Está en la página 1de 55

DISEO DE UN SISTEMA PARAEL C ONTROL DE INVENTARIOS MEDIANTE

EXCEL PARA LA ADMINISTRACIN PTIMA EN EL REA DE


SUPERMERCADO DE LA EMPRESA ROSE CA. LTDA. DEL ECUADOR EN EL
2009
CAPTULO I
Los inventarios se hacen necesarios en todo momento, se iniciaron hace mucho
tiempo cuando los primeros humanos sintieron la necesidad de guardar
alimentos en sus cuevas para aguantar los largos cambios de temperatura por
los que atravesaba la tierra en ese entonces, de hecho en la vida diaria se
utilizan inventarios sin darnos cuenta, el refrigerador es un ejemplo claro, es
una especie de bodega que nos sirve para tener un stock de alimentos que se
consumir en la semana o en el mes.
Los inventarios se catalogan como perjudiciales, si bien es cierto son malos pero
son muy necesarios pues no se puede prescindir de ellos, esto genera buscar la
mejor manera o la manera menos prejudicial de mantener inventarios, es una
necesidad, la de administrar inventarios lo cual a su vez requiere de
herramientas y sistemas que nos ayuden a calcular cantidades exactas que se
deben pedir a tiempo para evitar costos excesivos o producto desperdiciado
por diferentes circunstancias que a la final nos se traducir en una prdida
significativa.
Prescindir de un sistema de control de inventarios en una empresa puede
significar prdidas de varios factores, estos con el tiempo influyen de manera
directa en las utilidades
3
o en prdida de clientes, por ejemplo: en el supermercado de la empresa ROSE
Ca. Ltda. Esto genera una prdida de tiempo debido a que se realiza una
rotacin y reposicin de productos en la percha de una manera visual, a su vez

representa prdida de dinero pues la administracin visual no es precisa.


Si la gente no encuentra los productos que se agotaron y no se reponen a un
tiempo correcto, esto se traduce en la prdida de compra de productos que si
existen en la empresa pero se encuentran en la bodega, y por lo tanto esto
representa prdida de ingresos para la empresa.
La falta de un control minucioso puede causar mantener inventario excesivo o
muy pequeo de los productos pues se mantiene una cantidad no correcta de los
mismos en la bodega, esto se da debido a que a la empresa no le interesa la
caducidad de sus productos; pues las compras se realizan a consignacin no
pierden el dinero que representa un producto daado, a simple vista los dueos
de la empresa estn convencidos de que esto no representa ninguna prdida y
no se preocupan por esta situacin en lo mnimo. Es por esta razn que la
empresa Rose Ca. Ltda. Se propone analizar la posibilidad de generar una
administracin correcta del supermercado y bodega aplicando un sistema.
1.1. Objetivos
A continuacin se detallan los objetivos que hacen necesario el desarrollo de un
sistema de control de inventarios para su aplicacin en el rea de
supermercados de la empresa Rose Ca. Ltda.
1.1.1. Objetivo General
4
Administracin de inventarios mediante el diseo de un sistema con la
aplicacin de tcnicas informticas (frmulas de Excel) para un control
correcto de rotacin de inventarios y poder de esta manera obtener datos del
lote econmico de pedido y poder administrar el espacio de la bodega y el
espacio de la percha correctamente y justo a tiempo.
1.1.2. Objetivos Especficos

Analizar y diagnosticar la situacin actual del rea de supermercado para de


esta manera poder determinar un punto de partida para la investigacin
y diseo del sistema.
Reducir los costos asociados con los inventarios al mnimo, agilitando la
venta de productos mediante la rotacin a tiempo de los mismos entre bodega
y percha; reduciendo as la manipulacin de productos a destiempo e
incrementando las ventas e ingresos.
Disear un sistema para el correcto control de inventarios que ayude a
obtener los datos de la cantidad de lote econmico a pedir, reduciendo costos
innecesarios que representan los productos en sobre stock de la bodega.
1.2. Justificacin
En el supermercado hay prdida de tiempo, espacio y dinero debido a la falta de
control y despreocupacin de los encargados de la empresa pues a simple vista
la empresa es muy rentable, no se toma en cuenta cuan rentable puede llegar a
ser en un futuro.
5
La gente no encuentra los productos que se agotaron y no se reponen a un
tiempo correcto, esto se traduce en la no compra de productos que si existen
en la empresa pero se encuentran en la bodega y por lo tanto esto representa
prdida de ingresos para la empresa.
La falta de control genera inventario excesivo de los productos pues se
mantiene una cantidad no correcta de los mismos en la bodega, esto se da
debido a que a la empresa no le interesa la caducidad de sus productos; pues
las compras se realizan a consignacin, no pierden el dinero que representa un
producto daado, a simple vista los dueos de la empresa estn convencidos de
que esto no representa ninguna prdida y no se preocupan por esta situacin.

El supermercado no es el rea principal de la empresa, es nicamente un rea


creada, es por esto que no se le presta la atencin del caso a su correcto
manejo pues la misin principal de la empresa es vender ropa y no productos
del supermercado.
Por estas razones debemos analizar y diagnosticar la situacin actual del
rea de supermercado para de esta manera diagnosticar los puntos de mejora,
evaluar los costos, y generar una solucin al problema.
Esto nos va a permitir reducir los costos de inventario al mnimo, agilitando la
venta de productos mediante la rotacin a tiempo de los mismos entre bodega y
percha.
El diseo de un sistema de control de inventarios para el supermercado de la
empresa ROSE Ca. Ltda. Se realiza con la finalidad de optimizar el tiempo
que representa una rotacin meramente visual, tambin representa en gran
parte reducir los costos que representa un control de inventario sin una buena
administracin.
El diseo de este sistema proporcionar los datos necesarios para establecer
los lotes econmicos de pedido correctos y permitir ahorrar costos generando
de esta manera
6
tambin incremento de ingresos, ahorro de espacio en la bodega y crecimiento
de los grupos de consumo y clientes actuales de la empresa.
Este sistema permitir realizar un control minucioso para la mejor
administracin y correcta rotacin del inventario del supermercado.
La finalidad del sistema es ayudar a corregir errores en la administracin del
inventario en esta rea para de esta manera poder llegar a ser un supermercado
tan grande como otros que tienen el liderato del mercado, y con el tiempo y las

armas ingenieriles poder ser los lderes de la ciudad.


El supermercado tendr oportunidad de mejorar su administracin con la
correcta aplicacin del sistema que se va a disear para de esta manera tomar
una rotacin correcta de la gran variedad de productos que se encuentran en
percha como tambin de los que se encuentran en bodega.
1.3. Hiptesis o Idea a defender
Si se disea un sistema de administracin y control de inventarios que
proporcione los datos necesarios para establecer los lotes econmicos de
pedido correctos, determinar niveles crticos de stock, entonces podremos tener
una notable automatizacin del manejo de inventarios mediante el pronstico
de demanda anual, generando y controlando los tiempos y cantidades a pedir
de los productos del supermercado de la empresa ROSE Ca. Ltda. De esta
manera proveeremos un ahorro de espacio en la bodega y un manejo sencillo
de inventarios para satisfacer a la gente que no consigue los productos que
requiere.
7
1.4. Metodologa
La metodologa aplicada en el presente trabajo se presenta a continuacin
detallando cada mtodo utilizado y su finalidad dentro de este tipo de estudio.
1.4.1.

Diseo o tipo de investigacin

La siguiente investigacin tiene la finalidad de explorar los datos existentes en la


empresa para utilizando los mtodos y tcnicas pertinentes poder procesarlos de
tal manera que con la ayuda de una herramienta informtica (Excel) se
pueda establecer un sistema experimental estndar que nos proporcione
los datos necesarios para manejar el supermercado efectivamente.

1.4.2.

