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ADMINISTRACIN.

Qu es la Administracin?
La administracin es una actividad esencial en cualquier grupo social ya que el esfuerzo
coordinado que hay dentro de este sirve para obtener un fin con la mayor eficiencia y el
menor esfuerzo posible. Los fines de la administracin son el tener objetivos, eficacia,
eficiencia, grupo social, coordinacin de recursos y productividad.
El proceso administrativo es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo
una actividad y comprende dos fases: una estructural, en la que a partir de uno o ms
fines se determina la mejor forma de obtenerlos y otra operativa en la que se ejecutan
todas las actividades necesarias para lograr lo establecidas durante el periodo de
estructuracin.
FASES DE LA ADMINISTRACIN.
Fase Mecnica
-Planeacin
-Organizacin
Se fijan las bases o los cimientos donde se apoyaran las actividades que se van a realizar.
Se realiza un profundo anlisis de la planeacin del trabajo. Deben trabajar en grupo y
organizarse para lograr los objetivos que se establecieron en la planificacin.
Fase Dinmica
-Direccin
-Control
Pone en prctica lo requerido en la planeacin y organizacin. Inicia la operacin del
trabajo o prctica que se va a realizar. Se revisa que todo est cumpliendo con lo que se
planific.
ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.
1. Planeacin.
Concepto:
La determinacin de los objetivos y eleccin de los cursos de accin para lograrlos, con
base en la investigacin y elaboracin de un esquema detallado que habr de realizarse
en un futuro.
Principios:
Los principios de la administracin son verdades fundamentales de aplicacin general
que sirven como guas de conducta a observarse en la accin administrativa.
Factibilidad: Lo que se planea ha de ser realizable.
Objetividad y cuantificacin: establece la necesidad de utilizar datos objetivos tales como
estadstica, estudios de mercado, clculos probabilsticos, modelos matemticos y datos
numricos, al elaborar planes para reducir al mnimo los riesgos.

Flexibilidad: es conveniente establecer mrgenes de holgura que permitan afrontar


situaciones imprevistas.
Unidad: todos los planes especficos de la empresa deben integrarse a un plan general y
dirigirse al logro de los propsitos y objetivos generales.
Intercambio de estrategias: cuando un plan se extiende en relacin al tiempo (largo
plazo), ser necesario rehacerlo completamente.
Los planes, en cuanto al periodo establecido para su realizacin se pueden clasificar en:
a. Corto Plazo: menor o igual a un ao. Estos a su vez pueden ser:
Inmediatos: hasta seis meses.
Mediatos: mayor de seis o menor de doce meses.
b. Mediano Plazo: de uno a tres aos.
c. Largo Plazo: mayor a tres aos.
Etapas De Planeacin.
Esta integrada por las siguientes etapas:
Propsitos.
Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma
permanente o semipermanente a un grupo social.
Las siguientes cuatro caractersticas los diferencian de los objetivos.
Son bsicos o trascendentales porque constituyen el fundamento delos dems elementos.
Genricos o cualitativos, porque no se expresan en trminos numricos.
Permanentes, porque permanecen vigentes durante el periodo de vida de la
organizacin.
Semipermanentes, porque pueden abarcar un periodo determinado.
Investigacin:
La investigacin es un proceso que, mediante la aplicacin del mtodo cientfico, procura
obtener informacin relevante y fidedigna con el fin de explicar, describir y predecir la
conducta de los fenmenos.
La investigacin es trascendental en la planeacin, ya que proporciona informacin a las
etapas de la misma para que se lleve a cabo racionalmente.
Premisas:
Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o
condiciones futuras que afectaran al curso en que va a desarrollarse el plan.
Las premisas de acuerdo a su naturaleza pueden ser:
1.- Internas: cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de los
propsitos.
2.- Externas: son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero pueden
tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades. Estn premisas externas pueden
ser:

De carcter poltico.

De carcter legal.

Econmicas.

Sociales.

Tcnicas.

Otros factores.

