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Si bien hay diferentes formas de administrar, casi todos los estudiosos han decidido utilizar esta
estructura de 5 funciones administrativas (o alguna parecida) tras compararla con otras
alternativas, haciendo que este enfoque haya sido adoptado por la gran mayora de
administradores de todo el mundo desde su concepcin en 1955.
Algunos autores han organizado a las funciones administrativas en torno a los papeles de los
administradores, lo cual es un enfoque interesante al concentrarse en las tareas de los
administradores y evidencian las 5 funciones de planeacin, organizacin, integracin de
personal, direccin y control. Pero este enfoque tiene limitantes, ya que no toma en cuenta que
los administradores deben actuar tanto en el ambiente interno de la empresa como en el
ambiente externo.
El papel de la administracin financiera
1.
2.
3.
4.
Un plan de utilidades de corto plazo detallado por responsabilidades asignadas (divisiones,
productos, proyectos).
5.
Un sistema de informes peridicos de desempeo detallados por responsabilidades
asignadas, y
6.
Procedimientos de seguimiento.
La eficacia con la que una entidad es administrada se reconoce generalmente como el factor
individual ms importante en su xito a largo plazo. El logro de la empresa se mide en trminos
del logro de sus metas. La administracin puede definirse como el proceso de fijar las metas de
la entidad y de implementar las actividades para alcanzar esas metas mediante el
empleo eficiente de los recursos humanos, materiales y el capital. El proceso administrativo es
una serie de actividades independientes utilizadas por la administracin de una organizacin
para el desarrollo de las funciones de planificar, organizar, suministrar el personal y controlar.
Tanto las empresas mercantiles como las no mercantiles deben tener objetivos y metas. En las
organizaciones mercantiles, las orientaciones primordiales a las metas son: 1) el rendimiento
sobre la inversin y 2) la contribucin a la mejora econmica y social de un ms vasto medio
ambiente. En igual forma, las empresas no mercantiles tienen objetivos especficos, tales como
el cumplimiento de una misin dada, dentro de limitaciones especificadas de costos. Es esencial
que no slo la administracin sino todas las partes interesadas conozcan los objetivos y las
metas para lograr que la administracin sea una gua eficaz de las actividades y efecte una
medicin de la efectividad con la que se realizan las actividades deseadas.
Orientacin a la gente
El xito de una empresa - mercantil u otra organizacin - depende de la gente relacionada con la
misma, incluyendo tanto a los administradores como a los dems empleados, ya que todas estas
personas se encuentran comprometidas de manera importante en el logro de los objetivos de la
empresa. As pues, la gente constituye la parte ms crtica de la administracin no la tierra,
los edificios, el equipo o los materiales. Desarrollar un personal eficaz, crear un ambiente
autntico de trabajo y motivar positivamente a la gente determinan, en gran medida, el xito de
la mayor parte de las empresas.
ampliamente reconocidas tanto por los eruditos acadmicos como por los gerentes
profesionales. En nuestra exposicin de la planificacin y control de utilidades, empleamos la
terminologa y definiciones de las funciones administrativas descritas por un prominente autor,
(Arthur G. Bedeian) esencialmente en los siguientes trminos:
1.
Planificacin.- es el proceso de desarrollar objetivos empresariales y elegir un futuro curso
de accin para lograrlos. Comprende:
a)
b)
c)
d)
e)
2.
Organizar.- es el proceso mediante el cual los empleados y sus labores se relacionan unos
con los otros para cumplir los objetivos de la empresa. Consiste en dividir el trabajo entre grupos
e individuos y coordinar las actividades individuales del grupo. Organizar implica tambin
establecer autoridad directiva.
3.
Suministrar el personal y administrar los recursos humanos es el proceso de asegurar que
se recluten empleados competentes, se les desarrolle y se les recompense por lograr los
objetivos de la empresa. La eficaz dotacin de personal y la administracin de los recursos
humanos implica tambin el establecimiento de un ambiente de trabajo en el que los empleados
se sientan satisfechos.
4.
Guiar y la influencia interpersonal es el proceso de motivar a las personas (de igual nivel,
superiores, subordinadas y no subordinadas) o grupos de personas para ayudar voluntaria y
armnicamente en el logro de los objetivos de la empresa (designado tambin como dirigir o
actuar)
5.
