PLA-PLT-05.

02

INSTRUCTIVO

DOTACIN DE RECURSOS FINANCIEROS PARA LOS SERVICIOS DE APOYO A LOS

CENTROS EDUCATIVOS PBLICOS QUE NO CUENTAN CON CONSEJO EDUCATIVO U
OTRA OPF
Del proceso: Servicios de Apoyo

Cdigo: PRA-INS-02

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A. REGISTRO DE REVISIN Y APROBACIN:

Elaborado
Nombre/Puesto/Direccin
Byron Castro/Coordinador/DIDEFI

Revisado
Nombre/Puesto/Direccin

Aprobacin Jefe de rea

Nombre/Puesto/Direccin
Fecha

Julio Suruy / Director / DIDEFI

Jose Donaldo Carias / Director / DAFI
Arnaldo Mndez / Analista / DIGEPSA
Ren Linares / Director / DIGEPSA
Javier Romero / Jefe de Tesorera / DAFI

19-12-2012

B. GLOSARIO

Es una organizacin descentralizada con personalidad jurdica, conformada

por madres y padres de familia, encargados (as) de nios inscritos en el
Centro Educativo Pblico, maestros (as) y lderes de la comunidad, que en
forma democrtica trabajan para el mejoramiento del proceso educativo.
Comprobante nico de registro, en forma fsica y electrnica, autorizado
por la Contralora General de Cuentas, mediante resolucin nmero 11189
del 2003.

1.

Consejo
Educativo

2.

CUR

3.

DIDEDUC

Direccin Departamental de Educacin

4.

DAFI

Direccin de Administracin Financiera

5.

DIGEPSA

6.

DIPLAN

7.

8.

Direccin General de Participacin Comunitaria y Servicios de Apoyo

Direccin de Planificacin

Es la disponibilidad de efectivo que sita la Direccin de Administracin

Financiera, a sus unidades ejecutoras para agilizar los pagos, que se opera
como un fondo revolvente, de acuerdo a las normas de ejecucin
Fondo Rotativo
presupuestaria, cuya suma se establece peridicamente en su monto
original, en una cantidad equivalente al total de los desembolsos
efectuados.
Es la disponibilidad de efectivo que sita el Ministerio de Finanzas Pblicas
a travs de la Tesorera Nacional, a las Instituciones del Estado
dependientes del Organismo Ejecutivo para agilizar los pagos, que se
Fondo Rotativo
operar como un fondo revolvente, de acuerdo a las normas de ejecucin
Institucional
presupuestara, destinado a cubrir gastos urgentes de funcionamiento de
poco cuanta que por su naturaleza no puede esperar el trmite normal de
la orden de pago.

10.

MINFIN

9.

OPF

Ministerio de Finanzas Pblicas

Organizacin de Padres de Familia

Todos los documentos que se encuentran en el Sitio Web del Sistema de Gestin de la Calidad son los documentos actualizados y controlados.

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C. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES Y RESPONSABLES:

En el siguiente instructivo se describen las actividades a seguir para la creacin, ejecucin y liquidacin del fondo
rotativo para los servicios de apoyo en los Centros Educativos Pblicos que no cuentan con Consejo Educativo u
otra Organizacin de Padres de Familia.
C.1 Constitucin del Fondo Rotativo
Actividad

Responsable

Descripcin de las Actividades

Consultar en
sistema
informtico y
Analizar
informacin

Jefe de
Administracin
de Programas
de Apoyo
DIDEDUC

Al finalizar cada ciclo escolar genera en la Herramienta Informtica de Servicios de

Apoyo el reporte de los centros educativos pblicos que no cuentan con Consejos
Educativos u otra OPF donde se detallan cantidad de alumnos y docentes y monto total a
transferir por esta modalidad. Firma y sella el reporte y los traslada a la unidad
desconcentrada de administracin Financiera.

Autorizar y
firmar oficio

Jefe Financiero

Recibe reporte y elabora oficio de solicitud de constitucin del fondo rotativo y lo traslada
a la direccin de la DIDEDUC.

Firmar oficio

Director
Departamental
de Educacin

Recibe, firma y devuelve el oficio.

Trasladar
oficio

Asistente de la
direccin

Recibe oficio y lo enva a la DAFI.

Recibir Oficio

Analista de
Tesorera
-DAFI-

Recibe Oficio y reporte luego elabora oficio de solicitud dirigido a la TESORERA

NACIONAL del Ministerio de Finanzas Pblicas, para la constitucin del Fondo Rotativo
y traslada al Director(a) de DAFI para la firma correspondiente.