Objetivos.
Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines para alcanzar,
establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo
especifico.
Clasificacin de los objetivos:
Estratgicos o generales: comprenden toda la empresa y se establecen a largo plazo.
Tcticos o departamentales: se refieren a un rea o departamento de la empresa, se
establecen a corto o mediano plazo.
Operacionales o especficos se establecen en niveles o secciones ms especificas de la
empresa e invariablemente son a corto plazo.
Estrategias:
Las estrategias son cursos de accin general o alternativas, que muestran la direccin y el
empleo general de los recursos y esfuerzos para lograr los objetivos en las condiciones
ms ventajosas.
Las estrategias en la empresa nacen como una respuestas para afrontar los retos que
implican la competencia, y la vida de la empresa en s.
Al establecer estrategias es conveniente seguir tres etapas:
Determinacin de los cursos o alternativas: consiste en buscar el mayor nmero de
alternativas para lograr cada uno de los objetivos.
Evaluacin: analizar y evaluar cada una de las alternativas tomando en consideracin las
ventajas y desventajas de cada una de ellas.
Seleccin de alternativas: considerar las alternativas ms idneas en cuanto a
factibilidad y ventajas.
Para que las estrategias sean operables y cumplan con su funcin, es necesario:
Asegurarse de que sean consistentes y contribuyan al logro del objetivo.
Determinarlas con claridad.
No confundir las estrategias con las tcticas, ya que estas ultimas combinan la accin con
los medios para alcanzar el objetivo.
Considerar las experiencias pasadas para su establecimiento; esto permitir sugerir un
mayor nmero de cursos de accin.
Analizar las consecuencias que pudieran presentarse al momento de aplicarlas.
Al establecerlas, auxiliarse de tcnicas de investigacin y de planeacin.
Polticas.
Las polticas son guas para orientar la accin, son criterios, lineamientos generales a
observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro
de una organizacin.
2. Organizacin
Definicin.
Organizacin es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematizacin

racional de los recursos, mediante la determinacin de jerarquas, disposicin,


correlacin y agrupacin de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las
funciones del grupo social.
Elementos del Concepto.
Estructura. La organizacin implica el establecimiento del marco fundamental en el que
habr el grupo social, ya que establece la disposicin y la correlacin de las funciones,
jerarquas y actividades necesarias para lograr los objetivos.
Sistematizacin. Las actividades y recursos de la empresa, deben de coordinarse
racionalmente para facilitar el trabajo y la eficiencia.
Agrupacin y asignacin de actividades y responsabilidades. En la organizacin surge la
necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especializacin.
Jerrquica. La organizacin, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles
de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.
Simplificacin de funciones. Uno de los objetivos bsicos de la organizacin es establecer
los mtodos ms sencillo para realizar el trabajo de la mejor manera posible.
Importancia de la Organizacin.
Los fundamentos bsicos que demuestran la importancia de la organizacin son:
Es de carcter continuo; jams se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y
sus recursos estn sujetos a cambios constantes (expansin, contraccin, nuevos
productos, etc), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la
organizacin.
Es un medio a travs del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del
grupo social.
Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades eficientemente,
con un mnimo de esfuerzo.
Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando
la productividad.
Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
3. Direccin.
Concepto.
Esta etapa del proceso administrativo, llamada tambin ejecucin, comando o liderazgo,
es una funcin de tal trascendencia, que algunos autores consideran que la
administracin y la direccin son una misma cosa.
Elemento del Concepto.
Ejecucin de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.
Motivacin.
Gua o conduccin de los esfuerzos de los subordinados.
Comunicacin.
Supervisin.
Alcanzar las metas de la organizacin.
Importancia.
La direccin es trascendental porque:
Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeacin y la

organizacin.
A travs de ella se logran las formas de conducta ms deseables en los miembros de la
estructura organizacional.
La direccin eficiente es determinante en la moral de los empleados y,
consecuentemente, en la productividad.
Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementacin de mtodos de
organizacin, y en la eficacia de los sistemas de control.
A travs de ella se establece la comunicacin necesaria para que la organizacin
funcione.
Principios.
De la armona del objetivo o coordinacin de intereses.
Impersonalidad de mando.
De la supervisin directa.
De la va jerrquica.
De la resolucin del conflicto.
Aprovechamiento del conflicto.
De la armona del objetivo o coordinacin de intereses:
La direccin ser eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales
de la empresa.
As mismo, establece que los objetivos de todos los departamentos y secciones debern
relacionarse armoniosamente para lograr el objetivo general.
Impersonalidad de mando:
Se refiere a que la autoridad y su ejerci (el mando), surgen como una necesidad de la
organizacin para obtener ciertos resultados.
De la supervisin directa:
Se refiere al apoyo y comunicacin que debe proporcionar el dirigente a sus
subordinados durante la ejecucin de los planes, de tal manera que stos se realicen con
mayor facilidad.
De la va jerrquica:
Postula al apoyo y comunicacin que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados
durante la ejecucin de los planes, de tal manera que stos se realicen con mayor
facilidad.
De la resolucin del conflicto_
Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestin
administrativa, a partir del momento en que aparezcan.
Aprovechamiento del conflicto:
Experiencia.
Experimentacin.
Investigacin.
Aplicar la decisin. Consiste en poner en practica la decisin elegida, por lo que se debe
contar con un plan para el desarrollo de la misma. Dicho plan comprender: los
recursos, los procedimientos y los programas necesarios para la implantacin de la
decisin.

