Está en la página 1de 14

EVALUACIN DEL IMPACTO ORGANIZACIONAL QUE OCASIONA UN PROCESO DE

IMPLEMENTACIN DE SISTEMAS DE INFORMACIN GEOGRFICOS.


Edgar Snchez. Schlumberger -Geoquest. Caracas, Venezuela.
Resumen
.
El proceso de implantacin de una nueva tecnologa en la organizacin implica la aplicacin de una
metodologa que garantice minimizar el impacto organizacional que genera su implementacin en la
organizacin, y mejore las relaciones de eficiencia, efectividad, eficacia , calidad y productividad. Existen
diversos factores organizacionales que condicionan un proceso de implantacin tecnolgica como es, en ste
caso la implantacin de una metodologa para SIG. Dicho proceso genera resistencia al cambio que se desea
implementar o tiene un grado de aceptacin por parte del personal de la organizacin. Debe buscarse un
equilibrio que garantice el xito del cambio deseado. En ese sentido, es necesario adems la aplicacin de un
modelo de evaluacin de impacto organizacional como el propuesto en sta investigacin, el cual garantice
minimizar el grado de dicho impacto mediante la identificacin de los factores condicionantes. Por otra parte,
se dise un instrumento de medicin el cual fue aplicado a diversas organizaciones ubicadas en el rea
metropolitana de Caracas con el propsito de identificar los diversos factores que inciden en el proceso de
implantacin del SIG dentro de dichas organizaciones, en trminos de mejoras, consecuencias y grado de
aceptacin. No obstante, el impacto organizacional logra minimizarse mediante la aplicacin de una
metodologa abierta y flexible para la implantacin de SIG.
1. Introduccin.
Una organizacin que decida implantar un Sistema de Informacin Geogrfico (SIG) que minimice el
impacto organizacional que ocasiona su implementacin en la organizacin, debe tener en consideracin que
implica un proceso de implantacin de una nueva tecnologa, es decir un cambio de una situacin actual a una
situacin deseada (Shein, 1988), el cual conlleva a considerar diversos aspectos que condicionan el proceso de
implantacin y la aplicacin de una metodologa adecuada que permita minimizar dicho impacto. El impacto
organizacional podemos definirlo como "la evaluacin o medicin del cambio generado en la
organizacin por implantar una innovacin", por consiguiente involucra tres reas crticas de la
organizacin como lo son el rea procedimental, el rea tecnolgica y el rea humana (Alvarez, 1996); las
cuales deben ser consideradas en todo momento antes, durante y posterior al proceso de implantacin.
La implantacin del producto tecnolgico en la organizacin genera diversas reacciones a favor o en contra de
su implementacin. Es por esta razn que para llevarse a cabo el proceso tecnolgico de implantacin deben
ser tomados en cuenta diversos factores, que condicionan el xito del cambio propuesto (Steward, 1992). No
obstante, para evaluar dicho impacto en las metodologas existentes para implantar SIG, fue necesario aplicar
un instrumento de medicin, debido a que no existe literatura sobre evaluacin de impacto organizacional, as
como entrevistas a expertos para establecer un diagnstico de la situacin, y de esa manera evaluar las
consecuencias y mejoras. Asimismo, fue necesario desarrollar y validar un modelo de evaluacin de impacto
organizacional, con el propsito de analizar el grado del impacto ocasionado por la implantacin del SIG en la
organizacin.
Por otra parte, era indispensable elaborar un instrumento de medicin (Ver Apndice 1), el cual fue diseado
en virtud de que las metodologas para la implantacin de SIG existentes, parecieran que no minimizan o
contemplan el impacto organizacional, lo cual fue confirmado al aplicarlo. El instrumento desarrollado
responde adems a un procedimiento a seguir para investigaciones de carcter experimental como la que aqu
se propone. Para este trabajo se analizarn adicionalmente los siguientes aspectos relacionados con la
implantacin de un producto tecnolgico, y cmo dichos aspectos impactan en mayor o menor grado
(Alvarez, 1996). Estos aspectos fueron incluidos en el instrumento aplicado y en las entrevistas realizadas.

a.

Mejoras

b.

, proposicin de soluciones deseadas. Refleja la relacin entre los procesos tradicionales y los nuevos
procesos por ejemplo. Se mide en trminos de resultados y eliminacin de desperdicios.

c.

