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PROCEDIMIENTO DE INTERVENTORIAS

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DE ARAUCA

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15 - 11 - 2007

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1. OBJETIVO

Llevar a cabo el control, seguimiento y apoyo de la ejecucin de contratos, logrando la


transparencia en la adjudicacin de contratos, ya sea por cualquier tipo de contratacin
para su normal funcionamiento y ejecucin de los programas y proyectos de la
Gobernacin de Arauca,

de acuerdo a lo previsto en las normas vigentes y en lo

estipulado en el respectivo contrato o convenio.


Por lo anterior se cumplen con los siguientes objetivos generales:
Verificar el cumplimiento deL Objeto y de las obligaciones por parte del
contratista, establecidas en el contrato o convenio suscrito con la Gobernacin
de Arauca.
Verificar el cumplimiento de las metas contractuales en las condiciones de
tiempo, costo y calidad solicitados en el contrato.
Verificar el cumplimiento de la normatividad y requerimientos vigentes.
Velar porque las relaciones entre la Gobernacin de Arauca y el Contratista, las
autoridades de control y vigilancia y la ciudadana en general, sean llevadas de
tal forma que se logre un entendimiento permanente entre las partes.
Llevar el control del archivo de supervisin o intervencin con la finalidad de
integrar un expediente claro del desarrollo del contrato.
Reevaluar los proveedores de la Gobernacin de Arauca
mejoramiento de la calidad en proveedores.

REVIS
Nombre Completo
Cargo
Fecha

APROB
Nombre Completo
Cargo
Fecha

COMPROMETIDOS CON LA CALIDAD

procurando el

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2. ALCANCE

Este procedimiento se inicia a partir de la fecha de recibo de la comunicacin escrita por


parte del funcionario competente, al funcionario designado, o del perfeccionamiento del
contrato de interventora respectivo, para el control, seguimiento y apoyo de cualquiera de
los contratos o convenios que se perfeccionen hasta la entrega de los documentos que se
generaron durante la ejecucin del contrato o convenio incluido en ellos.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES

BANPROAR: Banco de Proyecto de Arauca.


BIEN: Conjunto de posesiones y riquezas. Bienes de equipo: Los que se utilizan en la
produccin de otros bienes. Bienes (inmuebles/races): Los que no pueden ser trasladados
sin perder su naturaleza. Bienes muebles: los que pueden ser trasladados sin perder su
naturaleza.
Servidor pblico: Se denominan servidores pblicos: a) Las personas naturales que
prestan sus servicios dependientes a los organismos y entidades de que trata este artculo,
con excepcin de las asociaciones y fundaciones de participacin mixta en las cuales dicha
denominacin se predicar exclusivamente de sus representantes legales y de los
funcionarios de los niveles directivo, asesor o ejecutivo o sus equivalentes en quienes se
delegue

la

celebracin

de

contratos

en

representacin

de

aquellas;

b) Los miembros de las corporaciones pblicas que tengan capacidad para celebrar
contratos en representacin de estas.
CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
ORDENADOR DEL GASTO: En este caso el Gobernador del Departamento o a quien este
designe.
PROYECTO: Idea de una cosa que se piensa hacer y para la cual se establece un modo
determinado y un conjunto de medios necesarios

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Trminos de referencia: Son las condiciones mnimas requeridas y exigidas por la ley
para realizar el proceso de seleccin y evaluacin adelantar el contrato. Describen las
necesidades de la Entidad, as:
1. Objeto del contrato.
2. Caractersticas tcnicas de los bienes, obras o servicios requeridos por la entidad.
3. Presupuesto oficial.
4. Factores de escogencia de la oferta y la ponderacin matemtica precisa, concreta y
detallada de los mismos.
5. Criterios de desempate.
6. Requisitos o documentos necesarios para la comparacin de las ofertas, referidos a la
futura contratacin.
7. Fecha y hora lmite de presentacin de las ofertas.
8. Trmino para la evaluacin de las ofertas y adjudicacin del contrato.
9. Plazo y forma de pago del contrato.

