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Instructivo para Estudiantes Proc. Inscripcin Materias en ARCA

Cdigo: IN-GRI-00x Versin: 0x

Fecha de Versin: xx-xxx-xxxx

Contenido

1. Proceso Para la Inscripcin de Materias:................................................................... 3

1.1. Conocer las Materiasque se deben Inscribir: .................................................................. 3
1.2 Ingreso al Sistema. ................................................................................................................ 5
1.3 Inscripcin de Materias: ........................................................................................................ 6
1.3.1 Materias que se van a inscribir:.................................................................................... 6
1.3.2 Carrito de Compras Inscripcin (sirve para inscribir materias). ............................ 12
1.4 Baja de Clase ....................................................................................................................... 16
....................................................................................................................................................... 17
1.5 Cambio de Clase ................................................................................................................. 17
1.6 Generar Factura de Matricula ............................................................................................ 21
2. Consulta de Facturas................................................................................................. 23
2.1 Centro de Pago en Lnea.................................................................................................... 24
2.1.1 Pago en efectivo ........................................................................................................... 25
2.1.2 Pago en Lnea: (Es un medio seguro)....................................................................... 26

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1. Proceso Para la Inscripcin de Materias:

1.1. Conocer las Materiasque se deben Inscribir:
Consulta de Pensum:
a. Para realizar una correcta inscripcin de materias, es recomendable que
conozca el pensum de la carrera que est cursando y las materias del
semestre del cual desea inscribir, si no conoce bien su pensum lo puede
descargar de la siguiente forma, debe ingresar a la pgina de la ECCI
http://www.ecci.edu.co/ seleccionar del men Programas y luego la opcin
Pregrados.

b. Al ingresar a pregrados, seleccione el programa que est cursando haciendo

clic sobre el nombre del programa.

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c. Debe descargar el pensum haciendo clic sobre el botn que dice descargar
Pensum.

d. Ahora por favor identificar las materias que va a inscribir de su pensum

ejemplo: si va a inscribir todo segundo semestre.

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Cuando haya identificado las materias de su carrera que desea inscribir, debe
ingresar al sistema de Informacin ARCA.
1.2 Ingreso al Sistema.
a. Debe hacer clic sobre el link ARCA, ubicado en el men lateral de la parte
izquierda de la pgina de la ECCI, o digitando en su navegador la siguiente
url: arca.ecci.edu.co

b. Luego aparece la ventana de Login del sistema, para poder ingresar debe
poseer un usuario y una contrasea. En caso de no saber su ID_Usuario y

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Contrasea por favor enviar un email solicitando estos datos a

informatica@ecci.edu.co (enviar nmero de documento).

1.3 Inscripcin de Materias:

1.3.1 Codigos de las Materias que se Van a Inscribir:

Nota:Para inscribir las materias debe conocer el cdigo de las clases, para obtener
esta informacin debe seguir los siguientespasos:
1. Debe hacer clic sobre Herramienta de Informes, para descargar el informe
que quemuetsra el lisatdo de clases.

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2. Hacer clic en la opcin XML Publisher.

3. Hacer clic sobre Visor de Informe de Consultas

4. Luego en el campo que le aparece en blanco, digite la palabra

CLASES(en minscula o mayscula) y haga clic en buscar.

El sistema le mostrara el listado con los informes de las clases programadas por
programa acadmico, debeidentificar la abreviatura de su programa
acadmicoPara su conocimiento Abreviatura de Programas Acadmicos:
Abreviatura
ESAI
ESGIH
ESGM
ESPLI
7

Programa Acadmico
Esp. Automatizacin Industrial
Esp. Gerencia Ing Hospitalaria
Esp. Gerencia de Mantenimiento
Esp. Produccin y Logstica

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ESTI
PRCI
PRCP
PRDM
PREN
PRIA
PRIB
PRIE
PRIM
PRIME
PRIN
PRIP
PRIS
PRLM
PRMP
TLARI
TLCPM
TLDA
TLDI
TLEI
TLEM
TLGC
TLGCE
TLMA
TLMI
TLMIP
TLPI
TLPL
TLPPL
TLSTC
TPCEN
TPDA