Mtodos de investigacin

Para el presente diseo se aplicaron varios mtodos, los cuales fueron


escogidos de una gama presentada a continuacin:
1.4.2.1. Mtodo Cientfico
Mtodo formado de procedimientos encaminados a la bsqueda de la verdad,
siempre se basa en un anlisis terico y est constantemente sometido a
prueba.
1.4.2.2. Mtodo Analtico
Este mtodo parte de una realidad completa y compleja, indaga en sta para
poder describirla y desglosarla en partes. Es decir pretende descubrir las causas
que constituyen esa realidad.
8
1.4.2.3. Mtodo Sinttico
Mtodo utilizado para analizar cada una de las partes que componen un hecho
global o un todo, para unificarlas y entenderlo, ahora bien si logramos entender
el hecho y mediante las partes analizadas formamos un nuevo todo entonces
logramos tener una sntesis mucho ms valiosa.
1.4.2.4. Mtodo Inductivo
Este mtodo se basa en descubrir las afirmaciones o resultados partiendo de
sus hechos iniciales.
1.4.2.5. Mtodo Deductivo
Mtodo que rene las afirmaciones generales, los sintetiza y los analiza para
llegar a descubrir una verdad establecida.

1.4.2.6. Mtodo de Observacin


Mtodo bsico que consiste en nicamente recibir informacin visual de los
hechos sin necesidad de influir en ellos ni en su naturaleza, y mediante esta
informacin encontrar causas de la existencia de los hechos.
1.4.2.7. Mtodo dialctico
Estudio enfocado a analizar todos los factores de la realidad y canalizarlos como
su reflejo mental en interaccin.
1.4.2.8. Mtodo hipottico deductivo
9
Mtodo que se encarga de estudiar los conocimientos comprobados para
mediante deducciones encontrar datos de la realidad actual.
1.4.2.9. Mtodo de Medicin
Partiendo de los datos obtenidos por el mtodo de observacin se puede
incorporar trminos que definan las propiedades cuantitativas de los hechos para
poder entenderlos de mejor manera.
1.4.2.10.Mtodo histrico-comparado
Mtodo encargado de la recopilacin de datos reales indagando en el
pasado para organizarlos, establecer una relacin positiva y negativa, y
sistematizarlos para el uso actual.
1.4.2.11.Mtodo de la Experimentacin
Tiene como base los mtodos de medicin y observacin, partiendo de estos se

diferencian los fenmenos de los que son similares y de los factores que lo
pueden alterar, por esto es un mtodo que analiza mucho los hechos a ser
estudiados.
1.4.2.12.Mtodo de anlisis estadstico
Mtodo utilizado para tomar datos numricos analizarlos a profundidad,
interpretarlos de manera correcta y traducirlos mediante grficos.
1.4.3.

Tcnicas de la investigacin

10
Con la finalidad de justificar el estudio y analizar los resultados se aplicaron
tcnicas que fueron escogidas de las presentadas a continuacin:
1.4.3.1. Muestreo
Tcnica que generaliza los resultados del estudio de una parte del todo, es
decir, como muchas veces se hace imposible el estudio del universo o todo de
la investigacin la tcnica recoge una parte de este todo para analizarla y
los resultados los aplica al universo.
1.4.3.2. Encuesta
Tcnica que se basa en un cuestionario diseado por el investigador, el cual es
llenado por parte del universo estudiado sin supervisin alguna para de esta
manera obtener los resultados ms cercanos a la realidad.
1.4.3.3. Entrevista
Tcnica para recolectar informacin principalmente caracterizada por una
conversacin, la conversacin no es comn, es una especie de interrogatorio
dirigido a las personas cuya informacin sirve para su posterior anlisis.

1.4.3.4. Cuestionario
Es un documento conformado por preguntas elaboradas con anlisis tcnico, se
puede aplicar en gran parte del universo en poco tiempo, se emplea en la
encuesta y entrevista, para mayor comodidad y menor tiempo se lo utiliza por
correo.
11
1.4.3.5. Fichaje
Son diferentes tipos de formatos utilizados para recolectar la mayor parte de
bibliografa posible que tenga relacin al tema investigado. Puede contener parte
del contenido de los autores.
1.4.3.6. Test
Es una tcnica que analiza los rasgos de personalidad o conducta de una
persona mediante actividades y preguntas.
1.4.3.7. Tcnicas de Subrayado y la lectura
Estas tcnicas permiten obtener los datos ms importantes contenidos en la
revisin bibliogrfica, mediante esta tcnica se asimilan mejor los datos
cientficos en menor tiempo.
1.4.3.8. Revisin de Internet
Tcnica moderna que ayuda a obtener informacin acerca de casos y
situaciones similares a las que se est investigando, de tal manera que sirvan
como una especie de experiencia para nuestra investigacin.
1.5.

Metodologa propia

Se utilizar el mtodo cientfico en toda la investigacin y en el diseo del

sistema de control de inventarios, pues todo se analizar en base a la situacin


actual de la empresa tratando de corregir las falencias de anteriores aos,
analizando a profundidad los datos para as poder obtener los valores
necesarios encaminados a la realidad mediante un
pronstico en base a datos histricos.
12
Aplicamos el mtodo sinttico para investigar la informacin de diferentes
libros y sintetizar su contenido llegando a un consenso preciso de informacin.
El mtodo analtico es parte fundamental del anlisis, es aplicado en el
momento en que se disea el sistema pues se tiene que estudiar cada uno
de los tems y cada punto del supermercado para desarrollarlo de manera
correcta.
Aplicamos tambin el mtodo de observacin para estudiar el estado de la
bodega y la
percha del supermercado.
Tambin este estudio aplica el mtodo de medicin pues mediante los clculos
del sistema se determina cunto debo pedir cada mes, es decir debo pedir
ms en relacin a la actualidad o menos.
En el inicio del diseo vamos a aplicar el mtodo histrico-comparado para
analizar la
demanda histrica, luego de lo cual se iniciar con el prototipo de sistema
aplicando el mtodo experimental.
Todo el estudio se apoya en tcnicas de investigacin como muestreo, encuesta,
subrayado,
lectura, y revisin de internet.
13

CAPTULO II
2.

Los inventarios en una empresa

Los inventarios son un punto fundamental en los costos de una empresa, costos
que pueden convertirse en una afeccin muy grave para la empresa que no lo
controla, la estructura para organizar un control de inventarios iniciar con un
anlisis histrico de la demanda para poder determinar de manera predictiva un
pronstico que servir como base para establecer puntos crticos de control de
inventarios; como son: cantidades, tiempos y costos.
2.1.

PRONSTICOS

Sin importar el tipo de empresa que sea, utiliza cotidianamente los pronsticos
en diversas reas no necesariamente relacionadas con la produccin, esto se
da debido a que ninguna persona puede predecir lo que suceder en el
futuro, nadie puede saber cmo se comportar el mercado, cunto va a
vender en el prximo mes, cunto va a gastar en la prxima semana, cuntas
utilidades obtendr en el ao 2011, etc.
Esta incertidumbre determin la necesidad de elaborar modelos de clculo que
permitan obtener resultados en lo posible lo ms cercanos a la realidad
basndose en datos histricos, para as poder tener una idea de cmo sern las
cosas en un futuro.
Los pronsticos se encuentran ntimamente relacionados con los inventarios,
esto se da debido a la situacin crtica que representan los inventarios en una
empresa, por ejemplo:
14
Si se solicita producto en exceso nos causar problemas pues de tratarse de un
producto perecible se daar y causar un perjuicio monetario; en caso de
solicitar producto en una cantidad inferior a la demanda real, el perjuicio
monetario ser por prdida de ventas; parecera ser que nunca se puede
obtener un resultado exacto, los pronsticos permiten simular escenarios en

base a datos histricos reales, comportamiento de la demanda y otros factores


predecibles como cunto se va a gastar, cunto crecer el mercado etc.
2.1.1. Definicin de Pronstico
Los pronsticos son previsiones futuras del comportamiento de determinados
factores en las empresas debido a que hay que estar prevenidos de cmo
actuar en condiciones cambiantes o de riesgo, para efectos de esta
investigacin el pronstico vendra a ser la previsin del comportamiento de la
demanda en el ao 2009.
2.1.2. Proceso de un pronstico
El proceso de un pronstico inicia determinando lo que se va a pronosticar, en
este caso pronosticaremos la demanda de artculos de un supermercado,
luego definiremos el horizonte del pronstico.
Teniendo como base el tiempo escogeremos datos histricos que tengan el
mismo rango de tiempo del horizonte de pronstico hacia el pasado.
Con estos datos aplicaremos los modelos de pronstico para poder
escoger el ms adecuado e implementarlo.
Finalmente evaluaremos los resultados del pronstico, la evaluacin consiste en
determinar
cul de los modelos nos produce un resultado mejor y ms ajustado a la realidad,
es decir a la demanda real de tiempos pasados.
15

