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PLANIFICACIN EN LA ORGANIZACIN
EL PLANEAMIENTO ESTRATGICO Y PLANES ANUALES
OPERATIVOS.

PLANIFICACION EN LA ORGANIZACIN

INTRODUCCION
La planificacin cumple dos propsitos principales en las organizaciones: el protector y el
afirmativo. El propsito protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre
que rodea al mundo de los negocios y definiendo las consecuencias de
una accin administrativa determinada. El propsito afirmativo de la planificacin consiste en
elevar el nivel de xito organizacional.
Un propsito adicional de la planificacin consiste en coordinar los esfuerzos y
los recursos dentro de las organizaciones. Se ha dicho que la planificacin es como una
locomotora que arrastra el tren de las actividades de la organizacin, la direccin y el control.
Por otro lado, se puede considerar a la planificacin como el tronco fundamental de un arbol
imponente, del que crecen las ramas de la organizacin, la direccin y el control. Sin embargo,
el propsito fundamental es facilitar el logro de los objetivos de la empresa. Implica tomar en
cuenta la naturaleza del mbito futuro en el cual debern ejecutarse las acciones planificadas.
La planificacin es un proceso continuo que refleja los cambios del ambiente en torno a cada
organizacin y busca adaptarse a ellos.
Uno de los resultados ms significativos del proceso de planificacin es una estrategia para la
organizacin.

ASPECTOS GENERALES E IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIN

Planificar significa que los ejecutivos estudian anticipadamente sus objetivos y acciones, y
sustentan sus actos no en corazonadas sino con algn mtodo, plan o lgica.
Los planes establecen los objetivos de la organizacin y definen los procedimientos adecuados
para alcanzarlos.
Adems los planes son la gua para que:
(1) la organizacin obtenga y aplique los recursos para lograr los objetivos;

(2) los miembros de la organizacin desempeen actividades y tomen decisiones congruentes

con los objetivos y procedimientos escogidos, ya que enfoca la atencin de los empleados
sobre los objetivos que generan resultados (3) pueda controlarse el logro de los objetivos
organizacionales. Asimismo, ayuda a fijar prioridades, permite concentrarse en las fortalezas de
la organizacin, ayuda a tratar los problemas de cambios en el entorno externo, entre otros
aspectos.

DEFINICIN
Es el establecimiento de objetivos o metas, y la eleccin de los medios ms convenientes para
alcanzarlos (planes y programas).
Implica adems un proceso de toma de decisiones, un proceso de previsin (anticipacin),
visualizacin (representacin del futuro deseado) y de predeterminacin (tomar acciones para
lograr el concepto de adivinar el futuro). Todo plan tiene tres caractersticas: primero, debe
referirse al futuro, segundo, debe indicar acciones, tercero, existe un elemento de causalidad
personal u organizacional: futurismo, accin y causalidad personal u organizacional son
elementos necesarios de todo plan. Se trata de construir un futuro deseado, no de adivinarlo.

CLASES DE PLANIFICACIN Y CARACTERSTICAS.

Existen diversas clasificaciones acerca de la planificacin: La planificacin estratgica y la
planificacin operativa. La planificacin estratgica est diseada para satisfacer las metas
generales de la organizacin, mientras la planificacin operativa muestra cmo se pueden
aplicar los planes estratgicos en el quehacer diario. Los planes estratgicos y los planes
operativos estn vinculados a la definicin de la misin de una organizacin, la meta general
que justifica la existencia de una organizacin. Los planes estratgicos difieren de los planes
operativos en cuanto a su horizonte de tiempo, alcance y grado de detalle.
La planificacin estratgica es planificacin a largo plazo que enfoca a la organizacin como un
todo.
Muy vinculados al concepto de planificacin estratgica se encuentran los siguientes
conceptos:
a) estrategia,
b) administracin estratgica
c) cmo formular una estrategia.

