ENSAYO IMPLEMENTACIN DE LAS 5 S

El presente ensayo pretende exponer un criterio enfocado en la aplicacin de las 5 sen

una organizacin basada en los valores, etapas y tcnicas del desarrollo organizacional,
por ello es necesario presentar primeramente los antecedentes generales del origen del
proceso de las 5 S, despus puntualizar las acciones o principios expresados en las 5
palabras japonesas que comienzan por la letra S adems de identificar su proceso de
implementacin y por consiguiente proporcionar una sugerencia, de manera que los
empleados de una empresa acepten el procedimiento y pongan en prctica este nuevo
proceso de manera responsable, consiente y dedicada.
En el ao 1643 el Libro de los Cinco Anillos o de las Cinco esferas (en japons Go-rin no
sho) fue escrito por Miyamoto Mushasi (1584? - 1645) duelista invicto, samuri sin seor y
maestro independiente, hombre de armas profesional nacido en una larga tradicin de
cultura marcial que al final lleg a dominar la totalidad de la poltica y de la sociedad
japonesas. Musashi censura la teatralidad vaca y la comercializacin de las artes
marciales, centrando la atencin en la psicologa y los movimientos fsicos del asalto letal
y de la victoria decisiva como esencia de la guerra. Este texto comienza con una
introduccin, donde el propio Musashi hace una breve presentacin de l mismo, expone
su experiencia como guerrero y su dedicacin por adquirir los principios del Camino de la
estrategia del Niten Ichi Ryu ( tcnica de kenjutsu de dos espadas "dos cielos como uno"
o Nito Ryu "la escuela de las dos espadas"), bajo esta escuela se basa el libro, el cual se
divide en cinco volmenes: el Manuscrito de la Tierra, el Manuscrito del Agua, el
Manuscrito del Fuego, el Manuscrito del Viento, el Manuscrito del Vaco.
El manuscrito de la tierra o como l lo llama: el Camino de la estrategia, establece cul
es el espritu y los requisitos morales para aprender este Camino, tambin trata sobre la
planificacin, organizacin y liderazgo usando comparaciones metafricas una de ellas es
la del Camino del carpintero que en realidad se refiere al Camino del arquitecto, pues
describe que aquel que dirige correctamente la construccin, es as como ensea que en
toda empresa o proyecto se debe colocar todo el material con que se cuenta, en el lugar
que le corresponde para lograr el xito. Es decir, si no se logra distribuir todos los
recursos apropiadamente para lograr una meta, entonces simplemente se fracasar, El
lder debe conocer las habilidades de cada uno de sus subordinados y por lo tanto saber
delegar. Aquel dirigente que no conozca las caractersticas de su personal, tiende al
fracaso.
En el apartado el Manuscrito del Agua da consejos importantes sobre el estado de nimo
ideal, en las cuales recomienda estar en equilibrio, el nimo no debe estar sobresaltado
pero tampoco menguado as mismo que los sentimientos no deben dominar al cuerpo, ni
el cuerpo dominar a los sentimientos, debe haber un equilibrio. Lo que s debe dominar a
todos es la inteligencia, otra de sus enseanzas filosficas menciona que en cualquier
actividad en la vida diaria se debe siempre visualizar la meta, si no se visualiza, nunca se
llegar a esa meta; o sea, se debe actuar siempre teniendo presente en la mente, cules
son los objetivos verdaderos. Un proyecto sin objetivos definidos, no conduce a nada.
En el Manuscrito del Fuego se ven tcnicas que tienen que ver con diversas situaciones
tales como el ambiente donde se est peleando, manejar el estado de nimo del
oponente, qu actitudes adoptar de acuerdo a determinada situacin, cmo aplicar la
tcnica adecuada segn la circunstancia, una de las enseanzas importantes del maestro