Etapas de Direccin
Integracin: Comprende la funcin a travs de la cual el administrador elige y se allega,
de los recursos para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para
ejecutar los planes.
Reglas:
1. El hombre adecuado para el puesto adecuado.
Los hombres deben poseer las caractersticas que la empresa establezcan para
desempear un puesto. Los recursos humanos deben adaptarse a las caractersticas de la
organizacin y no sta a los recursos humanos.
2. De la provisin de elementos necesarios.
A cada miembro de la empresa debe proporcionrsele los elementos necesarios para
hacer frente eficientemente a las necesidades de su puesto.
Control.
Es la funcin administrativa que consiste en medir y corregir el desempeo individual y
organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las
empresas. Implica medir el desempeo contra las metas y los planes, muestra donde
existen desviaciones con los estndares y ayuda a corregirlas. El control facilita el logro
de los planes, aunque la planeacin debe preceder del control. Los planes no se logran
por si solos, stos orientan a los gerentes en el uso de los recursos para cumplir con
metas especificas, despus se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los
planes.
Propsito y funcin del control
El propsito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que los planes
tengan xito al detectar desviaciones de los mismos al ofrecer una base para adoptar
acciones, a fin de corregir desviaciones indeseadas reales o potenciales.
La funcin de control le proporciona al gerente medios adecuados para checar que los
planes trazados se implanten en forma correcta.
La funcin de control consta de cuatro pasos bsicos:
Sealar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de produccin
de los empleados, tales como cuotas mensuales de ventas para los vendedores.
Checar el desempeo a intervalos regulares (cada hora, da, semana, mes, ao.)
Determinar si existe alguna variacin de los niveles medios.
Si existiera alguna variacin, tomar medidas o una mayor instruccin, tales como una
nueva capacitacin o una mayor instruccin. Si no existe ninguna variacin, continuar
con la actividad.
La esencia del control administrativo
El control es la cuarta, y ltima funcin en el proceso administrativo. Al igual que la
planificacin, el control se ejerce continuamente. Por lo tanto, hay procesos de control
que deben siempre estar funcionando en una empresa.
El control se ejerce a travs de la evaluacin personal, los informes peridicos de
desempeo (o de resultados reales, como tambin se les denomina) e informes

especiales. Bajo otro enfoque, se identifican los tipos de control como sigue:
1. Control preliminar (a travs de la alimentacin adelantada); Se ejerce previamente a la
accin para asegurar que se preparen los recursos y el personal necesarios y se tengan
listos para iniciar las actividades.
2. Control coincidente (generalmente a travs de informes peridicos de desempeo);
Vigilar (mediante la observacin personal e informes) las actividades corrientes para
asegurar que se cumplan las polticas y los procedimientos, sobre la marcha.
3. Control por retroalimentacin; Accin a posteriori (replanificacin), concentrando la
atencin sobre los resultados pasados para controlar las actividades futuras.
Un proceso de control corriente, cuyo propsito sea ayudar a vigilar las actividades
peridicas de un negocio y de cada centro de responsabilidad, consta de las siguientes
fases:
1. Comparar el desempeo (resultados reales) con las metas y normas planificadas.
2. Preparar un informe de desempeo que muestre los resultados reales, los resultados
planificados y cualquier diferencia entre ambos.
3. Analizar las variaciones y las operaciones relacionadas para determinar las causas
subyacentes de las variaciones.
4. Desarrollar cursos de accin opcionales para corregir cualesquier deficiencia y
aprender de los xitos.
5. Hacer una seleccin (accin correctiva) del men de alternativas y ponerla en prctica.
6. Hacer el seguimiento necesario para evaluar la efectividad de la correccin; continuar
con la alimentacin adelantada para efectos de replanificacin.
El control eficaz exige la alimentacin adelantada. En otras palabras, se supone que los
objetivos, los planes, las polticas y las normas se han desarrollado y comunicado a
aquellos gerentes que tienen las correspondientes responsabilidades de desempeo. Por
lo tanto, el control debe necesariamente apoyarse en el concepto de la retroalimentacin,
el cual exige mediciones del desempeo y dispara la accin correctiva prevista para
asegurar el logro de los objetivos. Cuando los planes se hacen operacionales, debe
ejercerse el control para medir el avance. En algunos casos, el control tiene tambin
como resultado la modificacin de los planes y metas anteriores o la formulacin de
nuevos planes, cambios en la operacin y reasignacin de la gente. Deben desarrollarse
mtodos de control para las caractersticas particulares de la operacin y la estructura de
organizacin.