Firmar

Director de la
DAFI

Firma el oficio de solicitud del fondo rotativo y lo traslada al analista de Tesorera de DAFI
para que solicite la firma del Viceministro (a) Administrativo(a) de Educacin.

Realizar
trmite de
firma

Analista de
Tesorera
-DAFI

Realiza los trmites para solicitar la firma del Viceministro(a) Administrativo(a) de

Educacin. Una vez obtenida la firma traslada al Jefe del Departamento de Tesorera de
DAFI

Recibir Oficio

Jefe Depto.
Tesorera
-DAFI

Recibe oficio de solicitud, opera en el SICOIN cuentas corrientes y enva oficio a la

Tesorera Nacional del MINFIN-.

Monitorear
en el SICOIN

Jefe Depto.
Tesorera
-DAFI

10. Elaborar
Resoluciones

Analista de
Tesorera
-DAFI-

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

11. Rubricar

12. Firmar
resolucin

13. Aprobar el
Fondo

Director de la
DAFI

Vice Ministro (a)

Administrativo

Jefe Depto.
Tesorera
-DAFI

Monitorea en el SICOIN la constitucin del Fondo Rotativo, una vez constituido notifica a
las dependencias interesadas por E-mail, para que ingresen los datos de constitucin del
fondo rotativo en el -SICOIN WEB-.
Elabora las resoluciones con sus respectivos dictmenes que legalizan la constitucin de
Fondo Rotativo para las DIDEDUC, las traslada para su aprobacin y firmas respectivas
y traslada al Director de la DAFI.
Rubrica las resoluciones y traslada al Vice despacho Administrativo
Recibe, revisa y autoriza la Resolucin Ministerial.
Aprueba en el SICOIN la constitucin del Fondo Rotativo, para cada Direccin
Departamental de Educacin de conformidad con el requerimiento emitido por cada
DIDEDUC.

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Actividad

Responsable

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Descripcin de las Actividades

Solicita por medio de oficio a los bancos del sistema la transferencia de recursos
financieros del Fondo Rotativo a las cuentas monetarias registradas por cada Direccin
Departamental de Educacin.
Monitorea en lnea que se realicen las transferencias de los recursos financieros, una vez
realizadas traslada resolucin al Director de la DIDEDUC sobre los montos constituidos
en concepto del Fondo Rotativo

14. Solicitar
transferencia

Jefe Depto.
Tesorera
-DAFI

15. Notificar
montos

Jefe Depto.
Tesorera
-DAFI

16. Trasladar
notificacin

Director
Departamental
de Educacin

Recibe resolucin y traslada la misma a la Seccin Financiera de la DIDEDUC.

17. Emitir forma

oficial

Coordinador de
Operaciones de
Caja

Monitorea cuenta bancaria y emite forma oficial 63-A Ingresos Varios en el sistema
Informtico de Fondo Rotativo, en concepto de la constitucin del Fondo Rotativo, de
conformidad con el acreditamiento de recursos recibido en su cuenta monetaria, lo firma,
sella y traslada a la DAFI.

Jefe Depto.
Tesorera
-DAFI

Recibe forma oficial 63-A, revisa, firma y devuelve una copia a la Seccin Financiera de
la DIDEDUC.

18. Recibir y
revisar forma

19. Notificar

20. Notificar a
Directores de
Centros
Educativos
Pblicos

Coordinador de
Operaciones de
Caja

Asistente
programas de
Apoyo

Notifica por el medio de correo electrnico la disponibilidad de recursos a la seccin de

Administracin de Programas de Apoyo , la cantidad de recursos financieros asignados
para atender a los Centros Educativos Pblicos que no cuentan con Consejo Educativo u
otra Organizacin de Padres de Familia.
Recibida la cantidad de recursos financieros asignados, notifican por el medio ms
conveniente a los Directores, indicndoles lo siguiente:
Monto asignado para cada servicio de apoyo
Nombre, direccin exacta y NIT de la DIDEDUC para efectos de facturacin
Formatos a adjuntar por los gastos que se realicen en concepto de Servicios de
Apoyo.
1. Planilla de Entrega de Alimentacin (Preprimaria y primaria)
2. Planilla de Entrega de tiles Escolares (Preprimaria y primaria)
3. Planilla de Entrega de Valija Didctica (Preprimaria y primaria)
4. Formato de rendicin de cuentas de fondos transferidos

C.2 Ejecucin, Control y liquidacin de los recursos financieros:

