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[ASPECTOS GENERALES DE LAS COMPRAS]

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Universidad nacional pedro ruiz gallo

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS. ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES


Comercio y negocios internacionales

LOGSTICA INTERNACIONAL

ASPECTOS GENERALES DE LAS COMPRAS

Cerdn vera, Luca


Valiente custodio, Danny
Yesqun pingo, Grace
Comercio y Negocios Internacionales

2013
1

[ASPECTOS GENERALES DE LAS COMPRAS]


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NDICE
Contenido

INTRODUCCIN ........................................................................................................................ 3
CAPTULO I: GENERALIDADES .................................................................................................... 4
1.1. Antecedentes ...................................................................................................................... 4
1.2. Concepto ............................................................................................................................. 4
1.3. Objetivos e Importancia ...................................................................................................... 5
1.4. Tipos de Compras ................................................................................................................ 6
1.5. Principios Bsicos de Compra.............................................................................................. 7
CAPTULO II: DEPARTAMENTO DE COMPRAS COMO FUENTE DE INFORMACIN ...................... 11
1.1. Estructura Funcional ......................................................................................................... 11
1.2. Funciones .......................................................................................................................... 12
1.3. Responsabilidades ............................................................................................................. 13
1.4. Objetivos ........................................................................................................................... 14
1.5. Polticas ............................................................................................................................. 14
1.6. Relacin con Otras reas de la Empresa ........................................................................... 15
CAPTULO III: EL PROCESO PARA LA COMPRA Y/O ABASTECIMIENTO ....................................... 17
1.1. Elementos de la Compra ................................................................................................... 17
1.2. La Requisicin .................................................................................................................... 17
1.3. La cotizacin ...................................................................................................................... 18
1.4. El Pedido u Origen de Compra .......................................................................................... 18
1.5. Convenio de la Compra ..................................................................................................... 19
1.6. Seguimiento de rdenes de Compra ................................................................................ 19
1.7. Terminacin de la Compra ................................................................................................ 20
1.8. Resumen Sinptico-Grfico ............................................................................................... 21
CAPTULO IV: COMPRAS EN EL SECTOR PBLICO ..................................................................... 22
1.1. El Sector Pblico ................................................................................................................ 22
1.2. Objetivos ........................................................................................................................... 22
1.3. Procedimiento ................................................................................................................... 22
1.4. Diferencias con el Sector Privado ...................................................................................... 23
1.5. Sistema de Abastecimiento ............................................................................................... 23
1.6. Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2013 ....................................... 25
1.7. Plan Anual de Contrataciones (PAC) ................................................................................. 26
1.8. Ley de Contrataciones del Estado ..................................................................................... 26
1.9. Proceso .............................................................................................................................. 28
CAPTULO V: CASO: ENTIDAD PRIVADA Y ENTIDAD PBLICA .................................................... 33
1.1. Entidad Privada ................................................................................................................. 33
1.2. Entidad Pblica .................................................................................................................. 36
CONCLUSIONES ...................................................................................................................... 39
ANEXOS.................................................................................................................................. 40
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS................................................................................................ 44

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INTRODUCCIN
En la actualidad muchas empresas compiten en un mercado globalizado, donde las
transacciones comerciales ya sean internas o externas han convertido a las Compras en
un importante elemento dejndolas de ver tan solo como una simple actividad. Es por ello
que para el desarrollo eficiente y eficaz de toda entidad, disminuir costos es un punto muy
importante; las Compras a menudo gastan ms dinero que cualquier otra funcin de la
empresa, as que brinda una excelente oportunidad para la reduccin de costos y por
ende aumentar las ganancias. El desarrollo de esta estrategia o de una excelente gestin
de compras asegura que la empresa obtenga los mejores proveedores para abastecerse.
Las actividades de compras juegan un rol muy importante en la mayor parte de las
organizaciones. Esto quiere decir que las reducciones de costos relativamente pequeas
pueden tener un mayor impacto sobre los beneficios y mejoras en otras reas de la
entidad.
La funcin de compra tiene por objetivo adquirir los bienes y servicios que la organizacin
necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades necesarias en trminos de
tiempo, calidad y precio. Llevar a cabo las compras cada vez se hace ms complejo,
debido a la naturaleza y diversidad de los productos o servicios, sin dejar en cuenta el
dinamismo del entorno econmico, los avances tecnolgicos y el aumento de las
exigencias de calidad. Esta funcin ha ido evolucionando desde las aportaciones
tradicionales de obtener los mejores precios, calidad exigida, servicio necesario, etc., a
funciones ms avanzadas tales como la innovacin y prospeccin de mercados nuevos,
participacin en el desarrollo de productos.

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CAPTULO I: GENERALIDADES
1.1. Antecedentes
Las compras son casi tan antiguas como la historia del hombre. Empezaron cuando
el hombre dio en trueque, o en cambio, algunas de sus propiedades por la posesin
de una pertenencia ajena.
La compra ha sido siempre bsica para el progreso y la riqueza del hombre, trtese
de su progreso o riqueza personal o como parte de sus funciones ya organizadas en
grupo.
Toda actividad industrial exige materiales y suministros para su funcionamiento.
Antes de que una rueda pueda empezar a girar dentro de un proceso fabril, deben
tenerse materiales al alcance de la mano, y la seguridad de que el abastecimiento de
dichos materiales ser continuo, con el fin de hacer frente a las necesidades y los
programas de produccin.
La calidad de los materiales debe ser la adecuada para el objeto a que se destinan y
la conveniente para el proceso y el equipo utilizados.
El hecho de no cumplir con algunas de estos requisitos puede implicar costosas
demoras (provocando con frecuencia que el costo rebase en un amplio margen el
valor de los materiales mismos), produccin deficiente, productos de mala calidad,
fallo en el cumplimiento de los tiempos de entrega y descontento entre los clientes.
1.2. Concepto
Empezaremos por citar algunos conceptos relevantes:
Salvador Mercado (2004) define a la compra de la siguiente manera: Adquirir
bienes y servicios de la calidad adecuada, en el momento y al precio adecuados y
del proveedor ms apropiado (P.13)
Alberto Montoya Palacio (1951) nos dice que En cualquier organizacin, las
compras son actividad altamente calificada y especializada. Deben ser analticas
y racionales para lograr los objetivos de una acertada gestin de adquisiciones
que se resume en adquirir productos y servicios en la cantidad, calidad, precio,
momento, sitio y proveedor justo o adecuado, buscando la mxima rentabilidad
para la empresa y una motivacin para que el proveedor desee seguir realizando
negocios con su cliente. (P. 34)

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Cristbal del Ro Gonzales (2002) nos dice que: Comprar es adquirir bienes y/o
servicios para satisfacer las necesidades de una entidad y despus de ello lograr
sus objetivos eficientemente.(P.I-4)
Podemos concluir que comprar es toda accin de adquirir u obtener algo en el
momento adecuado, de la calidad, precio y proveedor ms conveniente para la
satisfaccin personal o de una empresa.
1.3. Objetivos e Importancia
a) Objetivos:
Los objetivos fundamentales de toda compra pueden resumirse del siguiente
modo:
Mantener la continuidad de abastecimiento
Hacerlo con la inversin mnima en existencia.
Evitar duplicidades, desperdicios e inutilizacin de los materiales.
Mantener los niveles de calidad en los materiales, basndose en lo
adecuado de los mismos para el uso a que se destinan.
Procurar materiales al precio ms bajo posible compatible con la calidad y
el servicio requeridos.
Mantener la posicin competitiva de la empresa y conservar el nivel de sus
beneficios en lo que a costos de material se refiere.
b) Importancia:
La razn principal es que la utilidad en una entidad, est determinada en gran
medida, con la efectividad de la administracin de los bienes y servicios
adquiridos, de la que se encarga las compras.
Se derivan de la razn principal las siguientes razones:
No es posible hacer ventas apropiadas a menos que los materiales
empleados en la fabricacin se adquieran a un costo final proporcional al
que obtienen los competidores.
La operacin eficiente de cualquier industria depende de la renovacin
adecuada de la inversin. El Departamento de Compras tiene que asegurar
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la recepcin de los materiales adecuados cuando se necesiten, en las


cantidades adecuadas para la produccin o venta, y hacer las entregas a
tiempo. A su vez, no debe aumentar las inversiones ms all del inventario
necesario para cubrir las necesidades y mantener un coeficiente de
seguridad razonable.
Por sus estrechos contactos con otras muchas compaas y con el mercado
en general, Compras est en situacin de aconsejar a la empresa sobre:
a. Nuevos materiales que pueden usarse con ventaja para sustituir a los
que se emplean en ese momento.
b. Nuevas lneas o surtidos posibles de productos para aadir a la
produccin.
c. Variaciones en las tendencias, ya sea en precios o en otros aspectos
que pueden afectar las ventas de la empresa.
d. Aumento del crdito de la empresa dentro del rea en que se
desenvuelve.
1.4. Tipos de Compras
A. De Bienes, Mercancas y Materiales: son lo normal en la generalidad de las
instituciones.
B. De Servicios: Puede ser especial, aun cuando determinadas organizaciones se
dedican exclusivamente a ello.
C. Anticipadas: Son las que pueden ser planeadas y llevarse acabo de antemano.
Existen sus razones y sus riesgos (una razn puede ser para tener reservas o
adquirir algo a menor precio y un riesgo puede ser las prdidas que se generan
por inventario obsoleto o exceso de inventario)
D. De Emergencia: Son cuando urgen y no se pueden realizar de manera normal,
por lo que se deben controlar: el lmite, la revisin de pedidos, definiendo
responsabilidades; y la autorizacin de quien va a hacer el pedido.
E. Especulativas: Normalmente es una variante de la compra anticipada, pero no
siempre, considerando la tica, y que su objeto e inters sea seguro y eficiente,
a precios bajos, o buscando beneficios, corriendo riesgos.