Estrategia:

Es un plan amplio, unificado e integrado que relaciona las ventajas estratgicas de una firma
con los desafos del ambiente y se le disea para alcanzar los objetivos de la organizacin a
largo plazo; es la respuesta de la organizacin a su entorno en el transcurso del tiempo,
adems es el resultado final de la planificacin estratgica. Asimismo, para que una estrategia
sea til debe ser consistente con los objetivos organizacionales.

Administracin estratgica:
Es el proceso que se sigue para que una organizacin realice la planificacin estratgica y
despus acte de acuerdo con dichos planes. En forma general se piensa que el proceso
de administracin estratgica consiste en cuatro pasos secuenciales continuos: a) formulacin
de la estrategia; b) implantacin de la estrategia; c) medicin de los resultados de la estrategia
y d) evaluacin de la estrategia.

Cmo formular una estrategia:

Es un proceso que consiste en responder cuatro preguntas bsicas. Estas preguntas son las
siguientes: Cules son el propsito y los objetivos de la organizacin?, A dnde se dirige
actualmente la organizacin?, En que tipo de ambiente est la organizacin?, Qu puede
hacerse para alcanzar en una forma mejor los objetivos organizacionales en el futuro?
La planificacin operativa consiste en formular planes a corto plazo que pongan de relieve las
diversas partes de la organizacin. Se utiliza para describir lo que las diversas partes de la
organizacin deben hacer para que la empresa tenga xito a corto plazo.
La planificacin puede clasificarse, segn sus propsitos en tres tipos fundamentales no
excluyentes, que son:
a) Planificacin Operativa,
b) Planificacin Econmica y Social,
c) Planificacin Fsica o Territorial.
Segn el perodo que abarque puede ser:
a) de corto plazo
b) de Mediano plazo,
c) de largo plazo.
Los planes se pueden clasificar tambin de acuerdo al rea funcional responsable de su
cumplimiento: Plan de Produccin, Plan de Mantenimiento, Plan de mercadeo, Plan
de Finanzas, Plan de Negocios.
Segn el alcance, los planes se pueden clasificar como:

1.

Intradepartamentales, si se aplican a un departamento. Ejemplo: plan de mantenimiento

mecnico.

2.

Interdepartamentales, si afectan a ms de un departamento, ejemplos: plan

de seguridad industrial.

3.
4.

Para toda la organizacin. Ejemplo: Presupuesto.

Tambin pueden ser considerados como planes las polticas, los procedimientos, las
normas y los mtodos de trabajo. Las polticas son lneas generales o directivas amplias
que establecen orientacin para la toma de decisiones. Ejemplo: promocin interna del
personal.

Los procedimientos son reglas que establecen la forma convencional de organizar actividades
para
cumplir
una
meta.
Ejemplo:
cierre
de
un ejercicio comercial.
Los mtodos son formas sistemticas y estructuradas para realizar actividades en forma
eficiente.
Las normas son regulaciones estrechas que definen con detalle los pasos y acciones para
realizar actividades repetitivas.

PASOS DEL PROCESO DE PLANIFICACIN.

El proceso de planeacin incluye cinco pasos principales:
1) definicin de los objetivos organizacionales;
2) determinar donde se est en relacin a los objetivos;
3) desarrollar premisas considerando situaciones futuras;
4) identificar y escoger entre cursos alternativos de accin;
5) puesta en marcha de los planes y evaluar los resultados.

RELACIN ENTRE LA PLANIFICACIN Y EL CONTROL

La planificacin proporciona estndares (indicadores) de control contra los cuales puede
medirse el desempeo. Si existe una desviacin significativa entre el desempeo real y el
planeado, puede tomarse una accin correctiva. Un ejemplo claro de los planes empleados
como estndares de control se puede encontrar en los presupuestos.

Estos presupuestos proporcionan la base para estndares continuos de control durante todo el
ao de operaciones. Si el desempeo real no corresponde estrictamente al desempeo
planeado y presupuestado, hace que se aplique una accin correctiva.
Desde un punto de vista muy general puede considerarse que todo proyecto tiene cinco
grandes fases:

Fase de planificacin. Se trata de establecer cmo el equipo de trabajo deber

satisfacer las restricciones de prestaciones, planificacin temporal y coste. Una planificacin
detallada da consistencia al proyecto y evita sorpresas que nunca son bien recibidas.

