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CRITERIOSESPECFICOSPARALAADMINISTRACINDE

DOCUMENTOS,ORGANIZACINDEARCHIVOSY
CLASIFICACINDELAINFORMACIN

OFICIALAMAYOR
DIRECCINGENERALDERECURSOS
MATERIALESYSERVICIOSGENERALES

JUNIO,2008
PRIMERAACTUALIZACIN

CRITERIOSESPECFICOSPARALAADMINISTRACIN
DEDOCUMENTOS,ORGANIZACINDEARCHIVOS
YCLASIFICACINDELAINFORMACIN
PRIMERAACTUALIZACIN

NDICE

I.

GLOSARIODETRMINOS.

II.

MARCOJURDICO:

PGINA
3
8

II.1 FundamentacinyMotivacin,y

II.2 mbitodeAplicacin.

III. PRESENTACIN.

10

IV. OBJETIVOS.

11

V. POLTICASGENERALESPARALAADMINISTRACINDEDOCUMENTOS:

11

V.1 ControldeGestindeDocumental;

13

V.2 ArchivodeTrmite;y

13

V.3 ArchivodeConcentracin.

14

VI. CLASIFICACINDEINFORMACIN:

15

VI.1InformacinConfidencial;

16

VI.2InformacinReservada,e

19

VI.3ndicesdeExpedientesReservados.

20

VII. CATALOGODERUBROSTEMTICOSOSERIESDOCUMENTALESRESERVADAS ENLASE.

23

VIII. INSTRUMENTOSDECONSULTAYCONTROLPARALAORGANIZACINDEARCHIVOS:

42

VIII.1CuadroGeneraldeClasificacin;

42

VIII.2CatlogodeDisposicinDocumental,y

43

VIII.3GuaSimpledeArchivos.

44

IX. DOCUMENTODEARCHIVOYDOCUMENTODEAPOYOINFORMATIVO.

45

X.

47

APERTURADEEXPEDIENTESDEARCHIVO.

XI. REGISTROYDESCRIPCINDELEXPEDIENTEARCHIVO.

48

XII. CARTULASPARAIDENTIFICAREXPEDIENTES.

50

XIII. DOCUMENTOSELECTRNICOS.

53

XIV. BAJADEARCHIVOSOBSOLETOS.

53

XV. INTERPRETACINYDIFUSINDELOSCRITERIOS.

54

XVI. DISPOSICIONESTRANSITORIAS.

55

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I.GLOSARIODETRMINOS.

Resultan aplicables respecto del presente documento los trminos y definiciones establecidas en la Ley
Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental, su Reglamento, as como los
conceptosprevistosenlosLineamientosgeneralesparalaorganizacinyconservacindelosarchivosdelas
dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal (Lineamientos de Organizacin), y otras
definicionesutilizadasenelpresenteinstrumento.Deentredichosconceptoscabedestacarlossiguientes:

ACCESO.
Derecho de los ciudadanos a la consulta del Patrimonio
Documental de acuerdo con la Ley Federal de Transparencia y
AccesoalaInformacinPblicaGubernamental.
ADMINISTRACINDEDOCUMENTOS. Conjuntodemtodosyprcticasdestinadasaplanear,dirigiry
controlarlaproduccin,circulacin,organizacin,conservacin,
uso,seleccinydestinofinaldelosdocumentosdearchivo.
ARCHIVSTICA.
Disciplina que trata de los aspectos tericos y prcticos de los
archivosylaadministracindedocumentos.
ARCHIVO.
Conjunto orgnico de documentos en cualquier soporte, que
son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones
porlasdependenciasyentidades
ARCHIVODECONCENTRACIN.
Unidad responsable de la administracin de documentos, cuya
consulta es espordica por parte de las Unidades
Administrativas de las dependencias y entidades, y que
permanecenenlhastasudestinofinal.
ARCHIVODETRMITE.
Unidadresponsabledelaadministracindedocumentosdeuso
cotidianoynecesarioparaelejerciciodelasatribucionesdeuna
unidadadministrativa.
ARCHIVOHISTRICO.
Unidad responsable de organizar, conservar, administrar,
describirydivulgarlamemoriadocumentalinstitucional.
BAJADOCUMENTAL.
Eliminacin de aquella documentacin que haya prescrito en
sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que
nocontengavaloreshistricos.
CARTULA.
Frente del expediente donde se establecern los elementos
mnimosparadescribirsucontenido.
CARPETA.
Contenedorformadopordostapasdepapelomaterialflexible
que sirve para integrar documentos de archivo. Se le conoce
comoflder.
CATLOGODEDISPOSICIN
Registro general y sistemtico que establece valores
DOCUMENTAL.
documentales, plazos de conservacin, vigencia documental,
clasificacindereservaoconfidencialidadydestinofinal.
CICLOVITALDELOSDOCUMENTOS.
Etapasenlasquesedividealdocumentodearchivoconformea
suuso,valoryubicacin:etapaactiva(usoconstanteporelrea
generadora, valores primarios, archivo de trmite, etapa
semiactiva(usoespordicoporelreageneradora,convalores
primarios, archivo de concentracin), etapa histrica (valores
permanentes,usopblico,archivohistrico.

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CLASIFICACINARCHIVSTICA.

CONSERVACINDEARCHIVOS.

CONSERVACINPRECAUCIONAL.
CONSULTA.

CUADROGENERALDE
CLASIFICACIN.
DATOSPERSONALES.

DERECHOALAINFORMACIN.

DESTINOFINAL.

DGRMSG.
DISPOSICIN.

DOCUMENTACINACTIVA.

DOCUMENTACINHISTRICA.

DOCUMENTACINSEMIACTIVA.

Proceso de identificacin y agrupacin de expedientes


homogneos con base en la estructura funcional de la SE.
(CuadroGeneraldeClasificacin).
Conjuntodeprocedimientosymedidasdestinadosaasegurarla
preservacin y prevencin de alteraciones fsicas y de
informacindelosdocumentosdearchivo.
Disposicin que fija el tiempo que deben guardarse los
documentosenelarchivodeconcentracin.
Revisindelosdocumentosdearchivoporpartedelosusuarios
conformeanormasy/opolticasestablecidasparaello.Funcin
bsica de los archivos que consiste en poner los documentos
que conserva a disposicin de sus usuarios, conforme a las
normasestablecidas.
Instrumentotcnicoquereflejalaestructuradeunarchivocon
base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o
entidad.
Lainformacinconcernienteaunapersonafsica,identificadao
identificable,entreotra,larelativaasuorigentnicooracial,o
que est referida a las caractersticas fsicas, morales o
emocionales, a su vida afectiva y familiar, domicilio, nmero
telefnico,patrimonio,ideologayopinionespolticas,creencias
o convicciones religiosas o filosficas, los estados de salud
fsicos o mentales, las preferencias sexuales, u otras anlogas
queafectensuintimidad.
Reconocimiento por el que se autoriza a acceder a la
informacinyarchivosquenoseencuentresujetosarestriccin
alguna.
Seleccinenlosarchivosdetrmiteoconcentracindeaquellos
expedientescuyoplazodeconservacinousohaprescrito.Con
el fin de proceder a su baja definitiva o transferirlos al archivo
histrico.
DireccinGeneraldeRecursosMaterialesyServiciosGenerales
Producto final de la valoracin y vigencia de los documentos:
transferencia primaria o secundaria, conservacin precaucional
opermanenteobajadocumental.
Aqulla necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las
Unidades Administrativas y de uso frecuente, que se conserva
enelarchivodetrmite.
Aquellaquecontieneevidenciaytestimoniosdelasaccionesde
la dependencia o entidad, por lo que debe conservarse
permanentemente.
Aqulla de uso espordico que debe conservarse por razones
administrativas, legales, fiscales o contables en el archivo de
concentracin.

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DOCUMENTOS.

DOCUMENTODEAPOYO
INFORMATIVO.

DOCUMENTODEARCHIVO.

DOCUMENTOELECTRNICO.

EXPEDIENTEARCHIVO.

FOLIO.
FUNCIN.

GUASIMPLEDEARCHIVO.

IFAI.
INFORMACIN.

INFORMACINRESERVADA.

Losexpedientes,reportes,estudios,actas,resoluciones,oficios,
correspondencia, acuerdos, directivas, directrices, circulares,
contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos,
estadsticas o bien, cualquier otro registro que documente el
ejerciciodelasfacultadesolaactividaddelossujetosobligados
y sus servidores pblicos, sin importar su fuente o fecha de
elaboracin.Losdocumentospodrnestarencualquiermedio,
sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrnico, informtico u
hologrfico,pticosoporcualquierotratecnologa.
Documentacin que se genera o conserva en oficina y que se
constituye por ejemplares de origen y caractersticas diversas,
cuyautilidadresideenlainformacinquecontieneparaapoyar
lastareasadministrativas.
Aquelqueregistraunhecho,actoadministrativo,jurdico,fiscal
o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio
delasfacultadesyactividadesdelasdependenciasyentidades
Informacin que puede constituir un documento de archivo
cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una
herramientaespecficaparaleerseorecuperarse.
Unidadbsicadedocumentosinterrelacionadosquedaninicio,
desarrollo y conclusin de un trmite en cumplimiento de una
funcinyquepuedeinterrelacionarse,asuvezconunconjunto
de expedientes que dan lugar a una serie de documentos de
archivo.
Piezadocumentalnumeradaqueformapartedeundocumento
dearchivooexpediente.
Conjuntodeactividadeshomogneasrelacionadasentresique
delimitan cada una de las etapas del proceso administrativo o
delasadministracionespblicasoprivadas.
Esquemageneraldedescripcindelasseriesdocumentalesde
los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus
caractersticas fundamentales conforme al cuadro general de
clasificacinarchivsticaysusdatosgenerales.
Instituto Federal de Acceso a la Informacin Pblica
Gubernamental.
La contenida en los documentos que los sujetos obligados
generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por
cualquierttulo.
Aquella informacin que se encuentra temporalmente sujeta a
algunadelasexcepcionesprevistasenlosArtculos13y14dela
LeyFederaldeTransparenciayAccesoalaInformacinPblica
Gubernamental.

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INVENTARIOSDOCUMENTALES.

LEY/LFTAIPG.
LINEAMIENTOSDECLASIFICACIN

LINEAMIENTOSDEORGANIZACIN.

LINEAMIENTOSSOBREDATOS
PERSONALES.
ORGANIZACIN.

PERODODETRAMITACIN.

REGLAMENTODELALEY
SE.
SERIEDOCUMENTAL.

SERVIDORESPBLICOS.

SOPORTE.
TRMITE.
TRANSFERENCIA.

UNIDADADMINISTRATIVA.

UNIDADDECORRESPONDENCIA.
UNIDADDOCUMENTAL.

Instrumentosdeconsultaquedescribenlasseriesyexpedientes
de un archivo y que permiten su localizacin (inventario
general), transferencia (inventario de transferencia) o baja
documental(inventariodebajadocumental).
LeyFederaldeTransparenciayAccesoalaInformacinPblica
Gubernamental.
Lineamientos Generales para la Clasificacin y Desclasificacin
de la Informacin de las Dependencias y Entidades de la
AdministracinPblicaFederal.
LineamientosGeneralesparalaOrganizacinyConservacinde
los Archivos de las Dependencias y Entidades de la
AdministracinPblicaFederal.
LineamientodeProteccindeDatosPersonales
Conjunto de actividades destinadas a la clasificacin y
ordenacin de grupos o secciones, subgrupos o series
documentales.
Fechasextremasqueindicanelaoenqueseabreycierraun
expediente, sin importar las fechas de los documentos que
contiene.
Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
InformacinPblicaGubernamental.
SecretaradeEconoma
Grupo de expedientes que encuentran interrelacionados por
unafuncinoactividadoquetienenciertarelacinalcrearse,
recibirseoutilizarse.Actividadotrmitedeunadependenciao
entidad.
Los mencionados en el prrafo primero del artculo 108
constitucional y todas aquellas personas que manejen o
apliquenrecursospblicosfederales.
Materialenqueseregistralainformacin.
Formayactuacinconcretadelprocedimientoadministrativo
Traslado controlado y sistemtico de expedientes de consulta
espordicadeunarchivodetrmitealarchivodeconcentracin
(transferencia primaria) y de expedientes que deben
conservarse de manera permanente, del archivo de
concentracinalarchivohistrico(transferenciasecundaria).
Lasquedeacuerdoalanormatividaddecadaunodelossujetos
obligados tengan la informacin de conformidad con las
facultadesquelescorrespondan.
rea que coordina y desarrolla funciones de recepcin y
despachodecorrespondencia(oficialadepartes).
Elemento indivisible que puede estar constituido por un solo
documentooporvariosyqueformanundocumentodearchivo
oexpedientecomounidaddocumentalmnima.

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VALORADMINISTRATIVO.

VALORCONTABLE.

VALORHISTRICO.
VALORJURDICO.
VALORLEGAL.
VALORPRIMARIO.
VALORSECUNDARIO.
VALORACIN.

VALORDOCUMENTAL.

VIGENCIADOCUMENTAL.

Esaquelqueposeeundocumento,serieogrupodocumental
paraelreaproductora,relacionadaconuntrmite,asuntoo
tema. El valor administrativo se encuentra en todos los
documentos producidos y recibidos por una institucin u
organismo, responden a procesos y actividades
administrativas.
Valor de los documentos que sirven de explicacin,
justificaciny/ocomprobacindelasoperacionescontablesy
financieras.
Es el queposee un documento como fuente primaria para la
historia.
Es el valor que tienen los documentos que se refieren a
derechosuobligacioneslegalesojurdicas.
Aquelquepuedentenertodoslosdocumentosquesirvande
testimonioantelaley.
Aquel que tiene el documento a partir de su creacin o
recepcin,puedeserlegal,jurdico,administrativoycontable.
Es aquel que adquiere el documento una vez que pierde sus
valoresprimariosytieneutilidadhistricaysocial.
Actividad que consiste en el anlisis e identificacin de los
valoresdocumentalesparaestablecercriteriosdedisposicin
yaccionesdetransferencia.
Condicin de los documentos que les confiere caractersticas
administrativas,legales,fiscalesocontablesenlosarchivosde
trmite o concentracin (valores primarios); o bien,
evidnciales, testimoniales e informativos en los archivos
histricos(valoressecundarios).
Perodo de guarda de la documentacin en los archivos de
trmite y concentracin. Consiste en la combinacin de la
vigencia documental, el trmino precautorio, el perodo de
reserva,ensucaso,ylosperodosadicionalesestablecidosen
elCatlogodeDisposicinDocumental.

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II.MARCOJURDICO.

LEYGENERALDEBIENESNACIONALES.(DOF,20/05/2004)

LEYORGNICADELAADMINISTRACINPBLICAFEDERAL.(DOF,29/12/1976)

LEY FEDERAL DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS DE LOS SERVIDORES PBLICOS. (DOF,


13/03/2002)

LEYDEFISCALIZACINSUPERIORDELAFEDERACIN.(DOF,29/12/2000)

LEYFEDERALDETRANSPARENCIAYACCESOALAINFORMACINPBLICAGUBERNAMENTAL.(DOF
11/06/2002)

CDIGOPENALFEDERAL.(DOF,14/08/1931)

REGLAMENTOINTERIORDELASECRETARADEGOBERNACIN.(DOF,30/06/2002)

REGLAMENTOINTERIORDELASECRETARIADEECONOMA.(DOF,22/11/2002)

REGLAMENTO DE LA LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIN. (DOF,


11/06/2003)

NORMASGENERALESPARAELREGISTRO,AFECTACIN,DISPOSICINFINALYBAJADEMUEBLESDE
LAADMINISTRACINPBLICAFEDERAL.(DOF,30/12/2004)

DECRETO POR EL QUE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIN PBLICA


FEDERAL,LAPROCURADURAGENERALDELAREPBLICA,LASUNIDADESADMINISTRATIVASDELA
PRESIDENCIA DE LA REPBLICA Y LOS RGANOS DESCONCENTRADOS DONARN A TITULO
GRATUITOALACOMISINNACIONALDELIBROSDETEXTOGRATUITOS,ELDESECHODEPAPELY
CARTNASUSERVICIOCUANDOYANOLESSEANTILES,(DOF,21/02/2006)

LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIN Y CONSERVACIN DE ARCHIVOS DE LAS


DEPENDENCIASYENTIDADESDELAADMINISTRACINPBLICAFEDERAL.(DOF,20/02/2004)

LINEAMIENTOS QUE DEBERN OBSERVAR LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA


ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL PARA NOTIFICAR AL INSTITUTO FEDERAL DE ACCESO A LA
INFORMACINPBLICALOSNDICESDEEXPEDIENTESRESERVADOS.(DOF,09/12/2003)

LINEAMIENTOSGENERALESPARALACLASIFICACINYDESCLASIFICACINDELAINFORMACINDE
LASDEPENDENCIASYENTIDADESDELAADMINISTRACINPBLICAFEDERAL.(DOF,18/08/2003)

LINEAMIENTOSDEPROTECCINDEDATOSPERSONALES.(DOF,30/09/2005)

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II.1FUNDAMENTACINYMOTIVACIN.

