NORMAS DE UN SISTEMA DE

INFORMACION DE PERSONAL
Las polticas surgen en funcin de la racionalidad, de la filosofa y de
la cultura organizacionales. Las polticas son reglas que se establecen para
dirigir funciones y asegurar que estas se desempean de acuerdo con los
objetivos deseados. Constituye orientacin administrativa para impedir que
los empleados desempeen funciones que no desean o pongan en peligro el
xito de funciones especficas. Las polticas son guas para la accin y sirven
para dar respuestas a las cuestiones o problemas que pueden presentarse
con frecuencia y que hacen que los subordinados acudan con necesidad
ante los supervisores para que estos les solucionen cada caso.
Las polticas de Recursos humanos se refieren a la manera como las
organizaciones aspiran a trabajar con sus miembros para alcanzar por
intermedio de ellos los objetivos organizacionales, a la vez que cada uno
logra sus objetivos individuales.
Cada organizacin pone en prctica la poltica que ms convengan a su
filosofa y a sus necesidades. Una poltica de Recursos humanos debe
abarcar lo que la organizacin quiere en los aspectos siguientes:
1. Polticas de alimentacin de Recursos humanos:

 Dnde reclutar (fuente de reclutamiento dentro y fuera de la

organizacin), cmo y en qu condiciones reclutar (tcnica de reclutamiento
preferida por la organizacin para entrar en la mercado de Recursos
humanos) los Recursos humanos que la organizacin requiere;
Criterio de seleccin de Recursos humanos y patrones de calidad para la
admisin, en cuanto se refiere a las aptitudes fsicas e intelectuales,
experiencia y capacidad de desarrollo, teniendo en cuenta el universo de
cargos que exista en la organizacin;
Cmo integrar con rapidez y eficacia a los nuevos miembros en el
ambiente interno de la organizacin.
2. Polticas de aplicacin de Recursos humanos:
Cmo determinar los requisitos bsicos de la fuerza de trabajo (requisitos
intelectuales, fsicos, etc) para el desempeo de las tareas y atribuciones del
conjunto de cargo de la organizacin.
Criterios de planeacin, distribucin y traslado interno de los Recursos
humanos, considerando la posicin inicial y el plan de carrera, definiendo las
alternativas de posibles oportunidades futuras dentro de la organizacin;
Criterios de evaluacin de la calidad y de la adecuacin de los Recursos
humanos mediante la evaluacin del desempeo.
3. Polticas de mantenimiento de Recursos humanos:
Criterios de remuneracin directa de los empleados, teniendo en cuenta
la evaluacin del cargo y los salarios en el mercado de trabajo, y la posicin
de la organizacin frente a esas dos variables;
Criterios de remuneracin indirecta de los empleados, teniendo en cuenta
los programas de beneficios sociales ms adecuados a las necesidades
existentes en los cargos de la organizacin y considerando la posicin de la
organizacin a la actividad del mercado de trabajo;

 Cmo mantener motivado a la fuerza de trabajo, con la moral en alto y

participativa y productiva dentro del clima organizacional adecuados.
Criterio de higiene y seguridad relativos a las condiciones fsicas
ambientales, que incluye el desempeo de tareas y atribuciones en el
conjunto de cargos de la organizacin;
Buena relaciones con sindicatos y representantes de personal
4. Polticas de desarrollo de Recursos humanos
Criterios de diagnstico y programacin de preparacin y rotacin
constante de la fuerza de trabajo para el desempeo de las tareas y
atribuciones dentro de la organizacin.
Criterios de desarrollo de Recursos humanos a mediano y largo plazo,
revisando la realizacin continua del potencial humano en posiciones
gradualmente elevadas en la organizacin;
Creacin y desarrollo de condiciones capaces de garantizar la buena
marcha y la excelencia organizacional, mediante el cambio de
comportamiento de los miembros.
5. Polticas de control de Recursos humanos
Cmo mantener una base de datos capaz de suministrar la informacin
necesaria para realizar los anlisis cuantitativos y cualitativos de la fuerza de
trabajo disponible en la organizacin.
Criterios para mantener auditoria permanente en la aplicacin y la
adecuacin de las polticas y de los procesamientos relacionados con los
Recursos humanos de la organizacin.
Vase6 cuadro donde se muestra una visin de conjunto de todas estas
polticas.
Las polticas establecen el cdigo de valores ticos de la organizacin y le
permiten dirigir las relaciones con sus empleados, accionistas, implantarn
los cuales son camino de accin predeterminados para orientar el