es cuando compara una travesa martima con determinada circunstancia que se nos
pueda presentar en la vida. Esta misma filosofa se aplica en una contienda contra el
enemigo. As como uno se abre paso por el mar, as se debe abrir paso entre las filas del
enemigo, se debe conocer la ruta y las circunstancias para vencer y menciona: En la
estrategia, tambin es importante surcar la travesa en medio de la lucha.
El manuscrito del viento a este volumen tambin podra llamarse el Manuscrito del Estilo,
ya que el carcter japons para viento tambin significa estilo. Este es una serie de
comparaciones entre las enseanzas de Miyamoto y las tcnicas de otras escuelas de
sable. Tambin dice que si se percibe el estado de nimo y las intenciones del adversario,
es lo que ayuda a ganar en vez de mirar el tamao de sus armas, es ahora que valora
ms el percibir que el mirar.
Y por ltimo el ms corto de los manuscritos, el Manuscrito del Vaco, curiosamente el
carcter japons para vaco tambin significa cielo. En este apartado da sus ltimas
recomendaciones y aconseja no apartarse del camino verdadero, manteniendo un espritu
abierto, despejado, claro y sin confusiones pues dice: el guerrero pule su corazn y
mente, al punto de no caer en la oscuridad de un corazn confundido. Tambin el
guerrero ejercita en la vida diaria la vista y percepcin sin que se nublen y cuando el cielo
de la incertidumbre se le aclara, ah est el Vaco verdadero.
Despus de la II Guerra Mundial, Japn qued devastado. Los conceptos del libro de los
cinco anillos, fue uno de los motores que impulsaron el renacer del Japn despus de la
guerra. Todo ello fue inspirado por sus creencias y convicciones, especialmente las
budistas y por la disciplina aprendida de prceres tales como Miyamoto Musashi. Las
estrategias enseadas en este libro no son privativas del combate con sable, sino que son
aplicables en cualquier actividad u oficio.
En los aos 70, en Japn surge desde la compaa Toyota una nueva forma de organizar
la produccin, se llama estrategia de las 5 s, un programa para conseguir mejoras
duraderas lugares de trabajo mejor organizados, mas ordenados y ms limpios de forma
permanente para conseguir una mayor productividad y un mejor entorno laboral. Se llama
estrategia de las 5 s porque representa acciones que son principios expresados con cinco
palabras japonesas que comienzan con la letra S, cada palabra tienen un significado para
la creacin de un lugar digno y seguro donde trabajar, estas son: Seiri (clasifica): que
consiste en identificar, clasificar, separar y eliminar del puesto de trabajo los equipos,
partes, productos,
materiales y documentos innecesarios, conservando slo los
necesarios. Se selecciona y clasifican los elementos, para tener las cosas en el sitio
correcto; Seiton (orden): El propsito es mantener los elementos de trabajo necesarios en
forma ordenada, identificada y en sitios de fcil acceso para su uso, permite localizar los
materiales, herramientas, equipos, instrumentos y documentos de trabajo de forma
rpida; Seiso (limpieza): significa limpiar el entorno de trabajo y que todo el personal se
haga responsable de las cosas que usa y se asegure de que se encuentren en buenas
condiciones; implica tambin verificar los elementos de trabajo durante la limpieza, para
identificar problemas o fallas reales o potenciales; Seiketsu (bienestar personal,
estandarizacin): el bienestar personal es un estado ideal en el que un individuo puede
desempear ptimamente todas sus funciones La estandarizacin significa crear un modo
consistente de realizacin de tareas y procedimientos; Shitsuke (disciplina):constituye la
etapa ms difcil de alcanzar, ya implica establecer nuevos hbitos de orden y limpieza y
modificar aquellos que pueden echar atrs lo que se ha logrado con las 4 Ss, se tendr