LaLeyFederaldeTransparenciayAccesoalaInformacinPblicaGubernamental,tieneporobjeto,proveer
lo necesario para garantizar el acceso a toda persona a la informacin en posesin de los poderes de la
unin,losrganosconstitucionalesautnomosoconautonomalegalycualquierotraentidadfederal,as
comomejorarlaorganizacin,clasificacinymanejodocumental.

En ese sentido, las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal, debern asegurar el
adecuadofuncionamientodesusarchivos,deconformidadconlodispuestoenlosLineamientosgenerales
para la organizacin y conservacin de los archivos de las dependencias y entidades de la Administracin
PblicaFederal,publicadosenelDiarioOficialdelaFederacinel20defebrerodel2004.

Encumplimientoalodispuestoporlosordenamientoslegalesyadministrativosantesindicados,laDireccin
General de Recursos Materiales y Servicios Generales, elabor y someti a consideracin del Comit de
Informacin de esta Dependencia, Los criterios especficos para la administracin de documentos,
organizacin de archivos y clasificacin de la informacin de la Secretara de Economa, habiendo sido
aprobadosporelPlenodelreferidorganoColegiado,oficioNo.STPCE/804/2005defecha13deoctubre
del2005,signadoporelSecretarioTcnicodePlaneacin,ComunicacinyEnlaceyPresidentedelComit
deInformacin.

II.2MBITODEAPLICACIN.

Loscriteriosprevistosenelpresentedocumento,resultanaplicablesalosservidorespblicosdetodaslas
Unidades Administrativas del sector central, Delegaciones y Subdelegaciones Federales y Oficinas de
Servicios,previstasenelReglamentoInteriordelaSE,ascomoalasRepresentacionesenelExtranjerodela
SE, que en el ejercicio de sus labores reciban, produzcan, expidan o suscriban, clasifiquen, circulen o
archiven documentos, en lo relativo a la organizacin, conservacin y clasificacin de documentos y
expedientes.

Los rganos desconcentrados previstos en el Captulo IX, del Reglamento Interior de esta Secretara,
concretamenteensusartculos47,48y51,actuarndeconformidadconloestablecidoensuinstrumento
jurdicodecreaciny/odisposicinqueregulesuorganizacinyfuncionamientointerno.

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III.PRESENTACIN.

ConmotivodelaexpedicindelaLey,publicadaenelDiarioOficialdelaFederacinel11dejuniodel2002
yreformadael6dejuniodel2006,quetienecomofinalidadproveerlonecesarioparagarantizarelacceso
detodapersonaalainformacinenposesindelosPoderesdelaUnin,ascomo,mejorarlaorganizacin,
clasificacin y manejo de los documentos en el mbito del Poder Ejecutivo Federal, y de acuerdo con el
artculo 32 de la misma, que confiere al Archivo General de la Nacin en coordinacin con el Instituto
Federal de Acceso a la Informacin el establecimiento de criterios para la catalogacin, clasificacin y
conservacindelosdocumentosadministrativos,ascomolaorganizacindearchivosdelasdependenciasy
entidadesfederales,seemitieronel20defebrerodel2004,losLineamientosGeneralesparalaorganizacin
y conservacin de los archivos de las dependencias y entidades de la AdministracinPblica Federal, que
obliganalostitularesdelasUnidadesAdministrativasagarantizareladecuadousoymanejodelosarchivos,
porloquesevuelveindispensableimplementarmecanismosdecontrolparaquelosarchivosseencuentren
debidamenteorganizadosyclasificados.

Considerandoquetodaslasinstitucionespblicasnecesitancontrolarladistribucin,recuperacin,archivo,
almacenamiento y disposicin de los documentos que son creados o recibidos en el ejercicio de sus
atribuciones, atendiendo al proceso conocido como Administracin de Documentos y observando los
principiosyprcticasdelaadministracindedocumentosylaarchivstica,comodisciplinasprioritariaspara
transparentar las acciones del gobierno, propiciar la rendicin de cuentas y favorecer el acceso a la
informacin.

En ese sentido, uno de los mayores problemas que se presentan en el manejo de archivos, es el
desconocimientodeprincipiosytcnicasparasuorganizacinycontrol;asporejemplo,noexisteclaridad
sobre lo que es un documento de archivo, por lo que cualquier documentacin que se incorpora a una
carpetaseconsideracomopartedelarchivodetrmiteaunquenoseaas.Porotraparte,losdocumentos
que se integran a un expediente no necesariamente se organizan en forma correcta, lo cual podra traer
comoconsecuenciaproblemasparaidentificarconoportunidadlainformacin.

Con los presentes criterios, se pretenden difundir las tcnicas y prcticas tiles para el manejo de los
archivos,conelpropsitodelograrsuestandarizacinyfacilitar,msadelante,elusodetecnologasdela
informacinenelcontroldocumental.

Enloquecorrespondealaorganizacindelosarchivos,resultaindispensablequelosservidorespblicosde
la SE cuenten con un instrumento normativo interno que facilite la integracin de los instrumentos
archivsticos,comoeselcasodelCuadroGeneraldeClasificacindelaDependencia,decuyocontenidose
desprendenlasseriesdocumentalesdelasUnidadesAdministrativasqueintegranalaSE,enejerciciodelas
atribuciones que les son propias; el Catlogo de Disposicin Documental, cuyo propsito principal es el
definirplazosdeconservacin,valordocumental,clasificacindelainformacin(reservaday/oconfidencial)
ydestinofinaldelosarchivoqueobranenlosArchivosdeTrmiteyConcentracindelaSE,unInventario
General por Expediente, as como, la Gua Simple de Archivos, misma que constituye un instrumento
esencialparafacilitarelaccesoyconsultadelainformacinqueseencuentraresguardadaenlosarchivos
delaDependencia.

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IV.OBJETIVOS.

LospresentesCriteriostienenporObjeto:

1. Establecer reglas especficas, que debern observar las Unidades Administrativas de la SE para la
recepcin,registro,seguimiento,organizacin,clasificacin,localizacin,despacho,uso,transferencia,
resguardo, conservacin, seleccin y destino final de los documentos y expedientes que generen,
obtengan,adquieran,transformenoconservenporcualquierttuloensusarchivos.

2. Estandarizar criterios para planear, dirigir y controlar la produccin, circulacin, organizacin,


conservacin,localizacin,uso,seleccinydestinofinaldelosdocumentosdearchivo,encumplimiento
alasdisposicionesnormativasaplicables.

3. Determinarlasactividadesesencialesdelosresponsablesdelacoordinacindearchivos,enlorelativo
alaadministracinyconservacindedocumentosyarchivos,controldocumentalydelosarchivosde
trmite,concentracinehistrico,respectivamente.

4. Brindarelementosnecesariosparaidentificarlosdocumentosquesonpartedecadatipodearchivo,a
findesimplificareltrmitedebajayevitarlaacumulacininnecesariadeinformacinenoficinas.

5. OrientaralostitularesdelasUnidadesAdministrativasdelaSE,sobrelasobligacionesycompromisos
establecidosenlaLey.

6. Determinar los rubros temticos o series documentales, que debern de ser clasificados como
reservados,indicandoelplazodereservayfundamentolegaldelosmismos,conelfindeclasificarla
informacinenapegoalalegislacinvigente.

V.POLTICASGENERALESPARALAADMINISTRACINDE
DOCUMENTOS.

La Administracin de Documentos es una metodologa para regular la produccin, circulacin, uso y


control de los documentos y archivos institucionales que tiene por objeto la creacin, mantenimiento,
utilizacin y disposicin de los documentos de una organizacin a lo largo de su ciclo vital de forma
eficiente.

1. Ser responsabilidad del titular de cada Unidad Administrativa, vigilar y establecer los mecanismos y
reasnecesariasparalaadministracindedocumentosbajosuresguardo.

2. El Cuadro General de Clasificacin, el Catlogo de Disposicin Documental, el Inventario General y la


Gua Simple de Archivos, sern los instrumentos bsicos de consulta y control para la organizacin, y
conservacindelosarchivosdelaSE.

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3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Los trmites de resguardo y prstamo de expedientes y baja de documentacin se llevarn a cabo


conforme a los procedimientos vigentes establecidospor la DGRMSGy dictaminados por la Direccin
GeneraldeProgramacin,OrganizacinyPresupuesto,mismosquedeberndepublicarseenlapgina
de Intranet de la SE, en la seccin correspondiente a la DGRMSG, acompandose de los formatos
correspondientes.

LosarchivosdetrmiteyconcentracindelaSE,debernestarorganizadosyclasificadosdeacuerdo
con el Cuadro General de Clasificacin; asimismo, las Unidades Administrativas, por conducto del
servidorpblicodesignadocomoresponsabledelarchivodetrmite,debernvigilarpermanentemente
elcumplimientodelasvigenciasytransferenciasestablecidasenelCatlogodeDisposicinDocumental
delaSE,ascomoresguardarelcarcterdeconfidencialidadyreservaquedeterminenlostitularesde
dichasUnidadesAdministrativas.

LasUnidadesAdministrativasatravsdelresponsabledelarchivodetrmite,deberndecontarconun
inventariogeneralporexpediente,quecomprendercuandomenoslatotalidaddelosdocumentose
informacingeneradosapartirdel12dejuniodel2003,mismoquedeberestaractualizadoycontener
comomnimolosdatossiguientes:seriedocumental,No.deexpedienteycdigoclasificador,nombreo
titulo,fechadeaperturaydecierre,vigenciayvalordocumental.

LostitularesdelasUnidadesAdministrativas,informarnenelmesdeoctubredecadaao,elavance
enlaorganizacintotaldesuarchivo,paravigilarelcumplimientodeloscompromisosyobligaciones
enmateriadearchivo,ascomoparadaraconocerlosavancesymedidasqueconelfindemantener
organizados los archivos que cada Unidad Administrativa integr para cada ao calendario. Dicho
informedeberdeserintegradoporlaDGRMSGypresentadoporstaanteelalComitdeInformacin
delaSE,duranteelmesdeenerodecadaao.Lainformacinintegradaalreportecorrespondeala
documentacingeneradaenelaoinmediatoanterior.

LadocumentacinadministrativaqueobreencopiasimpleyenlosarchivosdetrmitedelasUnidades
Administrativas, se resguardar por un plazo precautorio de dos aos, contados a partir del ao
siguientealquesegener,procediendoposteriormenteatramitarsubajadefinitiva.

LasUnidadesAdministrativasestablecernlavigenciadocumentaldelasseriesbajosuresguardo,enel
CatlogodeDisposicinDocumentaldelaSE,paraelloconsiderarnqueelperododeresguardoque
determinencorrespondernicamenteadocumentosoriginales,porloquehacealascopiassimples,
resultaraplicablelodispuestoenelnumeral7anterior.

LostitularesdelasUnidadesAdministrativas,debernadoptarmedidasyprocedimientostcnicosque
garanticenlaconservacindelainformacinylaseguridaddesussoportes.

10. CadaUnidadAdministrativadebercontarreasparaelcontrolyorganizacindocumental,ascomo,
conespaciosdiseadosydestinadosexclusivamentealarecepcin,organizacinyresguardotemporal
odefinitivodelosdocumentosqueobrenensuarchivodetrmite.

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YCLASIFICACINDELAINFORMACIN
PRIMERAACTUALIZACIN

V.1CONTROLDEGESTINDOCUMENTAL.

Cada Unidad Administrativa deber contar con un rea de control de gestin documental que tendr las
siguientesfunciones:

a. RecibirydistribuirlacorrespondenciaqueingreseaesaUnidadAdministrativa.
b. Registrarycontrolarlacorrespondenciaquerecibeygenera.
c. Recibirydespacharlacorrespondenciadesalidaatravsdelosserviciosdecorrespondencia
queproporcionalaDGRMSG,loscualesconsistirnen:intercambiogubernamental,serviciode
correo,mensajerainternaocualquierotromedioquepermitaqueladocumentacinlleguea
sudestinatario.

Los formatos para el uso de los servicios de correspondencia: correo, mensajera interna e
intercambiogubernamental,sernconformealosprocedimientosvigentesestablecidosporla
DGRMSG y dictaminados por la Direccin General de Programacin, Organizacin y
Presupuesto,mismosquedeberndepublicarseenlapginadeIntranetdelaSE,enlaseccin
correspondientealaDGRMSG;y

d. Para el control de la correspondencia de entrada, se deber de elaborar una ficha para el


seguimiento administrativo de la gestin a la que d lugar cada documento ingresado a las
UnidadesAdministrativas;stadebercontener:unnmeroidentificador,elcualconsistiren
un folio consecutivo de ingreso renovable anualmente; una breve descripcin del contenido
del documento; la fecha y hora de recepcin, as como el nombre y cargo del generador y
receptordeldocumentodequesetrate.

Elreadecontroldegestinnicamentedeberconservarlasfichasdeseguimientoadministrativoalaque
daorigencadadocumentoingresadoporesaventanilla,sedeberevitarladuplicidady/ofotocopiadodela
documentacin recibida, en su caso podr contar con una copia digital que deber de conservar slo
mientraseldocumentoseencuentreentrmite.Encasodecontarconcopiasdeladocumentacinrecibida,
estanoformarpartedelexpedientedearchivo,porloquesuplazodeguardaserprecaucionalporel.

ElhorarioparalarecepcindedocumentosenlasUnidadesAdministrativas,ascomo,enlasoficialasde
partesdelaSE,serendashbilesde9:00a18:00hrs.delunesaviernesconfundamentoenelartculo28,
30 y42de la Ley Federal de Procedimiento Administrativo, a excepcin de aquellas que hallan hecho del
conocimientopblicohorariodistintomedianteacuerdosuscritoporelTitulardelaDependenciaydadoa
conocermediantesurespectivapublicacinenelDiarioOficialdelaFederacin.

V.2ARCHIVODETRMITE.

Cada Unidad Administrativa deber de contar con un archivo de trmite, en el que se resguardar la
documentaciny/oexpedientesactivosodeconsultafrecuente.

ElresponsabledelarchivodetrmiteserdesignadoporeltitulardecadaUnidadAdministrativaytendr
lassiguientesfunciones:

13

CRITERIOSESPECFICOSPARALAADMINISTRACIN
DEDOCUMENTOS,ORGANIZACINDEARCHIVOS
YCLASIFICACINDELAINFORMACIN
PRIMERAACTUALIZACIN

a.
b.
c.
d.

Conservar la documentacin que se encuentra activa y aquella que ha sido clasificada como
reservadaoconfidencial,conformealCatlogodeDisposicinDocumentaldelaSE;
Elaborary/ocoordinarlaelaboracindelosinventariosdetransferenciaprimariaparasuenvo
alarchivodeconcentracin,conformealCatlogodeDisposicinDocumentaldelaSE;
Controlarelaccesoalainformacinybrindarelprstamodeexpedientes;
Vigilarquelosexpedientesseencuentrenidentificadosconformeallineamientodecimoquinto
delosLineamientosdeOrganizacinylosLineamientosdeClasificacin,y
Consolidarelinventariogeneralporexpediente.

e.

Eltitulardelaunidadadministrativa,medianteescritodeberdeinformarladesignacindelresponsable
sealando: nombre, puesto, ubicacin, telfono y correo electrnico, asimismo, cualquier cambio en la
designacindebersernotificadaalaDGRMSG.

V.3ARCHIVODECONCENTRACIN.

La SE, cuenta con un Archivo de Concentracin adscrito a la DGRMSG, ubicado Av. 412 No. 1096 esquina
Taxmetros,enlaColoniaSanJuandeAragnC.P.07980DelegacinGustavoA.Madero,Mxico,D.F.,con
lassiguientesfunciones:

a. Recibirdelosarchivosdetrmiteladocumentacinsemiactiva;
b. Conservar precautoriamente la documentacin semiactiva hasta cumplir su vigencia
documentalconformealCatlogodeDisposicinDocumentaldelaSE;
c. Elaborar los inventarios de baja documental de la documentacin que se resguarda en el
archivodeconcentracin;
d. RealizarlastransferenciassecundariasalArchivoHistricodelaSE,oalArchivoGeneraldela
Nacin;
e. Proporcionar el servicio de prstamo de expedientes resguardados en el archivo de
concentracin,y
f. GestionaranteelArchivoGeneraldelaNacineltrmitedebajadeexpedientesobsoletos.

El responsable del archivo de concentracin, deber de realizar las funciones establecidas para el
CoordinadordeArchivosentantonosecuenteconunreaCoordinadoradeArchivos,contempladaenel
lineamientoSextodelosLineamientosdeOrganizacin.

14

CRITERIOSESPECFICOSPARALAADMINISTRACIN
DEDOCUMENTOS,ORGANIZACINDEARCHIVOS
YCLASIFICACINDELAINFORMACIN
PRIMERAACTUALIZACIN

VI.CLASIFICACINDEINFORMACIN.