Diagrama N 1: Proceso de clculo de un pronstico


DETERMINAR SEGN TIPO DE INVESTIGACIN QU VOY A
PRONOSTICAR?
PARA QUE FECHA VOY A PRONOSTICAR PARA CUNTO TIEMPO VOY
A HACER EL PRONSTICO?
ESCOGER DATOS HISTRICOS (DE ACUERDO AL TIEMPO QUE SE VA A

HACER EL PRONSTICO)
SIMULACIN DE MODELOS DE PRONSTICO CON DATOS REALES
ESCOGER EL MODELO ADECUADO (DE ACUERDO AL MS FACTIBLE
CON LA REALIDAD)
CONSTRUCCIN DEL MODELO
IMPLEMENTACIN DEL MODELO
EVALUACIN DE RESULTADOS (SEGUIMIENTO)
16
Fuente: Chase, Jacobs, Aquilano, Administracin de la Produccin y
Operaciones, dcima edicin Mc
Graw Hill.
Elaborado por: MORALES, Danny Pal
2.1.3. Tipos de pronsticos
Un pronstico puede ser calculado por medio de varios mtodos, estos mtodos
se pueden clasificar en tres grupos que se explican a continuacin:
2.1.3.1.

Mtodos Causales

Este tipo de modelos se calculan tomando en cuenta factores independientes


que podran afectar directamente al pronstico. Por ejemplo, si nos
decidimos a establecer un pronstico para un local que vende comida costea
sus ventas vendran a ser afectadas por la regin y clima en el que se establece,
o tal vez por el da de la semana en el que se venda. Por lo tanto este tipo de

pronstico se puede calcular tomando los datos histricos pero tambin se


deben tomar en cuenta estos factores variables.
2.1.3.2.

Mtodos Cualitativos

Desarrollan modelos que no se basan en datos histricos, estos ms bien


toman en cuenta las opiniones de diferentes personas consideradas expertos
en el tema, estos mtodos toman en cuenta estos juicios porque llegan a ser
muy importantes y tambin debido a que los datos pueden ser difciles de
conseguir.
2.1.3.3.

Mtodos de series de tiempo

17
Estos mtodos se desarrollan y predicen datos en base a datos histricos de
ventas, sin importar los factores que puedan tener un efecto potencial en las
mismas. Por ejemplo se pueden tomar como base dependiendo del plazo
del pronstico, datos semanales, mensuales, trimestrales y anuales.
Los datos histricos usados para predecir las ventas se deben
descomponer en componentes importantes para el xito de la prediccin y
estos son: La orientacin de los datos, los perodos en los cuales se
incrementan o bajan de manera regular, tendencia de los datos en perodos de
varios aos y cuando los datos tienen variaciones irregulares por eventos no
usuales.
2.1.3.1.

Mtodo a Utilizar

Debido a la naturaleza del estudio se decidi tomar como base para la


investigacin los mtodos de las series de tiempo, y se determinar
posteriormente uno o ms pronsticos a utilizar dependiendo la tendencia de
la demanda, se simular un anlisis del comportamiento de la demanda
para de esta manera escoger el o los tipos de pronsticos ms adecuados o
ms cercanos a la realidad comparando los datos y los grficos

visualmente y por grupo de producto.


2.1.3.1.1.

Promedio movible simple

Se utiliza cuando los datos tienen cierta relacin entre s segn van
progresando en el tiempo, se lo puede hacer utilizando varios rangos. Se basa
en calcular la media entre los valores del rango solicitado.
2.1.3.1.2.

Promedio movible ponderado

18
Se basa en tomar los datos de la demanda de los meses pasados y segn el
criterio de experiencia o conocimiento del comportamiento de las ventas
determinar valores de importancia a cada uno de los datos de demanda.
2.1.3.1.3.

Suavizacin exponencial

Es una tcnica que est dentro del rango de promedios mviles, se encarga de
ponderar los datos histricos de manera exponencial de tal manera que los datos
ms recientes tengan ms peso que los datos de mayor tiempo.
2.1.3.1.4.

Regresin lineal o de tendencia

Es una tcnica que pretende seguir el rumbo de los datos histricos del estudio,
para esto calcula el punto prximo de demanda a partir de ecuaciones
matemticas cuadrticas o exponenciales. El pronstico sigue una tendencia por
medio de la ecuacin de regresin lineal. Este tipo de pronstico se puede ver
influenciado por factores estacionales.
Este mtodo utiliza para su clculo un coeficiente de correlacin de variables r,
el cual es
un valor que se encuentra entre 1, 0 y (-1).

Pueden existir valores diferentes como por ejemplo:


Si r = 1, la correlacin es exacta (no existe ninguna dispersin). Si r = 0, No hay
correlacin de variables (tendencia).
Si r= -1, la correlacin es exacta (no existe ninguna dispersin).
2.1.3.1.5.

Descomposicin

19
Es un proceso mediante el cual se separan los datos de la serie de tiempo en
todos los componentes de la demanda, es decir separarlos de su estacionalidad,
tendencia en los aos o en los meses, orientacin de crecimiento o factores
eventuales que pueden ocurrir, como por ejemplo temporadas en las que el
producto se vende en exceso o temporadas en las que las ventas del producto
decrecen dramticamente.
Diagrama N 2: Clasificacin de los mtodos para clculo de pronsticos

TIPOS DE

MTODOS DE SERIES DE
TIEMPO

MTODOS CUALITATIVOS

MTODOS CAUSALES

MTODO DELPHI
PROMEDIO MVIL
ANLISIS DE REGRESIN

JURADO DE OPININ EJECUTIVA

SUAVIZAMIENTO EXPONENCIAL
REGRESIN MLTIPLE

CONSULTA A VENDEDORES

REGRESIN LINEAL (TENDENCIAS)

INVESTIGACIN DE MERCADOS DE CONSUMO


ESTACIONARIOS O DE DESCOMPOSICIN
Fuente: Barry Render, Ralph M. Stair, JR., Michael E. Hanna, Mtodos
Cuantitativos para los negocios, novena edicin Pearson.
Elaborado por: MORALES, Danny Pal.
2.2.

INVENTARIOS

20
El mantener una cantidad determinada de artculos en inventario; es decir
almacenados en la bodega esperando el momento en el que sean solicitados
resulta muy costoso, el espacio ocupado, el producto que se echa a perder por
mucho tiempo de almacenamiento y otros factores que tal vez parezcan
desapercibidos pero con el tiempo se transforman en un punto que afecta

directamente a los intereses de la empresa. El costo de mantener producto


embodegado muchas veces es tan elevado que puede representar un porcentaje
importante del costo del producto.
2.2.1. Definicin de inventario
Cantidad de producto que se encuentra en la bodega de una empresa cualquiera,
se podra decir que el inventario es un activo, cualquier tipo de inventario
representa una cantidad representativa de dinero que no lo tenemos; por lo tanto
viene a convertirse en un producto cesante.
El inventario se puede convertir en improductivo cuando no est planificado
y las consecuencias son prdidas econmicas, de ventas y de producto.
Los inventarios bsicamente son los bienes o materiales que se encuentran en
el stock de una empresa dispuestos para ser negociados mediante un proceso de
compra-venta.
2.2.2. Propsito del inventario
La empresa tiene por propsito principal el de producir el producto que se oferta
en la cantidad exacta en la que se demanda, lastimosamente nunca sabremos
la demanda exacta de un producto en un tiempo determinado, esto nos conlleva
a afrontar la demanda de manera predictiva. Por lo tanto el propsito principal del
inventario es tratar de tener el
21
producto en stock en cantidad justa para satisfacer las necesidades del
consumidor sin producir prdidas ni de producto ni de ventas.
El propsito del inventario no solo tiene el objeto de guardar producto en
bodega, tambin pretende distribuir adecuadamente los materiales necesarios
a un determinado proceso, tener a disposicin en el momento justo de uso,
de esta manera ahorramos tiempo y evitamos prdidas.

