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bsicos para
el clculo de
nmina
GUA PARA CALCULAR SUELDOS E IMPUESTOS
DE LOS TRABAJADORES
Junio 2014
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NDICE
Por qu utilizar
esta gua?
Recientemente abr una mercera y afortunadamente cada da tengo ms clientes. Por ello, quiero contratar
a dos personas de tiempo completo y una para el fin de semana para que me ayuden. Sin embargo, no s
nada de cmo hacer una nmina. Cunto debera pagarles a mis empleados y cmo puedo saber que los
impuestos que me cobran son los correctos? Cmo debo calcular su sueldo?
Bsico 1
Cmo elegir un rgimen
de contratacin
De acuerdo con el Sistema de Administracin Tributaria (SAT) existen nueve
regmenes de contratacin del trabajador.
Los regmenes ms utilizados por las Pequeas y Medianas Empresas o PyMEs son: Sueldos y
Salarios (clave 2) y Asimilados a Salarios (clave 7 para directivos y 9 para profesionistas en general).
Aqu te damos algunas caractersticas de cada uno.
REGIMEN
Sueldos y Salarios
CARACTERSTICAS
Este rgimen se recomienda para aquellas
empresas que planean una relacin de larga
duracin con el empleado.
Obligaciones patronales:
- Pagar prestaciones
- Dar de alta en el IMSS
- Pagar carga patronal
- Pagar impuestos sobre nmina
- Retener impuestos al empleado
Asimilados a Salarios
Bsico 2
Ofrece prestaciones
superiores a la ley
En un artculo publicado por La Red de Empresarios Visa las
pequeas y medianas empresas de nuestro pas se enfrentan
a la difcil situacin de competir con los grandes monopolios
a la hora de contratar personal capacitado y con talento, por
ello deben esforzarse mucho ms y delimitar, de manera
organizada, la manera de atraerlos a su compaa.
Uno de estos son las prestaciones superiores a la ley, un
plus que las empresas en ocasiones dejan a un lado pero
que pueden significar el obtener no slo al mejor personal
disponible, sino tambin potencializar los resultados de los
trabajadores que ya se encuentran dentro de tu compaa.
Cuando contratas
personal para trabajar
en tu empresa, se origina
una relacin laboral en
la que se acuerda con el
empleado el pago de un
salario por la funcin o
tareas que realice en un
determinado tiempo.
El Salario es la retribucin que debe pagar el patrn al trabajador por su trabajo. Puede fijarse por
unidad de tiempo, obra, comisin u otras.
Se compone con los pagos hechos en efectivo por una cuota diaria, gratificaciones, percepciones,
primas, comisiones, prestaciones en especie o por cualquier otra cantidad que sea entregada al
trabajador, a cambio de su actividad laboral.
Adicionales a las prestaciones mnimas de ley, es recomendable dar otros beneficios a los
trabajadores que, bien establecidos, apoyen a su economa y bienestar; en tanto no representen
para el patrn gastos o impuestos no deducibles.
Aguinaldo
Es una prestacin anual que deber pagarse antes del 20 de diciembre y equivale, por lo
menos, a quince das de salario para los trabajadores que han cumplido un ao de servicio.
A los que trabajaron por un periodo menor se les paga la parte proporcional.
Ingreso Exento de ISR: Hasta 30 veces el Salario Mnimo General (SMG) correspondiente
al rea geogrfica del trabajador. Por lo tanto, el aguinaldo exenta hasta por las siguientes
cantidades.
rea Geogrfica
AyB
C
SMG Vigente
$67.29
$63.77
Horas Extras
Es la retribucin que se le da a un empleado por laborar tiempo adicional a su jornada de
trabajo.
Cundo se pagan dobles?
Cuando las horas extras que se trabajen estn dentro de un rango de tres horas extras al
da por mximo tres das consecutivos, es decir nueve, el trabajador recibir el 100% de
lo que cuesta su hora ordinaria, es decir, doble. Por ejemplo, si un trabajador gana a $50
pesos la hora, entonces la extra se paga en $100.
Cundo se pagan triples?
Cuando las horas extras laboradas excedan de nueve horas a la semana establecidas por
la Ley. A partir de la hora diez se le pagarn al trabajador al 200% de lo que cuesta su hora
ordinaria, es decir, triple.
Ingreso Exento de ISR:
- Cuando se obtiene por un trabajo que no excede de tres horas extras diarias y/o de tres
veces por semana, es decir, un total de nueve horas extras.