Considerando que la informacin gubernamental es pblica y la clasificacin de la misma se justifica


estrictamenteporexcepcin,lasUnidadesAdministrativasqueclasifiquencomoreservadalainformacin,
debernobservarlosiguiente:

1.

De conformidad con el artculo 16 de la Ley y el artculo 26 de su Reglamento; Los titulares de las


Unidades Administrativas de las dependencias y entidades llevarn a cabo la clasificacin en el
momentoenque:

a.
b.

2.

3.
4.

5.

6.

7.

Segenere,obtenga,adquieraotransformelainformacin,o
Se reciba una solicitud de acceso a la informacin, en el caso de documentos que no se
hubieranclasificadopreviamente.

Conforme al Lineamiento Primero de los Lineamientos de Clasificacin, los titulares de las Unidades
Administrativas de las dependencias y entidades, clasificarn como reservada o confidencial la
informacinqueposean,ladesclasificarnygenerarn,ensucasoversionespblicasdeexpedienteso
documentosquecontenganpartesoseccionesreservadasoconfidenciales;

Laclasificacinpodrreferirseaunexpedienteoaundocumento;

Parafundamentarlaclasificacindelainformacin,debersealarseeneldocumentoy/oexpediente,
el o los ordenamientos jurdicos, artculo, fraccin, inciso y prrafo que expresamente le otorgan el
carcterdeconfidencialy/oreservadaalainformacindequesetrate.

Enelcasodeinformacinreservada,deber,asimismo,establecerseelperododereserva,atendiendo
alodispuestoporelnumeralVI.2deestedocumento.

La informacin confidencial permanecer como tal por tiempo indefinido, salvo lo dispuesto en el
artculo19delaLeyyenelLineamientoTrigsimodelosLineamientosdeClasificacin.

Los titulares de las Unidades Administrativas, debern tener conocimiento y llevar un registro de los
servidores pblicos que por la naturaleza de sus atribuciones, tengan acceso a los expedientes y
documentos clasificados como reservados o confidenciales. Asimismo, debern asegurarse de que
dichos servidores pblicos, tengan conocimiento de la responsabilidad en el manejo de informacin
clasificada;
En ausencia de los titulares de las Unidades Administrativas, la informacin ser clasificada o
desclasificadaporelservidorpblicoquelossupla,enlostrminosdelReglamentoInteriordelaSE;

En el intercambio de informacin entre sujetos obligados para el ejercicio de sus atribuciones, los
documentosy/o expedientes debern sealar la clasificacin, en sucaso; y prevalecer sobre sta, la
fechadeclasificacinyelperiododereservaqueobreenlacartuladelexpediente.

15

CRITERIOSESPECFICOSPARALAADMINISTRACIN
DEDOCUMENTOS,ORGANIZACINDEARCHIVOS
YCLASIFICACINDELAINFORMACIN
PRIMERAACTUALIZACIN

8.

Los Titulares de las Unidades Administrativas, debern identificar conforme al Lineamiento Trigsimo
Octavo de los Lineamientos de Clasificacin, los documentos o expedientes conforme al modelo de
leyenda que la dependencia establezca para tal fin, mismo que deber de contar con los elementos
mnimosestablecidosporlosreferidoslineamientos;

9. Los documentos y/o expedientes que contengan informacin clasificada como reservada y/o
confidencial debern de contar con la firma autgrafa del Titular de la Unidad Administrativa que
clasifica.

10. Enelcasodelosdocumentosquecontenganinformacinclasificadacomoreservaday/oconfidencial,
se deber colocar la leyenda de identificacin correspondiente en la esquina superior derecha del
documento,y

11. En los expedientes que por su naturaleza sean en su totalidad reservados o confidenciales, o tengan
partesoseccionesreservadasy/oconfidenciales,sedebercolocarensuguardaexteriorlaleyendade
identificacin que para ello establezca la SE, en apego a las disposiciones legales y normativas
aplicables.

12. Una vez desclasificados los documentos y/o expedientes, deber de sealarse la fecha de
desclasificacin conforme lo establece el lineamiento cuadragsimo de los Lineamientos de
Clasificacin.

VI.1INFORMACINCONFIDENCIAL.

DeconformidadconloestablecidoporlaLeyy,enlosLineamientosdeClasificacin,seconsiderarcomo
informacinconfidencial:

I.

Laentregadacontalcarcterporlosparticularesalossujetosobligados,deconformidad
conloestablecidoenelArtculo19delaLey,y

II. Losdatospersonalesquerequieranelconsentimientodelosindividuosparasudifusin,
distribucinocomercializacinenlostrminosdeestaLey

No se considerar confidencial la informacin que se halle en los registros pblicos o en fuentes de


accesopblico.

Cuando los particulares entreguen a los sujetos obligados la informacin a que se refiere la fraccin I del
artculo18delaLey,debernsealarlosdocumentosquecontenganinformacinconfidencial,reservadao
comercialreservada,siemprequetenganelderechodereservarselainformacin,deconformidadconlas
disposiciones aplicables. En el caso de que exista una solicitud de acceso que incluya informacin
confidencial,lossujetosobligadoslacomunicarnsiempreycuandomedieelconsentimientoexpresodel
particulartitulardelareferidainformacinconfidencial.

16

CRITERIOSESPECFICOSPARALAADMINISTRACIN
DEDOCUMENTOS,ORGANIZACINDEARCHIVOS
YCLASIFICACINDELAINFORMACIN
PRIMERAACTUALIZACIN

LosTitularesdelasUnidadesAdministrativasdebernasegurarsequeladocumentacinqueseaentregada,
bajo los supuestos del prrafo anterior, se resguarde como confidencial de manera permanente,
identificandoelexpedientequecontengadichainformacinconlaleyendacorrespondiente.

Deigualforma,losdocumentosyexpedientesclasificadoscomoconfidencialesnopodrndifundirsesino
mediaencadacaso,elconsentimientodeltitulardeconformidadconelartculo41delReglamentodela
Ley, sin perjuicio de las excepciones establecidas en la Ley, su Reglamento y los Lineamientos de
Clasificacin.

Lainformacinclasificadacomoconfidencial,deberpermanecereneseestadoduranteelmismotiempo
queobreelexpedientey/odocumentoenpoderdelaDependencia.

LosTitularesdelasUnidadesAdministrativasquetenganinformacinclasificadacomoconfidencialdebern
deobservarloestablecidoenlosLineamientossobreDatosPersonales,reportandoantelaUnidaddeEnlace
delaSE,losSistemasdedatospersonalesquetenganbajosuresponsabilidad.

Aefectodedeterminarsilainformacinqueposeeunadependenciaoentidadconstituyeundatopersonal,
deberncumplirselassiguientescondiciones:

1) Quelamismaseaconcernienteaunapersonafsica,identificadaoidentificable,y
2)Quelainformacinseencuentrecontenidaensusarchivos.

UnSistemadedatospersonalesconstituyeelconjuntoordenadodedatospersonalesqueestnenposesin
de una dependencia o entidad, con independencia de su forma de acceso, creacin, almacenamiento u
organizacin.

Lossistemasdedatospersonalespodrndistinguirseentrefsicosyautomatizados,definindosecadauno
deellosdelasiguienteforma:

a) Fsicos:Conjuntoordenadodedatosqueparasutratamientoestncontenidosenregistros
manuales,impresos,sonoros,magnticos,visualesuhologrficos,y
b) Automatizados: Conjunto ordenado de datos que para su tratamiento han sido o estn
sujetos a un tratamiento informtico y que por ende requieren de una herramienta
tecnolgicaespecficaparasuacceso,recuperacinotratamiento.

En el tratamiento de datos personales, las Unidades Administrativas debern observar los principios de
licitud, calidad, acceso y correccin, de informacin, seguridad, custodia y consentimiento para su
transmisin.

DeacuerdoconlosLineamientossobreDatosPersonales,lasUnidadesAdministrativasdebernatenderlas
siguientesdisposiciones:

Sedeberhacerdelconocimientodeltitulardelosdatos,almomentoderecabarlosydeformaescrita,el
fundamento y motivo para la difusin de los datos as como las causas por las cuales se requiere su
autorizacin.

17

CRITERIOSESPECFICOSPARALAADMINISTRACIN
DEDOCUMENTOS,ORGANIZACINDEARCHIVOS
YCLASIFICACINDELAINFORMACIN
PRIMERAACTUALIZACIN

Se debern adoptar las medidas necesarias para garantizar la integridad, confiabilidad, confidencialidad y
disponibilidad de los datos personales mediante acciones que eviten su alteracin, prdida, transmisin y
accesonoautorizado.

En el momento en que se recaben datos personales, cada Unidad Administrativa deber hacer del
conocimientoaltitulardelosdatostantoenlosformatosfsicoscomoenloselectrnicosutilizadosparaese
fin,losiguiente:

a) La mencin de que los datos recabados sern protegidos en trminos de lo dispuesto por la
Ley;
b) Elfundamentolegalparaello,y
c) LafinalidaddelSistemadedatospersonales.
El modelo para informar al titular de los actos personales cuyo consentimiento sea requerido para su
difusin, deber contener cuando menos las caractersticas del que a continuacin se cita a manera de
ejemplo:

Los datos personales recabados sern protegidos y sern incorporados y tratados en el Sistema de datos
personales(indicarnombre1),confundamentoen(indicar2)ycuyafinalidades(describirla3),elcualfue
registradoenelListadodesistemasdedatospersonalesanteelInstitutoFederaldeAccesoalaInformacin
Pblica (), y podrn ser transmitidos a (indicar 4), con la finalidad de (indicar 5), adems de otras
transmisionesprevistasenlaLey.LaUnidadAdministrativaresponsabledelSistemadedatospersonaleses
(indicarlo 6), y la direccin donde el interesado podr ejercer los derechos de acceso y correccin ante la
mismaes(indicarla7).LoanteriorseinformaencumplimientodelDecimosptimodelosLineamientosde
ProteccindeDatosPersonales,publicadosenelDiarioOficialdelaFederacin(incluirfecha8).

1 Indicar el nombre del sistema de datos personales.


2 Indicar el fundamento legal que faculta a la dependencia o entidad para recabar los datos personales en el sistema de datos
personales.
3 Describir la finalidad del sistema de datos personales.
4 Indicar las personas u organismos a los que podrn transmitirse los datos personales contenidos en el sistema de datos
personales.
5 Describir la finalidad de la transmisin.
6 Indicar el nombre de la unidad administrativa responsable del sistema de datos personales.
7 Indicar la direccin de la unidad de enlace de la dependencia o entidad que posee el sistema de datos personales.
8 Anotar la fecha de publicacin en el Diario Oficial de la Federacin de los presentes Lineamientos.

Las Unidades Administrativas que recaben datos personales, a travs de un servicio de orientacin
telefnica,uotrosmediososistemas,debernestablecerunmecanismoporelqueseinformepreviamente
alosparticularestitularesdedichainformacin,lafinalidaddedichoacto,ascomo,eltratamientoalcual
sernsometidos,cumpliendoconloestablecidoporlospresentescriteriosydemsdisposicioneslegalesy
normativasaplicables.

Paralaconservacindelosdatospersonalesquenocontenganvaloreshistricos,cientficos,estadsticoso
contables, podrn ser dados de baja por las Unidades Administrativas una vez transcurrida la vigencia
documental establecida en el catalogo de disposicin documental de la SE; cuando se trate de datos
personalesquesicontengandichosvalores,ladocumentacinenqueobrenlosmismospodrserobjetode
transferenciassecundariasalarchivodeconcentracinohistricosegncorresponda.

18

CRITERIOSESPECFICOSPARALAADMINISTRACIN
DEDOCUMENTOS,ORGANIZACINDEARCHIVOS
YCLASIFICACINDELAINFORMACIN
PRIMERAACTUALIZACIN

VI.2INFORMACINRESERVADA.

DeconformidadconloestablecidoporlaLeyy,enlosLineamientosdeClasificacin,seconsiderarcomo
informacinreservada:

Aqullacuyadifusinpueda:

Comprometerlaseguridadnacional,laseguridadpblicaoladefensanacional;

Menoscabarlaconduccindelasnegociacionesobien,delasrelacionesinternacionales,
incluida aquella informacin que otros estados u organismos internacionales entreguen
concarcterdeconfidencialalEstadoMexicano;

Daarlaestabilidadfinanciera,econmicaomonetariadelpas;

Ponerenriesgolavida,laseguridadolasaluddecualquierpersona,o

Causar un serio perjuicio a las actividades de verificacin del cumplimiento de las leyes,
prevencinopersecucindelosdelitos,laimparticindelajusticia,larecaudacindelas
contribuciones, las operaciones de control migratorio, las estrategias procesales en
procesosjudicialesoadministrativosmientraslasresolucionesnocausenestado.

Tambinseconsiderarcomoinformacinreservada:

La que por disposicin expresa de una Ley sea considerada confidencial, reservada,
comercialreservadaogubernamentalconfidencial;

Lossecretoscomercial,industrial,fiscal,bancario,fiduciariouotroconsideradocomotal
porunadisposicinlegal;

Lasaveriguacionesprevias;

Los expedientes judiciales o de los procedimientos administrativos seguidos en forma de


juicioentantonohayancausadoestado;

Los procedimientos de responsabilidad de los servidores pblicos, en tanto no se haya


dictadolaresolucinadministrativaolajurisdiccionaldefinitiva,o

Laquecontengalasopiniones,recomendacionesopuntosdevistaqueformenpartedel
procesodeliberativodelosservidorespblicos,hastaentantonoseaadoptadaladecisin
definitiva,lacualdeberestardocumentada.

Las Unidades Administrativas, que por sus funciones reciban y/o guarden informacin clasificada como
reservadaporotraUnidadAdministrativa,sernresponsablesdecustodiardichainformacinyresguardarla
durante el periodo de reserva establecido por la Unidad Administrativa generadora de la informacin,
haciendo hincapi en que nicamente la Unidad Administrativa generadora ser la responsable de
incorporarlamismaalndicedeexpedientesreservados.

El perodo mximo de reserva ser de doce aos y los titulares de las Unidades Administrativas se
asegurarn de mantener dicha condicin por el tiempo que subsistan las causas que dieron origen a la
clasificacin.Paraestablecerdichoperodo,lostitularesdecadaunidadadministrativatomarnencuenta
lascircunstanciasdemodo,tiempoylugarrelacionadasconlainformacinalmomentodesuclasificacin;

El perodo de reserva correr a partir de la fecha en que se clasifica el expediente o documento segn
corresponda

19

CRITERIOSESPECFICOSPARALAADMINISTRACIN
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PRIMERAACTUALIZACIN

VI.3NDICEDEEXPEDIENTESRESERVADOS.

El primer prrafo del artculo 17 de la Ley, establece que las Unidades Administrativas elaborarn
semestralmenteyporrubrostemticos,unndicedelosexpedientesclasificadoscomoreservados. Dicho
ndicedeberindicarladenominacindelaUnidadAdministrativaquegenerlainformacin,lafechadela
clasificacin, su fundamento, el plazo de reserva y, en su caso, las partes de los documentos que se
reservan.Enningncasoelndiceserconsideradocomoinformacinreservada.

Encumplimientoalodispuestoporelsegundoprrafodelartculo31delReglamentodelaLeyyaefectode
mantenerdichondiceactualizado,cadaUnidadAdministrativaloenviaralComitdeInformacin,dentro
delosprimerosdiezdashbilesdelosmesesdeeneroyjuliodecadaao.ElComittendrunplazode
diezdashbilesposterioresalafechadesurecepcinparasuaprobacin;transcurridodichoplazosinque
existadeterminacinalgunaporpartedelComit,seentenderaprobado.

Aefectodedarcumplimientoaloanterior,elComitdeInformacin,apropuestadelaUnidaddeEnlacede
la SE, ha establecido un procedimiento denominado Actualizacin del ndice de Expedientes Reservados
conforme a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental, el cual
determinalosiguiente:

DESCRIPCINDEPROCEDIMIENTO.
1.
ElInstitutoFederaldeAccesoalaInformacin(IFAI)
Con fundamento en el artculo 17 de la LFTAIPG establece que Las unidades administrativas
elaborarnsemestralmenteyporrubrostemticos,unndicedelosexpedientesclasificadoscomo
reservados.Dichondicedeberindicarlaunidadadministrativaquegenerlainformacin,lafecha
delaclasificacin,sufundamento,elplazodereservay,ensucaso,laspartesdelosdocumentos
quesereservan.Enningncasoelndiceserconsideradocomoinformacinreservada.Elartculo
31desuReglamentoqueAefectodemantenerdichondiceactualizado,launidadadministrativa
loenviaralComit,dentrodelosprimerosdiezdashbilesdelosmesesdeeneroyjuliodecada
ao, segn corresponda. El Comit tendr un plazo de diez das hbiles para su aprobacin;
transcurrido dicho plazo sin que exista determinacin alguna por parte del Comit, se entender
aprobado.