Fase de ejecucin. Representa el conjunto de tareas y actividades que suponen la

realizacin propiamente dicha del proyecto, la ejecucin de la obra de que se trate. Responde,
ante todo, a las caractersticas tcnicas especficas de cada tipo de proyecto y supone poner
en juego y gestionar los recursos en la forma adecuada para desarrollar la obra en cuestin.
Cada tipo de proyecto responde en este punto a su tecnologa propia, que es generalmente
bien conocida por los tcnicos en la materia.

Fase de entrega o puesta en marcha. Como ya se ha dicho, todo proyecto est

destinado a finalizarse en un plazo predeterminado, culminando en la entrega de la obra
al cliente o la puesta en marcha del sistema desarrollado, comprobando que funciona
adecuadamente y responde a las especificaciones en su momento aprobadas. Esta fase es
tambin muy importante no slo por representar la culminacin de la operacin sino por las
dificultades que suele presentar en la prctica, alargndose excesivamente y provocando
retrasos y costes imprevistos.
A estas tres grandes etapas es conveniente aadir otras dos que, si bien pueden incluirse en
las ya mencionadas, es preferible nombrarlas de forma independiente ya que definen un
conjunto de actividades que resultan bsicas para el desarrollo del proyecto.

Fase de iniciacin. Definicin de los objetivos del proyecto y de los recursos

necesarios para su ejecucin. Las caractersticas del proyecto implican la necesidad de una
fase o etapa previa destinada a la preparacin del mismo, fase que tienen una gran
trascendencia para la buena marcha del proyecto y que deber ser especialmente cuidada.
Una gran parte del xito o el fracaso del mismo se fragua principalmente en estas fases
preparatorias que, junto con una buena etapa de planificacin, algunas personas tienden a
menospreciar, deseosas por querer ver resultados excesivamente pronto.

Fase de control. Monitorizacin del trabajo realizado analizando cmo el progreso

difiere de lo planificado e iniciando las acciones correctivas que sean necesarias. Incluye
tambin el liderazgo, proporcionando directrices a los recursos humanos, subordinados
(incluso subcontratados) para que hagan su trabajo de forma efectiva y a tiempo.

A continuacin se presentan las distintas etapas en el desarrollo de una Planificacin:

ETAPA 1 El "promotor" expone sus necesidades y el deseo de resolver el problema por
medios informticos. Se crea un primer documento breve que recoge el anteproyecto y es
aprobado por la direccin o el comit correspondiente.
ETAPA 2 El estudio de oportunidad concreta los objetivos y resultado a aportar por el proyecto,
los plazos y costes previstos y los medios a emplear.
ETAPA 3 El jefe de proyecto define, ya en detalle, con el apoyo de los tcnicos de su equipo, el
contenido del proyecto, su anlisis funcional, las cargas de trabajo previstas y la metodologa a
desarrollar.
ETAPA 4 A partir del anlisis funcional se determinan en forma definitiva los volmenes,
cargas de trabajo, calendario y medios a utilizar, dando lugar al contrato formal entre cliente,
usuarios e informticos, frecuentemente conocido con el nombre de cuaderno de cargas o, ms
concretamente, "pliego de especificaciones".
ETAPA 5 Los tcnicos realizan el anlisis orgnico y las especificaciones para programacin.
ETAPA 6 Se realiza la programacin de la aplicacin y las pruebas para programacin.
ETAPA 7 Al resultar satisfactorias las pruebas se realiza la recepcin provisional, dando lugar
a los manuales de usuario y de explotacin.
ETAPA 8 La puesta en marcha de la aplicacin es una fase delicada que requiere una estricta
vigilancia hasta comprobar su correcto funcionamiento. A continuacin se realiza un balance de
los resultados del proyecto.
ETAPA 9 Despus de varios meses de funcionamiento de la aplicacin se debe realizar un
balance que permita apreciar los beneficios que realmente ha producido a la empresa.
ETAPA 10 Transcurridos uno o dos aos, debe efectuarse una auditoria de la aplicacin que
permita comprobar si sigue siendo adecuada o si es necesario introducir modificaciones.
Desde el punto de vista de la metodologa de gestin de proyectos, tambin pueden
identificarse varias fases que generalmente debern darse en todo tipo de proyectos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Decisin de acometer el proyecto.