desempeo de las operaciones y actividades, teniendo en cuenta los

objetivos de la organizacin. Los procedimientos constituyen una especie de
plan permanente que ayudan a que las personas se orienten en la ejecucin
de sus tareas en la organizacin. Bsicamente guan a las personas para
consecucin de los objetivos, buscan dar coherencia a la realizacin de las
actividades y garantizan un trato equitativo para todos los miembros y un
tratamiento uniforme en toda las situaciones.
TECNICAS APLICADAS EN EL SISTEMA DE INFORMACION DE
PERSONAL
Son mtodos que indican cmo hacer ms eficiente el desarrollo de
sistemas de informacin. Para ello suelen estructurar en fases la vida de
dichos sistemas con el fin de facilitar su planificacin, desarrollo y
mantenimiento. Las metodologas de desarrollo de sistemas deben definir:
objetivos, fases, tareas, productos y responsables, necesarios para la
correcta realizacin del proceso y su seguimiento. Las tecnicas que
necesitamos para confeccionar un buen Sistema de Informacin de Personal
son principalmente diez:

Organigrama general actualizado

Organigrama pormenorizado de cada departamento (igualmente

actualizado)

Fichas individuales de los empleados

Profesiogramas

Inventario de todos los puestos existentes

Inventario de todo el personal actual

Valoracin de los puestos

Fichas de ratios tales como rotacin, absentismo, edades...

Plan de empresa

Manual de las funciones realizadas en cada rea

Para la gestin de esta herramienta podemos ayudarnos de las

clasificaciones profesionales estandarizadas. Por otra parte, los datos del SIP
podrn venir por varias vas: entrevistas, observacin directa (sobretodo para
valorar a los empleados), encuestas/cuestionarios y mediante el anlisis de
datos como la documentacin para el IRPF o los controles de asistencia. Con
todo esto, tendremos la informacin adecuada para realizar procesos de
seleccin ms eficientes, siguiendo las necesidades de cada puesto y
teniendo en cuenta los recursos humanos que actualmente rinden en nuestra
organizacin.
METODOS UTILIZADOS EN EL SISTEMA DE INFORMACION DE
PERSONAL
En la fase de implementacin se instala el nuevo sistema de
informacin para que empiece a trabajar y se capacita a sus usuarios para
que puedan utilizarlo. Pero la instalacin puede realizarse segn cuatro
mtodos: Directo, paralelo, piloto y en fases. Veamos en qu se diferencian
estos mtodos:
Mtodo directo: Se abandona el sistema antiguo y se adopta
inmediatamente el nuevo. Esto puede ser sumamente riesgoso porque si
algo marcha mal, es imposible volver al sistema anterior, las correcciones
debern hacerse bajo la marcha. Regularmente con un sistema nuevo suelen
surgir problemas de pequea y gran escala. Si se trata de grandes sistemas,
un problema puede significar una catstrofe, perjudicando o retrazando el
desempeo entero de la organizacin.
Mtodo paralelo: Los sistemas de informacin antiguo y nuevo operan
juntos hasta que el nuevo demuestra ser confiable. Este mtodo es de bajo
riesgo. Si el sistema nuevo falla, la organizacin puede mantener sus

actividades con el sistema antiguo. Pero puede representar un alto costo al

requerir contar con personal y equipo para laborar con los dos sistemas, por
lo que este mtodo se reserva especficamente para casos en los que el
costo de una falla sera considerable.
Mtodo piloto: Pone a prueba el nuevo sistema slo en una parte de la
organizacin. Al comprobar su efectividad, se implementa en el resto de la
organizacin. El mtodo es menos costoso que el paralelo, aunque ms
riesgoso. Pero en este caso el riesgo es controlable al limitarse a ciertas
reas, sin afectar toda la empresa.
Mtodo en fases: La implementacin del sistema se divide en partes o
fases, que se van realizando a lo largo de un periodo de tiempo,
sucesivamente. Una vez iniciada la primera fase, la segunda no se inicia
hasta que la primera se ha completado con xito. As se contina hasta
que se finaliza con la ltima fase. Es costoso porque se hace ms lenta la
implementacin, pero

sin duda tiene el menor riesgo.