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F. Recprocas: Sn usadas por el proveedor como medida de presin para el


comprador, ponindole condiciones a su conveniencia.
G. Personales: Son las que se efectan para la gente que trabaja en una entidad.
H. De Salvamento: Ocurren cuando un artculo es excedente en algn
departamento, transfirindose el mismo.
I. De Excedentes: Se lleva a cabo para cubrir necesidades normales y quiz
futuras, para aspectos ocasionales, para acasos de emergencia, o para
previsiones.
J. En el Mercado Abierto: Son en poco volumen, en Mercado Cambiante,
cuando conviene, o cuando se puede conseguir fcilmente.
K. Artculos Relacionados: Se hace en pequeo, con actividades diferentes a la
fabricacin.
L. Especiales: Cuando no son de rutina.
M. De Elementos Especiales: Es cuando se escoge de un gran nmero de
proveedores consiguiendo descuentos.
N. De Elementos de Bajo Costo: Solo cuando conviene su costo, calidad, y
necesidades a cubrirse.
O. Corporativas: Se desarrollan por los grandes
corporaciones, para sus subsidiarias.

grupos, transnacionales,

P. Consolidadas: Las hacen los grandes grupos empresariales para sus sucursales o
filiales.
1.5. Principios Bsicos de Compra
Al momento de tomar decisiones sobre las compras a realizar, se deben considerar
ciertos fundamentos o reglas. Son cinco las reglas o aspectos bsicos a considerarse:
Calidad, Cantidad, Precio Exacto, Financiamiento y Servicio.
A. Calidad
No slo se trata de decir si un producto posee buena o mala calidad sino de
considerar todas las caractersticas existentes para poder decidir si cumple con
todas las exigencias que se desean.

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Consideraciones:
a. Conveniencia: Determinar la calidad adecuada mnima aceptable es difcil
pues no se puede medir, dado que la calidad es relativo a cada comprador,
segn sus necesidades y el fin que persiga. Independiente de esto la
empresa debe tener algn parmetro, por lo que se toma en cuenta la
eficiencia cuyo fin es la conveniencia de la empresa.
b. Disponibilidad: Es importante conseguir los materiales con facilidad en
buenas condiciones, viendo diversos proveedores y dentro de un periodo
razonable, de lo contrario, la calidad y la eleccin del proveedor no sirven.
c. Costo: Este es otro factor importante, pues permite determinar la
posibilidad de adquisicin. Para ser eficiente, se deben conseguir los
productos deseados, a precios mnimos, de la calidad deseada, sin
descuidar el servicio.
Dentro de los costos se deben incluir los de operacin, utilizacin,
transformacin, distribucin, etc., hasta llegar al costo total.
d. Sistematizacin: Se toman en cuenta los artculos, la calidad, las ventajas
que pueda proporcionar el proveedor, costos ms bajos; al unir estos
elementos se pueden tomar decisiones para una buena compra.
e. Control de Calidad: Esta es la parte donde se revisan los artculos adquiridos
y se verifica que tengan las condiciones requeridas con las que fueron
solicitados.
Normalmente esta revisin se realiza en la entidad por lo que constituye un
gasto para el comprador, pero es mejor que hacerlo en el momento de
usarlo, pues va en contra de la eficiencia y puede tener incidencias
negativas.
B. Cantidad
Determinada la calidad del producto, el siguiente paso a seguir es precisar la
cantidad correcta destinada a satisfacer las necesidades planeadas para tener
un balance con la operacin y los beneficios de compras al mayoreo,
procurando tambin reservar una cantidad de productos justificada.

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Factores Influyentes:
Tiempo adecuado de entrega, recepcin y produccin: Se refiere al
proveedor y abarca desde que se realiza el pedido, hasta que se reciben los
artculos en la entidad compradora.
Tradicin Comercial
Relacionada con la transformacin del material, empaque y envo de la
mercanca, por lo que la cantidad vara.
El costo de transporte constituye un elemento que se suma al costo unitario
total de adquisicin del comprador. El costo de transporte aumenta o
disminuye dependiendo del espacio que ocupen los artculos, su peso,
riesgo y distancia.
Almacenaje y Mantenimiento
De acuerdo a los mnimos y mximos establecidos en el tiempo adecuado
de entrega, recepcin y produccin.
Mercado, Condiciones y Tendencias
Es un aspecto principal, pues en caso que los precios tiendan al alza se debe
comprar con menos frecuencia pero cuando los precios van a la baja se
recomienda hacerlo con ms frecuencia
C. Precio Exacto
Factor determinante en la decisin de compra. En la adquisicin de las
mercancas se deben buscar los precios ms favorables. El precio es un trmino
y condicin de la Orden de Compra.
Proveedor Adecuado
Es ideal tratar con un proveedor competente y eficiente, para llegar a un
trato inteligente, sobre los factores de calidad y servicio (tarto a los
clientes) y el mejor precio.
Las fases en la seleccin de fuentes de adquisicin son las siguientes:
Averiguar todos los futuros y posibles lugares de suministro.
Adquirir informacin para aprobar a los posibles proveedores.
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Tratar y elegir quin surtir un pedido.


Examinar y tener tratos directos de comprador con vendedor.
Duracin del proceso.
Tiempo de entrega.
Al seleccionar el proveedor se necesita medir su actuacin como vendedor
considerando la calidad, cantidad, el precio, el servicio y el financiamiento;
as determinamos si l seguir surtiendo los pedidos o si se estudia y elige a
otro.
D. Financiamiento
Este es un factor que se debe tener mucho en cuenta, pues cuando no se cuenta
con liquidez, se deben priorizar las compras, dndose slo las ms importantes
o urgentes.
E. Servicio
En muchas ocasiones, este factor es determinante en la decisin de la compra
pues un proveedor serio, cumplido, atento, responsable, que entrega la
mercanca a tiempo y en el domicilio del adquiriente sin costo adicional, es
influyente en la determinacin final.
Los principios bsicos de compra se relacionan ntimamente, ya que para analizar
uno, se deben estudiar tambin otros.

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CAPTULO II: DEPARTAMENTO DE COMPRAS COMO FUENTE DE


INFORMACIN
1.1. Estructura Funcional
Una estructura organizacional se refiere a la jerarqua del poder de decisin dentro
de un departamento. Construido como una pirmide, el empleado en la parte
superior tiene ms responsabilidad al tomar decisiones. Mientras que cada puesto
de trabajo se considera vital para el departamento, todos responden a la persona
que est por encima. Cada empresa refina su organigrama basado en las
necesidades particulares. La estructura de un departamento de compras no
necesariamente se ver como el de cualquier otro, aunque hay posiciones que
aparecen en la mayora de las jerarquas.
Director
El director del departamento puede tener cualquier nmero de ttulos, como
"gerente de compras", "director de procura" o "comprador lder". Este individuo
es el responsable del departamento de compras, de sus operaciones del da a
da y de la eficiencia con que opera.
Subdirector
El subdirector es el segundo al mando. Aunque las empresas pueden tener
diferentes ttulos para esta posicin, el subdirector bsicamente toma seales
del director, ayudando a manejar las actividades diarias del departamento.
Los compradores mayores
En un negocio de fabricacin, un comprador mayor debe saber qu materiales
son necesarios y en qu cantidad deben ser comprados. El departamento de
compras debe mantener un equilibrio entre la cantidad de material que entra y
lo que se utilizar en el proceso de fabricacin, de manera que los fondos
corporativos no se gasten en materiales que se quedan sin utilizar en los
estantes. En los negocios orientados al consumidor, el comprador mayor debe
ser capaz de predecir lo que los consumidores quieren comprar. Los errores en
este aspecto, pueden costarle dinero al negocio y daar su reputacin. Los
compradores mayores informan al subdirector.