- Cuando el trabajador gane como cuota diaria lo equivalente a un salario mnimo, es decir,
para la zona geogrfica A y B $67.29 pesos y para la zona C $63.77 pesos.
- Cuando el trabajador gane ms de un salario mnimo mensual ($2,018.70 pesos para
la zona geogrfica Ay B, y $1,913.10 para la zona geogrfica C) exenta slo el 50% de la
cantidad percibida.
- Cuando el monto obtenido por las horas extras no rebase cinco veces el SMG del rea
geogrfica.
Ingreso Gravado de ISR:
- El excedente de las horas extras dobles cuando se cumplen cualquiera de las reglas
mencionadas para el ingreso exento.
- Las horas extras triples siempre gravan al 100%.
Veamos algunos ejemplos de cmo se calculan las Horas Extras:
Caso 1. Un empleado gana un salario mnimo mensual de $2,018.70 pesos (para la zona
geogrfica A) por una jornada de 8 horas diarias, por lo que su hora de trabajo normal
equivale a $8.42 pesos. Sin embargo, trabaj un total de 10 horas extras en una semana.
- Clculo:
1. Se le pagan las primeras 9 horas extras de manera doble.
$8.42 x 9 horas x 2 = $151.56
Monto Exento
2. La hora diez, se le paga al triple.
$8.42 x 1 hora x 3 = $25.26
Monto Gravable.
Caso 2. Un empleado gana $5,000 pesos mensuales por una jornada de 8 horas diarias, por
lo que su hora de trabajo normal equivale a $20.84 pesos. Sin embargo, trabaj un total de
10 horas extras en una semana.
- Clculo:
1. Se le pagan las primeras nueve horas extras de manera doble.
$20.84 x 9 horas x 2 =$375.12
$187.56
Monto Gravable 50%
$187.56
Monto Exento 50%
Monto Gravable.
2. Como el monto exento de las horas extras dobles (de acuerdo con la regla) rebasa el
importe equivalente a cinco veces el salario mnimo de la zona A, se debe restar el resultado
y el excedente se sumar al monto gravable.
Monto Exento
$375.03
- $336.45
$38.58
Monto Gravable.
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Prima Dominical
Se le paga al trabajador lo correspondiente al 25% de su salario ordinario, de manera
adicional, cuando trabaje los domingos.
Ingreso Exento de ISR: Lo equivalente a un SMG del rea geogrfica correspondiente.
Ingreso Gravado de ISR: nicamente el excedente entre el monto de la prima dominical
y el ingreso exento.
Fondo de Ahorro
Es un beneficio que tiene como primordial objetivo fomentar el hbito del ahorro en los
trabajadores. Se conforma de una aportacin establecida en una parte por el patrn y otra
por el trabajador, para que al final del ao, ste obtenga una suma doble a la que ahorr.
Ingreso Exento de ISR:
- Cuando las cantidades se otorgan en forma general para todos los trabajadores.
- Cuando la cantidad que aporta el patrn es igual a la del trabajador.
- Cuando la cantidad del trabajador no exceda el 13% de su salario mensual.
- Cuando las aportaciones no excedan de 1.30 veces el SMG acorde a la rea geogrfica
elevada al ao.
- Cuando se retire una vez al ao un monto ahorrado.
Ingreso Gravado de ISR:
- Cuando no se cumpla con cualquiera de los requisitos descritos anteriormente para
exentar.
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Vacaciones
Los trabajadores que laboren ms de un ao en una empresa, gozarn de vacaciones
pagadas por seis das. A partir del segundo ao se aumentarn en dos hasta llegar a 12 das,
por cada ao subsecuente. Despus del cuarto ao, el periodo de vacaciones aumentar
en dos das por cada cinco.
Antigedad
(Aos de Servicio)
Das de Vacaciones
Correspondientes
1 ao
2 aos
3 aos
4 aos
5 a 9 aos
10 a 14 aos
15 a 19 aos
6
8
10
12
14
16
18
12
Prima Vacacional
Es la cantidad que recibe el trabajador por el derecho a disfrutar de un periodo vacacional
y se le otorga, como mnimo, el 25% del salario correspondiente al mismo.
Ingreso Exento de ISR: Obedece a 15 veces el SMG, acorde al rea geogrfica del
trabajador. Por lo tanto, la prima vacacional exenta hasta por las siguientes cantidades.
rea Geogrfica
AyB
C
SMG Vigente
$67.29
$63.77
Vales de Despensa
Se trata de una prestacin en especie y que forma parte del salario. Consiste en brindarle
al trabajador una ayuda econmica, a travs de una tarjeta electrnica, para el consumo o
compra de productos de consumo cotidiano.
Ingreso Exento de ISR: Cuando el monto no rebase el 40% del SMG diario. Es decir,
queda exento cuando el importe sea menor a $26.92 por da, de un salario mnimo
vigente del DF.
Ingreso Gravado de ISR: nicamente el excedente entre el monto de los vales de
despensa y el ingreso exento.
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Prstamos
Es una cantidad que se le ofrece al empleado como anticipo y que, por acuerdo entre
empleados y patrones, se puede descontar va nmina, sin generar intereses. Implementar
este concepto posiciona la flexibilidad que tiene una empresa con su personal, dndoles
mejor impresin.
Esta slo es una deduccin, por lo que no aplica para descuento de ISR.
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Crditos INFONAVIT
Toda empresa agrcola, industrial, minera o de cualquier otra clase de trabajo, est obligada
a proporcionar a los trabajadores habitaciones cmodas e higinicas.
Para dar cumplimiento a esta obligacin, las empresas debern aportar al Fondo Nacional
de Vivienda a fin de constituir depsitos a favor de los trabajadores que establezca un
sistema de financiamiento que permita otorgar a stos un crdito barato y suficiente para
que adquieran en propiedad tales habitaciones.
La aportacin que deben dar las empresas al INFONAVIT equivale al 5% sobre los salarios
de los trabajadores a su servicio.
Recuerda que es
obligacin de los
patrones comprobar
ante el SAT los pagos
que se les entregan a
los trabajadores, as
como las retenciones de
contribuciones que se le
hacen a cada uno segn
su periodo de pago.
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Bsico 3
Un, dos, tres por todos
tus periodos de pago
Existen diferentes esquemas que te permiten llevar una mejor administracin
de los pagos que realizas a tu personal.
De acuerdo a las necesidades que tengas de operacin en tu organizacin, al
contratar nuevo personal puedes identificar cul es el periodo ms adecuado
para ti y cada uno de ellos.
Los periodos de pago ms comunes son:
Semanal
Decenal
Catorcenal
Quincenal
Mensual
Al hacer tu nmina es importante que tengas claro cul es la periodicidad que vas
a aplicar, ya que, con base en ello, se realizan los clculos de impuestos usando las
tablas de Impuesto Sobre la Renta (ISR) que el SAT establece.
Estas son las tablas para el clculo de ISR que maneja el SAT. Aplica slo para los
periodos semanal, catorcenal, quincenal y mensual.
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Bsico 4
Aprende a calcular el ISR
manualmente
Hagamos un breve check list.
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Bsico 5
Dile adis a tu Excel y
calcula nminas en lnea
El proceso ms convencional para calcular una nmina y obtener el monto
a pagar de los trabajadores con sus debidos beneficios y descuentos, sola ser en
una hoja de clculo.
Administrar todos los conceptos que se le otorgan al trabajador en este simple
programa lleg a ser engorroso y conllevaba una prdida de tiempo importante.
Capturar manualmente todos los valores del clculo implicaba posibles
errores o diferencias con los pagos correctos a los trabajadores.
Continuar o terminar la nmina en otro momento era prcticamente imposible
debido a que slo se tena el archivo en una computadora y pesaba demasiado
para transportarlo a otra mquina, con el riesgo de perder informacin.
Por increble que parezca, todava hay empresas que utilizan este mtodo
tradicional y poco confiable.
Ya lo dicen los expertos en tecnologa, aquellos que se resisten al cambio y la
innovacin quedarn fuera de la competencia empresarial del futuro.
Si los clculos para el pago de nmina de tus trabajadores te parece un
procedimiento tedioso, con la llegada de nuevas tecnologas este difcil trabajo se
acab.
El avance tecnolgico revoluciona la forma de hacer las cosas. Una de las soluciones
cada vez ms populares y que han sido adoptadas rpidamente por las micros,
pequeas y medianas empresas es el servicio de cmputo en la nube o cloud
computing.
Quiz, este trmino ya lo has escuchado en tu vida diaria. Pareciera ser complejo
pero en realidad los usuarios de internet lo utilizan ms frecuentemente de lo que
creen. Por ejemplo, al enviar un correo electrnico, compartir una fotografa en
sus redes sociales o, realizar una transaccin bancaria en lnea.
Tanto el correo electrnico, como el Facebook son aplicaciones en la nube que
funcionan de forma independiente al ordenador, es decir, slo se requiere un
equipo fsico (computadora, smartphone) y conexin a internet para acceder.
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www.nomilinea.mx
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