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Informtica Bsica

eXCEL 2010

Excel

Es un programa computacional que sirve como instrumento para el


procesamiento de datos, a travs de matrices que son llamadas
hojas de clculo.
Es una herramienta poderosa para quienes requieren de modelos,
operaciones aritmticas, labores contables, clculos, grficos y
anlisis de datos.

Trminos Bsicos
Libro: conjunto de hojas de clculo. Es el archivo informtico de

los programas de hojas de Clculo.


Hoja de clculo: es una matriz que permite la manipulacin de
datos (numricos y alfanumricos),a travs de formulas,
operaciones matemticas, etc., que est compuesta por un
conjunto de filas y columnas.

Celda: Es la unidad en la hoja de calculo, todas las celdas


conforman la hoja de calculo.

Es un cuadro en el que se encuentra una fila y una columna, en


ellas se introducen los datos.
Se llaman con la unin de la letra que representa la columna
donde est ubicada y el nmero de la fila donde se encuentra,
ejemplo: A1 (verde), A2 (azul), etc.

Fila: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido


horizontal. Reciben nombres de nmero, por ejemplo, Fila 1 (en
azul). Fila 2 (en morado), etc.

Columna: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido


vertical. Reciben nombres de letras, por ejemplo, columna A (en
azul), columna B (en morado), columna AA (en naranja), etc.

Rango: son un conjunto de celdas dentro de la hoja de clculo, son


un subconjunto de la hoja de clculo y estas se llaman nombrando
las esquinas del recuadro, ejemplo:
(A1: D4), que corresponde al subconjunto creado por las celdas
A1, A2, A3, A4, B1, B2, B3, B4, C1, C2, C3, C4, D1, D2. D3. D4.

Elementos Principales de la Pantalla Inicial


La barra de frmulas.
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla
donde estamos situados.

La barra de etiquetas
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

TIPOS DE DATOS
Los datos que se pueden introducir en una celda son de tres tipos:
texto, valores numricos y frmulas.

Texto
Un dato de tipo texto puede contener cualquier serie de caracteres
(letras, nmeros y smbolos), es decir, es de naturaleza alfanumrica.
Un texto que no ocupe el ancho total de la celda queda alineado,
por defecto, a la izquierda de sta.

Nmeros
Dentro de esta categora se incluyen los nmeros propiamente
dichos, las fechas y horas, porcentajes etc., tratndose todos ellos
por igual, y quedando alineados a la derecha de la celda donde se
introducen.

Un dato de tipo nmero puede incluir:


Dgitos del 0 al 9, junto a cualquiera de los siguientes caracteres:
Signos + delante del nmero, indicando un valor positivo o un valor negativo
-34, 34, +34.
Parntesis, que indican un valor negativo, equivale al signo -. por ejemplo (34)
significa que es negativo.
Los signos "." y "," que indican la separacin entre miles y la separacin
decimal, respectivamente.

Signo "/" para indicar una fraccin mixta. Su nomenclatura es la siguiente:


1/2 corresponde a 0,5
7 1/2 correspondiente al 7,5.
Smbolo "%" detrs del nmero indica un porcentaje, por ejemplo 65% equivale
a 0,65. (Ojo! En este caso, vemos un 65% pero en la celda tenemos un 0,65)
La letra E para indicar potencias de 10, por ejemplo 6e2 representa 6 por 10^2,
lo que equivale a 600. Esta es la llamada notacin cientfica.

Si el nmero fuese ms largo que el ancho de la celda, aparecer


automticamente en formato cientfico o de potencias de 10.
- Fechas y Horas:
Son tratadas como nmeros, los formatos en los que se debe introducir una
fecha u hora en una celda son los siguientes:

Se deben de tener en cuenta los siguientes aspectos al introducir una fecha u


hora:
Se pueden utilizar indistintamente los signos / como separador en las
fechas.
Se pueden utilizar maysculas o minsculas indistintamente.
Se pueden escribir los nombres de meses con 3 caracteres o ms.
Se pueden incluir la fecha seguida de la hora en una misma celda
separndolas por un espacio en blanco.