Consecuencias

d.

, hechos y situaciones que ocasionaran las mejoras propuestas. Estas consecuencias son medidas en
trminos de beneficios y perjuicios.

e.

Grado de Aceptacin

f.

, se mide en relacin a que actividades fueron eliminadas y que beneficios aportara la solucin
propuesta, de acuerdo a las potencialidades del SIG.

2. Diseo y Aplicacin del Instrumento de Medicin.


Para determinar los parmetros de evaluacin del impacto se dise una encuesta para la cual, se tom una
muestra representativa de diez (10) organizaciones que trabajan con SIG, ubicadas en el rea metropolitana de
Caracas y sus adyacencias administrativas. La seleccin realizada de la muestra responde fundamentalmente a
que la mayora de las organizaciones que laboran con SIG, se encuentran ubicadas en dicha rea,
considerando adems que dichas organizaciones no pasan actualmente de treinta (30) en el pas.
Por otra parte, se realizaron entrevistas a cuatro (04) expertos, las cuales contribuyeron a validar la
informacin recolectada y a establecer parmetros de evaluacin del impacto organizacional que genera la
implantacin de un SIG. Asimismo, se valid el modelo de evaluacin de impacto organizacional propuesto
con dichos expertos. El instrumento est diseado de tal manera que permita medir los aspectos que se
detallan a continuacin, mediante la formulacin de preguntas de seleccin con proposiciones ya estudiadas
por varios autores, y preguntas abiertas para evaluar y ponderar su opinin en cuanto a la experticia adquirida
por la implantacin de un SIG.
2.1. Aspectos a Medir con la Aplicacin del Instrumento.
El instrumento permiti evaluar los siguientes aspectos:

Identificacin de la Organizacin y el Tipo de Informacin Geogrfica que Maneja.


Las preguntas 1, 2, 3 y 4 (ver Apndice 1) permiten identificar el modelo del negocio y el tipo de
informacin que maneja la organizacin de manera de referencia.

Metodologa Empleada.
De este aspecto se pretende evaluar si la organizacin emple una metodologa existente o una
metodologa propia, una descripcin de cules son los pasos que contempla dicha metodologa, si
utiliz los servicios de consultora para implantar el SIG, y segn el juicio del evaluado identificar si
considera a la metodologa empleada una metodologa abierta o cerrada segn el contexto de
aplicacin. Estos criterios estn contemplados en las preguntas 5, 6, 7, y 8 (ver Apndice 1).

Eficiencia y Efectividad.
S

e evaluaron tres aspectos que reflejan la eficiencia y efectividad organizacional segn la orientacin
del SIG implementado como lo son: el grado de satisfaccin de lo esperado, su contribucin en los
procesos organizacionales y su aplicabilidad, funcin o utilizacin. En ese sentido, se formularon tres
preguntas de seleccin (9, 10, y 11; ver Apndice 1), las cuales muestran los resultados ms comunes
de desempeo organizacional de un SIG segn los autores.

Impacto Organizacional.
Este aspecto es el ms importante para evaluar una metodologa SIG, ya que de l depende el xito o
no de la implantacin de un SIG. No obstante, se formularon en el instrumento siete preguntas (12,
13, 14, 15, 16, 17 y 18; ver Apndice 1) considerando las sugerencias de Alvarez en desarrollo
organizacional y de Guevara, Dangermond, Bosque Sendra, Aronoff, Burrough, Clarke entre otros en
materia de SIG; con el propsito de establecer el grado de impacto generado por la implantacin de
un SIG.
Las preguntas consideran cules fueron las actividades o procesos eliminados como resultado de la
implantacin del SIG, cules actividades o procesos fueron mejorados, cules fueron las principales
consecuencias del proceso de implantacin, cules fueron los beneficios obtenidos, cules fueron las
causas de resistencia al cambio, cules fueron las estrategias empleadas para eliminarla, cules
fueron las causas por las que el SIG no fue exitoso y cules fueron las estrategias que lo llevaron al
xito. Finalmente se pregunt al encuestado que expresara cualitativamente (bajo, medio y alto) el
grado del impacto provocado por la implantacin del SIG.
Los cuatro aspectos anteriormente sealados y contemplados en el instrumento, permitieron obtener
un diagnstico sobre el proceso de implantacin de un SIG en la organizacin, y a su vez mostrar los
resultados que se presentan a continuacin.