El inventario tiene tambin como propsito el de salvar a la empresa en


situaciones imprevistas por ejemplo en el caso en el que una panadera no
tenga harina en stock y el producto se encuentra en escasez por diversos
factores, entonces la panadera no producir toda la semana, el inventario de el
material para hacer su producto habra sido un alivio, claro est que en
empresas de manufactura podramos estar hablando de diversas cosas: tener
en stock la tela ms utilizada para la confeccin de determinada prenda de
vestir, stock de piezas en mantenimiento para una avera imprevista, etc.
Ahorrar costos, de alguna manera existen productos que se puede tener en
stock durante largo tiempo y no sufren deterioro ni producen prdida y resulta
ms factible realizar por ejemplo un pedido de 2000 unidades a realizar 5
pedidos de 400 unidades pues los costos de transporte y dems pueden ser
altos.
En el flujo de manufactura tambin se hacen indispensables para el balanceo de
las lneas de produccin, por ejemplo el tiempo de costura de una camiseta
vara en relacin al tiempo de manufactura de la siguiente y si se tiene un
colchn de tela en la estacin de trabajo se lograr un balance de las demoras
con las camisetas terminadas antes del tiempo
estndar.
22
2.2.3. Funciones de un inventario
El inventario en s se encarga de varios aspectos en la empresa, aunque al
parecer es nocivo pues representa costos y desperdicio de espacio muchas
veces tiene funciones que compensan estos aspectos negativos, una de las
funciones positivas principales es el que evita ineficiencias en cadena, si un
proceso proceso1 depende del proceso proceso0, cada vez que el proceso0
tenga una demora el proceso1 se ver afectado, cosa que se puede evitar con
el inventario almacenado entre procesos.

El inventario tiene la funcin tambin de actuar como canalizador de ventas,


cuando una empresa tiene mucho inventario de un producto puede optar por los
grandes volmenes de venta, claro est ofreciendo algn tipo de beneficio como
promociones o descuentos.
Otra funcin del inventario es actuar como colchn de seguridad en situaciones
muy
irregulares.
Una funcin muy importante del inventario es evitar prdida de ventas, esto
puede desencadenar hasta en una situacin de prdida de clientes.
2.2.4. Rotacin de inventarios
Este trmino es importante porque nos permite medir el comportamiento del
inventario, lo podemos hacer en trminos monetarios o en trminos de unidades,
mediante ste indicador se podr dar un valor de rentabilidad en un tiempo
determinado.
La relacin directa para el clculo del ndice de rotacin es la siguiente:
ventas en un perodo de un ao (D), divididas entre el inventario promedio (Q/2).
23
En el caso de tratarse de muchos artculos se puede hacer una relacin de
costos, esta relacin es la siguiente: Costo agregado de los bienes vendidos
(CABV), dividido entre el inventario dolarizado (I).
Este ndice de desempeo de inventario puede variar considerablemente de
acuerdo a los costos, y manejado de manera adecuada se pueden obtener
utilidades consistentes o nulas dependiendo del entorno competitivo en el que se
desenvuelva.

Frmula N 1: ndice de Rotacin de inventario

CABV

I ($)

2
Fuente: Bonini, Hausman, Bierman, Anlisis Cuantitativo para los negocios,
novena edicin McGraw- Hill.
Elaborado por: MORALES, Danny Pal.
2.2.5. Planificacin del inventario
Para la planificacin del inventario, es necesario tomar en cuenta la proyeccin
realizada de la demanda y su comportamiento en el tiempo. El sistema
desarrollado en el presente estudio tiene por finalidad facilitar la rotacin a
tiempos adecuados de la misma y sus pedidos en un perodo de tiempo
correcto.
Esta planificacin debe encaminarse a la reduccin de prdidas por producto
perecido o por producto que se convierte en desperdicio, se deteriora o pierde su
valor de algn modo.
Mediante el sistema podremos programar las compras exactas para evitar
excesos o faltantes de acuerdo a un histrico de ventas mensuales.
24
2.2.6. Polticas de inventario

El inventario de un supermercado debe ser ajustado con un rango variable que


contenga lmites mximo y mnimo.
Si obtenemos un inventario que no sea excesivo y al mismo tiempo que
cumpla la demanda de todos los clientes que lo necesiten, habremos cumplido
con la poltica de inventario pues el exceso representa costos innecesarios por
desperdicio y el faltante representa la prdida de ventas.
2.2.7. Agotados, excesos, capital de trabajo
Una de las funciones importantes del inventario es evitar que la falta de
producto, o exceso que pueden producir una prdida representativa bien sea de
clientes o de producto.
Perder la confianza de los clientes es un precio muy alto por no tener el artculo
1
adecuado en el momento indicado .

2.2.8. Nivel de servicio al cliente


Los objetivos de un buen servicio al cliente y de una produccin eficiente
deben ser satisfechos manteniendo los inventarios en un nivel mnimo. Esto es
cierto an cuando la

1 BARRY RENDER. Mtodos cuantitativos para los negocios. Novena edicin,


Pearson, Mxico 2006.
Pg. 192.
25
inflacin provoque que se incremente el valor de los inventarios de productos
2
terminados . Es muy complicado determinar el costo por un faltante, debido a

que la indisponibilidad que presentar el cliente para obtener productos en


un futuro no se puede medir exactamente.
Con la finalidad de evitar estos problemas cliente empresa se determina una
cantidad determinada de inventario que se utilizar para predecir variaciones
de demanda que pueden incurrir en malestar del cliente.
Este nivel de servicio es bsicamente una comparacin de las unidades o
artculos que la empresa oferta versus la cantidad de artculos que el cliente
adquiere; se puede hacer una similar comparacin entre el nmero de clientes
que compran el producto versus el nmero de clientes que desean adquirir el
mismo.
Los factores a tomar en cuenta para establecer un nivel de servicio al cliente
son:
a) La calidad de atencin b) El tiempo de entrega
c) Disponibilidad del producto d) Diversificacin
e) Puntualidad
f) Respuesta a la demanda
g) Servicios adicionales (servicio tcnico, trazabilidad)
h) Logstica
i) Facilidades de pago y garantas.

2 SIM NARASIMHAN. Planeacin de la produccin y control de inventarios.


Segunda edicin, Pearson,
Pg. 91.

26
Frmula N 2: Nivel de servicio

( ) ( + )

=
( )
( )
Fuente: Sim Narasimhan, Planeacin de la produccin y control de inventarios,
Segunda edicin, Pearson
Elaborado por: MORALES, Danny Pal.
Donde:
Nc: es el nivel de servicio.
D Real: es el conjunto de datos histricos de la demanda con los que se cuenta
para el pronstico.
Pronstico D: son los datos calculados en base a la demanda real, y previstos
para el perodo siguiente.
2.3.

DEMANDA PARA INVENTARIO

La base para poder realizar un control adecuado de inventarios es el clculo del


pronstico en base a datos histricos de la demanda, sta demanda puede
presentar diferentes tendencias y depender de varios factores, a continuacin
se presentan los diferentes tipos de demanda.

2.3.1. Demanda Independiente


27
Es un tipo de demanda que no se puede calcular en relacin al consumo histrico
de otros productos.
2.3.2. Demanda Dependiente
Es un tipo de demanda que se puede calcular en razn directa de otros
productos, y se la puede pronosticar con los datos histricos de estos, pues van
de la mano de su consumo.
2.3.3. Tendencia de la demanda
Para el anlisis de la demanda se toman en cuenta sus diferentes tendencias,
generalmente se recurre al anlisis de tiempo. Las tendencias ms comunes son:
Tendencia Lineal
Tendencia Asinttica
Tendencia de curva en S
Tendencia exponencial
El comportamiento grfico de cada una de las tendencias se presenta a
continuacin.

