciones en
diferentes mbitos acadmicos o empresariales.

Si este pensamiento lo pone nervioso, recuerde que no est


solo; muchos expositores carecen de las habilidades y la
confianza para hacer exposiciones eficaces, en algn
momento todos hemos sido vctimas de oradores que nos
pusieron a dormir y, aunque probablemente ellos saban de su
ineficacia se enfrentaron al reto, a pesar de tener las mejores
intenciones, puede ser que usted no lo haga mejor. Puede
conocer el tema y anotar las ideas, pero en el momento de
exponerlo todava no lo hace bien: Ser por la manera en que
entrega su discurso? O quiz la audiencia no est interesada
en el tema?

Actualmente el discurso oral se ha visto enriquecido hasta


convertirse en verdaderas experiencias multimedia; la
principal virtud de las presentaciones digitales es que
permiten integrar fcilmente informacin de diferentes
fuentes y tipos (texto, imagen, sonido, vdeo, interaccin).
Por qu estas personas talentosas dudan en el momento de
disear una buena exposicin?
Quiz porque no saben organizar lgicamente los puntos cmo
crear un mensaje claro y preciso, cmo incluir historias vvidas
en su charla, cmo desarrollar el tema, cmo motivar a la
audiencia, cmo sacarle provecho a todas las herramientas y
recursos audiovisuales, cmo practicar su exposicin de la
manera correcta y cmo llamar a la accin. En pocas palabras,
dudan porque desconocen cmo hacer exposiciones exitosas.
La clave para lograr el xito en esas situaciones, supone los
siguientes aspectos:
Conocimiento del tema
La seleccin y estructuracin de los contenidos
Facilidad a la hora de comunicarlos
Una exposicin exitosa es un proceso de comunicacin en
el que cada uno de los componentes cumple con su objetivo:
el expositor (emisor) intenta que su informacin (mensaje)
llegue a toda la audiencia (sus receptores), quienes esperan
que se les proponga algo til y prctico para cubrir alguna de
sus necesidades, (por lo que el emisor previamente debe
investigar las caractersticas generales de su pblico: su edad,
gnero, nivel educativo, creencias y experiencias previas,
autoestima, necesidad de aprobacin y forma de aprendizaje
auditivo, visual, kinestsico) y para ello realizar una
presentacin (medio) que contemple diversos canales
(auditivos, visuales, audiovisuales o multimedia) en busca de
un contexto comn sirva para que los datos, hechos y
evidencias expuestas una vez que estos se reinterpreten

sirvan para lograr una retroalimentacin, es decir una


respuesta a la propuesta de solucin al problema planteado;
ser exitosa en la medida que se cumplan las expectativas del
emisor, lo que requiere una evaluacin posterior a este
proceso altamente persuasiva.
Sin embargo, cuando la comunicacin es escasa y el
contenido deficiente no se puede solucionar ni con la ms
moderna tecnologa ni con un libro, un curso y, ciertamente,
no por la presente gua; lo que se necesita es aprender a
investigar.

Podramos decir que la capacidad de comunicarse est


ntimamente relacionada ms que con saber hablar, saber
escuchar al interlocutor para efectuar la retroalimentacin. En
una exposicin exitosa el auditorio busca un consejo,
informacin, inspiracin, o todo en conjunto y no hay mejor
forma de convencer al pblico que entregarle un mensaje que
realmente diga algo y que les proporcione una experiencia
que valoren como algo verdaderamente significativo. Para
ello tenga en cuenta los siguientes pasos:
1 Planeacin
El proceso de planeacin para analizar cmo abordar el tema
de su exposicin lo dividiremos en tres secciones:

1. Visualizacin: Aqu se examinarn los elementos bsicos


de una exposicin exitosa, comenzando con el planteamiento
del problema Un anlisis de cmo debe abordarse el tema,
cul es su objetivo y que caractersticas tiene la audiencia a la
que se va a dirigir.
2. Proyeccin: Comprender los pasos necesarios para
preparar una exposicin que d posibles soluciones al tema
planteado.
3. Realizacin: Aprender cmo motivar a la accin apoyado
de materiales escritos y visuales integrando los recursos
digitales necesarios en sus materiales proyectados e impresos
para reforzar su presentacin digital para que sea atractiva
para el pblico.
Cuadro 3: Cmo abordar el tema de exposicin
Elaboracin propia con base en: Hill (2005), Prophet (1998) y
Garner (1987).

1.1 VISUALIZACIN
Para Howard Garner, quin desarrollo la Teora de las
Inteligencias Mltiples, la visualizacin es la capacidad
para construir o evocar imgenes visuales y acsticas
mentalmente,4 lo que adems es un gran recurso para
fomentar la creatividad cuando se expone un tema. Es
posible que esto le suene demasiado elemental, pero
existen varios puntos que debe tener claros antes de hacer
cualquier exposicin:
1. El tema (qu va a decir)
2. La audiencia (a quin se dirige)
3. Su propsito (qu quiere conseguir)
Y para despus de haber expuesto:
4. Evaluacin (segn su audiencia cumpli
expectativas)
5. Autoevaluacin (logr su propsito?)

con

sus

1.1.2 LA AUDIENCIA
Conocer al mximo a la audiencia le ayudar, no slo a
preparar el contenido y a cmo decirlo, sino tambin a
adaptarlo a las necesidades y expectativas de los presentes,
as como a su nivel cultural, grado de formacin, posicin que
ocupan en la institucin o empresa y cualquier otro rasgo de
inters. Conteste las siguientes preguntas:
Quin ser la audiencia?
Los miembros de la audiencia son sus pares? (personas con
su mismo nivel de conocimiento)
Son sus superiores? (maestros, jefes, inversionistas, etc.)
Son estudiantes, amigos o clientes?
Es un pblico cerrado (personas con caractersticas
homogneas) o es abierto al pblico en general?