Proveedor: Contratista, persona jurdica o natural que suministra bienes y/o servicios a la
Gobernacin de Arauca
Contrato. Definicin Ley 80 de 1993: Son contratos estatales todos los actos
jurdicos generadores de obligaciones que celebren las entidades estatales, previstos en el
derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonoma
de la voluntad, as como los siguientes:
1. Contrato de obra: Son contratos de obra los que celebren las entidades estatales
para la construccin, mantenimiento, instalacin y, en general, para la realizacin de
cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad
de ejecucin y pago.

2.Contrato de consultora: Son contratos de consultora los que celebren las entidades
estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecucin de proyectos de inversin,
estudios de diagnstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos
especficos, as como a las asesoras tcnicas de coordinacin, control y supervisin.
Son tambin contratos de consultora los que tienen por objeto la interventora, asesora,

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gerencia de obra o de proyectos, direccin, programacin y la ejecucin de diseos,


planos, anteproyectos y proyectos.
3.Contrato de prestacin de servicios: Son contratos de prestacin de servicios los
que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la
administracin o funcionamiento de la entidad. Estos contratos slo podrn celebrarse con
personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta
o requieran conocimientos especializados.
En ningn caso estos contratos generan relacin laboral ni prestaciones sociales y se
celebrarn por el trmino estrictamente indispensable.
Objeto contractual. Es la necesidad de la Entidad y la actividad que debe adelantar el
contratista en virtud del contrato celebrado y debe corresponder a actividades precisas.
Interventora/Supervisin: Es el conjunto de funciones desempeadas por una
persona natural o jurdica, para llevar a cabo el control, seguimiento y apoyo tcnico,
administrativo y financiero de la ejecucin de contratos o convenios, tendientes a asegurar
su correcta ejecucin y cumplimiento, de acuerdo con lo previsto en las normas vigentes y
en lo estipulado en el respectivo contrato o convenio
Interventor/Supervisor: Persona natural o jurdica designada por la Entidad para
ejercer las funciones de supervisin, vigilancia y seguimiento del contrato.
Como representante de la entidad y mxima autoridad del contrato, debe desarrollar
labores financieras, administrativas, tcnicas, CONTRACTUALES y legales cuyo alcance
est indicado en las normas colombianas vigentes en estrecha concordancia con las
obligaciones establecidas por la Gobernacin en los contratos a los cuales se les efecta
supervisin Y/ INTERVENTORA.
Garanta nica: Consiste en plizas de seguros o avales bancarios, que avalan el
cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, y que debe encontrarse vigente
durante
los
trminos
de
ejecucin
y
liquidacin
del
contrato.
En el evento de no constituirse o prorrogarse la garanta nica dentro de los trminos
establecidos en el acto o contrato, proceder la declaratoria de caducidad y la entidad
pblica podr hacer efectiva tambin la clusula penal.
Clusula penal: Cdigo Civil artculo 1592: ""La clusula penal es aquella en que una
persona, para asegurar el cumplimiento de una obligacin, se sujeta a una pena que
consiste en dar o hacer algo en caso de no ejecutar o retardar la obligacin principal""
* El incumplimiento del contrato slo puede ser declarado mientras este se encuentre
vigente.
Caducidad: es la estipulacin en virtud de la cual si se presenta alguno de los hechos

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constitutivos de incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, que afecte de


manera grave y directa la ejecucin del contrato y evidencie que puede conducir a su
paralizacin, la entidad por medio de acto administrativo debidamente motivado lo dar
por terminado y ordenar su liquidacin en el estado en que se encuentre.
Supervisin: Es el conjunto de funciones desempeadas por una persona natural o
jurdica, para llevar a cabo el control, seguimiento y apoyo de la ejecucin de contratos o
convenios, tendientes a asegurar su correcta ejecucin y cumplimiento, de acuerdo con lo
previsto en las normas vigentes y en lo estipulado en el respectivo contrato.