Grfico N 1: Tendencias de la demanda


Tendencialineal
6
4
2
0
Tendenciaasinttica
4
3
2
1
0
0

28
Tendenciaexponencial
80
60
40
20
0
0
1,2
1

10

15

0,8
0,6
0,4
0,2
0
Tendenciacon curvaen S
0

10

20

30

Fuente: Chase, Jacobs, Aquilano, Administracin de la Produccin y


Operaciones, dcima edicin Mc
Graw Hill.
Elaborado por: MORALES, Danny Pal.
Cualquiera de estos comportamientos puede presentar la demanda dependiendo
del tipo de producto, podemos tambin utilizar los datos que obtengamos en el
estudio y distribuirlos en una grfica para encontrar la tendencia adecuada.
2.3.3.1.

Caractersticas de la demanda

La demanda puede presentar un comportamiento diferente dependiendo al tipo


de artculo, este tipo de comportamiento puede dificultar el pronstico de la
demanda de acuerdo a las siguientes caractersticas:

2.3.3.1.1.

Demanda Continua o Discreta

Este tipo de demanda es la que presenta una variacin de acuerdo a factores de


entorno y a la presentacin del artculo que se encuentra en venta como
puede ser: Kilogramos,
unidades etc.
29
2.3.3.1.2.

Demanda Determinista o probabilstica

Ocurren casos especiales en los que la demanda se supone perfectamente


conocida, en otros casos la demanda puede presentarse con valores aleatorios.
2.3.3.1.3.

Demanda Dependiente o Independiente

Tipo de demanda en el que la compra de artculos depende directamente de la


compra de otros, o es totalmente independiente. (Explicado anteriormente).
2.3.3.1.4.

Demanda Homognea o Heterognea

La demanda se considera homognea si su valor es constante en el tiempo, en


este caso si fuera constante en los doce meses del ao, y es heterognea si no
es constante.
2.3.3.1.5.

Demanda Diferida o perdida

Esta demanda es importante para los inventarios pues se considera perdida


cuando existe una ruptura de stocks o diferida cuando se puede aplazar la
entrega.
2.4.

TIPOS DE INVENTARIOS

Los inventarios se encuentran en varios puntos del proceso, pero en

cualquiera de estos lugares se debe hacer un control y establecer lmites para


los mismos debido a que son
parte indispensable de la distribucin de espacio y ahorro de tiempo. Pueden ser:
30
2.4.1. Inventario de Materia Prima
Corresponden a los materiales que se someten al proceso de produccin
mediante diferentes procesos para finalmente generar un producto.
2.4.2. Inventario de Productos en proceso
Corresponden a los productos que se encuentran en algn lugar del proceso de
produccin y todava no se pueden considerar como terminados, han recibido un
valor mayor a medida que el proceso los ha ido modificando debido a que se
agregan insumos, actividades de transformacin y mano de obra.
2.4.3. Inventario de Producto terminado
Son los productos que han culminado su proceso de produccin, estos se
encuentran en medio del proceso de produccin y el proceso de ventas,
generalmente en el departamento de bodega.
Es exactamente este nivel de inventario el que se debe determinar
usando como herramienta la demanda histrica, debido a que el departamento
de ventas.
2.4.4. Inventario de Materiales y suministros
31
Son los materiales y suministros que se usarn posteriormente en el proceso de
produccin, generalmente se encuentran en la bodega de insumos y en la

bodega de repuestos de mantenimiento.


2.5.

COSTOS DE INVENTARIO

Es evidente que el inventario representa un costo adicional a la empresa, el


mismo que puede ser muy alto o tambin puede ser utilizado de manera correcta
y generar un ahorro en los costos totales.
Los costos de inventario se podran clasificar de acuerdo a dos instancias
imperantes en una empresa, las cuales son:
El momento en el cual se procede a realizar un pedido para abastecer la bodega
y tener una cantidad considerable para prevenir escasez en momentos de
demanda alta.
Cuando el producto se encuentra en la bodega, representa un costo por el
espacio y tiempo que ocupa dentro de la empresa.
El objetivo de la mayora de los modelos de inventario es minimizar los costos
totales. Dados supuestos mencionados, los costos relevantes son el costo de la
orden y el costo de mantenimiento o almacenamiento de inventario. Todos los
dems costos, como el costo mismo del inventario (o costo de compra), son
constantes. Por ello, si se minimiza la suma de los costos de ordenar y
almacenar el inventario, tambin se minimizaran los costos
3
totales .

BARRY RENDER. Mtodos cuantitativos para los negocios. Novena edicin,


Pearson, Mxico 2006. Pg.
195.
32

Grfico N 2: Costos de Inventario

33
Fuente: Barry Render, Ralph M. Stair, JR., Michael E. Hanna, Mtodos
Cuantitativos para los negocios, Modelos de control de inventarios, Novena
edicin, Pearson, Mxico 2006.
Elaborado por: MORALES, Danny Pal.
2.5.1. Costos de mantenimiento de inventario
Estos son los costos incluirn los gastos por espacio fsico ocupado por el
producto, es decir el alquiler de bodega o el dinero que representa el producto
en un espacio fsico propio, abarca tambin los costos de productos que expiran
a medida que el tiempo pasa, los aranceles de este producto y, los costos de

manipulacin y manejo.
2.5.2. Costos de ordenar
Este punto abarca los costos que provienen principalmente de la mano de obra,
el personal que se ocupa de realizar el contacto con el proveedor, conteo,
coordinacin de logstica, generar rdenes de compra y de recepcin, clculos de
las cantidades ptimas etc.
2.5.3. Costos adicionales
Existen costos adicionales relacionados con el inventario que en su mayora
son costos desperdiciados en una coordinacin pobre de la obtencin del
producto o gastos que se
invierten en detalles bsicos relacionados con la compra.
34
2.5.3.1.

Costos por desabastecimiento

Es un costo que muchas veces puede pasar por desapercibido, en especial en


empresas de la naturaleza de supermercado; cundo un cliente busca un
producto que no hay en la empresa, lo busca en otro lugar y esto
significa una prdida de compras por desabastecimiento.
Si una empresa establece un buen control de inventarios no tendr ste
problema, estos costos bsicamente se presentan en instancias en las que la
cantidad de artculos que sern demandados se presenta de manera incierta.
Estos costos son muy importantes pues pueden desembocar en prdida de
clientes, severas sanciones por retrasos y hasta cancelacin de pedidos.
2.5.3.2.

Costos por preparacin

Estos costos son en los que se incurre al inicio de la fabricacin de cualquier

producto, en el caso de los supermercados estos costos representaran el


tiempo que representan las operaciones de transporte de productos, reabasto
de perchas, llenado de formas, ingreso de informacin en el sistema, etc.
2.5.4. Costos totales
El costo total de inventario est representado por el costo de posesin o compra,
el costo de ordenar y el costo de mantenerlo en la bodega.
35
2.6.

ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS

Administrar un inventario significa gestionar su existencia pero al menor costo.


Con una administracin correcta del inventario en una empresa de
supermercado lograremos tener gran ahorro de costos de logstica y de costos
por producto daado, afectado o perecido.
Estos beneficios econmicos se logran nicamente si la administracin del
inventario logra un balance entre los costos que representan la cantidad de
inventario que se tiene y los costos que representa no tener los productos para
cumplir con la demanda.
La correcta administracin de un inventario implica tomar el riesgo de
afrontar una demanda cierta o incierta y transformarla en una oportunidad, es
decir predecir una demanda para ahorrar costos.
2.7.

SISTEMAS DE INVENTARIO

Un sistema de inventarios es una coordinacin correcta de los artculos,


insumos y productos de una empresa, de tal manera que no representen
gastos excesivos pero tampoco representen prdida de compras o clientes.
Un sistema de inventario se maneja de acuerdo a reglas y polticas

establecidas con la finalidad de cumplir las metas antes mencionadas.


Las operaciones generadas por un sistema de inventarios deben ser manejadas
a manera de controles, debido a esta situacin debemos estructurarlas de
acuerdo a un estudio minucioso y bien calculado de tiempos de colocacin de
artculos.
Las polticas y normativas mediante las cuales se generar el sistema dependern
del tipo de proceso de la empresa, es decir si es una manufacturera, una
vendedora o una prestadora
36
de servicios. Para este estudio se utilizar un sistema de inventarios de una
empresa vendedora, pues el supermercado no produce ningn producto en lo
absoluto.
En el caso de productoras, se necesita un proceso de ensamblaje, control de
materias primas e insumos, evitar inventarios en proceso, restricciones del
proceso, logstica y otros factores varios.
En el caso de las prestadoras de servicios, se necesita un sistema enfocado en
la prestacin correcta de las actividades que componen el servicio y su posterior
evaluacin.
En el caso de un supermercado nos enfocaremos a una rotacin lo ms exacta
posible de los artculos, tratando de mantener el producto visible para el cliente y
la menor cantidad de inventario en la bodega sin que esto nos signifique prdida
de ventas.
2.8.