2.
LaUnidaddeEnlace(UE)
Registraalosvnculosdesignadosporlostitularesdelasunidadesadministrativasconexpedientes
reservados dentro del Sistema de ndices de Expedientes Reservados, en el mdulo de registro de
unidadesadministrativasyposteriormenteenlaopcindehabilitacindeunidadesadministrativas
pararegistrodendices.

Con antelacin a los periodos de actualizacin (enero y julio) elabora y enva comunicado
solicitando a las unidades administrativas responsables, llevar a cabo las tareas de revisin,
actualizacin o integracin de los nuevos expedientes clasificados como reservados, que hayan
generadoduranteelperodosolicitado.

20

CRITERIOSESPECFICOSPARALAADMINISTRACIN
DEDOCUMENTOS,ORGANIZACINDEARCHIVOS
YCLASIFICACINDELAINFORMACIN
PRIMERAACTUALIZACIN

3.

4.

UnidadesAdministrativas
Recibencomunicadoylosvnculosdesignadoscoordinanlostrabajosderevisinyactualizacine
integracindenuevosexpedientes.

Dentro de las tareas de revisin y actualizacin se deben revisar los periodos de reserva de los
expedientes,paraprocederacambiarsuestatusdeclasificadosadesclasificadosenlossiguientes
casos:

a) Desclasificacin
De conformidad con el Dcimo Tercero de los Lineamientos Generales para la clasificacin y
desclasificacin de informacin de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica
Federal los expedientes y documentos clasificados como reservados o confidenciales podrn
desclasificarsecuando:

I.Hayatranscurridoelperiododereservaqueindiquelaleyenda,o
II.Nohabiendotranscurridoelperiododereserva,yanosubsistanlascausasquedieronorigenala
clasificacin,atendiendolascircunstanciasdemodo,tiempoylugar.

ElLineamientoDcimoCuartosealaque:Ladesclasificacinpuedellevarseacabopor:
I.Eltitulardelaunidadadministrativa;

b) AmpliacindelaReserva
DeconformidadconelLineamientoDcimoSptimoestableceque:deacuerdoalodispuestopor
losartculos15delaLeyy35delReglamento,podrsolicitarsealInstitutolaampliacindelperiodo
dereserva,tresmesesantesdequeconcluyaelmismo.

c) Solicituddeeliminacindeexpedientesclasificadoscomoreservados
CuandounaUnidadAdministrativahayaclasificadoerrneamenteexpedientescomoreservadosy
stossereflejenenelndicedeExpedientesReservados,parasueliminacindebersolicitarlopor
escritoalaUnidaddeEnlaceparaqueestaltimasolicitealComitdeInformacinsuaprobaciny
posteriormentelaUnidaddeEnlacesolicitelaeliminacinderegistrosalIFAI.

La tarea de integracin de nuevos expedientes se refiere a aquellos expedientes que la Unidad


Administrativageneroenelperiodosealado.Pasaalpunto5.

NOREQUIERENACTUALIZAREINTEGRARINFORMACINALSISTEMADENDICES
Envan comunicado a la Unidad de Enlace en donde notifican que no es necesario actualizar, ni
integrarnuevosexpedientesalsistema.

5.

6.

Findelprocedimiento.

SIREQUIERENACTUALIZAREINTEGRARINFORMACINALSISTEMADENDICES
Actualiza y/o integra la informacin en el Formato de Actualizacin, cuando sea necesario
integrar los registros de los nuevos expedientes reservados que se hayan generado en el periodo
semestral.

EntraalportaldeinternetdelIFAIenlarutahttp://www.ifai.org.mxyenlaopcindeAccesoala
Administracin Pblica Federal para carga de informacin selecciona ndices de expedientes

21

CRITERIOSESPECFICOSPARALAADMINISTRACIN
DEDOCUMENTOS,ORGANIZACINDEARCHIVOS
YCLASIFICACINDELAINFORMACIN
PRIMERAACTUALIZACIN

reservados,posteriormenteingresasucertificadodeseguridad(archivoelectrnico.cerutilizadoen
la declaracin patrimonial), en la opcin inferior ingresa su clave de usuario y da un click en el
vnculo ingresar. Integran la informacin tomando como referencia el instructivo del Sistema de
ndices y remiten la informacin al Comit de Informacin, esta opcin se encuentra dentro del
mendelsistemayestarhabilitadadurantelosprimeros10dashbilesdelosmesesdeeneroy
juliodecadaao.Esimportantesealarquedentrodelmendelsistemaseencuentradisponiblela
opcinparaconsultarelinstructivoarribacitado.

8.

UnidaddeEnlace
Integra en archivo electrnico los registros actualizados de los expedientes reservados para
enviarlos va correo electrnico a los miembros del Comit de Informacin para su anlisis y
aprobacin.
ComitdeInformacindelaSecretaradeEconoma
Recibeyanalizalainformacinenviada,vasistema,parasuaprobacin.

SIAPRUEBAINFORMACIN
Instruye a la Unidad de Enlace para que remita va sistema, el ndice de expedientes reservados
actualizadoalIFAI.Pasaalpunto12.

9.

10.

11.

NOAPRUEBAINFORMACIN
RemiteobservacionesalaUnidaddeEnlace.

UnidaddeEnlace
Recibelasobservacionesyconelapoyodelasunidadesadministrativas,realizaloscambiosdentro
delsistema.
Remite al IFAI la actualizacin e integracin de los nuevos expedientes reservados (ndice de
expedientesreservadosactualizado).
ElInstitutoFederaldeAccesoalaInformacin(IFAI)
Recibeelndicedeexpedientesreservadosactualizadodeladependenciaylopublicaensuportalde
Internetparaconsultapblica.

Findelprocedimiento.

La Unidad Administrativa generadora de los documentos clasificados como reservados ser la instancia
responsabledeactualizarelsistemadendicesdeexpedientesreservados,conformeloestablecelaLey,su
ReglamentoylosLineamientosdeClasificacin.

Las Delegaciones y Subdelegaciones Federales, oficinas de Servicios y Representaciones en el Extranjero,


sern responsables de subir al Sistema de ndice de expedientes reservados, aquella informacin cuyo
original se encuentre ubicado en esa rea y/o en su caso aplicarn lo que para ello determine la Unidad
Administrativanormativadeltrmite.

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PRIMERAACTUALIZACIN

UNIDADADMINISTRATIVA:UNIDADDEASUNTOSJURDICOS.

PLAZODERESERVA
RUBROTEMTICOOSERIEDOCUMENTAL
ENAOS
AMPAROSPERSONAL
12
AMPAROSIMPORTACIONES
12

FUNDAMENTOLEGAL
Artculo13fraccinVLFTAIPG
Artculo13fraccinVLFTAIPG

JUICIODENULIDADCONTENCIOSO
ADMINISTRATIVO
FISCALPROTECCINALCONSUMIDOR
FISCALBASCULASYMEDIDASDEGAS
FISCALDEESTMULOSFISCALES

12

Artculo14fraccinIVLFTAIPG

12
12
12

Artculo14fraccinIVLFTAIPG
Artculo14fraccinIVLFTAIPG
Artculo14fraccinIVLFTAIPG

FISCALDEEMPLEADOSOPERSONAL

12

Artculo14fraccinIVLFTAIPG

FISCALUPCICOMERCIOEXTERIOR

12

Artculo14fraccinIVLFTAIPG

FISCALOTROS

12
12

Artculo14fraccinIVLFTAIPG
Artculo13fraccinVLFTAIPG

DENUNCIAS
OTROSFUERADELSECTOR
AMPAROSDEMINAS

12

Artculo13fraccinVLFTAIPG

12

Artculo14fraccinIVLFTAIPG

12

Artculo14fraccinIVLFTAIPG

12

Artculo14fraccinIVLFTAIPG

12

Artculo13fraccinVLFTAIPG

12

Artculo13fraccinVLFTAIPG

12

Artculo14fraccinIVLFTAIPG

12

Artculo14fraccinIVLFTAIPG

12

Artculo13fraccinVLFTAIPG

12

Artculo13fraccinVLFTAIPG

12

Artculo14fraccinIVLFTAIPG

AMPAROSLEYFEDERALDECOMPETENCIA

12

Artculo13fraccinVLFTAIPG

FISCALCMARASEMPRESARIALES

12

Artculo14fraccinIVLFTAIPG

FISCALREGISTRONACIONALDEVEHCULOS

12

Artculo14fraccinIVLFTAIPG

FISCALPROMOVERLAINVERSINMEXICANA
YEXTRANJERA
FISCALMINAS
FISCALPROPIEDADINDUSTRIAL
ASESORASDEJUICIOSDEAMPAROS
FORNEOS
FISCALLEYFEDERALDECOMPETENCIA
FISCALDELEYFEDERALDECORREDURA
PUBLICA
FISCALLEYESYDECRETOS
AMPAROSDENORMASOFICIALESMEXICANAS
AMPAROSREGISTRONACIONALDE
VEHCULOS
FISCALNORMASOFICIALESMEXICANAS

UNIDADADMINISTRATIVA:SUBSECRETARIAPARALAPEQUEAYMEDIANAEMPRESAS.

PLAZODERESERVA
RUBROTEMTICOOSERIEDOCUMENTAL
FUNDAMENTOLEGAL
ENAOS
PROYECTOSDEINICIATIVASDELEYES
REGLAMENTOSACUERDOSMANUALES
6
Artculo13fraccinVLFTAIPG
CIRCULARES

24

CRITERIOSESPECFICOSPARALAADMINISTRACIN
DEDOCUMENTOS,ORGANIZACINDEARCHIVOS
YCLASIFICACINDELAINFORMACIN
PRIMERAACTUALIZACIN

UNIDADADMINISTRATIVA:DIRECCINGENERALDECAPACITACINEINNOVACINTECNOLGICA.

PLAZODERESERVA
RUBROTEMTICOOSERIEDOCUMENTAL
FUNDAMENTOLEGAL
ENAOS
LeydeInstitucionesdeCrdito/Ttulo
FONDODEAPOYOPARALAMICRO,
7
SextoArtculo117
PEQUEAYMEDIANAEMPRESA(FAMPYME)
Artculo14FraccinIILFTAIPG
LeydeInstitucionesdeCrdito/Ttulo
FONDOPYME
7
SextoArtculo117
Artculo14FraccinIILFTAIPG
LeydelaPropiedad
FONDODECIENCIAYTECNOLOGAPARAEL
10
Industrial/Artculos82y85
DESARROLLOECONMICO
Artculo14FraccinIILFTAIPG
SISTEMADEINFORMACINEMPRESARIAL
BASEDEDATOSDELSIEM
CONTACTOPYME
12
Articulo13,FraccinVLFTAIPG
TRANSPARENCIAPYME(KARDEX)
PROMOCINDELACALIDAD
CONTRATOSYCONVENIOS

UNIDADADMINISTRATIVA:DIRECCINGENERALDEPROMOCINEMPRESARIAL.

RUBROTEMTICOOSERIEDOCUMENTAL
PLAZODERESERVA
FUNDAMENTOLEGAL
ENAOS
FONDOSDEAPOYOPARALAMIPYME
LeydeInstitucionesdeCrdito
FOAFI
12
/TtuloSextoArtculo117
FONDOPYME:ACCESOALFINANCIAMIENTO
Artculo14FraccinIILFTAIPG
FIDAPEX
GESTINEMPRESARIAL
LeydeInstitucionesdeCrdito
EXTENSIONISMOFINANCIERO
6
/TtuloSextoArtculo117
PROPITONUDI
Artculo14FraccinIILFTAIPG

UNIDADADMINISTRATIVA:DIRECCINGENERALDEDESARROLLOEMPRESARIALYOPORTUNIDADESDE
NEGOCIO.

RUBROTEMTICOOSERIEDOCUMENTAL
PLAZODERESERVA
FUNDAMENTOLEGAL
ENAOS
EVALUACINANUALDELESQUEMADE
12
Artculo14fraccinIILFTAIPG
APOYOFEDERALALASEMPRESAS
FIDECAP
DOCUMENTACINSOPORTEDEPROYECTOS
10
Artculo14fraccinIILFTAIPG
APROBADOS
FONDOPYME
DOCUMENTACINSOPORTEDEPROYECTOS
10
Artculo14fraccinIILFTAIPG
APROBADOS

25

CRITERIOSESPECFICOSPARALAADMINISTRACIN
DEDOCUMENTOS,ORGANIZACINDEARCHIVOS
YCLASIFICACINDELAINFORMACIN
PRIMERAACTUALIZACIN

UNIDADADMINISTRATIVA:UNIDADDEPRCTICASCOMERCIALESINTERNACIONALES.

PLAZODERESERVA
RUBROTEMTICOOSERIEDOCUMENTAL
FUNDAMENTOLEGAL
ENAOS
INVESTIGACINDEPRACTICADESLEALDE
12
Artculo14fraccinIVLFTAIPG
COMERCIOINTERNACIONAL
PROCEDIMIENTOSESPECIALES
12
Artculo14fraccinIVLFTAIPG
PROCEDIMIENTOSDERIVADOSDE
12
Artculo14fraccinIVLFTAIPG
RESOLUCIONESFINALES
SALVAGUARDA
12
Artculo14fraccinIVLFTAIPG
IMPUGNACIONES
12
Artculo14fraccinIVLFTAIPG
MECANISMOSALTERNATIVOSDESOLUCIN
12
Artculo14fraccinIVLFTAIPG
DEDIFERENCIAS
ASISTENCIAINTERNACIONAL
12
Artculo14fraccinIVLFTAIPG
PRECEDENTESVARIOS
12
Artculo14fraccinIVLFTAIPG

UNIDADADMINISTRATIVA:DIRECCINGENERALDENORMAS.

PLAZODERESERVA
RUBROTEMTICOOSERIEDOCUMENTAL
FUNDAMENTOLEGAL
ENAOS
PROCEDIMIENTOSADMINISTRATIVOS
6
Artculos13fraccinV,14fraccinII
RENAVE
delaLFTAIPG;

UNIDADADMINISTRATIVA:DIRECCINGENERALDEINVERSINEXTRANJERA.

PLAZODERESERVA
RUBROTEMTICOOSERIEDOCUMENTAL
FUNDAMENTOLEGAL
ENAOS
NEGOCIACINDEACUERDOS
RELACIONADOSCONINVERSIN
EXTRANJERAYPARTICIPACINENFOROS
12
Artculo13fraccinIILFTAIPG
INTERNACIONALESENMATERIADE
INVERSINEXTRANJERA.

UNIDADADMINISTRATIVA:DIRECCINGENERALDENORMATIVIDADMERCANTIL.

PLAZODERESERVA
RUBROTEMTICOOSERIEDOCUMENTAL
FUNDAMENTOLEGAL
ENAOS
INSPECCINYVIGILANCIA
12
Artculo14,fraccinVIdelaLFTAIPG
PROCEDIMIENTOSADMINISTRATIVOSEN
6
Artculo14,fraccinIVdelaLFTAIPG
CONTRADECORREDORESPBLICOS
POLTICAGENERALDESEGURIDADDELA
12
Artculo13,fraccinIVdelaLFTAIPG
INFORMACINDELADGNM
ACTASDEEXMENES(ASPIRANTESY
6
Artculo13,fraccinVdelaLFTAIPG
DEFINITIVOS)

26

CRITERIOSESPECFICOSPARALAADMINISTRACIN
DEDOCUMENTOS,ORGANIZACINDEARCHIVOS
YCLASIFICACINDELAINFORMACIN
PRIMERAACTUALIZACIN

UNIDADADMINISTRATIVA:DIRECCINGENERALDENORMATIVIDADMERCANTIL.

PLAZODERESERVA
RUBROTEMTICOOSERIEDOCUMENTAL
FUNDAMENTOLEGAL
ENAOS
ESTUDIOSLEGISLATIVOS
12
Artculo14,fraccinVIdelaLFTAIPG
EXPEDIENTESDERESPONSABLESDEOFICINA
Artculo13,fraccionesIVyVdela
12
YREGISTRADORESDELRPC
LFTAIPG
REGISTRONACIONALDEREGISTRADORESY
Artculo13,fraccionesIVyVdela
6
RESPONSABLESDEOFICINADELRPC
LFTAIPG
Artculo13,fraccionesIVyVdela
DIRECTORIODECERTIFICADOSDIGITALES
12
LFTAIPG
MANUALTCNICODELSIGER
12
Artculo13,fraccinVdelaLFTAIPG
PROGRAMAFUENTEDELSIGER
12
Artculo13,fraccinVdelaLFTAIPG
OPINIONESSOBREPRECIOSYTARIFAS
12
Artculo14,fraccinVIdelaLFTAIPG
SOLICITUDDEACREDITACINCOMO
Artculo14,fraccionesIIyVIdela
PRESTADORDESERVICIOSDECERTIFICACIN
12
LFTAIPG
DEFIRMAELECTRNICA
DIRECTORIODECERTIFICADOSGENERADOS
Artculo13,fraccionesIVyVde
PORPRESTADORESDESERVICIOSDE
12
LFTAIPG
CERTIFICACIN
Artculo14,fraccionesIIyVIdela
AUDITORIASDEVERIFICACINALOSPSC
12
LFTAIPG
SOLICITUDDEACREDITACINDEPSCPARA
BRINDARELSERVICIODECONSERVACINDE
Artculo14,fraccionesIIyVIdela
12
MENSAJESDEDATOSUOTROSSERVICIOS
LFTAIPG
ADICIONALESDEFIRMAELECTRNICA
EVALUACINDELACONFORMIDADDEUN
Artculo14,fraccionesIIyVIdela
SISTEMACLIENTEDECONSERVACINDE
12
LFTAIPG
MENSAJESDEDATOSADICIONAL

UNIDADADMINISTRATIVA:DIRECCINGENERALDECOMERCIOINTERIORYECONOMADIGITAL.

