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ESQUEMA #1 PROCESO ADMINISTRATIVO

Planificacin y Control Integral de Utilidades


Enfoque sistemtico y formalizado para presupuestos:
Objetivos generales.
Metas.
Utilidades largo plazo.
Informes peridicos.
Seguimiento.
Administracin
Proceso fijacin de metas por medio de recursos, materiales y
capital.
Orientacin hacia metas
Rendimiento sobre la inversin.
Contribucin social-ambiental.
Funciones administrativas
Planificar (objetivos, premisas, curso, corregir).
Organizar (divisin laboral,coordinar actividades, organizar autoridad directiva).
Suministrar Personal y Administrar Recursos (reclutar empleados,
ambiente de trabajo, empleados satisfechos).
Dirigir y Motivar (motivar personas, logro de objetivos).
Controlar (desempeo eficiente, metas-normas, aciertos-fallos).
Planificacin directiva
Objetivos.
Premisas.
Decisiones.
Acciones.
Retroalimentacin del desempeo.
Toma de decisiones
Compromiso de hacer, dejar de hacer, adoptar o rechazar una
actitud.
Reconocer problema.
Identificar alternativas.
Especificar fuentes de incertidumbre.
Escoger criterio.
Considerar riesgo.
Evaluar alternativas.
Elegir mejor alternativa.
Implantar curso de accin.
Organizar
Depende de los planes de la empresa, consiste en:
Subdivisin en unidades manejables.
Asignacin responsabilidades.
Definir lugar de las decisiones.
Asesora.
Control de calidad.
Esencia control
Proceso de medir y evaluar el desempeo.
Se ejerce continuamente.
Efectuar acciones correctivas.

Comportamiento
Manera en que se conduce a una persona.
Administracin del comportamiento es complejo y sutil (personas,
grupos, relaciones interpersonales).
ESQUEMA # 2 PLANIFICACIN Y CONTROL DE UTILIDADES

PCU
Ayuda a la administracin a realizar eficazmente las fases de las
funciones de planificar y controlar.
Conceptos PCU
Proceso administrativo.
Compromiso de la alta administracin.
Estructura de organizacin.
Proceso de planificacin.
Proceso de control.
Coordinacin.
Canales de comunicacin.
Plan estratgico.
Plan tctico.
Contabilidad por reas o centros de responsabilidad.
Principio de excepcin.
Administracin del comportamiento.
Alimentacin por la Administracin
1. Planeacin (Alimentacin Adelantada).
2. Operaciones (Medicin/Evaluacin).
3. Control (Retroalimentacin).
4. Planeacin (Re-planificacin)
Planes de utilidades
Estructurados y cuantificados:
Plan estratgico:(3 o ms aos)
General.
Largo plazo.
Responsabilidades generales.
Cuantificado.
Plan tctico: (tiempo de 1 ao)
Detallado.
Corto plazo.
Responsabilidades todos los
niveles.
Cuantificado.
Dimensin de tiempo en PCU
Periodo de tiempo, en el futuro (corto o largo plazo), para el cual
la administracin debe planificar a travs de un calendario.
Informes de Desempeo
Clasificado por responsabilidades asignadas.
Conceptos controlables y los que no lo son.
Formulacin de informes oportunos.
Comparacin de resultados reales vs. resultados planificados.
Contabilidad por rea de responsabilidad
Uso de datos histricos como informes financieros pasados.

Control incluye medicin del desempeo.