Seleccin: Actividad posterior a la evaluacin del proveedor, que nos permite hacer la
vinculacin a la entidad mediante el suministro de materia prima, insumos o servicios.
Evaluacin: Examen inicial del desempeo y capacidad del proveedor para suplir y
satisfacer las diferentes necesidades de la entidad, de acuerdo a especificaciones ya
establecidas de materia prima e insumos o servicios.
Reevaluacin: Certificado del desempeo y capacidad del proveedor para demostrar
suplir las diferentes necesidades a la entidad de acuerdo a especificaciones ya
establecidas, posterior de la evaluacin

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4. FLUJOGRAMA

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ACTIVIDAD

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DESCRIPCION

RESPONSABLE

REGISTRO

9. ADICIONAL DE VALOR
9.1. IDENTIFICACIN DE
LAS NECESIDADES DE
ADICIONAL DE VALOR

9.2. JUSTIFICACIN
TCNICA

9.3. ACTUALIZACIN DEL


PROYECTO

9.4. SOLICITUD DE
DISPONIBILIDAD

Al momento de iniciar la ejecucin fisica de las


actividades, en el sitio se verifican los datos
Contratista
consignados en el compromiso contratual y los Interventor interno y externo
requeridos para el cumplimiento del objetivo
propuesto
El titular del contrato y el interventor externo o
interno presentan cada una de las nuevas
Contratista
cantidades y/o actividades relacionadas en el
Interventor
balance, para el cumplimiento del objetivo
externo
propuesto, justificado tcnicamente de acuerdo
a las especificaciones del caso.

interno

Interventor
interno
Se retoma el proyecto inicial y se ajusta a los externo
cambios surgidos para el cumplimiento del Secretario de despacho
objetivo propuesto.
planeacin

Balance de cantidades y
actividades (cuadro de
cantidades adicionales).

Documentos que justifican la


adicin de valor como: anlisis
de precios unitarios de las
o nuevas actividades, planos,
memorias
de
calculo
y
especificaciones tcnicas.

y
Cuadro
de
presupuesto
actualizado y certificacin de
planeacin.

Interventor
interno
La unidad ejecutora procede a elaborar la Secretario de despacho
Solicitud de disponibilidad
solicitud de disponibilidad.
gobernador

9.5. AUTORIZACIN POR


PARTE DEL ORDENADOR
DEL GASTO

El interventor interno y externo, mediante


documento justifica los cambios presentados
para el cumplimiento del objetivo propuesto y
establece el valor y procentaje de las nuevas
cantidades y actividades.

Interventor
interno
externo
Secretario
despacho
Gobernador

9.6. LABORACIN DEL


CONTRATO ADICIONAL DE
VALOR

La oficina asesora juridica procede a la


elaboracin del documento adicional de valor
para la firma por las partes, previa revisin del
cumplimiento de los requisitos anteriores.

Juridica
Contratista
Secretario de despacho
Gobernador

9.7. PERFECCIONAMIENTO

Una vez firmado el documento adicional de


valor, por las partes el titular del contrato contratista
procede al pago de publicacin.

Consignacin

Una vez perfeccionado el adicional de valor se


remite a hacienda para la elaboracin del Secretara de Hacienda
registro presupuestal.

Consignacin

El titular del contrato presenta la ampliacin de Juridica


la garanta de acuerdo al nuevo valor asignado. Contratista

Polizas
Aprobacin de polizas

9.8. REGISTRO
PRESUPUESTAL

9.9. LEGALIZACIN

9.10. ANTICIPO

La oficina asesora juridica una vez legalizado el


adicional de valor, remite copia a la unidad
ejecutora y hacienda para la elaboracin del
respectivo pago de acuerdo a lo establecido en
la minuta contractual

Juridica
Hacienda
Contratista
Interventor
externo

o
Documento de solitud de
de
elaboracin de adicional de
valor.

Documento
valor

adicional

Acta de anticipo
interno

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REGISTRO

10. ADICIONAL DE PLAZO

Por sitiaciones adversas que afectaan la


continuidad de los trabajos y los rendimientos
Contratista
esperados en desarrollo del programa de Interventor interno o externo
ejecucin, es necesario incluir un nuevo plazo
para cumplir el objetivo propuesto

Documento
comit)

(acta

de

10.1. IDENTIFICACIN DE
LAS NECESIDADES DE
ADICIONAL DE PLAZO

10.2. JUSTIFICACIN

El titular del contrato y el interventor externo o


Contratista
interno
justifican mediante documento los
Interventor
acontecimientos que afectan el cronograma de
externo
ejecucin establecido.

interno

10.3. AUTORIZACIN POR


PARTE DEL ORDENADOR
DEL GASTO

El interventor interno basado en los argumentos Interventor interno


presentados por el contratista y el intreventor Secretario de despacho
externo emite concepto para la elaboracin del Gobernador
adicional de plazo.