PLAZODERESERVA
RUBROTEMTICOOSERIEDOCUMENTAL
FUNDAMENTOLEGAL
ENAOS
Ttulotercero,captulonico,
EMPRESASDELAFRONTERA:
artculo82al86bis1delaLeydela
6
DESMANTELADORAS2003
PropiedadIndustrialyartculo14
fraccionesIyIIdelaLFTAIPG
EMPRESASDELAFRONTERABASESDE
Ttulotercero,captulonico,
DATOSDELSISTEMADEINFORMACINDE
artculo82al86bis1delaLeydela
COMERCIOEXTERIORSICEX(MDULOSDE
6
PropiedadIndustrialyartculo14
CUPOSFRONTERA,PRORRATEOYCAPTURA
fraccionesIyIIdelaLFTAIPG
CUPOS)

27

CRITERIOSESPECFICOSPARALAADMINISTRACIN
DEDOCUMENTOS,ORGANIZACINDEARCHIVOS
YCLASIFICACINDELAINFORMACIN
PRIMERAACTUALIZACIN

UNIDADADMINISTRATIVA:DIRECCINGENERALDECOMERCIOINTERIORYECONOMADIGITAL.

PLAZODERESERVA
RUBROTEMTICOOSERIEDOCUMENTAL
FUNDAMENTOLEGAL
ENAOS
DISEODELPROYECTO,INFORMESDE
Ttulotercero,captulonico,
AVANCEY/OFINALESYRESULTADOSDELOS
artculo82al86bis1delaLeydela
PropiedadIndustrial,artculo117de
PROYECTOSAPOYADOSALASEMPRESAS
laLeydeInstitucionesdeCrdito;
BENEFICIARIASCONFORMEALACUERDO
2
LeyGeneraldeTtulosyOperaciones
PORELQUESEESTABLECENLASREGLASDE
deCrdito,conrelacinal
OPERACINDELPROGRAMAPARAEL
fideicomisoprivadoyartculo14la
DESARROLLODELAINDUSTRIADEL
fraccinIIdelaLFTAIPG
SOFTWARE(PROSOFT).
DOCUMENTACINDELASSESIONESDEL
CONSEJODIRECTIVODELACUERDOPOREL
QUESEESTABLECENLASREGLASDE
2
Artculo14fraccinILFTAIPG
OPERACINDELPROGRAMAPARAEL
DESARROLLODELAINDUSTRIADEL
SOFTWARE(PROSOFT)
ESTUDIOSDELCASO"Caracterizacinde
prcticaslogsticasempresarialesensectores
prioritariosypercepcinempresarialdela
Ttulotercero,captulonico,
ofertadeserviciosdetransportedecargay
artculo82al86bis1delaLeydela
10
logstica"queformanpartedela
PropiedadIndustrialyartculo14
Metodologaparaeldesarrollodeestudios
fraccinIdelaLFTAIPG
sectorialesdedesarrollodelogsticay
transportedecargayelcasopilotodela
industriadelaconfeccin.

UNIDADADMINISTRATIVA:DIRECCINGENERALDEINDUSTRIASBSICAS.

PLAZODERESERVA
RUBROTEMTICOOSERIEDOCUMENTAL
FUNDAMENTOLEGAL
ENAOS
Art.14,fracc.IIdelaLFTAIPGyArt.
FARMACEUTICA
5
82,prrafo1delaLeydela
PropiedadIndustrial

UNIDADADMINISTRATIVA:DIRECCINGENERALDECOMERCIOEXTERIOR.

PLAZODERESERVA
RUBROTEMTICOOSERIEDOCUMENTAL
FUNDAMENTOLEGAL
ENAOS
COMISINDECOMERCIOEXTERIOR(COCEX)
MODIFICACINARANCELARIAALATIGIE
5
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
MODIFICACINAREGULACIONESY
5
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
RESTRICCIONESNOARANCELARIAS
FICHASTCNICASPRESENTADASENLAS
2
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
REUNIONESDELACOCEX

28

CRITERIOSESPECFICOSPARALAADMINISTRACIN
DEDOCUMENTOS,ORGANIZACINDEARCHIVOS
YCLASIFICACINDELAINFORMACIN
PRIMERAACTUALIZACIN

UNIDADADMINISTRATIVA:DIRECCINGENERALDECOMERCIOEXTERIOR.

PLAZODERESERVA
RUBROTEMTICOOSERIEDOCUMENTAL
FUNDAMENTOLEGAL
ENAOS
MINUTASDEACUERDOSOPINADOSPORLA
2
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
COCEX
SOLICITUDDEMODIFICACINALDECRETO
QUEESTABLECELOSPROGRAMASDE
5
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
PROMOCINSECTORIAL
INFORMACINGENERAL
5
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG

UNIDADADMINISTRATIVA:DIRECCINGENERALDEINDUSTRIASPESADASYALTATECNOLOGA.

PLAZODERESERVA
RUBROTEMTICOOSERIEDOCUMENTAL
FUNDAMENTOLEGAL
ENAOS

INDUSTRIAELCTRICA
INFORMACINSOBREEMPRESASENTREGADA
COMONOCONFIDENCIAL
CMARASYASOCIACIONES
PROYECTOSDELEYES,DECRETOS,ACUERDOS
YAVISOS
SOLICITUDESDEEMPRESASPARAMODIFICAR
PROSEC
REPORTESYESTADSTICASDEPROSEC
OPINIONESAPERMISOSDEIMPORTACIN
REPORTESYESTADSTICASDEPERMISOSDE
IMPORTACIN
SOLICITUDESDEEMPRESASPARAMODIFICAR
TIGIE
OPINIONESYCONSULTAS
ESTUDIOSCONINFORMACINRESERVADA
ALTATECNOLOGA
NANOTECNOLOGA(AGENDASECTORIAL)
NANOTECNOLOGA(DOCUMENTOS
INTERNOS)
NANOTECNOLOGA(INFORMACIN
NACIONALEINTERNACIONAL)
NANOTECNOLOGA(PRESENTACIONES)
NANOTECNOLOGA(ESTUDIODE
DIAGNSTICOYPROSPECTIVA)
NANOTECNOLOGA(OTROS)
MECATRNICA(AGENDASECTORIAL)

Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG

Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG

Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG

Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG

3
3

Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG

Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG

Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG

3
3
5

Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG

Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG

Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG

Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG

Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG

Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG

5
5

Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG

29

CRITERIOSESPECFICOSPARALAADMINISTRACIN
DEDOCUMENTOS,ORGANIZACINDEARCHIVOS
YCLASIFICACINDELAINFORMACIN
PRIMERAACTUALIZACIN

UNIDADADMINISTRATIVA:DIRECCINGENERALDEINDUSTRIASPESADASYALTATECNOLOGA.

PLAZODERESERVA
RUBROTEMTICOOSERIEDOCUMENTAL
FUNDAMENTOLEGAL
ENAOS
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
5
MECATRNICA(DOCUMENTOSINTERNOS)
MECATRNICA(INFORMACINNACIONALE
5
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
INTERNACIONAL)
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
5
MECATRNICA(PRESENTACIONES)
MECATRNICA(ESTUDIODEDIAGNSTICOY
5
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
PROSPECTIVA)
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
5
MECATRNICA(OTROS)

INDUSTRIAELECTRNICA
INFORMACINSOBREEMPRESASENTREGADA
3
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
COMONOCONFIDENCIAL
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
CMARASYASOCIACIONES
3
PROYECTOSDELEYES,DECRETOS,ACUERDOS
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
YAVISOS
3
SOLICITUDESDEEMPRESASPARAMODIFICAR
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
PROSEC
3
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
REPORTESYESTADSTICASDEPROSEC
3
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
OPINIONESAPERMISOSDEIMPORTACIN
3
REPORTESYESTADSTICASDEPERMISOSDE
3
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
IMPORTACIN
SOLICITUDESDEEMPRESASPARAMODIFICAR
3
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
TIGIE
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
AGENDASECTORIALDECOMPETITIVIDAD
3
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
OPINIONESYCONSULTAS
3
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
ESTADSTICAS
3
INDUSTRIASIDERRGICA,MINERA,DE

BIENESDECAPITAL,DELJUGUETE,JUEGOS
DERECREOYARTCULOSDEPORTIVOS,DEL
TRANSPORTEEXCEPTOAUTOMOTRIZYDE
AUTOPARTES,DEMAQUINARIAAGRCOLAY
DELASINDUSTRIASDIVERSAS
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
ESTUDIOSCONINFORMACINRESERVADA
3
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
OPINIONESYCONSULTAS
3
INFORMACINSOBREEMPRESASENTREGADA
3
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
COMONOCONFIDENCIAL
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
CMARASYASOCIACIONES
3
PROYECTOSDELEYES,DECRETOS,
REGLAMENTOS,ACUERDOS,AVISOSYOTROS
3
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
INSTRUMENTOS

PROGRAMASSECTORIALES
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
SOLICITUDESDEEMPRESAS
3

30

CRITERIOSESPECFICOSPARALAADMINISTRACIN
DEDOCUMENTOS,ORGANIZACINDEARCHIVOS
YCLASIFICACINDELAINFORMACIN
PRIMERAACTUALIZACIN

UNIDADADMINISTRATIVA:DIRECCINGENERALDEINDUSTRIASPESADASYALTATECNOLOGA.

PLAZODERESERVA
RUBROTEMTICOOSERIEDOCUMENTAL
FUNDAMENTOLEGAL
ENAOS
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
REPORTESYESTADSTICAS
3
MODIFICACINDELATARIFADELALEYDE

LOSIMPUESTOSGENERALESDE

IMPORTACINYDEEXPORTACINTIGIE
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
SOLICITUDESDEEMPRESAS
3
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
REPORTESYESTADSTICAS
3

REGLAOCTAVA
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
SOLICITUDESDEEMPRESAS
3
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
REPORTESYESTADSTICAS
3

INDUSTRIATERMINALYDEAUTOPARTES
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
ESTUDIOSCONINFORMACINRESERVADA
5
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
OPINIONESYCONSULTAS
5
INFORMACINSOBREEMPRESAS,NO
5
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
ENTREGADACOMOCONFIDENCIAL
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
CMARASYASOCIACIONES
5
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
COMISIONESYCOMITS
9
OPERACINDELPROGRAMAPARALA
5
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
COMPETITIVIDAD
PROYECTOSDELEYES,DECRETOS,ACUERDOS,
5
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
AVISOS
REGISTRODEEMPRESASFABRICANTESYDE
DESPACHOSVERIFICADORESDEDIVISAS
9
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
AUTOMOTRICES
ACREDITAMIENTODEDIVISAS
9
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
AUTOMOTRICES
REPORTESDEBALANZASCOMERCIALYVALOR
9
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
AGREGADONACIONAL
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
5
ACUERDOSCOMERCIALESINTERNACIONALES

PROGRAMASSECTORIALES
SOLICITUDESDEEMPRESASPARAMODIFICAR
5
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
PROSECAUTOMOTRIZ
REPORTESYESTADSTICASDEPROSEC
5
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
AUTOMOTRIZ

REGLAOCTAVA
OPINIONESAPERMISOSDEIMPORTACINDE
5
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
LAINDUSTRIAAUTOMOTRIZ
REPORTESESTADSTICOSDEPERMISOSDE
IMPORTACINDELAINDUSTRIA
5
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
AUTOMOTRIZ

31

CRITERIOSESPECFICOSPARALAADMINISTRACIN
DEDOCUMENTOS,ORGANIZACINDEARCHIVOS
YCLASIFICACINDELAINFORMACIN
PRIMERAACTUALIZACIN

UNIDADADMINISTRATIVA:DIRECCINGENERALDEINDUSTRIASPESADASYALTATECNOLOGA.

PLAZODERESERVA
RUBROTEMTICOOSERIEDOCUMENTAL
FUNDAMENTOLEGAL
ENAOS

MECANISMOSDECOMERCIOEXTERIOR
DICTMENESDEIMPORTACINDEDIVERSAS
2
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
MERCANCAS
OPININALADONACINDEMERCANCASA
FAVORDELFISCOFEDERALSOBRELA
EXENCINDEPERMISOPREVIODE
2
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
IMPORTACINDEVEHCULOSPARALA
ATENCINDEREQUERIMIENTOSBSICOSDE
SUBSISTENCIA
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
CONSULTAS
2
PROPUESTASINTERNASDEDISPOSICIONES

LEGALESENMATERIADECOMPRAS

GUBERNAMENTALESYSUSMODIFICACIONES
ACUERDOSSOBREGRADODECONTENIDO
NACIONALYACUERDOSOBREMARGENDE
5
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
PREFERENCIA
NUEVOACUERDODELMARGENDE
PREFERENCIAREFORMASALACUERDOSOBRE
5
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
CONTENIDONACIONAL(3.III.00)(2004).
EXPEDIENTESCLASIFICADOSPOREMPRESAA
VERIFICAR,ENATENCINASOLICITUDDE
12
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
LOSRGANOSINTERNOSDECONTROLDELA
SECRETARADELAFUNCINPBLICA.
ADMINISTRACINDELSISTEMADE
CONSULTASYOPERACINSOBRELAS
5
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
RESERVASDECOMPRAS(SICORC).
REGISTRODEUSUARIOSALSISTEMA
CONSULTASPRESENTADASPORLAS
DEPENDENCIASYENTIDADESAEFECTODE
REGISTRARELMONTOESTIMADODE
5
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
CIERTASCONTRATACIONESENEL
APROVECHAMIENTODELASRESERVASDE
COMPRASDELSECTORPBLICO

UNIDADADMINISTRATIVA:DIRECCINGENERALDEPOLTICACOMERCIAL.

PLAZODERESERVA
RUBROTEMTICOOSERIEDOCUMENTAL
FUNDAMENTOLEGAL
ENAOS
BIENESINDUSTRIALESENLOSACUERDOS
5
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
COMERCIALESINTERNACIONALES
BIENESAGROPECUARIOSENLOSACUERDOS
5
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
COMERCIALESINTERNACIONALES

32

CRITERIOSESPECFICOSPARALAADMINISTRACIN
DEDOCUMENTOS,ORGANIZACINDEARCHIVOS
YCLASIFICACINDELAINFORMACIN
PRIMERAACTUALIZACIN

UNIDADADMINISTRATIVA:DIRECCINGENERALDEPOLTICACOMERCIAL.

PLAZODERESERVA
RUBROTEMTICOOSERIEDOCUMENTAL
FUNDAMENTOLEGAL
ENAOS
MEDIDASSANITARIASYFITOSANITARIASEN
LOSACUERDOSCOMERCIALES
5
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
INTERNACIONALES
REGLASDEORIGENENLOSACUERDOS
5
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
COMERCIALESINTERNACIONALES
PROCEDIMIENTOSADUANEROSENLOS
5
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
ACUERDOSCOMERCIALESINTERNACIONALES

UNIDADADMINISTRATIVA:DIRECCINGENERALDEEVALUACINYSEGUIMIENTODENEGOCIACIONES.

PLAZODERESERVA
RUBROTEMTICOOSERIEDOCUMENTAL
FUNDAMENTOLEGAL
ENAOS
T.L.C.DEAMRICADELNORTE(TLCAN)

MEDIDASDENORMALIZACIN
Artculo 13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
SECTORTEXTIL
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
PRACTICASDESLEALES
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
SALVAGUARDAS
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
5
PESCA
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
ACUERDOSPARALELOS
BANDANYCOCEF
SEGUIMIENTOYADMINISTRACINDELTLCAN
T.L.C.CONCOSTARICA
MEDIDASDENORMALIZACIN
SECTORTEXTIL
PRACTICASDESLEALES
SALVAGUARDAS
T.L.C.CONBOLIVIA
MEDIDASDENORMALIZACIN
SECTORTEXTIL
PRACTICASDESLEALES
SALVAGUARDAS
T.L.C.CONCOLOMBIAYVENEZUELA
MEDIDASDENORMALIZACIN
SECTORTEXTIL
PRACTICASDESLEALES
SALVAGUARDAS
T.L.C.CONNICARAGUA
MEDIDASDENORMALIZACIN
SECTORTEXTIL
PRACTICASDESLEALES
SALVAGUARDAS

4
4
4
4
4
2
2
4
4
4
4
4
4
4
1
4
4
1
1

Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
Artculo14 FraccinVIIdelaLFTAIPG
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG

Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG

Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG

Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG

Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG

33

CRITERIOSESPECFICOSPARALAADMINISTRACIN
DEDOCUMENTOS,ORGANIZACINDEARCHIVOS
YCLASIFICACINDELAINFORMACIN
PRIMERAACTUALIZACIN

UNIDADADMINISTRATIVA:DIRECCINGENERALDEEVALUACINYSEGUIMIENTODENEGOCIACIONES.