2.2. Resultados de la Aplicacin del Instrumento para la Implantacin de SIG en la Organizacin.


Segn la informacin recolectada, la incorporacin de una nueva tecnologa a la organizacin debe ser llevada
a cabo bajo un estricto seguimiento, utilizando una metodologa o proceso metodolgico que est en sintona
con los requerimientos y objetivos de la organizacin. Es de vital importancia que todos los miembros de la
organizacin estn conscientes de asumir el nuevo cambio, para lograr el xito deseado. Los resultados de la
encuesta estn basados en la situacin que tena la organizacin antes y despus de implantar el SIG, y se
resumieron los aspectos comunes entre las muestras, obtenindose los resultados que se muestran a
continuacin para una muestra de diez (10) organizaciones y cuatro (04) expertos.

Actividades o Tareas Eliminadas al Implantar el SIG.


De acuerdo a los aspectos que deben considerarse para evaluar el impacto, se formul una pregunta
para saber cules son generalmente las tareas que se eliminan al implantar un SIG. Los resultados
fueron los siguientes:

a.

Los procesos intermedios de revisin manual de mapas y planos.

b.

El almacenamiento de mapas y planos en mapotecas y planeras.

c.

Los clculos manuales empleados en las fases de anlisis espacial.

a.

Las impresiones de mapas por medios tradicionales de separaciones de colores y grabado.

a.

Las compilaciones de mapas y fotomosaicos para el diseo del original.

Actividades o Tareas Mejoradas con la Implantacin del SIG.


Asimismo, en funcin a la evaluacin del impacto se pregunt cules fueron las tareas o actividades
que mejoraron con la implantacin del SIG, y respondieron las siguientes:

a.

Diseo de mapas y planos mediante la utilizacin de cartografa automatizada

b.

Anlisis Geogrfico, mediante la generacin digital de anlisis tales como superposicin de mapas
("Overlay"), reas de influencia ("Buffers").

c.

La toma de decisiones mediante la obtencin de informacin espacial precisa y confiable.

d.

La actualizacin de datos grficos y atributivos

e.

La generacin de mapas temticos a diferentes escalas

f.

La produccin de mapas aumentando su volumen

g.

La cantidad y calidad de consultas mediante la creacin de una base de datos digital

h.

La calidad en la produccin de mapas y reportes

i.

Los procesos de captura y almacenamiento de datos

Consecuencias de Implantacin del SIG.


Se pregunt a los entrevistados que a su juicio cules eran las consecuencias ms inmediatas como
resultado de la implantacin de un SIG en la organizacin, y se obtuvieron los siguientes resultados:
a) Resistencia al cambio
b) Reduccin de personal
c) Automatizacin de procesos y actividades
d) Reorganizaciones
e) Transferencia Tecnolgica
f) Mejoras en la Toma de Decisiones

Beneficios Obtenidos con la Implantacin del SIG.


Para saber cules han sido los beneficios como resultado de la implantacin del SIG, se obtuvieron
las siguientes respuestas:
a) Inventario completo de recursos
b) Facilidades de anlisis, consulta y representacin de la informacin espacial
c) Mapas de alta calidad y en diferentes escalas

d) Informacin precisa y actualizada para mejorar la toma de decisiones


e) Mejores tiempos de respuesta
f) Generacin de modelos para anlisis espacial

Causas de la Resistencia al Cambio.


Se efectu una pregunta abierta para obtener cules fueron las razones mas comunes encontradas en
las organizaciones encuestadas por las cuales hubo resistencia al cambio, y se obtuvieron los
siguientes resultados:

Estrategias para Vencer la Resistencia al Cambio.


En cuanto a las estrategias empleadas por las organizaciones encuestadas para reducir la resistencia
al cambio, en el proceso de implantacin de un SIG respondieron lo siguiente:

Estrategias para la Implantacin Exitosa de un SIG.