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Los compradores asistentes


Los compradores asistentes responden a los compradores mayores, pero tienen
su propia responsabilidad para mantenerse al corriente de inventario y de las
tendencias actuales. Los compradores asistentes tambin se centran en la
evaluacin de proveedores, la bsqueda de la fuente de suministro ms
confiable para el mayor ahorro de costos para la empresa.
Personal de apoyo
Los departamentos de compras a menudo trabajan en estrecha colaboracin en
un enfoque de equipo, con cada miembro del equipo manejando tareas
especficas, pero se unen en su conjunto para tomar decisiones importantes.
Los auxiliares administrativos y oficinistas son parte de ese equipo. A menudo
son empleados multi-talentosos en que son capaces de manejar cualquier
nmero de tareas a la vez con el fin de ayudar a que el departamento acte
como una unidad cohesiva. No es raro que los administradores o empleados se
muevan a la posicin de un comprador, una vez que se han familiarizado con el
departamento.
1.2. Funciones
Son muchas las funciones y actividades que se deben realizar dentro de un
departamento de compras. Por razones prcticas, se mencionaran las que estn
orientadas a ratificar la necesidad de actuar en forma profesional en el desempeo
de la funcin.

Atender oportunamente a los proveedores (sin discriminacin).


Recibir muestras y cotizaciones.
Anlisis y aceptacin de nueva lista de precios.
Revisar y actualizar las bases de datos.
Negociar descuentos y condiciones de pago.
Visitar los almacenes propios de la compaa.
Visitar las bodegas o centros de distribucin y zonas de almacenaje.
Asistir a lanzamientos y eventos que apoyen la comercializacin de productos.
Establecer excelentes y efectivas relaciones con los colegas de la competencia.
Determinar las cantidades de compras.
Hacer conocer oportunamente a otras reas de la empresa las condiciones de
negociacin y los cambios que se presenten en las relaciones comerciales con
los proveedores.
Conocer la rentabilidad de los productos y de los proveedores.
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Estar informado de los nuevos productos que se lancen al mercado.


Verificar el cumplimiento de las rdenes de compra relacionado con las fechas,
cantidades.
Estar atento a los almacenes o tiendas y al personal de ventas pidan
oportunamente y en cantidades suficientes las mercancas definidas para el
negocio.
1.3. Responsabilidades
Reserva
La mayor responsabilidad del departamento de compras es proveer a los otros
departamentos con los materiales que necesitan para realizar las tareas
requeridas. Incluso el departamento de recursos humanos requiere bienes para
hacer su trabajo, como lpices, bolgrafos, computadoras y otros bienes. Cada
material que una empresa utiliza, ya sea para producir un producto que vende o
para documentar la venta de ese producto, tiene que pasar por el
departamento de compras para recibir primero el material requerido.
Documentacin
El departamento de compras tiene mucha documentacin que mantener y
archivar como parte de sus requisitos de trabajo. Esos documentos incluyen
papeleo de otros departamentos que piden material o productos que se
necesitan para operar. La mayora de los departamentos de compras utiliza lo
que se llama "orden de pedido" cuando se piden productos y servicios. Esta
orden la utiliza el departamento de contabilidad para que la empresa que
provee el material pueda recibir su pago.
Deberes de asesoramiento
La mayora de las empresas utilizan el departamento de compras para que las
asesoren en proyectos de expansin o planeacin. El departamento es una
herramienta valiosa cuando se comienza este proceso. Puede asesorar sobre el
costo de materiales as como ofrecer una proyeccin de costo para terminar los
proyectos. El departamento contactar muchos proveedores y despus
determinar los productos mejores productos y el precio para cada artculo.
Supervisin
La mayora de las empresas necesitan el departamento de compras para que
mantenga un proceso de supervisin del inventario o reserva que necesita estar
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a la mano. Cada departamento, en especial en la industria manufacturera,


utiliza mucho material en el proceso de produccin. Se requiere una provisin
mnima para el proceso de produccin para continuar mientras se piden nuevos
materiales. Supervisar el inventario y reserva ahorrar a la compaa mucho
dinero a largo plazo.
1.4. Objetivos

Comprar los materiales para los propsitos buscados


Tener los materiales disponibles en el tiempo que son requeridos.
Asegurar la cantidad de materiales indispensables.
Procurar materiales al precio ms bajo posible, compatible con la calidad y el
servicio requerido.
Controlar que la calidad de los materiales sea la requerida.
Proveerse de ms de una fuente, en previsin de cualquier emergencia que
impida la entrega de un proveedor.
Anticipar alteraciones en precios, por diferencias en las cotizaciones
monetarias, inflacin o escases.
Hacer el seguimiento del flujo de las rdenes de compras coladas.

1.5. Polticas
Relaciones con vendedores
Los miembros del departamento de compras deben elegir los proveedores en
funcin de su reputacin, calidad de los insumos y confiabilidad. Sin embargo,
ocurre un dilema tico cuando los miembros del personal se hacen amigos o ya
se conocan con los proveedores. Esta relacin representa un conflicto de
intereses. Las ideas de polticas ticas relativas a las relaciones con proveedores
incluyen exigir que el personal revele cualquier relacin personal que tenga con
los proveedores y que se abstenga de recibir regalos o sobornos a cambio de
contratos. Para una poltica ms estricta, las empresas podran quitar
temporalmente al comprador de la toma de cualquier decisin sobre un
proyecto especfico o un producto si est personalmente familiarizado con un
proveedor.
Control de insumos
Una de las funciones de un agente de compras es tomar decisiones con
respecto al costo, la calidad y el riesgo de un insumo. Por ejemplo, una empresa
de juguetes que elige proveedores de pintura puede descubrir que un vendedor
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afronta una mala prensa por tener un exceso de metales txicos en la pintura, o
que un contratista tiene la costumbre de utilizar mano de obra infantil. Una
poltica de compra tica sera negarse a hacer negocios con una empresa que
haya participado en tales prcticas comerciales peligrosas y cuestionables. La
aplicacin de estas polticas ticas reduce el riesgo de una demanda de
fabricacin de un producto defectuoso y tambin ayuda a la compaa a evitar
la mala prensa.
Facturacin
Los departamentos de compra que adquieren materiales desde el extranjero a
veces pagan tarde o temprano para sacar provecho de las fluctuaciones
monetarias. Francis Cherunilam, autor de "International Economics", explica
que estas polticas se denominan "lder" y "rezagada". Liderar es pagar por
adelantado bajo el supuesto de que la divisa se debilitar, haciendo que
aumente la cantidad de pago. Rezagarse es pagar tarde con la sospecha de que
la moneda se fortalecer, lo que significa que necesitarn menos dinero para
pagar la factura. En ambos casos, la empresa puede ahorrar dinero. Sin
embargo, una idea de poltica de tica prohbe a los departamentos de compra
participar intencionalmente en pagos atrasados. Aunque la empresa podra
obtener un rendimiento de esta maniobra, la tica es cuestionable y esa tctica
podra deteriorar las relaciones con los socios, contratistas y proveedores.
Consideraciones
Bjorn Andersen, autor del libro "Bringing Business Ethics to Life", tambin
aconseja a la empresa a revisar sus polticas de compra para asegurarse de que
ninguno cree incentivos poco ticos. Andersen da el ejemplo de instruir al
departamento para reducir los costos en un porcentaje determinado: Si bien los
costos podran reducirse en un ao, el departamento de compras podra haber
tomado atajos para lograrlo. Por lo tanto, las empresas deben crear medidas de
desempeo que no creen externalidades negativas.
1.6. Relacin con Otras reas de la Empresa
El responsable del departamento de compras debe trabajar en coordinacin con los
otros departamentos de la empresa.
La actividad de compras est relacionada con todos los departamentos de la
empresa, principalmente con ingeniera y produccin. Mientras ingeniera disea el
producto, produccin fabrica para el mercado y el departamento de compras se
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encarga de conseguir suministros necesarios para cumplir con el ciclo econmico de


la empresa.
El gerente de compras eficiente debe evitar fricciones en su trato con los dems
responsables de los departamentos de la compaa.
La coordinacin entre compras y la direccin de la empresa debe ser muy estrecha,
de tal manera que cualquier cambio en los planes de produccin sea puesto en
conocimiento del gerente de compras, antes de que este se realice. La falta de
coordinacin en la informacin puede ocasionar la falta de materiales o bien un
exceso de inventarios.
Con el departamento de contabilidad, compras debe tener una estrecha
coordinacin para facilitar la reparacin de registros que permitan el pronto pago a
los proveedores y as aprovechar todos los descuentos y evitar posibles errores.
La coordinacin con ingeniera consiste bsicamente en el diseo del producto y
especificaciones previas a los requerimientos de produccin.
El gerente de compras debe darse cuenta que la eficiencia en su departamento
depende en parte de la coordinacin de la informacin con los dems
departamentos de la compaa.