Internacional
Esp. Telecomunicaciones Inalmbricas
Comercio Internacional
Contadura Publica
Profesional Diseo de Moda
Profesional en Enfermera
Ingeniera Ambiental
Ingeniera Biomdica
Ingeniera Electronica
Ingeniera Mecnica
Ingeniera Mecatrnica
Ingeniera Industrial
Ingeniera de Plasticos
Ingeniera de Sistemas
Profesional Lenguas Modernas
Mercadeo y Publicidad
Tecnologa Automatizacin y Robtica
Tecnologa Creacin Produccin de
Moda
Tecnologa Desarrollo Ambiental
Tecnologa Desarrollo Informtico
Tecnologa Electrnica Industrial
Tecnologa en Electromedicina
Tecnologa Gestin Contable
Tecnologa en Gestin de Comercio
Exterior
Tecnologa Mecnica Automotriz
Tecnologa Mecnica Industrial
Tecnologa Mecnica Industrial
Propedutica
Tecnologa Gestin Procesos
Industriales
Tcnico Profesional en Tecnologa de
Plasticos
Tecnologa en Procesamiento de
Plasticos
Tecnologa en Soporte de
Telecomunicaciones
Comercio Exterior y Negocios
Internacionales
Desarrollo Ambiental

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TPDE

Desarrollo Empresarial
Tcnico Profesional en Diseo de
TPDM
Modas
TPEI
Electronica Industrial
TPEM
Electromedicina
TPGC
Gestin Contable
Tcnico Profesional en Lenguas
TPLM
Modernas
TPMA
Mecnica Automotriz
TPMI
Mecnica Industrial
Tcnico Profesional en Mercadeo y
TPMP
Publicidad
TPMT
Mercadotecnia
TPSIS
Tcnico Profesional de Sistemas
TPTC
Telecomunicaciones
CIENCIAS_BASICAS Ciencias Bsicas
VIRTUALES
Aulas Virtuales
TPMA_MEDELLIN
Mecnica Automotriz Medelln
TPEI_MEDELLIN
Electronica Industrial Medelln
TPDE_MEDELLIN
Desarrollo Empresarial Medelln
5. Hacer clic en Ver Informe del programa al cual usted corresponde.
Nota:
Para las masterias de ciencias bsicas se debe escoger
ECCI_CLASES_CIENCIAS_BASICAS
Para las materias de Aulas virtuales se debe escoger
ECCI_CLASES_VIRTUALES

Al hacer clic sobre el link de Ver Informe del programa seleccionado, le aparece la
siguiente ventana.

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6. Aqu debe escoger el ciclo Lectivo (CclLvo)haciendo clic sobre la lupa,este

hace referencia al periodo acadmico en el cual va a inscribir sus materias
para consultar los horarios ofrecidos y luego debe hacer clic en Aceptar.
Los ciclos lectivos se componen de la siguiente nemotcnica:
1463->Segundo Periodo Acadmico de 2014
14 -> Corresponde al ao del periodo acadmico (2014).
6 -> Corresponde a la duracin del periodo acadmico (6 meses).
3 ->Corresponde al periodo acadmico, (1 y 3 son periodos acadmicos
normales), (2 y 4 son periodos acadmicos vacacionales).

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Al hacer clic en el botn Acep, le aparecer el listado de horarios ofertados por la

coordinacin para el ciclo lectivo seleccionado, el informe muetra la siguiente
informacin.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.