Se formul una pregunta abierta para saber cules fueron las principales estrategias empleadas, para
lograr una implementacin exitosa del SIG, y se obtuvieron las siguientes respuestas:

Causas o Aspectos Crticos por las que la Implantacin del SIG no es Exitosa.
Se realiz una pregunta en la encuesta para evaluar cuales fueron las razones o aspectos crticos a
tomar en cuenta por las que el SIG no fue exitoso, y se obtuvo los siguientes resultados:

Metodologas Empleadas.
Se evalu adems si las metodologas o procedimientos metodolgicos empleados eran propios, si
utilizaron alguna metodologa existente, o una combinacin de ambas, y posteriormente discernir si
dichas metodologas eran metodologas sistemticas o sistmicas. Los resultados corroboraron que la
mayora resultaron metodologas sistemticas.

Utilizacin de Servicios de Consultora para la Implantacin del SIG.


Asimismo, se evalu si para la metodologa empleada utilizaron los servicios de consultora,
corroborando con esto que generalmente los SIG se desarrollan con experiencia adquirida, ya sea con
apoyo externo o diseo propio.

Metodologa segn el Contexto de Aplicacin.


Por otra parte, se comprob que la mayora de las metodologas son cerradas (sistemticas), segn el
contexto de aplicacin para el cual fueron aplicadas.

SIG segn el Grado de Satisfaccin de lo Esperado.


Para comprobar el desempeo organizacional en cuanto a un balance eficiencia/efectividad, se
interrogaron a las organizaciones para evaluar ese desempeo con respecto al grado de satisfaccin
de lo esperado, obtenindose los siguientes resultados.

SIG en cuanto a su Contribucin en los Procesos Organizacionales.


Otra forma de evaluar el balance eficiencia/efectividad fue medir los resultados del SIG en relacin a
su contribucin en los procesos organizacionales, y se obtuvo los siguientes resultados.

SIG en cuanto a su Aplicabilidad, Utilizacin y Funcin.


Finalmente, para ratificar nuevamente el balance eficiencia/efectividad, se evalu el SIG en cuanto a
su aplicabilidad, utilizacin y funcin, obtenindose lo siguiente.

3. Modelo de Evaluacin de Impacto Organizacional.


Un SIG que persiga minimizar el impacto organizacional que ocasiona su implementacin debe emplear una
metodologa que contemple criterios de evaluacin que permitan determinar el grado del impacto generado
por la aplicacin de metodologas SIG. Para ello, se propone un modelo de evaluacin de impacto
organizacional, con el propsito de considerar los factores que son prioritarios para reducir el impacto que
ocasiona a la organizacin el cambio tecnolgico deseado. En ese sentido, considerando que la organizacin
es el resultado de un equilibrio dinmico de fuerzas que apoyan o restringen cualquier prctica (Beckhard,
1988), deben identificarse y medirse dichas fuerzas para poder establecer un clima organizacional idneo para
la implantacin de una nueva tecnologa.
Tomando en cuenta ese dinamismo organizacional, se plantea el siguiente modelo (Ver Fig. 11) para evaluar
el impacto organizacional en la implantacin de SIG, logrando de esa manera enfrentar el cambio deseado con
el mayor grado de aceptacin posible.

La organizacin que desee implementar un cambio tecnolgico, y en nuestro caso que decida implementar un
SIG, debe estar consciente de dicha necesidad y de cmo canalizar el proceso para cambiar sin impactar
cualquiera de los componentes de dicha organizacin. Segn el modelo anterior se puede minimizar el
impacto organizacional considerando todos los factores involucrados, guindose a travs de las fases
siguientes.
3.1. Deteccin del cambio y dinmica externa
. En el medio externo ocurren constantemente alteraciones, las cuales afectan las condiciones de equilibrio
que buscan las organizaciones para su existencia. El cambio hacia una nueva plataforma tecnolgica es
detectada en el ambiente y se observa el comportamiento de dicha dinmica. La organizacin debe examinar y
analizar constantemente esos factores externos que le exigen optimizar su productividad.
3.2. Necesidad del Cambio
. Una vez identificado el cambio se crea la necesidad por parte de la organizacin de adoptarlo. Dicha
necesidad debe ser entendida y asimilada por todos los miembros de la organizacin para poder ser llevada a
cabo. Deben buscarse y evaluarse las maneras de divulgar la nueva tecnologa.
3.3. Identificacin de factores restrictivos y de apoyo al cambio.
La organizacin debe ser capaz de identificar cules seran los aspectos ms crticos que deben ser
controlados y que son condicionantes para llevar a cabo el proceso de implantacin. Deben utilizarse todos los
recursos que se consideren necesarios as como tambin la ayuda de terceros y especialistas. De esa manera,
se establecen ponderaciones sobre cada uno de dichos factores para tratar de impactar lo menos posible los
componentes organizacionales. En la implantacin de un SIG los factores mas comunes en favor o no del
cambio, segn diversos autores se resumen a continuacin:

