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Definicin y funciones de la administracin

Podemos definir a la administracin como un proceso en el cual el administrador desempea las


funciones administrativas de planeacin, organizacin, integracin de personal, direccin y
control, para alcanzar con eficiencia los objetivos de la empresa mediante el diseo, creacin y
mantenimiento de un ambiente laboral en el que las personas puedan trabajar en equipo.
La administracin es aplicable en todo tipo de empresa u organizacin, y por todos los
administradores en cada uno de los niveles de la misma para alcanzar las metas de sus
departamentos y ultimadamente las metas comunes de la organizacin de la manera ms
eficiente, para as alcanzar rendimientos ptimos. Los administradores deben, pues, utilizar sus
recursos buscando siempre la mayor eficacia y eficiencia.
Las funciones de la administracin:
Muchos acadmicos y gerentes han descubierto que el anlisis de la administracin se facilita
mediante una organizacin til y clara del conocimiento como primer orden de clasificacin del
conocimiento se han usado las cinco funciones de los gerentes:
Planeacin
Organizacin
Integracin de personal
Direccin
Control
Funcin de Planeacin:
La planeacin es el proceso en el que se definen las metas y objetivos de la organizacin, cada
una con las estrategias a seguir alcanzarlos. Si no se planifica, la organizacin no tendr un
rumbo fijo y fracasar irremediablemente. Al planificar, la organizacin dar respuesta al Qu
hacer?, Cmo hacerlo?, Cundo hacerlo? y Dnde hacerlo?
Algunas de las actividades de planeacin incluyen:
Anlisis de la situacin actual
Anticipacin al futuro
Determinacin de metas y objetivos
Toma de decisiones sobre las actividades a seguir
Seleccin de estrategias
Determinacin de los recursos necesarios para alcanzar las metas
Funcin de Organizacin:
La organizacin es el proceso de disear la estructura organizacional ms adecuada para llevar a
cabo los planes y alcanzar las metas y objetivos de la manera mas eficiente. En el proceso de
organizar se deben determinar:
Cuales son las actividades que se deben realizar

Cmo se agruparn las actividades


Quin desempear dichas actividades
Quien ocupa cada puesto, quien reporta a quien y cual es la jerarqua mediante el organigrama
de la organizacin
Cuales son las responsabilidades de cada puesto
Como se agrupan las tareas en unidades de trabajo eficientes
Como distribuir los recursos creando condiciones optimas para realizar las tareas
Funcin de Integracin de personal:
Una empresa no alcanzar sus metas y objetivos si sus recursos humanos no son los adecuados,
por lo que el administrador debe trabajar en la dotacin del personal ideal para la estructura de
la organizacin de acuerdo a sus necesidades mediante las siguientes 5 acciones:
Reclutamiento
Seleccin
Induccin
Capacitacin
Desarrollo
Funcin de Direccin:
El administrador debe dirigir y coordinar de manera eficaz a los colaboradores de la
organizacin, de manera a alcanzar los objetivos que se han trazado. Para dirigir, debe estar en
contacto permanentemente con los empleados para orientarlos e inspirarlos hacia el logro de las
metas del equipo y de la organizacin. Entre las acciones de direccin tenemos:
la motivacin
el liderazgo,
la seleccin de canales de comunicacin efectivos
la negociacin y manejo de conflictos
Funcin de Control:
El control implica dar seguimiento a las actividades para estar seguros de que se estn
realizando de acuerdo con lo planeado, y de ser necesario corregir cualquier desviacin
encontrada. Un control inadecuado impide detectar fallas ocasionando perdidas a la
organizacin. Mediante el control, el administrador es capaz de supervisar el progreso y ejecutar
cualquier cambio necesario para asegurar el cumplimento de las metas. Algunas de las
actividades de control son:
Supervisar el desarrollo de las personas
Supervisar las reas y evaluar su desempeo
Proporcionar retroalimentacin

Identificar problemas de desempeo y corregirlos.