Actividad

Responsable

21. Planificar
compra

Director del
Centro Educativo
Pblico

Descripcin de las Actividades

Planifica la cantidad de artculos o insumos a comprar, de acuerdo al monto asignado de

conformidad con la matricula escolar y cantidad de docentes con que cuenta el Centro
Educativo Pblico.
De acuerdo al monto establecido y necesidades del Centro Educativo Pblico, solicita
como mnimo a 2 proveedores la proforma de factura y/o cotizacin de los insumos
necesarios para los servicios de apoyo, el cual deber incluir como mnimo lo siguiente:

22. Solicitar
proforma o
cotizacin

Director del
Centro Educativo
Pblico

1) Nmero de factura y fecha a consignar en la misma

2) Rgimen tributario en el que se encuentra inscrito el Proveedor
3) Cantidad, descripcin y precio de los productos a facturar

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Actividad

Responsable

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Descripcin de las Actividades

Recibe las proformas y/o cotizaciones, realiza comparacin de las 2 cotizaciones y elige al
proveedor que ofrece la mejor calidad de productos al menor precio y traslada a la Seccin de
Operaciones de caja de la DIDEDUC que corresponda.

23. Recibir
proforma o Coordinador de
cotizacin y Operaciones de
elaborar
Caja
cheque

24. Elaborar
cheque

Coordinador de
Operaciones de
Caja

25. Verificar
Director del
insumos,
Centro Educativo
suministros
Pblico
y factura

Recibe las 2 proformas y/o cotizaciones y verifica que el proveedor seleccionado ofrezca
la mejor calidad y menor precio.
De acuerdo a los montos de la compra, la DIDEDUC determina la modalidad de
Ejecucin.
a) Pago con Cheque
b) Acreditamiento en Cuenta (FIN-INS-04)
Establece el rgimen tributario en el que se encuentra inscrito el proveedor y determina si
se realiza retencin del Impuesto al Valor Agregado -IVA- o Impuesto sobre la Renta ISR- correspondiente.

Si la modalidad corresponde al pago con cheque elabora cheque nominativo al

proveedor a quien se efectuar la compra en un plazo no mayor de cinco das hbiles de
presentada las proformas o cotizaciones y gestiona las firmas respectivas.
Notifica por correo electrnico, llamada telefnica o a travs de los tcnicos de servicios
de apoyo al Director del Centro Educativo Pblico que puede pasar a recoger el cheque a
la DIDEDUC.
Recibe el cheque, verifica que la informacin del mismo est correcta y lo entrega al
proveedor correspondiente.
Recibe insumos y suministros comprados del proveedor, as como la factura sellada de
cancelado y recibo de caja del proveedor si es factura cambiaria.
Verifica la conformidad de los productos recibidos contra la informacin consignada en la
factura.
Razona las facturas en la parte de atrs con el texto siguiente:
La presente factura ampara la compra de _____1_______ para los____2_____ de la
escuela, correspondiente a la transferencia _______3______ del ao en curso del
nivel_____5_____.

26. Razonar
Facturas

Director del
Centro Educativo
Pblico

Elegir las siguientes opciones de acuerdo a lo que corresponda:

1)
2)
3)
4)

Director del
27. Entregar los
Centro Educativo
productos
Pblico

Alimentos, tiles escolares, valija didctica, gratuidad de la educacin.

Nios y nias, jvenes, docentes, etc.
Primera, segunda , X (colocar el nmero correspondiente)
Preprimaria, primario y medio.

Una vez consignado la informacin, firma y sella la misma.

Entrega los materiales y suministros adquiridos a los padres de estudiantes beneficiados,
solicita a los padres de familia de los estudiantes beneficiados que llenen la informacin
que les corresponde en los formularios en los siguientes formularios:
1) Planilla de Entrega de tiles Escolares PRA-FOR-02
2) Planilla de Entrega de Valija Didctica PRA-FOR-03

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Actividad

Responsable

Director del
28. Entrega
Centro Educativo
suministros
Pblico

29. Llenar
Director del
Formato de
Centro Educativo
rendicin de
Pblico
cuentas

Director del
Centro Educativo
Pblico

Versin: 01

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Descripcin de las Actividades

Entrega los suministros a los responsables de preparar los alimentos y deber llenar la
planilla de Entrega de alimentacin escolar PRA-FOR-01 al finalizar el perodo de tiempo
para los cuales se entreg el desembolso.
Registra la informacin correspondiente en el Formato PRA-FOR-04 Rendicin de
cuentas de los Fondos transferidos a los Consejo Educativo u otras OPF y adjunta todas
las facturas por las compras realizadas, para evidenciar y respaldar la informacin segn
calendarizacin de la Unidad Desconcentrada de Administracin Financiera.
Nota 1: De originarse un decremento en la matrcula escolar atendida con relacin
a la cantidad de recursos asignados dichos recursos , sern utilizados para
fortalecer o mejorar los beneficios que se otorguen a los alumnos y alumnas que
continen sus estudios durante el ciclo escolar vigente.
Conforma expediente de liquidacin de los fondos recibidos, el cual debe contener lo
siguiente:
1)
2)
3)
4)
5)