Factores de Resistencia al Cambio:


a) Costos Elevados
b) Falta Motivacin
c) Falta Liderazgo
d) Falta Informacin y Comunicacin
e) Personal No Entrenado

Factores que Apoyan el Cambio:


a) Metas Bien Definidas
b) Inters Permanente de la Gerencia
c) Buena Poltica Educativa y de Comunicacin
d) Asignacin ptima Recursos
e) Conocimiento Potencialidades SIG

3.4. Acondicionamiento del clima organizacional para el cambio.


En esta fase deben ser aplicados todos los correctivos y acciones necesarias y deben ser eliminados todos los
obstculos que interfieran en el proceso de implantacin (Beckhard, 1988). Significa que debe existir un clima
organizacional adecuado donde el cambio pueda prosperar. Asimismo, debe emplearse el tiempo que sea
necesario para adecuar el ambiente de la organizacin.
3.5. Implementar el cambio.
Para aplicar sta fase deben haberse considerado todos los aspectos necesarios que coadyuven la transferencia
tecnolgica deseada.
3.6. Cambio deseado
. Es el reflejo armnico de la situacin deseada como producto de la evaluacin anterior y en sintona con los
objetivos organizacionales.
Los factores anteriormente citados, pueden ser medidos en trminos cualitativos, es decir en funcin de ellos
se puede hablar de impacto organizacional bajo, medio y alto segn su incidencia directa en la organizacin.
Una vez desarrollado el modelo se valid con los expertos seleccionados y aunado a la aplicacin del
instrumento de medicin se obtuvieron los siguientes resultados.
4. Resultados de la Aplicacin del Modelo de Evaluacin de Impacto Organizacional.
Para validar el modelo propuesto fueron realizadas entrevistas a cuatro (04) expertos, los cuales confirmaron
y ejemplificaron los aspectos considerados en el modelo. Como resultado de dicha evaluacin se obtuvo lo
siguiente.
4.1. Factores Restrictivos al Cambio.
a.

Objetivos mal formulados y mala poltica gerencial

b.

Falta de experiencia del personal o grupo SIG

c.

Desconocimiento y falta de dimensionamiento de la densidad y escala de la base de datos

d.

Personal renuente al cambio

e.

Diagnstico deficiente de la organizacin que decide implantar un SIG

f.

Desconocimiento general de las potencialidades del SIG, en funcin de los beneficios esperados

g.

Falta de metodologas para mantenimiento de datos y aplicacin de metodologas de implantacin

h.

Falta informacin actualizada y calidad deficiente de las fuentes

i.

Altos costos de produccin

4.2. Factores de Apoyo que Promueven el Cambio.


a.

Creacin de un grupo multidisciplinario, especialista, bien entrenado y a dedicacin exclusiva

b.

Formulacin de objetivos claros y realistas

c.

Apoyo de la alta gerencia

d.

Asignacin ptima de recursos

e.

Buena poltica educativa de comunicacin y divulgacin

f.

Presentacin de resultados a corto plazo, en funcin de un prototipo y/o proyecto piloto

g.

Conocimiento de las potencialidades y beneficios del SIG

h.

Darle identidad al SIG dentro de la estructura organizativa

5. Resultados de los Factores de Medicin de Impacto Organizacional.


Los factores de medicin de impacto organizacional propuestos fueron medidos y evaluados, obtenindose los
siguientes resultados mostrados en la figura 12.