Cul es el nivel de conocimiento y dominio que tienen


sobre el tema?
Los miembros de su audiencia estn familiarizados con el
tema?
Estn familiarizados de forma general pero no de los
detalles?
Es la primera vez que han odo hablar de este tema?
Qu es lo que espera la audiencia que toque en su
exposicin?
La audiencia tiene una descripcin general?
Qu necesidades y expectativas tienen al finalizar la
exposicin?
Cmo presentar la informacin para que la audiencia tome la
decisin de poner en prctica el plan de accin que les
propone?
Pregntese quin es su pblico meta?, es decir, espera que
todos los asistentes estn de acuerdo con usted, o slo
aquellos a quienes dirigi su mensaje.
Qu informacin necesita presentar y cmo?
1.3.Motivacin: Si el pblico no est motivado a escucharle
por naturaleza propia, entonces tendr que realizar la
exposicin de una forma tan llamativa que logre motivarles en
los primeros minutos a prestarle la suficiente atencin.
La percepcin que se forma la audiencia sobre el expositor,
puede ser real ono estar ajustada a la realidad. Cuando el
orador crea percepciones positivas genera oportunidades y
resultados. Aquellos que no se preocupan por la forma en que
son percibidos, corren el riesgo de tener poca influencia sobre
su pblico.

Las percepciones se forman en tres niveles: 1) la mente


humana recibe los datos, 2) los procesa y 3) emite juicios en el
contexto de su propia experiencia. Aunque no podemos
cambiar en la experiencia anterior de la audiencia, si podemos
influir en como nos escuchan y en lo que perciben cuando
exponemos.
1.2. SU PROPSITO
Planee su exposicin cuidadosamente alrededor de un
mensaje bsico y tenga en mente cul es el propsito de su
exposicin? El primer planteamiento que debe contemplar a la
hora de iniciar un proceso de comunicacin es determinar el
objetivo que persigue, porque ste ser el referente a la hora
de construir el mensaje (qu va a decir y cmo), por lo tanto,
deber definir cul es su propsito.
La mayora de las exposiciones tienen uno de los siguientes
objetivos:
Informar
Persuadir
Entretener

1.2.1 Aprenda a definir a su audiencia


1. Quin es mi pblico?
a. Cul es su posicin? Qu antecedentes existen? b. Qu
tanto saben sobre el asunto? c. Qu predisposicin pueden
tener sobre el tema?
2. Cul es su motivo principal para escucharme?
a. Para mejorar su negocio? Para aumentar la productividad?
b. Para ser motivados?
c. Para aprender algo?
d. Otro?

3. Cules son los tres puntos dominantes que ellos deben


ver en mi presentacin?
a. _______________________
b. _______________________
c. _______________________
4. Cul es el material correcto que debo presentar para
esos puntos?
a. Cunto detalle es necesario? (v.g., ms conceptual, ms
tcnico, ms detallado.)
b. Cul es el tono apropiado para ese grupo?
Serio? Ligeramente chistoso? Informal? Otro?
c. Qu ejemplos, historias o analogas sern las ms
apropiadas?
Seleccione escenarios y experiencias de su contexto, no del
suyo
5. Qu apoyos visuales trabajarn lo mejor posible para ese
grupo?
Presentacin digital? Acetatos?
Multimedia?
Video? Otro?

6. Anticipe las preguntas, preocupaciones, dudas y respuestas


para su prctica. Posibles preguntas:
Posibles preocupaciones:
Posibles dudas:
Mis respuestas son:

RECUERDE

La transmisin de sus conocimientos e ideas expresadas en la


exposicin deben ser presentadas en forma
clara y
persuasiva y los resultados de su trabajo, es una parte
fundamental del las funciones de un Profesional, tanto en el
caso de sus clientes externos, como internos.
En realidad los datos provenientes de una investigacin
adquieren valor cuando se les da significado, traducindolos
al lenguaje del usuario de tal manera que le permitan tomar
decisiones.

Cinco aspectos clave para lograr


presentaciones efectivas:
a) Auto-confianza.
b) Expresin verbal y corporal.
c) Imagen personal.
d) No perder de vista el objetivo: el cliente.
e) Utilizacin de recursos didcticos.

Aprendiz: Despus de leer cuidadosamente su gua y a


partir de su experiencia previa, registe acerca de los
siguientes aspectos relacionados con sus exposiciones ante
un grupo:
Mis fortalezas

debilidades

2.- Estrategias para combatir mis puntos dbiles y acentuar


mis fortalezas.
3.-En subgrupos
mximo de cuatro
(4) compaeros
preparen un tema relacionado con su formacin en el Sena
y durante la semana, enve a su instructora la planeacin
de una presentacin para el grupo. (siguiendo las
estrategias de planeacin):
El tema (qu va a decir)
2. La audiencia (a quin se dirige)
3. Su propsito (qu quiere conseguir)
Y plantee sus preguntas, preocupaciones, dudas y respuestas
para su prctica. Posibles preguntas, ayudas didcticas
4.- en nuestra siguiente sesin harn sus presentaciones en
tiempo de 15 minutos por grupo.