PLAZODERESERVA
RUBROTEMTICOOSERIEDOCUMENTAL
FUNDAMENTOLEGAL
ENAOS
T.L.C.CONCHILE

MEDIDASDENORMALIZACIN
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
SECTORTEXTIL
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
PRACTICASDESLEALES
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
5
SALVAGUARDAS
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
1
T.L.C.CONISRAEL

MEDIDASDENORMALIZACIN
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
SECTORTEXTIL
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
PRACTICASDESLEALES
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
1
SALVAGUARDAS
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
2
T.L.C.CONLAUNINEUROPEA(Alemania,

Austria,Blgica,Dinamarca,Espaa,
Finlandia,Francia,Grecia,Irlanda,Italia,

Luxemburgo,PasesBajos,PortugalySuecia)
MEDIDASDENORMALIZACIN
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
SECTORTEXTIL
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
PRACTICASDESLEALES
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
5
SALVAGUARDAS
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
1
ACERO
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
PESCA
Artculo14 FraccinVIdelaLFTAIPG
4
T.L.C.TRIANGULODELNORTE(ElSalvador,

Honduras,Guatemala)

MEDIDASDENORMALIZACIN
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
SECTORTEXTIL
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
PRACTICASDESLEALES
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
SALVAGUARDAS
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
1
T.L.C.EFTA(Islandia,Liechtenstein,Noruega

ySuiza)

MEDIDASDENORMALIZACIN
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
SECTORTEXTIL
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
PRACTICASDESLEALES
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
1
SALVAGUARDAS
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
2
URUGUAY

NEGOCIACIONESPARAUNTLCCONURUGUAY
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
MERCOSUR(Brasil,Argentina,Paraguayy

Uruguay)

MEDIDASDENORMALIZACIN
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
SECTORTEXTIL
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
PRACTICASDESLEALES
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
3
SALVAGUARDAS
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
2

34

CRITERIOSESPECFICOSPARALAADMINISTRACIN
DEDOCUMENTOS,ORGANIZACINDEARCHIVOS
YCLASIFICACINDELAINFORMACIN
PRIMERAACTUALIZACIN

UNIDADADMINISTRATIVA:DIRECCINGENERALDEEVALUACINYSEGUIMIENTODENEGOCIACIONES.

PLAZODERESERVA
RUBROTEMTICOOSERIEDOCUMENTAL
FUNDAMENTOLEGAL
ENAOS
POLTICADECOMPETENCIA
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
PANAM

NEGOCIACIONESPARAUNTLCCONPANAM
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
MEDIDASDENORMALIZACIN
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
SECTORTEXTIL
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
PRACTICASDESLEALES
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
1
SALVAGUARDAS
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
2
ECUADOR

NEGOCIACIONESPARAUNTLCCONECUADOR
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
PER

NEGOCIACIONESPARAUNTLCCONPER
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
TRINIDADYTOBAGO

MEDIDASDENORMALIZACIN
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
PRACTICASDESLEALES
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
3
SECTORTEXTIL
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
ASIA

JAPN
Artculo 13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
SINGAPUR
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
COREA
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
ASOCIACIONESYORGANISMOS

COMERCIALESINTERNACIONALES

MULTILATERALES
ONU
Artculo14 FraccinVIdelaLFTAIPG
4
OCDE
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
5
ACERO
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
5
OMC
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
5
OMS
Artculo14 FraccinVIdelaLFTAIPG
4
ALCA
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
ALADI
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
APEC
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
FAO
Artculo14
FraccinVIdelaLFTAIPG
4
CIATAPICD
Artculo14 FraccinVIdelaLFTAIPG
4
OIT
Artculo14 FraccinVIdelaLFTAIPG
4
BIOTECNOLOGAYBIODIVERSIDAD

ORGANISMOSGENTICAMENTE
4
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
MODIFICADOS
LEYPARAELACCESOYAPROVECHAMIENTO
4
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
DELOSRECURSOSBIOLGICOSYGENTICOS
NORMASMEXICANAS
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
4

35

CRITERIOSESPECFICOSPARALAADMINISTRACIN
DEDOCUMENTOS,ORGANIZACINDEARCHIVOS
YCLASIFICACINDELAINFORMACIN
PRIMERAACTUALIZACIN

UNIDADADMINISTRATIVA:DIRECCINGENERALDEEVALUACINYSEGUIMIENTODENEGOCIACIONES.

PLAZODERESERVA
RUBROTEMTICOOSERIEDOCUMENTAL
FUNDAMENTOLEGAL
ENAOS
OTROSFOROS

CIBIOGEM
Artculo14 FraccinVIdelaLFTAIPG
4
PASESMEGADIVERSOSAFINES
Artculo14 FraccinVIdelaLFTAIPG
4
VARIOSCOMERCIOYMEDIOAMBIENTE
Artculo14 FraccinVIdelaLFTAIPG
4
PRACTICASDESLEALESYSALVAGUARDAS
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
TLCJORDANIAEU
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
LEYES,ACUERDOS,REGLAMENTOS

MEDIDASDENORMALIZACIN
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
SECTORTEXTIL
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
REFORMASALALEYDECOMERCIOEXTERIOR
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
GENERALES
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
LEYES,ACUERDOS,REGLAMENTOS
4
Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG
AMBIENTALES
OTROSASUNTOSNOESPECIFICADOS

MEDIDASDENORMALIZACIN
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
SECTORTEXTIL
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
EVENTOSDIVERSOS

C.SECRETARIO
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
C.SUBSECRETARIO
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
4
C.DIRECTORGENERALDEEVALUACINY
4
Artculo13FraccinIIdelaLFTAIPG
SEGUIMIENTODENEGOCIACIONES

UNIDADADMINISTRATIVA:COORDINACINGENERALDEMINERA.

PLAZODERESERVA
RUBROTEMTICOOSERIEDOCUMENTAL
FUNDAMENTOLEGAL
ENAOS
ESTADOSECONMICOSYCONTABLESDE
EMPRESASMINERASYMETALRGICAS
INFORMACINCORRESPONDIENTEA
JUICIOS,RECURSOSYPROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOSSEGUIDOSENFORMADE
JUICIO
JUICIOSDEAMPARO
JUICIOSDENULIDAD
JUICIOSFISCALES

Artculo14FraccinIIdelaLFTAIPG

Artculo13FraccinV,artculo14
fraccinIVy18fraccinIdela
LFTAIPG

36

CRITERIOSESPECFICOSPARALAADMINISTRACIN
DEDOCUMENTOS,ORGANIZACINDEARCHIVOS
YCLASIFICACINDELAINFORMACIN
PRIMERAACTUALIZACIN

UNIDADADMINISTRATIVA:COORDINACINGENERALDEMINERA.

PLAZODERESERVA
RUBROTEMTICOOSERIEDOCUMENTAL
ENAOS
RECURSOSADMINISTRATIVOS
6
RECURSOSDEREVOCACIN
PROCEDIMIENTOSADMINISTRATIVOS
INDUSTRIAMINERA
ORO,BALANZAYESTADSTICAS
3
PLATA,BALANZAYESTADSTICAS
3
COBRE,BALANZAYESTADSTICAS
3
COTIZACIONESINTERNACIONALESDELOS
3
METALES
COMPAASYASOCIACIONESMINERASMAS
6
IMPORTANTESENMXICO
EVENTOSMASRELEVANTESENLAINDUSTRIA
4
MINERA
INFORMACINSOBREPRODUCCIN,
BENEFICIOYDESTINODEMINERALES,
6
GEOLOGADELOSYACIMIENTOSYRESERVAS
DELMINERAL
INFORMACINSOBREPAGOSDEDERECHOS
MINEROSDECONCESIONESO
CONCESIONARIOSESPECFICOS
APOYOADEUDORESMINEROS
6
INFORMACINSOBREUBICACINY
LOCALIZACINDEYACIMIENTOS
ESTRATGICOS(GAS,URANIO,PETRLEO,
ETC)
LAMINERAENREASNATURALES
6
PROTEGIDASFEDERALES
PROGRAMASDEVISITASDEINSPECCIN
OFICIOSQUECONFIERENCOMISIONES
4
RESULTADOSDEVISITASDEINSPECCIN
6
PROTOCOLOSSOBREACUERDOSDE
COOPERACINENMATERIAMINERA,QUE
CELEBRAELESTADOMEXICANOCON
GOBIERNOSEXTRANJEROS
CONVENIOS,DECRETOSYACUERDOS
6
OPINIONESVERTIDASPORLAUNIDADDE
ASUNTOSJURDICOS
MEXICANADECOBRE,S.A.DEC.V.
6
MEXATIM,S.A.DEC.V.
6
GRUPOFERTINAL,S.A.DEC.V.
6
GILBERTOGUERRADELAGARZA,LOTEGIL
6
MINASDEBACIS
6

FUNDAMENTOLEGAL
Artculo13FraccinV,artculo14
fraccinIVy18fraccinIdela
LFTAIPG

Artculo14FraccinIIyVIyArtculo
18FraccinIdelaLFTAIPG

Artculo13FraccinVdelaLFTAIPG

Artculo13FraccinI,Artculo14
FraccinVIyArtculo18FraccinIde
laLFTAIPG

Artculo13FraccinVdelaLFTAIPG

Artculo13FraccinII,Artculo14
FraccinVIyArtculo18FraccinIde
laLFTAIPG

Artculo13FraccinV,Artculo14
FraccinVIyArtculo18FraccinIde
laLFTAIPG

37

CRITERIOSESPECFICOSPARALAADMINISTRACIN
DEDOCUMENTOS,ORGANIZACINDEARCHIVOS
YCLASIFICACINDELAINFORMACIN
PRIMERAACTUALIZACIN

UNIDADADMINISTRATIVA:COORDINACINGENERALDEMINERA.

PLAZODERESERVA
RUBROTEMTICOOSERIEDOCUMENTAL
ENAOS
ROCAFOSFRICAMEXICANA,S.A.DEC.V.
6
ARCADIOPESQUEIRASENDAY
SESIONESORDINARIASYEXTRAORDINARIAS
DELOSRGANOSDEGOBIERNOYCONSEJOS
DEADMINISTRACINDELSECTOR
COORDINADOQUEPRESIDALA
COORDINACINGENERALDEMINERAO,DE
AQUELLOSQUESEACONSEJERO
PROPIETARIO
JUNTASDELCONSEJODEADMINISTRACIN
DELSERVICIOGEOLGICOMEXICANO
JUNTASDELCOMITTCNICOFIFOMI
JUNTASDELCOMITEXTERNODECRDITO
FIFOMI
JUNTASDELCONSEJODEADMINISTRACIN
DEESSA,TSSAYBBC
JUNTASDELCONSEJODEADMINISTRACIN
DEPEMEXEXPLORACINYPRODUCCIN
SERVICIOGEOLGICOMEXICANO(SGM)
ANTECEDENTESYESTRUCTURAORGNICA
DELSGM
CAMBIODEDENOMINACINASERVICIO
GEOLGICOMEXICANO
SITUACINDELAPLANTADELIXIVIACINEN
PARRAL,CHIHUAHUA
CENTROSEXPERIMENTALES
FIDEICOMISODEFOMENTOMINERO
(FIFOMI)
ANTECEDENTESYESTRUCTURAORGNICA
DELFIFOMI
PETICIONESPARAQUEELFIFOMIOPERE
COMOBANCADEPRIMERPISO
EXPORTADORAYTRANSPORTADORADESAL,
S.A.DEC.V.(ESSAYTSSA)
ANTECEDENTESYESTRUCTURAORGNICADE
ESSA
SALDEMESAENELMERCADOMUNDIAL
PROYECTOSALITRALESENSANIGNACIO,
B.C.S.
EXPLOTACINDESALINASFORMADAS
DIRECTAMENTEPORAGUASPROVENIENTES
DEMARES(ZOFEMAT)

6
4

FUNDAMENTOLEGAL
Artculo13FraccinV,Artculo14
FraccinVIyArtculo18FraccinIde
laLFTAIPG

Artculo13FraccinV,Artculo14
FraccinVIyArtculo18FraccinIde
laLFTAIPG

4
4
4

4
2

Artculo14FraccinVIyArtculo18
FraccinIdelaLFTAIPG

4
4

Artculo14FraccinVIyArtculo18
FraccinIdelaLFTAIPG

4
4
4

Artculo14FraccinVIyArtculo18
FraccinIdelaLFTAIPG

38

CRITERIOSESPECFICOSPARALAADMINISTRACIN
DEDOCUMENTOS,ORGANIZACINDEARCHIVOS
YCLASIFICACINDELAINFORMACIN
PRIMERAACTUALIZACIN

UNIDADADMINISTRATIVA:COORDINACINGENERALDEMINERA.

PLAZODERESERVA
RUBROTEMTICOOSERIEDOCUMENTAL
FUNDAMENTOLEGAL
ENAOS
PAGODEDIVIDENDOSENESSAALMUNICIPIO
Artculo14FraccinVIyArtculo18
6
FraccinIdelaLFTAIPG
DEMULEGE
AGENDADELC.COORDINADORGENERALDE
Artculo14FraccinVIyArtculo18
2
FraccinIdelaLFTAIPG
MINERA
Artculo14FraccinVIyArtculo18
ACUERDOSCONELTITULARDELRAMO
6
FraccinIdelaLFTAIPG
Artculo14FraccinVIyArtculo18
ACUERDOSINTERNOS
6
FraccinIdelaLFTAIPG
Artculo14FraccinVIyArtculo18
MINUTASDELASREUNIONESDEGRUPOSDE
6
FraccinIdelaLFTAIPG
TRABAJO
Artculo14FraccinVIyArtculo18
COORDINACINDEASESORESDELC.
6
FraccinIdelaLFTAIPG
COORDINADORGENERALDEMINERA.
INFORMACINCORRESPONDIENTEA
Artculo14FraccinVIyArtculo18
ANTEPROYECTOSDEINICIATIVASDE
6
FraccinIdelaLFTAIPG
REFORMAYADICINDELEYESFEDERALESY
REGLAMENTOS

UNIDADADMINISTRATIVA:DIRECCINGENERALDEMINAS.

PLAZODERESERVA
RUBROTEMTICOOSERIEDOCUMENTAL
FUNDAMENTOLEGAL
ENAOS
RECURSODEREVISIN
Artculo14 FraccinIVdelaLFTAIPG
5

UNIDADADMINISTRATIVA:OFICIALAMAYOR.

PLAZODERESERVA
RUBROTEMTICOOSERIEDOCUMENTAL
FUNDAMENTOLEGAL
ENAOS

CENTRODECAPTACINDEOPINIONES
EXPEDIENTESDEESTUDIOSREALIZADOSPOR
ELCECOPASOLICITUDDELAOFICIALA
MAYOR

Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG

CENTRODEESTUDIOSESTRATGICOS

Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG

Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG

Artculo14FraccinVIdelaLFTAIPG

EXPEDIENTESDEVERIFICACINDENO
EXISTENCIADECONSULTORAS,ASESORAS,
ESTUDIOSEINVESTIGACIONES.
BASEDEDATOSDEEXPEDIENTESDE
VERIFICACINDENOEXISTENCIADE
CONSULTORAS,ASESORAS,ESTUDIOSE
INVESTIGACIONES.

39

CRITERIOSESPECFICOSPARALAADMINISTRACIN
DEDOCUMENTOS,ORGANIZACINDEARCHIVOS
YCLASIFICACINDELAINFORMACIN
PRIMERAACTUALIZACIN

UNIDADADMINISTRATIVA:DIRECCINGENERALDERECURSOSHUMANOS.

PLAZODERESERVA
RUBROTEMTICOOSERIEDOCUMENTAL
FUNDAMENTOLEGAL
ENAOS
LICENCIAS
14fraccionesIV,V,VIy18fraccinII
12
MEDICAS
delaLFTAIPG
EVALUACIONESDECAPACIDADESTCNICAS
14fraccionesIV,V,VIy18fraccinII
12
ESPECIFICAS
delaLFTAIPG

41

CRITERIOSESPECFICOSPARALAADMINISTRACIN
DEDOCUMENTOS,ORGANIZACINDEARCHIVOS
YCLASIFICACINDELAINFORMACIN
PRIMERAACTUALIZACIN

VIII.INSTRUMENTOSDECONSULTAYCONTROLPARALA
ORGANIZACINDEARCHIVOS.