Para minimizar el impacto organizacional que ocasiona la implantacin de un SIG en la organizacin, deben
equilibrarse los factores antes mencionados y considerar el menor impacto en funcin del mayor porcentaje de
actividades mejoradas o eliminadas, el mayor porcentaje de desperdicios eliminados, el mayor nmero de
beneficios esperados, el menor grado de resistencia al cambio y el mayor grado de aceptacin, como producto
del balance potencialidades SIG/beneficios SIG esperados. Segn la tabla anterior para lograr minimizar el
impacto organizacional se deben considerar los aspectos resaltados en negrilla, mientras que los intermedios
en letras itlicas se deben equilibrar con los anteriores. Por otra parte, el resultado del impacto organizacional
genera un SIG eficiente, un SIG efectivo, o un SIG eficaz. Ese resultado depende segn los expertos de
mantener la armona entre los entes que se muestran a continuacin (Ver Fig. 13).
En ese sentido, segn los expertos debe hacerse nfasis en la seleccin adecuada y oportuna de la tecnologa
de informacin para garantizar el Qu emplear en el momento oportuno, debe utilizarse una metodologa
abierta para garantizar el Cmo desarrollar un SIG segn los objetivos propuestos, y debe tenerse una visin

de cambio fortalecida y una necesidad de informacin de calidad para responder al Para Qu implantar un
SIG en la organizacin.

6. Conclusiones.
Considerando los aspectos anteriores y aquellos que estn involucrados segn los requerimientos particulares
de cada organizacin que decida implantar un SIG, se minimizar el impacto organizacional que conlleva su
implementacin. Es importante considerar a la organizacin como un sistema abierto y dinmico para aplicar
cualquier modelo que pretenda evaluar un impacto organizacional. El impacto organizacional medido en
trminos de mejoras, que es lo que persigue finalmente la organizacin, permite identificar actividades o
tareas que se eliminaron, cules de esas actividades mejoraron, cuanto disminuy el desperdicio y cuanto
disminuy el rechazo o renuencia al cambio. Asimismo, permite determinar cules fueron las reas
organizacionales afectadas y cmo mejor el proceso productivo en trminos de calidad, eficiencia y
efectividad organizacional.
7. Referencias Bibliogrficas.
.- lvarez, Guillermo. COMUNICACIN PERSONAL. Departamento de Ciencias de la Conducta. USB.
1996.
.- Aronoff, Stan. GEOGRAPHIC INFORMATION SYSTEMS: A MANAGEMENT PERSPECTIVE.
WDL Publications. Otawa, Canada. 1989. 294p.
.- Beckhard, Richard. TRANSICIONES ORGANIZACIONALES: ADMINISTRACIN DEL CAMBIO.
Addison-Wesley. Mxico. 1988
.- Bosque Sendra, Joaqun. SISTEMAS DE INFORMACIN GEOGRFICOS. Ediciones Rialp. 1ra
Edicin. Sebastin El Cano 30-28012 Madrid, Espaa. 1994. 451 p

.- Burrough, P.A. PRINCIPLES OF GEOGRAPHICAL INFORMATION SYSTEMS FOR LAND


RESOURCES ASSESSMENT. Monographs on Soil and Resources Survey No.12. Oxford Science
Publications. New York. United States. 1986. 193p

.
.- Clarke, A.L. GIS SPECIFICATION, EVALUATION, AND IMPLEMENTATION. Compendio de
David Maguire, Michael Goodchild and David Rhind titulado: Geographical Information Systems. Longman
Scientific Technical. New York, 3th Avenue NY10158, 1994.
.- Dangermond Jack, Derrenbacher Bill and Harnden Eric. DESCRIPTION OF TECHNIQUES FOR
AUTOMATION OF REGIONAL NATURAL RESOURCE INVENTORIES. Enviromental Systems
Research Institute, Inc. 380 New York Street. Redlands, California. September, 1992. 52p
.Guevara, Armando. ESQUEMA METODOLGICO PARA EL DISEO E IMPLEMENTACIN DE
UN SISTEMA DE INFORMACIN GEOGRFICO. The Geonex Corporation. 1992.
.Shein, Edgar. CONSULTORIA DE PROCESOS. Addison-Wesley. Mxico. 1988
.- Stewart, Jim. GERENCIA PARA EL CAMBIO: PLANEACIN, ENTRENAMIENTO Y
DESARROLLO. Legis Editores. Bogot. 1992

http://proceedings.esri.com/library/userconf/latinproc99/ponencias/ponencia12.
html

También podría gustarte