TIPOS DE SISTEMAS DE CONTROL DE INVENTARIOS

Los sistemas para control de inventarios tienen la finalidad de coordinar el


abastecimiento regular de artculos al menor precio a travs de todo el ao,
estos se pueden dividir en:

2.8.1. Sistema de reabasto optativo


Este es un sistema que nos permite revisar el nivel de inventario con una
frecuencia de tiempo determinada; puede ser diario, semanal, quincenal etc.,
en este sistema lo que hacemos es solicitar un pedido tomando en cuenta los
costos que representar pedir o no pedir y tambin la demanda regular
histrica. De esta manera solicitaremos el pedido,
siempre y cuando el nivel de inventario mximo de inventario a solicitar
menos el
37
inventario actual sean mayores o iguales que el nivel mnimo de inventario a
solicitar; de lo contrario se har el pedido en la siguiente revisin.
2.8.2. Sistema de dos cajones
Este es un sistema que se maneja bsicamente como una cantidad de inventario
adicional a la cantidad existente, es decir tendramos dos espacios con una
cantidad determinada de producto; si el producto del primer espacio se termina
podramos reabastecerlo con la cantidad del segundo espacio. De esta manera
estaramos utilizando el mismo producto como un stock de reabastecimiento.
2.8.3. Sistema de un cajn
Este sistema utiliza un reabasto peridico independiente a la cantidad, esto
quiere decir que se realizar una orden cada tiempo determinado y se
reabastecer con el nivel mximo de inventario a realizar sin importar la cantidad
de producto que est en ese momento en el inventario.
2.9.

MODELOS PARA CONTROL DE INVENTARIOS

Los inventarios se pueden controlar dependiendo de su naturaleza, para esta


finalidad existen varios modelos que se diferencian de los perodos para pedir.

Estos son:
38
2.9.1. Modelos de inventario para un solo periodo
Este modelo es uno de los casos ms comunes, el modelo se basa en
establecer parmetros de acuerdo a la demanda para no subestimarla ni
tampoco sobrestimarla pues cualquiera de los dos casos representa prdida
monetaria.
Podramos citar como ejemplo prctico las ventas de una frutera, si el vendedor
compra una cantidad demasiado grande de manzanas y no las vende en el
rango estimado de una semana, su producto se echar a perder; si compra
una cantidad demasiado pequea perdera ventas.
Un correcto estudio de la demanda y las probabilidades de venta determinar su
ganancia exacta de acuerdo a la utilidad estimada monetaria a obtener por cada
manzana vendida o no vendida.
2.9.2. Modelos de inventario para varios periodos
Este tipo de modelos establece pedidos ya sean fijos o continuos, se definen
con ejemplos a continuacin:
2.9.2.1.

Modelos de cantidad fija de la orden

Este tipo de modelos implican realizar una orden que sea de tamao especfico
y que se pueda dar en un rango de tiempo determinado, esta situacin es un
tanto irreal y subjetiva pues se basa en principios ideales de inventarios, en
resumen el modelo pretende determinar un da exacto para pedir y una
cantidad exacta a pedir, esta situacin es tan ideal que para ponerla en prctica
sin margen de error deberamos saber con exactitud un punto lmite de pedido, y
cuando ese punto llegue determinar una cantidad determinada de

39
unidades a pedir, para esto necesitaramos varios factores a favor, por
ejemplo una demanda totalmente constante a largo plazo, un mercado estable de
tal manera que el costo del producto no vare, un tiempo de recepcin del pedido
exacto; y lo ms difcil, que todos los clientes demandantes sean provedos de
producto, esta situacin se puede presentar por ejemplo en casos en los que se
mantenga un nivel de inventario de repuestos; en este caso si se realiza un
mantenimiento preventivo tendremos un consumo de repuestos constante y el
factor de lead time ser constante tambin pues la importacin o pedido ya se
establece previamente.
Grfico N 3: Cantidad fija de la orden

Fuente: EPPEN, GOULD, SCHMIDT; Investigacin de Operaciones en la


Ciencia Administrativa, Tercera edicin, Pearson Prentice Hall, Mxico, 1992.
Elaborado por: MORALES, Danny Pal.
40
2.9.2.2.

Modelos de periodos fijos

Este modelo utiliza un sistema de revisin continua, para poder de esta

manera tener cualquier artculo y en cualquier momento, de esta manera se


realizarn varias rdenes a lo largo de un ao y el sistema determina las
cantidades y el tiempo de pedido de cada una. En este modelo a medida que el
tiempo pasa se llega a un punto de pedido, es decir es directamente proporcional
al tiempo.
Este modelo vara la cantidad de artculos del pedido con el tiempo pues
dependen directamente del porcentaje de consumo, los pedidos se realizarn
de acuerdo a una revisin peridica que puede ser semanal o mensual.
Grfico N 4: Modelo de perodos fijos

Fuente: EPPEN, GOULD, SCHMIDT; Investigacin de Operaciones en la


Ciencia Administrativa, Tercera edicin, Pearson Prentice Hall, Mxico, 1992.
Elaborado por: MORALES, Danny Pal.
41
2.9.3. Modelos para descuentos de precios
Este modelo es bsicamente una representacin de comprar ms por menos,
es decir nos representara un costo menor a medida que compramos ms
unidades.

Claro est que en muchos de los casos no es lo ms justo comprar con este
criterio, por ejemplo: Si las memorias flash de 1 GB de capacidad cuestan $10 la
unidad de 1 a 99, la compra de 100 cuesta $985, el millar cuesta $9600, se podra
decir que la cantidad ptima a pedir es de 100 unidades al costo de $985, lo cual
no es cierto pues existen factores que pueden afectar directamente a los costos,
como el costo de mantener las 100 unidades.
Estos descuentos de precios pueden ser perjudiciales en lugar de beneficiosos
pues hay que tomar en cuenta minuciosamente que tipo de costos se ahorran y
qu tipo de costos se incrementan tomando en cuenta que el producto va
a representar un costo de almacenamiento y tambin que el producto puede
quedar obsoleto en algn momento pues el volumen fue demasiado grande.
2.10.

TCNICAS PARA CONTROLAR INVENTARIOS

Existen tcnicas para el anlisis de los datos para el control de inventarios, por
ejemplo se puede realizar una clasificacin de los productos ms importantes
para la empresa en trminos monetarios, o por tiempo. stas tcnicas se
presentan a continuacin:
2.10.1. El sistema ABC.
42
Este anlisis propone dividir la totalidad de artculos de una empresa en 3
grupos, a cada uno de estos se le determinar una letra (A, B o C), utilizando
como criterio el valor de los artculos.
En este sistema el anlisis ms minucioso se enfoca en los artculos
categorizados en el grupo A debido a que son los que representan una
oportunidad de ahorro mucho ms clara.
Las diferentes categoras representan lo siguiente:

Productos A: Los artculos que representan mayor valor para la empresa


Productos B: Los artculos que representan un valor intermedio para la empresa.
Productos C: Los artculos que representan un valor menor para la empresa.
Estos productos se agrupan en base al gasto anual promedio de cada artculo o
en base a la inversin anual de cada uno.
La metodologa que se usa para determinar los artculos es la siguiente:
a)

Ordenar los artculos de manera creciente o decreciente tomando como

base el gasto o inversin anual o semestral.


b)

Sumar los valores de todos los artculos de bodega (obtener inversin

anual total). c)

Transformar cada valor en un porcentaje de la inversin anual

total.
d)

Sumamos y repartimos los porcentajes de la siguiente manera:

Del 70% al 80%son A. (Baja cantidad de artculos)