Nombramiento del jefe de proyecto.
Negociacin de objetivos.
Preparacin.
Ejecucin.
Informacin.
Control.

IMPORTANCIA
Hoy da las posibilidades de realizar un buen planeamiento se han visto favorecidas por el
desarrollo de la informtica (software y hardware), que ha optimizado la capacidad para
generar, almacenar, procesar y transportar informacin. Sin embargo la tecnologa por s sola
no es suficiente: quienes integran el Ceo de las organizaciones y principalmente los Directores
de Comunicacin, deben saber utilizarla y la cultura empresaria debe estimular las
innovaciones y los cambios armoniosos que producen la integracin de la tecnologa y el
torrente de informacin..
Por otra parte, es una herramienta de posicionamiento anticipado que permite a la organizacin
saber las amenazas y oportunidades para ganar clientes, posicionar, lanzar y/o
retirar productos, en sntesis anticiparse y adecuarse a los cambios del mercado y de
la sociedad.
Para terminar no hay que olvidar que la calidad de un trabajo de planificacin no se mide por la
capacidad de hacer predicciones correctas, sino por el cuestionamiento de
los modelos mentales y la transformacin de las personas implicadas, el desarrollo de sus
habilidades para la coordinacin y la concertacin de estrategias, y el estmulo a la instruccin
y los procesos cognitivos que coadyuven a comprender y conducir una accin eficaz, en
beneficio de los hombres del maana.

CONCLUSIN
Si una organizacin aspira a permanecer sana debe plantearse objetivos realistas. La
planificacin est comprometida en la fijacin de los objetivos de la organizacin y en las
formas generales para alcanzarlos. La opcin frente a la planificacin es la actividad aleatoria,
no coordinada e intil. Los planes efectivos son flexibles y se adaptan condiciones cambiantes.
Debe hacerse notar que ni la planificacin estratgica ni la operativa es un esfuerzo ocasional
si se quiere que sea efectiva y logre los resultados deseados. Ms bien es un crculo continuo
que nunca debe terminar en una organizacin; debe ser vigilada peridicamente, revisada y
modificada de acuerdo con los resultados internos, y externos y los eventos.

PLAN ESTRATGICO
El plan
estratgico es
un documento en
el
que
los
responsables
de
una organizacin (empresarial, institucional, no gubernamental, deportiva,...) reflejan cual ser
la estrategia a seguir por su compaa en el medio plazo. Por ello, un plan estratgico se
establece generalmente con una vigencia que oscila entre 1 y 5 aos (por lo general, 3 aos).
Aunque en muchos contextos se suelen utilizar indistintamente los conceptos de plan
director y plan estratgico, la definicin estricta de plan estratgico indica que ste debe marcar
las directrices y el comportamiento para que una organizacin alcance las aspiraciones que ha
plasmado en su plan director.
Por
tanto,
y
en
contraposicin
al plan
director,
un plan
estratgico es cuantitativo, manifiesto y temporal. Es cuantitativo porque indica los objetivos
numricos de la compaa. Es manifiesto porque especifica unas polticas y unas lneas de
actuacin para conseguir esos objetivos. Finalmente, es temporal porque establece unos
intervalos de tiempo, concretos y explcitos, que deben ser cumplidos por la organizacin para
que la puesta en prctica del plan sea exitosa.
El plan estratgico debe definir al menos tres puntos principales:

Objetivos numricos y temporales, son vlidos los objetivos del tipo "Maximizar las
ventas de este ao", ya que estos son comprobantes de ropa no especifican una cifra y
una fecha. Lo correcto sera, por ejemplo, un objetivo del tipo: "Conseguir que las
ventas asciendan a 100.000 antes de diciembre del presente ejercicio".