que luchar contra nuestra natural resistencia al cambio, como puede notarse Las tres
primeras S son consideradas como fsicamente aplicables en el lugar de trabajo, es
decir que estn enfocadas a la eliminacin de todas las cosas innecesarias, el ordenar los
diversos artculos con que cuenta una empresa y a mantener siempre condiciones
adecuadas de aseo e higiene. La cuarta S es considerada como responsabilidad de la
direccin, pues es ella quien debe preocuparse por los buenos resultados que de ellas se
obtengan, as como de garantizar el xito de las mismas a travs del tiempo y por ltimo
la quinta S, es aplicada directamente a las personas.
Una vez que conocemos el origen del proceso de las 5 s y su significado es importante
crear una estrategia o plan que nos permita llevar a cabo la implementacin de dicho
proceso con la finalidad de obtener una mayor productividad, orden y limpieza en el lugar
de trabajo para facilitar la realizacin de las actividades de la organizacin, la
implementacin de cada una de las 5 s se lleva a cabo siguiendo tres pasos: el primer
paso es la preparacin en el estudiamos y nos formamos con la metodologa, se
aprenden los conceptos y se planifican las actividades, es decir, consiste en determinar
las reas a implementar, las etapas y actividades a realizar, su duracin, los responsables
y los recursos necesarios; el segundo paso es la implantacin o pasar a la accin se
analizan y deciden las propuestas de mejora y a continuacin se ejecutan, o sea, se trata
de la realizacin de todas las acciones de implantacin de la metodologa de las 5 S y la
aplicacin de las estrategias y procedimientos adecuados para lograr en cada puesto de
trabajo y rea de la empresa una organizacin, orden y limpieza excelentes; el tercer paso
que es el seguimiento este se considera cuando hay que desarrollar el control y
seguimiento de los resultados obtenidos en cada una de las 5 S y evaluar los mismos
efectuando acciones correctoras si procede, aplicando el concepto del control visual y
utilizando formularios de evaluacin que avalen la disciplina y buenos hbitos en el
desarrollo de las reas y puestos de trabajo de la organizacin empresarial.
En consecuencia debemos tener claro que el proceso de las cinco s por si solas no
producirn el cambio en la organizacin por lo que es necesario primeramente lograr que
todas y cada una de las personas que forman la empresa conozcan y entiendan
claramente su trabajo, para hacerlo bien desde el principio en un clima de cordialidad y
satisfaccin, en donde cada da se tenga un reto al iniciar y un logro al terminar , cuando
se habla de todos, significa desde el nivel ms alto de la gerencia hasta el ltimo puesto
de la organizacin, es decir, todo el personal, no importa qu puesto ocupe y qu haga
conocer y entender claramente el trabajo significa que el personal, adems de saber que
debe de hacer, que tenga muy claro que con su tarea contribuye a los resultados de su
departamento y de la empresa, que encuentre significado en su labor en lugar de rutina y
monotona. Es importante que la gente sepa lo que ha de lograr y no lo que tiene que
hacer. Hacerlo bien siempre desde el principio, este es el objetivo principal que se debe
proponer y lo hemos de convertir en nuestra filosofa y difundir hasta que se vuelva una
forma de ser de todo el personal, los beneficios son inimaginables. Crear un clima de
cordialidad y satisfaccin para que cada uno de los empleados labore ms eficientemente
y se sientan como en familia, que el trabajo no sea una carga que tienen que realizar a
cambio de un salario o sueldo.
Por lo tanto, se debe estudiar la situacin actual de la organizacin, para en base a ello
poder aplicar la metodologa 5 S y obtener los resultados esperados, igualmente
debemos recordar que muchos factores dentro del sistema afectan el rendimiento
individual de un empleados, por ejemplo: la capacitacin recibida, la informacin y los
recursos proporcionados, el liderazgo de supervisores y gerentes, las interrupciones en el
trabajo, las polticas y prcticas administrativas. Pocas evaluaciones de desempeo

reconocen estos factores y a menudo culpan a individuos con poca capacidad de control
en su entorno. Los individuos o departamentos se desempearan a fin de maximizar sus
propias ganancias esperadas y no la ganancia de toda la empresa; por lo tanto, la
optimizacin del sistema requiere de cooperacin interna, y esta puede ser ms
productiva si se dispone de una estructura de organizacin.
Otro factor importante en el proceso de aplicacin es la cultura organizacional que es
donde intervienen adems modos de vida, tecnologa, sistemas de valores, los derechos
fundamentales del ser humano, tradiciones y creencias; y desde el punto de vista
organizacional la cultura es una forma comn de pensar, lo que produce una forma de
accin comn en el lugar de trabajo, o en la fabricacin del producto en una planta.
Normalmente estas asunciones, creencias y valores compartidos pueden marcar la
diferencia entre las compaas que ganan y las que pierden, para el individuo, esto marca
la diferencia entre el compromiso y desafeccin entre un trabajo placentero y una tarea
desagradable. Casi todas las prcticas relacionadas con la filosofa japonesa son
opuestas a ciertos rasgos de la cultura mexicana, por lo que, en un principio, dichas
tcnicas de administracin de calidad sern difciles de implantar en nuestro pas, a
menos que previamente se implanten estrategias de cambio cultural. En Japn, las 5 S
operan exclusivamente sobre el carcter tcnico. Ya que las bases que los sustentan y
permiten su operacin a largo plazo, son parte de la cultura nacional japonesa, por lo que
para garantizar un proceso exitosos, deben considerarse estas observaciones y atacarlas
directamente.
En general para que el cambio al utilizar las 5sse d es necesario que haya por lo menos
un mnimo de insatisfaccin, desaliento y tensin en el trabajo o en sus resultados. Por lo
que es condicin para este modelo que se d en cada nivel y en cada persona, pero no
slo en los resultados, sino principalmente en las actitudes, comportamientos, estilos de
direccin etc. Ya que los resultados son el producto de lo que se realiza, cmo se hace y
de lo que los dems hacen. Por lo tanto, es en el ser y actuar donde se necesita el
cambio; cuando se presenta un cambio, cualquiera que ste sea, siempre personas que
se resisten de una u otra manera, ya que es una reaccin humana y natural, el grado de
resistencia depender de la preparacin que se tenga para manejar el cambio.
Por lo tanto el proceso de cambio juega un papel importante en las organizaciones. La
estrategia del proceso consistir en ejercer un dominio sobre el cambio, y deberemos
tener siempre presente el concepto de desarrollo organizacional, que se preocupa de
conocer y sistematizar las conductas de las personas para afrontar y dirigir en mejor
forma los cambios y vencer la resistencia que provoca en las personas, entonces
podemos decir que desarrollo organizacional es un proceso usado para enlazar la
eficiencia de una organizacin y el bienestar de sus miembros a travs de intervenciones
planteadas. Debe haber un conjunto de actividades estructuradas en las cuales la
organizacin, las unidades y los individuos se comprometen en una secuencia de tareas
para alcanzar la mejora de la organizacin. Todo esto solo se puede alcanzar con un alto
grado de compromiso de todos aquellos involucrados en forma diaria utilizando las
tcnicas para construir la confianza de los empleados las cuales incluyen: la construccin
de redes de comunicacin que incluyan a los empleados, supervisiones abiertas y
partidarias, mudar la responsabilidad de administracin y asesora a los empleados,
construir organizaciones con moral alta y tcnicas formales como la creacin de equipos,
lo que nos dar como resultado mayor eficiencia en el trabajo, ahorro de tiempo, mayor
satisfaccin y motivacin del personal, mayor integracin del personal, mejor ambiente de
trabajo, reduccin de problemas humanos, mayor grado de desarrollo personal tanto del
jefe como de sus colaboradores, mayor compromiso de la calidad y productividad.