Del 15% al 20%son B. (Mediana cantidad de artculos)
Del 5% al 10%son C. (Alta cantidad de artculos)
43
Esta metodologa se desarrolla con la finalidad de proveer al sistema de
inventarios la fecha para realizar la orden y la cantidad de artculos que se
pedirn en la orden pero de una manera ms simple y menos personalizada
haciendo nfasis en los que en realidad pueden representar una prdida
representativa o una ganancia rentable; otra razn es que en muchos de los
casos existen demasiados artculos como para realizar un control de cada uno.
Grfico N 5: Clasificacin ABC del inventario

Fuente: Chase, Jacobs, Aquilano, Administracin de la Produccin y


Operaciones, dcima edicin Mc
Graw Hill.
Elaborado por: MORALES, Danny Pal.
44
Este anlisis provee un mecanismo para identificar los artculos que
determinarn un impacto en el costo total del inventario y adems proporciona
mecanismos para determinar las diferentes categoras de stock que van a
requerir control.
2.10.2. Anlisis de Pareto (80-20).
El anlisis de la metodologa ABC fue determinado en base a los estudios
realizados por Villefredo Pareto, es as que en base uno de sus estudios acerca
de la pobreza y de los impuestos identifica circunstancias particulares y
establece esta situacin como una ley para posteriormente estandarizarla con su
teora del (80-20); sta ley determina una especie de sistema de causa-efecto con
porcentajes aproximados siempre a 80% y 20%.

Entonces Pareto determina en el anlisis ABC que:


Grupo A: del 70% al 80% de la inversin corresponde al rango de 10% al 20%
de productos.
Grupo B: del 15% al 20% de la inversin corresponde al rango de 30% al
40% de productos.
Grupo C: del 5% al 10% de la inversin corresponde al rango de 40% al
50% de
productos.
Grfico N 6: Anlisis de Pareto
45

Fuente: Chase, Jacobs, Aquilano, Administracin de la Produccin y


Operaciones, dcima edicin Mc
Graw Hill.
Elaborado por: MORALES, Danny Pal
2.10.3. Inventarios JIT

sta tcnica es utilizada para mejorar el retorno de la inversin en los negocios


intentando reducir los costos de inventario en proceso, sta tcnica se enfoca
en que la produccin debe contener tems que lleguen justo en el momento que
se los necesite.
Est tcnica para conseguir sus resultados utiliza un procedimiento llamado
Kanban, que son un conjunto de tarjetas.
En este caso se utilizan Kanban de transporte y Kanban de produccin, se juega
con las dos tarjetas con la finalidad de que nunca el lugar de produccin est sin
artculos o tems para su modificacin en el proceso de produccin.
46
Bsicamente se utiliza esta tcnica para tener un inventario exacto, ni ms ni
menos para poder producir, de alguna manera esta filosofa disminuye los
costos de mantener el inventario pues los pedidos son ms pequeos pero hay
que tomar en cuenta un balance de costos con los de pedir, pues como vimos
anteriormente los costos de pedido se pueden disminuir mediante los
descuentos de cantidad y resultan ms altos si se compra en cantidades
pequeas.
2.11. SISTEMAS COMPUTARIZADOS DE CONTROL DE INVENTARIO
En el mercado se presentan muchos sistemas que tienen diferente interfaz de
control para inventarios, estos sistemas tienen un costo alto y muchas opciones
para control, entre las cuales tienen adicional a la tecnologa otras opciones
como: los movimientos fsicos y de informacin, stocks, pedidos, despachos, etc.
Entre los principales sistemas tenemos:
2.11.1. Atta P.O.S.
Este es un software utilizado para el manejo de inventarios, proveedores,
facturacin y control remoto de puntos de venta, ste software est destinado a

todo tipo de comerciantes y/o establecimientos de comercio, una aplicacin de


ltima tecnologa y proyectada a futuro.
El mdulo de inventarios puede controlar la gestin y manejo de inventario
inteligente, adems de un sistema de alertas para la expiracin de productos,
mximos y mnimos del
inventario.
47
Este programa provee recordatorios de informacin completa acerca de
clientes y proveedores.
2.11.2. Alvisoft
Sistema que est diseado para un manejo integral de procesos
involucrados con almacenes, por lo tanto realiza un control profundo de
inventarios. Este sistema maneja desde la informacin de ingresos y egresos
de insumos y productos hasta el kardex valorizado realizando un control de
inventarios y costos mediante la distribucin logstica y de almacenamiento ms
ptima.
El sistema tiene varios mdulos, el mdulo de Almacenes e Inventarios emiten
una tabulacin de la informacin de stock y kardex y as muestrearla y
compararla para la mejor toma de decisiones de negocio.
Este mdulo controla los siguientes procesos:
Movimientos de almacn (Nota de ingreso y vales de salida).
Kardex (consultas, bsquedas por agrupaciones, categoras, fechas, etc.).
Costo promedio y re clculos.

Consulta de stock (simple y valorizado).


Despacho de almacn.
Maestro de transacciones de almacn (tipos de movimiento).
Control de Guas de Remisin.
Reportes de reparto y consolidados.
Creacin y control de inventarios cclicos.
48
Reportes y consultas variadas (Movimientos de almacn, reportes de stock
y kardex).
2.11.3. Atrex Software para Inventarios Full con Serial
Atrex es un programa para control de inventario que se utiliza en pequeas y
medianas empresas, provee un control de inventario y postventa, pues provee
informacin y reportes de facturacin, rdenes de compra y despacho, ajusta
automticamente el stock, realiza inventariado y tiene control de pagos.
Este programa nos da la posibilidad de crear informes personalizados o utilizar
uno predeterminado de sesenta prediseados que vienen en la base de datos
del programa.
Adems el sistema se puede utilizar en red o por mltiples usuarios.
2.11.4. Secop
Secop es un programa diseado para llevar un adecuado control del inventario,
sus siglas significan Sencillo control de productos, ste incorpora funciones

para el registro de productos, ventas y compras, impresin de diversos


reportes y varias otras de utilidad como la posibilidad de realizar copias de
seguridad y personalizar aspectos operativos.
2.11.5. FullTrust.
FullTrust es un software diseado especialmente para gestionar pequeos y
medianos comercios, cubriendo reas tales como el control de inventarios, la
gestin de clientes,
presupuestos, pedidos y ventas, entre otros. FullTrust incluye un terminal de
punto de
49
venta listo para ser usado con lectores de cdigo de barra. Este programa posee
una serie de prestaciones adicionales no presentes en otros paquetes de software
similares, como por ejemplo una utilidad para gestionar ventas a crdito,
una utilidad para el diseo e impresin de etiquetas de cdigo de barra y
tambin un mdulo para la gestin de gastos del negocio.
2.11.6. IntelliTrack
Sistema de control de datos que contiene varios mdulos, los cuales son:
Inventarios, activos fsicos, almacenes, entradas y salidas.
El mdulo de inventarios permite tener en orden los inventarios fsicos mediante
conteos cclicos y genera reportes histricos por fecha, artculo,
localizacin de productos, inventario con fotos y puntos de reorden.
2.11.7. Cumulus
Es un software para control de almacenes, pedidos y distribucin, provee una
solucin poderosa y econmica para Almacenadoras, Centros de Distribucin
y empresas que manejan su propio almacn.

Tiene aplicacin de Radiofrecuencia (WiFi) y consta de funciones bsicas:


Control de
Inventarios, Administracin de Inventarios, Control de Pedidos y Control de
Distribucin,
50
adems ayuda a establecer una administracin de espacio adecuada y control en
el surtido de rdenes.
Aplicaciones adicionales del mdulo establecen parmetros de mejora continua
en el Nivel de Servicio de su Operacin (Medicin de la Confiabilidad del
Inventario vs Cumulus, % de Pedidos Bien Surtidos, % de Pedidos Cargados
Correctamente en el Vehculo Asignado y Tiempos de Surtido, Transporte y
Entrega de Evidencias).
2.11.8. Mark Miarecki Computing, Inc.
Programa de Administracin de Inventario que incluye administracin de
inventario, mercadera, precios, clientes, vendedores, ventas, y compras y
provee un soporte sin rival para mltiples ubicaciones que sigan los principios
generales de contabilidad aceptada (GAAP). Business Aviator puede utilizarse
como control de inventario en solitario o con contabilidad integrada con
Peachtree o Libros Rpidos
CAPTULO III
3.