Resultados se comparan con objetivos, metas y normas.
Costeo de actividades
Ayuda a los gerentes a suprimir actividades redundantes o que no
son eficaces desde el punto de vista de la relacin costo-beneficio, y a lograr
una mejor coordinacin entre las actividades que se conservan.
Presupuesto base cero
Parte de la premisa bsica de que el presupuesto para el otro ao
es cero.
Justificar todo desembolso sobre la base de su costo y beneficio.
Principio de excepcin
La gerencia debe concentrarse en lo excepcional y lo anormal, de
manera que pueda dedicarle lo suficiente a lo normativo y a o bsico.
Lo anterior involucra resultados reales, presupuestados y sus
diferencias.
Tambin debe buscar causas, corregir fallas y recompensar
eficiencias.
Adaptacin organizacional a la PC
Basado en el apoyo por una estructura organizacional, por lneas
de autoridad y responsabilidad.
Compuesto por subunidades conocidas como centros de decisin
o reas o centros de responsabilidad:
Centros de costos.
Centros de ingresos.
Centros de utilidad.
Centros de inversin.
Coordinacin
Es la sincronizacin de los actos individuales.
Cada subdivisin de una unidad trabaja eficazmente hacia los
objetivos comunes.
Se da la congruencia de metas, ya que se desarrollan y
mantienen las distintas actividades dentro de la empresa en apropiada relacin
unas con otras.
Presupuestos formales vs. Presupuestos Informales
Formales:
La planificacin y el control deben ser lgicos,
congruentes y sistemticos.
Objetivos, planes y metas si no son por escrito
resultan ser ideas a medias.
Exige el establecimiento y observancia de fechas
lmites.
Constituye base lgica para una flexibilidad
racional.
Informales:
Palabras y frases escritas se les mira de manera
inflexible.
A medida que se toman las decisiones, con
frecuencia deben modificarse los planes.
Flexibilidad de la PCU
Este instrumento no debe manipular a la organizacin, ya que la
toma de decisiones debe tener libertad de decisin sin restricciones.

Impacto de presupuestos en el comportamiento


Los empleados procuran no excederse en el cumplimiento del
presupuesto.
Ponindose nerviosos, mostrndose resentidos y suspicaces de
cualquier nuevo movimiento que haga la administracin para incrementar la
productividad.
Crear grupos informales.
Holguras del Presupuesto
Son la diferencia entre los recursos totales disponibles para la
empresa y los recursos totales necesarios para mantener la coalicin
organizacional.
Comunicacin
Es el intercambio de pensamiento o de informacin para que se
d una comprensin mutua entre dos o ms partes.
En una entidad debe haber tres flujos de informacin: hacia abajo,
hacia arriba y lateralmente en la organizacin.
Base de la PCU
Para iniciar un programa de planificacin y control de utilidades se debe:
Tener compromiso por parte de la adm general.
Conocer las caractersticas de la empresa y el medio ambiente en
que opera.
Evaluar la estructura organizacional y la asignacin de
responsabilidades.
Evaluacin y reorganizacin del sistema de contabilidad.
Determinar polticas acerca de las dimensiones del tiempo.
Desarrollo de programas de educacin presupuestaria.
Aplicacin Organizacional de la PC
Puede adaptarse a cualquier organizacin independientemente
del tamao, de las circunstancias o de las condiciones especiales.
Un sistema de PCU debe desarrollarse especficamente para la
organizacin en particular que se ajuste a medida que sta y su medio ambiente
cambien.
Pros y Contras de la PCU
En contra:
Es difcil, estimar los ingresos y los gastos de una
manera realista.
Se requiere demasiado papeleo, adems de
tiempo y costo.
Resta flexibilidad a la administracin del negocio.
Crea toda clase de problemas de comportamiento.
Los gerentes, los supervisores y los dems
empleados odian los presupuestos
En pro:
Obliga a considerar oportunamente las polticas
bsicas.
Exige una estructura de organizacin adecuada y
sana
Impulsa a todos los miembros de la administracin,
a participar en el establecimiento de planes y metas.
Impulsa a la administracin a planificar el empleo
ms econmico.

Inculca, la consideracin oportuna, cuidadosa y


apropiada de todos los factores pertinentes, antes de tomar decisiones
de trascendencia.
Reduce el costo al ampliar el espacio del control
Tiende a eliminar la nube de incertidumbre que
existe en muchas organizaciones
Promueve la comprensin de los problemas de sus
compaeros de trabajo.
Obliga a hacer un autoanlisis de la compaa.
Ayuda a conseguir crdito bancario
Obliga al reconocimiento y a la accin correctiva
(incluyendo las recompensas).
Mueve a la gerencia general a considerar las
futuras tendencias y condiciones esperadas.

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