Frmulas
Las frmulas permiten realizar clculos, ms o menos complejos, con los datos
introducidos en la hoja de clculo.
Una frmula admite un mximo de 1.024 caracteres y habitualmente est
compuesta por nmeros, operadores y direcciones (referencias) de celdas.

Tambin se podrn introducir funciones (frmulas que ya vienen establecidas


por Excel). Los operadores utilizados en la creacin de frmulas son los
siguientes:

El orden de prioridad o preferencia de los operadores disminuye de arriba a


abajo en la tabla anterior, es decir, si en una misma frmula existe un operador
de suma y otro de multiplicacin, primero se efecta la multiplicacin y luego
la suma.
Si varios operadores en una frmula tienen igual preferencia, stos se evalan
en el orden en que se encuentren, de izquierda a derecha dentro de la
frmula. Para alterar el orden de evaluacin de los operadores en una frmula
se puede hacer uso de los parntesis.

Nota 1
Siempre escribamos una frmula con ms de una operacin, es importante
usar los parntesis para evitar posibles errores de prioridades. Eso s, abriremos
tantos como cerraremos.
Toda frmula ha de comenzar con el signo igual (=) o con el signo ms (+), de lo
contrario Excel las interpretar como texto. Por ejemplo, la frmula B5+B8 est
mal. Debera ser escrita =B5+B8 +B5+B8.
Las referencias a celdas en las frmulas podemos escribirlas en maysculas o
minsculas indistintamente.
Los textos y fechas dentro de las frmulas deben ir entre comillas.

Nota 2
Cuando en una frmula queramos operar con un valor fijo, por ejemplo calcular
un descuento del 10% sobre un precio introducido en B5, evitaremos por todos los
medios introducir el 10% en la frmula (=B5*10%), especificando en su lugar una
celda de la hoja (Por ejemplo C20) donde introduciremos el valor del 10%. As la
frmula debera quedar: =B5*C20. Esta es la tcnica correcta, ya que si deseamos
cambiar el descuento a aplicar, en vez de tener que modificar la frmula,
cambiaramos simplemente el contenido de la celda C20.
Cuando en una celda, el resultado numrico que exista (como resultado de una
frmula por ejemplo), presente en la celda: ############ no deberemos
asustarnos. Es una manera de Excel de comunicarnos que el resultado es tan
ancho que no cabe en la celda y que tenemos que ampliar la anchura de la
columna en la que se encuentra esa celda.

Ejercicios:

Frmulas y Funciones

Una hoja de clculo es una base de datos que utilizamos con una serie de
frmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Este
tema es fundamental para la buena utilizacin de Excel.

Funcin
Es una frmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o
ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o
ser utilizado para calcular la frmula que la contiene.

Sintaxis: nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Sintaxis:
nombre_funcin(argumento1,argumento2,...,argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
- Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el
signo =.
- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre
parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto),
frmulas o funciones.
- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma (;) o
coma (,), segn la versin de Excel.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la
suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango
de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la
celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera
equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C
1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

Insertar funcin con el asistente


Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente
en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de una
ayuda o asistente para utilizarlas, as nos resultar ms fcil
trabajar con ellas.
Si queremos introducir una funcin en una celda:
Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin.
Hacer clic en la pestaa Frmulas.
Elegir la opcin Insertar funcin.

Si por algn motivo insertramos una fila en medio del rango de


una funcin, Excel expande automticamente el rango incluyendo
as el valor de la celda en el rango.
Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la funcin =SUMA(A1:A4) e
insertamos un fila en la posicin 3 la frmula se expandir
automticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).

El botn Autosuma nos permite realizar la funcin SUMA de forma


ms rpida, y podremos utilizar otra funcin que no sea la Suma,
como puede ser Promedio (calcula la media aritmtica),
Cuenta (cuenta valores), Mx (obtiene el valor mximo) o
Mn (obtiene el valor mnimo). Ademas de poder accesar
al dilogo de funciones a travs de Ms Funciones...

Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones


Excel permite que en una funcin tengamos como argumentos expresiones, por
ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecucin de la funcin ser
primero resolver las expresiones y despus ejecutar la funcin sobre el
resultado de las expresiones.
Por ejemplo, si tenemos la siguiente funcin =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:
A1 vale 1
A2 vale 5
A3 vale 2
A4 vale 3
Excel resolver primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que
obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, despus realizar la suma
obteniendo as 5 como resultado.

Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones


Excel tambin permite que una funcin se convierta en argumento de otra
funcin, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en
una simple celda.
Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta frmula consta de
la combinacin de dos funciones, la suma y el valor mximo.
Excel realizar primero la suma SUMA(A1:A4) y despus calcular el valor
mximo entre el resultado de la suma y la celda B3.

Funciones de fecha y hora


En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que
nos devuelve es un "nmero de serie".
Nmero de serie
Se lo llama al nmero de das transcurridos desde el 01 de enero de 1900 hasta
la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el da
01/01/1900 y a partir de ah empieza a contar, en las funciones que tengan
nm_de_serie, como argumento, podremos poner un nmero o bien la
referencia de una celda que contenga una fecha.

Funciones de fecha y hora

Funcin FECHA
La funcin FECHA devuelve el nmero de serie secuencial que representa una fecha
determinada. Por ejemplo, la frmula
=FECHA(2008;7;8) devuelve 39637, el nmero de serie que representa la fecha
8/7/2008.

Funcin Ao
Devuelve el ao correspondiente a una fecha. El ao se devuelve como nmero
entero comprendido entre 1900 y 9999.
Sintaxis
AO(nm_de_serie)
AO(40527)
?

Funcin HOY

La funcin HOY devuelve el nmero de serie de la fecha actual.


Si el formato de celda era General antes de especificar la funcin, Excel
cambiar el formato de celda a Fecha.
Si desea ver el nmero de serie, debe cambiar el formato de celda a General o
Nmero.
La funcin HOY es til cuando necesita que se muestre la fecha actual en una
hoja de clculo.
Veamos la sintaxis de la funcin HOY:
=HOY()
La sintaxis de la funcin HOY no posee argumentos
=AO(HOY())-1980 (El resultado es 30)
Esta frmula usa la funcin HOY como argumento para la funcin AO para
obtener la fecha actual y, a continuacin, resta 1980 y devuelve la edad de la
persona.
Con fechas completas la diferencia en das entre ambas fechas y el resultado se lo
divide entre 365.25. Este ltimo nmero es porque cada cuatro aos tenemos un ao
con 366 das (bisiesto) por lo que 365.25 es el promedio de los cuatro aos.

Funcin SI
Nos permite realizar una pregunta lgica, la cual pueda tener dos posibles resultados
Verdadero o Falso y actuar de una u otra forma segn la respuesta obtenida.
SI(Pregunta lgica; Accin en caso verdadero; Accin en caso falso). Lo que escribamos
dentro del segundo y tercer argumento sern las acciones que se realizarn en caso de
que la respuesta a la pregunta lgica sea verdadera o sea falsa.
Los dos primeros argumentos son los nicos obligatorios para esta funcin.

Para realizar la pregunta lgica podremos utilizar los siguientes operadores de


comparacin:
= para preguntar si dos valores son iguales,
> para saber si un valor es mayor que otro,
< para preguntar por menor,
> = con este podremos conocer si es mayor o igual,
< = preguntamos por menor o igual,
o si deseamos mirar sin son diferente utilizaremos <>

Funcin SI
Ejemplo:
Imagina que en la celda A1 escribimos la edad de una persona y en la celda A2
queremos que aparezca el texto "Mayor de edad" en el caso que la edad sea igual o
superior a 18, mientras que nos interesar aparezca "Menor de edad" en caso que la
edad sea menor de 18.
La funcin que deberamos escribir sera:
=SI(A1>=18;"Mayor de edad";"Menor de edad")
Observa que en el primer argumento preguntamos por mayor o igual que 18, si la
respuesta a la pregunta es Verdadera se realizar el segundo argumento: "Mayor de
edad", en cambio si la respuesta es falsa, realizamos el tercer argumento: "Menor de
edad".