10.4. LABORACIN DEL


CONTRATO ADICIONAL DE
PLAZO

La oficina asesora juridica procede a la


elaboracin del documento adicional de plazo
para la firma por las partes, previa revisin del
cumplimiento de los requisitos anteriores.

10.5.
PERFECCIONAMIENTO

10.6. LEGALIZACIN

Juridica
Contratista
Secretario de despacho
Gobernador

o Solicitud de adicin de plazo

Documento de solicitud de
adicional de plazo

Documento
plazo

adicional

Una vez firmado el documento adicional de


plazo, por las partes el titular del contrato contratista
procede al pago de publicacin.

Consignacin

El titular del contrato presenta la ampliacin de


Juridica
la garanta de acuerdo a lo establecido en la
Contratista
minuta contractual.

Polizas
Aprobacin de polizas

Nota: puede existir adicional de plazo de contratos que no tengan interventora externa.

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REGISTRO

12. PAGOS PARCIALES

El titular del contrato solicita al interventor externo y/o


interno, corte de obra para adelantar el trmite de Contratista
pago parcial.

Solicitud del contratista

12.1. SOLICITUD DEL


CONTRATISTA

12.2. PRESENTACIN DE
DOCUMENTOS Y
CUMPLIMIENTO DE LOS
REQUISITOS

El titular del contrato con base en el formato


establecido para pagos parciales presenta los Contratista
documentos.

12.3. REVISION DE LOS


DOCUMENTOS POR PARTE
DEL INTERVENTOR
INTERNO Y EXTERNO

El interventor externo verifica cada uno de los


soportes presentados por el contratista contemplado
en el formato establecido para pagos parciales de
acuerdo al tipo de contrato y se remite al supervisor,
quien procede a la revisin de los mismos y
elaboracin del respectivo informe.

12.4. FIRMA DE ACTA DE


PAGO PARCIAL

Una vez revisado los documentos soportes se procede


a la firma del acta parcial por parte del titular del
contrato, interventor externo e interno y secretario de
despacho.

12.5. REVISIN DE ACTA


PARCIAL OFICINA
JURIDICA

Se remite los documentos soportes y el acta


debidamente firmada a la oficina juridica para su
revisin y posterior firma

12.6. APROBACION ACTA


PARCIAL POR
ORDENADOR DEL GASTO

Revisados los documentos y firmada el acta por la


oficina asesora juridica se remite al despacho para la
firma por parte del ordenador del gasto

12.7. TRAMITE DE PAGO


DE ACTA PARCIAL

Firmada el acta parcial por el ordenador del gasto se


remite a la oficina asesora juridica donde se remiten
los originales al archivo y copia a secretaria de
hacienda para tramite de pago.

Copia del contrato


Polizas
Aprobacin de polizas
Resolucin de nombramiento
de interventor
Acta de anticipo
Acta de inicio
Suspenciones,
reinicios,
Interventor interno y externo
modificaciones, adicionales de
valor y plazo y ampliaciones y
aprobacin de garantas en el
evento en el que existan
Hojas de vida del personal
propuesto
Bitacora de obra
contratista
Interventor interno y externo Memorial de cantidades
Registro fotografico
Secretario de despacho
Planos
Carteras de topografa
Resultados de ensayos de
laboratorio
Soportes de ejecucin del item
Secretaria de la Unidad ambiental
Ejecutora
Afiliaciones
Oficina Juridica
Pago de seguridad social
Aportes parafiscales
Pago del FIC de acuerdo a la
modalidad de pago
Certificados
de
garantas,
actas de altas y de bajas de
acuerdo al tipo de contrato
Gobernador
Apertura de cuenta
Plan de inversin de anticipo
Relacin de gastos
Certificados de rendimientos
financieros y pagos
Extractos bancarios
Veeduria comunitaria
Informe
del
interventor
Oficina juridica
externo e interno
contratista
Acta de pago parcial

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13. PAGO FINAL

El titular del contrato solicita al interventor externo y/o


interno, corte de obra para adelantar el trmite de
Contratista
pago final una vez cumplida las obligaciones pactadas
en el compromiso contractual.