Un importante aspecto de control que a menudo se pasa por alto es su relacin con el
momento de la accin. El control no puede ser a posteriori; por ejemplo, un desembolso
ya efectuado o una ineficiencia ya cometida no puede deshacerse. Por lo tanto, debe
aplicarse un control eficaz en el momento de la accin o cuando se asuma el
compromiso. Este concepto sugiere que el gerente responsable de ciertas acciones debe
empearse en alguna forma de control previo (a priori); para hacer tal cosa, los
objetivos, los planes, las polticas y las normas deben haber sido comunicados al gerente
y plenamente comprendidos por ste con la anticipacin necesaria.
La comparacin de los resultados reales con las metas y normas planificadas constituye
una medicin de la efectividad del control durante un perodo pasado especificado, el
cual constituye la base para una eficaz retroalimentacin. Los hechos que se muestran en
un informe de desempeo no pueden ya cambiarse; sin embargo, la medicin histrica
puede conducir a un mejoramiento del control en el futuro. El concepto importante aqu
es que los objetivos, las polticas y las normas cumplen dos necesidades bsicas en el
proceso global de control, a saber:
1. La alimentacin adelantada - que constituye una base para el control en el momento
de la accin
2. La retroalimentacin - que representa una base para la medicin de la eficacia del
control posteriormente a la accin. Adems la retroalimentacin sirve para la
replanificacin.
Control como un sistema de retroalimentacin
El control administrativo es esencialmente el mismo proceso bsico que se encuentra en
los sistemas fsicos, biolgicos y sociales. Muchos sistemas se controlan a si mismos
mediante la retroalimentacin de informacin, que muestra las desviaciones con
respecto a los estndares y da origen a los cambios, en otras palabras, los sistemas
utilizan parte de su energiza para retroalimentar informacin se compara el desempeo
con un estndar e inicia la accin correctiva.
Por lo general el control administrativo se considera como un sistema de
retroalimentacin similar al que opera en el termostato comn en un hogar. Este aspecto
se puede ver con claridad al observar el proceso de retroalimentacin en el control
administrativo el la figura. Este sistema presenta el control en una forma mas compleja y
realista que si se considera solamente como un asunto de fijacin de estndares,
medicin del desempeo y correccin de desviaciones. Los administradores miden el
desempeo real, comparan esta medicin con los estndares e identifican las
desviaciones; pero despus, para realizar las orrecciones necesarias deben desarrollar un
programa de accin correctiva y ponerlo en practica a fin de al desempeo deseado.

CONCLUSIN.
Es importante conocer todo el procedimiento que se debe llevar a cabo para realizar una
administracin de nuestro trabajo, sobretodo cuando se quiere poner un negocio propio,
debemos saber que no slo es tener un lugar dnde hacerlo y ya, sino que requiere de
mucho ms esfuerzo, trabajo, planeacin, investigacin y una ejecucin ms compleja de
lo que a veces imaginamos. Si se lleva a cabo una correcta planeacin, se observarn los
errores posibles que puedas tener o las complejidades a las que nos podamos enfrentar,
as que, de esta manera podremos prevenirlas y, tal vez, erradicarlas lo antes posible,
para no sufrir en un futuro y que nos tome desprevenidos.
Para m, en lo personal, creo que me sirve mucho aprender a administrar los recursos, ya
que no s muy bien hacerlo.
BIBLIOGRAFA
http://www.monografias.com/trabajos12/proce/proce.shtml#ixzz3Q3vXMvRp
http://uproadmon.blogspot.mx/2007/03/el-control.html
http://es.wikipedia.org/wiki/Administraci%C3%B3n