Funcin SI (anidadas)

Funcin SIFECHA()
Calculo de fechas con la funcin SIFECHA.
La funcin SIFECHA no es propiedad de Excel por lo cual es probable que no la
encuentres dentro del men de funciones, para utilizar la misma debes de escribirla.
Esta funcin nos ayuda a obtener la diferencia entre dos fechas y adems nos
permitir elegir el tipo (intervalo) de dato que deseamos como resultado y que
pueden ser das, meses o aos. La sintaxis de la funcin SIFECHA es la siguiente:
=SIFECHA(Fecha Inicial, Fecha Final, tipo)

Funcin SIFECHA()

Funcin SIFECHA()

Funcin Y
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos se evalan como VERDADERO; devuelve
FALSO si uno o ms argumentos se evalan como FALSO.
Un uso comn de la funcin Y es expandir la utilidad de otras funciones que realizan
pruebas lgicas.
Por ejemplo, la funcin SI realiza una prueba lgica y, luego, devuelve un valor si la
prueba se evala como VERDADERO y otro valor si la prueba se evala como FALSO.
Con la funcin Y como argumento prueba_lgica de la funcin SI, puede probar varias
condiciones diferentes en lugar de slo una
Sintaxis
Y(valor_lgico1; [valor_lgico2]; ...)
valor_lgico1 Obligatorio. La primera condicin que desea probar se puede evaluar
como VERDADERO o FALSO.
valor_lgico2, ... Opcional. Las condiciones adicionales que desea probar se pueden
evaluar como VERDADERO o FALSO, hasta un mximo de 255 condiciones.

Funcin Y
Ejemplo:
En la celda A1, introduciremos la edad y en la A2 la estatura de la persona medida en
centmetros. En la celda A3 aparecer el texto "Puede pasar" si la edad es mayor de 16
aos y mide ms de 150.
En el caso que alguna de las dos condiciones no se cumplan, aparecer el texto "NO
puede pasar". =SI(Y(A1>16;B1>150);"Puede pasar";"NO puede pasar") Observa que
toda la funcin Y() se escribe dentro del primer argumento de la funcin SI().

Funcin ALEATORIO
Esta funcin nos devolver un nmero al azar entre el 0 y el
1, siempre ser mayor o igual que 0 y menor que 1.
Cada vez que se calcula la hoja de clculo se devuelve un
nmero nuevo.
El reclculo de la hoja se hace cada vez que introducimos
un cambio en la hoja lo que obliga a realizar los clculos
nuevamente o cada vez que pulsamos la tecla F9.
ALEATORIO() En esta funcin no hay argumentos.
Ejemplo:
=ALEATORIO()
en cualquier celda y pulsa enter. Aparecer un valor aleatorio. Si pulsas F9 irn
modificando los valores.

Funcin ALEATORIO.ENTRE
Utilizando esta funcin podremos obtener un nmero aleatorio entero entre dos
nmeros que especifiquemos.
Es importante hacer notar que cada vez que se calcula la hoja de clculo se devuelve
un nmero nuevo.
ALEATORIO.ENTRE(Valor inferior; Valor superior)
El valor inferior ser el valor del mnimo que podr conseguir nuestro nmero aleatorio
y el valor superior ser el mximo que podremos obtener.

Ejemplo:
=ALEATORIO.ENTRE(A1;A2)

Referencias relativas en Excel


Una referencia relativa es cuando Excel puede modificar libremente dicha
referencia para ajustarla al utilizarla dentro de una frmula. Por ejemplo, si la
frmula de la celda D1 es la siguiente:
=C1*2
Si arrastramos el controlador de relleno hacia abajo, Excel copiar la frmula y la
ajustar de manera que la referencia se modifique automticamente conforme va
avanzando la fila.