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CAPTULO III: EL PROCESO PARA LA COMPRA Y/O ABASTECIMIENTO


1.1. Elementos de la Compra
a. Comprador
Es una persona perteneciente a un departamento o rea de la compaa,
encargado de las compras, responsable de satisfacer la necesidad de
abastecimiento, segn la requisicin. Para ello realiza investigaciones de
proveedores, analiza cotizaciones, sigue las polticas y los principios de la
empresa, para llevar a cabo las compras adems de efectuar otra serie de
actividades para lograr el objetivo de las compras.
b. Vendedor
Es la persona que ofrece, o a la que se le solicitan los productos o la prestacin
de sus servicios. Tambin conocido como Oferente o Proveedor, espera por
parte del Comprador una orden o pedido de compras para estudiarla y decidir si
puede satisfacerla de manera conveniente, de acuerdo a las condiciones que
propone el Comprador.
c. Objeto o Servicio
Elemento tambin conocido como mercanca, producto, artculo, material o
insumo, susceptible de comprarse, que provoca que se establezca una relacin
entre el Comprador y el Vendedor, pues el Comprador requiere dicho objeto o
servicio para satisfacer sus necesidades y el Proveedor es quien ofrece la
entrega del objeto o servicio, a cambio de otro bien, comnmente dinero.
d. Acuerdo
Convenio que surge por las relaciones que se establecen entre el Comprador y
el Vendedor, donde se pactan estipulaciones o condiciones de compra-venta
como son la entrega y recepcin, en la cual las dos partes se obligan a cumplirlo.
1.2. La Requisicin
Las requisiciones se pueden realizar manualmente o automticamente tomando la
informacin del inventario o del Reporte de Abastecimiento de Material, el sistema
en forma automtica puede armar varias requisiciones dependiendo del proveedor
de la mercanca.

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Tipos:
Requisicin de materiales: Surge cuando se est en el lmite mnimo
establecido.
Requisicin de utilizacin continua: Esto se da cuando se necesita un
abastecimiento ininterrumpido, sin tomar en cuenta mximos y mnimos.
1.3. La cotizacin
Los responsables de la determinacin anticipada de costos, realizan informes de los
costos para tener bases y as poder negociar con los proveedores, por esta razn es
necesario elegir a un encargado con la capacidad de juzgar valores, calidades,
tiempo, financiamiento, etc., de las diversas cotizaciones y de esta forma realizar el
anlisis de cada cotizacin.
Factores a considerar:
Nmero de proveedores suficientes, que deben ser competitivos y confiables.
Tamao de las instalaciones de los proveedores.
Ubicacin de los proveedores.
Comunicacin entre proveedores y compradores.
1.4. El Pedido u Origen de Compra
Documento que sirve como herramienta para adquirir productos y servicios,
destinados a satisfacer necesidades de la compaa. Tambin se podra decir que es
un mandato al proveedor en el cual se le pide que enve los artculos adquiridos y
que emita el documento en el cual se ampare la compra.
Es un documento fundamental que se utiliza en la seccin de compras, porque toda
la informacin que se estipule formara parte del contrato.
Fines:
Comprobante que el proveedor acepto abastecer a la institucin.
Brindar informes al rea de contabilidad.
Preparativos de recepcin
Informacin para el departamento que controla la calidad del producto.
Aviso al departamento que realiza la requisicin.

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Requisitos:
Identificar al solicitante, por medio del nombre de la empresa o la persona que
solicita.
Se debe estipular que departamento recibir el pedido.
Nombre y domicilio del proveedor.
Lugar de recepcin de los artculos.
Otros requisitos: efectivo, crdito, plazo, etc.
Fecha en la que se transportan los artculos para ser entregados.
Firma por parte del comprador.
1.5. Convenio de la Compra
Es el acuerdo entre el comprador y vendedor, referente a la compra y venta de un
bien o servicio. Dicho acuerdo es recomendable establecerlo por escrito en forma
clara para evitar problemas.
Tipos:
Precio fijo: Es el ms conocido, para adquirir cualquier bien o servicio.
Costo adicionable: el precio pactado puede variar durante la entrega del
producto o servicio.
Convenio abierto: se establece por cada bien o servicio a un plazo de un ao, o
quizs sin ningn plazo.
Convenio condicional: se hace la estipulacin ya sea para el comprador o
vendedor.
1.6. Seguimiento de rdenes de Compra
Dar seguimiento a una orden de compra, incluye desde las relaciones que se
establecen con el ofertante hasta que es aceptada y se fije una fecha para entregar
la mercanca o recibir la prestacin del servicio.
Pasos:
Implantar un control de las rdenes que aun no han sido surtidas por los
proveedores.
Confirmar con los ofertantes, para ver si la mercanca ya ha sido enviada.

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19

[ASPECTOS GENERALES DE LAS COMPRAS]


[Seleccione la fecha]

Tomar la decisin de esperar o buscar otro proveedor, si en caso hubiera


problemas con el envio de la mercanca o prestacin del servicio.
1.7. Terminacin de la Compra
Sucede cuando:
Se han recibido efectivamente los bienes o servicios.
Los bienes y servicios ya estn siendo utilizados en la labor.
Se cumplieron las obligaciones contradas en el convenio pactado entre el
comprador y vendedor.

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20

[ASPECTOS GENERALES DE LAS COMPRAS]


[Seleccione la fecha]

1.8. Resumen Sinptico-Grfico

Persona o dpto.
solicitante

Proveedor

Surte pedido
Requisicin de
compra
Entrega en
almacn al cliente
Depto. De
compras
Aseguramiento de
calidad
Recaba
cotizaciones

SI

Elabora cuadro
comparativo

Orden de
compra

Aprobaci
n

N
O

Inventario

Informe de
entrada

Contabilidad
(ctas por pagar)

Cheque o
depsito a cuenta

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21

[ASPECTOS GENERALES DE LAS COMPRAS]


[Seleccione la fecha]

CAPTULO IV: COMPRAS EN EL SECTOR PBLICO


1.1. El Sector Pblico
El sector pblico comprende tanto al gobierno nacional como a los gobiernos locales
y regionales y a las instituciones y empresas gubernamentales, donde los montos
gastados por los encargados de compras en este sector, merecen suma importancia
debido a que los fondos provienen de los contribuyentes. Si bien las empresas
privadas suelen tener necesidades especializadas, donde sus volmenes de compras
tienden a ser elevados, es el Gobierno el comprador ms importante del pas, tanto
por el volumen de compras como en variedad de productos y servicios que demanda
para cumplir con todas y cada una de sus actividades, por lo que requiere desde la
adquisicin de importantes volmenes de materias primas, refacciones, productos
terminados, contratacin de servicios, hasta para la ejecucin de grandes proyectos
de infraestructura.
1.2. Objetivos
Del Ro (2002), seala que los objetivos de las compras, tanto para las empresas
pblicas como para las privadas, son los mismos:
a)
b)
c)
d)

Asegurar la continuidad de abastecimiento.


Evitar despilfarro.
Mantener los estndares de calidad requeridos.
Desarrollar un ambiente de colaboracin entre el Departamento de Compras y
los dems departamentos.
e) Obtener el mximo de ahorros innovando en las compras.
f) Efectuar las compras al precio ms bajo pero con buena calidad.
1.3. Procedimiento
En el Sector Pblico, las compras se procesan de un modo diferente a las
adquisiciones del Sector Privado porque estn sujetas al marco de la Ley. Se dan
bsicamente mediante la prctica de la contratacin pblica, la cual se refiere a la
adquisicin de bienes o servicios por parte de los gobiernos centrales o locales y por
otros entes descentralizados como las entidades pblicas y las empresariales. La
poltica de contrataciones del Estado peruano est en funcin de lo que establece la
Ley de Contrataciones del Estado, quedando su reglamentacin establecida por el
Ministerio de Economa y Finanzas, en coordinacin con el Organismo Supervisor de
las Contrataciones del Estado (OSCE).