VIII.1.CUADROGENERALDECLASIFICACIN.

ElCuadroGeneraldeClasificacindelaSE,permitir:
Organizar,describiryvincularlosdocumentosdearchivo;
Proporcionareladecuadoacceso,recuperacinyusodelosarchivosenformaadecuada;
Establecerpolticasdeorganizacindearchivos.

El referido instrumento tcnico se ha estructurado en forma jerrquica y su elaboracin se basa en el


reglamento interior de la SE y conforme a lo establecido en la fraccin III del Lineamiento sexto de los
LineamientosdeOrganizacin,atendiendolossiguientesniveles:

Primero: (fondo) conjunto| de documentos producidos orgnicamente por una dependencia o


entidad,concuyonombreseidentifica;
Segundo: (seccin) cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada
dependenciaoentidaddeconformidadconlasdisposicioneslegalesaplicables,y
Tercero:(serie)divisindeunaseccinquecorrespondealconjuntodedocumentosproducidosen
eldesarrollodeunamismaatribucingeneralyqueversansobreunamateriaoasuntoespecfico.
Cuarto:(subserie)elcualpermitealasUnidadesAdministrativasestablecerconmayorprecisinla
clasificacin de sus expedientes y hace referencia a un asunto o procedimiento en especfico
respectodelcualseintegraunoocariosexpedientes.

El Cuadro General de Clasificacin de la SE, considera dos tipos de apartados: Series Sustantivas y Series
Comunes que maneja la Dependencia, en donde cada Unidad Administrativa contempla sus series
sustantivasyunapartadoespecficoparalasSeriesComunes,queporsuscaractersticassemanejandentro
detodalaSecretarayseidentificarnconunaCenelcdigoclasificador.

El sistema de clasificacin ser por funcin y actividad, atendiendo a las atribuciones de los servidores
pblicos.

Elsistemadecodificacinutilizadoesnumricobasadoenelsistemadecimal,elcdigoclasificadoresun
conjunto de smbolos (nmeros y signos gramaticales), que representan los datos especficos de un
expedientequeestarcompuestopor:

1. Clave presupuestal asignada a cada Unidad Administrativa y/o representacin de acuerdo con el
ReglamentoInteriordelaSE,querepresentarlaseccinoreadeprocedenciadelexpediente;

2. Cuando las series y/o subseries documentales, sustantivas y/o comunes, sean compartidas por
diferentes reas de la misma Unidad Administrativa se deber de establecer undeterminante de
oficinaqueidentifiquealreageneradoradelexpediente(Direccinderea,subdireccin,jefatura

42

CRITERIOSESPECFICOSPARALAADMINISTRACIN
DEDOCUMENTOS,ORGANIZACINDEARCHIVOS
YCLASIFICACINDELAINFORMACIN
PRIMERAACTUALIZACIN

3.

4.

5.
6.

de departamento, etc.), mismo que podr ser numrico o alfabtico y se le denomina:


determinantedeoficina;

El cdigo asignado a la serie o, en su caso, a la subserie documental, de conformidad con el


presenteinstrumento;

El nmero consecutivo otorgado por expedientes generados por una misma serie o subserie
documental;

Elaodeaperturadelexpediente,mismoquepuedeserconsignadoendosocuatrodgitos,y

Enlaaplicacindelcdigoclasificadorpodrutilizarsedeformaindistintadiagonal(/)opunto(.)
paralaseparacindecadaunodeloscamposarribasealados.

Todos los expedientes debern estar clasificados y codificados de acuerdo con el Cuadro General de
ClasificacindelaSE.

La DGRMSG ser la encargada de fungir como enlace con el Archivo General de la Nacin, a efecto de
notificarcualquiercambioqueserealicealinstrumentotcnicoalquehacereferenciaelpresenteapartado.

SERIESCOMUNES.

EnelCuadroGeneraldeClasificacindelaSE,sehaincluidoelapartadodefuncionescomunesqueesel
resultadodeltrabajodelgrupoparaeldesarrollodelmismoycoordinadoporlaSecretariadeSalud,segn
acuerdodel26deabrilde2001delComitTcnicodeUnidadesdeCorrespondenciayArchivodelEjecutivo
Federal(COTECUCA).

El apartado de Funciones Comunes del Cuadro General de Clasificacin de la SE, se contemplan doce
seccionescodificadaseidentificadasconunnmeroconsecutivoylaletraC(decomunes)y244series,
que corresponden a funciones comunes de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal, y
puedeserutilizadoportodasycadaunadeellas.

VIII.2.CATLOGODEDISPOSICINDOCUMENTAL.

El Catlogo de Disposicin Documental de la SE, establece los criterios para la valoracin y disposicin
documental, que permite sustentar el funcionamiento de las Unidades Administrativas de la Secretara,
garantizando una mayor eficiencia en el control y manejo documental especficamente sobre la
organizacin,conservacin,transferencia,depuracinyusodelosdocumentos,independientementedelas
caractersticasycontenidodeestos.

Elinstrumentoaquehacereferenciaesteapartado,contemplalossiguientesconceptos:

43

CRITERIOSESPECFICOSPARALAADMINISTRACIN
DEDOCUMENTOS,ORGANIZACINDEARCHIVOS
YCLASIFICACINDELAINFORMACIN
PRIMERAACTUALIZACIN

Vigencia documental: establece en aos el tiempo que los documentos originales tendrn que
conservarse, tanto en el archivo de trmite de la unidad administrativa generadora, como en el
archivodeconcentracindelaSE,tomandoenconsideracinlosiguiente:

a.
DeconformidadconellineamientoVigesimoprimerodelosLineamientosdeOrganizacin,
los inventarios de baja documental autorizados por el Archivo General de la Nacin,
debernconservarseenelarchivodeconcentracinporunplazodecincoaos,contados
apartirdelafechaenquesehayaautorizadolabajacorrespondiente;
b.
Queapartirdeladesclasificacindelosexpedientesreservados,alplazodeconservacin
seadicionarunperodoigualaldereservaoalqueestablezcaelcatlogodedisposicin
documental,sistefueramayoralprimero,y
c.
Que los documentos que hayan sido objeto de solicitudes de acceso a la informacin,
debern de conservarse por dos aos posteriores a la conclusin de su vigencia
documental.

Valor documental: condicin de los documentos que les confiere caractersticas administrativas,
legales, fiscales o contables en los archivos de trmite o concentracin (valores primarios); o bien,
evidnciales,testimonialeseinformativasenlosarchivoshistricos(valoressecundarios)

Valor secundario o histrico: siendo aquellos documentos que puedan llegar a tener una
trascendencia social, cultural o cientfica, tomando como referencia que nicamente se debe
conservarlorealmentesustantivo,capazdeservirdeevidenciaenlarealizacindeinvestigaciones
histricas,valorquesereflejaenelapartado:ArchivodeConcentracin.
Clasificacindelainformacin:enesteapartadoelinstrumentocontemplalasseriesdocumentales
orubrostemticosquehansidoclasificadoscomoreservadosy/oconfidenciales,considerando:

Que el catlogo de disposicin documental de la SE deber vincularse al ndice de expedientes


reservadosqueestableceelartculo17delaLey.

LostitularesdelasUnidadesAdministrativassonresponsablesdeenviarduranteelmesdeenerodecada
ao,lasmodificacionesquerequieranseefectenenelCatlogodeDisposicinDocumentaldelaSE,ala
DGRMSGquienasuveztramitarsudictaminacinyregistroanteelArchivoGeneraldelaNacin.

VIII.3GUASIMPLEDEARCHIVOS.

Con el fin de atender lo establecido en el artculo 32 de la Ley, artculo 46 del Reglamento de la Ley y el
artculo cuarto transitorio de los Lineamientos de organizacin, la DGRMSG, elaboro la Gua Simple de
Archivos, misma que se encuentra disponible en la pgina de intranet de la SE y que cumple con la
estructuraestablecidaenelInstructivoparalaelaboracindelaGuaSimpleemitidoporelArchivoGeneral
delaNacin,contemplando16elementossiendoestos:
1. Unidadadministrativa;
2. readeprocedenciadelarchivo;
3. Nombredelresponsableycargo;

44

CRITERIOSESPECFICOSPARALAADMINISTRACIN
DEDOCUMENTOS,ORGANIZACINDEARCHIVOS
YCLASIFICACINDELAINFORMACIN
PRIMERAACTUALIZACIN

4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.

Domicilio;
Telfono;
Correoelectrnico;
Ubicacinfsica;
Unidadadministrativadeprocedencia;
Seccin;
Serie;
Fecha(s);
Descripcin;
Volumen;
TransferenciasPrimarias;
Bajasdocumentales,y
Volumentotal.

LaGuaSimpledeArchivosdeberestarelaboradaporlasUnidadesAdministrativasdelaSE,conbaseenel
Cuadro General de Clasificacin y Catlogo de Disposicin Documental debiendo contener la descripcin
bsica de las series documentales, la relacin de los archivos (trmite y concentracin) y la direccin,
telfono y correo electrnico de cada uno de ellos, as como el nombre y cargo del servidor pblico
designadocomoresponsabledelarchivodetrmiteodeconcentracinsegncorresponda.

Elinstrumentoaquehacereferenciaesteapartado,tienecomoelobjetoelfacilitarlaobtencinyaccesoa
lainformacinpblica.Dichaguaseactualizaranualmenteduranteelmesdeeneroydeberserremitida
alaDGRMSGporlosTitularesdelasUnidadesAdministrativasantesdelltimodahbildelmesdefebrero.

La DGRMSG enviar al Comit de Informacin durante el mes de marzo, el informe en el cual se seale
cualesUnidadesAdministrativasincumplieronenlaactualizacindeesteinstrumento,debiendooptarlas
medidasnecesariasparaexhortarlasalcumplimientodeestaobligacin.

IX.DOCUMENTODEARCHIVOYDOCUMENTODEAPOYO
INFORMATIVO.

Paralaguardaycustodiadelosexpedientesarchivolosresponsablesdelosarchivosdetramitedebernde
difundirdentrodelaUnidadAdministrativalascaractersticasdeundocumentodearchivohacenqueste
sea diferente a cualquier otro tipo de documento (libro, peridico, revista, etc.), debiendo este de
conformarlosexpedientesquedeberndepermanecerenlosarchivosdelaSEduranteelplazosealado
comovigenciadocumentaldentrodelCatlogodeDisposicinDocumental.

Losdocumentosdearchivo:
Tienenuncarcterseriado,yaquecadadocumentoseproduceunoaunoyalpasodeltiempo
constituyenseries(documentossobreunasuntootemastalescomojuntas,acuerdos,etc.);

Segenerandentrodelprocesonaturaldeunaactividadysurgencomoproductooreflejode
las tareas de su productor, es decir, no son ajenos a l. As, los documentos del rea de
recursoshumanosquesegeneranorecibennotienenqueverconlosgeneradosorecibidos
porrecursosfinancieros;

45

CRITERIOSESPECFICOSPARALAADMINISTRACIN
DEDOCUMENTOS,ORGANIZACINDEARCHIVOS
YCLASIFICACINDELAINFORMACIN
PRIMERAACTUALIZACIN

La informacin que contiene el documento de archivo es nica, es decir, no existen


documentos de archivo iguales. Pueden existir expedientes con trmites similares pero
siemprediferenciadosporlapersonamoralofsicadequiensetrateelasuntooportemay
pocadelmismo;

Esesttico.Estoquieredecirqueesdefinitivoynopuedesercambiadoocorregido;
Enelcasodelosborradoresynotas,stosseconsiderandocumentosdearchivocomotalesy
serespetandentrodelexpedientecomopartedeldesarrollodeunaaccinotrmite,y

Tiene autoridad, proporcionan la evidencia oficial de la actividad que registran por lo cual
deben ser confiables. Su confiabilidad estar vinculada a su creacin, al generador y a la
autoridad que tiene para producirlo. Tambin las firmas, encabezamientos y sellos son
indicadoresdelanaturalezaoficialdelosdocumentosdearchivo.

Comoprincipiogeneral,laspiezasaisladas(documentossueltos)notienensentido,otienenmuypoco,la
razndeldocumentodearchivosedaporsupertenenciaaunconjuntolaunidaddocumentaloexpediente,
serieoseccinyporlasrelacionesqueentrelosdocumentosseestablecen.

Slo se considerarn documentos de archivo: Aquellos que tienen uncarcter seriado, se generandentro
del proceso natural de una actividad o funcin, son nicos, tienen autoridad, son estticos y se
interrelacionanentresi.

Por otra parte, los documentos de archivo deben reflejar clara y correctamente las acciones sobre las
funcionesquetienendelegadassuscreadoresogeneradores,loanteriorconelpropsitodepropiciar:

Lacorrectatomadedecisiones;
Larendicindecuentas;
Latransparenciadeacciones,y
Elaccesoalainformacin.

Con base en lo anterior, los documentos de archivo deben ser autnticos, es decir deben probar los
siguientesaspectos:

Quecumplenconelpropsitoparaelcualfueronelaborados;
Quesoncreadosoenviadosporlapersonaquerealmenteloscreoyenvi,y
Quefueroncreadosyenviadoseneltiempoindicado.

As, un documento de archivo es confiable cuando su contenido refleja en forma clara y completa las
accionesyhechosporlasquefueronelaborados,conformealasfuncionesasignadas;esntegroporestar
completo y sin alteraciones. Tambin ste debe estar a disposicin del usuario, es decir, puede ser
fcilmentelocalizado,recuperado,presentadoointerpretado.

ElDocumentodearchivo,consisteeninformacinsinimportarelmedioquedetallaelinicio,desarrolloo
trmite o conclusin de una actividad o accin. Los documentos de archivo incluyen papeles, mapas
fotografas,materialeslegiblesenmquina,yotrosmaterialesdocumentalessinimportarsuformafsicao
caracterstica que son creados o recibidos por una dependencia en relacin con la funcin pblica y

46

CRITERIOSESPECFICOSPARALAADMINISTRACIN
DEDOCUMENTOS,ORGANIZACINDEARCHIVOS
YCLASIFICACINDELAINFORMACIN
PRIMERAACTUALIZACIN

conservados o manejados para su preservacin como evidencia de la organizacin, funciones, polticas,


decisiones,procedimientos,operacionesuotrasactividades.

No se consideran documentos de archivo, los documentos de apoyo informativo as como aquellas


carpetasqueseintegranpordocumentossueltosdecontrolinternotemporal,talescomo:

Los controles de correspondencia de entrada y salida, a excepcin de los consecutivos que


integranlosdocumentos,correspondenciayoficiosfirmadosporelmismofuncionario;
Lascarpetasquecontengandocumentossininterrelacinalguna;
Lascarpetasdondeseintegrancopiasdedocumentosqueyaseencuentranenunexpediente
dearchivo,talescomoaquellosquerenencopiasdetalonarios,defaxes,devalesalalmacn,
defotocopiasotarjetasutilizadaspararegistrarentradaysalidadelpersonal,entreotros;
Lascarpetasconcopiassimplesdediversostemas;
Lascarpetasconinformacinincompletaysinordenalguno,y
Revistas, peridicos, Diario Oficial de la Federacin, publicaciones u otro tipo de documento
que no formen parte del documento de archivo, es decir, cuando se trate de conjuntos de
documentossimilaresodesemejantequenoreflejanunaaccinotrmite.

La DGRMSG, como rea normativa en materia de administracin de documentos, revisar la solicitud de


bajadeestetipodedocumentosylosinventarioscorrespondientes,yprocederasolicitareldictamende
destinofinalalArchivoGeneraldelaNacin.

Sienlarevisindematerialquenoformapartedearchivosselocalizanotrotipodedocumentosdeinters
institucional como libros o publicaciones, fotografas o pelculas elaboradas por la dependencia, stas se
rescatarnyensucaso,seenviarnalcentrodocumentalobibliotecadelaSE.

X.APERTURADEEXPEDIENTESDEARCHIVO.

Unexpedientedearchivoseabrircuando:

NoexistanantecedentesdelasuntoenelarchivodetrmitedelaUnidadAdministrativadela
quesetrate;
Cuandosetrateunnuevoasuntoomateria;
Cuando la materia o asunto de que se trate el documento, exista en el archivo
correspondiente,peronocorrespondaalagestingubernamentalactual,esdecir,cuandose
trate de temas o materias que corresponden a perodos gubernamentales diferentes. Los
expedientesdearchivoseintegrarninvariablementeporasunto;

Tambinenlaintegracindeunexpedientedearchivosedeberconsiderarquelosdocumentos:

Serefieranunaaccin,trmiteogestindelegadaalaunidadadministrativa;
Documentancualquierobligacinoresponsabilidad;
Integreninformacinrelacionadaconlatransparenciaylarendicindecuentasdentrodela
SE.