Los mtodos piloto y en fases suelen ser los ms practicados puesto

que tienen menor riesgo. Como se puede observar la decisin de adoptar
cualquiera de los mtodos estar influenciada por factores de riesgo y
disponibilidad de recursos. Otro aspecto importante de esta fase es la
capacitacin del personal, que cobra especial importancia para asegurar el
uso acertado del sistema. Se puede adelantar camino al capacitar personal,
antes incluso de contar con los equipos nuevos, para que el usuario se
familiarice con el nuevo sistema. Si el sistema es sencillo y el usuario tiene
cierta experiencia, la capacitacin formal no se hace necesaria y bastarn
algunas instrucciones para ponerle al tanto.
APLICACIONES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION

Debido a que la tecnologa del computador ha evolucionado tan

rpidamente, muchos profesionales de relaciones humanas han vivido la
poca ms oscura de su automatizacin.
Localizacin de candidatos
Informacin bsica sobre el
empleado
Administracin de prestaciones
Gestin de primas e incentivos
Desarrollo/ planificacin de la
carrera profesional

Evaluacin del puesto de trabajo

Asignacin de puesto de trabajo
Planificacin de relaciones
laborales
Nmina
Pensiones y jubilaciones

Presupuestacin de retribuciones

Gestin del rendimiento

Cumplimiento de la legislacin

Incapacidad temporal a corto o

laboral

largo plazo

Historial de empleo

Inventario de conocimientos

Salud y seguridad
Utilizacin de seguros mdicos
Planificacin y previsin de
Recursos humanos

Planificacin de la sucesin de
puestos de trabajo
Tiempo y asistencia
Anlisis de rotacin de personal

Anlisis/ descripcin del puesto

de trabajo
Un sistema de informacin de Recursos humanos computarizado est
compuesto por hardware y aplicaciones de software que trabajan
conjuntamente para ayudar a los directores a tomar decisiones de Recursos
humanos. El Hardware puede ser un gran computador central o un
econmico computador personal. El software puede estar constituido por un

programa diseado a medida del cliente o estar prefabricado. (Estos ltimos

es frecuente que se utilicen en computadores personales).
Aplicaciones de los SIRH
Un SIRH informtico contiene hardware informtico y aplicaciones
(progrmas) de software que contribuyen a ayudar a los directivos a tomar
decisiones sobre RRHH.
El hardware puede ser un ordenador central o un PC relativamente
barato. El software puede ser un programa personalizado o un programa
estndar (este ltimo es el que probablemente se utilizar en un PC)
Algunas aplicaciones de software de SIRH que actualmente estn
disponas en el mercado. Estos programas incluyen:
Informacin sobre empleados. Este programa crea una base de
datos que ofrece informacin sobre los empleados como nombre, direccin,
telfono, fecha nacimiento, cargo y salario.
Seguimiento de candidatos. Este tipo de programa permite
automatizar algunas de las actividades vinculadas con el reclutamiento y
seleccin del personal que incluyen el almacenamiento de la informacin
sobre posible candidatos, programar entrevistas con directivos, entre otros.
Inventario de cualificacin. ste es un inventario sobre la
cualifcacin del personal actual de la empresa lo que permite, si surge una
vacante, observar si existe internamente alguna trabajador que, por sus
destrezas, conocimiento y experiencia, pueda ocupar sta. Esto respalda una
poltica de promocin interna.
Nmina. Este programa puede calcular el sueldo bruto y neto de los
empleados y el pago de los impuestos y lo correspondiente a la seguridad
social. Igualmente, puede configurar la realizacin de otras deducciones del
sueldo (el pago de seguros mdicos, planes de jubilacin y cuotas a
sindicatos).