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22

[ASPECTOS GENERALES DE LAS COMPRAS]


[Seleccione la fecha]

En varias economas, el Estado y sus entidades realizan compras de mercancas y


servicios que representan aproximadamente entre el 10 y el 15 por ciento del PBI.
Lo que asigna un importante valor a las compras pblicas ya que mantienen un nivel
de demanda agregada que puede servir para promover sectores empresariales
nacionales o favorecer significativamente una relacin comercial con socios
externos. Frente a esto, debe garantizarse el principio de no discriminacin en las
compras del sector pblico, salvo est dirigido a fortalecer la oferta nacional de
productos (umbrales). Para ello debe asegurarse la transparencia de las leyes,
reglamentos, procedimientos y prcticas nacionales en la materia.
Puede ocurrir que el uso o no de fondos pblicos para financiar total o parcialmente
las compras definen si son o no compras del sector pblico.
1.4. Diferencias con el Sector Privado
En el sector pblico se compra con base en el presupuesto, mientras que en el
sector privado, las compras se hacen respecto a programas de produccin o
accin que han sido fijados.
El sector privado considera como secretos comerciales a las fuentes de suministro
y los precios pagados. Mientras que las tabulaciones de las ofertas recibidas en
las compras pblicas, se divulgan para informacin general.
Los compradores pblicos intercambian entre ellos, precios y fuentes de
informacin, pero los compradores privados no lo hacen.
1.5. Sistema de Abastecimiento
Castaeda Santos (2004), define el sistema de abastecimiento dentro del mbito de
la administracin pblica como el conjunto interrelacionado de polticas, objetivos,
normas, atribuciones, procedimientos y procesos tcnicos, orientados todos ellos, al
racional flujo, dotacin o suministro, uso y conservacin de medios materiales as
como aquellas acciones especializadas, trabajo o resultado [] que desarrollan las
entidades pblicas, integrantes de la administracin pblica. Es decir, este sistema
aplica tanto a bienes materiales (individualizables, mesurables, intercambiables, y
tiles) como a los servicios en general, constituidos por el trabajo de personas
naturales o jurdicas, pertenecientes o ajenos a la empresa (tercerizacin).
Las herramientas de trabajo de este sistema, llamados procesos tcnicos (11), se
agrupan bajo 3 subsistemas:

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[ASPECTOS GENERALES DE LAS COMPRAS]


[Seleccione la fecha]

1) Subsistema de Informacin.
Mediante el cual se capta, procesa, actualiza y se conversa informacin sobre
los bienes y servicios requeridos, proveedores, precios de mercado y
condiciones de venta, seguridad, garanta, acciones de seguimiento y control a
realizar, etc.
a. Catalogacin.
Permite el ordenamiento, codificacin, obtencin, actualizacin e
informacin referida a los bienes y servicios que se requieren.
b. Registro de Proveedores.
Recoge, analiza y evala la informacin que se tiene sobre proveedores y
contratistas de bienes y servicios.
c. Registro y Control.
Acciones de control previo interno y de seguimiento que permanentemente
debe realizar la Oficina de Abastecimiento a las fases de cada uno de los
procesos tcnicos del sistema.
d. Programacin.
Se prev en forma racional y sistemtica la satisfaccin adecuada y
oportuna de los bienes y servicios requeridos, previa a su determinacin en
funcin a los objetivos y metas presupuestarias. Su funcin principal es la
del ordenamiento de la gestin del abastecimiento.
2) Subsistema de Negociacin/Obtencin.
Presenta alternativas y condiciones para que las entidades pblicas negocien,
dentro de los trminos de la ley, con los proveedores o contratistas.
a. Adquisicin.
Se formaliza y consolida la tenencia o disposicin de los bienes o servicios
necesarios.
b. Recuperacin de Bienes.
La Oficina de Abastecimiento inicia las acciones legales pertinentes para
volver a tener dominio de determinados bienes de su propiedad, luego de
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[ASPECTOS GENERALES DE LAS COMPRAS]


[Seleccione la fecha]

haberlos perdidos por descuido o negligencia., causas fortuitas, abandono,


etc.
3) Subsistema de Utilizacin/Preservacin.
Se prev, orienta y supervisa la movilizacin, uso, conservacin, custodia, etc,
de los bienes y servicios, para una adecuada utilizacin y preservacin.
a. Almacenamiento.
Ubicacin temporal de los bienes materiales, en un espacio fsico adecuado
y apropiado, denominado Almacn, antes de entregarlos, previa firma de la
PECOSA o PIA, a las entidades solicitantes.
b. Mantenimiento.
Conservacin de los bienes materiales de propiedad fiscal, adquiridos por
las entidades pblicas, para su estado ptimo de funcionamiento a un
mnimo coste o para prolongar su periodo de utilidad.
c. Seguridad.
Para evitar, detectar o eliminar las situaciones que pudieran causar dao o
prdida humanas o materiales de las entidades pblicas.
d. Distribucin.
Satisface directa y oportunamente las necesidades de los bienes y servicios
requeridos entregndolos de manera conforme.
e. Disposicin final.
Detecta, verifica y regula el uso adecuado de los bienes y servicios
entregados en uso a la entidad y a la comparacin entre condiciones o
especificaciones tcnicas y a su rendimiento real.
1.6. Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2013
Para que cualquier entidad del Estado pueda adquirir bienes o servicios mediante
los diferentes procesos de seleccin, los cuales se vern ms adelante, previamente
debe tener en cuenta lo que establece la Ley de Presupuesto para el ao fiscal en
curso. As tenemos que la Ley de este ao 2013, seala que las disposiciones
contenidas en ella son de obligatorio cumplimiento para las entidades integrantes
de los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial; el Ministerio Pblico; el Jurado
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[ASPECTOS GENERALES DE LAS COMPRAS]


[Seleccione la fecha]

Nacional de Elecciones; la Oficina Nacional de Procesos Electorales; el Registro


Nacional de Identificacin y Estado Civil; la Contralora General de la Repblica;
Consejo Nacional de la Magistratura; Defensora del Pueblo; Tribunal Constitucional;
las universidades pblicas; y dems entidades y organismos que cuenten con un
crdito presupuestario aprobado en esta ley. Asimismo, son de obligatorio
cumplimiento por los gobiernos regionales y los gobiernos locales y sus respectivos
organismos pblicos. Por ello todas las entidades pblicas deben sujetar la ejecucin
de sus gastos a los crditos presupuestarios autorizados en la Ley.
La Ley seala adems los montos a los que deben sujetarse los diferentes procesos
de seleccin (licitaciones pblicas, concursos pblicos y adjudicaciones) para poder
efectuarse.
Para la contratacin de bienes:
Licitacin pblica, si el valor referencial es igual o superior a S/. 400 000,00.
Adjudicacin directa, si el valor referencial es inferior a S/. 400 000,00.
Para la contratacin de servicios:
Concurso pblico, si el valor referencial es igual o superior a S/. 400 000,00.
Adjudicacin directa, si el valor referencial es inferior a S/. 400 000,00.
1.7. Plan Anual de Contrataciones (PAC)
El Plan Anual de Contrataciones es el documento de gestin donde se consigna la
programacin de los procesos de seleccin, los cuales deben obedecer de forma
estricta y exclusiva a la satisfaccin de las necesidades de las dependencias de una
Entidad, para el cumplimiento de sus funciones y el logro de las metas
institucionales durante el ao fiscal en curso. En otras palabras, comprende todas las
contrataciones de bienes, servicios y obras que se requerirn durante el ao fiscal.
Previamente al PAC, debi aprobarse el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA),
el cual comprende todos los montos estimados a ser ejecutados durante el ao fiscal
correspondiente de una empresa. Aprobado este, se aprueba el PAC que materializa
la programacin de compras de bienes y servicios en el ao, registrando los tipos de
procesos de seleccin con fecha estimada de convocatoria.
1.8. Ley de Contrataciones del Estado
Esta ley y su reglamento establecen diversos procesos o formas de comprar o
contratar aplicables para el Gobierno Nacional, los Gobiernos Regionales, los
Gobiernos Locales, los Organismos Constitucionales Autnomos, las Universidades
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[ASPECTOS GENERALES DE LAS COMPRAS]


[Seleccione la fecha]