CREACIONES ROSE Ca. Ltda.

A continuacin se presentan las generalidades de la empresa, y todas las


caractersticas tomadas en cuenta para el diseo del sistema.

51
3.1.

HISTORIA DE LA EMPRESA

La responsabilidad social de una pareja, de origen Imbabureo y Carchense,


y, con formacin acadmica en Economa y Contabilidad, hace que se traduzca
en la prctica, all por el ao de 1979, con el nacimiento de una unidad
productiva dedicada a la comercializacin de productos de primera necesidad,
snduches y jugos, con el nombre MERCADO SUPER EXTRA.
Dentro de un marco de trabajo creativo y compartido con la familia, con la
esmerada atencin a nuestros clientes y basado en los firmes valores de honrar
nuestros compromisos a cabalidad, fruto de la formacin en nuestros hogares, y,
la corta experiencia estudiantil, para 1981, nuestra tienda de abarrotes la
complementamos con artculos de bazar.
Para el ao 1982, ante el auge del comercio en la frontera norte,
concretamente en la
ciudad de Tulcn, y, nuestra relacin comercial con varios proveedores de la
ciudad de Guayaquil, hace que se germine una nueva actividad: la confeccin de
sbanas, edredones, cubre colchn, toallas, pauelos, ropa interior, pijamas,
entre los ms importantes, productos que son confeccionados en nuestro
TALLER ARTESANAL, y se expenden con la marca ROSE, situado en Carceln:
Sper Manzana F, Manzana 19, Casa 6.
Los textiles se convierten en nuestra principal actividad, y para
consolidarnos en el mercado nacional y evitar intermediarios, fue necesaria la
apertura de un punto de venta directo al consumidor en la ciudad de Quito
abrindose en 1984 un local comercial, en la calle Chimborazo No. 1412 y Chile,
sector de El Tejar, con el nombre de Distribuidora Econmica; y nuevas
sucursales, por el ao de 1992 en la calle Urbina No. 130 y Coln, y en el sector
de Santa Clara. Motivo de orgullo y satisfaccin es el de precisar y resaltar el
establecimiento, en la ciudad de Tulcn, de la tienda localizada en la calle
Bolvar No.
52054, entre Junn y Ayacucho y que hasta la presente fecha contina brindando
atencin a

Ecuatorianos y Colombianos.
52
El ministerio de Industrias, Comercio, Integracin y Pesca, a travs del
Comit Interinstitucional de Formacin Artesanal, mediante Resolucin No.
1199 se otorga la calificacin de artesana autnoma.
Ante la sustitucin de nuestra moneda SUCRE por el dlar, por el ao
2000, y al incorporarse los hijos a la actividad productiva y comercial, con una
perspectiva de negocio a futuro, se decide refrendar a todos los locales
comerciales con el nombre de ROSE, exigiendo sta nueva perspectiva de
negocio pasar de personera natural a jurdica, por lo que en el 2002 se crea
MULTYAHORRO CA. LTDA. Para la comercializacin de prendas de vestir que no
rot en almacenes grandes o que ya pas la temporada de moda. Para el ao
2003, se forma CREACIONES ROSE CA. LTDA., razn social que cubre la
actividad de importacin y comercializacin de todos los productos del
Grupo empresarial ROSE.
La magnitud de 9 sucursales en la ciudad de Quito, una en Santo Domingo de
los Schilas y otra en Tulcn, hace que el nuevo giro del negocio se consolide
con el registro en el INSTITUTO ECUATORIANO DE PROPIEDAD
INTELECTUAL del nombre comercial ROSE, con los Ttulos No. 294-06 y 99606, emitidos el 5 de marzo del 2006; y, como marca con los ttulos No.1228-07 y
1229-07 emitidos el 14 de septiembre del 2005.
3.2.

ACTIVIDADES DE LA EMPRESA

Creaciones Rose Ca. Ltda. Es una empresa que se dedica a la compra venta
de artculos variados de ropa, su principal actividad es la importacin y venta
regional de ropa.
En los ltimos aos se ha introducido de manera exitosa en la rama de los
supermercados, siendo una actividad nueva para la empresa el manejo del
supermercado es nuevo en

relacin a sus actividades de importacin.


53
Todo tipo de artculos vendidos en el supermercado son regionales, estos
artculos se obtienen de variados proveedores, el efecto del estudio es realizar un
control de mnimos y mximos del supermercado para poder establecer puntos
de pedido y balancear los costos de mantener un inventario adecuado versus
los costos que pueden representar la prdida de un cliente por no tener
determinados productos en percha y no poder reponerlos a tiempo.
La principal actividad del supermercado es abastecer a las personas de los
productos de necesidad bsica, es decir productos alimenticios de todo tipo y
tambin artculos necesarios para el hogar.
Las actividades del supermercado se controlan nicamente de manera contable,
es decir se realiza un control ingresos-egresos sin tomar en cuenta fechas de
pedido ni tiempo de reposicin en percha.
3.3.

UBICACIN DE LA EMPRESA

La empresa tiene varias sucursales, de las cuales dos nicamente


cuentan con supermercado, estas son:
San Rafael y Rose Home (La Coln 1).
El estudio se basar en el control de inventarios del supermercado sede de
Rose Home.
Figura N 1: Ubicacin de la empresa
54

Fuente: www.googleearth.com
Elaborado por: MORALES, Danny Pal.
3.4.

VISIN DE LA EMPRESA

Tiene la visin de liderar la comercializacin de productos dentro de la lnea


hogar, brindando un servicio personalizado hacia nuestros clientes; es la principal
meta de todos los que hacemos CREACIONES ROSE CIA. LTDA. Nuestras
sucursales en la ciudad de Quito y su constante crecimiento en servicios y
evolucin en sus productos, son la muestra de los deseos de servicio y
expansin dentro del mercado ecuatoriano. El porcentaje de clientes nuevos y
demanda de nuestros bienes proyecta la expansin de nuestra empresa a nivel
nacional.
3.5.

MISIN DE LA EMPRESA

55
En el transcurso del tiempo crear un proceso productivo, eficaz y eficiente en lo
que es la atencin al cliente y a la vez entenderemos que el servicio al cliente
nos compromete a mejorar en todos los aspectos de las relaciones distribuidorcliente, as como en la calidad de atencin que prestamos.
Que estamos orientados a la fabricacin y comercializacin de productos dentro

de la lnea hogar por lo tanto la innovacin tecnolgica as como un personal


capacitado, hacen de nuestros productos y nuestro servicio una ventana de su
propia imagen. El compromiso est hecho y asumimos nuestra responsabilidad
social y luchamos para mejorarla. La calidad nunca es un accidente, siempre es
el resultado de un esfuerzo inteligente.
3.6.

VALORES EMPRESARIALES

Son el cimiento de nuestra cultura organizacional. Los valores son principios


generales por los cuales se rige la empresa y sus funcionarios. Son el fundamento
sobre el que reposa la organizacin, la filosofa que gua el trato del personal, a
los clientes, a los proveedores. Conforman la cultura corporativa y brindan las
condiciones necesarias para la formulacin y logro de nuestros lineamientos
estratgicos.
3.7.

REA DE SUPERMERCADO

La sucursal que va a ser objeto de estudio est conformada por un edificio de


cinco pisos y un subsuelo, el supermercado se encuentra ubicado en la planta
baja y es abastecido
continuamente por la bodega ubicada en el subsuelo.
56

En la planta baja no se encuentra nicamente el rea de supermercado,


tambin se comparte el espacio con artculos de decoracin de hogar y muebles
pequeos.
La distribucin del local se encuentra proporcionada de manera inadecuada,
actualmente se encuentra tericamente separado el lugar de
almacenamiento de productos de supermercado, el de ropa y el de
mueblera; lo que fsicamente no se cumple, como podemos analizar en los
anexos los artculos de supermercado estn en algunos lugares mezclados con
los de ropa, existe mucho inventario de mueblera obsoleto, y en el lugar de
descarga de productos se encuentran cajas con producto antiguo, la balanza para
pesar y las perchas con producto caducado.