Grupo (Nmero de Grupo y Jornada)

Ciclo Lectivo
Programa
Asignatura
N de Clase
Hora Inicial y Final de la clase
Dias en los cuales se va a impartir la materia (Y = Hay clase y N = No
hay Clase)
h. Salon (Sede y nmero de Saln)
i. Total Inscritos (nmero de personas inscritas en la materia)
j. Total Cupos (Cantidad de estudiantes que pueden componer el curso,
el coordinador en la mayora de los casos guarda 5 cupos para
repitentes)

Ejemplo: En la imagen se puede observar que la asignatura Algebra lneal se

imparte los das Martes y Jueves de 8 am a 10 am, debe observar si la clase
seleccionada ainscribir tiene cupos disponibles (total cupos total inscritos =
Cantidad de cupos libres) , de lo contrario el sistema le arrojara un mensaje el cual
le indicara que no hay cupos disponibles

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Cuando haya identificado la asignatura a inscribir debe tener encuenta el nmero

de clase, este nmero es importante debido a que es el que va a ingresar al
momento de inscribir las materias para el pago de matricula.
7. Para la inscripcin de materias debe seleccionar la opcin Planificacin
Acadmica que se encuentra dentro del men Autoservicio.

8. Luego hacer clic en Carrito de Compras.

1.3.2 Carrito de Compras Inscripcin (sirve para inscribir materias).

En esta opcin podr realizar la inscripcin de materias, para cada semestre y/o
cursos vacacionales.

1. Hacer clic en Carrito de Compras Inscripcin, al ingresar encontrara una

ventana donde podr colocar el nmero de clase que desea inscribir esto lo
debe hacer en el campo Instroduccin N Clase.

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Nota: Esto lo puede realizar cuando haya identificado la asignatura a inscribir, el

cual obtuvo del informe anteriormente descargado del sistema.(tem 1.3.1)
2. Una vez ingrese el nmero de clase debe hacer clic en Anadir

3. Al aadir la clase, le aparecer la siguiente ventana con la informacin de la

clase, para continuar haga clic en el botn Sig.

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El sistema le confirmara que se aadi de forma correcta la asignatura al carrito

de compras inscripcin, cuando no encuentre ningn inconveniente.

Nota: Este paso lo debe repetir con todas las materias que desee inscribir.
4. Para continuar con el proceso de inscripcin, debe seleccionar las materias
que desea inscribir, haciendo clic en el recuadro que estaen la columna que
dice Seleccionar en cada materia que desea finalmente inscribir y
matricular.
5. Hacer clic en el botn inscripcin.

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6. Para culminar el proceso de Inscripcin de materias debe hacer clic en el

botn Finalizar Inscripcin.

Nota:
1. Recuerde identificar los nmeros de clase del informe que descargo en
Herrameintas de Informe.
2. Si finalizo el proceso de inscripcin y desea quitar alguna materia debe
seguir los pasos del (Item 1.4)
3. Si finalizo el proceso de inscripcin y desea cambiar una materia de horario
debe realizar el proceso del (Item 1.5)
Luego de realizar la totalidad de la inscripcin de asignaturas que va a cursar para
el siguiente ciclo lectivo, debe descargar la factura correspondiente a la matricula,
el valor de esta factura depender del nmero de los crditos de las asignaturas
que inscribi, debe estar pendiente del cronograma emitido por la ECCI para el
pago de la misma.

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1.4 Baja de Clase (Cancelar Materia)

Esta opcin le permitir cancelar una o varias asignaturas que tenga inscritas o
matriculadas que ya no desee cursar, debe estar muy seguro si en realidad desea
cancelar alguna asignatura ya que este proceso despus de realizado no es
posible reversarlo (tener en cuenta las fechas en las cuales se puede realizar
adicin y cancelacin de materias y cancelacin dematerias)

Al ingresar a la opcin de Baja de Clase, le aparecer el listado de materias que

usted ha matriculado, para cancelar una o varias asignaturas debe seguir los
siguientes pasos.
1. Seleccionar las materias haciendo clic en el recuadro que esta a mano
izquierda de cada materia.
2. Luego hacer clic en el botn Baja de Clases Seleccionadas.

3. Debe hacer clic en el botn Finalizar Baja, para culminar con el proceso de
baja de clase.

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El sistema le mostrara el mensaje si fue o no posible la cancelacin de la

asignatura o asignaturas seleccionadas.