Si bien hay diferentes formas de administrar, casi todos los estudiosos han decidido utilizar esta
estructura de 5 funciones administrativas (o alguna parecida) tras compararla con otras
alternativas, haciendo que este enfoque haya sido adoptado por la gran mayora de
administradores de todo el mundo desde su concepcin en 1955.
Algunos autores han organizado a las funciones administrativas en torno a los papeles de los
administradores, lo cual es un enfoque interesante al concentrarse en las tareas de los
administradores y evidencian las 5 funciones de planeacin, organizacin, integracin de
personal, direccin y control. Pero este enfoque tiene limitantes, ya que no toma en cuenta que
los administradores deben actuar tanto en el ambiente interno de la empresa como en el
ambiente externo.
El papel de la administracin financiera

En la actualidad un administrador financiero tiene que adaptarse al cambiante mundo de las


finanzas, en la cual, la eficacia de sus decisiones afectar en gran medida el curso que de la
empresa en s.
La administracin financiera se encarga de la adquisicin, financiamiento y
administracin de los activos en la toma de decisiones; en las cuales las
decisiones de inversin indican qu cantidad de activos son necesarios para
la empresa para mantenerse funcionando; as como, para qu son destinados
cada una de estas inversiones en dichos activos.
Las decisiones de financiamiento indican como esta compuesto el pasivo en la
hoja de balance de una empresa; estas varan dependiendo que tan endeudada
este la empresa as como las polticas de endeudamiento que las permiten,
sean las convenientes esto se observa como una mezcla de financiamiento,
estas a su vez deben balancearse con la cantidad de utilidades que la
empresa retiene para financiamiento de capitales comunes.

La administracin de los activos indica la eficacia con la que son manejados


tanto las inversiones, como los financiamientos. Una ves que ya se han
establecido; por supuesto se da un mayor nfasis en aquellos activos
circulantes debido a la volatilidad del medio externo.
La administracin financiera eficiente requiere una meta u objetivo para ser
comparativamente apropiado, esta es en suposicin la maximizacin de la
riqueza de los accionistas; este objetivo esta ntimamente ligado con el

precio de las acciones; ya que son el reflejo de la inversin,


financiamiento y administracin de los activos; esto trae consigo las
dificultades del entendimiento del trmino; ya que se tiene que ver cual
ser el mejor proyecto de inversin que asegura un constante rendimiento en
las acciones de los socios, y que reduce las especulaciones.
Se deben de tomar en cuanta que es lo que se requiere maximizar, las
utilidades que dejan las acciones, o el precio unitario de cada accin
dependiendo de su demanda en el mercado accionario; por esto es importante
tomar como patrn de maximizacin el precio actual de cada accin, con lo
cual vemos que tan bien se est desarrollando la empresa dentro de la
administracin financiera.
Otro punto importante a destacar es (como meta) maximizar la riqueza de los
accionistas; pero siempre y cuando la manera con la que se conducen sea
responsable y tica con el resto de la empresa; es decir con el objetivo de
sta hacia el consumidor, con sus empleados, con los salarios, los servicios
prestados, etc.
La manera usual como se organiza la administracin financiera consta de tres
niveles encabezados por el vicepresidente de finanzas (en una gran empresa)
el cual tiene la funcin de dirigir la administracin y dar los informes al
director general; en segundo lugar esta un tesorero y un controlador.
El tesorero se encarga de las funciones de la administracin financiera, esto
es de la inversin, ( elaborar presupuestos de capitas a invertir, etc);
financiamiento ( relaciones bancaria de inversin, comerciales, relaciones
de inversionistas, desembolso de dividendos); y administracin de activos
(de efectivo y de crdito principalmente).
Las funciones del controlador son netamente contables; hacer la proyeccin,
contabilidad, presupuestos, etc. a su ves hace los reportes de los
movimientos que se hacen a todos los departamentos que se ven afectados en
las operaciones que se realizan para que apoyen los proyectos.
Las dos funciones primordiales de los gerentes de una entidad son las operaciones de
planificacin y control.

La planificacin y control integral de utilidades comprende:

1.

El desarrollo y aplicacin de objetivos generales y de largo alcance para la empresa.

2.

La especificacin de las metas de la empresa.

3.

Un plan de utilidades de largo alcance desarrollado en trminos generales.

4.
Un plan de utilidades de corto plazo detallado por responsabilidades asignadas (divisiones,
productos, proyectos).
5.
Un sistema de informes peridicos de desempeo detallados por responsabilidades
asignadas, y

6.

Procedimientos de seguimiento.

La eficacia con la que una entidad es administrada se reconoce generalmente como el factor
individual ms importante en su xito a largo plazo. El logro de la empresa se mide en trminos
del logro de sus metas. La administracin puede definirse como el proceso de fijar las metas de
la entidad y de implementar las actividades para alcanzar esas metas mediante el
empleo eficiente de los recursos humanos, materiales y el capital. El proceso administrativo es
una serie de actividades independientes utilizadas por la administracin de una organizacin
para el desarrollo de las funciones de planificar, organizar, suministrar el personal y controlar.

La responsabilidad de la administracin respecto a especificar y coordinar las metas y objetivos,


es igual independiente del tipo de empresa de que se trate, ya sea de servicios, comercial,
industrial, con fines de lucro o sin fines de lucro.

Orientacin hacia las metas

Tanto las empresas mercantiles como las no mercantiles deben tener objetivos y metas. En las
organizaciones mercantiles, las orientaciones primordiales a las metas son: 1) el rendimiento
sobre la inversin y 2) la contribucin a la mejora econmica y social de un ms vasto medio
ambiente. En igual forma, las empresas no mercantiles tienen objetivos especficos, tales como
el cumplimiento de una misin dada, dentro de limitaciones especificadas de costos. Es esencial
que no slo la administracin sino todas las partes interesadas conozcan los objetivos y las
metas para lograr que la administracin sea una gua eficaz de las actividades y efecte una
medicin de la efectividad con la que se realizan las actividades deseadas.

Orientacin a la gente

El xito de una empresa - mercantil u otra organizacin - depende de la gente relacionada con la
misma, incluyendo tanto a los administradores como a los dems empleados, ya que todas estas
personas se encuentran comprometidas de manera importante en el logro de los objetivos de la
empresa. As pues, la gente constituye la parte ms crtica de la administracin no la tierra,
los edificios, el equipo o los materiales. Desarrollar un personal eficaz, crear un ambiente
autntico de trabajo y motivar positivamente a la gente determinan, en gran medida, el xito de
la mayor parte de las empresas.

LAS FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN Y EL PROCESO ADMINISTRATIVO

La administracin de una empresa requiere el constante ejercicio de ciertas responsabilidades


directivas. A tales responsabilidades a menudo se les denomina colectivamente como
las funciones de la administracin. Si bien varan sus designaciones, estas funciones son

ampliamente reconocidas tanto por los eruditos acadmicos como por los gerentes
profesionales. En nuestra exposicin de la planificacin y control de utilidades, empleamos la
terminologa y definiciones de las funciones administrativas descritas por un prominente autor,
(Arthur G. Bedeian) esencialmente en los siguientes trminos:

1.
Planificacin.- es el proceso de desarrollar objetivos empresariales y elegir un futuro curso
de accin para lograrlos. Comprende:

a)

establecer los objetivos de la empresa

b)

desarrollar premisas acerca del medio ambiente en la cual han de cumplirse

c)

elegir un curso de accin para alcanzar los objetivos

d)

iniciar las actividades necesarias para traducir los planes en acciones

e)

replantear sobre la marcha para corregir deficiencias existentes.

2.
Organizar.- es el proceso mediante el cual los empleados y sus labores se relacionan unos
con los otros para cumplir los objetivos de la empresa. Consiste en dividir el trabajo entre grupos
e individuos y coordinar las actividades individuales del grupo. Organizar implica tambin
establecer autoridad directiva.

3.
Suministrar el personal y administrar los recursos humanos es el proceso de asegurar que
se recluten empleados competentes, se les desarrolle y se les recompense por lograr los
objetivos de la empresa. La eficaz dotacin de personal y la administracin de los recursos
humanos implica tambin el establecimiento de un ambiente de trabajo en el que los empleados
se sientan satisfechos.

4.
Guiar y la influencia interpersonal es el proceso de motivar a las personas (de igual nivel,
superiores, subordinadas y no subordinadas) o grupos de personas para ayudar voluntaria y
armnicamente en el logro de los objetivos de la empresa (designado tambin como dirigir o
actuar)

5.
Controlar es el proceso de asegurar el desempeo eficiente para alcanzar los objetivos de
la empresa. Implica:

a)

establecer metas y normas

b)

comparar el desempeo medido contra las metas y normas establecidas

c)

reforzar los aciertos y corregir las fallas

Las cinco funciones de la administracin constituyen, el proceso administrativo pues son


ejercidas en forma coincidente y continua al administrarse una empresa. El proceso
administrativo se vale de enlaces y de la retroalimentacin. Por ejemplo, la planificacin debe
preceder a la actividad de organizar, y el controlar debe seguir a las dems funciones. Por tal
motivo, el proceso administrativo se representa por el diagrama mostrado en el recuadro 1-1.
Han de observarse:

a)

los enlaces secuenciales que van desde la planificacin al control y

b)

la continua retroalimentacin desde las funciones 2,3,4 y 5 hacia la planificacin.

Es esencial la continua retroalimentacin para mejorar el desempeo y para la planificacin.

RECUADRO 1-1
El proceso administrativo.

LA ESENCIA DE LA PLANIFICACIN DIRECTIVA

La planificacin es la primera funcin de la administracin que se muestra en el recuadro 1-1 y la


misma se lleva a cabo de manera continua porque el transcurso del tiempo exige tanto la
replanificacin como el desarrollo de nuevos planes. Adems, la retroalimentacin continua a
menudo requiere de acciones planificadas recientemente para

a)

corregir las deficiencias observadas en el desempeo

b)

hacer frente a sucesos imprevistos de naturaleza desfavorable y

c)

aprovechar los nuevos adelantos.

La planeacin directiva es un proceso que comprende las siguientes cinco fases:

1)

establecer objetivos y metas empresariales

2)

desarrollar premisas acerca del medio ambiente en el que opera la entidad

3)

tomar decisiones respecto a los cursos de accin

4)

emprender acciones que tiendan a activar los planes, y

5)

evaluar la retroalimentacin del desempeo para la replanificacin.

La planificacin directiva constituye la base para el ejercicio de las otras cuatro funciones que se
muestran en el recuadro 1-1

Deben tomarse decisiones peridicas acerca de los futuros cursos de accin de la entidad y
deben, asimismo, corregirse los pasados cursos de accin. La toma de decisiones por la
administracin implica un importante proceso de direccin empresarial.
PLANEACIN FORMAL E INFORMAL
Todos los administradores planean, la diferencia entre unos y otros dependen de los mtodos
empleados y la tensin para la que planean.La planeacin informal es aquella que se lleva a
cabo sobre bases informales o causales. Esto sucede cuando el que planea no registra lo que
pasa sino lo que lleva en la memoria y actan de manera intuitiva e improvisada.La planeacin
formal es aquella que se lleva a cabo sobre la base de un plan escrito y documentado,
desarrollado por medio de un proceso racional.

CARACTERSTICAS DE LA PLANEACIN FORMAL E INFORMAL

Planeacin formal

Planeacin informal

Racional

Emocional

Sistmica

Se basa en la experiencia

Aplica conceptos, principios, reglas, tcnicas

Se apoya en corazonadas

Sigue un proceso

Se lleva a cabo por episodios espordicos

Se apoya en informacin relevante y confiable

Un gran porcentaje de improvisacin

En el establecimiento de un sistema de planeacin formal, los problemas cotidianos reciben

generalmente prioridad sobre la planeacin. La planeacin formal mejora la integracin de la


actividad organizacional en los organismos sociales. Un sistema de planeacin formal fuerza la
colaboracin entre reas o sistemas funcionales (mercadotecnia, produccin, finaRanzas,
personal). Por supuesto, la sofisticacin del proceso de planeacin formal puede variar
grandemente. El grado de sofisticacin depende las necesidades de la organizacin; el entorno,
el tamao y el tipo de empresa son factores que afectan las necesidades de planeacin formal
en un organismos social (Rodriguez,J.). VENTAJAS DE LA PLANEACIN

Cuando llevamos a cabo una planeacin adecuada los objetivos o metas se logran de una
manera ms fcil y con resultados efectivos.
La planeacin permite asilar el trabajo improductivo, reduciendo costos en beneficios de la
organizacin. Cuando la planeacin se hace a conciencia, nos puede marcar la necesidad de
innovaciones o cambios para el futuro del negocio, sacadas de las diversas alternativas.
Para el administrador, la planeacin estimula todo el sistema de trabajos en forma clara y
amplia, permitindole al gerente obtener una mejor comprensin de cada una de las actividades
y percibir las bases en que se fundan sus acciones.
La planeacin hace ms definitivo el trabajo dentro de las limitaciones de espacio y tiempo. La
planeacin permite las bases del control porque enmarca los puntos de partida y terminacin de
las actividades de la organizacin.
La planeacin y el control se separan en forma conceptual para su estudio y anlisis, pero en la
prctica administrativa son inseparables, se les considera hermanos siameses.
La planeacin permite manejar la incertidumbre del futuro; como sabemos el futuro es incierto.
Proceso de la administracin por objetivos
El proceso se inicia en la cima de la organizacin y tiene el respaldo activo del Director General,
quien le da direccin a la organizacin. Sin embargo, no es esencial que la fijacin de objetivos
se inicie en la cima. Puede comenzar a nivel de divisin, al nivel del gerente de mercadotecnia o
incluso mas abajo.
Al igual que en toda planificacin, una de las necesidades crticas en la APO es el desarrollo y la
difusin de premisas de planeacin consistentes. No se puede esperar de ningn gerente que fije
metas o que establezca planes y presupuestos sin guas de accin.
Consiste en fijar metas al nivel ms alto de la organizacin, clarificar los papeles especficos de
los responsables de lograr las metas y establecer y modificar los objetivos para los subordinados.
Se pueden establecer metas para los gerentes de lnea as como para el personal "staff". Las
metas pueden ser cualitativas o cuantitativas.
Entre sus otras ventajas la APO da por resultado una mejor administracin, con frecuencia obliga
a los gerentes a clarificar la estructura de sus organizaciones, estimula a las personas a
comprometerse con sus metas y ayuda a desarrollar controles efectivos.
1.- Fijacin en la cima de objetivos preliminares: El primer paso en el establecimiento de
objetivos es que el Director General determine lo que l percibe como el propsito o misin y las
metas ms importantes para un determinado perodo futuro.
2.- Clarificacin de los papeles organizacionales: Idealmente cada meta y submeta deben ser la
responsabilidad clara de una persona en particular; sin embargo, al analizar la estructura de una
organizacin con frecuencia se observa que la responsabilidad es imprecisa y que se necesita
clarificacin reorganizacin. En ocasiones, resulta imposibles estructurar una organizacin en
forma tal que un objetivo sea la responsabilidad personal de alguien.

3. - Establecimiento de los objetivos de los subordinados: Despus de asegurarse de que los


gerentes subordinados han sido informados de los objetivos generales, estrategias y premisas de
planeacin entonces pueden empezar a trabajar con sus subordinados para fijar sus objetivos. El
superior les pregunta a los subordinados qu metas creen ellos poder cumplir, en qu perodo y
con qu recursos, pero los superiores tienen la responsabilidad de aprobar los objetivos de los
subordinados.
4. - Reciclaje de Objetivos: Es difcil establecer objetivos comenzando en la cima y dividindolos
entre los subordinados. Tampoco se deben comenzar desde abajo- Se necesita un grado de
reciclaje, por tanto la fijacin de objetivos no es slo un proceso conjunto sino recproco. La alta
direccin puede tener idea de los objetivos de los subordinados pero seguro cambiarn al
conocer sus aportaciones.
Qu significa el trmino planificacin de programa?
Un programa puede consistir en varias actividades individuales relacionadas con una duracin
limitada, pero tambin un exhaustivo esfuerzo actual que sirve para un propsito especfico.
Un programa podra ser, por ejemplo, dirigido en reducir o eliminar:
Los principales problemas organizativos como la productividad baja, gastos elevados o baja
calidad.
Los problemas de partes de la sociedad a las que la ONG provee sus servicios (por ejemplo: la
falta de casas para los pobres, una baja tasa de alfabetismo, una alta tasa de
desempleo).
Los problemas que afectan a la sociedad independiente de la riqueza individual (por ejemplo: el
bienestar de los animales, la corrupcin, la falta de la libertad de expresin).
La planificacin de programa se trata de:
Establecer las necesidades de una comunidad, de grupos sociales o de toda la sociedad.
Determinar los principales problemas internos de la organizacin.
Definir las metas de programas y sus objetivos.
Identificar las acciones necesarias para lograr las metas y objetivos.
Identificar los recursos necesarios para implementar el programa.
Identificar fuentes posibles de financiacin.
Desarrollar una estructura de gestin del programa (por ejemplo: control del progreso, las
reuniones de equipo)