Otro factor importante es el clima organizacional que tiene un fuerte impacto sobre los
comportamientos de los miembros de la empresa, afecta el grado de compromiso e
identificacin de los miembros de la organizacin con esta, el clima organizacional es
afectado por los comportamientos y actitudes de los miembros de la organizacin y a su
vez, afecta dichos comportamientos y actitudes. Por otra parte el clima de una
organizacin es afectado por diferentes variables estructurales, tales como el estilo de
direccin, polticas y planes de gestin, sistema de contratacin y despidos, etc., el
cambio en el clima organizacional es siempre posible, pero se requiere de cambios en
ms de una variable para que el cambio sea duradero. Derivado de esto podemos decir
que al utilizar el diagnstico organizacional que es el proceso para conocer el
funcionamiento de los departamentos y de los recursos humanos que se encuentran
dentro de una organizacin, se descubrirn los aspectos de cada rea que requieren
mantenerse, modificarse o cancelarse, en otras palabras dicho diagnstico organizacional
es un proceso para atender como las organizaciones estn funcionando y dan la
informacin necesaria para disear cambios. El diagnstico efectivo provee el
entendimiento sistemtico de la organizacin, necesario para el desarrollo de las
intervenciones. En ocasiones se puede decir que el personal no tiene capacidad de
comprender las dificultades que se tiene para operar, y que slo quieren ganar ms, en
ello consiste la generacin de factores de desaliento y prdida de inters hacia el trabajo,
por lo que el sentimiento de logro se asla de la actitud de las personas, por consiguiente
deberemos fortalecer la comunicacin organizacional en beneficio de las relaciones
humanas, entonces cuando el directivo empresarial se asume como un lder
comprometido con el logro de sus intereses a travs del establecimiento de un clima
laboral sano, inserta en sus colaboradores un sentimiento de satisfaccin e igual
compromiso ya que colectivamente dirige su accionar en la misma direccin, ya que; se
logra cambiar el orden y el tipo de pensamiento, se inicia la renovacin en la manera de
hacer las cosas, se logra cambiar la tensin por la atencin, se produce una interseccin
entre expectativas organizacionales y personales y se logra entonces la relacin ganarganar, creando en los individuos un grado de satisfaccin y puesto que esta conduce a la
accin tambin afectar el comportamiento y los resultados; lo que en consecuencia
generara en los miembros de la organizacin la motivacin que los conducir a participar
en la aplicacin del proceso de las 5s con una actitud positiva, activa y responsable.
En resumen El Libro de Los Cinco Anillos no se restringi solo a los practicantes del arte
de la espada, hoy es referencia para hombres de negocios y de marketing de Japn, ya
que los empresarios japoneses aprovechan hbilmente las enseanzas de este libro, y
visto desde esa perspectiva se comprende por qu varias compaas japonesas tales
como fabricantes de autos, electrnicos, etc., han tenido xito a nivel mundial, tambin
cabe sealar que cada enseanza de este libro se puede interpretar adaptndola a la
profesin a la que se dedica o a al diario vivir para lograr un modo de vida practico, con
orden, limpieza y disciplina; del mismo modo el proceso para implementar las 5 s y en
cada uno de estos principios se debe ser ordenado, consiente y preciso; Seiri: separar lo
innecesario, siendo necesarios todos aquellos elementos o materiales que sin ninguna
duda vamos a necesitar prximamente y son innecesarios aquellos que no tenemos
previstos utilizar en un futuro o en un plazo concreto; Seiton: mantener todo en orden, se
debe mejorar la accesibilidad definir los mtodos de ubicacin e identificacin de todos
los elementos proveer medios necesarios para que todos estn debidamente colocados e
identificados; Seiso: suprimir suciedad, no es ms limpio quien ms limpia, sino el que
menos ensucia el objetivo principal mantener limpio el puesto de trabajo basndose en la
eliminacin de las fuentes de suciedad; Seiketsu: bienestar personal, normalizacin,