Nota:
Si la noficicacin sale correcta quiere decir que ya esta dada de baja las masterias
que usted ha seleccionado; si sale error, quiere decir que no se logro dar de baja
la materia.
1.5 Cambio de Clase
Esta opcin le permite cambiar una clase que tenga matriculada por otra que
usted desee sin tener la necesidad de cancelar una asignatura, teniendo en
cuenta que la clase a seleccionar cumpla con el pensum o plan acadmico del
programa que est cursando, ya que se ver afectado si selecciona una clase que
no cumpla o este dentro de su plan acadmico.

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Al Ingresar a la opcin Cambio de Clase, le aparecer el listado de materias que

tiene matriculadas.

Para buscar la misma clase pero en horario diferente debe tener en cuenta
1. El numero de curso de la asignatura (este nmero lo puede encontrar en la
columna Clase ejemplo TCFNETL 5581: 1AM(3448), el nmero de curso es
el 5581, para poderla buscar de forma ms rpida y eficiente,
2. Debe seleccionar la clase del curso que desea cabiar.
3. Debe hacer clic en el botn buscar.
4. Debe colocar el nmero de curso (anteriormente identificado) en el campo
N Curso
5. Hacer clic nuevamente en buscar.

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Aqu podr visualizar las clases ofertadas del curso buscado con diferentes
horarios,
6. Debe seleccionar el que curso desea inscribir, teniendo en cuenta que el
sistema validara si se le cruza el horario con otra asignatura. Haciendo clic
en seleccionar clase.

7. Luego hacer clic en el botn Sig

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8. El sistema le pedir confirmacin sobre las clases a cambiar, si est de

acuerdo haga clic en Finalizar Cambio.

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9. El sistema le notificara si fue correcto el cambio o no.

1.6 Generar Factura de Matricula

Para Generar su factura de matricula debe estar seguro que ya ha inscrito todas
las materias que desea ver el en periodo.
Nota: Si usted realiza modificaciones en la inscripcin de materias, debe generar
una nueva factura debido a que puede variar el valor a pagar.
a. Para generar su factura de Matricula: Una vez haya terminado de inscrbir
las materias, debe seguir la siguiente ruta para este proceso:
Autoservicio > Finanzas del Campus > Gen. Factura Matrcula

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b. Debe hacer clic en Generar Matrcula.

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c. Hacer clic en Guardar

2. Consulta de Facturas.
En esta opcin podr descargar las facturas que le sean cargadas a su cuenta por
diferentes conceptos como (matricula, nivelatorios, habilitaciones, certificaciones,
etc).
Nota: Puede realizar pgo en lnea o realizar su pago en efectivo (descargando la
factura y llevndola a la entidad bancaria).

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2.1 Centro de Pago en Lnea

Esta opcin le permite descargar las facturas generadas a su usuario y cuenta con
la posibilidad de realizar el pago en lnea de cada una de ellas.

Al ingresar a la opcin de Centro de pago en lnea encontrara el listado con las

facturas que se han generado a su cuenta.

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Para realizar el pago de cada factura cuenta con 2 opciones:

2.1.1 Pago en efectivo
a. Descargar la factura: Para realizar esta accin debe hacer clic sobre el nmero
de factura.

En la ventana que le aparece

correspondiente a la factura.

podr

visualizar

la

informacin

b. Debe hacer clic en Generar Recibo de Pago,

Tener en cuenta que para poder visualizar la factura, se debe tener las
ventanas emergentes activas en su navegador (explorer, Firefox, Google
Chrome, etc).

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c. Imprimir o guardar el recibo para llevarlo a la entidad Bancaria.

2.1.2 Pago en Lnea: (Es un medio seguro)

a. Debe seleccionar la factura a pagar y hacer clic en el botn Pagar en Lnea.

Nota:Luego le aparecer la ventana del Asistente para pago en lnea, aqu debe
seguir los pasos que le indica este asistente, tener en cuenta que los datos a
diligenciar en este asistente deben pertenecer al tarjetahabiente.

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