Pblicas, las Sociedades de Beneficencia y las Juntas de Participacin Social, las


Fuerzas Armadas y la Polica Nacional del Per, entre otros.
Los organismos que intervienen en las compras estatales son:
Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE): El cual vela por
el cumplimiento de las normas en las adquisiciones pblicas del Estado peruano,
supervisando los procesos de contratacin de bienes, servicios y obras que
realizan las entidades estatales. Su principal funcin es promover la realizacin
de compras giles, oportunas, eficientes, transparentes y econmicas por parte
de las entidades del Estado, con la finalidad que puedan cumplir con sus
objetivos estratgicos y operativos.
Registro Nacional de Proveedores (RNP): Es el nico registro pblico de
carcter administrativo encargado de registrar, clasificar, validar y mantener
actualizada la informacin pertinente de personas naturales y jurdicas,
nacionales o extranjeras que son proveedores de bienes, servicios, ejecutores y
consultores de obras los cuales desean contratar con el Estado. Est compuesto
por 5 registros: registro de proveedores de bienes, registro de proveedores de
servicios, registro de consultores de obras, registro de ejecutores de obras y
registro de inhabilitados de contratar con el Estado.
Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado (SEACE): El
cual permite el intercambio de informacin y difusin sobre las contrataciones
del Estado, as como la realizacin de transacciones electrnicas. Registra las
contrataciones y adquisiciones que se requieren en todo el Estado (Gobierno
Nacional, Gobierno Regional y Gobierno Local). Su uso es obligatorio para todas
las entidades pblicas, pero la ley y el reglamento disponen de criterios de
incorporacin gradual de las Entidades al SEACE, considerando la infraestructura
y condiciones tecnolgicas que stas posean o los medios disponibles para estos
efectos.
Entidades del Estado: Las tres instancias del gobierno: gobierno nacional,
regional y local, las mismas que requieran bienes, servicios u obras.
Personas naturales y empresas privadas: Aquellas quienes ofrecen bienes,
servicios u obras a las distintas entidades del Estado cuando stas las requieran,
debiendo estar previamente inscritas en el RNP.

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[ASPECTOS GENERALES DE LAS COMPRAS]


[Seleccione la fecha]

Los procesos de seleccin que la ley reglamenta son:


Licitacin Pblica: Es convocado por las entidades de la administracin pblica
para la contratacin de bienes, suministros y obras.
Concurso Pblico: Se convoca para la contratacin de servicios, dentro de los
mrgenes establecidos por las normas presupuestarias. Este puede ser
Nacional, para la contratacin de empresas de servicios con oficinas instaladas
en el pas, e Internacional, para la contratacin de servicios que cuenten de
participacin internacional.
Adjudicacin Directa: Se convoca para la contratacin de bienes, servicios y
ejecucin de obras, conforme a los mrgenes que para el efecto establecen las
normas presupuestarias. Puede ser pblica o selectiva. La pblica se convoca
cuando el monto de la contratacin es mayor al 50% del lmite mximo
establecido para la adjudicacin directa en las sealadas normas
presupuestarias. Si es igual o menor de ese 50%, se convoca la denominada
adjudicacin directa selectiva.
Menor Cuanta: Se convoca para la contratacin de bienes, servicios y obras
cuyos montos sean inferiores a la dcima parte del lmite mnimo establecido
para las normas presupuestarias para las licitaciones o concursos pblicos, para
la contratacin de los expertos que integran los comits especiales y cuando se
trate de un nuevo proceso despus de haberse declarado desierto una
licitacin, concurso o adjudicacin directa.
1.9. Proceso
El proceso de una contratacin pblica se divide en 3 fases:
1) Fase de Actos Preparatorios.
a. Esta se inicia con el requerimiento del rea usuaria, es decir, la definicin de
la necesidad que se requiere, precisando las caractersticas tcnicas mnimas
o requisitos tcnicos mnimos que deben tener los bienes, servicios u obras
que se van a contratar, ya que muchas veces la eficiencia en la compra radica
justamente en un correcto detalle de los elementos o caractersticas mnimas
de las necesidades.
b. Una vez recibido el requerimiento, el rgano encargado de las contrataciones
de la Entidad proceder a elaborar el estudio de posibilidades que ofrece el
mercado, donde entre otros puntos, se determinar el valor referencial del

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[ASPECTOS GENERALES DE LAS COMPRAS]


[Seleccione la fecha]

bien, bienes o servicio requerido, es decir, el costo de contratar, debiendo


ser real, actual y de mercado.
c. Posteriormente, luego de determinado el valor referencial, deber solicitarse
la disponibilidad presupuestal al rea correspondiente de la Entidad.
d. Contando con el presupuesto para la contratacin, la Entidad deber incluir
el proceso de seleccin en su Plan Anual de Contrataciones, siempre que el
proceso no hubiera estado programado originalmente.
e. Luego, la Entidad deber aprobar el expediente de contratacin y designar al
comit especial para el caso de las licitaciones pblicas y concursos pblicos.
Cuando se trate de Adjudicaciones Directas Pblicas y Selectivas, luego de la
aprobacin del expediente de contratacin, este ser remitido al comit
especial permanente y en caso de las Adjudicaciones de Menor Cuanta se
enviar al rgano encargado de las Contrataciones de la Entidad para
continuar con los trmites.
f. El comit especial a cargo del proceso o el rgano encargado de las
contrataciones de la Entidad, realizar la verificacin de los documentos
emitidos hasta el momento. Luego elaborar las Bases del proceso, el cual
contiene los requisitos, reglas, derechos y obligaciones de los participantes
en el proceso y del Estado en su papel de contratante. En las Bases se deben
incluir dos aspectos importantes: los requerimientos tcnicos mnimos y los
factores de evaluacin a aplicarse. Asimismo debe incluir el cronograma del
proceso y los documentos obligatorios y facultativos que los postores deben
presentar en su propuesta tcnica y econmica.
g. Una vez culminado el proyecto de bases elaborado se solicita su aprobacin
por el titular de la Entidad. Contando con su aprobacin, el proceso de
seleccin se encuentra listo para su inicio.
2) Fase de Seleccin.
a. Una vez que el comit especial cuenta con las Bases aprobadas, debe
publicitar el proceso a travs de una convocatoria, a fin de que los
potenciales proveedores tomen conocimiento del mismo y, si estn
interesados participen segn las reglas establecidas en las bases. Esta
convocatoria se realiza a travs del SEACE, y con ella se inicia la segunda fase
de proceso de contratacin.
b. A partir del da siguiente de la convocatoria se dar inicio al Registro de
Participantes, para lo cual las personas naturales y jurdicas que deseen
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[ASPECTOS GENERALES DE LAS COMPRAS]


[Seleccione la fecha]

participar en el proceso de seleccin debern acudir a la Entidad convocante


llevando consigo su Registro Nacional de Proveedor (RNP) vigente. La Entidad
convocante debe comprobar que la inscripcin en el RNP del proveedor que
desea registrarse se encuentre vigente, debiendo estarlo durante todo el
proceso de seleccin.
c. Si el participante que se ha registrado tiene alguna consulta debe
presentarla. Estas son preguntas, dudas o solicitudes que se tienen sobre las
Bases, las cuales se hacen por escrito dirigidas al comit especial a cargo del
proceso de seleccin.
d. El comit especial debe responder las consultas presentadas dentro de los
plazos previstos.
e. Los participantes adems podrn realizar observaciones a las bases. Las
cuales son reclamos que el participante realiza, argumentando un
incumplimiento a la normativa sobre contrataciones del Estado o a alguna
otra norma aplicable al proceso de seleccin.
f. El comit especial debe absolver las observaciones de manera fundamentada
y sustentada, mediante un pliego absolutorio que deber contener la
identificacin de cada observante y la respuesta del Comit Especial para
cada observacin presentada. Esto dentro de los plazos establecidos.
g. Una vez absueltas las consultas y observaciones, los participantes tienen el
derecho de solicitar la elevacin de las observaciones del proceso al titular de
la Entidad o al OSCE, de acuerdo al valor referencial del proceso de seleccin.
La elevacin de observaciones siempre se dirige al comit especial y ser este
el encargado de dirigirlo al Titular de su Entidad o al OSCE, segn
corresponda. El derecho a elevar observaciones tiene lugar en tres
situaciones: cuando el comit especial no acogi la observacin del
participante que realiz; cuando pese a haber sido acogida la observacin, el
participante considera que la respuesta an vulnera la normativa aplicable al
proceso de seleccin; y, cuando la respuesta brindada a otro participante
vulnera la normativa aplicable al proceso de seleccin. En este ltimo caso,
las observaciones reciben el nombre de cuestionamiento.
h. El Titular de la Entidad o en el OSCE debe emitir un pronunciamiento sobre
las elevaciones hechas, dentro de los plazos previstos. Este pronunciamiento
deber abordar las observaciones o cuestionamientos planteados y aquellas
trasgresiones a la normativa aplicable al proceso que el Titular de la Entidad
o el OSCE pudieran encontrar.
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[ASPECTOS GENERALES DE LAS COMPRAS]


[Seleccione la fecha]

i. Con las modificaciones incluidas en las bases como producto de las consultas
u observaciones acogidas o de los cambios ordenados en el
pronunciamiento, nacen las bases integradas, las cuales constituyen las
reglas definitivas del proceso de seleccin, debindose publicar en el SEACE.
Si no hay modificaciones en las bases, se publicarn en el SEACE las mismas
bases que se publicaron al inicio con la convocatoria.
j. Con las bases integradas, los participantes presentan sus propuestas tcnica
y econmica. La presentacin se realiza en acto pblico o privado segn sea
el proceso de seleccin que se est llevando a cabo.
k. Las propuestas son evaluadas verificando que se haya cumplido con la
presentacin de los documentos obligatorios, calificando el cumplimiento de
los requisitos tcnicos mnimos y evaluando segn los factores de evaluacin.
Primero se califican y evalan las propuestas tcnicas, y luego las propuestas
econmicas de aquellos postores que hayan pasado a la etapa de evaluacin
econmica.
l. La buena pro se otorgar al postor que obtuvo el mximo puntaje total.
m. Si los postores que hayan sido descalificados o que se encuentren
disconformes con el resultado final obtenido, tienen el derecho de presentar
un recurso de apelacin al Tribunal del OSCE o al Titular de la Entidad,
pudiendo mantenerse la buena pro, otorgrsela a otro postor o declararla
nula y regresar a la etapa en la que se produjo el vicio durante el proceso.
n. En caso se mantenga la buena pro o se le otorgue a otro postor, se considera
que la buena pro ha quedado consentida o administrativamente firme. En
caso no se haya presentado un recurso de apelacin, la buena pro quedar
consentida, culminando la segunda fase de la contratacin.
3) Fase de Ejecucin Contractual.
Esta es la ltima fase de la contratacin, la cual se inicia con la firma del
contrato para lo cual debe llevarse a cabo un procedimiento regulado en el
Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
Cuando la buena pro se encuentra consentida o administrativamente firme, se
tiene un plazo mximo de 2 das hbiles para citar al postor de la buena pro,
indicndole la fecha, hora y lugar en el que se realizar la firma del contrato y
los documentos que deber llevar consigo.

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[ASPECTOS GENERALES DE LAS COMPRAS]


[Seleccione la fecha]

Al da siguiente de la firma del contrato, se inicia su vigencia la cual culminar


con la conformidad de entrega de los bienes o de prestacin de servicios y el
pago a favor del contratista.
Durante la ejecucin contractual pueden darse diversas situaciones, como
ampliaciones de plazo para la prestacin a cargo del contratista, adicionales,
reducciones, aplicacin de penalidades, inclusive resoluciones de contrato.
Luego de culminado el contrato, la Entidad tiene la facultad de volver a
contratar con el mismo proveedor dentro de los tres meses siguientes a la
culminacin del contrato. Asimismo debe entregarle una Constancia de
Cumplimiento de la Prestacin donde se advierta claramente que se ha
cumplido el contrato sin incurrir en penalidades.

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[ASPECTOS GENERALES DE LAS COMPRAS]


[Seleccione la fecha]

CAPTULO V: CASO: ENTIDAD PRIVADA Y ENTIDAD PBLICA


1.1. Entidad Privada

LAMBAYEQUE FBRICA DE DULCES


Gerente General

Sub Gerente

rea Logstica

Dep. Compras

Abastecimiento

Control de Calidad

Almacn

Jefatura de Planta

Jefatura de Calidad

rea Contable y de
Finanzas

rea de Ventas

Dep. Produccin

Dep. Distribucin y
Transporte

Control de Procesos

Almacn

Responsable de
Llenado y
Empaquetado

Responsable de
Panadera

rea de Recursos
Humanos

Responsable de
Cocina

El procedimiento que sigue la empresa es el siguiente:


1. Revisar requerimiento de materiales de las distintas reas de la empresa.
2. Solicitar cotizaciones y/o presupuestos a los proveedores.
3. Seleccionar al proveedor que otorgue la mejor oferta para el pedido del da,
teniendo en cuenta: disponibilidad, precio, calidad, tiempo de entrega, forma de
pago, servicio de reparto y otras consideraciones dependiendo del tipo de
material a solicitar.
4. Elaborar la orden de compra firmada y sellada por el responsable de compras.
5. Comunicarse con el proveedor seleccionado para verificar que haya recibido la
orden de compra enviada.
6. La forma de pago es al contado. Se deber abonar primero en la cuenta corriente
del proveedor el monto pactado o se entrega en efectivo si el proveedor viene a
planta.

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[ASPECTOS GENERALES DE LAS COMPRAS]


[Seleccione la fecha]

7. Comunicarse con el proveedor seleccionado para verificar que haya recibido la


orden de compra enviada ya sea por fax o correo electrnico y el comprobante
de depsito de ser el caso.
Para la seleccin de sus proveedores, la empresa sigue los siguientes criterios:
Verifica si el nuevo proveedor cuenta con RUC vigente.
Evala las condiciones de pago.
Cotiza los precios de los productos.
Evala si cuenta con alguna certificacin de calidad.
Pide referencias de cumplimiento de los tiempos de entrega.
Verifica la disponibilidad del producto (stock).
Para la calificacin de estos criterios, la empresa aplica un formato de seleccin de
proveedores, donde si el proveedor obtiene el puntaje mayor a 165 puntos se le
registrar en la lista de proveedores aprobados.
Calificacin para la Seleccin de Proveedores Nuevos
Puntaje
Calificacin
120
PROVEEDOR NO ACEPTABLE
121-164
PROVEEDOR REGULAR
165
PROVEEDOR ACEPTABLE
Para la evaluacin de sus proveedores, la empresa revisa el historial de cada
proveedor cada 6 meses, considerando los siguientes criterios:
Verifica si el proveedor cuenta con la disponibilidad del producto.
Verifica si brinda asesoramiento sobre el servicio o producto brindado.
Verifica si cumple con entregar el producto o servicio de acuerdo a las
especificaciones solicitadas.
Verifica si cumple con el tiempo de entrega del producto o servicio segn lo
ofrecido.
Verifica el nmero de productos no conformes durante el ao.
Verifica si se presentaron reclamos de los clientes relacionados al producto o
servicio brindado.
Para la calificacin de estos criterios, la empresa aplica un formato de evaluacin de
proveedores, donde si el proveedor obtiene un puntaje mayor a 184 puntos se sigue
trabajando con el proveedor. Si el proveedor se encuentra entre 125 a 183 se
informar al proveedor los aspectos que tiene que mejorar (proveedor en
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[ASPECTOS GENERALES DE LAS COMPRAS]


[Seleccione la fecha]

observacin). Y si el proveedor tiene un puntaje menor a 124 puntos, se retira de la


lista de proveedores.
Calificacin para la Evaluacin de Proveedores
Puntaje (1) Puntaje (2)
Calificacin
142
124
PROVEEDOR DESAPROBADO
(Retirar de la Lista)
143-207
125-183
PROVEEDOR EN OBSERVACIN
208
184
PROVEEDOR APROBADO

Frecuencia de
Evaluacin

Entre los documentos que la empresa utiliza en sus procesos de compras, tenemos:
Orden de Compra.
Lista de Requerimiento de materiales.
Lista de Proveedores Calificados.
Formato de Evaluacin de Proveedores.
Formato de Seleccin de Proveedores Externo.

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[ASPECTOS GENERALES DE LAS COMPRAS]


[Seleccione la fecha]

1.2. Entidad Pblica

UNIVERSIDAD NACIONAL PEDRO RUIZ GALLO


Segn el organigrama de la universidad, la Oficina de Abastecimiento se encuentra
adscrita a la Oficina Central de Administracin.

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[ASPECTOS GENERALES DE LAS COMPRAS]


[Seleccione la fecha]

La Oficina Central de Administracin es la que ejecuta todos los procesos


administrativos de la universidad, desarrollando actividades financieras relacionadas
a los sistemas de contabilidad, tesorera y abastecimientos. Enfocndonos a esto
ltimo, segn su Manual de Organizacin y Funciones, esta oficina debe establecer
y mantener un sistema racional y oportuno que permita un eficaz apoyo logstico de
bienes que aseguren la mxima eficiencia de las operaciones en la adquisicin y
utilizacin de los mismos a todos los sectores de la Universidad. Para ello, cuenta
con una Oficina de Abastecimiento y Control Patrimonial, la cual debe coordinar una
adecuada provisin y programacin de las adquisiciones con todas las dependencias
de la Universidad, adquiriendo los bienes y servicios en observancia de la Ley de
Contrataciones del Estado vigente.
Oficina de Abastecimiento y
Control Patrimonial

Unidad de
Programacin

Unidad de
Compras

Unidad de Marges
de Bienes

Unidad de
Almacn

Especficamente dentro de la Oficina de Abastecimiento, es la Unidad de Compras la


encargada de adquirir materiales o contratar servicios que sean solicitados teniendo
en cuenta los planes y las necesidades de las reas usuarias. Pero previamente la
Unidad de Programacin ya ha procesado y establecido todos los requerimientos de
equipamiento, servicios y dems por dependencia, los cuales han sido formulados
en el Plan Anual de Contrataciones.
Los procedimientos que se llevan a cabo para la convocatoria de los procesos de
seleccin para la adquisicin de bienes y servicios en la Universidad, son los
siguientes:
1. El Jefe de la Oficina de Abastecimiento hace llegar al Rector el Expediente de
Contratacin (elaborado por la Unidad de Programacin) para su aprobacin,
proponiendo adems el Comit a formarse.
2. Rectorado aprueba con Resolucin este Expediente y designa al Comit y a su
Presidente.
3. El Presidente instala el Comit y elabora las Bases del proceso.