47

CRITERIOSESPECFICOSPARALAADMINISTRACIN
DEDOCUMENTOS,ORGANIZACINDEARCHIVOS
YCLASIFICACINDELAINFORMACIN
PRIMERAACTUALIZACIN

Enlaintegracindeexpedientesseobservarnlassiguientesdisposiciones:

Losdocumentostenganrelacinentres,yaseaporelasunto,materia,tipodocumentaloel
carcterdelainformacinquecontienen,seatcnicosustantivaoadministrativainterna;
Losdocumentosseintegrensecuencialmenteconformesegeneren(copiadelosmismos)ose
reciban(originales);
Lascopiasdeoficioscuenten,ensucaso,conelnmerodeoficio,fecha,nombreycargodel
servidorpblicoresponsabledesuenvo,ascomosufirma.
Enelcasodequeseintegrenalexpedientecorreoselectrnicosimpresos,stoscuentenconla
informacincompletaacercadelremitente,destinatario,fechadeelaboracinyenvo,asunto,
ascomo,elnombreylafirmaautgrafadequinlorecibeeindicaquesearchiveenformato
de papel, de ser el caso, tambin se imprimir en el correo electrnico impreso el sello de
entrada;
Losborradoresqueseintegrencuentenconlafechadeelaboracindelosmismos;
Slosearchivarunejemplardecopiassimplesoborradoresdeunmismodocumento;
Losexpedientesqueseencuentrenenfoldersnodebernrebasarlos5cm.,degrosorconel
propsito de que su manejo sea gil. De rebasar dicho grosor se abrirn legajos en forma
progresiva,loscualesdeberntenerunnmerodefolioconsecutivoqueiniciarenelprimer
legajoyconcluirenelltimoqueintegreelexpedientedequesetrate;
En el caso de la documentacin contenida en carpetas, deber de respetarse el grosor de la
misma,evitandoeldeteriorodelosdocumentoscontenidosenlamisma;
Losdocumentosdearchivodebernestarcompletosconanexosodocumentostcnicosquese
mencionanenlacorrespondenciadelmismo;
Todo documento tcnico o anexo de otro tipo contara con la identificacin de la Unidad
Administrativaqueloemite,ascomo,conlafechadeelaboracin;
Los documentos a que haga mencin la correspondencia sin importar el soporte en que se
encuentren plasmados, disquetes, fotografas, CD, revistas o publicaciones, se integrarn al
expediente; de ser necesario utilizando para ello sobres o carpetas que se adhieran al
expediente;
Losdocumentosnocontarnconclipsparaevitarsumaltrato.
Los documentos sern numerados conforme se integran al expediente, de no ser posible, el
nmerodefoliosopginasseanotarenelanversodelexpedienteyseactualizarconforme
seintegrandocumentos.Unavezcerradoelexpedientedeberdeanotarelnmerodefojas
enlacartuladelmismo.

Lossoportesdelosdocumentosqueseintegranaunexpedientedearchivodeben,necesariamente,tener
relacinconunmismotemaoasunto.Losdisquetes,fotografas,revistas,mapasopublicacionesqueno
estnrelacionadosconunasuntoomateriaseconsiderarndocumentosdeapoyoadministrativo,debiendo
observarserespectodelosmismosunperododeresguardotemporalentrminosdelodispuestoporel
numeral10delpuntoV,delospresenteCriterios.

XI.REGISTROYDESCRIPCINDELEXPEDIENTEARCHIVO.

El propsito de registrar un expediente, es el de asentar que ste forma parte de los archivos de la SE y
cuenta con informacin confiable y relevante para sustentar las tareas que tienen las Unidades
AdministrativasylosServidoresPblicosadscritosastas.

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El registro y descripcin de un expediente, servir para homologar sistemas de acceso y recuperacin de


datos,facilitarelcontrolyubicacinenlosarchivosdeunaUnidadAdministrativaenparticularydentrode
laSE.

En su portada, guarda exterior o cartula, todos los expedientes archivo debern incluir datos de
identificacin del mismo, considerando el Cuadro General de Clasificacin y Catalogo de Disposicin
Documental de la SE, el marcado de identificacin del expediente debe contener como mnimo los
siguienteselementos:

1. NombredelaSEoLogotipo.(Fondo);
2. NombredelaUnidadAdministrativa.(Seccin);
3. Seriedocumental,rubrotemticooasuntosustantivo;
4. Nmero de expediente o clasificador: el nmero consecutivo que dentro de la serie
documentalidentificaacadaunodesusexpedientes;
5. Fechadeaperturay,ensucaso,decierredelexpediente;
6. Asunto(resumenodescripcindelexpediente);
7. Valoresdocumentalesprimarios(administrativo,legal,contableofiscal)osecundarios
(histricos);
8. Vigenciadocumental(deconformidadconelCatlogodeDisposicinDocumentalde
laSE);
9. Nmerodefojastilesalcierredelexpediente:eselnmerototaldehojascontenidas
enelexpedienteunavezqueestehasidocerrado,y
10. Cuando se trate de expedientes y documentos clasificados como reservados o
confidenciales, debern contener, adems, la leyenda de clasificacin conforme a lo
establecido por los Lineamientos de Clasificacin, expedidos por el Instituto y
publicadosenelDiarioOficialdelaFederacindel18deagostodel2003.

(Verapartadodecartulas)

Alnombraraunexpedientesecontemplarque:
Cada expediente de archivo cuente con un ttulo nico. La diferencia del ttulo podr
determinarseporelnombredelapersonafsicaomoral;
Elttulodeberreflejarsucontenido;
Noseasignennombresporafinidadalreadondesegeneran,yaquenonecesariamenteson
reflejodelcontenidodelexpediente;
Elttuloseasimilarenestructuraynombreaexpedientesdearchivoquetienenrelacinentre
si;
Lainformacinmsimportantedelttulodelexpedientevayaalprincipio,y
Elttuloreflejesucontenido.

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XII.CARTULASPARAIDENTIFICAREXPEDIENTES.

Con el fin de homologar la imagen institucional de la SE en la aplicacin de cartulas y lomos de los


expedientedearchivogeneradosenestadependenciaydarcumplimientoallineamientodecimoquintode
los Lineamientos de Organizacin (DOF 20/02/2004), y al lineamiento cuadragsimo segundo de los
LineamientosdeClasificacin(DOF18/08/2003),enlosquesesealanlosdatosmnimosdeidentificacin
quedebendetenerlosexpedientesdearchivo,laDGRMSG,elaborlascartulasylomosquedebernde
emplearseenlaidentificacindelosexpedientes,haciendohincapiquedeconformidadconelartculo8
fraccinVIIdelreglamentoInteriordelaSE,laDireccinGeneraldeComunicacinSocial,reaadscritaal
Secretariado Tcnico de Planeacin, Comunicacin y Enlace de esta Secretara, mediante oficio No.
111.07.D.G.099, otorg el visto bueno para la aplicacin de las mismas, toda vez que dicha Unidad
Administrativa es la responsable de Establecer los lineamientos generales para la produccin de los
materiales impresos, sonoros, audiovisuales, electrnicos y dems medios de difusin de la Secretara, en
coordinacinconlaOficialaMayor.

Porloanterior,todoslosexpedientesarchivoquesegenerenenlaSE,deberndeidentificarseconestas
cartulas en su guarda exterior, mismas que no podrn modificarse, por lo que deber de respetarse su
diseoylosdatosquecontemplan.

Lascartulasylomosseencuentrandisponiblesenlapginawww.intranet.economia.gob.mx,endondese
puede obtener el archivo que contiene el archivo estos instrumentos para identificar los expedientes, as
comoelinstructivodellenado.
De conformidad con el Lineamiento dcimo quinto de los Lineamientos de Organizacin, adems de la
cartula, en la ceja de la portada o guarda exterior del expediente deber sealarse la nomenclatura
(cdigos)asignadaalosincisosSeccin,SerieyNmeroConsecutivodelexpediente.

Considerando para ello 2 tipos de cartulas de identificacin para expedientes que se encuentran
resguardadosenfoldersylomos:

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1.

Cartulas y lomos para expedientes que contienen informacin clasificada como reservada
y/oconfidencial.

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2.

Cartulasylomosparaexpedientesconinformacinpblica.

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XIII.DOCUMENTOSELECTRNICOS.

De conformidad con el capitulo IV, de los Lineamientos de Organizacin, se entender por documentos
electrnicosaquellosqueestnconformadosporinformacincuyotratamientoesautomatizadoyrequiere
deunaherramientaespecficaparaleerseorecuperarse.

LasUnidadesAdministrativasdeacuerdoconsusatribucionesyfunciones:

a. Definirn las polticas de respaldo, depuracin y conservacin de los documentos


electrnicos, generados o recibidos, cuyo contenido y estructura permitan identificarlos
comodocumentosdearchivoqueasegurandolaidentidadeintegridaddelainformacin;
b. Aplicarnlasmedidastcnicasdeadministracinyconservacinqueasegurenlavalidez,
autenticidad,confidencialidad,integridadydisponibilidaddelosdocumentoselectrnicos
de acuerdo con las especificaciones de soportes, medios y aplicaciones de conformidad
conlasnormasnacionaleseinternacionalesqueresultenaplicablesosirvandereferencia,
y
c. Deberncontarconunprogramaderespaldoymigracindelosdocumentoselectrnicos,
deacuerdoconsusrecursos.

Elusoyaplicacindelcorreoelectrnico,tendrlugarenlostrminosquedeterminelaDireccinGeneral
deInformtica,enejerciciodelasatribucionesquelecorrespondendeconformidadconlodispuestoporel
Reglamento Interior de la SE, resultando aplicables respecto de la administracin y resguardo de
informacinqueobreenmedioselectrnicos,lasnormasinternasydemsdisposicionesqueentrminos
delasdisposicionesaplicablesseanaprobadasenlaSEparatalefecto.

LostitularesdelasUnidadesAdministrativasdebernincorporarlosrubrostemticosqueseencuentrenen
archivos electrnicos en el Catlogo de Disposicin Documental, con el fin de tener los perodos de
conservacin y valores documentales de dichos documentos, considerando adems: los Archivos pticos
(Cds y DVDs), Archivos magnticos (cintas en cualquier formato de audio y video, disquetes) Archivos
fotogrficos(fotografasynegativos),etc.

XIV.BAJADEARCHIVOSOBSOLETOS.

Seentendercomobajadearchivosobsoletos,ladestruccindelosarchivosquehandejadodesertiles
en la gestinadministrativa de la SEcuya vigencia ha concluido y valores documentales secundarios sean
inexistentes, observando para ello lo establecido en los Lineamientos de Organizacin, la normatividad
vigenteaplicableyCatlogodeDisposicinDocumentaldelaSE,tomandoencuentaademslossiguientes
criterios:

a) Los inventarios de baja documental autorizados por el Archivo General de la Nacin, debern
conservarseenelarchivodeconcentracinporunplazodecincoaos,contadosapartirdelafecha
enquesehayaautorizadolabajacorrespondiente;

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b) Apartirdeladesclasificacindelosexpedientesreservados,alplazodeconservacinseadicionar
hastaporunperodoigualaldereservaoalqueestablezcaelcatlogodedisposicindocumental
de la SE, si ste fuera mayor al primero. Lo anterior a efecto de permanecer como informacin
pblicaduranteelmismoparasuconsulta;
c) Los documentos que hayan sido objeto de solicitudes de acceso a la informacin, debern de
conservarsepordosaosmsalaconclusindesuvigenciadocumental,y
d) La documentacin administrativa (copia simple) que obre en las reas de control de gestin y
archivos de trmite de las Unidades Administrativas se resguardarn por un plazo precautorio de
dos aos contados a partir del ao siguiente al que se gener, procediendo posteriormente a
tramitarsubajadefinitiva.

En relacin con lo anterior, el Archivo General de la Nacin ha emitido el Instructivo para el trmite y
control de bajas de documentacin del Gobierno Federal, que se encuentra en la pgina de Internet
www.agn.gob.mx para su consulta y aplicacin, este trmite se llevar a cabo conforme al procedimiento
establecidoporlaDGRMSG,enapegoalasdisposicioneslegalesynormativasqueresultenaplicables.

Las Unidades Administrativas, Representaciones Federales y en el Extranjero, debern tramitar la baja de


documentosobsoletosanteelArchivoGeneraldelaNacin,atravsdelaDGRMSG,enviandoparaellolos
formatosqueseindicanenelinstructivocitadoenelprrafoprecedente.

No se podr destruir ningn tipo de documento, sin contar con el acta de baja y dictamen que libere el
ArchivoGeneraldelaNacin,porconductodelaDGRMSG.

LasUnidadesAdministrativasdelsectorcentral,debernderemitirladocumentacinqueamparaelactade
bajaydictamendevaloracinalArchivodeConcentracindelaSE,atravsdelaDGRMSG,conelfindeque
estadocumentacinseentreguealaComisinNacionaldeLibrosdeTextoGratuitos,encumplimientoal
conforme al Decreto por el que las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal, la
ProcuraduraGeneraldelaRepblica,lasUnidadesAdministrativasdelaPresidenciadelaRepblicaylos
rganosdesconcentradosdonarnatitulogratuitoalaComisinNacionaldeLibrosdeTextoGratuitos,el
desecho de papel y cartn a su servicio cuando ya no les sean tiles, publicado en el Diario oficial de la
federacinel21defebrerodel2006.

LasRepresentacionesFederales,deberndeenajenarladocumentacinqueamparaelactaydictamende
valoracinconformealasNormasGeneralesparaelregistro,afectacin,disposicinfinalybajademuebles
delaAdministracinPblicaFederal,paralocualesnecesarioefectuareltrmitecorrespondienteantela
SubdireccindeAlmacnyBienesMueblesdelaDireccindeAdministracindeServiciosdelaDGRMSG.

XV.INTERPRETACINYDIFUSINDELOSCRITERIOS.

LoscasosnoprevistosenlospresentesCriterios,ascomo,lainterpretacindelosmismoscorrespondern
paraefectosadministrativosalaoficialaMayor,porconductodelaDGRMSG.Loanteriorsinperjuiciodelas
atribucionesquedeconformidadconlalegislacinynormatividadvigentescorrespondanalArchivoGeneral
delaNacinyalInstitutoFederaldeAccesoalaInformacinPblica.

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Los Manuales de Procedimientos de la SE, sern aplicables de manera supletoria a los presentes criterios
especficos,antelafaltadedisposicinexpresa.

LostitularesdelasUnidadesAdministrativas,atravsdesusresponsablesdearchivosdetrmite,debern
deproveerlonecesarioasusrespectivasunidadesparaquesedeampliadifusindeestedocumentoyse
cumplaconlospresentescriterios,apartirdequeentrenenvigor.

CorrespondealComitdeInformacindeestaSecretarasupervisarlaaplicacindelospresentesCriterios,
encumplimientodelartculo29fraccinVdelaLey.

XVI.DISPOSICIONESTRANSITORIAS.

PRIMERO.LospresentesCriteriosentrarnenvigoraldahbilsiguientedesupublicacinenlaNormateca
InternadelaSE.

En trminos de lo dispuesto por el artculo 15 del Acuerdo por el que se dan a conocer los Lineamientos
generales para el establecimiento y funcionamiento del Comit de Mejora Regulatoria Interna de la
SecretaradeEconoma,publicadoenelDiariooficialdelaFederacinel2dejuniode2003,corresponder
alaDGRMSGrealizarlasgestionesparalapublicacindelospresentesCriteriosenlaNormatecainternade
laSE,y

SEGUNDO. En cumplimiento de lo dispuesto por el artculo 43 del Reglamento de la Ley, los presentes
CriteriossernpublicadosparasuconsultaporcualquierinteresadoenelSitioWebdelaSE,amstardar
dentrodelosdiezdashbilessiguientesasuemisinporelComitdeInformacindelaSE.

LospresentesCriteriosfueronaprobadosporelComitdeInformacin,
Enejerciciodelaatribucinqueparadichorganocolegiadoestablece
lo dispuesto por la fraccin V, del artculo 29 de la Ley, 43 de su
Reglamento, as como en trminos del Lineamiento Tercero de los
Lineamientos de Organizacin dentro de su Sesin
No.Defechaypublicadosenla
NormatecainternadelaSEelda.

MIEMBROSDELCOMIT

ElSecretarioTcnicode
OficialMayor
Planeacin,ComunicacinyEnlaceYPresidente
VocaldelComitdeInformacin.
delComitdeinformacin.

Lic.JuanCarlosMurilloFlores
Lic.MarioPalmaRojo

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EncargadadelrganoInternodeControl
VocalSuplentedelComitdeInformacin.

Lic.MarytellCastellanosRueda

SecretariaTcnica delComitdeInformacin.

Lic.RosaInsBlancoEscalona

JefadelaUnidaddeAsuntosJurdicos.

Lic.MaraJimenaValverdeValds

DirectorGeneraldeRecursosMaterialesyServicios
Generales.

Lic.EnriqueGonzlezTiburcio

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