Controlar es el proceso de asegurar el desempeo eficiente para alcanzar los objetivos de
la empresa. Implica:
a)
b)
c)
a)
b)
RECUADRO 1-1
El proceso administrativo.
a)
b)
c)
1)
2)
3)
4)
5)
La planificacin directiva constituye la base para el ejercicio de las otras cuatro funciones que se
muestran en el recuadro 1-1
Deben tomarse decisiones peridicas acerca de los futuros cursos de accin de la entidad y
deben, asimismo, corregirse los pasados cursos de accin. La toma de decisiones por la
administracin implica un importante proceso de direccin empresarial.
PLANEACIN FORMAL E INFORMAL
Todos los administradores planean, la diferencia entre unos y otros dependen de los mtodos
empleados y la tensin para la que planean.La planeacin informal es aquella que se lleva a
cabo sobre bases informales o causales. Esto sucede cuando el que planea no registra lo que
pasa sino lo que lleva en la memoria y actan de manera intuitiva e improvisada.La planeacin
formal es aquella que se lleva a cabo sobre la base de un plan escrito y documentado,
desarrollado por medio de un proceso racional.
Planeacin formal
Planeacin informal
Racional
Emocional
Sistmica
Se basa en la experiencia
Se apoya en corazonadas
Sigue un proceso
Cuando llevamos a cabo una planeacin adecuada los objetivos o metas se logran de una
manera ms fcil y con resultados efectivos.
La planeacin permite asilar el trabajo improductivo, reduciendo costos en beneficios de la
organizacin. Cuando la planeacin se hace a conciencia, nos puede marcar la necesidad de
innovaciones o cambios para el futuro del negocio, sacadas de las diversas alternativas.
Para el administrador, la planeacin estimula todo el sistema de trabajos en forma clara y
amplia, permitindole al gerente obtener una mejor comprensin de cada una de las actividades
y percibir las bases en que se fundan sus acciones.
La planeacin hace ms definitivo el trabajo dentro de las limitaciones de espacio y tiempo. La
planeacin permite las bases del control porque enmarca los puntos de partida y terminacin de
las actividades de la organizacin.
La planeacin y el control se separan en forma conceptual para su estudio y anlisis, pero en la
prctica administrativa son inseparables, se les considera hermanos siameses.
La planeacin permite manejar la incertidumbre del futuro; como sabemos el futuro es incierto.
Proceso de la administracin por objetivos
El proceso se inicia en la cima de la organizacin y tiene el respaldo activo del Director General,
quien le da direccin a la organizacin. Sin embargo, no es esencial que la fijacin de objetivos
se inicie en la cima. Puede comenzar a nivel de divisin, al nivel del gerente de mercadotecnia o
incluso mas abajo.
Al igual que en toda planificacin, una de las necesidades crticas en la APO es el desarrollo y la
difusin de premisas de planeacin consistentes. No se puede esperar de ningn gerente que fije
metas o que establezca planes y presupuestos sin guas de accin.
Consiste en fijar metas al nivel ms alto de la organizacin, clarificar los papeles especficos de
los responsables de lograr las metas y establecer y modificar los objetivos para los subordinados.
Se pueden establecer metas para los gerentes de lnea as como para el personal "staff". Las
metas pueden ser cualitativas o cuantitativas.
Entre sus otras ventajas la APO da por resultado una mejor administracin, con frecuencia obliga
a los gerentes a clarificar la estructura de sus organizaciones, estimula a las personas a
comprometerse con sus metas y ayuda a desarrollar controles efectivos.
1.- Fijacin en la cima de objetivos preliminares: El primer paso en el establecimiento de
objetivos es que el Director General determine lo que l percibe como el propsito o misin y las
metas ms importantes para un determinado perodo futuro.
2.- Clarificacin de los papeles organizacionales: Idealmente cada meta y submeta deben ser la
responsabilidad clara de una persona en particular; sin embargo, al analizar la estructura de una
organizacin con frecuencia se observa que la responsabilidad es imprecisa y que se necesita
clarificacin reorganizacin. En ocasiones, resulta imposibles estructurar una organizacin en
forma tal que un objetivo sea la responsabilidad personal de alguien.