sealizar anomalas, distinguir las situaciones normales o regulares de las irregulares es

decir, sealizar desviaciones del funcionamiento correcto a simple vista; Shitsuke,
mantener disciplina, permite mantener todos los logros obtenidos en las cuatro s
anteriores su objetivo es afianzar los nuevos hbitos de trabajo y actuar con disciplina
para evitar regresar a la situacin anterior; todo lo anterior considerando las opiniones y
observaciones de los integrantes de la organizacin para fomentar en ellos la integracin
y participacin, teniendo presente que una organizacin sana y eficaz se caracteriza por
la confianza, la autenticidad, la apertura y un clima solidario, los problemas no se deben
ocultar, se deben enfrentar abiertamente pero sobre todo cuanta ms participacin tengan
en las decisiones de un cambio las personas que se vern afectadas por l, tanto mayor
su compromiso para poner en prctica esas decisiones.

En conclusin ser necesario que la implementacin de las 5 s sea empleada

inicialmente en una prueba o rea piloto ya que eses importante porque en ella se
necesitara ver resultados rpidos que se puedan expandir claramente en toda la empresa,
que influyan en la motivacin hacia todo el personal, las 5 s son elementos
conceptualmente bsicos y que todo el mundo comprende fcilmente pero precisamente
por eso son difciles de aplicarlos en el da a da, para la implantacin de las 5 s es muy
importante contar con una metodologa ya que nos va a proporcionar llegar a convenios,
va a consolidar cada fase y adems va evitar que una vez implantada caiga en desuso y
vuelva al sistema de desorden; requiere de una planificacin y aportacin de recursos
pero sobre todo de; dedicacin y al final se podr comprobar que es un proceso
provechoso personal y laboralmente; para concluir cabe resaltar que la implementacin de
las 5 s se podr llevar a cabo de manera exitosa al seguir con dedicacin los pasos del
proceso, reuniendo un grupo con suficiente poder para liderar el esfuerzo de cambio,
estimulando al grupo para que trabaje en equipo, formulando una visin que ayude a
dirigir el esfuerzo de cambio y desarrollando estrategias para alcanzar esa visin, no
obstante debemos tener siempre presente que la motivacin es hoy en da un elemento
importante en la administracin de personal y debido a que el recurso humano es nuestro
requerimiento principal para alcanzar nuestros objetivos como organizacin se requiere
conocerlo, identificar sus fortalezas y debilidades, brindarles las herramientas y
capacitacin necesaria para la realizacin de sus actividades laborales, y sobre todo crear
un ambiente de confianza y comunicacin para que se sientan pues slo as la empresa
estar en condiciones de formar una cultura organizacional slida y confiable que nos
permita implementar nuevas tcnicas y transformaciones como lo es el proceso de las 5 s
. Y nunca olvidar: El xito no se logra slo con cualidades especiales. Es sobre todo un
trabajo de constancia, de mtodo y de organizacin
Si no sabes, te enseo. Si no puedes te ayudo. Pero si no quieres nada hay que pueda
hacer por ti
Annimo.
La motivacin nos impulsa a comenzar y el hbito nos permite continuar.
Jim Ryum
Siempre tienes razn, si crees que puedes, puedes, y si crees que no puedes, no puedes.
De cualquier manera tienes razn.
Henry Ford