30. Conformar
expediente

Cdigo: PRA-INS-02

Factura debidamente razonada

Planilla de Entrega de alimentacin Escolar
Planilla de Entrega de tiles Escolares
Planilla de Entrega de Valija Didctica
Formato de rendicin de cuentas

Entrega el expediente segn calendarizacin especificada por la Unidad Desconcentrada

de Admn. Financiera al tcnico de servicios de apoyo en la DIDEDUC y se queda con
una copia del mismo.
Nota 1: Posterior al primer desembolso realizado del ao, no se har por ninguna
razn el desembolso siguiente de fondos, a los Centros Educativos que no
hayan presentado rendicin de cuentas equivalente al total de los fondos
transferidos con anterioridad.

31. Rendir
cuentas

32. Recibir y
verificar
expedientes

Director del
Centro Educativo
Pblico

Tcnicos de
Servicio de
Apoyo

Publica un informe en la cartelera de la escuela con la siguiente informacin: montos de

los recursos financieros recibidos, programa al que corresponden los mismos, detalle de
facturas emitidas por proveedor de conformidad a los gastos realizados, cantidad de
alumnos o docentes, perodo de tiempo al que corresponde los montos asignados.
Reciben expediente de liquidacin, revisa y verifica la siguiente informacin:
1) Fecha de emisin de la factura
2) Nombre, direccin y NIT de la DIDEDUC que corresponda
3) La cantidad y precio unitario y total de cada artculo adquirido
4) Valor total de la factura en nmeros y letras
5) Que la factura cuente con el sello o palabra de CANCELADO
6) Que se indique el rgimen tributario
7) Verifica los clculos aritmticos de la factura
8) Que la factura no contenga borrones, tachones ni enmiendas.
9)

Que la planilla de beneficiarios coincida con el total de la matrcula escolar del

establecimiento reportada en el libro de inscripciones

Si el expediente presenta alguna inconsistencia, es devuelto al Director del Centro

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Descripcin de las Actividades

Educativo, indicndole los motivos. De no haber error, traslada expediente al jefe de

Programas de Apoyo.

33. Registra en
el sistema

Jefe de
Programas de
Apoyo

34. Recibir
Coordinador de
documentaci
Anlisis
n
Documental

35. Realizar
Analista de
Registros en Operaciones de
SICOIN
Caja

36. Elaborar
conciliacion
es

37. Realizar
liquidacin

38. Recibir
liquidacione
s
presentadas
por
DIDEDUC

Coordinador de
Operaciones de
Caja

Coordinador de
Operaciones de
Caja

Jefe o Analista
de Tesorera,
Direccin de
Administracin
Financiera
-DAFI

39. Publicar
Subdirector de la
informacin
DEFOCE

Recibe expediente de liquidacin e ingresa confirmacin de recepcin en la herramienta

informtica, traslada a la unidad de anlisis documental.
Recibe expediente de liquidacin y lo revisa si esta conforme lo traslada al coordinador
de operaciones de caja.
Recibe el expediente y procede a realizar la rendicin FR03 en el Sistema de
Contabilidad Integrada -SICOIN WEB- y monto total de la rendicin por Centro Educativo
Pblico en la Herramienta Informtica para determinar el estado de cuenta corriente de
los Establecimientos Educativos.
Consolida las rendiciones de fondo rotativo (FR03). Al finalizar el mes Elabora
conciliaciones bancarias, caja fiscal y archiva.
Elabora oficio de liquidacin del fondo rotativo en las fechas establecidas y de
conformidad con los lineamientos que emita la Direccin de Administracin Financiera
-DAFI-.
Detalla nmeros y montos de CUR aprobados y boleta en original del depsito del saldo
no utilizado y enva a la DAFI.
Recibe liquidaciones presentadas por las Direcciones Departamentales de Educacin,
revisa que los montos liquidados coincidan con la constitucin del Fondo Rotativo y
procede a liquidar el Fondo Rotativo ante el Ministerio de Finanzas Pblicas.
Publica un informe en el Portal del MINEDUC que incluya nombre y cdigo del Centro
Educativo Pblico montos de los recursos financieros recibidos, programa al que
corresponden los mismos, detalle de facturas emitidas por proveedor de conformidad a
los gastos realizados, cantidad de alumnos o docentes , perodo de tiempo al que
corresponde .

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