Solicitud del contratista

13.1. SOLICITUD DEL


CONTRATISTA

13.2. PRESENTACIN DE
DOCUMENTOS Y
CUMPLIMIENTO DE LOS
REQUISITOS

13.3. REVISION DE LOS


DOCUMENTOS POR PARTE
DEL INTERVENTOR
INTERNO Y EXTERNO

El interventor externo verifica cada uno de los


soportes presentados por el contratista contemplado
en el formato establecido para pagos finales de
acuerdo al tipo de contrato y se remite al supervisor,
quien procede a la revisin de los mismos y
elaboracin del respectivo informe.

13.4. FIRMA DE ACTA DE


PAGO FINAL POR EL
INTERVENTOR INTERNO Y
EXTERNO

Una vez revisado los documentos soportes se procede


a la firma del acta final por parte del titular del contrato,
interventor externo e interno, para la ampliacion de la
garantia de acuerdo a lo establecido en la minuta
contractual y elaboracin del acta de liquidacin

13.5. FIRMA DE ACTA DE


PAGO FINAL POR EL
SECRETARIO DE
DESPACHO

firmada el acta de recibo final y el acta de liquidacin


por parte del titular del contrato, interventor interno y
externo se remiten los documentos soportes, el acta
final y el acta de liquidacin para la firma por parte del
secretario de depacho

13.6. REVISIN DE ACTA


FINAL OFICINA JURIDICA

13.7. APROBACION ACTA


FINAL POR ORDENADOR
DEL GASTO

13.8. TRAMITE DE PAGO


DE ACTA FINAL

Copia del contrato


Polizas
Aprobacin de polizas
Resolucin de nombramiento
de interventor
Acta de anticipo
Acta de inicio
Suspenciones,
reinicios,
modificaciones, adicionales de
Interventor interno y externo valor y plazo y ampliaciones y
aprobacin de garantas en el
evento en el que existan
Hojas de vida del personal
propuesto
Bitacora de obra
Memorial de cantidades
contratista
Interventor interno y externo Registro fotografico
Planos
Carteras de topografa
Resultados de ensayos de
laboratorio
Soportes de ejecucin del item
ambiental
Afiliaciones
Secretario del despacho
Pago de seguridad social
Aportes parafiscales
Pago del FIC de acuerdo a la
modalidad de pago
Certificados
de
garantas,
actas de altas y de bajas de
Secretaria de la Unidad
acuerdo al tipo de contrato
Ejecutora
Apertura de cuenta
Oficina Juridica
Plan de inversin de anticipo
Relacin de gastos
Cancelacin de cuenta
Certificados de rendimientos
financieros y pagos
Extractos bancarios
Gobernador
Veeduria comunitaria
Informe
del
interventor
externo e interno
Acta de pago final
(poliza ampliada
y acta de liquidacin, previo
cumplimiento de la firma del
Oficina juridica
acta final por parte del
contratista
interventor interno y externo)
Aprobacin de la garantia por
parte de la oficina jurica

El titular del contrato con base en el formato


establecido para pagos finales presenta los Contratista
documentos soportes.

Se remite los documentos soportes, el acta final, la la


ampliacin de la garantias y el acta de liquidacin
debidamente firmada a la oficina juridica para su
revisin, aprobacin de la garantia y posterior firma de
las actas.

Revisados los documentos y firmada las actas final y


de liquidacin y aprobada la garantia por la oficina
asesora juridica se remite al despacho para la firma
por parte del ordenador del gasto

Firmada el acta por el final y el acta de liquidacin por


el ordenador del gasto se remite a la oficina asesora
juridica donde se remiten los originales al archivo y
copia a secretaria de hacienda para tramite de pago.

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5. ANEXOS

No.
01

Nombre
Certificado reevaluacin del proveedor

Cdigo
NA