Polticas y conductas internas, son variables sobre las que la empresa puede influir
directamente para favorecer la consecucin de sus objetivos. Por ejemplo: "Establecer
una poltica de tesorera que implique una liquidez mnima del 15% sobre el activo fijo".

Relacin de acciones finalistas, son hechos concretos, dependientes de la empresa, y

que estn encaminados a solucionar una casustica especfica de la misma. Por
ejemplo: "Iniciar una campaa de publicidad en diversos medios: TV, radio, prensa, para
apoyar la promocin de un nuevo producto".

Etapas:
Un plan estratgico se compone en general de varias etapas:
Etapa 1: Anlisis de la situacin.
-

Permite conocer la realidad en la cual opera la organizacin.

Etapa 2: Diagnstico de la situacin.

Permite conocer las condiciones actuales en las que desempea la organizacin, para
ello es necesario entender la actual situacin (tanto dentro como fuera de la empresa).

Etapa 3: Declaracin de objetivos estratgicos.

-

Los Objetivos estratgicos son los puntos futuros debidamente cuantificables, medibles
y reales; puestos que luego han de ser medidos.

Etapa 4: Estrategias corporativas.

-

Las estrategias corporativas responden a la necesidad de las empresas e instituciones

para responder a las necesidades del mercado (interno y externo), para poder "jugar"
adecuadamente, mediante "fichas" y "jugadas" correctas, en los tiempos y condiciones
correctas.

Etapa 5: Planes de actuacin.

-

La pauta o plan que integra los objetivos, las polticas y la secuencia de acciones
principales de una organizacin en todo coherente.

Etapa 6: Seguimiento.
-

El Seguimiento permite "controlar" la evolucin de la aplicacin de las estrategias

corporativas en las Empresas u organizaciones; es decir, el seguimiento permite
conocer la manera en que se viene aplicando y desarrollando las estrategias y
actuaciones de la empresa; para evitar sorpresas finales, que puedan difcilmente ser
resarcidas.

Etapa 7: Evaluacin.
-

La evaluacin es el proceso que permite medir los resultados, y ver como estos van
cumpliendo los objetivos planteados. La evaluacin permite hacer un "corte" en un
cierto tiempo y comparar el objetivo planteado con la realidad. Existe para ello una
amplia variedad de herramientas. Y es posible confundirlo con otros trminos como el
de organizar, elaborar proyecto etc.

PLAN OPERATIVO ANUAL (POA)

Un plan operativo se establece generalmente con una duracin efectiva de un ao, lo que
hace que tambin sea conocido como plan operativo anual o POA.
El plan operativo anual es un documento formal, oficial en el que se enumeran, por parte de
los responsables de una entidad facturadora (compaa, departamento, sucursal u oficina) los
objetivos y las directrices a conseguir durante el presente ejercicio.
El plan operativo anual debe estar perfectamente alineado con el plan estratgico de la
empresa, y su especificacin sirve para concretar, adems de los objetivos a conseguir cada
ao, la manera de alcanzarlos que debe seguir cada entidad (departamento, sucursal, oficina...
Una de las utilidades fundamentales de establecer un plan operativo radica en que es posible,
mediante:

Las herramientas de inteligencia de negocio adecuadas,

realizar un seguimiento exhaustivo del mismo, con el fin de evitar desviaciones en los
objetivos.

En este sentido, las principales herramientas software que ayudan a monitorizar un plan
estratgico u operativo son el Cuadro de mando integral,

los Sistemas de informacin ejecutiva, y

los Sistemas de Soporte a la Decisin.

Objetivos del Plan Operativo Anual

Los objetivos del POA son:

Uniformar la conceptualizacin y presentacin de los programas de trabajo, permitiendo
realizar estudios comparativos entre las actividades que realizan las diferentes unidades
administrativas.
Evaluar los beneficios y los costos de cada programa, permitiendo con ello fijar prioridades de
accin.

Estudiar el grado de compatibilidad y consistencia interna de cada programa, a travs de la

relacin de las metas cualitativas y cuantitativas con el resultado final de las tareas realizadas.