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[ASPECTOS GENERALES DE LAS COMPRAS]


[Seleccione la fecha]

4. Elaborada las Bases, el Comit las revisa, aprueba y las remite a Rectorado para
su aprobacin.
5. Rectorado aprueba las Bases mediante Resolucin y/o Memorndum.
6. El Presidente rene al Comit para elaborar el Cronograma del proceso.
7. El Cronograma se incorpora a las Bases y se publican en la pgina de la OSCE.
8. Publicacin en OSCE.
9. Inscripcin de postores.
10. Comit absuelve consultas y observaciones en caso se presenten.
11. El Comit realiza la Integracin de las Bases.
12. Los postores presentan sus propuestas.
13. Se califican y evalan las propuestas.
14. Se da el otorgamiento de la Buena Pro.
15. Se da el consentimiento de la Buena Pro.
Revisando la pgina del SEACE, encontramos que actualmente la Universidad tiene
un proceso de licitacin pblica para la adquisicin de uniformes para el personal
docente y administrativo de la UNPRG, cuyo valor referencial se estima en
S/.519,882.50, determinado mediante cotizaciones de empresas y precios histricos.
Este proceso se encuentra formulado dentro del Plan Anual de Contrataciones 2013
de la Universidad. El calendario para dicho proceso es el que se detalla a
continuacin.

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[ASPECTOS GENERALES DE LAS COMPRAS]


[Seleccione la fecha]

CONCLUSIONES
Comprar es toda accin de adquirir u obtener algo en el momento adecuado,
de la calidad, precio y proveedor ms conveniente para la satisfaccin
personal o de una empresa.
La estructura funcional de un departamento de compras se compone del
Director, Subdirector, compradores mayores, compradores asistentes y
personal de apoyo.
La mayor responsabilidad del departamento de compras es proveer a los otros
departamentos con los materiales que necesitan para realizar las tareas
requeridas.

Todo proceso de compra empieza con la requisicin. Para dar paso a la


cotizacin, la orden de compra, el convenio, el seguimiento y la terminacin
de la compra.
En el Sector Pblico, las compras se procesan de un modo diferente a las
adquisiciones del Sector Privado porque estn sujetas al marco de la Ley, y se
dan bsicamente mediante la prctica de la contratacin pblica.

El procedimiento que se sigue para las compras del Sector Pblico se da


mediante procesos de seleccin que establece la Ley de Contrataciones del
Estado.

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[ASPECTOS GENERALES DE LAS COMPRAS]


[Seleccione la fecha]

ANEXOS
1. Cul es la ley que establece diversos procesos o formas de comprar o contratar
aplicables para el Gobierno Nacional, Regional y Local; los Organismos
Constitucionales Autnomos, las Universidades Pblicas, entre otros?
a)
b)
c)
d)

Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2013


Ley del Procedimiento Administrativo General
Ley de Contrataciones del Estado
Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto

2. Quin es el comprador ms importante del pas?


a)
b)
c)
d)

Las empresas mineras


El Gobierno
El Presidente
Los importadores

3. Cundo se convoca un proceso de menor cuanta?


a) Cuando el SEACE no puede registrar la contratacin en su sistema
b) Cuando lo determina as el MEF a travs del SEACE
c) Cuando el monto sea inferior a la dcima parte del lmite mnimo
establecido para las licitaciones o concursos pblicos
d) Cuando el monto no se ajuste a lo establecido a la Ley
4. Con qu se inicia un proceso de seleccin?
a)
b)
c)
d)

Con la requisicin
Con la publicacin de las Bases
Con la aprobacin del expediente de contratacin
Con la publicacin del proceso en el SEACE

5. Quin vela por el cumplimiento de las normas en las adquisiciones pblicas del
Estado peruano, supervisando los procesos de contratacin de bienes, servicios y
obras que realizan las entidades estatales?
a)
b)
c)
d)

El OSCE
El SEACE
El Registro Nacional de Proveedores
El Ministerio Pblico

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[ASPECTOS GENERALES DE LAS COMPRAS]


[Seleccione la fecha]

6. Cul NO es un principio bsico de compra:


a)
b)
c)
d)

Precio Exacto
Financiamiento
Calidad
Supervisin

7. En qu se diferencian las compras del sector pblico del sector privado?


a)
b)
c)
d)

Estn sujetas a la Ley


Las realiza un departamento o rea de compras
Se inicia mediante una requisicin
Aseguran la continuidad de abastecimiento

8. Cul es un proceso de seleccin?


a)
b)
c)
d)

Adjudicacin directa
Licitacin pblica
Concurso pblico
Todas las anteriores

9. Cules son funciones del departamento de compras?


a)
b)
c)
d)

Atender oportunamente a los proveedores


Recibir muestras y cotizaciones
Determinar las cantidades de compras.
Todas las anteriores

10. Cul es la mayor responsabilidad del departamento de compras?


a) Proveer a los otros departamentos con los materiales que necesitan para
realizar las tareas requeridas
b) Mantener y archivar la documentacin
c) Supervisar el inventario
d) Asesor en proyectos de expansin o planeacin
11. Cules son las fases de un proceso de seleccin?
a)
b)
c)
d)

Fase de Seleccin
Fase de Ejecucin Contractual
Fase de Actos Preparatorios
Todas las anteriores

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[ASPECTOS GENERALES DE LAS COMPRAS]


[Seleccione la fecha]

12. En funcin a qu, los miembros del departamento de compras deben elegir a los
proveedores?
a)
b)
c)
d)

A su reputacin
A la calidad de los insumos
A la confiabilidad
Todas las anteriores

13. Cundo se da la terminacin de una compra?


a) Cuando se han recibido efectivamente los bienes o servicios
b) Cuando los bienes y servicios ya estn siendo utilizados en la labor
c) Cuando se cumplieron las obligaciones contradas en el convenio pactado
entre el comprador y vendedor
d) Todas las anteriores
14. Qu tipo de requisicin es la que se da cuando se necesita un abastecimiento
ininterrumpido?
a)
b)
c)
d)

Requisicin de materiales
Requisicin de utilizacin continua
Requisicin perdurable
Requisicin terminal

15. Es un documento de gestin donde se consigna la programacin de los procesos


de seleccin de una entidad pblica.
a)
b)
c)
d)

El Plan Anual de Contrataciones


El Manual de Procedimientos
El Presupuesto Institucional de Apertura
N.A.

16. Qu proceso de seleccin no se aplica para la contratacin de bienes?


a)
b)
c)
d)

Adjudicacin Directa
Concurso Pblico
Licitacin Pblica
Menor Cuanta

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[ASPECTOS GENERALES DE LAS COMPRAS]


[Seleccione la fecha]

17. Qu ley seala los montos a los que deben sujetarse los diferentes procesos de
seleccin?
a)
b)
c)
d)

Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2013


Ley del Procedimiento Administrativo General
Ley de Contrataciones del Estado
Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto

18. De qu depende en parte la eficiencia del departamento de compras?


a) De la coordinacin de la informacin con los dems departamentos de la
compaa
b) Del gerente de la empresa
c) De la cantidad de requisiciones que se puedan dar
d) N.A.
19. Son tipos de convenios de compra:
a)
b)
c)
d)

Costo adicionable
Convenio abierto
Convenio condicional
Todas las anteriores

20. En l se registra, clasifica, valida y se mantiene actualizada la informacin


pertinente de personas naturales y jurdicas, nacionales o extranjeras, las cuales
pueden contratar con el Estado.
a)
b)
c)
d)

El Registro Nacional de Proveedores


El Registro nico de Contribuyente
El Registro nico Simplificado
N.A.

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[ASPECTOS GENERALES DE LAS COMPRAS]


[Seleccione la fecha]

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[ASPECTOS GENERALES DE LAS COMPRAS]


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