En este ejemplo la referencia C1 de la frmula se fue incrementando


automticamente a C2, C3, C4 y C5 conforme fue cambiando de fila

Referencias absolutas en Excel


Una referencia es absoluta cuando Excel no la puede ajustar para adaptarse a la frmula
conforme cambia de fila o de columna.
Las referencias absolutas permanecen constantes sin importar a dnde se copie la
frmula y se definen utilizando el smbolo $. Por ejemplo, la referencia $A1 significa
que en esta referencia la columna A ser siempre fija mientras que la fila podra
ajustarse automticamente. Por otro lado, la referencia A$1 significa que la fila 1
permanecer siempre fija. Si quieres que tanto la columna como la fila permanezcan
siempre fijas la referencia debe ser $A$1.
Con un ejemplo similar al anterior veamos lo que sucede cuando hacemos que la
referencia sea absoluta. Nota que ahora la frmula de la celda D1 est escrita de la
siguiente manera:

Referencias absolutas en Excel


=$C$1*2

Funciones de texto
Excel tiene un conjunto de funciones especficas para la manipulacin de texto.
Estas son las funciones de texto ofrecidas por Excel.

Funciones de texto

Funciones de texto

Funciones de bsqueda
En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar
con las frmulas diseadas.
Por eso existe una agrupacin de funciones especficas para realizar bsquedas de
datos.
Comprendamos qu es en s una bsqueda, cuando queremos encontrar alguna
informacin de algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo
desconocemos, realizamos una bsqueda de una propiedad o algo similar que
conocemos que puede tener lo que buscamos.

Por ejemplo, si buscamos a una persona, describimos su aspecto fsico, si buscamos el


n de telfono de un restaurante, buscamos en la gua de telfonos por el nombre del
restaurante.
Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso buscamos por
otros datos que s conocemos.

Funciones disponibles por Excel para


realizar bsquedas:

Funciones disponibles por Excel para


realizar bsquedas:

Otras funciones.
Adems de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran cantidad
de funciones de diferentes categoras que nos pueden ser de gran utilidad.
En este tema veremos algunas de ellas clasificndolas por categoras.

Opciones de Excel
Al ingresar en Opciones de Excel, aparecer la siguiente ventana:

Desde esta ventana, se pueden configurar opciones bsicas:


Nmero de hojas con que se abre un libro.
Separadores de decimales y de miles.
Configurar la barra de acceso rpido.
Administrar los complementos de Excel y otras opciones que se describirn
luego.
A continuacin explicaremos las opciones de Excel: formulas,
Personalizadas y Complementos, porque consideramos que son las mas
tiles en este curso bsico.

Formulas
Nos parece relevante explicar porque esta opcin de Excel es tan importante, muchas
veces cuando se est trabajando con modelos y formulas surge un error que se conoce
como CIRCULARIDAD, Excel advierte este problema cuando aparece y he aqu en esta
opcin la forma de solucionarlo.

Circularidad
Se dice que hay una circularidad o una referencia circular cuando un valor
depende del resultado y este resultado a su vez depende de ese valor.
Para ilustrar mejor el concepto de circularidad y la forma de resolverlo,
analizaremos el siguiente ejemplo
- Contamos con los siguientes Datos de entrada:

- Con estos datos se nos pide realizar un


Estado de Resultados

Como observamos, para calcular la utilidad neta, es necesario conocer el valor


las comisiones, valor que a la vez corresponde a un porcentaje de la utilidad
neta.
Al intentar resolverlo en Excel, tenemos un mensaje de error de Excel en donde
se advierte la existencia de Referencia Circular y la imposibilidad para realizar
el clculo.
Para Resolver esto debemos configurar Excel para que realice Iteraciones, es
decir, que realice un nmero determinado de clculos hasta que encuentre el
valor que cumple con la relacin entre los valores.

En opciones de Excel, en el submen Frmulas, encontramos Opciones de


Calculo, all habilitamos la casilla: Habilita clculo iterativo y definimos el nmero
mximo de iteraciones que queremos realice Excel.
Ya habilitado el clculo iterativo, podemos resolver el problema de las
comisiones y la utilidad Neta: