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INFORME DE SEGUIMIENTO DE AUDITORA N AI-CP-08-PC-087-14

REALIZAR
SEGUIMIENTO
AL
PLAN
DE
ACCIONES
CORRECTIVAS
CORRESPONDIENTE AL INFORME N AI-CP-R4-AGC-045 REFERIDO A EVALUAR
EL CUMPLIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO Y CONDICIONES RELACIONADOS CON
EL PROCESO DE COBRANZA DE LA FACTURACIN A USUARIOS CON TARIFA
RESIDENCIAL DE ALTO CONSUMO Y GRANDES USUARIOS, DE LAS OFICINAS
COMERCIALES DE MAYOR RECAUDACIN EN EL ESTADO FALCN.

JULIO 2014

Informe de Seguimento de Auditora N AI-CP-08-PC -087-14

REALIZAR
SEGUIMIENTO
AL
PLAN
DE
ACCIONES
CORRECTIVAS
CORRESPONDIENTE AL INFORME N AI-CP-R4-AGC-045 REFERIDO A EVALUAR
EL CUMPLIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO Y CONDICIONES RELACIONADOS CON
EL PROCESO DE COBRANZA DE LA FACTURACIN A USUARIOS CON TARIFA
RESIDENCIAL DE ALTO CONSUMO Y GRANDES USUARIOS, DE LAS OFICINAS
COMERCIALES DE MAYOR RECAUDACIN EN EL ESTADO FALCN.
I. Origen de la Actuacin
Con la finalidad de dar cumplimiento a la programacin que lleva a cabo la Unidad de
Auditora Interna de la Corporacin Elctrica Nacional, S.A. (CORPOELEC), en el
ejercicio de las atribuciones que le confiere la Ley Orgnica de la Administracin
Financiera del Sector Pblico en el artculo 135; los artculos 40, 41, 61 y 62 de la Ley
Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control
Fiscal; los artculos 43 y 44 de las Normas Generales de Auditora de Estado; norma
4.5, numeral 4.5.7, emanada del Manual de Normas de Control Interno sobre un
Modelo Genrico de la Administracin Central y Descentralizada y; de acuerdo a las
instrucciones contenidas en la Credencial No.AI-CP-08-PC-087-14 de fecha
09/06/2014, se efectu Seguimiento al Plan de Acciones Correctivas, para subsanar
las observaciones planteadas en el Informe N AI-CP-R4-AGC-045, Sobre la
Cobranza a Usuarios en el Estado Falcn, designndose para su ejecucin a los
ciudadanos: Denny Gonzlez CI 9.513.445, Zoraida Maldonado CI 9.522.205 ySusana
Snchez CI 14.713.320.
II. Alcance
La actuacin comprende la revisin de los Planes de Acciones Correctivas (PAC)
emitido por la Subcomisionadurade Comercializacin, Distribucin y UREE Regin
Falcn, segn memorandoNo. 17971-0000/041de fecha 15/11/2013; a fin de constatar,
a travs de la verificacin documental, la aplicacin de las acciones correctivas
propuestas por las reas evaluadas, destinadas a erradicar las causas races que
originaron las debilidades mencionadas en el informe de auditora definitivo No. AI-CPR4-AGC-045 de fecha junio 2012,Sobre la Cobranza a Usuarios en el Estado
Falcn.

III. Objetivo General


Realizar seguimiento al Plan de Acciones Correctivas implementado por las unidades
auditadas sobre las recomendaciones para subsanar las observaciones planteadas en
el Informe Definitivo N AI-CP-R4-AGC-045 de junio 2012, referido a Evaluar el
Cumplimiento del Procedimiento y Condiciones Relacionados con el proceso de
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Cobranza de la Facturacin a Usuarios con Tarifa Residencial de Alto Consumo y


Grandes Usuarios, de las Oficinas Comerciales de Mayor Recaudacin en el Estado
Falcn.
IV. Objetivos Especficos
1. Constatar el cumplimiento y eficacia de las acciones previstas en el Plan de
Acciones Correctivas (PAC) emitido por la Subcomisionadura de Distribucin,
Comercializacin y UREE del Estado Falcn, a efectos de subsanar las causas
que dieron origen a los hallazgos y observaciones relacionados a la dotacin de
materiales de oficinas, recuperacin del parque automotor e incrementar la
dotacin de contadores.
2. Verificar el cumplimiento y eficacia de las acciones previstas en el Plan de
Acciones Correctivas (PAC)emitido por el Lder Operativo de Comercial, a efectos
de subsanar las causas que originaron los hallazgos y observaciones relacionados
a la estructura organizacional y funcional que fueron aprobadas por la Junta
Directiva y funciones que distinguen a dicha estructura; as mismo se determinar
el rea de competencia y bajo que estructura funciona el rea comercial con
respecto a los Centros de Servicios, en cuanto a la atencin y acatamiento de los
lineamientos relacionados con los procesos comerciales.

V. Mtodos, Procedimientos y Tcnicas


Para la consecucin de los objetivos propuestos, esta actuacin se efectu en
atencin a las disposiciones legales y reglamentarias vigentes en materia de control
interno, aplicando mtodos, tcnicas y prcticas de auditora conforme a las Normas
Generales de Auditora de Estado (NGAE); as como, Principios de Auditora
Generalmente Aceptados, para lo cual se formul un plan de trabajo donde se llevaron
a cabo las siguientes acciones:

Revisin y anlisis del plan de accin correctiva emitido por los usuarios
involucrados en el seguimiento.

Levantamiento de informacin relacionada con el proceso, utilizando tcnicas de


verificacin oral y escrita; tales como, entrevistas y minutas.

Definicin del programa de trabajo de la auditora y alcance basado en el plan de


acciones correctivas aplicado por las unidades auditadas y recomendaciones
emitidas por esta Unidad de Auditora.

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Confrontacin de documentos para cumplir los objetivos planteados; esto incluye la


obtencin de evidencia suficiente, pertinente y competente que soporte la aplicacin
de cada medida correctiva indicada en el PAC, utilizando tcnicas de verificacin
fsica (inspecciones) y/o documental segn aplique.

Elaboracin del informe de seguimiento donde se expresan los resultados obtenidos


y conclusin vinculada al objetivo de la actuacin, presentando recomendaciones
que permitan solventar los hallazgos que an se mantienen pendientes por subsanar
o normalizar.

VI. Marco Regulatorio

VII.

Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de


Control Fiscal, publicada en la Gaceta Oficial N 6.013 de fecha 23 de diciembre de
2010.

Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genrico de la


Administracin Central y Descentralizada Funcionalmente, publicado en la Gaceta
Oficial N 38.282 de fecha 28/09/2005.

Normas Generales de Auditora de Estado publicadas en la Gaceta Oficial No.


40.172 del 22/05/2013.
Resultados Obtenidos

1. Constatar el cumplimiento y eficacia de las acciones previstas en el Plan de


Acciones Correctivas (PAC) emitido por la Subcomisionadura de Distribucin,
Comercializacin y UREE del Estado Falcn, a efectos de subsanar las causas
que dieron origen a los hallazgos y observaciones relacionados a la dotacin de
materiales de oficinas, recuperacin del parque automotor e incrementar la
dotacin de contadores.
En cuanto a la recomendacin emitida por la UAI en el Informe de Auditora Definitivo
No. N AI-CP-R4-AGC-045, la cual insta a gestionar ante las instancias respectivas,
los recursos para la dotacin de los materiales de oficina, recuperacin del parque
automotor, la optimizacin del sistema OPEN-SGC, incrementar la dotacin de los
contadores que se requieren de manera perentoria, para poder contar con los
elementos necesarios y realizar los operativos de cobranzas, y as aumentar de forma
significativa los niveles de recaudacin. Adicionalmente, fortalecer el sistema de
facturacin e incrementar su contabilidad, lo cual redunda en la disminucin de las
prdidas no tcnicas de CORPOELEC-Falcn,se verific lo siguiente:
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En el Plan de Acciones Correctivas (PAC)emitido por la Subcomisionadura de


Comercializacin, Distribucin y UREE Falcn (No. 17971-0000/041 de fecha
15/11/2013), se indic:Se elaboro memorando N 17971-0000-116 de fecha
07/11/2013 a la Unidad de Procura; al respecto la Comisin de Auditora verific
lo siguiente: La Coordinacin de Procura entreg informacin solicitada segn
memorando N PR-FL-ZUL-093-2014 de fecha 01/07/2014, el cual evidencia los
procesos de contratacin correspondientes al rea comercial del Estado Falcn,
relacionado con la adquisicin de Material de Oficina, durante el ao 2013 y 1er
trimestre 2014, donde se observaron, siete (07) procesos de contratacin, de los
cuales tres (3) fueron declarados desiertos, por su parte los cuatro (4) procesos
que se llevaron a trmino, se efectuaron en fechas anteriores a la presentacin del
Plan de Acciones Correctivas, el cual fue emitido en fecha 15 de Noviembre de
2013, y los Procesos de Contratacin se llevaron a cabo entre los meses de
Marzo, Abril, Junio y julio 2013, informacin corroborada en los registros del
sistema SAP.
Al respecto, el Ing. FranklinGonzlez, indica en minuta sin nmero de fecha22-0714, que estos procesos deben ser aperturados por la misma unidad usuaria, es
decir, solicitado por la unidad requirente, de acuerdo al Diagrama de Flujo de
Trabajo de Procesos de Contratacin, Inf. CCP/002/08-13, luego que la unidad
usuaria realiza este paso, la Gerencia de Procura, inicia los pasos para gestionar
la solicitud efectuada.Por su parte, en las oficinas comerciales Punto Fijo y Caja de
Agua, se constat, que esta dotacin es recibida por el Departamento de
Planificacin Comercial, a travs de notas de entrega, la Lcda. Amarilis Galicia
seala en minuta sin nmero, de fecha 15/07/14, que la solicitud se realiza va
telefnica al departamento antes mencionado, en caso de que el mismo le indique
que no tiene el material solicitado, se procede a efectuar la compra por caja chica,
este material se entrega a los diferentes departamentos que conforman las
oficinas comerciales a travs de un formato llamado Control de Entrega del
Material.
En revisin efectuada a las evidencias suministradas por el Ing. Rivero en fecha
23/07/14, se constat que efectivamente se han realizado solicitudes de Procesos
de Contratacin va correo interno, a la Regin Zulia, quienes son los encargados
de llevar estos procesos directamente con la Gerencia de Planificacin Comercial
Falcn.
En cuanto al mantenimiento y reparacin del parque automotor,de las oficinas
comerciales Punto Fijo y Caja de Agua, se constat que la misma se efecta
directamente por el responsable de las unidades vehiculares, el diagnostico de los
vehculos lo realizan los mecnicos de la empresa quienes son enviados por el
Ing. Jaime Lugo, los cuales verifican el estado de la unidad e informan
verbalmente al responsable, quien luego procede a la reparacin y/o compra de
los repuestos o servicios necesarios, con recursos de la caja chica.

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Al respecto, el Ing. Jos Mara Rivero, en fecha 23 de Julio 2014, enva a travs
de correo interno y correo personal, evidencias de las gestiones que se vienen
realizando para solventar la situacin de las unidades vehiculares que se
encuentran inoperativas, por distintas causas, adems seala que efectivamente
estas solicitudes, en su mayora se realizan verbalmente ante la unidad de
transporte, debido a inconvenientes con el correo interno del Jefe de Transporte.
Con relacin a las gestiones efectuadas para incrementar la dotacin de
contadores, se pudo verificar en las evidencias enviadas por el Ing. Jos Maria
Rivero, en fecha 23 de Julio 2014, a travs de correo interno y correo personal, la
solicitud de1500 contadores Portugueses marca JAM 2x120/208-240, 200
contadores para medicin indirecta, tc de baja tensin de 200, 300, y 400/5 A,
respectivamente 1000 unidades de cada uno, solicitud efectuada en fecha
18/02/14, para dar inicio al Plan de instalacin y/o adecuacin de contadores, de lo
cual no se constat si efectivamente fueron recibidos.
Por consiguiente, las acciones implementadas corresponden a las planteadas en
el Plan de Acciones Correctivas presentado por la Subcomisionaduria de
Comercializacin, Distribucin y UREE, por lo que se considera que estas
recomendaciones estn siendo parcialmente atendidas.

2. Verificar el cumplimiento y eficacia de las acciones previstas en el Plan de


Acciones Correctivas (PAC) emitido por el Lder Operativo de Comercial, a
efectos de subsanar las causas que originaron los hallazgos y observaciones
relacionados a la estructura organizacional y funcional que fueron aprobadas
por la Junta Directiva y funciones que distinguen a dicha estructura; as mismo
se determinar el rea de competencia y bajo que estructura funciona el rea
comercial con respecto a los Centros de Servicios, en cuanto a la atencin y
acatamiento de los lineamientos relacionados con los procesos comerciales.
En cuanto a la recomendacin emitida por la UAI en el Informe de Auditora Definitivo
No. N AI-CP-R4-AGC-045, relacionada con la estructura organizacional y funcional
que fueron aprobadas por la Junta Directiva y funciones que distinguen a dicha
estructura; as mismo se determinar el rea de competencia y bajo que estructura
funciona el rea comercial con respecto a los Centros de Servicios, en cuanto a la
atencin y acatamiento de los lineamientos relacionados con los procesos
comerciales, se verific lo siguiente:
- En el Plan de Acciones Correctivas (PAC) emitido por la Subcomisionadura de
Comercializacin, Distribucin y UREE Falcn (No. 17971-0000/041 de fecha
15/11/2013), se indic: Se elabor memorando N 17971-0000-117 de fecha
07/11/2013, a Talento Humano Falcn; al respecto la Comisin de Auditora
verific lo siguiente: En la revisin efectuada a la informacin entregada por el
Lder Operativo de Comercializacin a travs de correo Outlook en fecha 08 de
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Julio de 2014, se constat, la Propuesta de Ajuste a la Estructura Organizativa de


Distribucin, Comercializacin y UREE, de fecha Enero 2014, evidencia que no
muestra firma de aprobacin. De igual forma, se evidenci memorando N CNGE2014-017 de fecha 12/02/2014, emitido por el Ing. Alejandro Snchez Coordinador
Nacional de Gestin de Energa, el cual seala la aclaratoria efectuada a la
Estructura Organizativa para los Estados, presentada por la Comisionadura
Nacional de Distribucin, Comercializacin y UREE, en fecha 05/02/2014, donde,
entre otros aspectos se indica, el ajuste efectuado al Departamento de Gestin de
Energa. En este sentido, el Ing. Rivero indica, que no tiene evidencia firmada de
la Estructura Organizativa de Distribucin, Comercializacin y UREE, pero que de
acuerdo a la nueva restructuracin que se viene implementando esta puede
considerarse la aprobada.
En cuanto a la atencin y acatamiento de los lineamientos relacionados con los
procesos comerciales, se pudo verificar lo siguiente: Las evidencias suministradas
por el Lder Operativo de Comercializacin, a travs de correo interno, en fecha 08
de Julio de 2014, relacionados con la emisin de Lineamientos a los Centros de
Servicios en cuanto a los procesos de cobranzas de los usuarios del servicio de
energa elctrica con tarifas Residencial de Alto Consumo y Grandes usuarios, se
pudo constatar la existencia de dos (02) memorandos, N 17943-3000/001 de
fecha 30 de Enero 2014 y N 17943-3000/015 de fecha 17 de Marzo de 2014,
dirigido a los Lderes de los Centros de Servicios, donde se pudo apreciar las
actividades relevantes que deben aplicarse para incrementar la recaudacin
durante el ao 2014. Adicionalmente, se constat, en las Oficinas Comerciales
Punto Fijo y Caja de Agua, dos (02) memorando; N SCNC-030 de fecha 02/04/14,
emitido por la Subcomisionadura Nacional de Comercializacin y recibido por la
Lcda. Amarilis Galicia en fecha 10/04/14, difundido vio correo interno, el cual
seala los lineamientos para gestionar la cobranza con los empleados de
Corpoelec, y el memorando N SCNC-048 de fecha 07/05/14, el cual indica los
avances de la Gestin de cobro a los empleados de Corpoelec al 30/04/14, segn
minuta sin nmero de fecha 15/07/14. Adicionalmente, la Lcda. Yuraima Lpez,
indica en minuta sin nmero de fecha 16/07/14, que no ha recibido lineamientos
por escrito o va correo interno, estos lineamientos son efectuados va telefnica.
En cuanto a las tarifas de Grandes Usuarios recibe instrucciones del Ing. Jorge
Caneln, Departamento de Grandes Usuarios, quien le indica las estrategias a
seguir.
Considerando todo lo anterior, y con el objeto de verificar el impacto de las
acciones en la Recaudacin de la Corporacin producto de la aplicacin del Plan
de Acciones Correctivas, se obtuvo del sistema OPEN SGC, EL Balance de Cobro
de Enero a Diciembre 2013 y Enero a Marzo de 2014, donde se demuestra que la
Morosidad de los Usuarios se ha incrementado mes a mes durante esos quince
(15) meses evaluados, dichos niveles ratifican que las causas detectadas y
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reflejadas en el Informe N AI-CP-R4-AGC-045, persisten aun, a pesar de las


acciones que se han realizado para mejor y erradicar las causas que lo generan,
aunndose a ello, el vencimiento de las licencias de Cobro Web del Sistema
OPEN SGC, lo cual dificulta realizar los operativos de cobranzas hacia las
comunidades mas distanciadas que algunos casos deben realizar y cancelar hasta
tres (3) pasajes para llegar hasta el centro de pago.
VIII. Conclusin
De acuerdo, con los resultados plasmados en el presente Informe de Seguimiento,
esta Unidad de Auditora Interna concluye que:
-

La Subcomisionadura Distribucin, Comercializacin y UREE del Estado Falcn,


cumpli de forma parcial con las acciones indicadas en el PAC emitido; no
obstante, producto del seguimiento se evidenci que no presenta un cronograma
continuo y de seguimiento de las solicitudes para la dotacin de material de
oficina, reparacin del parque automotor y dotacin de contadores, as mismo, se
encuentra en proceso de implantacin la Propuesta de Ajuste a la Estructura
Organizativa de Distribucin, Comercializacin y UREE, por otro lado, se observ
la emision de los lineamientos para mejorar los niveles de cobranzas, pero los
mismos se ven afectados por la permanencia de la causas indicadas en el informe
objeto de este seguimiento, aunndose a ello el vencimiento de la licencia del
Modulo de Cobro Web.

IX. Recomendacin
En virtud de las observaciones sealadas en el cuerpo del presente informe y con la
finalidad de que sean subsanadas y atendidas en beneficio de una gestin eficiente y
eficaz, que tienda a la optimizacin de los recursos de la Corporacin, se recomienda dar
cumplimiento a lo establecido en el artculo 48 de la Ley Orgnica de la Contralora
General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, en cuanto al
acatamiento de las recomendaciones que emita este rgano de Control Fiscal Interno en
los Informes de Auditora, por tener carcter vinculante.

Econ. Adolfo Aponte Hernndez


Auditor Interno de CORPOELEC (E)

AYP/LS/RF/DG/SS/ZM
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