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL SISTEMA DE INFORMACIN

PERSONAL
El punto de partida para elaborar un sistema de informacin de
Recursos humanos es la base de datos. El objetivo final de un sistema de
informacin es suministrar a las jefaturas informacin acerca del personal.
Un sistema de informacin es, por definicin, un sistema mediante el
cual los datos se obtienen, se procesan y se transforman en informacin, de
manera esquematizada y ordenada, para que sirva de ayuda en el proceso
de toma de decisiones. El sistema de informacin recibe entrada (inputs) que
son procesadas y transformadas en salidas (outputs) bajo la forma de
informes, documentos, ndices, listados, medidas estadsticas de posicin o
de tendencias, etc.
Los datos, por incluir detalles, no permiten obtener un significado ms
amplio, en tanto que la informacin obtenida a travs del tratamiento, el
procesamiento y la combinacin de datos comporta una significacin ms
amplia y definida.
La informacin reduce las condiciones de incertidumbre. Un sistema
de informacin requiere alguna forma de procesamiento de datos, como
medio de suministro y abastecimiento.
Datos e informacin: un sistema.
El montaje de un sistema de informacin de Recursos humanos3
requiere: observacin sistemtica y anlisis y evaluacin de la empresa, o de
sus subsistemas, de sus respectivas necesidades de informacin. Un
sistema de informacin debe identificar y agrupar toda las redes de flujos de
informacin para que sea proyectada hacia cada grupo de decisiones. El
nfasis debe hacerse en la necesidad de informacin y no slo en el uso de
informacin, como se ha hecho convencionalmente. En lo fundamental, el
sistema de informacin es la base del proceso decisorio de la organizacin.

La Planeacin de un sistema de informacin de Recursos

humanos:
Un sistema de informacin de Recursos humanos utiliza, como fuente
de datos, elementos suministrados por:

Base de datos de Recursos humanos

Reclutamiento y Seleccin de Personal

Entrenamiento y Desarrollo de Personal

Evaluacin del Desempeo

Administracin de Salarios

Registro y Control de Personal, respecto de fallas, atrasos, disciplinas,

etc.

Estadstica de Personal

Higiene y Seguridad
La informacin como sistema y sus objetivos
El sistema de informacin de Recursos humanos debe planearse e

implementarse para alcanzar determinados objetivos. El logro de estos

objetivos es lo que permitir evaluar la eficacia del sistema: Hacer que los
organismos de lneas puedan tomar decisiones adecuadas respecto de las
personas.
Alternativas de los tipos de sistema de informacin de personal
Sistema de Informacin Gerencial de RH:
El SIG es un sistema planeado para reunir, procesar, almacenar y
difundir informacin con el fin de que los gerentes de lnea tomen decisiones
eficaces, este sistema ocupa un papel importante en el desempeo de los
gerentes, en cuanto a conduccin de subordinados.

Para montarlo se debe saber que informacin necesita el gerente de

lnea, adaptar el sistema a las necesidades de los gerentes de lnea, y
verificar la informacin a travs de reportes escritos.
Sistema de Informacin para los empleados:
Ellos tambin necesitan tener acceso y recibir informacin relacionada
con ellos y su trabajo, el cargo, la divisin y la organizacin. Para ello el
sistema de informacin se debe ajustar a las necesidades y conveniencias.
Puesta en prctica del sistema de informacin en la planificacin
El departamento de RH trabaja en conjunto con otros departamentos
para que el SI sea utilizado de manera apropiada y con el fin de hacer las
tareas organizacionales mas efectivas, La gestin eficaz del "capital humano"
se convierte en una operacin necesaria para los profesionales de los
recursos humanos, as como es importante hacer un estudio previo, es
importante del mismo modo un anlisis de los aspectos que competen al
desenvolvimiento de la organizacin VRS administracin de la organizacin y
luego la implementacin del SIRH y su desarrollo.
Rh es un rea encargada de recopilar los datos de cada trabajador
relativos a su historial y caractersticas personales, sus competencias y
capacidades, hasta los datos ms accesibles tales como sus remuneraciones
y sus labores en la empresa. La cuantificacin de estos datos y la
sistematizacin para su tratamiento permite su manejo posterior por sistemas
automatizados, reduciendo el tratamiento manual de las operaciones,
costosa fuente de errores.

Es fundamental la estrategia de las empresas en materia de Recursos

Humanos ya que nos indica hacia donde estn dirigidas las acciones de las
empresas. Una buena estrategia contempla equidad interna, equidad
externa, un sistema de administracin salarial, un sistema de evaluacin del
desempeo, sistema de compensacin variable, desarrollo de competencias,
etc.
La tarea de Recursos Humanos no es sencilla e implica la
implementacin de sistemas objetivos que nos ayuden a tener una buena
administracin de nuestro capital humano. En otras palabras transformar
estos datos en mecanismos de coordinacin y estrategias para el futuro
desarrollo organizacional reduciendo gastos operativos, y agilizando
procesos dentro de las organizaciones.